strategisch informatieplan gemeente nijmegen 2007-2011 · van de organisatie, de (her-)inrichting...

Strategisch Informatieplan

Gemeente Nijmegen

2007-2011

Meebouwen aan "De Andere, Moderne, Dienstverlenende Overheid"

Concernstaf

April 2007

1

“Orde op zaken door zaken op orde!”

Inhoudsopgave

1

Inhoudsopgave

1 Inleiding............................................................................................................................ 3

2 Wat is er aan de hand? ................................................................................................... 5 2.1 “De Andere Overheid” .................................................................................................... 5 2.2 De Gemeentelijke ambitie............................................................................................... 6 2.3 De kern van het Informatiebeleid .................................................................................. 6

3 De huidige situatie: Waar staan we? ............................................................................. 8 3.1 De temperatuur opgenomen. ......................................................................................... 8 3.2 Waar zijn we nu mee bezig?........................................................................................... 8 3.3 Doen we de goede dingen?............................................................................................ 8

4 Bouwen onder architectuur. ........................................................................................ 10 4.1 Inhoud ............................................................................................................................ 10 4.2 Inleiding.......................................................................................................................... 10 4.3 Strategische principes als uitgangspunt. ................................................................... 10 4.4 Organisatiearchitectuur: de inrichtingsschets .......................................................... 11 4.5 Procesarchitectuur: de inrichtingsschets Dienstverlening ...................................... 13 4.6 De Informatiearchitectuur: de inrichtingsschets ....................................................... 14 4.7 Gegevensarchitectuur: de inrichtingsschets Basisregistraties............................... 15 4.8 Beveiligings- en overige architecturen ....................................................................... 15

5 Informatiemanagement ................................................................................................. 17 5.1 Inhoud ............................................................................................................................ 17 5.2 Inleiding.......................................................................................................................... 17 5.3 Bouwstenen en projecten FrontOffice ........................................................................ 18 5.4 Bouwstenen en projecten MidOffice ........................................................................... 19 5.5 Bouwstenen en projecten BackOffice ........................................................................ 20 5.6 Bouwstenen en projecten (Basis)Registraties........................................................... 22

6 Procesmanagement ...................................................................................................... 25 6.1 Inhoud ............................................................................................................................ 25 6.2 Inleiding Procesinformatiehuishouding ..................................................................... 25 6.3 Documentair Structuurplan: Orde op zaken .............................................................. 26 6.4 Het Zaakregister: Zicht op zaken ................................................................................. 27 6.5 Workflowmanagement .................................................................................................. 29 6.6 Een WFM-overpeinzing ................................................................................................. 30 6.7 Bouwstenen en projecten Procesmanagement (PM) ................................................ 30

7 Technische (infrastructuur) architectuur ................................................................... 32 7.1 Algemeen TIS-uitganspunten ...................................................................................... 32 7.2 (Landelijk) Centrale voorzieningen ............................................................................. 33 7.3 Open Standaarden en Open Source ........................................................................... 33 7.4 Flexibel werken binnen de Nijmeegse kantoren…… ................................................. 34 7.5 Informatiebeveiliging .................................................................................................... 34

8 Planning en prioriteiten: Eigenwijs of gezamenlijk wijs. .......................................... 36 8.1 Inleiding.......................................................................................................................... 36 8.2 Prioriteiten ..................................................................................................................... 36 8.3 Uitvoeringsplan: Waar gaan we beginnen? ............................................................... 36 8.4 Uitvoeringsorganisatie: Hoe gaan er beginnen? ....................................................... 40 8.5 Uitvoeringsinitiatiefnemers: Wie gaan er beginnen? ................................................ 40

Inhoudsopgave (vervolg)

2

9 Voorwaarden (organisatorisch) ................................................................................... 42 9.1 Organisatie van de I-functie ......................................................................................... 42 9.2 Overleg binnen de I-functie .......................................................................................... 44 9.3 Investeren in de I-functie .............................................................................................. 45 9.4 Investeren in de medewerkers ..................................................................................... 45

10 De financiering van de weg naar “De Andere Overheid” .......................................... 47 10.1 Wat zijn de kosten? ....................................................................................................... 47 10.2 Dekking van de kosten. ................................................................................................ 48 10.3 De personele dekking voor fase 1 en 2 ....................................................................... 50 10.4 Risico paragraaf ............................................................................................................ 50 10.5 En wat levert het ons nu op????? .............................................................................. 51

Bijlage 1: Het strategiedocument................................................................................................ 52

Bijlage 2: Toelichting aanstaande weten regelgeving ............................................................ 57

Bijlage 3: Toelichting Procesmodel Dienstverlening ............................................................... 58

Bijlage 4: Architectuurschets Basisregistraties........................................................................ 60

Bijlage 5: Toelichting projecten .................................................................................................. 61

Bijlage 6: Objectmodel Zakenregister volgens GFO-zaken ..................................................... 64

Bijlage 7: Afgeleide principes voor informatie- en applicatiearchitectuur ............................. 65

Bijlage 8: Projectenoverzicht ...................................................................................................... 68

Bijlage 9: Organisaties in het overheidsveld Informatievoorziening ...................................... 70

Bijlage 10: Kostenraming ICT-projecten fase 1 en 2................................................................. 73

Bijlage 10a: Kostenraming per directie ...................................................................................... 75

Bijlage 11: Lijst van afkortingen ................................................................................................. 76

Bijlage 12: Bronnen ...................................................................................................................... 78

Inleiding

3

1 Inleiding

“Alles wat zich overheid noemt, moet het Wereld Wijde Web op en over een paar jaar moet alle dienstverlening daar elektronisch worden aangeboden. Nu is het bouwen van een website het probleem niet. Zorgen voor een relevant, actueel, samenhangend en toegankelijk informatieaan-bod is al een stuk ingewikkelder. Maar dienstverlening volledig elektronisch uitvoeren is niet mo-gelijk zonder ingrijpende aanpassingen in de “BackOffice”. Wij hebben het dan over aanpassing van de organisatie, de (her-)inrichting van processen en procesketens en het laten „sporen‟ van herontworpen processen en procesketens met de onderliggende informatievoorziening, in het ICT-jargon: het „alignment‟. (Saskia Giesbers Örde op zaken, zaken op orde: een ontdekkingsreis 29 mei 2006)

Gemeente Nijmegen bevindt zich in het dynamische veld van vele interne én externe ontwikkelin-gen op het gebied van informatievoorziening en informatietechnologie (ICT). De gemeente be-schouwt I(CT) als strategisch middel om haar organisatie, producten en dienstverlening verder te ontwikkelen. De informatievoorziening moet afgestemd zijn op de organisatieontwikkeling (AGO) én -behoefte (INK-fasering). De belangrijkste thema‟s hierbij zijn Dienstverlening, (transparante) Bedrijfsvoe-ring en Bestuurlijke informatievoorziening. Deze drie thema‟s zijn de uitgangspunten voor het opstellen van het gemeentelijk strategisch informatiebeleid (I-beleid) met heldere kaders voor de komende jaren. Dit Informatiebeleid sluit aan bij de doelen van de organisatie en schept voorwaarden om deze te bereiken. Het Informa-tiebeleid geeft kaders voor de verdere invulling en uitwerking van Informatie- en ICT gerelateerde ontwikkelingen. Werkwijze Als basis voor het Informatiebeleid is in 2005-2006 een onderzoeksrapport “Beleidsvisie informa-tie en organisatie 2006-2010” (R. Schouten/BCT dec. 2005) opgesteld. Dit rapport geeft een overzicht van alle externe ontwikkelingen, m.n. het door het rijk opgestelde actieprogramma “De Andere Overheid” en de interne ambities. Gemeente Nijmegen onderschrijft de doelstellingen van het actieprogramma “De Andere Over-heid” en voegt daar haar eigen ambities aan toe. De consequenties daarvan voor de ontwikkeling in de komende jaren van de in- én externe informatievoorziening van Gemeente Nijmegen zijn vastgelegd in dit strategisch Informatieplan 2007-2011. Voor wie is dit informatieplan geschreven? Dit informatieplan is op de eerste plaats opgesteld voor alle medewerkers binnen Gemeente Nij-megen die actief betrokken zijn bij de ontwikkeling van de informatiehuishouding. Voor projectlei-ders en –medewerkers, ICT-controllers en voor vele collega‟s binnen het Servicebedrijf (m.n. MA, IB en Cm&P

1) geeft dit plan richting aan hun werkzaamheden in de komende jaren. Het plan

geeft hen ook (in)zicht op het belang en betekenis van hun projecten en activiteiten voor de ge-meentelijke informatiehuishouding. Daarnaast is dit informatieplan ook van belang voor het (gemeentelijk) management en bestuur. De Gemeentelijke Informatiearchitectuur is voor hen “de plaat aan de muur” die aangeeft waar én waarom ze bezig zijn met ICT-projecten en programma‟s. Voor deze doelgroep wordt een aparte managementsamenvatting gemaakt. Leeswijzer Van belang bij de start van dit strategisch informatieplan zijn de algemene strategische beleids-uitgangspunten voor de dienstverlenende (en elektronische) stad binnen “De Andere Overheid”. Deze strategische beleidsuitgangspunten zijn in diverse Nijmeegse documenten vastgelegd, zo-als het coalitieakkoord, het dienstverleningsconcept (DVC) en “Zo doen wij dat in Nijmegen” (AGO). Als Bijlage 1: Het strategiedocument zijn deze strategische principes, deels vertaalt naar

1 Management Advies, Informatie Beheer en Changemanagement & Projecten

Inleiding

4

specifieke aspecten voor de informatiehuishouding, bijeen gebracht. Zij zijn van belang omdat ze voor dit strategisch Informatieplan richtinggevend en kaderstellend zijn. Het is raadzaam vooraf hiervan kennis te nemen. Het Informatieplan 2007-2011 is verder als volgt opgebouwd. Na deze inleiding geeft hoofdstuk 2 een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen uit het genoemde onderzoeksrapport. Hoofd-stuk 3 geeft een beeld van waar wij nu staan en waar we al mee bezig zijn. Het volgende hoofd-stuk (4) geeft op basis van strategische beleidsuitgangspunten de basisinrichtingsschetsen van de gemeente als overheidsorganisatie (“organisatiearchitectuur”), het daaraan gerelateerde pro-cesmodel voor de dienstverlening (“procesarchitectuur”) om vervolgens de daarvoor noodzakelij-ke Informatiearchitectuur op te baseren. Deze informatiearchitectuur wordt in hoofdstukken 5 en 6 uitgewerkt in bouwstenen met bijbehorende projecten voor resp. het Informatiebeheer en Proces-beheer. Hoofdstuk 7 handelt over enkele strategische kaders voor de ICT-infrastructuur.

Organisatie

architectuur

Proces

architectuur

Informatie

beheer

Proces

beheer

(Basis)

gegevens

Informatiemanagement (hfd 5) Procesmanagement (hfd 6)

Informatie

architectuur

Applicatie

architectuur

Gegevens

architectuur

Architecturen (Hfd 4)

Toekomstige

in- en externe

Ontwikkelingen (hfd 2)

Huidige situatie

GN (hfd 3)

Infrastructuur

(hfd 7)

Planning & Organisatie

(hfd 8)

Organisatie

architectuur

Proces

architectuur

Informatie

beheer

Proces

beheer

(Basis)

gegevens

Informatiemanagement (hfd 5) Procesmanagement (hfd 6)

Informatie

architectuur

Applicatie

architectuur

Gegevens

architectuur

Architecturen (Hfd 4)

Toekomstige

in- en externe

Ontwikkelingen (hfd 2)

Huidige situatie

GN (hfd 3)

Infrastructuur

(hfd 7)

Planning & Organisatie

(hfd 8)

Het daaropvolgende hoofdstuk 8 gaat in op prioriteiten, planning en de I-organisatie. Het vormt de verbinding tussen waar we zijn en waar we naartoe moeten. (zie Figuur 1 Grafische leeswijzer) Belangrijke strategische kaders, uitgangspunten en richtlijnen zijn omkaderd. Bijlage 11: Lijst van afkortingen is toegevoegd als toelichting op de vaak als vakjargon gehan-teerde afgekorte termen.

Figuur 1 Grafische leeswijzer

Wat is er aan de hand?

5

2 Wat is er aan de hand?

2.1 “De Andere Overheid”

Het door het rijk opgestelde actieprogramma “De Andere Overheid” heeft tot doel om de overheid beter en efficiënter te laten werken. Het programma kent vier ambitielijnen: de overheid gaat haar dienstverlening aan de burger verbeteren (1), de overheid gaat minder en anders regelen (2), de rijksoverheid gaat zichzelf beter organiseren (3) en de rijksoverheid gaat haar relaties met provin-cies en gemeenten vernieuwen (4). Het programma “De Andere Overheid” geeft de rijksbrede ambitie in het verbeteren van de dienstverlening door de overheid, waaronder gemeenten. De doelstellingen van “De Andere Overheid” komen in het kort op het volgende neer:

Efficiënte en effectieve dienstverlening, via een digitaal loket;

Administratieve lastenverlichting voor burgers;

Toepassing van basisregistraties, hergebruik van eerder vastgelegde gegevens, geen uitvraag van gegevens die al ergens binnen de gemeente of de keten bekend zijn;

Minder regels en eenvoudigere regels, transparantie van de dienstverlening;

Burgerparticipatie bij beleidsvorming en uitvoering;

Vraagsturing, de vraag van de burger staat centraal

Ketenregie, samenwerking binnen de keten en samenwerking tussen verschillende sectoren (bijvoorbeeld tussen wonen, welzijn, zorg en werk & inkomen).

Om gemeente te ondersteunen de doelstellingen van “De Andere Overheid” te realiseren, heeft de Rijksoverheid een uitgebreid stimuleringsprogramma opgezet. Dit stimuleringsprogramma Electronische Overheid (ELO) biedt een scala aan bouwstenen. Naast advisering biedt het ook facilitering in de vorm van standaarden en richtlijnen (w.o. “Bekendmaking op Internet”), techni-sche oplossingen (DigiD, e-Formulieren) en ondersteuning bij implementatie (“I-Teams”) aan. Gebruik van de bouwstenen maakt het voor de gemeenten makkelijker om elektronische dienst-verlening te organiseren. Toepassing van de ELO-bouwstenen wordt de volgende jaren in veel gevallen in wetgeving verankerd. De komende jaren ondersteunt ICTU

2 en Egem

3 gemeenten bij

het in gebruik nemen van de voorzieningen. Het is verstandig als de gemeente zich nu al oriën-teert op deze ontwikkelingen, ook om te voorkomen dat ze zelf voorzieningen gaat realiseren, die in het kader van ELO toch al aan de gemeente worden aangeboden. De komende jaren is voor het realiseren van “De Andere Overheid” de invoering van de volgende weten regelgeving voorzien::

Invoering (vernieuwde) basisregistraties Datum

Basisregistratie personen (mGBA) 1-6-2008

Wet algemene bepalingen BSN 1-6-2007

Basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) 2009

2 Stichting ICT-Uitvoeringsorgaan bundelt kennis en kunde op het gebied van ICT en overheid. Voor en

met overheidsorganisaties voert ICTU diverse programma’s uit, waaronder het programma “De Andere

Overheid” en “Egem”. Doel is om beleid om te zetten in concrete projecten voor de overheid. Het motto

van ICTU is: overheden te helpen beter te presteren met ICT. 3 EGEM programma ondersteunt gemeenten bij het verbeteren van hun dienstverlening en bedrijfsprocessen

door inzet van ICT, middels het ontwikkelen van diverse producten en diensten, zoals standaarden en refe-

rentiemodellen. EGEM kijkt ook wat er bij gemeenten al ontwikkeld is en zorgt voor de verspreiding van

bestaande kennis: 'Afkijken, nadoen, EGEMwijs'.

Informatie mgt Proces mgt

Architecturen

Toekomst

Nu

TIS

Plan & Org


6

Wetten met een duidelijke relatie tot de informatievoorziening Datum

Wet Maatschappelijke ondersteuning (WMO) 1-1-2007

Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (KPB) 1-6-2007

Omgevingsvergunning (VROM) 1-1-2008

Internet Publicatie Decentrale regelgeving 2008 (Zie Bijlage 2: Toelichting aanstaande weten regelgeving.) Eind 2007 moeten belangrijke resultaten geboekt zijn. Burgers en bedrijven zullen daadwerkelijk merken dat de overheid op onderdelen is veranderd.

Gemeente Nijmegen onderschrijft de doelstellingen van het actieprogramma “De Andere Overheid” en neemt deze als uitgangspunt voor haar Informatiebeleid voor de komende jaren.

2.2 De Gemeentelijke ambitie

Uiteraard heeft Gemeente Nijmegen ook haar eigen ambities. Gemeente Nijmegen vindt dat het bestuur en de ambtelijke organisatie zo moeten zijn ingericht en gefaciliteerd, dat zij zich optimaal kan richten op de vragen van klanten. Vanuit deze oriëntatie krijgen de volgende issues hoge prioriteit:

Integrale dienstverlening met als motto “samen, beter, sneller”. De keuze van het “kanaal” blijft aan de klant. We gaan meer investeren in het digitale kanaal. De dienstverlening is tijd- en persoonsongebonden en zal controleerbare kwaliteit leveren.

Verbetering bestuurlijke informatievoorziening. Hogere kwaliteit en meer efficiëntie in bedrijfsvoering, vooral gericht op betere manage-

mentinformatie (m.b.t. de interne processen) en meer samenhang in activiteiten. De ambities van Gemeente Nijmegen worden alleen gerealiseerd als de organisatieontwikkeling hand in hand gaat met ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding. Deze informa-tiebeleidsvisie vormt dan ook een noodzakelijke aanvulling op reeds eerder verschenen notities die het organisatiebeleid betreffen

4.

Concluderend:

Gemeente Nijmegen sluit in haar eigen ambities in belangrijke mate aan op de landelijke ontwikkelingen. Het informatiebeleid wordt m.b.t. de inhoud afgestemd op de landelijke ontwikkelingen. De gemeentelijke (organisatie)ontwikkeling bepaalt de wijze waarop én het tempo.

2.3 De kern van het Informatiebeleid

Samengevat zet Gemeente Nijmegen met haar informatiebeleid de komende jaren in op: Publieke dienstverlening In- en externe transparantie (werk)processen Beheersing van de werkprocessen

Concretisering van deze ambitie en afgestemd op de doelstellingen van “De Andere Overheid”, wordt de doelstelling van de gemeentelijke informatiehuishouding als volgt geformuleerd:

De gemeentelijke informatiehuishouding wordt ontwikkeld, ingericht en beheerd zodat:

de principes van gemeentelijke basisregistraties, zoals geformuleerd in de landelijke normstelling en richtlijnen, als norm worden gehanteerd. De belangrijkste principes

4 Notities w.o. “Zo doen wij dat in Nijmegen”, “De dienstverlenende stad” (20060419), maar ook de INK-

positiebepalingen.


7

zijn: - éénmalige uitvraging én meervoudig gebruik; - standaarden voor optimale in- én externe informatie-uitwisseling;

de (werk)processen en de resultaten ervan duidelijk herkenbaar zijn en worden vastge-legd (t.b.v. interne en externe transparantie);

procesinformatie als stuurinstrument voor het management beschikbaar is.

alle informatie zodanig wordt opgeslagen dat deze, gedurende de tijd dat deze bewaard moet blijven, digitaal duurzaam is.

Deze doelstelling draagt bij aan de kwaliteit van de producten én de dienstverlening van de Nij-meegse ambtenaar en haar bestuur. Bij deze ambities zullen als randvoorwaarden moeten worden ingevuld dat de organisatie goed wordt voorbereid op de veranderingen, dat de beleidskaders op orde worden gebracht en dat het controle- en toetsingskader met de bijbehorende werkwijze worden ingericht (zie ook de hoofd-stukken 7 en 9.4)

De huidige situatie: Waar staan we?

8

3 De huidige situatie: Waar staan we?

3.1 De temperatuur opgenomen.

De basis van de informatiehuishouding is stevig. De Gemeente Nijmegen heeft de afgelopen jaren veel bereikt:

De centrale registraties Personen, Adressen, Gebouwen, Kadastrale percelen, Geografische kaarten, etc.

De geografische informatievoorziening

De gestandaardiseerde infrastructuur voor de primaire processystemen

Het digitaal bouwarchief

De website

De gestandaardiseerde inrichting en beheer van de technische infrastructuur en werkplekau-tomatisering

Betere dienstverlening en betere bedrijfsvoering zijn alleen mogelijk als de organisatie mee ont-wikkelt. Op de volgende punten is sprake van achterstand:

Samenhang tussen de (werk)processen en afstemming met hun informatiebehoefte is nog niet optimaal..

Inzicht in de gemeentelijke werkprocessen middels procesbeschrijving, –inrichting én –beheersing, met als doel workflowmanagement als effectief managementinstrument in te zet-ten, is onvoldoende samenhangend ontwikkeld.

Op dit moment constateren we nog een teveel “naar binnen gericht zijn” van de organisatie, een duidelijkere externe oriëntatie is noodzakelijk.

Er is geen gemeentebreed document management systeem.

Om goed te kunnen sturen binnen de vastgestelde kaders is meer en betere managementin-formatie noodzakelijk. Denk aan financiële rapportages, productie (doorloop)cijfers, etc.

De aansturing van de ICT ontwikkelingen moet meer samenhang krijgen.

3.2 Waar zijn we nu mee bezig?

De dominante ontwikkelingen en aandachtsgebieden op dit moment zijn:

Algemene gemeentelijke organisatie ontwikkeling (AGO)

Publieke Dienstverlening (FrontOffice, NKCC, servicenormen (in- en extern), Klantcontactwij-zer, dienstverleningsconcept)

Invoering WMO

Vergunningen (Kwaliteitszorg, Omgevingsvergunningen, Vergunningen op internet)

Internet (DigiD, CMS, Internetbetalen)

Invoering “digitaal werken” m.b.v. document management systeem/record management appli-catie (DIVA, DSP)

Managementinformatievoorziening m.b.t. middeleninzet (financiën. formatie- en loonkostenbe-heer, berichtenverkeer, etc.)

Procesbewaking (Berichtenverkeer, Diva, Babs, inkoop-betaalbaarstelling, etc.)

3.3 Doen we de goede dingen?

De huidige stand van zaken en de lopende projecten geven een richting aan die we ook herken-nen in de stimulerende en dwingende maatregelen vanuit de rijksoverheid: betere dienstverlening en betere bedrijfsvoering. De noodzaak van samenhang tussen beide wordt ook intern sterk ge-voeld: geen goede dienstverlening zonder efficiënte bedrijfsvoering. Tal van projecten worden uitgevoerd om de dienstverlening aan burgers en bedrijven te moderni-seren en te verbeteren. Alle initiatieven moeten wel op elkaar afgestemd worden. Bovendien


Architecturen

Toekomst

Nu

TIS

Plan & Org


Architecturen

Toekomst

Nu

TIS

Plan & Org

De huidige situatie: Waar staan we?

9

moet de samenhang tussen afzonderlijke inspanningen duidelijk zijn. Zonder samenhang geen “dienstverlenende stad” binnen “De Andere Overheid”. Een goede basis is gelegd maar we zijn er dus nog niet. “De Andere Overheid” en onze eigen ambities vragen méér met betrekking tot de dienstverlening-, bedrijfsvoering- en bestuurlijke in-formatievoorzieningambities: “samenhang in producten, samenwerken in processen” Om de doelstellingen van de gemeentelijke informatiehuishouding (zie 2.3 De kern van het Infor-matiebeleid) te realiseren, moet de informatievoorziening vanuit twee gezichtpunten worden ont-wikkeld: 1. de informatie die noodzakelijk is om de werkprocessen uit te kunnen voeren; 2. de informatie over de uitvoering van die werkprocessen (t.b.v. Procesmanagement

5)

De afgelopen decennia hebben nagenoeg geheel in het teken gestaan van het “traditionele” in-formatiemanagement. Goede dienstverlening kan echter niet zonder goede beheersing van de werkprocessen en daarvoor is informatie over die processen nodig. Goed inzicht in de werkpro-cessen en zicht op de uitvoering daarvan is op dit moment binnen Gemeente Nijmegen onvol-doende ontwikkeld. Hieraan wordt nu specifiek aandacht gegeven bij het verder ontwikkeling van de informatiehuishouding van Gemeente Nijmegen. Samenvattend:

De gemeentelijke informatiehuishouding wordt de komende jaren ontwikkeld en ingericht ter ondersteuning van Informatiemanagement én Procesmanagement.

Gemeente Nijmegen doet niet de verkeerde dingen. Maar of we de juiste dingen doen in hun juiste samenhang en op het juiste moment is niet goed te beoordelen. Daarvoor moet een actueel referentiekader als beheersinstrument voor de verdere ontwikkeling van de gemeentelijke infor-matiehuishouding worden opgesteld. Dit informatieplan is hiervoor de basis. Om een samenhangende informatiehuishouding beheerst te ontwikkelen wordt eerst een ontwerp gemaakt en wordt een fundering gestort. Het ontwerp bestaat uit enkele architecturen (“Bouwen onder architectuur”). Op basis daarvan worden generieke basisvoorzieningen benoemd die het stevige fundament vormen, waarop de gemeentelijke informatiehuishouding verdere kan ontwik-kelingen, c.q. gebouwd kan worden. Gemeente Nijmegen ontwikkelt daarom de informatiehuishouding (en ICT) op basis van architec-tuuroverwegingen met duidelijke bouwstenen én hun onderlinge samenhang. Samenvattend:

GemeentelijkeInformatiearchitectuur Nijmegen (CIN): Om de doelstellingen te realiseren en om zicht te krijgen op de juiste projecten in de juiste samenhang op het juiste tijdstip stelt Gemeente Nijmegen een gemeente brede informa-tiearchitectuur op met heldere bouwstenen in hun onderlinge samenhang. Generieke (ba-sis)voorzieningen vormen de fundering van het “informatiehuis”

Het volgende hoofdstuk behandelt de belangrijkste architecturen of inrichtingsschetsen als fun-dament voor het strategisch informatiebeleid en de gemeentelijke informatiearchitectuur.

5 Ook genoemd Procesbeheer(sing) of Workflowmanagement (WFM)

Bouwen onder architectuur.

10

4 Bouwen onder architectuur.

4.1 Inhoud

Dit hoofdstuk geeft, vanuit het perspectief van het strategisch informatiebeleid, de basis inrich-tingsschetsen van de gemeente als overheidsorganisatie (organisatiearchitectuur), het daarop gebaseerde procesmodel voor de dienstverlening (procesarchitectuur) om vervolgens de daar-voor noodzakelijke informatiearchitectuur op te bouwen. Deze informatiearchitectuur wordt in hoofdstukken 5 en 6 uitgewerkt in projecten voor resp. het informatiebeheer (Informatiemanage-ment) en procesbeheer (Procesmanagement).

4.2 Inleiding

De architecturen zijn een inrichtingskader voor de gemeentelijke informatiehuishouding. Dit bete-kent dat de opgenomen principes en inrichtingsmodellen gevolgd én uitgedragen moeten worden binnen alle onderdelen van de gemeente. Alleen als iedereen zich conformeert aan de inrich-tingsmodellen ontwikkelt zich, in de loop van de tijd, een integrale en consistente informatiehuis-houding. Bij het opstellen van deze architecturen is uitgegaan van de ambities van Gemeente Nijmegen en is rekening gehouden met de bestaande Nijmeegse inrichting van de informatievoorziening. De globale architecturen zijn ook voor een belangrijk deel ontleend aan de door EGEM opgestelde referentiearchitectuur (NORA

6) voor “De Andere Overheid”.

Er zijn diverse architecturen te onderscheiden: 1. Organisatiearchitectuur 2. Procesarchitectuur 3. Informatiearchitectuur 4. Gegevens- en Applicatiearchitectuur 5. Systeem- en netwerkarchitectuur 6. Beveiligingsarchitectuur Nadat de belangrijkste beleidsuitgangspunten zijn geformuleerd wordt in dit hoofdstuk de organi-satie-, proces- en informatiearchitectuur globaal en vanuit het perspectief van het strategisch informatiebeleid uitgewerkt. De gegevens- en applicatiearchitectuur worden hier slechts even aangestipt.

4.3 Strategische principes als uitgangspunt.

De op te stellen architecturen moeten gebaseerd zijn op strategische (beleids)uitgangspunten en principes die op concernniveau gehanteerd worden. Zij zijn o.a. afgeleid van strategische keuzes en beleidsmatige uitgangspunten, verwoord in coalitieakkoord, AGO deelprojecten, Publieke dienstverlening, etc.

Strategische (beleids)uitgangspunten en principes: 1. Bij de ontwikkeling van de “dienstverlenende stad” en m.n. de elektronische compo-

nent wordt uitgegaan van het landelijke en Europese beleid (kaderen normstelling), weten regelgeving.

6 Nederlandse OverheidsReferentieArchitectuur

Architecturen


Toekomst

Nu

TIS

Plan & Org

Architecturen


Toekomst

Nu

TIS

Plan & Org


11

2. De gemeente biedt via internet haar producten en diensten aan via één digitaal loket7 en

combineert dat met een verbeterde, integrale en klantgerichte dienstverlening op basis van de volgende verbeterpunten: a. een adequate respons op vragen, aanvragen, verzoeken, klachten en beroepen; b. een dienstverlening die mede gebaseerd is op de vraagkant uit de samenleving; c. consistente weten regelgeving en handhaving daarvan; d. administratieve lastenverlichting voor burgers, bedrijven & organisaties en overheden, (incl. eenmalige uitvraging en via basisregistraties meervoudig gebruik); f. een betere samenwerking met partnerorganisaties in ketens.

3. De gemeente streeft, m.n. door inzet van ICT naar het transparant maken van de ge-meente door: a. zichtbaar te maken wat zij doet en wat haar werkwijze is; b. zichtbaar te maken welke informatie en gegevens zij heeft en deze - als overheids- informatie – te ontsluiten

8

c. haar klanten gepersonificeerde status- en voortgangsinformatie te bieden met betrekking tot de afhandeling van aanvragen, klachten en beroepen.

4. De gemeente streeft naar betrokkenheid van de burger bij beleidsvorming door nieuwe vormen van interactieve beleidsvorming

De bovenstaande strategische (beleids)uitgangspunten sluiten ook naadloos aan bij de strate-gische principes zoals geformuleerd in de Referentiearchitectuur Elektronische Gemeente. Deze uitgebreide lijst is opgenomen als Bijlage 1: Het strategiedocument. Nadrukkelijk wordt erop gewezen hiervan kennis te nemen.

4.4 Organisatiearchitectuur: de inrichtingsschets

Organisatiearchitectuur principes:

Gemeente Nijmegen gaat bij het formuleren van haar Informatiebeleid uit van de basis-organisatiestructuur voor “De Andere Overheid”.

Afgeleid daarvan:

Gemeente Nijmegen kent een ontkoppeling tussen vraag- en aanbodgerichte activitei-ten.

Ontwikkeling van de FrontOffice is gebaseerd op een streven naar een “single-point-of-contact” voor de overheid

9.

De inrichtingsschets van “De Andere Overheid”

De inrichting van “De Andere Over-heid” vloeit voort uit wensen van bur-gers en bedrijven, gericht op een betere, snellere, goedkopere en meer transparante dienstverlening door organisaties in het publieke domein. De basisstructuur van “De Andere Overheid” gaat uit van burgers en bedrijven die een dienst of product vragen van een organisatie in het publieke domein. Daarbij staat de klant voorop. Figuur 2 geeft een structurering die in beginsel op elke overheidsorganisatie

7 rekening houdend met bepalingen in de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer.

8 zoals b.v. bestemmingsplannen, milieukwaliteit, verleende vergunningen

9 Één overheidsloket: EU-richtlijn, in 2008 wordt dit principe vereist.

Figuur 2 Basis overheidsorganisatiestructuur


12

zal worden toegepast. De figuur laat zien dat vrijwel alle overheidsorganisaties via meerdere nalen diensten verlenen (blauw): persoonlijke contacten (balie, spreekuur), post, telefoon en in-ternet zijn de vier belangrijkste kanalen. Soms worden deze aangevuld met informatiezuilen en sms-berichtenverkeer. Via koppelingen zijn de verschillende kanalen verbonden met het deel van de organisatie waar de werkzaamheden worden uitgevoerd (rood). Voor een deel gebeurt dit door medewerkers, maar in toenemende mate door computers. Tenslotte kennen alle organisaties vormen van vastlegging van informatie (grijs). Gedeeltelijk ligt deze nog vast in papieren documenten, soms zijn papieren documenten in elektronische vorm opgeslagen en weer een ander deel van de informatie wordt opgeslagen in databases. Deze ogenschijnlijk eenvoudige basisorganisatiestructuur moet beschouwd worden als het be-langrijkste fundament voor “De Andere Overheid”. Uniformiteit in deze structuur is noodzakelijk, omdat alle overheidsorganisaties met elkaar het stelsel gaan vormen dat die “Andere Overheid” genoemd kan worden.

In Figuur 3 Basisopbouw "De Andere Overheid" is de sa-menhang van dit stelsel weergegeven. Hierin is ook te zien dat alle overheidinstellingen, waar-van “gemeente” er één is, vanuit dienstverlening én informatiehuishouding ge-zien, vergelijkbaar opge-bouwd moeten worden. Meerkanaalsdienstverlening is voor iedereen een uit-gangspunt. Maar “De Andere Overheid” vereist ook een stelsel van basisregistraties met uniform ontwikkelde gegevensuitwisseling. Deze basisregistraties zijn voor alle overheidsinstellingen ver-plicht te gebruiken. Iedere basisregistratie wordt toege-

wezen aan een “registerhouder”. De andere overheidsinstellingen zijn “afnemer”. Gemeenten zijn b.v. registerhouder van BR-Personen (GBA) en het Kadaster van BR-Kadaster en Topografie. De inrichtingsschets Gemeente Nijmegen

Deze basisorganisatiestructuur, vertaald naar Ge-meente Nijmegen is weergegeven in Figuur 4 Ba-sisstructuur Gemeente Nijmegen. Hierin is het onderscheid tussen Front-, en Backof-fice aangegeven en zijn de koppelingen geplaatst in de MidOffice. Een belangrijk onderscheid voor het formuleren van met name de generieke bouwste-nen. In het ideale geval bestaat er een directe koppeling tussen de dienstverlening in de FrontOffice en de afhandeling van de aanvragen in de BackOffice. In de praktijk is dit niet zo eenvoudig. Iedere gemeen-telijke dienst heeft zijn eigen applicaties. De onder-linge koppeling tussen al deze geautomatiseerde

Figuur 3 Basisopbouw "De Andere Overheid"

Figuur 4 Basisstructuur Gemeente Nijmegen

BR

MO

FO BO

Front

Office

Mid

Office

Back

Office

(Basis)registraties

Koppe-

ling

Koppe-

ling

BR

MO

FO BO

Front

Office

Mid

Office

Back

Office

(Basis)registraties

Koppe-

ling

Koppe-

ling


13

systemen blijkt regelmatig, ook binnen GN (toch) een probleem. Het MidOffice moet hier een oplossing voor bieden. Deze fungeert als een draaischijf tussen en klanten vraaggerichte voorkant en een vakgerichte achterkant.

4.5 Procesarchitectuur: de inrichtingsschets Dienstverlening

Procesarchitectuur principes:

Inrichten van processen geschiedt vanuit servicegeoriënteerd (en waar mogelijk) ke-tengericht denken.

Bij de dienstverlening staat de vraag van de burger of het bedrijf centraal. Dit noodzaakt de verta-ling van de vraag van burger en bedrijf aan de vraaggeoriënteerde FrontOffice naar een geschikte

vraagstelling voor de vakgericht BackOffice10

. In het procesmodel Dienstverlening (Figuur 5) zijn de besturingsprocessen voor de gemeentelijke dienstverlening uitgewerkt. De hoofdgroepen uit Figuur 5 zijn hierna kort toegelicht.

FO: Dienstverlening. In dit proces worden alle processen uitgevoerd, die te maken hebben met het accepteren van verzoeken om dienstverlening door de buitenwereld, burgers en be-drijven. Het initiatief voor de uitvoering van deze processen is dus extern.

MO: Zaaksgewijze registratie. Hier wordt alle noodzakelijke (interne) gegevens verzameld om een geaccepteerd verzoek te honoreren als zaak en als zodanig te registreren.

BO: Levering. In dit proces worden alle (BackOffice)processen gebundeld, die te maken heb-ben met de (primaire) processen van de gemeente.

BR: Gegevensverzamelingen. Het betreft hier de totale set van gegevens op grond waarvan en met behulp waarvan de operationele processen binnen de gemeente worden uitgevoerd.

Procesmanagement . Het gemeente onderdeel, waarin op grond van externe en interne infor-matie het sturingsbeleid wordt vastgesteld voor het interne functioneren van de gemeente.

10

Het omvormen en bewaken van deze vertaalslag is het werkterrein van de MidOffice.

Figuur 5 Procesmodel Gemeentelijk Dienstverleningsproces


14

Bij de verdere uitwerking van het hoofdproces Dienstverlening is vooral aandacht besteed aan de besturing, ofwel de vertaling van de klantvraag in een afhandeling van de zaak. Uitgangspunt is dat alle gemeentelijke producten een bijbehorend (primair) proces hebben, waarmee het product geleverd wordt. De subprocessen en hun onderlinge samenhang zijn in Bijlage 3: Toelichting Procesmodel Dienstverlening verder uitgewerkt. Essentieel voor de procesinformatiehuishouding zijn de subprocessen “Registreren Zaak” en “Beheren Zaak”. Dit is de kern van zaaksgewijs werken. “Classificeren klantvraag” is een ander belangrijke stap binnen de dienstverlening. Nu is dit veelal een handmatige actie: beoordelen van de post bij de afdeling DIV, intake aan de balie, etc. Met de ontwikkeling van e-formulieren en interactieve klantvraaggeleidingsystemen wordt deze processtap in belangrijke mate geautomatiseerd.

4.6 De Informatiearchitectuur: de inrichtingsschets

Informatiearchitectuur principes:

De informatiearchitectuur is gericht op de interne én externe informatievraag

De informatiearchitectuur is technologie- en inrichtingsonafhankelijkheid zodat deze kan worden aangepast aan de evolutionaire ontwikkelingen in de komende jaren

Op basis van de ambities, de beleidskeuzes en de daarop gebaseerde strategische principes zijn de organisatie- en procesarchitecturen opgesteld. Nu kan een eerste globale inrichtingsschets van de informatiearchitectuur gemaakt worden. Deze inrichtingsschets (Figuur 6 Globale inrich-tingsschets Informatiehuishouding) geeft de samenhang weer tussen de verschillende onderdelen

van de gemeentelijke informatiehuishouding. De inrichtingsschets laat zien dat de meerdere kanalen van de FrontOffice worden ondersteund door een generiek systeem in de vorm van een fysieke en virtuele “portal”. Er wordt gebruik ge-maakt van een gemeenschappelijke gegevensvoorziening, documenten en dossiers worden ge-deeld en zijn toegankelijk, etc.

Figuur 6 Globale inrichtingsschets Informatiehuishouding

PM

Procesinrichting

BR

Gemeenschappelijke gegevensvoorziening

MO

Gegevensmakelaar

FO

Kanalen en PortalBO

Generieke

en

taakspecifieke

toepassingen

orkestratie translatie

Integratie

distributie

Fysiek

Web

Telefoon

Post

Info

rme

ren

, C

om

mu

nic

ere

n e

n

Die

ns

tve

rle

nin

g

(in

ter-

, in

tra-,

extr

an

et)

CMS

E-form

CRM

DigiD

AO-tool

DSP Workflow mgt

gegevensmagazijn

zakenmagazijn

Dossiers & doc.

Aansluiting

ketenpartners

ad

ap

ters

XM

LE

TL

-te

ch

-

no

log

ie

Klanten

Stelstel basis reg.

MO

Service abstractie laag

PM

Procesinrichting

BR


MO

Gegevensmakelaar

FO

Kanalen en PortalBO

Generieke

en

taakspecifieke

toepassingen

orkestratie translatie

Integratie

distributie

Fysiek

Web

Telefoon

Post

Info

rme

ren

, C

om

mu

nic

ere

n e

n

Die

ns

tve

rle

nin

g

(in

ter-

, in

tra-,

extr

an

et)

CMS

E-form

CRM

DigiD

AO-tool

DSP Workflow mgt

gegevensmagazijn

zakenmagazijn

Dossiers & doc.

Aansluiting

ketenpartners

ad

ap

ters

XM

LE

TL

-te

ch

-

no

log

ie

Klanten

Stelstel basis reg.

MO

Service abstractie laag


15

De MidOffice als informatiemakelaar De communicatie tussen de verschillende onderdelen wordt verzorgd door de zogenaamde ge-gevensmakelaar (MidOffice). Deze ontvangt berichten en bezorgt ze in het juiste formaat (transla-tie, integratie en distributie) op het juiste moment, via de juiste route bij de juiste applicatie. Zo kunnen ook aanvragen die meerdere BO-applicaties raken, worden verwerkt, waarbij de gege-vensmakelaar het proces “orkestreert” om deze aanvraag in de juiste volgorde langs de betref-fende applicaties te leiden. Een specifiek onderdeel van de MO is programmatuur om op een uniforme manier informatie uit diverse BO-systemen te halen (zgn. “Service Abstractie Laag”). Deze programma‟s voor data-uitwisseling wordt ontwikkeld op basis van internet technieken (zgn. web-based “webservices”). Deze programma‟s moeten eenvoudig, koppelbaar en herbruikbaar zijn (het zgn. SOA-principe

11).

Deze programma‟s leveren “informatieservices” aan de FO uit de bestaande BO-systemen, zon-der deze systemen aan te (laten) passen (bescherming geïnvesteerd kapitaal). De gegevensuitwisseling (“berichten”) moeten niet alleen in het juiste vorm (format), maar ook op de juiste wijze worden aangeboden. Hiertoe dienen de adapters. Deze regelen volgens stan-daardafspraken (b.v. XML

12) de gegevensoverdracht tussen de MO-gegevensmakelaar en de

verschillende Front- en BackOffice systemen. Daarnaast is er nog specifieke programmatuur voor het exporteren, omzetten/cumuleren/verrijken en opslaan van gegevens in aparte gegevensbestanden (zgn. “datawarehouse” en/of “operational data stores”), specifiek voor presentatie en rapportage in m.n. de FrontOffice.

4.7 Gegevensarchitectuur: de inrichtingsschets Basisregistraties

Gegevensarchitectuur principes:

Eenmalige uitvraging, meervoudig gebruik.

Eenduidige beheersverantwoordelijkheid

Landelijke richtlijnen m.b.t. Basisregistraties.

Basisregistraties vormen de basis voor het stelsel van overheidsregistraties binnen “De Andere Overheid”. De basisregistraties bevatten authentieke (originele en betrouwbare) gegevens over personen, bedrijven, gebouwen, percelen en topografie. Op dit moment zijn als de eerste 6 basis-registraties aangewezen: (1) Basispersonenregister (Gemeentelijke Basis Administratie) (2) Nieuwe Handelsregister (Basisbedrijvenregister), (3) Basis Gebouwen Registratie, (4) Basisregi-stratie Kadaster, (5) Basisregistratie Topografie (6) Basisregistratie Adressen. Daarbij komen in de toekomst nog de kentekenregistratie van de RDW, de polisadministratie van het UWV en de inkomens- en vermogensregistratie van de Belastingdienst. Inmiddels zijn er ook concrete plannen om de WOZ-informatie als basisregistratie te erkennen. De samenhang tussen de belangrijkste basisregistraties is bijgevoegd als Bijlage 4: Architectuur-schets Basisregistraties.

4.8 Beveiligings- en overige architecturen

Voor het strategisch informatiebeleid is het niet nodig nu de inrichtingsschetsen op te stellen van de overige meer technisch georiënteerde architecturen. De applicatie-, systeem- en netwerkarchi-tectuur zijn wel noodzakelijk voor de uiteindelijke realisatie van de gemeentelijke informatievoor-ziening. Deze zullen dus in 2007 opgesteld of geactualiseerd worden.

11

SOA: Service Oriented Architcture 12

eXtensible Markup Language (XML) is een zgn. markuptaal. Een markuptaal is een taal die gebruikt kan

worden voor het structureren van tekst of gegevens. Tevens is XML over het internet eenvoudig te gebrui-

ken.


16

De kaders voor de beveiliging van de informatiehuishouding worden beschreven in beveiligings-plan (beveiligingsarchitectuur). Deze kaders richten zich op beschikbaarheid, Integriteit en Ver-trouwelijkheid van de informatie en is daarmee mede richtinggevend voor de hierboven genoem-de architecturen.

Informatiemanagement

17

5 Informatiemanagement

5.1 Inhoud

Fragment hoofdstuk 3: Gezien de doelstellingen van de gemeentelijke informatiehuishouding (zie 2.3 De kern van het Informatiebeleid) moet de informatiearchitectuur vanuit twee gezichtpunten worden beschouwd:

1. de (basis)informatie die noodzakelijk is óm de werkprocessen uit te kunnen voeren: het “traditionele” Informatiemanagement

2. de informatie over de uitvoering van die werkprocessen: Procesmanagement13

Het Informatiebeleid wordt vertaald in de bouwstenen voor Informatiemanagement. De informa-tiearchitectuur uit het vorige hoofdstuk is de basis. Met de bouwstenen van het informatiemana-gement worden de Front-, Mid- en BackOffice én de (Basis)registraties op gebouwd. Deze bouwstenen geven ook het antwoord op:

Hoe krijg je het voor elkaar dat aanvragen van burgers of bedrijven via de gemeentelijke website goed in de systemen van de juiste gemeentelijke dienst terecht komen?

Hoe krijg je deze informatie tussen systemen van vaak verschillende gemeentelijke diensten en ketenpartners goed uitgewisseld en hoe zorg je ervoor dat alle systemen over de dezelfde informatie beschikken?

Hoe garandeer je de beschikbaarheid van de informatie, nu en in de toekomst?.

5.2 Inleiding

Uit doelstelling van de gemeentelijke informatiehuishouding:


de principes van gemeentelijke basisregistraties zoals geformuleerd in de landelijke normstelling en richtlijnen als norm worden gehanteerd. De belangrijkste principes zijn: - éénmalige uitvraging én meervoudig gebruik - standaard voor optimale in- én externe informatie-uitwisseling

In dit hoofdstuk worden de bouwstenen bepaald om deze doelstellingen en ambitie van Gemeen-te Nijmegen te realiseren. In Figuur 7: Bouwstenen en projecten Informatiemanagement worden projecten benoemd die voor Gemeente Nijmegen van belang zijn. Deze projecten zijn niet allemaal nieuw, enkele zijn reeds gestart of zelfs al gerealiseerd. Met deze projecten worden de Front, Mid- en BackOffice, en de (Basis)registraties “gebouwd”. Het Procesmanagement met haar projecten komen in hoofdstuk 6 aan de orde.

13

Ook genoemd Procesbeheer(sing) of Workflowmanagement (WFM)


Architecturen

Toekomst

Nu

TIS

Plan & Org


Architecturen

Toekomst

Nu

TIS

Plan & Org


18

FO

Vergunning

op internet

“014 024”

Bekend-

makingen

CMS

Betalingen

Klant

registratie

Autorisatie

Wet- en

regelgeving

Eigen

pagina

Vraag-

geleiding

Zaakzoeker

Product-

catalogus

Democra-

tische info

E-

formulieren

Klant-

begeleiding

Attendering

Algemene

publicaties

5.3 Bouwstenen en projecten FrontOffice

De FrontOffice is de plek waar de klant contact maakt met de organisatie. Dit kan via de balie zijn maar ook per telefoon, e-mail, post of via de website. Vrije kanaalkeuze is het uitgangspunt. De FO verstrekt informatie, ontvangt de aanvragen en verzoeken en helpt de klant bij de juiste vraagstelling

14, incl. de daarvoor noodzakelijk aan te leveren informatie. Deze dienstverlening

wordt kanaal onafhankelijk ontwikkeld. Bouwstenen en projecten FrontOffice (FO)

Bouwsteen FO-Code Projecten

Beheer en beschikbaarstelling (openbare) informatie

FO01 Invoering Content Mgt Systeem (CMS)

FO02 Productencatalogus (plus)

FO03 Algemene Publicaties

FO04 Decentrale regelgeving

FO05 Democratische basisinformatie en besluiten*

FO06 Vergunningen op internet

FO07 Bekendmakingen op internet

Web-, Post- en Balie-intake FO10 E-formulieren*

FO11 Vraagbegeleiding*

14

Hoewel een klantvraag altijd juiste is, kan voor een aanvraag bouwvergunning voor een garage ook een

rooivergunning nodig zijn voor de oude eik…….

Figuur 7: Bouwstenen en projecten Informatiemanagement

PM

BR


MO

FO BO

Generieke

en

taakspecifieke

toepassingen

Aa

nslu

itin

g

kete

np

art

ners

Vergunning

op internet

“014 024”

Bekend-

makingen

CMS

Betalingen

Klant

registratie

Autorisatie

Wet- en

regelgeving

Eigen

pagina

Vraag-

geleiding

Zaakzoeker

Product-

catalogus

Democra-

tische info

E-

formulieren

Klant-

begeleiding

Attendering

Algemene

publicaties

org

DSPWorkflow

mgt

Proces

Beschrij-

vingen

Zaken

type

Zaken

register

Berichten en

Opdrachten

Broker

(BOB)

Adapters

ET

L

Data-

Ware-

House

Opera

tional

Datastore

Autorisatie

model

Audit trail

BAGBI

Pers

Basis Reg

Zaken

Klant

Prod

Alg

RegDoc

Dos

Uniek

ID

BEVEILING

ETL

Ad

ap

ters

PM

BR


MO

FO BO

Generieke

en

taakspecifieke

toepassingen

Aa

nslu

itin

g

kete

np

art

ners

Vergunning

op internet

“014 024”

Bekend-

makingen

CMS

Betalingen

Klant

registratie

Autorisatie

Wet- en

regelgeving

Eigen

pagina

Vraag-

geleiding

Zaakzoeker

Product-

catalogus

Democra-

tische info

E-

formulieren

Klant-

begeleiding

Attendering

Algemene

publicaties

org

DSPWorkflow

mgt

Proces

Beschrij-

vingen

Zaken

type

Zaken

register

Berichten en

Opdrachten

Broker

(BOB)

Adapters

ET

L

Data-

Ware-

House

Opera

tional

Datastore

Autorisatie

model

Audit trail

BAGBI

Pers

Basis Reg

Zaken

Klant

Prod

Alg

RegDoc

Dos

Uniek

ID

BEVEILING

ETL

Ad

ap

ters


19

Registratie en Verificatie (unieke) identiteit*

FO20 Invoering DigiD (basis betrouwbaarheid)

FO21 Invoering verificatie m.b.v. card of sms (midden betrouwbaarheid)

FO22 Invoering eNIK met PKI (hoge betrouwbaarheid)

FO23 Klantregistratie*

FO24 Internet betalen

Digitale kluis

FO30 Eigen pagina (PIP)

FO31 Attenderingsservice (eGem-mail, SMS, brief)

FO32 Zaakzoeker*

Telefonie FO40 Één telefoonnummer (“014024”)

Balie FO50 Klantbegeleidingsysteem

Beveiligen FO90 In- en Extern autorisatiemodel (Object-based)

FO91 Audittrail/Logging

* zie Bijlage 5: Toelichting projecten

Concernkaders FrontOffice

Gemeente Nijmegen erkent DigiD als basis voor authenticatie van haar burgers op ba-sis waarvan gepersonifieerde informatie verstrekt wordt.

Gemeente Nijmegen accepteert vooralsnog geen digitale handtekeningen in de vorm van certificaten als vervanging voor DigiD

Gemeente Nijmegen stelt uitsluitend actieve formulieren15

via haar internet FrontOffice beschikbaar (“e-formulieren)”

5.4 Bouwstenen en projecten MidOffice

Zodra de overheid aan de slag gaat met de herinrichting van haar FrontOffice ontstaat al gauw zicht op het probleem hoe deze nieuwe FrontOffice afgestemd te krijgen op de bestaande BackOffice. Dit probleem is als volgt inzichtelijk te maken: 1. De FrontOffice wordt ingericht volgens een werkwijze, die zo goed mogelijk aansluit bij de

belevingswereld van de klant; 2. De BackOffice is nog steeds georganiseerd rondom de vakkennis van de bestaande reeks

diensten, zoals Burgerzaken, Sociale Zaken enz. Hierdoor ontstaat het afstemmingsprobleem tussen de FO en de BO. Binnen het gedachtegoed van OL2000

16 ontstond het besef van een MidOffice. Specifieke, veelal

technische voorzieningen, die zorgen voor het afstemmen van de FrontOffice op de BackOffice (en v.v.). Bouwstenen en projecten MidOffice (MO)

Bouwsteen MO-Code Projecten

Dataopslag MidOffice MO01 Datawarehouse (DWH)*

MO02 Operational Datastore (ODS)*

ETL-module MO10 Generieke gegevensextractie module

MO11 Dataveredeling

MO12 Opslag en distributie

Adapters MO20 Ophalen Dossiers/documenten

MO21 Ophalen Vastgoedgegevens (adm.& geo) Atlaz

15

i.t.t. passieve formulieren die uitgeprint, ingevuld en opgestuurd moeten worden. 16

De één-loket-gedachte van OverheidsLoket 2000 in de jaren 1996-2000

MO Berichten en

Opdrachten

Broker

(BOB)

Adapters

ET

L

Data-

Ware-

House

Opera

tional

Datastore

Autorisatie

model

Audit trail

ETL

Ad

ap

ters

MO SAL

MO Berichten en

Opdrachten

Broker

(BOB)

Adapters

ET

L

Data-

Ware-

House

Opera

tional

Datastore

Autorisatie

model

Audit trail

ETL

Ad

ap

ters

MO SAL


20

MO22 Ophalen status zaakbehandeling

Berichten MO30 BOB: Pollen, interpreteren, verwerken, verzen-den, orkestreren*

MidOffice suite MO40 Selectie/implementatie MidOffice pakket*

Beveiligen MO90 In- en Extern autorisatiemodel (Object-based)

MO91 Audittrail/Logging


Concernkaders MidOffice

Gemeente Nijmegen ontwikkelt de MidOffice in kleine stappen, op basis van de eigen beperkte behoefte en reeds beschikbare tools.

De invoering van een geïntegreerd MidOffice pakket volgt over 2 á 3 jaar, wanneer vraag én aanbod verder ontwikkeld is.

De MidOffice componenten worden volledig op basis van zgn. Open Standaarden17

ge-implementeerd om flexibiliteit en compatibiliteit te waarborgen.

5.5 Bouwstenen en projecten BackOffice

De BackOffice betreft de afdelingen en medewerkers die ondersteuning bieden aan de dienst-verlening, maar zelf niet of nauwelijks direct contact met klanten hebben. In de BackOffice vinden de bedrijfs- of werkprocessen plaats. Het gaat hier zowel over de primaire processen

18

als over de (interne) bedrijfsvoeringprocessen19

. Bouwstenen en projecten BackOffice (BO)

Bouwsteen BO-Code Projecten

Primaire Processen BO01 Moderniseren GBA (mGBA)

BO02 Omgevingsvergunningen

BO03 Exploitatie Maatschappelijke Objecten

BO04 Digitaliseren clientendossiers (WMO)

BOxx …..

Bedrijfsvoering: “Beheer-op-Orde*

BO50 DIVA-basis

BO16 Uitrol DIVA/DOB Documentair informatie sys-teem

BO12 NFIS Workflow

BO17 NFIS Control

BO13 Koppelingen Coda

BO14 POF

BO15 Formatie- & Loonkostenbeheersing

BO19 Vervanging Beaufort

BO17 P-formulieren op Intraweb

BO18 Planon SB

Bedrijfsvoering: Beheerinstru-menten*

BO20 Weer@bericht

BO21 Digitale cockpit (P&O)

17

Open Standaarden zijn formeel erkende en leverancieronafhankelijke afspraken 18

zoals behandelen aanvraag uitkering, opleggen gemeentelijke heffingen, voeren bevolkingsadministratie,

beheren kadastrale informatie, behandelen bouwvergunning aanvragen, etc., etc. 19

voeren fin. administratie, personeelsadministratie, postregistratie, beheren interne faciliteiten, e.d.

BO

Generieke

en

taakspecifieke

toepassingen

BO

Generieke

en

taakspecifieke

toepassingen


21

Interne Communicatie: Intra-web*

BO30 Intraweb (publicaties)

BO31 Intern discussie forum

BO32 Interne (opinie) peilingen/referenda

BO33 Groupware voor “virtuele” samenwerking

Kantoorautomatisering BO40 Gemeentebrede invoering flexibel werkconcept

BO28 Aanbesteding Telefonie

Beveiliging BO90 In- en Extern autorisatiemodel (Role-based)

BO91 Audittrail/Logging

* zie Bijlage 5: Toelichting projecten Bij vervanging van bestaande systemen moeten deze aan de eisen van de nieuwe informatiear-chitectuur voldoen. Bedrijfsvoering: Veel in dit informatieplan is gericht op het thema “Dienstverlening”. Bedrijfsvoering lijkt onderge-waardeerd. Dat er een verschuiving plaats vindt is absoluut waar. De afgelopen jaren heeft be-drijfsvoering nadrukkelijk op de voorgrond gestaan. Er is veel aandacht besteed aan de financiële informatiehuishouding met de invoering van CODA (project NFIS). Daarmee zijn we echter niet klaar met bedrijfsvoering als bouwsteen voor onze informatiehuishouding. De laatste modules van Coda; de workflow voor de financiële documenten voor accordering en autorisatie en CODA-Control t.b.v. de maandafsluiting alsmede een aantal aanpassingen, moeten nog geïmplemen-teerd worden. Als deze zijn gerealiseerd, is het project NFIS afgerond. In 2010 moet het Personeelsinformatiesysteem mogelijk vervangen zijn, i.v.m. de beëindiging van de ondersteuning door de leverancier. Dit systeem is al ong. 10 jaar in gebruik. Ter voorbereiding van deze vervanging start een project voor het formuleren van het pakket van eisen en wensen voor een modern personeelsinformatiesysteem. Dit informatiesysteem zal naast het beheer van de P-(basis)gegevens, formatie- en organisatie/functie informatie ook interactieve (gedecentrali-seerde) werkprocessen (workflow) en digitalisering van o.a. de p-dossiers moeten ondersteunen. Een belangrijke doelstelling is een efficiency winst binnen de P-sector zonder verdere belasting van de werkzaamheden door de lijn. Als voorbereiding voor de vervanging zullen eerst de projecten POF in samenhang met Formatie-/Loonkostenbeheer afgerond moeten zijn. Deze projecten leveren heldere definities en uitgangs-punten voor de nieuwe werkwijze van en voor personeelsbeheer. Het personeelsinformatiesysteem is dé basisregistraties voor alle personeelsgerelateerde infor-matie in de diverse andere informatiesystemen m.b.t. naam-adres-woonplaats, dienstverband (formatie/functie/org. plaats), competenties, fysieke plaats, etc. Ook hierbij zal zaaksgewijs wer-ken en de koppelingen met het documentair informatiesysteem, Coda etc. belangrijke thema‟s zijn. Een duidelijke positionering binnen de informatiehuishouding voor de bedrijfsvoering is dus zeer belangrijk.

Concernkaders BackOffice

De ontwikkelingen van de BackOffice systemen wordt afgestemd met de applicatie- en systeemarchitecturen.

Van alle systemen van de BackOffice is bekend waar en op welke manier zij gebruik maken van, c.q. gekoppeld zijn met de Basisregistraties. Dit is gebaseerd op het uit-gangspunt “éénmalige uitvraging, meervoudig gebruik”

Persoonsregistraties binnen ALLE BackOffice systemen moeten voorzien worden van het BSN als unieke (zoek)sleutel voor persoonsgebonden informatie.

Gemeente Nijmegen rondt eerst alle “Beheer-op-orde” projecten af voordat geïnte-greerde interne beheersinstrumenten worden ontwikkeld.


22

5.6 Bouwstenen en projecten (Basis)Registraties

Basisregistraties Met wettelijke kaders voor basisregistraties realiseert de rijksoverheid dat er één samenhangend stelsel van registraties ontstaat. Alle informatie die bij elkaar hoort wordt op één plek verzameld. Dat is in essentie een basisregistratie. Dus: alle persoonsgegevens bij elkaar in de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens, alle gegevens over bedrijven in het Nieuwe Handelsregis-ter, en alle informatie over gebouwen (Basis Gebouwen Registratie), grond en grondgebruik (Ba-sisregistratie Kadaster), kaartmateriaal (Basisregistratie Topografie) en adressen (Basis Registra-tie Adressen) ook netjes bij elkaar. Eén stelsel van basisregistraties. Een hele opgave. Want hoe krijg je iedereen op dezelfde manier aan het werk? Wie gaat het stelsel beheren? Wie krijgt toegang tot welke gegevens in het stelsel? En wie let op de privacy? Het programma Stroomlijning Basisgegevens werkt op al deze terreinen aan overkoepelende afspraken. Samen met degenen die de registraties uit het stelsel gaan behe-ren of gebruiken. Daarmee zijn de twee belangrijkste rollen ook benoemd: registratiehouder en afnemer. Gemeenten zijn registratiehouder en afnemer tegelijk. Gemeenten beheren alleen de Gemeente-lijke Basis Administratie (GBA), de Basis Gebouwen Registratie en de Basis Registratie Adres-sen. Maar zij maken zelf ook gebruik van andere basisregistraties zoals de Basisregistratie Topo-grafie en de Basisregistratie Kadaster. De registratiehouder krijgt de wettelijke mogelijkheid om als enige bepaalde (authentieke) gege-vens te registreren en te beheren. De afnemers krijgen een terugmeldplicht. Dit betekent dat ze onjuistheden in de (authentieke) gegevens aan de registratiehouder moeten melden. Zo krijgt de registratiehouder een instrument bij om de kwaliteit van “zijn” (authentieke) informatie te waarbor-gen. Als afnemer komen overheidsinstellingen en dus ook gemeenten voortaan via de het stelsel van basisregistraties aan actuele en juiste gegevens. Zij hoeven (en mogen) er dus niet zelf meer achteraan. Wat staan gemeenten nu te doen binnen het stelsel van Basisregistraties”? Als registratiehouder:

Aanpassen werkprocessen. Denk aan de werkwijze rond gegevensuitwisseling met afne-mers, het verwerken van terugmeldingen, protocollen om te borgen dat de informatie die wordt verstrekt zo actueel mogelijk is, protocollen die ervoor zorgen dat afnemer alleen die gegevens krijgen die ze nodig hebben.

Als afnemer:

Aanpassen werkprocessen. Denk aan de werkwijze rond gegevensopvraging bij registratie-houders en de melding aan de registratiehouder in geval van twijfel over juistheid gegevens ('terugmeldplicht').

Het gebruik maken van de authentieke gegevens in de beschikbare basisregistraties (dit wordt in de wet vastgelegd als 'verplicht gebruik').

Onderstaande tabel geeft het overzicht van de registratiehouders van de zes nu benoemde basis-registraties:

Basisregistratie Registratiehouder Wet- en regelgeving

Personen (GBA) Gemeenten 2008

Adressen Gemeenten 2009

Gebouwen Gemeenten 2009

Kadaster Rijkskadaster 2007

Topografie Rijkskadaster 2007

Nieuw HandelsRegister Kamers van Koophandel 2008

Tabel 1 Basisregistraties en Registerhouders

BR


Aa

ns

luit

ing

kete

np

art

ners

BAGBI

Pers

Basis Reg

Zaken

Klant

Prod

Alg

RegDoc

Dos

Uniek

ID

BEVEILING

BR


Aa

ns

luit

ing

kete

np

art

ners

BAGBI

Pers

Basis Reg

Zaken

Klant

Prod

Alg

RegDoc

Dos

Uniek

ID

BEVEILING


23

Een implementatieplan rondom het landelijke stelsel van Basisregistratie zal begin 2007 worden opgesteld, rekening houdend met onze rol als registratiehouder van 3 van de 6 registraties en afnemer van de overige. Er wordt op dit moment gedacht aan een zevende basisregistratie: Ba-sisregistratie Onroerende Zaken (BOZ). Registratiehouderschap gaat naar gemeenten. Overige registraties Naast de formele basisregistraties zijn er binnen Gemeente Nijmegen andere belangrijke digitale én analoge gegevensbestanden te benoemen. In het bijzonder de als documentaire informatie opgeslagen fysieke (zaak)dossiers zijn voor het uitvoeren van de primaire processen van essen-tieel belang. Gemeente Nijmegen is inmiddels gestart met de implementatie van een gemeentelij-ke standaard voor digitale opslag en beheer van documenten: Corsa. De daarbinnen op te bou-wen registraties zijn essentiële bouwstenen van de gemeentelijke informatiehuishouding. Twee andere essentiële registraties zijn het Zaakregister en het centrale “Klantenbestand”. Het Zaakregister komt in het volgende hoofdstuk aan de orde. Het centrale Klantenbestand is een register met naam-adres-woonplaats (NAW-)gegevens (én uiteraard het BSN/BIN indien moge-

lijk) van personen, bedrijven en instellingen waarmee Gemeente Nijmegen relaties t.b.v. haar dienstverlening onderhoudt. Dit zijn dus naast de inwoners van de stad Nijme-gen (GBA) en hier gevestigde bedrijven en instellingen (NHR) ook personen, bedrijven en instellingen buiten Nijmegen die produc-ten en diensten afnemen. Dit centrale Klantenregister is de klantenre-gistratie voor de Multi-channel dienstverle-ning. Dit register is beschikbaar voor de dienstverlening via internet, berich-ten(“post”)registratie binnen Corsa, e-formulieren, NKCC, DigiD-verificatie, etc. In Figuur 8 Centraal klantenbestand is e.e.a. schematisch weergegeven. Het register wordt initieel gevuld met reeds bekende NAW-gegevens uit bestaande basisregistraties. Klanten (m.n. buiten Nij-megen) kunnen ook zichzelf aanmelden.

Dit klantregister kan ook aangevuld worden met persoonlijke instellingen: klantprofiel. Op basis van dit profiel kan specifieke informatie gezonden worden (“attendering”). Het profiel geldt ook de basis voor de persoonlijke internet pagina (PIP). Bouwstenen en projecten (Basis)Registraties (BR)

Bouwsteen BR-Code Projecten

Unieke identificatie BR01 Invoering Burgerservicenummer (LO3.4)*

BR02 Invoering Bedrijven & Instellingennummer

Basisregistraties (stroomlijnen) BR10 Basisregistratie Personen

BR11 Basisregistratie Adressen en Gebouwen

BR12 Basisregistratie Bedrijven & Instellingen*

BR13 Basisregistratie Topografie

BR14 Basisregistratie Kadaster

Algemene registraties BR20 Klantenregister

Figuur 8 Centraal klantenbestand


24

BR21 Zaakregister20

BR22 Producten

BR23 Organisatie

Digitale documenten opslag en beheer

BR30 Zaakdossier

BR31 Burger/klant dossier

BR32 Projectdossier

BR33 Kennisbank

Beveiliging BR90 In- en Extern autorisatiemodel (Object-based)

BR91 Audittrail/Logging

* zie Bijlage 5: Toelichting projecten Concernkaders (Basis)Registraties

Algemeen kaders BurgerServiceNummer:

Bij alle persoonsregistraties binnen Gemeente Nijmegen wordt het BSN als unieke (zoek)sleutel opgenomen.

Het BSN wordt bij binnengemeentelijke informatie-uitwisseling als unieke sleutel er-kend en als zodanig ook gehanteerd.

Afgeleid hiervan:

Binnen de bestaande primaire processystemen met externe informatie-uitwisseling (met b.v. andere overheidsinstellingen) dient het BSN in 2007 volledig geïmplemen-teerd te zijn. (Na impactanalyse zijn deze limitatief te benoemen)

Ditzelfde geldt ook voor de bedrijfssystemen CODA (financiën), Beaufort (P&O), COR-SA (digitale posten dossiersysteem)

Bij alle, nieuw te implementeren informatiesystemen dient het BSN als sleutel voor persoonsregistratie te worden opgenomen én als zodanige te worden gehanteerd. (Verplichte eis binnen een Programma van Eisen en Wensen)

20

Zie Procesmanagement

Procesmanagement

25

6 Procesmanagement

6.1 Inhoud

Fragment hoofdstuk 3: Gezien de doelstellingen van de gemeentelijke informatiehuishouding (zie 2.3 De kern van het Informatiebeleid) moet de informatiearchitectuur vanuit twee gezichtpunten worden beschouwd:

3. de (basis)informatie die noodzakelijk is óm de werkprocessen uit te kunnen voeren 4. de informatie over de uitvoering van die werkprocessen

Goede dienstverlening kan niet zonder goede beheersing van de werkprocessen en daarvoor is informatie over die processen nodig. Goed inzicht in de werkprocessen en zicht op de uitvoering daarvan is tot heden onvoldoende ontwikkeld. Hieraan wordt specifiek aandacht gegeven bij het verder ontwikkeling van de informatiehuishouding van Gemeente Nijmegen.

Het Informatiebeleid wordt nu verder uitgewerkt in termen van bouwstenen en projecten voor het “Procesmanagement”. Basis hiervoor is m.n. de inrichtingsschets van de procesarchitectuur (Dienstverlening). In dit hoofdstuk introduceren we het begrip Zaak en het principe van Zaaksgewijs werken. Ook het belang en betekenis van een actueel en adequaat beheerd documentair structuurplan (DSP) komt aan de orde. In het DSP wordt a.d.h.v. proces(stap)beschrijvingen gedetailleerd de informa-tie bepaald die minimaal in het dossier moet worden vastgelegd. Daarmee krijgt de inhoud van het Zaakdossier vorm. Om zicht op zaken te houden wordt het belangrijkste product van pro-cesmanagement benoemd: het Zaakregister. Het geautomatiseerd ondersteunen van het werk-proces (Workflowmanagement) komt als laatste aan de orde voordat de projecten van procesma-nagement worden benoemd. De bouwstenen voor Procesmanagement geven het antwoord op:

Hoe verschaf je de aanvrager inzicht in wat met zijn aanvraag gebeurt?

Hoe kan de ambtenaar de status van alle door hem (en anderen21

) te behandelen aanvragen en informatieverzoeken volgen?

6.2 Inleiding Procesinformatiehuishouding

Uit doelstelling van de gemeentelijke informatiehuishouding:


de (werk)processen en de resultaten ervan duidelijk herkenbaar zijn en worden vastgelegd (t.b.v. interne en externe transparantie);

procesinformatie als managementsturing beschikbaar is.

De achter ons liggende jaren hebben zich nadrukkelijk gekenmerkt door het structureren en mo-delleren van de (basis) informatieproducten (“Informatiemanagement”). Voor ons ligt nu de ICT-uitdaging voor het structureren en modelleren van de (werk)processen: Procesmanagement

22.

Digitaliseren van het werkproces wordt vaak genoemd in het onderzoeksrapport, maar daar ligt een hele wereld achter. Projecten als DIVA, Weer@bericht, Babs, SO2, Burgerdossier, Omge-vingsvergunningen, statusinformatie en begrippen als zaakdossier, zaakgericht werken, “beheer-op-orde”, workflowmanagement, verplichtingenadministratie, relatiebeheer etc. hebben feitelijk meer te maken met procesbeheer(sing) dan met het “traditionele” informatiebeheer.

21

Denk hierbij m.n. aan de NKCC-medewerkers 22

De ICT-uitdaging die hierop volgt is “Kennismanagement” (2009-2013).

Proces mgtInformatie mgt

Architecturen

Toekomst

Nu

TIS

Plan & Org

Proces mgtInformatie mgt

Architecturen

Toekomst

Nu

TIS

Plan & Org

Procesmanagement

26

Voor procesbeheer of procesmanagement is procesinformatie noodzakelijk. Informatie óver het werkproces: wie is waar mee bezig, vanaf wanneer, wat moet er nog gedaan worden, wanneer is het klaar, wie moet beslissen, wat is de maximale doorlooptijd, etc. Dit noodzaakt een ordening, structurering en modellering van de informatie óver de werkprocessen. Gemeente Nijmegen registreert al enige jaren “zaken” in het postregistratiesysteem. Het beheren van die “zaken” gaat middels de “Weer@bericht”-lijsten. Daarnaast worden in verschillende pro-cessystemen “zaken” geregistreerd en wordt in enkele gevallen het werkproces min of meer ge-automatiseerd ondersteund. De conclusie is echter dat Gemeente Nijmegen een zeer beperkte invulling van zaaksgewijs wer-ken en procesbeheer kent (zie ook par. 3.1 De temperatuur opgenomen.). Gemeente Nijmegen heeft onvoldoende centraal zicht op al haar zaken en kan daarover haar burgers niet eenduidig informeren. Oorzaken:

Het begrip Zaak is niet eenduidig gedefinieerd.

Alleen “zaken” die via het kanaal “Fysieke Post” binnen komen wordt centraal geregistreerd.

Er is vooral sprake van Postregistratie i.p.v. Zaakregistratie;

Er is geen centraal zicht is op de (volledigheid van) “decentrale” registraties;

Er zijn geen formele standaard “fasering” in het werkproces van een “zaak” benoemd om de burger inzicht in voortgang te bieden.

Er is geen gestandaardiseerd totaal overzicht van alle lopende zaken. Samenvattend

Om effectief procesmanagement mogelijk te maken richt Gemeente Nijmegen een procesin-formatiehuishouding in waarbinnen:

gegevens betreffende een in behandeling zijnde zaak gestructureerd bijeen gebracht wor-den: Zaaksgewijs Werken;

werkprocessen procedureel zijn beschreven t.b.v. gehele of gedeeltelijke automatisering van behandeling van een zaak, waarbij taakspecifieke informatie en documenten op het juiste moment in de juiste volgorde bij de juiste behandelaar voor behandeling wordt aan-geboden: Orde op Zaken;

gegevens óver de behandeling van de zaak gestructureerd worden vastgelegd: Zicht op Zaken.

6.3 Documentair Structuurplan: Orde op zaken

Gemeente Nijmegen hanteert de definitie van het begrip “Zaak”, zoals deze is geformuleerd in het GFO

23 “Zaken-in-zicht” (2004):

Gemeente Nijmegen definieert een “zaak” als “een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorloop-tijd bewaakt moeten worden”.

We zien de clustering van “samenhangende hoeveelheid werk” nadrukkelijk vanuit het burgerper-spectief. Bij zaaksgewijs leggen we deze samenhangende hoeveelheid werk in de vorm van een procesbeschrijving vast. In het kader van rechtmatigheid

24 is al een aantal processen beschrijven

(m.b.v. Protos25

).

23

Gemeenschappelijk Functioneel Ontwerp: een standaard voor gegevensontsluiting binnen gemeenten. Zo

zijn ong. 25 GFO’s ontwikkeld, zoals GFO-Personen, GFO-Gebouwen, GFO-Kadaster, 24

Project AO/IC 25

Protos is de gemeentelijke standaard-tool om processen te modelleren. Voor het gebruik ervan zijn ge-

meentelijke standaarden & richtlijnen geformuleerd. Mavim is een alternatief tool gehanteerd binnen DIW

Werk en Inkomen.

Procesmanagement

27

Daarnaast heeft de gemeente de wettelijke plicht over een actueel documentair structuurplan (DSP)

26 te beschikken. Het DSP heeft ook als invalshoek het proces (“zaaktype”), met de bijbe-

horende procesbeschrijving, incl. de verantwoordelijkheden, doorlooptijden, etc. Het DSP legt ook vast (in welke processtap) welke informatie en documenten (archiefbescheiden) daarin minimaal moeten en eventueel aanvullend kunnen ontstaan. Deze verzameling van gestructureerde (re-cord) en ongestructureerde (documenten) gegevens is tevens de (minimale) inhoud van het “zaakdossier”.

Alle formele (werk)processen worden onder verantwoordelijkheid van de proceseigenaar beschreven, centraal vastgelegd en beheerd m.b.v. de DSP-beheersoftware

27.

Het DSP stelt hiermee orde-op-zaken. Het DSP is maatgevend voor de inrichting van de digitale zaakdossiers binnen het nieuwe gemeentelijk documentair managementsysteem (DMS)

28.

De vastgelegde (werk)procesbeschrijvingen en -stappen zijn ook de basis voor andere proces-systemen die de zaakbehandeling bewaken. Gemeente Nijmegen stelt kaders op voor de hoofd-structuur van een procesbeschrijving. Daarmee benoemen we o.a. een voor de burger herken-bare fasering van het werkproces. Een eerste belangrijk kader is hieronder geformuleerd.

Alle (werk)procesbeschrijvingen (in het DSP) bestaan minimaal uit de volgende, van elkaar onderscheidene fases: 1. Intake 2. Behandeling 3. Beschikking 4. Afsluiting/Archivering (interne fase) 5. Afgesloten Ieder fase kent een formeel begin én einde.

Naast inhoudelijke zaakgegevens in het zaakdossier moet ook informatie over de zaakafhande-ling, het proces, bewaard en gearchiveerd worden.

Gemeente Nijmegen slaat informatie óver het proces gescheiden van inhoudelijke informa-tie óm het proces uit te voeren op. Dus het Zaakregister en WFM-gegevens zijn gescheiden van zaakdossiers en andere (basis)gegevens in de (BO-)systemen..

6.4 Het Zaakregister: Zicht op zaken

Gemeente Nijmegen kent nu slechts postregistratie i.p.v. zaakregistratie. Bovendien gebeurt dit erg gefragmenteerd. Een groot deel van binnenkomende fysieke post wordt beoordeeld en gere-gistreerd door de afdeling DIV (DSB en DIW). Daarnaast wordt ook veel fysieke post direct door-gestuurd naar diverse afdelingen waar registratie in specifieke processystemen plaatsvindt. Er bestaat dus geen totaaloverzicht van alle geïnitieerde zaken. Daar komt bij dat steeds vaker bur-gers en bedrijven op alternatieve wijze (Multi-channel) aanvragen kunnen doen of procedures kunnen initiëren. Het huidige proces “registreren zaak” binnen Gemeente Nijmegen in de vorm van postregistratie is hiermee volstrekt ontoereikend geworden. Registreren zaak betekent dat na beoordeling van een binnenkomend bericht (Multi-channel!) het zaaktype (proces) wordt benoemd en de zaak geregistreerd wordt in een zaakregister.

26

De wettelijke definitie van een DSP: een plan waarin de wijze is vastgelegd waarop de toegankelijkheid

van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop de archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerang-

schikt (2002) . 27

I-Navigator, Protos en Mavim 28

Binnen het project DIVA is CORSA middels een Europese aanbesteding geselecteerd als DMS.

Procesmanagement

28

Gemeente Nijmegen brengt alle zaken die in behandeling worden genomen bijeen in een centraal “Zakenregister”.

Het Zakenregister geeft “zicht-op-zaken”. Het Zakenregister bevat de basiskenmerken van een zaak en de relevante sleutels om de detail-informatie van een zaak binnen de diverse informatiesystemen terug te vinden.

Het Zakenregister koppelt op een cen-traal punt basisinformatie over lopende procedures (zaken), de status van de procedure, de persoon dat het verzoek tot de zaak heeft gedaan of die de rol van eventuele betrokkenen bij de zaak heeft, de actor die verantwoordelijk is voor de behandeling (medewerker óf VOE), de voor de interne organisatie relevante processtap in de procedure, aan de procedure gekoppelde objecten (verblijfsobject, kadastraal perceel, etc.) en het betrokken adres. Ook als de zaak is afgerond wordt deze “eindstatus” geregistreerd, zodat ook afgehandelde zaken in zicht blijven.

In Figuur 9 Globaal model Zakensys-teem Dordrecht is e.e.a. schematisch

weergegeven en is ook de plaats van het DSP herkenbaar. Zie ook Bijlage 6: Objectmodel Za-kenregister volgens GFO-zaken. Het Zakenregister biedt daarmee:

Zicht-op-zaken om de dienstverlening in het algemeen en de elektronische in het bijzonder te verbeteren.

Zicht-op zaken ter verbeteren van de bedrijfsvoering

Zicht-op-zaken ter verbetering van de bestuurlijke informatievoorziening In het zakenregister worden alle zaken geregistreerd. Ook de vele zaken die binnen de (grote) processystemen worden behandeld, moeten in-zicht-zijn. Daarom koppelen we ook deze proces-systemen (gefaseerd) aan het gemeentelijke Zakenregister. Samenvattend:

Centrale beschikbaarheid van basis- en sleutelgegevens over een Zaak en het centraal kunnen ontsluiten van een Zaak maakt het Zakenregister tot een (nieuwe) gemeentelijke (basis)registratie.

Voor de gehele interne organisatie, het Nijmegen Klantencontactcentrum (NKCC) maar vooral ook voor de burgers en bedrijven biedt het zakenregister transparantie en inzicht in de voort-gang van zaken/procedures.

Gemeente Nijmegen ontsluit het zakenregister voor burgers en bedrijven via internet en is dé informatiebron voor voortgang- en statusinformatie m.b.t. tot door hen geïnitieerde za-ken.

Het zakenregister is ook de enige informatiebron voor het ontsluiten van voortgang- en statusin-formatie via internet. Het is daarmee overbodig en zelf niet toegestaan om deze informatie vanuit

DSP

Document

Statusnr.

Zaakdossier

Status Subject

Betrokkene

Geometrie

Adres

Gebouwd

object

Kadastraal

perceel

Metadata/trefw

Zaak

Document

type

Zaaktype (proces)

Actor

Wet- en regelgeving

Procesbeschrijving

Domein

Applicatie

Metadata/trefw/bac

DSP

Document

Statusnr.

Zaakdossier

Status Subject

Betrokkene

Geometrie

Adres

Gebouwd

object

Kadastraal

perceel

Metadata/trefw

Zaak

Document

type

Zaaktype (proces)

Actor

Wet- en regelgeving

Procesbeschrijving

Domein

Applicatie

Metadata/trefw/bac

DSP

Document

Statusnr.

Zaakdossier

Status Subject

Betrokkene

Geometrie

Adres

Gebouwd

object

Kadastraal

perceel

Metadata/trefw

Zaak

Document

type

Zaaktype (proces)

Actor

Wet- en regelgeving

Procesbeschrijving

Domein

Applicatie

Metadata/trefw/bac

Figuur 9 Globaal model Zakensysteem Dordrecht

Procesmanagement

29

een veelheid van verschillende processystemen rechtstreeks op internet te publiceren. Dit zou voor ieder systeem een aparte (dure) oplossing betekenen. Standaardisatie in de presentatie biedt ook hier duidelijkheid naar onze klanten. Er kan nu volstaan worden met het sturen van een standaard bericht wanneer, op basis van de procesbeschrijving in het DSP, een volgende stap/behandelfase bereikt wordt. In het Zakenregister komen al deze berichten bijeen en worden met één presentatie service voor het internet ontsloten.

Voortgang- en statusinformatie wordt via internet (FrontOffice) uitsluitend vanuit het za-kenregister beschikbaar gesteld.

Het begrip “Burger-“ of “Klantdossier” krijgt hiermee ook vorm. Het Burgerdossier is het overzicht van alle zaken van een bepaalde burger. Het Zakenregister geeft een burger (die zich m.b.v. Di-giD heeft geauthenticeerd) inzicht in alle zaken die binnen onze organisatie van hem lopen (en/of gelopen hebben).

Het zakenregister is uitsluitend via internet toegankelijk na authenticatie via DigiD voor personen (en later voor Bedrijven&Instellingen)

Gegevens uit het zakendossier kunnen in de toekomst ook worden gebruikt voor het project PIP (Persoonlijke Internet Pagina). Het belang van het burgerservicenummer (BSN) voor zaaksgewijs werken. Wanneer een burger zich m.b.v. DigiD bij www.nijmegen.nl aanmeldt, krijgen wij de beschikking over zijn gevalideerde BSN. M.b.v. dit BSN moet in het zakenregister een lijst gemaakt kunnen worden van alle zaken waarbij deze persoon de aanvrager/initiator is (geweest). In het Zaakregis-ter moeten personen dus met hun BSN (als zoeksleutel) bekend zijn. De berichten uit de verschil-lende (proces)systemen die bij status-/faseovergangen het zaakregister voeden, moeten dus ook het BSN als persoonskenmerk bevatten. Dit maakt de noodzaak duidelijk dat alle processyste-men het BSN hanteren als (unieke) identificatie van personen. Bij het vernieuwen of vervangen van BackOffice systemen moeten de principes van “zaaksgewijs” werken ingevoerd worden. De zaken en de behandeling daarvan moeten duidelijk herkenbaar en identificeerbaar zijn.

6.5 Workflowmanagement

Workflowmanagementsystemen ondersteunen procesmanagement. Deze systemen registreren, sturen, bewaken en signaleren zaaksgewijs procesvoortgang. Gemeente Nijmegen heeft betrek-kelijk weinig ervaring met specifieke WFM-systemen. De ondersteuning van het proces “Behan-delen aanvraag bouwvergunning” is een succesvolle maar niet eenvoudige WFM-implementatie geweest. Daarnaast kennen enkele processystemen een geïntegreerde processturing. Onder invloed van de klanten vraagoriëntatie is het steeds belangrijker (interne) processen beter op elkaar af te stemmen (b.v. Omgevingsvergunningen). Ook hierbij kunnen WFM-systemen een belangrijke bijdrage leveren.

WFM wordt per proces ingevoerd. Daarbij moet aan de volgende voorwaarden voldaan zijn:

Het proces is gedetailleerd beschreven in duidelijke enkelvoudige processtappen;

Per processtap zijn minimale en maximale doorlooptijden, behandelaar/voe, etc. be-noemd;

Per processtapis de daarvoor noodzakelijk input en output (informatie/documenten) bekend;

De processtappen zijn minimaal geclusterd volgend de in par. 6.3 genoemde fasering;

De berichten en de berichtmomenten naar het zaakregister zijn beschreven.

http://www.nijmegen.nl/

Procesmanagement

30

De procesbeschrijving is volledig vastgelegd in het DSP-beheertool;

De beheerprocedures en –verantwoordelijkheden (m.b.t. procesmutaties) zijn formeel vastgelegd in het DSP-beheertool.

Binnen Gemeente Nijmegen is een tweetal WFM-systemen beschikbaar: Action Works

29 en Cor-

sa-Case30

.

Gemeente Nijmegen hanteert Action Works en Corsa-Case als gemeentelijke defacto-standaard voor WFM-systemen.

6.6 Een WFM-overpeinzing

Er wordt nogal gemakkelijk gesproken over digitaliseren van werkprocessen, maar de diverse projecten op dit gebied, w.o. het DIVA-project, BABS, maar ook de ervaringen bij het succesvolle traject Bouwvergunningen (BWT), laat zien dat het veel vraagt van de organisatie en vooral zijn medewerkers Onderstaand citaat uit het GFO-Zaken formuleert het treffend

Noodzakelijke voorwaarde voor het digitaliseren van werkprocessen en daarmee het stroom-lijning van de dienstverlening, bedrijfsvoering en bestuurlijke informatievoorziening is dat de gemeente zijn producten (dienstverlening) definieert, dienstverleningsprocessen doorlicht en inricht op maximale effectiviteit en efficiency. Procesbeschrijvingen en afspraken over door-looptijden van de successievelijke stappen in het proces maken het mogelijk om processen op elkaar af te stemmen. Daarmee kan het proces als geheel worden beheerst en is de ge-meente in staat de burger te informeren over de stand van zaken (de status) van de afhande-ling, de vervolgstappen en de duur van de afhandeling ervan. Organisatorisch gezien vereist deze manier van werken ontschotting, het werken volgens een ketenbenadering en daarmee: het realiseren van samenwerking. In het Actieprogramma Andere Overheid worden voor deze manier van werken harde doelen gesteld waaraan overheden zich dienen te houden.

Alle ICT-ontwikkelingen hebben ook organisatorische consequenties. We ontwikkelen wat we aankunnen, of beter gezegd: waar we aan toe zijn. Een organisatie in INK-fase 2 heeft andere behoeften in vergelijking met een organisatie die zich ontwikkelt naar fase 4. Gemeente Nijmegen is een organisatie die anno 2007 de algemene kenmerken heeft van (be-gin/midden) fase 2, dus proces georiënteerd en niet systeem- of keten georiënteerd. De hierbo-ven genoemde ketenbenadering, procesafstemming om processen als gehéél te beheersen is nu echt nog een stap te ver. Procesbeheersing door inzet van WFM-tools in relatie tot b.v. het Za-kenregister richt dan ook op de enkelvoudige processen en producten. Beheer-op-orde is het credo. Enkelvoudige product en procesbeschrijvingen, het simpel registre-ren daarvan geeft inzicht en maakt het beheer mogelijk. Verder optimalisatie, en onderlinge af-stemming is voor de fase erna, als we er aan toe zijn………

6.7 Bouwstenen en projecten Procesmanagement (PM)

Bouwstenen en projecten procesmanagement

Bouwsteen PM-code Projecten

Proces- en Zaakinformatie PM01 Procesbeschrijvingenregister*

PM02 Zakenregister*

PM03 Zaaktype-/Productcatalogus

PM04 Koppeling WFM-tools zaakregister (adapters

29

Leverancier: WME 30

Onderdeel van Corsa: leverancier BCT

Procesmanagement

31

via MO)

DSP PM10 Kaders DSP

PM11 Kaders procesbeschrijving*

PM12 Protos

PM13 AO/IC Rechtmatigheid

PM14 DSP-beheertool

PM15 Procesanalyse bij uitrol DMS/zaakdossiers

Workflowmanagement PM20 Action Works

PM21 Corsa-case

PM22 Babs (agendering College- en Raadsvoorstellen)

PM23 SO2 (Systeem (raad en college) Opdrachten en Opvolging


Technische (infrastructuur) architectuur

32

7 Technische (infrastructuur) architectuur

7.1 Algemeen TIS-uitganspunten

De gemeentelijke technische infrastructuurprincipes:

Gemeente Nijmegen streeft naar minimale technische diversiteit binnen haar techni-sche infrastructuur

In te zetten technologie is conform relevante en vooral open standaarden

Gemeente Nijmegen maakt gebruik van en sluit aan bij de op de markt beschikbare oplossingen en specifiek voor (en door) gemeenten ontwikkelde services en compo-nenten.

Duurzame opslag wordt gewaarborgd door middel van een Storage Area Network (SAN), dat aan de actuele eisen voldoet.

Gegevenslaag

Oracle en SQL-server zijn de twee gemeentelijke standaarden voor gegevensopslag

Digitale opslag van documenten t.b.v. archivering gebeurt zaaksgewijs in zaakdossiers en uitsluitend binnen de gemeentelijke standaard voor het documentair management systeem.

Applicatielaag

Applicaties zijn onafhankelijk van specifieke platformen.

Applicaties zijn eenvoudig te gebruiken en worden zoveel mogelijk ontsloten, gebruik-makend van een generieke browser interface (web-based)

Applicatie worden ontwikkeld op basis van de SOA-principes. SOA staat voor Service Oriented Architecture.

Er wordt maximaal gebruik gemaakt van off-the-shelf pakketten, aangeboden generieke services en (schaalbare) componenten. (Component Based Development)

Publicaties op internet geschiedt volgens Internet Publicatie Model ven Egem.

…

De Nederlandse OverheidsReferentieArchitectuur (NORA) hanteert een aantal basisprincipes dat leidend is bij de inrichting van overheidsvoorzieningen (zie bv. het strategie document). Deze basisprincipes worden vervolgens toegepast op een aantal te onderscheiden deelterreinen. Ge-meente Nijmegen neemt deze afgeleide principes voor de operationele ontwikkeling van de in-formatiehuishouding integraal over. Binnen het Servicebedrijf afd. Informatiebeheer (SB-IB) heb-ben de informatiearchitecten deze principes als uitgangspunten opgenomen in het afdelingsplan. Bureau IA. Deze afgeleide principes zijn opgenomen als Bijlage 7: Afgeleide principes voor infor-matie- en applicatiearchitectuur. Overige lagen De overige lagen zoals systeemlaag en netwerklaag zijn in het kader van dit strategisch informa-tieplan niet verder uitgewerkt. Werkplekken

Alle werkplekken in de dienstgebouwen van Gemeente Nijmegen zijn 1-1-2009 ingericht volgens de eisen van het flexibel werkconcept.

De toegang tot ICT-faciliteiten (applicaties, KA, telefonie) voor medewerkers, is werk-plek ongebonden en het beveiligingsconcept is Role Based Access Control (RBAC

31)

31

toegangsrechten gebaseerd op functie/taken van een medewerker.


Architecturen

Toekomst

Nu

TIS

Plan & Org


Architecturen

Toekomst

Nu

TIS

Plan & Org


33

7.2 (Landelijk) Centrale voorzieningen

Een groot aantal projecten binnen het actieprogramma “De Andere Overheid” levert voor over-heidsinstellingen naast kaders, richtinggevende adviezen en implementatie ondersteuning ook centraal ontwikkelde technische faciliteiten. Deze voldoen uiteraard aan de gestelde voorwaarde en passen naadloos in de ambities van “De Andere Overheid”. Het is om meerdere redenen aan te bevelen deze centrale voorzieningen over te nemen en toe te passen, dan wel direct te gebruiken.

Gemeente Nijmegen kiest bij het zoeken en realiseren van oplossingen voor samenwer-king in het publieke domein en vult dat concreet in door:

kennis en ervaring actief met andere overheidsorganisaties te delen;

de eigen oplossingen actief te publiceren;

de elektronische diensten die de gemeente voor andere overheidsorganisaties be-schikbaar heeft, zoals onder andere het leveren of kunnen leveren van gegevens, actief te publiceren;

praktijkvoorbeelden, referentieprojecten, referenties en standaard oplossingen te vol-gen en te (her)gebruiken;

zoveel mogelijk te kiezen voor oplossingen die door of samen met andere overheidsor-ganisaties zijn ontwikkeld;

geen eigen oplossingen te ontwikkelen als een vergelijkbaar alternatief goed werkt bij andere overheidsorganisaties;

te streven naar gezamenlijke oplossingen waaronder zonodig ook gezamenlijke be-heercentra (Shared Service Centers);

aan te sluiten op landelijke infrastructuur en landelijke voorzieningen.

7.3 Open Standaarden en Open Source

Open Source is een actueel onderwerp. In de media wordt veel aandacht aan dit onderwerp be-steed. De twee belangrijkste kenmerken van Open Source zijn:

De broncode is openbaar en voor iedereen zonder beperkingen in te zien.

De software is voorzien van een gratis licentie die het recht geeft om de software te gebrui-ken, de code in te zien, aan te passen en om deze veranderingen opnieuw te verspreiden.

De gemeenteraad van Nijmegen heeft in 2003 opdracht gegeven zoveel mogelijk gebruik te gaan maken van software op basis van Open Source, te realiseren binnen bestaande budgetten. In 2004 is een aanvullende opdracht gegeven om door inzet van Open Source Software (OSS) tot een substantiële bezuiniging te komen. LogicaCMG heeft i.o.v Gemeente Nijmegen een advies uitgebracht over de toepassingsmogelijk-heden van Open Source. Het advies heeft betrekking op de volgende vragen:

Welke onderdelen van de ICT-infrastructuur kunnen met positieve consequenties vervangen worden door Open Source gebaseerde alternatieven.

Welke besparingen binnen andere gemeenten zijn toepasbaar binnen de gemeente Nijme-gen.

Belangrijk bij beantwoording van deze vragen is het inzicht in, aan de keuzes voor Open Source Software verbonden consequenties (financiën en/of organisatie). Dit advies is medio 2006 gepresenteerd. Het SB stelt op basis hiervan een meerjaren planning op voor het inzetten van OSS.


34

Gemeente Nijmegen is inmiddels lid van het “Open Source overleg Grote Gemeenten” Dit overleg komt voort uit een wens van OSOSS om 'communities' te bouwen om een overzicht te krijgen van de ontwikkeling van open source gebruik bij de 'grote' gemeenten. Dit overleg wordt door de opdrachtgevers van programma OSOSS (Ministerie van BZK en EZ) breed gesteund. Het gemeentelijk ICT-beleid ten aanzien van Open Standaarden en Open Source:

Gemeente Nijmegen hecht in haar ICT-beleid sterk aan de volgende vier elementen van openheid:

Leveranciersonafhankelijkheid Oplossingen kunnen door meer partijen worden onderhouden. Oplossingen kunnen op verschillende platforms werken.

Transparantie, controleerbaarheid en beheersbaarheid De werking van oplossingen is inzichtelijk om te voldoen aan de wettelijke bepalingen van de WBP, om audits uit te voeren en voor controle op de informatiebeveiliging.

Interoperabiliteit Pakketonafhankelijke koppelingen en open standaarden volgens de OSOSS definitie in de toepassingsgebieden als tekstverwerker, mail, middleware, agenda en geografische informatiesystemen.

Digitale duurzaamheid Oplossingen kunnen onderhouden worden door anderen dan eerste leverancier en er is ruimte voor latere innovatie. De gegevensopslag geschiedt in een toekomstvast formaat en zodanig dat de authenticiteit wordt gewaarborgd.

7.4 Flexibel werken binnen de Nijmeegse kantoren……

Een bijzonder aspect van de technische infrastructuur zijn voorzieningen ter ondersteuning van het flexibel kantoor- en werkconcept. Deze voorzieningen zijn erop gericht om werkplekonafhan-kelijk gewerkt kan worden. Voorbeelden: dubbele beeldschermen, m.n. gewenst na invoering DIVA/DOB (digitaliseren post, dossiers/kennisbank), push-email (automatische synchronisatie PDA‟s

32), integratie mobiele telefonie met GSM, MFP‟s, etc.

Het implementeren van deze faciliteiten is uiteraard afhankelijk van de uitkomsten van het Huis-vesting (evaluatie)onderzoek (2006) en de eventuele snelheid van invoeren van flexibel werken.

7.5 Informatiebeveiliging

Informatiebeveiliging is het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket maatregelen om de betrouwbaarheid (beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid) van de informatie-voorziening te waarborgen. Beschikbaarheid is de mate waarin gegevens of functionaliteit op de juiste momenten beschik-baar zijn/is voor gebruikers. Kenmerken van beschikbaarheid zijn: tijdigheid, continuïteit. Integriteit is de mate waarin gegevens of functionaliteit juist zijn/is ingevuld. Kenmerken van integriteit zijn: correctheid, volledigheid, geldigheid, authenticiteit, onweerlegbaarheid. Vertrouwelijkheid is de mate waarin de toegang tot gegevens of functionaliteit beperkt is tot degenen die daartoe bevoegd zijn. Het kenmerk van vertrouwelijkheid is: exclusiviteit. Kortom: “garanties” voor de juiste informatie op de juiste plek, op de juiste tijd, bij de juiste persoon……

32

middels 7x24 uurverbinding “waar-ook-ter-wereld” wordt permanent gesynchroniseerd


35

Bij de beveiliging van de informatie moet niet uitsluitend worden gedacht aan technische maatre-gelen. Ook de beheerprocessen, de fysieke toestand (het gebouw, de toegang etc.) en de inge-zette middelen (inclusief de mensen) hebben invloed op het niveau van de beveiliging. De aanleiding voor het ontwikkelen/opstellen van informatiebeveiligingsbeleid is o.a. de behoefte vanuit informatie- en ICT-beheer om handvatten te hebben voor het inrichten van procedures, werkafspraken en het opstellen van voorschriften m.b.t. hard- en software. Het vingerende formele gemeentelijke beveiligingsbeleid stamt uit 1994-1996. Dit is in de loop der tijd in operationele zin verder ontwikkeld en aangepast aan m.n. de technische mogelijkheden. Met het opstellen van een (informatie)beveiligingsarchitectuur 2007 actualiseren we de kaders van informatiebeveiliging passend bij en op de Gemeentelijke Informatiearchitectuur.

Planning en prioriteiten: Eigenwijs of gezamenlijk wijs.

36

8 Planning en prioriteiten: Eigenwijs of gezamenlijk wijs.

8.1 Inleiding

De veelheid én diversiteit aan ontwikkelingen, projecten, doelstellingen, e.d. geeft veel gemeen-ten het gevoel dat ze in een grote ballenbak terecht zijn gekomen. Er is behoefte aan een goed overzicht van de ontwikkelingen, inzicht in samenhang tussen de ontwikkelingen en uitzicht op realisatie door het stellen van prioriteiten. Om wegwijs te raken heeft Egem een “Routeplanner e-gemeente” opgesteld voor het overzicht, inzicht én uitzicht. Deze routeplanner is beschikbaar via www.routeplanneregemeente.nl, incl. zeer uitgebreide achtergrond en inhoudelijke projectinformatie.

Gemeente Nijmegen sluit met de planning van opbouw van haar informatiehuishouding aan op de routeplanner voor e-gemeenten van Egem.

8.2 Prioriteiten

Rijk, provincies en gemeenten hebben afgesproken dat de hoogste prioriteit na uiteraard de wet-telijke bepalingen, ligt bij de realisatie van generieke basisvoorzieningen omdat deze het funda-ment vormen voor alle andere ontwikkelingen. Hierop aansluitend worden de prioriteiten binnen Gemeente Nijmegen als volgt geformuleerd:

Hoogste prioriteit: noodzakelijke projecten:

Invoering wettelijke maatregelen33

Projecten benoemd in genomen besluiten door Raad, College of DT34

Noodzakelijke basisvoorzieningen voor realiseren rijks én eigen ambities35

Tweede prioriteit: wenselijke projecten met als criteria (in volgorde van belang): 1. leidend tot grotere klanttevredenheid 2. passend binnen gemeentebreed dienstverleningsconcept 3. leidend tot efficiencywinst in bedrijfsprocessen 4. organisatorisch, personeel, financieel en technisch haalbaar binnen de periode 2005-

2010. 5. een bijdrage leverend aan de gemeentebrede INK-ambitie (fase 3 in 2008)

Een belangrijke consequentie van het bovenstaande is:

Projectvoorstellen die niet (wettelijk) noodzakelijk zijn én niet aan de criteria voldoen om als wenselijk te worden aangemerkt worden NIET als project binnen het gemeentelijk in-formatiebeleid erkend.

In Bijlage 8: Projectenoverzicht zijn de projecten geconfronteerd met de geformuleerde prioritei-ten.

8.3 Uitvoeringsplan: Waar gaan we beginnen?

Wat moeten we nu doen om op een verantwoorde en beheersbare wijze de elektronische dienst-verlenende stad te realiseren binnen “De Andere Overheid”? Fase 1 2006-2007

33

w.o. BSN, WMO, DSP 34

w.o. NFIS, Diva 35

w.o. basisregistraties, zaak- en klantregister


Architecturen

Toekomst

Nu

TIS

Plan & Org


Architecturen

Toekomst

Nu

TIS

Plan & Org

http://www.routeplanneregemeente.nl/


37

Naast wettelijke maatregelen zijn er twee zeer dominante gemeentelijke ontwikkelingen, c.q. projecten binnen Gemeente Nijmegen

36 bepalend voor het vervolg:

het gemeentelijke project Publieke Dienstverlening/NKCC gericht op de verbetering van de dienstverlening aan de burgers, bedrijven en instellingen, etc.

de gemeentebrede uitrol van DIVA/Dob met daaraan verbonden het invoeren van zaaksge-wijs werken en procesbeheer(sing).

Voor deze dominante ontwikkelingen is een aantal generieke basisvoorzieningen absoluut nood-zakelijk. Het voorgaande bepaalt wat Gemeente Nijmegen het komende jaar met de hoogste prioriteit moet oppakken en realiseren.

Fase 1 2006-2007 De volgende projecten MOETEN met de hoogste prioriteit uitgevoerd worden en dulden geen verder uitstel (voor zover ze nog niet gestart zijn):

BR01 Invoeren Burgerservicenummer37

(wettelijk verplicht per medio-2007)

BO16 Uitrol Diva/Dob (dienstverlening, transparantie) incl. koppeling zaakregister

BO04 WMO dossiers (wettelijke invoering 1-1-2007) Voor deze projecten zijn de volgende generieke voorzieningen absoluut noodzakelijk en moeten voor 1-7-2007 gerealiseerd zijn:

BR09 Zaakregister en

FO18 Zaakzoeker

BR08 Klantregister en

FO14 Klantregistratie

FO11 DigiD

FO15 Betalen via internet

FO09 e-Formulieren

PM09 DSP-beheer Infrastructurele componenten

Implementeren eenvoudige MidOffice componenten (Informatiemakelaar-BOB, ETL-module, ODS/DWH)

Bovenstaande projecten vormen feitelijk het kritieke pad voor een integraal fundament van de gemeentelijke informatiehuishouding voor de dienstverlenende stad binnen “De Andere Over-heid”. Wanneer er voldoende zekerheid is dat deze projecten over de noodzakelijke resources kunnen beschikken, kunnen vervolgstappen gepland worden. Bij de planning en uitvoering van het bovenstaande moet uiteraard rekening gehouden worden met nog lopende, af te ronden projecten. M.n. de afronding van NFIS, P-beheer-op-orde: loonkosten- en formatiebeheer en na internet ook Intraweb voorzien van het nieuwe (Open Source) CMS. Het eerste kwartaal 2007 moet ook de vestigingsmodule als basisbe-stand voor Bedrijven en Instellingen in productie gaan. Fase 2 2008-2009 De volgende fase zal naast het ontsluiten van informatie via internet, gedomineerd worden door het de projecten “Omgevingsvergunningen”, “Intern berichtenverkeer WOZ” (BackOffice), (Front-Office) en de daarvoor noodzakelijke “Stroomlijnen van Basisregistraties”. en verder invoering van zaaksgewijs werken met WFM.

Fase 2 2008-2009

36

Hierover zijn reeds diverse bestuurlijke besluiten genomen 37

De wettelijke invoering van het BSN wordt in het voorjaar 2007 door de 1e kamer bekrachtigd.


38

Belangrijke dominante (keten)projecten

BO01 Modernisering GBA

BO02 Omgevingsvergunningen (2008)

BO29 IGU Intern berichtenverkeer WOZ

FO04 Decentrale regelgeving (wettelijk medio 2008)

FO06 Vergunningen op internet (wettelijk 1-1-2009)

FO07 Bekendmakingen op internet (2008)

FO10 Vraaggeleiding Bedrijvenloket (Horeca 2007-1) Generieke voorzieningen:

BR03 Stroomlijnen Basisregistratie Personen

BR04 Stroomlijnen Basisregistratie Adressen en Gebouwen

PM03 Koppeling WFM Zaakregister

PM14 Projectdossier

PM15 Kennisbank

BO16 Vervanging Beaufort (voorbereiding)

AR07 Beveiligingsarchitectuur 2007

In Figuur 10 Projecten met ho(o)g(st)e prioriteit zijn bovenstaande projecten in de tijd (2006-2008) uitgezet (aangevuld met nog af te ronden prioritaire projecten). Andere projecteninitiatieven kunnen slechts gehonoreerd worden indien de bovenstaande projecten gegarandeerd zijn van voldoende resources. Het is van groot belang dat alle projecten getoetst zijn aan de algemene uitgangspunten van de gemeentelijk informatiehuishouding: de strategische uitgangspunten, de architecturen en daar-mee (dus) de uitgangspunten van “De Andere Overheid”, kortom: de Gemeentelijke Informatie-architectuur Nijmegen.. Bij iedere projectinitiatief zal dit vooraf in de vorm van een mede advies van het concern worden beoordeeld. Ieder jaar stelt Concern-I een nieuwe/geactualiseerd 2 jaarlijkse detailplanning op. Interne bedrijfsvoering Projecten voor de verbetering van de interne bedrijfsvoering, anders dan procesbeheersing, heb-ben geen prominente plaats in fase 1 en 2. Lopende projecten als formatie- en loonkostenbeheer (P&O) worden in het kader van (basis) Beheer-op-orde geïmplementeerd en afgerond. Nadat het (basis)gegevensbeheer kwalitatief, dus zowel m.b.t. definities, administratieve organisatie en gemeentelijk geïmplementeerde werkprocedures, op orde is wordt gestart met het formuleren van het programma van eisen en wensen voor een nieuw Personeelsinformatiesysteem. Pas dan kunnen we stappen zetten met de ontwikkeling van managementinstrumenten als digitale cock-pits, etc. De invoering en gemeentebrede implementatie van het burgerservicenummer (BSN) in al onze systemen

38 zal bijdragen aan de kwaliteitsverbetering van personeelsgegevens in de diverse

informatiesystemen. Met de invoering van de module FacilityNet is de basis implementatie van Planon voor het Servi-cebedrijf afgerond. Er vindt begin 2007 een heroriëntatie plaats om te bekijken in hoeverre Planon breed in de organisatie kan worden uitgerold ter verbetering van de facilitaire dienstverlening. Een heldere businesscase zal duidelijk moeten aantonen dat de daarvoor noodzakelijke investeringen en exploitatiekosten tegen een interne efficiencywinst binnen het Servicebedrijf.

38

zie concernrichtlijnen BSN in par. 5.6


39

Figuur 10 Projecten met ho(o)g(st)e prioriteit

910

11

12

12

34

56

78

910

11

12

12

34

56

78

910

11

12

12

34

56

78

910

11

12

Fas

e 1

20

06

-20

07

BR

01

Inv

oer

ing B

urg

erse

rvic

enu

mm

er (

gem

een

teb

reed

)

BO

16

Uit

rol

DIV

A/D

OB

Do

cum

enta

ir i

nfo

rmat

ie s

yst

eem

BO

04

Dig

ital

iser

en c

lien

ten

do

ssie

rs,

WM

O-d

oss

iers

(Div

a/D

ob

)B

R0

9Z

aak

regis

ter

FO

18

Zaa

kzo

eker

BR

08

Kla

nte

nre

gis

ter

FO

14

Kla

ntr

egis

trat

ie

FO

11

Inv

oer

ing D

igiD

(bas

is b

etro

uw

baa

rhei

d)

FO

15

Bet

alen

via

in

tern

et

FO

09

Inv

oer

ing e

-fo

rmu

lier

en

PM

09

DS

P-b

ehee

rto

ol

MO

..E

env

ou

dig

e M

idO

ffic

e co

mp

on

ente

n

Fas

e 2

20

07

-20

08

BO

01

Mo

der

nis

eren

GB

A (

mG

BA

)

BR

03

Bas

isre

gis

trat

ie P

erso

nen

BR

04

Bas

isre

gis

trat

ie A

dre

ssen

en

Geb

ou

wen

BO

02

Om

gev

ingsv

ergu

nn

ingen

BO

29

IGU

/ I

nte

rn b

eric

hte

nv

erk

eer

WO

Z

FO

04

Dec

entr

ale

regel

gev

ing

FO

06

Ver

gu

nn

ingen

op

in

tern

et

FO

07

Bek

end

mak

ingen

op

in

tern

et

FO

10

Vra

agb

egel

eid

ing B

edri

jven

lok

et:

(Ho

reca

20

07

-1)

PM

03

Ko

pp

elin

g W

FM

-to

ols

met

Zaa

kre

gis

ter

BR

14

Pro

ject

do

ssie

r (D

iva/

Do

b)

BR

15

Ken

nis

ban

k (

Div

a/D

ob

)

BO

55

Ver

van

gin

g B

eau

fort

(v

oo

rber

eid

ing)

AR

07

Bev

eili

gin

gsa

rch

itec

tuu

r 2

00

7

Af

te r

on

den

lo

pen

de

gem

een

teli

jke

pro

ject

en

BO

50

DIV

A b

asis

inri

chti

ng

BO

12

NF

IS:

Wo

rkfl

ow

BO

17

NF

IS:

Co

da

Co

ntr

ol

BO

21

Nie

uw

CM

S I

ntr

aweb

(I-

net

fas

e 2

)

BO

15

Fo

rmat

ie-

& L

oo

nk

ost

enb

ehee

rsin

g

BO

56

P-f

orm

uli

eren

op

In

traw

eb

BO

31

Wet

Pu

ber

r /

Ken

baa

rhei

d P

ub

liek

e B

eper

kin

gen

BR

05

Bas

isre

gis

trat

ie B

edri

jven

& I

nst

elli

ngen

AR

..A

rch

itec

ture

n

Ho

ge

inte

nsi

tiet

Lag

e in

ten

site

it

2006

2007

2008

2009


40

8.4 Uitvoeringsorganisatie: Hoe gaan er beginnen?

Het uitvoeringsplan laat zien dat er een groot aantal projecten moeten gaan lopen. Projectmatig werken en projectmatig creëren vraagt om projectmatig sturen. Opdachtgever Alle projecten moeten een in naam aanwijsbare formele opdrachtgever hebben, dit zal vaak een directeur (voor grote projecten) of een afdelingshoofd zijn. De opdrachtgever geeft opdracht voor het opstellen van een projectvoorstel. Dit voorstel wordt, eventueel na acceptatie door de directie-MT, ter goedkeuring aangeboden aan een nieuw op te richten stuurgroep Informatie. Stuurgroep Informatie De algemene uitvoeringsverantwoordelijkheid voor de Gemeentelijke Informatiearchitectuur Nijmegen ligt bij het directieteam. Het directie-team benoemt en mandateert hiervoor een “Stuurgroep-Informatie”. Deze stuurgroep geeft al dan niet goedkeuring aan alle ICT-(deel)projectinitiatieven en –voorstellen op basis van hun bijdrage aan de strategische doelen, de prioriteiten, de relatie met andere projec-ten, planningen (en voortgang) en inzet middelen. De stuurgroep laat zich daarvoor adviseren door de Concern-I, BOS en Vakgroep Informatie. Het is van belang dat deze stuurgroep drie belangen vertegenwoordigd: de gebruikers, de organi-satie en de leverancier/beheerder. De samenstelling Stuurgroep Informatie (voorstel):

Directeur Concernstaf (organisatie) (voorzitter) R. v Wuijtswinkel

Directeur Grondgebied (gebruikers) B. Drumen

Hoofd Servicebedrijf (leverancier) H. Swartjes

Hoofd Informatiebeleid (DCS) (secretaris) A. van Gemert

Hoofd Informatiebeheer (DSB/SB, beheerder) P. vd Schoor

Hoofd RAN (Informatiearchief, beheerder) C.C. vd Woude

Hoofd Burgerzaken (DIW / Dienstverlening)

Hoofd Bouwen en Wonen of Milieu (DGG / Vergunningen) De Stuurgroep Informatie vergadert 6 wekelijks. Projectleider of –manager De projectleider of –manager is een in naam benoemde persoon die verantwoordelijk is voor het opleveren van de afgesproken producten, met de afgesproken kwaliteit, binnen de afgesproken tijd en voor het afgesproken bedrag. Hij/zij stuurt de dagelijkse gang van zaken binnen het pro-ject. De Projectleider rapporteert aan de opdrachtgever en periodiek m.b.t. voortgang en op hoofdlij-nen de Stuurgroep Informatie. Projectgroepen / deelprojectgroepen / werkgroepen De projectgroep met eventueel werkgroepen of deelprojectgroepen vormen de feitelijke uitvoe-ringsorganisatie en dragen zorg voor de oplevering van de producten.

8.5 Uitvoeringsinitiatiefnemers: Wie gaan er beginnen?

Een aantal projecten is al gestart (zie Bijlage 8: Projectenoverzicht), zodat er nu eigenlijk sprake is van een “vliegende start” voor de uitvoering van het Informatieplan.


41

De eerste stap is het opstellen van de korte impactanalyse voor de projecten uit fase1 en 2. In onderstaand overzicht is (in concept) aangegeven wie verantwoordelijk voor deze impactanalyse. Deze impactanalyse betreft o.a. doel en eindproduct, werkwijze en raakvlakken met andere pro-jecten en de noodzakelijke inzet van middelen. Voor deze impactanalyse wordt de binnen DIW gehanteerde standaard document als basis gehanteerd. In onderstaande tabel is per project aangegeven van wie verwacht wordt een projectvoorstel in te dienen.

Tabel 2 Opdrachtgever en opdrachtnemer (concept)

Het benoemen van de opdrachtgever en -nemer is gebaseerd op de organisatorische verant-woordelijkheid en functionele rol binnen onze gemeente. In hoofdstuk 10 De financiering van de weg naar “De Andere Overheid” is een globale raming gemaakt van de financiële consequenties. Op basis van de (beknopte) impact analyses zal deze verder gedetailleerd kunnen worden en zal er meer zicht zijn op de actuele knelpunten, zowel financieel als m.b.t. de personele capaciteit

Voorwaarden (organisatorisch)

42

9 Voorwaarden (organisatorisch)

9.1 Organisatie van de I-functie

De spelers en hun positie zijn van groot belang om de ontwikkeling van de gemeentelijke informa-tiehuishouding in de komende jaren in goede banen te leiden. De Directies Management

De directies zijn initiatiefnemers/opdrachtgevers van de diverse projecten ter verbetering van informatievoorziening van hun (primaire) processystemen. De verantwoordelijkheid voor het projectmanagement van deze projecten ligt ook bij de directies. ICT-adviseur De ICT-adviseur binnen de directie is verantwoordelijk voor de interne afstemming, com-municatie en projectplanning van de specifieke directie projecten. Hij is lid van de ge-meentelijk I-vakgroep en als zodanig verantwoordelijk voor de juiste afstemming van de interne ICT-ontwikkelingen met het gemeentelijk Informatiebeleid, vastgelegd in dit Infor-matieplan.

Concern(-I)

Kerntaak: “Concernstaf Informatiebeleid is verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling, kaderstel-ling, -advisering en -toetsing, op het gebied van Informatiehuishouding concernbreed.” De afdeling Informatiebeleid van de Concernstaf heeft verder de verantwoordelijkheid voor:

de ontwikkeling (en beheer) van I-beleidskaders

het initiëren, stimuleren, coördineren I(CT)-ontwikkelingen

de informatiearchitectuur

het beheer van een centraal projectenoverzicht: doelen, resultaten, planning, in-zet middelen, incl. periodieke rapportage aan BOS/DT

voorzitterschap van het intern vak(groep)overleg De Concern-I is (namens het DT) initiatiefnemer/opdrachtgever voor de te ontwikkelen architecturen, de (stroomlijnen) basisregistraties en de overigen generieke voorzieningen.

Servicebedrijf Kerntaak (i.h.k.v. Informatieplan):

“Uitvoering van operationele taken (en ICT-projecten) voortvloeiend uit het informatiebe-leid. De functionele aansturing hiervan vindt plaats bij “Managementadvies”, “Informatie-beheer” en/of “Changemanagement en Projecten” van het Servicebedrijf (zie programma “Facilitaire Diensten”, productgroep “ServiceBedrijf” (1PG7-9640-03)).”

SB-ManagementAdvies (SB-MA) dient als “bedrijfsadviseurs” met als specialisme Infor-matie bij de gemeentelijke Projecten betrokken te zijn. Een essentiële taak bij SB-MA is de aandacht voor procesmatige en organisatorische veranderingen als gevolg van ICT-projecten. Deze integrale “bedrijfs-”advies rol is mogelijk door de betrokkenheid van, sa-menwerking met de bedrijfs- en P&O-adviseurs binnen MA en samenwerking met de Ar-chiefinspectie en de adviseurs van het RAN. SB-InformatieBeheer (SB-IB) Als beheerder van de informatie zal SB-InformatieBeheer ook de rol van informatiema-kelaar verder vorm gaan geven. Het betreft hier de “bemiddelaar” die kennis heeft welke informatie waar, met welke kwaliteit (tegen welke kosten) beschikbaar is, en m.n de on-dersteuning bij en ontwikkeling van managementinformatie.


43

SB-IB is als informatiebeheerder ook verantwoordelijk (en initiatiefnemer) voor ontwik-kelen van de gemeentelijke basisregistraties zodat Gemeente Nijmegen tijdig zijn rol als registratiehouder en afnemer conform weten regelgeving dienaangaande optimaal kan waarmaken. Binnen SB-InformatieBeheer zal ook het (m.n. technisch) applicatiebeheer voor de gro-tere, generieke Processystemen en Basisregistraties verder moeten worden ontwikkeld. Daarnaast ligt hier de eerste verantwoordelijkheid voor de ICT-ontwikkeling, het realise-ren, c.q. beschikbaar stellen van de infrastructurele voorzieningen en m.n. de MidOffice bouwstenen. Als opdrachtgever voor SB-IB treedt het management van directies op m.b.t. interne pro-jecten én DCS-I voor de gemeentelijke projecten. SB-Changemanagement en Projecten (SB-CP) SB-CP is verantwoordelijk voor het initiëren en begeleiden/uitvoeren van wijzigingen bin-nen de gemeentelijke technische ICT-infrastructuur. Zij stellen initieel de systeem- en netwerkarchitecturen op en doen wijzigingsvoorstellen. Deze worden mede door de DCS-I getoetst aan het gemeentelijke strategisch informatiebeleid zoals vastgelegd in dit I-plan. SB-Procesmanagement (nog te vormen) De gemeentebrede introductie van zaaksgewijs werken en procesmanagement vereist een goede kwalitatieve ondersteuning. Naast het (her)ontwerpen en beschrijven van de processen (volgens gemeentelijke standaarden) en is het advisering, optimalisering en afstemming (en bewaking) ervan een belangrijke toekomstige taak. Het signaleren en doorvoeren van (proces)veranderingen zijn een beheerstaken die ingericht moeten wor-den. Dit is een nieuwe expertise die nog onvoldoende ontwikkeld, c.q. georganiseerd is binnen Gemeente Nijmegen. Daarnaast moet het inrichten en beheren

39 van generieke WFM-

tools gezien het specifieke karakter ook een organisatorische plaats krijgen. De eerste ervaringen op dit gebied zijn opgedaan binnen het project AO-IC. De resultaten zijn procesbeschrijvingen vanuit het oogpunt “rechtmatigheid”. Bij de uitrol van Diva/Dob worden alle processen die gebruik gaan maken van digitale zaakdossier, beschreven. Deze worden opgeslagen (en beheerd) worden binnen het DSP-beheertool. Deze uitrol wordt centraal begeleid door een nieuw in te richten DIVA/DOB Implementa-tieteam. Dit team zal in eerste instantie opereren in opdracht van de stuurgroep Diva/Doc. Dit team is feitelijke de pionier en grondlegger van een organisatorische eenheid ter on-dersteuning van het gemeentelijk Procesmanagement gebaseerd op zaaksgewijs werken. De noodzakelijke competentie hiervoor zijn:

Procesanalisten. Deze procesanalisten zijn noodzakelijk bij analyse en (her)ontwerp van bedrijfsprocessen onder verantwoordelijkheid van de IRM-er.

o Bedrijfskundige kennis o tools: Protos, DSP

Workflowmanagers. Zij “digitaliseren het werkprocessen” door WFM-tool in te rich-ten, koppelingen te ontwikkelen met Corsa, Zaakregister, etc en het beschikbaar te stellen als beheersinstrument aan het management.

o kennis van WFM-tools o tools: Action Works en Corsa-Case

Adviseurs RAN. Zij bezien de informatie die de input van de processen vormt of daar-in wordt gegenereerd. Daarna wordt de informatie “gewaardeerd” zodat selectie en eventueel vernietiging van de informatie in het beheer kan worden geïntegreerd.

o kennis van informatiebeheer, van de processen en van de geldende wet en regelgeving

39

Hiermee wordt NIET het applicatiebeheer bedoeld.


44

o tools: Protos, DSP

Organisatie/P-adviseurs. De organisatieadviseurs (vanuit SB-MA) begeleiden het management én de medewerkers door het veranderingsproces naar een geautomati-seerde aansturing van het werkproces.

Gezien het operationele karakter ligt het voor de hand deze capaciteit binnen het Servi-cebedrijf onder te brengen. Een alternatief is om deze capaciteit samen met de AO-IC ta-ken, gezien het “strategische concern” karakter voorlopig binnen de DCS verder te ont-wikkelen en eventueel in een later stadium onder te brengen binnen het SB.

9.2 Overleg binnen de I-functie

Vakgroep (O&)I (o.l.v. hoofd Informatiebeleid, Concernstaf-I) De Vakgroep (O&)I heeft de taak om, onder voorzitterschap van Concern-I de gemeente-lijke strategische en tactische ICT-ontwikkelingen (projecten I-plan 2007-2011) te bege-leiden en adviserend op te treden naar het BOS-overleg en, via Concern-I naar de Stuur-groep Informatie. De vakgroep (O&)I heeft hierin ook nadrukkelijk de rol van een “PAC”: Project Advies Comité. M.n. het adviseren over wijzigingen in projectplanningen en m.n. de consequen-ties voor de inzet van de schaarse middelen zal hoog op de agenda staan. Leden: Concern-I, SB/IB Informatie architecten, SB-MA, SB-C&P, ICT-adviseurs direc-ties, adviseurs RAN/Archiefinspectie. Onder verantwoordelijkheid van de Vakgroep I functioneren twee wergroepen: Werkgroep Architectuur (o.l.v. hoofd Informatiebeheer, Servicebedrijf)

De werkgroep Architectuur stuurt op de ontwikkeling van de huidige naar de ge-wenste situatie op basis van de door haar opgestelde proces-, informatie- en ge-gevensarchitectuur. Daarbij zijn ondermeer de volgende zaken van belang:

Werkgroep Infrastructuur (o.l.v. hoofd Changemanagement & Projecten, Servicebedrijf)

De werkgroep Infrastructuur stuurt op de ontwikkeling van de huidige naar de gewenste situatie op basis van de door haar opgestelde applicatie- systeem- en netwerkarchitectuur.

Gebruikers(ICT-)overleg (o.l.v. hoofd Facilitairezaken, Servicebedrijf) Dit overleg is de verantwoordelijkheid van het Servicebedrijf waarbij de agenda bepaald wordt door operationele dienstverlening en SLA‟s.

Projectgroepen “Een project is een tijdelijke organisatievorm die nodig is om een uniek en vooraf gedefi-nieerd product te maken of resultaat te behalen, op een vooraf afgesproken tijdstip, ge-bruikmakend van vooraf vastgestelde middelen.”

40

Extern Gemeente Nijmegen moet ook actief participeren in landelijke en/of regionale ontwikkelingen met kennis, capaciteit en geld. Een inventarisatie van alle initiatieven tot externe ICT-samenwerkingsverbanden is als Bijlage 9: Organisaties in het overheidsveld Informatievoorzie-ning toegevoegd. In overleg met de vakgroep (O&)I worden eventueel voorstellen gedaan om te participeren.

40

De Kleine Prince 2 (M. van Onna, A. Koning) ISBN 90-440-0384-4


45

9.3 Investeren in de I-functie

De komende jaren moeten we investeren in het personeel om de ambities te realiseren en een bijdrage te leveren aan de vorming van “De Andere Overheid”. Enerzijds moet Gemeente Nijmegen kwalitatief én kwantitatief investeren om het procesmana-gement serieus vorm te geven en de gemeentelijke ambities m.b.t. transparantie, processturing en efficiency verbetering waar te maken.

De komende jaren zal daarvoor minimaal 2 fte additionele formatie Procesanalisten en workflowmanagers noodzakelijk zijn.

Anderzijds is een kwalitatieve injectie noodzakelijk op tactisch-operationeel niveau om alle ont-wikkelingen en vooral het zaaksgewijs werken op gemeentelijk niveau te coördineren en op el-kaar af te stemmen. Daarvoor is een gedetailleerd totaaloverzicht van de gemeentelijke informa-tiehuishouding noodzakelijk.

Een nader onderzoek41

moet aangeven of en in welke vorm deze injectie binnen de Con-cernstaf of binnen het Servicebedrijf gedaan moet worden.

9.4 Investeren in de medewerkers

Gemeente Nijmegen staat voor een omvangrijke uitdaging zichzelf om te gaan vorm. Deze om-vorming heeft nauw verband met de aandacht voor procesbeheersing en de daarmee gepaard gaande introductie van workflowmanagement systemen. Anno 2007 hebben de medewerkers veel invloed (autonomie) op de wijze waarop en met welke prioriteit zij hun taken uitvoeren. Vaak zonder dat daarvan een specifiek registratie wordt bijge-houden De komende jaren zal dit ingrijpend gaan veranderen. Geautomatiseerde systemen on-dersteunen meer en meer de planning van activiteiten en (werk)processtappen, incl. de priori-teitsbepaling. Deze zogenaamde workflowsystemen registreren en rapporteren op een wijze die men nu vaak helemaal niet kent. De geplande ICT-ontwikkelingen hebben gevolgen voor de organisatie en de medewerkers. De grotere aandacht voor procesbeheersing en -sturing maakt de samenhang tussen de processen duidelijker en stimuleert de afstemming, communicatie en samenwerking tussen afdelingen. De organisatie wordt transparanter omdat we kunnen zien wie waar mee bezig is. We kunnen pro-cessen op elkaar afstemmen en mede daardoor beter van elkaars kennis gebruik maken. Processturing met behulp van workflowmanagement systemen brengen met zich mee dat er vooraf duidelijkheid is over het werkproces. Processtappen, planning, dossierinformatie en de bijbehorende verantwoordelijken zijn vooraf bepaald. Dat geeft duidelijkheid en vertrouwen voor de eigen werkomgeving. De flexibiliteit neemt af maar ook het “ad hoc” karakter. Medewerkers weten beter waar zij aan toe zijn en wat van hen verwacht wordt. De werkvoorraad is bekend én medewerker en leidingge-vende hebben meer zicht op wat er aan staat te komen. Dit biedt voor beide partijen meer stu-ringsmogelijkheden, maar daarmee ook de mogelijkheid voor een ander gesprek aan tafel. Werkprocessen, en werkomgeving zullen de komende jaren ongetwijfeld gaan veranderen. Het vermogen om mee te veranderen en de bereidheid daartoe is een van de belangrijkste competen-ties die we van onze medewerkers vragen.

41

Het DT heeft reeds eerder de inrichting van de gemeentelijke I-functie (i.h.k.v. de oprichting van het SB)

op de agenda gezet.


46

In Figuur 11 De organisatorische uitdaging visualiseert de verandering. Links: Onze medewerkers zijn “In-charge” en hebben een computer die hen daarbij ondersteund. Zij vormen het (ken-nis)netwerk. Rechts: De computer is “in-charge” en deze heeft een medewerker die hem daarbij ondersteund…… Deze veranderingen hebben zowel positief als negatief ervaren consequenties. De duidelijkheid en transparantie nemen toe, maar flexibiliteit en autonomie nemen af. De kwaliteit van het werk en vooral de dienstverlening stijgt, maar creativiteit en “speciale” behandelingen staan onder druk. Kennis kan makkelijker digitaal gevonden worden, waardoor persoonlijk contact zou kunnen af-nemen. De ervaringen in dergelijke omgevingen geven echter een ander beeld: Achter kennis zit altijd een kennis……. Kennis delen is Kennissen delen.. Leidinggevende en medewerker gaan samen op zoek naar een nieuw evenwicht tussen Organi-satie, Technologie, Inspiratie en Cultuur.

Figuur 11 De organisatorische uitdaging

De financiering van de weg naar “De Andere Overheid”

47

10 De financiering van de weg naar “De Andere Over-heid”

Om de schaarse financiële middelen optimaal in te zetten hanteert Gemeente Nijmegen nadruk-kelijk de volgende uitgangspunt

Gemeente Nijmegen kiest bij het zoeken en realiseren van oplossingen voor samenwer-king in het publieke domein en vult dat concreet in door o.a.:

praktijkvoorbeelden, referentieprojecten, referenties en standaard oplossingen te vol-gen en te hergebruiken;

zoveel mogelijk te kiezen voor oplossingen die door of samen met andere overheidsor-ganisaties zijn ontwikkeld;


te streven naar gezamenlijke oplossingen waaronder zonodig ook gezamenlijke be-heercentra (Shared Service Centers);

aan te sluiten op landelijke infrastructuur en landelijke voorzieningen.

Moraal: Het beste moet het goede niet in de weg gaan staan! Beleidsinhoudelijk is hiervoor uitgelegd op welke wijze de informatiehuishouding - op inhoud en architectuur - vanuit de basisregistraties uitmondt in dienstverlening aan burger en bedrijf. Hier-voor zijn investeringen in projecten nodig die de backoffice, midoffice en frontoffice zodanig inrich-ten dat we kunnen voldoen aan de ambities. Ook is uitgelegd dat deze ambities moeten worden geprioriteerd.Dit filter geeft niet alleen een toetsingskader, maar is ook nodig om de ambitie financieel in te kaderen: alles tegelijkertijd kan niet en is ook niet zinvol. De projecten fase 1 en fase 2 zijn prioritair door het filter gekomen. De vragen die hierna resteren zijn: a) wat zijn de kosten die verbonden zijn aan deze prioritaire projecten? b) waar moeten die kosten worden gedekt? c) is de dekking nu reeds aanwezig?

10.1 Wat zijn de kosten?

Kosten kennen een inhoud en een omvang. Ten aanzien van de inhoud worden binnen de projec-ten de volgende kostensoorten onderscheiden: 1. Eenmalige investeringen, voor generieke infrastructurele

42 (deel) projecten;

2. Eenmalige investeringen, voor generieke voorzieningen ten behoeve van de digitale dienst-verlening

43.

3. Eenmalige investeringen, voor (directie) specifieke (deel) producten. 4. Eenmalige niet-investeringskosten (soms meerjarig, maar wel a-structureel), voor verande-

ring van werkwijze, cultuur, opleiding, aansturing. 5. Structurele exploitatiekosten, verbonden aan generieke investeringen door SB; 6. Structurele exploitatiekosten, verbonden aan (directie) specifieke investeringen. Ten aanzien van de omvang van de kosten is sprake van de best mogelijke raming op dit mo-ment. Een strategisch kaderstellend plan heeft immers niet de doelstelling om op het niveau van concrete projecten de exacte financiële kaders aan te geven. Die zullen bij elk afzonderlijk project eenduidig worden bepaald en in de besluitvorming over dit project worden meegenomen.

42

Voornamelijk hardware (servers, netwerken) en technische systeemsoftware. 43

Functionele applicatieprogrammatuur om het (dienstverlening) werkproces te ondersteunen


48

Daarnaast is natuurlijk wel wenselijk dat enige indicatie kan plaatsvinden over de omvang van de prioritaire uitdaging enerzijds en over de dekking ervan anderzijds. De raming van de eenmalige kosten (investeringen en a-structurele kosten) voor de prioritaire projecten en (deel) producten bedraagt: 2007 € 585.000 2008 € 552.000 2009 € 525.000 Deze kosten slaan gedeeltelijk neer op centraal niveau (bij de generieke investeringen en enkele a-structurele kosten) en deels neer op directieniveau (de directiespecifieke investeringen en en-kele a-structurele kosten). De raming van de structurele (exploitatie) kosten

44 bedraagt (oplopend tot) € 400.000.

(zie Bijlage 10: Kostenraming ICT-projecten fase 1 en 2)

10.2 Dekking van de kosten.

Ten aanzien van de dekking van de verschillende kostensoorten stellen we de volgende spelre-gels vast:

Kosten Dekking

Investeringen en eenmalige (project)kosten voor generieke infrastructurele (deel)producten

Jaarlijks investeringskrediet Technische infrastructuur (SB)

Investeringen en eenmalige (project)kosten voor generieke voorzieningen t.b.v. digitale dienstverlening

Jaarlijks budget I-net ontwikkeling t.b.v. digitale dienstverlening (DBS-Communicatie)

a-structurele kosten a.g.v. verandering van werkwijze, -cultuur en –omgeving en aanstu-ring

Jaarlijks AGO-stimuleringsbudget t.b.v. organisatieontwikkelingen

Investeringen en eenmalige (project)kosten voor directie specifieke (deel)producten (m.n. BackOffice systemen)

Middelen binnen de eigen directiebegroting

(Additionele) Exploitatiekosten gemaakt door SB

Deze worden additioneel opgenomen in de exploitatie van SB en middels het facilitair tarief naar de directies doorbelast45.

(Additionele) Exploitatiekosten gemaakt door directies

Deze moeten binnen de eigen directiebe-groting worden gevonden.

Dekking van de investeringskosten en a-structurele kosten Indien we deze spelregels toepassen dat ontstaat de volgende verdeling ten aanzien van de in-vesteringskosten en a-structurele kosten:

Jaar CNS DGG DIW DSB Dir i-net sb-ict sb-ab Eindtotaal

2007 30 125 85 125 220 585

2008 25 37 55 110 120 145 50 552

2009 25 85 215 100 100 525

2010 15 15

Tabel 3: overzicht a-structurele kosten per dir en alg budgetten

(zie Bijlage 10a: Kostenraming per directie)

44

(Contractueel en additioneel) onderhoud, systeem-, applicatiebeheer en -ontwikkeling 45

De kosten worden gemaakt binnen het SB maar de voordelen (baten) van b.v. betalen via internet, effici-

ency dienstverlening (m.n. voortgangsinformatie), verbetering vindbaarheid (digitale) informatie/dossiers,

etc. zijn immers binnen de directies terug te vinden.


49

Bij deze tabel moeten een aantal opmerkingen worden gemaakt:

deze investeringskosten en a-structurele kosten zijn onvermijdelijk in het licht van de prioritei-ten die zijn gesteld. Deze prioriteiten worden bepaald door het tijdig voldoen aan weten re-gelgeving en aan college en raadsbesluiten. Daarbij wordt aangesloten bij de huidige inzichten van deze verplichtingen uit weten regelgeving. Actualisaties in deze inzichten en verplichtin-gen worden binnen de stuurgroep besproken en meegenomen

in de tabel zijn niet opgenomen de kosten die behoren bij de PM-posten van de prioritaire projecten en (deel) producten. Deze PM posten kunnen op dit moment niet worden ingevuld, gegeven de stand van de planvorming.

De vervolgvraag is: zijn op de aangegeven plekken ook voldoende dekkingsbronnen voor 2007 aanwezig. Ad. CNS: Voor de financiering van het onderzoek naar de inrichting van de I-kolom (pm) en de kosten voor het project “Decentrale regelgeving op internet” in 2007 worden in de begroting CNS opgevangen. Ad. DGG: Voor de PM-post t.b.v. Vraaggeleiding (Horeca 2007-1) (Bedrijvenloket) zijn binnen DGG begroting voldoende middelen aanwezig. De PM-post omgevingsvergunningen is nog niet volledig bepaald, maar wordt separaat gemeld in de PPN. De kosten voor de inrichting van de projectdossiers (DIVA) (2 * € 25.000) is beschikbaar binnen DGG. Ad. DIW: Dekking is aanwezig voor het IGU-traject. De middelen voor het realiseren van koppe-lingen met de basisregsitratie Personen (directiedeel DDS4ALL) zijn nog niet specifiek geallo-ceerd. Voor de dekking van de kosten voor de (digitale) invoering van WMO zijn voldoende mid-delen binnen DIW beschikbaar. Ad. DSB: De koppeling met de basisregistraties Adressen en Gebouwen en Kadaster (2008) is binnen SB-IB/Geo aanwezig (€ 67.000). Ad. Dir: Het betreft hier de kosten voor de Diva uitrol. Het DT heeft in 2005 besloten dat, na de basisinrichting van DIVA, iedere proceseigenaar die beDOBd wordt, zelf dient te zorgen voor de financiering. Alleen generieke DIVA-voorzieningen (m.n. centrale hardware) worden centraal gefi-nancierd. Voor 2007 is dit, na de pilot en in-productie-name Bezwaar en Beroep (DGG) vooral WMO-dossiers (DIW) (middelen beschikbaar) en waarschijnlijk aanvang met cliëntendossiers (DIW) en enkele omgevingsvergunningen (DGG), De middelen zijn hiervoor beschikbaar binnen de directies of ze worden separaat gemeld middels PPN. Ad. I-net: voor 2007 en 2008 zijn de hier genoemde middelen beschikbaar en gereserveerd. Ad. SB-ICT: In het investeringsplan voor ICT-beheer 2007 (SB-ICT) is voor 2007 minimaal € 100.000 beschikbaar. Na het zomerreces wordt op basis van de realisaties binnen ICT-beheer, de fase 1-2 I-plan projecten en I-net gekeken of een herprioritering voor 2007 noodzakelijk is. Ad. SB-AB: De middelen t.b.v. de (lopende) NFIS zijn aanwezig (afronding project). Voor 2008 en 2009 betreft het de voorziening voor de vervanging van Beaufort. In het meerjaren investe-ringsschema is daar € 90.000 voor geraamd. Er is nu een schatting van € 150.000, uitgaande van vervanging in 2010. Er wordt in 2007 onderzocht of vervanging noodzakelijk is en worden even-tueel de aanvullende middelen alsnog in het meerjaren investeringsschema opgenomen. Conclusie:

Het grootste deel van de minimaal noodzakelijke a structurele kosten voor de komende jaren (€1.677.000) is beschikbaar. Indien alles geheel volgens planning wordt gereali-seerd is er onzekerheid over ong. € 75.000. (Stroomlijnen basisregistratie Personen). Daarom wordt door Concern-I in de Perspectiefnota voor 2008 € 75.000 gevraagd. Met deze beleidsinvestering kan het Informatiebeleid en daarmee het realiseren van de Ge-meentelijke Informatiearchitectuur soepel vorm krijgen.

Dekking van structurele kosten Indien alles geheel volgens de planning verloopt, zullen de exploitatiekosten oplopen tot €400.000 per jaar. Deze kosten worden voornamelijk bij het Servicebedrijf gerealiseerd (voor systeem- en applicatiebeheer en onderhoud hard- en software). 90% van deze kosten is voor generieke pro-


50

ducten. Op basis de versleuteling van de facilitaire kosten voor standaardproducten (DT-besluit 2005) komt dit neer op de volgende kosten per directie:

BRW CNS BS DGG DIW DSB DWS

8% 4% 3% 17% 43% 21% 5%

2007 min 65.000 5.230 2.507 2.005 11.087 27.644 13.538 2.989

2007 max 135.000 10.862 5.208 4.165 23.028 57.414 28.117 6.207

2008 330.000 26.552 12.730 10.181 56.290 140.345 68.731 15.172

2009 400.000 32.184 15.430 12.340 68.230 170.115 83.310 18.391

Tabel 4: Raming ontwikkeling exploitatiekosten SB

Deze bedragen zijn additioneel en zullen ingepast moeten worden binnen de directiebegrotingen. Ook deze bedragen zijn ramingen. Zeker is wel dat de kosten bij het Servicebedrijf voor 2007 minimaal met € 65.000 zullen stijgen. De exacte ontwikkeling van deze kosten voor de komen-de jaren wordt per project bepaald en is dus mede afhankelijk van de voortgang van de imple-mentatie van de Gemeentelijke Informatiearchitectuur.

10.3 De personele dekking voor fase 1 en 2

Het Servicebedrijf is op de eerste plaats de kritische factor als het gaat over de personele capaci-teit voor het bemensen van de projecten fase 1 en 2. De afdelingsplannen en de daarbij behoren-de taakplannen van de individuele medewerkers van m.n. Informatiebeheer zijn reeds op de hier beschreven planning gebaseerd en afgestemd. Kritisch is de capaciteit voor projectmanagement, maar daarvoor zijn bedragen begroot binnen het financiële ramingen t.b.v. inhuur. Het uitvoeren van projecten vraagt echter ook veel capaciteit (uren) van mensen en m.n. van de betreffende organisatie/afdelingen. Deze kritische succesfactor blijkt keer op keer weer een grote bottleneck te zijn. M.n. de inbreng van de inhoudelijke (proces)kennis vraagt veel capaciteit van de afdelingen zelf. Een afdeling die “digitaal gaat werken” moet rekening houden met een extra inzet (of pro-ductieverlies) van minimaal 7,5% !

10.4 Risico paragraaf

In de uitvoering van dit informatieplan zitten uiteraard nog veel onzekerheden. Onzekerheden die lang niet altijd door ons zijn te beïnvloeden. We komen de komende jaren nog veel momenten tegen waar we aanvullende keuzen moeten maken en waarmee we wellicht ook onze einddoelen en ambities enigszins moeten bijstellen. Enkel daarvan zijn hieronder genoemd

Hoewel de geplande noodzakelijke personele (ontwikkel)capaciteit binnen het SB voor de fase 1 en 2 projecten beschikbaar is

46, is er nauwelijks ruimte voor “inschieters” in 2007

Projectleiding/-management vanuit het SB is een kritisch factor.

Intern moeten de risico‟s vooral gezocht worden in enerzijds onderschatting en ongeduld, an-derzijds in een onbalans in technologie, organisatie, inspiratie en cultuur. (m.n. uitrol DIVA)

Financieel: de operationele afstemming van de (meerjaren) financiële voorzieningen binnen de directies voor hun “eigen” ICT-ontwikkelingen.

Externe risico‟s zijn vooral het tempo van de invoering van weten regelgeving rondom om De Andere Overheid.

46

Zie individuele taakplannen.


51

10.5 En wat levert het ons nu op?????

Genot, gewin en/of gemak? In ieder geval een betere dienstverlening voor onze burgers en een betere (en meetbare) efficiëntere bedrijfsvoering met transparante werkprocessen, een verbete-ring van de bestuurlijke informatievoorziening (verantwoording) én een constructieve bijdrage aan het realiseren van “de Andere Overheid”. Dat mag wat kosten, maar het moet intern ook (financieel) wat opleveren.

De significante vermindering van zoektijd naar informatie (digitale zaakdossiers).

De meest gestelde klantvraag “hoe staat het ermee?” kosten veel minder “ambtelijke” tijd, via internet/DigiD kan het antwoord worden gevonden.

Zicht-op-zaken betekent intern dat wij weten welke zaken lopen, dan wel gelopen hebben omtrent een bepaald onderwerp, persoon en/of object en m.n. de afloop ervan. Naast kwali-teitsverbetering voorkomt dit fouten en dus minder tijd voor herstelacties en klachtenprocedu-res.

Kennis beheren en delen

Effectievere handhaving en verantwoording

Halvering van de kosten (en tijd) voor het fysiek transport van informatie

Digitale dienstverlening zal mogelijk ook de “omvang” van onze Stadswinkel doen afnemen. Ook hier geldt: De kosten gaan voor de baten, maar als we het goed doen dan levert het zelf geld op……..

Bijlage 1: Het strategiedocument

52


Dit document bevat de strategische bouwstenen voor het realiseren van de dienstverlenende (elektronische) stad binnen “De Andere Overheid”. Door deze bouwstenen zo nadrukkelijk te formuleren, rekening houdend met de eigen Nijmeegse situatie ontstaat een strategiedocument met beleidsuitspraken die richtinggevend en kaderstel-lend worden voor de gehele gemeentelijke organisatie en met name de ontwikkelprojecten voor de gemeentelijke informatiehuishouding Voor het op een verantwoorde en beheersbare wijze realiseren van de (elektronische) dienstver-lenende stad wordt door het bestuur en het gemeentelijk management dit document met strategi-sche uitgangspunten (her)bevestigd, uitgedragen en gehanteerd. A. DE GEMEENTE ALS DIENSTVERLENENDE ORGANISATIE NAAR HAAR OMGEVING A1. Landelijk en Europees beleid Richtinggevend voor het realiseren van onze dienstverlenende (elektronische) Gemeente zijn:

a. het landelijke en Europese beleid voor de elektronische Overheid; b. het landelijke beleid voor het ICT-deel van De Andere Overheid; c. bestaande en aangekondigde weten regelgeving terzake; d. de landelijke voorzieningen, als onderdelen van het in ontwikkeling zijnde landelijke

stelsel voor de elektronische Andere Overheid, waarop onze gemeente kan en deels - op basis van wetgeving - zal moeten aansluiten;

e. ons streven naar een effectieve en efficiënte uitvoering van onze taken. f. maatschappelijke ontwikkelingen; g. de BurgerServiceCode waarin op landelijk niveau de wensen van burgers zijn vastge-

legd. A2. Integrale en betrouwbare overheid

a. Onze gemeente organiseert zich als een onderdeel van een integraal opererende en als eenheid optredende overheid, die in haar handelen naar burgers, bedrijven en maat-schappelijke instellingen consistent en betrouwbaar is.

b. Onze gemeente gebruikt gegevens die accuraat, actueel en volgens wettelijke normen beveiligd zijn en deelt die gegevens met andere overheidsorganisaties.

A3. Dienstverlening

a. Onze gemeente verleent haar diensten aan burgers, bedrijven en maatschappelijke in-stellingen via internet (elektronisch loket) en stimuleert het gebruik van dit kanaal.

b. Daarnaast blijven de bestaande kanalen zoals papieren post, telefoon en balie beschik-baar, zodat burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen in beginsel gebruik kun-nen maken van het kanaal van hun keuze.

c. Onze elektronische dienstverlening is 7 x 24 uur per week beschikbaar. d. Onze gemeente geeft een helder, vindbaar beeld van de diensten (producten) die bur-

gers, bedrijven en maatschappelijke instellingen van hen kunnen afnemen. Daartoe is het elektronische loket van onze gemeente benaderbaar via landelijke ingangen zoals de website www.overheid.nl (één loket-gedachte, 'no wrong door').

e. Omgekeerd kan ons elektronische loket de bezoekers doorverbinden naar zo'n landelij-ke ingang als de website www.overheid.nl.

f. Onze dienstverlening is ook toegankelijk voor mensen met een handicap (zie de richtlij-nen voor de toegankelijkheid van websites plus het bijbehorende waarmerk op de web-site van de Stichting Waarmerk Drempelvrij www.drempelvrij.nl);


53

g. Burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen beschikken over één identiteit die bruikbaar is voor alle contacten met organisaties in het publieke domein en die afhanke-lijk van de soort dienstverlening ook nodig is en gevraagd moet worden. Dit ongeacht de keuze voor een kanaal. Een en ander komt neer op één administratieve identiteit (één identificatienummer plus een (ook digitaal toepasbaar) identiteitsbewijs).

h. Onze gemeente biedt haar diensten (producten) bij voorkeur aan in voor de klant logi-sche bundels per (soort) gebeurtenis aan de kant van de klant (geboorte, huwelijk, star-ten bedrijf) en werken daartoe samen met andere organisaties in het publieke domein (one-stop-shopping).

i. Waar mogelijk attendeert onze gemeente burgers, bedrijven en maatschappelijke instel-lingen op voor hen relevante dienstverlening (proactieve dienstverlening). Daarbij ver-strekken zij begrijpelijke informatie, bij voorkeur geïndividualiseerd, over rechten, plich-ten en mogelijkheden. Dat biedt burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen de ruimte voor eigen regie op en verantwoordelijkheid voor de feitelijke afname van dien-sten (zelfwerkzaamheid).

j. Onze gemeente positioneert uit te voeren controles bij voorkeur in het intakegedeelte van de gemeentelijke dienstverleningsprocessen zodat noodzakelijke correcties direct kunnen plaatsvinden en de resulterende dienstverlening betrouwbaar, vlot en klant-vriendelijk is.

k. Onze gemeente geeft aan op welke momenten welke stadia in het dienstverleningspro-ces doorlopen dienen te zijn en streeft daarbij naar zo kort mogelijke doorlooptijden.

l. Onze gemeente geeft burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen inzicht in de status van voor hen lopende dienstverleningsprocessen.

m. Onze gemeente kent een transparante en toegankelijke klachten- en bezwarenprocedu-re.

n. Onze gemeente legt naar burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen periodiek verantwoording af over de kwaliteit van de gerealiseerde dienstverlening.

o. Onze gemeente baseert de vorm en inhoud van haar dienstverlening mede op de wen-sen van de Nederlandse burger zoals vastgelegd in de BurgerServiceCode en nader zijn gespecificeerd in het Nijmeegse Klanthandvest en Servicenormen.

p. De beveiliging van de toegang tot onze dienstverlening en informatie (oftewel het voor-komen van ongeautoriseerd gebruik daarvan) is in overeenstemming met de aard en het doel van die dienstverlening en informatie (gebaseerd op bepalingen in de Wet elek-tronisch bestuurlijk verkeer).

A4. Administratieve lastenverlichting en verlaging regellast

a. Onze gemeente streeft naar zo laag mogelijke administratieve lasten en een zo laag mogelijke regellast voor burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen.

b. Onze gemeente vraagt burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties niet om ge-gevens die bij de overheid reeds bekend zijn.

In de praktijk betekent dat dat geen geen gegevens worden gevraagd die reeds beschikbaar zijn in 1) onze gemeentelijke organisatie, 2) landelijke basisregistra-ties en 3) de sectorale ketens waarbinnen we samenwerken.

c. Onze gemeente vraagt burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties slechts om gegevens die in overeenstemming zijn met de aard, de inhoud en het doel van de dienstverlening of de handhaving waarvoor ze zijn bedoeld (doelbinding).

d. Onze gemeente zorgt voor regelgeving die eenvoudig is, in omvang beperkt, onderling consistent en goed controleerbaar en handhaafbaar.


54

A5. Burgerparticipatie Onze gemeente zet de mogelijkheden van ICT in om de betrokkenheid van burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen bij de gemeentelijke beleidsvorming en beleidsuitvoering te vergro-ten. Daartoe zal onze gemeente:

individuele en georganiseerde burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen zodanig informeren dat zij hierin een eigen verantwoordelijkheid kunnen nemen;

zorgen voor (onder andere) elektronische oplossingen voor nieuwe vormen van interactieve beleidsvorming.

A6. Transparantie Onze gemeente maakt zich transparant voor burgers, bedrijven, maatschappelijke instellingen en mede-overheden en vult dat als volgt in.

a. Onze gemeente maakt zichtbaar wat zij doet, wat zij wanneer kan leveren, wat haar werkwijze is en welke prestaties (inclusief dienstverlening) zij aan haar omgeving levert.

b. Onze gemeenten maakt zichtbaar welke algemene - niet aan personen en organisaties gebonden gegevens zij heeft en ontsluit deze gegevens als algemene overheidsinfor-matie.

c. Onze gemeente maakt voor burgers, bedrijven, maatschappelijke instellingen en mede-overheden zichtbaar welke persoons- en organisatiegebonden gegevens zij over hen heeft, ontsluit deze klantgebonden gegevens naar hen toe en geeft hen de regie over de eigen gegevens, maakt zichtbaar wat zij met deze gegevens doet en welke gege-vens zij wanneer met welke andere partijen uitwisselt; maar beveiligt deze gegevens te-gen inzage en gebruik door anderen.

d. Onze gemeente biedt haar klanten gepersonaliseerde status- en voortgangsinformatie over de afhandeling van aanvragen, klachten en beroepen.

e. Onze gemeente legt actief verantwoording af naar haar omgeving over haar handelen, de ingezette middelen en de daarmee bereikte resultaten.

B. DE GEMEENTE INTERN EN ALS SAMENWERKENDE PARTIJ BINNEN DE OVERHEID B1. Beleidsvoering Onze gemeente streeft naar het effectief aanpakken van maatschappelijke en bestuurlijke vraag-stukken door een andere vernieuwende manier van werken en een innovatieve inzet daarbij van ICT. B2. Bedrijfsvoering Onze gemeente zorgt voor een efficiënte bedrijfsvoering door haar interne processen te stroomlij-nen en elektronisch te maken. Dit is inclusief het elektronisch afhandelen van binnengekomen elektronische aanvragen. B3. Flexibiliteit, standaardisatie en service-oriëntatie

a. Onze gemeente richt haar dienstverlening, processen, informatievoorziening en techni-sche omgeving flexibel, samenhangend, gestandaardiseerd en toekomstgericht in. Dit opdat integrale en makkelijk koppelbare oplossingen ontstaan die resulteren in een om-geving die makkelijk aanpasbaar is wanneer in- en externe veranderingen daarom vra-gen.

b. Daartoe kiest onze gemeente voor standaardisatie van haar producten, processen en informatiesystemen op basis van:

een service-gerichte inrichting van de gemeentelijke organisatie;


55

modulaire, herbruikbare en makkelijk vervangbare functies en componenten (Le-go-systeem);

gestandaardiseerde koppelingen tussen deze componenten;

landelijke referenties en voorbeeldoplossingen;

open en leveranciersonafhankelijke standaarden van onafhankelijke wereldwijde commissies (zoals de W3C-cie voor Internet-standaarden).

B4. Ketensamenwerking Onze gemeente werkt - ten behoeve van integrale dienstverlening en een integrale uitvoering van overheidstaken – actief samen met partnerorganisaties in en tussen sectorale ketens. In dat ka-der streeft zij naar gezamenlijke oplossingen voor het uitwisselen en delen van gegevens met ketenpartners en het daartoe koppelen van systemen.

B5. Beheer

a. Het functioneel beheer van oplossingen (systemen) bestaat uit het namens de gebrui-kersorganisatie beheren en bewaken van de functionaliteit van die oplossingen opdat deze functionaliteit in overeenstemming is en blijft met de behoefte van de bedrijfsom-geving.

b. Alle oplossingen, inclusief gegevens en gegevensbestanden, hebben een eigenaar op managementniveau die verantwoordelijk is voor het functioneel beheer van die oplos-singen.

c. Oplossingen zijn goed onderhoudbaar, de kosten voor beheer, onderhoud en vervan-ging zijn zichtbaar in meerjarenbegrotingen en noodzakelijke vervanging wordt opge-nomen in een levenscyclusplanning (life cycle management).

B6. Veranderproces De aanpak van onze gemeente voor het realiseren van de (elektronische) dienstverlenende stad binnen De Andere Overheid en het ICT-deel van de Andere Overheid is gebaseerd op de volgen-de punten.

a. Het bestuur van onze gemeente stuurt het transformatietraject aan en werkt daarbij sa-men met de ambtelijke top.

b. Onze gemeente kiest voor een gefaseerde aanpak die op hoofdlijnen de volgende on-derdelen bevat:

stel in een oriënterende verkenning vast welke in- en externe ontwikkelingen rele-vant zijn voor de eigen organisatie;

ontwikkel een visie op het thema, formuleer de eigen ambities, vertaal deze naar concrete haalbare resultaten, bepaal de daarvoor te volgen aanpak, stel een glo-bale fasering en planning op, betrek bij dit alles de betrokkenen en leg het resul-taat vast in een (meerjarig) strategisch informatieplan;

sluit waar mogelijk aan bij actuele problemen in de beleidsvoering (maatschappe-lijke thema‟s,bestuurlijke problemen) en de bedrijfsvoering;

laat het strategisch informatieplan uitwerken tot een Plan van Aanpak voor een programma of project, start de uitvoering en ga vanuit de top sturen op voortgang en resultaten;

evalueer en herijk periodiek de ambities, geplande resultaten en aanpak en stel deze zonodig bij.

c. Onze gemeente kiest voor een gefaseerde aanpak op basis van een meerjarenplanning en een samenhangende set van oplossingen en neemt in samenhang de bijbehorende investeringsbeslissingen. Daarbij wordt gestreefd naar een toekomstvaste omgeving met ruimte voor groei (toenemende elektronische dienstverlening en in- en externe inte-gratie).

d. Onze gemeente gaat ervan uit dat het realiseren van de eigen (elektronische) “Dienst-verlenende Stad” vraagt om een complex veranderproces dat eisen stelt aan het veran-


56

dervermogen van de gemeentelijke organisatie en meer specifiek aan de leiding en de personele bezetting.

e. Onze gemeente gaat ervan uit dat het realiseren van de eigen (elektronische) “Dienst-verlenende Stad” belangrijke gevolgen zal hebben voor de gemeentelijke organisatie (waaronder medewerkers en processen), klanten en partnerorganisaties.

f. Onze gemeente gaat ervan uit dat - voor het creëren van draagvlak - het gezamenlijke proces van nadenken over aanpak en oplossingen net zo belangrijk is als het uiteinde-lijke resultaat.

g. Onze gemeente kiest bij het zoeken en realiseren van oplossingen voor samenwerking in het publieke domein en vult dat concreet in door:

kennis en ervaring actief met andere overheidsorganisaties te delen;

de eigen oplossingen actief te publiceren;

de elektronische diensten die de gemeente voor andere overheidsorganisaties beschikbaar heeft, zoals onder andere het leveren of kunnen leveren van gege-vens, actief te publiceren;

praktijkvoorbeelden, referentieprojecten, referenties en standaard oplossingen te volgen en te hergebruiken;

zoveel mogelijk te kiezen voor oplossingen die door of samen met andere over-heidsorganisaties zijn ontwikkeld;


te streven naar gezamenlijke oplossingen waaronder zonodig ook gezamenlijke beheercentra (Shared Service Centers);

aan te sluiten op landelijke infrastructuur en landelijke voorzieningen. h. Onze gemeente accepteert een rolverdeling waarbij de landelijke overheid verantwoor-

delijk is voor de overheidsbrede infrastructuur, onze organisatie voor de eigen lokale implementatie en beide partijen voor een effectieve samenwerking en interactie.

i. Onze gemeente streeft naar een passende balans tussen: - snelle resultaten (quick wins) en lange termijn investeringen voor integrale en duurzame oplossingen; - oplos-singen aan de voorkant (het elektronische loket) en oplossingen aan de achterkant (de afhandeling binnen de eigen organisatie en de integratie met andere organisaties in het publieke domein).

j. Bij gelijke geschiktheid van ICT-oplossingen kiest onze gemeente voor oplossingen die gebaseerd zijn op open source-software.

k. Onze gemeente kiest voor 'bouwen (van de elektronische “Dienstverlenende Stad” bin-nen “De Andere Overheid”) onder architectuur.' Dit als middel om de aan de orde zijnde complexiteit beheersbaar te maken en te komen tot samenhang in zowel de noodzake-lijke investeringen als de daartoe te nemen beslissingen.

l. Onze gemeente besteedt bij het elektronisch maken van haar organisatie nadrukkelijke aandacht aan juridische aspecten waaronder bestaande wetgeving (Wet elektronisch bestuurlijk verkeer, de Wet elektronische handtekeningen, Wet Bescherming Persoons-gegevens, Archiefwet) en aangekondigde wetgeving (voor onder andere de geplande landelijke basisregistraties en het BurgerServiceNummer (BSN)).

m. Alle ELO-onderdelen en -oplossingen (kanalen, producten, processen, gegevens, in-formatiesystemen en techniek) hebben of krijgen een eigenaar op managementniveau.

n. Onze gemeente zorgt ervoor dat 'de winkel tijdens de verbouwing open blijft'.

Bijlage 2: Toelichting aanstaande weten regelgeving

57

Bijlage 2: Toelichting aanstaande weten regelgeving

Basisregistratie Personen (mGBA) In 2001 heeft de commissie-Snellen een advies over de modernisering van de GBA (GBA-wet) uitgebracht. Zij ziet de toekomstige GBA als spil van de identiteitsinfrastructuur. Beoogd wordt een snellere informatie-uitwisseling tussen de gemeentelijke basisadministratie persoonsgege-vens en voor GBA-gegevens geautoriseerde organisaties tot stand te brengen. Wet algemene bepalingen BSN De Wet algemene bepalingen BSN regelt de invoering en gebruik van een uniek persoonsnum-mer dat gelijk is aan het sofi-nummer. Het maakt efficiënt en betrouwbaar uitwisselen van per-soonsgegevens mogelijk tussen de burger en overheid en tussen overheidsorganisaties. Het BSN mag alleen gebruikt worden voor de uitwisseling van gegevens als dat wettelijk is toegestaan. Basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) Het wettelijk kader voor deze basisregistratie regelt de grondslagen waarop alle gemeenten een hoogwaardige (basis)registratie van gegevens over gebouwen en adressen moeten gaan bijhou-den als registerhouder. Het doel is de situatie waarin alle overheden als afnemer (intern) gebruik moeten maken van deze basisregistraties voor hun eigen procesregistraties. Het gebruik van gebouwgegevens en adresgegevens gaat plaats vinden binnen een eigen wettelijk kader en houdt rekening met bestaande wetgeving. Wet Maatschappelijke ondersteuning (WMO) De WMO voorziet in de regietaak voor gemeenten op het terrein van welzijn en maatschappelijke ondersteuning. Bovendien moeten de gemeenten invulling geven aan de cliëntondersteuning (informatie- en adviesfunctie). Bij de uitvoering van beide taken zal het gemeentelijk WMO-loket (of zorg-loket) een belangrijke rol spelen. Inzet van ICT is noodzakelijk om dit loket mogelijk te maken en de bedoelde regie ook daadwerkelijk vorm te geven. Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (KPB) De Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken regelt de informatievoor-ziening over publiekrechtelijke beperkingen. Burgers, ondernemers, overheden en andere instan-ties moeten een goed inzicht kunnen hebben in de beperkingen die gelden voor percelen, ge-bouwen en gebieden (als wijken en stadsdelen). Voorbeelden van publiekrechtelijke beperkingen zijn: aanwijzing tot rijks- of gemeentemonument, aanschrijving tot het treffen van voorzieningen of een onbewoonbaarverklaring. Ook landelijke voorschriften in het kader van milieubeheer of vei-ligheidsbeleid vallen onder de Wkpb. Omgevingsvergunning (VROM) Voor ruimte, wonen en milieu bestaan veel vergunningen, onder andere de bouw-, milieu- en aanlegvergunning met verschillende criteria, procedures en leges. Met wettelijk kader m.b.t. de Omgevingsvergunning regelt VROM één integrale vergunning, met één loket, één bevoegd ge-zag en één handhavende instantie, De invoering van de omgevingsvergunning moet leiden tot:minder administratieve lasten voor bedrijven en burgers, betere dienstverlening door de over-heid aan bedrijven en burgers, kortere procedures, geen tegenstrijdige voorschriften Burgers en bedrijven zijn uiteindelijk in staat via het digitaal omgevingsloket bij gemeenten, pro-vincies en waterschappen informatie te krijgen over de omgevingsvergunning en hier hun aan-vraag elektronisch in te dienen. Internet Publicatie Decentrale regelgeving Het wettelijk kader Decentrale Regelgeving op het Internet is gericht op de publicatie op het In-ternet van de geconsolideerde regelgeving van lokale overheden in onderlinge samenhang. Daar-toe worden alle lokale overheden verplicht hun geconsolideerde regelgeving conform het Internet Publicatie Model op het Internet te publiceren.

Bijlage 3: Toelichting Procesmodel Dienstverlening

58


Dienstverlening Bij de dienstverlening staat de vraag van de burger of het bedrijf centraal. Dit noodzaakt de verta-ling van de vraag van burger en bedrijf aan de vraaggeoriënteerde FrontOffice naar een geschikte vraagstelling voor de vakgericht BackOffice

47.

Bij de verdere uitwerking van het hoofdproces Dienstverlening is daarbij vooral de aandacht uit-gegaan naar het vormgeven van de besturing, ofwel de vertaling van de klantvraag in een afhan-deling van de zaak. De uitwerking richt zich op het zichtbaar maken van de besturing van de uit-voering van primaire processen, zoals b.v. het verlenen van een Bouwvergunning, of het ver-strekken van een uitkering. Uitganspunt is dat alle gemeentelijke producten een bijbehorend (primair) proces hebben, waar-mee het product geleverd wordt. De subprocessen in dit hoofdproces zijn: Kanalen De klant kan zijn vraag via verschillende ingangen stellen. Het proces kanalen verwerkt de verschillende vraagvor-men tot een uniforme klantvraag. Afhankelijk van de speci-fieke eigenschappen van het kanaal worden subprocessen uitgevoerd om de klantvraag te uniformeren. Het eindre-sultaat van het proces is een klantvraag in een uniform formaat, waardoor deze door de overige processen kun-nen worden behandeld

48.

Classificeren klantvraag Na binnenkomst van een geüniformeerde klantvraag wordt beoordeeld of de klantvraag als zaak kan worden vastge-legd. Klantvragen die betrekking hebben op een verzoek om assistentie of informatie worden doorgegeven aan het proces Assisteren en informeren klant. Vragen met een formeel karakter worden doorgegeven aan het proces Registreren zaak. Vragen, die niet geclas-sificeerd kunnen worden, worden door het proces Assisteren en informeren klant afgehandeld. Assisteren en informeren klant Het proces assisteren en informeren klant helpt de klant bij het beantwoorden van zijn/haar vraag. Hiertoe staan verschillende hulpmiddelen ten dienste, zoals zoekfunctionaliteit, een productenca-talogus, een geleide zoekprocedure (vraagtrechter) etc. Registreren zaak Indien de vraag is geclassificeerd als een verzoek om afhandeling van een zaak, wordt hiertoe een Zaak geregistreerd. Dit registratieproces houdt in, dat wordt beoordeeld of er voldoende informatie voorhanden is om de Zaak in behandeling te nemen. Tevens wordt een initiële toewijzing van een Zaaktype uitgevoerd d.m.v. de Zaaktype catalogus. Vervol-gens wordt de geregistreerde Zaak in beheer genomen door het proces Beheren Zaak. Beheren zaak Het proces Beheren Zaak is primair verantwoordelijk voor het sturen en bewaken van de uitvoeren van de Zaak. Hiertoe worden alle relevante Zaken regelmatig beoordeeld op ge-schiktheid voor het uitvoeren van een processtap in de totale Zaakafhandeling. Zaken, die zich hiervoor classificeren worden actief gemaakt en doorgestuurd naar Behandelen zaak.

47

Het omvormen en bewaken van deze vertaalslag is het werkterrein van de MidOffice. 48

Dit principe is binnen Gemeente Nijmegen is 1997 al als gemeentelijk kader geformuleerd bij de invoe-

ring van Berichtenverkeer (visueel weergegeven met de omgekeerde paraplu)

Figuur 12 Visie Berichtenverkeer 1997


59

Behandelen Zaak is verantwoordelijk voor de terugmelding van statusinformatie aan Behe-ren Zaak. Beheren Zaak kan deze statusinformatie beschikbaar maken aan de klant (via het proces Kanalen) en aan de interne organisatie (Behandelen Zaak). Behandelen zaak In Behandelen Zaak worden Primaire Processen (of deelprocessen daarvan) afgehan-deld..Tijdens en na de afhandeling wordt statusinformatie teruggegeven aan Beheren Zaak.

Bijlage 4: Architectuurschets Basisregistraties

60

Bijlage 4: Architectuurschets Basisregistraties

BRG (Gebouwen) BRA (Adressen) BRT (Topografie)

BRK (Percelen)

Woon-

plaats

Nummer-

aanduiding

Openbare

ruimte

Geo-

objecten

Onroerende-

zaak

Recht

Persoon

Recht-

hebber

GBA (Personen)

Personen

Woon-

Adres

(locatie)

woont op

NHR (Bedrijven)

Rechts

persoon

Instelling

Onder-

neming

VestigingVestiging-

locatie

Eigenaar

Bestuurder)

vanmet

Activiteiten

op

in

bijPand

LigplaatsStand-

plaats

Verblijfs-

object

Aanduiding

INA

met in

BSN

heeft

op

Aanduiding

INA

met

BSN

AON

FIN

FIN

BRG (Gebouwen) BRA (Adressen) BRT (Topografie)

BRK (Percelen)

Woon-

plaats

Nummer-

aanduiding

Openbare

ruimte

Geo-

objecten

Onroerende-

zaak

Recht

Persoon

Recht-

hebber

GBA (Personen)

Personen

Woon-

Adres

(locatie)

woont op

NHR (Bedrijven)

Rechts

persoon

Instelling

Onder-

neming

VestigingVestiging-

locatie

Eigenaar

Bestuurder)

vanmet

Activiteiten

op

in

bijPand

LigplaatsStand-

plaats

Verblijfs-

object

Aanduiding

INA

met in

BSN

heeft

op

Aanduiding

INA

met

BSN

AON

FIN

FIN

Figuur 13 Globale architectuur basisregistraties

Toelichting op de in Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. gebruikte afkortingen:

BSN Burgerservicenummer FIN Fiscaalnummer (KvK-nr) AON Adresseerbaar Objectnummer INA Identificatiecodenummer Aanduiding GBA Gemeentelijke Basisadministratie (Personen) NHR Nieuw Handelsregister (= BBR Basisbedrijvenregister) BRK Basisregistratie Kadaster BGR Basis Gebouwenregistratie BRA Basisregistratie Adressen BRT Basisregistratie Topografie

Bijlage 5: Toelichting projecten

61


FrontOffice E-formulieren Het ontwikkelen en implementeren van actieve internet formulieren, of beter invulschermen. Een burger/klant die bij ons bekend is (via DigiD) hoeft geen bekende gegevens meer in te vullen bij het online aanvragen van producten, of anderszins via internet contact neemt met GN. Vraagbegeleiding Middels een interactief vraag- en antwoordafhankelijke dialoog worden de juiste en slechts nood-zakelijke gegevens van een klant gevraagd om de juiste interne procedures op te starten. Verificatie unieke identiteit Het onderscheid tussen algemene/openbare en /is belangrijk. Algemene informatie/is voor ieder-een raadpleegbaar. Gepersonificeerde informatie daarentegen vraagt om een authenticatie van de burger. Het betreft hier persoonsgebonden, vaak privacy gevoelige informatie. Een voor en door overheidsinstanties ontwikkelde authenticatie faciliteit DigiD zal in 2006 binnen Gemeente Nijmegen geïmplementeerd worden. Klant(profiel)registratie De mogelijkheid dat alle relevante informatie over de klant online kunnen worden vastgelegd Bij-voorbeeld de persoonlijke gegevens van de klant en eventueel zijn specifieke informatiebehoefte. Andere benaming hiervoor is klantprofiel. Democratische basisinformatie en besluiten Gegevensverzameling waarin voor burgers relevante, openbare informatie aangaande de ge-meente is opgenomen. Voorbeelden hiervan zijn raadsbesluiten, nieuwsberichten, openingstijden, informatie over openbare ruimte, GIS informatie t.b.v. burgers. Zaakzoeker De zaakzoeker biedt de mogelijkheid om na inloggen m.b.v. DigiD, online (voortgang)informatie m.b.t. door hem/haar geïnitieerde zaken binnen het zakenregister te zoeken. (De zaakzoeker is ook intern beschikbaar.)

MidOffice Datawarehouse (DWH) Een datawarehouse ordent en bewaart data die nodig is voor ondersteunende informatie en ana-lyse over een langere tijdsperiode. Een datawarehouse is een onderwerp gericht, geintegreerde, niet vluchtige verzameling data voor het ondersteunen van management beslissingen. Operational datastore (ODS) Bij een operationele datastore worden actuele data uit verschillende (BackOffice)systemen in één centrale database ondergebracht. Een ODS is onderwerp gericht, vluchtig en bevat gedetailleer-de gegevens over BackOffice processen. BOB: Pollen, interpreteren, verwerken, verzenden, orkestreren. Het systeem dat 7x24 uur controleert of er (Multi-channel) berichten binnen komen, deze opslaat, interpreteert om vervolgens nieuwe berichten te genereren om procedures op te starten of direct applicaties opstart. BOB speelt ook een belangrijke rol bij het vullen van het Zaakregister. Selectie MidOffice suite Gemeente Nijmegen creëert haar MidOffice vooralsnog op basis van reeds beschikbare operatio-nele tools, afgestemd op de huidige eigen (beperkte) behoefte. De ontwikkeling van generieke MidOffice-suites voor de gemeentelijke markt wordt gevolgd. Over ong. 2 a 3 jaar wordt een mi-gratie naar een van de dan beschikbare producten voorzien. BackOffce Beheer-op-Orde In 2003 is bij de vervanging van het financiële systeem bewust gekozen is om géén ERP-systeem

49 te implementeren. Een ERP-systeem past niet binnen een “INK-fase 2 organisatie”.

49

ERP: Enterprise Resource Planning: Integraal middelen systeem (financien, personeel, voorraad, logis-

tiek, contracten, onderhoud, etc.)


62

Een consequentie hiervan is dat koppelingen met andere (sub)administraties additioneel ontwik-keld moeten worden. De prioriteiten van dit cluster worden nu vooral bepaald door de hoogst mogelijke nadruk op afmaken, volhouden en uitvoeren. Het betreft hierbij vooral NFIS: implemen-tatie Workflowmodule (beheersing stroom fin documenten ter accordering en autorisatie) en Co-da-Control (t.b.v. de maandafsluiting), P(en POF)-beheer-op-orde en Loonkosten-/formatiebeheer en de geplande vervanging van het gehele personeelsinformatiesysteem Beaufort, uiterlijk per 2010. 2006 én 2007 zijn nodig om de basissystemen voor de bedrijfsvoering volledig en gemeentebreed gestandaardiseerd in te richten én de bijbehorende beheersprocessen te implementeren. Beheerinstrumenten Als de basisadministratie-informatie goed en betrouwbaar is en ook déze basisregistraties ge-stroomlijnd zijn, worden geïntegreerde beheersinstrumenten voor IRM-ers ontwik-keld/geïmplementeerd (zoals digitale cockpits e.d.). Het streven is om in 2008 een start te maken. Interne communicatie: Intraweb In het onderzoekrapport wordt m.n. ook het belang van intraweb als intern communicatiemiddel benadrukt. Het intraweb van Gemeente Nijmegen is een goede basis en wordt nu vooral gebruikt als “publicatie” middel. Communicatie kent echter twee richtingen. Intraweb kan ook verder groei-en als z.g. groupware, waarbinnen community‟s kunnen gaan bestaan en waarmee peilingen (interne referenda), discussies, etc. naast andere faciliteiten voor “virtuele” samenwerking ge-voerd kunnen worden. Ambitieus, maar anno 2006 nog niet passend bij onze organisatie en dus wordt dit pas echt actief verder ontwikkeld vanaf 2008. T.b.v. de facilitaire dienstverlening dient onderzocht in hoeverre Planon

50 gemeentebreed uitge-

rold kan worden ter verbetering van de commmunicatie met de interne klanten en de facilitaire dienstverlening. Basisregistraties BR-architectuur Van groot belang voor daadwerkelijk effectieve basisregistraties is een gedegen informatiearchi-tectuur. Dit is hét ontwerp van de gemeentelijke (basis)informatiehuishouding, waarin onomstote-lijk wordt vastgelegd welke registratie waarover de waarheid (lees authentieke bron) spreekt. Dit is de basis voro de huidige (én nieuwe) basisregistraties om verder gestroomlijnd te worden. Het gaat hier dus niet om technische koppelingen maar om definities van begrippen, hun betekenis-sen, actualiteit en kwaliteit en gebruik binnen de gemeentelijke processen. Invoering BSN (en BIN) Bij alle persoonregistraties binnen Gemeente Nijmegen wordt het BSN als unieke (zoek)sleutel opgenomen. Het betreft dus de primaire (proces)systemen (bv GWS4ALL, GH4ALL, VG4ALL, Ayuto (BoWo), Kadaster, etc.,etc.) maar ook de bedrijfssystemen als CODA, Beaufort (P&O) en vooral DIVA, etc., etc. Basisregistratie Bedrijven & Instellingen “Nieuw” is de basisregistratie Bedrijven & Instellingen. In de negentiger jaren bestond het NBR

51.

Dit systeem is jaren geleden vervangen door aan te sluiten en gebruik te maken van de registra-ties bij de KvK en de Provincie. Anno 2006 is deze informatie niet meer toereikend. M.n. de intro-ductie van het Bedrijven- & Instellingennummer (BIN) en de implementatie van het relatiebeheer-systeem (2004) voor het Bedrijvenloket vragen om een basisregistratie B&I. Voorgesteld is daar-om om vanuit het Bedrijvenloket (i.s.m. O&I en IM) de basisregistratie B&I op te gaan zetten, (vooralsnog) gebruikmakend van de beschikbare software. Procesmanagement Zaakregister Het Zakenregister is de minimale set van gegevens met definities en technische specificaties die als standaard geldt om: 1. centraal de basiskenmerken van een zaak te kunnen verzamelen (te kunnen opslaan in een

database);

50

Facilitair managementsysteem, geïmplementeerd bij Vastgoed en Servicedesk (SB) 51

Nijmeegs Bedrijven Register later NYMOS (Nijmeegse Maatschappelijke Objecten)


63

2. deze gegevens door middel van berichten uit de voedende systemen van de organisatieon-derdelen te kunnen halen;

3. voor meer detailinformatie over de zaak de systemen van de organisatieonderdelen te kun-nen ontsluiten.

Zaaktypecatalogus Een bibliotheek van alle verschillende zaaktypen die voor de gemeente van toepassing zijn. Het zaaktype bepaalt de wijze van afhandeling van de klantaanvraag. Voor ieder zaaktype zijn be-drijfsregels vastgelegd (in de vorm van een beslisboom) die bepalen op welke wijze de aanvraag binnen het gemeentelijk proces verder moet worden afgehandeld. De zaaktypecatalogus is te beschouwen als een verdere detaillering van de productencatalogus. Kaders procesbeschrijving Eind 2006 zullen de concernkaders geformuleerd zijn m.b.t. de beschrijving van de processen, de (minimaal noodzakelijke informatie, t.b.v. procesmanagement, het zakenregister maar ook de verantwoording achteraf (Archivering). Dit zijn feitelijk de kaders voor het wettelijk verplichte DSP.

Bijlage 6: Objectmodel Zakenregister volgens GFO-zaken

64

Bijlage 6: Objectmodel Zakenregister volgens GFO-zaken

Figuur 14 Objectmodel GFO-zaken

Bijlage 7: Afgeleide principes voor informatie- en applicatiearchitectuur

65


.


66


67

Bijlage 8: Projectenoverzicht

68


Bouwsteen

Project-

code Projecten Wet

teli

jk

Bes

tuu

r

Basi

s vo

orz

ien

ing

Kla

nt-

tevr

eden

hei

d

DV

C

effi

cien

cy

Haalb

aar

INK

3

Sta

tus

Voorw

aard

e vo

or

Pu

bli

eke

Die

nst

verl

. (P

DV

)

Doc.

Info

(D

IVA

)

Archtecturen

AR.. Architecturen i-plan

AR01 Procesarchitectuur x i-plan

AR02 Informatiearchitectuur x i-plan

AR03 Gegevensarchitectuur x i-plan

AR04 Applicatiearchitectuur x

AR05 Systeemarchitectuur x

AR06 Netwerkarchitectuur x

Overig AR07 Beveiligingsarchitectuur 2007 x i-plan

FrontOffice

FO01 Invoering Content Mgt Systeem (CMS) X X loopt PDV

FO02 Productencatalogus X X X in prod PDV

FO03 Algemene Publicaties X X X in prod

FO04 Decentrale regelgeving 2008 X X

FO05 Democratische basisinformatie en besluiten X X X

FO06 Vergunningen op internet 2009 X X loopt

FO07 Bekendmakingen op internet 2008

FO08 Attenderingsservice passief (Procedures Online) X loopt

FO09 Invoering e-formulieren X X loopt PDV

FO10 Vraagbegeleiding Bedrijvenloket: (Horeca 2007-1) X X X

FO11 Invoering DigiD (basis betrouwbaarheid) X X X X loopt PDV

FO12 Invoering verificatie m.b.v. card of sms (midden betrouwbaarheid)

FO13 Invoering eNIK met PKI (hoge betrouwbaarheid)

FO14 Klantregistratie X X X X PDV

FO15 Betalen via internet X X X PDV

FO16 Eigen pagina (PIP) X X

FO17 Attenderingsservice actief (eGem-mail, SMS, brief) X

FO18 Zaakzoeker X X X X PDV

FO19 Één telefoonnummer X X PDV

FO21 Klantbegeleidingsysteem X X X

MidOffice X X

MO01 Datawarehouse (DWH) X X loopt PDV

MO02 Operational Datastore (ODS) X X loopt PDV

MO03 Generieke gegevensextractie module X loopt PDV

MO04 Dataveredeling X loopt PDV

MO05 Opslag en distributie X loopt PDV

MO06 Ophalen Dossiers/documenten X X X PDV

MO07 Ophalen Vastgoedgegevens (adm.& geo) Atlaz X X X loopt

MO08 Ophalen status zaakbehandeling X X X X PDV

MO09 BOB: Pollen, interpreteren, verwerken, verzenden, orkestreren. X in prod PDV

MO10 In- en Extern autorisatiemodel (Object-based) X X

MO11 Audittrail/Logging

MO12 Selectie/implementatie MidOffice suite

BackOffice

BO01 Moderniseren GBA (mGBA) 2008 loopt

BO02 Omgevingsvergunningen 2008

BO03 Exploitatie Maatschappelijke Objecten

BO04 Digitaliseren clientendossiers, WMO-dossiers (Diva/Dob) X

BO05 Digitaliseren afgegeven parkeervergunningen (Diva/Dob) X X

BO29 IGU / Intern berichtenverkeer WOZ X X

BO30 Extern berichtenverkeer WOZ 2010 X X

BO06 Digitaliseren Bestemmingsplannen X

BO07 Klachten meldingen Toezicht via internet X

BO08 Milieumeldingen via internet ism provincie (SAMEN) X

BO09 Melding Gevonden voorwerpen via internet X X X in prod

BO10 Verbeteren dienstverlening Archief

BO11 Prebear X

BO31 Wet Puberr / Kenbaarheid Publieke Beperkingen 2007 x loopt

Adapters

Beheer en

beschikbaarstelling

(openbare) informatie

Web-, Post- en Balie-intake

Dataopslag MidOffice

ETL-module

Registratie en Verificatie

(unieke) identiteit

Digitale kluis

Telefonie

Balie

Berichten

Primaire Processen

Beveiligen

MidOffice suite

Bedrijfsarchitectuur

Informatiearchitectuur

Technische infrastructuur


69

Bouwsteen

Project-

code Projecten Wet

teli

jk

Bes

tuu

r

Basi

s vo

orz

ien

ing

Kla

nt-

tevr

eden

hei

d

DV

C

effi

cien

cy

Haalb

aar

INK

3

Sta

tus

Voorw

aard

e vo

or

Pu

bli

eke

Die

nst

verl

. (P

DV

)

Doc.

Info

(D

IVA

)

BO12 NFIS: Workflow X X afr NFIS

BO17 NFIS: Coda Control X X afr NFIS

BO13 Koppelingen met Coda X

BO14 POF X in prod

BO15 Formatie- & Loonkostenbeheersing X loopt

BO55 Vervanging Beaufort (voorbereiding) X X

BO56 P-formulieren op Intraweb X loopt

BO50 DIVA basisinrichting X X X loopt PDV

BO16 Uitrol DIVA/DOB Documentair informatie systeem X X X X DIVA

BO18 Basis Planon SB X loopt

BO19 Weer@bericht X X loopt

BO20 Digitale cockpit (P&O) X

BO21 Nieuw CMS Intraweb (I-net fase 2) X X X loopt

BO22 Discussie forum X

BO23 Interne (opinie) peilingen/referenda X

BO24 Groupware voor “virtuele” samenwerking X

BO25 In- en Extern autorisatiemodel (Role-based) X

BO26 Audittrail/Logging

BO27 Huisstijl X X

BO28 Aanbesteding Telefonie 2007 X X X

BO40 Gemeentebrde invoering flexibelwerkconcept X

(Basis)registraties

BR01 Invoering Burgerservicenummer (gemeentebreed) 2007 X loopt PDV

BR02 Invoering Bedrijven & Instellingennummer nnb X

BR03 Basisregistratie Personen 2008 X PDV

BR04 Basisregistratie Adressen en Gebouwen 2009 X

BR05 Basisregistratie Bedrijven & Instellingen nnb X loopt

BR06 Basisregistratie Topografie X

BR07 Basisregistratie Kadaster X

BR08 Klantenregister X X X PDV/DIVA

BR09 Zaakregister X X X X PDV/DIVA

BR10 Producten X X DIVA

BR11 Organisatie X X DIVA

BR12 Monumentenregister, e.d.

BR13 Zaakdossier (Diva/Dob) X X X X loopt DIVA

BR14 Projectdossier (Diva/Dob) X loopt

BR15 Kennisbank (Diva/Dob) X loopt

BR16 In- en Extern autorisatiemodel (Object-based) X

BR17 Audittrail/Logging X

Procesmanagement

PM01 Zakenregister X DIVA

PM02 Zaaktype-/Productcatalogus X DIVA

PM03 Koppeling WFM-tools met Zaakregister X DIVA

PM04 Burger/klant dossier X X X loopt

PM05 Kaders digitaal werken X X X gereed DIVA

PM06 DSP-kaders 2005 X loopt DIVA

PM07 Kaders procesbeschrijving X DIVA

PM08 AO/IC Rechtmatigheid loopt

PM09 DSP-beheertool X loopt DIVA

PM10 Procesanalyse bij uitrol DMS/zaakdossiers (Diva/Dob)

PM11 Action Works X

PM12 Corsa-case X DIVA

PM13 Babs X X loopt

PM14 SO2 X

Basisregistraties

(stroomlijnen)

Bedrijfsvoering: Beheer-op-

Orde

Bedrijfsvoering:

Beheerinstrumenten

Interne Communicatie:

Intraweb

Beveiliging

Unieke identificatie

Workflowmanagement

Kantoorautomatisering,

Werkplek en -omgeving

Algemene registraties

Digitale documenten opslag

en beheer

Beveiliging

Zaaksgewijs werken

DSP

Bijlage 9: Organisaties in het overheidsveld Informatievoorziening

70


Organisaties in het overheidsveld Informatievoorziening Overzicht van alle bekende organisaties e.d. die op de een of andere manier betrokken zijn bij de (ontwikkeling van de) informatievoorziening. (Samengesteld mei 2006 en op alfabetische volgorde gerangschikt.) 100.000+IMG - InformatieManagementGroep 100.000+gemeenten (binnenkort nieuwe site) Netwerk voor samenwerking en uitwisseling van kennis en ervaring voor gemeenten met meer dan 100.000 inwoners, vertegenwoordigd door informatiemanagers c.s. in een gemeentelijke (advies/beleids)rol Beraad 100.000+-secretarissen Deel van het VGS die het initiatief genomen hebben dat uiteindelijk heeft geleid tot het “Pact van Pans”. BPR - Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten - (www.bprbzk.nl) Een agentschap onderdeel van BZK die het GBA (Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsge-gevens) beheert BZK - Ministerie van Binnenlandse Zaken - (www.bzk.nl) Ministerie verantwoordelijk voor het gemeentelijke reilen en zeilen en het coordinerende ministe-rie als het gaat om de overheidsorganisatie en -informatievoorziening. Vanuit die rol verantwoor-delijk voor o.a. de stichting ICTU (met o.a. E-Gem), het programma De Andere Overheid, ELO (Electronische Overheid) DigiD - DigitaleIdentiteit - (www.digid.nl) Onderdeel van GBO (GemeenschappelijkeBeheerOrganisatie/ICTU/BZK) voor het promoten, uitgeven en beheren van de digitale identiteitscode DIVOSA - Belangen- en netwerkorg managers inkomen, werk, zorg - (www.divosa.nl) De vereniging ondersteunt leden, bevorderd samenwerking tussen eigen leden en met andere organisaties E-Gem - E-Gemeente of electronische Gemeente - (www.egem.nl) Programma van ICTU voor de ondersteuning van gemeenten voor de verbetering van de be-drijfsprocessen en de dienstverlening door een effectieve en efficiente inzet van ICT. ELO - Electronisch Overheid - (www.elo.nl) Kenniscentrum BZK van alle lopende en afgesloten ontwikkelingen op gebied van de electroni-sche overheid in de vorm van een internetsite (onderdeel van Pact van Pans) FAMO - Federatie Algemene Middelenmanagers Overheid - (www.famo.org) Vereniging van algemene middelenmanagers van o.a. gemeenten gericht op optimale functiever-vulling door informeren nieuwe ontwikkelingen en bevorderen van de onderlinge contacten. Aan-dachtsgebieden financien&control, HRM&organisatie en informatie. GBO - Gemeenschappelijke Beheer Organisatie - (www.gbo.overheid.nl) GBO is een serviceorganisatie in het publieke domein verantwoordelijk voor het beheer en door-ontwikkelen van een aantal overheidbrede ICT voorzieningen. Services nu op gebied van authen-ticatie zoals DigiD en PKI, berichtenverkeer (OTP - OverheidTransactiePoort), ICT veiligheid (GovCert en Waarschuwingsdienst), Overheid Open Standaarden (opvolger van OSOSS) en RINIS (RouteringsINstituut voor (inter)NationaleInformatieStromen)

http://www.bprbzk.nl/

http://www.bzk.nl/

http://www.divosa.nl/

http://www.egem.nl/

http://www.elo.nl/

http://www.famo.org/

http://www.gbo.overheid.nl/


71

GemNet - Gemeenschappelijk Netwerk - (www.gemnet.nl) Zelfstandige organisatie van VNG, IPO, UvW (Unie van Waterschappen) en BNG (BankNeder-landseGemeenten) die netwerken providerdiensten aanbied, applicatiediensten zoals GBA (Ba-sisadministratie Persoonsgegevens), RDW (Rijksdienst voor het Wegverkeer) en NGR (Nieuwe Generatie Reisdocumenten) en informatiediensten in de vorm van portals voor bijvoorbeeld SSC (SharedServiceCenters - www.sharedservicecentersbijdeoverheid.nl) Overheidsaanbestedingen en inkoop (www.ovia.nl) Overheid en Recht (www.jurov.nl) Overheid en Organisatie (www.hrmoverheid.nl) GOVCERT - Computer Emergency Response Team - (www.govcert.nl) Onderdeel van de GBO (Gemeenschappelijke Beheer Organisatie) van BZK voor de ondersteu-ning bij de preventie en afhandeling van ICT-gerelateerde veiligheidsincidenten bij overheidsor-ganisaties. GovUnited - plan voor ontwikkelorganisatie gemeenten Plan voortgekomen uit het Pact van Pans om tot een gemeentelijke (software)ontwikkel organisa-tie te komen in of naast het Egem. (Ontwikkel- en implementatiebedrijf) ICTAL - Programma ICT en Adm Lastenverlichting - (www.ictal.nl) Programma van EZ (Min van Econ.Zaken) voor de verlichting van de administratieve lasten van bedrijven door het ontwikkelen van een generieke ICT infrastructuur waarmee eenmalig gege-vens worden geleverd en meervoudig gebruikt worden binnen de overheid. Projecten zijn: Het Bedrijvenloket (www.bedrijvenloket.nl) , de Overheidstransactiepoort (beheer overgedragen aan GBO), het Bedrijvenregister en de Electronisch Gestandaardiseerde Statistiek uitvraag. ICTU - ICT Uitvoeringsorganisatie - (www.ictu.nl) Stichting onder verantwoordelijkheid van het ministerie van BZK van en voor de overheid met als werkveld de overheidsinformatievoorziening. Zowel beleid als uitvoeringstaken ondergebracht in PROGRAMMA‟s zoals Bedrijvenloket, Burgerservicenummer, e-Formulieren, PIP (Persoonlijke Internet Pagina), Startpakket GBA, Stroomlijning Basisgegevens, GBO.Overheid en natuurlijk e-GEM. InAxis - Commissie Innovatie Openbaar Bestuur - (www.inaxis.nl) InAxis is een onderdeel van BZK en stimuleert organisaties verder te werken aan innovatie. Ze ondersteunt dat dmv subsidies tot max 50% van de projectkosten. Verder worden de resultaten breed onder de aandacht gebracht van het openbaar bestuur. Thema‟s ketens (ketenomkering en vraagsturing), HRM, Burger centraal en Overdracht. IPO - InterProvinciaal Overleg - (www.ipo.nl) Samenwerking van de 12 provincies om de condities waaronder gewerkt wordt te verbeteren en het stimuleren van de vernieuwingsprocessen. Kernfuncties: Belangenbehartingen, platform en vernieuwing. Kenniswijk - project voor breedband en diensten - (www.kenniswijk.nl) Initiatief van DGTP (Dir gen Telecommunicatie en Post) en EZ (min van Economische Zaken) als experimenteeromgeving in de regio Eindhoven waarbij consumenten toegang hebben tot innova-tieve producten en diensten ogv computers, (mobiele) communicatie en internet. Kloosterhoeve – GS van Amsterdam, Den Haag, Dordrecht, Enschede, Leiden, Rotterdam, Zwolle. Mission statement:

Wij, de gemeentesecretarissen van Amsterdam, Den Haag, Dordrecht, Enschede, Lei-den, Rotterdam en Zwolle, informeel verenigd in de zogenaamde „Kloosterhoeve‟, willen vaart maken met het werken aan een klantgerichte gemeente. Dit doen we in lijn en on-derlinge afstemming met „de bestuurlijke agenda gemeentelijke dienstverlening 2015‟

http://www.gemnet.nl/

http://www.sharedservicecentersbijdeoverheid.nl/

http://www.ovia.nl/

http://www.jurov.nl/

http://www.hrmoverheid.nl/

http://www.govcert.nl/

http://www.ictal.nl/

http://www.bedrijvenloket.nl/

http://www.ictu.nl/

http://www.inaxis.nl/

http://www.ipo.nl/

http://www.kenniswijk.nl/


72

(Commissie Jorritsma), „het Actieprogramma Andere Overheid‟, en „het Bestuurlijk Mani-fest e-overheid‟. Ook willen we andere gemeenten inspireren en helpen om mee te doen, door een voorbeeld te stellen, door speelse competities via benchmarks, door ervaringen en expertise te delen en – waar mogelijk – standaarden te zetten

NVVB - NederlandseVerenigingVoorBurgerzaken - (www.nvvb.nl) Vereniging voor ambtenaren burgerzaken voor collectieve belangenbehartiging en individuele advisering op het vakgebied. ON21 - Overheidstelefonie Nederland - (www.on21.nl) Een ICTU programma voor de gezamenlijke verwerving van ICT diensten of middelen voor de overheid en ondersteuning bij het beheer van de afgesloten contracten. OZO - gemeentelijk netwerk voor DocumentManagement Een netwerk van DIV mensen en informatiemanagers voor kennis- en ervaringsuitwisseling op gebied van digitalisering van dossiers en documenten. Pact van Pans - werkgroep gemeentesecretarissen Werkgroep van VGS (Vereniging van Gemeentesecretarissen) onder voorzitterschap van Ralf Pans/vz directieraad VNG voor de bevordering van de elektronische overheid. Deelnemende gemeenten Den Haag, Amsterdam, Arnhem, Groningen, Dordrecht, Haarlem, Emmen, Utrecht en Eindhoven. Initiatiefnemers voor GovUnited, een nieuwe ontwikkelorganisatie voor gemeentelijke informatievoorzieningen. Motto: “Niet langer mopperen op het Rijk, maar neem zelf het heft in handen. PKI - PublicKeyInfrastructure - (www.PKIoverheid.nl) Een ICTU programma die de minister van BZK ondersteunt bij het beheren en het verlenen van gebruikersondersteuning van de infrastructuur die op termijn een betrouwbare electronische iden-titeit biedt. RINIS - RouteringsINstituutvoor(inter)NationaleInformatieStromen - (www.rinis.nl) Een samenwerkingsorganisatie die de aangesloten partijen ondersteunt bij alle aspecten van het uitwisselen van gegevens. XPIN - Expertisebureau voor innovatieve beleidsvorming - (www.xpin.nl) Het werkprogramma XPIN van BZK is per juli 2005 geëindigd, de website blijft tot eind 2006 in de lucht. Actuele ontwikkelingen worden overgenomen op de site www.bestuurskunde.nl VGS - Vereniging van Gemeente Secretarissen - (www.gemeentesecretaris.nl) VDP - Vereniging van Directeuren Publieksdiensten (Patrice van Geffen is daar “lid” van.) VIAG - Vereniging van I&A Coördinatoren Gemeenten (www.viag.nl) Ondersteunen van de leden met concrete producten, kennisuitwisseling en belangenbehartiging - vooral gericht op kleinere gemeenten VIND - Vraaggerichte INteractieve Dienstencatalogus - (www.productencatalogus.nl) Productaanbod van SDU c.s. VNG - Vereniging van Nederlandse Gemeenten (www.vng.nl) Belangenbehartiging gemeenten bij de rijksoverheid, dienstverlening en advies en een platform functie, lid zijn 458 gemeenten Klankbord Informatiebeleid……… (Zie ook www.egem.nl voor de ICT-samenwerkingsverbanden)

http://www.nvvb.nl/

http://www.on21.nl/

http://www.pkioverheid.nl/

http://www.rinis.nl/

http://www.xpin.nl/

http://www.bestuurskunde.nl/

http://www.gemeentesecretaris.nl/

http://www.viag.nl/

http://www.productencatalogus.nl/

http://www.vng.nl/

http://www.egem.nl/

Bijlage 10: Kostenraming ICT-projecten fase 1 en 2

73



74

BR04 Basisregistratie Adressen en Gebouwen

Koppelingen ADR, Gebouwen, kadaster 50 sb 15 nft

Communicatie 3 sb

Overig 2 sb

Add onderhoud sw 9 nft

BO02 Omgevingsvergunningen pm pm dgg

Digitaliseren (zaak)dossiers) (uitrol DIVA) pm pm dgg

Implementatie Workflow (uitrol DIVA) pm pm dgg

BO29 IGU / Intern berichtenverkeer WOZ

Externe Projectleider en adviseurs 50 diw

FO04 Decentrale regelgeving

Verzamelen regelgeving 30 cns

Consolidatie regelgeving voor Internet 50 i-net

FO06 Vergunningen op internet pm pm dgg 10 nft

FO07 Bekendmakingen op internet pm pm I-net 10 nft

FO10 Vraagbegeleiding Bedrijvenloket: (Horeca

2007-1) pm pm dgg

PM03 Koppeling WFM-tools met Zaakregister 15 15 15 I-net

BR14 Projectdossier (Diva/Dob) 25 25 dgg

BR15 Kennisbank (Diva/Dob) 25 25 dir

BO55 Vervanging Beaufort (voorbereiding) 50 100 sb-ab

AR07 Beveiligingsarchitectuur 2007

Af te ronden lopende gemeentelijke projecten

BO50 DIVA basisinrichting 0

BO12 NFIS: Workflow pm sb-ab

BO17 NFIS: Coda Control pm sb-ab

BO21 Nieuw CMS Intraweb (I-net fase 2) pm i-net

BO56 P-formulieren op Intraweb

BO15 Formatie- & Loonkostenbeheersing

BR05 Basisregistratie Bedrijven & Instellingen 15 nft 15

AR.. Architecturen

Overig

IO.. Kwaliteitsinjectie I-functie

Onderzoek I-functie (CNS/SB/Dir) pm

TOTAAL 585 552 525 15 399 65

Bijlage 10a: Kostenraming per directie

75

Bijlage 10a: Kostenraming per directie

pr-code Projectnaam Projectonderdeel I-inv 2007 2008 2009 2010

FO04 Decentrale regelgeving Verzamelen regelgeving cns 30

IO.. Kwaliteitsinjectie I-functie Onderzoek I-functie cns pm

Totaal cns 30 0 0 0

BO02 Omgevingsvergunningen Omgevingsvergunningen (2008) dgg pm pm

BO02 Omgevingsvergunningen Digitaliseren (zaak)dossiers) (uitrol DIVA) dgg

BO02 Omgevingsvergunningen Implementatie Workflow (uitrol DIVA) dgg pm pm

BR14 Projectdossier (Diva/Dob) Projectdossier dgg 25 25

FO06 Vergunningen op internet Vergunningen op internet dgg pm pm

FO10

Vraagbegeleiding Bedrijvenloket: (Horeca

2007-1) Vraaggeleiding (Horeca 2007-1) dgg pm pm

Totaal dgg 0 25 25 0

BO16

Uitrol DIVA/DOB Documentair informatie

systeem Procesanalist (1) dir 60 60 60

BO16


systeem onvoorzien dir 25 25

BR09 Zaakregister Maatwerk koppeling overig dir pm pm

BR15 Kennisbank (Diva/Dob) Kennisbank dir 25 25

Totaal dir 85 110 85 0

BO01 Moderniseren GBA (mGBA) Modernisering GBA diw pm pm

BO04

Digitaliseren clientendossiers, WMO-

dossiers (Diva/Dob) WMO dossiers diw pm pm

BO29 IGU / Intern berichtenverkeer WOZ Externe Projectleider en adviseurs diw 50

BR03 Basisregistratie Personen Koppelingen GWS-, GH-, PIV-,LLA4all diw 75

BR03 Basisregistratie Personen overig diw 10

BR03 Basisregistratie Personen Projectkosten DDS4all diw 25

BR03 Basisregistratie Personen Projectkosten koppelingen x4all diw 12

Totaal diw 125 47 0 0

BO21 Nieuw CMS Intraweb (I-net fase 2) I-net: Vervanging CMS Intraweb i-net pm

BR01

Invoering Burgerservicenummer

(gemeentebreed) projectkosten i-net 30 30

BR01

Invoering Burgerservicenummer

(gemeentebreed) sw aanpassingen i-net 20 20

BR08 Klantenregister Externe ondersteuning i-net 5

BR09 Zaakregister Externe ondersteuning i-net 5

BR09 Zaakregister Communicatie i-net 5

BR09 Zaakregister Maatwerk koppeling Centric i-net 20

FO04 Decentrale regelgeving Consolidatie regelgeving voor Internet i-net 50

FO07 Bekendmakingen op internet Bekendmakingen op internet I-net pm pm

FO09 Invoering e-formulieren Maatwerk e-formulieren i-net 20

FO14 Klantregistratie Maatwerk "Uw gegevens" i-net 5

FO14 Klantregistratie Maatwerk koppelingen i-net 5 5

FO15 Betalen via internet Implementatie i-net 5

FO18 Zaakzoeker Externe ondersteuning i-net 2,5

FO18 Zaakzoeker Communicatie i-net 2,5

MO.. Eenvoudige MidOffice componenten MidOffice suite i-net 200

PM03 Koppeling WFM-tools met Zaakregister Koppeling WFM met Zaakregister I-net 15 15 15

Totaal i-net 125 120 215 15

BR04 Basisregistratie Adressen en Gebouwen Koppelingen ADR, Gebouwen, kadaster sb 50

BR04 Basisregistratie Adressen en Gebouwen Communicatie sb 3

BR04 Basisregistratie Adressen en Gebouwen Overig sb 2

Totaal sb 0 55 0 0

BO12 NFIS: Workflow NFIS: Workflow sb-ab pm

BO17 NFIS: Coda Control NFIS: Coda Control sb-ab pm

BO55 Vervanging Beaufort (voorbereiding) Vervanging Beaufort (voorbereiding) sb-ab 50 100

Totaal sb-ab 0 50 100 0

BO16


systeem scanfaciliteiten sb-ict 30 30

BO16


systeem Fouttelerantie TIS sb-ict 100 100 100

BR03 Basisregistratie Personen Centrale mutatieregistratie software sb-ict 75

MO.. Eenvoudige MidOffice componenten software sb-ict 15 15

Totaal sb-ict 220 145 100 0

Eindtotaal 585 552 525 15

A-structurele kosten (o.a.

Investeringen)

Bijlage 11: Lijst van afkortingen

76


Afkorting Omschrijving

AGO Actieprogramma Gemeentelijke Organisatieontwikkeling

AO/IC Administratieve Organisatie / Interne Controle

AON Adresseerbaar Objectnummer

Babs Bestuurlijke Agendering- en Besluitvormingsysteem

BAG Basisregistratie Adressen en Gebouwen

BGR Basis Gebouwenregistratie (onderdeel BAG)

BO BackOffice

BOB Berichten en Opdrachten Broker (Gegevensmakelaar)

BR (Basis)Registraties

BRA Basisregistratie Adressen (onderdeel BAG)

BRK Basisregistratie Kadaster

BRT Basisregistratie Topografie

BS Bouwstenen

BSN Burgerservicenummer

C&P bur. Changemanagement en Projecten van het Servicebedrijf

CMS Content Management Systeem

DigiD Digitale identificatie

Diva Documentaire Informatie Voortgang en Archivering

DMS Documentair Management Systeem

DOB Documenten Opslag en Beheer

DSP Documentair Structuurplan

e-Formulieren Electronische invulschermen

ELO Stimuleringsprogramma Elektronische Overheid

ETL Extractie Translatie en Laden

FIN Fiscaalnummer (KvK-nr)

FO FrontOffice

GBA Gemeentelijke Basis Administratie (Bevolkingsregister)

GFO Gemeenschappelijk Functioneel Ontwerp

GN Gemeente Nijmegen

HTML Hypertext Markup Language

IB afd. Informatiebeheer van het Servicebedrijf

ICT Informatie en Communicatie Technologie

ICTU ICT/uitvoeringsorgaan

IGU Inter-directionele Gegevens Uitwisseling

INA Identificatiecodenummer Aanduiding

INK Instituut Nederlandse Kwaliteit

KPB (wet) Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen

MA afd. Managementadvies van het Servicebedrijf

mGBA Modernisering GBA

MFP Multifunctionele printers (printen, scannen en kopieren)

MO MidOffice

NHR Nieuw Handelsregister (= BBR Basisbedrijvenregister)

NFIS Nijmeegs Financieelinformatiesysteem

NKCC Nieuw Klantcontactcentrum

OL2000 Overheidsloket 2000

OS Open Standaarden

OSS Open Source Software

OSOSS Open Standaarden en Open Source Software

PAC Project Advies Comité (Project Advisory Committee)

PDA Personal Digital Assistant (Elektronische agenda)

PIP Persoonlijke Internet Pagina

POF Personeel Organisatie en Financiën/Formatie


77

SO2 Systeem voor Opdrachtenopvolging

SOA Service Oriented Architecture

VOE Verantwoordelijke Organisatorische Eenheid

WFM Workflowmanagement

WMO Wet Maatschappelijke Ondersteuning

WOZ Wet Onroerende Zaken

XML eXtensible Markup Language

Bijlage 12: Bronnen

78

Bijlage 12: Bronnen

BZK & VNG (2005) Puzzelen met prioriteiten Capgemini (2006) De Basisregistraties komen eraan! Centric (2006) Centric Melodies Dik Bijl (2005) Service Oriëntatie en ICT Dimpact (2006) Nieuwsbrief Egem (2006) www.egem.nl Egem (2006) www.routeplanneregemeente.nl Egem (2006) Het ABC van de Ander Overheid Egem (2006) Routeplanner e-gemeenten Egem (2006) NORA Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (concept) Egem (2006) Architectuurmodel gemeentelijke e-dienstverlening Project Referentiemodel MidOffice t.b.v. Gemeenten Gemeente Arnhem (2004) Bestek Europese aanbesteding MidOffice en webintakesysteem Gemeente Arnhem (2005) Concernkaders DSP Gemeente Nijmegen (2005) Standaarden & Richtlijnen gebruik Protos Gemeente Nijmegen (2005) “Zo doen wij dat in Nijmegen” (AGO) Gemeente Nijmegen (2006) Beleidsvisie I en O (Onderzoeksrapport) Gemeente Nijmegen (2006) Architect BOB Gemeente Nijmegen (2006) Concernkaders digitaal en hybride werken. Gemeente Nijmegen (2002) Collegeakkoord “Sterke wijken, sociale stad” Gemeente Nijmegen (2006) Coalitieakkoord “Samen sterk” Gemeente Nijmegen (2006) Inzet Open Source Software voor Gemeente Nijmegen Gemeente Nijmegen (2006) De Dienstverlenende stad Gemeente Nijmegen (2006) Vergunningen op Internet: Functioneel ontwerp Gemeente Nijmegen (2006) Presentatie Procedures Online Gemeente Nijmegen (2006) Audit Stadscontrol Informatie-uitwisseling WOZ/B&W/SO Gemeente Nijmegen (2006) Vooronderzoek gemeentelijk zakenregister Gemeente Nijmegen (2006) Servicebedrijf Afdelingsplan Informatie Architectuur Gemeente Zwolle (2005) Samenspel: werken onder architectuur ICTU www.ictu.nl IMG 100.000+ Orde op Zaken, Zaken op Orde: een ontdekkingsreis Programma BSN (2005) Model invoeringsplan BSN Gemeenten VNG (2004) GFO-Zaken: Zaken in zicht VNG (2006) Invoering WMO: Handreiking WMO en ICT

http://www.egem.nl/

http://www.routeplanneregemeente.nl/

strategisch informatieplan gemeente nijmegen 2007-2011 · van de organisatie, de (her-)inrichting...

Documents