Integrantes:

• Alejandra Aleixandre• Gabriela Arguello • Gunther Hitzelsberger• Irene Romero• Javier Vasquez• Marvelis Pino• Yury Doria

Sistema del Programa deCorresponsabilidad Social del BCV

Breve Reseña

El Banco Central de Venezuela creó el Fondo de Corresponsabilidad Social el cual se encarga de atender las necesidades urgentes de personas naturales u organizaciones mas necesitadas de la población en el área de salud, cultura, vivienda, entre otros, las cuales no cuenten con otro medio a su alcance para satisfacerlas; a partir del año 2009 la cifras de solicitudes aumentan un 200% .

Fase del Proyecto

Planificación

Definición del Problema

El incremento de las solicitudes crea la necesidad de implementar un sistema automatizado en virtud de que para la tramitación de cada solicitud debe cumplirse con un proceso que comprende registro, evaluación técnica, aprobación y finiquito, el cual estaba siendo manejado de forma manual lo cual por la gran cantidad de solicitudes no permitía tener control y generar un estatus a tiempo real cuando la alta gerencia requería saber:

1. La ubicación rápida del estatus del caso (solicitud) dentro del proceso.

2. Estadísticas a la fecha del número de solicitudes y su desglose según el área (salud, cultura, vivienda, deportivas, entre otros)

3. Estatus de pagos.

De igual manera la alta gerencia instruyó disminuir el porcentaje de uso de hojas blancas ya que esto estaba generando un alto costo a la institución.

Objetivos del Sistema

Automatizar el proceso de negocios desde la entrega de la solicitud por parte del interesado hasta su ejecución financiera.

Ampliar el uso de documentación electrónica para disminuir el consumo del papel bond.

Reducción de errores.

Reducción de costos.

Restricciones

El acceso al sistema esta concebido únicamente para los usuarios que participan dentro del proceso y este a su vez esta divido según sus funcionalidades de registrar, evaluar, aprobar y finiquitar, de manera tal que el usuario que evalúa no tiene permiso para navegar en las otras funcionalidades.

No le permite al usuario realizar la inclusión de nueva información, debe existir previa autorización de la alta gerencia y el procedimiento lo realizan directamente en la Gerencia de sistemas luego de un permiso para modificar de la base de datos.

Factibilidad Técnica

  El estudio comprendió la recolección de información sobre los componentes técnicos que posee la Institución y la posibilidad de hacer uso de los mismos en el desarrollo e implementación del sistema propuesto y de ser necesario los requerimientos tecnológico.

La institución no requirió realizar inversión inicial para la adquisición de nuevos equipos, ni tampoco para repotenciar o actualizar los equipos existentes ya que los mismo satisfacen los requerimientos establecidos tanto para el desarrollo y puesta en funcionamiento del sistema propuesto, sin embargo se tuvo que tomar en consideración la adquisición de scanner para aquellas areas que carecen de este equipo , además hay que acotar que estos componentes se pueden conseguir en el mercado en bajo costo.

Factibilidad Económica

 Se determinaron los recursos para desarrollar, implantar y mantener en operación el sistema programado evaluando el equilibrio existente entre los costos intrínsecos del sistema y los beneficios que se derivaron de este lo que permitió observar las bondades del sistema propuesto.

Como sé mencionó en la factibilidad económica fue necesario una pequeña inversión en los scanner, por otra parte es importante resaltar que el sistema redujo el material de oficina de uso diario, de manera importante en el papel bond.

Factibilidad Operativa

  

La necesidad en el sistema actual expresada por los usuarios involucrados llevó a la aceptación de un sistema que de manera más sencilla, amigable, confiable y rápida cubre todos sus requerimientos. Para ello se realizaron entrevistas donde se demostró que estos usuarios no representan ninguna oposición al cambio, por lo que el sistema es factible operacionalmente.

De igual manera a fin de garantizar su buen funcionamiento y que éste impactara de forma positiva en los usuarios, el sistema se diseña en forma estándar a los sistemas existentes en la institución siendo así amigable a los usuarios, traduciéndose en una herramienta de fácil manejo.. Es importante mencionar que el funcionamiento correcto del sistema siempre estará supeditado a la capacidad de los usuarios encargados al igual se contará con las opiniones de los mismos para cualquier modificación que amerite el sistema.

Aprobación o Rechazo del Proyecto

Análisis de ventajas y desventajas:

Objetivo Ventajas Desventajas

Automatización de Procesos

-Reducción de errores- Reducción de horas hombre- Estandarización de procesos

- Implica inversión económica

Ampliar uso de documentación

electrónica

- Información en tiempo real- Cubre mayor variedad de requerimientos-Desarrollo de planes de contingencia- Información 100% veraz

- Dependencia de agentes externos

Control y Alcance

Plan de acción / roles dentro del proyecto:

Etapa Responsable Plazo

Presentación del Sistema Ing. de Software 3 días

Adaptación / Configuración TI 15 días

Pruebas de nivelación TI – Usuario Clave 15 días

Inducción RRHH – Usuarios finales 05 días

Estabilización Usuarios finales 30 días

Finalización de Proyecto Líder del Proyecto 1 día

Soporte TI Permanente

Fase del Proyecto

Análisis

Organización del Equipo de Trabajo

Para llevar la automatización y ejecución del sistema se requiere conformar un equipo integrado por:

Líder del Proyecto Analista diseñador Ing. De Software Programadores Usuarios (referencia) Alta Gerencia.

Definición de las necesidades de información de los usuarios

Cada usuario tendrá un perfil dentro del sistema a través del cual le serán asignados un conjunto de funcionalidades que le permitirán realizar sus actividades de la manera más simple y automatizada, para crear este perfil se realizaron entrevistas con cada uno de los posibles usuarios por medio de la cual se reconocieron las necesidades destacando también su función o actividad principal, los métodos que usan para suministrar y localizar información, el lenguaje que manejan. Por otra parte se revisó la documentación y archivos utilizados desde el ingreso de la solicitud hasta el finiquito o cancelación del pago.

Definición de criterios de desempeño del Sistema

Flexibilidad al manejar gran volumen y diversidad de información.

Mejor capacidad de búsqueda. Aprovechamiento de recursos tecnológicos. Registrar y almacenar automáticamente los datos de los

registros. Generar información estadística eficiente y confiable que sirva

de apoyo á la toma de decisiones. Fácil lenguaje Tiempo corto de creación e implantación Presentación acorde al diseño institucional. Rápido Seguro Fácil acceso

Preparación de laPropuesta de Diseño

Metodología usada:

- Levantamiento de información con los involucrados en el proceso

- Análisis de necesidades

- Establecimiento de prioridades

- Objetivos estratégicos que se desean cumplir

- Desarrollo de propuesta de diseño

- Presentación de Propuesta a involucrados

Fase del Proyecto

Diseño

Diseño detallado del Sistema

Una vez aprobada la propuesta inicial para

el diseño y desarrollo de la aplicación, se

realizó un levantamiento información

exhaustivo con cada uno de los

involucrados para determinar sus

necesidades y de esta manera evitar la

omisión de cualquier campo referencial

que pudiera representar pérdida u omisión

de información al momento de la

operación diaria.

A través del Sistema, los usuarios pueden realizar los siguientes procesos:

1. Acceder al Sistema2. Registrar3. Evaluar4. Aprobar5. Finiquitar

Para iniciar la aplicación, primero se accede a la página http://spcs.intra.bcv.ve en el navegador Mozilla Firefox

o se puede acceder al sistema pulsando el icono

Diseño detallado del Sistema

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