TECNICA SECRETARIAL I

3TECNICA SECRETARIAL I

2014TECNICA SECRETARIAL I

CARRERA:SECRETARIADO EJECUTIVONOMBRE:ERIKA ROSMERY VICENTE MIRANDA

DEDICATORIAEsta pequea monografa se la dedico a mis compaeros de trabajo por su afecto y diaria colaboracin.

INDICEDedicatoria. Pag. 2Introduccin. Pag. 31.- Presentacin, objetivos generales Pag. 52.- Objetivos especficos...Pag. 63.- Poblacin, objetivos, requisitos tcnicos, programas. Pag. 7, 84.- Tcnicas secretariales . Pag. 95.- Funciones, actividades y/o tareas.. Pag. 10, 11, 126.- Definiciones de calidad .. .Pag. 137.- Funcin, cualidades y caractersticas de la secretaria . .Pag. 14, 158.- Tipos y niveles de secretaria, mecanografa . Pag. 169.- Recepcionista, secretaria particular, secretaria de jefatura, Secretaria de gerencia y secretaria de direccin.. pag. 18, 1910.- Conclusin11.- Bibliografa

PRESENTACIN:

Uno de los recursos ms transversales de las empresas es aquel que desempea funciones secretarias, independiente de la naturaleza o negocio de la industria. Su puesto es considerado, muchas veces, como fundamental dentro de la organizacin que privilegia las comunicaciones internas, el buen clima laboral, la excelencia en la relacin con clientes externos, tanto presencial como por telfono y la administracin cuidadosa y profesional de archivos y documentos de distinta ndole. El rol secretarial pasa a ser un verdadero centro de operaciones, de asistencia y consulta. Actualizar y desarrollar aquellas actitudes, comportamientos y habilidades que aseguren el eficiente desempeo secretarial se vuelve la nica opcin para mantener en el tiempo los principios mencionados. En este contexto planteamos una actividad de capacitacin destinada a fortalecer las competencias secretariales que provea de conceptos, tcnicas y herramientas especficas de apoyo secretarial.

OBJETIVOGENERAL:El presente curso se plantea como objetivo el dar a conocer el conjunto de conocimientos prcticos, habilidades, herramientas y tcnicas secretariales, y que le permitan el desarrollo y fortalecimiento de sus competencias, a la vez de identificar aquellas de ordenpersonal, que le permitan apoyar efectivamente a los niveles ejecutivos y jefaturas en la toma de decisiones y el desarrollo de sus labores diarias.

OBJETIVOSESPECFICOS Identificar y caracterizar los conceptos fundamentales asociados al rol y funcin secretarial. Identificar, analizar y aplicar principios, normas y tcnicas referidas a las comunicaciones dentro deequiposdetrabajo, el manejo de relaciones humanas al interior de una organizacin y la aplicacin de protocolos. Identificar las causas y origen de la prdida de tiempo. Analizar las consecuencias de una deficiente distribucin de tareas, as como de las tcnicas para su administracin eficiente. Reconocer los principios de calidad,servicioy atencin, como pilares fundamentales en la relacin con clientes. Identificar y aplicar tcnicas y mtodos para el control, disminucin y superacin de conflictos en elequiposecretarial y del entorno laboral inmediato. Reconocer las caractersticas de un lder, resaltando los beneficios de su adopcin dentro del rol secretarial. Reconocer el conjunto de cualidades y atributos personales que conforman el perfil de competencias personales, relacionndolas con el ideal requerido de una secretaria moderna. Promover el sentido de logro en el equipo secretarial, traspasando tcnicas para su automotivacin. Reconocer la influencia positiva que tiene para personal administrativo, el rol de la secretaria profesional.

POBLACINOBJETIVOSecretarias Ejecutivas, Secretarias de Gerencia, Secretarias Administrativas, Contables y Computacionales, Asistentes de Gerencia, Relacionadoras Pblicas y toda persona que se ejerza Funciones Secretariales.

REQUISITOSTCNICOS1. 85 % de asistencia a clases.2. Los asistentes debern aprobar el curso con nota mnima 4.0 en escala de 1 a 7. Esta se obtendr del promedio obtenido entre una prueba terica (50% de ponderacin) al finalizar el curso y el promedio de 3 ejercicios grupales que se desarrollarn durante las sesiones de tipo prctica. (50% de ponderacin).

PROGRAMAConceptos y fundamentos: el rol secretarial y su relacin con otros mbitos de la organizacinVisin, misin, autoridad, gerenciacin, liderazgo.Conceptos: aptitud, actitud, asertividad, creatividadConcepto: autoestima, automotivacin, compromisoConceptos: informacin, peticinConceptos:direccin, supervisin, administracin.Comunicacin, protocolo prctico y relaciones humanas:Axiomas de la comunicacinComunicacin interpersonalComunicacin gestual ycorporalPrincipios para el desarrollo y fortalecimiento de las relaciones humanas en la organizacinNormas protocolares en la empresa Ceremonias, eventos, reuniones. PrecedenciasProtocolos en la atencin telefnicosAdministracin del tiempo eficiente:La importancia del tiempo en la organizacinPriorizar: la distribucin de tareasCausas de la dilapidacin del tiempo. Su solucinServicio y calidad en la atencin de clientes:Concepto de calidadActitud y comportamiento de servicioServicio y atencin telefnicaLa secretaria en el manejo de conflictos: Previendo la aparicin de conflictos Identificando y manejando sus causas Previendo y calculando sus consecuenciasMetodologas de control, disminucin y anulacin. Superando crisis.Liderazgo secretarial:Caractersticas de una secretaria lder.rol, funciones y responsabilidades de su liderazgoLa secretaria como facilitadora, promotora y transformadora de cambios.Perfil de las competencias personales de una secretaria idealAuto diagnstico de competencias personalesIdentificando fortalezas y debilidades

Midiendo el desafo de la superacinMotivacin y sentido de logro:La importancia de ser secretariaLa secretaria como polo de motivacin y desarrollo de secretarias, administrativos, auxiliares y personal Junior.

TECNICAS SECRETARIALESPrestar asistencia secretarial a la alta gerencia, planificando y ejecutando actividades administrativas y aplicando tcnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeo acorde con los objetivos de la unidad.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS- Redactar correspondencia, informes, memorando, oficios, documentos varios de mediana complejidad. Transcribir a mquina o en el computador la correspondencia, oficios, memorandos, informes y documentos varios de la dependencia. Llevar registros de actas, informes, recaudos y expedientes.Recibir y verificar la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, recaudos consignados por estudiantes y personal de la institucin. Revisa la correspondencia y/o de su superior. Distribuir la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, previa revisin y/o firma de su superior. Enviar la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, convocatorias, agenda de consejos y otros documentos. Llevar el control de archivos generales y confidenciales. Preparar carpetas contentivas de los recaudos de casos o informes requeridos por su superior o usuarios de la dependencia. Revisar y ordenar los casos que van a ser incluidos en la agenda del consejo y reuniones. Revisar y analizar expedientes acadmicos y administrativos, cuando el caso lo amerite. Elaborar actas de reuniones, actas de comisin delegada y otros documentos de mayor complejidad.

Coordinar todo lo relativo a reuniones o sesiones de comisin delegada y las audiencias con su superior. Elaborar agenda. Informar al personal docente, y a estudiantes, de los recaudos que segn el tipo de solicitud se deben presentar para su discusin y aprobacin. Custodiar actas originales, aprobadas en reuniones. Recibir la nmina de pago del personal de la unidad. Recibir los cheques por cualquier concepto a favor de la unidad. Controlar y tramitar reposicin de caja chica y/o fondo de trabajo.Tomar dictados. Realizar llamadas telefnicas. Atender llamadas telefnicas. Tramitar citas, entrevistas y solicitudes de audiencias de su superior con otros organismos, personalidades, etc. Atender visitas y pblicos en general. Asistir a su superior en reuniones. Colaborar en la organizacin de eventos, talleres, seminarios, conferencias, etc. Organizar eventos sociales, brindis, almuerzos, relacionados con el trabajo y convocados por su superior. Tramitar solicitud de vehculos, pasajes, alojamiento, viticos, en caso de movilizacin de su superior o personas autorizadas por el mismo. Elaborar las requisiciones internas de compra, rdenes de pago, de las dependencias adscritas a la unidad. Mantener contacto permanente con el departamento de compras y el de mantenimiento para satisfacer las necesidades de la oficina. Distribuir el trabajo del personal a su cargo. Supervisar directa y constantemente al personal a su cargo. Supervisar el mantenimiento de la oficina. Llevar el control de los permisos solicitados por el personal. Transcribir y acceder informacin operando un microcomputador.Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidas por la organizacin. Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elaborar informes peridicos de las actividades realizadas.Realizar cualquier otra tarea afn que sea asignada.

DEFINICIONES DE CALIDAD CON UN ENFOQUE AL SERVICIO SECRETARIAL

1.1 Definiciones de calidadEs la suma de las propiedades y caractersticas de un producto o servicio que tiene que ver con su capacidad de satisfacer una necesidad determinada. Es hacer las cosas bien y a la primera, buscando la perfeccin, excelencia, eficiencia y disposicin.

Es la concepcin de bienestar del hombre, es una bsqueda de hacer bien las cosas desde el inicio con el propsito de ofrecer un producto o servicio cada vez mejor.

Es un proceso en el que estn inmersos una serie de elementos o Indicadores para que el producto o servicio que se ofrezca satisfaga las necesidades del cliente-usuario y del prestador de servicio y el costo beneficio por ambas partes.

FUNCIN, CUALIDADESY CARACTERSTICAS DE LA SECRETARA

2.1 COMPETENCIAS Y LMITES Requisito indispensable para el bienestar en el trabajo, para el buen clima institucional y para la eficiencia de la empresa, es la clara definicin de los puestos de trabajo. Los puestos acaban siendo nicos, como las personas que los ocupan, y muchas cosas sobre ellos no se aprenden ms que sobre la marcha. Sin embargo, existen pautas aplicables en general que pueden ayudar a definir el puesto que ocupa: Pida informacin acerca de la organizacin. No tenga miedo en exponer sus dudas. Ante una perplejidad sobre cmo actuar o qu decisin tomar, pregunte: Qu suelen hacer, o qu han hecho aqu en casos semejantes? A reserva de que la Institucin le capacite sobre sus tareas, considere esta panormica general de actividades

a) Redactar y/o copiar oficios. b) Archivar todo tipo de documentos, c) Recordar al jefe compromisos de trabajo (reuniones, citas, pagos...) y compromisos sociales (cenas, felicitaciones...), d) Renovar suscripciones, e) Programar las citas de tu jefe y llevar la agenda de las mismas, f) Preparar informes, relaciones, listas, minuta, g) Elaborar y manejar la lista de personas a quienes se enviar felicitacin navidea, o eventualmente de cumpleaos u otros aniversarios, h) Organizar viajes para su jefe, reservando hoteles y transporte, i) Organizar ccteles, bufetes y otras celebraciones sencillas dentro del recinto del trabajo j) Adquirir regalos en nombre del jefe y, si es el caso, enviarlos debidamente presentados, k) Manejar el equipo de cmputo y todos los programas de Internet, I) Cuando las visitas o las llamadas telefnicas as lo pidan, dar solucin, o bien canalizar al departamento que corresponda (filtro). Por supuesto, las tareas de una secretaria varan segn los puestos y niveles que ocupa ella, y tambin van ntimamente relacionadas con el nivel y las funciones del jefe

2.2 TIPOS Y NIVELES DE SECRETARIAS Ofrecemos una clasificacin, a sabiendas de que los puestos secretariales no son paquetes perfectamente definidos y que presentan mucha variabilidad.

Mecangrafa Ser mecangrafa es a veces la primera oportunidad de familiarizarse con el trabajo de la oficina. De este puesto se espera seriedad, agilidad, exactitud, limpieza y buen gusto.

Recepcionista Est orientada al cliente-usuario. Debe llenar algunos requisitos tcnicos, como el conocimiento del conmutador y el manejo expedito de los directorios telefnicos. Mucho le favorecen la voz agradable, la sonrisa, la seguridad ser conciso en las respuestas, y un espritu de servicio que transmita an a travs de la bocina.

Secretaria Particular Adems de las funciones de las dos anteriores, si ocupa este puesto, debe identificarse muy de cerca con los intereses profesionales de su jefe. Este puesto, desempeado con inters y con entrega, es una llave que le lleva a tareas y experiencias enriquecedoras.

Secretaria de Jefatura Aqu sus funciones son ms especficas segn las actividades de su rea o departamento: compras, ventas, capacitacin, relaciones industriales, crdito y cobranzas, asuntos legales, etc. Secretaria de Gerencia Este nivel exige de usted excelente mecangrafa, excelente manejo de cmputo, excelente ortografa y excelente redaccin. El jefe descarga en usted muchos asuntos y no supervisa de cerca sus trabajos. En muchos momentos se mueve sola y se autodirige. Su respuesta a estos retos es de suma responsabilidad, iniciativa y confidencialidad. Secretaria de Direccin Se le ha instalado, en la administracin de la institucin, y tiene acceso a las diferentes divisiones y departamentos. Sus relaciones con los miembros del consejo directivo son cercanas

Tiene acceso a la informacin confidencial, sobre las polticas, los programas y tambin las dificultades y problemas de la Institucin y de sus altos dirigentes. A este nivel se supone una notoria identificacin, no solo con su jefe, sino con la institucin, y una total entrega de lealtad a toda prueba En los niveles ms elevados, se habla de asistente de direccin.

CONCLUSION

Desarrollar cualidades morales e intelectuales para el xito y buen desempeo. Vigilar el cuidado de la apariencia personal Analizar el ambiente de trabajo y adaptarse al mismo, manteniendo buenas relaciones con sus jefes. Atender el telfono, hacer y transferir llamadas.

BIBLIOGRAFIASECRETARIADO EJECUTIVO