suomi.fi-viestit · miten kunta pääsee liikkeelle suomi.fi-viestien käyttöönotossa?...
TRANSCRIPT
Suomi.fi-viestitInfotilaisuus kunnille 25.4.2018
Tilaisuus nauhoitetaan
1. Kokonaispalvelu viestintään asiakkaille – niin digitaaliset viestit kuin kirjeetkin
2. KaPA-laki: Viestejä on käytettävä kaikkeen viranomaisviestintään asiakkaille
3. Digitaalinen viestintä edellyttää aina asiakkaan suostumusta
4. Kansalaisen asiointitili on sulautettu osaksi Viestit-palvelua
5. Viestien käyttöönotto on palveluiden liittämistä Viesteihin
Viisi pointtia Viesteistä
▪ Ei tarvita enää erillisiä digitaalisen viestinnän ja kirjepostituksen järjestelmiä – omaa kirjepostisopimusta saa kuitenkin käyttää
▪ Myös yritykset tulevat mukaan saajiksi 2019
▪ Käyttäjän suostumustieto sisällä palvelussa – viraston ei tarvitse pitää kirjaa
▪ Digitaalinen lähettäminen ja vastanotto maksutonta – kirjepostin maksaa lähettäjä käytetyn sopimuksen mukaisesti
▪ Osa Suomi.fi-palveluperhettä: Viestit-osio Suomi.fissä, tunnistaudutaan Suomi.fi-tunnistamisella ja voidaan valtuuttaa viestien lukemiseen Suomi.fi-valtuutuksilla
1. Kokonaispalvelu
▪ Tavoitetila: yksi palvelu kaikkien eri viranomaisten viestien seurantaan
▪ Voi hakea poikkeamislupaa VM:ltä, jos hukkainvestoinnin vaara
▪ Asiakasportaalit tai järjestelmien omat viestintäratkaisut voidaan kytkeä Viesteihin
▪ Myös yritykset voivat käyttää viestien lähettämiseen jos niille on osoitettu viranomaistehtäviä
▪ Viestit-palvelu korvaa turvapostit, Netpostin yms.
▪ Ei käytetä viranomaisten väliseen viestintään
▪ VM myöntää käyttöönottoon avustusta, jota on haettavissa 31.8.18 asti
2. Kaikki viranomaisviestintä
▪ Suomessa valittu linjaksi kansalaisen vapaaehtoisuus, ei tarvitse tehdä mitään, jos ei halua muutosta
▪ Suostumus koskee kaikkia julkisen hallinnon palveluita eikä ole rajattavissa palvelukohtaisesti
▪ Suostumusta voi vaihtaa koska vain halutessaan
▪ Millä saadaan kansalaiset tietoisiksi Viestit-palvelusta ja käymään antamassa suostumuksensa
3. Suostumus ja tieto suostumuksesta
▪ Viesteihin siirtyi n. 150 organisaatiota ja n. 200 palvelua
▪ Asiointitilin n. puolta miljoonaa asiakasta ei voitu siirtää Viesteihin suostumuksen puuttumisen vuoksi
▪ Asiointitiliin liittyminen vapaaehtoista eikä se tarjonnut kirjepostitusmahdollisuutta
▪ Isoimpia palveluita Asiointitilillä olivat ulosotto ja terveydenhuollon tilaus- ja varausjärjestelmät
▪ Myös Viestit-palvelussa asiakas identifioidaan hetulla ja yritys Y-tunnuksella
4. Asiointitilin perintö
▪ Viestit-palvelun käyttölupa myönnetään palvelulle ja sen tulisi olla julkinen tehtävä
▪ Palvelut näkyvät asiakkaille sekä lähettäjinä että kohteina
▪ Ideaali olisi että palvelujako ja –kuvaus noudattaisi Palvelutietovarannon vastaavaa
▪ Tuotannossa olevat palvelut näkyvät Suomi.fissä Viestien palveluluettelossa (linkki ”Suomi.fi-viestejä käyttävät organisaatiot”)
5. Palveluiden liittyminen Viesteihin
▪ Ilmoitus saapuneesta viestistä sähköpostiin (heräte)
▪ Mobiilisovellus, iOS/Android (Q2/18)
▪ Erityisviestityyppejä: • todisteellinen tiedoksianto
• tapahtumaviesti (Q3/18)
▪ Yritysten viestintä:• Pien/henkilöyritykset (Q4/18)
• Isot yritykset (2019)
▪ Elossaolotarkistus VTJ:stä (Q2/18)
Viestit-ominaisuuksia
1. Valitaan liitettävät palvelut ja liityntätapa (Virasto)
2. Haetaan käyttölupa (Virasto)
3. Teetetään tietoliikenneavaukset (Virasto, VRK)
4. Toteutetaan liittymä ja toimintatapa (Virasto)
5. Testataan palvelu ja julkaistaan se (Virasto)
Viestit-käyttöönoton viisi steppiä
Suomi.fi-viestitMiten kunta pääsee liikkeelle Suomi.fi-viestien käyttöönotossa?
Keskiviikko 25.4.2018
▪ Viestit askarruttavat kunnissa
▪ Pienen kunnan tyypilliset piirteet
▪ Suuren ja keskikokoisen kunnan tyypilliset piirteet
▪ Kuntamme on kiinnostunut Viesteistä - miten lähteä liikenteeseen?
▪ Esimerkki: varhaiskasvatuksen tuloselvitys ja maksupäätös
▪ Esimerkki: vaalilautakunnan kutsujen lähetys
▪ Viesteihin liitettävän palvelun tunnusmerkkejä
Agenda
Viestit askarruttavat kunnissa
”Kokonaiskuvan löytäminen on vaikeaa, koskettaa niin montaa toimialaa”
”Hallinto ei tiedä ICT:tä ja ICT ei tiedä hallintoa”
”Meillä on niin pieni kunta ja niin vähän kirjeitä, ettei tällaiselle ole tarvetta”
”Ei ymmärretä, mitä tämä tarkoittaa meille konkreettisesti”
”Kiinnostaa, mihin järjestelmiin Viestejä voisi ylipäätään lisätä”
”Pitäisi olla enemmän selkokielistä ja konkreettista materiaalia”
▪ Pienillä kunnilla on omassa hallinnossaan vain keskeisimmät kuntalaisille suunnatut palvelut• Kokonaisia toimialoja ulkoistettu ja/tai yhdistetty hallinnollisesti muiden kuntien kanssa. Kunnista
riippuen erilaisia ratkaisuja kuten ns. isäntäkuntamalli tai kuntayhtymä (tyypillisesti SOTE)• Oman hallinnon alaisia palveluita ovat usein ainakin varhaiskasvatus ja peruskoulu
▪ ICT-palvelut tyypillisesti ulkoistettu, kunnassa ei välttämättä ollenkaan tietoteknistä osaamista vaan osaaminen keskittyy hallinnon puolelle. • Palveluiden digitalisaatio ei kuulu kenenkään vastuulle• Resurssipula
▪ Monissa pienissä muuttotappiokunnissa väestö ikääntyy ja kuntalaisia ei nähdä keskeisenä kohderyhmänä sähköiselle viestinnälle
▪ Tyypillisesti VM:n antamaa tukea palvelun käyttöönotolle ei pidetä kiinnostavana tai riittävänä
➢Vähän asukkaita ja pienet vuosittaiset kirjemäärät, joten ei nähdä hyödyllisenä panostaa sähköiseen viestintään eikä ymmärretä siitä saatavaa hyötyä
Pienen kunnan tyypilliset piirteet
▪ Suurilla ja keskikokoisilla kunnilla on hallinnossaan paljon erilaisia palveluita ja ne saattavat tuottaa palveluita myös lähiseudun pienemmille kunnille• Tyypillisesti oman hallinnon alainen palvelutarjonta laajempi kuin pienissä kunnissa• Kirjeitä lähetetään merkittäviä määriä, käytössä on joko erillisiä postitusratkaisuja kuorituskoneineen tai
palvelu (paperiset + sähköiset kirjeet) on ostettu ulkopuoliselta taholta kuten OpusCapitalta
• Kukaan ei tiedä mistä kaikista palveluista ja paljonko kirjeitä lähetetään vuosittain
▪ Tietohallinto on eriytetty muusta hallinnosta omaksi yksikökseen ja ICT-palveluita ostetaan ulkoistuksena usealta eri taholta• Toimialojen hallinto ja tietotekniset ratkaisut toimivat omina erillisinä yksiköinään
• Monissa tietojärjestelmissä on jo valmiiksi oma viestiratkaisu, jota IT-toimittajat ovat sitoutuneet kehittämään• Kunnan näkökulmasta keskitetylle Viestit-ratkaisulle ei nähdä tarvetta
▪ Eri toimialat ovat siiloutuneet omiksi yksiköikseen eikä kunnissa ole näkyvyyttä viestintäratkaisuihin kokonaisuutena
➢ Kunnalla on jo käytössään erilaisia sähköisiä palveluita eikä Viesteille välttämättä nähdä tarvetta. Aloittaminen koetaan vaikeaksi, koska kokonaisuutta ei hahmoteta.
Suuren ja keskikokoisen kunnan tyypilliset piirteet
Kuntamme on kiinnostunut Viesteistä - miten lähteä liikenteeseen?▪ Viestien käyttöönotto edellyttää eri tahojen sitouttamista projektiin. Suunnittelu ja
toteutus vaatii ymmärrystä hallinnosta, toimialasta, digitalisaatiosta ja tietojärjestelmästä!
▪ Selvitä nykyinen tilanne ja päätä sen pohjalta mikä järjestelmä olisi omalle kunnallesi fiksuin valinta Viesteihin liitettäväksi• Miltä toimialoilta lähetätte eniten henkilökohtaisia osoitteellisia paperikirjeitä kuntalaisille
• Mitä tietojärjestelmiä kyseisillä toimialoilla on käytössä• Ole yhteydessä tietojärjestelmätoimittajaan: monella toimittajalla on valmiina tai työn alla valmis liitäntä Viestit-
palveluun
• Mitä sähköisiä viestintäpalveluita kunnallanne on käytössä (esim. eKirje, netposti tai sähköiset lomakkeet)
• Kuka on viestin vastaanottaja• Sähköisten viestien pilotointi kannattaa kohdistaa sellaisiin kohderyhmiin, jotka käyttävät muutenkin sähköisiä
palveluita (esim. sosiaalinen media, verkkopankki, digilehdet)
▪ Mieti teknisen toteutuksen lisäksi myös koko toimintaprosessi• Ensisijaisten tavoitteiden tulisi olla kuntalaisen asioinnin helpottaminen
• Sähköisen viestinnän tarkoitus on vähentää manuaalista työtä, ei siirtää sitä prosessin toiseen vaiheeseen (esim. tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen)
Esimerkki: varhaiskasvatuksen tuloselvitys ja maksupäätös
ESIMERKKI Toimintatapa nyt:
Asukas vaihtaa työpaikkaa ja samalla hänen tulonsa muuttuvat, joten hänen täytyy pyytää varhaiskasvatuksen maksuun päivitystä. Hän menee tietokoneella kunnan kotisivuille, löytää tuloselvityslomakkeen, täyttää sen koneella ja tulostaa. Tulostetun paperin hän laittaa kirjekuoreen ja postittaa kunnalle. Viikkoa myöhemmin asukas saa puhelun, jossa virkailija kertoo toimitettujen liitteiden olevan puutteellisia ja pyytää niiden toimittamista. Pyynnöstä hän kopioi vaaditut liitteet ja toimittaa ne kirjeitse kunnalle. Virkailija skannaasaamansa hakemuksen liitteineen arkistoon ja syöttää saamansa tiedot järjestelmään, jotta maksupäätös saadaan laskettua. Virkailija tulostaa maksupäätöksen ja postittaa sen kuntalaiselle.
ESIMERKKI Toimintatapa Suomi.fi-Viestien avulla
Asukas vaihtaa työpaikkaa ja samalla hänen tulonsa muuttuvat, joten hänen täytyy pyytää varhaiskasvatuksen maksuun päivitystä. Hän menee tietokoneella Suomi.fi-palveluun, löytää kunnan palveluvalikoimasta tuloselvityslomakkeen, täyttää sen sähköisesti ja lähettää suoraan kunnalle. Paria päivää myöhemmin asukas saa vastauksen Viestien kautta, jossa virkailija kertoo toimitettujen liitteiden olevan puutteellisia ja pyytää niiden toimittamista. Pyynnöstä hän liittää pyydetyt liitteet vastausviestiin ja lähettää ne suoraan virkailijalle. Sähköisen lomakkeen tiedot ovat ohjautuneet automaattisesti kunnan tietojärjestelmään, joten varmistuttuaan liitteiden ja tietojen oikeellisuudesta, virkailija toimittaa maksupäätöksen kuntalaiselle vastausviestinä.
ESIMERKKI Toimintatapa nyt:
Vaalilautakunnan puheenjohtaja kirjoittaa ja tulostaa kutsun saapua lautakuntaan, vaalitoimitsijan ohjeet sekä henkilötietolomakkeen vastaanottajan täytettäväksi ja sulkee ne kirjekuoreen. Kirjekuoren päälle hän liimaaosoitetarran. Postitusta varten kirje viedään postitushuoneeseen, mistä kirjeet lähtevät kerralla vastaanottajille. Posti kuljettaa kirjettä vastaanottajalle kaksi arkipäivää, jonka jälkeen vastaanottaja saa kirjeen.
Vaalipäivänä lautakunnan jäsen ottaa täyttämänsä paperisen henkilötietolomakkeen ja tulostamansaverokortin mukaan toimittaakseen ne vaalilautakunnan puheenjohtajalle. Puheenjohtaja kokoaa kaikkien jäsenten toimittamat paperit yhteen kirjekuoreen ja vie kirjekuoren kaupungin sisäiseen postiin, josta se toimitetaan eteenpäin palkkahallintoon. Palkkahallinnossa toimitetut paperit skannataan sähköistä arkistointia varten.
ESIMERKKI Toimintatapa Suomi.fi-Viestien avulla, kun käytössä sähköpostiliitäntä:
Vaalilautakunnan puheenjohtaja kirjoittaa saatekirjeen sähköpostiin ja liittää viestiin kutsun saapua lautakuntaan, vaalitoimitsijan ohjeen sekä henkilötietolomakkeen vastaanottajan täytettäväksi. Samalla hetkellä kun puheenjohtaja lähettää viestin, se saapuu jo vastaanottajalle.
Vastaanottaja tallentaa liitteet työpöydälleen ja täyttää henkilötietolomakkeen sähköisesti. Lautakunnan jäsen vastaa saamaansa viestiin Suomi.fi verkkopalvelussa ja laittaa vastauksensa liitteeksi täyttämänsä henkilötietolomakkeen ja verokortin. Puheenjohtaja välittää saamansa dokumentit sähköisinä eteenpäin palkkahallintoon.
Esimerkki: vaalilautakunnan kutsujen lähetys
▪ Keskeisinä kriteereinä palveluiden viestivolyymit, järjestelmien yhtenäisyys ja kypsyysaste
▪ Suomalaisten tai laajasti Suomen kuntakentällä toimivien IT-toimittajien valmisohjelmistot• Räätälöidyn järjestelmän liittäminen on usein kalliimpaa ja hitaampaa
▪ Liitettävä järjestelmä voisi olla esimerkiksi (mainitut tietojärjestelmät ovat esimerkkejä yleisesti kunnissa käytetyistä järjestelmistä):
• Sähköpostiliitäntä: Outlook
• Asianhallintajärjestelmät: Dynasty ja Triplan Tweb• Varhaiskasvatus ja opetus: Daisy, Effica, Wilma, Abilita
▪ Viestit-palvelun käyttölupia on haettu seuraaviin palveluihin:• Viranomais- ja toimielinpäätöksien, kunnanhallituksen ja -valtuuston pöytäkirjanotteiden toimittaminen
• Hakemusten, ilmoittautumisten ja päätösten toimittaminen koskien päivähoito- ja varhaiskasvatuspaikkoja ja -maksuja
• Viestintä päiväkodin/koulun ja kodin välillä • Rakennus- ja ympäristövalvonnan kunnallistekniikan toimenpidelupien tiedottaminen, neuvonta ja hakeminen
sekä päätösten toimittaminen
• Erilaisia hakemuksien toimittaminen: kesätyöpaikat, tieavustukset, yms
• Sosiaali- ja potilasasiamiehen viestinvälitys
Viesteihin liitettävän palvelun tunnusmerkkejä
Käyttöönottojen viestinvaihto ja tiedustelut Viestit-palvelusta:
Yleisesti Suomi.fi-palveluista:
Tietoa virastoille Viestit-palvelusta:
https://esuomi.fi/palveluntarjoajille/viestit/
https://esuomi.fi/usein-kysyttya/#tab-id-7
Käyttöönoton tuki:
http://vm.fi/suomi.fi-viestit-kayttoonoton-tuki
Kiitos!
Suomi.fi-viestitMitä teknistä liityntätapaa kannattaa käyttää?
Pertti Suomela
Kunta
VRK
Suomi.fi-viestien liityntätavat
Web Service Sähköposti
Suomi.fi Viestit
Suomi.fi Mobiilisovellus
Kansalainen
iPost (SFTP/WS) Lomake (POST)
VIA-liityntäpalvelu
Asianhallinta- tai sähköpostijärjestelmä
Kirjepostitus
Suomi.fi-viestien liityntätapavertailu
Digitaalinen toimitus
Kirjepostitus Tieto vastaanottajan
tilistä
Tieto viestin toimituksesta ja avauksesta
Kaksisuuntaisuus(vastaaminen)
Web Service X X X X X
Sähköposti X X X
iPost (SFTP, WS) X X X*
* = tieto ainoastaan, jos epäonnistuu
➢ Web Service -liityntätavalla kunta pystyy toteuttamaan kattavimman ja monipuolisimman viestintäpalvelun ja siksi suosittelemme sitä kaikille
• Sähköposti-liityntä toimii nyt vain pienelle osalle kuntalaisista, koska viestejä ei toimiteta perille kirjepostissa
• iPost-liityntä sopii vain tiedottamiseen, koska kuntalainen ei voi vastata
▪ Useat järjestelmätoimittajat ovat toteuttamassa järjestelmiinsä liityntää Suomi.fi-viesteihin. Triplan Tweb -toteutus valmis.
▪ Kuntien on syytä ottaa yhteyttä asianhallintajärjestelmiensä toimittajiin ja ryhtyä suunnittelemaan heidän kanssaan viestintäratkaisuja, jotka kytkeytyvät Suomi.fi-viesteihin ja tähän tarvittavia liityntöjä
▪ Useita palveluita ja asianhallintajärjestelmiä voidaan liittää rinnakkain
Viestit-palvelun toteutus asianhallintajärjestelmissä
Viestit-palveluun liittyminen
1
2
3
4
5
6
• VRK neuvoo asiakasta joka vaiheessa ja huolehtii prosessin etenemisestä
• * osoittaa kunkin vaiheen aloittajaa
• Vaiheet 1-4 voivat tapahtua eri järjestyksessäkin• Kuvan ulkopuolella: Viranomainen voi anoa
avustusta VM:ltä
Viranomainen
* Suunnittelee palvelun, osallistuu aloituspalaveriin
Täyttää ja lähettää tietoliikennelomakkeen, toteuttaa
tietoliikenneavaukset
Täyttää ja lähettää asiakastietolomakkeen
* Toteuttaa ja testaa Viestit-liitynnän
* Pyytää tuotantoon siirtymistä
* Täyttää ja lähettää käyttölupahakemuksen
Valtori VIA
Toteuttaa tietoliikenneavaukset
Ratkoo testauksessa löytyneitä ongelmia
VRK
* Järjestää aloituspalaverin, konsultoi palvelun ja liitynnän suunnittelussa
* Lähettää tietoliikennelomakkeen, välittää pyynnön, koordinoi
* Lähettää lomakkeen, tarkistaa ja tallentaa tiedot palveluun, kertoo
palvelutunnukset
Tukee testaamista: Vastaa teknisiin kysymyksiin, ratkoo testauksessa
löytyneitä ongelmia
Tallentaa tiedot palveluun, tiedottaa Kansalaisneuvontaa
Selvittää hakemuksen asiat, myöntää käyttöluvan
Suomi.fi-viestien käyttöönoton valtiontuki
JulkICT-osasto
Erityisasiantuntija Katja Väänänen, 25.4.2018
▪ Asiakasorganisaatiolla on mahdollisuus hakea tukea Suomi.fi-viestit käyttöönottoon
▪ Kunnille tuki myönnetään valtiontukena
▪ Ohjeet, kriteerit ja hakemusta sekä maksatusta varten tarvittavat materiaalit löytyvät
http://vm.fi/suomi.fi-viestit-kayttoonoton-tuki
Mahdollisuus hakea tukea palvelun käyttöönottoon
26
▪ Tuen hakija on sopinut käyttöönoton aikataulusta Väestörekisterikeskuksen kanssa
▪ Tukea on haettava kirjallisesti 31.8.2018 klo 14:00 mennessä
▪ Tuki on käytettävä Suomi.fi-viestit palvelun käyttöönottoon
▪ Tuetut käyttöönotot toteutetaan tuen käyttöajan puitteissa, 1.9.2017 – 28.2.2019
▪ Tukea myönnetään vain kerran kutakin julkishallinnon organisaatiota kohti, vaikka tukisumma jäisikin alle maksimin.
Valtionavustushaun välittömät ehdot
27
▪ Valtionavustusta myönnetään 75 % yhteenlasketuista käyttöönottojen kokonaiskustannuksista kuitenkin niin, että maksimiavustussumma ei ylity.
▪ Tuki maksetaan jälkikäteen toteutuneiden kustannusten perusteella. Tuen saajan on raportoitava käyttöönottojen kustannukset myös omarahoituksen osalta.
▪ Valtiovarainministeriö tekee yhteisen valtionavustus-päätöksen seuraavan kuukauden kuluessa edellisen kuukauden viimeiseen päivään mennessä saapuneiden hakemusten perusteella. (viimeinen syyskuun 2018 aikana elokuun 2018 viimeiseen päivään mennessä saapuneiden hakemusten perusteella.)
Valtionavustuksen määräytyminen
28
▪ Kunnilla maksimiavustuksen määrä määräytyy kunnan asukasmäärän (31.12.2016) perusteella. Jos kunnat ovat yhdistyneet 31.12.2016 jälkeen, maksimiavustuksen määrä katsotaan yhdistyneiden kuntien yhteenlasketun asukasmäärän (31.12.2016) perusteella.
▪ Kuntayhtymillä maksimiavustuksen määrä määräytyy kuntayhtymän henkilöstömäärän (31.12.2016) perusteella. Jos kuntayhtymät ovat yhdistyneet 31.12.2016 jälkeen, maksimiavustuksen määrä katsotaan yhdistyneiden kuntayhtymien yhteenlasketun henkilöstömäärän (31.12.2016) perusteella.
Valtionavustuksen määräytyminen
29
Valtionavustuksen maksimiavustussummat: kunnat
30
Kokoluokka Asukkaita min Asukkaita max Maksimiavustussumma
1 7 499 5 000
2 7 500 19 999 10 000
3 20 000 29 999 20 000
4 30 000 39 999 30 000
5 40 000 49 999 40 000
6 50 000 59 999 50 000
7 60 000 60 000
Valtionavustuksen maksimiavustussummat: kuntayhtymät
31
Henkilöstön määrä Maksimiavustussumma
Henkilöstön määrä Maksimiavustussumma
Yli 1000 60 000 €
700 - 999 50 000 €
500 - 699 40 000 €
200 - 499 30 000 €
100 - 199 20 000 €
50 - 99 10 000 €
Katja Väänänen
Erityisasiantuntija
JulkICT-osasto
Valtiovarainministeriö
+358 2955 30245