sistema de organizacion administrativa.ppt
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• NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVAORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DISEÑO
AN
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IMPL
AN
TA
CIO
N
SOA
MSC. FREDDY ALIENDRE ESPAÑA
ENFOQUE SISTÉMICO DE LA LEY 1178
GRANDES POLÍTICASEDUCACIÓN
SALUDTRABAJO
MAEMAE
LEY
ORGANIZACIÓN
INS
TR
UM
EN
TO
S
CONTABILIDAD INTEGRADA S CI
PLANIFICACIÓN
TESORERÍA Y CRÉDITO PÚBLICO ST y SCP
EXPRESIÓN EN DINERO PRESUP.
MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS SABS
MANEJO DE RECURSOS HUMANOS SAP
TransparenciaResponsabilidad
TIEMPOOPERACIONESOBJETIVOS
RESPONSABLES
Del
egac
ión
Asignación de Funciones
RE
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EN
TA
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CIR
SOA
POASPO
LEY N° 1178 (SAFCO)LEY N° 1178 (SAFCO)SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVASISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Art. 7.- El SOA se definirá y ajustará en función de la Programación de Operaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de las entidades en sujeción de los siguientes preceptos:
a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentes niveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas y vigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará o descentralizará la ejecución de las políticas en el manejo de los sistemas de administración.
• b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades los sistemas de administración y control interno de que trata esta Ley.
ATRIBUCIONES INSTITUCIONALES
El Ministerio de Hacienda es el Órgano Rector del SOA, sus atribuciones son
ejercidas a través de su unidad técnica U.N.
Las entidades públicas son los organismos ejecutores del SOA con las siguientes atribuciones:
• Cumplir con las normas.
• Elaborar y aprobar su reglamento específico.
• Solicitar su compatibilización por Órgano Rector
• Implantar el sistema.
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVAADMINISTRATIVA Es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Anual , regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.
Satisfacción del usuario
Evitar la duplicación y dispersión de
funciones
Determinar el ámbito de
competencia y autoridad
Optimizar la comunicación y
coordinación
Simplificar y dinamizar su
funcionamiento
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOAOBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOA
OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
INTERRELACION CON OTROS SISTEMASINTERRELACION CON OTROS SISTEMAS
SOA
SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES
SISTEMA DE
ADMINISTRACION
DE PERSONAL
SISTEMA DE
CONTROL
GUBERNAMENTAL
COMPONENTES DEL S.O.A.COMPONENTES DEL S.O.A.
A N Á L I S I S D I S E Ñ O IMPLANTACIÓNPROCESO
ANÁLISISRETROSPECTIVO
ANÁLISISPROSPECTIVO
RESULTADOSRECOMENDACIONES
DISEÑO DEPROCESOS
CONFORMACIÓN DEÁREAS Y UNIDADES
ESTAB. CANALES DECOM. Y COORD. INT
ESTAB. DE INSTANCIAS DE RELACION
INTERINSTITUCIONAL.
MANUALES
PLAN DEIMPLANTACION
EJECUCIÓN DELPLAN
SEGUIMIENTO
ESTRUCTURAIMPLANTADA
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
¿Problema?
SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
•InvestigaciónDocumental
•Investigación de Campo
•Doc. legales de creación•Manual de Org. y Funciones•Manual de Procesos•Inf. de Auditoría•Diagnóstico y planes de Impl.•Otros
•Doc. legales de creación•Manual de Org. y Funciones•Manual de Procesos•Inf. de Auditoría•Diagnóstico y planes de Impl.•Otros
Entrevista al Personal-UsuariosEncuesta al Personal-UsuariosObservación Directa
Entrevista al Personal-UsuariosEncuesta al Personal-UsuariosObservación Directa
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
ANÁLISIS DE DATOS
FORMULACIÓN DERECOMENDACIONES
Registro de hechos en la Entidad:- Área- Unidad Organizacional- Proceso que se estudia
ANÁLISIS ORGANIZACIONALANÁLISIS ORGANIZACIONAL
•La calidad de servicios y los bienes proporcionados a los usuarios.•La efectividad de los procesos•La rapidez de respuesta de la estructura Org. frente a los cambios internos y externos
RESULTADOS DEL ANÁLISIS RESULTADOS DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL
Diseñar o rediseñar procesos.
Ubicar o reubicar las diferentes unidades en la estructura.
Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas o unidades.
Redefinir la coordinación interna e interinstitucional.
Otros aspectos específicos de organización.
DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL
ETAPAS
USUARIOS
SERVICIOS
Y/O BIENES
PROCESOS.
ÁREAS Y UNIDADES
ORGANIZACIONALES
AUTORID
AD
NIVELES JE
RÁRQUICOS
ALCANCE DE C
ONTROL
.
CANALES
Y MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
COORDINACIÓNINTERNA.
RELACIÓN INTER-
INSTITUCIONAL.
MANUALES
DIRECTORIO
DIRECCIÓN EJECUTIVA
DIRECCIÓN DIRECCIÓN
UNIDAD UNIDAD
a)
b)
c)
NIVELES JERÁRQUICOS
NIVEL DIRECTIVO
NIVEL EJECUTIVO
NIVELOPERATIVO
CLASIFICACIÓN DE UNIDADES CLASIFICACIÓN DE UNIDADES ORGANIZACIONALESORGANIZACIONALES
SUSTANTIVA
SUSTANTIVA
SUSTANTIVA
ADMINISTRATIVA
ASESORAMIENTO
DESCONCENTRACIÓN
LA DESCONCENTRACIÓN SE REALIZARÁ MEDIANTE DISPOSICIÓN LEGAL:
• JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA
• OBJETIVOS
• ÁMBITO DE SU COMPETENCIA
• FUNCIONES ESPECÍFICAS
• GRADO DE AUTORIDAD
CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNAINTERNA
ASCENDENTE
CRUZADA
DESCENDENTE
CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
Para definir los canales y medios de comunicación se debe considerar:
La cadena de mando.
El tipo de información que se transmitirá regularmente
La frecuencia y fluidez de la información
El alcance y cobertura del medio de comunicación.
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINTERINSTITUCIONALESINTERINSTITUCIONALES
INTERNA:•CONSEJO•COMITÉ•COMISIONES
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA
Para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre unidades que no pudieran resolverse directamente, se crearán consejos, comités o comisiones mediante disposición legal que establecerá:
El objetivo de la instancia
Las funciones específicas
La unidad encargada de la instancia
El carácter temporal o permanente
La periodicidad de las sesiones
INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINTERINSTITUCIONALESINTERINSTITUCIONALES
INTERNA:•CONSEJO•COMITÉ•COMISIONES
INTERINSTITUCIONAL•TUICIÓN•RELACIÓN FUNCIONAL•COMPLEMENTACIÓN
SERVICIO AL USUARIO
RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs.
PRESTADOS
FACILITAR LA ORIENTACIÓN AL PÚBLICO.
CANALIZACIÓN DE SUGERENCIAS,
RECLAMOS Y DENUNCIAS
FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
a). MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.
• Disposición legal• Objetivos.• Organigramas.
- PARA LAS UNIDADES DE NIVEL JERÁRQUICO SUPERIOR • Objetivos.• Nivel jerárquico y rel.de depend.• Funciones.• Relaciones de coordinación.
- PARA OTRAS UNIDADES• Relación de dependencia.• Funciones.
b). MANUAL DE PROCESOS.
• Denominación y objetivo del proceso.• Normas de operación.• Descripción del proceso y sus procedimientos.• Diagramas de flujo.• Formularios y otras formas utilizadas.
REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN
Puesta en marcha del Programa de Operaciones
Anual.
Disponibilidad de Recursos Humanos y Financieros.
Participación activa durante todo el proceso del
personal superior y del personal involucrados en los
cambios organizacionales.
PROCESO DE IMPLANTACIÓNPROCESO DE IMPLANTACIÓN
DIFUSIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES,
MANUAL DE PROCESOS Y OTRO MATERIAL PARA TAL FIN
DIFUSIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES,
MANUAL DE PROCESOS Y OTRO MATERIAL PARA TAL FIN
ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTOY/O CAPACITACIÓN DE LOS
FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS
ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTOY/O CAPACITACIÓN DE LOS
FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS
APLICACIÓN DEL PLAN DE ACUERDO CON LA
ESTRATEGIA APROBADA
APLICACIÓN DEL PLAN DE ACUERDO CON LA
ESTRATEGIA APROBADA
SEGUIMIENTO PARA REALIZAR LOS AJUSTE NECESARIOS
SEGUIMIENTO PARA REALIZAR LOS AJUSTE NECESARIOS
REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS
IMPLANTACIÓNDE LOS
SISTEMAS DE
ADMINISTRACIÓNY CONTROL
REGLAMENTO ESPECÍFICO
REGLAMENTO ESPECÍFICO
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NORMAS BÁSICAS
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