Socialförvaltningens digitala resa

Digitalisering kopplat till arbetsprocesser Hur långt har vi kommit?

Vilka nyttoeffekter ger det?Hur går vi vidare med övrig verksamhet?

VälfärdsteknikPlaneringscenter för Individuell Omsorg

Systemadministratörer

Systemutvecklare

IT-samordnare/förvaltare

Verksamhetsutvecklare digitalisering

Socialförvaltningens IT-enhet

System inom SocialförvaltningenMyndighet

”IFO”

Combine

Life Care

Infotorg

SSBTEK

QlikView

Tolkförmedling

Migrationsverket

Myndighet ”ÄO”

Combine

Life Care

IntraPhone

QlikView

Myndighet LSS

Magna Cura

Life Care

Utförare, hemtjänst

Combine

Life Care

Appva

IntraPhone

Kompanion

Digitala nycklar

Personliga mobiler

QlikView

Utförare, säbo

Combine

Life Care

Appva

SekoiaIntraPhone

Mobiler

QlikView

Hemsjukvård

Combine

Life Care

Appva

Sekoia

IntraPhone

NPÖ,Pascal,

nationella register

Mobilus

Websesam,Cybercom

QlikView

Övriga system

Personec

Time Care

Kobe

HSA

Kia

Signering av utbetalningar

Stratsys

FIM

SITHS-admin

Kortportal

Myndighet ”IFO”

Combine

Life Care

Infotorg

SSBTEK

QlikView

Tolkförmedling

Migrationsverket

Myndighet ”ÄO”

Combine

Life Care

IntraPhone

QlikView

Myndighet LSS

Magna Cura

Life Care

Utförare, hemtjänst

Combine

Life Care

Appva

IntraPhone

Kompanion

Digitala nycklar

Personliga mobiler

QlikView

Utförare, säbo

Combine

Life Care

Appva

SekoiaIntraPhone

Mobiler

QlikView

Hemsjukvård

Combine

Life Care

Appva

Sekoia

IntraPhone

NPÖ,Pascal,

nationella register

Mobilus

Websesam,Cybercom

QlikView

Övriga system

Personec

Time Care

Kobe

HSA

Kia

Signering av utbetalningar

Stratsys

FIM

SITHS-admin

Kortportal

”Hemtjänst i utveckling”2009 startade ett projekt med målet att ta reda på:

• Hur säkerställer vi att brukaren får den tid och de resurser uppdraget förutsätter?• Vilka möjligheter och lösningar finns att få ut mer av redan befintliga resurser?• Hur använder vi hemtjänstens resurser i dag?

Projektet införde ett system för både planering och uppföljning inom hemtjänsten.

”Hemtjänst i utveckling”Jämförelse biståndsbedömd tid med faktisk utförd tid

Under 2009 och 2010 gjordes mätningar pådrygt en halv miljon insatser.

Resultatet blev underlag för beslut kring ändrad tid per beställd insats.

Sedan 2011 överensstämmer den beställda tiden på en rimlig nivå i förhållande till den utförda.

Att ändra insatstiderna möjliggjorde en ersättningsmodell där vi kunde gå in i kundval inom hemtjänst.

2009 2011Beställda Utförda Beställda tim. Utförda tim.

1000 tim 1000 tim900 tim

530 tim

”Hemtjänst i utveckling”

Utvärderingen visade:

• Det är möjligt att effektivisera hemtjänsten och öka brukartiden med hjälp av digitala planerings- och uppföljningssystem.

En ökning av produktiviteten från 52 % till mellan 65-70 %

• Att kunna diskutera verkligheten utifrån det medarbetaren själva registrerar underlättar förändringsarbete.

• Framtidens hemtjänst kräver uppföljning på utförda insatser inte minst mot bakgrund av konkurrensutsättning.

Byte av verksamhetssystem2012 Äldreomsorgen, både privat och egen regi.

2015 Hälso- och sjukvård

2017 Stöd och försörjningBarn och familj (utredning barn och unga) Vuxenhet (missbruk, beroende)Avvikelserapportering

2018 Barn och familj (familjerätt, familjehem)IBICLSS

Superanvändare ”Superanvändare är en utsedd person som har kunskaper om hur man använder systemens funktioner på bästa sätt”

I rollen ingår:• Vara expert inom sitt område och verka för att införandet av nya system

görs på bästa sätt i sin del av verksamheten.

• Ha kunskap om gällande arbetsmetoder inom sitt verksamhetsområde.

• Att ansvara för att utbilda kollegor i systemet.

• Att vara en länk mellan ledning och kollegor, t ex att informera om förändringar i systemet.

• Att ta vara på erfarenheter/önskemål från verksamheten och kommunicera dessa till IT.

• Delta på utbildningar och uppföljningar som initieras av IT.

• Precisera eget behov av utbildning, stöd, information för medverkan.

Kommunberedningen

Chefsgrupp Halland

Strategisk nivå Taktisk nivå

Fokusgrupper

Digital agendaArbetet kring digitaliseringen pågår sedan några år på olika nivåer i Falkenberg

Målområden:

E-tjänster ”Användningen av e-tjänster inom hälso- och sjukvården samt socialtjänsten för att stödja och underlätta för den enskilde samt för att effektivisera verksamheten ska öka”.

Behörighetsidentifikation”Andelen berörd personal inom socialtjänsten som har tillgång till säker roll- och behörighetsidentifikation ska öka”.

Nationell Patientöversikt”Användningen av Nationell Patientöversikt (NPÖ) i kommunerna och hos enskilda vårdgivare ska öka”.

Mobilitet”Andelen av berörd personal inom hälso- och sjukvården samt socialtjänsten som kan dokumentera och komma åt information mobilt ska öka”.

Välfärds- och hälsoteknik”Region Halland och kommunerna i Halland ska prioritera och fokusera så att införandet och användandet av välfärds- och hälsotekniska produkter och tjänster ökar”.

Mobil informationshanteringPlanering, uppföljning och mobil dokumentation

Målgrupp:Hemtjänsten, hemsjukvård

Mål:• Mindre stress bland personalen. • Kvalitetssäkra dokumentationen som också sker i realtid.• Öka delaktighet hos brukare. • Underlätta kvalitetsuppföljning för medarbetare, ledning och beslutsfattare.

Mobil informationshanteringDigitala signeringslistor

Målgrupp:Hemtjänst, särskilt boende, hemsjukvård, LSS

Syfte:• Personal ska ha tillgång till den information de behöver när de behöver den.• Personal behöver system som påminner dem om insatser de missat.• Digitala signeringslistor ger möjlighet att alltid ha korrekta listor.• Öka patientsäkerheten

Mål• Avvikelser av glömda doser ska minska med mer än 90 % efter genomförandet. • Effektivisera verksamheten för framtida personalförsörjning

Mobil informationshanteringHur fungerar det? Planering av besök hos brukare görs av teamsamordnare.

Digitala signeringslistor läggs in av legitimerad personal.

Hemtjänstens personal loggar in i en personlig smartphone och i apparna IntraPhone och Appva. Där ser de dagens planerade besök, samt:

• var brukaren bor och annan viktig information• vad som ska utföras, både SoL och HSL-insatser• dokumentation 10 dagar bakåt i tiden• vem som varit där på tidigare besök och vem som kommer på nästa besök

De dokumenterar på plats hemma hos brukaren.

Syftet är att kvalitetssäkra alla besök hos brukaren oavsett utförare.

Systemet möjliggör loggning vid öppning av dörrar och medicinskåp.

Öka tryggheten för både brukare och personal.

Vidareutveckla samarbetet med Räddningstjänst Väst i Falkenberg kring trygghetslarm – SMART nyckel.

Digitala nyckelgömmor och medicinskåp

Hur fungerar det?Digital nyckel: Den personliga nyckeln har batteridrift och är programmerbar och behörighetsstyrd.

Alla aktiviteter loggas i nyckeln och alla medarbetare som utför hemtjänst har en egen personlig nyckel.

Brukarens egen nyckel: Fungerar som vanligt.

Nyckelgömma och medicinskåp: Nyckelgömman sitter på dörren och medicinskåpet inne hos brukaren. Dessa har en digital låscylinder.

Duolås till kunds ytterdörrar och entréportar: I de fall där vi tekniskt kan sätta ett DUO-lås kommer det främst att monteras i port och där det är tillämpligt ibrukarens dörr.

Tidsvinster med digitaliseringSystem Gammalt arbetssätt Tidsåtgång i

egen regiNytt arbetssätt Tidbesparing

Nyckelgömmor Åka fram tillbaka till lokalen för att lämna och hämta nycklar.

20 min per120 medar-betare/dag

En personlig behörighets-styrd nyckel som går till brukarens dörr

Ca 1200 tim/mån

Mobildokumentation

Åka till lokalen och dokumentera via datorn

15 min per 120 medar-betare/dag

Dokumenterapå plats hemma hos brukaren

Ca 900 tim/mån

Digitala signeringslistor

Skriva listor i Word.Distribuera ut, hämta in och kontrollera. Ändra vid behov.

30 min per 1200 listor/ månad

Görs direkt i datorn och med en massa tidsbesparande finneser

Ca 600 tim/mån

Framgångsfaktorer för en lyckad digitalisering

• Ledarskap!• Tydlig planering av införandeprojekt

• Ansvarsfördelning/roller

• Superanvändare!• Delaktighet

• Enkelhet

• Tid

Vad gör vi 2018?

Appva LSS Combine familjerätt• Combine LSS• Införa IBIC• Combine medborgarportal, utöka med försörjningsstöd• Förberedelser för GDPR• E-arkiv• Förbereda och införa EFOS (E-identitet för offentlig sektor)• Fler e-tjänster• NPÖ producent (Nationell patientöversikt)• Mobil genomförandeplan• Mobil avvikelsehantering• Följa upp och utvärdera projekten på särskilt boende

Planeringscenter för Individuell Omsorg (PIO)

Planeringscenter för Individuell Omsorg

• PIO-projektet– Syfte

• Skapa en effektiv och kvalitetssäker implementering av välfärdsteknik inom äldreomsorgen.

• Brukar-, medarbetar- och arbetsgivarperspektiv

– Bakgrund• Demografisk utveckling

Arbetsför ålder

Barn- och pensionärer

80+

• Ambitionshöjning – Nya möjligheter för såväl individ som organisation

• PIO-projektet – Syfte

• Skapa en effektiv och kvalitetssäker implementering av välfärdsteknik inom äldreomsorgen. • Brukar-, medarbetar- och arbetsgivarperspektiv

– Bakgrund• Demografisk utveckling• Ambitionshöjning – Nya möjligheter för såväl individ som organisation

– Effektmål• Etablering av ett systematiskt arbetssätt för att identifiera, testa, upphandla, implementera,

följa upp och förvalta välfärdstekniska lösningar som en ordinarie del av socialförvaltningens verksamhet

• En kultur som välkomnar välfärdsteknik inom äldreomsorgen

– Bemanning• Projektledare, sjuksköterska, fysioterapeut, biståndshandläggare, (arbetsterapeut)

– Organisatorisk tillhörighet• Socialförvaltningens IT-enhet

– Projektlängd• Tre år fr o m nu

Planeringscenter för Individuell Omsorg

FILM ”TÄNK OM”

TACK FÖR OSS!