Softver za poslovnu inteligenciju na primjeru SYSCO

Uvod

Tvila Dej napušta sastanak uzbuđena, ali i malo nervozna. Njena Grupa za tehnologiju i aplikacije dobila je odobrenje od Direktora SYSCO Savjeta da nastavi sa razvojem softvera za poslovnu inteligenciju (BI). Napor je napravljen u cilju pomoći SYSCO-u, najvećem distributeru hrane u Sjevernoj Americi, kako bi se omogućilo bolje korišćenje informacija generisanih kroz operacije i bolja usluga za klijente. Dejina IT grupa trebala bi osigurati većinu potrebne tehničke podrške, kao i savjetovanje i obuku za korišćenje BI. Njima bi u poslu asistirala firma Business Objects - prodavac BI softvera koji je odabran od strane SYSCO-a kao novi korporativni standard.

Iako je trebalo odraditi veliki dio posla na razvoju i konfiguraciji neophodnog BI softvera, Dej se nadala da će implementacije unutar SYSCO-vih operativnih kompanija započeti već u julu 2003., odnosno za 6 mjeseci. Osjećala je da BI nije nalik ostalim uslužnim softverima koji se koriste u kompaniji, i željela je da vidi kako će biti prihvaćen ili možda ne prihvaćen. Razvoj prototipa je bio izuzetno lagan, a ona uvjerena da će cjelokupan projekat zadržati dosadašnji uspješan trend.

Ona je takođe morala da odluči koliko novca je potrebno izdvojiti za BI softver. Prodavac (Business Objects) je nudio Dej atraktivne popuste ako se odluči za kupovinu više softverskih modula, kao i za što veći broj korisničkih licenci odmah, a ne kasnije tokom projekta. Dej oc ekuje da c e SYSCO eventualno koristiti više modula i licenci, ali je u nedoumici da li je mudro kupiti ih sve na početku, prije nego su poslovne potrebe i vremenski okviri dovoljno jasni. Da li bi bilo bolje kupiti višak softvera na početku po sniženim cijenama, ili kupiti ono za šta je sigurna da je i kada potrebno?

Pregled

SYSCO je osnovan u Hjustonu 1969. Fokus je bio na nabavci i distribuciji hrane, njenih proizvoda i usluga restoranima, zdravstvenim i obrazovnim institucijama, smještajnim ustanovama i drugim organizacijama u Sjedinjenim Američkim Državama i Kanadi koje nude obroke van kuc e". Kompanija je imala preko 420.000 klijenata među kojima su Vendi i Čili. U fiskalnoj 2002., kompanija je ostvarila promet od 23,4$ milijardi.

SYSCO-vih 8.000 marketing saradnika radilo je direktno sa klijentima. Tako je marketing saradnik, na primjer, mogao da pomogne vlasnicima novootvorenih meksičkih restorana u dizajniranju kompletnog menija. Skoro 9.000 saradnika za dostavu prevozilo je narudžbe, što je predstavljalo istovar od preko 1 milijardu slučajeva proizvoda godišnje. Kompanija je takođe obezbjeđivala klijentima izvještaje o korišćenju proizvoda, obuku o bezbjednosti hrane, montažu i servis mašina za piće, kao i mnoge druge usluge. U decembru 2002., SYSCO je imao 45.000 zaposlenih.

Organizacija

SYSCO je bio visoko decentralizovana kompanija sačinjena od preko 100 operativnih preduzeća. Viši rukovodioci su vjerovali u tretiranje ovih preduzeća kao veoma nezavisnih čiji lideri su trebali biti preduzetnički i na rast orjentisani . Shodno tome, menadžeri operativnih preduzeća su imali značajnu autonomiju; mogli su poslovati sa kupcima i investirati u sopstveno poslovanje kada to budu smatrali pogodnim. Korporativno osoblje u Hjustonu predstavljalo je samo 3% od ukupnog broja zaposlenih u SYSCO-u.

Početkom 2003., SYSCO je brojao 83 regionalne operativne i 62 specijalizovane poslovne jedinice. Regionalna operativna predstavništva, obično nazivana "broadline preduzec ima , usluživale su geografska područj i predstavljali su oko 75% ukupne prodaje. Specijalizovana preduzec a fokusirala su se na kategorije hrane kao što je proizvodnja mesa, ili kategorije kupaca poput azijske hrane, hotela i odabranih lanaca restorana. Svaka poslovna jedinica imala je sopstveni profit kao i gubitak, koji su kombinovani kako bi se kreirale ukupne kompanijske finansije. Određeni centralizovani troškovi, kao što su ljudski resursi, finansije i dio IT-a, bili su dodijeljeni svakoj poslovnici preduzeća na osnovu procenta prodaje te jedinice u ukupnoj SYSCO-voj prodaji.

Informacione tehnologije Ranih 1990-tih SYSCO-va IT infrastruktura reflektovala je visoko decentralizovanu organizacionu strukturu. Dok

su neke od starijih poslovnica imale iste osnovne aplikacije, baze podataka i hardver, mnoge su imale različite hardverske i softverske platforme. Pored toga, čak iako su dvije poslovnice kompanije imale iste aplikacije, vrlo vjerovatno je da su bile konfigurisane drugačije i pothranjivane različitim informacijama. Zapravo, čak i ako su se bavili istim klijentima, nije bilo garancije da će one imati potpuno iste podatke o klijentima u svojim informacionim sistemima.

Sistem za upravljanje resursima kompanije (ERP) 1993. SYSCO-vi rukovodioci su ustasnovili da na kompaniju veoma loše utiču različitosti u poslovnim procesima,

aplikacijama, i podacima u svim njenim poslovnim jedinicama. Bilo je gotovo nemoguće brzo dobiti zajednički dnevni izvještaj prodaje. Rukovodioci su zaključili da bi više standardizovani IT bio pravi način za rješavanje ove situacije. Centralna IT grupa razvila je sistem za upravljanje resursima (ERP) koji rukuje osnovnim operativnim kompanijskim

procesima, kao što su uzimanje narudžbe od korisnika, isporuka robe i održavanje knjigovođstva. ERP sistemu je bilo potrebno nekoliko godina da se razvije a potom da se proširi na sve poslovne jedinice. Uc es c e u E P je bilo obavezno za poslovnice kompanije, a implementacija je nastavljena prema rasporedu razvijenom u Hjustonu. Ukupni troškovi E P razvoja i primjene bili su upuc eni poslovnicama kompanije, sa tim da vec e (u smislu doprinosa na prihode plac aju vis e. U 2003., Dej i drugi su smatrali da je SYSCO ERP sistem bio robusna i efikasna transakciona platforma za kompaniju.

Skladište podataka

2000. SYSCO-vo korporativno IT odjeljenje preduzelo je drugu veliku i obimnu inicijativu. To je bilo skladištenje podataka (data warehouse), ili velika baza podataka koja je služila kao jedinstveno skladište za važne operativne i finansijske podatke dobijene od strane svih poslovnih jedinica kompanije. Čak i nakon implementacij ERP-a, skladište podataka je bilo neophodno jer je svaka broadline kompanija morala da realizuje svoj zaseban dio ERP-a, a vec ina specijalizovanih preduzec a jos uvek je imala svoje starije ERP sisteme. To je značilo da dio brojki, identifikacija kupaca, statusi narudžbi, i druge važne informacije nijesu bile dosljedne u svim djelovima korporacije što predstavljalo veliki problem rukovodiocima u nadgledanju i upoređivanju performansi.

Napor da se kreira jedinstveno skladište podataka doprinio je tome da se sve operativne informacije nađu na jednom mjestu gdje se njima može lako upravljati, gdje se mogu pratiti i analizirati. Kao i sa E P sistemom, učešće u realizaciji je bilo obavezno za sve operativne kompanije koje bi plaćale troškove u zavisnosti od doprinsa na prihode. Početkom 2003. skoro 83% broadline kompanija je prenijelo svoje račune i podatke o prodaji. Bilo je predviđeno da većina specijalizovanih kompanija bude obuhvaćeno do kraja 2005. godine.

Čak i sa implementiranim skladištem podataka, Dej i mnogi drugi su osjećali da SYSCO i dalje nema kompletan IT koji je neophodan za analize i monitoring. azlog za to je bila nestručnost zaposlenih, jer je za izvlačenje korisnih podataka iz skladišta bio potreban visok nivo tehničke stručnosti. Čak iako su se skladišta podataka mogla koristiti za dobijanje informacija iz prošlosti, gotovo da su bili beskorisni u cilju predviđanja budućnosti.

Softver za poslovnu inteligenciju (BI)

Cjelokupna kategorija softvera, nazvana kao „poslovna inteligencija“, postojala je u cilju rješavanja ovih potreba. Cilj BI je bio da pruži korisnicima pristup podacima koji su najvažniji za njih, bez potrebe pisanja komplikovanih upita bazi podataka ili učestvovanja u drugim programskim zadacima. Kao informacioni sistem koji se koristi u vec ini preduzec a za generisanje i čuvanje sve više i više podataka, BI je postao mnogo vrjedniji i moćniji, pomažući ljudima da nađu „iglu u plastu sijena“.

Funkcionalnost

BI kapaciteti uključuju:

Kontrolne table (dashobards) , ili grafički prikazi stanja predstavljali su rezimee važnih informacija na jednom ekranu.

Preuzimanje (extraction) podataka iz jednog ili više izvora kompanije. Statistička analiza (data mining) podataka iz prošlosti. Predefinisani izvještaji (predefined reports). BI softver je obično sadržao unaprijed definisane izveštaje, analize,

kontrolne table, i tako dalje, a samo neke od njih varirale su kroz industrije. Ad hoc upiti i izvještavanje. Pored predefinisanih analiza BI softver je omoguc avao korisnicima da brzo razviju

sopstvene izveštaje, grafikone, i sl. Prediktivna analitika, ili statistički zasnovana prognoze buduc ih događaja i trendova. Obavještenje o događajima ili upozorenje korisnicima na osnovu unaprijed definisanih pojava. Distribucija ili dijeljenje BI izlaza. BI softver je bio napravljen tako da korisnici lako mogu da dijele svoje

kontrolne table, izvještaje, grafikone i druge analize. Neke BI kompanije, kao što je Business Objects, imala je proizvode u svim navedenim kategorijama, dok su se ostali fokusirali samo na jedan ili dva proizvoda.

Implementacija

Prije nego što su korisnici mogli da iskoriste ove moguc nosti, BI softver je morao da bude povezan sa kompanijskim izvorima podataka. To je bio tehnički posao, obično obavljan od strane BI korisničkog IT osoblja i konsultanata.

Na primjer, sa implementiranim BI softverom korisnik nije morao da zna da su prodaje sačuvane u Oracle bazi podataka, da je broj narudžbe predstavljao „primarni ključ“ u tabeli narudžbe... Umjesto toga, sa samo nekoliko klikova mišem unutar BI aplikacije, korisnik je mogao generisati grafik ili izvještaj prodaje po mjesecu za prethodnu godinu, promijeniti pregled mjeseca na pregled po sedmici, ili sortirati prikaz po stavki kupac/prodavac. Prije pojave BI, korisnici koji su željeli ovu vrstu podataka bi obično morali da pitaju nekoga u IT grupi da generiše izvještaj. Često bi za to trebalo nekoliko dana, a zatim nekoliko sati da se izvještaj analizira ruc no ili pomoc u tabelarnog programa.

Business Objects

Business Objects je bio jedan od vodećih dobavljača BI softvera. Bernard Liautad sa kolegom osnovao je kompaniju 1990. u Francuskoj. Prije toga radio je za Oracle, gdje je uvidio moć informacija sadržanih u korporativnim bazama podataka i poteškoće u pristupanju tim informacijama. Osnovao je Business Objects sa uvjerenjem da je „svakoj kompaniji potrebna alatka za iskorišćavanje informacija“. U prve dvije godine postojanja kompanija se fokusirala na evropske kupce a zatim se proširila i na tržište Sjedinjenih Američkih Država. Prvo predstavništvo osnovano je 1992., a do 2000. kompanija je imala predstavništva u cijelom svijetu. U 2001., Liautad je zaposlio Džona Olsena kao predsjednika, dok je on bio izvršni direktor i predsjedavajući kompanije. U 2003., kompanija je imala 24,000 korisnika i godišnji prihod od preko 500$ miliona (pogledati Prilog 5 – Finansije Business Objects i Prilog 6 – Biografije menadžera .

U okviru BI industrije, Business Objects je smatrao svojim glavnim konkurentskim prednostima sljedeće:

Ad hoc upite, odnosno moguc nost da korisnici generis u nove izvještaje, grafikone i analize brzo na osnovu nacrta. Konektore, ili predefinisane interfejse sa popularnim bazama podataka (Oracle, IBM, Microsoft i uslužnim

aplikacijama (SAP, JD Edvards, i2, Siebel). „Semantički sloj“, ili mapiranje između elemenata baze (zapis, polje, tabela) i poslovnih koncepata (prodaja,

region, vremenski period, nestašice). Keširanje, ili akvizicija pozadinskih podataka i obrada u iščekivanju zahtjeva korisnika. Profesionalne usluge, ili konsultacije o tome kako povećati povraćaj ulaganja od BI softvera, trening i za tehničke

i poslovne korisnike o tome kako da ga koriste, i procjene gdje bi BI softver bio najvrjedniji. Business Objects je imao 400 ljudi u svojim profesionalnim uslužnim organizacijama širom svijeta.

Cijene Kupci su imali priliku da licenciraju bilo koju kombinaciju proizvoda prikazanih na Slici A sve dok je jedan od njih

zahtijevao komponentu za informacionu infrastrukturu1. Cijena softvera je zavisila od kategoriji proizvoda. Korisnici su se mogli računati u smislu „imenovanih korisnika“ ili „istovremenih korisnika“2.

Prema riječima Lensa Valtera, direktora menadžmenta proizvodnje u Business Objects, tipična primjena poslovne inteligencije za male kompanije može uključiti 25 korisnika koji žele zajedničku kontrolnu tablu koja se automatski ažurira. Troškovi licenci za instalaciju u tom slučaju bi bili oko 25,000$.

Volter je objasnio da bi implementacija za veću kompaniju sa više odsjeka razvrstana po tipu korisnika mogla uključiti sljedeće:

Komponenta Tip korisnika # imenovanih

korisnika

Upit/Analiza Analitičari, menadžeri marketinga i prodaje 500

Upravljanje performansama Izvršne kontrolne table za direktore i potpredsjednike 200

Izvještavanje (kreiranje IT profesionalci koji kreiraju velike izvještaje 10

Informativna infrastruktura Svi sa dozvolom pristupa izvještajima 1,000

Ovaj scenario bi koštao oko 750.000$ - 1$ milion kao cijena licenci. Ukljuc ujuc i jedan od novijih analitičkih modela cijena bi porasla za 100.000$ - 200.000$.

Usluge i servisi Business Objects je takođe nudio razne vrste servisa i usluga svojim korisnicima. Prema mišljenju Jonija Kana, višeg

potpredsjednika profesionalnih službi, za tipičnog korisnika koji koristi profesionalne usluge Business Objects, oko 40% troškova ukupne implementacije potroši se na licenciranje, a preostalih 60% na savjetovanje i obuku.

Konsalting. Konsultanti iz Business Objects oslanjali su se na interno razvijanje metodologije zvane BI Solution Accelerator. Za svaki projekat, konsultanti su radili sa predstavnicima kompanije na pet faza: obimu, projektovanju, izgradnji, primjeni i razvoju. (Pogledati Prilog 7 – detalji o svakoj fazi). Svaka faza je imala sopstvene ciljeve i korake koje je bilo potrebno ispuniti prije prelaska na sljedeću fazu. Kada klijent angažuje konsultanta iz Business Objects, oni obično rade zajedno.

Čak i za klijente koji su se odlučili za minimalni iznos profesionalnih usluga, Business Objects je proveo neko vrijeme diskutujući njihove kritične faktore uspjeha za isporuku e-biznis inteligencije (Prilog 8).

Trening.

1 Ako je korisnik želio licencirati analitičku aplikaciju, kompanija je takođe trebala da kupi djelove upita i analiza, upravljanje performansama i izvještajne module. 2 Ako bi kompanija odlučila da plati za „imenovane korisnike“, morala je da registruje svakog korisnika koji će imati pristup sistemu. Neke kompanije bi izabrale plaćanje na osnovu „istovremenih korisnika“, što je značilo da limitirani broj zaposlenih može pristupiti podacima u određenom trenutku.

Korisnička podrška. Skoro svi korisnici poslovne inteligencije kupili su neki oblik podrške koji im ispravlja greške, vrši softverske ispravke i omogućava pristup tehničkoj podršci Business Objects. Business Objects obezbjeđuje nekoliko nivoa: bronzani, srebrni, zlatni i premium. Viši nivo znači i veći pristup inženjerima i menadžerima naloga. Skot Bajtos, potpredsjednik sektora za brigu o klijentima i obnovu, objasnio je:

Za kompanije koje koriste naš softver u kritičnim aplikacijama kao što su finansije, oni često smatraju da ima smisla da se koristi najviši nivo podrške kako bi se osiguralo da se sva pitanja rjes avaju u najkrac em moguc em roku. Ali mi radimo na rješavanju problema za sve korisnike. Trec a strana radi ankete o zadovoljstvu kupaca nekoliko puta godis nje i, s to nije iznenađujuc e, ustanovili smo da što se bolje nosimo sa korisnic kom podrs kom to su srec niji nas i kupci.

Za osnovnu podršku, kupac plac a 20% od ukupnog iznosa sume za licence svake godine. Premium podrška je do 25% od iznosa za licence.

Poslovna inteligencija u SYSCO-u

SYSCO je prvi put upotrijebio softver za poslovnu inteligenciju 1995. kada je htio da prati prodaju. U to vrijeme, kompanija se odlučila za softver Business Objects kompanije zbog njihove liderske pozicije u ovoj oblasti. Od 1995. do 2001., rukovodioci su izrazili želju da koriste poslovnu inteligenciju u više strateške kapacitete ali su bili svjesni da prije toga moraju završiti sa projektom skladištenja podataka. Kada se već odmaklo sa projektom skladištenja podataka, Dej se obratila Business Objects da vidi koje vrste softverskih aplikacija bi imale smisla za SYSCO. Dej je objasnila „Mi smo pristrasni prema nadogradnji na već uspostavljenim tehnologijama kako bi zadržali broj podržanih sistema/aplikacija. Pored toga, mi smo spremni da ostvarimo partnerstvo sa našim postojećim dobavljačem“.

Dejova je bila impresionirana koliko je vremena Business Objects bio spreman da posveti upoznavanju SYSCO-a i njegovih potreba. Ona je radila sa više dobavljača softvera u prošlosti za koje joj se činilo da im je jedina namjera da prodaju i nikada se zapravo ne opterećuju potrebama SYSCO-a. Na suprot njima, iz Business Objects-a su organizovali brojne sastanke i dali najbolje uvide o poslovnoj inteligenciji u praksi, čak i prije bilo kakvog potpisivanja ugovora.

Dva pitanja

1. Koje dodatne proizvode je moguće prodati svakom od naših kupaca? BI softver može pomoći pri odgovoru na ovo pitanje poređenjem aktivnosti datog klijenta na ono što je tipično za kupca te veličine, tipa, geografskog podneblja i sl. Softver može generisati ove tipične profile (i ažurirati ih tokom vremena , kontinualno ih upoređivati sa onim šta su klijenti zapravo naručivali, i generisati izvještaje koji pokazuju mogućnost za svakog od njih. Mnogo vremena bi bilo potrebno kada bi se ovaj posao ručno obavljao i veoma je teško za SYSCO-ve marketinške saradnike da iz jedne poslovnice pristupaju podacima iz druge. Sa BI softverom i skladištem podataka, ove prepreke bi bile uklonjene.

2. Koji od naših sadašnjih klijenata ćemo najvjerovatnije izgubiti? Business Objects tim je preporučio SYSCO-u da odgovori na ovo pitanje koristeći softver za ispitivanje klijentskih narudžbenica tokom vremena, naglašavajući slučajeve gdje je istorijski lojalan kupac smanjio količinu narudžbi, ili za sve proizvode ili za određenu kategoriju. To bi moglo ukazati na to da je klijent postao nezadovoljan SYSCO-vom uslugom, da je konkurencija preuzela posao, ili drugu lošu vijest. U svakom slučaju, to su kupci na koje bi SYSCO vjerovatno želio da obrati pažnju, i bilo bi veoma korisno da se konstantno i automatski identifikuju. Ova dva pitanja su bila intuitivna i najbolje riješena sa aplikacijama analitičke inteligencije. Ovi proizvodi mogli su

se koristiti za rješavanje drugih tema od interesa u okviru poslovnica kompanije i njenim predstavništvima. Međutim, Dej je osjećala da inicijalna implementacija BI u svakoj poslovnici treba biti fokusirana na softveru, obuku, i korisnicima samo na osnovu odgovora na ova dva pitanja. Kompanije mogu istražiti šire mogućnosti BI-ja tokom vremena korišćenja. Najbolji način da se upoznaju sa istim i da ocijene njegovu moć, Dej vjeruje, bilo je da se pokaže koliko je efikasna primjena u odgovoru na ova dva pitanja.

Prezentacija Savjetu direktora Kako bi obezbijedila odobrenje za kupovinu softvera, Dej je predstavila prototip SYSCO-ve poslovne inteligencije

Savjetu direktora početkom januara 2003. Prezentacija im je po prvi put prikazala šta zapravo poslovna inteligencija može da uradi za njihove poslovnice. Prezentacija je pokazala kako softver može biti iskorišćen da se odgovori na dva pomenuta pitanja.

Donošenje odluke Članovi Savjeta direktora su odgledali prezentaciju i postali entuzijasti. Odmah su uvidjeli kako odgovori na dva

pitanja mogu pomoći SYSCO-u da bolje uslužuje svoje klijente, i ujedno su bili ubijeđeni da softver Business Objects-a može uspješno odgovoriti na njihove potrebe. Kako bi lakše donijeli odluku napravljena je kalkulacija okvirnih cijena za svaku poslovnicu kompanije. Uslijedilo je pitanje „Da li vjerujete da ove informacije, efikasno korišćene, mogu obezbijediti brzi povraćaj investicije?“.

Savjet je smatrao da je jasan pozitivan odgovor. Izglasali su odobrenje da BI projekat odobre Business Objects-u i zahtijevali od Dej detaljan budžet i vremenski interval. Dej je procijenila da će cjelokupni projekat koštati vjerovatno između 2,5$ i 3.5$ miliona, ali da brojke zavise upravo od toga koji će softver SYSCO kupiti, i koliko konsultantske podrške SYSCO želi pri implementaciji softvera. Dej je pristala da pošalje Savjetu direktora sveobuhvatan predlog za dvije nedjelje kako bi dobila njihovo odobrenje za kupovinu softvera.

Zaključak: pokretanje poslovne inteligencije Tokom sastanka Savjeta direktora, predsjednik broadline kompanije iz Hjustona ponudio je njegovu organizaciju kao mjesto pilot implementacije projekta. Ali prije nego radna grupa može početi sa detaljima implementacije, Dej i njen tim moraju da odluče koji tačn softverski model će kupiti.

Scenario prvi: „Samo osnove“. Jedna opcija je bila kupovina minimalnog broja licenci i softverskih komponenti. Na primjer, SYSCO može obezbijediti kontrolne table performansi za 10 ljudi u svakom od 83 predstavništava kompanije. U svakom predstavništvu troje ljudi bi imalo pravo pristupa upitima/analizama, kao i pet ljudi iz korporativnog IT dijela. SYSCO bi takođe kupio jednu licencu za IT osobu u svakoj poslovnici kompanije koja bi bila zadužena za kreiranje specijalnih izvještaja i tri licence za korporativne IT grupe koje bi kreirale različite vrste izvještaja. SYSCO takođe treba da kupi 1,000 osnovnih licenci za sve zaposlene koji bi imali pristup izvještajima. U osnovnom scenariju, SYSCO ne bi licencirao nove korisničke inteligentne analitičke modele koje je Business Objects koristio u svojoj demo verziji – umjesto toga IT tim iz SYSCO-a bi radio sa konsultantima iz Business Objects-a kako bi stvorili nove kalkulacije koje su već ugrađene u analitički model. To može potrajati dodatnih nekoliko mjeseci, ali u tom slučaju SYSCO ne bi plaćao dodatni modul. Dej je smatrala da bi implementacija „samo osnova“ obezbijedila dobar početak, ali SYSCO će vjerovatno morati da kupi još licenci po višoj cijenu u roku od šest mjeseci.

Scenario drugi: „Na pola puta“. Druga opcija je bila da se obezbijedi širi pristup informacijama poslovne

inteligencije u SYSCO-u, što je značilo kupovinu više softverskih licenci. Na primjer, 15 korisničkih licenci umjesto 10 bilo bi kupljeno za svaku poslovnicu kompanije. U ovom scenariju, SYSCO bi planirao licenciranje korisničkih analitičkih modula poslovne inteligencije i 1,300 osnovnih licenci. Dej je predvidjela da bi ovaj scenario pokrio SYSCO za narednih 9-12 mjeseci, ali će kompanija vjerovatno morati da licencira dodatni softver za oko godinu dana.

Scenario tri: „Popust na količinu“. Treća opcija je bila da se iskoristi prednost popusta na količinu koje bi

Business Objects obezbijedio kada bi SYSCO odmah licencirao cjelokupan softver koji je planiran za korišćenje u naredne dvije godine. U ovom scenariju, šira grupa ljudi iz SYSCO-a bi mogla da vidi podatke poslovne inteligencije, i SYSCO bi imao softver koji omogućava prednost u pogledu korisničkog analitičkog modula poslovne inteligencije i modula snadbijevanja koji su planirani u budućnosti. SYSCO bi kupio licence za 2,000 ljudi, što bi vjerovatno značilo da Dej ne mora pregovarati za više licenci ponovo sljedeće godine.

U svim scenarijima, SYSCO je pretpostavio da će koristiti tri konsultanta za period od devet mjeseci, što će koštati

oko 1$ milion za konsultantske svrhe i osnovni softver za održavanje. (Vidjeti Prilog 9 – ilustrativni troškovi svih scenarija).

Dej je znala da postoje prednosti i mane za svaki scenario. Scenario „Samo osnove“ je bio atraktivan jer umanjuje

SYSCO-ve investije i omogućava SYSCO-u da uči prije nego se odluči za dodatni softver. Pored toga, to omogućava SYSCO-u da ograniči pristup podacima, jer Dej i njen tim još nisu znali šta će tačno podaci pokazati. Osim toga, smanjuju se vrijeme i troškovi koji su u vezi sa obezbjeđivanjem obuke u ovoj fazi projekta.

Sa druge strane, popust na količinu ima najviše smisla iz perspektive troškova. Dej je bila prilično uvjerena da će

SYSCO-va upotreba poslovne inteligencije biti proširena u narednih nekoliko godina, i Business Objects će odobriti popuste na kupovinu licenci ako odmah kupe sve. SYSCO bi mogao priuštiti navedene troškove, i iako je možda malo teže trenutno da dobije odobrenje, Dej bi izbjegla vraćanje na Savjet direktora i poslovnica kompanije kako bi tražila novac za sljedeću godinu, ili čak ranije.

Iako je Savjet direktora odobrio BI inicijativu, Dej je znala da će naići na otpor od strane određenih poslovnica

kompanije kada im bude proslijedila njihov dio troškova. Dej je takođe bila svjesna da su već neke poslovnice imale sopstvene male aplikacije sa poslovnom inteligencijom. Ovo nije bilo iznenađujuće s obzirom na SYSCO-vu decentralizovanu infrastrukturu u prošlosti. Ovim kompanijama će sada biti predstavljen drugi BI paket, i to onaj kojeg ne mogu odbiti implementirati ili odbiti platiti za njega. Kelog iz Business Objects je upozorio na to da „implementacija poslovne inteligencije u velikim kompanijama može komplikovana i teška za upravljanje. Što je više Dej naučila o BI softveru koji je već u SYSCO-vim operativnim kompanijama, to je više shvatala njegov smisao.