BUSINESS ENTERPRISE PROGRAM OF OREGON SPECIAL MEETING

Date: Thursday, May 31, 2018Time: 3:00 - 5:00 pm

OREGON COMMISSION FOR THE BLIND535 SE 12th Avenue (Portland office)

Conference line: 404-443 6397Participant code: 943611#

 Agenda

• Any of the agenda items listed below may become an action item.• Any of these items may be a conflict of interest. 1. Call to Order2. Adoption of Minutes3. Public Comment4. Sub-Committee Business

a. Spring In-Service Overviewb. NABM Critical Conference Updatec. Travel Policy/Per Diem Discussiond. Financial Sub-Committee Business

5. Director’s Report – Comments/Updatea. Trainees b. Capital Cafec. Edith Greend. Harassment Discrimination Policye. Outreach Letterf. Other

6. OLD      BUSINESS   a. BEP Program Budget Discussion/Position b. Concerns with not Receiving Program-Relevant Information (Revisited)c. Assigned Locations Update – Managers’ Input Soughtd. Managers’ requests for equipmente. Other

7. NEW      BUSINESS   a. New By-Laws Recommendationsb. Use of Set-Asidec. Legal Issues Updated. Legal Fund Discussione. Other

8. Open Discussion9. Schedule Next Meeting10. Adjourn

Verbatim

Hauth: Yeah, we’ll go ahead and get the meeting started. And, you know, as people join in they can let us know. But obviously, Eric, you’re here for the agency, correct?

Morris: I am. And I have Trevor Garcia with me here today, too.

Hauth: Hey, Trevor. Welcome.

Garcia: Thank you. It’s good to be here. 

Hauth: Okay, so let’s…. Yeah, thank you. Good deal. So anyway, let’s go ahead and call roll. We’ll start with the board. And Derrick Stevenson?

Derrick Stevenson: Here.

Hauth: Hey, Derrick. Art Stevenson.

Art Stevenson: Here.

Hauth: Art. Jerry Bird. Is Jerry Bird on the line? Okay. Steve Jackson.

Jackson: Steve Jackson, right here.

Hauth: Hey, Steve. Thanks for joining in.

Jackson: Hi, guys.

Hauth: And do we have Steve Gordon on the line? Steve Gordon? Okay. And I’m here, so we do have a quorum. And we’ll try and see if anybody else joins in. Lin Jaynes.

Jaynes: Present.

Hauth: Hi, Lin. And just so you know, Lin, I know I was hearing a little bit of background. I don’t know if your phone was muted or not. Just so you know. It might’ve been you, it might not have been. But… Cathy Dominique?

Jaynes: I’m… I’m muted.

Hauth: You bet. Okay. Cathy Dominique? Okay. Char Mckinzie? Do we have Carole Kinney? Okay. How about Salvador Barraza? I know I talked to Sal yesterday and he said he would not be able to make it. So Tessa Brown? How about Harold Young?

Young: Here.

Hauth: Hey, Harold. Welcome. Gordon Smith? 

Smith: Here.

Hauth: Gordo. Lewanda Miranda? Okay. Celyn Brown? Okay. Did I leave any managers out? Okay.

Bird: Randy, this is Jerry. I’m here.

Hauth: Hey, Jerry. Thanks for joining. Okay. Any members of the public that would like to be identified, please state your name. 

Haseman: Linda Haseman.

Edwards: Randy…

Hauth: Hi, Linda. And I think I heard James. Is that you, James?

Edwards: Yep. I was trying to come in just at the same time Linda was. So I’m here.

Hauth: All right. All right, buddy. Well, welcome, both of you. And Trevor is here, as well. And anyone else? Okay. So, let’s go ahead and start this meeting. Call to order. Adoption of minutes: I believe last time we went to adopt the recorded minutes there was a request to postpone the adoption until the minutes could be read, or the verbatim minutes. And I think those were sent out. So I’ll go ahead and make a motion and address any issues that might come up about that. But I’d like to make a motion to adopt the minutes of our previous meetings, as recorded. Do I have a motion for that? 

Art Stevenson: I make that motion.

Derrick Stevenson: I so move.

Hauth: Okay, Art made that motion. Do I have a second?

Derrick Stevenson: I’ll second.

Hauth: Okay. Derrick Stevenson seconded. Yea or nay, Derrick?

Derrick Stevenson: Yea.

Hauth: Art?

Art Stevenson: Yea.

Hauth: Jerry Bird?

Bird: Yea.

Hauth: Steve Jackson? Steve? I think you’re on mute, Steve. I’ll go ahead and vote yea. And Steve might’ve dropped off the line but we can’t hear you Steve. So that motion does pass. Moving along to public comment. If there’s anybody that would like to make public comment please identify yourself and I will give you the floor. Anyone? Okay. 

I will make a couple little public comments, announcements. Talked to Steve Gordon yesterday. And we all know what Steve’s been going through, or most of us know what he’s been going through with the loss of his lovely wife, Emmy. And good news is, Steve is going to be at in-service. And so I think, you know, we’ll all be happy to see him there. 

Also, I know that we’ve been trying to schedule meetings later in the day, like 4:00 to 6:00, and I think Eric has accommodated that, I think, most of the time. And I know, you know, sometimes schedule conflicts with that. But I do hope, when we get on a more regular meeting schedule, that those meetings can be held from 4:00 to 6:00. Because I’ve heard from a number of managers that need that to occur, especially the ones that are running the live operations. They just can’t get away at 3:00 because usually when they’re counting the till and mopping the floor and washing the bottles and, you know, so forth and so on…. So just wanted to state that. 

And we will go ahead and move on to…

Edwards: Randy? Randy, this is…

Hauth: Yes, James.

Edwards: Okay. I was on mute when you called for comments…

Hauth: Sure. Sure.

Edwards: This isn’t really a comment, but I’m going to take this opportunity to… opportunity, since there are several of you on the line: part of my duties as president of the Council for the Blind of Oregon is to write an article for our quarterly newsletter. I thought this time for my article I might write an article on the Business Enterprise Program. And so, with everybody’s permission, within the next day or two I’ll probably be calling some of you, some of the managers, and just talking to them about the Business Enterprise Program and their businesses and that sort of thing, if that’s okay with everybody.

Hauth: It’s okay with me, James. And I don’t hear anybody saying it’s not okay. I think any of that kind of exposure is good for the program. So.

Derrick Stevenson: It’s fine with me.

Jaynes: It’s fine with me.

Edwards: All right. Thank you.

Hauth: Okay. Anybody else? Okay. Before we move on to number four, you know, the last, I don’t know, three, four, five months, most of you who have been watching the emails and been involved in the meetings have understood that, by way of House Bill 3253, the… and the Code of Federal Regulations and, you know, other applicable regulations and laws, the Elected Committee is required to actively participate with the agency in the BEP budget. Clearly as identified we were able to participate in the strategic planning around the upcoming budget, the 19/21 biennial budget. And we’ve had several meetings about the policy option packages and also the, I guess, the general budget. I forget the terminology for that budget, but the budget that the program runs under currently.

So the policy option packages are a request for, I believe, additional funding or different funding, kind of, you know, around that, in the simplest of forms. And so we’re trying to… for years and years and years the committee has not necessarily been as involved in understanding the budget and/or welcomed to the table as we are most recently. And so we’re trying, you know, to wrap our head around the finances and how that works. And so there were a number of comments that were submitted or questions that were submitted to Director Morris by, I believe, Lin Jaynes had sent several along. I believe Linda Haseman, Art Stevenson, and Lin Jaynes head up that financial subcommittee.

And so, bottom line, we are trying to get our minds around and understanding around what we believe and contend to be programmatic information, so that we can make well-informed decisions and we can make well-informed… provide well-informed input going forward with the agency through the budget. And, as you know, Art and Lewanda did a wonderful job of putting together the in-service and will be there Saturday. Hopefully, you’ll all be there, or as many as you can be there as possible. But we’re going to have a budget workshop that deal with, you know, the general budget or the funding budget or… you know, I’m sure I’ll be reminded what it’s called here going forward. 

But today we’re talking more specifically about the program option packages, which we talked about at our last meeting and which we’ve had some back and forth with Director Morris. And so… but prior to that, and kind of a synopsis of what we’ve been doing, for those who have not been on the line, but 

as far as subcommittee business, item number four, under d) we’ll have financial subcommittee business. So I will turn that over to Lin and Linda and Art. 

But right now, under a) we have spring in-service overview. So I don’t know, Lewanda or Art, if you’re on the line, but if you’d just like to do a little, brief overview that’d be great. And if not, that’s okay, too.

Art Stevenson: Okay, Randy. Yeah. Well, hopefully everybody got to see the agenda. It was sent out. Got to look over what’s going on. I’m excited about the agenda and what we’re going to be discussing. We’re going to have several guest speakers. One is Mary Baker, who is a long-time Elected Committee member of the Tennessee Business Enterprise Program who also is the chairperson of the Rules Committee. And she’s been involved in the program there for a very long time. Wanted to get some input and some perspective on a state that I believe is recognized across the country as innovative, truly works together with the agency. And I think it’ll be really helpful for us to hear a manager’s perspective of many, many kinds of issues, like rules, active participation. And Mary actually was involved heavily in getting the commissary program up and running in Tennessee. So I’m excited about that. 

Excited about the fact that we’re going to have a presentation from VendEngine concerning commissaries, because I think commissaries is a real promising future for our program, going to create many lucrative jobs for blind people in the state of Oregon, the chance for some managers to advance and make more money, et cetera, et cetera. And that’s very exciting.

And then we’re going to, you know, be working on how do we further our strategic priorities to make sure that things get done here in the program and that we progress and turn this state into, you know, what we see going on in other states. So I’m very excited about that.

And, as Randy talked about, we are going to be talking about the budget. We’ll have a guest speaker at the beginning of that, Michael Talley, who’s the elected chair of Alabama, going to talk about their program a little bit: what they do as far as budgeting; and, quite frankly, hopefully give us some ideas on how we create a kind of environment in the state of Oregon that is in the state of Alabama. The state government invests heavily into their program and therefore there’s lots of blind people working, making good, decent livings. And so I’m really excited about all the things that we’re going to be talking about so that we move this program in a positive way. 

Hauth: Well, you did a good job, Art, you and Lewanda putting that together. And, you know, I thank you and I’m sure other people appreciate it, too. So. Okay, NABM critical conference update. Lewanda, are you on the line, by chance? I’ll briefly overview everybody on this. And then, Art, if you want to add anything that I’ve left out, please do. But… so, Art Stevenson, Lewanda Miranda and I flew into the critical conference update in Washington DC. I think it was last week. It was like…. I took a red-eye and so I didn’t even know what day it was or what city it was in. I thought I would sleep during the night, but that didn’t work so well. 

So, critical conference update, which was sponsored by NFBEI… or NABM and NFBEI. And there was influence also by NFB, I believe. So there was a lot of good training and information provided. Jesse Hartle was there the closing day. The first day we did a basic overview of what’s going on and what we need to address and so how we can advocate for our program, you know. Guys, we’re down to… nationwide, we’re down to seventeen hundred and some-odd managers. You know, at one time there was 5,000 strong. And in my recent past there was 2500. And so the concern is that, you know, just that, that this program is shrinking. And everywhere you look – and it doesn’t have to be that way, you know – but everywhere you look, it seems like somebody wants a piece of the pie. And so we need to do a better job nationally at advocating for our program and we need to do a better job as managers to stand up and speak up on behalf of our rights in the program.

And so the conference dealt with three critical issues. One was the commercialization of the rest areas that was included in the budget bill, the president’s budget bill and the infrastructure…. You know, so basically, they were wanting to pay for the rest areas through commercialization. And there was some tolling of roads. And, without going into it all, this has been an ongoing threat to the Randolph-Sheppard 

Program. It’s not just Donald Trump’s budget bill. This has been going on for a number of years. So the good news is, that does not look to me, from the feedback we received, that this is going to happen this session. We may be addressing it again, but the people we talked to stated that, “Lookit, this is… this is a heavy lift. It’s not going to happen right now and there’s too many holes in it.” So let’s hope that that holds true. 

The other critical issue was RSA is not convening arbitrations. Case in point, Steve Jackson, who’s on the line, has been waiting two years for his arbitration to be convened. And RSA has a duty to convene these arbitrations. And so the conference circled around putting pressure on RSA to do their job. And, you know, you can’t use excuses of not having staff members and not having… this. You still have to… justice delayed is justice denied. And so we’re hoping that, with the efforts of advocacy, that these – and it’s not just Steve. I think there’s 12 others. But Steve has been waiting the longest. So we hope we can get that, you know, get that moving and that RSA does what they need to do.

The last issue was the Department of Defense and that looks like it’s an issue in the future, where the Department of Defense is saying, “Gosh, guys, we can’t really contract with you sometimes because we get dinged by not fulfilling and fitting into this category.” And, you know, government contracting, it’s above and beyond my pay grade. But it does look like we’re going to be addressing that in the future to try and change the language around how the Randolph-Sheppard can fit into that better and we get more opportunities going. 

Again, Jesse Hartle was there and closed out the show. I had to step out of the room for just a little bit. But, you know, Terry Smith, Nicky Gacos, Michael Talley, Zach Snow, a lot of… Ron Eller, a lot of great leaders from across the land were there, networking and advocating for the program. 

So that’s my summary of it. Unless you have something, Art, to add, we’ll move on. So if you do, let me know. 

Art Stevenson: Well, yeah, Randy. One of the things too that there seems to be a bottleneck on is rules and that issue was talked about. And so they’re going to be working on that. Some of the good news is that staff is going to be hired at RSA. From what I understand, the approval has been made and some of this bottleneck will start loosening up. And I’m definitely pleased to hear about that. After you left there was a discussion about, you know, addressing some of the issues that seem to be ongoing issues and don’t seem to get resolved across the land, like active participation and teaming partnerships and all those kind of things. So Terry put together a list and he’s supposed to be getting that out. I’m going to try to touch base with him before he speaks a little bit at our luncheon at the in-service and find out where that is. And hopefully we can actually get that document on issues that are going to be addressed. 

I can tell you that the president of the NCSAB gave a presentation also. And it looks like, as a whole, the National Council of State Agencies for the Blind want to address these critical issues. And hopefully, you know, the vendors and RSA and NCSAB are going to develop a committee – in fact, I kind of suggested that – and work on some of these critical issues that seem to not get resolved. Because if you don’t resolve issues you can’t move forward. And I think that that’s going to happen. At least, I hope it happens.

Hauth: Okay. Thank you, Art. So, yeah, it was a good advocacy effort. So moving on to c) we have Travel Policy Per Diem Discussion. And I can just frame this up a little bit. I’d like to have a little discussion about this and maybe reflect and revisit a few ways that this has been handled. And also, see if we can get some clarity around, you know, the policy that the agency is utilizing or partially utilizing. And so, you know, the way I… the way I see this is, blind managers pay set-aside. It goes into the agency and certainly can be used, through managerial services, to provide – and probably should be used to provide, you know, assistance to training conferences and upward mobility training and different endeavors such as that. 

I believe, when Eric was hired, you know, going back five or six years, I don’t know what it’s been now, but we’ve had a lot of different ways on how travel has been paid. I believe when managers went to BLAST the agency did not pay for the transportation but did pay for the registration and the hotel, if memory serves me right. Then, when we went to Sagebrush, those who chose to go to Sagebrush, there was payment made and there was also per diem that was honored and allowed. The Confluence Center, 

when we spent days going to the Confluence Center meetings there was travel time reimbursed and per diem provided. I think the same in, oh, Springfield. 

So we’ve tracked back and found that, clearly, managers have been allowed per diem. And from the time, six years ago to now, what I’ve seen is it’s kind of changed. Like, gosh, you can’t have a hotel if you live in Portland and the convention’s in Portland. Or you can’t have one in Salem if you… in Salem. And so, you know, that has changed. And most recently, while I think it’s a good thing that the agency supported us being able to go to these kind of important endeavors, it was like, “Yep, but we’re not going to pay for your per diem.” And so I said, “Gosh, well, why not?” And so when I… you know, bottom line, we aren’t State employees. That’s clear. And I guess I can understand how the agency sometimes tries to fit us into that category, even though it’s not proper. And I know that Eric used the state travel policy to guide our travels.

Well, the question was when I read through it, well, it clearly allows per diem to be provided. So why aren’t we being provided per diem? And when I look at the managerial services that has been expended over the years for, you know, Art Marshall and Tom Pileggi and Kathy Ewing and I see their meals being provided and travel being provided I’m trying to understand the equity of how that would occur when agency staff travels but it’s not okay when blind vendors travel who actually pay into the set-aside.

And so, you know, it’s not… not the biggest fish to fry but, again, it… I think it needs to… if Eric can clarify it or if anybody else has any questions about that or comments about it, I think it deserves to be heard. So, anyone? So, Eric, I don’t know if you can help clarify…

Bird: Randy?

Hauth: Yeah, Jerry, go ahead.

Bird: Yeah, I’ll say just a little bit. I think, you know, the reason we have these in-services is for our program. And, you know, once again – I say this every time, I think – this is our program, it’s not the State’s. And everything should be headed toward what benefits the program, which the program is us. So… and that’s why we use set-aside funds. It’s our money and, I mean, like a lot of… I’ve been doing this it’s going to be for 31 years and the thing is, is it shouldn’t matter if you live next to the motel. The idea is to gather at a meeting place and everyone’s equal and they should be in a place that all the conferences and all the training places are all in that one area because they’re blind people and they don’t like wandering around. So it makes sense. They keep wanting to use us as we’re not. 

But, you know, it’s only actual common sense: why wouldn’t you put the blind in a nice place wherever we wish to decide as a group to go and all the things are at that particular property? You know, if you want to get in your car and go somewhere other than that, that’s up to you. But every… no one needs… should have to leave that property, being a blind person. And, like I say, and everyone should get a… if you want to come to the meeting, your room is paid for, you know? And it’s just like all the other conventions and stuff that they go to. 

So it’s just ridiculous that we have to keep, you know, begging to… for them to use our money properly, which is our set-aside. I mean, there’s times they wouldn’t even give us coffee, you know? It’s like, “Oh, we don’t want to spend no money on a coffee service.” I mean, it’s gotten a little better on that. But, you know, it’s just not what a nice convention, an in-service that you plan twice a year to people to work and talk and try to improve our businesses. I mean, that’s what it used to be. Now it’s almost became a pain in the butt to go to them because we got to go to the Commission and you go to a motel where you don’t even have a… it’s like an apartment that’s a complex or something, you know? And it’s just… it’s time we just need to take control and tell them, “This is what we want our in-service to be.” And as long as we’re within, you know, our rights I don’t know why they would push back and not want to give us our stuff. 

But, anyway, that’s my comments. Thanks.

Hauth: Thank you, Jerry. Anyone else?

Haseman: Linda Haseman.

Hauth: Yeah, Linda. Go ahead.

Haseman: Yeah. I know… I believe one of the policy option packages, not tied to the Business Enterprise Program, but that the agency is putting through as an agency policy option package is for increasing, if I understood it correctly, increasing travel for professional development for their staff. And so, clearly, that’s an important item for staff. It’s clearly as important, in my opinion, for vending facility managers to have that as well. 

And coming from a financial background, as far as budgeting in a State-type entity, what I can tell you is this needs to be an area that clearly needs to be budgeted so that you guys don’t continually have to every year wonder what is or what isn’t going to be paid. I think through your active participation, you guys can in the budgeting process can develop a budget tied to set-aside for managerial services for vending facility managers’ training and identify exactly what’s going to be paid out of that budget line item. 

And it would then hopefully stop all the continual questions about it. Because part of administrating a program is also bringing continuity and consistency and clarity to participants of that program. And I’ve watched it for a number of years to what is or isn’t going to be paid, how is it going to be paid, is it the State travel policy, is it not, is it per diem or is it just hotels, is it airplanes? I mean, just saying it sounds crazy because it has been that crazy. 

So I’m hoping, through the budget development process, you guys will clearly be able to earmark out of set-aside, out of managerial services, training for vending facility managers and what that actually is going to mean and what that actually is going to pay for. And hopefully that will kind of bring some of this to a closure so you guys can move on to other important items. 

Hauth: All right. Thank you, Linda. Yeah, I just want to say one other thing before hopefully, Eric, you can give us some clarity around this. But, again, it’s… you know, I just… I think… I’ve seen decisions being made… again, it’s not the biggest fish to fry, right? But it’s… in my mind it goes, again, with a lot of the other things, where decisions are just made and then they’re changed and they’re made again.

Somebody’s off of mute. Somebody’s off of mute. I think, Steve.But so, I’m wondering why or how these decisions are made. And I do know that the administration 

has some discretionary authority. But still, the Elected Committee is supposed to be involved in active participation in these training matters. And so, you know, Eric, can you give us some clarity around, like, the per diem and…. I mean, why it’s changed from time to time and if there’s… you know, maybe around the comments that Linda talked about, building a budget into that, or…. I mean, what’s your take on this?

Morris: Yeah, Randy, it definitely… I can talk about that. I appreciate Linda’s comments and I think they’re totally accurate. Because I think the thing, to kind of go towards Jerry’s comments and I think maybe your comments, is, you know, the money… the money is for the Business Enterprise Program. It’s set-aside monies. But once it comes into the State accounts, it has to be spent within, you know, the policies and procedures that work around, like, the policy and procedure that I sent out to you guys. For example, with airfare: the agency can’t just go out and book airfare through, like, Alaska Airlines directly. We have to use the State contract; it’s one of the rules we have to use. So that’s why the discussion I was having with you is… that’s the way it has to be because the State is obligated to use that contract. 

So, like, the idea of providing hotels for people in the same city that we’re having a conference in – that doesn’t… that doesn’t make any sense, especially when it comes to spending of State resources. And once it comes to us, it’s a State resource, is how it’s looked at. So that’s some of the thought process behind that. Now, I know you sent me a couple documents today from a few years ago about per diem and I did not remember those, in total honesty and transparency. I know there’s been some problems with per diem and the… giving money up front in the past, before I got here. So there’s been some resistance to providing per diem to people. So I think that was some of the… some of the thoughts that were in the back of my head.

Now, if we want to have a talk about a specific budget about travel and… not just travel, but about monies for training of vending facility managers, the thing you have to keep in mind, is if we set a budget and we say, “Hey, it’s going to be X number of dollars for the year” and then we determine that through a process, and then, you know, we run out of money, then people aren’t going to be happy if we…. You know, there’s consequences to doing that. I mean, I don’t like playing, you know, without a budget. I like to have a budget because it’s easier to manage by, like Linda was talking about. But… what was I going to say? 

The travel policy I sent out to… for State employees is for State employees. And if you’re an employee of an agency or a business or a government agency, you do travel on per diem. That’s part of working for a company or working for an agency. Gosh, I keep losing my train of thought. Hang on one second. 

Oh, the in-state travel POP, I know that was mentioned too, the policy option package. So… oh, no, that was for… that was a different thing. Never mind. So I guess that’s all I got.

Hauth: Okay. Well, thank you. I mean, obviously, there’s some work to do on this. And, you know, so… did want to make my concerns, you know, known. And I know hopefully we can figure this out as we go forward. Is there anybody else, before we want to… before we go on to the next item?

Morris: Randy, I was just going to say, that afternoon part of Saturday afternoon I think plugs right into the same topic. So.

Hauth: Okay. Okay. So number d) is Financial Subcommittee Business. Lin, I don’t know if you’re on the line, but Lin and Linda, if you’re on the line, and Art…. Lin, are you on the line? 

Jaynes: Yes. I had it on mute. I’m sorry. 

Hauth: Okay. Okay.

Jaynes: Yes. Well, as everyone knows, if they’ve seen your recent report sent back out again to Eric, we had a number of questions. And I did speak with Eric. He did contact me after I sent him the questions that we’re discussing tonight. And we had a pretty good conversation. He seemed to feel…. He made a comment to me that he thought it kind of felt, I’m going to use the word… I’m saying “disjointed.” I don’t think that was his terminology. But he kind of felt like it was kind of… the questions in itself were kind of out of order and/or out of place. And he did make a comment to me that he usually does a report at the end of the year, which, from that comment, I kind of ascertained that some of the questions, he felt, might be able to be addressed towards the end of the year. 

But the questions itself, I did tell him I would go ahead and review it, see if there was anything in there that we could maybe put in a different order, to where he would understand the questions better. And I did. I went back to the committee and spoke with them. And, of course, they don’t feel they’re disjointed at all and they’re pretty straightforward. So we’re looking for some answers to two different reports for the financial committee. And basically, we’re wondering if we should maybe have a separate meeting for this, to where Eric could actually discuss them with the board and/or the subcommittee or both and we could maybe get some answers to them. 

So that’s kind of where I turned it over to… back to the committee. 

Hauth: Okay, thank you. Anyone else? Linda?

Haseman: Yeah, this is Linda. Yeah, the questions revolve around… there was several different areas that the questions revolve around because there are several different reports that the agency actually does. One of which was, for the first time ever, the liquidated and delinquent report finally did show some accounts on there. And so it was the first time that the subcommittee members individually had even a chance to review and attempt to understand the liquidated and delinquent accounts. I believe Eric answered those 

questions and I was satisfied as far as on those responses, with Eric’s answers to those questions on that delinquent report. 

Bottom line is I believe there were five accounts that were reported as liquidated and delinquent, which is a required state report to the legislators. One of those five accounts has been paid off, one went into the DOJ for collection and it sounded like they got a state judgment to go after collection on that but haven’t collected anything. And the other three, I believe, are in good standing and paying. So, again, clearly answered and… clear questions, clear answers. 

The next one was the RSA-15 report. And what I can tell you about that one is, usually in the month of January or February… the report gets done in December; it’s a required federal report. Last year we did do a workshop on the report and got some answers. But there were some questions still outstanding on the RSA-15 report. I know one of them specifically was that the ending year balance for set-aside was showing as a negative 11,000. And I don’t think we ever got an answer as to how set-aside was a negative 11,000 on the RSA-15 2016 report.

So, in all honesty, I didn’t have a chance to review the RSA-15 2017 report when it came out, when Eric, I think, sent it out in like February, January or February this year. I’ve had some family situations going on. I had a daughter who had an emergency C-section. I got… had another daughter getting engaged; and so just a variety of events going on. 

So when I finally did have a chance to review it and sent some information in to Lin that she forwarded on to Eric, I think that’s where some of the maybe confusion began. Because what I did is I compare, just like if you’re considering your checking account balance or your balance of your account for your business, your ending month’s balance or ending year balance, your ending year, your new balance for the beginning of the year should be the same. They should match up. Well, they didn’t, from the 2016 RSA-15 report to the 2017. There was a $30,000 difference on the year-end report for ’16 and the beginning balance for 2017. So, in order to show that that was not normal, I went back and reviewed a variety of the past RSA-15 reports and listed, to show Eric or anybody else that works on that report, that in all years prior to… until the most recent report, the ending year balances were always matching to the beginning balances for the next report. And so I think that might have draw some confusion. 

But the bottom line is, if you look at it, the 2016 ending year balance did not become the filler for the beginning year balance of 2017 RSA-15. Because that’s the federal report, I want to know why that changed. I think the financial subcommittee should know why that changed. I think everybody needs to know why all of a sudden historically something’s changed. 

There was some other questions on it. A lot of it derived… I think initially Jerry… Jerry Bird has been asking for a while about surveys. So I took an opportunity to look at survey information and found some discrepancies between the ’16 and ’17 year reports. Questions were clearly derived from those reports back to the agency. So I’m hoping…. And then, I had an opportunity finally to also look at the quarterlies for last year that ended October through December, as well as the current quarterlies that recently came out, January through March, and derove some additional questions tied to that for the financial subcommittee to look into and address.

I think as we ask these questions… I, you know, I’ve identified tabs, I’ve identified sections of the report, I’ve labeled what report and what section or what tab and what item I’m looking at. Similar to what’s going on with the travel policy, I found that things were changing, things had been deleted, set-aside bills was no longer a row. So… I don’t know why. I don’t know if it’s just somebody new in accounting deleted that. So I’m hoping that as we move into Saturday and have a budget communication or at some point a financial subcommittee, we can start getting answers to us. Because reports should stay consistent and they should only change if people know that they’re changing. But when I’m aligning reports and things are missing…. For instance, on the most recent quarterly we’re no longer getting the breakout of set-aside. It’s now either BEP use or authorized or some other term. It doesn’t even tell us the five items that set-aside can be expended for, so we don’t know what items are falling into what category.

I’ve also seen that initial stock looks like it’s being paid out of set-aside. My understanding, I know the five categories of set-aside, I don’t think initial stock is one of those. So there’s just quite a few things that at some point we either need a separate meeting or time on Saturday to walk through those. And 

hopefully between Eric and Gail we can get the answers and continue moving. Because, to me, numbers are easy; they tell you the story. You don’t need to hear anybody else’s story; the numbers tell the story. So thank you.

Hauth: All right. Thank you very much, Linda. Art, do you have anything to add in? 

Art Stevenson: Well, Mr. Chairman, yeah, I do. We most definitely want to know how, why, who, what… our money is being spent. And we want to be able to analyze, you know, what is going on, if there are different ways that we can do things to spend our money more efficiently and effectively. And the only way that we can do that is examine the information. And there may be some ways that we can save money. There may be ways we can do things more efficiently and effectively. But unless we have all the information available to us, it’s impossible to do it. And everybody knows I requested from the agency a copy of invoices so that I could see exactly what the charges on those invoices were. And, of course, I was told, you know, all that information is on the report. And… if all the information is on the report I can’t find it all. So I made that request. Now, I’m not going to spend $3,000 of my own money to get something that the federal law says I should be provided if I request it. 

And therefore I’m going to make a motion right now, as the member of the Elected Committee, because I was told in an email that, “Hey, we don’t keep our invoices here at OCB separate for the vending program. They’re all mixed together. And it would take hours and hours to go through it and… to find those. So it’s going to cost you that money… much money.” And so I want to make a motion that the Elected Committee make sure that the agency is keeping the records from our program separate so they’re easily accessible. And if we make a request to receive it, that it’s easily accessible. And so, I make a motion…

Hauth: Okay.

Art Stevenson: … that the Elected Committee lets… Eric will know this because we’re making this motion, that the way they’re doing business there by keeping all these invoices mixed together so it isn’t easily accessible is not a good way of doing business. And so…

Hauth: Art.

Art Stevenson: … we need to make sure…

Hauth: Art, make your motion and we’ll get a…

Art Stevenson: I make a motion that the agency… that we recommend to the agency that they keep all of our invoices and documents separate because this is a separate program. So that if we need program-relevant information we can get it easily without having to beat our head against a brick wall.  

Hauth: Okay, so a motion’s been made. I think there was a number of motions but I clearly identified what you’re requesting. So a motion’s been made and do we have a second on that?

Bird: I second it. 

Steve Jackson: Second.

Hauth: Okay, Jerry Bird’s seconded that. Open for discussion.

Bird: Discussion. Jerry.

Hauth: Jerry.

Bird: Yeah, kind of a shame we have to do this, but if I’m not mistaken, doesn’t it say our program, any of our financial or account, set-aside account will be deposited into a separate, distinct account? I’m pretty sure it says that in our program, to make it very clear that this is a separate program from their other programs. They can’t start throwing it in the same basket. So, therefore, Art is right. All he’s doing is, we’re making a motion on something that the federal government said that’s in our program. So I got to agree to that. But it still just keeps coming back to me, the one root of one person making decisions. But I’ll leave it at that. Thank you.

Hauth: Any other discussion? Yeah, I would just like to make a comment or two. You know, I guess I can understand the agency saying, “Gosh, we can’t do that because it would take so much time and so much work and so much this.” But the way I look at it is, if it’s allowed and if it’s requested it should be provided. You know, again, like Jerry says, you know, it looks like decisions are made and sometimes they’re made, like, in a, you know, in a manner of, “No, we’re not going to give you this information.” Even though, like, the surveys clearly are program-relevant. The invoices, in my opinion, are clearly relevant. 

Now, I know Eric, in his capacity as Director, many times has said, “Nope, I don’t deem that relevant. Nope, I don’t do this.” And I don’t know if it’s just because the agency doesn’t want to provide it or it’s going to cost them too much work or time or what. But, you know, it’s pretty clear… I think, as we go forward, I think, you know, hopefully we can work this out amongst ourselves, but it’s pretty clear that these required and requested information, when push comes to shove, the agency… Elected Committee does have a right to those. Because they have to make well-informed decisions through active participation if I provide input. 

But if we could figure a way outside of that process, you know, it might be better. That’s my… That’s my three cents’ worth. And obviously we’re on opposite sides of the request spectrum because we’ve been here before. But, Eric, I don’t know if there’s anything you want to say that haven’t already said or any ideas on, you know, either…. But the floor’s yours if you want to make any discussion. So.

Morris: Well, specific to this motion, I think, you know, the BE Program doesn’t pay the bills. And I think that’s the thing that people need to keep in mind. And so all of our invoices go through the accounting department, which holds the BE money in a separate account, which is not only a federal thing, it’s a state thing. So, you know, we don’t keep all the invoices in a big pile in the BE department; they have to go to accounting to be reconciled with accounting stuff. So, yeah.

Hauth: Okay. Any other discussion before we call the motion? 

Jackson: What about making copies? 

Jaynes: That’s…

Jackson: Steve Jackson. 

Hauth: Hold on. Okay, Steve, go ahead.

Jackson: I just had commented, if we’re having a discussion, I mean, it would be easier for the managers to get their information if they made a copy, put one into the BE files and then send the other file, the same copy of the same document to accounts… the Commission, I mean. To me, I think that would be awesome. You know, it’s an idea.

Hauth: Thank you, Steve. Lin, were you trying to get the floor?

Jaynes: Yeah, I was listening to what our Director said about the accounting department. So it’s obviously, you know, I’m assuming it’s the accounting department that has all of these records. So I guess I’m kind of wondering why it is that they can’t provide them since they have them. My question would be the same thing that Steve just said. You know, it… this is a technological world that we live in today. How hard is it to make copies and send those copies out to the BECC when they have a question about something, instead of making it to where we’re penalized to have pay for something that the accounting department has? Sounds like it’s their job to begin with. So why not make copies and provide them, instead of expecting us to pay for them? To me, that seems counterproductive to our program.

Hauth: Thank you, Lin. 

Edwards: Randy. James.

Hauth: Yeah, James.

Edwards: I apologize; I missed some of this discussion. But… and I know I’m not a member of your Business Enterprise Program, but… the question for Eric, isn’t…? Everything is computerized, right? And when you get invoices they’re put into a spreadsheet or something and aren’t they coded as to different codes, where they come from? In the computer?

Morris: I think what you’re… I think the answer is yes, James. It’s all plugged into the state payment system. And that’s kind of… to go full circle in this conversation, what I told Art before, I provide a breakdown of all the invoices that we pay in a spreadsheet format every quarter. And so Art wanted to see the actual copy of the invoices. So all the invoices get batched together, not only BE invoices but Older Blind and VR invoices all get batched, put in a big pile together every day to get paid. And so they’re not, you know, there’s not an individual batch for Business Enterprise. And why that is, I don’t know because I’m not in the accounting department. So…

Edwards: Okay. Thanks.

Morris: … as much as were are in the digital world, the State is not… we’re not there yet, unfortunately. 

Hauth: Yeah. Yeah. Thank you. Eric, I do have a question before we call the vote. And hopefully you can answer this. But do you review those invoices? And do you authorize those invoices? Is that something you do?

Morris: Yep. 

Hauth: Okay. Is there a way… do those get entered into System 7? Or does just the information from those? I don’t know why it would not behoove us all to, like some were suggesting, make copies of those as they come through. You know, scan them in or whatever, to have them accessible. One… One thing, like when you say, “Well, gosh, I give you guys the information,” what I can tell you is, when I look through that information, Naegli court reporting, it had the name and it had the amount but it had no identifier whatsoever of what it was for, what it was about, you know? And I’ve seen some other invoices or other charges on there that make me guess. Like when it’s talking about managerial services for Smitty’s Vending or, you know, or…. So I think some of the information is missing that may be helpful to us. And, you know, I just want to share that with you. That’s my point of view, as well. But. So.

Bird: Randy, I got a…

Hauth: Go ahead, Jerry. And then we’ll go take the vote. Go ahead.

Bird: What I was kind of wondering is, is there something… I kind of get from Eric that he’s trying to use that, “If you’ve gotten that information in the past and you’ve been provided it, don’t come asking us again. Go searching in your paperwork and find that darn thing. We gave it to you once.” Well, I don’t think that’s true. If you…. That’s public…. That’s our information. I got it from my bookkeeper and stuff, to where I needed… I couldn’t find my taxes, say. I can get them from her, you know? It’s not that, like, “Oh, Jerry, I provided that to you.” So I don’t know why you’re using that you got them before. Well, I lost them! The dog ate them! You know, okay, my dog ate them. So now would you please send me a copy? 

You know, I pay my set-aside and, you know, and also we used to have our own bookkeeper. So I don’t know when that got… Bowers forever. Just on us. And then that got changed because, oh, they didn’t… he wanted to be half-time for us. And then I don’t know when it got changed where there was no time for us. But then we want to give 40… $80,000 to another person and we’re having all these bookkeeping problems. I mean, Eric, I don’t know how many hats you have, but you got a big old shelf. Thank you.

Hauth: So we’re going to go ahead and take the vote. The motion’s been made. Second. There’s been ample discussion. And so let’s go ahead and call the vote, yea or nay. Derrick Stevenson.

Derrick Stevenson: Yeah, I just had a quick comment to make before I vote. 

Hauth: Sure.

Derrick Stevenson: Obviously, it’s the responsibility of the Commission for the Blind to supply those things to us. So whether they did it in the past or not, I think in the future they need to devise a system where our receipts and stuff are kept separate from the rest. It’s not that hard for the accounting department to say, “Oh, this is BE, we’ll stick it in this pile because it has to be kept separate.” And with that said, I say yea.

Hauth: Thank you. Art Stevenson. Art Stevenson? You’re on mute.

Art Stevenson: Yea! Yea!

Hauth: Jerry Bird.

Bird: Yea.

Hauth: Steve Jackson.

Jackson: Yea.

Hauth: And I’ll vote yea, as well. The motion passes. So, let’s see, where’re we at? Okay. So, Eric, did you want…? I know that was specific to a motion being made, but do you have anything to add into this financial subcommittee and everything you heard?

Morris: Not at this time, Randy.

Hauth: Okay. Number five: Director's Report – Comments/Update. We have a) through f) and it talks about trainees. You know, just if you could just update us on that, what’s going on. The Capitol Café, one of our newest locations, you know, how that’s progressing. Edith Green, another new location. And so, anyway, you probably have the agenda in front of you, so the floor is yours. 

Morris: All right. Thank you, Randy. Hey, so, the first topic on here is trainees and I… usually when I look at that I’m like, “Oh, jeez, you know, we don’t have… we’re not moving the needle a ton on trainees.” But I guess the fun thing about tonight, Trevor Garcia is sitting here at the agency and we licensed him as a vending facility manager today. So Trevor’s our…

Hauth: Awesome. Congratulations, Trevor!

Morris: … our newest member.

Garcia: Thank you very much.

Morris: So I…

Hauth: Yeah, good deal. 

Morris: … I’ll yield the next half hour to Trevor. I told him it’d be about a 45-minute speech if he wanted to give it. And if he wanted to say a few words. But do you want to say something, Trevor?

Garcia: Happy to give it. No, I just wanted to thank you for the opportunity given me through the program and the opportunity to work with some of the vendors and it’s been a wonderful experience. I know you have a wealth of knowledge to share as I look forward to absorbing that knowledge. And I look forward to drawing on the experience you vendors have. And you, you know, being able to work alongside you in the program is a wonderful privilege that I greatly appreciate. And, you know, I… I’m very excited to be involved in the program and to draw on the wealth of knowledge that you have. So thank you so much.

Hauth: Hey, Trevor, congratulations. And I could… just want to say real quickly, this program can be a life changer and has been a life changer for a lot of people. It’s a wonderful program, nationwide. You know, you always have to… you have to always be vigilant and advocate on behalf of yourself and your program. But, you know, it’s… I’m just so happy that you’re on here and part of our family, our BEP family. And look forward to meeting you this weekend. So. 

Bird: Yeah, welcome. 

Garcia: Thank you so much.

Art Stevenson: Randy?

Hauth: Yeah, Art?

Art Stevenson: Yeah. Hey, Trevor? Do you live there in Portland?

Garcia: I do. I live here in Portland. That’s right.

Art Stevenson: Okay. So, Randy? I know Trevor hasn’t got a location now, but hopefully there’s going to be something coming up to bid in the very near future, so that he can become a blind licensed manager. But could we maybe assign him a rep? That he can kind of…?

Jackson: I don’t know [inaudible].

Art Stevenson: … get guidance from, or whatever? Well, hey, let’s just say this, Trevor: we’re going to look forward to meeting you this weekend. And the Elected Committee most definitely is at your service. 

Because we serve the blind licensed managers. So use us as a resource if you have any questions or anything. And all of our contact information is on the website. And so we most definitely… now that you’re a blind licensed manager I think, you know, we ought to add you to our roster so we have your contact information and you have all of our contact information, which includes all the blind licensed managers. 

Garcia: Thank you.

Hauth: Thank you, Art. And yeah, you’re right. We will meet him this weekend. So…

Morris: And Randy? 

Hauth: … let’s go ahead and move on and…. Go ahead.

Morris: I was just going to ask Trevor, while we’re here, just to put him on the spot, if it’s okay with him, I’ll send out his email address to everybody so they can contact him and reach out, you know, on the big web, and say, “Hey.” Is that okay to send out your email?

Garcia: Yeah.

Morris: Okay. And your date of birth, social security number, all that stuff?

Garcia: All that stuff! It’s all important.

Morris: So I’ll get that sent out tomorrow. 

Hauth: Great.

Morris: So, on the topic of trainees, we do have three people currently in the training program. And that does not include Trevor. So they’re working their way through Hadley and then the job training. We have one other person who is…. What did I write in my notes? So we’ve got Trevor, who’s brand new, and then we have one other person who’s kind of exploring the program, with their VRC… with their VR counselors. So we’ve got people interested in the program and people working, trying to get through and get licensed. So that’s a good thing.

Hauth: Yep. That’s a good thing. Yep. Okay, Capitol Café.

Morris: Yeah. So the Capitol Café… before last week I wouldn’t have had much to report because it was kind of business as usual when the session’s not going. So last week I’m sure everybody heard plenty of chatter in the news that there was a one-day special session on Monday last week. And then legislative days, which is when the legislators come back to the Capitol, have some of their subcommittee hearings and regular hearings. So those first three days of the week were big days, really heavy business days, which I think is very indicative of what the regular session will be next year. So Char and her crew did a fantastic job. I was hoping she’d be on here tonight and could talk about it herself. But they definitely held the line and got people fed. And there was a lot of people to feed that Monday through Wednesday period. So, yeah, it was kind of exciting and scary before… the week before. But they did a great job. So. 

Hauth: Are there any… Are there any hurdles that… or any issues that are arising or not? 

Morris: Not that I can think of right off the top of my head, Randy. 

Hauth: Okay.

Morris: I think the biggest hurdle at that location is it’s in the basement and it’s kind of small. I mean, if it was twice as big and not in the basement it would be even better. But I’ve heard lots of good comments and I think a few, you know, not so good comments, which I think is just typical for food service. But I know the staff there were really excited with Char’s operation and how she’s been doing there. So, yeah. 

Hauth: Well, I look forward to going in there and seeing it in person myself. So, that’s good. Glad to hear it. So. Then Edith Green?

Morris: Yeah. 

Hauth: Could you kind of update?

Morris: I don’t have any big updates. I was talking to Celyn and I don’t think Celyn called in tonight. I don’t think she did. You know, things are going well at Edith Green. Celyn’s just, you know, doing business, as she should be. I didn’t have any big update on Edith Green.

Hauth: Okay. Well, I was able to go in there yesterday, actually. I went in there and visited with Celyn and looked around. I’ve been there a number of times. But, yeah. So she seemed to be doing well and the place looked nice and she seemed to be happy and the customers that I saw seemed to be happy, too. So just curious if there was any hurdles that we needed to work through to get together or anything, you know, going on. I did happen to see… I don’t know if that’s one of the trainees through the BE Program that was there, but I did happen to see a lady who waited on me who was also visually impaired. So maybe that’s a trainee and maybe it’s just a person that Celyn is hiring. I’m not sure. But.

Morris: Yeah, I think one of the biggest hurdles at Edith Green was their… they had a little sandwich board sign that for a long time was… I don’t think GSA really liked it because it wasn’t super fancy looking and stuff. So GSA and the building agreed to buy Celyn a new sign so that’s… to advertise the location; one of those sandwich board kind of signs. So I know Kathy…

Hauth: Great.

Morris: Kathy here at the agency is working with the GSA people to get that built and put in place. So, yeah, it was kind of exciting. 

Hauth: Okay. Okay. Number d) is the harassment/discrimination policy. I know you sent that out, oh, I don’t know, a week or so ago. And, again, I think that’s one thing that, again, where we are kind of trying to be fit into a State policy. And everything I’m understanding, policies are supposed to be specific to the Randolph-Sheppard and they’re supposed to be approved by RSA, you know, if they’re relevant to the Randolph-Sheppard and Business Enterprise Program. And they’re supposed to be created through active participation. And then, you know, I’m not saying it’s a good policy or a bad policy. I haven’t read through it in its entirety. But I did, you know, I wanted to put it on the agenda and let you share your thoughts about it. But, again, you know, I… my concern is that it’s not specific to Randolph-Sheppard as it’s supposed to be. And, again, we’re… as blind vendors we’re trying to be folded under this policy. So go ahead, Eric, if you’d like to.

Morris: Well, I don’t have a lot of comments on it. I’m sure everybody… I know, Randy, you said you haven’t read it, but I’m sure the other board members have had a chance to look through it. This policy, as I said in my email, was updated in the recent past to include boards, commissions and volunteers. So I don’t have a bunch of information on it. I read through it myself. I understand how it applies to state employees and regular employees and stuff. And, you know, the Elected Committee is a body within the agency, you know, 

within the Commission for the Blind. So it’s part of that umbrella. So if we had… if you guys have specific questions…. Now, tomorrow, I know that the board, the Commission board, is going to also take up this topic. And our HR Manager, Sherry Carter, will be there to answer questions. So I can definitely ask her more questions about it or you wanted to shoot me a note asking me what questions you would have…

Hauth: Yeah.

Morris: … I could definitely try to chase those down. 

Hauth: Yeah. And just so you know, in full transparency, I sent this policy along to my attorney to review. And a couple of the initial… he’s busy right now, so he hasn’t had a chance to look through it all. But just my… the first kind of comment there: “Well, you guys don’t appear to, as the committee, to fall under any of these jurisdictions.” Boards and commissions are identified in state law and that does not seem to be us. Volunteers are volunteers who work for the agency. And it also identified that there wasn’t necessarily the proper complaint process through it, like if there were issues or concerns, the complaint process through that didn’t seem to fit in line with the Randolph-Sheppard. So, you know, I will personally… I will let you know more when I hear more. But, again, I’m not saying it’s good, bad or indifferent. But I do want to investigate it a little bit more. So those are the initial things that I’ve seen. 

Anybody else have any comment on this, before we move on? Okay. Okay…

Art Stevenson: Randy, this is Art.

Hauth: Yeah, Art.

Art Stevenson: Okay. So, Eric, did…? Well, I know that it hasn’t been passed on to RSA to get their thoughts or anything on that. And obviously we’re a federal program. Yeah, we’re in the state program… we’re in the state of Oregon and… but I agree with Randy, the fact that anything… because I didn’t, you know, I didn’t see in that document where it said “and the Elected Committee of the Business Enterprise Program.” And so, number one, will you send an email to Jesse and forward that along? And, you know, as… I know Randy talked to an attorney, but just to flat blankly say the Elected Committee… because we are different. We’re under a federal program and stuff. I’d like to maybe get some feedback, whether we absolutely are obligated on it and all that kind of stuff and see where… what kind of input we get from RSA.

Morris: So, Art, I guess I…. You want me to email it to Jesse and basically ask him if it’s okay?

Art Stevenson: Well, it does say that any rules and regulations or laws need to be okayed by… and I don’t think this is a law. I mean a state law. I think it’s an administrative rule. Am I correct? The way I understand…

Morris: Let me look real quick. It’s a state HR policy. And I’m not sure if that’s embedded in their…. I mean, it lists all the different ORS statute authority. 

Art Stevenson: Well, and, quite frankly, you know, like I said, you know, the… it’s a state policy, not an administrative rule adopted through the official process of running our program. And so my belief is that it needs to be vetted and stuff like that and, you know, looking at all the legal nuances of it. Because obviously, you know, we would much rather have all the answers then just assume and have the complaints filed and all that kind of stuff. And so, I… what I was suggesting is that we, you know, just say, “Hey, this is a state policy and what’s your thoughts about it, saying that the Elected Committee is absolutely obligated to this policy. And if we’re not, what does RSA think about it to make it legal within the Randolph-Sheppard vending program? 

That’s my thoughts. I mean, you don’t have to do it. And, you know, we’ll do our due diligence and, you know, find out if it’s legal across the country and everything. And then we can proceed that way. But it would be nice that you at least informed RSA that, as a state agency, you believe this policy… the Elected Committee is obligated to follow this policy.

Hauth: Hey, Art? You know, I think what might be best would be for us to formulate what you just said in a paragraph. And I can send this to Jesse and, you know, on behalf of the committee and ask the appropriate questions of that. And, you know, Eric can do whatever he needs to do or wants to do.

Art Stevenson: Okay. Well, okay, Randy. Then I make a motion that we pursue this state policy and ask some questions of RSA on our legal obligations and stuff. 

Hauth: Okay. A motion’s been made. Is there a second? Is there a second? Okay.

Morris: Hey, Randy, I can…

Hauth: Hearing…. Yeah.

Morris: Sorry. I was going to say, I can send Jesse a note. I was just trying to scribble down some notes while Art was talking. So I can send him a note and copy you guys on that.

Hauth: Yeah.

Bird: Second.

Hauth: Hold on just a second. Hearing…. Is there a second? 

Art Stevenson: I think Jerry seconded it.

Hauth: Jerry, did you second it?

Bird: Seconded it. 

Hauth: Okay.

Bird: We need to do it ourselves.

Hauth: Discussion. Now open for discussion. 

Jackson: It’d be nice [inaudible].

Hauth: Any discussion? Hey, Steve Jackson? I know it’s hard to be on mute and not on mute when you’re on the board, but I think I once in a while hear you in and out. So just wanted to let you know. So, you know, for…. So, anyway, any discussion around this? Okay. A motion’s been made. A second’s been made. Yea or nay vote. Derrick Stevenson. Derrick Stevenson.

Derrick Stevenson: Yea.

Hauth: Art Stevenson.

Art Stevenson: Yea.

Hauth: Jerry Bird.

Bird: Yea.

Hauth: Steve Jackson.

Jackson: Yea.

Hauth: And I vote yea, as well. So we’ll go ahead and do that. Art, if you can send me… if you can send me an email, just recapturing what you have said, I’ll be happy to formulate that and send it on to Jesse and cc: everybody, including the agency. So. So, outreach letter, under e). So, Eric, I think you responded to this just the other day. But, you know, so House Bill 3253, one of the reasons that, I contend, one of the reasons that we have three trainees and we have Trevor licensed is because there was an advocacy effort from the stakeholders here in Oregon to grow this program. A part of House Bill 3253 requires the agency to go out and bring in new people and get new locations. 

And, you know, don’t have to remind everybody on here, but there was a period of time where the agency was not doing that and refused to do that. And so I’m glad the agency now is doing that. That’s a great… That’s a great thing. And I think the house bill helped pursue that.

But part of building new locations and creating new locations, as we all know, is doing the outreach. And I think last time we talked to Eric they were trying to figure out how do they do that. And Eric sent out what I call an outreach letter or a survey to these state facili… you know, that it was going to send out to the government facilities, letting them know, you know, who we are and what we are, blah, blah, blah. And I made a recommendation back that there probably should be a little bit of a narrative about the program. Because I think it was pretty generic at the time. And so I don’t know, Eric, if you can give us an update on where that is or what your thoughts are about that. Or what the agency’s doing to notify or…. The floor’s yours.

Morris: Well, and I… the note I sent back to you today, Randy, you called it an outreach letter. So I was trying to make sure we were talking about the same thing. And you’re talking about the survey. That is the same thing. And so that’s helpful. The introduction piece of that would go in an e… if we’re going to send this out electronically to people would be in the email document, not in the actual survey itself. 

So the pieces that I’ve been working on is with DAS Procurement who, you know, they do all of the procurement stuff for the state. And I know that, you know, normally we don’t… as a program we don’t focus on procurement. But the people doing the, you know, trying to find people to do vending or trying to find people to do cafeteria services are the procurement people. It’s not the building managers anymore, because it’s all staffed out to procurement people. So one of the big things that I was researching recently was the state buy decision. So if you’re a state agency… and we don’t have that many problems with state agencies, just for the record, is they have a good policy around the program and have for a long time. 

But one of the most visible things within procurement is this buying decision that agencies have to go through. And I think a lot of other organizations look to it also, is if you’re going to buy… like, right now, if you have to buy furniture – I think furniture’s one of the big things – you go to the buy decision and the first thing you have to say, does the state prisons offer that as a… as something that they can sell. Because the prisons, you know, make license plates, they make office furniture and a whole bunch of different things. 

So entities are obligated to go through this buy decision. Does the prisons provide it? Okay, they don’t provide it. Okay, who’s next on the list? And one of the things on there is what they call a qualified rehabilitation agency or organization – I can’t for the life of me remember at this second – which are agencies that hire people with disabilities to do different services. And I was looking at that and, like, one of the organizations makes air filters for HVAC type of things. So state agencies are obligated to use that company because they’re part of the buy decision. And so my thought was, “Well, why aren’t we in the buy 

decision? And why aren’t we considered a qualified rehab facility?” QRF, that’s what they call it. And so I emailed… and I’ve been trying to get ahold of the guy that does the rules with DAS to get us plugged in to that piece of it, just from a visibility standard. Because if people are looking to add cafeteria services or commissary services or cafeteria food service type of things, we should be in that very front-facing document, saying, “Hey, the Commission for the Blind does this.” So that’s where we’re at right this second with the outreach piece of it. 

Hauth: Okay. Any idea when it might be ready for us to review again? Like, the final kind of… the final final? Where before, you know, the agency’s going to submit that or…?

Morris: Well, I would say, probably in the next month, at the most. I mean, the introduction letter kind of… the introduction kind of letter, we’ve kicked around some language, I think, within the staff. But I would want to sit down and take a run at that, just to say, you know, basically introduce the program, the type of services we have, the statute authority we have, you know, and that piece of it, which I can get out to you guys. Because I think that’s kind of what you’re talking about, right?

Hauth: Yes.

Morris: So I would say…

Hauth: I believe so. 

Morris: … in the next few weeks. 

Hauth: Can you tell me, has the agency reached out to the AG for any guidance on this? Or….

Morris: Yeah. Yeah, I had the AG look through that survey to make sure it made sense.

Hauth: Okay.

Morris: Because….

Hauth: Okay. Any other…

Bird: Randy?

Hauth: Yes, Jerry.

Bird: Can I give one quick comment on this, what we’re talking about?

Hauth: Sure.

Bird: Because, yeah, I kind of… I know exactly what Eric’s talking about, under that, we should be on that list. Which I… [inaudible] years ago… we aren’t, in such a way other than being a handicapped group, but it don’t exactly tell us. And we should be. But the thing is that we are on is one that supersedes that, which is the administrative law, which says that the Oregon Commission for the Blind will have first right of refusal on any cafeterias and vending machines and it goes into those. So, once again, I don’t think it’s bad to have us on there, but then I don’t want it to make it look like where you can pick any of these, you know? Because some look at it a different way. So I think we got to understand, or I hope Eric does, that our new house bill and them new administrative rule that exists does give us total preference. I know you used to say that was true but it was only on DAS places. So… and now it just has to be… which is who you’re saying 

does the procurement. So I’m a little lost on that, other than it couldn’t hurt. But it’s got to be understood… maybe tell them to refer to that one. Anyway, thank you.

Hauth: Okay. Anybody else before we move on to Other? 

Art Stevenson: So, Randy?

Hauth: Okay. Yes, Art.

Art Stevenson: Well, I think it’s very important that we work together in formulating a plan where we go out and educate all of these entities on the right of first refusal and the priority and communicate to them the benefits of just going ahead and starting the process by direct negotiations and how it would be beneficial to them that they wouldn’t have to go through all this procurement process and how much money it wastes. And, therefore, you know, I think we’re going to be steps ahead. When we finally got BPA we communicated to them how it would be beneficial to do direct negotiations and they wouldn’t have to go through all the stuff. And that’s what happened. And I think we need to focus on communicating to these agencies, all of them, so that they realize, you know, that they can start the process by sitting down with us, communicating their needs. And, of course, then we can show them that we can provide their needs. And we don’t have, you know, all this other stuff going on. I think we’re going to be 10 times ahead of the game if that’s how we address, you know, 3253, the preference and the priority. And I think these agencies are going to embrace it if we put together the appropriate program and the presentation to these procurement people.

Hauth: Yeah. It has to be that way, you know, Art. So one of the things maybe we – and we do need to move on so we can get to the POP. But I do agree with you. A couple of the things maybe we can talk about this weekend or in the strategic priorities is when we get to, like, marketing or outreach or what have… you know, maybe there should be, like, quarterly road trips or there should be some kind of outreach with, you know, the agency to bring in and to make more aware of this wonderful program to people. Because, you know, as we grow… I mean, I just know that there’s a need for that. There’s a need for informing these agencies about the program and, you know, the capabilities of the blind and the opportunities that we can provide them through the State Licensing Agency as business people and going out and doing some outreach. 

When I was back in DC – just real quickly, before we move on – when I was back in DC I was talking to a gentleman from, I believe it was Virginia. And he said, “You know, I don’t know why we don’t have people here.” He said, “I guess it’s just that our program doesn’t get marketed well.” He said, “You know, we have a lot of opportunities and we have….” So I think that can be said for a lot of different states. And I think together with the agency we can do that outreach and marketing. 

So I do want to move along real quickly to f) Other before we jump into old business. I do have an item under Other that was brought to my attention. And, Eric, I know you’re aware of it. So Sal Barraza contacted me yesterday. I think you were out of the office and I contacted Mark to follow up on Sal’s concerns. But I did get a response from Mark Riesmeyer today. But, as I recall, the concern was Sal gets his invoices in hard copy monthly as far as his locations are. And this month, because of Christine [sic] Hamel leaving and somebody else coming in that got delayed. And then the agency decided “Just send it out electronically to everybody.” And Sal identified, when he called the agency, on the 14th I think it was, that he had not received anything. And, long story short, I think he had asked for some grace and I believe you had decided no, that you were going to allow a couple of days leniency for some people but Sal was outside of that. 

And so, you know, I guess my thought is… and that’s what I was told. I don’t know if it’s the accurate recap or not. But my concern is… is how…. Somebody’s not on…. Hey, somebody’s off of mute. So, anyway, my concern was, you know, how… how is the agency now saying, “Yep, you can have a couple of days or you can have three days. Or you can not have any days.” Like I know Steve Jackson recently had 

asked for some leniency, I believe, and the agency said no. And so, Sal asked me to bring this forward and asked if there’s a way that we could get this resolved. And I’m not sure what his accessible format is, when he’s, you know, when he requested the agency. If he’s used to having hard copy mailed and that caused the delay or what it would be. And I don’t know what you can say about it. But I did want to bring that to everybody’s attention, that there was a concern raised by Salvador, who apparently is being penalized for, I believe, his reports not being received in time. So. Or his payment not being received in time. So.

Morris: Well, Randy, I got that same information when I got into work today and I’m going to look into it and I’ll get back to you and Sal. I don’t think we need to necessarily get everybody in the business of it. 

Hauth: Okay. Well, I brought it up because he called me yesterday and asked.

Morris: Yeah. I understand.

Hauth: Yeah. So that’d be great. And we can go from there. I mean, bottom line, we just want to hopefully get it resolved. So. So if we can move on to – I think we only have, like, 20 minutes here or something – but if we can move on BEP Program Budget Discussion and Position. And, again, this is about the policy option packages specifically because we're running up to a deadline. And I did see a document that went out from Dacia Johnson to the commissioners. And I believe it identified that, “Lookit, the agency’s policy option package is here. We’re waiting for the BEP to provide theirs.” And I don’t know what the deadlines are but I guess tomorrow the agency will be acting on it. And then, so tomorrow or on Saturday we’ll be working on the… I don’t know what you call the other budget, but we’ll be working on the…

Morris: Set-aside.

Hauth: Standard operating budget. 

Morris: Oh. Yeah.

Hauth: Okay. So you… I did see you sent initially out to everybody the first policy option package here after our last meeting or during our last meeting. And recommendations were made and it looks like the agency did or you did make some revisions to it. So just wanted to open that up for discussion. Is there anybody that has read that, that wants to make a comment on it or has any input on it? I have a couple of things I wanted to share, but I first will defer to anybody else. So. Is there anybody out there?

Art Stevenson: Randy?

Hauth: Art.

Art Stevenson: Okay. The budget option package for the establishment of new facilities, because of 3253… I thought we had talked about, you know, the commissary program. And this policy option package says for, you know, any vending facility development, which I, you know, don’t have too much problems with. I do believe, you know, that we do need to focus on the commissary program. Because I think those are very lucrative and stuff. I don’t know if we put in that we’re going to be focusing on commissary development. 

Another thing is that it’s kind of generic and it says the development of the, you know, of the facilities. And, you know, that can be just about anything, which kind of concerns me. I believe that we most definitely should focus on the purchase of new equipment for those facilities. And so I had a little bit of concern there. 

And also, I’m wondering… the language that is in the POP says that anything we don’t use will carry over. And, in my opinion, in order to gain more favoritism by the Governor’s Office and the quote unquote legislature – because that’s who we’re going to have to sell this to – that maybe there be some language in 

there that we’re going to make sure that any money that we match… that we match, because of the expenditure of that, will go into the program and perpetuate more money coming in to further the progression of HB 3253 and our priority. 

So my suggestion is that there should be some language in there, that we do plan to obtain as much matching funds, or the agency does, by these expenditures that the State is investing in us to go back into the program so that we are not just, once we run out of money, just jumping back and asking for more and more. So I think… I think that’s something that I would like to see in the policy option package, that not only the money will carry over until it’s all spent on vending facility development, but we are focusing on leveraging the money that the State is investing in our program as much as we can. 

Hauth: Thank you, Art. I don’t know, Eric, if you have any…

Morris: Yeah.

Hauth: … comments on that.

Morris: Yeah. Just real quick. Just real quick, Randy. I don’t disagree with Art, but the problem… because I asked this same question: if we get this money, can we leverage it into, you know, basically four times as much. But the issue is that the agency is maxing out its federal grant, so there… these monies will be General Fund requests that will not be matched. So I like the idea and I would try to do it the same way, but there’s just not… there’s not grant money to be pulled down for it.

Hauth: Okay. Is there anyone else that wanted to make a comment? Okay.

Art Stevenson: Well, and…

Hauth: Let me share with you…. Go ahead.

Art Stevenson: So we’re pulling down all the match then and we’re going to be pulling down the match. Obviously, Eric, I’m trying to [inaudible]. If supposedly there are budget cuts and they cut one thing and don’t cut another, say they quote unquote decided that they weren’t going to fund some stuff for the agency but they were going to fund us, then it could be leveraged from match. And to make the statement that we’re pulling down all the match when we don’t even know what the State’s going to give us, I’m trying to wrap my head around that. And also, you know, as you know, we pulled down some funds and… that were available at the end of the year. And so, if there’s funds available at that time we should be leveraging those expenditures also. And we don’t know what’s going to be available. So I’m just trying to wrap my head around that statement that were maximizing out everything when [inaudible] we’re going to get to be able to make that statement. 

Morris: Yeah, Art, I don’t blame you for being confused. It is confusing. I was just… I’m just telling you what I was told, that the bud… because I’m not sure if everybody knows this or not, but the Commission for the Blind shares the federal match with the general VR agency. And I think we get, is it 13 or 15% of the federal match for the State of Oregon. So it’s not like we have the, you know, a giant firehose of VR grant coming in from the feds. We have a little teeny piece of it that we get from… we share with the general agency. So there’s only so much federal grant we can take advantage of. 

And so my understanding is – and definitely I’m not the accounting person – is that those grant funds have been leveraged across the agency to the maximum. So you’re right. I think you’re right. In my interpretation, if they went in and slashed some other program for, what would it be? A million dollars? Which would be devastating, you know, within our budget here at the agency then, yeah, it might free up federal grant monies. But I can also tell you, if a person was to go to the Legislature and say, “Hey, we want to slash another part of the Commission for the Blind to get our, you know, funding,” that might not be a 

very good spin, either. So I just wanted you to be aware of it. I don’t think it’s a… I think it’s a great idea, to be able to say, “Hey, for every state dollar we spend we get four, almost four federal matching dollars.” It’s great to say that and I wish it was the case for this, but it does not sound like it is. 

Hauth: Yeah. Thank you, Eric. I know we’re kind of running in… up against the clock here but I did want to ask about re-allotment money. {Inaudible] re-allotment money, such as when you and the agency… is went the agency went out after re-allotment money for the self-service plan. What about re-allotment money that can be provided to, you know, marketing and outreach and commissary development and those type of things? I don’t know about the maintenance of effort and if you’re hearing anything about that being an issue. I don’t know all the dynamics about that. But I do know that, you know, the agency spends at a certain level they have to continue to spend that at a certain level or they get dinged for that. And so with that big amount of re-allotment money that came in I don’t know how that plays in the scenario. But have you heard anything about maintenance of effort? And/or has there been any conversation about re-allotment monies? Used again or [inaudible].

Morris: The only thing I heard about re-allotment money was that last time they did re-allotment, and I guess that would’ve been last year, that the states that got hit hard by the hurricanes, so Texas and Florida, took up all the re-allotment monies. So that’s the only chatter I’ve heard about re-allotment.

Hauth: Okay. Let me share with you, just real quickly, on the… on the policy option packages. I know we talked about this last meeting. [Barking in the background.] Somebody… I think somebody has a ferocious dog in the back.

Morris: It’s getting attacked.

Hauth: Anyway. So, I’ll stand to this again today. I believe that – and I think that others on the line probably feel similar to this – but I feel it would be so much more helpful and beneficial and a more business-minded adventure to request money that goes toward, like, a consulting firm or a contract labor. Where, you know, trying to keep a staff member and sell the fact that staff member is going to be out opening new opportunities and locations, you know, I can’t support that. You know, I’m still trying to figure out how to address that. I believe that for us to do something dynamic and different we need to work together and find a way to get expertise, to get people who know the commissary business and know, you know, how to sale and secure and survey. And, no disrespect intended to the staff person that currently does that, but I personally haven’t seen that level of expertise. And so if that’s the plan by the agency, to say, “Hey, we’ll keep this staff position,” and that staff position, you know, will carry on even though it’s a different funding mechanism…. 

So, would… did you have any conversations with the agency about our talks about trying to find, like… because I know the agency does hire consultants. I mean, they’ve hired them for a lot of different ways. So, you know, was that not something that the agency wants to even look at or consider? Or how did that play into the mix at all?

Morris: Yeah, Randy, I’m trying to think back to the… I think… What we’ve proposed, the policy option packages we’ve proposed for BE is what has a slight likelihood of actually being accepted by the Legislature. I’m mean, it’s a long shot because it’s in a cutting year. I think adding in another policy option package, to say, “Hey, we want to hire a consultant to, you know, to go out and do outreach or whatever,” I think that’s going to be a hard sell, to be perfectly honest. 

I was just trying to look at the language real quick as you were talking, to see if that could be something that could be folded in. Because we’re talking about… “the funds would only be used for establishing new facilities and would be carried forward.” You know, I… I don’t know. Consultants and stuff, I agree, it’s a highly… you have to have some expertise around it… expertise around it. But, yeah, I just… I think…

Hauth: Well, and maybe, you know, Eric, maybe you could tie it… think about this – maybe you could tie it into that staff position, that that consultant or expertise would be in order to bring that level of training or expertise up for that staff member. I don’t know the exact terminology and how that would be. But, gosh, I’m just, you know…

Morris: I hear what you’re saying. No, I understand.

Hauth: I think we… I think we’ve made some ground here, you know? But, you know, that’s my two cents’ worth. So.

Derrick Stevenson: This is Derrick.

Hauth: Yeah, Derrick, go ahead.

Derrick Stevenson: Yeah, I… coming from a person who’s been around when we had two people running the Commission and one person running the Commission, I don’t see why we… that we don’t train all the Commission staff to go out and do surveys and stuff, why we have to have just one designated person to do that. I’m sure that there’s going to be times that they’re looking for things to do and I think the staff should be able to handle just about anything, myself.

Morris: So, Randy, as we run… as we…

Art Stevenson: Randy?

Morris: … run up against 5:00, do we have consensus on these at least, moving forward?

Hauth: You guys, what’s your thoughts?

Art Stevenson: Well, Randy? Randy?

Hauth: Yes.

Art Stevenson: Okay. Well, I do want to make a motion to accept and support the vending facility development package. I think we need…. Now, from what I understand, the final thing… the final stuff is going to be done towards the end of the month. So after we…. But anyways, would somebody mute? Okay. Please mute. Anyways, I make a motion…

Hauth: There’s some background noise. A car’s going by.

Art Stevenson: Yeah. I make a motion we support the policy option package for vending facility development. I think we might do a little massaging of it but I do believe we support it in its concept. So I’ll make that motion first and let’s vote on that. And then I’ll make a motion on the other one. 

Hauth: Well, you know what, Eric, or Art, would you… Art, would you mind accepting a friendly amendment? Instead of just shooting down the other option package altogether is entertain that that package get incorporated or tweaked into providing specialized training for that staff member or something? I mean, I don’t know if we’re going to get that or not.

Art Stevenson: Randy? 

Hauth: But I think we may not…

Art Stevenson: No, I hear you.

Hauth: Hold on. Yeah.

Art Stevenson: I hear where you’re coming from and I will make a modifying motion on the second one. 

Hauth: Okay.

Art Stevenson: Okay? 

Hauth: So… So that…. Do we have a second on that?

Bird: I second it, with a comment.

Hauth: Okay, Jerry seconded. Go ahead.

Bird: I think my only thing… I think what we heard here is, we don’t want to lose the position, really, if we have an opportunity to get one. But I don’t think it, the position that we want to be funded… as it stands right now, I think the qualifications are not there. We need to revamp that position to include…. Or, you know, I… sometimes a certain staff member just ain’t the person for the job. And that’s just how it is. But I think we can revamp that to where that same person has other duties and can become an expert. So I think you…

Hauth: Hey…

Bird: … want to ask for maybe a fresh member. Okay.

Hauth: Yeah, thanks, Jerry, for the second. And Art, thank you for modifying that. So what I would like to do as part of my discussion, Eric, I’ll ask Linda to help me put together – because she’s, you know, formally HR long time – and I’ll ask her to put a few, you know, clarifying statements together, that the agency can consider to mold into that. And I’ll send that to you, either this eve – I’ll send it to everybody but I’ll send it directly to you and cc: everybody – either this evening or early a.m. So… if that’s okay. Any other discussion? Okay. Hearing no other discussion, we’ll do a yea or nay vote. Derrick Stevenson.

Derrick Stevenson: Yea.

Hauth: Art Stevenson.

Art Stevenson: Yea.

Hauth: Art? Okay.

Art Stevenson: Yea.

Hauth: Jerry Bird.

Bird: Yea.

Hauth: Steve Jackson.

Jackson: Yea.

Hauth: And I vote yea, as well. That motion passes.

Morris: Randy, I’ve got to head for the bus.

Hauth: Eric, hopefully you’ll…. What’s that?

Morris: I need to head for the bus.

Hauth: Okay. Well, let’s go ahead and thank you everybody for joining. Let me go ahead and adjourn this meeting. And, Eric, if you can get those answers from Gail for us that would be great. So…

Morris: Sounds good.

Hauth: … we’ll go ahead and adjourn.

Motions Passed During May 31 st BECC Special Meeting

1. That minutes for the previous two BECC Meetings (April 18th and May 3rd) be approved. Proposed: Art Stevenson. Seconded: Derrick Stevenson. Passed (with Steve Gordon and Steve Jackson absent).

2. That OCB store BEP invoices separately from all other invoices, in order to make them more easily accessible in the event of a request for information.Proposed: Art Stevenson. Seconded: Jerry Bird. Passed (with Steve Gordon absent).

3. That the Elected Committee get Jesse Hartle’s input on the agency’s proposed policy regarding harassment and discrimination.Proposed: Art Stevenson. Seconded: Jerry Bird. Passed (with Steve Gordon absent).

4. That the Elected Committee support the policy option package for vending facility development, in concept.Proposed: Art Stevenson. Seconded: Jerry Bird. Passed (with Steve Gordon absent).

Transcription: Mark Riesmeyer