teoria de sistemas de informação - aula 6
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Slides da 6ª aula da disciplina "Teoria de Sistemas de Informação". Curso: Sistemas de Informação.TRANSCRIPT
Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com
Relembrando a aula passada...
Definição 1:
Um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas, que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas) [ABNT, 2001].
Folha de Pagamento
Fechamento Contábil
Pagamento
Todas as empresas trabalham orientadas a processos!
Os processos sempre estarão lá, mesmo se a empresa preferir ignorá-los ou não conhecê-los
Decisão a ser tomada...
Quem controla quem?
Como conhecer os processos?
Análise de documentos e outros “materiais” gerados ou utilizados pelo processo
Entrevistas
Individuais
Em grupo
Observação in loco
Observar o processo sendo executado
Acompanhar os “atores” que participam da sua execução
Como fazer? Analisar...
Disponibilidade das pessoas
Cultura da empresa
A empresa tem algum conhecimento em processos?
Documentação existente
Saber ouvir
Ouvir além do que é falado...
Diversas ferramentas...
Visio
Aris
TIBCO
Intalio
BizAgi
Etc.
...e notações:
BPMN
EPC
IDEF
Diagrama de Fluxo de Dados
Fluxograma Básico
Etc.
...e notações:
BPMN
EPC
IDEF
Diagrama de Fluxo de Dados
Fluxograma Básico
Etc.
B
5.3.01.02.12
Emitir guias de
recolhimento
Fiscal Easy
5.3.01.02.13
Enviar guias para
o Contas a
Pagar
Fiscal Manual
4.2.31
Pagamentos
guias tributos
Guias
autenticadas
Arquivo5.3.01.02.15
Exportar provisão
contábil
Fiscal Easy
IQ-Contab /
Autbank
Guias de
recolhimento
5.2.03.02
Montagem
de lotes
contábeis
5.3.01.02.14
Receber guias
autenticadas
Fiscal Manual
Enviar e-mail p/
contabilidade
informando o
fechamento
impostosC
Ás vezes, (somente) a parte gráfica não resolve...
Ás vezes, (somente) a parte gráfica não resolve...
PRODUTO
ENTREGUE
PELO CSC
PRODUTO
ENTREGUE
PELO
CLIENTE
RESPONSÁVEL
1 FECHAMENTO DA FOLHA DE PAGAMENTODia
útilData
Dia
seman
a
1.1 - REMESSA DAS MOVIMENTAÇÕES DE PESSOAL APROVADASFORMULARIOS
APROVADOS-
1.2 - CADASTRAMENTO E BAIXAS DE FUNCIONÁRIOSRELATÓRIO
FOLHA-
1.3 - TRANSFERÊNCIAS DE FUNCIONÁRIOS RELATÓRIO -
1.4 - PROCESSAMENTO DA FOLHA E LIBERAÇÃO DA INTERFACE 1º
1.5 - ENVIO DO RELATÓRIO DE FOLHA PAGTO E PROVISÃO DE FÉRIAS E 13º
SALÁRIO1º
1.6 - CONFERÊNCIA DOS VALORES INTEGRADOS À CONTABILIDADE - TOTAL
EMPRESABALANCETE 1º
1.7 - ENVIO DO RELATÓRIO RESUMO DE PJ´S RELATÓRIO PJ 1º
1.8 - EMISSÃO DO RELATÓRIO DO EASY E DO RAZÃO CONTÁBIL
ASSESSORIA E
CONSULTORIA PJ PARA ABERTURA DOS IMPOSTOS
RELATÓRIO/RAZÃ
O 1º
1.9 - ELABORAÇÃO DA PLANILHA RESUMO DE PJ'S PLANILHA 1º
1.10 - CONTABILIZAÇÃO MANUAL DOS IMPOSTOS DE PJ´S RELATÓRIO 1º
1.11 - ENVIO DOS RELATÓRIOS DE BENEFÍCIOS A FUNCIONÁRIOS RELATÓRIO 3º
1.12 - CONTABILIZAÇÃO MANUAL DA CO-PARTICIPAÇÃO ASSISTÊNCIA
MÉDICAPLANILHA 3º
2 FECHAMENTO DO RECEBIMENTO INTEGRADO
2.1 - PROCESSAMENTO DE TODAS AS NF´S DE ENTRADA NOTA FISCAL 1º
2.2 - SOLICITAÇÃO DE FECHAMENTO DOS MÓDULOS DE RI/INV
VIA
EMAIL/ABERTURA
DE CHAMADO
1º
ATIVIDADE DATA PREVISTAMatriz de Responsabilidades
Atividades
CS
C
Ne
gó
cio
Aprovar requisição de compra conforme alçada R
Submeter às aprovações os documentos de compras (OC) conforme política de alçadas definida. R
Prover e assegurar a integridade e qualidade das informações, como suporte efetivo à gestão de
compras, à auditoria, aos usuários e fornecedores.R
Desenvolver uma equipe conhecedora dos materiais e serviços utilizados pelo XXXX e seus
mercados fornecedores para aplicar ou suportar as necessidades.R
Realizar cotações e negociar com fornecedores dos grupos de materiais/ serviços de sua
responsabilidade.R
Participar da elaboração de minutas ou modelos de contratos de fornecimento para definição
conjunta com Jurídicos e fornecedores.R
Solucionar não-conformidades relativas aos fornecimentos dos grupos de materiais/ serviços sob
sua responsabilidade.R
R - Responsável
E - Executa
P - Participa
A - Apóia
Qual notação utilizar? Depende da necessidade...
▪ Há um padrão na empresa?
▪ Qual ferramenta será utilizada na modelagem?
▪ O cliente já está habituado com alguma notação?
▪ Qual é a finalidade do mapeamento?
Análise da atividade...
Como foi documentar um processo desconhecido?
Foi fácil definir o nível de detalhe? Será que o seu “cliente” validaria o processo
que você desenhou?
O que fazer depois de mapear e modelar?
Legal! Os processos estão mapeados, modelados e documentados.
E agora? Automação?
Repositório?
Servidor de arquivos?
Banco de dados?
Melhoria contínua?
Verificações periódicas (vulgo: Auditorias)? Implantação de um BPMS?
Business Process Management System
Conjunto de componentes de software que atuam de forma integrada para suportar o ciclo de automação do processo
Ciclo de automação dos processos Modelagem gráfica do fluxo de trabalho
Implementação das regras e informações do processo (dados, formulários, integração etc.)
Execução e controle do andamento do processo
Medição e análise de resultados em tempo real e após sua conclusão
Otimização de processos de negócio multifuncionais, gerando um novo ciclo de evolução dos referidos processos
Fonte das informações dos 2 slides anteriores: http://thebpmexperience.wordpress.com/2011/07/13/vantagens-e-beneficios-de-uma-suite-para-automacao-de-processos/
Arquitetura complexa...
Importante! Antes de pensar na implantação de um BPMS, é
fundamental institucionalizar a cultura BPM dentro da empresa
BPM Gestão dos Processos de Negócio
Prática de gestão
Tudo que comentamos hoje e na aula passada BPMS
Suíte de sistemas
Mapear o processo
Analisar as oportunidades
de melhoria
Identificar oportunidades de automação
Analisar viabilidade de aquisição de
BPMS
Mito! Processos não são (e nunca serão) a solução
dos seus problemas! Um processo sozinho nunca será a solução;
mas, sozinho, ele pode representar todo o problema
Mito! Se o trabalho com os processos for feito da
forma correta, o herói “estilo Jack Bauer” deixar de existir...
Herói potencializado Consegue se planejar Tem os recursos definidos, de acordo com a
atividade Tem tempo para estudar e utilizar novas
tecnologias Tem tempo para os amigos Consegue se divertir e até namorar...
Herói potencializado Consegue se planejar Tem os recursos definidos, de acordo com a
atividade Tem tempo para estudar e utilizar novas
tecnologias Tem tempo para os amigos Consegue se divertir e até namorar...
Depende... Se os envolvidos na execução do processo
participarem da definição, a tendência é que o jogo combinado atenda todas as partes, evitando atividades desnecessárias
Depende... O processo criou uma burocracia? Há
punições para quem não segue?
O diagnóstico deve ser muito bem feito
Foto da situação atual
Cada doença com o seu remédio...
Saiba onde você deseja chegar
Quais são as metas?
“Por que estamos iniciando esta empreitada?”
A iniciativa deve estar alinhada com a estratégia da empresa
Alguém “forte” na organização deve ser o padrinho da iniciativa
Normalmente envolve mudança cultural
Peça ajuda para o RH!
Conte com os “integradores” TODOS devem participar (desde analistas até
diretores)
Alguém deve gerenciar a iniciativa
Seja “subversivo”
Sempre questionem!
“Por que fazer assim se podemos fazer diferente?”
Comunique!
[email protected] www.slideshare.net/alessandroalmeida
Imagem “Colaboração”: http://www.gettyimages.com/detail/103349561/Flickr
Imagem “Receita da Palmirinha”: http://v5.tvgazeta.com.br/tvculinaria/site/culinaria_receita.php?tabela=&id=436
Desenho “Grupo de Pessoas”: http://videos.visitmix.com/MIX08/UX03