taller de erp, manual de contabilidad y presupuestos

Taller de ERP

CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS

(ERP)

Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 1

Taller de ERPINDICE

Introducción 4Capítulo 1 (Completando la Información básica) 5Instalación Física 5Instalación Lógica 5Empresa 6Bases Parámetros 8Bases Definición datos de empresa 17Bases Reparar base de datos 18

Capítulo 2 (digitación) 19Digitación Tablas 20Digitación Auxiliares 26Digitación Ingresos de Cuentas 28Digitación Plan de Cuentas Paralelo 30Digitación Saldos de Apertura 31Resumen Capítulo 2 33

Capítulo 3 (Imputaciones Contables) 34Ingreso de Comprobantes 34Impresión Batch de Comprobante 36Ejercicios 37Comprobantes tipo 38Configuración de Comprobante parámetrico 38Configuración parámetrica de cheques 39Ingreso Doctos Compra-Venta 40Resumen Capítulo 3 42

Capitulo 4 (Presupuestos) 43Presupuesto de Caja 43Presupuestos de Operacional 44Resumen Capítulo 4 45

Capítulo 5 (Consultas e Informes) 46Consultas 46Informes 47Resumen Capítulo 5 49Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 2

Taller de ERPCapítulo 6 (Procesos) 50Generación del Período Contable 50Corrección Monetaria 50Ajuste por Dif. de Cambio 50Conciliación Bancaria 51Verificación de Integridad de Datos 52

Capítulo 7 (Seguridad) 54Resumen Capítulo 7 57

Códigos 58


Taller de ERPINTRODUCCION

Este Sistema nos permite definir el Plan de Cuentas en forma Paramétrica y utilizando hasta 5 niveles, además de trabajar con Centros de Costo y por supuesto con áreas de negocios.

La información que mantiene el sistema, en cantidad de años, es ilimitada, se deberá ir eliminando mediante un proceso exclusivo los periodos que ya no se quieran mantener guardados. Esto significa que podremos acceder en cualquier minuto a informes contables.

Es posible realizar la conciliación Bancaria de su(s) cuentas correspondientes a Bancos., Capturando o ingresando la Cartola Bancaria.

El sistema permite imprimir sus comprobantes contables al momento de su ingreso al sistema o si usted lo desea podrá imprimirlos en forma masiva posteriormente.

Entrega todos los informes exigidos por el Servicio de Impuestos Internos tales como Libro Diario, Libro mayor, Libro de compras, Ventas, etc. y muchas otras cosas más que se irán revisando a lo largo del curso.


Taller de ERPCAPITULO 1

COMPLETANDO LA INFORMACIÓN BÁSICA

Se podría decir que para poder trabajar con los sistemas, existen 2 tipos de instalación:

Instalación Física Instalación Lógica

La instalación Física, generalmente, la realiza el encargado de Computación de la empresa o personal de Softland.

Al efectuar esta instalación, se generan en forma automática los directorios necesarios para trabajar con el Sistema de Contabilidad y Presupuestos.Los directorios son los siguientes:

SOFTLAND

PROGRAMA DATOS

El directorio Principal denominado Softland y dos subdirectorios Programas y Datos.

Programa : Quedan grabados todos los programas relativos a él o los sistemas Softland.

Datos : Bajo este directorio se generará el área de trabajo donde posteriormente se guardará toda la información que se vaya digitando.

Una vez realizada la instalación física, se puede comenzar a realizar la instalación denominada Lógica.

Instalación Lógica: Desde la Barra de Inicio, seleccionar Programas, Softland Erp y Contabilidad y Presupuestos.

Activando el programa se presenta la Portada de él, donde nos muestra que estamos frente al Sistema de Contabilidad y Presupuestos.A continuación procederemos a la creación de la Empresa o área de trabajo, donde se grabará posteriormente toda la información que se vaya digitando.Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 5

Taller de ERPPara ello en la barra de MENU de la portada del sistema aparece destacada la palabra.

1.- EMPRESA

Al activarla se presentan varias alternativas, las cuales se grafican y detallan a continuación :

1.1 Seleccionar : Permite trabajar con una empresa ya existente.

1.2 Crear : Permite crear una empresa o área de trabajo, para poder comenzar a trabajar con el sistema.

1.3 Respaldar : Genera un archivo cuya estructura es NNyyyymmdd, donde NN corresponde al nombre de la base de datos(empresa), yyyymmdd corresponde al año, mes y día obtenido del sistema operativo Windows al momento de generar el respaldo. Este archivo quedará almacenado en el área de respaldos de MSDE (...MSSQL\Backup).

1.4 Recuperar: Recupera solamente los respaldos generados a través del proceso Respaldo de Base de Datos, proporcionando una lista con todos los respaldos disponibles.

1.5 Desbloquear Empresa: Genera desconexión de usuarios que han tenido un cierre anormal con el sistema (ejemplo: un corte de energía eléctrica)

1.6 Instalar Datos Demo: Permite Generar Base de Datos Demostrativa Para Ejercicios y Conocimientos.

1.7 Verificación Estructura de la base de datos: Permite Hacer Una Revisión Completa de la base de datos incluyendo las tablas, Relaciones, vistas, etc.


Taller de ERP1.8 Muestra estructura de la Base de Datos : Presenta una Completa

descripción de la estructura de la base de datos incluyendo las tablas y sus relaciones.

1.9 Salir :Abandonar el sistema.

En esta ocasión se utilizará la alternativa CREAR , para generar la Empresa.

1.- Lo primero es indicar el Drive donde se generará EJ : C :

2.- A continuación usted deberá indicar la base de Datos con la cual se trabajará SQL / MSDE

3.- Presionar Botón OK

4.- El cursor se posicionará en un recuadro llamado Directorio, donde se deberá digitar el nombre que se le dará al área de trabajo o empresa EJ: EMP1, Este nombre no debe ser de mas de 8 caracteres

5.- Presionar nuevamente botón OK. El sistema verificará y generará Tablas en blanco las cuales se irán completando a lo largo del curso. Además presentará una pantalla donde se deben indicar los datos comerciales de la empresa como son Razón Social, Dirección, Rut, etc.

Una vez digitada seleccionar Botón OK

Al realizar estos pasos se ha generado la empresa para el Sistema de Contabilidad y tenemos que ingresar a ella, digitando una clave de usuario y una Password; en este caso ambas serán SOFTLAND tal como aparece en la figura

Con esto ha quedado lista la Instalación Lógica y estamos en condiciones de trabajar completando con información el Sistema.

Notemos que con la realización de los pasos anteriores se activaron nuevas opciones en la barra de Menú, dentro de las cuales tenemos:


Taller de ERPEl siguiente paso es definir las características generales con las cuales se trabajará el sistema, como por ejemplo si se utilizarán Centros de Costo, si se utilizará otra moneda aparte del $, Niveles para el Plan de cuenta, ...., etc. por lo tanto trabajaremos con:

2.- BASES, de ella se despliega un SUBMENU, con las opciones de:

2.1 Parámetros : El sistema mostrará 6 carpetas

a) Generales : , aquí se solicita marcar con cuales de los atributos desglosados en pantalla trabajará la empresa. Los atributos que debemos definir son los siguientes:

- Área de Negocios: Como área de negocios se entiende una entidad que forma parte de la Empresa, pero se requiere llevar su contabilidad en forma independiente. Como ejemplo podríamos pensar en una Empresa Constructora, Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 8

Taller de ERPque desea información contable de cada una de sus Obras en forma separada. , Cada Obra corresponderá a un Área de Negocios distinta.

Otro ejemplo podría ser una Empresa Comercial que tiene sucursales a lo largo del país, cada sucursal representará un Área de Negocios. Esto implicaría que cada vez que ingresemos comprobantes al sistema deberemos indicar a que área de negocios atañe.

El código para las área de negocios es alfanumérico.

El Plan de Cuentas será sólo 1 común a todas las Áreas de Negocios., por lo que se podrá obtener información a Nivel de toda la Empresa o bien el detalle de cada una de las Áreas.

-Multimoneda: Esto se utiliza sólo si la empresa trabaja con otras monedas aparte del Peso, como por ejemplo Dólar, UF, ...etc. Si se selecciona este atributo se deberá indicar si además se requiere cuadratura del Voucher en la moneda adicional, para obtener en forma posterior el Balance en esta segunda moneda.

El código de la moneda es alfanumérico.

NOTA:* Permite Ingresar movimientos en cualquier moneda, dentro del mismo comprobante contable.* La cuadratura total siempre es en $ (pesos)

-Centros de Costo: Dentro de la Empresa o bien en cada Área de Negocios se podrá realizar una Sub - Agrupación, como por ejemplo en el Área de Negocios sucursal Valparaíso, existen diferentes Departamentos, como son Ventas y Computación, estos últimos representan Centros de Costos para esa Sucursal o Área de Negocios.

El sistema permite 3 niveles por cada Centro de Costo, lo importante es que la suma de dígitos de los distintos niveles no sea superior a 6.

-Detalle de Gastos: Este atributo permite llevar un detalle exhaustivo de cada cuenta contable, como por ejemplo la cuenta de Artículos de Oficina, podríamos llevar un detalle de gastos de Librería, Fotocopias, Papel, ... etc. o si se desea mayor detalle dentro de Librería , Lápices y Cuadernos. El detalle de gastos permite 3 niveles y la suma de dígitos debe ser menor o igual a 6.

-Presupuesto De Caja: Este atributo permite presupuestar conceptos de caja, por los cuales se tendrán Ingresos y Egresos, para posteriormente controlarlos.


Taller de ERP-Conciliación Bancaria: Este atributo se utiliza sólo para las cuentas de bancos, pues de ellas se obtendrá a posteriori la Conciliación Bancaria.

-Instrumentos Financieros: Se utilizará sólo en el caso que la empresa mueva instrumentos financieros como Acciones, Fondos Mutuos, ... etc.

-Ajuste por Diferencia de Cambio: Se utilizará sólo en el caso que se active la opción de Multimoneda, Esto nos da la posibilidad de generar un Voucher que reflejara las variaciones en pesos de los movimientos ingresados en otras monedas. (Dólar, UF., Euros, Etc. ). -Corrección Monetaria: Al seleccionar este atributo, el sistema podrá realizar el proceso de Corrección monetaria para las cuentas indicadas con esta característica.

-Conecta a módulo Control de Presupuestos: Es un campo adicional que puede ser utilizado para anexar la información contable con otro software

-Chequea Saldo de Documentos: Es un atributo que permite validar si el monto a cancelar es mayor que la deuda registrada en la cuenta corriente

-Trabaja con Contabilidad IFRS: Este atributo nos permite que el sistema pueda manejar doble tipo de contabilidad, Tributaria e IFRS, que al momento de ingreso o emitir la información le deberemos especificar con cual normativa ingresaremos o emitiremos los datos.

NOTA : Una vez ingresados los movimientos contables sólo se podrán modificar los atributos de Cuadratura en otra moneda (NO se puede modificar Maneja otra moneda) y Corrección monetaria. Es por esto que es de suma importancia tener claro los atributos que manejará la empresa antes de generar el Plan de Cuentas.

Como se mencionó anteriormente, estas son características o atributos que manejará el Plan de Cuentas de la Empresa por lo que cada vez que se ingrese una cuenta consultará por ellos.

Como ejemplo se marcarán todos los Atributos.El Siguiente paso es seleccionar la Carpeta:


Taller de ERPb) Formato Códigos

Mediante esta opción se le indica al Sistema la cantidad de niveles (Máximo 5), que se utilizarán para el Plan de Cuentas y la cantidad de Dígitos por nivel. Cabe destacar que la suma de dígitos de los distintos niveles incluyendo los separadores de nivel, no puede ser superior a 18 caracteres. Cada cuenta contable será definida por códigos.Otra propiedad del sistema es que permite asociar un Código Corto (números de 4 dígitos) a cada cuenta contable, la cual se activará presionando la tecla control y la abreviación asignada.

Para este ejemplo utilizaremos 4 niveles para el Plan de Cuentas

Nivel Dígitos 1 12 23 24 3

Como dentro de los atributos generales se indicó que se manejarán Centros de Costos y Detalle de gastos, se deben indicar los niveles a utilizar y la cantidad de dígitos por nivel. Para ello desde la barra de códigos seleccionar centro de costo.Y como ejemplo consideraremos como Centros de Costos los siguientes:

Código Descripción 100 ADMINISTRACION

100-01 Contabilidad100-02 CobranzasDocente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 11

Taller de ERP200 VENTAS

200-01 Venta publico200-02 Marketing

300 PROYECTOS300-01 Evaluación de Proyectos300-02 Ingeniería

Por lo que se desprende que utilizaremos 2 niveles con 3 dígitos para el Primer Nivel y 2 dígitos para el Segundo Nivel.

Ahora debemos asignar los dígitos del detalle de Gastos, Para ello seleccionar desde la barra de códigos y como ejemplo de Detalle de gastos supondremos los siguientes:

Código Descripción 01 Artículos de Oficina01-01 Resmas01-02 Archivadores02 Artículos de Computación02-01 Papel Tamaño carta02-02 Toner02-03 Cintas Impresoras02-04 Diskettes03 Avisos Publicitarios03-01 Mercurio03-02 La Tercera

Estaríamos utilizando 2 Niveles, 2 dígitos para el primer Nivel y 2 Dígitos para el Segundo Nivel.

Lo que faltaría es indicar cuantos niveles y cuantos dígitos por nivel se utilizarán para el Presupuesto de caja.

Consideraremos sólo 1 nivel y de 3 Dígitos.

La Tercera Carpeta que abriremos se refiere a :


Taller de ERPc) Comprobantes, aquí el sistema requiere que se responda a sus preguntas:

- Maneja numeración interna de Ingresos, Egresos y Traspaso.De acuerdo al SII debe existir un correlativo único anual de comprobantes, pero el sistema además de cumplir con las exigencias, permite llevar un correlativo adicional por tipo de comprobantes.

- Chequea duplicidad de numeración internaMarcando este atributo, tendremos la posibilidad de controlar que no se ingrese 2 ingreso, egresos, traspasos con el mismo numero interno.

Para el ejemplo no los utilizaremos, por lo que no se deben marcar.

Una vez ingresados comprobantes al sistema, esto no se puede modificar

- Valida suma de códigos de cuentas Corresponde a una validación de digitación de cuentas contables.

Esta opción si se puede modificar, por lo que para conocer de que se trata la marcaremos.

- Actualiza comprobantes en Proceso servidor: Esto consiste en dejar los comprobantes en estado “ Por Contabilizar “ , de manera de dejar disponible el equipo para realizar otras tareas. Estos comprobantes se actualizaran cada vez que se ejecute un utilitario destinado a esta labor.

Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar.

- Da mensaje cuando el pago es en otra área de negociosDocente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 13

Taller de ERPAl activar este parámetro, el sistema desplegará un mensaje cuando el pago de un documento se realice en un área de negocios distinta a aquella en que se generó.


- Se permite Grabar Comprobantes Vigentes Sin Clasificación Completa de Flujo Efectivo, en la mantención de comprobantes.Al desactivar este parámetro, el sistema dará la posibilidad de ingresar comprobantes sin realizar su correspondiente clasificación de flujo efectivo.

Adicionalmente, si se cuenta con el sistema de proveedores y tesorería, podemos indicar si los pagos que se ejecutarán desde ese modulo pueden o no ir sin la clasificación completa para el estado de flujo de efectivo.

- Utiliza Marca en los MovimientosAl activar este parámetro, el sistema permitirá indicar si maneja marca en los comprobantes a nivel de movimientos.Al activar este atributo, el sistema solicitará el nombre de la marca, cuyo largo máximo será de 20 caracteres. Por ejemplo: “Considerado en Presupuesto Anual”.La marca será solicitada al momento de ingresar los movimientos en los comprobantes, y su uso y aplicabilidad queda abierta al usuario para los fines que estime convenientes, su registro queda visible sólo a nivel de base de datos.


- Asigna Número de operación a documentos de auxiliar:Es el número con el que usted puede relacionar algún tipo de operación específica, para luego hacer una búsqueda más rápida de ella, cómo por ejemplo en la Consulta Cartola de Auxiliares.Cada vez que usted utilice un tipo de documento que maneje auxiliar, tendrá la opción de asignarle una característica especial, la que puede ser alfanumérica y contará con un máximo de 20caracteres para crearla. Este dato no es obligatorio. Para el ejemplo no lo utilizaremos, por lo que no se debe marcar.

Moneda Adicional:

- Propone equivalencia de la moneda, según fecha de emisión del documento: Si la cuenta maneja documento y moneda adicional, se usará esta opción para proponer la equivalencia a la fecha de emisión del documento y no a la fecha de generación del comprobante.

- Dar Mensaje cuando la equivalencia calculada cambie: Esta opción validará cuando la equivalencia calculada en la manutención de comprobantes sea distinta a la ingresa en la tabla de moneda adicional.


Taller de ERPD) Moneda Base: Será necesario indicar la moneda del País, el símbolo y la cantidad de decimales. Utilizaremos como moneda base el Peso.

e) Período Contable, indicamos el mes de Inicio del Período Contable y el año, el sistema indicará el mes de término del período.


Taller de ERPEl sistema maneja “n” años abiertos, sólo se le indica el primer período y su mes de inicio, al realizar el cierre de año el sistema genera el próximo período contable con sus correspondiente aperturas.

La última carpeta se refiere a:

f) ) Contabilización: Exige una cuenta de cuadre por cada moneda definida en nuestro sistema, esto para recibir la información desde otros sistemas Softland cuando esta viene con algún descuadre, por ejemplo producto de diferencias de decimales, esto con el fin de poder revisar los comprobantes contables y corregir los errores en el sistema de origen.

Se definir un numero máximo de movimientos por comprobante.


Taller de ERP2.2 Definición Datos Empresa: En esta opción el sistema nos presenta una pantalla con información de los datos comerciales de la empresa, la cual fue digitada al momento de la creación. Si existe algún error en los datos ya digitados, pueden ser modificados y grabados con la información correcta. Para nuestro ejemplo, no realizaremos ningún cambio, por lo tanto sólo se debe seleccionar el botón SALIR.


Taller de ERP

2.3 Reparar Base de Datos: Genera una revisión interna de la base de datos, deben todos los formularios (pantallas) cerradas. Esto es útil cuando se detecta información inconsistente.



DIGITACION

Ya están definidas las bases del sistema por lo que estamos en condiciones de Trabajar nuestro plan de cuentas y tablas afines.

Seleccionar de la Barra de Menú, la opción DIGITACION

Dentro de ella encontrará:

Para comenzar seleccionaremos el menú de Tablas, con ello podremos ingresar en forma posterior los auxiliares y planes de cuentas.


Taller de ERP1.- TABLAS.

Partiremos con:

1.- Áreas de Negocios, 001 Santiago 002 Viña del Mar.2.- Centros de Costos, los indicados en la página 9.3.- Detalles de Gastos, de la página 9 -10.

El Sistema utilizará el último código de centro de costo para efectos de asiento de cierre, por lo que no podrá ser utilizado.

4.-Instrumentos Financieros digitaremos lo siguiente:

La cantidad de caracteres para definir los Instrumentos Financieros es de 3 Dígitos Alfanuméricos.

5.- Monedas y Equivalencias: aquí se pueden definir otras monedas e ingresar su equivalencia mes a mes y día a día, además se debe indicar el código de Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 20

Código DescripciónAcciones C.M.P.C 001Fondos Mutuos Santander 002

Taller de ERPmoneda para el banco central, de esta forma obtendremos la bandera del país para cada una de las monedas creadas. La equivalencia se utiliza cuando se ingresen comprobantes, sugiera el valor de la tabla, el cual si es necesario podrá ser modificado en el momento.

Dos caracteres para la moneda y de tipo alfanumérico.

6.- IPC : Lo utilizará el sistema para realizar la Corrección Monetaria y se ingresan los factores de actualización de corrección monetaria que entrega el servicio de impuestos internos, eso si como factor. Ej.: si el SII informa como capital inicial un 3% se ingresa 1.03.

7.- Glosas Tipo : El sistema da la posibilidad de dejar grabadas aquellas glosas u observaciones que se utilizan con gran frecuencia en la digitación de comprobantes. La glosa tiene 60 caracteres de largo y no tiene límite en cuanto a cantidad

8.- Categorías de auxiliares : Es una característica más de los clientes. Por ejemplo, clasificarlo según su comportamiento de Pago de Documentos, es un código alfanumérico de tres caracteres.

Código Nombre1 Bueno2 Cumplidor3 Moroso

9.-Tipos de Documentos: Es posible definir todos los documentos que intervienen en una cuenta corriente, a qué Libro pertenecen (Compras, Ventas) y si permitiremos que se dupliquen. Se utilizan 2 caracteres alfanuméricos para el código.

Ejemplo :

COD. DESCRIPCION CONTROLUBICAC.

LIBRO OPERAC. CHEQUEADUPLICID.

PERMITE DUPLICID.

FV FACTURA VENTA NO VENTAS SUMA SI NOFC FACTURA

COMPRANO COMPRAS SUMA SI NO

CV N.CRED.VENTA NO VENTAS RESTA SI NODV N. DEBIT.VENTA NO VENTAS SUMA SI NOCC N.CRED.COMPRA NO COMPRAS RESTA SI NODC N.DEBIT.COMPRA NO COMPRAS SUMA SI NOBH BOLETA

HONORARIOSNO HONORA

RIOSSUMA SI NO

CH CHEQUE AL DÍA NO -------------- -------------- NOCF CHEQUE A NO -------------- -------------- NODocente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 21

Taller de ERPFECHA

LT LETRAS NO -------------- -------------- NODP DEPOSITO NO -------------- -------------- NOEF EFECTIVO NO -------------- -------------- NO

10.-Detalle de Libro: En esta opción se debe definir qué conceptos (valores) irán dentro del cada Libro y en qué columnas deberán imprimirse. Además se indican los números de cuentas y si estas columnas están afectas a IVA, esto es necesario para la opción de ingreso de documentos de compra/venta. Finalmente se indica la columna correspondiente al IVA para que mediante la opción antes mencionada el sistema pueda calcular el dicho valor.

LIBRO DE COMPRA

Título Nº Columna Operación Cuenta Afecto IVA Neto Afecto 1 Suma 4-01-01-003 SINeto Exento 2 Suma 4-01-01-003 NO I.v.a 3 Suma 1-01-04-001 NOImp. Especifico 4 Suma 1-01-04-001 NO

LIBRO DE VENTA

Título Nº Columna Operación Cuenta Afecto IVA Neto Afecto 1 Suma 3-01-01-001 SINeto Exento 2 Suma 3-01-01-001 NO I.v.a 3 Suma 2-01-02-001 NO

11.- Conceptos de Caja: Códigos para presupuestar, como por ejemplo:

12.- Ubicación: Lugar físico donde se guardarán los documentos., se definen mediante un código alfanumérico de 3 caracteres.

Código Descripción001 Caja de Fondos002 Garantía Bco. de Chile003 En abogadoDocente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 22

Ingresos por VentasEgresos por InversionesEgresos por Gastos

Taller de ERP004 Factoring

13.- Condición de Venta: Corresponde a la modalidad de ventas de los clientes, mediante un código alfanumérico de 3 caracteres.

Como ejercicios digitaremos los siguientes:

Código Descripción N° Días Vcto. N° Vctos.001 Contado 0 1002 Crédito 30 días 30 1003 Crédito 60 días 60 1004 Crédito 30-60 días 30 2

14.- Zona: 2 caracteres alfanuméricos, se puede utilizar como zonas geográficas o regiones.

Código DescripciónNO NorteSU SurCE Centro

15.- Canal: 2 Caracteres Alfanuméricos, corresponde a canal de distribución, pero también se puede utilizar como medio de transportes.

Código DescripciónSK Sky AirLinesLN Lan ChileTB Tur BusTR FFCC

16.- Giro : Hasta 3 Caracteres Alfanuméricos.

Código DescripciónAG AgricolaCO ComercialIN IndustrialSE Servicios

17.- Vendedor : Hasta 4 Caracteres Alfanuméricos.

Código DescripciónAGL Álvaro González L.Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 23

Taller de ERPMFP Marisol Fuenzalida P.

18.- Cobrador : 3 Caracteres Alfanuméricos.

Código DescripciónPMS Pamela Madrid S.

19.- Cargos : Hasta 3 caracteres Alfanuméricos.

Código DescripciónJC Jefe de ComprasCO ContadorGC Gerente GeneralGA Gerente de Administración

20.- Impuestos : Hasta 3 caracteres Alfanuméricos.

Código DescripciónIVA Impuesto al Valor AgregadoILA Impuesto a los Licores

21.- País : Hasta 3 Caracteres alfanuméricos.

Código DescripciónCH ChileBO BoliviaPE Perú

22.- Región: Hasta 4 Caracteres Alfanuméricos.

Código Descripción01 Región de Tarapacá02 Región de Antofagasta03 Región de Atacama

23.- Provincia: Hasta 5 caracteres Alfanuméricos.

Código Descripción Región011 Arica Arica Parinacota012 Iquique Tarapacá013 Parinacota Arica ParinacotaDocente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 24

Taller de ERP24.- Ciudad : Hasta 3 Caracteres Alfanuméricos.

Código DescripciónSA SantiagoVA ValdiviaVL Valparaiso

25.- Comuna : Hasta 3 Caracteres Alfanuméricos.

Código DescripciónQU QuilicuraVI VitacuraPR ProvidenciaLC Las Condes

26.- Clasificación de Negocio: Cinco Caracteres más un guión, ingreso obligatorio.

Código Descripción Nivel01-000 Actividades Inmobiliarias 101-001 Construcciones 201-002 Edificaciones 2


Taller de ERPContinuaremos con la digitación de los auxiliares, para ello seleccionar de la

Barra de Menú, la opción DIGITACION- AUXILIARES

2.- AUXILIARES

Se presentará una pantalla donde se solicita ingresar el código y nombre correspondiente al auxiliar. Como auxiliar se pueden considerar ya sean Clientes, Proveedores, Socios, Distribuidores, Empleados y otros.

El código es Alfanumérico, hasta 10 caracteres, la descripción o nombre tiene un largo de 40 caracteres.

Una vez digitada la información anterior, se debe indicar todos los datos asociados al auxiliar solicitados en Carpeta:1.- DATOS BASICOS.

Si alguno de los datos solicitados no se hubieran ingresado en las Tablas, se pueden incorporar directamente en esta pantalla.

Dentro de los datos existe un parámetro llamado ACTIVO ( SI - NO ), esto corresponde a un switch , donde se restringirá el


Taller de ERPingreso de movimientos a la cuenta corriente cuando el switch este desactivado.

Ingresada la información básica, aparecen nuevas carpetas como

2.- CONTACTOS 3.- VENTAS 4.- DESPACHO 5.- COBRANZAS

6.- IMPUESTO 7.- PAGOS8.- DTEs 9- NOTAS

Sólo en el caso de tratarse de un auxiliar: Cliente, en los otros tipos sólo estará la carpeta, 1.-Datos Básicos y 2.-Contactos. 3.- PROVEEDOR

EJERCICIOS:

1.- Ingresar los Siguientes Auxiliares Activos :

a) Rut : 87.441.222-8 (cliente) Nombre : Martínez Hnos. y Cía. Ltda.

Nombre de Fantasía : Martínez Fono : 2354158 Fax : 2354159

Dirección :Providencia 1478 Ciudad : Santiago Comuna :Providencia

País :CHILE Condición de Pago : Crédito 30 y 60 días

b) Rut :86.212.369-7 (proveedor) Nombre :Muebles Para Oficina

Nombre de Fantasía : Fono : 6789654 Fax : 6985899

Dirección : Pedro de Valdivia 90 Ciudad : Santiago Comuna : Providencia

País : Chile Condición de Pago : Contado

c) Rut :87.777.636-0 (cliente) Nombre : Hotel la Interamericana S.A.


Taller de ERP Nombre de Fantasía : Fono : 2459862Fax : 6384411

Dirección :Alameda 7896 Ciudad : SantiagoComuna : Santiago

País :CHILE Condición de Pago : Crédito 30 días

d) Rut :80.111.256-0 (proveedor) Nombre : Librería la Argentina

Nombre de Fantasía : Fono : 2358895 Fax : 2485777

Dirección : Ñuble 555 Ciudad : Santiago Comuna : Santiago País : Chile Condición de Pago : Contado

e) Rut 85.645.256-K (Cliente) Nombre : Pérez y Pérez

Nombre de Fantasía : Fono : 2324100 Fax :2324100

Dirección : Carlos Antunez 457 Ciudad : Santiago Comuna: Providencia País : Chile Condición de Pago : Contado

f) Rut : 6.345.678 (Empleado) Nombre : Juan Pablo Jiménez A.

Nombre de Fantasía: Fono : 2336411 Fax : 2336450

Dirección :Carmencita 3456 Ciudad : Santiago Comuna: Las Condes País : Chile Condición de Pago : Contado


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3.- CUENTAS: Dentro de esta opción tenemos:

a) Ingreso de Cuentas: Comenzaremos digitando el Plan de Cuentas, tendremos que digitar cada uno de las cuentas contables que utilizaremos dentro de nuestra Contabilidad.Al definir las cuentas de último nivel, el sistema realizará varias consultas que están relacionadas con los atributos que se definieron en la carpeta de GENERALES, tales como:Centro de Costos, Conciliación Bancaria, Moneda Adicional, Detalle de gastos, Presupuesto de caja, Instrumentos financieros, Corrección monetaria.

En esta opción aparece un concepto adicional que es Maneja Auxiliar, esto se utiliza sólo para aquellas cuentas donde se desea llevar un detalle de cuenta corrientes, como son cuentas de clientes, proveedores, distribuidores y otros.

A dicho atributo está asociado el llevar un control exhaustivo de diferentes tipos de documentos como Facturas, Notas de Crédito, Débito, Cheque, etc.


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Nota : Los códigos de las cuentas pueden ser alfanuméricos.Digitaremos el Plan de Cuentas que se detalla en la página siguiente PLAN DE CUENTAS

Código Descripción11-011-01-011-01-01-0011-01-021-01-02-0011-01-02-0021-01-031-01-03-0011-01-03-0021-01-041-01-04-0011-01-051-01-05-001

Activo Activo CirculanteCaja

Caja $Bancos

Banco ChileBanco Santander Santiago

Cuentas Corrientes ClientesFacturas por CobrarDocumentos por Cobrar

Impuestos por RecuperarIVA Crédito Fiscal

ExistenciasMaterias Primas

22-01

PasivoPasivo CirculanteDocente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 30

Taller de ERP2-01-012-01-01-0012-01-022-01-02-001

Cuentas Corrientes Proveedores

Facturas por PagarImpuestos por Pagar

IVA Débito Fiscal33-013-01-013-01-01-0013-01-01-002

PatrimonioCapitalCapital SocialCapital PagadoCapital Suscrito

44-014-01-014-01-01-0014-024-02-014-02-01-0014-02-01-002

IngresosIngresos OperacionalesVentas Productos

VentasIngresos no Operacionales

Ingresos no OperacionalesInteresesVenta Activo Fijo

55-015-01-015-01-01-0015-01-01-0025-01-01-003

GastosOperacionales

Gastos Administración y VentasRemuneracionesHonorariosInsumos de Computación

b) Planes de Cuenta Paralelos : Corresponde a definir un Informe con otra agrupación con respecto a nuestro plan de cuentas base. Por ejemplo El balance general Clasificado de la Superintendencia de valores y seguros.

Lo primero es indicar el código y nombre que tendrá este Plan de cuenta Paralelo Como ejercicio ingresaremos el de la Súper-Intendencia por lo tanto digitaremos

1 S.V.S y luego OK.

A continuación se presenta una nueva pantalla donde debemos digitar el Plan de cuentas de la superintendencia.Como ejercicio digitaremos lo siguiente:

11.10 Disponible

Con esto el sistema consultará que cuentas de Nuestro Plan de cuentas corresponde a disponible. Para ello se presenta una Pantalla donde se debe marcar la o las cuentas y luego seleccionar botón agrega.Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 31

Taller de ERPPara el caso seleccionaremos Caja y los Bancos.

Ejercicio:

Continuaremos con el siguiente Plan de la Superintendencia de Valores y Seguros, al cual usted deberá ir asociando las cuentas contables correspondientes a cada caso.

Código Descripción11.10 Disponible11.20 Depósitos a plazo11.40 Deudores por Ventas11.50 Documentos x Cobrar11.90 Existencias12.20 Máquinas y equipos12.30 Muebles y útiles12.90 Depreciación21.60 Documentos x Pagar21.70 Retenciones41.10 Ingresos de Explotación41.20 Gastos Administración

c) Ingreso de Saldos de Aperturas : Por cada cuenta Contable (Activos - Pasivos) se deberá ingresar los saldos con los cuales se comienza en el Sistema.


Taller de ERPLos Saldos deberán ser ingresados de acuerdo a los atributos de las cuentas,

es decir, si la cuenta maneja auxiliar y control de documentos, por cada auxiliar se deberá digitar su detalle, como factura, Nº , fecha emisión, fecha de

vencimiento y monto.

Ejercicios:

Ingresar las siguientes Aperturas :

CLIENTE : Martínez Hnos. Y Cía Ltda.

Docto Nº docto Fecha Emis. Fecha Venc. Monto

FV 43 20/12 31/12 500.000

FV 58 30/12 20/01 150.000

CF 1240 30/12 12/01 50.000

CF 1243 31/12 12/01 25.000

LT 55 28/12 11/01 100.000

PROVEEDOR : Muebles para Oficina

Docto Nº Docto Fecha Emis. Fecha Venc. Monto

FC 15 30/12 30/01250.000

FC 181 31/12 31/01300.000

LT 25 28/12 28/01150.000

LT 29 28/12 30/01350.000

PROVEEDOR: Librería la Argentina

Docto NºDocto Fecha Emis. Fecha Venc. Monto


Taller de ERPFC 18 05/11 02/01

100.000FC 48 15/11 06/01

200.000FC 93 30/12 30/01

580.000FC 104 30/12 05/02

320.000

CLIENTE : Pérez y Pérez

Docto NºDocto Fecha Emis. Fecha Venc. Monto

FV 30 01/11 31/12150.000

CF 1250 31/12 21/01 20.000

CF 1251 31/12 22/01 50.000

RESUMEN

CAPITULO 2

Hasta el momento hemos revisado las siguientes opciones del Sistema:

BARRA DE MENÚ OPCIONES

* CUENTAS Ingreso de CuentasPlanes de Cuenta ParaleloIngreso Saldos Apertura

* AUXILIARES (5 CarpetasDIGITACION Datos Básicos, Ventas, Contactos,

Despacho y Cobranzas)

* TABLAS (24 Tablas )- Área de negocios -Detalle Libros-C.Costo -Concepto CajaDocente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 34

Taller de ERP-Detalle Gastos -Ubicación-Inst.Financ. -Condición Vta-Moneda y equival. -Zona-Presupuesto de Caja -Canal-IPC -País-Glosas Tipo -Ciudad -Categoría de Auxiliar -Comuna-Tipos de Doctos. -Giro-Vendedor -Cargos-Inst. Financieros -Cobrador



IMPUTACIONES CONTABLES

Ya estamos en condiciones de trabajar ingresando Comprobantes Contables.

Recordemos que de acuerdo al SII, la numeración de comprobantes debe ser un correlativo único anual y nosotros además de este número le indicamos al Sistema que trabajaríamos con un correlativo interno. No olvidemos tampoco que dentro de los Parámetros Bases y en el ingreso de cuentas indicamos que utilizaríamos diferentes atributos como C. Costo, Detalle de Gastos, Áreas de Negocios, etc, por lo que ahora cada vez que digitemos Voucher con ese tipo de cuentas el programa nos consultará por el detalle de cada uno.

Seleccionar de la Barra de Menú, DIGITACION-COMPROBANTES

Aparecerán Cinco opciones:

1.- INGRESO DE COMPROBANTES. 2.- COMPROBANTES TIPO3.- IMPRESIÓN BATCH DE COMPROBANTES4.- CONFIGURACIÓN DE COMPROBANTE PARAMETRICO5.- CONFICURACION PARAMETRICA DE CHEQUES

Comenzaremos con:

1.- INGRESO DE COMPROBANTES.

La información mínima a ingresar en cada comprobante es la siguiente:

N º Unico : Correlativo anual de acuerdo al SII.Fecha : Fecha de contabilización del Voucher.Estado : No se activa. Lo consulta al momento de grabar el comprobante.Tipo : Ingreso - Egreso - Traspaso.Nº Interno : Correlativo propio de la Empresa.Área de Neg. : Sólo si se solicito dentro de los Parámetros.Glosa : Observación relativa al contenido del Voucher.Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 36

Taller de ERPCuenta : Cuenta contable a imputar.Debe-Haber : Monto correspondiente al movimiento contable.(en caso que la cuenta manejará atributos aparecerá una Lupa, la cual es necesario activar para digitar el resto de la información).

Como ejercicio registraremos la compra de escritorios para la secretaria del área de administración de la sucursal de Santiago.

N º Unico : 1Fecha : 20/01/..Estado : ---------Tipo : TraspasoNº Interno : 1Área de Neg. : 01 SantiagoGlosa : Compra de Escritorios secretaria de administración.1º Cuenta : Facturas por pagarHaber : 119.000

Enseguida aparece una Lupa, que la activaremos con doble Click.

Auxiliar : Proveedor Muebles y Art. de Oficina.

DocumentoTipo de Documento : FC Factura de Compra Nº de Documento : 10Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 37

Taller de ERPFecha de Emisión : 05/01/.. Fecha de Vencimiento: 10/01/..Ubicación : Oficina Contabilidad (si corresponde)

Documento de ReferenciaTipo de Documento : FC Factura de Compra Nº de Documento : 10

Detalle de LibroNeto : 100.000Iva : 19.000

Glosa : Compra de escritorios

2º Cuenta : Activo FijoC.Costo : Administración.(si corresponde)

3º Cuenta : IVA Crédito.

OK

El programa consulta el estado en que se grabará el comprobante. Existen 3 estados :Vigente : Actualiza los Saldos de las Cuentas.Pendiente : Queda registrado en el sistema pero no actualiza los Saldos.Nulo : El comprobante como tal queda incluido dentro del correlativo único pero sin afectar los saldos.En este ejercicio lo grabaremos como Vigente y OK.y por último es necesario ingresar la suma de los códigos de las cuentas utilizadas.

2.- Impresión Batch de Voucher : Imprimiremos el Voucher Nº1 , para ello debemos seleccionar Para imprimir el comprobante existen dos modalidades :

a.- Seleccionar de la Barra de Botones la Impresora.b.- Seleccionar de la barra de Menú, DIGITACION - COMPROBANTES - IMPRESIÓN BATCH DE VOUCHER, aparece pantalla donde se debe indicar desde y hasta que número de comprobante se desea imprimir y luego OK.


Taller de ERPEJERCICIOS :

Realizar las siguientes imputaciones :

1.- Área de Negocios Santiago: Compra de 1 resma de papel , dicha boleta se cancela con efectivo ($12.500)

2.- Área de Negocios Santiago: Venta de televisores a Martínez Hnos. y Cía. Ltda., con Factura Nº 8087 por un monto neto de $200.000.

3.- Área de negocios Santiago : Compra de equipos Computacionales a la empresa H y S Ltda. Factura Nº 9513 por un monto Total de $1.250.000 (Neto : $1.050.420 Iva: 199.580 ).

4.- Área de negocios Viña : Se registra un factura Electrónica de compra de aviso publicitario del mercurio con factura número 15478 correspondiente a $250.000.

5.- Área de Negocios Santiago : registrar la Venta de un refrigerador al Cliente Hotel La Interamericana por un monto de $170.000 ( Neto : $142.857, Iva : 27.143), con la factura Nº 9200.

6.- Área de Negocios Santiago : Registrar la factura ventas Nº 8090 correspondiente al Cliente Martínez y Cia. el monto de la factura corresponde a : $ 590.000.

7.- Registrar la cancelación de la factura Nº 8087 del Cliente Martínez Hnos. y Cía Ltda. con cheque Nº 128835 al día.

8.- Registrar el pago por un total de $ 420.000 con cheque Nº 128841 al día, cancelando Facturas números 15478 y 9200.

9.- Se realiza la cancelación de las factura Número 9513 con dos cheque a fecha (20/02/…. Y 20/03/….) a H y S Ltda

10.- Se debe registrar el depósito de los cheques Nº 128835 de Cliente Martínez Hnos, y factura 8090 del Cliente Martínez y Cia.

11.- Es necesario cancelar la cuenta de boleta de Agua Potable por un monto de $350.000, dicha cuenta debe dividirse en los distintos centros de costo de acuerdo a los siguientes porcentajes:

Administración

Contabilidad : 42 %Cobranzas : 22 %Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 39

Taller de ERPFacturación : 36 %3.- Comprobantes Tipos :Otra Opción interesante del Sistema es generar y grabar Comprobantes Tipos, es decir aquellos que frecuentemente utiliza la empresa. Dichos comprobantes Tipos pueden ir con monto en cero. Veremos como hacerlo.Existen además comprobantes tipo con distribución de valores, es decir, con formulas que nos permiten automatizar el ingreso, considerando que éstos pueden realizar el prorrateo de gastos que frecuentemente se realiza por centro de costo.

Barra de Menú: DIGITACION - COMPROBANTES - COMPROBANTES TIPO

Lo primero es indicarle al sistema de que se tratará el comprobante (TIPO), a continuación se debe indicar la glosa general que tendrá el comprobante y si se tratará de un Ingreso, Egreso o Traspaso y por último las cuentas Contables. Al ser un comprobante con distribución, se indica si el valor es distribuible o no y si es formula o valor, la relación que comúnmente se trabaja es: Distribuible-Valor y No Distribuible-Formula, al indicar que es formula y dar un enter, se abre la ventana para confeccionarla, se trabaja con los botones que se encuentran a la derecha del cuadro emergente.

Ejercicios :

Crear tres comprobantes tipos para el área de negocios Santiago, de acuerdo a la siguiente información:

1.- Centralización de Factura de Agua que se distribuirá de la siguiente forma: 30% al centro de costo Ventas y 70% al centro de costo Administración..

2.- Cancelación de luz por parte del centro de costo administración con efectivo.

4.- Configuración de Comprobante Paramétrico : a través de esta opción se podrá definir un formato de Comprobantes de acuerdo a los requerimientos o necesidades del usuario, para ello el sistema entrega 3 ejemplos que pueden servir como base para un formato definitivo.

Ejercicios:

Crear un formato de comprobantes de acuerdo al siguiente modelo:Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 40

Taller de ERP

Todos los formatos que se trabajan en nuestros sistemas tiene la misma modalidad de trabajo, son en Excel y funcionan con un archivo de texto en paralelo, que se abre automáticamente. Este contiene los posibles campos a incorporar, la forma de asignarlos a la pagina principal que saldrá impresa, es seleccionando el campo, copiando y dar Pegado Especial botón Pegar Vínculos.

5.- Configuración Paramétrica de Cheques : a través de esta opción se podrá definir un formato de Cheques de acuerdo a los requerimientos o necesidades del usuario, para ello el sistema entrega 3 ejemplos que pueden servir como base para un formato definitivo.

Ejercicios:

Crear un formato de Cheques de acuerdo al siguiente modelo:


Taller de ERP

6.- Ingreso documentos compras/ventas:

Se puede ingresar los documentos de Compra/Venta (Facturas de Proveedores, Ventas, Etc.) sin tener que digitar el correspondiente Voucher de Centralización

Este Sub-Menú consta de 2 opciones

6.1.-Parámetros de Contabilización

Dentro de este proceso deberá ingresar los parámetros necesarios para realizar la contabilización de documentos, a través del proceso de Ingreso de Documentos de Compra/Venta.

a.- Carpeta Contabilización

a.1.-Numeración de Comprobantes: Dentro de esta opción podrá optar por 2 alternativas: Genera número de comprobante automático y/o Genera número interno automático. El que estas opciones estén activas, hará que la aplicación genere la numeración de los comprobantes en forma automática; de lo contrario tendrán que ser digitados.

a.2. - Confección del Comprobante: Permite seleccionar mediante el botón de opciones, si se considerará para la confección del comprobante uno o varios documentos por cada comprobante.


Taller de ERPb.- Carpeta Documentos

Permite indicar los tipos de documentos que podrán ser utilizados en el ingreso de documentos de Compra/Venta, los que deberán manejar atributo que va a un libro Compra/Ventas), además de la cuenta contable (cuenta asociada al documento, debe manejar auxiliar y tipo de documento).

6.2.- Ingreso de Documentos

Este proceso permite generar el ingreso de documentos que serán registrados en los libros de Compra y Ventas, sugiriendo el IVA, las Contrapartidas y las distintas fechas de Vencimiento de Pago.Este es una asistente, que funciona siempre que sus parámetros estén listos y que en la tabla de detalle de libros hayan sido asignadas las cuentas.


Taller de ERPRESUMEN

CAPITULO 3

En éste Capítulo hemos revisado las siguientes opciones del Sistema:


Ingreso de ComprobantesDIGITACION *COMPROBANTES Comprobantes Tipo

Impresión Batch de VoucherConfiguración Comprobante ParamétricoConfiguración Paramétrica de ChequesIngreso de Documentos Compra/Venta



PRESUPUESTOS

Otro aspecto de gran utilidad para nuestra contabilidad, se refiere a los Presupuestos.

El programa nos permite realizar dos tipos de presupuestos:1.- Presupuesto de Caja 2.- Presupuesto Operacional

1.- Presupuesto de Caja: En la opción de DIGITACIÓN - TABLAS, se ingresaron los llamados Conceptos de caja, es en ésta opción donde nos corresponderá presupuestarlos. Este presupuesto esta orientado a controlar los movimientos de efectivo de la empresa, además nos permite controlar mas de un tipo, pudiendo asignar valores presupuestarios posesionándose en distintos escenarios, es decir, el comparativo se podría realizar con distintos valores.

Lo primero es dirigirse a la Opción DIGITACION - PRESUPUESTOS- PRESUPUESTO DE CAJA.

Realizaremos el presupuesto para el área de negocios Santiago, en pesos y le daremos el nombre de Básico.

Concepto: Ingresos por VentasEnero 5.000.000Febrero 2.800.000Marzo 5.500.000

Generaremos un segundo control, a la misma área de negocios y en la misma moneda pero ahora le daremos el nombre de Optimista.

Enero 10.000.000Febrero 11.800.000Marzo 10.300.000Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 45

Taller de ERP2.-Presupuesto Operacional

Corresponde a una proyección en cuanto al comportamiento que tendrán las cuentas durante un período, cuentas que corresponden a resultado, normalmente gastos.El presupuesto se debe realizar por Áreas de Negocios o en forma Global, por Centro Costo (siempre que la cuenta de resultado tenga el atributo) y se digitan mes a mes. Acá también podemos trabajar con distintos niveles de comparación, de esta forma tendremos que darle un nombre a cada presupuesto que queramos manejar.

El concepto Global quiere decir que se esta presupuestando la suma de todos los Centros de Costo.

Seleccionar DIGITACION - PRESUPUESTOS - PRESUPUESTO OPERACIONAL

Como ejercicio ingresaremos el siguiente Presupuesto para la cuenta de arriendo del Centro de Costo Administración. En esta opción trabajaremos solo con el Básico, ya que en la opción anterior aprendimos como manejar mas de uno.

Enero Febrero Marzo Agua 10.000 8.000 9.500Luz 30.000 25.000 35.000Arriendo 200.000 200.000 200.000



CAPITULO 4

Hasta este momento al revisar la opción de Presupuesto, finalizamos con Menú DIGITACION.


DIGITACION * PRESUPUESTOS Presupuesto de CajaPresupuesto Operacional



CONSULTAS E INFORMES

Otras opciones de la barra de menú corresponde a las Consultas e Informes y son éstas las que analizaremos en éste Capítulo.

Desde la Barra de Menú seleccionar

1.- CONSULTAS: Dentro de las consultas tenemos:

a) Consulta de Resultados: Se puede visualizar el resultado de nuestra contabilidad, ya sea por áreas de negocios o en forma global, sólo se requiere que seleccione la opción que se desea. Además nos permite dentro de las áreas de negocios solicitar detalle por un centro de costo en particular o bien todos los centros en forma conjunta.

b) Consulta de Numeración de Comprobantes: Nos entrega información relativa a los comprobantes ingresados en el sistema mes por mes, como por ejemplo cuántos comprobantes existen, cuántos en cada estado(Vigente, Pendientes, Nulos).También es posible obtener más detalle de los comprobantes, solamente seleccionando el mes y doble click se desplegará una nueva pantalla donde nos detalla el área de negocios, su estado, el día de emisión y la glosa del comprobante. Con doble click podemos visualizar el comprobante mismo.

c) Consulta Cartola de Auxiliares: Consultar e imprimir para cada cliente, el monto global de su cuenta corriente detallando cada uno de los documentos que conforman dicho saldo, y analizando los pagos efectuados por cada uno de ellos.

d) Consulta de Saldos: Permite consultar e imprimir los saldos deudor y acreedor de una cuenta a un determinado mes y conocer su distribución en los distintos comprobantes, además del detalle de los movimientos efectuados en un comprobante específico.


Taller de ERP2.- INFORMES: Dentro de los informes tenemos:

a) Informe de Cuentas Corrientes: Permite Imprimir el Total de deuda de un auxiliar o bien de un grupo de ellos, obteniéndose la distribución de la deuda por cada Cuenta Contable y Tipo de Documento. También se puede obtener finalmente el detalle de cada uno de los documentos que conforman los Saldos junto a sus respectivos Abonos / Cancelaciones.

b) Listado del Plan de Cuentas: Mediante este informe se puede obtener el Listado del plan de Cuentas Base o Paralelos, con o sin saldos de apertura, con o sin los atributos de las cuentas.

b) Informe Analítico de Cuentas : Permite emitir un informe para analizar cuentas contables relacionadas a clientes o proveedores, con respecto a la correcta contabilización de movimientos.

e) Informe de Comprobantes Ingresados: Se puede solicitar por Tipo, en distintas monedas, por número o por fecha, de un área de negocios específica o de toda la empresa.

f) Informe de Correlativo de comprobantes: También se puede obtener por Tipo (Ingreso, Egreso, Traspaso), por Área de negocios o toda la empresa.

g) Centro de Costos :

- Balance Comparativo por C. de Costos : Permite emitir un Balance que permita comparar los saldos de las cuentas entre los distintos Centros de Costo que maneja la empresa, al nivel de cuentas que se desee.

- Balance por Centro de Costos : Permite emitir un Balance para todos o un rango de Centros de Costos registrados en el sistema.


Taller de ERP- Libro Mayor Por Centro de Costos : Permite emitir el Libro Mayor por

cada Centro de Costo con el detalle de los movimientos asociados a cada una de las cuentas del Plan de Cuentas.

h) Detalle de Gastos: Permite emitir un informe con todos los movimientos asociados a los distintos Detalles de Gastos, ya sea en forma detallada o en resumen, parametrizando por Áreas de Negocio, Centros de Costo, Detalle de Gastos y/o Rango de Fechas (Período).

i) Presupuestos: Dentro de los Presupuestos podemos solicitar Información tanto de Presupuesto Operacional como Presupuesto de caja.

j) Foliación única Nacional: Esta opción nos permite emitir las hojas con o sin el nombre del Representante Legal de la empresa, para el posterior timbraje en el Servicio de Impuestos Internos.

k) Informes Paramétricos : Permite confeccionar informes de acuerdo a un plan de cuentas paralelo, asociados a los saldos del plan de cuentas contables.

l) Libros: Dentro de los libros podemos imprimir - Libro Diario.- Libro Mayor, Caja.- Libro de Compras.- Libro de Ventas.- Resumen Libro Compra/Venta.- Libro de Retención.- Declaración de IVA Anual.- Declaración de IVA Semestral.-Información para formulario 29.- Libro de Compras Electrónico.

Estos informes se pueden solicitar ya sea por Áreas de Negocios o de toda la Empresa.

m) Balances: Dentro de los balances se pueden obtener:

- Balance comprobación y saldos.- Balance Tributario.- Libro Inventario / Balance.- Clasificado y Estado de resultados.- Balance comparativo por Áreas de negocios.



CAPITULO 5


CONSULTAS Consulta de ResultadosConsulta Numeración de ComprobantesConsulta de AuxiliaresConsulta de Saldos

INFORMES Informe de Cuenta CorrienteListado Plan de CuentasInforme Analítico de CuentasLibrosBalancesCentros de CostosDetalle de GastosPresupuestosInformes Paramétricos



PROCESOS

En esta opción encontraremos algunos procesos que nos ayudaran en nuestro trabajo con la contabilidad, como por ejemplo: conciliación bancaria, corrección monetaria, etc.

1.- Generación y Eliminación Período Contable: Esta opción nos permite generar nuevos años de trabajo. Como se mencionó inicialmente, podemos trabajar con “n” años en línea. Al ejecutar esta opción el sistema pide confirmación ya que solicita un respaldo, luego debemos indicar la cuenta de resultado del ejercicio (patrimonio).

2.- Corrección Monetaria: Nos permite realizarla, previo ingreso de valores IPC, Equivalencias de moneda y Valorización de Instrumentos Financieros. Podemos sacar previamente un informe para su revisión y además la corrección generando el comprobante contable. Para esto se deben ingresar cuentas de corrección para Activos – Pasivos – Patrimonio y Revalorización del Capital Propio.

3.- Ajuste por Diferencia de Cambios: Permite realizar este proceso a las cuentas que tengan el atributo y que corresponden a aquellas que se manejan en doble moneda. Se debe indicar centro de costo y detalle de gasto por defecto.


Taller de ERP4.- Conciliación Bancaria: Acá podremos controlar nuestras cuentas corrientes, de esta forma conciliar el mayor con el banco.

4.1.- Ingreso Situación Inicial: Debemos indicarle al banco los datos de la ultima cartola conciliada y los cheques girados y no cobrados a la fecha que comenzaremos con el movimiento por sistema.

4.2.- Ingreso de Estados de Cuenta: este es el ingreso de cartolas, se ingresa tal cual aparece en el papel, se indican datos generales y luego pulsando el botón Mov. Est. Cta. ingresamos los datos informados.

Tales como fecha, tipo de documento (transacción bancaria), número y monto.


Taller de ERP

4.3.- Informe de Conciliación: permite emitir el reporte con las transacciones que no han sido aún informadas por el banco y aquellas que no han sido contabilizadas pero si informadas por el banco.

4.4.- Captura Estados de Cuenta: podemos realizar la captura de cartolas de algunos bancos, esto no ahorra digitación ya que todos los movimientos se capturan.

5.- Verificación de Cuadratura y/o Integridad: este proceso nos permitirá recuperar comprobante que han quedado “tomados” por algún termino anormal del sistema. Además realiza una revisión de la información ingresada que por algún motivo no tiene todos los campos necesarios para que funcione en forma correcta.

6.-Captura de Datos: Este Proceso nos permite realizar cargas masivas de auxiliares y movimientos contables, para ello es importante contar con las estructuras que el sistema requiere para reconocer la información que se capturará.

7.- Migración: Proceso que se utiliza para tomar TODA la información de un sistema compatible a Softland ERP, y que sea esta cargada al sistema, se debe considerar que una vez migrado, no se puede hacer modificaciones a la historia.

8.-Traspaso de Información entre empresas: Este Proceso permite enviar y recibir información entre bases de datos distintas, esta información puede ser de


Taller de ERPcarácter genérico (tablas), o puede ser movimientos contables (caso contabilidad con sucursales).

9.- Traspaso a Excel de documentos por auxiliar: Opción que permite enviar a una planilla Excel cada uno de los documentos que nos deben o que debemos a los auxiliares, indicando monto original y saldo.

10.- Limpieza de Transacciones: Proceso exclusivo que limpia TODOS los movimientos contables.

11.- Bloqueo Masivo de clientes: Opción que deja con el Switch de Bloqueado dentro de la ficha de auxiliar a aquellos clientes que poseen un cierto porcentaje o monto en pesos de sobregiro indicado en la ficha de auxiliares



SEGURIDAD

Otra opción importante del sistema que veremos se refiere a crear personas o grupos de personas que tengan autorización de acceso.

Para ello seleccionar de la Barra de menú la opción SEGURIDAD.

Dentro de seguridad tenemos nueve opciones:

- Permisos por Usuarios- Permisos por Perfiles- Permisos por Procesos- Cambio de Password.- Definición de Seguridad de Password.- Cambio de Usuario.- Asigna Restricciones.- Auditoria de E/S de Procesos- Consulta Log de transacciones- Seguridad de Sodatos MDB-

Comenzaremos con Definición de Perfiles.Los Perfiles corresponderán a grupos con autorización de ingreso a determinadas opciones del Sistema. Para definir un Perfil se debe asignar un código alfanumérico de 8 caracteres como máximo y una descripción de 36 caracteres como tope.

Ej : Código Descripción DIGI Digitador de Comprobantes


Taller de ERPLuego presionar OK, aparecerán todas las opciones del sistema. Para dar permisos se deberá dar un doble click frente a la opción en la columna de asignación.Como ejemplo seleccionar sólo las opciones de ingreso y modificación de comprobantes.

Luego salir.

Una vez definidos los Perfiles, se crean los distintos usuarios, para ello seleccionar de la Barra de menú la opción SEGURIDAD y luego Definición de Usuarios.

Cada usuario se definirá con un código y una descripción, como ejemplo ingresar como código sus iniciales y como descripción su nombre completo.

Aparecerán 3 Carpetas:

Inf. General : A través de esta opción es posible accesar al archivo (BMP – GIF - JPG) que debe encontrarse en el directorio Softland\Bitmaps.

Permisos : Para incorporar a alguna persona determinada algún permiso especial.

Perfiles : Para incorporar al usuario un perfil ya definido.

Seleccionaremos, como ejemplo, la carpeta perfil y llamaremos al perfil DIGI recién definido.a continuación volveremos a la carpeta usuario y daremos doble click para permitir además listar informes.Ya tenemos creado un usuario más del sistema.

La siguiente opción se refiere a Modificación de Password. El Sistema viene con la password SOFTLAND, la cual es conocida por todos, es por ello que se requiere que usted la modifique para que realmente sea secreta.

y por último, el sistema permite que usted cambie de usuario en cualquier momento, solo se requiere que accese a esta opción y digite la clave de usuario que corresponda en ese instante y su password.

Asigna restricciones: Este proceso permite limitar a los usuarios a acceder a ciertas áreas de negocio o cuentas contables que el administrador del sistema así considere.

Auditoria de E/S de Procesos: Esta opción permite saber qué usuario ingreso o salió de que procesos y cuando


Taller de ERPConsulta Log de transacciones: indica que acción realizo el usuario cuando ingresa a algún proceso.

Seguridad de Sodatos MDB: permite proteger el archivo que contiene el espejo de la base de datos.


Taller de ERP RESUMEN

CAPITULO 6


DEFINICION DE USUARIOSDEFINICION DE PERFILES

SEGURIDAD PERMISOS POR PROCESOSCAMBIO DE PASSWORDCAMBIO DE USUARIOSASIGNA RESTRICCIONES AUDITORIA DE E/S DE PROCESOSCONSULTA LOG DE TRANSACCIONESSEGURIDAD DE SODATOS MDB


Taller de ERPCODIGOS

- ÁREA DE NEGOCIOS : 3 DIGITOS - NUMERICOS- CENTRO DE COSTOS : 3 NIVELES - ALFANUMERICO - SUMA <= 6- MONEDA : 2 CARACTERES -ALFANUMERICOS- DETALLE GASTOS : 3 NIVELES - ALFANUMERICO - SUMA <= 6- PTO CAJA :10 CARACTERES -ALFANUMERICO -1NIVEL-INSTR.FINANCIEROS : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO- PLAN DE CUENTAS : 5 NIVELES -ALFANUMERICO - SUMA<=14- TIPO DOCUMENTOS : 2 CARACTERES - ALFANUMERICO- UBICACION : 3 CARACTERES -ALFANUMERICO- CONDICION VTA : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO- CANAL : 2 CARACTERES - ALFANUMERICO - PAIS : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO- CIUDAD : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO- COMUNA : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO- GIRO : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO- VENDEDOR : 4 CARACTERES - ALFANUMERICO- COBRADOR : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO- PLAZO LETRAS : 3 CARACTERES - ALFANUMERICO(48 LT)- CARGO : 3 CARACTERES – ALFANUMERICO

Uso de Teclado:

F3 = Buscar

Tab = Saltar de Campo

F12 = Grabar

Alt + = Abrir Combo con opciones.

Alt + O = Boton OK

Alt + S = Boton Salir


taller de erp, manual de contabilidad y presupuestos

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