TAPAHTUMAJRJESTMISEN PERUSKURSSI

TEATTERITUOTTAMISEN PERUSTEET

Jyvskyln ylioppilasteatteriMatti KoistinenKulttuurituottaja AMK / manageri

KURSSIN SISLT

Tuottajan rooli tyryhmss ja teatterissa

Aikataulutus

Rahoitus

Organisointi

Tuotteistaminen

Markkinointi ja tiedotus

Kytnnn toteutus

Tuotannon lopetus

TUOTTAJAN ROOLI

Vastata produktiosta taloudellisesti ja toiminnallisesti. Ohjaaja vastaa sisllst.

Tuottaja voi olla jotakin tai kaikkia nist: Johtaja, talousnero, viestij, aikatauluttaja, sisltosaaja, markkinoija, yleisorganisaattori, taustavoima, linkittj, jokapaikan hyl, projektijohtaja, myyntimies.

Tuottajan pitisi pysty kehittmn toimintaa pitkjnteisesti. Yleens tm on suurin kompastuskivi harrastajateattereissa.

TUOTTAJAN ROOLI

Osa tyryhm, mutta voi olla mys esimies.

Tuottaja jrjest oikean henkiln / palvelun, EI tee kaikkea!

Hyv tunnistaa omat vahvuudet & heikkoudet: jos et osaa myyd, hanki joku joka osaa. Jos talous on sinun heikko juttusi, pyyd apua osaavammalta!

TUOTTAJAN TYN PERUSTA

Ennakoi: Tuottaja toimii aina futuurissa!

Tynjako

Ei kannata turhasta stressata

Tuki hallitukselta ja muulta tyryhmlt

TUOTTAJAN TY

Sislt: Selvit mist nytelmss on kyseHaastattele tyryhm, ideoi yhdess!

Aikatauluta & suunnittele

Harjoitukset ja esitykset, markkinointi- ja

viestintsuunnitelma, eri toimenpiteet

Rahoituksen jrjestminen ja hallinnointi

Tee budjetit ja suunnitelmat, hae

rahoitusta, tee kustannusseuranta, pohdi

mitk tahot olisivat kiinnostuneita yhteistyst, luo

sopimuspohjat ja tarjoukset yhteistykumppaneille

TUOTTAJAN TY

Tiedotus-, markkinointi- ja yhteistysuunnitelmat kytntn- Mit, miss, milloin, ketk, miksi, miten?

Luvat, sopimukset, tekijnoikeudet

JlkihoitoVarmista tyryhmn, yhteistykumppaneiden ja

tukijoiden tyytyvisyys pitkjnteisyys!

TUOTANTOSUUNNITELMA

Suunnittelu, suunnittelu, suunnittelu

Varaa aikaa!

Ennakoi, kyt vaikkapa SWOT analyysi

Aikatauluta realistisesti seuraa mys aikataulun toteutumista

Konkreettiset toimenpiteet

Suunnittele yhdess ohjaajan, teatterin hallituksen ja tyryhmn kanssa tynjako

TUOTANTOSUUNNITELMASSA HUOMIOITAVA

Yleis- ja muut tavoitteet ja niiden arvionti

Budjetti

Apuraha & avustusten haut

Tiedottaminen ja markkinointi

Sisinen viestint

Yritysyhteisty

Lipunmyynti

Tekijnoikeudet

Sopimukset

Turvallisuus- ja kriisisuunnitelma

Viranomaisasiat / luvat

BUDJETTI

Luo pohjan tuotannolle

Perustuttava kokemukseen ja tietoon, ei arvauksiin

Ennakoi jrjestmisen kustannukset ja kertoo mist saadaan riittvsti tuottoja kulujen peittmiseksi

Oltava realistinen

Mahdollisimman tarkka

Kulkee ksi kdess tuotantosuunnitelman kanssa

Varattava riittvsti aikaa suunnittelulle

Huolehdittava seurannasta

Tapahtumien ongelmana on suuret pomavaatimukset ilman takuita tuloista tai omaisuudesta

Tuottajan on aina tiedettv mist luvuista budjetti koostuu!

TEATTEREIDEN SUURIMMAT KULUERT

Palkat, lomarahat ja niiden sivukulut (n. 25-30%) sek pivrahat ja lomakorvaukset

Tekniikka ja tilat (valo, ni, kuljetus, rakenteet, wc:t, vuokrat)

Markkinointi ja tiedotus

Vakuutukset ja luvat

Toimistokulut (postitus, kopiointi jne.)

Muut ostopalvelut

Oheistuotteet -ja palvelut

TEATTEREIDEN SUURIMMAT TULOERT

Psyliput

Avustukset / organisaation poma

Yhteistysopimukset

Keikkapalkkiot

Muut mainostulot

Ravintolamyynti

Oheistuotemyynti

Muut tulot

Apurahoja & avustuksia tlt niit voi hakea

www.skr.fi

www.saatiopalvelu.fi

www.kstaide.net

Kaupugit & kunnat

Ja monet muut...

MARKKINOINTI

Trkein osa-alue, jos esitykselle halutaan yleis.

Markkinointi koskettaa kaikkea tuotannossa (palveludesing).

Teatterin ikuinen haaste tuotteena: Esitys on valmis ensi-iltana, eik yleis tied ikin mit se saa lippunsa maksaessa.

Nykyn idealla voi korvata rahan.

Tuotteista esitys mik on tmn esityksen juju ja miten sen voi saada.

MARKKINOINTI

Kolme tahoa joille markkinoidaan: Yleis

Yhteistykumppanit

Sisinen

Ajoitus trke: milloin ja mit kerrotaan.

TIEDOTTAMINEN

Yhteispeli toimittajan kanssa.

Toimittaja pohtii nytelmn ajankohtaisuutta, kiinnostavuutta, aihepiirin sopivuutta julkaisun/osaston linjaan, omaa ajankyttn ja tietmystn aiheesta. Tarjoa nihin vastaus.

Profiloi tiedotteet median mukaan: Seksikkmp Citylle ja yhteiskunnallisempaa Voimalle.

TIEDOTTAMINEN

Tiedote:

Heti asiaan eli lyhyt

Ajoissa (ota huomioon eri medioiden deadlinet)

Mit, miss, miksi, kuka, milloin?

Hyv kielt

Mielenkiintoinen (esim. kommentteja tekijilt)

Yhteystiedot, joista varmasti tavoittaa henkiln, jolla on riittvsti tietoa

Lue lpi 3 kertaa ja anna viel jonkun muunkin lukea

Soita pern

Mieti mik olisi kyseist mediaa tapahtumassasi kiinnostava asia

l kuitenkaan tyrkyt toimittajalle liikaa, vaan anna hnen itse keksi juttuaihe

Tarjoa hyv lismateriaalia (kuvaa, nt, teksti, haastateltavia)

Tiedotustilaisuus

Onko varmasti tarpeellinen?

Ytimeks ja hyvin suunniteltu ja johdettu

Tarjoa valmiita juttuja ja sovi haastatteluista toimittajien kanssa joustavasti

Hyvt kuvat lisvt nkyvyyden moninkertaiseksi!

YRITYSYHTEISTY

Kannattaa pyrki yhteistyhn, ei sponsorointiin

Nkyvyys harrastajateatterin yhteydess on harvoin merkittv yrityksille eivt valmiita maksamaan siit.

Liput esitykseen, tekijihin & teatteriin tutustuminen, improkoulutus, nenkytn typaja, asiakkaiden/sidoryhmien kohtaaminen esityksiss ovat paljon trkempi. valmiita maksamaan teatterin tuottaman palvelun pit olla laadullisesti hyv.

Tee yhteistyt kohdennetusti. Pohdi mik on kullekin esitykselle / teatterille hyv kumppani.

Mit omaleimaisempi toimintakulttuuri yrityksess on, sit villimpi ideoita yhteistyst voi heitt

Viestint, markkinointi ja sponsorointi

Tapahtuman kohderyhm

2 trkeint mediaa

3 trkeint markkinointikanavaa

Mik tekee esityksest kiinnostavan toimittajalle?

Mik tekee esityksest kiinnostavan yhteistykumppanille?

Mit voidaan tarjota yhteistykumppanille ja mit saada siit itse?

AIKATAULUTUS

Tehosta ajankytt:

Kirjaa jokainen tehtv asia yls, et sit kuitenkaan muista huomenna

Mik on kiireellisin ja trkein -> tee nyt!

l takerru epolennaisuuksiin

Tarkastele omaa tekemistsi jatkuvasti

Ole valmis tekemn muutoksia nopeasti

Delegoi

l jahkaile kokouksissa, mutta anna ideoille tilaa

Muistiot laadukkaina ja nopeasti

Suunnittele jrkev aikataulu koko projektille

Tiedota aikataulusta selkesti muille

Seuraa suunnitelmia, ky lpi aikaisempia ptksi

Ole askeleen tai kaksi edell

Arkistoi ja tee muistiinpanoja -> auttaa projektin lopettamisessa

TURVALLISUUS JA KRIISIT

Pohdi esitykseen liittyvt turvallisuusriskit

Yleis / alkoholi

Tekniikka / rakennukset

Ulkopuoliset

Sairastapaukset

Esiintyjt

Ratkaisut:

Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma (isoilla tapahtumilla pakollinen)

Jrjestyksenvalvojat (kannattaako kouluttaa?)

Yhteisty poliisin ja pelastusviranomaisten kanssa

Ensi-apu ja ensisammutus

Ei liikaa yleis tilaan

Noudatetaan rakennusturvallisuus jne. ohjeita

Suunnitelma kriisiviestint varten

Velvoitteet:

Yhteys palopllikkn ajoissa (tekee tarkastuksen)

Ilmoitus poliisille ja ympristviranomaisille ajoissa! Neuvottelu kannattaa aina!

TEKIJNOIKEUDET

Kannattaa aina pit huoli, ett tekijnoikeudet on kunnossa etukteen-> voi tulla kalliiksi jos ei ole!

Tapahtuman jrjestv taho on aina velvollinen hoitamaan tekijnoikeuskorvaukset, ei esiintyj

Teosto ry: Musiikin sveltjien, sanoittajien ja sovittajien jrjest

Gramex ry: Soittajien, tuottajien ja tuotantosopimukset omistavien jrjest (kun tapahtumassa on tallennemusiikkia)

Tuotos ry: AV-materiaalin valvoja (mys tv-ohjelmat tallenteina!)

Kuvasto ry: Kuvataiteet

Kirjailijaliitto ry: Runot, nytelmt ja muut tekstit

Kopiosto ry: Valokopiot

Kysy neuvoa jrjestilt

SOPIMUKSET

Sovi aina kirjallisesti!

Allekirjoittajaksi nimenkirjoitusoikeuden omaavat!

Mit sovitaan, miten pitkksi aikaa, ketk sopivat, hinta, sanktiot

Lue lpi 3 kertaa

Allekirjoitukset

LUVAT JA ILMOITUKSET

Ilmoitus poliisille yleistapahtumasta

Vhintn 5 piv ennen tilaisuutta

Kaikista tilaisuuksista kannattaa tehd

Ilmoitus kunnan ympristnsuojeluviranomaisille melusta

Jos yleis odotetaan yli 500 hl ja tilaisuudessa tarjoillaan elintarvikkeita, on tehtv ilmoitus terveystarkastajalle

Huomioitava vesi, viemrinti, ilmastointi, jtehuolto, pesupisteet, terveyshaittojen estminen, tuotevalikoima ja helposti pilaantuvien tuotteiden silyttminen

Ilmoitettava vhintn 15 piv ennen tilaisuutta

Anniskeluluvat

Lninhallitukselta

Vkevien tarjoiluun sosiaali- ja terveydenhuollon tuotevalvontakeskukselta

Vaati henkilkunnalta koulutuksen ja tykokemusta alalta

Mys selvitys saniteettitiloista ja anniskelun toteutuksesta jne.

Ksittely kest 3-5 viikkoa, joten todella ajoissa!

Ympristsuunnitelma

Jrjestj on velvollinen huolehtimaan alueen siisteydest

Kymlt

HOIDA LUVAT KUNNOLLA!

Kirjallisuutta

Jukka Hytti: Teatterituottajan opas

Juha Iso-aho ja Elina Lyijynen (toim.): Unohda hyv veli - Toimi oikein kulttuurituottajana

Hanna Iiskola-Kesonen: Mit, miksi, kuinka? Ksikirja tapahtumajrjestjlle

Vallo, Helena & Hyrinen, Eija: Tapahtuma on tilaisuus, opas onnistuneen tapahtuman jrjestmiseen.

Paikallisesti Jyvskylss voi olla jotain iloa opinnytetystni: https://pro.humak.fi/humakpro/humak/221140/opinn%C3%A4ytety%C3%B6.doc

Kysyttv? Kehuttavaa? Haukuttavaa?

Matti KoistinenP. 044-2795588matti@raymond.fimattikoistinen@yahoo.com