standart operating procedure he rev. 1.18

STANDART OPERATING PROCEDURE (SOP)

PEMASARAN DAN PRODUKSI

JASA RENTAL ALAT BERAT

( Revisi III)

DITERIMA DAN DISETUJUI :

1. BM PEKANBARU .......................................

2. BM KALIMANTAN TIMUR .......................................

3. BM BANJARMASIN .......................................

4. BM PALANGKARAYA .......................................

5. BM BATULICIN .......................................

6. BM BANDUNG .......................................

7. BM BANJAR .......................................

1

Divisi Alat Berat

Dibuat Diperiksa Disetujui Disetujui

Putut Aryo Brahmantoro

Irman Ruhyana

Diko Wahyudiardo Bambang Sulistyo Iskandar Sanusi Kristianto

Tim HE GM Alat Berat Corporate Strategic Corporate Development

Ditetapkan di : Bandung

Pada Tanggal/Bulan/Tahun : 19 Januari 2011

PT. CIPAGANTI CITRA GRAHA

Andianto Setiabudi

Direktur Utama

2

PT. CIPAGANTI CITRA GRAHAPROSEDUR PEMASARAN DAN

PRODUKSI JASA RENTAL ALAT BERAT

Berikut adalah Standart Operating Procedure (SOP) Produksi dan Pemasaran Jasa Rental Alat

Berat.

Prosedur I : Prosedur Pemasaran dan Penerimaan Order .

Prosedur II : Prosedur Pengendalian Proses Produksi

Prosedur III : Prosedur Perawatan/Pemeliharaan unit Peralatan Produksi

Prosedur IV : Prosedur Perbaikan Unit Peralatan Produksi

Prosedur V : Prosedur Penyerahan dan Penarikan Alat Berat

Prosedur VI : Prosedur Mobilisasi Alat Berat

Prosedur VII : Prosedur Demobilisasi Alat Berat

Prosedur VIII : Prosedur Pengendalian Peralatan Produksi

Prosedur IX : Prosedur Penanganan Piutang

Prosedur X : Prosedur Pengawasan GPS

Prosedur XI : Prosedur Investasi/Pengadaan Unit

Prosedur XII : Prosedur Klaim Asuransi

Prosedur XIII : Prosedur Mutasi Unit

Prosedur XIV : Prosedur Pelaporan HM Operator & Stock Control

Prosedur XV : Prosedur Pembayaran Gaji Operator

Prosedur XVI : Prosedur Penerimaan Karyawan Cabang

Prosedur XVII : Prosedur Assesment/Penilaian Karyawan

Prosedur XVIII : Prosedur Pengajuan & Pemberian Fee Mediator

Prosedur XIX : Prosedur Pengajuan Penjualan dengan Sistem Kredit

1. TUJUAN

Prosedur – prosedur SOP tersebut memberikan pedoman pelaksanaan pemasaran dan produksi

serta mendokumentasikan dalam bentuk laporan-laporan.

2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur-prosedur ini digunakan untuk pemasaran dan produksi.

2.2 Unit kerja terkait yang menggunakan prosedur ini adalah seluruh unsur organisasi

3

tingkat cabang yang berada dibawah pimpinan Kepala Cabang (BM) yang merangkap

sebagai manager pemasaran dan bertindak sebagai koordinator kegiatan lintas Direktorat,

yaitu Direktorat Komersil & Produksi dan Direktorat Keuangan & Sumber Daya. Hubungan

Kepala Cabang (BM) dengan Kepala Cabang (BM) lainnya dibawah koordinasi General

Manager Alat Berat.

Unit kerja terkait tersebut adalah :

Ket:

= Garis koordinasi

= Garis kedudukan

2.3. Prosedur ini sebagai pedoman bagi unit kerja terkait didalam Pemasaran dan Produksi yang

menjelaskan hal-hal kapan, dimana, dalam kondisi apa, dan fungsinya dari setiap unit kerja

terkait tersebut pada butir (2.2) Selain itu prosedur ini juga menjelaskan tentang batasan

aktivitas yang dikendalikan dalam prosedur ini.

3. DEFINISI – DEFINISI :

3.1 Kegiatan Pemasaran merupakan penawaran (tender) adalah tawaran yang dibuat oleh

perusahaan sebagai tanggapan terhadap permintaan pemenuhan kontrak untuk menyediakan

produk jasa rental alat berat.

3.2 Pesanan kontrak atau order adalah persyaratan yang disetujui antara perusahaan dengan

pelanggan yang dituangkan didalam Perjanjian Sewa Menyewa Alat Berat (Kontrak)

4

3.3 Produksi adalah jasa rental alat berat yang merupakan kondisi operasional alat untuk

memenuhi kontrak penjualan.

4. TANGGUNG JAWAB

4.1 Tanggung jawab pemasaran dan penerimaan order seluruhnya terletak pada BM/Manager

Pemasaran dan stafnya, yaitu Spv Komersil, CSO (Customer Services Officer), dan

tanggung jawab produksi pada Spv. Operasional.

4.2 Tanggung jawab unit kerja terkait terbatas pada setiap langkah (bagian) dari prosedur ini.

4.3 Tanggung jawab masing-masing unit kerja tersebut adalah:

4.3.1 Kepala Cabang (BM) dalam pelaksanaan operasional rental alat berat merangkap

sebagai Manager Pemasaran, bertanggung jawab langsung kepada GM Heavy

Equipment dan memimpin setiap unit kerja yang berada di bawahnya. Tugas dan

wewenang Kepala Cabang adalah:

a. Melaksanakan tugas jabatan sebagai kepala cabang yaitu bertanggung jawab

sebagai pimpinan yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan seluruh unit kerja di

cabang dan memastikan seluruh unit kerja tersebut bekerja dan terkoneksi dengan

baik dalam pelaksanaan kegiatan operasional rental alat berat.

b. Menjamin tercapainya target penjualan rental semaksimal mungkin dari kapasitas

produksi HM tersedia dijual (saleable HM avaialibility).

c. Mencari dan menciptakan sumber-sumber pendapatan baru bagi perusahaan,

seperti sebagai kontraktor atau subkon proyek.

d. Melaksanakan manajemen pemasaran dari mulai planning hingga kontrol

penjualan (sales control) termasuk penagihan piutang.

e. Penandatanganan perjanjian kontrak kerja dengan pelanggan.

f. Memelihara dan membina hubungan kerjasama yang baik dan kondusif dengan

pelanggan serta mengembangkan pemasaran sehingga dapat mempertahankan

pelanggan lama dan menambah pelanggan baru untuk mencapai target penjualan

yang direncanakan.

g. Mengarahkan dan bertanggung jawab terhadap kegiatan Spv Komersil, CSO

dalam melaksanakan pemasaran.

h. Melakukan tindakan antisipasi terhadap setiap kejadian yang berpotensi

mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

i. Melakukan pengendalian dan antisipasi terhadap kondisi piutang konsumen

j. Melakukan monitoring terhadap produktivitas unit alat berat tersewa

k. Melakukan monitoring terhadap stock control

5

4.3.2 Supervisor (Spv) Komersil bertanggung jawab langsung kepada Kepala Cabang,

dengan lingkup kerja:

a) Mempersiapkan brosur, surat penawaran, company profile, formulir proyek dan

lain-lain sebagai bahan yang digunakan untuk kegiatan pemasaran rental alat

berat.

b) Turut serta mengembangkan pemasaran rental alat berat.

c) Melakukan kordinasi dengan unit kerja terkait dalam proses pemasaran rental alat

berat

d) Mempersiapkan draft kontrak sewa dan bahan-bahan lainnya yang digunakan oleh

Kepala Cabang untuk melakukan pengikatan perjanjian kontrak kerja dengan

pelanggan.

e) Bersama dengan bagian operasional melakukan survey terhadap calon pelanggan

untuk memperoleh informasi tentang lokasi pekerjaan, kantor/rumah,

legalitas/perijinan keadaan, atau kondisi dan sifat karakter calon pelanggan dan

informasi lain yang dibutuhkan sebagai bahan rekomendasi kepada Kepala

Cabang untuk pengikatan perjanjian kontrak kerja.

f) Mengumpulkan dan mengarsipkan informasi yang diperoleh dari calon konsumen

sehingga dapat dibuat proyeksi:

- Rencana alokasi pekerjaan alat berat sewa

- Jangka waktu kontrak sewa

- Rencana pencapaian HM minimum perbulan

- Harga sewa, mobilisasi dan demobilisasi

- Segala bentuk informasi yang diperlukan oleh kepala cabang untuk memutuskan

untuk menerima atau menolak rencana kontrak sewa unit alat berat

4.3.3 Customer Services Officer (CSO) bertanggung jawab kepada supervisor komersil

dalam tugasnya melakukan pelayanan kepada pelanggan didalam kantor dan

memberikan kesan (image) positif pada pelanggan, memiliki pengetahuan yang baik

mengenai:

- Harga sewa setiap jenis alat berat

- Cara kerja setiap jenis alat berat

- Spesifikasi setiap jenis alat berat

- Taksiran biaya mobilisasi

4.3.4 Spv Operasional dalam kegiatannya bertanggung jawab kepada kepala cabang, tugas

dan kewajiban supervisor operasional adalah :

6

a) Mengelola unit produksi agar ketersediaanya (avibilitasnya) dapat memenuhi

permintaan pasar.

b) Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan alat produksi agar produktifitas HM

tersedia dapat tercapai optimal.

c) Melaksanakan kesepakatan dari hasil-hasil koordinasi tentang kegiatan rental alat

berat di cabang yang dipimpin oleh Kepala Cabang.

d) Melaksanakan kerjasama lintas direktorat dibawah koordinasi Kepala Cabang.

e) Bertanggung jawab atas survey ke lokasi proyek calon pelanggan bersama bagian

penjualan.

f) Melakukan perhitungan proyeksi perbandingan antara hasil penjualan sewa dengan

biaya yang akan timbul dari setiap pekerjaan alat berat sewa.

g) Memverifikasi alat berat tersedia yang memenuhi persyaratan kontrak yang akan

ditentukan yang akan diserahkan kepada pelanggan (penyewa).

h) Bertanggung jawab atas seluruh aspek yang terkait dalam kegiatan mobilisasi,

kinerja harian sampai dengan proses demobilisasi unit alat berat.

i) Bertanggung jawab atas kelengkapan dokumen yang menyertai proses operasional

unit alat berat diantaranya:

- Melakukan verifikasi terhadap dokumen checklist unit alat berat yang akan

dimobilisasi

- Menandatangani surat jalan pengiriman dan pengambilan unit alat berat

- Mempersiapkan dokumen berita acara serah terima unit alat berat untuk

ditandatangani bersama dengan pihak konsumen

- Mengawasi pemakaian HM yang dilaporkan dalam time sheet, sekaligus

mengkordinasikan mekanisme pelaporan atau penyerahan time sheet dari

masing-masing lokasi kerja

j) Menciptakan situasi kerja yang disiplin, tertib, efektif dan mampu memberikan

motivasi kepada unit kerja yang dipimpinnya agar tercipta suatu unit kerja yang

bersinergi secara optimal.

k) Senantiasa selalu memberi ide inovatif dalam rangka meningkatkan efektivitas dan

efisiensi kerja kerja setiap bagian dibawahnya bahkan input positif dalam konteks

koordinasi dengan bagian lain sehingga pekerjaan dan target produksi dapat

dicapai dengan baik dari segi waktu kualitas dan kuantitas.

l) Bertanggung jawab dalam kegiatan pemeliharaan dan perbaikan alat baik di lokasi

perusahaan (pool) maupun dilokasi kerja / proyek agar produksi alat sesuai dengan

7

kontrak penjualan, maupun menjaga kapasitas produksi tersedia agar mencapai

target kapasitas produksi seoptimal mungkin.

4.3.5 Koordinator Operasional bertanggung jawab kepada Supervisor Operasional dalam

upaya pencapaian jam kerja unit operasi secara optimal dengan tugasnya:

a) Memahami dan menjunjung tinggi visi dan misi perusahaan

b) Bertanggung jawab atas ketersediaan pembagian kerja operator

c) Mempersiapkan segala hal yang berhubungan dengan mobilisasi unit alat berat

baik kelengkapan dokumen administrasi, kelengkapan unit alat berat baik dalam

kondisi umum maupun dengan spesifikasi permintaan konsumen, kelengkapan

alat transportasi dan pendukungnya (pengawalan) ataupun kebutuhan lain yang

diperlukan untuk mendukung proses mobilisasi.

d) Bertanggung jawab atas Berita Acara Pemerikasaan (BAP) yang dilaksanakan

oleh checker/staf bidang Operasional.

e) Bertanggung jawab atas kelengkapan dan kesiapan unit alat berat yang akan

dikirim ke lokasi konsumen, dibuktikan oleh dokumen checklist yang

ditandatangani bersama dengan kordinator R&M

f) Bertanggung jawab atas efektivitas produksi HM alat berat.

g) Mengantisipasi setiap aspek yang yang dapat menggangu kinerja unit alat berat.

h) Menjaga komitmen maksimum untuk mengejar efektivitas kerja dan biaya

semaksimal mungkin.

i) Melaksanakan instruksi dan tanggung jawab yang diberikan supervisor

operasional kepadanya dan melaporkan setiap hasil yang diperoleh dalam

menjalankan tugas tersebut.

j) Menjadi teladan yang baik kepada setiap bagian dibawahnya, juga menjadi

teladan keseluruhan bagi personil yang ada dilapangan.

k) Memahami setiap scope pekerjaan, serta menguasai penuh kondisi lapangan

l) Menjujunjung tinggi dan melaksanakan etika moral untuk untuk menjaga

lingkungan kerja yang kondusif.

m)Berkoordinasi baik dengan semua unit kerja dalam kaitanya menjaga

kesinambungan dan kelancaran kerja.

4.3.6 Kordinator Repair dan Maintenance bertanggung jawab kepada supervisor

operasional dalam tugasnya:

a) Mengkoordinir seluruh mekanik dan seluruh elemen work shop untuk bekerja

sama melaksanakan tugas masing-masing sesuai job description masing-masing

8

dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab dan menjalin hubungan komunikasi

yang baik dilingkungan kerjanya .

b) Ketersediaan unit RFU baik unit produksi maupun unit support produksi

c) Mengontrol pelaksanaan break down repair unit atau komponen agar selesai tepat

waktu dengan kwalitas hasil perbaikan sesuai standard performance dari pabrik

pembuatannya.

d) Mengontrol proses pengadaan spare part untuk kebutuhan, repair & maintenance

agar pelaksanaannya bisa terlaksana tepat waktu sesuai schedule yang dibuat.

e) Ketersediaan dan keberlangsungan peralatan dan fasilitas kerja untuk mendukung

proses repair dan maintenance

f) Mengendalikan repair cost unit/komponen agar tidak terjadi pembengkakan biaya

akibat schedule maintenance tidak dilaksanakan tepat waktu dan sistem kanibal

yang tidak terecord dengan baik.

g) Ikut terjun langsung mengontrol pelaksanaan repair & overhaul khususnya untuk

critical point assembly agar tidak terjadi Re-Do pekerjaan yang akan menyita

waktu dan menambah biaya repair.

h) Mengontrol disiplin mekanik dalam penggunaan Service Manual saat

melaksanakan Repair & Overhaul agar tidak terjadi kesalahan dalam pemasangan

agar tidak terjadi Re-Do job.

i) Mengontrol Recommended kebutuhan Overhaul komponen agar tidak terjadi

kesalahan Order yang bisa menimbulkan pembesaran biaya dan lead time proses

Spare Part yang akhirnya menambah lead time pekerjaan jadi memanjang.

j) Menganalisa dengan cermat apakah Komponen / Unit masih layak untuk di

Overhaul / Repair apa tidak agar biaya yang dikeluarkan benar-benar efisien.

k) Melakukan pemerikasaan ulang kondisi fisik atas kondisi body, mesin, dan

perlengkapannya serta peralatan standar bawaan (built in) alat berat sebelum

diserahkan kepada kordinator operasional untuk dinyatakan sebagai unit RFU.

l) Menciptakan situasi kerja yang disiplin, tertib, dan sinergi dan mampu

memberikan motivasi kepada para mekanik untuk bekerja sambil giat belajar

untuk menambah ketrampilan dan wawasan.

m)Mengontrol kwalitas Spare Part yang dipergunakan untuk Repair / Overhaul

khususnya inner part harus benar-benar bisa dipertanggung jawabkan kwalitasnya

agar usia pakai komponen / Unit mencapai standard yang ditentukan.

n) Meningkatkan Skill & Knowledge Mekanik secara bertahap melalui program

mentor, diskusi kelompok, belajar mandiri agar menjadi terampil dan bergairah

9

dalam bekerja yang hasil akhirnya kwalitas repair & maintenance unit meningkat

dan availabillity unit bisa dipertahankan sesuai schedule.

o) Membina sikap mental mekanik dan helper agar bisa berperilaku positive,

menjujung tinggi disiplin kerja dan melaksanakan instruksi dengan penuh

kesadaran dan rasa tanggung jawab.

p) Menjalin kerja sama yang baik dan kondusive antar Departemen dan Kepala

Bagian sehingga terjalin komunikasi dan informasi yang cepat dan akurat yang

bisa menunjang kelancaran kerja masing – masing departement.

q) Mengedepankan keselamatan kerja dengan melaksanakan dengan disiplin aturan-

aturan tentang Safety dan secara ketat melakukan pengawasan terhadap

pelaksanaan program Safety dilingkungan kerja.

r) Mengontrol implementasi pelaksanaan 5K dilingkungan kerja untuk menciptakan

lingkungan kerja yang teratur, bersih, sehat, indah dan aman.

s) Bersikap tegas dalam pengambilan keputusan setiap pelanggaran disiplin kerja

tanpa mengabaikan norma-norma kemanusiaan.

t) Mampu memberi contoh bawahannya dalam bersikap dan bertindak dalam

penyelamatan barang-barang milik perusahaan, dan punya keperdulian serta rasa

memiliki yang tinggi terhadap Aset-aset perusahaan.

u) Selalu menunjukan gairah kerja yang tinggi walaupun mendapat tekanan dan

beban pekerjaan dan tanggung jawab, dalam kondisi apapun serta memegang

teguh komitmen.

v) Menjaga inventarisasi tools mekanik

w)Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan hasil pencapaian kerja al :

- Laporan harian adalah : Break Down Unit

- Laporan Mingguan : Progress penanganan Unit-unit Break Down

- Bulanan : Laporan pencapaian Availabillity Unit dan analis

penyebab Break down Unit dan Activity Plan penangananya, kepada

Supervisor Operasional dengan tembusan ke Kepala Cabang.

4.3.7 Admin Operasional bertanggung jawab kepada supervisor operasional atas tugasnya:

a) Pengawasan atas laporan jam kerja baik bersumber dari operator maupun dari

laporan GPS

b) Pencatatan atas pelaporan HM dari operator yang dibandingkan dengan laporan

GPS

10

c) Rekapitulasi jam kerja masing-masing unit alat berat baik untuk disertakan dalam

invoice maupun untuk keperluan pelaporan

d) Pencatatan dan pelaporan stock unit (Stock Control).

e) Kelengkapan dan pengarsipan dokumen yang menyertai kegiatan operasional

f) Pengawas laporan GPS seluruh unit alat berat

4.3.8 Planer dalam tugasnya berkordinasi dengan kordinator R&M, bertanggung jawab

kepada supervisor operasional atas:

a) Bersama Koord R&M membuat schedule maintetance unit dan set up schedule

kebutuhan spare part, consumable goods dan material lain yang dibutuhkan sesuai

schedule untuk antara lain:

b) Periodice Service Unit.

c) Preventive Maintenance Unit

d) Schedule Maintenance Unit.

e) Fast Moving Part, Critical Item Part dan dimintakan stock ordernya ke bagian

gudang.

f) Monitor spare part Consummable Goods dari tahap mulai diorder, kapan harus

tersedia sehingga tidak menimbulkan turn over yang tinggi di gudang dan schedule

maintenance unit terlaksana tepat waktu.

g) Mencatat spare part apa yang sering diminta oleh project diluar schedule

maintenance dan overhaul untuk di manage minimum stocknya dan dianalisa

faktor penyebabnya.

h) Melaporkan cost of repair masing-masing unit dan mengevaluasi bila terjadi

penyimpangan dari schedule untuk dicarikan penyebab dan solusinya oleh Kord

R&M.

i) Monitor minimum stock spare part digudang dan melaporkanya ke bagian logistic

untuk segera dipersiapkan stocknya khususnya Fast Moving Part dan Critical

Parts.

j) Ikut terjun ke site untuk memprediksi kemungkinan kerusakan apa yg akan terjadi

pada Unit sehingga segera dipersiapkan back up stock partsnya.

k) Bersama-sama mekanik menganalisa problem/trouble unit yg terjadi dengan tidak

wajar dan berkepanjangan pada unit/komponen dan mencari alternatif/solusi agar

Unit cepat RFU dan tidak terjadi kasus yg sama dikemudian hari.

l) Mengadakan komunikasi dengan Distributor melaporkan problem teknis yang

tidak wajar untuk di follow up penangannya sehingga unit tidak lama break down.

11

m) Bersama Kord R&M membuat prosedur tindakan pencegahan terhadap problem-

problem unit yang tidak wajar dan menyebabkan break unit menjadi lama.

n) Membuat data Historical unit tentang trouble-trouble yang pernah terjadi pada

masing-masing unit untuk mempermudah penanganannya dikemudian hari bila

terjadi problem yang sama.

o) Berhak menghentikan permintaan order spare part dari mekanik yg dianggap tidak

wajar ditinjau dari sisi teknis dan prosedur.

p) Berhak mencari alternatif lain dalam pengadaan spare part dengan

mempertimbangkan faktor kualitas, lead time proses dan efisiensi biaya.

q) Berhak menolak komponen/spare part yang di supply bila secara teknis tidak

memenuhi standar kualitas komponen.

r) Berhak melarang mekanik untuk tidak membongkar komponen yang rusak bila

bertentangan dengan ketentuan dan syarat-syarat warranty prosedur pabrik khusus

untuk trouble under warranty.

4.3.9 Foreman bertanggung jawab kepada kordinator R&M atas tugasnya:

a) Memimpin dan mengkordinasikan seluruh personil mekanik dalam melaksanakan

tugasnya masing sehingga bisa bekerja dengan efektif sesuai waktu yang telah

ditentukan, serta menjujung tinggi disiplin kerja dan mengutamakan Safety.

b) Membuat jadwal maintenance Unit antara lain:

- Daily Maintenace Unit.

- Periodic Service Unit.

- Schedule Repair & Overhaul komponen/unit.

c) Melaksanakan pemeriksaan ulang terhadap semua pekerjaan yang telah selesai

dikerjakan oleh mekanik/helper sebelum unit/komponen benar-benar dinyatakan

siap pakai agar tidak terjadi Re-Do job yang bisa menimbulkan kerugian waktu

dan biaya lebih besar lagi.

d) Memberikan supervisi dan pengawasan kerja di lapangan sehingga tercapai target

dalam penyelesaian pekerjaan masing-masing sesuai schedule yang telah

ditetapkan antara lain:

- Pelaksanaan Daily Maintenance Unit.

- Pelaksanaan Periodik Service dan Preventive Maintenance.

- Pelaksanaan Repairing Unit/Komponen.

e) Membuat back log spare part dan consumable goods dan kebutuhan material

lainya untuk kebutuhan maintenance dan repairing unit.

12

f) Melakukan pengawasan kepada mekanik dan helper dalam pelaksanaan

pekerjaan, penggunaan service manual, tools dan special tools agar tidak terjadi

kesalahan dalam pemakaian termasuk perawatannya.

g) Melakukan pengawasan terhadap semua bawahannya dalam pelaksanaan

pekerjaan agar selalu mematuhi rambu-rambu dan peraturan Safety.

h) Menegakkan disiplin kerja dilingkungannya dan bertindak tegas dalam

memberikan sanksi/peringatan bagi siapa yang melanggar disiplin kerja dan

Safety.

i) Membuat schedule dan activity plan untuk pekerjaan-pekerjaan overhaul

komponen maupun unit secara sistematis sehingga memudahkan dalam

mengevaluasi progress-progress yang dicapainya dalam schedule tersebut.

j) Membuat laporan pelaksanaan pekerjaan kepada Kord R&M antara lain:

Harian :

- Break down unit dan rincian permasalahannya.

- Laporan kinerja mekanik harian.

Mingguan :

- Realisasi perbandingan schedule dan pelaksanaan Maintenace Unit (daily

maintenance, periodic service dan schedule repair/overhaul).

- Outstanding spare part untuk unit-unit break down.

Bulanan :

- Avaibillity unit secara keseluruhan dan analisa penyebabnya bila pencapaian

availabillity dibawah standar yg ditentukan.

- Back log spare part untuk kebutuhan preventive maintenance.

- Activity plan untuk schedule job mekanik sebulan ke depan.

k) Membuat laporan performance mekanik dan kebutuhan training untuk

peningkatan skill & knowledge mekanik guna menunjang kelancaran

pekerjaannya.

l) Menjalin kerjasama yang baik dengan semua pihak sehingga tercipta hubungan

kerja yang baik.

m) Memberi teguran, peringatan baik lisan maupun tertulis kepada mekanik, helper

dan bawahannya yang melanggar disiplin kerja serta menjatuhkan sanksi sesuai

dengan peraturan perusahaan yang berlaku.

n) Merekomendasi kepada bagian operasional bila ada operator/driver yang tidak

melakukan perawatan dan pengoperasian unit dengan baik dan benar.

13

o) Mengajukan rekomendasi kebutuhan man power dilingkungan kerja divisinya

agar target pekerjaan bisa dicapai dengan reasonable cost.

p) Mengajukan permintaan kanibal komponen kepada Kord R&M bila dipandang

perlu guna mencapai target avaibillity Unit.

4.3.10 Kepala Operator

a) Sebagai master Operator yang dapat mengoperasikan tipe unit apapun

b) Sebagai peredam konflik-konflik sosial diantara para operator/driver

4.3.11 Kepala Site

a) Difungsikan ketika unit dirental based on fleet

b) Menjamin operasional di site berjalan dengan baik

c) Melaporkan setiap masalah yang ada di site

d) Mengumpulkan dan melaporkan time sheet

e) Menjamin Stock Control dilaporkan dengan rutin dan lancar

4.3.12 Mekanik

a) Sebagai petugas untuk semua kegiatan/pekerjaan perbaikan (repair/trouble

shooting) semua unit produksi dan support produksi

b) Bertanggung jawab kepada Foreman Mekanik.

c) Melakukan langkah perbaikan terhadap unit breakdown sesuai dengan standar

unit, perintah dan langkah kerja yang diberikan.

d) Melakukan pengecekan terhadap semua unit produksi maupun support produksi

dan memastikan semua beroperasi dengan baik dan standard.

e) Memberikan laporan dan catatan terhadap perbaikan/repair, kondisi tidak

standard, serta kebutuhan spare part serta komponennya

f) Membuat rekomendasi kebutuhan Spare & Consumable goods untuk kebutuhan

Maintenance Unit

g) Mengkoordinir Helper mekanik dalam melaksanakan tugasnya yaitu :

- Pagi sebelum operator/driver tiba ditempat kerja melakukan daily

maintenance unit antara lain: Greasing pin-pin dan bushing, engsel, serta

pengecekan komponen-komponen lain secara visual dan melakukan

perbaikan yang diperlukan.

- Siang hari saat jam Istirahat melakukan periodic service unit sesuai schedule

antara lain: melakukan penggantian oli dan filter-filter, penyetelan V-belt dan

lain sesuai petunjuk dalam OHM.

- Sore hari saat pergantian shift melaksanakan pengecekan unit dan greasing

unit .

14

h) Mengkoordinir helper mekanik untuk melakukan preventive maintenance anatara

lain: melakukan general check-up unit, mid life overhaul unit, pengambilan oil

sampling. Sesuai jadwal/schedule masing-masing unit mengikuti dalam petunjuk

service manual book.

i) Membuat laporan pelaksanaan periodice service plan perbandingan antara aktual

dan problem-problem unit yang ditemukan saat melakukan periodic service

untuk ditindaklanjuti perbaikannya.

j) Merekomendasikan kepada Ka. Mekanik bila unit mengalami gejala kerusakan

serius dan memerlukan tindakan preventive lebih lanjut/repair & overhaul.

k) Menjaga lingkungan kerja dari dampak pencemaran akibat oli yang tercecer saat

melakukan service unit.

l) Disiplin dan konsisten dalam memberikan contoh kepada para helper untuk

mentaati dan menjalankan peraturan safety dilapangan.

4.3.13 Operator bertanggung jawab atas:

a) Melaksanakan prosedur pemeriksaan harian terhadap unit yang menjadi

tanggung jawabnya.

b) Melakukan pemanasan engine dengan menghidupkan engine hingga mencapai

temperature kerja (yang ditunjukan pada temperature gauge menunjuk daerah

Hijau).

c) Melakukan pengetesan fungsi komponen untuk mengetahui ada kelainan fungsi

apa tidak terhadap masing-masing komponen.

d) Memastikan semua keadaan unit dan lingkungan sekitar unit dalam kondisi aman

untuk dimulai pengoperasian.

e) Membunyikan klakson 3 (tiga) kali sebagai pertanda unit mulai dijalankan agar

orang yang ada disekitar unit waspada.

f) Konsentrasi pada medan operasi dan objek pekerjaan dari setiap kemungkinan

yang mungkin bisa terjadi dan menimbulkan kecelakaan.

g) Melaksanakan tugas sesuai standard dan arahan penanggung jawab/pengawas di

lokasi kerja.

h) Secara berkelanjutan memperhatikan, monitoring panel untuk memastikan jarum

penunjuk pada gauge menunjuk pada kondisi unit normal (daerah) hijau.

i) Memperhatikan bunyi mesin dan komponen-komponen lain agar bisa mendeteksi

apabila terjadi kelainan-kelainan fungsi komponen selama unit operasi serta

15

menghentikan unit dan melaporkan kepada pengawas operasi atau mekanik

apabila ada kelainan bunyi pada komponen atau unit.

j) Setelah selesai bekerja parkir unit ditempat yang telah ditentukan dan yang

aman.

k) Menurunkan attachment dan kunci semuai tuas penggerak dan parking brake

posisi On (aktif).

l) Melakukan prosedur mematikan mesin secara benar yakni dengan membiarkan

unit dalam kondisi hidup dengan putaran rendah kira-kira 5 menit untuk proses

pendinginan mesin sebelum dimatikan.

m) Sambil menunggu temperature engine turun lakukan pemeriksaan visual

terhadap komponen-komponen untuk melihat apa ada kebocoran-kebocoran atau

kendor untuk dilaporkan ke Ka. Site atau Mekanik.

n) Setelah temperature engine sudah kembali normal baru mematikan engine dan

memastikan semua tuas-tuas terkunci dan rem pengaman posisi aktif.

o) Memastikan unit dalam kondisi aman untuk ditinggalkan.

p) Membuat laporan kerja sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh bagian operasi unit

atau sesuai standar perusahaan

4.3.14 Spv Finance cabang bertanggung jawab kepada kepala cabang atas:

a. Melakukan control terhadap kondisi keuangan cabang

b. Pembuatan DMR

c. Bersama Supervisor komersil dan supervisor cabang pembantu membuat proyeksi

rencana penerimaan dari hasil penjualan sewa bulanan.

d. Membuat dan mengawasi rencana biaya operasional cabang dan rencana biaya

rutin bulanan.

e. Membuat dokumen tagihan (invoice), pajak dan setoran Bank dari hasil penjualan

dan catatan penerimaan dan pengeluaran keuangan.

f. Melakukan penagihan piutang kepada pelanggan.

g. Membuat dokumen pembayaran, catatan pembayaran serta melakukan

pembayaran.

4.3.15 Accounting

a) Melakukan analisa umur piutang

b) Membuat Daily Management Report

c) Membuat pengajuan tagihan jatuh tempo

d) Mengurus masalah invoicing

e) Membuat laporan penjualan dan penerimaan sewa

16

f) Merekap Biaya-biaya yang timbul

4.3.16 Kasir bertanggung jawab kepada Spv Finance atas:

a) Membuat laporan cash opname setiap minggu

b) Membuat laporan kas kecil

c) Membuat anggaran perjalanan dinas

d) Menyelesaikan pertanggung jawaban biaya dari personil yang melakukan

perjalanan dinas

4.3.17 Purchasing bertanggung jawab langsung kepada supervisor Finance dalam tugasnya:

a) Melakukan campasing ke supplier/bengkel untuk barang-barang yang diminta

oleh bagian gudang minimal 3 (tiga) supplier/bengkel.

b) Melaporkan hasil campasing ke procurement untuk dilakukan negosiasi harga,

lead time supply, kualitas barang, dsb kepada supervisor keuangan.

c) Membuat PO untuk rencana barang-barang yang akan dibeli setelah mendapat

instruksi dari procurement untuk dimintakan persetujuan ke bagian keuangan.

d) Melakukan pembelian barang sesuai PO yang telah disetujui bagian keuangan ke

supplier yg telah ditunjuk sesuai PO.

e) Melakukan penerimaan dan pengecekan barang yang disupply oleh supplier

dicocokan dengan PO (jumlah barang, spec barang dan mutu barang).

f) Membuat dokumen berita acara penyerahan barang hasil pembelian untuk

diserahkan ke gudang melalui procurement menunjuk PR dari Gudang.

g) Melakukan filling dokumen-dokumen pembelian barang dengan rapi dan

sistematis sehingga mudah ditemukan saat diperlukan. Berhak

menolak/mengembalikan barang-barang yang dibeli ke supplier bila terbukti

bahwa barang-barang yang disupply tersebut cacat, rusak, tidak sesuai speck yang

dipesan.

h) Mendesak supplier agar barang-barang yang kita pesan/order cepat disupply

secara keseluruhan dan tepat waktu.

4.3.18 Logistic bertanggung jawab kepada supervisor keuangan

a) Merangkap sebagai petugas untuk semua kegiatan gudang/tempat penyimpanan

Spare Part, Material dan Consumables.

b) Petugas logistic bertanggung jawab kepada supervisor keuangan

c) Melayani kegiatan transaksi barang di gudang baik barang yang masuk maupun

keluar, membuat catatan dan melaporkan.

d) Melakukan pemeriksaan terhadap fisik barang-barang di gudang, menjaga

kebersihan dan kondisi barang-barang di gudang.

17

e) Melakukan pemeriksaan terhadap barang yang diterima dalam keadaan baik

dalam hal kualitas dan sesuai kuantitasnya menurut PO / PR

f) Mempersiapkan semua kebutuhan barang yang akan dipakai di workshop ataupun

site

g) Menjaga kebersihan dan kerapihan area gudang.

h) Melayani permintaan barang (spare parts, consumable goods dan material lain)

serta mencatatnya ke dalam Issue slip dan menyerahkan barang-barang tersebut

sesuai list permintaan mekanik.

i) Membuat tanda bukti serah terima barang kepada mekanik dan menandatangani

bersama sebagai bukti serah terima barang.

j) Mencatan permintaan barang oleh mekanik yang tidak ada stocknya untuk dibuat

permintaan pengadaan barangnya (PR).

4.3.19 Spv HRD/GA bertanggung jawab atas

a) Ketersediaan sumber daya manusia yang memenuhi kualifikasi sesuai dengan

kompetensinya untuk mendukung proses operasional rental alat berat.

b) Mengevaluasi kinerja personil

c) dan urusan umum

4.3.20 Kordinator HRD

a) Menghitung gaji, uang hadir dan premi operator

b) Memastikan gaji dapat terealisasi tepat waktu

c) Mengatur jadwal pergantian shift, dan cuti karyawan

4.3.21 Kordinator GA

a) Menyiapkan APD untuk operator atau personil yang diberangkatkan

b) Meredam setiap gejolak/demo yang timbul di lokasi kerja

c) Memastikan sarana dan prasarana di lokasi kerja pada kondisi baik (jadwal

makan, air bersih, air minum dsb)

4.3.22 Admin HRD & GA

a) Menghimpun data HM untuk keperluan perhitungan gaji

b) Membuat surat mengenai urusan HRD & GA

4.3.23 Supervisor Cabang Pembantu bertanggung jawab langsung kepada kepala cabang

dengan tugas dan tanggung jawabnya:

a) Melaksanakan tugas jabatan sebagai supervisor cabang pembantu yaitu

bertanggung jawab sebagai kepala unit kerja dengan cara mengkoordinasikan

seluruh unit kerja dibawahnya untuk melakukan kegiatan pemasaran rental alat

berat yang efektif dan efisien.

18

b) Turut serta mengembangkan pemasaran rental alat berat dalam upaya tercapainya

target penjualan rental semaksimal mungkin.

c) Memelihara dan membina hubungan kerjasama yang baik dan kondusif dengan

pelanggan serta mengembangkan pemasaran sehingga dapat mempertahankan

pelanggan lama dan menambah pelanggan baru untuk mencapai target penjualan

yang direncanakan.

d) Melengkapi dokumen yang dibutuhkan dalam rangka pembuatan draft kontrak

sewa.

e) Melakukan kordinasi dengan unit kerja terkait dalam proses penjualan sewa unit

alat berat

g) Mengarahkan dan bertanggung jawab terhadap kegiatan pelayanan pelanggan

didalam kantor yang dilakukan oleh CSO.

h) Mengumpulkan dan mengarsipkan informasi yang diperoleh dari calon konsumen

sehingga dapat dibuat proyeksi:

- Rencana alokasi pekerjaan alat berat sewa

- Jangka waktu kontrak sewa

- Rencana pencapaian HM minimum perbulan

- Harga sewa, mobilisasi dan demobilisasi

- Segala bentuk informasi yang diperlukan oleh kepala cabang untuk memutuskan

untuk menerima atau menolak rencana kontrak sewa unit alat berat

19

Prosedur I

PROSEDUR PEMASARAN DAN PENERIMAAN ORDER

Flow Chart Narasi PICDokumen

terkait

Direktorat Operasional & KomersilMelakukan kegiatan Pemasaran Sehingga Ada PermintaanDari Calon Pelanggan

Kalau alat tidak tersedia maka permintaan tersebut diarsipkan untuk dasar pengadaan unit baru jika memang permintaan akan jenis unit tersebut banyak.

CSO/ Branch Manager (BM) / Spv. Komersil

- BM- Spv Komersil- Spv Operasional

- Brosur- Company Profile- Iklan Mass Media- Daftar Customer Prospek- Surat Penawaran

- Arsip permintaan pasar (suatu catatan yg mengarsipkan permintaan customer akan unit yang tidak dimiliki oleh Cipaganti)

(1) Prosedur XII Investasi

(2) Prosedur XIII Mutasi

20

Setelah ada permintaan dari calon pelanggan, BM menugaskan Spv Komersil untuk melakukan verifikasi legalitas calon pelanggan dan berkoordinasi dgn Spv Operasional untuk melakukan survey lokasi kerja (kalau belum pernah disurvei) dan menghitung biaya produksi dan memastikan alat tersedia.

Apabila pekerjaan/ proyek layak dan menguntungkan, BM mempersiapkan dokumen kontrak atau dokumen negosiasii ulang hingga kontrak disepakati

Setelah Kontrak Disepakati Pelanggan melakukan Pembayaran

Setelah dilakukan Pembayaran oleh Pelanggan, Spv Komersil membuat permintaan mobilisasi


- Spv Komersil Negoisasi nilai pekerjaan/kontrak- Spv Operasional menghitung biaya Produksi

- BM- Spv Finance

- Spv Komersil- Spv Operasional

- Laporan Survei

- Draft Kontrak Sewa

- Kontrak Sewa- Anggaran Operasional (Laporan Perkiraan Pendapatan dan Biaya Produksi )

- Invoice- List Kontrak Berjalan

- Surat Perintah Mobilisasi

(3) Prosedur VII Mobilisasi

21

Prosedur II

PROSEDUR PENGENDALIAN PROSES PRODUKSI


terkait

Proses Produksi adalah kondisi operasional alat untuk memenuhi kontrak penjualan

Alat Berat berada dilokasi kerja pelanggan

(1) Prosedur IIIProsedur Perawatan /Pemeliharaan Unit

(2) Prosedur IVProsedur Perbaikan Unit

Pengisian Time Sheet atau Hasil Perhitungan Kerja dilakukan oleh Pengawas dan Operator. Perhitungan Hour Meter(HM) didasarkan dimulai dari Hour Meter(HM) awal mulai kerja.Perhitungan Volume Pekerjaan Fisik sesuai dengan Kontrak Kerja yang disepakati.

Apabila terjadi kesalahan perhitungan, maka akan di hitung kembali sampai mendapatkan hasil yang sesuai.

Laporan Time Sheet / Hasil Volume Kerja Fisik di Laporkan ke Spv Operasional dan Spv Komersil.

- BM- Spv Operasional- Ka Area (Pengawas)- Operator

- Spv. Operasional- Planner- Mekanik

- Spv Operasional- Ka Area (Pengawas)- Operator- Koordinator R&M (Repair & Maintenance)

- Spv. Operasional- Ka Area (Pengawas)- Operator

- BM- Spv Komersil- Spv Operasional- Ka Area (Pengawas)- Operator

- Daily Inspection (P2H) AA, AB, LV- Weekly Inspection AA & AB- Form PS1,PS2,PS3, AA & AB- Midlife AA & AB- Overhaul AA & AB

-Time Sheet Produksi HM- Laporan Rekap HM

22

Prosedur III

PROSEDUR PERAWATAN/PEMELIHARAN UNIT PERALATAN PRODUKSI


terkait

Perawatan dan Pemeliharaan alat sesuai dengan schedule perawatan baik di lokasi kerja maupun dipool perusahaan

Pemeriksaan unit alat berat secara keseluruhan

Bila hasil check list menunjukkan hasil bagus, unit dimasukkan daftar unit siap jual. Dan bila hasil check list menunjukkan tidak baik, maka proses perawatan dipersiapkan

Menyiapkan kebutuhan alat dan spare part untuk perawatan

Bila spare part dan alat tersedia digudang, maka proses selanjutnya melakukan perawatan. Bila spare part/alat tidak tersedia maka bagian logistik melakukan pembelian terlebih dahulu.

Proses perawatan unit dilakukan setelah perlengkapan alat dan spare part lengkap. Proses ini dilakukan oleh team mekanik.Unit alat berat di checklist kembali setelah dilakukan proses perawatan. Bila hasil check list bagus, maka unit dimasukkan ke daftar siap jual. Bila hasil unit masih menunjukkan kekurangan, maka dikembalikan ke proses perawatan.

Unit alat berat telah siap untuk kerja dan siap

- Spv Operasional- Koord. R&M

- Spv Operasional- Koord. R&M- Mekanik

- Spv Operasional- Koord. R&M

- Spv Operasional- Koord. R&M- Logistik- Purchasing

- Spv Operasional- Koord. R&M- Logistik- Purchasing

- Spv Operasional- Koord. R&M- Mekanik- Operator- Helper

- Spv Operasional- Koord. R&M- Mekanik- Operator

- Spv Operasional- Spv Komersil- Operator

- List Unit Master- Stock Control

- Daily Inspection (P2H) AA, AB, LV- Weekly Inspection AA & AB- Form PS1,PS2,PS3, AA & AB- Midlife AA & AB- Overhaul AA & AB

- Work Request

- Checklist All Serah Terima

(1) Prosedur IVProsedur Perbaikan Peralatan Produksi


-S

23

untuk dipasarkan.

24

Prosedur IV

PROSEDUR PERBAIKAN UNIT PERALATAN PRODUKSI

Flow Chart Narasi PIC Dokumen

terkait

Operator/Mekanik melaporkan kerusakan/indikasi pada unit misal saat dilakukan Daily Inspection. Bentuk pelaporan bisa via telepon atau langsung datang ke bagian Operasional Repair/Maintenance (R/M)

Bagian R/M / produksi menerima dan mencatat laporan kerusakan unit alat berat dan melihat history alat ybs untuk mengetahui umur part yg terakhir terpasang (apakah ada kelainan dsb)

Dibuatkan Work Request dan Mekanik diberangkatkan

Kalau kita tidak sanggup mengerjakan sendiri akan kita borongkan ke pihak lain

Bagian Maintenance melakukan verifikasi apakah spare part harus diganti atau cukup diperbaiki.

Sebelum dibelikan maka dilihat kemungkinannya untuk diperbaiki ke bengkel bubut atau semacam itu

Bila spare part yang rusak tidak bisa diperbaiki, maka bagian R&M mengajukan penggantian spare part ke bagian logistik.

- Spv Operasional- Koord. R&M- Operator- Mekanik

- Spv Operasional- Koord. R&M- Operator- Mekanik

- Spv Operasional- Logistik- Purchasing

-

- Daily Inspection (P2H) AA, AB, LV

- Format Laporan HM & Kerusakan via SMS

- History Unit

- Work Request

- Order & Part Request

- Issue Slip

25

Bagian logistik menyiapkan kebutuhan spare part untuk perbaikan. Bila stock ada digudang, spare part dikeluarkan. Bila tidak ada, mka bagian logistik melakukan pembelian spare part terlebih dahulu.

Untuk part2 yg critical harus diadakan genuine/ OEM

Proses Perbaikan unit dilakukan setelah perlengkapan alat dan spare part lengkap. Proses ini dilakukan oleh team mekanik.

Setelah diperbaiki maka aktifitas ini harus selalu tercatat di History Alat Berat (Log Book)

Perbaikan unit alat berat selesai dan unit siap untuk bekerja kembali.

- Spv Operasional- Logistik- Purchasing

- Spv Operasional- Mekanik- Operator

- Spv Operasional- Spv Komersil

- Canvassing Price

- Purchase Order/PO

- Tanda Terima Barang

- Issue Slip

- DO (Pengiriman Barang)

- Work Request

- History Unit

26

Prosedur V

PROSEDUR PENYERAHAN DAN PENARIKAN ALAT BERAT


terkait

Permintaan mobilisasi berdasarkan permintaan Spv Komersil kepada Spv Operasional setelah disetujui Manajer Pemasaran/ BM.

Permintaan Demobilisasi berdasarkan permintaan Spv Operasional kepada Spv Komersil dengan persetujuan BM

BM

- Spv Operasional- Spv Komersil

- Spv Operasional- Operator- Mekanik- Ka. Area (Pengawas)

- Spv Operasional- Foreman- Mekanik- Operator

- BM- Spv Komersil- Spv Operasional - Operator- Mekanik


- Kontrak

- Invoice

(1) Prosedur VI Mobilisasi :

- Berita Acara Serah Terima

- Laporan Rekap HM


(2) Prosedur VII :Demobilisasi


- Surat Klaim Ketidaksesuaian Kondisi

- Invoice

27

Prosedur VI

PROSEDUR MOBILISASI ALAT BERAT


terkait

Bagian Marketing berdasarkan Kontrak mengajukkan permintaan Mobilisasi unit menuju lokasi kerja dengan alamat serta keterangan lain lengkap.

Dikoordinasikan dengan pihak-pihak tersebut mengenal, koordinasi antar penyewa dengan masyarakat & aparat setempat, waktu pemberangkatan, koordinasi selama dalam perjalanan.

Dipersiapkan peralatan bantu yang mungkin diperlukan selama mobilisasi, seperti ban, papan dsb.

Pemberangkatan alat berat menuju lokasi pekerjaan.

Unloading unit alat berat di lokasi pekerjaan.

Penandatanganan Berita Acara Serah Terima Alat Berat.


- Spv Operasional- CSO- Penyewa- Operator- Supir- Pengawal

- Spv Operasional- Operator- Supir

- Spv Operasional- Supir - Operator- Pengawal

- Spv Operasional- Supir- Operator- Pengawal

- Spv Operasional- Penyewa

- Surat Order Unit


- Surat Jalan Mobilisasi


28

Prosedur VII

PROSEDUR DEMOBILISASI ALAT BERAT


terkait

Permintaan demobilisasi berawal dari habisnya jam kerja unit.Dilakukan Konfirmasi kepada pihak penyewa mengenai kelanjutan pemakaian unit.Apabila pihak penyewa menyatakan akan melanjutkan pemakaian unit, maka dilakukan perpanjangan kontrak kerja. Apabila pihak penyewa menyatakan tidak akan melanjutkan pemakaian unit, maka dilakukan demobilisasi unit.

Dilakukan koordinasi dengan pihak terkait mengenai waktu, lokasi dan jalur pengambilan, serta kelengkapan adminidstrasi.

Dipersiapkan peralatan bantu yang mungkin akan diperlukan seperti rantai, ban, apapn dsb.

Pemberangkatan alat angkut menuju lokasi pengambilan unit

Penandatangan Berita Acara Serah Terima Alat Berat

Pengambilan Unit dari lokasi ke Pool

- Spv Komersil- Spv Operasional

- Spv Komersil- spv Operasional

- Spv Operasional- Penyewa- Operator- Supir- Adm Operasional

- Spv Operasional- Operator- Supir

- Supir

- Spv Operasional- Penyewa

- Supir- Operator



- BA serah Terima Alat

29

Prosedur VIII

PROSEDUR PENGENDALIAN PERALATAN PRODUKSI

JASA RENTAL ALAT BERAT


terkait

Direktorat Operasional bertanggung jawab atas pengendalian peralatan produksi, yaitu alat berat dan kendaraan rental dan peralatan penunjang produksi lainnya seperti peralatan bengkel/workshop, dll untuk memenuhi kebutuhan pada divisi usaha alat berat.

Tugas bagian Operasional adalah melakukan proses produksi sesuai dengan kontrak penjualan serta melaksanakan program perawatan atau pemeliharaan dan perbaikan (repair/maintenance) peralatan produksi untuk menjamin kesinambungan usaha dan kapasitas produksi.

Target bagian Operasional adalah menyediakan kapasitas produksi tersedia minimal 90% dari kapasitas terpasang untuk efektifitas pelaksanaan tugas dan program. Setiap petugas PIC bagian Operasional wajib melaksanakan tertib administrasi dalam kegiatannya.

Spv Operasional bertanggung jawab kepada BM dalam menjalankan kegiatan sehari-hari. Dalam pengelolaan alat produksi agar ketersediaannya dapat memenuhi permintaan pasar, melaksanakan proses produksi pemeliharaan/perawatan dan perbaikan peralatan produksi serta pengawasan produksi.

Spv Operasional bertanggung jawab kepada BM dalam kegiatan harus melaksanakan proses produksi sesuai dengan kontrak penjualan serta melakukan pengawasan/kontrol produksi itu/HM.

Setiap ada kerusakan berat maka perlu ditinjau kelayakan secara ekonominya apakah biaya yang dikeluarkan efektif dibandingkan daya jual alat tersebut. Jika tidak maka alat tersebut akan dilelang.

Jika efektif maka perlu dilihat apakah ada alat berat dengan kelas yang sama yang belum terjual sebanyak lebih dari 2 unit? Kalau masih ada maka perbaikan ini perlu ditunda (pending) karena akan mubazir karena sifat dari perbaikan adalah harus segera bermanfaat.

Kalau dilakukan hanya akan menambah jumlah unit dengan status RFU saja padahal biaya yang dikeluarkan merupakan suatu beban financial.

- BM- Spv Operasional

- Spv Operasional- Koord R&M- Operator- Mekanik

- Spv Operasional- Mekanik

- Spv Operasional- Koord R&M - Mekanik

- Spv Operasional

- Koord R&M

- Koord R&M

- BM- Spv Operasional- Spv Komersil

- List Unit Master- Stock Control

(1) Prosedur IV Perbaikan Unit

- Work Request- Order & Part Request- Canvassing Price

- History Unit

- Work Request

30

Untuk perbaikan kecil tidak perlu memberlakukan sistem tersebut diatas. (Batasan perbaikan kecil dan besar bisa dikonsultasikan ke GM HE)

Prosedur IX

PROSEDUR PENANGANAN PIUTANG


terkait

Surat Permintaan Konfirmasi Perpanjangan Kontrak I dikirimkan saat 10 hari sebelum pembayaran minimum charge bulan berikutnya jatuh tempo

Saat jatuh tempo (H=0) maka dikirimkan kembali Surat Permintaan Konfirmasi Perpanjangan Kontrak II dan pada saat bersamaan dikirimkan Invoicing Penagihan minimum charge bulan berikutnya, di dalam surat Permintaan Konfirmasi Perpanjangan Kontrak II tersebut ada peringatan bahwa sampai H+15 tidak dibayar juga maka Alat hrs stop operasi (cabut kunci) dan H+18 akan didemobilisasi

Kalau customer tidak memperpanjang kontrak maka demobilisasi dilakukan

Kalau saat jatuh tempo (H=0) customer membayar maka alat boleh lanjut kerja

Kalau tidak dilakukan pembayaran maka denda sebesar 1 permil per hari mulai berlaku sampai pembayaran dilakukan, dan alat tetap boleh lanjut kerja

Saat H+15 Jika customer tetap tidak membayar maka dilayangkan Surat Peringatan dan operasi tidak boleh dilanjutkan (cabut kunci)

Kalau pembayaran dilakukan maka alat boleh lanjut kerja

Saat H+18 jika pembayaran masih belum dilakukan maka alat segera didemobilisasi

Alat boleh lanjut kerja hanya jika pembayaran telah dilakukan

- Spv Finance

- BM- Operator- Spv Operasional

- BM- Spv Operasional- Spv Komersil- Supir

- BM- Spv Operasional- Spv Komersil- Supir

- Laporan Rekap HM

- Surat Permintaan Konfirmasi Perpanjangan Kontrak I

- Invoice- Surat Permintaan Konfirmasi Perpanjangan Kontrak II

- Surat Peringatan& Pemberitahuan Cabut Kunci

- Surat Perintah Mobilisasi- Surat JalanMobilisasi

- Berita Acara Serah Terima - Invoice Denda

31

Prosedur X

PROSEDUR PENGAWASAN GPS


terkait

Ada 2 sumber data jam kerja alat, yaitu:

1. GPS2. Laporan dari Operator

Kalau dua laporan itu jumlah HM-nya kurang lebih sama (Misalkan ada perbedaan harus masuk akal) maka alat lanjut kerja, kalau tidak sama dan jumlahnya signifikan maka perlu dilakukan investigasi.

Jika ternyata tidak ada indikasi kecurangan di lapangan maka perlu dilaporkan ke pihak provider GPS agar diinvestigasi kemungkinan kerusakan terjadi pada alat GPS

Jika ada indikasi kecurangan maka operator perlu diberi teguran dan kalau sudah berulang maka operator harus segera diberhentikan

- Spv. Operasional- Adm Operasional

- Pihak Provider GPS

- Operator

- Format Laporan HM & Kerusakan via SMS

- Website GPS

- Surat Permohonan Perbaikan GPS

- Surat Peringatan

- Surat Permintaan Penggantian Operator

32

Prosedur XI

PROSEDUR INVESTASI/PENGADAAN UNIT


terkait

1) Pada Prosedur I Pemasaran & Penerimaan order ada tahapan dimana permintaan jenis unit yang tidak tersedia didokumentasikan dan ini tercatat pada “Arsip Permintaan Pasar”

2) BM jug aktif mencari informasi2 pada area ybs untuk mengetahui kebutuhan pasar daerah tsb.

3) Ada tipe, kelas dan jenis unit yang tingkat penjualannya tinggi.

3 Hal tsb diatas dapat dijadikan referensi untuk investasi sehingga dapat diputuskan jenis, tipe dan kelas unit alat berat yg akan diusulkan utk dibeli.

ROI perlu dihitung dan dibandingkan dengan harga pasaran (rate rental) pada daerah tsb.

Kalau ROI masih cukup reasonable maka perlu diajukan permohonan investasi alat ke pusat.

Pihak Dealer dihubungi utk mengetahui ketersediaan alat yang dimaksud dan secara paralel divisi Keuangan pusat juga mencari sumber pembiayaan.

Surat Kontrak Jual Beli ditandatangani dengan menegosiasikan permintaan khusus seperti: Partbook & OMM (softcopy & hardcopy), Jaminan Service, Modifikasi, toolkit, Back alarm, Rotary lamp, Logo perusahaan, dll.

Proses berlanjut sesuai flowchart sampai alat tiba di lokasi dan pihak cabang meminta NOMOR LAMBUNG ke pihak pusat.

Pihak Pusat memberi NOMOR LAMBUNG dengan dasar dokumen List Unit Master melanjutkan nomor unit yang terakhir dikeluarkan untuk masing-masing tipe unit

Nomor Lambung dan Logo Perusahaan ditempel

- BM

- BM- Spv Operasional

- BM- GM HE

- GM Finance Pusat- Manager Purchasing Pusat- Lembaga Pembiayaan

- GM HE- Direktur Utama

- GM HE- Forwarder

(1) Prosedur I Pemasaran & Penerimaan Order

- Arsip permintaan pasar (suatu catatan yg mengarsipkan permintaan customer akan unit yang tidak dimiliki oleh Cipaganti)

- Uji ROI- Harga Pasaran Rental

- Permohonan Penawaran- Surat Penawaran Dealer

- Surat Kontrak Jual Beli Alat Berat


- Berita Acara Serah Terima- Checklist All Serah Terima

- List Unit Master

33

Prosedur XII

PROSEDUR KLAIM ASURANSI


terkait

Kejadian kecelakaan harus selalu dicatat di Stock Control, kemudian harus langsung dilaporkan ke pihak Asuransi secara tertulis dalam 1x24jam (belum disertai Berita Acara dan Foto tidak apa-apa) dengan berkoordinasi dengan pihak Pusat utk mengetahui apa perusahaan asuransinya dan siapa contact personnya. Info asuransi dapat dilihat di List Unit Master

Investigasi dilakukan oleh pihak Cipaganti dan bagian R&M membuat prediksi nilai kerugiannya

Berita Acara harus langsung dibuat dengan ditandatangani oleh Investigator, Operator/Driver, Koord Lapangan, Spv Operasional, BM, Perwakilan dari Penyewa. Harus dilaporkan paling lambat 3x24jam ke pusat (berisi Foto, Kronologis, dan nilai kerugian)

Kalau kesalahan terbukti dari pihak Konsumen maka Konsumen tetap ditagih angka kerugiannya dan proses klaim asuransi secara paralel tetap berjalan. (DOUBLE CLAIM)

BA oleh pusat dikirim ke pihak asuransi

Klaim diajukan

Survei oleh pihak asuransi dilakukan

Ada 2 tipe penggantian yakni dikerjakan oleh bengkel rujukan dari pihak asuransi atau angka penggantian diberikan ke Cipaganti untuk kemudian kita perbaiki.

Perbaikan dilakukan sampai unit RFU

- Operator/Driver

- Spv Operasional

- Investigator- Koord R&M

- Operator/ Driver- Foreman- Spv Operasional- BM- Perwakilan dari penyewa- Manager Asset bagian Asuransi pusat

- Spv Finance

- Manager Asset bagian Asuransi pusat

- Pihak Asuransi- Surveyor/ Investigator/ Adjuster dr pihak Asuransi

- Pihak Asuransi

- Spv Finance- Pihak Bengkel- Koord R&M

- Stock Control

- Surat Laporan Kejadian Kecelakaan/ Kehilangan (bisa via email)

- List Unit Master- Permohonan Penawaran

- Berita Acara Kecelakaan yang dilengkapi foto

- Invoice klaim ke Konsumen

- Data Polis Asuransi

- Persetujuan Nilai Ganti Rugi dr pihak Asuransi- Letter of Discharge (Surat Pernyataan untuk menerima Nilai Ganti Rugi dr pihak Asuransi)

- Surat Perintah Kerja

34

Prosedur XIII

PROSEDUR MUTASI UNIT


terkait

Permintaan mutasi dari cabang lain dengan Surat Resmi dari BM bersangkutan yang meminta mutasi ditujukan ke GM HE dan BM yang memiliki alat yang dimaksud

Proses mobilisasi dilakukan setelah mendapat persetujuan dari GM & BM ybs

Saat dimobilisasi lgsg dilakukan pencatatan pada Stock Control

Unit diterima dilokasi cabang tujuan, dilakukan penandatangan berita acara serah terima dan dokumen lainnya

Dilakukan pencatatan unit pada stock control cabang penerima

Melaporkan secara tertulis dilampiri bukti pengiriman & penerimaan unit ke kantor pusat agar dilakukan pemindahan data lokasi asset dan pelaporan ke pihak asuransi untuk pemindahan lokasi klaim unit

- BM1- GM- BM2

- GM- BM2

- BM1

- BM2

- Adm Operasional

- BM2- Divisi HE Pusat- Bagian Asset

- Surat Permintaan Mutasi

- Internal Office Memo Persetujuan GM HE

- Berita Acara Serah Terima- Checklist All Serah Terima - Surat Jalan Mobilisasi - History Unit disertakan

- Stock Control

- Surat Pelaporan kedatangan unit (via email)- Berita Acara Serah Terima- Data Polis Asuransi

35

Prosedur XIV

PROSEDUR PELAPORAN HM OPERATOR & STOCK CONTROL


terkait

Unit berada di lokasi konsumen dalam kondisi OIO

Selesai melakukan pekerjaan dalam 1 shift

Operator melakukan pelaporan jam kerja unit selama shift bersangkutan melalui SMS

Apabila pekerjaan dilanjutkan ke shift selanjutnya maka pada akhir masa kerja shift tersebut operator kembali melakukan pelaporan HM

Selesai jam kerja dalam satu periode hari operator melakukan pelaporan jam kerja dengan pengisian Time Sheet

Pengawas Site menerima dan melakukan verifikasi terhadap jam kerja pada Time Sheet

Dalam periode waktu yang telah ditentukan pengawas site menyerahkan time ke kantor cabang diterima oleh Admin Operasional

Pelaporan dilakukan oleh Operator atau Pengawas setiap akhir shift siang dan malam

Pelaporan dilakukan via SMS dengan format yang telah dibakukan ke nomor HP yang ditetapkan sebagai call centre masing-masing cabang

Diterima oleh Admin (CSO) kemudian dicatat kedalam bentuk Stock Control

*** Jika sistem IT sudah didevelop dengan baik maka oleh server format SMS ini akan di-generate secara otomatis (by System) menjadi bentuk Stock Control

Stock Control diterima oleh pusat

- Operator- Penyewa

- Operator

- Operator- Adm Operasional

- Operator- Adm Operasional

- Operator

- Operator- Ka Area (Pengawas Site)

- Ka Area (Pengawas Site)- Admin Operasional

- Operator - Ka Area (Pengawas Site)

- Adm Operasional

- Admin di pusat

- Format laporan HM via SMS

- Time Sheet

- Time Sheet

- Tanda bukti terima Time Sheet

- Stock Control

36

Prosedur XV

PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI OPERATOR


terkait

Jam kerja operator dalam satu bulan terekap dalam satu format laporan jam kerja bulanan

Perhitungan besaran gaji yang akan dibayarkan dilakukan berdasarkan data dari rekap time sheet dengan komponen:-Jam kerja harian-Overtime-Absensi

Pengajuan pembayaran gaji dilakukan oleh spv HRD kepada spv keuangan dengan persetujuan Kepala Cabang

Setelah mendapat persetujuan dan mendapatkan alokasi dana, dibuat slip gaji

Penyerahan gaji kepada operator

- Adm Operasional

- Koord HRD

- Spv HRD & GA- Spv FInance- BM

- Koord HRD

- Kasir- Operator

- Laporan Rekap HM

- Perhitungan gaji operator

- Pengajuan Gaji Operator

- Slip Gaji

Prosedur XVI

37

PROSEDUR PENERIMAAN KARYAWAN CABANG


terkait

Cabang alat berat membutuhkan karyawan baru.

Cabang mengacu kepada data man power plan sehingga cabang melakukan evaluasi man power planning pada tahun anggaran berjalan,jika man power planning pada anggaran tahun berjalan tidak ada maka dilakukan evaluasi kebutuhan karyawan apakah benar-benar layak dilakukan penambahan karyawan, jika tidak disetujui maka tidak ada penambahan karyawan.

Jika hasil evaluasi pengajuan kebutuhan tenaga kerja disetujui dan man power planning pada anggaran tahun berjalan ada maka dilanjutkan dengan proses recruitmen karyawan.

Proses recruitmen karyawan ini dilakukan dengan :1.Open recruitmen dengan

memasang iklan melalui media cetak, elektronik, internet atau head hunter.

2.Melalui referensi dari karyawan cipaganti.

Dengan kedua langkah tersebut maka dalam rentang waktu yang telah ditentukan,pelamar mengirimkan surat lamaran yang disertai dengan curiculum vitae beserta ijasah dan dokumen pendukung.

Setelah dokumen pelamar terkumpul, maka dilakukan seleksi administrasi,misalnya berdasarkan umur, latar belakang pendidikan, maupun pengalaman kerja.

Jika pelamar tidak lulus dalam proses seleksi administrasi maka proses selesai akan tetapi jika lulus dilanjutkan ke proses berikutnya.

Proses cross check berdasarkan referensi dari tempat kerja sebelumnya.

Dilanjutkan denga proses pemanggilan calon karyawan untuk mengikuti psikotes dan tes teori, jika calon karyawan tidak lulus maka proses selesai akan tetapi jika calon karyawan lulus dilanjutkan ke proses berikutnya.

- Spv HRD & GA- Koord HRD

- Spv HRD & GA - Koord HRD- Pelamar

- Man Power Plan

- Surat Pengajuan Kebutuhan Karyawan

- Psikotes

- Tes Teori(Tes Operator, Mekanik dll)

38

Proses berikutnya yaitu interview HRD dengan interview ini banyak informasi yang didapat dari calon karyawan seperti akan pekerjaan yang dilakukan di tempat kerja terdahulu,minat, karakter dan sebagainya. Jika calon karyawan tidak lulus maka proses selesai dan jika calon karyawan lulus dilanjutkan ke proses berikutnya.

Proses dilanjutkan interview user dan tes praktek dilapangan, jika calon karyawan tidak lulus maka proses selesai dan jika calon karyawan lulus dilanjutkan ke proses berikutnya.

Proses dilanjutkan dengan medical check,medical check ini disesuaikan dengan kebutuhan cabang. Dengan medical check ini kita dapat mengetahui apakah calon karyawan mempunyai penyakit yang dapat mengganggu kinerjnya atau tidak.Jika calon karyawan tidak lulus maka proses selesai dan jika calon karyawan lulus dilanjutkan ke proses berikutnya.

Proses berikutnya negosiasi gaji, jika calon karyawan tidak bersedia dengan gaji yang diajukan oleh perusahaan maka proses selesai akan tetapi jika bersedia dilanjutkan ke proses berikutnya.

Proses penandatangan kontrak dan administrasi dilakukan dengan HRD dimana calon karyawan akan di training terlebih dahulu dan menjalani masa percobaan selama 3 bulan.

Setelah 3 (tiga) bulan masa percobaan , kinerja karyawan di monitoring dan dievaluasi yang akhirnya.

Setelah itu baru adanya penetapan satus karyawan.

- Spv HRD & GA - Koord HRD

- All Supervisor / Koordinator yang membutuhkan karyawan tsb

- Spv HRD & GA

- Kontrak Kerja

- Form Evaluasi Kinerja

39

Prosedur XVII

PROSEDUR ASSESMENT / PENILAIAN KARYAWAN


terkait

Prosedur assessment atau penilaian karyawan dimulai dari masing – masing atasan memonitor dan mengevaluasi kinerja karyawannya dengan menggunakan form yang telah disediakan setiap 6 bulan sekali.

Hasil dari penilaian ini dilaporkan ke level diatasnya dan dilapokan lagi sampai ke kepala cabang.

Dari kepala cabang harus dilaporkan ke kepala cabang.

Hasil penilaian dari cabang tersebut dilaporkan ke HRD pusat.

Sehingga hasil penilaian ini dapat menjadi bahan untuk evaluasi kenaikan gaji bagi karyawan yang bersangkutan.

- All Koordinator- All Supervisor- All BM

- HRD pusat

- Form Evaluasi Kinerja

40

Prosedur XVIII

PROSEDUR PENGAJUAN & PEMBERIAN FEE MEDIATOR


terkait

Prosedur Pengajuan dan pemberian fee untuk mediator ini dimulai dari mediator membawa customer.

Mediator ini melakukan negosiasi akan besaran fee yang akan di dapat.

Besaran fee ini jika jumlahnya > Rp 5.000 ,- per jam maka harus mendapatkan approval GM HE, jika jumlahnya feenya < = Rp 5.000,- per jam maka berlanjut kepda proses berikutnya.

Proses berikutnya sampai pada proses penandatangan kontrak maka akan dibuatkan berita acara tentang fee mediator yang ditanda tangani antara mediator dengan kepala cabang.

Setelah itu fee mediator ini dibayarkan setelah pembayaran dari customer masuk.

- Mediator

- Mediator - Spv Komersil

- GM HE

- BM- Mediator

- Berita Acara Fee Mediator

41

Prosedur XIX

PROSEDUR PENGAJUAN PENJUALAN DENGAN SISTEM KREDIT


terkait

Prosedur pengajuan penjualan secara kredit, dimulai dari proses penjualan kredit, ini semua dapat dilakukan tanpa disertai dengan deposit atau bayar dimuka asalkan dengan syarat , sebagai berikut :1. Customer sudah

dikenla baik oleh pihak HE – CCG dan tidak ada record yang buruk di dunia usaha.

2. Mempunyai kontrak kerja yang jelas.

3. Adanya schedule pembayaran yang jelas.

4. Untuk nominal yang besar harus dicover dengan cheque tunai mundur dan ditambah jaminan collateral kalau ada (Sertifikat rumah, BPKB, dan lainnya yang dilampiri dengan surat kuasa jual bil aterjadi wan prestasi) .

5. Customer menerbitkan bank garansi dengan nilai yang cukup, yang diterbitkan oleh bank dengan reputasi baik.

6. Punya kesinambungan yang baik dan cukup panjang dari proyek customer tersebut.

7. CCG sudah melakukan survey secara komprehensif bahwa proyek tersebut feasible dan potensial.

Setelah syarat-syarat tersebut terpenuhi maka akan dibuatkan surat pengajuan penjualan kredit dari cabang dengan melampirkan syarat-syarat tersebut.

Proses selanjutnya adalah proses acc dari pihak kepala cabang, GM HE, dan GM Finance.

Maka kontrak dengan customer dapat dibuta dengan memasukkan syarat-syarat diatas.

- BM- Spv Komersil

- GM HE- GM Finance- BM

- Risk Assesment

42

standart operating procedure he rev. 1.18

Documents

prosedur v prosedur

prosedur mutasi unit

prosedur mobilisasi

prosedur penanganan

prosedur pengawasan

prosedur klaim asuransi

jawab produksi pada

bm bandung