sistema de gestão documental
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SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL
AGENDA
Solução a Implementar
Metodologia
Fases de Implementação
SOLUÇÃO A IMPLEMENTAR
Solução de gestão documental que inclua as seguintes funcionalidades macro: Digitalização em massa de documentação Disponibilização de aplicação Document
Management Integração com sistemas e processos de
negócio
DIGITALIZAÇÃO EM MASSA DE DOCUMENTAÇÃO
Preparaçãoda
Documentação
Digitalização Indexação Controlo deQualidade
Repositóriode
Documentação
Consulta
DIGITALIZAÇÃO EM MASSA DE DOCUMENTAÇÃO
Digitalização de lotes documentais (exemplo: lote faturas ou recibos) Com nº de páginas fixas (exemplo: 1 página por documento) Com nº de páginas variáveis e com identificação de
separadores entre documentos (exemplo: Folha com um código de barras que identifique o fim de um documento)
Indexação de documentos (preenchimento dos atributos dos documentos, por exemplo: nº de fatura, nº de contribuinte, etc)
Validação dos atributos dos documentos Disponibilização dos documentos na solução de
arquivo
DISPONIBILIZAÇÃO DE APLICAÇÃO DOCUMENT MANAGEMENT
Digitalização
Mailboxes
Fax
Pastas de Documentos
Repositóriode
Documentação
Aplicação Document Management
DISPONIBILIZAÇÃO DE APLICAÇÃO DOCUMENT MANAGEMENT
Disponibilização de documentação em ambiente Web
Facilidade na pesquisa e consulta de documentação
Check-in/Check-out Controlo de Versões Perfis de acesso à documentação Roll-back de alterações efetuadas Elaboração de relatórios Auditoria ao sistema
INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS E PROCESSOS DE NEGÓCIO
Aplicação Document Management
Processos de Negócio
Sistema de Negócio
INTEGRAÇÃO COM SISTEMAS E PROCESSOS DE NEGÓCIO
Integração com sistemas de negócio (por exemplo: Integração de faturas (faturas) com aplicação de faturação)
Integração com processos de negócio (por exemplo: aprovação de pagamento de recibos com base num documento digitalizado)
METODOLOGIA
Implementação iterativa e incremental de projetos utilizando uma metodologia ágil, permitindo maior eficácia, eficiência e adequabilidade.
A metodologia de implementação permitirá manter o foco nas entregas de maior valor.
Os entregáveis são incrementais, possibilitando a disponibilização mais rápida de componentes da solução.
No final de cada iteração serão recolhidos dados e feedback sobre os entregáveis disponibilizados, aumentando a rapidez de identificação e implementação de melhorias.
METODOLOGIA
Avaliação Tecnológica
Análise e Levantame
nto de Requisitos
Roadmap das
implementações
Desenho da solução
Desenvolvimento e Deploy
Formação e Operacionaliz
ação
KICKOFF DE PROJETO
ITERAÇÃO 1, 2, 3…N
ANÁLISE E LEVANTAMENTO DE REQUISITOS
Análise do processo atual de receção e armazenamento da documentação (“As is”)
Levantamento dos requisitos da futura solução de gestão documental (“To be”).
AVALIAÇÃO TECNOLÓGICA
Com base na análise de requisitos, procede-se a uma avaliação tecnológica das infraestruturas/aplicações existentes no cliente.
Paralelamente, são efetuadas provas de conceito com soluções de digitalização/gestão documental (software) e de componentes de hardware (servidores e scanners de alto rendimento).
No final desta fase, deve-se definir toda a base tecnológica para a implementação do projeto.
ROADMAP DAS IMPLEMENTAÇÕES
No inicio de cada iteração avaliam-se as prioridades e as funcionalidades que tem mais valor para o cliente (inclusive melhorias às iterações anteriores).
Com base nesta avaliação, planeiam-se as funcionalidades disponibilizadas na próxima iteração.
DESENHO DA SOLUÇÃO
Tendo o Rodmap das implementações efetuada, procede-se ao desenho da solução a ser desenvolvida na iteração.
Definem-se o sistemas/processos que serão implementados (“To be”).
DESENVOLVIMENTO E DEPLOY
Procede-se ao desenvolvimento dos requisitos/funcionalidades da iteração corrente.
Após o desenvolvimento são executadas baterias de testes técnicas e funcionais.
As incidências identificadas serão corrigidas e retestadas novamente.
Quando as incidências impeditivas estiverem fechadas, o cliente procede à aceitação dos desenvolvimentos efetuados.
Procede-se ao deployment da solução em ambiente produtivo.
FORMAÇÃO E OPERACIONALIZAÇÃO
Após a entrega incremental da solução ser efetuada, estão reunidas as condições para se avançar com a utilização da mesma.
Irá avançar com a formação de uma equipa disciplina e focada em objetivos de produtividade (exemplo: formar equipas específicas para a digitalização de documentação e outras equipas para a indexação de documentos).
Após o inicio da operacionalização da solução, será efetuado um acompanhamento com vista à recolha de feedback e identificação de melhorias.
NOVA ITERAÇÃO, NOVO CICLO
Após o fim de uma iteração, inicia-se um novo ciclo de implementação com as fases referidas anteriormente: Roadmap (Re)Desenho da solução Desenvolvimento e deploy Formação e operacionalização
EXEMPLO DE IMPLEMENTAÇÃO
Iteração 1• Implementaçã
o de digitalização de Faturas
Iteração 2• Implementaçã
o de digitalização de Contratos
• Implementação de melhorias à digitalização de Faturas
Iteração 3• Implementaçã
o Document Management para Faturas
• Digitalização de Correspondência
QUESTÕES