sistema informático notarial - inicio · del sistema notarial, entre otros, el administrar el...

Diciembre 2016

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA INFORMÁTICO NOTARIAL

VERSIÓN 2.0

Dirección Nacional de Innovación, Desarrollo y Mejora

Continua del Servicio Judicial

Subdirección Nacional de Gestión del Sistema Notarial

M a n u a l d e U s u a r i o

S i s t e m a I n f o r m á t i c o N o t a r i a l Ver s ió n 2. 0


2

Contenido

MANUAL DE USUARIO SISTEMA INFORMÁTICO NOTARIAL VERSIÓN 2.0 ................................... 1

1 Introducción ...................................................................................................................... 4

1.1 Objetivo..................................................................................................................... 5

1.2 Alcance ...................................................................................................................... 5

1.3 Normativa relacionada .............................................................................................. 5

1.4 Definiciones, acrónimos y abreviaturas ...................................................................... 6

1.5 Requisitos mínimos del sistema ................................................................................. 7

1.6 Estados de un acto notarial ........................................................................................ 8

1.6.1 En trámite .......................................................................................................... 8

1.6.2 Facturado .......................................................................................................... 8

1.6.3 Formalizado ....................................................................................................... 8

1.6.4 No formalizado .................................................................................................. 8

1.6.5 Nota de crédito .................................................................................................. 8

2 Manual de usuario .......................................................................................................... 10

2.1 Ingreso al sistema .................................................................................................... 10

2.2 Cambio de contraseña ............................................................................................. 11

2.3 Usuarios y roles del sistema ..................................................................................... 11

2.3.1 Rol Notario ...................................................................................................... 12

2.3.1.1 Reseteo de contraseñas ............................................................................... 12

2.3.1.2 Administración de usuarios .......................................................................... 12

2.3.1.3 Actualizar datos de la notaría ....................................................................... 15

2.3.1.4 Configuración para la generación de comprobantes electrónicos ................. 16

2.3.1.5 Formalización de actos ................................................................................. 17

2.3.1.6 Generación del índice ................................................................................... 18

2.3.1.7 Gestión de folio ............................................................................................ 19

2.3.1.8 Participación del Estado ............................................................................... 20

2.3.2 Rol Matrizador ................................................................................................. 24

2.3.2.1 Creación de un acto, contrato o diligencia .................................................... 24

2.3.2.2 Búsqueda de un acto, contrato o diligencia .................................................. 31

2.3.2.3 Trámites diarios ........................................................................................... 32

2.3.3 Rol Cajero ........................................................................................................ 33

2.3.3.1 Facturación ..................................................................................................... 33




3

2.3.3.2 Nota de crédito ............................................................................................... 35

2.3.3.3 Trámites facturados ........................................................................................ 36

2.3.4 Rol Depurador.................................................................................................. 37

2.3.5 Rol Archivador ................................................................................................. 38

2.3.6 Rol Inventario .................................................................................................. 39

2.3.6.1 Registro del libro de Protocolo más antiguo .................................................... 39

2.3.6.2 Registro de inventario de libros ....................................................................... 40

2.4 Noticias ................................................................................................................... 41




4

Sistema Informático Notarial

1 Introducción

De acuerdo al Código Orgánico de la Función Judicial, el servicio notarial como órgano auxiliar

de la Función Judicial desempeña una función pública que la realizan los notarios para autorizar

los actos, contratos y documentos determinados en las leyes, así como dar fe pública de la

existencia de los hechos que ocurran en su presencia.

De acuerdo al Estatuto Integral de Gestión Organizacional por Procesos del Consejo de la

Judicatura a Nivel Central y Desconcentrado, que atribuye a la Subdirección Nacional de Gestión

del Sistema Notarial, entre otros, el administrar el sistema de gestión notarial, promover la

conservación del patrimonio documental notarial, proponer políticas y directrices para el

mejoramiento del sistema de gestión notarial a nivel nacional, diseñar proponer, implementar

y coordinar un sistema de seguimiento y control de la gestión notarial, la Subdirección Nacional

de Gestión del Sistema Notarial, ha implementado el Sistema Informático Notarial, el cual es una

herramienta de registro, control y verificación de la información ingresada por parte de los

notarios o sus delegados, con el propósito de brindar seguridad jurídica a la documentación

generada de actos, contratos y demás diligencias notariales.

Entre las ventajas del Sistema Informático Notarial tenemos la automatización de varios

procesos de la gestión notarial como por ejemplo: la generación automática del código numérico

secuencial, el mismo que es cronológico y único para cada acto; la generación automática del

índice que permite un control más estricto de todos los registros notariales almacenado en el

Sistema Informático Notarial y que conforman el protocolo de la notaría, el cual facilita de forma

eficiente la búsqueda de actos, contratos y diligencias; el cálculo automático de valores de

cobro; los valores de pago por participación al Estado; el almacenamiento centralizado de la

información nacional notarial; entre otros.

Adicionalmente, se puede realizar consultas públicas a través de la página web del Consejo de

la Judicatura, acerca de la información de actos, contratos y diligencias registrados en el Sistema

Informático Notarial.

De acuerdo a lo anteriormente mencionado, el Consejo de la Judicatura, por medio de la

Dirección de Innovación Desarrollo y Mejora Continua del Servicio Judicial - Subdirección




5

Nacional de Gestión del Sistema Notarial en coordinación con la Dirección Nacional de

Tecnología Información y Comunicaciones, Dirección Nacional Financiera y demás Direcciones,

proporcionarán el soporte y acompañamiento necesario en el adecuado manejo y

funcionamiento del Sistema Informático Notarial.

1.1 Objetivo

Describir los procedimientos a seguir por los usuarios del Sistema Informático Notarial para el

correcto uso de la herramienta.

1.2 Alcance

El presente documento describe el proceso general que un usuario debe seguir en una notaría,

desde el ingreso al sistema hasta la generación del extracto, acta o razón correspondiente que

se añadirá al acto notarial, incluyendo procedimientos complementarios que proporciona la

herramienta.

1.3 Normativa relacionada

Constitución de la República del Ecuador.

Código Orgánico de la Función Judicial.

Código Orgánico General de Procesos.

Ley Notarial.

Reglamento del Sistema Integral y Tasas Notariales de la Función Judicial (Resolución

010-2015 y sus reformas).




6

1.4 Definiciones, acrónimos y abreviaturas

Protocolos.- “Los protocolos se forman anualmente con las escrituras matrices y los

documentos públicos o privados que el notario autoriza e incorpora por mandato de la

Ley o por orden de autoridad competente o a petición de los interesados."1

Súper administrador.- Perfil creado en el Sistema Informático Notarial que tiene acceso

y permiso a todas sus funcionalidades, este perfil lo administra la DNTIC´S del Consejo

de la Judicatura.

Administrador del sistema notarial: Perfil creado en el Sistema Informático Notarial

para la creación de notarías, notarios y sus asignaciones, este perfil lo administra la

Subdirección Nacional de Gestión del Sistema Notarial del Consejo de la Judicatura.

Administrador del sistema en la notaría.- Perfil creado en el Sistema Informático

Notarial para crear usuarios internos, asignar roles y administrar el sistema de la notaría

a su cargo; el notario será el único autorizado y responsable de su administración.

Usuarios del sistema.- Son aquellas personas que trabajan en una notaría y se

encuentran registrados en el Sistema Informático Notarial.

Usuarios externos.- Son usuarios ajenos al Consejo de la Judicatura, que pueden tener

acceso a servicios de consulta de la información que genera el Sistema Informático

Notarial de determinados actos, contratos y diligencias.

Credenciales de acceso.- Las credenciales de acceso al Sistema Informático Notarial

(usuario y contraseña) son personales e intransferibles, el uso que se hagan de las

mismas son de su exclusiva responsabilidad de cada usuario (Artículo 7 de la Resolución

010-2015 “Personal que labora en la notaría”).

Manual de usuario.- Documento con texto y gráficos entregados a los usuarios finales

para la correcta utilización y aprovechamiento del Sistema Informático Notarial.

SIN.- Abreviatura de Sistema Informático Notarial.

SRI.- Servicio de Rentas Internas.

1 Artículo 22.- Ley notarial




7

1.5 Requisitos mínimos del sistema

Los requisitos mínimos para que el sistema funcione de una manera adecuada son:

Hardware – Computador

Procesador mínimo:

Procesador recomendado:

Memoria RAM mínima:

Memoria RAM recomendada:

Intel Core 2 Quad, AMD E1-1500

Intel Core i5, AMD Phenom II X6

1Gb

4Gb

Conectividad – Conexión a internet

Estructura de red mínima:

Estructura de red recomendada:

Velocidad conexión internet mínima:

Velocidad conexión internet recomendada:

LAN por cableado

LAN por cableado + Wifi, Router, AP

2Mbps

Superior a 2Mbps (más de 2 computadores)

Software

Sistema operativo:

Navegador web:

Herramientas office:

PDF:

Windows 7, Linux, IOS 7

Firefox, Google Chrome

MS Office 2007

Adobe reader




8

1.6 Estados de un acto notarial

A un acto, contrato o diligencia se le puede asignar los siguientes estados:

1.6.1 En trámite

Es el estado inicial que se asigna a un acto, contrato o diligencia generado en el SIN, en el cual

el usuario puede revisar la información a través de la vista previa del documento provisional (sin

validez legal). En este estado el matrizador aún puede realizar cambios de información y dar

continuidad con el proceso o de ser el caso “dar de baja” mediante el usuario con rol depurador.

1.6.2 Facturado

Es el estado que se asigna a un acto, contrato o diligencia generado en el SIN, en el cual se crea

a la vez el código numérico secuencial y el número de factura electrónica. En este estado ya no

se pueden realizar modificaciones a la información, por cuanto ya es un documento con validez

legal y forma parte del índice de la notaría.

1.6.3 Formalizado

Es el estado que se asigna a un acto, contrato o diligencia generado en el SIN, que se encuentra

finalizado e incorporado al protocolo, luego que se ha realizado la verificación de todas las

solemnidades por parte del notario.

1.6.4 No formalizado

Es el estado que se asigna a un acto, contrato o diligencia generado en el SIN, que no llegó a

formalizarse, y que requiere de la razón que expresará el motivo, tomando en cuenta lo que

estipula el artículo 36 de la Ley Notarial.

1.6.5 Nota de crédito

Es el estado que se asigna a un acto, contrato o diligencia generado en el SIN, al momento de

emitir una nota de crédito para la anulación de una factura. Una vez emitida la nota de crédito

se tiene dos posibles escenarios:

1. Emisión de una nota de crédito para respaldar la no formalización de un acto, contrato

o diligencia.




9

2. Emisión de una nota de crédito para generar una nueva factura que reemplazará a la

anterior, ya sea por error en su información o actualización en la fecha de la factura; en

este caso se debe proceder a “FORMALIZAR” el acto, contrato o diligencia que

mantendrá la fecha original de su otorgamiento y el código numérico secuencial.

Nota: Es responsabilidad del notario el uso de notas de crédito únicamente para los casos antes

descritos. La generación indiscriminada de este comprobante electrónico constituirá una alerta

para que el SRI en coordinación con el Consejo de la Judicatura realice el control correspondiente

a la notaría.




10

2 Manual de usuario

2.1 Ingreso al sistema

Para ingresar al Sistema Informático Notarial se puede acceder a través de la página web del

Consejo de la Judicatura (http://funcionjudicial.gob.ec/), en la sección SISTEMA INFORMÁTICO

NOTARIAL.

En la pantalla inicial es necesario marcar la casilla que se observa en la imagen.

Luego de marcar la casilla el sistema mostrará el campo “Judicatura/Organización”, en el cual

debe ingresar el código de la Notaría, ejemplo: N3301001, en el campo “Usuario", se debe

ingresar el número de cédula, en el campo “Contraseña", se debe ingresar la contraseña que fue

asignada.

http://funcionjudicial.gob.ec/




11

Si las credenciales de acceso son válidas, el sistema mostrará las opciones a las que tiene

privilegio cada rol de usuario (notario, matrizador, cajero, archivador, depurador, inventario).

2.2 Cambio de contraseña

Esta opción está disponible para todos los usuarios que tengan acceso al sistema, permite al

usuario modificar la contraseña actual por una nueva, se ingresa desde el menú de

“Administración” a la opción “Cambio de Contraseña”.

Se mostrará un formulario en el que se solicita la contraseña actual, una nueva contraseña y

confirmación de la nueva contraseña, clic en “Aceptar”; la nueva contraseña será enviada a la

dirección de correo electrónico registrada en el SIN, para su posterior ingreso al sistema.

2.3 Usuarios y roles del sistema

Los usuarios son las personas que operan directamente el sistema, a los cuales el notario les

asigna uno o varios roles. Los roles definidos en el sistema son:

Notario (creado por el administrador del Sistema Informático Notarial)

Matrizador

Cajero

Archivador

Depurador

Inventario




12

2.3.1 Rol Notario

Rol notario, es el usuario encargado de administrar la información de la notaría, así como la

creación de usuarios y credenciales de acceso al sistema.

A continuación se mencionará las opciones a las cuales tiene acceso el rol notario:

2.3.1.1 Reseteo de contraseñas

Permite al notario resetear la contraseña de un usuario de la notaría en el caso de olvido. Se

ingresa desde el menú de “Administración” a la opción “Reseteo de contraseñas”.

Se mostrará una pantalla para la búsqueda de la persona mediante: usuario, nombre, apellidos

o identificación; una vez que el sistema encuentra el usuario aparecerá la opción “Resetear

Contraseña”, al dar clic en esta opción se solicitará la dirección de correo a la cual llegará una

contraseña temporal para que el usuario pueda ingresar al sistema y modificarla por una nueva.

2.3.1.2 Administración de usuarios

Esta opción permite al notario crear usuarios, desactivar usuarios o modificar su información,

asignar o desactivar roles de acuerdo a la necesidad de la notaría.

Nota: Es responsabilidad del notario desactivar a los usuarios del SIN que han dejado de prestar

sus servicios a la notaría o que se encuentren en periodo de vacaciones o licencias.




13

Para ingresar al módulo de administración de usuarios se debe dirigir al menú de administración

en la opción “Administración de Usuarios”.

Se mostrará un campo de búsqueda donde se ingresará el número de identificación del usuario.

Usuario existente

Si existe el usuario creado en el SIN, tendremos la posibilidad de editar la información personal

y modificar los roles de usuario.

Si se desea agregar o eliminar roles a un usuario, se debe ingresar a la “Administración de

Usuarios” y buscar al usuario desde el campo “Identificación”, luego desde el ícono se

mostrará la siguiente ventana:




14

Al hacer clic en el botón “Nuevo” se podrá asignar uno o varios roles al usuario.

Usuario nuevo

Si el usuario no existe, se mostrará un botón “Nuevo”, al dar clic en este botón se visualizará un

formulario para el ingreso de información del nuevo usuario.

Se ingresa toda la información solicitada, luego se debe asignar el rol que va a tener el usuario

“Matrizador”, “Cajero”, “Archivador”, “Depurador” o “Inventario”, hacemos clic en “Aceptar” y

el usuario se creará en el sistema.

Nota: Cuando se crea un nuevo usuario la contraseña para acceder al Sistema Informático

Notarial es el número de identificación con el que fue creado, la cual se recomienda modificar

por razones de seguridad.




15

2.3.1.3 Actualizar datos de la notaría

Para actualizar la información de la notaría se lo hace a través de la opción “Administración

Notarial / Actualizar Datos de Notaría”, en la cual se debe ingresar información como: código de

establecimiento, teléfonos, dirección, email, entre otros.

Nota: Es importante indicar que la información ingresada debe ser correcta y actualizada

permanentemente, ya que de acuerdo a los datos ingresados se genera el directorio notarial, el

cual es publicado en la página web del Consejo de la Judicatura para consulta o revisión de

usuarios externos a nivel nacional.




16

2.3.1.4 Configuración para la generación de comprobantes

electrónicos

Código de establecimiento

El número de código de establecimiento se encuentra detallado en el RUC y se lo debe ingresar

en el campo “Código de establecimiento” del formulario “Actualizar Datos de Notaría”.

Punto de emisión

Para configurar el punto de emisión se ingresa a través del botón “Punto de emisión”, al hacer

clic se mostrará una nueva ventana.




17

Para crear un nuevo punto de emisión se debe hacer clic en el botón “Nuevo”, el cual mostrará

una ventana para el ingreso de información y la selección de usuario cajero.

Finalmente la información ingresada se podrá visualizar de la siguiente manera:

2.3.1.5 Formalización de actos

A este módulo tiene acceso el “Rol Notario”, y de requerirse en base a la necesidad, el notario

también puede delegar este permiso mediante la asignación del “Rol Archivador”, los cuales

podrán catalogar el estado de “FORMALIZADO” o “NO FORMALIZADO” a los actos, contratos o

diligencias notariales. Para acceder al módulo se debe seleccionar la opción “Formalización” en

el menú superior del sistema, el cual mostrará los siguientes filtros de búsqueda:




18

Para realizar el procedimiento de formalización o no formalización a un acto, contrato o

diligencia, se debe ingresar el número de fojas y seleccionar la opción “FORMALIZADO” o “NO

FORMALIZADO”. En caso de que un acto sea catalogado como “NO FORMALIZADO” se debe

ingresar en el campo “Observación” la razón que expresará el motivo de la no formalización; y

si un acto es catalogado como “FORMALIZADO” el ingreso de alguna información en el campo

“Observación” será facultativa. Finalmente se deberá hacer clic en el botón “Guardar” y el acto

quedará guardado.

De existir algún ingreso erróneo en el número de fojas, estas pueden ser editadas y

corregidas en el módulo “Gestión de folio” que se describe más adelante en el “Rol

Archivador”.

2.3.1.6 Generación del índice

Este módulo permite la generación del índice cronológico por libros, de la información de los

actos contratos o diligencias ingresados en el SIN, con la correspondencia al folio en que inicien,

y la determinación del objeto sobre que versen. Esta opción permite descargar el índice en dos

formatos PDF (imprimir) y XLS (Excel), con el objetivo de que se pueda filtrar y organizar la

información de forma alfabética o por cualquier requerimiento específico que contenga el

índice; adicionalmente, esta opción cuenta con diferentes criterios de búsqueda.

Para realizar la consulta, se debe seleccionar la opción “Índice” en el menú superior del sistema,

el cual presentará los diferentes criterios de búsqueda: por libro, mes, año, identificación,

número de escritura, y número de factura.




19

Luego podremos observar que se despliega la información consultada.

Nota: La correcta información que el índice refleje será resultado de la información ingresada

por el notario en la creación de un acto, contrato o diligencia dentro del SIN.

2.3.1.7 Gestión de folio

La gestión de folio es un módulo que permite rectificar el número de fojas de los actos, contratos

o diligencias que fueron ingresados en el módulo de “Formalización” y que por un error u

omisión requieren ser corregidos. Adicionalmente los ingresos o modificaciones que se realicen

en este módulo se vinculan directamente con los módulos de “Formalización” e “Índice”, de tal

forma que los tres módulos se actualizan con la misma información.

Para ingresar a la opción “Gestión de Folio” se accede desde el menú superior del sistema, el

usuario podrá buscar los actos de acuerdo a los siguientes filtros:

Al hacer clic en el botón “Buscar” se mostrará el listado de los actos, contratos o diligencias de

acuerdo a los filtros seleccionados, donde se podrá ingresar o corregir el número de fojas, de la

siguiente forma:

Se deberá ingresar el número de fojas; si es la primera vez que utiliza el módulo gestión de folio,

es importante realizarlo desde el primer registro ya que el sistema requiere de un número inicial




20

de fojas para el cálculo automático del resto de documentos; caso contrario, se corregirá desde

el número específico en adelante. Finalmente se grabará la información ingresada haciendo clic

en el botón “Guardar”.

2.3.1.8 Participación del Estado

Este módulo permite al notario consultar el formulario de liquidación de ingresos brutos de la

notaría, el cual detalla todos los actos y comprobantes electrónicos generados en el mes de

consulta, valores de participación al Estado y exoneraciones de los mismos; adicionalmente,

permite al notario cargar el formulario de liquidación y el comprobante de depósito por el pago

que realice.

Para acceder a este módulo se lo realiza a través de la opción “Participación del Estado” desde

el menú superior del sistema, posteriormente se deberá seleccionar el año y mes que se desea

consultar oprimiendo el botón buscar.




21

Paso 1: Al dar clic en la opción “Ver liquidación” se desplegará en la parte inferior el detalle de

liquidación y se mostrarán los botones para descargar el reporte “Detalle PDF” o “Detalle Excel”.

Paso 2: El archivo del formulario de liquidación descargado (Detalle PDF) se deberá imprimir,

escanear la primera y última hoja, el cual deberá ser cargado debidamente firmado y sellado.

Para cargar el archivo se lo realiza haciendo clic en el ícono donde se mostrará la pantalla de

carga.




22

Paso 3: Luego de cargar el archivo anteriormente descrito, en la parte inferior del detalle de

valores de liquidación se encuentra la opción para cargar los datos del depósito, mediante el

botón “Nuevo”.

Posteriormente se mostrará la pantalla para ingresar la fecha del depósito y número de

documento (número de referencia del depósito).

Luego que se ingrese la información del depósito se deberá cargar el documento escaneado del

comprobante de depósito haciendo clic en el ícono , se mostrará la ventana para la carga del

archivo del depósito, donde se deberá guardar el documento.




23

Paso 4: Una vez que se realizaron los pasos mencionados se debe verificar que toda la

información cargada sea la correcta, y obligatoriamente se debe cerrar el periodo haciendo clic

en el botón “Cerrar Periodo”.

Importante: El proceso de cierre de periodo inicia a las 00h00 del primer día del mes siguiente;

por lo que el valor a pagar por parte del notario se reflejará a partir de las 8h00 am. Desde esta

fecha el notario tiene 10 días de plazo para realizar el pago (exento de multas e intereses) en la

cuenta bancaria correspondiente y realizar el proceso de cierre de participación al Estado en el

SIN.




24

2.3.2 Rol Matrizador

Rol matrizador, es el usuario encargado de registrar la información en los actos contenidos en

los libros de protocolos, diligencias, arrendamientos y otros. El rol matrizador tienen acceso a

las siguientes opciones del SIN.

2.3.2.1 Creación de un acto, contrato o diligencia

El procedimiento que debe realizar el matrizador para la creación de un acto, contrato o

diligencia en el SIN, será similar en cada uno de los libros que presenta el sistema:

Arrendamientos, Diligencias, Protocolo y Otros; la única diferencia en el ingreso y registro de

datos entre un acto u otro, es la cantidad de campos y el tipo de información que el sistema le

solicitará de acuerdo a la particularidad de cada caso.

Para la creación de un acto, contrato o diligencia, se deberá acceder a través de la opción

“Registro Matrizador”, hacemos clic en el botón “Nuevo”, donde se mostrará la opción “Tipo de

Libro” que desplegará las opciones a seleccionar de acuerdo a la necesidad del usuario.




25

Ejemplo del procedimiento para la creación de una DILIGENCIA

Seleccionando la opción “DILIGENCIA”, se activará el botón “Agregar”, al hacer clic se mostrará

una ventana que contiene el catálogo del cual se deberá seleccionar una diligencia, para este

caso como ejemplo se ha elegido AUTENTICACIÓN DE FIRMAS.

Luego de seleccionar el acto notarial, se debe ingresar la información solicitada, en el presente

caso es la cantidad de firmas que se autenticarán. Posteriormente se deberá agregar los

comparecientes del acto.

Para agregar comparecientes hacemos clic en el botón “Agregar Compareciente”, aparecerá una

ventana donde se debe seleccionar el tipo de persona (natural o jurídica), luego se ingresará el

número del documento de identificación del interviniente.




26

Al hacer clic en el botón “Buscar”, si existe el interviniente se mostrará la información. En caso

de verificar que la información sea inconsistente se puede modificar los datos a través del botón

“Editar”.

En caso que el interviniente no se encuentre registrado en el SIN, se mostrará automáticamente

una ventana para ingresar los datos de la persona de forma manual.

Nota: Se recuerda que tanto el ingreso como la modificación de la información de los

intervinientes debe ser verificada, ya que su registro es de exclusiva responsabilidad del notario.

Una vez validada y guardada la información, se añadirá al listado de intervinientes, el cual tendrá

opción para editar (modificar) o eliminar . A cada interviniente se le debe agregar

obligatoriamente la calidad en la que comparece.




27

En el listado de intervinientes, al hacer clic en la opción “Agregar Calidades” se deberá ingresar

la información solicitada: tipo de interviniente, forma de comparecencia, calidad de

interviniente y observación.

Ingreso de Exoneraciones

El ingreso de las exoneraciones se habilita de forma individual para cada interviniente de un

acto, contrato o diligencia, la cual se muestra luego de seleccionar la “Calidad de Interviniente”,

donde se desplegará el campo “Posee exoneración”, este campo podrá ser marcado para

escoger la opción de discapacidad o tercera edad de acuerdo al requerimiento del usuario.

Al seleccionar la exoneración de discapacidad se desplegarán los campos “Porcentaje de

discapacidad” y “Documento de discapacidad”, estos campos son de ingreso obligatorio.




28

Al seleccionar la exoneración tercera edad no se muestran campos adicionales, debido a que la

verificación se la debe realizar en el documento de identidad.

Para guardar la información, hacemos clic en el botón “Aceptar”.

Adicionalmente el SIN cuenta con actos de única y exclusiva voluntad de tercera edad,

los cuales de acuerdo a la normativa se encuentran exonerados el 100% de manera

automática.

Importante: Si se requiere ingresar una múltiple representación referirse al manual de usuario

“Múltiple representación”.

Desde las opciones del listado de intervinientes también se podrá editar o eliminar la

información si se lo requiere.

Una vez que se ingrese toda la información del acto, contrato o diligencia, se podrá calcular el

valor del acto notarial mediante el botón “Calcular”.

Adicionalmente el SIN brinda la opción de poder ingresar algún tipo de información u

observación adicional que requiera el notario a través de la opción “Datos para Formulario”, la

cual se verá reflejada en el extracto o acta. Una vez obtenidos los valores del acto notarial, si no

se desea agregar más información, hacemos clic en “Aceptar” y podremos guardar toda la

información ingresada haciendo clic en el botón “Guardar”.




29

Luego de guardar los datos del acto, contrato o diligencia, el sistema generará un “Número

temporal de Matriz” el cual indicará que se encuentra en estado “EN TRAMITE”. En la misma

pantalla tendremos acceso al botón “Vista Previa” para la validación del acta o extracto borrador

(documento sin validez legal).

Para la apertura y visualización del documento es importante que se tenga instalado el

programa Adobe Reader.




30

El acta o extracto borrador contendrá la información que se haya ingresado para una revisión

preliminar por parte de los intervinientes.

Nota: Las modificaciones de la información de un acto, contrato o diligencia únicamente se

pueden realizar cuando se encuentran en estado “EN TRÁMITE”.

Validada la información por el usuario, el acto deberá ser facturado para la obtención del código

número secuencial (número de matriz) y el número de factura electrónica (proceso que lo realiza

el “Rol Cajero” y se lo describe más adelante en el numeral 2.3.3).

Finalmente, una vez facturado el acto, el matrizador debe proceder a la impresión del acta,

extracto o razón definitiva, el cual contendrá el código de barras, código numérico secuencial,

número de factura y demás seguridades que genera el Sistema Informático Notarial.

Este documento será el que contenga las firmas correspondientes de acuerdo a la naturaleza de

cada acto, contrato o diligencia.




31

Importante: La falsificación o adulteración de los documentos generados por el Sistema

Informático Notarial, será sancionado según lo dispuesto en la normativa penal vigente.

Nota: Una vez que el acto, contrato o diligencia sea facturado, su información ya no podrá ser

modificada. De existir un error en el acto realizado el procedimiento correcto es realizar una

nota de crédito, calificar al acto erróneo como “No Formalizado” y realizar un nuevo acto,

observando todas las formalidades propias de cada acto, contrato o diligencia.

2.3.2.2 Búsqueda de un acto, contrato o diligencia

Para la búsqueda de un acto, contrato o diligencia, se deberá acceder a través de la opción

“Registro Matrizador”, la cual permite al matrizador buscar un acto, contrato o diligencia

generado en el SIN mediante los siguientes criterios de búsqueda: número temporal de matriz,

número de matriz o número de factura.




32

2.3.2.3 Trámites diarios

Podemos acceder a este módulo a través la opción “Trámites diarios” en el menú superior de

sistema. Esté módulo permite al usuario visualizar el trabajo realizado por libros en un día

específico de acuerdo a la fecha de registro, número de factura y número de matriz.

Al dar clic en el botón “Buscar” se mostrará el listado de todos los actos contratos o diligencias

de acuerdo a los filtros seleccionados, además se podrá descargar el reporte generado en

formato XLS (Excel).

Consulta de comprobantes electrónicos

Para consultar los comprobantes electrónicos, se debe acceder desde el módulo “Trámites

diarios” mediante la opción “Ver Comprobantes”, al hacer clic se mostrará una ventana donde

se listarán los comprobantes generados en el SIN, y se podrán descargar los archivo XML de

facturas o notas de crédito.




33

2.3.3 Rol Cajero

Rol cajero, es el usuario que genera comprobantes electrónicos de facturas y notas de crédito

en el SIN y tiene acceso a las siguientes opciones:

2.3.3.1 Facturación

El rol cajero tendrá acceso a la opción de “Facturación”, se accederá desde el menú superior del

sistema, donde encontrará el listado de actos que se encuentren en estado “EN TRAMITE” o

“NOTA DE CRÉDITO”.

Para buscar un acto, contrato o diligencia específico se debe ingresar el número temporal en el

campo “Código temporal” y dar clic en el botón “Buscar”.

Luego de localizado el acto se debe dar clic en la opción “Facturar” del listado tal como se

muestra en la figura.

Se visualizará un formulario para el ingreso de datos de facturación, se ingresa el número de

identificación en el campo “Identificación”, si los datos son encontrados en el sistema




34

automáticamente se completan los campos del formulario, caso contrario se puede ingresar

manualmente la información solicitada.

En la parte inferior del formulario de facturación se puede observar el detalle de factura, donde

constan los actos ingresados, así como en detalle los valores de cada uno y el total para el cobro

de la factura.

Para finalizar el proceso hacemos clic en el botón “Facturar”, si todo es correcto se mostrará un

mensaje que ha sido facturado correctamente; el sistema mostrará en la pantalla la clave de

acceso, el código secuencial de factura y el código numérico secuencial. El cajero podrá

descargar el archivo XML del comprobante electrónico que utilizará en el sistema de facturación

a fin de continuar con el proceso de firma electrónica y envió del archivo XLM para obtener su

autorización por el SRI.




35

2.3.3.2 Nota de crédito

Para generar una nota de crédito se debe acceder desde el menú superior mediante la opción

“Nota de Crédito”, aquí se mostrará un listado de actos notariales en estado “FACTURADO”. Se

puede buscar el acto al cual se desea realizar la nota de crédito mediante los criterios de

búsqueda “Código Temporal” y/o “Número de Matriz”, una vez encontrado el cajero selecciona

del listado la factura a la que se desea aplicar la nota de crédito mediante la opción “Generar”.

Posteriormente se mostrará una pantalla con la información de la factura del acto; para generar

la nota de crédito se realiza haciendo clic en el botón “Generar Nota de Crédito”.




36

A continuación se debe descargar el archivo XML haciendo clic en el botón “Generar XML”, el

cual debe ser autorizado por el SRI.

Nota: Para los casos en que las notarías utilicen un sistema de facturación diferente al

proporcionado por el SRI, es importante indicar que la información generada en el archivo XML

del comprobante electrónico proporcionado por el SIN como son: valores, datos del

contribuyente, secuencial de comprobantes, entre otros, no debe ser modificada por los

sistemas de facturación externos, ni trabajar de forma independiente para el respectivo envío

al SRI, ya que todo sistema externo debe estar siempre supeditado al SIN.

2.3.3.3 Trámites facturados

Podemos acceder a este módulo a través la opción “Trámites facturados” en el menú superior

de sistema. Esté módulo permite al cajero visualizar el trabajo facturado por libros en un día

específico de acuerdo a la fecha de registro; poder cuantificar el valor total de facturas y notas

de crédito realizadas en ese día, esta información se puede descargar a un archivo Excel en el

cual se puede filtrar y organizar la información de acuerdo a la necesidad de la notaría.




37

2.3.4 Rol Depurador

Rol Depurador, es el usuario que tiene la opción de dar de baja (eliminar) los actos, contratos o

diligencias temporales que se encuentren en estado “EN TRAMITE”, tiene acceso a la siguiente

opción en el SIN.

Accediendo al menú superior, en la opción “Eliminar Temporales” se mostrarán opciones de

búsqueda por un rango de fechas o directamente por el número temporal de matriz.

Una vez encontrado el acto, contrato o diligencia temporal, se mostrará de la siguiente forma:

Para dar de baja al acto se debe hacer clic en el ícono donde se mostrará una ventana de

confirmación:

Al dar clic en el botón “Aceptar” se dará de baja el trámite temporal, con esto se logra que no

exista acumulación y confusión de trámites no deseados en el módulo de facturación. Cabe

indicar que una vez dado de baja el trámite ya no se podrá recuperar y únicamente podrá ser

consultado en el módulo “Trámites diarios”.




38

2.3.5 Rol Archivador

Rol archivador, es el usuario que tiene acceso al módulo de formalización, índice y gestión de

folio, mediante la asignación de permisos que le otorgue el notario.

El uso del módulo “Formalización” se encuentra descrito en el numeral 2.3.1.5

El uso del módulo “Índice” se encuentra descrito en el numeral 2.3.1.6

El uso del módulo “Gestión de folio” se encuentra descrito en el numeral 2.3.1.7




39

2.3.6 Rol Inventario

Para que esta opción se habilite en el SIN, el notario debe asignar el “Rol Inventario” a un usuario

siguiendo el procedimiento correspondiente del numeral 2.3.1.2 descrito anteriormente.

El Rol inventario, es el usuario que tiene acceso al módulo “Inventario Notarial”, opción “Libros”,

el cual permite el ingreso de información referente a:

1. Información del libro de Protocolo más antiguo que mantenga a su cargo la notaría.

2. Información general de los libros de Protocolo.

Los datos ingresados en este módulo permitirán cuantificar la cantidad de tomos y fojas del libro

Protocolo de cada una de las notarías a nivel nacional, por lo cual se requiere mantener un

inventario actualizado, que servirá como insumo para el análisis del archivo digital notarial, y

con ello poder dimensionar el volumen de archivos notariales que se opera en el país.

2.3.6.1 Registro del libro de Protocolo más antiguo

En este formulario se deberá ingresar el año del tomo (libro de Protocolo) más antiguo que se

encuentre en el archivo físico de la notaría, además del número de fojas y una breve descripción

del contenido del tomo, es importante indicar que únicamente se permitirá tres intentos de

modificación, posterior a este número de intentos se bloqueará cualquier cambio.




40

2.3.6.2 Registro de inventario de libros

Para el registro de inventarios de libros se debe dar clic en el botón “Nuevo”, se mostrará un

formulario para seleccionar el año, ingresar el número de fojas del total de tomos, número total

de tomos y alguna observación relevante.

Una vez almacenados los datos se listarán de forma descendente y podrán ser modificados hasta

por tres ocasiones, excepto el campo “Año”.

La información de este módulo deberá ser ingresada cada año para mantener la base de datos

actualizada.




41

2.4 Noticias

Las noticias son visibles para todos los usuarios desde el primer momento que ingresan al

Sistema Informático Notarial; o también se puede acceder desde el menú superior “Noticias

Notarial / Ver noticias”.

Ingresando al módulo de noticias se podrán observar cuatro categorías principales:

Manuales.

Comunicados.

Directrices.

Avisos.

Además de las categorías mencionadas se podrá observar una pestaña especial en

la cual se mostrarán los manuales, comunicados, directrices o avisos que la Subdirección

Nacional de Gestión del Sistema Notarial desea enfatizar.

Todos los manuales, comunicados, directrices y avisos se mostrarán de manera cronológica en

el listado de cada categoría y podrán ser descargados para su lectura; adicionalmente esta

información también es enviada a las direcciones de correo electrónico registradas en el

formulario de “Actualizar Datos de Notaría” en el campo “Email” descritos en el numeral 2.3.1.3.




42

Nota: Es obligación del notario y los usuarios del SIN revisar diariamente la información

actualizada del módulo de noticias.

sistema informático notarial - inicio · del sistema notarial, entre otros, el administrar el...

Documents