tema 10.- la cadena documental

Tema 10.- La cadena documental

10.1.- La cadena documental 10.1.1.- Operaciones de entrada 10.1.2.- Operaciones de tratamiento 10.1.3.- Operaciones de salida 10.1.- La cadena documental Todos los elementos que forman parte del sistema documental se organizan en una serie de operaciones documentales que se relacionan entre s y que se denomina cadena documental. En un extremo de la cadena documental ingresan los documentos que hay que tratar y en el otro extremo tiene lugar la salida de los productos documentales. Existen por tanto unas operaciones de entrada: seleccin de la informacin y adquisicin de documentos; unas operaciones de tratamiento: anlisis documental; y unas operaciones de salida: recuperacin o bsqueda documental y difusin de la informacin.

Introduccin a la informacin cientfica y tcnica. Curso 2001-2002 Profesora asociada: Lourdes Castillo

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Tambin existen una serie de operaciones o funciones de mantenimiento que forman parte del sistema documental: mejora de las herramientas conceptuales empleadas (tesauros, normas, programas), planificacin, organizacin y gestin del centro,


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establecimiento de circuitos de circulacin de los centros, promocin de la publicacin y edicin, formacin de usuarios. 10.1.1.- Operaciones de entrada de informacin: Seleccin y adquisicin Seleccin. Esta operacin tiene varias etapas a su vez. Primero se localiza el material, luego se selecciona y ms tarde se adquiere. La recogida de informacin exige un constante estar al da en cuanto a la evolucin de los conocimientos y por tanto una buena comunicacin cientfica nacional e internacional. El centro necesita tener una serie de criterios para seleccionar y adquirir la documentacin, la adquisicin no se improvisa, sino que se tiene que hacer en funcin de una poltica relacionada con los intereses, objetivos de la unidad de informacin satisfacer las necesidades de los usuarios. Tambin es necesario atender a la calidad y al nivel de la informacin de los documentos. Por otra parte, es conveniente un asesoramiento por expertos y un control estadstico (las revistas que no se consultan nunca o casi nunca, pueden descartarse; estudios de peticiones, etc). Se pueden distinguir dos fuentes de informacin, que utilizan los centros de documentacin: externas e internas. Las fuentes externas al sistema estn constituidas por otros sistemas de informacin dado que un centro documental muchas veces no puede trabajar aislado-, como son servicios de anlisis, bases de datos, servicios de teledocumentacin, centros de referencia, etc. Las fuentes internas son las que conforman el fondo bibliogrfico del sistema gracias a la seleccin de documentos o publicaciones primarias y secundarias (artculos, tesis, informes, boletines de resmenes, etc) Adquisicin. La ltima fase de las operaciones de entrada es la adquisicin, es una serie de operaciones de control e incluye el registro del material en los fondos del centro, para poder comenzar con el tratamiento intelectual de la informacin, que pretende en ltima instancia poder recuperarla de forma rpida y eficaz.


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10.1.2.- Operaciones de tratamiento: Anlisis documental El objetivo del anlisis documental es extraer del documento su carga informativa, convirtindolo en un documento diferente al original, un documento secundario que representa al original y al cual irn dirigidas las preguntas de informacin de los usuarios. El anlisis documental est constituido por varias operaciones fundamentales y diferentes:

1.- La descripcin fsica o catalogacin: es el proceso de descripcin fsica de un documento, permite la identificacin del documento. Para la descripcin fsica se emplean normas oficiales como las ISBD o las Reglas Angloamericanas

2.-Anlisis de contenidos, que a su vez se divide en:

2.1.- Indizacin o descripcin caracterstica (con palabras clave y con descriptores) Palabras clave: trminos asignados por el indizador para designar los diferentes aspectos temticos. No suele existir control estricto del vocabulario empleado. Los sinnimos, cuasisinnimos y variaciones ortogrficas suelen ser palabras clave. Se emplea con frecuencia, de forma incorrecta, como sinnimo de descriptor. Descriptor: Trminos normalizados, formalizados y homologados en un lenguaje documental (tesauro) y empleados para representar sin ambigedad los conceptos tratados en los documentos. Representan un nico semantema (unidad de significado). Normalmente son palabras simples pero pueden ser tambin trminos compuestos.

2.1.- Resumen o descripcin sustancial. Se refiere al anlisis de los contenidos de los documentos. Realza partes de los documentos que se consideran de mayor inters para los usuarios. Sus objetivos son: Informar al usuario sobre el contenido preciso de los documentos. Proporciona al usuario los elementos decisorios sobre la conveniencia de consultar el original ntegro o de desechar su seleccin por no ser de inters. Es utilizable para la recuperacin automatizada.


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Para los documentos escritos en lenguas de difcil acceso, resulta fundamental para conocer la existencia y tema de una investigacin, incluso para decidir la conveniencia de su traduccin. En los documentos no escritos el resumen se presenta como la nica posibilidad de describir su contenido.

2.3.- Clasificacin. Clasificar es ordenar o disponer por clases. Se entiende por clasificacin documental el proceso de anlisis por el cual un documento es identificado y ordenado por clases, definidas stas segn el contenido del propio documento. Los sistemas de clasificacin documental se caracterizan, por sus estructuras jerrquicas, de los conceptos ms amplios a los ms especficos. El ms conocido de los sistemas jerrquicos es la C.D.U. o Clasificacin Decimal Universal.

3.- Otros datos de inters que pueden indicarse en el anlisis documental.

Tipo documental (resea, original, revisin, norma, descripcin, crnica, ley, noticia, artculo, opinin, biografa, entrevista, reportaje, etc. Depende del centro de documentacin y los documentos que se analicen) Idioma original del documento Nmero de referencias que aporta el documento (esto se hace en los centros de documentacin cientfica) Institucin de trabajo de los autores o afiliacin. Direccin del autor para correspondencia Direccin url de acceso al documento completo si est disponible online.)

10.1.3.- Operaciones de salida: Bsqueda documental y difusin documental La bsqueda documental Consiste en los procedimientos manuales o automatizados a seguir para obtener, entre todo el fondo documental analizado, aquellos documentos o referencias que respondan a cada consulta especfica.


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La bsqueda documental tambin se define como el proceso mediante el que se obtiene la informacin, los datos o las referencias que se ajustan a las especificaciones de una solicitud determinada realizada por un usuario. Las bsquedas pueden ser:

En funcin del tiempo: Retrospectiva o prospectiva En funcin del soporte: manual o automatizada (online y offline)

En funcin de la persona que la efecta: personal, delegada En funcin del estado de conocimiento del usuario o distinto tipo de necesidad: tem conocido, bsqueda temtica

(Para ampliar este punto ver Tema 4, punto 6, de la segunda parte de la asignatura de Biblioteconoma curso 2001-2002) La difusin documental La difusin es el proceso por el cual se transmiten al usuario la informacin que necesita. Es el desenlace de todo el proceso documental ya que todo centro recoge y procesa informacin con el propsito de difundirla y darla a conocer. En su sentido ms amplio engloba todas las modalidades de transmisin de documentos o referencias informativas: desde la comunicacin verbal de una referencia concreta hasta la edicin de boletines bibliogrficos peridicos, dossieres documentales, boletines de adquisiciones o el libre acceso de una parte de los fondos para su consulta por el usuario. (Para ampliar este tema ver Tema 6 de la segunda parte de la asignatura de Biblioteconoma curso 2001-2002) Bibliografa Martnez Comeche, Juan Antonio. La difusin documental. En: Teora de la informacin documental y de las instituciones documentales. Madrid : Sntesis, 1995


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Pinto Molina, M. Anlisis documental: fundamentos y procedimientos. Madrid : Eudema, 1991 Sos Pea, Rosa. Tcnicas de documentacin cientfica: teora y prctica. Valencia : Promolibro, 1996 Valle Gastanimza, Flix del. Difusin de la informacin. Metodologa y descripcin de los instrumentos informativos. En: Manual de Informacin y Documentacin. Madrid : Pirmide, 1996


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10.1.2.- Operaciones de tratamiento:Bibliografa

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