sop verona

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

DI LEMBAGA PENDIDIKAN

OLEH

DERMAWAN WIBISONO

SEKOLAH BISNIS DAN MANAJEMEN

INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

2012

Sistematika Presentasi

1. Penentuan Framework

2. Penentuan Jadwal Perancangan

3. Pendefinisian Variabel dan Indikator

4. Rincian Operating Procedures

5. Penentuan Mekanisme dan

Rancangan Formulir

6. Pembobotan & Kriteria Penilaian

7. Prosedur Pengambilan Data

8. Rancangan On-line

9. Konsekuensi Penilaian

1. Penentuan Framework

QA Framework

Organizational Performance Result

Custom

erResource

AvailabilityProses Internal

Student Satisfaction Industry Acceptability

Teaching &

LearningResearch

Community

ServiceAdministration

Faculty & StaffStudent &

Stakeholders

Technology

(HW / SW)

Management

Practise

Leadership

2. Penentuan Jadwal Perancangan

TIME SCHEDULE

Activities Descriptions dari Gantt Chart Pembuatan QA SBM-ITB

Time Activities

Minggu 1 :

(3 9 Agustus)

Framework, meliputi :

Pendekatan yang digunakan untuk melihat semua bagian/pihak

yang berkaitan dengan proses yang berjalan di SBM. (Rencananya

: gabungan dari Prism + BS). BS akan lebih banyak digunakan

untuk memotret hal-hal yang terjadi di dalam organisasi.

Pendekatan ini digunakan untuk menurunkan framework proses

di SBM.

Framework proses yang terjadi di SBM tersebut. Kerangka ini

kemudan diturunkan menjadi sisdur-sisdur yang merupakan

elemen2 proses dalam SBM. (Nanti dibuatkan map-nya agar

kelihatan link antar proses (sisdur) tersebut). Proses (sisdur)

tersebut merupakan refleksi dari Tri Darma PT.

Minggu 2 :

(10 16 Agustus)

Variables :

Berdasarkan sisdur2 yang telah diturunkan, diidentifikasikan variabel2

yang digunakan untuk mengukur tingkat keberhasilan pelaksanaan

proses-proses tersebut. Variabel ini harus merupakan sesuatu yang

dapat diukur.

Minggu 3 :

(17 23 Agustus)

Formula dan Standard :

Berdasarkan variabel2 yang telah teridentifikasikan, maka ditentukan :

- Formula : merupakan rumus atau perhitungan yang digunakan

untuk mengukur variabel2 yang dimaksud.

- Standard : merupakan kriteria ukuran variabel2 tersebut, yang

digunakan untuk menunjukkan tingkat keberhasilan

pelaksanaan proses (sisdur) yang dimaksud. Standard ini

diperoleh melalui Benchmark dengan institusi serupa di Asia,

Eropa, Amerika.

Minggu 4 :

(24 31 Agustus)

Form dan Aplikasi :

Untuk memperoleh data-data dari variabel2 yang akan akan diukur,

maka dibuat Form dan Aplikasi sebagai alat pengambil/pengumpul

data. Data2 yang terkumpul melalui pengisian Form dan Aplikasi akan

diolah untuk menentukan sampai dimana tingkat keberhasilan

pelaksanaan program/proses/sisdur yang dimaksud di SBM. Form ini

akan berbentuk online/hardcopy yang juga berisi PIC dan timeframe.

3. Pendefinisian Variabel & Indikator

Berdasarkan Sistem dan Prosedur yang dibuat menurut Framework, maka kemudian diturunkan variabel-variabel yang akan menjadi ukuran QA. Variabel-variabel ini yang nantinya akan diukur untuk menentukan kualitas suatu aspek/proses.

Proses adalah sesuatu yang membuat organisasibekerja (work). Proses ini merupakan blueprint bagi hal-hal yang dikerjakan dalam organisasi yang menyangkut dimana (where), kapan (when) dan bagaimana (how) pekerjaan tersebut dilakukan. Dari sudut pandang pengukuran, kita harus mempertimbangkan aspek atau feature yang penting untuk diukur.

Kelima kategori berikut ini akan membantu kita untuk mengkuantifikasikan kriteria pengukuran untuk proses yang kita identifikasikan sebagai hal yang penting dalam mencapai sukses. Contohnya: How good? How many? How quickly? How easily? How expensive? (Neely, The Performance Prism, p.173)

Quality:

Consistency

Reliability

Conformance

Durability

Accuracy

Dependability

Quantity:

Volume

Throughput

Completeness

Time :

Speed

Delivery

Availability

Promptness

Timeliness

Schedule

Ease of use :

Flexibility

Convinience

Accessibility

Clarity

Support

Money :

Cost

Price

Value

4. Rincian Operating Procedures

Berdasarkan kerangka yang tertulis pada diagram, maka diturunkan Sistem

dan Prosedur yang merefleksikan proses yang berlangsung. Sistem dan Prosedur tersebut adalah sebagai berikut:

INPUT

I.A Mahasiswa :

1. Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru

2. Pemasangan Iklan Seleksi Mahasiswa Baru/Pembukaan Pendaftaran

3. Pelaksanaan Ujian Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru

4. Pembuatan Soal-soal Ujian Seleksi Mahasiswa Baru

5. Pembuatan Standar Nilai Ujian Seleksi MB yang diterima

6. Pendaftaran Mahasiswa Baru yang telah diterima

7. Penetapan Persyaratan/Kualifikasi Calon Mahasiswa Baru

8. Pembayaran Biaya Kuliah dan Biaya lainnya.

I.B Dosen/Pejabat Struktural/Karyawan :

1. Pemasangan Iklan Seleksi Perekrutan Dosen/Pejabat Struktural/Karyawan (bisa secara Internal atau Eksternal)

2. Pelaksanaan Seleksi Perekrutan Dosen/Pejabat Struktural/ Karyawan

3. Penetapan Persyaratan/Kualifikasi Calon Dosen/Pejabat Struktural/Karyawan

4. Penandatangan Kontrak Kerja

5. Evaluasi Kinerja Dosen/Pejabat Struktural/Karyawan (berkaitan dengan gaji, insentif, bonus)

6. Penetapan Career Planning

7. Pelaksanaan Pelatihan/Training bagi Dosen yang Memerlukan

PROSES

II.A Tri Dharma

II.A.1 Pengajaran

1. Pembuatan dan Penetapan Kurikulum (Materi Pengajaran)

2. Updating Materi Pengajaran

3. Pembuatan dan Penetapan Jadwal Pengajaran/Perkuliahan

4. Pembuatan dan Penetapan Jadwal Ujian (UTS, UAS)

5. Pengumuman Nilai Hasil Ujian (di WEB?)

6. Evaluasi Proses Pengajaran/Perkuliahan (apakah materi yang disampaikan di kelas sesuai/tidak dengan kurikulum/materi yang ditetapkan dan jadwal pengajaran; yang dievaluasi adalah dosen dan aktivitasnya di kelas)

7. Penetapan Pembimbing Tugas Akhir

8. Penetapan Wali Akademik

9. Evaluasi Proses Pembimbingan Tugas Akhir (yang dievaluasi dosen dan aktivitas pembimbingannya)

10. Peringatan untuk Penghentian Studi (Drop Out)

11. Konseling untuk Mahasiswa Bermasalah

12. Protes Nilai Hasil Ujian (UTS, UAS)

II.A.2 Penelitian

1. Pelaksanaan Penelitian

2. Penawaran Hasil Penelitian pada Pihak Eksternal (Swasta) untuk Pengembangan (Menjual Hasil Penelitian untuk Dimanfaatkan; menyangkut etika, profit sharing, dll)

3. Kerjasama Penelitian dengan Universitas/Institusi Pendidikan lain baik di dalam maupun luar negeri.

II.A.3 Pengabdian

1. Pelaksanaan Pelatihan (Training) baik untuk Karyawan ataupun Umum

2. Kerjasama dengan Berbagai Pihak untuk Meningkatkan Citra, Mutu, dll (misalnya menjadi narasumber suatu acara di televisi untuk mengenalkan, dll)

II.B Job Position/ Jabatan

II.B.1 Direktur/Wakil Direktur

1. Kerjasama dengan Pihak Lain (Universitas/Lembaga, dll) di dalam atau luar negeri yang berkaitan dengan peningkatan mutu akademik dan profit; misalnya dalam hal pengadaan dual degree, dll.

2. Kerjasama dengan Pihak Industri/Perusahaan untuk peningkatan mutu akademik (ketrampilan mahasiswa magang/internship).

II.B.2 Finance

1. Audit Keuangan

II.B.3 Pelayanan (Akademik)

1. Permintaan Transkrip Nilai Mahasiswa

2. Surat Keterangan

3. Pelaksanaan Penelitian oleh Mahasiswa

4. Pelaksanaan Magang/Internship

5. Permohonan Cuti Akademik

6. Perwalian dengan Dosen Wali Akademik

7. Penetapan Jadwal Sidang Mahasiswa

8. Pendaftaran Ulang Mahasiswa (secara berkala tiap tahun/semester)

9. Pengambilan Kartu Identitas Mahasiswa dan Password (jika ada)

10. Pengaktifan Fasilitas yang Diperoleh Mahasiswa (misalnya pengaktifan web personal, pengaktifan email account, dll)

II.B.4 Perpustakaan

1. Peminjaman Buku bagi Mahasiswa

2. Peminjaman Buku bagi Non-Mahasiswa

3. Pengelolaan (Manajemen) Buku-buku Perpustakaan (Pemberian nomor, penyusunan di rak, pengajuan

pengadaan buku baru, dll)

4. Akses Online Library bagi Mahasiswa

5. Akses Online Library bagi Non-Mahasiswa

6. Pengadaan Fotocopy untuk files/buku tertentu

II.B.5 Humas

1. Pelaksanaan Contact Alumni (apakah lewat surat, email, sms, dll)

2. Pembuatan Buletin Alumni

3. Alumni Career Tracing (pekerjaan alumni)

4. Alumni Address Tracing (alamat tempat tinggal alumni)

5. Pengelolaan Web Alumi (untuk memudahkan komunikasi antar alumni)

II.B.6 Marketing

1. Pembuatan dan Pemasangan Iklan/Pengumuman

2. Pelaksanaan Sosialisasi Program Pendidikan (positioning, targeting, segmenting, dll)

3. Pengenalan/Sosialisasi Program-program Pelatihan yang dimiliki

II.B.7 Logistik/Umum

1. Peminjaman Alat-alat Pengajaran (infocus, laptop, tv, dll)

2. Pemeliharaan Alat

3. Penggantian/Perbaikan Alat

4. Pengajuan Pengadaan Alat Baru

5. Penggunaan Ruangan di Luar Jam Akademik

II.C Infrastruktur

II.C.1 Gedung secara keseluruhan

1. Pemeliharaan Kebersihan

2. Perbaikan/Penggantian Bagian/Fasilitas yang Hilang/Rusak

II.C.2 Ruang Belajar



II.C.3 Ruang Kantor



II.C.4 Musholla



II.C.5 Toilet



II.C.6 Laboratorium



II.C.7 Ruang Perpustakaan



II.C.8 Ruang Diskusi Mahasiswa



II.C.9 Taman



II.C.10 Lobi/Ruang Tunggu



OUTPUT

III.A Professional

1. Career Tracing (perusahaan, posisi, citra, dl)

III.B Enterpreneur

1. Information Tracing dari Perusahaan yang Dimiliki (skala industri, citra)

III. Continue-Education (CE)

1. Information Tracing dari Individu yang dimiliki (sebagai pengajar, peneliti, dll)

5. Penentuan Mekanisme dan Formulir

PERSPEKTIF ASPEK VARIABEL MEKANISME FORM

1. Organisational

Performance

Result

(250)

1.1 Financial

(75)

1.1.1 Kontribusi finansial SBM bagi ITB M 1.1.1 QA 1.1.1

1.1.2 Tingkat keterlambatan pengembalian pinjaman kepada institusi

pendukung finansial (bank,pemegang saham)

M 1.1.2

1.1.3 Deviden M 1.1.3

1.1.4 Sumbangan SBM terhadap even-even yang ada di masyarakat

(bencana,hari besar nasional, sumbangan terhadap yang membutuhkan)

M 1.1.4

1.1.5 Kas bagi pengelolaan berikutnya M 1.1.5

1.2 Academic

(75)

1.2.1 Tingkat kelulusan M 1.1.6

1.2.2 Tingkat DO M 1.1.6

1.2.3 Lulus tepat waktu M 1.1.6

1.2.4 Rata-rata waktu studi M 1.1.6

1.2.5 Rata-rata IP M 1.1.6

1.2.6 Persentase cumlaude M 1.1.6

1.2.7 Persentase menjadi pengusaha M 1.1.7

1.2.8 Ratio persaingan masuk M 1.1.6

1.3 Brand (20) 1.3.1 Pengakuan komunitas atas reputasi institusi M 1.1.6

1.4 Kerjasama

industri

(40)

1.4.1 Jumlah kerja sama dengan industri M 1.1.8

1.4.2 Nilai Kerja sama dengan industri M 1.1.8

1.4.3 Sebaran jenis industri yang dilayani M 1.1.8

1.4.4 Inhouse degree program M 1.1.8

1.5 Kerjasama

institusi (40)

1.5.1 Kerjasama dengan universitas LN M 1.1.9

1.5.2 Universitas DN yang diberdayakan M 1.1.9

2. Customer

(150)

2.1 Student

satisfaction (50)

2.1.1 Kepuasan mahasiswa terhadap proses pengajaran M 1.1.10

2.1.2 Kepuasan mahasiswa terhadap proses administrasi M 1.1.10

Kepuasan mahasiswa terhadap proses pengelolaan M 1.1.10

2.3 Industrial

Acceptability

(70)

2.3.1 Waktu tunggu kerja M 1.1.7

2.3.2 Pencapaian top level M 1.1.7

2.3.3 Pencapaian menjadi top enterpreneur M 1.1.7

3. Process

Internal

(200)

3.1 Teaching &

learning (30)

3.1.1 Kehadiran dosen (% hadir) M 1.1.6

3.1.2 Perubahan jadwal kuliah M 1.1.6

3.2 Research

(100)

3.2.1 Jumlah publikasi nasional M 1.1.6

3.2.2 Jumlah publikasi internasional M 1.1.6

3.2.3 Jumlah patent M 1.1.6

3.2.4 Jumlah award M 1.1.6

3.2.5 Jumlah penyajian makalah pada even nasional M 1.1.6

3.2.6 Jumlah penyajian makalah pada even internasional M 1.1.6

3.2.7 Jumlah case study yang ditulis M 1.1.6

3.3 Community

services

(30)

3.3.1 Kontribusi financial dari aktivitas community services M 1.1.11

3.3.2 Paket pelatihan yang dimiliki M 1.1.11

3.3.3 Paket pelatihan yang dijalankan M 1.1.11

3.3.4 Paket pelatihan yang paling diminati pasar M 1.1.11

3.3.5 Layanan non profit M 1.1.11

3.4

Administration

(40)

3.4.1 Penerbitan DNA tepat waktu M 1.1.12

3.4.2 Layanan transcript M 1.1.12

3.4.3 Layanan ijazah M 1.1.12

3.4.3 Layanan test masuk M 1.1.12

3.4.4 Layanan pendaftaran M 1.1.12

3.4.5 Layanan foto copy M 1.1.12

3.4.6 Layanan printer M 1.1.12

4. Resource

availability

(400)

4.1 Faculty &

staff

(70)

4.1.1 Jumlah Profesor M 1.1.6

4.1.2 Jumlah PhD M 1.1.6

4.1.3 Jumlah praktisi yang dilibatkan M 1.1.6

4.1.4 Jumlah jam training yang diikuti staff atas dukungan program M 1.1.6

4.1.5 Jenis materi training yang diikuti staff atas dukungan program M 1.1.6

4.2 Student

(40)

4.2.1 TOEFL level M 1.1.6

4.2.2 GMAT level M 1.1.6

4.2.3 Kuantitas mahasiswa dengan biaya dari scholarship M 1.1.6

4.3 Stakeholders

(60)

4.3.1 Jumlah penyandang dana (bukan pinjaman) M 1.1.13

4.3.2 Besar dana dukungan M 1.1.13

4.4 Technology

(50)

4.4.1 Judul koleksi buku M 1.1.6

4.4.2 Journal yang dilanggan M 1.1.6

4.4.3 Majalah bisnis dan manajemen yang dilanggan M 1.1.6

4.4.4 Penambahan sarana/fisik M 1.1.6 -

4.4.5 Penambahan prasarana:

-software pengajaran (/MK)

- kendaraan operasional (/yang dilayani)

M 1.1.6

4.5 Management

practise

(180)

4.5.1 Prosedur evaluasi pengajaran (dosen) M 1.1.14

4.5.2 Prosedur evaluasi kinerja karyawan M 1.1.15

4.5.3 Prosedur reward & punishment M 1.1.16

4.5.4 Prosedur penyusunan kurikulum baru M 1.1.17

4.5.5 Prosedur Updating Materi Pengajaran M 1.1.18

4.5.6 Prosedur Pembuatan dan Penetapan Jadwal Ujian (UTS, UAS) M 1.1.19

4.5.7 Prosedur Pengumuman Nilai Hasil Ujian (online) M 1.1.20

4.5.8 Prosedur Penetapan Pembimbing Tugas Akhir M 1.1.21

4.5.9 Prosedur Penetapan Wali Akademik M 1.1.22

4.5.10 Prosedur Evaluasi Proses Pembimbingan Tugas Akhir (yang

dievaluasi dosen dan aktivitas pembimbingannya)

M 1.1.23

4.5.12 Prosedur Peringatan untuk Penghentian Studi (Drop Out) M 1.1.24

4.5.13 Prosedur Sanksi Pelanggaran Perilaku pada Mahasiswa Bermasalah M 1.1.25

6. Pembobotan dan Kriteria Penilaian

KRITERIA PENILAIAN FORMULA

ASPEK VARIABEL FORMULA KRITERIA PENILAIAN 1.1 Financial

(75)

1.1.1 Kontribusi finansial SBM bagi ITB (15) Rp/th > Rp 10 M : Baik (nilai 15)

Rp 5 M X Rp 10 M : Cukup (nilai 10)

Rp 500 juta X < Rp 5 M : Kurang (nilai 5) < Rp 500 juta : Kurang Sekali (nilai 0)

1.1.2 Tingkat keterlambatan pengembalian pinjaman

kepada institusi pendukung finansial (bank,pemegang

saham) (15)

Rp yang belum dikembalikan/Rp yang

seharusnya dikembalikan

Jumlah bulan keterlambatan

1.1.3 Deviden (15) Ketepatan waktu & jumlah pembagian

deviden sesuai dengan perjanjian

1.1.4 Sumbangan SBM terhadap even-even yang ada di

masyarakat (bencana,hari besar nasional, sumbangan

terhadap yang membutuhkan) (15)

Rp./th

1.1.5 Kas bagi pengelolaan berikutnya (15) Saldo Rp 1.2 Academic

(75)

1.2.1 Tingkat kelulusan (15) Jumlah mahasiswa lulus/jumlah mhsw yang

diterima (per angkatan)

1.2.2 Tingkat DO (15) Jumlah mahasiswa DO/jumlah mhsw yang

diterima (per angkatan)

Makin kecil makin baik

1.2.3 Lulus tepat waktu (10) Jumlah mahasiswa lulus tepat waktu

/jumlah mhsw yang diterima (per angkatan)

1.2.4 Rata-rata waktu studi (10)

1.2.5 Rata-rata IP (10) IP individu / jumlah total IP

1.2.6 Persentase cumlaude (5) % mhs cumlaude / jumlah total mhs

1.2.7 Persentase menjadi pengusaha (10) % mhs jadi pengusaha / jumlah total alumni

1.2.8 Ratio persaingan masuk (10) Pendaftar/yang diterima Makin besar rasio, makin sulit masuknya, makin

prestise

1.3 Brand (20) 1.3.1 Pengakuan komunitas atas reputasi institusi (20) Rata-rata asal geografis mahasiswa

((jumlah mahasiswa x indeks nilai wilayah)/jumlah total mhs)

Semakin jauh jarak dari bandung, semakin baik.

Wilayah Indonesia dibagi 5 indeks nilai wilayah:

1. Pulau Jawa, Lampung (nilai 5)

2. Pulau Sumatera dan sekitarnya (10)

7. Prosedur Pengambilan Data

DRAFT SURVEY EVALUASI PENGAJARAN DOSEN

Pelaksana Staf administrasi akademik (Staf yang ditugaskan)

Waktu Pelaksanaan Pada waktu evaluasi pengajaran (setiap 6 bulan sekali, pada waktu

akhir semester)

Responden survey Mahasiswa

Kode Form

Design Survey 1. Alat ukur yang digunakan: Kuesioner Survey Evaluasi Pengajaran Dosen.

2. Skala alat ukur: Ordinal 3. Pengolahan Data: Statistik Deskriptif (skor total tiap kriteria dari

masing-masing kelompok sampel, skor total keseluruhan, rata-rata,

nilai quartil, persentase dll) dan Inferensial (untuk data ordinal,

jika diperlukan)

4. Teknik Pengambilan Data: menggunakan sampel dengan metode Simple Random Sampling (akan diambil sampel dari kelompok

mahasiswa, staf selain dosen dan rekan sekerja dosen. Sampel

untuk tiap kelompok diambil secara acak/random). Jumlah sampel

akan disesuaikan dengan hasil perhitungan jumlah populasi.

5. Arti skor: semakin tinggi skor, artinya semakin baik kualitas dari kriteria yang ditanyakan.

DRAFT KUESIONER SURVEY EVALUASI PENGAJARAN DOSEN :

IDENTITAS RESPONDEN :

Status (lingkari salah satu) Mahasiswa / Dosen (Rekan sekerja) / Staf

Semester (diisi untuk mahasiswa)

Lama bekerja (diisi untuk Dosen /

Staf)

INFORMASI DOSEN PENGAJAR:

Mata Kuliah (Kode Mata

Kuliah)

Nama Dosen

Mengambil kuliah ini untuk ke

berapa kali

PETUNJUK PENGISIAN KUESIONER:

Berilah tanda cek () pada kolom skor untuk setiap kriteria yang ditanyakan sesuai dengan penilaian Anda. Anda dimohon untuk memberikan skor sesuai dengan keadaan yang sebenarnya karena

kuesioner ini akan diolah untuk peningkatan mutu layanan akademik di institusi kita. Atas kerjasama

Anda kami ucapkan banyak terima kasih. Selamat mengisi !

No Kriteria SKOR

10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

1 Penguasaan materi

pengajaran.

2 Komunikasi &

membangkitkan minat

terhadap materi.

3 Persiapan materi pengajaran.

4 Sistematika dalam

pengajaran.

5 Responsif dalam

memberikan jawaban atas

pertanyaan.

6 Menghadiri kuliah tepat

waktu sesuai jadwal.

7 Kemampuan berdiskusi.

8 Wawasan bisnis &

pengalaman praktis.

9 Kemampuan memenuhi

harapan mahasiswa dalam

perkuliahan.

10 Update materi pengajaran.

11 Kesesuaian SAP dengan isi

perkuliahan secara keseluru-

han.

12 Mutu pemberian feedback

terhadap kerja mahasiswa.

13 Penjelasan tujuan dan

rencana materi kuliah sejak

perkuliahan dimulai.

14 Pemberian informasi

referensi buku perkuliahan

(kelengkapan, kemudahan,

dll)

15 Pemberian tugas &

praktikum yang bermanfaat.

DRAFT SURVEY ADMINISTRASI AKADEMIK

Pelaksana Staf administrasi akademik

Waktu Pelaksanaan Pada waktu evaluasi kegiatan akademik (1 tahun sekali, setiap akhir

tahun ajaran)

Responden survey Pengguna jasa layanan akademik (mahasiswa dan dosen), dan rekan

sekerja

Kode Form

Design Survey 1. Alat ukur yang digunakan : Kuesioner Survey Administrasi Akademik

2. Skala alat ukur : Ordinal 3. Pengolahan Data : Statistik Deskriptif (skor total tiap kriteria dari


nilai quartil, persentase dll) dan Inferensial (untuk data ordinal,

jika diperlukan)

4. Teknik Pengambilan Data : menggunakan sampel dengan metode Simple Random Sampling (akan diambil sampel dari kelompok

dosen, mahasiswa, dan rekan sekerja. Sampel untuk tiap kelompok

diambil secara acak/random). Jumlah sampel akan disesuaikan

dengan hasil perhitungan jumlah populasi.

5. Arti skor : semakin tinggi skor, artinya semakin baik kualitas dari kriteria yang ditanyakan.

DRAFT KUESIONER SURVEY ADMINISTRASI AKADEMIK :


Status (lingkari salah satu) Mahasiswa / Dosen / Staf Administrasi (Rekan sekerja)

Semester (diisi untuk mahasiswa)

Lama bekerja (diisi untuk Dosen /

Staf)

PETUNJUK PENGISIAN KUESIONER :

Berilah tanda cek () pada kolom skor untuk setiap kriteria yang ditanyakan sesuai dengan penilaian Anda. Anda dimohon untuk memberikan skor sesuai dengan keadaan yang sebenarnya karena

kuesioner ini akan diolah untuk peningkatan mutu layanan akademik di institusi kita. Atas kerjasama

Anda kami ucapkan banyak terima kasih. Selamat mengisi !

No Kriteria SKOR

10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 1 Penguasaan materi informasi

akademik oleh para staf

administrasi akademik.

2 Sistematika dalam penyampaian

informasi (pengumuman)

akademik (baik secara lisan

maupun tulisan).

3 Respon staf dalam memberikan

jawaban atas pertanyaan

informasi akademik

(keramahan, isi informasi)

4 Ketepatan waktu datang ke

lokasi kerja dan keberadaan di

lokasi kerja selama jam kerja.

5 Ketepatan waktu penerbitan

DNA (Daftar Nilai Akhir)

sesuai dengan jadwal di

kalender akademik.

6 Kecepatan layanan permintaan

transkrip nilai.

(Lama waktu tunggu yang

diinginkan.......... .......jam).

7 Kecepatan layanan permintaan

ijazah.

(Lama waktu tunggu yang

diinginkan..............jam)

8 Kecepatan dan kemudahan

akses online untuk test masuk

yang diselenggarakan secara

online.

9 Fleksibilitas penyelenggaraan

waktu test masuk.

10 Penyebaran informasi

pendaftaran melalui buklet,

flier, media massa, spanduk, dll.

11 Kemudahan memperoleh

formulir pendaftaran

(keterjangkauan lokasi

pengambilan formulir,

kemudahan akses formulir

online (jika ada)).

12 Kemudahan proses pembayaran

(keberadaan loket pembayaran,

cara pembayaran (dapat

menggunakan ATM, kartu

kredit, dll))

13 Ketersediaan layanan fotocopy

di kampus (gratis/bayar)

14 Ketersediaan layanan printer di

kampus (gratis/bayar)

DRAFT SURVEY ALUMNI

Pelaksana Staf administrasi akademik

Waktu Pelaksanaan Pada tiap akhir tahun ajaran (tiap ada kelulusan, 6 bulan sekali)

Responden survey Mahasiswa yang telah lulus (Alumni)

Kode Form

Design Survey 1. Alat ukur yang digunakan: Kuesioner Survey Alumi (Pengumpulan Data Alumni)

2. Skala alat ukur: - 3. Pengolahan Data: Statistik Deskriptif (skor total tiap kriteria dari


nilai quartil, persentase dll)

4. Teknik Pengambilan Data: setiap alumni (lulusan) SBM-ITB akan dimintai data-datanya. Data-data tersebut akan terus diupdate

setiap 6 bulan sekali melalui email, surat ataupun wawancara

langsung atau per telepon).

DRAFT KUESIONER SURVEY ADMINISTRASI AKADEMIK :


Nama

Angkatan (bulan & tahun masuk,

bulan & tahun lulus)

Mailing Address (yang terbaru)

E-mail Address (yang terbaru)

Office Phone #

Resident Phone #

Mobile Phone #

PETUNJUK PENGISIAN DATA ALUMNI :

Isilah tiap kriteria data yang ditanyakan sesuai dengan data terbaru yang Anda miliki. Data-data Anda

tersebut akan digunakan untuk peningkatan kualitas institusi SBM-ITB. Anda tidak perlu khawatir,

data-data Anda akan terjamin kerahasiaannya. Atas kerjasama Anda kami ucapkan banyak terima

kasih. Selamat mengisi !

No Kriteria Data Keterangan

1 Berapa lama rentang waktu

semenjang Anda lulus hingga

memperoleh pekerjaan?

(diisi) ................. bulan............... hari

2 Nama pekerjaan* (diisi) ............................

3 Bidang pekerjaan / usaha (jika

berwiraswasta)

Pilih salah satu :

a. Manufaktur b. Jasa c. Pendidikan d. Entertaiment (hiburan) e. Pertanian f. Information Technology (IT) g. Perbankan h. Pegawai Negeri i. Lain-lain (tuliskan .......................)

4 Posisi/jabatan Anda sekarang (yang

terbaru sejak 6 bulan terakhir)

Pilih salah satu :

a. General Manajer (GM) b. Kepala Divisi (Ka Div) c. Kepala Biro (Ka Biro) d. Kepala Bagian (Ka Bag) e. Staf f. Independent g. Lain-lain (tuliskan........................)

5 Jika anda berwiraswasta : a. Omset per bulan : (pilih salah satu) # < Rp1 juta

# Rp 1 juta Rp 5 juta per bulan # Rp 6 juta Rp 10 juta per bulan # Rp 10 juta Rp 25 juta per bulan # Rp 26 juta Rp 50 juta per bulan # Rp 51 juta Rp 100 juta per bulan # Rp 100 juta Rp 500 juta per bulan # Rp 501 juta Rp 1 milyar per bulan # > Rp 1 milyar per bulan

b. Jumlah tenaga kerja di perusahaan Anda : c. Penghargaan yang pernah diterima berkaitan

dengan bisnis Anda : ........................... (diisi)

d. NPWP perusahaan Anda : ................(diisi)

6 Mata kuliah yang menurut Anda

paling berguna secara praktis

maupun teoritis dalam pekerjaan

Anda sekarang (Mohon pilih 5 mata

kuliah yang Anda anggap penting).

Pilih salah satu :

..................... (Nama mata kuliah S1 di SBM-ITB)

7 Apakah Anda merasa nyaman

dengan pekerjaan Anda sekarang?

a. YA b. TIDAK

8 Apakah Anda merasa bangga dengan

pekerjaan Anda sekarang?

a. YA b. TIDAK

9 Prestasi yang pernah Anda raih

sewaktu menjadi mahasiswa (jika

ada)

(diisi).....................................

* = yang terbaru sejak 6 bulan terakhir

8. Rancangan On-line

Rancangan Menu Penilaian Online

Menu Pembuka

Sub menu Description berisi hal-hal sebagai berikut:

1. Program Quality Assurance ini dikembangkan untuk menjamin proses belajar mengajar di SBM ITB agar menghasilkan kualitas lulusan yang handal. Untuk itu respon yang objektif dan bertanggung jawab dalam menjawab setiap pertanyaan merupakan hal yang

wajib diakukan.

2. Penilaian terhadap Updating Materi dilakukan seminggu sebelum setiap semester/kwartal berakhir atau pada waktu yang ditetapkan oleh pengelola SBM-ITB. Mengingat pentingnya data hasil evaluasi Updating Materi pengajaran ini bagi kemajuan SBM, maka para pengisi

diharapkan memberikan penilaian secara tepat waktu, objektif dan valid.

3. Tidak melakukan penilaian secara menyesatkan, tanpa pertimbangan (asal-asalan) atau mengandung vested intererest / kepentingan-kepentingan lain (misalnya: agar dapat nilai bagus, rasa kurang suka dengan dosen ybs karena alasan pribadi, dsb).

4. Identitas yang diminta (nama & NIM) adalah terutama untuk keperluan mekanisme sistem (mendeteksi frekuensi pengisian yang harus dilakukan, dsb) dan akan dirahasiakan terhadap dosen dari mata kuliah yang anda evaluasi.

SCHOOL OF BUSINESS & MANAGEMENT

INSTITUTE OF TECHNOLOGY BANDUNG

QUALITY ASSURANCE

Description Next Back

1. Kerja sama anda sangat dihargai dan amat bermanfaat bagi peningkatan kualitas program dan generasi berikutnya.

Pilihan Menu Mata Kuliah yang dinilai :

No Mata Kuliah No Mata Kuliah

SBM - SBM -

Menu Aspek Penilaian Updating Materi dan Skor Penilaian

Berikan penilaian anda terhadap Updating Materi terhadap Mata Kuliah yang anda pilih di atas. Mata kuliah yang akan dipilih akan muncul

secara otomatis karena telah diklik di atas. Skor penilaian memiliki rentang skala 10 100. Anda dapat mengklik angka manapun pada rentang penilaian untuk menunjukkan skor penilaian anda terhadap aspek-aspek dari Updating Materi.

Dari Mata Kuliah yang diklik akan muncul menu Aspek Penilaian Updating Materi dan Skor sebagai berikut:

Aspek Penilaian Updating Materi Skor penilaian

10 100

Kesesuaian materi yang diajarkan dengan kebutuhan pasar 10 100

Kesetaraan materi dengan sekolah bisnis acuan di luar negeri 10 100

Inisiatif/Ide dari materi yang diajukan 10 100

Inisiatif/Ide dari cara penyampaian materi 10 100

PENILAIAN PENGAJARAN DOSEN

1. Kriteria Penilaian Performance Dosen MBA ITB

SUBJECT STAKEHOLDERS

Mahasis

wa

Karyawan

MBA

Pengelola

MBA

Staff Lain Diri

Pengajar

KOMPETENSI

Kesiapan pengajaran

(persiapan materi,

penggunaan media)

V

Sistematika Pengajaran V

Penguasaan Materi V

Kemampuan memberikan

jawaban atas pertanyaan

V

Komunikasi &

Membangkitkan Minat

V

Wawasan Bisnis &

Pengalaman Praktis

V

Kemampuan Mengendalikan

Diskusi

V

Kemampuan Memenuhi

Harapan yang dibayangkan

Sebelum Perkuliahaan

V

MATERI

Up to date V V V V

Kesesuaian SAP dengan isi

kuliah

V V V V

Feed back terhadap kerja

mahasiswa

V V

DISIPLIN

Absensi V V V V

Ketepatan waktu datang V V V V

Pemenuhan tugas V V V V

KERJASAMA & LOYALITAS

Tanggung jawab selain di

dalam kelas

V V V

Dukungan terhadap

pengembangan MBA

V V V

Prioritas terhadap tugas yang

diberikan MBA

V V V

Kerja sama antar kolega V

9. Konsekuensi Penilaian

UPDATING MATERI PENGAJARAN

1. Kriteria Penilaian

ASPEK Point yang dinilai Kriteria Periode

penilaian

Penilai

Kualitas Materi Kesesuaian materi yang diajarkan

dengan kebutuhan pasar (harus dapat dimanfaatkan mahasiswa di dunia kerja

setelah lulus)

- Sesuai/kurang sesuai/tidak sesuai dengan trend pasar terkini

- Praktikal (dapat diambil manfaat praktisnya)

Seminggu

sebelum

semester/kwartal

berakhir

Stakeholders

(Mahasiswa, Pengelola,

Staff lain, Diri Pengajar)

Kesetaraan materi dengan

institut/sekolah bisnis acuan yang

berada di luar negeri

- Setara/dibawah/lebih tinggi dengan sekolah acuan

Seminggu

sebelum

semester/kwartal

berakhir

Stakeholders



Variasi Soal ujian yang dibuat??

(pembuatan soal ujian???)

Kreativitas Inisiatif/ide dari isi materi yang

diajukan

- Terkini / Tertinggal (sudah usang) Seminggu

sebelum

semester/kwartal

berakhir

Stakeholders



Inisiatif/ide dari cara penyampaian

materi (contoh: metode pengajaran

yang lebih menarik dari sebelumnya

dalam meningkatkan dan mempercepat

pemahaman mahasiswa)

- Menarik / Membosankan Seminggu

sebelum

semester/kwartal

berakhir

Stakeholders



Produktivitas

Ketepatan pelaksanaan waktu update

materi sesuai dengan jadwal yang

ditetapkan (updating materi

dilaksanakan serentak untuk mate

kuliah yang telah ditetapkan)

- Tepat waktu (sesuai dengan

jadwal)

Seminggu

sebelum

semester/kwartal

berakhir

Stakeholders



Kecepatan delivery hasil updating

materi (tidak memakan waktu lebih dari

yang telah ditetapkan, misalnya tidak

lebih dari satu minggu yaitu selama waktu libur semester sekolah)

- Kecepatan delivery hasil (ada

penghargaan untuk yang

menyerahkan hasil update sebelum

waktu yang ditetapkan habis,

misalnya dalam 3 hari sudah

selesai, maka ybs akan mendapat

point reward sebesar.). Jika delivery terlambat selama . hari, maka akan diberi hukuman

pengurangan point reward

sebesar

Seminggu

sebelum

semester/kwartal

berakhir

Stakeholders



PROSEDUR Tgl. Berlaku : Versi/Revisi :

Tgl. Revisi : Kode Dok :

PENGGUNAAN FASILITAS DILUAR JAM AKADEMIK

1. TUJUAN : Menjamin tersedianya fasilitas belajar diluar jam akademik bagi

Mahasiswa yang ingin menyelesaikan tugas-tugas perkuliahan ataupun

melakukan kegiatan-kegiatan belajar ekstrakurikuler.

2. RUANG LINGKUP : Seluruh program studi / jurusan S1, S2/MM, dan S3 yang ada di

lingkungan Fakultas Manajemen dan Bisnis ITB.

3. DEFINISI/ ISTILAH-

ISTILAH : Ka.Bag. Rumah Tangga adalah Kepala Bagian Rumah Tangga yang

mengurusi penggunaan peralatan dan fasilitas (seperti ATK, meja,

whiteboard, dll) di SBM-ITB.

Penanggung Jawab Tertinggi urusan fasilitas akademik.

4. DISTRIBUSI : Dibagikan kepada:

a. Rektorat b. Dekan

c. Ketua Jurusan d. Ketua Program

e. Kepala Biro f. Kepala Bagian

terkait

5. REFERENSI :

6. PROSEDUR :

6.1 Izin untuk memakai fasilitas akademik (lab.komputer/internet, in focus, ATK (Alat Tulis

Kantor), dll) dimintakan kepada Ka.Bag.Rumah Tangga (Penanggung Jawab Peralatan

Akademik) (FRM. Dibuat rangkap dua) 6.2 Ka.Bag.Rumah Tangga secara langsung mengesahkan formulir pemakaian fasilitas akademik

pada saat formulir permohonan diajukan, memberikan lembar salinan yang disahkan pada

mahasiswa pengguna dan menyimpan lembar formulir yang asli dalam arsip pemakaian

fasilitas akademik.

6.3 Mengecek kembali keadaan fasilitas akademik setelah digunakan diluar jam akademik oleh

mahasiswa pengguna.

6.4 Membuat laporan untuk . (penanggung jawab tertinggi Bagian Rumah Tangga Fakultas) jika terjadi kerusakan atau kehilangan pada fasilitas yang dipinjam saat digunakan

oleh mahasiswa.

6.5 Penanggung Jawab Tertinggi Urusan Fasilitas Akademik setiap tahun membuat laporan

evaluasi fasilitas akademik (berdasarkan data dan laporan Ka.Bag. Rumah Tangga) untuk

diteruskan ke Bagian Anggaran/Keuangan FMB-ITB.

Bandung, ...

Disahkan oleh:

Konsekuensi Penilaian

Hasil dari perhitungan penilaian digunakan untuk mengevaluasi performansi

pengajaran dosen yang dinilai. Hasil perhitungan tersebut disesuaikan dengan kriteria

yang ditetapkan untuk pengambilan langkah lebih lanjut. Kriteria Hasil Penilaian

adalah sebagai berikut :

No Nilai Kriteria Langkah yang Diambil

1 Nilai > 95 % Baik - Mendapat tambahan gaji sebesar - Mendapat point reward (yang jika

terkumpul sampai jumlah tertentu akan

memperoleh) - Mendapat penghargaan sebagai The

Lecturer of The Month

2 70 % Nilai 95% Cukup Tidak ada, karena performance sebatas yang diharapkan (?)

3 Nilai 70 % Kurang - Encouragement (dibatasi hingga 3x penilaian). Dalam langkah Encouragement,

dosen akan diberikan pelatihan untuk dapat

meningkatkan kemampuannya selama satu

semester. Pada masa pelatihan tersebut ia

dibebaskan dari tugas mengajar dan hanya

mendapat gaji 50% (???). Semester berikutnya

ia akan kembali dievaluasi. Jika setelah 3x

berturut-turut ia memperoleh nilai kurang, barulah ia dipertimbangkan untuk pemutusan

kontrak kerja.

PERFORMANCE APPRAISAL KARYAWAN MBA ITB

1. Kriteria Penilaian

ASPEK Point yang dinilai Kriteria Periode

penilaian

Penilai

Tanggung jawab Melakukan pekerjaan yang

menjadi tanggung jawabnya

- Tepat waktu - Sesuai dengan spesifikasi yang

direncanakan/ ditugaskan

- Diselesaikan dengan kualitas yang benar pada kesempatan pertama

Bulanan & harian Atasan

Bertanggung jawab atas

kekeliruan pekerjaan yang

dilakukan

Tindak lanjut dari kesalahan yang

dilakukan:

- melapor pada kesempatan pertama - tidak melempar ke orang lain - perbaikan secepat mungkin

Bulanan Atasan

Tanggung jawab pada tujuan

organisasi

Bersedia membantu pekerjaan rekan

lain, walaupun bukan bidang

kerjanya, untuk mencapai tujuan

MBA sebagai sebuah organisasi

Bulanan Atasan

dan

Rekan

sekerja

Kreativitas & inovasi - Inisiatif dalam menangani permasalahan yang timbul

- Memiliki inisiatif untuk membantu kelancaran

program secara keseluruhan

- Melakukan langkah-langkah kreatif untuk menunjang

kelancaran tugasnya, sehingga

tugasnya dapat dilakukan

- Jumlah permasalahan yang dapat ditangani sesuai dengan target

- Keterlibatan dalam pekerjaan di luar job desk tertulis untuk

kepentingan organisasi

- Jumlah terobosan yang dilakukan dalam membantu kelancaran

tugasnya

Bulanan dan

harian

Atasan

TERIMA KASIH

[email protected]

sop verona

Documents