Tartu Ülikool

Pärnu kolledž

Ettevõttluse osakond

Diana Ringe

AÜMD 2

MS EXCHANGE (+OUTLOOK)

Referaat

Juhendaja: lektor Taavi Tamberg

Pärnu

2011

SISUKORD

Sissejuhatus.......................................................................................................................3

1. Grupitarkvara.............................................................................................................4

2. Ms exchange ja outlook.............................................................................................6

2.1 Ms exchange...............................................................................................................6

2.2 Exchange 2007 ja exchange 2010..............................................................................9

2.3 Outlook.....................................................................................................................11

LISAD.............................................................................................................................15

Lisa 1 : Outlooki ekraanipilt............................................................................................15

Lisa 2: Referaadi täpsustused ja võrdlemine eelmiste aastatega....................................16

2

SISSEJUHATUS

Referaadi eesmärgiks on anda ülevaade MS Exchange ja Outlooki funktsioonidest ja

olemusest. Töö on üles ehitatud kahele peatükile ning kolmele alapeatükile. Esmalt

tutvustan lähemalt grupitarkvara ning edasised peatükid on MS Exchange ja Outlook.

Uuritud on tarkvara omadusi ja rakendamist, litsentsitüüpe. Samuti esineb ka näiteid

tarkvara kasutamise ja rakendatava tarkvara kohta. Esile tõin ka loendeid, et

informatsiooni paremini esile tuua. Samuti esineb ka jooniseid. Võrdlesin ka MS

Exchange 2007 ja 2010 aasta versioone. Lisaks põhipeatükkidele järgnevad kokkuvõte

ja lisad. Materjali kogusin Internetist.

3

1.GRUPITARKVARA

Tänapäeval kolitakse iga päevaga üha enam arvuti keskkonda üle. Arvuti on masin nagu

iga teinegi, et inimeste elu lihtsamaks muuta. Tänu Internetile on meil võimalus

üksteisega suhelda palju kiiremini ning informatsiooni levik toimub efektiivsemalt.

Tänu e-postile ja grupitarkvaradele on meile loodud võrdsed võimalused töötamaks

kodus, kontoris või reisil olles. Kiire elutempo juures üsnagi oluline. Õnneks on Internet

meile kõigile kättesaadav sõltumata vanusest ning elukohast, sest see levib peaaegu

kõikjale.

Grupitöö tarkvara ehk grupivara (inglise keeles groupware) on üldtermin tarkvarale, mis

on loodud hõlbustama inimestevahelist infovahetust, võimaldades teostada ülesandeid

kiiremini ja tõhusamalt. (Grupitöö tarkvara 2011)

Grupivara on aluseks teadmiste juhtimisele ning see mängib üha suurenevat rolli

tänapäeva konkurentsitihedas äris. (Grupitöö tarkvara 2011)

Grupitarkvara on loodud lihtsustama inimeste vahelist infovahetust, võimaldades

teostada ülesandeid tõhusamalt ja kiiremini. Grupivara kasutades on näiteks

kaastöötajate ajakavad kõigile nähtavad, seega lihtsustub tunduvalt meeskonna

ajaplaneerimine. Samuti lihtsustavad ettevõtte tööd ja klienditeenindust ühiste

kontaktide olemasolu ning avalike kaustade kasutamine (nt on klientide kontaktid ja

kirjavahetus klientidega ühiskasutuses ning kättesaadavad kogu müügimeeskonnale).

Projektijuhil on aga tunduvalt lihtsam ressursse ja kogu projekti juhtida, sest info

4

ressursside kasutuse kohta on avalik kogu meeskonnale. Samuti võimaldavad grupitöö

vahendid anda tiimile ülesandeid ning jälgida nende täitmist. (Mumma,A. 2011)

Eestis enimkasutatavad grupivarad on:

Microsoft Exchange

Lotus Domino/Notes

Amphora

(Grupitöö tarkvara 2011)

Grupivara valikut mõjutavad kasutatavad tarkvaraplatvormid. Microsoft Exchange

töötab vaid koos Windowsi, Outlook mitmete Windowsi versioonide ja Macintoshi

klientprogrammiga. (Tamm, T. 2011)

5

2. MS EXCHANGE JA OUTLOOK

2.1 Ms exchange

Microsoft Exchange on meiliserver, mis algselt oli sisse ehitatud Windows 95

kasutajaliidesesse aastal 1996. Exchange võimaldab lugeda ja saata e-posti erinevatest

e-posti süsteemidest, sh kohtvõrgupõhistest süsteemidest nagu Microsoft Mail, Internet

Mail või onlain-kaugsüsteemiteenustest nagu The Microsoft Network ja CompuServe.

Microsoft Exchange võimaldab ka saata ja vastu võtta fakse jt sõnumeid ning pakub

efektiivset meetodit sõnumite organiseerimiseks, sorteerimiseks ja liigitamiseks. (e-

teadmik 2011)

MS Exchange on üks osa Microsofti serveritest. Tarkvaraplatvormina vajab MS

Exchange töötamiseks vaid Windowsi, Outlook aga mitmete Windowsi versioonide või

Macintoshi klientprogrammiga Macintoshi klientprogrammi. Exchange peamised

tunnusjooned on meiliserver, kalender, kontaktid ja märkmed. Exchange võimaldab e-

maili ja mobiili teel laialdast juurdepääsu informatsioonile ning paremat

andmesalvestust. MS Exchange Serveri keskkonna alguseks võiks lugeda 1993. Jaanuar

1995 oli juba umbes 500 kasutajad. 1996 aasta aprilliks oli juba 32000 kasutajat.

Microsoft Exchange server kasutab firmasisest RPC protokolli, kus on avalikustatud

ainult asutuse sisesed dokumendid. MS disainiti kasutatamaks ainult Microsoft Outlooki

klientide poolt. Koostöös Windows Mobile 5.0 AKU-ga võimaldab MS Exchange

server saata mobiilile.

6

Joonis 1. Grupitöö tarkvarade turuosa USA-s (Tamm, T. 2011)

Kui telefonis on seadistatud Microsoft® Exchange Serveri meilikonto, siis saab

kasutada täiustatud e-posti funktsioone. Juurdepääsetavad funktsioonid sõltuvad

kindlasti teenusepakkuja kasutatavast serveri versioonist.

Mõningad funktsioonid:

Automaatvastuse "Kontorist väljas" saatmine

1. Koputage valikuid > E-mail > Outlook E-mail.

2. Koputage valikuid > Tools > Out of Office….

3. Valige ripploendis I am currently: väärtus Out of the Office.

4. Sisestage automaatvastus.

5. Koputage valikut Done.

(Sony Ericsson Global 2011)

Microsoft® Exchange Serveris olevate e-kirjade otsimine

1. Koputage valikuid > E-mail > Outlook E-mail.

2. Koputage valikuid > Tools > Search Server….

7

3. Sisestage tekstiväljale Look for: otsingu võtmesõna.

4. Valige muud suvandid ja koputage valikut Search.

(Sony Ericsson Global 2011)

Telefonis kuvatakse ka e-kirjade meeldetuletused ning samuti on võimalus ka sõnumeid

sünkroonida.

Microsoft Exchange võimaldab muuhulgas:

E-posti sõnumite vahetamist arvutikasutajate vahel;

automaatset sõnumitele vastamist vastavalt kasutaja poolt määratud reeglitele;

kasutamist elektroonilise teadetetahvlina (bulletin board);

ühendamist teiste e-posti süsteemidega nagu Internet, Lotus Notes, Microsoft Mail jt;

varem saadetud sõnumite tagasikutsumist ja asendamist, kui adressaadid pole neid

lugenud;

küsimuste hääletamist ja hääletustulemuste töötlemist;

delegaatide määramist kasutajate poolt;

offlain-tööd ja perioodilist sünkroniseerimist Exchange serveril hoitava

informatsiooniga;

veebilehtede organiseerimist rühmaliikmete ühiskasutuseks

rühmaürituste, näit. koosolekute korraldamist;

onlain-koosolekute korraldamist;

elektrooniliste blankettide loomist ja laialijagamist.

(e-teadmik 2011)

8

Exchange’i saab kasutada sõnumivahetuseks ja koostöö korraldamiseks mistahes

suurusega rühmades.

MS Exhange üheks suurimaks ja tähtsaimaks kasutajaks Eesti Vabariigi piires on

kahtlemata Eesti Politsei (www.politsei.ee). Kelle puuduseks oli enne selle programmi

kasutusele võttu ühtse süsteemi olemasolu, mis tõi kaasa ka kahtlemata suuremad

kulutused infotehnoloogjale. Ühtne süsteem, mida kahtlemata Exchange pakub on

parim lahendus ühele suurele organisatsioonile. ( Melnits, V. 2011)

2.2 Exchange 2007 ja exchange 2010

Varasemalt kasutatud 2003nda aasta versioonile uuendati see 2007 aasta omaga, mis on

palju võimsam.

1) Serveri rollid (Server roles) : Uues versioonis on võimalik valida teie serveri jaoks

üks (või mitu) 5st põhirollist.

2) WebReady dokumentide näitamine (WebReady Document Viewing:) : uus eripära

mis puudutab OWA (Outlook Web Access). Ta võimaldab näidata MS Office

dokumente (Word, Excel, PowerPoint, ja isegi PDF) HTML kujul, kui nad on avatud

Avalikus Kataloogis (Public Folder) kaudu või  lisatud E-mailile.

3) Exchange ActiveSync : siin on täiustatud ActiveSync võimalused kontrollida, kas

klient sai uusi meile.

4) Exchange Forefront ja Exchange Hosted: „Forefront“ on antiviirus ja antispam

tarkvara mis oli arendatud firmas Sybari (eelmine nimetus Antigen) mis filtreerib meilid

lokaalses meili serveris.

5) Pakitud krüpteering (Bundled encryption).

Kuid aeg on edasi läinud ja nüüdseks on väljas ka 2010 versioon, mis on omakorda veel

rohkem täiendatud. Mida uut pakub MS Exchange 2010?

9

Exchange 2010 andmebaaside kirjutuse ja lugemise kiirus on tunduvalt paranenud.

Microsoft on optimeerinud jõudlust ning seega suudab Exchange 2010 saada hakkama

ka tagasihoidlikuma serveri peal ja ei nõua nii suurt jõudlust serverilt kui varasemad

versioonid. Tänu sellele võimalus Exchange andmebaase majutada ka SATA ketastele.

OWA (Outlook Web Access) toetab ametlikult lisaks IE-le ka Firefoxi ja Safarit (kogu

Web Accessi funktsionaalsus on kasutatav).

Conversation View. Kui on aktiveeritud, grupeerib samateemalisi e-kirju, nii sinu kui ka

teiste saadetuid, kui teema puhul on saadetud mitu kirja.

Mail tips – kui saadad maile näiteks grupile, siis näitab ära, kui kellelgi on majaväline

aadress. Või kui keegi on out of office.

( Aks 2011)

Ühiskond areneb ja ka tarkvara areneb. Muudatusi ja täiendusi on veelgi tehtud ning

juba järgmisel aastal võib väljas olla uus versioon antud grupitarkvarast.

10

2.3 Outlook

Microsoft Outlook on Microsofti poolt loodud tarkvara e-kirjade saatmiseks ja

vastuvõtmiseks ning samuti võimaldab see planeerida oma aega, pidada andmebaase.

(LISA 1) Seda võib ka nimetada personaalinfo haldusprogrammiks. See on saadaval

kontoritarkvara paketis MS Office ning eraldi programmina.

Programmi koosseisus on mitu kataloogi:  

- Saadetud ja lõpetamata sõnumid.

- Sinna on märgitud kohtumised ja nõupidamised.

- Avaneb kontaktide loend.

- Näitab pooleli olevad ja tehtud tööd.

- Kataloogide nimistu.

Microsoft office outlook võimaldab kogu e-posti hallata ühes kohas. Korraga võib ligi

pääseda mitmele kontole – nii tööalastele, isiklikele kui ka veebipõhistele

meilikontodele (nt MSN® Hotmail®). Samuti saab sõnumeid rühmitada kuupäeva,

mahu, vestluse, teema, tähtsuse ja muude kriteeriumide järgi, mis muudab

meilisõnumite otsimise hõlpsaks. Samuti teevad elu lihtsamaks Outlooki

elektrioonilised sõnastikud ja interaktiivsed teabesildid. Outlook kohandab oma

jõudlust, kuvades võrgu kiirusest sõltuvalt kas sõnumi eelvaate või terve sõnumi. Tänu

rämpspostifiltrile saab tõkestada oma sisendkausta risustamist.

11

Outlooki positiivseid külgi:

* Meilisõnumte lugemine ühendusest sõltumata. Uus Exchange'i vahemälurežiim

laadib sõnumid ja muud Outlooki andmed teie arvutisse alla, aidates teil säilitada

tööviljakuse ka võrguühenduse katkemisel.

* Tundliku loomuga töö levitamise kontrollimine. Kasutades teabeõiguste halduse

(IRM) funktsiooni, saate aidata kaasa oma ettevõtte varade kaitsmisele, keelates

adressaatidel oluliste meilisõnumite edasisaatmise, kopeerimise või printimise.

* Tagab tõhusama koostöö. Saate salvestada meilisõnumite manused ühistöö-

ruumidesse, kus teised meeskonnaliikmed pääsevad juurde salvestatu värskeimatele

versioonidele ning faile registreerida ja välja kirjutada. Ühistööruumidesse saab

salvestada ka toiminguloengeid, seostuvaid faile, linke ja liikmeloendeid.

Outlooki üheks suurimaks kasutajaks Eestis on Tartu Ülikool.

12

KOKKUVÕTE

Antud referaat andis ülevaate grupitarkvarast. Rohkem keskenduti töö põhiteemadele,

milleks on MS Exchange ja Outlook.

Grupitarkvara on on koondnimeks tarkvarale, mille eesmärgiks on lihtsustada inimeste

omavahelist infovahetust. See loob kõik eeldused informatsiooni kiiremaks liikumiseks.

MS Exchange on e-mailipõhine kommunikatsiooniserver koostöö hõlpsustamise jaoks

ning väga paljud ettevõtted kasutavad seda. Tema põhiülesandeks on samuti töö

lihtsustamine ja infovahetuse parandamine.

Outlook on multifunktsionaalne, mis koondab ühtekokku enamus olulisi asju, mida

vajatakse nii ettevõtetes kui ka igapäevases elus. See ühendab kõik teie meilisõnumid,

võimalus on koostada oma ajakava, teha märkmeid ja talletada oma kontaktid.

13

KASUTATUD KIRJANDUS

1. Aks [http://www.aks.ee/news.asp?action=0&type=8&id=100036] 06.11.2011

2. E-teadmik [http://vallaste.ee/] 06.11.2011

3. Google [http://www.google.ee/imgres?

q=Outlook&um=1&hl=et&client=firefox-

a&rls=org.mozilla:et:official&biw=1525&bih=699&tbm=isch&tbnid=f1iD9u

qWDIEbuM:&imgrefurl=http://oggsync.com/index.php/info/

96&docid=L0kZHH2HcFo6iM&imgurl=http://oggsync.com/img/

outlook.png&w=1032&h=742&ei=oK23TqSSCsL0-

gbsheyFBg&zoom=1&iact=rc&dur=344&sig=114561681753139953440&pa

ge=1&tbnh=161&tbnw=224&start=0&ndsp=18&ved=1t:429,r:5,s:0&tx=84&t

y=71] 07.11.2011

4. Grupitöö tarkvara [http://www.hariduskeskus.ee/opiobjektid/grupitoo/?

%D5PPEMATERJALID:Grupit%F6%F6_tarkvara_liigid] 06.11.2011

5. Melnits, V. 2009. MS EXCHANGE (+Outlook) (referaat) 07.11.2011

6. Mumma, A. 2010. GRUPITARKVARA GOOGLE GRUPID (referaat)

06.11.2011

7. Sony Ericsson Global

[http://www.sonyericsson.com/cws/static/webguide/aspen/et/Microsoft-

Exchange-Server-features.html]

8. Tamm, T. 2006. Grupitarkvara MS EXCHANGE (+OUTLOOK) (referaat)

06.11.2011

9. Vihman, M. 2008. MS EXCHANGE (+OUTLOOK) (referaat) 06.11.2011

14

Lisa 1 : Outlooki ekraanipilt

(Google 2011)

15

Lisa 2: Referaadi täpsustused ja võrdlemine eelmiste aastatega

Antud referaadi teema valiti, kuna see on väga laialdaselt vevinud ning paljud inimesed

puutuvad sellega igapäevaselt kokku. Kui mitte tööl ega koolis, siis kodus kindlasti, sest

Outlook on väga levinud ja armastatud viis oma e-kirjade ja muude oluliste toimingute

talletamiseks.

Teemast tuleks kindlasti ka järgnevatel aastatel kirjutada, sest pidevalt töötatakse välja

midagi uut ja kõik areneb tohutult kiiresti.

Kõik materjalid, mida oma töös kasutasin leidsin Internetist. Samuti leidsin palju

huvitavat eelmiste aastate töödest. Varaseim samateemaline referaat oli aastast 2006.

Antud töö oli suhteliselt lühike, kuid samas olid põhieesmärgid täidetud. 2007 aasta

referaat oli see-eest väga põhjalik. Toodud oli pikemalt ka näiteid konkteete ettevõtete

kohta, kes antud tarkvara kasutavad. Samuti olid head ka 2009 ja 2010 aastate tööd. Iga

aasta tuleb materjale juurde ning ka grupitarkvara täieneb. Eeldused antud teemal

kirjutamiseks seega ka paranevad ja suurenevad.

16