1Vellekoop & Meesters B.V.

Gijs van Schouwenburg, Lambert Rutges & Marnix BrongersGijs van Schouwenburg, Lambert Rutges & Marnix Brongers

Het begrip eWerken wordt veel gebruikt in overheidsinstellingen. Maar wat is eWerken nu precies? En hoe geef je er als organisatie invulling aan? In dit artikel geven we betekenis aan eWerken en bieden wij praktische handvatten voor de inrichting en besturing ervan.

ORGANISATIE, MENS, MIDDELEN EN INFORMATIE IN SAMENHANGIn de zoektocht naar vernieuwing omarmen veel organi-saties nieuwe concepten. eWerken is zo’n concept. Door informatietechnologie in te zetten, kan ‘digitaal’ worden gegaan. Hoe innovatief eWerken als organisatieprincipe ook is, het blijft een concept waarbij organisatie, mens, informatie en middelen in samenhang moeten worden beschouwd (zie figuur 1).

Organisaties die succesvol eWerken zijn zich bewust van de samenhang tussen deze aspecten en werken vanuit een strategische oriëntatie aan de inrichting van hun organisatie. Teveel energie op één of meer aspecten kan leiden tot onevenwichtige organisatie-inrichting.

In dit paper bieden wij een integraal perspectief op de besturing en inrichting van eWerken: Het eWerken Besturings- en Inrichtingsmodel (zie figuur 2). Met dit model kan een organisatie haar ambities afzetten tegen haar mogelijkheden, krijgt zij zicht op de veranderomvang en heeft zij handvatten voor de besturing van die verandering.

We lichten in vogelvlucht de belangrijkste elementen van het model toe.

ORGANISATIEDOEL, BESTURING EN PROCESFILOSOFIEDe belangrijkste parameters bij een succesvolle overstap naar eWerken zijn:

⚪ het doel (missie en visie) ⚪ het besturingsmodel (af te leiden van het doel) ⚪ de procesfilosofie en -inrichting

eWerken missie

eWerken kan vanuit verschillende doelen worden ingezet:1. kostenreductie 2. verbetering dienstverlening en efficiëntie3. diensteninnovatie 4. betere controle- en verantwoordingsmogelijkheden5. modernisering van de organisatie6. aantrekkelijk werkgeverschap

Het klinkt als een cliché, maar een organisatie die met eWerken aan de slag wil, moet eerst bepalen wat zij ermee wil bereiken. Wij noemen dat de eWerken missie. Niet alleen omdat eWerken nog

steeds missiewerk vereist, maar vooral omdat de primaire oriëntatie van de gewenste organisatie-inrichting er uit blijkt.

Anders sturen door eWerken

Voor velen is het evident: eWerken verandert het besturingsmodel van een organisatie. Informatie, werk en resultaat worden transparant en tijd- en plaatsonafhankelijk. De

‘lijnen’ worden anders, korter en zichtbaarder. Dat vraagt een andere besturingsfilosofie

van de organisatie, manager en medewerker. De besturingsfilosofie

vertolkt de manier waarop de organisatie en haar leden afspreken: ‘zo werken we samen’. Het vormt het hart van de nieuwe organisatie. Succesvolle eWerken organisaties realiseren zich dit, weten waar ze vandaan

komen, welke stap(pen) op dit punt gezet moeten worden en daarmee wat de omvang is van de transformatie in houding en gedrag.

eWerken procesfilosofie: bepaal de procesprincipes

De transformatie naar een ‘eOrganisatie’ veronderstelt dat het doel en de besturingsfilosofie vertaald worden naar een procesfilosofie. De procesfilosofie bevat de

BEGINT BIJ DE INRICHTING

SUCCESVOL eWERKEN

Mens

Informatie

Middelen

eWerken

Figuur 1: eWerken: een samenspel tussen mens, middel, informatie en organisatie

Organisatie

2Vellekoop & Meesters B.V.

principes waaraan de processen van de organisatie moeten voldoen voor eWerken.

In onze ervaring spelen de volgende aspecten daarbij een rol:

⚪ beschikbaarheid van gegevens / informatie voor de procesuitvoering (gestructureerd en ongestructureerd)

⚪ bevoegdheden van medewerkers om zelfstandig te mogen handelen en resultaten te kunnen boeken

⚪ de inrichting van de procesketen, het minimaliseren van afhankelijkheden

INFORMATIE ESSENTIEEL VOOR SLAGEN eWERKEN TRANSFORMATIESeWerken wordt vaak gebruikt in de context van Het Nieuwe Werken (HNW). eWerken gaat over tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Het is erop gericht informatie op een inzichtelijke wijze beschikbaar te maken, waardoor zij steeds in werkbare vorm – actueel en compleet - aanwezig is voor de medewerker. eWerken stelt daarom een aantal uitgangspunten aan de

informatievoorziening. Informatie is:

⚪ beschikbaar ⚪ betrouwbaar ⚪ controleerbaar ⚪ herkenbaar ⚪ doeltreffend

Informatie is essentieel voor het slagen van eWerken transformaties. Zonder informatie kunnen medewerkers hun werk niet naar behoren uitvoeren. Ook van belang is dat eWerken de hele levenscyclus van informatie beïnvloedt: van wieg (creatie) tot het graf (verwijdering).

Traditioneel gezien ondersteunen documentmanagementsystemen de hele informatielevenscyclus. De laatste tijd wordt echter een onderscheid gemaakt tussen de creatiefase van documenten (ondersteund door systems of engagement) en de opslag van definitieve documentversies

(in systems of record) voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en compliancy met wet- en regelgeving. Goed begrip van de aard van de informatie (werkdocument, concept, samenwerkingsplek) en het uiteindelijke doel ervan is nodig om eWerken-systemen succesvol te adopteren.

Figuur 2: Het eWerken Besturings- en inrichtingsmodel

“De bevindingen in samenhang

bekijken. Daarmee kun je prioriteren

en zien welke zaken eventueel parallel

opgepakt kunnen worden.”

— Peter Heezemans

Hoofd ICT Natuurmonumenten

eWERKEN

3Vellekoop & Meesters B.V.

DIGITALE MIDDELEN EN WERK-PLEKINRICHTINGInformatie is in toenemende mate digitaal (of moet dat zijn). Hierdoor wordt de systeemafhankelijkheid groter. Het spreekt voor zich dat de gekozen middelen (soft- en hardware) eWerken mogelijk moeten maken.

De middelen die nodig zijn voor eWerken raken de inrichting en werking van de:

⚪ digitale werkomgeving ⚪ standaarduitrusting ⚪ fysieke werkplekinrichting

Het gebruik van moderne software stelt hoge eisen aan de technische infrastructuur. Niet in de laatste plaats door concepten als ‘bring your own device’. Ook de invoering van nieuwe middelen, zoals documentmanagementsystemen, roept de vraag op of de infrastructuur nog wel voldoet. In een moderne eWerken-organisatie is de performance van de systemen cruciaal voor continuïteit van de bedrijfsvoering.

VERHOUDINGEN TUSSEN MENSEN VERANDERENEen organisatiecultuur blijkt uit de manier waarop dingen binnen een organisatie worden gedaan. eWerken verandert niet wát er binnen de organisatie wordt gedaan. Wel heeft het impact op hóe dingen worden gedaan.

De introductie van eWerken verandert de verhoudingen in de organisatie voor:

⚪ de medewerker ⚪ de manager ⚪ het team

eWerken verandert de relatie tussen manager en medewerker en vraagt andere competenties. De belangrijkste aspecten daarin zijn:

⚪ sturen op output ⚪ werken op basis van vertrouwen ⚪ zelfstandigheid en zelfredzaamheid ⚪ samenwerken ⚪ verantwoordelijkheid ⚪ resultaatgerichtheid

Het is van belang de verandermogelijkheden van de medewerker, de manager en het team in kaart te brengen en de veranderinstrumenten daarop te enten.

“Door de persoonlijke ondersteuning van trainers en floorwalkers kreeg eWerken toegevoegde waarde in mijn dagelijkse werk”.

— Bart van SprundelProjectleider Implementatie E-Doc

Spreekt deze aanpak u aan en heeft u een behoefte om met één van onze collega’s

het onderwerp in uw organisatie nader uit te diepen neem dan vrijblijvend contact

met ons op.

Over de auteurs

Marnix Brongers, Lambert Rutges en Gijs van Schouwenburg zijn als senior adviseurs

en partner werkzaam bij Vellekoop & Meesters.

Vellekoop & Meesters ziet informatie en informatiestructuren als basis voor

succesvolle organisaties. Als adviesbureau leveren wij diensten op het op

het snijvlak van informatie, organisatie en IT. Door een brug te slaan tussen

organisatievraagstukken en moderne technologieën laten wij informatie werken voor

organisaties.Marnix Brongers

Gijs van Schouwenburg Lambert

Rutges