Teknik Negosiasi Togap Siagian, MBA CPSM

Togap Siagian, MBA CPSM

Career: Senior Manager of Strategic Procurement - PT Vale Indonesia (current), ConocoPhillips Indonesia, Inc., PT Freeport Indonesia, PT Omron Manufacturing of Indonesia

Education: MBA Rochester Institute of Technology, BS in Industrial Engineering Institut Teknologi Bandung

Certification: CPSM (Certified Professional Supply Management) from ISM (Institute for Supply Management)

Affiliations: Institute for Supply Management, Indonesian Procurement Society (Co-Founder & Board of Expert)

Phone: +62 811 9 851 861, email: togap.siagian@gmail.com

Negosiasi adalah...

The biggest obstacle of ‘Getting to Yes’ isn’t your opposition, it’s yourself.

William Ury

Negosiasi adalah transaksi antara dua pihak atau lebih,

yang mengarah pada pertukaran informasi untuk

mendapatkan hasil yang disepakati oleh para pihak,

dimana masing masing pihak mempunyai hak veto.

Negosiasi yang Berprinsip

Soft vs Hard

Kriteria

● Memenuhi kebutuhan kedua pihak secara adil (jika memungkinkan)

● Efisien

● Tidak merusak bahkan memperbaiki hubungan para pihak

Elemen Negosiasi yang Berprinsip ● Orang - pisahkan antara orang dengan masalah

● Kebutuhan - fokus pada kebutuhan, bukan pada posisi

● Opsi - buat berbagai macam opsi sebelum membuat pilihan

● Kriteria - pastikan kesepakatan yang dihasilkan didasarkan pada standard yang objektif

Memisahkan antara Orang dengan Masalah

● Klarifikasi dengan terbuka persepsi Anda

● Membiarkan perasaan diungkapkan

● Memelihara komunikasi yang jelas

Fokus pada Kebutuhan bukan Posisi

● Posisi adalah apa yang sudah kita putuskan, sedangkan kebutuhan adalah apa yang mendasari keputusan yang dibuat

● Cari tahu kebutuhan dari pihak yang sedang bernegosiasi dengan menanyakan why atau why not

Fokus pada Kebutuhan bukan Posisi ● Tunjukkan bahwa kebutuhan Anda adalah wajar dan

tunjukkan Anda menghargai kebutuhan pihak lain

● Ceritakan kebutuhan Anda sebelum menjelaskan posisi/permintaan Anda

● Hargai hal-hal yang tidak terlihat seperti kebutuhan untuk berteman, kebutuhan untuk dihargai, perasaan mempunyai kendali

Opsi Penghalang kreatifitas dalam membuat opsi:

● Prasangka

● Hanya menginginkan satu solusi

● Asumsi fixed pie

● Tidak peduli dengan masalah pihak lain

Kesepakatan berdasarkan Standar yang Objektif

● Setiap masalah dipecahkan bersama

● Berikan alasan yang tepat untuk setiap kesepakatan

● Jangan mudah ditekan

Tahap Proses Negosiasi

Failure to plan is planning to fail

Persiapan Negosiasi ● Tentukan kebutuhan utama Anda dan posisi awal

● Tentukan BATNA (Best Alternate To a Negotiated Agreement) dan ZOPA (Zone of Possible Agreement)

● Cari tahu kebutuhan dari pihak lain dan rencanakan konsesi apa yang bisa diberikan

● Tentukan tempat negosiasi dan ketahui berapa lama waktu yang ada untuk melakukan negosiasi

● Tentukan tim yang terlibat dalam negosiasi

ZOPA (Zone of Possible Agreement)

Pembukaan Negosiasi ● Berikan kesan yang baik

● Lakukan basa basi dan berusaha membangun hubungan

● Sepakati peraturan proses negosiasi

Pertukaran Informasi ● Siapa yang memulai?

● Informasi apa yang perlu disampaikan?

● Bagaimana menggali informasi dari pihak lain?

● Pastikan kebenaran informasi yang diberikan pihak lain

● Periksa apakah informasi tersebut relevan

● Bagaimana jika ada pihak yang tidak memberikan informasi?

● Perhatikan bahasa tubuh

Mengembangkan Solusi ● Klarifikasi kebutuhan pihak lain

● Pikirkan secara kreatif solusi yang baik untuk kedua pihak

● Kembangkan beberapa alternatif solusi

Penutupan Negosiasi ● Pastikan kesepakatan telah benar benar dimengerti dan

ditandatangani kedua belah pihak

● Pastikan hubungan baik atau lebih baik, jika diperlukan

● Pastikan semua pihak mengerti tindak lanjut berikutnya

● Jadikan sebagai kerja sama (cari solusi bersama pihak lain)

Teknik Negosiasi Manipulatif ● Penawaran yang ekstrim: tunjukkan pada pihak lain kalau penawaran

mereka tidak wajar dan harus disesuaikan. Berikan contoh dari pembelian sebelumnya atau rentang harga pasar yang Anda tahu jika ada.

● Tambahan di akhir proses negosiasi: menjelang kesepakatan mendadak vendor menyatakan jika penawaran mereka tidak mengikutsertakan sesuatu hal yang relatif kecil. Analisis dan lihat mungkin atau tidak diterima. Siap untuk menolak jika tidak dapat diterima.

● Penawaran dalam waktu terbatas: bandingkan dengan penawaran lain dan tanyakan alasan waktu terbatas tersebut.

Teknik Negosiasi Manipulatif ● Cherry picking (menunjukkan hal-hal yang baik saja dari penawaran

mereka). Lakukan analisis untuk mengetahui dengan pasti keseluruhan kondisi penawaran mereka.

● Berpura pura kaget: tanyakan apa yang membuat mereka terlihat kaget dan tanyakan apa yang sebenarnya mereka inginkan.

● Otoritas terbatas: pihak vendor menyatakan tidak mempunyai otoritas untuk membuat keputusan yang dibicarakan.

● Take it or Leave it: balas dengan “jika kami terima, apa kesepakatan bisa dibuat sekarang?”

Berbagai Tips ● Jika diperlukan, simpan alasan sebenarnya dari kebutuhan

Anda

● Pastikan siapa yang berwenang untuk membuat keputusan

● Jangan terbawa emosi dan jangan terburu buru

● Hargai perasaan pihak lain

● Lebih banyak mendengar

Berbagai Tips ● Selalu siap dengan fall back position (BATNA) dan untuk

mundur dari negosiasi

● Usahakan bukan menjadi yang pertama memberikan penawaran harga

● Aim high - berusaha memberikan penawaran yang tinggi

● Fokus pada tujuan utama, tetapi siap untuk memberi konsesi pada hal lain

THANK YOU