SOP (Standar Operasional Prosedur)PLENO LAPORAN PERTANGGUNGJAWABANTENGAH TAHUN KEPENGURUSAN DAN KEPANITIAAN

IKATAN MAHASISWA KEDOKTERANUNIVERSITAS TANJUNGPURA

LEMBAR PENGESAHAN

Ketua IMKU 2013/2014 Kabid PSDM 2013/2014

Aulia Candra Gama Natakusumawati

PRAKATA

Berbagai kepanitiaan terbentuk selama periode kepengurusan IMKU dalam realisasi program kerja yang disusun. Selain itu, dengan panjangnya masa periode kepengurusan IMKU diperlukannya rapat yang diselenggarakan pada tengah tahun kepengurusan untuk mengevaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan demi perbaikan program kerja ke depannya. Agar laporan pertanggungjawaban setiap periode kerja kepanitiaan serta periode tengah tahun kepengurusan IMKU berjalan dengan baik dan sistematis maka dibuatlah Standar Operasional Prosedur ini sebagai arahan baku.SOP (Standar Operasional Prosedur) ini memberikan konsep, teknik dan langkah mengenai sistematika persiapan dan pelaksanaan pleno laporan pertanggungjawaban tengah tahun kepengurusan dan kepanitiaan IMKU sehingga setiap pengurus dan anggota yang terlibat dalam kepanitiaan memiliki persepsi yang sama dalam mencapai langkah yang harus ditempuh. Sebuah harapan semoga buku ini dapat dimanfaatkan secara maksimal dalam memberikan pemahaman mengenai persiapan dan pelaksanaan pleno laporan pertanggungjawaban tengah tahun kepengurusan dan kepanitiaan IMKU.

PSDM IMKU 2013/2014

DAFTAR ISI

Prakata 2Daftar Isi 3SOP Pleno LPJ Tengah Tahun Kepengurusan IMKU 4SOP Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU 11

SOP (Standar Operasional Prosedur)PLENO LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN TENGAH TAHUNKEPENGURUSAN IKATAN MAHASISWA KEDOKTERANUNIVERSITAS TANJUNGPURA

A. RUANG LINGKUPSOP ini melingkupi semua hal-hal yang berhubungan dengan persiapan dan pelaksanaan Pleno LPJ Tengah Tahun kepengurusan IMKU periode berjalan.B. TUJUAN1. Mendefinisikan semua konsep dan teknik yang penting serta persyaratan yang dituangkan ke dalam bentuk yang langsung dapat digunakan oleh kepengurusan dalam persiapan dan pelaksanaan Pleno LPJ Tengah Tahun Kepengurusan IMKU.2. Memudahkan dan menyamakan persepsi semua pengurus IMKU atau yang berkepentingan, untuk dapat lebih memahami dan mengerti mengenai setiap langkah kegiatan yang harus dilaksanakannya.

C. DEFINISI1. SOP (Standard Operasional Prosedur) adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. (Federal Emergency Management Agency, 1999)2. Pleno adalah rapat yang diadakan oleh pengurus dan diikuti seluruh perangkatnya dengan maksud menghasilkan rekomendasi atau keputusan.3. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) adalah suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat.

D. INFORMASI UMUM1. Ketentuan Umuma) Pleno LPJ Tengah Tahun adalah rapat yang diselenggarakan untuk meminta laporan tentang pelaksanaan program kerja yang dilaksanakan oleh pengurus, dalam rangka mengevaluasi dan melakukan perbaikan program kerja yang sedang berjalan.b) Pleno LPJ Tengah Tahun Kepengurusan IMKU adalah suatu bentuk evaluasi kepengurusan IMKU selama periode berjalan.2. Waktu PelaksanaanPleno LPJ Tengah Tahun dilaksanakan pada pertengahan periode kepengurusan IMKU berjalan.3. PesertaPeserta Pleno LPJ Tengah Tahun adalah seluruh pengurus IMKU beserta Dewan Penasihat periode kepengurusan berjalan.4. Mekanisme Perizinan Pengurusa) Kriteria alasan yang dibenarkan untuk meninggalkan Pleno LPJ Tengah Tahun:I. SakitII. Kuliah, praktikum, ujian, atau kegiatan akademis lainIII. Alasan lain yang dapat diterima dan atas persetujuan Kepala Bidang dan Ketua Umum.b) Saluran perizinanPerijinan mengenai ketidakhadiran disampaikan langsung kepada Kepala Bidang masing-masing untuk kemudian disampaikan kepada Ketua Umum.c) Mekanisme penyampaian izinI. Izin disampaikan langsung (tanpa diwakilkan) selambat-lambatnya dua puluh empat jam sebelum kegiatan berlangsung.II. Setiap pengurus harus membedakan antara izin dan pemberitahuan. Jika Kepala Bidang dan Ketua Umum tidak mengizinkan, pengurus diwajibkan untuk tetap hadir.

E. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB1. Moderator bertugas dan bertanggung jawab untuk:a. Membuka dan menutup jalannya pleno serta menjelaskan mengenai agenda yang akan dilaksanakan.b. Mengevaluasi kehadiran peserta serta menyepakati tata tertib dan durasi pleno bersama peserta.c. Memimpin dan mengawasi jalannya pleno agar berjalan fokus, kondusif, hidup dan dinamis. d. Memberi peringatan kepada peserta apabila terjadi kegaduhan yang tidak perlu.e. Memberikan peringatan kepada peserta yang dianggap menyalahi peraturan dan atau dianggap menggangguf. Memberikan jalan tengah apabila terjadi konflik yang berkepanjangan.g. Menyampaikan kesimpulan di akhir pleno.2. Notulis bertugas dan bertanggung jawab untuk mencatat dan mengarsipkan hal berikut:a. Tempat, hari, dan tanggal pelaksanaan plenob. Waktu mulai dan berakhirnya plenoc. Presensi pesertad. Pembahasan plenoe. Rekomendasi forumf. Kesimpulan

F. PROSEDUR1. Persiapan Pra-Plenoa) Pleno LPJ Tengah Tahun disiapkan oleh PH (Pengurus Harian) IMKU periode kepengurusan berjalan.b) Pengurus harian memiliki beberapa tugas sehubungan dengan persiapan Pleno LPJ Tengah Tahun Kepengurusan IMKU, yaitu:I. Menentukan waktu dan tempat pelaksanaan Pleno LPJ Tengah Tahun.II. Menyiapkan seorang moderator, seorang notulis serta pihak lain yang diperlukan dalam persiapan maupun pelaksanaan Pleno LPJ Tengah Tahun. Pihak-pihak yang dipilih merupakan mahasiswa Prodi Pendidikan Dokter FK Untan selain pengurus IMKU periode berjalan.III. Menyiapkan perlengkapan yang diperlukan selama Pleno LPJ Tengah Tahun berlangsung.IV. Memastikan tiap bidang dan biro telah mengumpulkan LPJ Tengah Tahun Bidang/Bironya sebelum pelaksanaan Pleno LPJ Tengah Tahun.V. Mendokumentasikan pelaksanaan Pleno LPJ Tengah Tahun.VI. Memastikan kehadiran pihak-pihak yang akan diundang pada Pleno LPJ Tengah Tahun.VII. Membuat Tata Tertib pelaksanaan Pleno LPJ Tengah Tahun.2. Mekanisme Plenoa) Pleno dapat dilaksanakan bila dihadiri oleh 2/3 Pengurus IMKU periode kepengurusan IMKU berjalan.b) Alur Pleno LPJ Tengah Tahun:a. Pembukaanb. Evaluasi kehadiran pesertac. Penjelasan agendad. Kesepakatan peserta mengenai tata tertib dan durasi plenoe. Pembahasan plenof. Rekomendasi forumg. Kesimpulanh. Lain-laini. Penutup c) Peserta pleno mempunyai hak bicara yaitu hak untuk bertanya, menyampaikan pendapat maupun saran.3. PenutupHal-hal lain yang belum diatur dalam SOP ini akan ditetapkan kemudian sepanjang tidak bertentangan dengan AD/ART/GBHO IMKU.

G. LAMPIRAN1. Format LPJ Tengah Tahun dalam bentuk Microsoft Word

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG/BIRO ....IKATAN MAHASISWA KEDOKTERAN UNTAN (IMKU)FAKULTAS KEDOKTERANUNIVERSITAS TANJUNGPURAPERIODE 2012/2013

BAB IPENDAHULUAN

BAB IIKONDISI OBJEKTIF

II.1Internal

1. Jumlah anggota pengurus dan struktur interal bidang; 2. Keadaan anggota didalamnya, keaktifan, dsb;3. Rapat-rapat, jumlah rapat, persentase kehadiran anggota dalam rapat dengan bukti tanda tangan dalam daftar hadir, alasan bagi yang tidak hadir;4. Dll.

II.2Eksternal

1. Peran bidang lain;2. Pihak-pihak terkait yang membantu dan mendukung;3. Ucapan terima kasih;4. Partisipasi panitia, pengurus dan mahasiswa FKIK (baik/kurang); 5. Dll

BAB IIIPROGRAM KERJA DAN REALISASINYA

III.1PROGRAM KERJA UNGGULAN

1Nama

Latar Belakang

Tujuan

Sasaran

Deskripsi

Parameter keberhasilan

Waktu

Pelaksana/PJ

Dana

Sumber Dana

Hasil

Kendala

Evaluasi

III.2PROGRAM KERJA PROYEK

1Nama

Latar Belakang

Tujuan

Sasaran

Deskripsi

Parameter Keberhasilan

Waktu

Pelaksana/PJ

Dana

Sumber dana

Hasil

Kendala

Evaluasi

III. 3PROGRAM KERJA RUTIN

1Nama

Latar Belakang

Tujuan

Sasaran

Deskripsi

Parameter Keberhasilan

Waktu

Pelaksana/PJ

Dana

Sumber Dana

Hasil

Kendala

Evaluasi

REKOMENDASI

Perbaikan ke depannya seperti apa dan sumber daya manusia yang dibutuhkan

BAB IIIPENUTUP

.

2. Format Presentasi LPJ Tengah Tahun dalam bentuk Microsoft Power Pointa. Pendahuluanb. Kondisi objektif internal dan eksternal bidang/biroc. Daftar nama program kerja yang telah dan sedang dilaksanakand. Realisasi tiap program kerja yang telah dan sedang dilaksanakan, terdiri dari: Nama Progja, Latar Belakang, Tujuan, Sasaran, Deskripsi singkat, Parameter, Waktu, Pelaksana/PJ, Dana, Sumber Dana, Hasil, Kendala, Evaluasi, Lampiran keuangan secara rinci, dan dokumentasi jika ada.e. Penutup

SOP (Standar Operasional Prosedur)PLENO LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEPANITIAANIKATAN MAHASISWA KEDOKTERANUNIVERSITAS TANJUNGPURA

A. RUANG LINGKUPSOP ini melingkupi semua hal-hal yang berhubungan dengan persiapan dan pelaksanaan Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU periode berjalan.B. TUJUAN1. Menjelaskan secara detail semua konsep dan teknik yang dituangkan ke dalam bentuk yang langsung dapat digunakan oleh kepanitiaan IMKU dalam persiapan dan pelaksanaan Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU.2. Memudahkan dan menyamakan persepsi semua anggota IMKU yang terlibat dalam kepanitiaan untuk dapat lebih memahami dan mengerti mengenai setiap langkah kegiatan yang harus dilaksanakannya.

C. DEFINISI1. SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. (Federal Emergency Management Agency, 1999)2. Pleno adalah rapat yang diadakan oleh pengurus dan diikuti seluruh perangkatnya dengan maksud menghasilkan rekomendasi atau keputusan.3. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) adalah suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat.

D. INFORMASI UMUM1. Ketentuan Umuma) Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU adalah rapat yang diselenggarakan untuk meminta laporan tentang pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah kepanitiaan di bawah naungan IMKU yang beranggotakan anggota IMKU, dalam rangka mengevaluasi dan melakukan perbaikan kegiatan yang sama di waktu mendatang.b) Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU adalah suatu bentuk pertanggungjawaban kepanitiaan kepada IMKU yang diwakili oleh Pengurus Harian dan Kepala Bidang dan atau Biro yang terkait.

2. Waktu PelaksanaanPleno LPJ Kepanitiaan IMKU dilaksanakan maksimal satu bulan setelah kegiatan berlangsung.3. PesertaPeserta Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU adalah seluruh panitia dan Steering Comittee kepanitiaan yang bersangkutan beserta Pengurus Harian dan Kepala Bidang dan atau Biro terkait atau yang mewakili.

4. Mekanisme Perizinan Pengurusa) Kriteria alasan yang dibenarkan untuk meninggalkan Pleno LPJ Kepanitiaan:I. SakitII. Kuliah, praktikum, ujian, atau kegiatan akademis lainIII. Alasan lain yang dapat diterima dan atas persetujuan Ketua Panitia yang bersangkutan.b) Saluran perizinanPerizinan mengenai ketidakhadiran disampaikan langsung kepada Ketua Panitia yang bersangkutan untuk selanjutkan disampaikan kepada kepala bidang atau kepala biro terkait dan kemudian disampaikan kepada Ketua Umum.c) Mekanisme penyampaian izinI. Izin disampaikan langsung (tanpa diwakilkan) selambat-lambatnya dua puluh empat jam sebelum kegiatan berlangsung.II. Setiap peserta pleno LPJ Kepanitiaan harus membedakan antara izin dan pemberitahuan. Jika Ketua Panitia, Kepala Bidang dan atau Ketua Umum tidak mengizinkan, peserta diwajibkan untuk tetap hadir.

E. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB1. Moderator bertugas dan bertanggung jawab untuk:a) Membuka dan menutup jalannya pleno serta menjelaskan mengenai agenda yang akan dilaksanakan.b) Mengevaluasi kehadiran peserta serta menyepakati tata tertib dan durasi pleno bersama peserta.c) Memimpin dan mengawasi jalannya pleno agar berjalan fokus, kondusif, hidup dan dinamis. d) Memberi peringatan kepada peserta apabila terjadi kegaduhan yang tidak perlu.e) Memberikan peringatan kepada peserta yang dianggap menyalahi peraturan dan atau dianggap menggangguf) Memberikan jalan tengah apabila terjadi konflik yang berkepanjangan.g) Menyampaikan kesimpulan di akhir pleno.2. Notulis bertugas dan bertanggung jawab untuk mencatat dan mengarsipkan hal berikut:a) Tempat, hari, dan tanggal pelaksanaan plenob) Waktu mulai dan berakhirnya plenoc) Presensi pesertad) Pembahasan plenoe) Rekomendasi forumf) Kesimpulan

F. PROSEDUR1. Persiapan Pra-Plenoa) Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU disiapkan oleh kepanitiaan yang bersangkutan.b) Adapun hal-hal yang perlu dipersiapkan untuk pelaksanaan Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU yaitu:I. Menentukan waktu dan tempat pelaksanaan Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU.II. Menyiapkan seorang moderator, seorang notulen dan pihak lain yang diperlukan dalam persiapan maupun pelaksanaan Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU. Pihak-pihak yang bersangkutan merupakan mahasiswa Prodi Pendidikan Dokter FK Untan selain panitia, Steering Comittee kepanitiaan yang bersangkutan dan Pengurus Harian IMKU.III. Menyiapkan perlengkapan yang diperlukan selama Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU berlangsung.IV. Memastikan LPJ Kepanitiaan telah siap sebelum pelaksanaan Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU.V. Mendokumentasikan pelaksanaan Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU.VI. Memastikan kehadiran pihak-pihak yang akan diundang pada Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU.VII. Membuat Tata Tertib pelaksanaan Pleno LPJ Kepanitiaan IMKU.

2. Mekanisme Plenoa) Pleno dapat dilaksanakan bila dihadiri oleh 2/3 dari seluruh jumlah panitia kepanitiaan yang bersangkutan.b) Alur Pleno LPJ Kepanitiaan:1. Pembukaan2. Evaluasi kehadiran peserta3. Penjelasan agenda4. Kesepakatan peserta mengenai tata tertib dan durasi pleno5. Pembahasan pleno6. Rekomendasi forum7. Kesimpulan8. Lain-lain9. Penutupc) Peserta pleno mempunyai hak bicara yaitu hak untuk bertanya, menyampaikan pendapat maupun saran.

3. Tata Cara Dalam Pengambilan Keputusana) Keputusan ditetapkan oleh IMKU yang diwakili oleh Pengurus Harian IMKU.b) Keputusan berupa LPJ diterima, LPJ ditolak atau LPJ diterima dengan catatan.

4. Penilaian Keberhasilan dan KetercapaianKeberhasilan dan ketercapaian dinilai melalui laporan pertanggungjawaban kepanitiaan dan hasil evaluasi oleh Pengurus Harian IMKU.5. PenutupHal-hal lain yang belum diatur dalam SOP ini akan ditetapkan kemudian sepanjang tidak bertentangan dengan AD/ART/GBHO IMKU.H. LAMPIRAN1. Format LPJ Kepanitiaan dalam bentuk Microsoft Worda. Coverb. Lembar Pengesahanc. Kata Pengantard. Latar Belakange. Tujuan Kegiatanf. Nama Kegiatang. Tema Kegiatanh. Waktu Dan Tempat Kegiatani. Peserta Kegiatan (Undangan Terlampir)j. Realisasi KegiatanLAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATANSEKSI BIDANG ....PANITIA .....BIDANG ....IKATAN MAHASISWA KEDOKTERAN UNTAN (IMKU)FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS TANJUNGPURAPERIODE 2012/2013

BAB IKONDISI OBJEKTIF

I.1Internal

4. Jumlah anggota pengurus dan struktur interal bidang; 5. Keadaan anggota didalamnya, keaktifan, dsb;6. Rapat-rapat, jumlah rapat, persentase kehadiran anggota dalam rapat dengan bukti tanda tangan dalam daftar hadir, alasan bagi yang tidak hadir;4. Dll.

I.2Eksternal

5. Peran bidang lain;6. Pihak-pihak terkait yang membantu dan mendukung;7. Ucapan terima kasih;8. Partisipasi panitia, pengurus dan mahasiswa FKIK (baik/kurang); 5. Dll

BAB IIREALISASI KEGIATAN

II.1Deskripsi realisasi pelaksanaan kegiatan1. Gambaran umum dan penjelasan (pemateri, dll)2. Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan3. Sasaran kegiatan4. Peserta kegiatan5. Target yang tercapai dan yang tidak6. Bentuk kegiatan yang dilaksanakan7. Kemajuan nyata, perubahan dan perkembangan8. Realisasi pelaksanaan kegiatan (Actuating)

II.2Parameter/indikator keberhasilan

II.3Hasil1. Parameter tercapai/tidak2. Pencapaian targetDll.

II.4Kendala-kendala

II.5Evaluasi

II.6Biaya

BAB IIIREKOMENDASI

BAB IVPENUTUP

k. Kepanitiaan (Terlampir)l. Susunan Acara (Terlampir)m. Estimasi Anggaran Kegiatan (Terlampir)n. Saran-Sarano. Kesimpulan Dan Penutup p. Lampiran1. Struktur Kepanitiaan2. Susunan Acara3. Estimasi Biaya Disertai Bukti Pembayaran4. Undangan5. List Donatur Dan Sponsor6. Dll

2. Format Presentasi LPJ Kepanitiaan dalam bentuk Microsoft Power Pointa. Pendahuluanb. Kondisi objektif internal dan eksternal seksi bidangc. Realisasi kegiatan, terdiri dari: deskripsi realisasi pelaksanaan kegiatan, parameter keberhasilan, hasil, kendala, evaluasi dan biaya (beserta rinciannya) dan dokumetasi jika ada.d. Penutup