systèmes de gestion des procédures administratives
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ROYAUME DU MAROC Ministère de l’Intérieur Wilaya du Grand Casablanca. Systèmes de gestion des procédures administratives. …….Sur le chemin d’une Administration territoriale numérique. Omar ELALAMI DSI, Wilaya du Grand Casablanca. eforum, Casablanca 13 juin 2006. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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Systèmes de gestion des procédures Systèmes de gestion des procédures administrativesadministratives
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………….Sur le chemin d’une .Sur le chemin d’une Administration territoriale numériqueAdministration territoriale numérique
eforum, Casablanca 13 juin 2006eforum, Casablanca 13 juin 2006
ROYAUME DU MAROCMinistère de l’Intérieur
Wilaya du Grand Casablanca
Omar ELALAMIOmar ELALAMIDSI, Wilaya du Grand CasablancaDSI, Wilaya du Grand Casablanca
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Ancrage du projet
S’inscrit parfaitement dans les Hautes Directives de sa Majesté le Roi :
….Nous ne saurons atteindre les résultats escomptés si nous
ne parvenons pas à dépasser certains handicaps qui entraventl'investissement et dont l'élimination est tributaire del'accélération du rythme de fonctionnement de l'administration,de la lutte contre la lenteur et la routine administratives, de la simplification des procédures, de la coordination entre les centres de décision et du rétablissement de la confiance quantà la qualité des textes de loi et à leur saine application.
Extrait du discours de S.M. le Roi Mohammed VI-ouverture de la session d’automne de la 3ème année législative
(Vendredi 08 octobre1999)
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Ancrage du projet
S’inscrit dans le cadre du projet ambitieux du Ministère de l’Intérieur de mise à niveau et de modernisation de l’Administration territoriale :A ce propos le chantier Wilaya du Grand
Casablanca compte dans son portefeuille :• Un portail Internet www.casablanca.ma• Un intranet• SAP,• Gestion budget• Autres applicatifs• Des projets structurants pour la région (SIG,
connectivité,…)
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eWilaya : la genèse
• Portail National• Portail des Régions• Services en ligne
• G to G• G to B• G to C
•….
Convention de partenariatentre Ministère de l’Intérieur et Ministère des Affaires Économiques et Générales / Département des
Postes, des Technologies de l’Information et des Télécommunications
au sujet du projet e-Wilaya : 1. Portails des Régions2. Gestion des procédures administratives
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1.1.Réalisation des portails régionauxRéalisation des portails régionaux
2.2.Mise en place d’un système de Mise en place d’un système de gestion des procédures gestion des procédures administrativesadministratives
eWilaya = 2 projets
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SGPA : Rappel des objectifs dans le cahier des charges
• Rendre transparents les rapports entre l’administration et l’usager du service public.
• Améliorer l’efficacité des services de l’administration par la prise en charge des tâches répétitives, par la fluidification de la communication inter administrations concernées par la production d’un document administratif et par le raccourcissement des délais de services.
• Améliorer la qualité du service public par l’intégration d’une composante accueil et orientation de l’usager.
• Évaluer et de mesurer la performance du personnel et de la qualité des prestations du service public.
• Constituer des bases de connaissance de l’environnement de l’arrondissement : base de données relatives aux usagers, à leurs caractéristiques sociodémographiques, …
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SGPA : Axes des objectifs
Suivre les échanges entre les entités administratives impliquées dans le cadre des procédures administratives.
Fournir des outils de suivi de performance sur les services
rendus au citoyen.
Fluidifier et rendre transparente la relation entre l’Administration et le citoyen
3axes
Reporting (décideurs)
Work flow (Acteurs directs)
Front office (citoyen)
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Le SGPA est un système générique (boite à outils) de prise en charge informatisée de procédures de l’Administration territoriale au profit du citoyen
Basé sur les invariants :
• chaque procédure se compose d’étapes,
• chaque étape est assuré par un acteur,
• chaque étape peut utiliser un/des document(s) en entrée et peut produire un/des document(s) en sortie
Le Système de Gestion des Procédures Administratives SGPA ?
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- 1ère application -• Procédure : Délivrance du certificat de
résidence• Sites : Deux régions pilotes :
Février 2007, Grand Casablanca : Préfecture Casa Anfa,
mars 2007, Souss Massa Daraâ : Préfecture Idaoutanan,
Le système de Gestion des Procédures Administratives
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Citoyen
Agent administratif
• Reçoit les dossiers des demandes• Prépare les document administratifs• Transmet les dossiers au Caïd• Remet les documents aux citoyens
Caïd/Khalifa
• Vérifie les dossiers• Signe les documents administratifs
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• Reçoit les demandes • Fait les enquêtes• Transmet les résulats à l’agent administratif
Cheikh/Moqadem
Processus manuel : Nous étions………
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Opérateur
Caïd/Khalifa
Cheikh /Moqadem
Signe le document
En manuel
• Consulte la demande d’enquête• Enregistre le résultat de l’enquête• Met à jour la base de données citoyens
Écrit le résultat des enquêtes sur papier
En parallèle
• Alimente la base de données citoyens• Identifie et initialise la procédure• Affecte la demande au Moqadem concerné• Imprime le récépissé
Imprime le document
Citoyen
Consulte statistique
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Processus automatisé : ……nous devenons
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BD Préfecture
Districturbain
LL00
VPN VPN
1. Envoie les informations des localisations2. Envoie les procédures
Envoie les statistiques
Arrondissements
Architecture et flux des données
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SGPA se compose de trois modules
Tableau de bord
1. Gestion des localisations2. Paramétrage des procédures3. Gestion des utilisateurs4. Bases de données
1. Saisie de la demande2. Édition récepissé, documents demandés3. Saisie et suivi en ligne en multi canal (en perspective)
Décideurs
BackOffice
Front Office
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Workflow et suivides procédures
Reporting et Contrôle de gestion
• Délivrance des documents administratifs• Convivialité
Citoyens
Opérateurs
Décideurs
SGPA, les services rendus
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SGPA, en back office
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SGPA, en front office
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Exemple d’indicateurs• Délai moyen de délivrance par type de document• Nombre de documents délivrés par Arrondissement/District /Préfecture• Délai moyen de délivrance par opérateur• Nombre de documents établis par opérateur• Nombre de population par Arrondissement/District/Préfecture
SGPA, en reporting
Wali
Chef district
Gouverneur
Caïd
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Processus manuel : le document délivré
masqué
masqué
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Processus automatise : le document délivré
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Processus automatise : le récépissé
Date récépissé : 12/06/2007 à 11:41:52
Date demande : 21/05/2007
Procédure : Certificat Résidence Mineur
Opérateur : Brahim Amber
Numéro dossier : DSD3A930201
Etat dossier : ACCORDEE
Nom et prénom : Selmouni Sara
Adresse : N° 12 Rue Abou Hassan Saghir Maârif Extension
Pièces Manquantes :
Observation :
Date délivrance :
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CitoyenUn seul interlocuteurQualité du document délivréSimplification des procéduresRéduction du délaiRemédier aux mauvaises pratiques
Administration Moderniser l’Administration
territoriale Améliorer la relation
Administration - citoyen Recentrer le service public sur le
citoyen Uniformiser les procédures Suivre et évaluer l’activité des
services
Retombées
Coût
Délais
Qualité
Performance
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► Généralisation du système à l’ensemble des préfectures et provinces
► Généralisation du système aux autres procédures
► Mise en ligne du service au profit du citoyen
► Renforcement du Front Office:
► Utilisation d’un système d’accueil moderne
► Initialisation des demandes en ligne
► Suivi des demandes en ligne
► Utilisation des SMS pour informer sur l’état des demandes.
► Migration vers une architecture complètement Web
Perspectives
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Ne pas oublier : ewilaya = SGPA +….
Ewilaya c’est aussi le portail des régions
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Prochain version du site www.casablanca.ma
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Merci pour votre attention