tegevusaruanne narrative reporting
DESCRIPTION
Tegevusaruanne Narrative reporting. 15 November 2012 Tartu. Tegevusaruanne… Narrative Report. …allows marketing the project to the external environment (Programme, monitoring experts, audit, EC, etc.) - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Tegevusaruanne Narrative reporting
15 November 2012Tartu
…allows marketing the project to the external environment (Programme, monitoring experts, audit, EC, etc.)
… annab võimaluse projekti tutvustada väljapoole (programm, järelvalve eksperdid, audit, Euroopa Komisjon jne.)
…is an easy way to prove that your project is a living being rather than a bunch of papers and accounts.
...see on lihne viis tõestada, et teie projekt on “elusolevus”, mitte hunnik paberit ja raamatupidamine.
Tegevusaruanne…Narrative Report...
3
Aruandluse ajakava. Valik 1Timeline of reporting. Option 1
ajaskaala
Projekti rakendamise periood
Lõpp-aruanne
TL allkiri
ALGUS(teenuste
osutamine, tarned või tarvikud,
ehitustööd, jm tööde teostamine
jne.)
Lepingu täitmise periood
LÕPP(algsete tööde
ja tarnete vastuvõtmine
Vahearuanne Vahearuanne(vabatahtlik)
Aruandlus, tegevuste lõpetamine, tarnete garatii
periood, puuduste kõrvaldamine (töödel,toodetel)
jne 3 kuud
Kulud mitteabikõlblikud
Lõppmakse ja/või lõplik
vastuvõtmine (üksnes tarnete ja ehitustööde puhul)
4
Aruandluse ajakava. Valik 2Timeline of reporting. Option 2
ajaskaala
Projekti rakendamise periood
Lõpp-aruanne
Lepingu täitmise periood
2. Vahe-aruanne
... Vahe-aruanne
Kulud mitteabikõlblikud
1. Vahe-aruanne
X kuudTL allkiri
ALGUS(teenuste osutamine, tarned või
tarvikud, ehitustööd, jm tööde teostamine jne.) LÕPP
(algsete tööde ja tarnete
vastuvõtmine)
Lõppmakse ja/või lõpplik
vastuvõtmine (üksnes tarnete ja ehitustööde puhul)
Aruandlus, tegevuste lõpetamine, tarnete garatii periood, puuduste
kõrvaldamine (töödel,toodetel) jne
3 kuud
5
Option 2 / Valik 2
Aruandeperioodi valem
≤6 months≤ 6 kuud
Interim report can be submitted earlier if further pre-installment is requiredVahearuannet võib esitada varem, kui soovitakse küsida uut ettemakset
(6 + 1) months(6+1) kuud
Interim reporting period can be extended in exceptional casesNB! solid reasons & individual basis
Vahearuande perioodi võib pikendada erandjuhulNB! kaalutletud põhjusel - lähenetakse individuaalsetel alustel
6 months6 kuud
Desired standardSoovitatav standard
NB. Kui peale 45 päeva möödumist pole toetusesaaja ÜTS-lt saanud ühtegi selgitust nõudvat e-kirja, võib aruande lugeda kinnitatuks. Kuid üldjuhul saadab ÜTS aruande kinnitamise kohta e-kirja.
6
JTS and Beneficiary/ÜTS ja toetusesaaja:Cooperation scheme/koostöö skeem
45 päevaÜTS-l aega aruannet
kontrollida ja kommenteerida
30 päevapeale
aruandeperioodi lõppu esitab projekt
täidetud vahearuande
Aruanne kinnitatud ÜTS-i poolt
ÜTS loob eeltäidetud aruande ja
saadab toetusesaaja e-posti aadressile
Once report is generated no changes may apply to current reporting period.
Report in accordance with the latest updated Application Form (i.e. including changes approved in the current reporting period).
Should you have any change after report is generated – plan it for the next reporting period!
7
Report vs. Changes
Changesapplicable
START R1 R2
Reporting period
Reportgenerated
Reportgenerated
Changesapplicable
(t)
Kui aruanne on loodud, siis ei ole võimalik enam esitada muudatuse taotlust antud aruandlusperioodi kohta.
Aruanne on vastavuses viimase uuendatud taotlusvormiga (ka. Muudatused, mis on kinnitatud enne aruandeperioodi lõppu).
Kui on mingeid muudatusi peale aruande loomist – planeeri need järgmisse aruandlusperioodi!
8
Aruanne vs muudatused
Muudatused abikõlblikud
ALGUS A1 A2
AruandeperioodAruanne loodud Aruanne loodud
Muudatused abikõlblikud
(a)
Beneficiary:
Contents of narrative report is a consolidated input of all project partners (including lead partner).
Compulsory form attached to Grant Contract (Annex VI) serves to submit narrative report to the Programme.
Project partners have no standard form for narrative reporting. They may follow:
- same structure as in Annex VI;
- any template developed and agreed within the partnership.
Content of narrative report - 1
9
Toetusesaaja:
Tegevusaruanne sisaldab kõikide projekti partnerite ühist panust (ka. Juhtpartner).
Tegevusaruanne tuleb esitada Programmi poolt nõutud vormil Toetuslepingu (lisa VI)
Projekti partneritele ei ole kehtestatud tüüpvormi tegevusaruandele, nad võivad järgida:
- sama struktuuri mis on lisas VI;
- mis tahes vormi, mis on kokkulepitud partnerite vahel.
Aruande sisu- 1
10
The minimum information each partnershould include into interim and/or final narrative report:
A description of all activities carried out and all outputs (materials, etc.) produced during the reporting period;
An assessment of the results of the activities during the reporting period;
A list of all contracts (services, supplies and works);
A description of fulfillment of visibility and communication requirements with relevant attachments (such as copies of publications);
Information, which allows the Programme (and external assessors) to evaluate the project impact.
11
Content of narrative report - 2
Minimaalne teave kõikide partnerite tegevuste kohta, mida vahe- ja/või lõpparuanne peab sisaldama:
Kirjeldus kogu tegevuse ja kõikide väljundite kohta (materjalid jne), mis on valminud ja hõlmavad aruande perioodi;
Hinnang projekti tegevustele ja tulemustele, mis hõlmavad aruande perioodi;
Nimekiri kõikidest lepingutest (teenused, tarned ja tööd)
Kirjeldus nähtavus ja kommunikatsiooni nõuete täitmisest, lisades asjaomased näited (koopiad väljaannetest jne.);
Teavet, mis võimaldab Programmil (ja välistel hindajatel) hinnata projekti mõju.
12
Aruande sisu- 2
Use Activity Package logic to report
Distinguish between Outputs and Results
Demonstrate how you measure your planned results!
Report only about actual actions taken and actual partners participated
Do not afraid to report deviations. Complement them with ideas, how to overcome problems
Be precise: put figures, names, dates13
Section 2.2. Worksheets IV-VIII
Activities and results
Aruandes kasuta tegevuspaketi loogikat (taotlusvorm AP1-5)
Erista väljundeid ja tulemusi
Näita, kuidas sa mõõdad oma planeeritud tulemusi!
Anna aru ainult toimunud tegevustest ja tegevustes osalenud partneritest
Ärge kartke kirjutada kõrvalekalletest/probleemidest. Täienda seda ideedega, kuidas neid probleeme lahendada.
Ole täpne: pane arvud, nimed, kuupäevad
14
Osa 2.2. tööleht IV-VIII
Tegevused ja tulemused
Output is…
productevent
serviceaction
deliverable, etc.
…directly comes out of planned activity.
…as a rule, measured in physical or monetary units.
Result is...
consequence of the output
...direct and immediate effect of the output.
…what the output/set of outputs led to or allowed achieving.
...basis for performance indicators to measure the project.
15
Outputs vs. Results
Väljund on...
toodesündmusteenustegevus
tarne, jne.
…kavandatud tegevuste otsene tulemus.
…reegel, mõõdetakse füüsiliselt või rahaühikutes.
Tulemus on… Väljundi tagajärg
...väljundi vahetu ja otsene mõju.
…mida väljund/seatud väljundid on kaasa toonud või mida võimaldanud saavutada.
...alus projekti tulemuslikkuse mõõtmiseks.
16
Väljund vs tulemus
17
Measuring the project !!!
Qualitative and quantitative indicators.
Set and use indicators, which are clearly linked to project results.
Indicators are the tool to measure– project results,
– achievement of overall and specific objectives of the project.
Indicators are the best way to– report about the progress in the project,– evidence the performance of the project.
How you measure the project is the focal point for evaluation of the project by stakeholders.
18
Projekti mõõtmine !!!
Kvalitatiivsed ja kvantitatiivsed näitajad.
Määra ja kasuta näitajaid, mis on selgelt seotud projekti tulemustega.
Näitajad on mõõtmisvahendid– Projekti tulemuste,
– Projekti üldiste ja konkreetsete eesmärkide saavutamiseks.
Näitajad on parim viis– anda aru projekti edusammudest,– tõestada projekti eesmärkide täitmist.
Kuidas projekti keskmes hinnata/mõõta projekti huvirühmade poolt?
“6 +3” formula:
– report for 6 months;
– forecast activities for the next 3 months.
Report only about actual
– actions carried out
– implementing bodies (project partners) involved.
NB. Next request for payment is for the next 12 months.
19
Section 2.3. Worksheet IX
Activities timetable
“6 +3” valem:
– aruanne 6 kuu kohta;
– prognoos järgmise 3 kuu tegevuste kohta.
Anna aru ainult
– tegevustest, mis on tegelikult toimunud;
– projekti rakendamisega seotud asutustest (projekti partnerid).
NB. Järgmine maksetaotlus on järgmise 12 kuu kohta.20
Osa 2.3. tööleht IX
Tegevuste ajakava
The list of annexes supplementing report gives the JTS PM a message on how the project is being implemented
Beneficiary and project partners are expected to provide the list of annexes to back up the report.
21
Section 10. Worksheet XIV
List of annexes
Annexes aredocumentary of project!
Beneficiary submits the
list of annexes
JTS PM revises and tells what to add/delete
Beneficiary sends annexes according to finalised list
Nimekiri lisadest täiendab aruannet ning annab ÜTS projektijuhile (PJ) ülevaate, kuidas projekti rakendatakse
Toetusesaaja ja projekti partnerid peaksid esitama lisade nimekirja, mis toetab aruandes esitatut.
22
Osa 10. tööleht XIV
Nimekiri lisadest
Lisad on osa projekti tegevuste kirjeldusest!
Toetusesaaja esitab nimekirja
lisadest
ÜTS PJ vaatab läbi ja ütleb,
mida lisada/kustutada
Toetusesaaja saadab lisad
vastavalt PJ-ga kokkulepitud nimekirjale
23
Responsibilities…
Beneficiary JTS Project Manager
first consult about extension of reporting period with project partners before applying to JTS;
ensure the interests of all partners are consulted while preparing the consolidated report;
Provide fully completed and sound consolidated report.
provision of pre-filled template of report;
provide exhaustive comments about the report (if any) in 45 days;
inform that the report was approved;
provide timely report-related information.
24
Kohustused…
Toetusesaaja ÜTS Projektijuht
enne ÜTS-le aruandlusperioodi pikendamise taotluse esitamist konsulteerima partneritega;
koostama konsolideeritud arunade tagades kõikide partnerite huvid;
esitama täielikult täidetud ja usaldusväärse konsolideeritud aruande.
saatma eeltäidetud aruande toetusesaajale;
esitama täiendavaid selgitusi, kommentaare aruandele (kui üldse) 45 päeva jooksul;
teatama, et aruanne on heaks kiidetud;
esitama õigeaegselt aruandega seotud teabe.
that partnership is a core of your project;
to show in the report, how
− partners have been involved in the project implementation,
− project implementation was coordinated,
− Activities, implemented by different partners, build upon one another to produce joint results;
to make reporting a part of your administrative routine;
to keep JTS regularly informed about project events;
to submit the reports on time;
to regularly monitor project implementation against work plan and logframe indicators;
to make sure your report is easy to read and to understand.
Do not forget…
25
Partnerlus on projektis kõige tähsam;
Näita aruandes, kuidas
− partnerid osalesid projekti elluviimisel,
− projekti elluviimine oli koordineeritud,
− tegevused, olid erinevate partnerite vahel rakendatud, toetudes üksteisele, et saavutada ühist tulemust;
muuda aruandlus oma haldus rutiiniks;
teavita ÜTS regulaarselt projekti sündmustest;
esita aruanne tähtaegselt;
jälgi regulaarselt projekti elluviimise vastavust tööplaani ja loogilise maatriksi näitajatele;
veenduge, et teie aruannet on lihtne lugeda ja mõista.
Ära unusta…
26
Joint Technical SecretariatÜhine Tehniline Sekretariaat
Thank you!
Tänan!
2727