Lic.  Mar)n  González  Castro

Taller  3

Organizar  en  el  proceso  administra4vo.

ESTRUCTURA     GESTIÓN  DEL  TIEMPO   COMUNICACIÓN     DELEGACIÓN

Lic.  Mar)n  González  Castro

¿QUÉ  ES  LA  ESTRUCTURA?

• Responde  a  la  pregunta  de  cómo  se  coordinay  cómo  se  divide  el  trabajo?

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CÓMO  ES  LA  FOTO  DE  TU  EMPRESA?

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DISTINTOS  TIPOS  DE  ESTRUCTURAS

• Funcional

• Por  Unidad  de  Negocio

• Divisional

• Geográfica

• Matricial

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COMUNICACIÓN

• “El  arte  de  saber  escuchar.”

Ascendente – DescendenteFormal - Informal

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LOS  4  PRINCIPIOS  BÁSICOSDE  LA  COMUNICACIÓN

1. Lo verdadero no es lo que dice A,sino lo que entiende B.

2. Cuando B interpreta mal un mensajede A, el culpable es siempre A.

3. No es posible la NO - Comunicación.

4. Cada comunicación implica un aspecto de contenido y un aspecto de relación, condicionando el último al primero.

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6  BARRERAS  Y  RUIDOSDE  LA  COMUNICACIÓN

1. Filtración  (esponja)

2. Percepción  Selec7va  (qué  ves…)

3. Defensa  (me  amurallo)

4. Lenguaje  (chino  básico)

5. Medio  Inadecuado  (analízame)

6. Cultura  (ojo!)

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GESTIÓN  DEL  TIEMPO

“Si amas la vida no malgastesel tiempo, porque de tiempo

se compone la vida”.

-Benjamín Franklin

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EL  TIEMPO  ES  UN  RECURSO  ESPECIAL

• Todos  tenemos  el  mismo.

• Una  vez  pasadoya  no  se  recupera.

• Cualquier  acHvidad  requiere  Hempo.

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¿PODEMOS  CONTROLAR  EL  TIEMPO?

•NO  !!!!• Podemos  controlar  las  acHvidades  que  realizamos.

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CÓMO  ORGANIZARNOS…

1) La  lista  de  cosas  a  hacer,  El  inventario

2) La  matriz  de  prioridades.

3) Iden4ficar  las  horas  más  y  menos  eficaces.

4) La  realidad  del  4empo  controlable.

5) Usar  un  plan  para  organizarse.

6) Vivir  con  el  plan  diario

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1)  LA  LISTA  DE  COSAS  A  HACER

• El  inventario

• Origen  de  muchas  urgencias  de  la  lista…

• Criterios  de  importancia  (A,  B,  C)

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2)  LA  MATRIZ  DE  PRIORIDADES

• Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando.

• Es clave haber acabado el día habiendo hecho .

• No planear más de 6 actividades/día,lo normal son 3.

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3)  IDENTIFICAR  LAS  HORAS  +  EFICACES  (E)  Y  LAS  -­‐  EFICACES  (D)

• E)  Período  del  día  que  uno  rinde  más:– Para  lo  diTcil,  complejo,  importante

• D)  Período  del  día  que  uno  rinde  menos:– Leer  periódico,  abrir  correo,  telefonerar,  interrupciones,  entrevistas.

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4)  LA  REALIDAD  DEL  TIEMPO  CONTROLABLE

• Pasar  raya  cada  ½  hora  durante  3  días.– Permite  idenHficar  las  interrupciones  y  tomar  medidas

• 5  preguntas  claves:   Qué  estoy  haciendo….?

1. Qué  en  realidad  es  necesario  hacer?2. Qué  pudiera  encargar  a  otras  personas?3. Qué  pudiera  hacerse  con  más  eficiencia?4. Que  hace  perder  el  Hempo  a  otros?5. Qué  hice  en  mis  mejores  horas?

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5)  USAR  UN  PLAN  PARA  ORGANIZARSE

1)  Preparar  la  lista  de  cosas  que  hacer.2)  Delegue  lo  que  corresponda.3)  Considere  sus  horas  E  y  D.4)  considere  su  Hempo  controlable.5)  Elabore  un  plan  diario.

• Según  las  prioridades  y  • consolidar  Hempo  en  fracciones  suficientemente  grandes.

6)  Señalar  las  acHvidades  terminadas7)  Reprogramar  las  acHvidades  no  terminadas

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6)  VIVIR  CON  EL  PLAN  DIARIO

• Ponerlo  en  prác4ca!!!

• Revisar  la  matriz  de  vez  en  cuando

• Programar  pocas  cosas  extra

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LA  DELEGACIÓN

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6  MITOS  DE  LA  DELEGACIÓN

1. Disminución  de  Autoridad

2. Falta  de  Confianza:  aversión  al  riesgo,  miedo  a  parecer  autoritario,miedo  a  quedar  en  evidencia.

3. Deseo  de  Reconocimiento  púbico:

4. Falta  de  Tiempo

5. Falta  de  Familiaridad

6. Hábitos  personales

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MITOS  SOBRE  EL  ÉXITODE  UNA  EMPRESA

• El  mito  del  Supertrabajador

• El  mito  de  la  susHtución

• El  mito  del  perfeccionista

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3  CARACTERÍSTICAS  DISTINTASDE  LOS  DELEGADOS

LOS  QUEREQUIEREN

LOS  QUE  ESPERANA  VER

LOS  QUESE  RESISTEN

Revolucionarios Negociadores Vacunados

Más  realistas  que  el  rey Escép4cos No  se  les  paga  para…

Pioneros Seguidores An4

Locomotoras

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PREPARACIÓN  PARA  LA  DELEGACIÓN:  ACTITUD  CORRECTA

• Seguridad  en  uno  mismo

• Arriesgarse

• Carácter  confiado

• Orientación  de  Tareas

• Mucha  Paciencia

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QUÉ  SE  DEBERÍA  DELEGAR...

• Tareas  Recurrentes

• Búsqueda  de  información(proveedores  /  competencia)

• Tareas  muy  específicas

• Representación  en  las  reuniones

• Responsabilidades  Futuras

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QUÉ  NO  SE  DEBE  DELEGAR...

• Planificación  y  previsión

• Consejos  y  problemas

• Evaluación  del  Rendimiento

• Acciones  disciplinarias

• Tareas  confidenciales

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LOS  7  PASOS  DE  LA  DELEGACIÓN

1. Defina  los  obje4vos  (SMART).Cuánto  mejor  sean  definidos  los  objeHvos,más  fácil  y  eficaz  será  la  delegación.

2. Explique  el  contextoy  la  per4nencia  del  come4do.Comunique  no  sólo  lo  qué  hay  que  hacer  sino  por  qué  hay  que  hacerlo.

3. Establezca  pautas  de  actuación.Le  ayudan  a  usted  y  a  sus  colaboradores  a  controlar  el  desempeño  de  la  tarea  y  sirven  además,  de  criterio  para  la  evaluación.

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LOS  7  PASOS  DE  LA  DELEGACIÓN

4. Conceda  Autoridad.Cualquier  tarea  delegada  debe  llevar  consigola  delegación  de  un  nivel  de  autoridad  concreto.

5. Defina  el  Nivel  de  Apoyo.Su  colaborador  debe  saber  qué  recursos  Hene  a  su  alcance,  qué  ha  hecho  usted  para  preparar  el  apoyo  de  los  demás  a  su  labor  y  su  disponibilidad  de  apoyo.

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LOS  7  PASOS  DE  LA  DELEGACIÓN

6. Determine  Obligaciones  y  Compromiso.Si  se  asigna  una  tarea  sin  crear  un  senHdo  de  obligación  y  responsabilidad,  es  diTcil  que  salga  bien.

7. Establezca  las  Recompensas.Comuníqueles  a  sus  colaboradores  las  consecuencias  que  pueden  esperar,  posiHvas  y  negaHvas,  por  una  buena  o  mal  labor.

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PROBLEMAS  AL  PONER  EN  PRÁCTICALA  DELEGACIÓN

• Renuencia  a  delegar  autoridad

• Delegar  sin  una  explicación  apropiada

• Estructuración  excesiva  del  trabajo

• Delegación  Excesiva

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PROBLEMAS  DE  SUPERVISIÓNDE  LA  DELEGACIÓN

• Desautorizar  a  los  miembros  del  equipo

• Ejercer  excesivo  o  escaso  control

• Completar  o  corregir  las  tareas  delegadas

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SÍNTOMAS  DE  UNA  DELEGACIÓNMAL  REALIZADA

• Usted  está  demasiado  ocupado

• Sus  subordinados  no  enHenden  que  hacer,  hacen  otra  cosa,  incumplen  con  los  plazos,  hacen  un  mal  trabajo.

• Pérdida  de  producHvidad  de  su  local  con  el  resto

• Muchos  despidos  /  rotación  en  su  local

• Existen  “puenteos”  en  los  ascensos

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DEBERES  /  TAREAS

• 1)  GESTIÓN  DEL  TIEMPO:  Realice  el  listado  de  todas  las  acHvidades  /  tareas  que  realiza  en  un  día  normal  de  trabajo.

• 2)  Una  vez  que  tenga  el  listado,  categorice  las  tareas  en  A,  B,  C,  según  el  grado  de  importancia  y  urgencia.

• 3)  Delegue  una  tarea.  Defina  qué  tarea  delegar,  elija  al  delegado  y  prepare  todos  los  pasos  para  realizar  una  delegación  exitosa.