teorÃa de la organizaciÃ³n documental

7/22/2019 Teor a de la Organizacin Documental

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CURSO

TEORA DE LAORGANIZACIN

DOCUMENTAL

Prof. Dora A. Palomo Villanueva

Universidad Catlica Sedes Sapientiae

Lecturas Seleccionadas



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Archivos modernos. Principios y tcnicas

Por: Dr. T R. Schellenberg, Assistant Archivist of the United States National Archives,

Washington, D. C.

Traduccin y adiciones: Dr. Manuel Carrera Stampa, Catedrtico de Tcnica de la Investigacin

Histrica, Escuela Normal Superior de Mxico

Segunda edicin en espaol, corregida, 1987

Archivo General de la Nacin, Secretara de Gobernacin, Mxico.

p. 93-108

Captulo VII

Principios de clasificacin

Al mantener sus registros o documentos para el servicio corriente, lo que principalmente le

importa a cualquier dependencia del gobierno es su conservacin de manera que puedan

encontrarse rpidamente cuando se necesiten. Por lo tanto, el problema bsico en el manejo o

administracin de los documentos o registros es el de arreglarlos en una forma accesible y

ordenada. Dos cosas son necesarias para lograr esto: 1) los documentos o registros deben

estar clasificados propiamente; y 2) tambin deben estar correctamente archivados o

expedientados.

La clasificacin es fundamental para la administracin efectiva de los registros corrientes.

Todos los dems desarrollos en un programa destinado al control de los registros o

documentos dependen de la clasificacin, pues si estn bien clasificados servirn tambin para

las operaciones corrientes. Para servir a estas necesidades debern estar arreglados con

respecto a su uso dentro de las unidades administrativas en particular de una dependencia

oficial. Debern agruparse desde las cuestiones importantes hasta las operaciones de

rutina en relacin a su empleo. De esta manera reflejarn sus funciones en un amplio

sentido del trmino, y en un significado ms estrecho reflejarn las transacciones especficas

individuales que constituyen parte de las actividades de una dependencia.

Si se clasifican los registros o documentos para que reflejen la organizacin y funciones, deben

arreglarse en relacin a las mismas. Al valorizarlos, lo primero que debe considerarse es la

evidencia que contengan sobre organizacin y funciones. Ambos, los funcionarios de registros

y los archivistas se ocuparn de la apreciacin del valor evidente de los registros quedocumentan la organizacin y funciones. Si los registros o documentos se clasifican para que



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reflejen organizacin, pueden ser cambiados para que tengan una disposicin apropiada

cuando se haya extinguido alguna unidad administrativa. Y an ms si son clasificados por

funciones, si las sustantivas se separan de las facultativas, los documentos de proyeccin o

poltica se separan de los de ejecucin, y, en general, los importantes de los que no lo son,

entonces el mtodo de clasificacin proporciona la base para preservar o destruir los

documentos o registros selectivamente, despus de que hayan servido para sus propsitos en

las operaciones Corrientes.

Relativamente se ha dado poca atencin a los principios que apoyan la clasificacin de los

registros o documentos pblicos. La clasificacin, tal como se aplica a stos, significa su arreglo

de acuerdo con un plan delineado para tenerlos disponibles en el uso corriente. Por supuesto,

los planes o sistemas de arreglo son muchos y variados; pero para poder discutirlos pueden

agruparse en dos clases: sistemas de oficinas registradoras y sistemas de expedientacin. Estos

comprenden tanto un arreglo fsico como la asignacin de smbolos que identifiquen las

unidades documentales y muestren sus relaciones entre s. Los principios de clasificacin van

hasta la raz en el problema del arreglo de los registros o documentos. Rigen su agrupacin en

pequeas unidades, y el agrupamiento de stas en unidades mayores.

Elementos de la clasificacin

Hay tres elementos principales que deben considerarse en la clasificacin de los registros o

documentos pblicos. Son las acciones a que estos se refieren, la estructura orgnica de la

dependencia que los produce y sus asuntos por materias.

De estos elementos, el primero que quiero considerar es el de la accin. La mayora de los

registros o documentos pblicos son subproductos de la accin y naturalmente caen en grupos

que se refieren a sta. La accin puede discutirse en trminos de funciones actividades y

transacciones. El trmino funcin se usa aqu para abarcar todas las responsabilidades

sealadas a una dependencia para que realice los amplios propsitos para los que fue

establecida. Usualmente dichas funciones estn definidas por la ley, el decreto o la circular que

establece la dependencia. Como ejemplo, pueden citarse las funciones de los National

Archives (Archivos Nacionales). Sus funciones pueden ser descritas como las relativas a: 1)

disposicin; 2) preservacin y arreglo; 3) descripcin y publicacin; y 4) servicio de referencia.

Cada funcin de una dependencia puede dividirse en cierto nmero de actividades, trmino

que usamos aqu en el sentido de una clase de acciones que se toman para realizar

determinada funcin. Por ejemplo, el personal de los National Archives (Archivos Nacionales),

mientras se dedique a la tarea de dar una disposicin propia a los registros o documentos del



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gobierno de los Estados Unidos, lleva a cabo actividades acrecentativas y dispositivas. O, al

desempear servicios de referencia en los registros, el personal se ocupa en actividades de

investigacin y prestacin. Las actividades, a su vez, pueden subdividirse en cierto nmero de

transacciones particulares. En los National Archives (Archivos Nacionales) las actividades

accesionales o acrecentativas, por ejemplo, comprenden muchas transacciones separadas para

la transferencia de cuerpos documentales especficos de diversas dependencias. Las

actividades de prestacin comprenden muchas transacciones separadas en el prstamo de

documentos especficos para las dependencias particulares.

Para que una dependencia oficial pueda cumplir con las funciones bsicas para las que haya

sido establecida, sta tiene que empearse en dos tipos principales de actividades, que

pueden caracterizarse como sustantivas y facilitativas. Las actividades sustantivas son las que

se refieren a las labores tcnicas y profesionales de la dependencia, trabajo que las distingue

de las dems agencias o dependencias. Las actividades facilitativas son las que se relacionan

con la administracin interna o local de una dependencia. Estas meramente son incidentales

para el desarrollo de las funciones bsicas.

Al llevar a cabo cualquier tipo de actividad particular, ya sea sustantiva o facilitativa, tienen

lugar dos tipos principales de transacciones, que son polticas y operativas. Las transacciones

polticas determinan los cursos de las acciones que deben seguirse en todos los trmites de

una sola especie. Cierta poltica o plan podr regir a todas las transacciones o trmites de

cualquier dependencia, o podr confinarse solamente a cierta parte de la misma. Podr

aplicarse tanto a las actividades sustantivas como facilitativas. Las transacciones operativas

son los trmites individuales que se toman en relacin con las decisiones polticas. La

distincin entre transacciones operativas y polticas, obviamente no es muy concisa, pues

generalmente se toman primero las decisiones polticas con respecto de algn asunto en

particular que tenga que ser atendido por un funcionario del gobierno.

Si se analizan las transacciones de un gobierno, se encontrar que la mayora se refiere a las

personas, puesto que las actividades regulares de la mayora de los gobiernos modernos

conciernen, hasta un grado sorprendente, con las vidas de los ciudadanos considerados

individualmente. Muchas otras transacciones se refieren a corporaciones, tales como las

unidades administrativas de un gobierno, las organizaciones privadas o las instituciones. Un

nmero considerable tambin se relaciona a lugares o reas geogrficas, pases, poblaciones,

estados, municipios y similares. Las reas geogrficas podrn estar representadas por

corporaciones. Las transacciones que no se relacionen con personas, corporaciones o lugares,



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se referirn a los tpicos o temas, es decir, a los hechos, eventos, ideas y cosas por el estilo

que conciernen al gobierno.

La subdivisin de las funciones en actividades y de stas en transacciones o trmites puede

ilustrarse grficamente como sigue:

El segundo elemento que debe considerarse para la clasificacin de los documentos es la

organizacin de la dependencia que los crea, pues los registros o documentos pueden estar, y

generalmente lo estn, agrupados para que reflejen la estructura de organizacin. Usualmente

el arreglo que se da a una dependencia puede determinarse por los fines o funciones para los

que est destinada. De esta manera, frecuentemente la organizacin corresponde a las

funciones.

La estructura de la organizacin de una dependencia puede subdividirse en oficinas directivas

y subalternas. A las oficinas directivas o principales generalmente le conciernen las amplias

cuestiones de los mtodos o planes, tales como la forma en que pueda organizarse ms

efectivamente la dependencia para que realice su trabajo, cmo deben planearse las labores y

qu medidas principales de accin debern seguirse. En estas oficinas se toman las decisiones

organizadoras, administrativas y de procedimientos por las que se rige la dependencia. En los

grandes departamentos gubernamentales pueden establecerse oficinas especiales que se

dediquen exclusivamente al trabajo de proyeccin o planeacin y a los procedimientos

formulativos. Generalmente estn incluidos en las oficinas superiores principales cierto

nmero que se dedica a las cuestiones legales, fiscales, de personal y otros asuntos

administrativos internos de la dependencia, o, en pocas palabras, con las actividades

facilitativas de la misma. Abajo de las oficinas directivas estn las subalternas, o sea aquellas



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que hacen el verdadero trabajo. En una dependencia oficial grande dichas oficinas estn

organizadas sobre una nmina de categoras; la principal se dedica a la supervisin y

administracin de las inferiores en la escala administrativa, que con frecuencia tienen

detalladas labores de rutina.

La nmina jerrquica de la organizacin est ilustrada en la carta organizativa del General

Services Administration (Administracin General de Servicios), de la cual forman parte los

National Archives (Archivos Nacionales). Se reproduce a continuacin para mostrar cmo estn

organizadas en su mayora las dependencias del gobierno federal de los Estados Unidos de

Norteamrica.

El tercer elemento que debe considerarse en la clasificacin de los registros o documentos

pblicos es el de los asuntos o materias. La discusin de dicho elemento se har despus,

cuando se trate la forma en que se considera para las labores de clasificacin.



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Prcticas de clasificacin

Permtasenos considerar ahora cmo entran en la clasificacin de los registros o documentos

pblicos los elementos de organizacin, funcin y materia o asunto. Con el fin de discutir los

mtodos de clasificacin pueden determinarse stos como funcionales, organizativos y por

asuntos.

Clasificacin funcional. Para considerar cmo pueden agruparse los registros o documentos

pblicos de acuerdo con las funciones, permtasenos proceder desde la agrupacin ms

pequea que ordinariamente se hace de los registros o documentos hasta la ms grande. El

grupo ms pequeo podr llamarse la unidad del expediente, la que, como se habr notado,

generalmente est representada por el folder o carpeta en los Estados Unidos, y por el

expediente en Australia.

Como regla, deben establecerse unidades de expedientes para todas las transacciones; aqu se

usa el trmino transaccin en el sentido que se le dio antes. Siempre y cuando una transaccin

se refiera a una persona, o a una corporacin, o lugares, los documentos que pertenezcan a

stos podrn juntarse muy fcilmente; y como la mayor parte del trabajo de un gobierno

concierne a entidades solas, la clasificacin de la mayor parte de los registros o documentos

pblicos resulta una cuestin muy simple.

Sin embargo, el agrupamiento de los registros o documentos por las transacciones, resulta ms

difcil cuando se refieren a varias personas, corporaciones, lugares o tpicos. Aqu la

clasificacin de las corporaciones o la de los tpicos y similares resulta ser la base para

establecer las unidades de los expedientes. Son ms difciles de distinguir los registros o

documentos que se relacionen con esos asuntos que los referentes a entidades solas. As es

que, si una transaccin se relaciona a cierta clase de personas, la clase ms bien que las

personas resulta ser la base de agrupacin (y para la clasificacin) de los documentos para las

unidades de expedientacin. O, si una transaccin se refiere a un tpico que concierna a

determinado nmero de personas, tal como una poltica o un evento, el tpico, ms que las

personas, resultar entonces ser la base del agrupamiento. Por ejemplo, los registros o

documentos que se refieran a un conflicto de trabajo se reunirn en relacin al suceso, es

decir, al conflicto, ms que en relacin con las personas interesadas. O si los documentos



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tratan de un asunto que afecte a varias personas se agruparn con relacin al asunto mejor

que en relacin a las personas afectadas.

Las unidades de expedientacin relativas a la poltica son particularmente difciles de

establecer, pues los administradores gubernamentales por lo general no conciben su poltica o

planes en torres de marfil, aunque se crea lo contrario; las desarrollan con respecto a las

transacciones especficas que surgen. Como resultado, los registros o documentos que reflejan

la poltica son aptos para agruparse con los que se refieren a transacciones especficas. A veces

los mtodos y planes surgen de muchas fuentes transactivas diferentes, y la agrupacin de

todos los registros o documentos importantes es muy difcil. Los registros o documentos sobre

procedimientos importantes, programas, organizaciones, o asuntos polticos quedan de este

modo sumergidos en unidades de expedientacin relacionadas principalmente con otros

asuntos de poca importancia. La mezcolanza de lo importante con lo que no lo es torna a los

registros o documentos menos tiles para el administrador oficial en sus labores corrientes y

complica mucho el trabajo del archivista en una etapa posterior cuando ste trata de preservar

la documentacin bsica de la organizacin y funciones. Por lo tanto, siempre que sea posible,

debern crearse unidades separadas de expedientacin para los registros o documentos que

se refieran a asuntos de importancia, opiniones, decisiones y asuntos por el estilo. En pocas

palabras, los tpicos polticos deben separarse de los operativos; lo general de lo especfico; lo

importante de lo rutinario. Si no se puede hacer esto, la existencia de los documentos

importantes que haya en unidades o expedientes particulares deber quedar anotada en una u

otra forma. Los ndices precedentes son muy tiles para este propsito.

Las unidades de expedientacin tambin se agruparn en unidades mayores. Como regla,

debern reunirse en relacin a la actividad. Las diferentes clases de actividades que son

necesarias para realizar las funciones principales de una dependencia proporcionan la base

para producir los ttulos por materia bajo los cuales puedan agruparse los expedientes. Los

registros o documentos sobre actividades facilitativas deben reunirse tambin bajo ttulos

separados por asuntos. Estos podrn ser de ndole personal, fiscal, de aprovisionamientos,

transportes, comunicaciones y cosas por el estilo.

Los documentos que hayan sido agrupados por actividades podrn todava reunirse mejor de

acuerdo con las funciones. Los grupos funcionales son las clases ms grandes que

normalmente deben ser establecidas para la clasificacin de los registros o documentos de una

dependencia. El Dr. Ernst Posner, conferenciante sobre administracin archivstica en la

American University (Universidad Americana) de Washington, D.C., hizo la siguiente

observacin respecto al sistema alemn de oficinas registradoras:



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Desde el siglo dieciocho ha existido un acuerdo comn de que la oficina registradora

correspondiente a una dependencia o a una divisin mayor de la misma debe arreglar sus

existencias o acervos conforme a las funciones principales de la unidad administrativa a que

sirva. La organizacin de la dependencia, la designacin de funciones a sus divisiones, y los

grupos principales de los documentos deben coincidir. La oficina registradora o el conjunto de

las mismas reflejan la dependencia en sus diversas actividades y forman la imagen duradera de

sus mltiples labores.1

Entonces, en el desarrollo de un esquema de clasificacin para los documentos pblicos, las

funciones, en el sentido en que se ha definido este trmino, deben tomarse en cuenta en la

divisin sucesiva de los documentos en clases o subclases (o en clasificaciones o

subclasificaciones). Podrn establecerse las clases o clasificaciones principales o ms amplias

sobre la base de las funciones mayores de una dependencia, las secundarias sobre la base de

las actividades, y las clases ms detalladas debern comprender las unidades de

expedientacin individuales, o los anexos a los expedientes que se produzcan en relacin a las

transacciones pertenecientes a personas, corporaciones, lugares o tpicos. Si es necesario,

habr intermedias entre las clases secundarias y las unidades individuales de expedientacin,

terceras clases o clasificaciones, las que agruparn los expedientes en relacin a las reas,

calidad de las personas, etctera.

Clasificacin orgnica. La estructura orgnica proporciona la base para el ms grande o mayor

agrupamiento de los documentos. Estos grupos podrn reflejarse ya sea: 1) en la clasificacin

del mismo esquema; o 2) en la descentralizacin fsica de los registros o documentos.

Si la estructura orgnica se refleja en un esquema de clasificacin, las clases o clasificaciones

primarias representan usualmente los elementos primordiales de organizacin de la

dependencia. Tal divisin en clases organizadoras es posible y conveniente slo para los

gobiernos cuya estructura sea estable, y cuyas funciones y procedimientos administrativos

estn bien definidos.

Sin embargo, la forma principal en que se agrupan orgnicamente los registros o documentos

es por medio de la descentralizacin, la que en s es un acto de clasificacin mayor. En

Alemania e Inglaterra se descentralizan los registros por medio de las oficinas ramificadas que

hay dentro de su organizacin; usualmente existe una oficina registradora por separado en

1Ernst Posner, The Role of Records in German Administration, The Role of Records in Administration

(National Archives, Staff Information Circular No. 11: Washington, July 1941), p. 5



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cada divisin de un departamento o ministerio. En el gobierno federal de los Estados Unidos,

casi hasta en ltimo grado, o por completo, han sido descentralizados los documentos o

registros. Dicho procedimiento de descentralizacin puede quedar ilustrado con la carta dc

organizacin del General Services Administration (Administracin de Servicios Generales),

reproducida antes. Las cuatro principales oficinas ramificadas de la Administracin segn se

recordara, son la de Emergency Procurement Service (Servicios de Aprovisionamiento de

Emergencia), la de Public Buildings Service (Servicios de Edificios Pblicos), la del Federal

Supply Service (Servicio de Abastos Federales) y la del National Archives and Records Service

(Servicio de Registros y Archivos Nacionales). Cada una de estas oficinas ramales mantiene sus

propios registros o documentos y los conserva muy propiamente puesto que sus funciones son

muy distintas. Los National Archives (Archivos Nacionales) y el Records Service (Servicio de

Registros), a su vez, se dividen en cuatro partes, cada una de las cuales lleva a cabo muy

distintas actividades y mantiene sus propios registros. En los National Archives (Archivos

Nacionales), que constituyen una de las divisiones, muchos de los documentos estn

descentralizados de los registros de las oficinas ramificadas (registros ramales).

Tambin pueden agruparse los registros o documentos tanto sobre una clase funcional, como

sobre una organizadora u orgnica por medio de su divisin en series. Una serie puede ser

definida como un grupo de documentos, folders o carpetas que se hayan reunido para una

actividad especfica. Podr estar arreglada de acuerdo con un sistema metdico de

clasificacin o segn la forma u origen de los registros o documentos; o podr acumularse

informalmente para que atienda a una necesidad administrativa especfica.

En los pases que emplean el sistema de oficinas registradoras, la correspondencia, que

normalmente comprende el cuerpo principal de los registros o documentos oficiales, se

subdivide en varios grupos, o series, segn se vuelvan ms complicadas las actividades del

gobierno. Cuando los expedientes relativos a personas, corporaciones o lugares resultan muy

grandes, podrn separarse en los expedientes registrados y retenerse en las oficinas en que se

usen ms. De este modo se produce una serie de expedientes para estos casos especiales, en

la cual todos los registros o documentos relativos a cierto asunto se colocan juntos, de modo

que se puede presentar la historia completa de una transaccin o un asunto desde su inicio

hasta su terminacin. Por ejemplo, en Inglaterra los registros o documentos llamados en

instancia particular, tales como los registros o documentos de servicios, de seguros,

manifestaciones de pasajeros, y los registros acerca de firmas de negocios, se pueden

identificar como series separadas. Aun en los gobiernos ms pequeos, los registros o

documentos pueden ser guardados fuera de la oficina registradora por razones de su

naturaleza confidencial, que hace conveniente conservarlos aparte de otros registros o



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documentos que sean manejados en la oficina registradora, o por razn de simple eficiencia

operatoria, puesto que los tipos especiales de los registros o documentos frecuentemente son

necesitados en las oficinas particulares.

En el gobierno federal de-los Estados Unidos, la mayora de las series de registros que se han

separado de los expedientes principales de correspondencia se refieren a clases especiales de

actividades o transacciones. De este modo, la mayor parte de los documentos relativos a las

actividades fiscales, personales, de abastecimiento y otras especies facilitativas, que

constituyen una gran proporcin de los que se producen en un gobierno moderno son

mantenidos separadamente. Igualmente ocurre con los registros o documentos relativos a las

actividades sustantivas altamente especializadas, y los registros o documentos de las oficinas

ramales referentes a actividades de planeacin e investigacin. De hecho, la mayora de las

oficinas tiene, adems de su correspondencia principal, series separadas de varias clases. Si

desarrollan el mismo tipo de transaccin con respecto a un gran nmero de personas,

corporaciones, o lugares, probablemente produzcan varias series de carpetas o expedientes,

para esos casos especiales.

Clasificacin por asuntos. Mientras los registros o documentos pblicos, como regla, deben

agruparse con relacin a sus orgenes funcionales y orgnicos, deben hacerse excepciones a

esta regla con respecto a cierta clase de registros o documentos. Este caso es cuando los

documentos no surgen o vinculan una accin oficial positiva. Incluidos entre tales registros

estn los expedientes para referencia e informacin. En los gobiernos modernos tales

expedientes son muy numerosos. Surgen siempre que las actividades del gobierno resultan

altamente especializadas en relacin a los asuntos particulares o siempre y cuando, como en

las prcticas de expedientacin del gobierno americano, los directores insisten en tener a

mano, o en oficinas externas, los gabinetes de los registros o documentos que no sirven para

otros propsitos que los de referencia.

Al clasificar tales documentos, los encabezados o ttulos de los asuntos se derivarn de un

anlisis del asunto. Si los documentos se refieren a un campo especial de investigacin, como

por ejemplo qumica agrcola, los encabezados o tpicos debern corresponder a las

subdivisiones lgicas de ese campo especial. En su libro sobre Subject Headings, Julia Pettee

ha sealado que ningn tpico es una entidad en s mismo. Est ntimamente relacionado y

forma parte ntegra de un total mayor.2

2Julia Pettee, Subject Headings: The History and Theory of the Alphabetical Subject Approach to Books

(New York, 1946), p. 57.

Los encabezados o ttulos de los expedientes que se

derivan puramente de un anlisis lgico de los tpicos que comprendan algn campo de los



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conocimientos humanos son comparables a aquellos bajo los cuales se clasifican los materiales

bibliogrficos.

El Dr. Martin P. Claussen of Washington D.C., que ha hecho un estudio especial sobre los

sistemas de clasificacin por asuntos tal como se aplican a los registros o documentos

pblicos, y est preparando un manual acerca de dichos sistemas, escribe que ha encontrado

ms de cien clasificaciones flexibles y sumamente tiles de los conocimientos comunes.

Estas, dice, son herramientas excelentes para la organizacin de los registros relativos a

tipos de industrias, de artculos y materiales, localidades y reas particulares, nomenclatura

orgnica ypartes de organismos. etc., que pueden tener un verdadero valor para el archivoparticular de los expedientes en curso, pero solamente cuando sean confrontados con las

funciones especficas que correspondan a alguno de estos y a otros campos de conocimiento

de los sugeridos arriba.3

En el desarrollo de los esquemas de clasificacin para los documentos o registros pblicos con

frecuencia se comete el error de aplicar un proyecto amplio o esquema general de ttulos para

los asuntos, cuando los documentos o registros podan ser arreglados ms efectivamente de

acuerdo con las funciones de la organizacin.

Posiblemente este sea el caso cuando se aplica en la clasificacin de los registros o

documentos pblicos, el sistema decimal Dewey, que fue inventado en 1873 por el

bibliotecario americano Melvil Dewey (1851-1931) para la clasificacin de libros. El sistema

Dewey divide los conocimientos humanos en diez clases principales, cada una de estas a su vez

se vierten en otros diez grupos y stos nuevamente se ramifican en otros diez. El sistema es

demasiado laborioso para su aplicacin con provecho en los documentos pblicos sobre

asuntos generales y tampoco es lo suficientemente exacto para su aplicacin a material

altamente especializado. La mayora de los registros o documentos pblicos debern ser

clasificados de acuerdo con su origen orgnico y funcional. Aquellos que piden su clasificacin

por asuntos o materias no deben ser forzados dentro de un esquema construido enteramente

sobre principios a priori, sino que deben agruparse en clases establecidas pragmticamente

sobre una base a posteriori. Estas clases se desarrollarn gradualmente segn la experiencia

pruebe su necesidad.

3Martin P. Claussen, Comments on manuscript of this chapter, December 15, 1954 (MSS in possession

of author).



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Ahora ya se pueden hacer diversas observaciones generales respecto a la clasificacin de los

registros o documentos pblicos, a saber:

Primero, los documentos o registros pblicos deben clasificarse slo en casos excepcionales

con relacin a los asuntos derivados de un anlisis en cierto campo de materias. Estos casos

excepcionales se refieren a investigaciones, referencias ycosas similares.

Segundo, los registros o documentos pblicos podrn clasificarse con relacin a la

organizacin. Pueden mantenerse fsicamente en varias oficinas de una dependencia: en una

palabra, descentralizarse, y la descentralizacin, segn ya dijimos, es en s un acto mayor de

clasificacin. O si se mantienen fsicamente en un punto central debe disponerse su

agrupamiento separado por oficinas en el esquema o plan de clasificacin. Los documentosdeben descentralizarse fsicamente slo cuando las oficinas que los acumulen lleven a cabo

actividades al mismo tiempo distintas y separables. Si las actividades estn ntimamente

relacionadas, como generalmente lo estn en las dependencias pequeas o en las oficinas

directivas de las grandes dependencias, no deben descentralizarse los documentos que estn

relacionados con ellas. Y en todo caso, tiene que mantenerse un control central sobre los

documentos o registros que sean descentralizados. Si las actividades estn estrechamente

relacionadas entre s, como es habitual en las agencias pequeas o en las oficinas de personal

de las grandes agencias, los documentos relativos a las mismas no deben ser descentralizados.

En Inglaterra, el Interdepartmental Study Group (Grupo de Estudios Interdepartamentales), en

su informe sobre los Registries de octubre de 1945, no recomend ni la centralizacin o

concentracin, ni la descentralizacin como la poltica o plan comn a ser sino que seal que

siempre y cuando hubiera un grupo homogneo este debera tener su propia oficina

registradora, y estar sujeto a un control central unificado de sistemas y mtodos.4

Generalmente es inconveniente la subdivisin en clases o clasificaciones orgnicas en un

esquema de clasificacin, pues la estructura orgnica de las dependencias gubernamentales

modernas es demasiado fluida para proporcionar una base segura en la clasificacin de sus

registros. An ms, las subdivisiones de los documentos o registros en cualquier esquema de

clasificacin pueden ajustarse tanto a las funciones como a las unidades orgnicas.

Tercero, como regla, los registros o documentos pblicos deben clasificarse en relacin a las

funciones. Estos son los resultados de las operaciones, se usan con relacin a ellas y, por lo

tanto, deben clasificarse de acuerdo a dichas funciones u operaciones. Al desarrollar un

4Great Britain, Treasury, Organization and Methods Division, Registries: Report of Interdepartmental

Study Group(London, October 1945), p. 5

Principios de clasificacin



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esquema o plan de clasificacin que se base sobre un anlisis del funcionamiento, actividades

y transacciones, deben observarse los puntos siguientes:

Primer punto: Es esencial que se establezcan las clasificaciones sobre una base a posteriori y

no a priori. Las clasificaciones se crearn segn la experiencia pruebe su necesidad, es decir,

a medida que se produzcan los documentos durante el desarrollo de las funciones. De ninguna

manera deben arreglarse arbitrariamente sobre una base especulativa alrededor del asunto

que contengan los registros o documentos que vayan a producirse. Al principio de una

actividad, los documentos podrn ser agrupados bajo cierto nmero de clasificaciones

mayores coordinadas. Segn se extienda la actividad, las clasificaciones podrn dividirse en un

nmero de subclases. La complejidad y tamao de una dependencia normalmente

determinar cuntas clases debern establecerse en la clasificacin de los documentos o

registros. Podr hacerse una prueba prctica de la extensin de la divisin que sea necesaria

preguntando: Es necesario para encontrar los documentos hacer una subdivisin ms all de

una segunda subclasificacin? Si lo es, entonces ser necesario hacer una subdivisin de la

tercera subclase? Y as por el estilo. Los propsitos de la clasificacin son los de facilitar la

localizacin de los registros cuando se necesiten. No tiene caso hacer una subdivisin de clases

ms all de lo que se requiere para localizar los documentos en unidades razonablemente

pequeas. No debern clasificarse excesivamente los documentos, pues la tendencia general

al desarrollar un esquema de clasificacin es la de poner clasificaciones con exceso en lugar de

hacer lo contrario.

Segundo punto: Es muy importante que los niveles sucesivos de subdivisin en un sistema de

clasificacin sean consistentes. De este modo, si la divisin principal es por funciones, todos los

encabezados o ttulos en ese nivel debern ser por funciones; si la divisin secundaria es por

actividades, todos los encabezados en ese nivel sern por actividades. Todos los ttulos o

encabezados de los expediente deben ser escogidos muy cuidadosamente, pues tendrn que

reflejar las funciones, actividades o transacciones a que se refieran. Deben evitarse

encabezados tales como general o miscelnea, puesto que cubren una multitud de faltas

que generalmente resultan en su archivo o expedientacin. Si los encabezados no son

mutuamente exclusivos, o si su significado no est claro aparentemente, deber imprimirse un

instructivo de expedientacin que explique cules documentos tienen o no que incluirse bajo

ellos.

Tercer punto: Es conveniente establecer ttulos separados para las actividades facilitativas de

modo que se distingan de las actividades sustantivas.



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Cuarto punto: Es conveniente establecer ttulos separados para los documentos importantes

relativos a polticas o planeacin, procedimientos, programas y similares; y tambin subdividir

dichos ttulos en un detalle mayor que el usado para los registros o documentos operativos. Si

no se puede hacer esto, deben instituirse procedimientos por medio de los cuales se sealen

esos documentos o registros o se noten en alguna forma.

Quinto punto: Es conveniente conservar al corriente un esquema de clasificacin en el sentido

de que sus encabezados reflejen las funciones usuales de la dependencia. Peridicamente

tienen que ajustarse dichos esquemas de clasificacin a las necesidades corrientes.



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EL RESPEro DE lOS EONOOS .EN AROilVISTICA:PRINCIPIOS TEORICOS Y Pros rEMAS PRACTICX>S

El Respeto de los fondos ha sido tradicionalmente considerado,desde la segunda mitad del Siglo XIX, COfiO e l principio fundarrental dela archivs t ica . Justarrente , por su prctica el archivista se dife-rencia netanente del bibliotecario , de una parte y del dOC'U Tentalista,por la otra .

l igual que sucede ron muchos pr incipios , es s fci l enun-ciar lo que def in i r lo y definir lo que apl icar lo . Si bien es verdadque oo es d i f ic i l establecer sus bases oonceptuales , oo es rrenoscier to que desde e l rrorrento misno en que se busca profundizar en susaspectos tericos y derivar conclusiones , surgen enorrres dificultadesque generaciones enteras de archiv is tas han examinado sin lograr solu-ciones claras de aceptacin universal .El presente art cu1o no pretende reconstruir por entero losdatos de una cuestin a la que nuchos teorizantes han aportado oon-

tr iruciones de muy a l to nivel . Su ambicin es , a la vez , ms rrodes-ta y s concre ta : intentar definir los elerren tos bsicos del pro-blema (sefulando principal.nente las cHficultades que , en ste oonoen otros canpos , resultan a causa de un vocabulario nal traducido deun idioma a otro , generando oonfusiones y an contrasent idos) , ysobre todo intentarnos buscar soluciones precisas para casos ~ n c r e t o ssin dejarnos l levar a consideraciones que, ;:or demasiado tericas yabstractas , enge.ndran rrenos luz que oscuridad.

I . DEFINICION HISTORICA DEL RESPETO DE lOS RJNOOSEl Respeto de los fondos, adoptando agur su definicin mssimple , ;:oniendo de lado todos los problemas de interpretaci6n queluego abordarerros , consiste en rrantener agrupados , sin rrezclarlos oonotros , los dOC'U Tentos (dOC'\.liTentos de cualquier naturale za ) prove-nientes de una administracin de un es tablecimiento o de unapersona natura l o rroral determinadas. Esto es lo que se denominafondos de los archivos de esa admin is tracin de ~ e s t r ~ l e c i -miento o de esa persona .

- Luego volveremos sobre las dificultades que suscita estanocin de 11 procedencia 1

EN: La Administracin Moderna de Archivos y la Gestin de documentos: El Prontuario RAMP.

Recopilado por Peter Walne con asistencia del Consejo Internacional de Archivos.

Pars. UNESCO. Diciembre de 1985. p. 69-92


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Las justif icaciones del p r i n c ~ p o se nos hacen bien evidentes porrazn del hbi to que tenerros de oonsiderar los docu.rrentos orro unprc:xlucto natural de l actividad de l organisro que los ha forrrado .Aqu tomarros e l trmino organisrro, a fal ta de otro rrspre- ciso en f rancs , ooro trmino genrico para designar troo"prc:xluctor" de dr "tenas",fr " lu;Jares " , etc. lo que s ignifica que , para su r eal i zaci6n, ser r l Revolucin . ros dos primerosdirectores de este gran dep6si to , Arnand Camus y Pierre Daunou,roncibieron e l proyecto de t ra tar esta gran cantidad de archivoscoro un solo oonjunto documental, dividido en cinco "secciones "cronol6gico - metlicas: seccin '' legislat iva" para los docwrentosde las Asambleas Revolucionarias ; seccin "administrativa" paralos documentos de los nuevos ministerios; seccin de "dcrniniopblico" para los t i tules de propiedades del Estado; seccin"jurdica" para los docwrentos de los trit:unales; y por dlti.rtoseccin "histrica". Esta dltima estaba formada por dOC\lllentosoonsiderados de manera arbitrar ia) oorro de especial i nters desdee l pmto de vista de la historia y de extractos de otras secciones .

1 Por cuidado de sirtl)lificacin y de claridad enplearerros, a lolargo de este a r t culo los trminos "prc:xlucir" , "producto" ," produc-tor" , p3ra referirnos a los archivos de un organisno. En realidadsaberros que en e l ronjunto de archivos de una entidad no solamente seencuentran documentos "producidos" por el la , sino tambin otros queha recibido. El trmino producido no es , p..es, en est ic to sentido,exacto y suficiente. Pero s i intentrarros ref inar denasiado en estecampo caer arros en una conplicacin de vocab.llario y en una pesadezqe redaccin no slo i n ~ t i l e s sino trumbin perjudiciales .Nota del Traductor: Aunque en nuestro rredio , e l trmino ge-n&ico para refer i rse a un organisno es e l de "entidad" , se oonserva


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Tcrlos estos documentos fueron "clasificados " (o supuestaJ'lente cla-s i f icados> [X>r ltX]ares , [X>r fechas, rx:>r reinados, et c . de un nodo talque , en muchos casos, era imposible estableer su origen , rx:>r raznde la mezcla y dispersin en que se hallaban .

Hay que reconocer que esta a::mce;:x:in " ideolgica" de clas i f i -cacin de archivos contaba entonces con aceptacin universal. Erala poca de los grandes sistemas de clasificacin cient f ica , cornolos de Cuv ier para la zoologa, de Lineo para la botnica, de Ber-zelius p3ra la qumica. Eh la ptica de los historiadores deentonces e l documento de archivo era considerado interesante de FQrs , independientenente de su contexto, de l mismo nodo que en lasexcavaciones arqueol:]icas - en Rxnpeya , rx:>r ejenplo , o en Egiptocon la experlici6n de Booaparte , los objetos de arte exhunados eranmirados corro piezas de coleccin sin preocuparse de cnnservarlos ene l narco de su descubrimiento.

Tcrlo esto hace explicable que l teora "estructuralis ta" antesque as se le denominara, formulada por e l historiador francsNatalis de Wailly en 1841 , haya narcado un hito esencial en la his -tor ia de la archivst ica. De Wailly, [X>r entonces jefe de laSeccin Administrativa de los Archivos Departamentales en el Minis-terio del Interior, fu e l inspirador de una circular firrrada FQr e lMinis t ro Duchatel e l 24 de abri l de 1841, que p.1Erle ser consideradaCOITO e l acta de nacimiento de la no in de fondos de archivo, enlos siguientes trminos:'' . . Reunir los documentos rx >r fondos , es de-cir , reunir tcdos los t tulos (tcdos los documentos) que provienende un cuerpo, de un establecimiento , de una familia o de un individuo,y arreg la r estos fondos cnn sujecin a un arden determinado . . losdocurrentos que apenas se relacionan con un establecimiento , un cuer-po , o una mili no deben mezclarse con el fondo de ese estable-cimiento, de ese cuerpo, de esa familia . . "

Algunos das rrs tarde , Natalis de Wailly, respondiendo acr t icas provocadas por esta nueva nocin, desarrollaba as suooncepcin: "La clas i f icacin general por fondos es la ll.nicaverdaderamente apropiada para asa:JUrar l prooto cunplimiento de unorden ra:JUlar y uniforme.. . Si en vez de este mtodo, del cual p..tErledecirse que se funda en la naturaleza de las oosas se propone un ordenterico . . . los archivos caern en un desorden dif c i l de rerrediar .En cualquier clasif icacin dis t in ta a ~ t se oorre e l grave riesgode no saber dnde se encuentra un documento .

El evidente valor terico del principio , no menos que suinters prctico para la clasif icacin de los archivos, bien prontofueron reconocidos por los archivistas y los historiadores de la rrayorparte de los paises europeos, y un tanto s tarde , a principios de ls iglo XIX, ;:or los Estados Unidos de An'rica. Los archivos alenaneslo a:loptaron bajo l noni:>re de Provenienzprinzip y ahondaron en suanlisis . En ng la err.a , l ~ valen te del " fonds d ' arc hives"francs es e l "archive group" . I ta l ia y E9pana a l o p t a r ~ la te r-minologa de Natalis de Wailly traducierrlo "fonds" ;:or fondo

Ver a l respecto : G. DESJARO:rns , Le service des Archivesdpartamentales, Pars, 1890 , p. 33- 35 .2 G. DESJARD:lliS, loe . c i t . , p 30


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Hoy se p.100e afirwar que , guardados cier tos n t ices , e l principiodel respeto de los fondos , o principio de procedencia es admitidouniversalmente como l base de la archiv stica terica y prct1ca .Ciertarrente, ha dado l ~ . g a r a algunas cri t icas ; pero generalmente re-caen sobre tal o cual de sus aplicaciones , y no sobre e l principiomismo . Ccrl pleno derecho se :ue::le esperar que nunca rrs ser objetode discusin fundarrental, tx>rque constituye una adquisicin def ini-t iva de la archivst ica .

I I . JUSTIFICN:ION 'IOORICA E INTERES PRACI'ICODEL RF;SPEI'O DE IDS FONOOS

Las razones que justifican e l principio de respeto de los fondos,en e l plano terico , son nurrerosas e irrefutables.En efecto : los archivos son, por definicin misma , "e l con juntode documentos de cualquier naturaleza , que todo cuerpo administrativo,toda persona f s ica o moral reune de modo automtico y orgnico,por2 razn misma natural o jurdicade sus funciones o de su a c t i v ~ -dad ; agreguaros " . . .y que se conservan a t tu lo de referencia" .El documento de archivo , a diferencia del objeto de coleccin odel legajo de documentacin constituido por piezas heterogneasde diversas procedencias , no t iene , :ues, razn de ser , sino en la

rred ida en que pertenece a un Xlll juntoEl s i t io de un docurrento de archivo est dentro del seno de unproceso funcional, del cual es un elemento, por m nimo que sea . Ja- s se le concibe , en un comienzo , corro un elernento aislado . Sienpreposee un caracter ut i l i ta r io que solo se hace claro cuando ha conser -vado el :uesto que le corresponde dentro del conjunto de los de- sdocurrentos que lo acoll1?afian .

1 Sin embargo, p::>r razones de fuerza rrayor se rlmite una impug-nacin que ciertos archivistas hacen a l principio de respeto de losfondos : es la concerniente a l transferencia de archivos Estado aEstado , posesiones de te rr i tor io o por independencia de nuevos Esta-dos . Invocan un " principio de terr i tor ial idad " que l igar a la suertede los archivos a l de los ter r i tor ios que les conciernen . En rea l i -dad esto no es s que un sinple aspecto de la nefasta y condenable"clasificacin tx>r temas" , cuyos inconvenientes tericos y prcti-cos hemos sefialado . Cuando se transfieren fondos enteros de archivosde un Estado a ot ro no se viola e l principio de respeto de los fondos;pero no sucEde lo misrro cuando la transferencia opera solanente sobreciertos documentos, o sobre ciertas partes del fondo. Ciertarrente , nl nayoria de las veces , los archivis tas no :uerlen impa;Hr esos des-lrelllbramientos que se deciden entre gobiernos por z ~ e s de tx>l ticainternacional. Pero esto no irtplica que se tenga que inventar just i -ficaciones contrarias a l sana doctrina archivst ica . (Vase a lrespecto, J. P,l\fRITZ, Neuzeitliche f.1etooen des Archivischen Orrlnung(informe l VU Congreso Internacional de Archivos, Bruselas , 1964) .Archivum, XIV , 1964 , p. 32-34.2 nu l 'Archivis ique, Paris , Direction des Archives de


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Theodore R. Schellenberg , en ejerrplo excelente , c i t a e l caso deun mapa 1geogrfico que reposa en los archivos de una expedicin deexploracin El hecho que a l l se encuentre consti tuye, de p:>rs , un dato his tr ico importante sobre dicha expedicin. Salidodel conjunto de esos archivos, y colocado en una mapoteca cualquiera,ese misrro mapa perdera gran p3rte de su inters . De igual rrodo(eje \l)lo citado p:>r ir Hilary Jenkinson) un recorte de periHcoconservado en un legajo de los archivos del Ministerio de Asuntos Ex-tranjeros adquiere una signif icacin histrica part icular , segn lanaturaleza del legajo en que se encuentre.

R::lr consiguie nte, paxa la apreciacin de un docurrento cualquieraes esencial saber exac1:al'rente quin lo prc:rlujo , en qu circunstan-cias , dentro de qu marco de procedimiento, con qu f in , con des t i -nacin a q.uen, cundo y cro fue recibido por su dest inatar io , ypor qu vas l leg hasta oosotros. Bien : t a l conocimiento no esposible sino en la rredida en que el conjunto de docurrentos que loacoopaan se haya conservado intacto, bien individualizado y sin con-fundirlo con docurrentos de dis t in ta procedencia , as estos tengan re -lacin con e l misrro objetivo . En cuanto hace a l inters prcticodel mtodo se puede af i rnar , sin l1J3ar a duda, que ofrece a l archi-vis2a una base segura para su trabajo de clasi f icacin y de inventa-r io . OJando se fX)Oe de lado e l respeto de los fondos , todo trabajoarchivs t ico se torna arbitrar io, subjetivo, carente de r igor ; ya quepor ejerrplo s i en su lu;Jar se adopta e l mtodo de clasi f icacin p:>rternas , la mayora de los docurrentos puErlen ser clasif icados de dos ot res maneras diferentes. Tanenos e l caso del proyecto detallado de unarquitecto para l construccin de un rronwrento en una cil.rlad : segne l " tema relacionado" p:xir ser c l asificado bajo e l nombre del arqui-tec to o bajo e l nombre del monumento . Esta disyuncin desaparece s ie l documento ha sido conservado en e l expediente admini s t ra t ivo de laconstruccin del rronwrento, y s i este expediente, a su vez, ha sidoconservado en e l fondo de archivos de la ciu:iad .

I I I . PROBI:EMAS 'IIDRI(l)S , DIFICULTADES PRACTICAS YP R O E O S I I ~ DE RESPUESTAS

Aunque de ningn rrodo lleguenos a decir , lo del archivistaamericano Mario D. Fenyo , que "nadie sabe bien lo que e l trmi9o"fondo" s ignif ica , ni siquiera los franceses que lo inventaron" ,lo cual es manifiestarrente in jus to y exagerado , tenerros que reconocerque la definicin de fondo, ta l corro l expres Natalis deWailly , y t a l corro hasta aqu la henos considerado, deja en pie unbuen nmero de incertidumbres y de dificultades tericas y prc t i -cas . Examinroslas, no sin antes rC ..nt'J i r homenaje a los numerososarchivlogos que las han escrutado y estu:iiado durante medio s i -glo, s in que esto irrplique que sierrpre esterros conformes con susconclusiones .

1 T.R. Schellenberg , Arghival Principles of Arrangement , TheAmeri c an Archiv i s t , vol . 24, n I , Jan. 1961, p . 11-24.Aqu toman'os "inventario" en un sentido arll'lio, corro se diceen Ingls "description".3 Mario D. FENYO, The Record Group Concept: a Critique , The


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Estos problemas y dif icu l tades versan esencial.ll'ente sobre cincopuntos: la definici6n de "fondo" con respecto a la je rarqua de losorganismos productores de archivos, las repercusiones que sobre lacomposicin de los fondos ocasionan los cambios de conpetencia dedichos organismos ; la definicin de la nocin de "procedencia"de los fondos; la definici6n de las rxx;i6nes de "fondo cerrado" y"fondo abierto" , oon su oorolar io: e l problema que plantea la clas i -feacin de los fondos abiertos; y p::>r l tirro, la extensi6ndel rec;peto "externo" de los fondos (respeto a su integridad),a su respeto "interno" (respeto a las clasif icaciones dadas p:>r losorganisros productores y de las divisiones internas de los fondos> .Para las cuestiones y problemas que cada uno de estos p.mtos suscitanpropondrerros r espuestas y soluciones.l Definicin de fondo con r especto a l a jerarquia de losorganiSDDs productores de archivos.

La dificul tad de definir e l fondo con respecto a la jerarquia delos organisros prcrluctores de archivos ha sido sentida desde e lorigen y oonsiderada como fundamental.'l'anellos un ejerrplo: Es fci l definir e l fondo de arch i vos deuna abada, de un h::>spital , de un tr ib.mal. Siguierrlo (los t r ~ o sdel Iexioon of Archive Terminology de edi iones Elsevier) sedice que es "e l oonjunto de docun:entos cuyo crecimiento se ha efectua-do en e l ejercicio de las actividades" de esa abada , de ese h::>spi-t a l , de e;;e t r i tunal . lb hay ninguna dif icul tad de interpretacin

p.1esto que la abada, e l h::>spital y e l t r i tunal son organisrros biendefinidas que poseen una personalidad jurdica precisa y estable .Pero a l lado de casos simples oorro e l anterior existen variedadesinnunerables de casos en que la oonplejidad de la organizacin fun-cional y de los vnculos de subordinacin entre los diversos "nive -les" de los organisnns hacen dif c i l la definicin del fondo . Ve.-ITOSlo:- Todo ministerio, por ejenplo, todo gran cuerpo administrativoo jtrlicia1 est dividido en grandes sectores de act ividad que, a suvez, se subdividen en sectores secundarios , cada uno oon sus propiasoonpetencias , a los cuales corresponden con juntos de docurrentos s onenes individualizados. FOr ejenplo , un ministerio est dividido endirecciones, y esta en secciones , etc . Pues bien: ::ua:le hablarse, eneste caso de "fondos de archivo del ministerio" o de fondos de lasc.lirecciones" , o de "fondos de las secciones"?

Las administraciones centrales o federales, en l rrayora delos pa ses , poseen organismos locales fuera de l capi tal del pa Is .Debe esperarse que cada uno de esos rganos locales forne su propiofondo de archivo, o que se oonsti tuya un fondo nico para e l oon juntode docurrentos creados por cada uno de esos rganos locales de unamisJM administracin? - I omeltns otro ejerll)lo: los diferentes servi -cios fiscales que dependen del Ministerio de Finanzas, a nivel provin-cia l , regional , dis t r i ta l , etc . , forrran un solo fondo oon e l Ministe -r io, o cada uno forma el suyo propio?


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los establecimie ntos u organisiTDS que dependen de una adminis -t racin superior fornan fondos de archivos propios, o sus archivosforman parte del fondo de la admdnistrac in superior? Por ejemplo :los archivos de un ins t i tu to de investigacin dependiente de unauniversidad, son una parte simple del fondo de la univers idad, o se],.es ha de ronsiderar rorro diferentes de aquellos?- Las m i s n preguntas caben cuando se t ra ta de archivos priva-dos, rorro en e l caso de establecimientos industriales o bancariosITltiples que pertenecen a una misna firma, o e l de propiedadesraces mltiples pertenecientes a un mismo propietario.Los ejemplos podran multiplicarse; tanto ms s i se t iene encuenta que en e l conplejo dcminio de las jerarquas de funcionesocurr en , con el correr del tiert{X> , numerosos y frecuentes cambios.Frente a esta dif icultad se p.1eden asumir dos posiciones intelec-tuales diferentes , que denominarerros respectivamente "naximalista y"minimalista".La primera consiste en definir e l fondo a l nivel ms al to ,considerando que la verdadera unidad de funcin, a la que tan es t re-charrente est l igada la unidad del fondo, debe rolocarse por encimade todo . Se admitir entoncec; que e l ronjunto de los archivos prove-nientes de todos l os servicios y establecimientos que dependen de unmismo ministerio forma un fondo nico . Los pa ses social is tas deEuropa Oriental llevan hasta sus ltimas consecuencias esta concep-cin "unicista '' de los archivos , p.1esto que estiman que todos losdocumentos pertenecientes a l Estado forman un solo y gigantesco "fondode los Archivos del Estado" , base de toda su organizacin archivis-t ica .La segunda actitoo , rontrar ia a la anterior , ronsiste en reducit:

e l fondo a l nivel de la ms pequea clula func i onal posible , enconsideracin a la var iedad de ese "conjunto orgnico de arch ivosresultado de esa pequea clula; es e11idente que este problena , con-trariarrente a lo que pretenden hacer creer algunos estooios demasiadoabstr-"lctos y demasiado tericos que se le han ronsagrado, t iene in-cidencias prcticas rruy directas e innediatas sobre el trabajo de losarchivistas . Porque una vez aceptado e l principio de respeto de losfondos del ll\3l1tenimiento de su integridad -se hace esencial sa-ber exactanente cules son los l imites de lo que debe rmntenerseintacto .Pues bien : hay que admitir que nunca se ha dado una soloci6ndefini t iva a la cuestin . Sir Hilary Jenkinson , rro " e l a:>njunto dearchivos resultante del trabajo de una adnnistraci6n, de cualquiertamao constituido a')rro un todo orgnico , completo [X>r s i misnn,con capacidad para t ra tar de rrodo independiente , sin la intervencinde una autoridad superior o exterior, todos los aspectos de losasuntos que son de su ronpetencia . "Esta fr1T1.1la1 elegante y serluc-tora , de hecho es {XIOO lo que resue lve , porque ninguna admi nis t ra-

ci n posee, s t r icto sensu1 p:xier absoluto para arreglar sus asun-tos "sin la intervncin de una autoridad superior o extP.rior- " . Encuanto a la capacidad de "t ra tar de nodo independie nte t.cxios losaspectos de los asuntos que son de su conpetencia" , tambin hay q u ~decir que ninguna administracin la posee, ya que justamente lo pro-


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Cuando er los Estados Unidos se implant la clasif icacin delos National Archives :or "fondos " (record groups >, la cuest i6n dela de f inicin de los l mites del ngrupo de archivo" fue discutidaampliarrente ::or e l Finding Mediunr:; o:mnit ee (1940-1941>, cuyostrabajos nos ha hecho conocer Mario D. Fenyo . .oro remate de esa discusin Solon J . Buck lo r imponer lasiguiente definicin pragmtica del reoord group: "unidad ar-chiv st ica establecida de manera algo arbi t rar ia (SOfleWhatarbi t rar i ly) en funcin de la procerlencia de los docurrentos y de laneceSidad de obtener un oonjunto de tazraffo y naturaleza oonvenientespara facil idad del trabajo de clasificacin y de inventario" . Prc-ticarrente esto signif ica que e l record group querlaba si urlo en e lnivel de clula rlrninistl;"ativa de base , aunque rlmitiendo quevarias rlrninistraciones idnticas pod an ser reagrupadas , p::>r razo-nes de oorrcx:lidad , en "oollective rerlor groups" . Es o o ~ r e n s i b l e que

una formulacin tan vaga haya suscitado cr i t icas . En rea-li.d.:ld, los archi vistas arrericanos no corretieron ns fa lta que la~ r.:ttiEicar abiertarrente en la definicin de los fondos de archivouna fal la de rigor casi universal que p..S:iicamente se vellba enotras partes .

El hecho innegable es que cuando se s i ta demasiado bajo e lnivel de oonpetencia funcional corresp::>ndiente a l fondo de archivo


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muchos de el los importantes , tendr que someterlos a decisin en es-calas superiores de la j erarqua adrrnistrativa. Pero parapra:lucir un fondo de archivo de su propiedad , e l organisrro debergozar de {X)der de decisin, a l eremos para cier tos asuntos) .el En cuanto sea posible, la organizacin interna debe serconocida y sealada en un organigrarra.La aplicacin de estos pr incipios da lugar a las siguientesconsecuencias:as diyisiones o secciones internas de un organisrro no reunen

las condiciones requeridas para la produccin de un fondo de archivo;en cambio , a.talquier organisrro que posea una exis tencia

jur id i - ca y un nivel de competencia propio puede producir unfondo de archivo, pese a que est subordinado a ot ro de nivel sal to .

los rganos locales dependientes de un organisrro centra l pro-ducen fondos de archivo que les son propios;final..m=nte, se hace inevitable introducir en archivis t ica unanocin nueva: la de jerarquia de fondos, rorres.[X>ndiente a lajerarqua de los organisJTOs productores, lo cual implica subordina-cin de cier tos fondos con relacin a otros.

2 as variaciones de cxmpetencia de los organiSJIDS prcductores dearcbivos sus repercusiones sobre e l plan archivs t ico .Estrechai'Iel1te l igados ron los problenas anteriores se encuentranotros que plantean las variaciones de CX>fTl'tencia de l os organis-

JTOS productores de archivos.Veamos los principales aspectos:a) Caso de supresiones de competencias. En e l curso de su exis-tencia un organisrro prcductor de archivos puede perder alguna desus atrib.lciones por innecesaria; por ejerrplo , una que estuviese conuna legislacin que se ha derogado.b) Caso de creacin de rompetencias. Inverso a l caso anterior ,nuevas atrib.lciones se pueden otorgar a un organisiTO, en respuesta anuevas necesidades, o a nuevas legislaciones .e Caso mixto: transferencia de rorrpetencias. A rre OUdo setransfieren atribuciones de un organisrro a otro; lo que equivale asupresin y creacin de competencias respectivamP_nte. La transfe -rencia tambin puede ser interna; es decir , que la atribucin s ~translada de una divisin a otra dentro del rrsrro organisrro. Este esun caso muy frecuente. Adems, por razn de estas t ransferenciaspueden ocurrir modificaciones en las rompetencias: aumentan o disminu-yen.d) Caso de compete ncias terrporales: por causa de necesidadest ransi tor ias Ctierrpos de guerra, por ejerrplol cier tas atrib.lciones son


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e l las dando hgar a un sinrufero de variantes , generan variadas nodi-f icaciones de estructura en la organizacin de los servicios : crea- in o supresin de secciones o direcciones, creacin de nuevas en-t idades anexas o subordinadas a las ya exis tentes; transferencias desecc iones de un organismo a otro ,etc .orro consecuencia , y puesto que e l fondo esta constituido {X)r e lconjunto de docurrentos prooucidos por e l t rabajo de una inst i tucin

cualquiera, es oovio que ruando un fondo ha sufrido sucesivas acHcio-nes, supresiones y transferencias de conpetencias, necesariamente sucontenido habr aurrentado con los documentos que r ef le jan todas esasva riaciones dificultando as , e l trabajo de los investigadores p:tral a reconstruccin de la continuidad administrativa, o por lo nenas,la simple sucesim cronolgica de los asuntos .Ante esta dif icul tad, algunos teorizantes han propuesto como re-medio sus t i tu i r 1a nocin' de fondo (o de reoocd groups > por la de(recxml , s e r i ~ que :x:xlramos traduc i r a l francs por "sui tearchivi::.tiques " ;ns bi en que {X)r "sr ie d ' archives " , {X)r cuantola palabra "sri e " t iene otro sentido muy diferente en e l lengua-je archivis t ico francs . Estos record ser ies serian ordena-ciones por "sucesin de docwrentos , independientes del conte xto ad-ministra t ivo" ; o , dicho de otra rmnera , reagrupaciones de docwrentosrucesi6n cronolgica y lgica , cualqui era que sea su proceden-Cla

A decir verdad , detrs de este sisterta, aparenterrente seductores fci l descubrir e l rostro apenas semivelado , del vie jo sistemaanterio r de Nat a l i s de Wai l ly : e l de clasificacin "por tenas" Sffill cuales fueren lasincer idad y la buena fe de quienes pr oponen violar deliberadamente e l:respeto de los fondos , carecen de ra zoo y de jus t ic ia , y nosotros roce jaremos en la l uc ha contra un error t n grave y de t n pesadasconsecuencias . Ccm:> rigurosamente lo expres Sir Hilary Jenkinson ,"cualquier otra cosa :x:xlr amos hacer , excepto rcrrper l unidad de losfondos".

Canpartinos plenamente la opinin de Si r Hilary, porque o::mside -ramos que es l a nica compatible con e l principio de respeto de l osfondos , y porque creerros que es de swra importancia nantener claroq u ~ s i los fondos se def inen de acuerdo con las reglas que he e n u ~ -rado , entonces poco ~ r t n las variaciones internas de su contenido ,ya que un fondo se corrpone de todos los dOC'llllentos producidos por unorganisiTO en e l curso de su act ividad , cualquiera que sea su objeto .Mi rado desde e l punto de vis t a arch i v s t i co, e l problema de lasvariac iones de corrpet e ncias , con su secuel a de variaciones en e l con -tenido de los fondos, es un falso problema . Porque cuando a un orga-nismo se l e pr iva de una atribucin simplemente se suspende e l c r e c ~ e n t o del fondo a l dejar derecibi r los d c x : u ~ t o s correspondientes a l atr i tci n derogada, sinque por el lo se nodifique l na turaleza del fondo . > misrro acante-

o ~ cuando se crea una nueva corrpetencia en un organismo.1 Peter J . s:.urr , art . c.Lt. S63J1 este ar t culo , e l sistemade record s er ies ha sido aplicado en e l Commonwealth Archives Officede Camberra , donde se le juzg "f lexible y no r g ido" . En efecto,es lo nenos que s e pudiera decir . El Dr . Papritz en su i n f o r ~ alCongreso Internacional de Archivos de Bruselas, en 1964 (Neuzeitl iche


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Sin embargo , exis te una dif icul tad real cuando la t ransfe renciade coopetencias implica tambin t ransferencia de docu:aentos entreorganismos . n principio , los documentos pertenecientes a la competen-ci transfe:-ida deberan pertenecer , hasta la fecha de la transferen-ci a los fondos del organisiiD que l ejerc a , y a par t i r de lafe cha de la transferencia, a l fondo del organisiTO que la va aejercer en virtud de la transferencia. Desafortunadartente , las cosasoo son tan cl aras en la prctica , p.1es, para ~ r ejercer la nuevacompetencia que se otorga, e l segundo organisno , est en la obliga-cin de recoger l nenos una parte de los docunentos del pril'll2r or-ganisrro, relacionada con la rompetencia t ransferida . Estos docu-rrentos , que 16gicamente pertenecen l fondo del pr rrer organ is ID ,de hecho qua]an incorporados l fondo del segundo , y con ellosl legarn p:>steriorrrente l depsito de los archivos his tr icos .Nosotros proponerros las siguientes soluciones a este problena :

a) or regla general, los dOCUil'eOtos que se t ransfieren de unorganis ID vi vo a otro organisno vivo que los integra a su fondodeben ser considerados cono pertenecientes a l fondo del organisnoque los recx>j e . As , p:>r ejenplo , s en 1960 se t ransf iere a unorganisno B la ronpetencia de un organisno A, y lo que e l organisnoB recibe en esa ocasin corresp:>nde a la rompetencia que ese orga-nisiiD A ejerc a en 1950 , los docwrentos son ronsiderados rorro partede los fondos del organis ID B que los ha recogido. (No importa quela transferencia hay ocurrido 10 aos desp..ts de la fecha del do-currento ms antiguo>

b) CUando un organismo en ejerc1c1o recibe las competencias deotro que se suprime, los docu.nentos de este ltim:> deben serronsiderados a:>m:> ronst i tuyentes de un fondo dis t in to l del fondodel primero . As , supongam::>s que l a competencia que un organisiiD evenia ejerciendo hasta 1965, es t ransferida a l organismo D , porrazn de l a supresin de e. ues bien, los docurrentos que pertene-cieron a e , y que ahor a pasan a D siguen cons t i tuyendo un fondo dis-t into de l fondo del organisno D, en tanto que los docunentos concer-nientes a la rompetencia t r a n s f ~ r i d a a par t i r de 1965 , evidentementehacen :arte del fondo del organsmo D.

e) Sin a:nbargo, dado e l caso que los docurrentos provenientes delorganis ID e hayan sido rrezclados de nanera to ta l , inextr incabl e , ysin rem;;rlio, ron los del organis ID D, por fuer za de los hechos deberenunciarse a considerar e l fondo de e como un fondo di s t in to . n estecaso deber anotarse , a la cabeza del lnstrunento de investigacindel organismo D, que ron l esta incluido e l fondo del organismo e.Estas reglas se aplican , de modo general , a todos los casos enque los archivos de un organismo qu.e se suprime son recogidos porotro , as esto ocurra en e l dominio de archivos pdbl icos o priva -dos . suna: e l fondo de un organismo que se supr i rre debe cons i -derarse\ sienpre como di s t into del fondo del organisll'O que lo recoge ;salvo que los dos fondos hayan sido rrezclados de t a l m o d ~ que se hagaimposible la identificacin del uno con respecto del otro .1 Al f inal de este ar t iculo veremos c6mo en e l instrumento deinvestigacin de los forrlos se :ueden rem:diar ;:arc ia ln'ente los in -convenientes de ta l transferencia .2 Por consiguiente , solo con fuertes reservas aceptartos la fr-


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3. (;.U se entierde exact:alrent e lXli l trmino "prOCEdencia de unforilo"?Lo que acabamos de decir a propsito de l os a rc hivos de organis -rros suprimidos, luego dependientes o integrados a los de otros orga-

nis mos , nos conduce a abordar otro problema ligado l principiode "respeto de los fondos" . El de la nocin de prOCEdencia .La mayora de las definiciones del respeto de los fondos acudena esta nocin de "procedencia" hasta e l punto de hacerlas equivalen-

tes en los p;tses de lengua germnica y en muchos otros donde e l" fondo" se define corro e l 'conjunto de docwrentos que tienen la mismaprocedencia . Pero el trmino se hace ambiguo tan pronto corro sebusca precisar su sentido . Veanos algunos ejenplos ;:ara i lus t rar laambige1ad .No existe ninguna dif icul tad de intepretacin cuando el fondo dearchivo producido FQr un organismo ha sido conservado p:>r e l sinaurrento o disminucin hasta e l monento de su entrega a un depsitode archivo , y cuando dicha entrega ha sido efecturla directamente FQr

e l organismo productor .Pero este proceso simple ro ocurre s ierrpre . En efecto : es biensabido que e l fondo de archi vo de un organismo cualquiera p.rlo sertransfer ido , FQr razooes de necesidad funcional , a otro organisrro , yque a l l haya permanecido agrupado : P ) 00110 un conjunto individua-

lizado ; b ) o que , p:>r e l contrari o , haya .sido desrrembrado , rre zcladooon los archivos del organ i s no receptor . En e l prirrer o de estos ca-sos l a identif icacin del fondo primitivo se hace relativamente f-c i l . Pero en e l monento de su entrega a un depsito de archivo,cul ser la prOC'eiencia de1ese fondo? Ser e l organisno pro-ductor o e l que lo entrega?La prirrera respuesta p;trece e.ridenterrente ms lx3ica (es lafrmula entidad productora de l Dr . Aurelio 'Tanodi); en la prcticap..tooe chocar con dificultades c si invencibles , como sucooera s i ,por mnsecuencia de viscisittr les histrico-administrativas , e lorganisrro proouc tnr en c uestin ha cambiado de nombre, de estructuray de corrpetenci ;.t el curso de los ai'ios .n cuanto a la otra respuesta , que l iga la "procedencia " con e lorgansrro que hace la entrega, es ciertanente ms simple y suscitamnos p r o b l ~ m a s prcticos . Pero corre e l riesgo de desembocar enabsurdos tericos , por cuanto fondos de or genes muy diversos p.1ooe nser consitJvu1o.'3 X>C un misiTD organismo; lo que p..tede dar lugar, s i seaplica a l pie de lR l ~ t r e l " principio de procedencia" a rrozcla defondos diferentes bajo e l pretexto que por haber sido entregadosjuntos tienen la misrra "procedencia" .

1 os fondos rlonde se encuentran reunidos docurrentos de origendi Eerente , es deci pro:lucidos por entidades diferentes , se l es deno-nna en ternnolog a a e ~ n a Mischfonds o Mischbest:Ande (fondosmixtos>. Es un trmino crrodo, pero COITO se le usa en la prctica


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Cono se ve , los inconvenientes a que dan lugar estas dos frmu-las son bien d ife rentes , r ~ u n q u e es fX>CO dudoso que los de la segundasean incomparablemente ms pelig rosos que los de l primera.Nosotros proponemos la solucin siguie nte , ligada con la que hemospresentado para el problema de las variaciones de compete nc ias de losorganismos productores de archivos.

- Cuando un fondo ha conservado su identidad y su individualidaddebe ronsiderarse rorro proveniente de l organismo que lo produjo, aun-que se haya consignado en e l depsito de archivo , ha sido recogidopor uno o varios organismos interna:Uarios. En este caso, la no inde procedencia se halla ligada a l de prc:d.uccin, y nc a la deentrega .Al contrario , cuando un fondo ha sido desllElllbrado en e l rursode su his tor ia ,o integrado al fondo de un organismo dis t in to del quelo prc:d.ujo, hasta e l pmto de haber perdido su identidad y su indivi-

dualidad, entonces debe r o n s i d e r c s t ~ l ~ oom proveniente del or-ganismo que lo integr a su propio fondo. En este caso la nocin deprocedencia se encuentra ligada a la de entrega y no n 1 \ pr.n:'lnt-:cic)1.

4.

Fondosabiertos y fondos cerrados.

Cuando se suprilllP. lU1 )rganismo, e l fondo de archivo que hubiesecreado querla a u t o m t i c r t ~ n " n t c ~ r a d o Esto es evidente cuando set ra ta de organismos de la e::lad Merlia, o de la poca anterior a lasrevoluciones del siglo XIX; lo mismo en & ropa ron l;:s institucionesde la edad fe udal , o eo Amrica , con las de l era mlonia l . Igualsucede en e l t r l i Je ins t i tuciones que han cambiado de nombre y deatr i oociones

en una fecha precisa debido,

por ejenplo , a una reforrmadministrativa o judicial , las rosas se hacen rrenos claras cuando seentra en e l dominio fluctuante de la administracin noderna , donde esd i f ic i l establecer con exactitud cundo una insti tucin ha dejadode exis t i r , o sinplenente cambi de nombre o de lugar en e l sistermadministrativo .Por otra parte, es claro que un fondo no esta carpleto sinocuando querla cerrado. Eh virtud de este hecho los i ta l ianos niega'1 elnombre de archivos a los docurrentos de la d ~ n i s t r c i n noderna;porque , segn ellos, dichos docurrentos carecen del carcter deuniversi tas rerum o dicho de otro nodo, porque no tienen elcarcter de c o n ~ u n t o cerrado" , que es l o propio y necesario de todofondo de archivo . A nuestro nodo de ver este r igor i ta l iano escompletarrente injustificado , p1esto que todo docurrento creado yconservado por su calidad pertenece, desde e l morrento de su creacin

l fondo de archivo de la inst i tucin, lo que prueba que dicho fondoexiste desde entonces, as no est comple to y cerrado. Adems,esta es la raz6n por la que los archivistas franceses, lgicosherederos en este punto , de l pensamiento de Natalis de Wailly, seniegan a separar , tanto en teora oomo en la prctica, los "archivescourantes " ,


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Unos y otros pertenecen a los misros fondos, y r;or consiguiente ,no p.1erlen ser disociados . En esto consiste l diferencia fundll'ren t a lentre e l1record manageuent a l americana, y e l "pr-archivage'' a lafrancesa .Desde luego, debe reconocerse2que , desde e l p.1nto de vista prc-t ico, el tratamiento archiv stico de los fondos abiertos plantea

problenas, a veces d ifci les , s i se desea preservar l integridad in -dispensable de los fondos .En relacin con l definicin de fondos cerrados y fondosabiertos, cuando caben dudas sobre l continuidad o e l cese de xis-tencia de un organisro r consiguiente, e l fondo de archivo del or-ganisro A no esta cerr ado; simplenente cambi de nombre . Sin embar-g:> la decisin de nantener abierto un fondo, es decir , l de termi-nacin de considerar los documentos de un organismo suprimido ylos de un organismo nuevo cono integrantes de un lfuico fondo, nodebe torrarse sino se tiene certeza que las dos no coexisten. Si apesar de todo subsiste incertidwrbre sobre l cportunidad de t a l de-cisin , e l asunto deber resolverse x>r l negativa. Es de-c i r que e l fondo del organismo suprimido debe considerarse "cerrado"y se abrir uno nuevo en e l organisno creado .

- s i e l organisno suprimido , los fondos de estos querlan cerrados y l os fondos del organisrro E

los sucerle , pero dis t into de ellos.Para e l caso de fondos de insti tuciones suprimidas que hansido integrados y nezclados con los fondos de los organisnos que lossuceden, trese en cuenta lo que antes d i jirros a prop6si to de lanocin de "procooencia" de fondos. Evidentenente son fondos cerradosque tan perdido su individualidad a causa de su integracin a fondosabiertos, ya no :ue:ien ser tratados , desde e l p.1nto de vista archi-vs t ico , corro fondos aut6nonos. El problema es , s terico queprctico, deberros ins is t i r en que un fondo pernanece abierto mientrasviva e l organisno que lo produjo; esto :uerle ocurrir durante los s i -glos , cono ha sucedido con los fondos del Parlanento Britnico o oonlos de las grandes Congregaciones Raranas .

1 Ver l r especto G. 00'805CQ y A. W. Mak:bs, O r g a n i s a t i ~ duprarchivage (Paris, ~ c o 1974, 78 p.) y M. OOOIEIN, Le Prar-chivage : quelques clarif icat ions necessaries . Gazette des Archives,


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Adems es claro que los archivistas no p.erlen esperar a queestos fondos sean cerrados :ara entonces t ra ta r los , sino que su obl i -gacin es aplicarles un tratamiento dinmico que preserve lanocin de unidad del fondo , y que a la vez, permita fraccionarlos denanera que se haga p:>sible su explotacin. En un pr6xino prrafovererros e l rrodo conveniente de procerler sobre este p.nto.

5 . El respeto d e los fondos iuplica e l respeto de su clasif icacininterna de origen?Ccrl esta pregunta tocanos quiz e l p.nto ms uelicado de lasdificultades l igadas con el principio del respeto de los fondos .Recordenos que el principio se define en la forma ms simple,cono la no separacin de los docurrentos provenientes de un organis-no , y cx mo la no mezcla de docwrentos procerlentes de arganisrros di fe-rentes Pero nada nos dice, a l nenes en su versin pr mit iva , de laclasif icacin interna de los docunentos dentro del fondo .De hecho, la l3ica del principio enunciado p:>r Natalis deWailly implicaba, que tarde o tenprano , se l legase a respetar oosolanente la integridad externa del fondo , sino tambin , a l rrenos enteoria , su integridad interna . a ; lo que la archiv s t ica alemana habautizado con e l nombre de Strukturprinzip, conplerrento n t ~ l delProvenienzprinzip que enunciado en e l clebre Manuel pour leclassE Ili Dt e t l description des archives de S. Muller , J A Feith yFruin, en 1898 1 se ha oonvertido ooy en :arte integrante del principiode respeto de los fondos .La formulacin de Muller, Feith y Fruin es oono sigue : " El s is -tema de clasif icac i n debe basarse en l organizacin primitiva delfondo de archivo que en sus grandes l neas concuerda con la organiza-cin de la administracin de l cual proviene dicho fondo" . carocon b.lenas razooes esta declaracin pcxla ser teinada rorro demasiadooptimista, autores oolandeses aiiadieroo: "Para cnrrenzar, cnnvienerestablecer, en la rre:lida de lo p:>sible, e l arden primitivo. Solo mstarde se pcxlrf juzgar s i es deseable , y hasta u ~ p.nto, apartarse

de ese orden " .Esta ltima frase extiende e l principio de respeto de la estruc-tura de los fondos hasta la reconstruccin de dicha estructura cuandoya no existe . Esto se asemeja un poco a la prctica de los arquitec-tos del tierrpo de Violle t- le-Duc, quienes tambin "restablecan enla rre:lida de lo p:>sible" (y a veces ms al la de lo p:>sible> e lestado primi t ivo de los nonwrentos que deban r estaurar , y equivale aabri r , de par en par , las p..ertas a l atuso de la arbitrariooad, pese alas b.lenas intenciones con que se hace . Ni e l historiador ni elarquelogo, n e l arquitecto tienen que "restablecer" lo que e ltienpo ha destruido, salvo en los casos raros en que es p::>sible conpruebas de apoyo. Por lo tanto , r e c h z ~ este ntodo de "restaura-cin" (Restauratiebeginsel) que cnnsti tuye una extensin i n jus t i -ficada del respeto de los fondos . Pero , no p::>r el lo deja de subsis t i re l valor terico y prctico del respeto de la estructura de losfondos (para sinq:>lificar llamrroslo "principio de estructura" >.


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Se concibe fcilmente que la aplicacin de este princ1p1o estsembrado de dificultades . Unas derivan , directa o indirecta.rtente , delo que atrs dijimos a propsi to de las variaciones de competencia .Dificultades , an l us frecuentes, provienen de que , nuchas veces ,las entidades productr-ras oo tienen ningn respeto a l "principio dees tructura" cuando clasif i can sus archivos corrientes .

No negarros que , en general, los arc hivos de las grandes divis io-nes internas de los organisnos se conservan nas o rrenos individualiza-dos e independientes , asi sea solarrente por razones de corrodidad fun-cional , aunque e l argwrento de ja de tener va lor cuando esasgrandes divisiones internas cambian de estructura y/o de competencia .De todos nodos , e l heCho real es que , al inter ior de una misrre div i-sin , los archivos corrientes se conservan de rre.nera diferentesegn los casos. Unas veces , segn un esquema denominado " tabla " o"plan de c las i f icacin " , puramente organi zacional , es decir , calcadosobre la organizacin de la divisin ; otras , de nodo pura.rtente ne-tclico , es decir , por categoras de asuntos tratados (en casos corroeste e l esquena de clasificacin es frecuentenente de t i po decimal ) .otras veces se combinan los anteriores proca:Hmientos , dando h.IJar at ipos mixtos : semi-organizacional semi-rretooico . Pero lo que conmis frecuencia ocurre , aunque oo se crea , es que oo exista ningnesquena de clasificacin de archivos corrientes y que e l organisrroconserve sus docurrentos en desorden; que cada empleado o jefe dedespacho tenga su propio ll'todo de arreglo , generalnente indescifra-ble para cualquier o tr a persona . De otra parte , todos estos sistemaspua:len coexis t i r 0 suca:lerse unos a otros, a l in ter io r de un misro o r-ganisro , con la secuencia de desrdenes que es fci l de supone r .

Pqreguerros l rodas stas la dificultad que implica e l aporte dearchivos de diver&dS proca:lencias, ocasionado por supresiones y rls-cripci ones de compete ncias , ya clasif icados de nodo ms o nenas efec -t ivo , adems de rrezclados e integrados, por su t ransferencia, a losarchivos de la entidad receptora . As tendrenos una idea surraria del os desrdenes de toda naturaleza que present an los fondos en e l ro -nento de su entrega a los depsitos de archivo , encargados de clas i -f icarlos y oonservarlos . Final.rrente por s i lo dicho fuese poro ypar a eoliTO de los desrdenes agrguese la rren ipulacin brutal aque se l es sonete frecuentem:mte en la operacin de entrega .

En estas oondiciones , qu nos queda del principio de "respeto dela estructura interna" de los fondos?Frente a esta situacin tan oompleja nos asal ta la tentacin dedeclararla inextrincable y de renunciar a oonsiderar "e l principio deestructura " oono una regla de la archiv s t i ca , a l igual que l prin -cipi o de procErlencia" . Pero se hara nal , s i as se procediera ,porque en realidad estos dos principios s e derivan ambos de la concep-c in "orgnica" de los archivos , que segn vinos, es fundamental .Se hallan ligados uno a otro , y en l::uena lgica oo se l es p..1ededisociar.


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Dicho de otro nodo, su funcin mnsis te en proporcionarlesm:rlios de r eferencia ( le t ras , nJTEros, etc . ) mrrespondientes a uncurlro o esquema preestablecido. Tiene, p.1es, una verdadera funcinde pre-clas if icacin de los archivos adnUnistrativos corrientes yas se expl i ca qu los archivistas ger11\311os concerlen y reclamane l . respeto de la clasif icacin r:or la Registratur: s la forna a lavez mis simple y la mis evidente del "principio de estructura".

Desafortunadamente, en los pases de tradicin administrativala t ina (espaola, francesa, i tal iana) no existe nada p:trecido a laRegistratur. La clasif icacin de los archivos administr.ativosmrrientes , cuando e l la exis te , la l levan a cabo los misrros serviciosadnUnistrativos. As, muchas teoras formuladas p::>r los archivistasde tradicin germana sobre e l principio de estructura son inaplica-bles a los archivos de los pases de tradicin la t ina o, s exac-tamente, no corresponden aqu a realidad ninguna. Precisamente estaes una de las razones principales p::>r las que la archivist ica de los:Bses de Europa Central no p.1erle t ransladarse, t a l cual, a los:Bises de cultura la t ina, y visceversa .

En e l desarrollo de nuestra exposicin adoptarerros e l punto devista de los archivistas de los pases l a t inos, es decir de lospases sin Registratur .Para determinar las posibilidades de aplicar el principio de res-peto de estructura interna a la clasif icacin de los fondos es nece-sario dist inguir casos diferentes que demandan soluciones diferentes .a) casos de los arganiSllDS de estructura sinple. Entenderrospor entidades de estructura simple aquellas de escasa bnportancia encuanto hace al nJTEro de sus errpleados y cuyas tareas no estn re-partidas funcional.rrente entre varias divisiones y secciones, cada unaron atriruciones precisas y estables.n estos casos, s i e l organisno practica una clasif icacin cual-quiera de sus archivos mrrientes (alfabtico, rretdico, etc . ) a larchivis ta le conviene respetar la , rrejorndola cuando lo estilrenecesario. Pero t a l respeto ro consti tuye una obligacin s i la c la-sif icacin usada por e l organisno es demasiado defectuosa o inc6-rroda para la investigacin .

Ceo nayor razn, s i e l organisno no practica ninguna clasi f ica-c ~ o n sisterrtica de sus archivos corrientes , el archivista quedaren l ibertad para clas i f icar e l fondo del rrodo que rrejor le ;:arezca.En este caso no habr lugar ;:ara e l "respeto de la estructura" delos fondos .

b) Caso de los arganisnos de est:Luctura ooopleja. Las ent i -dades que p::>seen un personal nurreroso y atriruciones rrltiples gene-ralrrente se hallan divididas en sectores (divisiones, direccio -nes, subdireccin, secciones , etc . > cada una con atriruciones def i -nidas.

Es claro que los docurrentos producidos por estas divisiones Cporcom::xiidad llamrroslas a todas as l s i bien es cier to que ro consti-tuyen fondos dist intos de archivo, no p::>r el lo dejan de forrrar conjun-


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Desafortunadamente estas divisiones estructurales no son esta-bles . Frecuenterrente se las rrodifica, y sus atrib.lciones cambian a unr i tno creciente en e l mundo rroderno . Frente a esta d i f icultad dos so-luciones son posibles :Si se desea conservar las d ivisiones funcionales de la ent i -

dad oorro base de la clasificaciin de fondo, entonces se divide esteen trozos cronolgicos, o en per odas delimitados por los cambios deestructura de las divis iones , y se clasif ican los docwrentos oorres-pondientes a cada uno de los perodos oorro forl1\311do un todo. Estasoluciin es aceptable, y an recorrendable , s i los cambios en cues-t in no son derrasiado frecuentes, y s i oorro a:msecuencia, los pero-dos delimitados por los cambios son suficientemente largos (al menosdiez ai'ios), junto oon una gran estabil idad de atrib.lciones a l inte-r ior de los perodos. or e l oontrario, s i los cambios de .estructura y de atrib.lcio-nes de las divisiones internas del organisrro son demasiado frecuentes ,entonces habr que renunciar a tomar esas divisiones oono base de laclasificaciin del fondo y oonsiderarlo, desde e l pmto de vis ta de sutratamiento ~ h i vist ico, oo1r0 un fondo de organisno simple sin d i-visiin interna .

e> Es necesario respetar l clasificacin que l as entidadesprcxiuctoras han dado a sus faxios? A pesar que los archivistas sesienten naturalmente tentados a oonservar sin modificacin las clas i -ficaciones dadas a los documentos por e l organisno productor del fon-do, esta tendencia suscita numerosas dificu l tades que no p.1Erlen sersubestimadas.Una de estas dificultades es fundamental , y consiste en que laclasificaciin que los organismos productores dan a los documentosnunca es ooncebida de rrodo que rubra un largo perodo de tierrpo.Su uti l idad es esencialmente funcional, pragmitica , y no histrica .No oorresponde p ~ e s a los Irtodos de clasificacin archiv st icaque, por lo general , contenplan trozos cronolgicos bastante largos.Sin E llbargo, s i elu:liendo la dificultad se adpta una clasifica -ciin por trozos croool6gicos oortos , o s i la clasificaciin dada por

e l organisrro prcx:iuctor perrranece estable por un largo per odo, adnas subsist.en otras dificultades . De una parte, p ~ e d e suceder que lclasificacin dada por e l organismo productor no cubra sino algunossectores o fracciones de los documentos. De otra parte, l clas i -ficacin p.ldo haberse efectudo segn principios extrai'ios al Irto-do archivist ico, mis cercano a los usados en la clasificacin debibliotecas o centros de documentacin (cl

teorÃa de la organizaciÃ³n documental

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