sistemi di protocollo e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amminsitrazioni con adobe...

bc2007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.ADOBE PARTNER: EvolutionBook S.r.l. - www.evolutionbook.it

Sistemi di Sistemi di protocollo informaticoprotocollo informatico e e gestione dei flussi documentaligestione dei flussi documentali nelle Pubbliche Amministrazioninelle Pubbliche Amministrazioni

integrabili conintegrabili con Adobe LiveCycle ES

Maurizio PatitucciAdobe PDF SpecialistAdobe PDF Specialist

EvolutionBook S.r.l., Roma ItalyEvolutionBook S.r.l., Roma Italy

bc22007 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.

ADOBE PARTNER: EvolutionBook S.r.l. - www.evolutionbook.it

Sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentSistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle Pubbliche Amministrazioniali nelle Pubbliche Amministrazioni

I processi di gestione dei documenti

Alla base del processo di gestione documentale in una qualunque unitàorganizzativa di una Amministrazione è il concetto di documento.

Un documento può essere definito come qualsiasi atto scritto, attestato, certificato utilizzato a fini di comunicazione tra operatori della Pubblica Amministrazione, allo scopo di eseguire un procedimento amministrativo, inteso come sequenza di atti amministrativi preordinati alla emanazione di un atto finale o servizio erogato dalla Pubblica Amministrazione.

Le attività connesse alla trattazione dei documenti negli uffici della Pubblica Amministrazione sono spesso regolate da una procedura prestabilita (detta processo di gestione dei documenti) che determina le azioni e le decisioni da compiere a seguito di particolari eventi che occorrono all'interno dell'ufficio, come la ricezione di un nuovo documento o l'apposizione di una firma di visto.

L'80% dei processi di una P.A. "passa" per un documento!

Contenuti presi dal documento pubblico:Studio di prefattibilità sul Sistema di gestione

dei flussi di documenti (Sistema GEDOC - 1997 - AIPA)




Fasi del processo di gestione documentale

11 22 33 44 55 66 77 88

Rice

zio

ne

Au

ten

tica

zio

ne

Pro

toco

llazi

on

e

Ass

egn

azio

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Fasc

ico

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e

Trat

tazi

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Co

mu

nic

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ne

Arc

hiv

iazi

on

e

Schema ispirato dal documento pubblico:Studio di prefattibilità sul Sistema di gestione


La conversione nel formato PDF rende il file esattamente

fedele nell'aspetto grafico all'originale cartaceo o al

formato nativo.

Rende "vivo" però il contenuto del documento e

pronto per un riutilizzo successivo!




Ruoli organizzativi di un sistema di gestione dei flussi documentali

Occorre identificare tutte le tipologie di soggetti coinvolti nel sistema (ruolo, esigenze di elaborazione, accesso):

Il dirigente responsabile della assegnazione della pratica;

Il responsabile del procedimento;

L’ufficio incaricato di eseguire la attività;

L’utente esterno cliente della P.A.;

Il responsabile gestore del sistema di protocollo;

Il responsabile del sistema di controllo di gestione.






Categorizzazione dei documenti e dei fascicoli

Di grande importanza nel processo di gestione dei documenti é il concetto di fascicolo. Il termine fascicolo viene comunemente utilizzato nell'accezione di contenitore fisico di gruppi di documenti e introduce il concetto più generale di aggregato di documenti come un criterio per individuare raggruppamenti significativi di atti.

L'introduzione della tecnologia dell'informazione e della comunicazione offre innumerevoli possibilità di definizione e di gestione di contenitori logici o virtuali di documenti; in particolare, sia nel caso in cui si decida di memorizzare in forma elettronica solo una sintesi del documento, sia nel caso in cui si mantenga traccia in forma elettronica dell'intero atto, é possibile gestire più livelli di aggregazione di documenti tra loro indipendenti.

Analogia con ilPDF PACKAGE

Fascicolo



http://www.pdfzone.com/slideshow_viewer/0,1205,l=&s=3902&a=188850&po=9,00.asp


Aspetti organizzativiAspetti organizzativi della automazione del protocollodella automazione del protocollo




Le attività svolte dalla P.A. non rimangono all'interno dei confini di una singola UO, ma si attuano attraverso la collaborazione ed interazione di diversi processi elementari, eseguiti nell'ambito di una struttura amministrativa complessa.

Processo 1

Processo 2

Processo 3

Macro- processo

UO1

UO3

UON

UO1

UO2

UON

UO2

UO3

Componente A Componente B

Area organizzativa vista come aggregazione delle componenti A e B

Schemi preso dal documento pubblico:Studio di prefattibilità sul Sistema di gestione


INTEROPERABILITA'INTEROPERABILITA'

Tipologie di strutture organizzative coinvolte nelle attività di protocollo

Adobe Intelligent Document Platform




Collocazione organizzativa delle attività di protocollo

E' possibile individuare tre differenti collocazioni organizzative delle attività di protocollo.

Esse sono:

Protocollo unico. Un unico ufficio protocollo/archivio che fornisce il servizio di protocollo all’intera area organizzativa. La precedente definizione é di tipo logico, potendo realizzarsi l’unico ufficio in termini di un insieme di strutture altamente coordinate e interconnesse.

Federazione di sistemi di protocollo. Un insieme federato di uffici protocollo, inteso come insieme di strutture organizzative indipendenti, ciascuna delle quali fornisce servizi alla singola componente dell’area organizzativa, ma strutturato in modo tale da permettere una interazione cooperativa tra i vari uffici; la cooperazione è realizzata attraverso lo scambio e l’esportazione di servizi di base in modo da garantire la disponibilità, a un livello di integrazione superiore, di servizi per l’intera area organizzativa.

Sistemi di protocollo indipendenti. Un insieme fortemente autonomo di uffici protocollo, inteso come insieme di unità organizzative tra loro indipendenti, legate tra loro dalla sola appartenenza alla stessa amministrazione e caratterizzate da assenza di coordinamento e interscambio di servizi.

INTEROPERABILITA'

INTEROPERABILITA'



Adobe LiveCycle ES rende realizzabile l'interoparabilità documentale e tra processi auspicata dal CNIPA tra le diverse P.A. Adobe LiveCycle ES rende realizzabile l'interoparabilità documentale e tra processi auspicata dal CNIPA tra le diverse P.A.




Progetti di automazione del protocollo

Possiamo genericamente suddividere in due grandi categorie i progetti di protocollo:

1. progetti di protocollo informatizzato, in cui la gestione dei documenticorrisponde alla tipologia mista cartacea/elettronica;

in questo caso, probabilmente se si vuole far seguire, all'iniziale protocollazione del documento un workflow, quest'ultimo sarà un workflow di processo/i (l'automatizzazione del workflow di processo consentirà una maggiore organizzazione delle procedure e delle attività, ma non faràscaturire in modo integrato il trattamento informatico o la lavorazione del documento).

2. progetti di protocollo informatico, in cui la gestione dei documenti avviene esclusivamente attraverso una rappresentazione elettronica.

in questo caso, seguirà la progettazione di un workflow documentale (nel quale anche se il documento entra nella P.A. in modalità cartacea, l'intero ciclo di vita successivo sarà gestito elettronicamente).

La risposta è:Adobe LiveCycle

Process Management




Aspetti tecnologici ed applicativiAspetti tecnologici ed applicativi del protocollo informaticodel protocollo informatico




WORKFLOWDI PROCESSO EDOCUMENTALE

New Commerci alApplication Form

Automatic INDEX

External SystemA+

History Loss

Wait for Response from A+

Recei ved Response f r om

A+

Ti me Li mit Exceeded Notify Admin

Update Policy Processing

System

Wait forInspectionResponse

Manual Index(DATA_ENTRY_ROLE)

MFIA Response

Order Inspectionsend Emai l

A+ ExactMATCH

found

SCAN paper(SCANNER_ROLE)

Data Entry(DATA_ENTRY_ROLE)

External SystemMFIA Inspection

Wait for Responsefrom MFIA


MFIA

Timeli mi t

Exceeded

Result>=

Average

Underwriter Review( UNDERWRITER_ROLE)

CompareMFIAData

SUB FLOWAssign to Underwriter

Notify Agentby Emai l

WAIT / Sync forA+ and MFIA

Policy ProcessingLegacy System

<xml/>

Quale tecnologia scegliere per un progetto di protocollo informatico e successivo workflow documentale?

PROTOCOLLOINFORMATICO




Adobe PDF1993

Stampa e pre-stampa

PDF/X2001

Archiviazione a lungo termine

PDF/A2005

Settore Tecnico, Architettonicoe Ingegneristico, GIS

PDF/E2007

Accessibilità

PDF/UASviluppo

Healthcare

PDF/HSviluppo

Standard ISO 15930Standard ISO 15930 Standard ISO 19005-1Standard ISO 19005-1

Gruppo di lavoro ISOGruppo di lavoro ISO

Il formato PDF e gli Open Standard




Registro di protocollo: come è fatto?

Il registro di protocollo ha le seguenti colonne:

1) La prima colonna contiene il numero progressivo, che assegna annualmente una posizione propria ad ogni elemento in partenza o in arrivo.

2) La seconda colonna contiene la data di ingresso o uscita del documento.

3) La terza colonna contiene la denominazione (nome e cognome) del:

- mittente per i documenti in arrivo;

- destinatario per i documenti in partenza;

- contiene anche l’eventuale ragione sociale e l’indirizzo del mittente (entrata) o del destinatario (uscita).

4) La colonna successiva contiene un "regesto" dell’argomento trattato (argomento dell’affare). In archivistica il regesto è un riassunto, più o meno esteso, del contenuto di un singolo documento, con l'indicazione degli elementi utili al suo riconoscimento (data, nome dell'autore, ecc.).

5) Un'altra colonna contiene la classificazione realizzata attraverso il titolario dell'ente.

Il titolario ha il fine di assegnare il materiale agli uffici di competenza, per la trattazione degli affari. Consente inoltre di attribuire alla documentazione la sua collocazione definitiva.

6) Una ulteriore colonna contiene i riferimenti ai numeri di protocollo precedenti e successivi. I riferimenti evidenziano il vincolo archivistico esistente fra i documenti e sono essenziali per la procedura di formazione del fascicolo.

Occorre

automatizzare

questo processo







Automatic INDEX

External SystemA+

History Loss



A+



System



MFIA Response


A+ ExactMATCH

found






MFIA

Timeli mi t

Exceeded

Result>=

Average


CompareMFIAData





<xml/>

Perché scegliere Adobe per implementare un progetto sul protocollo informatico e su un workflow documentale?

AdobeAdobe LiveCycle ESLiveCycle ES

La nuova suite di prodotti server Adobe LiveCycle ES può garantire:

la dinamicità dei dati (in tutto il ciclo di vita del documento)

l'intelligenza nel PDF (è il documento che ingloba le "business logic"!)

l'utilizzo di standard per l'archiviazione a lungo termine (PDF/A)

l'interoperabilità tra i diversi moduli server (XML)

l'uso della firma digitale (PKCS#11)

l'utilizzo di workflow che si possono "estendere" al di fuori della propria organizzazione

l'integrazione con "web services" (consentono di dialogare con i sistemi aziendali: legacy, web oriented)

l'integrazione con FLEX (per la creazione di interfacce dinamiche e wizard per i processi di creazione e gestione dei documenti)




New Commerci alAppli cati on For m

Automatic INDEX

External SystemA+

History Loss


Recei ved Response from

A+

Time Limit Exceeded Notify Admin


System



MFIA Response


A+ ExactMATCH

found





Recei ved Response from

MFIA

Timeli mi t

Exceeded

Result>=

Average

Underwriter Review(UNDERWRITER_ROLE)

CompareMFIAData

SUB FLOWAssi gn to Underwri ter




Protocollo informatico: i livelli realizzativiDPR n° 428/98DPR n° 428/98

In via indicativa, sono stati individuati quattro livelli di realizzazione del protocollo informatico - e quindi quattro diverse tipologie di intervento:

Nucleo minimo protocollo;

Gestione documentale;

Workflow documentali;

B.P.R. (Business Process Reengeneering).Nucleo minimo protocollo

Gestione documentale

Workflow documentali

BPR

1

2

3

4

successivamenteDPR n° 445/2000

successivamenteDPR n° 445/2000Schema preso dal documento pubblico:

Linee guida alla realizzazione dei sistemi diprotocollo informatico e gestione dei flussi documentalinelle pubbliche amministrazioni (GEDOC 2 - 2000 - AIPA)

Adobe LiveCycle ES supporta la P.A. nella realizzazione di un workflow documentale (e non solo di processo)

Adobe LiveCycle ES supporta la P.A. nella realizzazione di un workflow documentale (e non solo di processo)




Esempio workflow documentale: DOCUMENTO IN ARRIVO

Schema preso dal documento pubblico:MANUALE DI GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI VERSIONE

COMUNE DI CUNEO (VERSIONE DEL 21 MAGGIO 2002)

PossibilitPossibilitàà di gestiredi gestirequesto workflow conquesto workflow con




Esempio workflow documentale: RICEZIONE E-MAIL




a: [email protected]




Esempio workflow documentale: TRATTAMENTO DEL DOC. INFORMATICO







Esempio workflow documentale:

FLUSSO DEI DOCUMENTI RICEVUTI DALLA AOO

Schema preso dal documento pubblico:CNIPA - 21 - FEBBRAIO 2006 - I QUADERNI -

MANUALE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTIE DELL'ARCHIVIO DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI (Modello di riferimento)

AOO = Area Organizzativa Omogenea





Esempio workflow documentale:

FLUSSO DEI DOCUMENTI INVIATI DALLA AOO

Schema preso dal documento pubblico:CNIPA - 21 - FEBBRAIO 2006 - I QUADERNI -


AOO = Area Organizzativa Omogenea



Adobe Adobe LiveCycle ESLiveCycle ES La nuova suite nella P.A. in grado diLa nuova suite nella P.A. in grado di

collegare le collegare le personepersone, le , le informazioniinformazioni e i e i processiprocessi




PKCS#11

Adobe LiveCycle ES: campi di applicazione

PROTOCOLLO INFORMATICO

FIRMA DIGITALE

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

ARCHIVIAZIONE OTTICA (OCR)

FATTURAZIONE ELETTRONICA(Ciclo passivo e Ciclo attivo)

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC)

DISTRIBUZIONE SICURADEI DOCUMENTI (protezione)

WORKFLOW DIPROCESSO E DOCUMENTALI

INTEROPERABILITÀ FRASISTEMI INFORMATIVI:XML E WEB SERVICES

ESTRAZIONE AUTOMATICAD'INFORMAZIONE DAI TESTI

(Information Retrieval)

GESTIONE DOCUMENTALEA SUPPORTO DELLA DIDATTICA,

DELLA FORMAZIONE E DELLA RICERCA

SISTEMI DI GESTIONEDEI CONTENUTI DIGITALI (CMS)

Integrazione con sistemi di






Integrazione con sistemi di Integrazione con sistemi di

Implementazione della

Implementazione di

Implementazione

PDF/A

ALTRI SISTEMI AZIENDALI (...)Integrazione con

SETTORI DI OPERATIVITA':

- Servizi finanziari (servizi bancari, mercati finanziari, assicurazioni)- Pubblica Amministrazione (enti locali, difesa, giustizia, sanità e servizi sociali, autorità fiscali, servizi amministrativi, etc.)- Telecomunicazioni (servizi di comunicazione, etc.)- Istruzione (formazione, ricerca, didattica)- Industria manifatturiera (registrazione e fatturazione, etc.)




Adobe PDF

AdobeLiveCyCle ES

Adobe LiveCycle ES: Creazione e gestione di documenti intelligenti

La piattaforma Adobe LiveCycle ES dialoga con i sistemi informativi aziendali e offre un completo supporto (grazie ai molteplici moduli server di cui è composta) alla realizzazione di un workflow documentale perfettamente coerente con i vostri processi aziendali.

Adobe Reader




Cross-Platform Clients

DesignerDesigner WorkbenchWorkbench Flex BuilderFlex Builder

FormsForms Process ManagementProcess Management

Production PrintProduction PrintBarcoded FormsBarcoded Forms

PDF GeneratorPDF GeneratorReader ExtensionsReader Extensions

Common Administration, Orchestration, Security, EncryptionCommon Administration, Orchestration, Security, Encryption

Existing Customer Infrastructure

Reader Flash HTML

PDF FlexUser Interface Technologies

Tooling

Solution Components

Foundation

LIVECYCLE ESENTERPRISE SUITE

LIVECYCLE ESENTERPRISE SUITE

OutputOutput

Rights ManagementRights Management

Digital SignaturesDigital Signatures

ECMECM CRM/SFACRM/SFA ERPERP LDAPLDAP ......

Data ServicesData Services

Struttura concettuale della nuova suite Adobe LiveCycle ES




Reader

PDF + Flash + Flex


Designer

Forms

Reader

Data Services

Barcoded Forms

Orchestration/Encryption

Administration

Invocation

LC

HTM

Flex Builder

Digital Signatures

Rights Management

PDF Generator

Output

Connectors for

Process ManagementIncludes LC Workspace Production Print

I prodotti LiveCycle inclusi nelbundle commerciale denominatoData Capture Edition

Forms ES

Data Services ES

Barcoded Forms ES

Reader Extensions ES

Workbench/Designer

Foundation

Data Capture Edition




Reader

PDF + Flash + Flex


Designer Flex Builder

PDF Generator

Rights Management

Digital Signatures

OutputForms

Reader

Connectors for

Process ManagementIncludes LC WorkspaceData Services

Barcoded Forms

Orchestration/Encryption

Administration

Invocation

LC

HTM

Production Print

Sono inclusi I seguenti modulidella piattaforma:

Forms ES

Data Services ES

Barcoded Forms ES

Reader Extensions ES

Process Management ES

Output ES

Rights Management ES

Digital Signatures ES

Workbench

Foundation

Business Transformation Edition




LiveCycle Forms ES

LiveCycle Data Services ES (formerly Flex Data Services)

LiveCycle Barcoded Forms ES

LiveCycle Reader Extensions ES

LiveCycle Process Management ES (formerly LiveCycle Workflow)

LiveCycle Rights Management ES (formerly LiveCycle Policy Server)

LiveCycle Digital Signatures ES (formerly LiveCycle Document Security)

LiveCycle Output ES (formerly LiveCycle Print)

LiveCycle PDF Generator ES

LiveCycle Production Print ES

LiveCycle ECM Connectors

Included in Data Capture Edition

Included in Business Transformation Edition

Adobe LiveCycle ES editions:

Dal punto di vista tecnico ogni modulo server (Solution Component) possiede delle specifiche funzionalità, ma fa parte di un unico ambiente server totalmente integrato (J2EE) e personalizzabile.

Dal punto di vista commerciale, i moduli possono essere venduti separatamente o in "bundle" (LiveCycle ES editions):- Data Capture Edition- Business Transformation Edition




Adobe LiveCycle ES: come realizzare un framework applicativo progettato secondo le indicazioni del CNIPA?



LiveCycleBarcoded Forms ES

LiveCycleProcess Management ES(formerly LiveCycle Workflow)

LiveCycleRights Management ES(formerly LiveCycle Policy Server)

LiveCycleDigital Signatures ES(formerly LiveCycle Document Security)

LiveCycleOutput ES(formerly LiveCycle Print)

LiveCyclePDF Generator ES

LiveCycleProduction Print ES

LiveCycleECM Connectors

LiveCycleData Services ES(formerly Flex Data Services)

LiveCycleReader Extensions ES

LiveCycleWorkbench ES

LiveCycleWorkspace ES (formerly Form Manager)

22

11

33

44

5566

7788

99

1010


Automatic INDEX

External SystemA+

History Loss



A+



System



MFIA Response


A+ ExactMATCH

found






MFIA

Timeli mi t

Exceeded

Result>=

Average


CompareMFIAData








LiveCycleLiveCycleWorkbench ESWorkbench ES

LiveCycle Workbench ES è un ambiente di sviluppo integrato basato su Eclipse (IDE, piattaforma di sviluppo open source) e permette di:

- lavorare in un singolo ambiente integrato su form, documenti e disegni di processo;

- semplificare la gestione e creazione di componenti di processo, fragments, template e XML schema;

- progettare moduli e contemporaneamente degli short-live process.

LiveCycleLiveCycleDesigner ESDesigner ES




LiveCycleLiveCycleProcess Management ESProcess Management ES(formerly LiveCycle Workflow)

LiveCycle Process Management ES permette di:

- disegnare i processi aziendali e documentali usando LiveCycle Workbench ES

- dare vita ai processi aziendali attraverso "documenti intelligenti" e RIA (Rich Internet Applications)

- gestire processi di business complessi attraverso LiveCycle Workspace ES

- ottimizzare i processi con l'azione di monitoraggio del LiveCycle BAM ES (Business Activity Monitoring)




LiveCycleLiveCycleWorkspace ESWorkspace ES(formerly LiveCycle Form Manager)

LiveCycle Workspace ES è un'interfaccia sviluppata in Adobe Flex™ con la quale è possibile:

- far iniziare agli utenti del workflow aziendale e documentale i vostri processi;

- ordinare, gestire e rispondere agli incarichi; - scalare, delegare e assegnare priorità ai task; - ricercare i processi esistenti.




LiveCycleLiveCycleData Services ESData Services ES(formerly Flex Data Services)

LiveCycle Data Services ES consente:

- l'integrazione con i "web services" progettati per far dialogare la piattaforma LiveCycle ES con l'infrastruttura IT esistente;

- l'integrazione di applicazioni RIA con applicazioni "verticali" esistenti, applicazioni di back-end e ambienti J2EE;

- l'abilitazione funzionalità di collaborazione, attraverso l'uso di Adobe Integrated Runtime (Adobe AIR™, nome in codice "Apollo"), piattaforma che permette agli utenti di far girare applicazioni web senza browser (versione BETA, in fase di sviluppo e consolidamento).




LiveCycleLiveCycleECM ConnectorsECM Connectors(ECM, Enterprise Content Management)



IBM FileNet P8 Platform

EMC Documentum ECM platform

<xml/>

IBM WebSphere


Per massimizzare il valore degli investimenti in SISTEMI ECM (Enterprise Content Management), sono stati sviluppati i LiveCycle ES Connectors che si integrano perfettamente con le soluzioni di ECM.

Grazie a questa integrazione, infatti, è possibile trasferire le informazioni contenute nei "documenti intelligenti", espressione di processi aziendali e documentali progettati a monte, all'interno dei sistemi di gestione dei contenuti aziendali, accelerando l'interscambio di dati tra LiveCycle e i sistemi di ECM.




LiveCycleLiveCycleForms ESForms ES

LiveCycle Forms ES consente:

- di renderizzare un form in HTML - PDF - SWF form guide;

- di renderizzare un form basato su fragments (form XDP che inglobato all'interno di un altro form consente l'aggiornamento di tutti i dati)

- l'integrazione con applicazioni Web per l'invio dei dati tramite form;

- l'accesso ai dati inseriti in un form;

- di interagire con altri servizi Adobe (LiveCycle Data Services ES).




LiveCycleLiveCycleRights Management ESRights Management ES(formerly LiveCycle Policy Server)

Una policy di protezione utente mediante LiveCycle Rights Management ES viene memorizzata sul server, consentendo così di controllare le azioni e modificare le impostazioni di protezione in maniera dinamica.

LiveCycle Rights Management ES consente:

- di appore un policy di sicurezza che permane sul documento

- un controllo delle funzioni Copia/Incolla, Modifica, Stampa (alta o bassa risoluzione), Commenti, Compilazione Moduli e Firma Digitale, Estrazione di Pagine.

- revocare permessi sul documento e controllare lo status di un documento o il profilo di utente

- includere "filigrane" e "watermark" (es: confidential, etc.)

DOCUMENTI SENSIBILI

DOCUMENTI SENSIBILI




LiveCycleLiveCycleDigital Signatures ESDigital Signatures ES(formerly LiveCycle Document Security)

LiveCycle Digital Signatures ES si occupa:

- Firma e certificazione digitale dei documenti PDF

- Convalida delle firme digitali;

- Cifratura e decifratura dei documenti;

- Integrazione con un modulo HSM (Hardware Security Module) per ottimizzare sicurezza e prestazioni.

- Il formato PDF supporta nativamente funzionalità di Firma Digitale- La Firma è persistente nel documento firmato, che non viene “imbustato”- La Firma può essere contestualizzata mediante “campi firma” personalizzabili e ben visibili- La Firma Digitale può essere utilizzata anche nell’ambito di workflow che prevedono l’utilizzo e la firma del documento da parte di più soggetti (documenti multi-firma) - La staticità del documento viene sempre controllata durante la rappresentazione- Le eventuali “macroistruzioni”invalidano la firma nel caso agiscano alterando il documento- La Firma può essere inserita in documenti destinati ad essere archiviati a lungo termine (PDF/A)

- Il formato PDF supporta nativamente funzionalità di Firma Digitale- La Firma è persistente nel documento firmato, che non viene “imbustato”- La Firma può essere contestualizzata mediante “campi firma” personalizzabili e ben visibili- La Firma Digitale può essere utilizzata anche nell’ambito di workflow che prevedono l’utilizzo e la firma del documento da parte di più soggetti (documenti multi-firma)- La staticità del documento viene sempre controllata durante la rappresentazione- Le eventuali “macroistruzioni”invalidano la firma nel caso agiscano alterando il documento- La Firma può essere inserita in documenti destinati ad essere archiviati a lungo termine (PDF/A)




LiveCycleLiveCycleReader Extensions ESReader Extensions ES

Le LiveCycle Reader Extensions ES permettono:

- di attivare le funzionalità aggiuntive di Adobe Reader;

- agli utenti finali di salvare, compilare, inserire commenti, firmare e inviare documenti PDF;

- di semplificare la collaborazione per la revisione di documenti (con i commenti);

- di automatizzare la cattura dei dati con moduli elettronici per consentire a tutti gli utenti la compilazione e l’invio dei moduli on-line oppure off- line.




LiveCycleLiveCycleBarcoded Forms ESBarcoded Forms ES

LiveCycle Barcoded Forms ES automatizza l’estrazione dei dati da documenti stampati utilizzando una tecnologia a barcode 2D:

- è il ponte di collegamento tra i processi di modulistica cartacea e digitale.

<xml/>




LiveCycleLiveCyclePDF Generator ESPDF Generator ES

LiveCycle PDF Generator ES propone tra le sue caratteristiche principali:

- la gestione della creazione di documenti in formato Adobe PDF su un server centrale;

- la generazione di documenti PDF a partire da molteplici formati nativi:• PostScript e EPS (Encapsulated PostScript)• Formati immagine (JPG, JPG 2000, GIF, BMP, TIFF, PSD)• Microsoft Word, Microsoft Excel, and Microsoft PowerPoint (DOC, XLS, PPT)• Microsoft Project (MPP)• Corel WordPerfect• Plain text format e Rich Text Format (TXT, RTF)• Web (HTML)• AutoCad (DWG)• Microsoft Visio (VSD)• Open Document Format (ODF) da OpenOffice• PDF.

- la conversione da PDF verso altri formati:• Formati immagine (JPG 2000, TIFF e PNG)• PostScript e EPS (Encapsulated PostScript)

- il SUPPORTO AGLI OPEN STANDARDS:• PDF/X-1° (per il mondo grafico)• PDF/X-3 (per il mondo grafico)• PDF/A-1B:2005 (archiviazione a lungo termine)• PDF ricercabile (OCR)




LiveCycleLiveCycleOutput ESOutput ES

LiveCycleLiveCycleProduction Print ESProduction Print ES

(formerly LiveCycle Print)

LiveCycle Production Print ES consente:

- la generazione in batch e distribuzione di documenti (con alti volumi) in doversi formati (AFP, IJPDS, PostScript, PCL e PDF).

- la gestione di alcuni processi di stampa più complessi: imposizione, fascicolazione, etc.

- il supporto della tecnologia OMR (Optical Mark Recognition) che consente di leggere le caselle di marchiatura, cioè i segni di spunta apposti in appositi spazi. La scansione di questionari e documenti simili e la valutazione di questi, diventano processi veloci ed estremamente facile attraverso programmi di riconoscimento con OMR.

NOTE: disponibile solo in lingua inglese, compatibile con LiveCycle Designer 7.1; Gira sia su Windows® sia su AIX®, e lavora con Microsoft SQL Server e Oracle databases.

LiveCycle Output ES permette:

- la standardizzazione dei processi di creazione e di gestione dei template di un documento, progettati con Adobe LiveCycle Designer ES.

- la creazione e distribuzione di package di documenti da nuovi o esistenti file PDF.

- il supporto dei principali formati di archiviazione (open standards): PDF/A generation e la conversione da PDF a TIFF.

- la generazione di documenti con destinazione su diversi client e differenti impostazioni/preferenze.


Quadro normativoQuadro normativo sul protocollo informaticosul protocollo informatico




Legge 7 agosto 1990, n. 241 - Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi (G.U. del 18 agosto 1990, n. 192), che per prima detta norme in materia di Semplificazione dei Processi Amministrativi delle PA, individua un “Responsabile del Procedimento” disciplina il diritto di accesso dei cittadini ai Documenti delle PA e definisce il documento amministrativo anche in formato digitale

DPR 27 giugno 1992, n. 352 - Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell’art. 24, comma 2, della Legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (G.U. 29 luglio 1992, n. 177)

DPR 12 febbraio 1993, n. 39 - Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, a norma dell’art. 2, comma 1, lettera m), della legge 23 ottobre 1992, n. 421. (G.U. 10 febbraio 1993, n. 42)

Legge 15 marzo 1997, n. 59 - Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della pubblica amministrazione e per la semplificazione amministrativa. L’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, che prevede che gli atti, dati e documenti, formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici,sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge;

DPR 10 novembre 1997, n. 513 - il decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, "Regolamento recante criteri e modalità per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici;

Normativa di riferimento

Elenco preso dal documento pubblico:CNIPA - 21 - FEBBRAIO 2006 - I QUADERNI -





Legge 16 giugno 1998, n. 191 - l’art. 4 della legge 16 giugno 1998, n. 191 , e il relativo regolamento emanato con dPR 8 marzo 1999, n. 70, in materia di telelavoro nelle pubbliche amministrazioni;

Delibera AIPA 30 luglio 1998, n. 24 - la delibera dell’AIPA del 30 luglio 1998, n. 24, che definisce le regole tecniche sull’archiviazione ottica;

DPR 20 ottobre 1998, n. 428 - il decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428, recante "Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica ", che fissa criteri e modalitàper la gestione elettronica dei documenti, consente la interoperabilità tra le amministrazioni pubbliche e l’accesso esterno al sistema documentario, compatibilmente con le norme sulla tutela dei dati personali;

DPCM 8 febbraio 1999 - il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 8 febbraio 1999, recante le "Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 3, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513";

Circolare AIPA 26 luglio 1999, n. 22 - la circolare dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione (AIPA) 26 luglio 1999, n. 22, che detta le modalità per presentare le domande di iscrizione nell’elenco pubblico dei certificatori;

DPCM 28 ottobre 1999 - Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni. (G.U. 11 dicembre 1999, n. 290)


MANUALE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTIE DELL'ARCHIVIO DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI (Modello di riferimento) Normativa di riferimento




Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 - Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell’articolo 1 della legge 8 ottobre 1997, n. 352. (G.U. 27 dicembre 1999, n. 302)

DPCM 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico; valido ai sensi dell’art. 78 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445. (G.U. n. 272 del 21 novembre 2000)

Deliberazione AIPA 23 novembre 2000, n. 51- Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del DPR 10 novembre 1997, n. 513. (G.U. 14 dicembre 2000, n. 291)

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. (G.U. 20 febbraio 2001, n. 42)

Tutto il processo legislativo citato, ed altro ancora, è oggi riassunto nel DPR n° 445 (12/2000) “recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”. Il Te sto Unico stabilisce che “Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004 a realizzare o revisionare i sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico (leggasi Sistema di Gestione Informatica dei documenti) e dei procedimenti amministrativi (leggasi Gestione del Flusso Documentale o Workflow Management)”.

Questo obbligo è articolato su tre livelli:

il sistema di gestione delle informazioni minime sui documenti (Registrazione e Segnatura di Protocollo);

il sistema di gestione informatica dei documenti (tutti i documenti sono accessibili in formato digitale);

ed, il più completo, il sistema di gestione dei flussi documentali per gestire i procedimenti amministrativi mediante sistemi automatizzati (workflow management).

Un ruolo prioritario all’interno della normativa è assegnato alla reingegnerizzazione dei procedimenti amministrativi (B.P.R.) e al trattamento dei documenti informatici. Parlare di reingegnerizzazione dei processi significa intervenire nella definizione degli iter e quindi nell’organizzazione complessiva dell’Ente.






Circolare del 16 febbraio 2001, n. AIPA/CR/27 – “Art. 17 del DPR 10 novembre 1997, n. 513 - Utilizzo della firma digitale nelle pubbliche amministrazioni”.

Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 - “Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche”.

Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. AIPA/CR/28 - Articolo 18, comma 2, del DPCM 31 ottobre 2000 recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. (G.U. 21 novembre 2000, n. 272)

Circolare AIPA 21 giugno 2001, n. AIPA/CR/31 (Art. 7, comma 6, del DPCM 31 ottobre 2000 recante “Regole tecnicheper il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428” - requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili.)

Direttiva del Ministro per la funzione pubblica del 13 dicembre 2001 – Formazione del personale. (G.U. del 31 gennaio 2002, n. 26)

Direttiva 16 gennaio 2002, Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie – Sicurezza informatica e delle telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni statali.

Decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 - Recepimento della direttiva 1999/93/CE sulla firma elettronica.

Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie, 9 dicembre 2002 –Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali.






Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie, 20 dicembre 2002 – Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione.

Legge 27 dicembre 2002, n. 289 - Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato.

DPR 7 aprile 2003, n. 137 - Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell’articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002.

Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali.

Decreto Ministeriale 14 ottobre 2003 - Approvazione delle linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. (G.U. del 25 ottobre 2003, n. 249)

Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 27 novembre 2003 - Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni. (G.U. 12 gennaio 2004, n. 8)

Direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del consiglio del 13 dicembre 2003.

Direttiva 18 dicembre 2003 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione per l’anno 2004. (G.U. 4 aprile 2004, n. 28)

DPCM 13 gennaio 2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. (G.U. 27 aprile 2004, n. 98)

Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137. (G.U. 24 febbraio 2004, n. 28).

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