sistemas de informação para bibliotecas universitárias · 2014-12-03 · snbu2014 - minicurso:...

SNBU2014 - Minicurso: Sistemas de informação para bibliotecas universitárias: análise multicritérios – Michelângelo Viana (© 2014)

Sistemas de informação para bibliotecas universitárias:

análise multicritérios

Michelângelo Viana 16 Nov. 2014

Os requisitos dos gestores,

dos bibliotecários e da equipe de tecnologia

Equipe de TI Gestores

Bibliotecários


Ecossistema das Bibliotecas de Instituições de Ensino.

Fatores que afetam diretamente o ambiente das bibliotecas e geram mudanças de cenário.

As necessidades de serviços de informação da comunidade acadêmica de 2014.

Panorama mundial da automação de bibliotecas.

Plataformas de Serviços: a nova geração de sistemas para bibliotecas.

Critérios para escolha do sistema ideal: Critérios gerenciais e financeiros

Critérios técnicos biblioteconômicos

Critérios técnicos computacionais - requisitos funcionais e não-funcionais

Critérios baseados nos serviços e processos da biblioteca.

Ementa do Minicurso


ÓRGÃO DE TI

CATÁLOGOS

COOPERATIVOS

REITORIA

AUTORES

UNIDADE DE EXTENSÃO

UNIDADE DE PESQUISA

PESSOAS DA

COMUNIDADE

EAD / MOBILIDADE

UNIDADE DE ENSINO

FORNECEDORES

DE REVISTAS

BIBLIOTECA

UNIDADE DE APOIO

INSTITUIÇÃO DE ENSINO

OUTRAS BIBLIOTECAS

MUNDO

COMPUTADORES MOBILIÁRIO

EQUIPAMENTOS

COMPUTADORES MOBILIÁRIO

FORNECEDORES DE

SISTEMAS

INFORMAÇÃO

ESTATUTO

REGIMENTO

REGULAMENTOS

PLANO PEDAGÓGICO

PLANO ESTRATÉGICO

ESPAÇOS

CAPACITAÇÃO

SISTEMAS

ÓRGÃOS

REGULADORES

FORNECEDORES

DE LIVROS

FORNECEDORES

DE BASES

FONTES DE

ACESSO ABERTO

FEDERAIS

ESTADUAIS

MUNICIPAIS

GESTORES FUNCIONÁRIOS USUÁRIOS PRESENCIAIS USUÁRIOS REMOTOS PESSOAS DA COMUNIDADE PARCEIROS

FORNECEDORES DE

EQUIPAMENTOS e MOBILIÁRIO

CÓDIGOS e NORMAS

TECNOLOGIA ECONOMIA MERCADOS POLÍTICAS LEIS, NORMAS ÉTICA SOCIEDADE CULTURA

Ecossistema das Bibliotecas de Instituições de Ensino

EQUIPAMENTOS

GESTORES E BIBLIOTECÁRIOS USUÁRIOS

ADQUIRIR

PROCESSAR

OFERECER

COMPARTILHAR

SUGERIR

LOCALIZAR

ACESSAR

PRODUZIR INFORMAÇÃO











Ementa do Minicurso


Fatores que afetam diretamente o ambiente

das bibliotecas e geram mudanças de cenário

DI DOMENICO, Giovanni. La biblioteca per progetti:

metodologia e applicazioni del

project management in ambito biblioteconomico.

Milano: Editrice Bibliografica, 2006.

O aprimoramento das tecnologias de informação e das telecomunicações; TECNOLOGIA

A economia, com o crescente aumento do valor do conhecimento; ECONOMIA

os mercados, principalmente o mercado editorial e os modos de produção e difusão do conhecimento; MERCADOS

As políticas institucionais, municipais, regionais, nacionais e mesmo internacionais que afetam principalmente o sustento das

bibliotecas; POLÍTICAS

As leis, normas e regulamentações, na forma de diretrizes da própria biblioteca e da instituição na qual a mesma está inserida,

das instituições reguladoras, códigos biblioteconômicos, a legislação sobre direitos autorais e propriedade intelectual etc.; LEIS, NORMAS

A ética, através dos sistemas de valores e princípios ideológicos adotados; ÉTICA

A sociedade, pelas transformações que ocorrem no estilo de vida das comunidades e que impõe à biblioteca a necessidade de

permanente adaptação de suas funções, sobretudo das suas funções públicas; SOCIEDADE

A cultura, que define o caráter constitutivo do saber contemporâneo, a interdisciplinaridade, os suportes e idiomas da informação,

as modalidades de demanda do conhecimento, cultura e leitura. CULTURA











Ementa do Minicurso


Informação on-demand;

Informação just-in-time;

Informação pelo seu conteúdo, não pelo seu suporte;

Acesso ubíquo;

Autonomia no acesso à informação;

Sistemas de metabusca e descoberta unificados;

Acesso por quaisquer dispositivos fixos ou móveis.

As necessidades de serviços de informação

da comunidade acadêmica de 2014











Ementa do Minicurso


Absys.Net

AGent VERSO

Aleph500

Apollo

Atriuum

Axiell Aurora

Destiny

EOS.Web

Evergreen

Horizon

Koha

Library.Solution

LibraryWorld

Millennium

OPALS

Pergamum

Polaris

Sierra

Spydus

Symphony

Voyager

WorldShare Management

Panorama mundial da automação de bibliotecas

Alguns dos sistemas de automação mais utilizados no mundo:


Continuam a evoluir de forma incremental;

Permanecem viáveis para bibliotecas

públicas e outras nas quais a preocupação

central continua a se concentrar em livros

impressos e eletrônicos.


Sistemas integrados de bibliotecas em 2014:

BREEDING, Marshall. Library Systems Report 2014: competition and strategic cooperation. In American Libraries,

v.45, n.5 May, 2014. Disponível em: <http://www.americanlibrariesmagazine.org/article/library-systems-report-2014>

Acesso em 20 Ago. 2014


Não estão sendo redesenhados, mas

Devem fazer melhorias em funcionalidade,

especialmente em suas interfaces para o

usuário (portabilidade)







As principais áreas de desenvolvimento incluem:

integração com empréstimo de e-books;

suporte para novos modelos de aquisição de

materiais (ex: aquisições conforme demanda);

troca dos módulos de trabalho de versões

PC/Windows por versões totalmente via Web.








http://www.thedigitalshift.com/2013/04/ils/automation-marketplace-2013-the-rush-to-innovate

http://www.librarytechnology.org/perceptions2013.pl

http://www.americanlibrariesmagazine.org/sites/americanlibrariesmagazine.org/files/content/Charts_MarshallBreeding.pdf





























Ementa do Minicurso


Open Library Environment

Plataformas de Serviços:

a nova geração de sistemas

para bibliotecas


Oferecem novas formas de trabalho, via Web

Não é upgrade: é troca por um novo.

Não é comprado: é assinado.

Sem servidor: rodam na nuvem.

Impresso e eletrônico gerenciados juntos.

Plataformas de Serviços:

a nova geração de sistemas para bibliotecas


Gerenciamento abrangente e unificado de

materiais, incluindo eletrônico, digital e impresso;

Fluxos otimizados, independentemente do suporte;

Software como um serviço central e multiusuário;

Coleções pré-catalogadas com metadados de

periódicos e bases de dados (as Knowledge Bases);

...

O que a Nova Geração de sistemas oferece?

BREEDING, M. Beyond the ILS: A New Generation of Library Services Platforms.

In: Robots in Academic Libraries: Advancements in Library Automation. Hershey, IGI Global, 2013.

http://www.librarytechnology.org/ltg-displaytext.pl?RC=17802






Modelos para alto compartilhamento de

metadados entre as instituições usuárias;

Arquitetura expansível e orientada a serviços;

Dados analíticos para ajudar a tomada de decisão

pelos gestores;

Operação baseada apenas em interface Web.

O que a Nova Geração de sistemas oferece?

BREEDING, M. Beyond the ILS: A New Generation of Library Services Platforms.

In: Robots in Academic Libraries: Advancements in Library Automation. Hershey, IGI Global, 2013.







1ª geração

• Grandes servidores

• Linguagem exclusiva

• Acesso somente por técnicos de computação especializados

2ª geração


• Linguagem comerciais como UNIX

• Permitia comunicação entre sistemas para importação de dados

3ª geração


• Mais linguagens comerciais

• Relatórios padronizados

• Adoção de padrões como o MARC

4ª geração

• Servidores médios ou pequenos

• Arquitetura cliente-servidor

• Módulos por funções (catalogação, empréstimo...)

• Interface gráfica

• banco relacional

• Internet

Nova Geração

• Foco nos processos

• Nuvem computacional

• Software Como Serviço

• Arquitetura multiusuário

• Operação totalmente via Web

• Gestão unificada de recursos

• Dados analíticos para tomada de decisão

As gerações de sistemas para bibliotecas

Descrição da 1ª à 4ª geração obtidas de:

ROWLEY, Jeniffer. Informática para bibliotecas. Brasília: Briquet de Lemos, 1994.


Fluxos Unificados

Atribuição de Tarefas

Gerenciamento separado da Pesquisa

Software como Serviço

Porque introduz quatro grandes mudanças:

Por que é uma “Nova Geração”?


Saiba mais em

http://pt.slideshare.net/miquemv/nova-geracao-desistemasparabibliotecas2013viana

Nova Geração de Sistemas para Bibliotecas (2013)

















Ementa do Minicurso


Gestores

“Com os sistemas que estamos avaliando...”

Equipe de TI

Bibliotecários




Bibliotecários


“Atingimos a missão da biblioteca?”

O modelo de negócio será sustentável?

O sistema está adaptado às IES do país?

Há suporte local e política de desenvolvimento?

Oferecemos autonomia para o usuário?

O sistema trará agilidade nos processos?

O sistema trará eficiência e eficácia nos serviços?

Haverá segurança no armazenamento dos dados?

Os bibliotecários e usuários ficarão satisfeitos? O sistema gerará dados analíticos?

Critérios Gerenciais e Financeiros:

A visão dos gestores

Gestores


Requisitos gerenciais e financeiros definem quais qualidades o sistema e sua fornecedora devem ter

para a biblioteca ser eficiente e eficaz no que faz.



O QUE SÃO OS REQUISITOS GERECIAIS E FINANCEIROS

São as características do sistema que influenciam no “negócio”; Representam as necessidades do gestor para que quem atende e

quem é atendido esteja satisfeito;

Quando não atendidos, impedem a realização da missão.


REQUISITOS GERENCIAIS

É adaptado ao Ensino Superior Brasileiro;

Garante autonomia para o usuário;

Garante agilidade nos processos de atendimento;

Gera eficiência e eficácia nos serviços;

Existe suporte local e em português;

Existe política de desenvolvimento de software;

A fornecedora do software tem tradição na área;

As informações são armazenadas com segurança;

Bibliotecários, auxiliares e usuários estão satisfeitos; O sistema gera dados analíticos para auxiliar os

gestores na tomada de decisão.




REQUISITOS FINANCEIROS

Permite que a biblioteca opere com sustentabilidade

(garantia de custeio a médio prazo da licença do

software, manutenção do hardware e salário dos

recursos humanos);

Gera economia na aquisição de informação;

Permite controle de custos de aquisição;

O custo por usuário do software é viável e

compatível com a capacidade da instituição.






Bibliotecários


“Atendemos os nossos usuários?” Controlamos com eficiência e eficácia...

Os processos de referência?

Os processos de seleção?

Os processos de aquisição?

Os processo de descrição?

Os processos de busca e recuperação da informação?

Os processos de circulação?

O uso dos espaços e equipamentos da biblioteca?

O sistema adota...

normas biblioteconômicas contemporâneas?

padrões internacionais e de interoperabilidade?

Todos stakeholders (*) são contemplados? * Gestores, Funcionários, Usuários presenciais, Usuários Remotos, Pessoas da Comunidade, Parceiros

Critérios Técnicos biblioteconômicos:

A visão dos bibliotecários Bibliotecários


O QUE SÃO OS REQUISITOS FUNCIONAIS

São as ações que o sistema deve permitir realizar; Representam as necessidades de operação apontadas pelos

bibliotecários e pelos gestores;

Quando não atendidos, impedem a realização de um serviço.

Requisitos funcionais definem quais processos podem ser executados através do sistema

para atender as necessidades do usuário.


A visão dos bibliotecários


REQUISITOS FUNCIONAIS : REFERÊNCIA

Permite registro de entrevistas de referência; Permite gerenciar a agenda de atendimento; Permite gerenciar a agenda de visitas; Permite gerenciar os treinamentos e capacitações.




REQUISITOS FUNCIONAIS : SELEÇÃO

Permite registrar sugestões de compra de obras;

Permite registrar comentários do usuário sobre

fontes de informação em avaliação.




REQUISITOS FUNCIONAIS : AQUISIÇÃO

Permite gerenciar cadastros de

unidades/fornecedores/editores/moedas/cotações; Permite registrar pedidos de compra; Permite registrar faturamento; Permite controlar cotações de preços com

fornecedores de informação;

Permite controle de assinaturas de periódicos;

Permite registrar chegada dos materiais impressos; Permite efetuar cobranças (reclamatórias).




REQUISITOS FUNCIONAIS :

BUSCA E RECUPERAÇÃO

Permite localizar a informação que o usuário deseja;

Permite localizar dados primários e analíticos;

Permite localizar obras eletrônicas e impressas;

Permite acesso imediato à informação que está

eletronicamente disponível (na intranet e na Internet);

Permite localizar obras por palavras chave;

Permite localizar obras por índices;

Permite criar links da obra para outros serviços

(Google Books, resolvedor de links...).




REQUISITOS FUNCIONAIS : REPRESENTAÇÃO

Representação descritiva Permite catalogar obras conforme CCAA2, RDA; Possibilita intercâmbio de metadados; Adota padrões como MARC, Dublin Core, FRBR Permite controle especial para periódicos.

Representação Temática Permite indexar obras com adoção de vocabulário

controlado e tesauros (uso de remissivas);

Permite utilizar códigos de classificação e notações

de autor.




REQUISITOS FUNCIONAIS : CIRCULAÇÃO

Permite controlar empréstimos e devoluções de

forma customizada (combinações obra X usuário);

Permite definição de cotas, prazos e taxas;

Permite controlar pedidos de reserva; Permite controlar multas e cobranças; Possui interface de integração com unidades

acadêmicas, fornecedores de obras, bibliotecas

cooperantes, catálogos cooperativos;

Permite gerenciar comutação e empréstimo entre

bibliotecas; Envia avisos para os usuários por e-mail / SMS.




REQUISITOS FUNCIONAIS :

EQUIPAMENTOS E ESPAÇOS

Permite utilizar equipamentos de autoempréstimo (interoperabilidade);

Permite utilizar equipamentos de autodevolução; Permite gerenciar e controlar o acessos físicos aos

espaços (interligação com catracas eletrônicas). Permite gerenciar e controlar o uso de computadores; Permite controlar a utilização de salas; Permite controlar a utilização de equipamentos.






Bibliotecários


“As expectativas são atendidas?”

A biblioteca consegue realizar sua missão?

As necessidades dos bibliotecários são atendidas?

As necessidades dos gestores são atendidas?

O sistema funciona com eficiência?

O tempo de resposta é satisfatório?

Os dados são armazenados com segurança?

Existe previsão para implantação de melhorias no sistema?

Existe suporte imediato para corrigir falhas?

A fornecedora adota as melhores práticas de TI?

Critérios Técnicos computacionais:

A visão da equipe de TI

Equipe de TI


O QUE SÃO REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS

São atributos técnicos do sistema; São as características que trazem confiança no seu uso; Quando não atendidos, podem gerar restrições aos requisitos

funcionais, ou seja, impedir o atendimento ao usuário; Não são explicitamente expostos a quem usa o sistema, mas

devem ser implicitamente e claramente compreendidos e aplicados no sistema pelos desenvolvedores e fornecedores.

Requisitos não-funcionais definem quais características internas o sistema deve possuir

para garantir o atendimento das necessidades dos gestores (requisitos gerenciais) e as dos usuários (requisitos funcionais).




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : TIPO DE INSTALAÇÃO

Quais opções a Biblioteca tem para adotar o sistema? Compra e instalação em hardware físico local; Compra e instalação em hardware físico alugado; Compra e instalação em máquina virtual; Assinatura e instalação dedicada na nuvem; Assinatura e instalação compartilhada na nuvem.

A resposta a esse requisito define qual será a configuração da infraestrutura, quais recursos próprios de TI deverão ser alocados (equipamentos e profissionais), qual será o investimento financeiro (custo total e a modalidade: compra ou assinatura) e o qual será o nível possível de customização.




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS :

CORREÇÕES E MELHORIAS

Existe política explícita para lançamento de novas versões do software para (a) corrigir falhas e (b) incluir melhorias e inovações;

Os usuários (individual ou coletivamente) participam do processo de definição de melhorias.




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : DISPONIBILIDADE

O sistema opera nos dias e horários em que os usuários necessitam. Quando estão disponíveis via Internet, essa necessidade é 24/7/365!

Se for um sistema operando na nuvem, o tempo máximo de indisponibilidade é tolerado pela biblioteca.




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : DESEMPENHO

O tempo de resposta das funções é satisfatório, independentemente: do dia e horário em que opera; da quantidade de operadores conectados; da quantidade de usuários conectados; da quantidade de registros que armazenados.




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : INTERFACE DO USUÁRIO

A interface possui design gráfico moderno; Possui - de fábrica - interface para todos dispositivos

fixos (PC) e móveis (notebooks, tablets e smartphones); A interface do usuário possui usabilidade.




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : CARGA DE UTILIZAÇÃO

Permite operação simultânea pela quantidade média de bibliotecários, auxiliares e usuários, sem perda de performance. Pode-se aplicar a seguinte fórmula: Alta cultura no uso de tecnologias: Total de usuários / 300 Média cultura no uso de tecnologias: Total de usuários / 400 Baixa cultura no uso de tecnologias: Total de usuários / 500




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : AUDITORIA

Gera “log” que permita rastrear as operações realizadas pelos bibliotecários e pelos auxiliares, para identificar o responsável por situações específicas e quando ocorreram. Exemplos: quem registrou o empréstimo, quem catalogou a obra, quem criou o pedido de compra...




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : ARMAZENAMENTO

O sistema e os dados estão armazenado em local seguro; Permite efetuar backup e restauração dos dados; Permite armazenar dados em formato digital; Possui escalabilidade para aumento da área em disco,

prevendo aumento da necessidade a médio prazo.




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : DOCUMENTAÇÃO

Existe documentação para gerenciamento do sistema; Existe documentação para configuração do sistema; Existe documentação para uso do sistema; Existe documentação do código fonte do sistema (aplicável

nos casos em que o código fonte é aberto e livre).




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : SEGURANÇA

O acesso ao sistema é controlado por login e senha; Permite definir diferentes níveis de acesso ao sistema

(através de permissões negativas e/ou positivas, por conjuntos de funções);

Os dados estão protegidos contra modificações e exclusões não autorizadas.




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : PORTABILIDADE

Os módulos internos (bibliotecários) e públicos (usuário) funcionam no sistema operacional adotado pela instituição (família Unix, MS-Windows, Mac OS);

O sistema pode ser operado através de dispositivos fixos e móveis (PC, notebook, tablet, smartphone).




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : INTEGRIDADE

As informações inseridas, alteradas ou excluídas permanecem na situação desejada pelos operadores;

As informações exibidas representam a situação real.




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : MANUTENÇÃO

Permite realizar ajustes nas configurações; Permite implantar correções imediatas em falhas críticas; Permite interromper o uso do sistema de forma imediata

para prevenir perda de informação;




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : INTEROPERABILIDADE

Permite para intercâmbio de informações bibliográficas (registros) e administrativas (financeiras, pessoas);

Permite importação e exportação de dados de/para outros sistemas (locais ou de outras instituições), em formatos padronizados e customizados;

Permite interconexão com sistemas de autoatendimento; Permite interconexão com sistemas de descoberta; Permite interconexão com sistemas de comunicação

(envio de e-mail, envio de SMS);




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS : ESCALABILIDADE

Permite aumento da capacidade de armazenar registros bibliográficos e administrativos sem perda de performance;

Permite aumento da área de armazenamento de dados em disco, conforme o aumento da demanda (mais registros bibliográficos e mais cadastros de usuários).




REQUISITOS NÃO-FUNCIONAIS :

ACORDO DE NÍVEL DE SERVIÇO

do inglês “Service Level Agreement” (SLA)

Prevê as metas de nível de serviço e suporte ao software ou hardware, definindo de comum acordo, entre a biblioteca e a empresa por contrato: Papéis e responsabilidades da empresa e do cliente; Percentual mínimo de tempo de operação do sistema; Prazos para correção das falhas e restauração do

sistema nos casos de interrupções; entre outras.



Norma ABNT NBR ISO/IEC 20000-1:2011




Bibliotecários


“Atendemos os nossos usuários?” Ao avaliar um sistema a partir de critérios baseados nos serviços e

processos, procura-se verificar o quanto (percentualmente) do

sistema é utilizado em cada um dos serviços prestados:

Critérios baseados nos serviços

e processos da biblioteca. Bibliotecários

Esse método só é válido se aplicado em todos os serviços:

serviços internos (seleção, aquisição, processamento, preparo...);

serviços ao usuário (atendimento, busca e circulação...);

serviços com fornecedores (cotação de preços, compra...);

serviços às instituições cooperantes (comutação, EEB...);

serviços relacionados ao uso dos espaços e equipamentos;

serviços relacionados a treinamento e capacitação... assim como todos os demais.


1) Liste todos os serviços da Biblioteca;

2) Para cada serviço, liste todos os passos para executá-lo;

3) Em cada passo, marque se o sistema da biblioteca

“participa” ou “pode vir a participar” do mesmo;

4) Ao final, some quantos processos do serviço utilizam ou

podem vir a utilizar o sistema da biblioteca;

5) Calcule o valor percentual de processos do serviço

avaliado que utilizam o sistema.

Exemplo: “O sistema X é utilizado em 80% do serviço Y”.

Critérios baseados nos serviços

e processos da biblioteca.

Com todos serviços calculados para um dado sistema,

basta repetir o cálculo com outro(s), para compará-los.


Obrigado! [email protected]

http://sites.google.com/site/michelangeloviana

sistemas de informação para bibliotecas universitárias · 2014-12-03 · snbu2014 - minicurso:...

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