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Procedimiento para el depósito electrónico de Trabajos Fin de Grado y Fin de Máster en el

repositorio ZAGUAN

Código: IT PC_11-01:2011

Fecha: 8 noviembre 2011

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Subcomisión del repositorio de la

Universidad de Zaragoza (ZAGUAN)

IT PC_11-01: 2011

Procedimiento para el depósito electrónico de Trabajos Fin de Grado y Trabajos Fin de Máster

en el repositorio ZAGUAN

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INDICE

1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. RESPONSABILIDADES 5. ETAPAS DEL PROCESO 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1. OBJETO

Establecer un procedimiento para el depósito electrónico en el repositorio ZAGUAN de los Trabajos Fin de Grado y Trabajos Fin de Máster (en adelante, TFG/TFM) cursados en la Universidad de Zaragoza.

2. ALCANCE

Este procedimiento afecta a todos los Trabajos Fin de Grado y Trabajos Fin de Máster cursados en la Universidad de Zaragoza, que deberán ser depositados electrónicamente en ZAGUAN a partir del curso académico 2011-2012 siguiendo lo establecido en el Reglamento de Trabajos Fin de Grado y Fin de Máster de la Universidad de Zaragoza aprobado por el Consejo de Gobierno el 7 de abril de 2011.

3. DEFINICIONES

• Autoarchivo: Acción por la que los autores de los TFG/TFM depositan ellos mismos sus trabajos académicos en el repositorio ZAGUAN a través de un formulario web.

• Dublin Core (DC): estándar que define un esquema de metadatos para facilitar la localización, transferencia y gestión de recursos digitales. El estándar básico DC está definido en la norma ISO 15863:2003 y consta de una serie de elementos para describir cualquier objeto de información. Los elementos se presentan habitualmente divididos en tres grupos que indican la clase o alcance de la información incluida en ellos, y que responden, en cierta medida, a las expectativas que tiene el usuario cuando se enfrenta a la búsqueda de información en la Red.


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• Formato PDF estándar: actualmente el estándar para la conservación

de documentos electrónicos a largo plazo es el PDF/A. Fue establecido por la norma ISO 19005:2005 (Gestión de documentos—Formato de archivo de documentos electrónicos para conservación a largo plazo, PDF/A).

• Licencias Creative Commons: conjunto de licencias de cesión de derechos de distribución y copia de una publicación, cuyo objetivo es permitir que cada persona que la consulta pueda a su vez usarla, modificarla o redistribuirla, sin menoscabo de los derechos de autor. Dependiendo de la licencia elegida por el autor, unas veces se permite el uso comercial de dichos trabajos y otras no, en función de los derechos cedidos.

• Metadatos: elementos que describen el contenido de cualquier objeto de información (de ahí que se les defina como “datos sobre los datos”). Su función es facilitar la localización, transferencia y gestión de los recursos digitales al indicar la clase o el alcance de la información incluida en éstos.

• OAI (Open Archive Initiative): iniciativa para desarrollar y facilitar estándares de interoperabilidad con el objetivo de diseminar eficientemente los documentos depositados en los repositorios.

• OAI-PMH (OAI Protocol for Metadata Harvesting): protocolo para

transferir metadatos de un repositorio o archivo digital a otro, permitiendo diseminar eficientemente contenidos digitales.

• Recolector: portal único para buscar documentos digitales depositados

en varios repositorios. No almacena los documentos sino que recolecta los metadatos o la información de los documentos digitales de los repositorios para facilitar su búsqueda y localización.

• Repositorio: 1. Depósito donde se almacenan recursos digitales,

generalmente en acceso abierto, que forman una colección integral clasificada y/o indizada. 2. Portal que unifica la búsqueda de documentos digitales depositados en distintos repositorios. Estos repositorios, denominados recolectores, no almacenan los documentos digitales, sólo recogen la información necesaria para facilitar su búsqueda y localización. Funcionan a modo de repositorio colectivo siguiendo generalmente un criterio geográfico o temático.


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4. RESPONSABILIDADES 4.1. Autor/es de los Trabajos:

Es responsabilidad del autor: 4.1.1. Autoarchivo: Depositar el pdf de su TFG/TFM en el repositorio a través de un formulario web y comprobar su correcta visualización. Notificar a la biblioteca de centro cualquier problema surgido en el autoarchivo. 4.1.2. Responsabilizarse de la autoría y garantizar que el documento y los datos incorporados a Zaguán corresponden íntegramente al TFG/TFM que va a defender.

4.2. Biblioteca Universitaria (Servicios Centrales)

4.2.1. Mantener el repositorio. 4.2.2. Facilitar la interoperabilidad con otros repositorios nacionales e internacionales. 4.2.3. Dar soporte técnico e informativo a las Bibliotecas de los centros. 4.2.4. Eliminar los registros de TFG/TFM que hayan recibido la calificación de suspenso

4.3. Secretaría de los Centros

4.3.1. Archivar el justificante que confirma la carga electrónica del TFG/TFM en el servidor ZAGUAN recibido a través del correo electrónico (enviado automáticamente por el servidor). 4.3.2. Proporcionar al personal de la biblioteca un listado con la relación de aprobados y suspendidos de todos los TFG/TFM del curso.

4.4. Bibliotecas de los Centros

4.4.1. Control de TFG/TFM cargados en ZAGUAN a través del correo electrónico que la Biblioteca de centro recibe automáticamente cuando un alumno carga su trabajo.


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4.4.2. Validación de trabajos depositados en ZAGUAN que estén en el listado de aprobados proporcionado por la Secretaría, e informar a los Servicios Centrales de la BUZ de aquellos suspendidos para su eliminación. 4.4.3. Ofrecer información y ayuda a los alumnos sobre cualquier cuestión relacionada con ZAGUAN. Cuando no puedan resolver las consultas, las derivarán a la Unidad responsable correspondiente.

5. ETAPAS DEL PROCESO 5.1. Autoarchivo de TFG/TFM por los alumnos

5.1.1. Formato de archivos Los trabajos depositados en Zaguán estarán en formato PDF

estándar. Para convertir documentos a este formato se facilitará una guía de ayuda.

Sólo se permite la carga de dos archivos (con un máximo de 100Mb cada uno): la “Memoria” y los “Anexos” si los hay. Si hay varios anexos habrá que unificarlos en un único documento. Se entiende por “Memoria” el documento que contiene el texto, que constituye la parte principal del trabajo. Se entiende por “Anexo” todo el material complementario a la Memoria.

Como página inicial del trabajo (previa a la portada) se incluirá una serie de datos que se rellenarán en una plantilla.

5.1.2. Procedimiento de carga electrónica de TFG/TFM

Acceso a ZAGUAN Desde la página http://zaguan.unizar.es o desde la página de la BUZ http://biblioteca.unizar.es/


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Identificación (https://zaguan.unizar.es/youraccount/login)

Mediante la cuenta de correo electrónico de la Universidad

Envío: seleccionar tipo de trabajo

(http://zaguan.unizar.es/submit) Acceder a “Enviar” y seleccionar el tipo de trabajo que se va a cargar. Pinchar en

Envío: completar formulario Introducir datos descriptivos del documento en el formulario. Los campos marcados en rojo son obligatorios. Subir fichero y seleccionar licencia (véase punto 5.1.3., apartado “Licencias de publicación”).


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Terminar envío

Finalizado el formulario, pinchar en . Aparecerá una pantalla confirmando el envío con la referencia asignada por ZAGUAN al TFG/TFM.


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Correo electrónico

Finalizado el proceso, se envía automáticamente un correo electrónico de confirmación al alumno, que una vez impreso servirá como justificante de depósito electrónico para las Secretarías. Este mismo correo de confirmación se recibe en la Secretaría y en la biblioteca del Centro correspondiente.

Visualización del registro en ZAGUAN antes de su

defensa Una vez cargados los TFG/TFM en ZAGUAN, aparecerá un registro bibliográfico de cada uno de ellos. El acceso al texto completo en los casos donde se haya autorizado la consulta permanecerá bloqueado hasta que el trabajo esté aprobado y la Biblioteca haya validado el registro en ZAGUAN. Este bloqueo temporal se indicará en el registro con el icono de un candado y con la nota “Trabajo pendiente de validar administrativamente (una vez validado se podrá acceder al texto completo siempre y cuando el autor haya autorizado la consulta)”. Las Bibliotecas y las Secretarías del Centro correspondiente podrán acceder a estos registros bloqueados, así como el propio autor, que tras realizar la carga de su trabajo tendrá que verificar que los documentos PDF se visualicen correctamente (en el caso de trabajos donde no se autorice la consulta, el autor sólo podrá acceder a sus documentos PDF hasta el momento de la validación) . En caso contrario, se pondrá en contacto con su biblioteca. De igual modo, la Biblioteca tendrá que comprobar que los PDF se han cargado correctamente y que se accede a ellos sin problemas. De no ser así, la biblioteca se pondrá en contacto con el alumno para que le envíe por correo electrónico una copia de sus documentos pdf. Una vez recibidos, la biblioteca los reenviará a la cuenta [email protected] junto con la

Hola: El documento TAZ-PFC-2010-008 Título: Una prueba Autor(es): Apellido Apellido, Nombre se ha recibido en el Repositorio Zaguan El registro correspondiente se creará en Zaguan pasado unas horas. Hasta que se realice la Defensa y aprobación del Proyecto, no podrás ver el texto completo aunque hayas autorizado su visualización pública. De este modo protegemos la privacidad de tu Trabajo. La URL donde podrás ver el registro correspondiente a tu Proyecto es: <http://aneto.unizar.es/record/4412> Si detectas algún error por favor háznoslo saber enviando un correo electrónico a [email protected] indicando qué fallo has detectado y la URL de tu registro. Gracias por utilizar PRUEBAS


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referencia del trabajo académico en cuestión, para proceder a sustituir los pdfs dañados por los recibidos del autor

5.1.3. Publicación de los trabajos

Los TFG/TFM serán de libre consulta para su uso docente y de divulgación, exceptuando los casos en que esto no sea posible por motivos de confidencialidad y/o relacionados con los derechos de propiedad industrial e intelectual. Quedarán por tanto excluidos de visibilidad en Internet en texto completo los siguientes trabajos:

- Aquellos que sean objeto de acuerdos de confidencialidad con

empresas y/o contengan información confidencial. - Aquellos que tengan la posibilidad de generación de patentes. - Aquellos cuyos autores no lo hayan autorizado.

Para estos casos existe un apartado en el formulario web donde el autor del trabajo podrá marcar la opción “no consulta”. En el registro se mostrará la nota “El autor NO autoriza la consulta a texto completo” y aparecerá el icono de un candado. Sin embargo, siempre se visualizará la referencia bibliográfica de los trabajos.

Los registros de los TFG/TFM de libre consulta así como los de no

consulta conservarán en todo caso todos aquellos datos descriptivos del documento (o metadatos) que lo identifiquen y que constituyen una información necesaria que el repositorio utiliza para garantizar la misión


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de información pública, acceso y preservación digital y actúa de registro e inventario de los documentos del corpus bibliográfico de la Universidad de Zaragoza almacenados en ZAGUAN.

No obstante, se facilitará el acceso abierto a posteriori cuando

desaparezcan las causas de exclusión:

- Cuando haya vencido el plazo de embargo establecido por la empresa afectada.

- Cuando se haya presentado una solicitud de patente que proteja

la invención que se quiere divulgar. - Cuando el autor así lo solicite: para ello se habilitará un

formulario en la propia página de ZAGUAN que los autores podrán rellenar y entregar en su biblioteca de centro para autorizar a posteriori la consulta de su TFG/TFM.

Licencias de publicación: para publicar los TFG/TFM en acceso abierto en ZAGUAN es obligatoria la autorización de los autores en los términos de alguna de las licencias Creative Commons. Por defecto está seleccionada la licencia CC By-Nc-Sa (Reconocimiento-–NoComercial–- CompartirIgual), cuyas cláusulas establecen que:

- Siempre debe reconocerse la autoría de la obra

- No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas

- La distribución de estas obras derivadas debe hacerse con una licencia igual a la que regula la obra original

No obstante, en el formulario de autoarchivo del TFG/TFM aparece una nota indicando la existencia de otras licencias Creative Commons por si algún autor estuviese interesado en elegir una distinta a la establecida por defecto. Para ello tendrá que dirigirse a su biblioteca.

5.2. Validación y eliminación de registros en ZAGUAN

La Biblioteca de Centro recibirá desde la Secretaría correspondiente un

listado de los TFG/TFM aprobados y suspendidos. La biblioteca validará los primeros y notificará la lista de los suspendidos a los Servicios Centrales de la BUZ para su eliminación.

En el proceso de validación las bibliotecas de centros solo podrán

modificar errores ortográficos o normalizar los nombres de directores/ponentes conforme a los registros de autoridad creados en


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Millennium. Si fuera necesario corregir datos erróneos referidos a la facultad o centro, deberá notificarse al Servicio Central de la BUZ.

En cuanto el registro haya sido validado por la biblioteca de centro, el

trabajo a texto completo (pdf) podrá ser consultado libremente siempre y cuando el autor haya autorizado la consulta. Desaparecerá por tanto la nota que aparecía en el registro “Trabajo pendiente de validar administrativamente. El acceso a texto completo está restringido hasta su validación”, así como el icono del candado que aparecía junto al enlace al PDF del trabajo.

Una vez terminada la fase de validación del registro por la biblioteca, el autor recibirá un nuevo correo electrónico de confirmación de que su TFG/TFM está ya validado en ZAGUAN.

Los registros no aprobados serán borrados del servidor ZAGUAN,

dando lugar a la presentación de un nuevo TFG/TFM o a la presentación del mismo con las modificaciones apuntadas por el Tribunal calificador. En ambos casos se inicia un procedimiento nuevo. Procedimiento de validación de TFG/TFM en ZAGUAN:

Acceso a ZAGUAN Desde la página http://zaguan.unizar.es o desde la página de la BUZ http://biblioteca.unizar.es/

Identificación (https://zaguan.unizar.es/youraccount/login) Mediante la cuenta de correo electrónico de la Biblioteca


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Validación: seleccionar tipo de trabajo (http://zaguan.unizar.es/submit) Acceder a “Enviar” y seleccionar el tipo de trabajo que se va a validar. Pinchar en

Validación: introducir número de referencia del trabajo a

validar


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Validación: revisión de datos Revisar datos introducidos por el alumno y corregir posibles errores tipográficos. No se pueden modificar ni las licencias ni los archivos cargados. Pinchar en “Terminar”

Terminar validación

Una vez terminada la validación aparece una pantalla de confirmación.


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Correo electrónico Finalizado el proceso, se envía automáticamente un correo electrónico de confirmación al alumno donde se le informa de que su trabajo ha sido validado:

Visualización del registro en ZAGUAN

Trabajos de libre consulta: una vez validados estos registros se podrá acceder al texto completo en ZAGUAN. Desaparecerá la nota que aparecía en el registro “Trabajo pendiente de validar administrativamente (una vez validado se podrá acceder al texto completo siempre y cuando el autor haya autorizado la consulta)” así como el candado que aparecía junto al enlace al PDF del trabajo.

Trabajos de no consulta: una vez validados estos registros

se visualizará la nota “El autor NO autoriza la consulta a texto completo” y seguirá apareciendo el icono del candado. En estos trabajos sólo se visualizará la referencia bibliográfica y se conservarán en todo caso los metadatos descriptivos a los que se hacía referencia en el apartado 5.1.3.

Hola: El registro que se creo en Zaguan en la URL <http://zaguan.unizar.es/record/5512> ha sido verificado administrativamente (y/o modificado pertinentemente por el personal de la Biblioteca de la Universidad de Zaragoza) y pasara a ser parte del Repositorio segun la Licencia especificada en el momento de envio. Asimismo le informamos de que la URL donde se almacena su registro permanecera invariable a lo largo del tiempo, y su archivo a texto completo sera preservado. En caso de detectar problemas en su registro o necesitar informacion adicional, por favor contacte con [email protected] Gracias por utilizar Repositorio Digital de la Universidad de Zaragoza El equipo de Automatizacion de Bibliotecas <[email protected]> Un cordial saludo


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• Eliminación de registros en ZAGUAN

Los TFG/TFM no aprobados serán eliminados de ZAGUAN centralizadamente. Las bibliotecas de centro enviarán a [email protected] el listado de referencias a eliminar tan pronto como reciban el listado de la secretaría del centro.

5.3. Difusión de contenidos de ZAGUAN

Con el objetivo de difundir y aumentar la visibilidad de los trabajos académicos de los alumnos de la Universidad de Zaragoza, ZAGUAN sigue el protocolo OAI-PMH para que sus contenidos puedan ser integrados por otros repositorios nacionales e internacionales. Con ello se facilita que algunos contenidos de ZAGUAN puedan ser también localizables a través de recolectores. Entre ellos:

• Recolecta: recolector de ciencia abierta. Su objetivo es impulsar, apoyar y coordinar el desarrollo de repositorios digitales para el acceso abierto, difusión y preservación de los resultados de la investigación científica en España, así como desarrollar servicios y funcionalidades de valor añadido sobre los resultados de esta investigación para los investigadores y el público en general.


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• OAIster: repositorio colectivo que incluye recursos digitales que recolecta

de repositorios de todo el mundo. Desarrollado por la Universidad de Michigan, actualmente cuenta con la colaboración del Online Computer Library Center (OCLC).

• DRIVER (Digital Repository Infrastructure Vision for European Research): iniciativa financiada por la Unión Europea con la intención de crear una base de conocimientos para la investigación en Europa. Reúne registros de repositorios institucionales y también de repositorios temáticos de ámbito europeo.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Reglamento de Trabajos Fin de Grado y Fin de Máster de la Universidad de Zaragoza aprobado por el Consejo de Gobierno el 7 de abril de 2011.

Normativa propia de la Universidad de Zaragoza en materia de Protección de datos de carácter personal.

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