Globale Rapporter i UBW

Spørring Arbeidsflyt og Fakturahåndtering

• Spørringene hjelper til å ha en bedre oversikt over fakturaer som er på flyt og som venter for godkjenning

• Spørringene hjelper til å ha oversikt over fakturaer som er forfall, med tanke på å behandle disse rask for å redusere kostnader knyttet til purringer

• Brukerveiledningen viser hvordan man kan spørre i:• UBW Desktop og UBW på Web

Avdeling for Økonomi

Regnskapsseksjonen

• Spørring Inngående faktura – arbeidsflyt pågår• Spørring Rekvisisjon – arbeidsflyt pågår• Spørring Omposteringsbilag - arbeidsflyt pågår• Spørring Rekvisisjon – historisk• Rekvisisjoner – opprettet p/bruker• Rekvisisjoner – attestert p/bestiller• Rekvisisjoner – sluttgodkjent p/BDM• Inngående faktura - attestert p/bestiller• Inngående faktura – sluttgodkjent p/BDM• Spørring Inngående faktura m/betal.dato• Spørring Innkjøpsordredetaljer• Spørring åpne innkjøpsordrerader• Spørring fakturert mengde og varemottak IO

Sist oppdatert: 23.11.2018 

Andrés Maldonado

HVORDAN BRUKE SPØRRINGENE I UBW DESKTOP

2

1.- Spørring Inngående faktura – arbeidsflyt pågår

3

Spørringsbeskrivelsen:•Gir deg oversikt over de bilagene som er i arbeidsflyten.•Man kan finne hvor bilaget ligger på flyt.•Man kan se hvor mange bilag som er knyttet til avdeling/bruker.•Man kan se hvor mange bilag som har forfallsdato om «antall» dager.

Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen.Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨OK¨

Søkekriteria:

•Bilagsnr: 61xxxxxx•Avdeling: 2624xx•Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx•Eier av oppgave: AMAxxx•Trinn i arbeidsflyt:

•LEV - Ansattnummer•LEV - Fakturamottaker•LEV - Avtalenummer•LEV - Innkjøpsattestant•LEV - Budsjettdisponent• INN - Faktura matching• INN - Varemottak• INN - Rekvirent• INN – Innkjøpsattestant• INN – Budsjettdisponent

• Lev.nr: 3xxxxx•Fakturanr: xxxxxxx•Bilagsdato:

•Fra: 01.01.2016•Til:

• Forfallsdato: •Fra: •Til: 31.12.2016

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

4

1.- Spørring Inngående faktura – arbeidsflyt pågår

Klikk på et bilagsnr. for å se kartet i høyresiden

Klikk på kartet for å bla (scroll) opp/ned og sideveis

Klikk på et trinn i kartet for å få opp arbeidsflytlog 4

Her vises alle fakturaer som blir forfalt innen 2016 på avd.27*

2.- Spørring Rekvisisjon – arbeidsflyt pågår

5

Spørringsbeskrivelsen:•Gir deg oversikt over de rekvisisjonene som er i arbeidsflyten.•Man kan finne hvor rekvisisjonen ligger på flyt (trinn).•Man kan se hvor mange rekvisisjoner som er knyttet til avdeling/bruker.

Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen.Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨OK¨

Søkekriteria:

•Rekvisisjonsnr: 7xxxxxxx•Rekvirent: AMAxxxx•Eier av oppgave: JAL008xxx•Avdeling: 2624xx•Fakturanr: xxxxxxx•Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx•Bilagsdato: 01.01.2016

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

2.- Spørring Rekvisisjon – arbeidsflyt pågår

6

Klikk på kartet for å bla (scroll) opp/ned og sideveis

Klikk på et trinn i kartet for å få opp arbeidsflytlog

Klikk på et bilagsnr. for å se kartet i høyresiden

7

3.- Spørring Omposteringsbilag – arbeidsflyt pågår

7

Spørringsbeskrivelsen:•Gir deg oversikt over de omposteringsbilag som er i arbeidsflyten.•Man kan finne hvor omposteringsbilag ligger på flyt (trinn).•Man kan se hvor mange omposteringsbilag som er knyttet til avdeling/bruker.

Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen.Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨OK¨

Søkekriteria:

•Avdeling: 2624xx•Bilagsnr: •Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx•Eier av oppgave: •Trinn i arbeidsflyt•Bilagsdato:•Periode

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

8

3.- Spørring Omposteringsbilag – arbeidsflyt pågår

Klikk på kartet for å bla (scroll) opp/ned og sideveis

Klikk på et trinn i kartet for å få opp arbeidsflytlog

Klikk på et bilagsnr. for å se kartet i høyresiden

4.- Spørring Rekvisisjon - historisk

9

Spørringsbeskrivelsen:•Samme prinsipp som spørring nr.2, men viser her de rekvisisjonene som har fått «sluttgodkjenning» og innkjøpsordrenummer.

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring.2.-Hvis man klikker for å se flyten kan det ta lang tid å få opp flytkart.

Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen.Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨OK¨

(*) kan brukes for å fylle ut verdieneSøkekriteria:

•Avdeling: 2624xx•Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx•Rekvisisjonsnr: 7xxxxxxx•Rekvirent: AMAxxx•Lev.nr: 3xxxxx•Bilagsdato: 01.05.2016 – 31.12.2016

10

4.- Spørring Rekvisisjon - historikk

Klikk på kartet for å bla (scroll) opp/ned og sideveis

Klikk på et trinn i kartet for å få opp arbeidsflytlog

Klikk på et bilagsnr. for å se kartet i høyresiden

11

5.- Rekvisisjoner – opprettet p/bruker

11

Spørringsbeskrivelsen:• Denne rapporter viser antall rekvisisjoner en bruker har registrert i UBW. • Oversikt over rekvisisjoner som registreres på en bestemt stedkode.

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Dato fra - til

Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen.Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨OK¨

(*) kan brukes for å fylle ut verdieneSøkekriteria:

•Bruker: AMAxxx (STOR bokstav)•Avdeling: 26*•Opprettelse på dato: 01.01.2018 – 31.12.2018

12

5.- Rekvisisjoner – opprettet p/bruker

NB:Oversikten viser ikke detaljer på hver enkel rekvisisjon (varelinje), men hele beløpet på rekvisisjonen.

1313

6.- Rekvisisjoner – attestert p/bestiller

13

Spørringsbeskrivelsen:• Denne rapporter viser antall rekvisisjoner som en Bestiller har attestert i UBW. • Rapporten kan brukes for å måle effektiviteten i prosessen for attestering av rekvisisjon.• Global oversikt på enhet over hvem som attesterer rekvisisjoner i arbeidsflyt.

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Godkjent på dato fra - til

Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen.Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨OK¨

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

Søkekriteria:

•Rekvisisjon attestert av: AMAxxx (STOR bokstav)•Rekvirent: DARxxx•Avdeling: 31*•Godkjent på dato: 01.01.2018 – 31.12.2018

14

6.- Rekvisisjoner – attestert p/bestiller

Viktig: Rapporten viser hvor mange unike rekvisisjoner Bestilleren har attestert i arbeidsflyten.  Vises også informasjon om hvem som har registrert rekvisisjonen.

151515

7.- Rekvisisjoner – sluttgodkjent p/BDM

15

Spørringsbeskrivelsen:• Denne rapporter viser antall rekvisisjoner som en BDM har anvist/sluttgodkjent i UBW. • Rapporten kan brukes for å måle effektiviteten i prosessen for anvisning av rekvisisjon.• Global oversikt på enhet over hvem som sluttgodkjenner rekvisisjoner i arbeidsflyt.

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Godkjent på dato fra - til

Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen.Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨OK¨

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

Søkekriteria:

•Rekvisisjon sluttgodkjent av: AMAxxx (STOR bokstav)•Rekvirent: DARxxx•Avdeling: 2624*•Godkjent på dato: 01.01.2018 – 31.12.2018

16

7.- Rekvisisjoner – sluttgodkjent p/BDM

Viktig: Rapporten viser hvor mange unike rekvisisjoner en BDM har sluttgodkjent i arbeidsflyten.  Vises også informasjon om hvem som har registrert rekvisisjonen.

17171717

8.- Inngående faktura – attestert p/Bestiller

17

Spørringsbeskrivelsen:• Denne rapporter viser antall inngående faktura som en Bestiller har attestert i UBW. • Rapporten kan brukes for å måle effektiviteten i prosessen for attestasjon av inngående faktura.• Global oversikt på stedkoden over hvem som attesterer inngående faktura i arbeidsflyt.• Rapporten viser både innkjøpsfaktura og leverandørfaktura, samt refusjon av utlegg.

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Periode bilag fra - til

Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen.Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨OK¨

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

Søkekriteria:

•Bilag attestert av: AMAxxx (STOR bokstav)•Bilagsnr: •Fakturanr: •Avdeling: 27*•Periode bilag: 201801 - 201812

18

8.- Inngående faktura – attestert p/Bestiller

Viktig: • Rapporten viser hvor mange inngående faktura (faktura og kreditnota) en 

Bestiller har attestert i arbeidsflyten.  Total oversikt over hvem som attesterer bilag på en bestemt enhet.

• Rapporten viser IKKE antall bilag som konteres på enhet, siden et bilag kan bli attestert flere ganger og av forskjellige Bestillere mens den er på flyt.  Rapporten er knyttet til bestiller.  

1919191919

9.- Inngående faktura – sluttgodkjent p/BDM

19

Spørringsbeskrivelsen:• Denne rapporter viser antall inngående faktura som en BDM har anvist/sluttgodkjent i UBW. • Rapporten kan brukes for å måle effektiviteten i prosessen for sluttgodkjenning av inngående faktura.• Global oversikt på enhet over hvem som sluttgodkjenner inngående faktura i arbeidsflyt.• Rapporten viser både innkjøpsfaktura og leverandørfaktura, samt refusjon av utlegg.

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Periode bilag fra - til

Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen.Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨OK¨

(*) kan brukes for å fylle ut verdieneSøkekriteria:

•Bilag sluttgodkjent av: AMAxxx (STOR bokstav)•Bilagsnr: •Fakturanr: •Avdeling: 26*•Periode bilag: 201801 - 201812

20

Viktig: • Rapporten viser hvor mange inngående faktura (faktura og kreditnota) en 

BDM har anvist/slulttgodkjent i arbeidsflyten.  Total oversikt over hvem som sluttgodkjenner bilag på en bestemt enhet.

• Rapporten viser IKKE antall bilag som konteres på enhet.  Rapporten er knyttet til BDM.  

9.- Inngående faktura – sluttgodkjent p/BDM

10.- Spørring Inngående faktura m/betal.dato

21

Spørringsbeskrivelsen:•Spørringen viser bilagene som har vært på flyt og som er bokført og betalt•Spørringen gjelder kun inngående faktura

NB: 1.- Når man spør på bilagsnr eller fakturanr. «betalingsdatoen vises»2.- Når man spør på avdeling, «betalingsdatoen ikke vises»3.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring.

Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen.Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨OK¨

(*) kan brukes for å fylle ut verdieneSøkekriteria:

•Avdeling: 2624xx•Ordrenr: 813xxxxx•Bilagsnr: 613xxxxx•Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx•Lev.nr: 3xxxxx•Fakturanr: xxxxxxx•Periode: 201607 – 201612

22

Her vises alle de betalte fakturaene til Lev.nr: 308939 i perioden 201607 - 201612

10.- Spørring Inngående faktura m/betal.dato

11.- Spørring Innkjøpsordredetaljer

23

Spørringsbeskrivelsen:•Gir deg total detaljoversikt over de innkjøpsordre genererte.•Man kan lette etter per bruker/avdeling/leverandør, osv…•Rapporten viser "Tekst til hovedbok" som ble registrert på rekvisisjon.

Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen.Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨OK¨

Søkekriteria:

•Ordrenr: 813xxxxx•Rekvisisjonsnr: 713xxxxxx•Rekvirent: AMAxxxx•Att.ansvarlig: AMAxxx•Lev.nr: 3xxxx•Avdeling: 2624xx•Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx•Reg.dato: 01.01.2013

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

11.- Spørring Innkjøpsordredetaljer

Viktig: • Rapporten viser detalj per linje.  Det vil komme frem alle varelinjer som ble 

registrert på rekvisisjon.

25

12.- Spørring Åpne Innkjøpsordrerader

Spørringsbeskrivelsen:•Rapporten viser ordrelinjer på innkjøpsordre som ikke er koblet mot et faktura.•Ordrelinjer som er fortsatt "åpen".

•NB: Ordre som ikke skal benyttes, må parkeres. Ta kontakt med Økonomi brukerstøtte

Trinn 1: Dobbeltklikk på spørringen.Trinn 2: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨OK¨

Søkekriteria:

•Rekvirent: AMAxxxx•Ordrenr: 813xxxxx•Periode•Avdeling: 2624xx•Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Periode fra - til

26

12.- Spørring Åpne Innkjøpsordrerader

Viktig: • Åpne rader som ikke skal benyttes og ikke blir koblet mot en faktura, må 

parkeres. Ta kontakt med Økonomi brukerstøtte.

O = viser at status er "open"

UBW på WEB(https://ubwon.uit.no/prod)

27

HVORDAN BRUKE SPØRRINGENE I UBW WEB

28

1.- Spørring Inngående faktura – arbeidsflyt pågår

Spørringsbeskrivelsen:•Gir deg oversikt over de bilagene som er i arbeidsflyten.•Man kan finne hvor bilaget ligger på flyt.•Man kan se hvor mange bilag som er knyttet til avdeling/bruker.•Man kan se hvor mange bilag som har forfallsdato om «antall» dager.

Søkekriteria:

•Bilagsnr: 61xxxxxx•Avdeling: 2624xx•Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx•Eier av oppgave: AMAxxx•Trinn i arbeidsflyt: • Lev.nr: 3xxxxx•Fakturanr: xxxxxxx•Bilagsdato:

•Fra: 01.01.2016•Til:

• Forfallsdato: •Fra: 01.01.2016•Til: 31.12.2016

Tips: • Bruk gjerne forfallsdato som en kriteria for å finne bilagene som er allerede forfalt 

eller som blir forfalt om noen dager.  UiT har som mål å redusere alle utgifter som generes p.g.a purringer.

• Når du bruker forfallsdato som kriteria, må "forfallsdato fra" fylles ut, eller Agresso tar alle bilagene som er på flyt 

29

1.- Spørring Inngående faktura – arbeidsflyt pågår

Klikk på status «Arbeidsflyt pågår» for å se kartet

Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk "Søk"

* Klikk på "Arbeidsflyt pågår om du vil se på arbeidsflytkart"

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

2.- Spørring Rekvisisjon – arbeidsflyt pågår

30

Spørringsbeskrivelsen:•Gir deg oversikt over de rekvisisjonene som er i arbeidsflyten.•Man kan finne hvor rekvisisjonen ligger på flyt (trinn).•Man kan se hvor mange rekvisisjoner som er knyttet til avdeling/bruker.

Søkekriteria:

•Rekvisisjonsnr: 7xxxxxxx•Rekvirent: AMAxxxx•Eier av oppgave: JAL008xxx•Avdeling: 2624xx•Fakturanr: xxxxxxx•Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx•Bilagsdato: 01.01.2016

31

Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨OK¨

2.- Spørring Rekvisisjon – arbeidsflyt pågår

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

32

3.- Spørring Omposteringsbilag – arbeidsflyt pågår

32

Spørringsbeskrivelsen:•Gir deg oversikt over de omposteringsbilag som er i arbeidsflyten.•Man kan finne hvor omposteringsbilag ligger på flyt (trinn).•Man kan se hvor mange omposteringsbilag som er knyttet til avdeling/bruker.

Søkekriteria:

•Avdeling: 2624xx•Bilagsnr: •Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx•Eier av oppgave: •Trinn i arbeidsflyt•Bilagsdato:•Periode

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk "Søk"

NB:• Gjør klikk på bilagsnr for å se på 

detaljene til bilag

• Gjør klikk på "Arbeidsflyt pågår" for å se arbeidsflytkart.

4.- Spørring Rekvisisjon - historisk

33

Spørringsbeskrivelsen:•Samme prinsipp som spørring nr.2, men viser her de rekvisisjonene som har fått «sluttgodkjenning» og innkjøpsordrenummer.

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring.2.-Hvis man klikker for å se flyten kan det ta lang tid å få opp flytkart.

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

Søkekriteria:

•Avdeling: 2624xx•Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx•Rekvisisjonsnr: 7xxxxxxx•Rekvirent: AMAxxx•Lev.nr: 3xxxxx•Bilagsdato: 01.05.2016 – 31.12.2016

Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨Søk¨

34

5.- Rekvisisjoner – opprettet p/bruker

34

Spørringsbeskrivelsen:• Denne rapporter viser antall rekvisisjoner en bruker har registrert i UBW. • Oversikt over rekvisisjoner som registreres på en bestemt stedkode.

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Dato fra - til

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

Søkekriteria:

•Bruker: AMAxxx (STOR bokstav)•Avdeling: 26*•Opprettelse på dato: 01.01.2018 – 31.12.2018

Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨Søk¨

NB:Oversikten viser IKKE detaljer på hver enkel rekvisisjon (varelinje), men hele beløpet på rekvisisjonen.

3535

6.- Rekvisisjoner – attestert p/bestiller

35

Spørringsbeskrivelsen:• Denne rapporter viser antall rekvisisjoner som en Bestiller har attestert i UBW. • Rapporten kan brukes for å måle effektiviteten i prosessen for attestering av rekvisisjon.• Global oversikt på enhet over hvem som attesterer rekvisisjoner i arbeidsflyt.

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Godkjent på dato fra - til

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

Søkekriteria:

•Rekvisisjon attestert av: AMAxxx (STOR bokstav)•Rekvirent: DARxxx•Avdeling: 31*•Godkjent på dato: 01.01.2018 – 31.12.2018

Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨Søk¨

Viktig: Rapporten viser hvor mange unike rekvisisjoner Bestilleren har attestert i arbeidsflyten.  Vises også informasjon om hvem som har registrert rekvisisjonen.

363636

7.- Rekvisisjoner – sluttgodkjent p/BDM

36

Spørringsbeskrivelsen:• Denne rapporter viser antall rekvisisjoner som en BDM har anvist/sluttgodkjent i UBW. • Rapporten kan brukes for å måle effektiviteten i prosessen for anvisning av rekvisisjon.• Global oversikt på enhet over hvem som sluttgodkjenner rekvisisjoner i arbeidsflyt.

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Godkjent på dato fra - til

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

Søkekriteria:

•Rekvisisjon sluttgodkjent av: AMAxxx (STOR bokstav)•Rekvirent: DARxxx•Avdeling: 2624*•Godkjent på dato: 01.01.2018 – 31.12.2018

Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨Søk¨

Viktig: Rapporten viser hvor mange unike rekvisisjoner en BDM har sluttgodkjent i arbeidsflyten.  Vises også informasjon om hvem som har registrert rekvisisjonen.

37373737

8.- Inngående faktura – attestert p/Bestiller

37

Spørringsbeskrivelsen:• Denne rapporter viser antall inngående faktura som en Bestiller har attestert i UBW. • Rapporten kan brukes for å måle effektiviteten i prosessen for attestasjon av inngående faktura.• Global oversikt på stedkoden over hvem som attesterer inngående faktura i arbeidsflyt.• Rapporten viser både innkjøpsfaktura og leverandørfaktura, samt refusjon av utlegg.

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Periode bilag fra - til

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

Søkekriteria:

•Bilag attestert av: AMAxxx (STOR bokstav)•Bilagsnr: •Fakturanr: •Avdeling: 27*•Periode bilag: 201801 - 201812

Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨Søk¨

Viktig: • Rapporten viser hvor mange 

inngående faktura (faktura og kreditnota) en Bestiller har attestert i arbeidsflyten.  Total oversikt over hvem som attesterer bilag på en bestemt enhet.

• Rapporten viser IKKE antall bilag som konteres på enhet, siden et bilag kan bli attestert flere ganger og av forskjellige Bestillere mens den er på flyt.  Rapporten er knyttet til bestiller.  

3838383838

9.- Inngående faktura – sluttgodkjent p/BDM

38

Spørringsbeskrivelsen:• Denne rapporter viser antall inngående faktura som en BDM har anvist/sluttgodkjent i UBW. • Rapporten kan brukes for å måle effektiviteten i prosessen for sluttgodkjenning av inngående faktura.• Global oversikt på enhet over hvem som sluttgodkjenner inngående faktura i arbeidsflyt.• Rapporten viser både innkjøpsfaktura og leverandørfaktura, samt refusjon av utlegg.

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Periode bilag fra - til

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

Søkekriteria:

•Bilag sluttgodkjent av: AMAxxx (STOR bokstav)•Bilagsnr: •Fakturanr: •Avdeling: 26*•Periode bilag: 201801 - 201812

Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨Søk¨

Viktig: • Rapporten viser hvor mange 

inngående faktura (faktura og kreditnota) en BDM har anvist/slulttgodkjent i arbeidsflyten.  Total oversikt over hvem som sluttgodkjenner bilag på en bestemt enhet.

• Rapporten viser IKKE antall bilag som konteres på enhet.  Rapporten er knyttet til BDM.  

39

10.- Spørring Inngående faktura m/betalingsdato

Spørringsbeskrivelsen:•Spørringen viser bilagene som har vært på flyt og som er bokført og betalt•Spørringen gjelder kun inngående faktura

NB: 1.- Når man spør på bilagsnr eller fakturanr. «betalingsdatoen vises»2.- Når man spør på avdeling, «betalingsdatoen ikke vises»3.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring.

Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨Søk¨

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

Søkekriteria:

•Avdeling: 2624xx•Ordrenr: 813xxxxx•Bilagsnr: 613xxxxx•Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx•Lev.nr: 3xxxxx•Fakturanr: xxxxxxx•Periode: 201607 – 201612

40

11.- Spørring Innkjøpsordredetaljer

Søkekriteria:

•Ordrenr: 813xxxxx•Rekvisisjonsnr: 713xxxxxx•Rekvirent: AMAxxxx•Att.ansvarlig: AMAxxx•Lev.nr: 3xxxx•Avdeling: 2624xx•Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx•Reg.dato: 01.01.2013

Spørringsbeskrivelsen:•Gir deg total detaljoversikt over de innkjøpsordre genererte.•Man kan lette etter per bruker/avdeling/leverandør, osv…•Rapporten viser "Tekst til hovedbok" som ble registrert på rekvisisjon.

Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨Søk¨

41

11.- Spørring Innkjøpsordredetaljer

Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨Søk¨

Viktig: • Rapporten viser detalj per linje.  Det vil komme frem alle varelinjer som ble 

registrert på rekvisisjon.

Tekst til hovedbokGjør klikk på rekvisisjons nummer for å se på rekvisisjonen

42

12.- Spørring Åpne Innkjøpsordrerader

Spørringsbeskrivelsen:•Rapporten viser ordrelinjer på innkjøpsordre som ikke er koblet mot et faktura.•Ordrelinjer som er fortsatt "åpen".

•NB: Ordre som ikke skal benyttes, må parkeres. Ta kontakt med Økonomi brukerstøtte

Søkekriteria:

•Rekvirent: AMAxxxx•Ordrenr: 813xxxxx•Periode•Avdeling: 2624xx•Pro/Tiltak: Axxxx/4xxxxx

NB: 1.- Anbefales at periodeintervall benyttes i spørring. Periode fra - til

Trinn 1: Fyll ut parameterne du søker på og deretter klikk ¨Søk¨

43

Viktig: • Åpne rader som ikke skal benyttes og ikke blir koblet mot en faktura, må 

parkeres. Ta kontakt med Økonomi brukerstøtte.

O = viser at status er "open"

12.- Spørring Åpne Innkjøpsordrerader

(*) kan brukes for å fylle ut verdiene

Globale Rapporter i UBW

Spørring Arbeidsflyt og Fakturahåndtering

• Spørringene hjelper til å ha en bedre oversikt over fakturaer som er på flyt og som venter for godkjenning

• Spørringene hjelper til å ha oversikt over fakturaer som er forfall, med tanke på å behandle disse rask for å redusere kostnader knyttet til purringer

• Brukerveiledningen viser hvordan man kan spørre i:• UBW Desktop og UBW på Web

Avdeling for Økonomi

RegnskapsseksjonenSist oppdatert: 23.11.2018 

Andrés Maldonado

• Spørring Inngående faktura – arbeidsflyt pågår• Spørring Rekvisisjon – arbeidsflyt pågår• Spørring Omposteringsbilag - arbeidsflyt pågår• Spørring Rekvisisjon – historisk• Rekvisisjoner – opprettet p/bruker• Rekvisisjoner – attestert p/bestiller• Rekvisisjoner – sluttgodkjent p/BDM• Inngående faktura - attestert p/bestiller• Inngående faktura – sluttgodkjent p/BDM• Spørring Inngående faktura m/betal.dato• Spørring Innkjøpsordredetaljer• Spørring åpne innkjøpsordrerader• Spørring fakturert mengde og varemottak IO