taller 1. gestion documental
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El presente trabajo abarca toda la tematica sobre el programa de gestión documental, de igual manera la normatividad que rige dicho proceso.TRANSCRIPT
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TEMA 1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CLARA INES CORTES FORERO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
ASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL I
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BUCARAMANGA
2013
2
TEMA 1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CLARA INES CORTES FORERO
Docente
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
ASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL I
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BUCARAMANGA
2013
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CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 4
1. OBJETIVOS 5
1.1 OBJETIVO GENERAL 5
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 5
2. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 6
2.1AVERIGÜE COMO SE ORIGINÓ LA GESTIÓN DOCUMENTAL 6
2.2 DEFINA CON SUS PROPIAS PALABRAS GESTIÓN DOCUMENTAL A PARTIR DEL CONCEPTO QUE EMITE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
8
2.3 CONSTRUYA SU PROPIO CONCEPTO DE DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO A PARTIR DE LA DEFINICIÓN QUE DA DEL MISMO EL AGN
8
2.4 ¿QUÉ ES EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y MEDIANTE CUÁL LEY FUE CREADO?
9
2.5 ¿QUÉ ES EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS? 10
2.6 ¿CUÁL ES LA LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS?
12
2.7 ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21?
12
2.8 ENUNCIE LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
13
2.9 ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
14
2.10 ¿CUÁNTOS Y CUÁLES SON LOS PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
15
2.11 EXPLIQUE LA IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTA (TRD) Y CUÁLES ETAPAS COMPRENDEN.
17
2.12 MENCIONE PORQUE ES IMPORTANTE Y CUÁLES SON LAS VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS
20
2.13 REVISE EL DOCUMENTO “CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL”
20
2.14 INVESTIGUE LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS
22
CONCLUSIONES 25
BIBLIOGRAFIA 26
4
INTRODUCCIÓN
El programa de gestión documental se basa en la organización de la
documentación de las organizaciones, es decir, desde el momento en el que
se produce un documento hasta su disposición final, es por esto que su
objetivo principal es el de dar un manejo ordenado y eficiente en el flujo de
información, que resuelva los problemas y ayude a tomar decisiones claro
está tenido en cuenta la diferente normatividad que estable el Archivo
General de Nación.
Haciendo una breve análisis de la gestión documental en Colombia, se
puede mencionar que fue a partir del año de 1994 que el tema comenzó a
incursionar en el país debido al acuerdo 07 de este año expedido por el
AGN, este acuerdo consideraba en sus literales la responsabilidad,
organización, valoración, las transferencias y la eliminación de la
documentación; debido a lo anterior en el año 1996 publica “Gestión
Documental” en donde se establece unos lineamientos para la
implementación de la PGD, pero es el año 2000 con la ley 594, la ley general
de archivos en donde en el Título V, Artículos 21 al 26, se establece que las
entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental.
Con respecto a lo anterior, el presente trabajo aborda en su mayoría toda la
temática respecto al Programa de gestión Documental, dando un breve
análisis de su historia, concepto, etapas, legislación y entes que regulan este
procedimiento en el país, para con ello tener una idea más amplia acerca del
PGD.
5
1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL
Estudiar, analizar y conocer todo el proceso que comprende del Programa
de Gestión Documental.
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Conocer todos los conceptos relacionados con el programa de gestión
documental.
Analizar detalladamente todos los aspectos del PGD como: la producción
y flujo documental.
Conocer la legislación vigente que abarca la temática del PGD y los entes
que regulan esta actividad en Colombia.
Comprender todo el proceso de evolución del PDG.
6
2. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que
usted investigue en otras fuentes, realice lo siguiente:
2.1 AVERIGÜE COMO SE ORIGINÓ LA GESTIÓN DOCUMENTAL, PUEDE
TOMAR COMO BASE EL SIGUIENTE DOCUMENTO “GESTIÓN
DOCUMENTAL” QUE PUEDE ENCONTRAR EN
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
Según el documento base y el material de clase se menciona textualmente
que: "La gestión de documentos fue concebida en los Estados Unidos
alrededor de los años 50 y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma
oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su
adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica
archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de
vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que
mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta
que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su
valor histórico.
A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de
un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la
inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la
eficacia y la economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con
el ciudadano; ante esta situación comienzan a adaptar a su idiosincrasia
administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los
Estados Unidos.
7
En Colombia, se empezó a contemplar el termino Gestión de documentos a
partir del Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido
por el Archivo General de la Nación, el cual contempla y desarrolla el tema
en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental,
organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la
gestión de documentos, valoración documental, transferencias de
documentos con valor permanente y eliminación de documentos.
En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación
“Gestión documental: bases para la elaboración de un programa”, brinda
algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de
gestión documental. Con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el
tema de la gestión documental queda consignado en el Título V, Artículos 21
al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la
formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad
de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables,
notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales.
En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 – Ley General de
Archivos, se continua con la formulación de la política archivística nacional, la
reglamentación de metodologías para la organización, conservación y
difusión de los documentos, el desarrollo de elementos técnicos y normativos
del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre la
importancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la
conservación y preservación del patrimonio documental”.1 2
1 ARIAS GONZÁLEZ, Luz Marina. Unidad I. Introducción a la Gestión Documental. Armenia: Universidad del
Quindío, p.6. 2 FERNÁNDEZ VALDERRAMA, Luis David. Gestión Documental. Caracas (Venezuela). [En línea] Disponible en:
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
8
2.2 DEFINA CON SUS PROPIAS PALABRAS GESTIÓN DOCUMENTAL A
PARTIR DEL CONCEPTO QUE EMITE EL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Es el “Conjunto de actividades
administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación”. (Art. 3 Ley 594 de 2000 y
Reglamento General de Archivos-Acuerdo 027 de 2006)
Según el anterior concepto que emite el AGN sobre el término Gestión
Documental, podría mencionar que la gestión documental es el conjunto de
normas, prácticas y procesos archivísticos mediante los cuales una
institución bien sea pública o privada planifica, organiza, dirige y controlar,
todo el flujo de la documentación que emite o produce como resultado y
desarrollo de sus actividades, teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documento, lo cual permite tomar decisiones respecto al tiempo de
conservación y o eliminación de los documentos por medio de las TRD.
2.3 CONSTRUYA SU PROPIO CONCEPTO DE DOCUMENTO Y
DOCUMENTO DE ARCHIVO A PARTIR DE LA DEFINICIÓN QUE DA DEL
MISMO EL AGN.
Conceptos del AGN
DOCUMENTO: es toda “Información registrada, cualquiera sea su forma o el
medio utilizado (A.G.N . Reglamento General de Archivos - Acuerdo 027 de
2006)
9
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida
por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene
valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de conservación.
Conceptos Propios.
Documento: Es toda aquella información que produce, organiza, controla y
almacena todo individuo o institución, en cualquier tipo de formato o medio.
Documento de archivo: Es toda aquella información que produce, recibe,
organiza, controla y almacena una entidad o institución en el ejercicio de sus
funciones, la cual tiene un valor no solo para la institución, sino también para
toda la comunidad, por tal motivo se debe preservar y conservar.
2.4 ¿QUÉ ES EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y MEDIANTE
CUÁL LEY FUE CREADO?
Según la página del AGN, menciona que: “El Archivo General de la Nación -
AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura,
encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -
SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar
y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la
comunidad, además es la principal ente que coordina y controla la actividad
archivística en el país”.3
El AGN Tiene la doble función de ser archivo intermedio y archivo histórico
de la administración pública. Además, como archivo general, le corresponde
3 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. El AGN. Bogotá, 2013. ). [En línea] Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1057
10
la protección de todo tipo de documentos de origen público y privado de
interés para la memoria cultural e histórica nacional.
El Archivo General de la Nación se crea a partir de la ley 80 DE 1989 el 22
de diciembre, por medio de esta ley se forma como un establecimiento
público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con
personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con
domicilio en Bogotá, D.E. y además se establecen también sus funciones.4
2.5 ¿QUÉ ES EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS?
De acuerdo con lo que menciona el AGN en su página menciona que: “El
Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones
archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas
que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden
nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas
creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y
normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de
estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el
acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el
territorio nacional.
El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo
General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la
política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y
operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las
4 Ley 80 de 1989. [En línea] Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5998
11
instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización,
manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos.
En la actualidad el Sistema Nacional de Archivos cuenta con 32 Consejos
Departamentales de Archivos en los 32 departamentos del país y de igual
forma se tiene conocimiento de la creación de 324 Consejos Municipales de
Archivos en estos Departamentos y el Consejo Distrital de Archivos de
Bogotá.
Desde la creación del Archivo General de la Nación se han venido creando
Comités Técnicos Asesores por funciones y Comités Técnicos Asesores por
sectores y de acuerdo con las necesidades que surgen en desarrollo de la
función Archivística las cuales se reglamentan y se le asignan funciones a
través del Decreto 4124 de 2004.
A su vez el Sistema Nacional de Archivos Institucionaliza, consolida y
canaliza la comunicación entre los distintos componentes del Sistema
Nacional de Archivos, procura el mejoramiento del Talento Humano en
archivística y apoya la capacitación en general. Propende por alcanzar
condiciones óptimas para el trabajo archivístico, en particular para la
recopilación, organización, conservación, investigación y difusión de los
archivos, a nivel nacional, regional y local.”5
5 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Sistema Nacional de Archivos. Bogotá, 2013. ). [En línea] Disponible en http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180
12
2.6 ¿CUÁL ES LA LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY
GENERAL DE ARCHIVOS?
La ley por la cual se dicta la ley general de archivos es: la Ley 594 de julio 14
de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones, en donde esta ley establece reglas y principios las
cuales regulan la función archivística del estado y además de las entidades
públicas y privadas, donde por esta ley deben de guiarse y llevar una
adecuada gestión de sus archivos.
2.7 ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V,
GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21?
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación
deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de
la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede
garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos
exigidos por las leyes procesales.
El anterior articulo lo que menciona es que todas las entidades públicas
deben tener el programa de gestión documental, el cual debe estar también
integrado por las Tics, en donde se evidencie que se maneja e implemente
los principios de de procedencia y orden original, al mismo tiempo se
evidencia el cumplimiento del ciclo vital de los documentos; estos
documentos sin importar su soporte serán considerados como validos y
auténticos, siempre que se garanticen que sean originales.
13
2.8 ENUNCIE LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR UN
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.6
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como
lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la
misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos
decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de
los derechos individuales y colectivos.
Procurar la racionalización y control en la producción documental, en
atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales,
lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción
documental.
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y
que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,
radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de
sistemas eficientes de correo y mensajería.
Regular el manejo y organización del sistema de administración de
documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los
enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y
accesibilidad.
Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de
Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación,
preservación, conservación de la información y disposición final de los
documentos.
Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información,
útiles para la administración e importantes para la cultura.
6 BARRERA PÉREZ, Amanda. Programa de Gestión Documental. Bogotá: AGN, 2005.
14
2.9 ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE
PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
Estas consideraciones son de tres tipos, Administrativas, Económicos y
Archivísticas, de igual manera se deben tener en cuenta también otros
aspectos en cuanto a la planeación del PGD como lo son el diagnostico, los
requisitos técnicos y los requisitos administrativos. 7
ASPECTOS BÁSICOS CONCEPTO CARACTERISTICAS
ADMINISTRATIVOS Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos
La transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración.
ECONOMICOS
Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos
Reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental
ARCHIVISTICOS
Se refieren a los procesos consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos
El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.
ASPECTOS DE PLANEACIÓN CONCEPTO CARACTERISTICAS
DIAGNOSTICO
Obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva.
Debe contemplar la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia.
Es un plan corto a mediano y largo plazo.
REQUISITOS TECNICOS
Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos
Se debe contar con:
Con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados.
Manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental.
Adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia.
REQUISITOS ADMINISTRATIVOS
Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de
Tener definido el sistema de administración de archivos de la
7 FERNÁNDEZ VALDERRAMA, Luis David. Gestión Documental. Caracas (Venezuela). ). [En línea] Disponible en:
http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
15
gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad
entidad (centralizado, o descentralizado).
Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.
Contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo.
Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función,
2.10 ¿CUÁNTOS Y CUÁLES SON LOS PASOS DE UN PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL?8
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que
la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende 8
pasos o procesos tales como la producción, recepción, la distribución,
tramite, organización, consulta, conservación y la disposición final de los
documentos.
1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las
instituciones en cumplimiento de sus funciones.
2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar
que los documentos lleguen a su destinatario.
8 UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. Programa de Gestión Documental. Bogotá. [En línea] Disponible en:
http://oad.uniandes.edu.co/index.php/programas/2-programa-de-gestion-documental
16
4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción
o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones
orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de
una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.
6. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de
documentos con el fin de conocer la información que contienen.
7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas
o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido
8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los
documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación
temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
17
2.11 EXPLIQUE LA IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTA (TRD) Y CUÁLES ETAPAS COMPRENDEN.
Para una eficiente Gestión Documental se aplican las Tablas de Retención
Documental, las cuales consisten en un listado de series, subseries y sus
correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada fase de archivo, el tipo de custodia, el término de
retención e instrucciones para realizar el muestreo o el descarte.
Los beneficio de adoptar las TRD son: 9
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen
carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de
archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención
Documental son fundamentales porque:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de
Archivo Total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
9 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Mini/manual N°4. Tablas de retención documental y
transferencias documentales.
18
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los
documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de
gestión.
Las etapas que comprenden las TRD son 5.10
PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes
documentales
SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información
recolectada.
TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención
Documental para su aprobación.
CUARTA ETAPA. Aplicación
ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención
Documental.
10
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 039 de 2002: procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental. P.2. Bogotá: AGN, 2002.
19
20
2.12 MENCIONE PORQUE ES IMPORTANTE Y CUÁLES SON LAS
VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS.
La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento
exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el
manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de
documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no
son importantes para la misma. Algunas de estas ventajas son:
- Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.
- Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.
- Reducción de los costes de archivado
- Reducción de la recuperación de un documento.
- Acceso concurrente a un documento.
- Mejora de atención a los clientes.
- Reducción de costes legales.
- Reducción de costes de acceso a la documentación.
- Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental
específicos.
- Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.
2.13 REVISE EL DOCUMENTO “CONCEPTUALIZACIÓN DE UN
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL” EN SU MARCO LEGAL
SELECCIONE 5 DE ESTAS NORMAS Y REALICE UN CUADRO CON SU
ENUNCIADO Y HAGA A CADA UNA SU EXPLICACIÓN.
21
LEGISLACION
NORMA ENUNCIADO EXPLICACIÓN
LEY 80 DE 1989
Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.
La presente ley establece, organizar y dirige el SNA; fija políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la nación; a su vez menciona que se debe Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el AGN, así como el que se le confié su custodia; Esta ley busca también promover la organización y fortalecimiento de los archivos para garantizar la eficacia de la gestión del estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que tienen importancia cultural o histórica. La administración y dirección del AGN estará a cargo de la Junta Directiva General; el director general será agente del presidente de la república y ejercerá la representación legal de la entidad.
LEY 594 DE 2000.
Por medio de la cual se dicara la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Con la Ley 594 del 2000 el gobierno estable las reglas y principios que rigen la actividad archivística en el país. En una primera instancia la aplicación de esta ley es para las entidades públicas y privadas que cumplan con funciones públicas, pero se quiere que por medio de un Decreto el gobierno logre llegar a las empresas privadas, con el fin de unificar la actividad archivística en todas las entidades. A su vez la ley define conceptos técnicos que tienen que ver con el vocabulario archivístico, esto para que los funcionarios y directivos que manejan los archivos se familiarice con los términos; para terminar la ley incluye los principios generales que rigen la función archivística, con estos principios se pretende lograr que las instituciones tomen conciencia de la importancia de organizar los archivos, sus ventajas y desventajas.
LEY 795 DE 2003. AJUSTA ALGUNAS NORMAS DEL ESTATUTO ORGÁNICO DEL SISTEMA FINANCIERO. ARTÍCULO 22.
Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación.
Como bien menciona el Articulo, es obligación que las empresas o entidades financieras que se encuentren en proceso de liquidación conserven sus archivos, esto debido a que si hay algún proceso penal o haya algún problema jurídico, se puedan tener evidencias, además es importante para el estado contar con el archivo histórico de las entidades bancarias que han marcado historia en nuestro país.
DECRETO 4124 DE 2004.
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos privados.
La presente ley demarca que el SNA es el conjunto de instituciones archivísticas que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos y que es el encargado de salvaguardar el patrimonio documental; a su vez estipula que AGN es el que coordina y orienta al SNA, también deja claro las instancias de articulación las cuales son: nivel nacional, departamental, distrital y municipal y para finalizar menciona los aspectos a tener en cuenta de los archivos privados y los estímulos que tiene el AGN para estos archivos.
22
2.14 INVESTIGUE LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA
PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS.
En la actualidad la privacidad de los ciudadanos en general se podría decir
que se ha visto violada, y justo a hora que con la tecnología tan avanzada los
hacker tienen más técnicas para ver y apropiarse de información que es
privada; es por este motivo que la privacidad y la intimidad debe y es un
derecho que poseemos todos los ciudadanos por igual.
Según menciona María Luisa Pfeiffer, en su escrito Derecho a la Privacidad:
Protección de los datos sensibles. “El derecho a la privacidad, apoyado sobre
la valoración del individuo, ha sido amparado por la tradición jurídica
protegiendo a la persona individual y preservando la inviolabilidad del
domicilio, de los papeles y los documentos. Ello asegura que ninguno de
estos elementos podrá ser utilizado por otros sin el consentimiento del
individuo al que pertenecen. Sin embargo, la extensión de la vida de la
persona a diferentes ámbitos no necesariamente públicos obliga a nuevas
formulaciones que vayan más allá de la casa, habitación o domicilio de
trabajo de la persona, alcanzando sus propias manifestaciones en el mundo:
su arte, productividad, creatividad, innovación, aquello que otros conocen de
él antes que él, como su identidad genética. Así, es necesario establecer en
primer lugar cuáles de esos datos pueden ser proporcionados a un tercero,
sea el Estado o un particular, o cuáles puede este tercero recabar y, también,
permitir al individuo saber quién posee esos datos personales y para qué,
pudiendo oponerse a esa posesión o uso. Al decidir los alcances de
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. ARTÍCULO 74.
Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Este artículo es muy claro, todas las personas tenemos derecho a poder consultar los documentos públicos, por eso es un derecho que nos otorga la constitución política. Los únicos documentos que no podemos consultar son aquellos documentos que tengan algún tipo de valor cultural, científico, patrimonial, etc.
23
cualquier formulación del derecho a la privacidad, deberán tomarse en
cuenta todas estas cuestiones”.11
Debido a lo anterior se han venido presentando leyes, artículos e incluso la
propia constitución abarca en sus artículos el derecho a la privacidad de la
información y documentos de las personas, alguna de ellas son:
CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA: art. 15.12
Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su
buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual
modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que
se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de
entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de
datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la
Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son
inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden
judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para
efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e
intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de
contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley
SENTENCIA C-640/10 (Agosto 18, Bogotá DC): Derecho a La Intimidad
Personal y Familiar-Jurisprudencia constitucional13
11
PFEIFFER, María Luisa. Derecho a la privacidad: protección de los datos sensibles. Bogotá: Universidad del Bosque. 2008. [En línea]. Disponible en: http://www.bioeticaunbosque.edu.co/publicaciones/Revista/Revista5/Articulo1.pdf 12
CMSI. Derecho a la privacidad. [En línea]. Disponible en: http://cmsi.colnodo.apc.org/documentos.shtml?x=3719 13
CORTES CONSTITUCIONAL DE COLOMBIA. Sentencia C-640. [En línea]. Disponible en: http://www.corteconstitucional.gov.co/RELATORIA/2010/C-640-10.htm
24
La ONU. DECLARACIÓN DE LOS DERECHOS HUMANOS (1948). Art.
12: “Artículo 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida
privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su
honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley
contra tales injerencias o ataques.”14
LEY ESTATUTARIA 1581 De 2012, Por La Cual Se Dictan Disposiciones
Generales Para La Protección De Datos Personales15
14
BLOG: CONSTITUCIÓN Y CIUDADANIA. Derecho a la intimidad. [En línea]. Disponible en: http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeas-data-articulo-15/ 15
Base de datos Vlex. Ley estatutaria 1581 de 2012. [En línea]. Disponible en: http://app.vlex.com/#vid/403507718/graphical_version
25
CONCLUSIONES
Con la realización de este trabajo se pudo analizar y comprender todo el
proceso que comprende el Programa de Gestión Documental.
Se logró conocer, analizar, comprender y comprar la normatividad que regula
el Programa de gestión Documental.
Se estableció un nuevo concepto acerca del derecho a la intimidad, para ello
se investigó el tema en bases de datos y en internet acerca de la diferente
normatividad que existe acerca de este derecho.
26
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general de archivos y se dictan otras disposiciones. [En línea] Disponible en:
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