symposium conf 103 l’évaluation de la complexité et des risques – plus qu’un questionnaire
DESCRIPTION
Depuis 2007, le Gouvernement du Canada a changé sa norme de suivi de projet. L’ancienne norme était basée sur la valeur monétaire du projet, la nouvelle norme est maintenant basée sur la complexité et les risques versus la capacité d’un ministère à gérer ses projets. Bien que cette nouvelle approche ajoute de nouveaux défis, elle a l’avantage d’avoir une approche standardisée. Plusieurs y voient un formulaire de plus à remplir. Ce document est en réalité un outil vivant avec lequel le gestionnaire de projet peut faire partager aux parties prenantes, les différents aspects de la complexité et des risques du projet. Robert Dominique Robert débute sa carrière en informatique en 1985, après un certificat en informatique. En 97 il obtient son Baccalauréat, par cumul de certificat, de l’UQAM. En 2005, il termine la maîtrise en TI à l’ÉTS et en 2008, un certificat de premier cycle en gestion de projet de l’U de Laval. Bien que depuis plusieurs années, Robert gère des projets de mise à niveau et de mise en place d’infrastructure informatique au sein de l’agence spatiale canadienne (ASC), c’est en 2005 qu’il est responsable du déménagement de la salle des serveurs. Ce projet vaut à l’équipe le prix du meilleur travail d’équipe, devant plusieurs projets spatiaux. C’est aussi l’année où il est chargé de mettre en place le bureau de projet GI-TI, toujours au sein de l’ASC. En 2012, Robert transfert au sein de Services partagés Canada, ou il est analyste en risque, au sein du centre d’excellence en gestion de projet. Robert a été certifié PMP en 2005 et PMI-RMP en janvier 2014. En parallèle Robert a fait une carrière au sein de la réserve navale des Forces canadiennes qui l’a mené à plusieurs postes, dont celui de commandant de l’unité de Montréal et dernièrement, responsable de la région du Québec. Robert est un passionné de chasse et pratique la photographie et le tir sur cible. Il est également formateur avec les fédérations de chasse et de tir.TRANSCRIPT
L’évaluation de la complexité et
des risques,
plus qu’un questionnaire
Agenda
• Bienvenue
• Section 1: La gestion de projet au Gouvernement du Canada
• Section 2: La gestion de projet à Services partagés Canada
• Section 3: Les outils
• Conclusion
• Questions
2
3
Modernisation de l’infrastructure du
GC
Amiliorerl’efficacité, la
fiabilité, la sécurité
Accroitre la productivité
Services partagés Canada (SPC)
43 ministères du Gouvernement du Canada
Section 1: La gestion de projet au
Gouvernement du Canada
4
Lois
Cadres
Politiques
Directives
Normes
Lignes directrices
1 politiqueen GP
2 normes en GP
3 politiquesEn GP
PlusieursLignesdirectrices
Avant2012
Après2012 2014
DirectiveGestion durendement
La gestion de projet avant 2012
• Chaque ministère avait une délégationfinancière (pouvoir de dépenser) Selon le ministère Selon le type de projet
• Tous les projets ≤ 100M$ → Grand projet de L’État Politiques et processus séparé des autres projets.
5
Politique de gestion de projet au
Gouvernement du Canada, 1 avril 2012
Normes
Politique Politique en GP
Complexité et risque de projet
Capacité organisationnelle
de GP
6
Résumé de la politique et normes en GP
• Mise en place progressive depuis 2007.• Nouveaux systèmes pour tous les projets du
GC : Évaluation du ministère de sa capacité
organisationnelle de gestion de projet :♦ 92 questions♦ Preuves à l’appui♦ Valide pour maximum de 5 ans
Évaluation de la complexité et des risques de projet :
♦ Pour chaque projet ≥ 1M$♦ 64 questions♦ Preuves peuvent être demandées
7
Catégories de niveau de la capacité
organisationnelle de gestion de projet
8
Aucune structure uniforme pour la gestion de projets
Capacité de base en GP
Gestion normalisés et collecte centralisée de données sur les projets.
Planification et contrôle intégrés de projets multiples
Les processus aux projets sont intégrés aux processus et à la structure de l’organisation.
0 - Limité
1 - Soutenu
2 - tactique
3 - évolutionnaireNote: SPC estactuellement à ce niveau
4 - transformationnel
Niveau de complexité et risques
9
Peut entraîner des changements radicaux dans l’organisme et possiblement dans d’autres organismes également. Effet négatif sur la réputation de l’organisme auprès du public.
Changements ou à de nouvelles capacités. Composantes importante de GI/TI
Répercussions sur de nombreux services et des activités d’approvisionnement
Résultat du projet n’a de répercussions que sur un service particulier. 1- Soutenu
2- Tactique
3 - Évolutionnaire
4 - Transformationnel
Exemple:Fermeture de centre de données
Exemple:Mise à jour du réseau
Exemple:Mise en place d’un réseau classifié
Exemple:Mise en place du système de courriel unique au Gouverment du Canada
Capacité vs niveau
Note: le Secrétariat du Conseil du Trésor se réserve un droit de gestion dans tout projet.
10
Les avantages du nouveau système
Fondé sur la taxonomie servant à l’évaluation des risques de projets
Se rapproche des standards de l’industrie (exemple OMPA® du PMI)
Tient compte du facteur stratégique
Tient compte des facteurs “uniques” du secteur public
N’est pas basés sur la valeur, mais sur les risques et la complexité versus la capacité
Même référence pour tous les organismes
11
Mise en place dans les ministères et
agences fédéraux
Les ministères et organismes fédéraux retiennentla gouvernance interne des projets
Ils sont responsables de leurs processus internes
• Exemple: dans certains ministères avec peu de projets, une seule personne écrit l’ECRP
Garde le contrôle du projet jusqu’à leur niveaude capacité
12
Section 2: La gestion de projet à Services
partagés Canada
13
L’Evaluation de la complexité et des risques
et le centre d’excellence en GP
• Responsabilités: Développer la formation en gestion de projet Du développement et la mise en place des outils Du soutien aux gestionnaires de projet et aux comités De l’adhérence
♦ à la politique de gestion de projet ministérielle♦ au cadre directeur en gestion de projet♦ aux processus
De la qualité des documents L’administration du système de gestion
de projet
14
Gouvernance interne en GP au sein de
Service partagés Canada
Directive en GP
Cadre en GP
Processus
15
Tous alignés sur ceux du Conseil du trésor
Gestiondu rendement
Le processus au sein de SPC
Établis l’autorité d’approbation
Détermine le niveau de
supervision
Détermine la quantité de
documentation obligatoire
16
L’évaluation de complexité et de risques de projet(ECRP) détermine le niveau de gouvernance du projet
Niveau d’approbation des projets à SPC
Source : Cadre de gestion de projet V. 2.0
17
Le formulaire d’ECRP
64 questions en 7 sections
• 7 types de risque
• Chaque question peut avoir une valeur de 1 à 5
Questions génériques pour le Gouvernement du Canada
• Pour tous les type de projet
• Doit faire une interprétation pour le type de projet
• Exemple : les achats verts
Chaque réponse se doit d’être accompagnée de référence
• Pour faire le lien entre le risque et la documentation
• Progressive selon le stage du projet
• Facilite les audits de risque
18
Les 7 section de l’ECRP
Approvision-nement
Intégration
Activités
19
Caractéristique
Ressourceshumaines
Gestionstratégique
Exigences
C’est un document évolutif
Révision avant la
présentation au comité
d’approbation
Stage 1
Création de l’idée
Stage 2
Lancement du projet
Stage 3
Planification du projet
Stage 4
Exécution du projet
20
Phase 1: Détermine le niveau d’approbation
Phase 4: Vérifie le niveau suite aux demandes de changements
Phase 2: Vérification avec la charte de projet
Phase 3: Vérification avec le plan de gestion de projet
Peut être modifié en tout temps
Section 3: les outils disponibles chez
Services partagés Canada
Pour le gestionnaire de projet
Pour le gestionnaire de portefeuille
Pour le comité d’approbation
21
Pour le gestionnaire de projet
Interprétation des questions
Formation en ligne
Expertise disponible
Révision et commentaires
22
Le guide pour l’ECRP, version SPC
• Un guide pour le gestionnaire de projet Interprétation des questions pour les projets du
ministère;
Liste de vérification pour chaque question
Liste de référence possible
Exemples concrets
23
Outil de vérification de SPC
Vérification de la qualité
Prêt pour le comité d’approbation Suivit des recommandations
Vérification des risques
Des risques resortent-ils de l’ERCP Le régiste de risque comprent-il les risques
Vérification des questions
Les 64 questions sont répondues en accord avec la documentation
Chaque question possède une référence / information
24
Valeur ajouter de l’ECRP
25
Standard
• Établte le niveau de gouvenance
• Utilisation du système intégré de gestion de projets
Risques
• Liste de vérification
• Catégorie de risque
Communication
• Parties premantes
• Standard unique au Gouvernement du Canada
Liens
• Interdépendances
• Plan d’aquisition
• Plan des Ressources Humaines
Défis pour l’utilisation des ECRP
26
Établir uneculture en GP
Engagement
Pratique
• Que depuis 2012
• Pas beaucoup de spécialistes
• Gestion du personnel
• Formation en GP
• Centre d’excellence
• L’Académie
• Promotion des outils
Pour faire face aux défis
27
COGP
Bonne gouvernance
Vérification graduelle (selon les phases)
Promotion des outils
Formation en GP et en gestion de la performance
Garder le plus haut niveaude capacité organisationnelen gestion de projet (COGP)
En résumé, l’évaluation de la complexité des
risques :
28
Gouvernance
Registre de risque
Parties prenantes
Standard
• Niveau
• Approbation
• Création
• Maintien
• Information
• Document
• Système d’information
Conclusion
Bref,
L’évaluation de la complexité et des risques,
oui, c’est plus qu’un questionnaire
29
30
Questions