terajana - pustakamaya.lan.go.id

AKSI PERUBAHAN

TERAJANA (TERTIB KERJA TERENCANA)

SEKRETARIAT DPRD KOTA BALIKPAPAN

Disusun oleh :

DIAN WASESA, S.STP

NDH: 09

KEPALA SUB BAGIAN PERSIDANGAN DAN RISALAH

SEKRETARIAT DPRD KOTA BALIKPAPAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I

TAHUN 2020

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN DESENTRALISASI DAN OTONOMI DAERAH

(PUSLATBANG KDOD)

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

T E R A J A N A – T E R T I B K E R J A T E R E N C A N A | 1

LEMBAR PERSETUJUAN

AKSI PERUBAHAN

Yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa Laporan Aksi

PerubahanPeserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I :

Nama : Dian Wasesa, S.STP

NDH : 09

NIP : 198501012003122001

Jabatan : Kepala Sub Bagian Persidangan dan Risalah

Instansi : Sekretariat DPRD Kota Balikpapan

Judul Aksi Perubahan : TERAJANA (Tertib Kerja Terencana)

Dinyatakan LAYAK untuk diajukan dalam Seminar Aksi Perubahan pada hari

Selasa, 19 Mei 2020 bertempat di Kampus Pusat Pelatihan dan

Pengembangan dan Otonomi Daerah (Puslatbang KDOD) Lembaga

Administrasi Negara.

Samarinda, 18 Mei 2020

Mentor,

Drs. ASGEM, A.P

NIP. 196208011992031008

Coach,

M. HARRY RAHMADI, S.Pi., M.M

NIP. 198510092011011012



LEMBAR PERSETUJUAN

AKSI PERUBAHAN

Yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa Laporan Aksi

Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I :

Nama : Dian Wasesa, S.STP

NDH : 09

NIP : 198501012003122001

Jabatan : Kasubag Persidangan dan Risalah

Instansi : Sekretariat DPRD Kota Balikpapan

Judul Aksi Perubahan : TERAJANA (Tertib Kerja Terancana)

TELAH DISEMINARKAN dalam Seminar Aksi Perubahan pada hari Selasa,

19 Mei 2020 bertempat di Kampus Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan

Otonomi Daerah (Puslatbang KDOD) Lembaga Administrasi Negara.

Penguji,

WINDRA MARIANI, S.H., M.M NIP.198203052005012001

Coach,

M. HARRY RAHMADI, S.Pi., M.M

NIP. 198510092011011012



KATA PENGANTAR

Puji Syukur Kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta karunia

sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Aksi Perubahan dengan

judul Pedoman Tertib Kerja Terencana (Terajana) DPRD Kota Balikpapan

Penyusunan laporan ini disajikan dalam rangka memenuhi syarat mengikuti dan

menyelesaikan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2020 pada

Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan Otonomi Daerah (Puslatbang KDOD)

Lembaga Administrasi Negara.

Penyelesaian penulisan Laporan ini terlaksana berkat dukungan dan partisipasi

serta motivasi baik langsung maupun tidak langsung, dari semua pihak yang sudah

membantu penulis. Oleh karena itu, dengan penuh ketulusan ijinkanlah penulis

mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Abdulloh, S.Sos Ketua DPRD beserta seluruh Pimpinan dan Anggota

DPRD Kota Balikpapan

2. Bapak Ir. Abdul Azis AM, Sekretaris DPRD Kota Balikpapan Kota Balikpapan yang

saya hormati dan selaku sponsor selama aksi perubahan ini berlangsung.

3. Bapak Drs. Asgem, A.P sebagai Mentor (Pembimbing) penulis dan sebagai

Kepala Bagian Persidangan, Risalah dan Perundang-undangan Kota Balikpapan

yang saya hormati, terima kasih atas bimbingan selama ini yang dengan sabar dan

penuh perhatian membantu penulis dalam menyelesaikan tugas ini. Terima

kasih banyak atas diskusi diskusi yang sangat berharga selama ini

4. Bapak Muhamad Harry Rahmadi, S.Pi, MM sebagai Coach yang telah banyak

membantu penulis untuk menyelesaikan aksi perubahan ini, terima kasih atas

pengertian dan masukan- masukan yang diberikan serta atas kesabarannya

selama aksi perubahan ini.

5. Orang Tua, Suami, anak-anak dan keluarga yang terus memberika doa dan

dukungan ditengah banyaknya kendala hingga laporan ini dapat selesia.

6. Seluruh Pegawai pada Sekretariat DPRD Kota Balikpapan terutama bapak Ade

Prayudha beserta keluarga Bagian Persidangan, Risalah dan Perundangan-

undangan.



7. Sahabat-sahabat PKP I 2020, The Lina, mba Anin, mba Vina, mba Vina, mba

Azizah, rekan-rekan dokter dan seluruh sahabat tercinta.

8. Semua pihak baik langsung maupun tidak langsung yang tidak bisa disebutkan

satu persatu yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan ini

Semoga segala bantuan, bimbingan dan dorongan yang diberikan kepada

penulis dari berbagai pihak dapat menjadi kebaikan dan mendapat balasan yang

berlipat ganda dari Allah SWT.

Dengan segala kerendahan hati dan tak lepas dari segala kekurangan dan

kelemahan, semoga Laporan ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca

lainnya.

Akhir kata, manfaat yang dihasilkan dari penyajian Laporan ini sepenuhnya karena

Allah SWT, sementara kekurangan yang ada merupakan hasil dari keterbatasan

kemampuan penulis.

Balikpapan, Mei 2020

Dian Wasesa



DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………….…………………………….…4

DAFTAR ISI………………………………………………….……………………………...5

RINGKASAN EKSEKUTIF………………………………………………………………..6

BAB I…………………………………………………………………………………………7

RANCANGAN AKSI PERUBAHAN……………………………………………………...7

A. Deskripsi Singkat………………………………………………………………….7

B. Latar Belakang……………………………………………………………………..7

C. Tujuan……………………………………………………………………………..15

D. Manfaat…………………………………………………………………………….16

E. Keterkaitan Aksi Perubahan dengan Isu Strategis Lembaga………..…17

F. Pentahapan (Milestone)………………………………...............................17

G. Tata Kelola Aksi Perubahan…………………………………………………..21

H. Identifikasi Stakeholder dan Strategi Komunikasi………………………23

I. Estimasi Anggaran………………………………………………………………26

J. Identifikasi Potensi Kendala/Masalah dan Strategi Mengatasi

Kendala/Masalah……………………………………………………………….27

BAB II………………………………………………………………………………………28

IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN ………………………………………………..28

A. DESKRIPSI KEPEMIMPINAN …………………………………………………28

1. Capaian Hasil Perubahan …………………………………………………28

2. Manfaat Hasil Perubahan …………………………………………………35

B. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ……………………..………………38

1. Membangun Integritas ...…………………………………………………..38

2. Mengelola Tim Kerja ..………………………………………………………39

3. Membangun Budaya Pelayanan………………………………………….39

C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN……………………………………...40

BABI III …………………………………………………………………………………….42

KESIMPULAN DAN SARAN ……………………………………………………………42

A. Kesimpulan …………………………………………………………………..42

B. Saran …………………………………………………………………………..42



RINGKASAN EKSEKUTIF

DPRD Kota Balikpapan selaku bagian dari Pemerintahan di Daerah dengan

3 (tiga) fungsi utama sesuai Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang

Pemerintahan Daerah, yakni fungsi penganggaran, fungsi legislasi dan fungsi

pengawasan, dituntut masyarakat untuk lebih aktif dan cepat dalam merespon

keluhan dan pengambilan sikap sebagai perpanjangan suara rakyat di parlemen.

Bentuk konkrit tindak lanjut atas aspirasi masyarakat tersebut diwujudkan dalam

berbagai jenis kegiatan seperti rapat dengan para stakeholders terutama pihak

Pemerintah Kota Balikpapan dan Instasi Pemerintahan dan non pemerintahan

lainnya, serta dalam bentuk kunjungan kerja yang mengerucut kepada

terwujudnya 3 (tiga) fungsi DPRD.

Sementara itu sebagaimana Peraturan Wali Kota Balikpapan Nomor 50

Tahun 2016, fungsi utama Sekretariat DPRD Kota Balikpapan adalah sebagai

fasilitator, penyelenggara, dan penyedia segala kebutuhan DPRD dalam

melaksanakan tugas dan fungsinya. Berdasarkan Tugas pokok Sekretariat DPRD

dalam Peraturan Wali Kota Balikpapan Nomor 50 Tahun 2016, maka tugas utama

Kepala Sub Bagian Persidangan dan Risalah yakni Menyusun agenda rapat dan

persidangan DPRD dan Alat Kelengkapan Dewan, menyelenggarakan urusan

administrasi rapat dan menyiapkan bahan rapat dan persidangan.

DPRD belum memiliki Rencana Kerja Tahunan yang menggambarkan

sasaran yang ingin dicapai, estimasi waktu pelaksanaan serta besaran biaya yang

diperlukan, hal ini tentunya menjadi hambatan pertama bagi Sekretariat DPRD

dalam menyusun Rencana Kerja Sekretariat dalam menyusun RKA dan

menjalankan fungsi Fasilitasi terhadap kinerja DPRD.

Untuk itu reformer berinisiatif untuk melakukan aksi perubahan yaitu

Terajana (Tertib Kerja Terencana) DPRD Kota Balikpapan adalah suatu Program

perencanaan kinerja DPRD Kota Balikpapan yang berbasis waktu dan target

kinerja yang akan bermuara pada perubahan “Budaya Kerja” Anggota DPRD dari

yang belum terencana menjadi terencana, dimana dalam Program ini secara

konkrit akan menghasilkan 3 (tiga) output dari beberapa jenis Inovasi yang

berbeda



BAB I

PENDAHULUAN

A. DESKRIPSI SINGKAT

Terajana (Tertib Kerja Terencana) DPRD Kota Balikpapan adalah suatu Program

perencanaan kinerja DPRD Kota Balikpapan yang berbasis waktu dan target

kinerja yang akan bermuara pada perubahan “Budaya Kerja” Anggota DPRD dari

yang belum terencana menjadi terencana, dimana dalam Program ini secara

konkrit akan menghasilkan 3 (tiga) output dari beberapa jenis Inovasi yang

berbeda yaitu :

1. Rapat Jadwal Kerja Terperinci bulanan sebagai Inovasi SDM untuk

memperbaiki Budaya Kerja ;

2. Buku Panduan tentang kegiatan DPRD yang juga berisi SOP, dan Surat

Edaran Sekretaris DPRD tentang Pemberitahuan jadwal Kerja DPRD;

3. Publikasi Agenda Kerja kedalam website DPRD.

B. LATAR BELAKANG

DPRD Kota Balikpapan selaku bagian dari Pemerintahan di Daerah dengan 3

(tiga) fungsi utama sesuai Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang

Pemerintahan Daerah, yakni fungsi penganggaran, fungsi legislasi dan fungsi

pengawasan, dituntut masyarakat untuk lebih aktif dan cepat dalam merespon

keluhan dan pengambilan sikap sebagai perpanjangan suara rakyat di parlemen.

Bentuk konkrit tindak lanjut atas aspirasi masyarakat tersebut diwujudkan dalam

berbagai jenis kegiatan seperti rapat dengan para stakeholders terutama pihak

Pemerintah Kota Balikpapan dan Instasi Pemerintahan dan non pemerintahan

lainnya, serta dalam bentuk kunjungan kerja yang mengerucut kepada

terwujudnya 3 (tiga) fungsi DPRD.

Sekretariat DPRD Kota Balikpapan sendiri adalah perpanjangan tangan

Pemerintah Kota, sebagai Organisasi Perangkat Daerah yang mempunyai tugas

utama yakni memfasilitasi tugas fungsi dan wewenang DPRD, sehingga erat

kaitannya keaktifan kinerja DPRD didukung oleh Sekretariat DPRD.



n

S

4

5

5

Begitupun juga kinerja Sekretariat selaku OPD bergantung kepada kinerja

seluruh Anggota DPRD yang terbagi fungsi kerjanya melalui Alat Kelengkapan

Dewan atau yang biasa disebut dengan AKD yang terdiri dari Pimpinan, Komisi,

Badan dan Panitia Khusus. Pola kerja DPRD yang terencana dan sistematis akan

mempengaruhi performa kualitas tugas fasilitasi Sekretariat DPRD.

Adapun Struktur Oraganisasi dan uraian tugas Sekretariat DPRD Kota

Balikpapan telah di atur dalam Peraturan Wali Kota Balikpapan Nomor 50 Tahun

2016. Dimana fungsi utama Sekretariat DPRD adalah sebagai fasilitator,

penyelenggara, dan penyedia segala kebutuhan DPRD dalam melaksanakan

tugas dan fungsinya.

Berdasarkan Tugas pokok Sekretariat DPRD dalam Peraturan Wali Kota

Balikpapan Nomor 50 Tahun 2016, maka tugas utama Kepala Sub Bagian

Persidangan dan Risalah yakni Menyusun agenda rapat dan persidangan DPRD

dan Alat Kelengkapan Dewan, menyelenggarakan urusan administrasi rapat dan

menyiapkan bahan rapat dan persidangan.

Untuk mengindentifikasi faktor penyebab utama Reformer menggunakan

USG analysis. Hasil analisis USG tersebut dapat dilihat dalam table di bawah ini :

Tabel USG Analisys

No Masalah U S G Total Rank

1. Belum tersusunnya Rencana Kerja (Renja) DPRD yang memiliki tujuan, target dan terdapat estimasi time schedule

5 5 5 15 1

2. Belum di Publikasikannya Agenda Kerja DPRD 3 3 3 9 5

3. Belum adanya SOP surat menyurat internal 5 4 4 13 2

4. Surat Menyurat masih bersifat manual 4 4 3 11 4

5. Kurangnya jumlah SDM 4 4 4 12 3

Keterangan :

5 = Sangat Gawat/Sangat Serius/Sangat Kuat 4 = Gawat/Serius/Kuat 3 = Cukup Gawat/Cukup Serius/Cukup Kuat 2 = Tidak Gawat/Tidak Serius/Tidak Kuat 1 = Tidak ada pengaruhnya



Pengertian U S G

U = Urgency, tingkat kegawatan apabila masalah tidak

ditanggulangi akan semakin gawat

S = Seriousness, tingkat keseriusan masalah dengan

masalah lainnya

G = Growth, tingkat luas/besarnya masalah

Dari rangking analisa USG diatas, dapat dilihat bahwa Belum tersusunnya

Rencana Kerja (Renja) DPRD yang memiliki tujuan, target dan terdapat

estimasi time schedule, menjadi prioritas permasalahan yang harus segera

diselesaikan dengan solusi yang tepat.

Rencana Kerja DPRD Kota Balikpapan baru pertama kali disusun dan

sahkan pada tanggal 26 Desember 2019 untuk pelaksanaan kerja Tahun

Anggaran 2020, hal ini dilaksanakan dikarenakan amanah kepada DPRD untuk

menyusun Rencana Kerja baru pertama kali termuat dalam Peraturan Pemerintah

Nomor 12 Tahun Tahun 2018 tentang Pedoman Penyusunan Tata Tertib DPRD

Provinsi/Kota/Kabupaten Pasal 67, dimana sampai dengan saat ini amanah

Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun Tahun 2018 terkait penyusunan Renja

DPRD belum di breakdown dalam peraturan Petunjuk Teknis tentang pedoman

penyusunan dan pelaksanaan Renja DPRD, sehingga Renja DPRD yang disusun

hanya berbasis daftar program kegiatan.

Berikut Lampiran Surat Keputusan DPRD Nomor 23 Tahun 2019 tentang Rencana

Kerja DPRD Kota Balikpapan Tahun Sidang 2020 :



LAMPIRAN : KEPUTUSAN PIMPINAN DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH

KOTA BALIKPAPAN

NOMOR : 23

TANGGAL : 26 Desember 2019

-------------------------------------------------------------------------------------

RENCANA KERJA DPRD KOTA BALIKPAPAN

TAHUN ANGGARAN 2020

KEGIATAN VOLUME KETERANGAN

1. Pembahasan Raperda 2. Pembahasan Non Raperda

3. Pendalaman Tugas DPRD ( DIklat;

Bintek; Workshop/ Lokakarya/

Seminar)

4. Evaluasi Kinerja

5. Penyusunan Pokok Pikiran DPRD 6. Penyusunan Renja

7. Talkshow Radio

8. Talkshow TV

9. Advetorial

10. Publikasi DPRD di Media Cetak

11. Publikasi Media Online/Sosial Media 12. Reses

13. Majalah Aspirasi

14. Menghadiri Undangan di luar daerah

15. Kelompok Pakar

16. Penyusunan Naskah Akademik 17. Penyusunan Kajian Ilmiah

18. Suara Dewan

19. Liputan Khusus Kegiatan Dewan

20. Kunjungan Kerja Luar Negeri

21. Rapat Kerja

22. Pemeriksaan Kesehatan (MCU) 23. Kunjungan Kerja

24. Layanan Pengaduan Masyarakat

25. Monev kinerja dan serapan anggaran

18 Raperda 10 kali

3 kali

3 kali

1 Dokumen

2 Dokumen 22 kali

- kali

14 kali

40 kali

24 kali

3 kali 4 kali/16.000 eks

4 orang X 12 kali

3 x 2 AKD

8 Dokumen

4 Dokumen 12 Kali

- kali

1 kali

1 Kali

1 kali

1 kali 2 kali

Hari Kerja

4 kali

Berita di TV.

Pada penyusunan Rencana Kerja Tahunan diatas, belum tergambar, sasaran

yang ingin dicapai, estimasi waktu pelaksanaan serta besaran biaya yang

diperlukan, hal ini tentunya menjadi hambatan pertama bagi Sekretariat DPRD

dalam menyusun Rencana Kerja Sekretariat dan menyusun RKA

Selain Rencana Kerja, DPRD juga memiliki agenda kerja per masa Sidang,

untuk agenda ini telah ada sejak 2 periode sebelumnya dengan menngacu pada

Peraturan Pemerintan Nomor 16 Tahun 2010 tentang pedoman Tata Tertib DPRD,

hingga terbitnya PP 12 Tahun 2018 tentang Pedoman Penyusunan Tata Tertib

DPRD Provinsi/Kota/Kabupaten yang menggantikan Peraturan Pemerintah

sebelumnya, yaitu bahwa Tahun Sidang (1 Tahun Anggaran bagi DPRD Kota)

dibagi dalam 3 (tiga) masa sidang yang terdiri dari :



masa sidang I Januari-April

Masa Sidang II Mei-Agustus

Masa Sidang III September-Desember

Pada tiap awal Masa Sidang, anggota DPRD melalui Badan Musyawarah

menyusun Agenda kerja Masa Sidang dengan berbasis waktu secara

umum dan tidak spesifik.

Berikut Lampiran SK Masa Sidang I Tahun 2020.

Lampiran : Keputusan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Balikpapan Nomor : 1 Tahun 2020 Tanggal : 2 Januari 2020

No

.

KEGIATAN Januari Pebruari Maret April

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

1

Penutupan Acara Masa

Persidangan III Tahun 2019

dan Pembukaan Acara Masa

Persidangan I Tahun Anggaran

2020;

*

2

Rapat-rapat DPRD :

a. Rapat Paripurna. b. Rapat Paripurna Istimewa. c. Rapat Pimpinan. d. Rapat Fraksi. e. Rapat Konsultasi. f. Rapat Badan Musyawarah. g. Rapat Komisi. h. Rapat Badan Anggaran.

i. Rapat Bapemperda. j. Rapat Badan Kehormatan. k. Rapat Gabungan Komisi.

l. RapatPanitia Khusus/Panja.

m. Rapat Dengar Pendapat. n. Rapat Dengar Pendapat Umum.

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

3 Rapat Paripurna Istimewa HUT

Kota Balikpapan ke 123 ;

*

4

Rapat Paripurna Penyampaian

LKPJ Akhir Masa Anggaran

Tahun 2019 Walikota

Balikpapan;

* *

5

Meninjau Pelaksanaan

MUSREMBANG Kelurahan /

Kecamatan oleh Komisi;

* * *

6

Kunjungna Lapangan Anggota

Dewan Perwakilan Rakyat

Daerah Kota Balikpapan;

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * *



7 Mengikuti Kegiatan Bimtek * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

8 Pembentukan Pansus/Panja; * * * * * * * * * * * * * * *

9

Kunjungan Kerja / konsultasi

Dalam/ Keluar Daerah / Luar

Negeri.

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

10 Rapat Paripurna Pembahasan

Raperda * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

11 Reses * * * * * * *

12

Penutupan Acara Masa

Persidangan I Tahun Anggaran

2019 dan Pembukaan Acara

Masa Persidangan II Tahun

2019

*

13 Penyusunan Rencana Kerja

DPRD 5 Tahun * * * * *

14 Menghadiri undangan dalam

dan luar daerah. * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

15 Penyusunan Naskah dan

Kajian Akademik * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

16 Medical Check Up Anggota

DPRD * * * * *

17 Monitoring dan Evaluasi

kinerja serta serapan anggaran

OPD.

* * * * *

18 Layanan Pengaduan

Masyarakat * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

GAMBARAN KONDISI PERENCANAAN KINERJA DPRD KOTA BALIKPAPAN

MEMUAT KEGIATAN DAN VOLUME • RENJA

MEMUAT KEGIATAN DAN WAKTU

PERMINGGU UNTUK 4 BULAN

•Agenda Masa Sidang

-

• Tidak ada jadwal lanjutan dari agenda kerja



Dengan tidak adanya perencanaan kinerja yang tertib yaitu berbasis target

kinerja dan Waktu, sangat berdampak pada fungsi fasilitasi Sekretariat DPRD,

yaitu Kegiatan Rapat Dengar Pendapat yang mengundang pihak Eksternal baik

itu Pemerintah maupun non pemerintah sering kali diadakan mendadak (di

informasikan kepada subag persidangan H-1/ beberapa jam sebelum

acara/diluar jam kerja serta sering dilakukan perubahan waktu atau pun

pembatalan secara mendadak dimana undangan telah didistribusikan bahkan

tamu undangan telah datang). Sehingga dampak atas permasalahan tersebut

dibagi menjadi 2 (dua) yakni :

1. Dampak Internal (Sekretariat DPRD)

1. Proses Administrasi yaitu pembuatan Undangan yang terlambat atau

mendadak menyesuaikan dengan persetujuan Ketua DPRD atas

permohonan Anggota DPRD yang baru diterima oleh Subag

Persidangan, yang tidak jarang diluar jam Kerja

2. Proses Distribusi surat kepada pihak yang di undang dimana setiap

Rapat Dengar Pendapat selalu melibatkan pihak Luar seperti Lembaga

Vertikal, Non Pemerintahan (Swasta/Lembaga/ Organiasi/Perusahaan

dan sejenisnya) dan Warga, yang terlambat didistribusikan dikarenakan

harus pengiriman secara manual, keterbatasan waktu karena

mendadak dan ketidaktahuan alamat yang diundang rapat.

3. Karena mendadaknya proses surat menyurat dan distribusi, sering kali

peserta yang diundang tidak datang. Sehingga jalannya rapat dengar

pendapat menjadi tidak efektif (tidak sesuai keinginan anggota DPRD)

dan berpotensi untuk dijadwalkan kembali atau dibatalkan.

4. Bagi kegiatan yang mendadak di jadwalkan kembali atau dibatalkan,

akan mengulang proses dari awal lagi ,ditambah dengan administrasi

pemberitahuan pembatalan.

5. Potensial kegiatan rapat antar Alat Kelengkapan Dewan yang

berbenturan waktunya, dan minimnya jumlah SDM pada Sub Bagian

Persidangan tidak dapat memenuhi fasilitasi pada saat rapat

bersamaan.



6. Pada penyediaan Fasilitas Makan dan Minum Rapat menjadi tidak

maksimal dikarenakan terbatasnya waktu pemesanan makan-minum

dan beberapa kali makan dan minum yang sudah disediakan tidak

digunakan dikarenakan rapat di undur atau dibatalkan. Kondisi ini

mengarah pada inefisiensi penggunaan anggaran dan pemborosan

anggaran

2. Dampak Eksternal (Pemerintah Kota, Lembaga Vertikal, Non Pemerintahan

(Swasta/Lembaga/ Organisasi/Perusahaan dan sejenisnya) dan Warga :

1. Kerugian waktu dimana adanya undangan mendadak berpotensi

merubah jadwal kerja yang sudah disusun oleh pihak eksternal/tamu

undangan.

2. Kerugian material bagi pihak yang diundang yang telah datang, namun

rapat di rubah waktu pelaksanaannya dan atau dibatalkan.

Untuk memecahkan permasalahan tersebut itulah yang mendasari

Reformer merumuskan inovasi “TERAJANA” (Tertib Kerja Terencana) yang

secara konkrit dilaksanakan dengan beberapa inovasi :

1. Rapat Jadwal Kerja Terperinci bulanan sebagai Inovasi SDM untuk

memperbaiki Budaya Kerja ;

2. Buku Panduan tentang kegiatan DPRD yang juga berisi SOP, dan Surat

Edaran Sekretaris DPRD tentang Pemberitahuan jadwal Kerja DPRD;

3. Publikasi Agenda Kerja kedalam website DPRD.



C. TUJUAN

Tujuan yang akan dicapai dari aksi perubahan ini adalah terwujudnya

kinerja DPRD optimal, efisien, tepat sasaran, terkendali dan sesuai dengan

perencanaan yang, yang dibagi menjadi tiga yakni :

1. Tujuan Jangka Pendek (60 hari)

a. Terlaksananya Rapat Jadwal Kerja Bulanan oleh Anggota DPRD;

b. Terbentuknya Buku Panduan tentang kegiatan DPRD yang juga berisi

SOP dan Surat Edaran Sekretaris DPRD tentang Pemberitahuan jadwal

Kerja DPRD dalam rangka Optimalisasi fungsi Sekretariat DPRD terhadap

kinerja DPRD Kota Balikpapan;

Kondisi Saat Ini

"KEGIATAN RAPAT-RAPAT DAN KUNJUNGAN BERSIFAT

MENDADAK TANPA PERANCANAAN"

hal ini disebabkan :

1. Rencana Kerja Tahunan tidakberbasis Estimasi Waktu

2. Agenda Kerja DPRD yangtidak diPublikasi

3. Belum ada SOP suratmenyurat di Internal DPRD

Terobosan

Menyusun PerencanaanKinerja DPRD yang tertibberbasis waktu dan targetyang dapat diketahuimasyarakat melalui mediaelektronik

Kondisi Yang Diharapkan

"KEGIATAN YANG TERENCANA DAN MEMILIKI TARGET

KINERJA"

1. Kegiatan DPRD terutamaRapat-rapat dan KunjunganKerja yang terencana danberbasis outcome

2. terpublikasinya jadwal kerjakegiatan DPRD

3. Terlaksananya suratmenyurat yang tersandar alurdan waktunya

INOVASI

TERAJANA (Tertib Kerja Terencana)

1. Rapat Jadwal Kerja Terperinci bulanan sebagai Inovasi SDM

untuk memperbaiki Budaya Kerja ;

2. Buku Panduan tentang kegiatan DPRD yang juga berisi SOP, dan

Surat Edaran Sekretaris DPRD tentang Pemberitahuan jadwal

Kerja DPRD;

3. Publikasi Agenda Kerja kedalam website DPRD



c. Terlaksananya fasilitasi publikasi agenda kerja DPRD;

2. Tujuan Jangka Menengah (1-2 Tahun)

a. Penyusunan Anggaran dan Rencana kerja Sekretariat DPRD berbasis

Rencana Kerja DPRD yang tepat sasaran dan efektif efisien sebagai

fungsi Fasilitasi;

b. Terciptanya system pemberitahuan jadwal kerja On Line ;

c. Terciptanya system e-Letter bagi internal DPRD Kota Balikpapan;

3. Tujuan Jangka Panjang (2-3 Tahun)

Terbentuknya sistematika Rencana Kerja yang tertib dan terpola pada DPRD

Kota Balikpapan, guna peningkatan performa fungsi fasilitasi Sekretariat

DPRD terhadap Kinera DPRD Kota Balikpapan.

D. MANFAAT

Manfaat yang diharapkan dari aksi perubahan ini adalah :

1. Manfaat Internal

a. Terselenggaranya rapat-rapat dan agenda kerja yang terencana, tepat

sasaran, tepat waktu dan efektif ;

b. Terwujudnya pertanggungjawaban anggaran rapat-rapat dan kunjungan

yang akuntabel;

c. Tersusunnya Renja dan RKA Sekretariat DPRD selaku fasilitator kinerja

DPRD yang komprehensif efektif dan efisien.

2. Manfaat eksternal

a. Terselanggaranya rapat-rapat dengar pendapat Bagi Pemerintah Kota

Balikpapan, pihak Swasta, lembaga/organisasi daerah yang efektif, tepat

waktu dan tepat sasaran.

b. Berjalannya program kerja organisasi baik pemerintah maupun non

pemerintah yang terencana.



E. KETERKAITAN AKSI PERUBAHAN DENGAN ISU STRATEGIS LEMBAGA

Sebagai Fasilitator sebagaimana Visi Sekretariat DPRD Kota Balikpapan

”Meningkatkan Kualitas Dan Efektifitas Fasilitasi Tugas Dan Fungsi DPRD Kota

Balikpapan:, kinerja Sekretariat DPRD sangat bergantung pada kinerja lembaga

yang difasilitasi dalam hal ini DPRD Kota Balikpapan.

Jika lembaga yang difasilitasi menjalankan azas management organisasi

yang diawali dengan perencanaan yang baik, maka akan lebih mudah bagi

Sekretariat menyusun anggaran dan perencanaan fungsi fasilitasinya. Untuk itu

perlu dibangun budaya kerja di internal DPRD Kota Balikpapan yaitu dengan

menyusun perencanaan kinerja yang tertib sebagaimana perencanaan kinerja

organisasi pada umumnya.

F. PENTAHAPAN (MILESTONE) DAN OUTPUT UTAMA

Tahapan pencapaian target proyek perubahan TERAJANA DPRD KOTA

BALIKPAPAN adalah sebagai berikut :



Gambar Milestone TERAJANA DPRD KOTA BALIKPAPAN

Jangka Menengah 1-2 Tahun

60 Hari

Jangka Panjang

2-3 Tahun

Jangka

Pendek

60 Hari

1. Persiapan Pelaksanaan

2. Membentuk Tim Efektif

3. Merancang Buku Panduan Jadwal Kerja,

SOP Surat Menyurat, dan Surat Edaran

4. Pelaksanaan Rapat penyusunan Jadwal

Kerja terperinci bulanan dan SOP

5. Publikasi Agenda Masa Sidang dan

Kalender Kerja

Terbentuknya sistematka Rencana Kerja yang tertib dan terpola pada DPRD Kota Balikpapan, guna peningkatan performa

fungsi fasilitasi Sekretariat DPRD terhadap Kinera DPRD Kota Balikpapan

1. Mendorong Anggota DPRD untuk

menyusun Rencana Kerja DPRD 5 Tahunan

dan 1 Tahun;

2. Menyusun RKA Sekretariat DPRD

berdasarkan Rencana Kerja Tahunan DPRD;

3. Terciptanya system pemberitahuan jadwal

kerja On Line;

4. Terciptanya system E-Letter



TABEL PENTAHAPAN MILESTONE JANGKA PENDEK

DAN JADWAL KERJA AKSI PERUBAHAN

NO Tahapan Aktor Yang

Terlibat

Estimasi

Waktu

Output Evidence

1. Persiapan

Pelaksanaan

Paparan Singkat

terkait Aksi

Perubahan kepada

Sponsor

Reformer,

Mentor,

Sponsor,

Maret Minggu

III

Dukungan Aksi

Perubahan dari

Sponsor

Dokumentasi

Foto dan surat

dukungan

Paparan Singkat

terkait Aksi

Perubahan kepada

Pimpinan DPRD

Reformer,

Mentor,

Sponsor,

Pimpinan

DPRD

Maret Minggu

III

Dukungan Aksi

Perubahan dari

Pimpinan DPRD

(Stakeholder)

Dokumentasi

Foto dan surat

dukungan

2. Membentuk Tim

Efektif

Rapat Pembentukan

sekaligus

pemaparan singkat

tentang Aksi

Perubahan

Tim Efektif Maret Minggu

IV

Pengesahan Tim

Efektif dan

kesepahaman

tentang Tujuan

Aksi Perubahan

SK TIM, foto,

notulen

Pembagian tugas

Tim dan pola kerja

Tim

melaksanakan

tugas bidang

kerjanya

Uraian Tugas

Menyusun jadwal

kerja

Target kerja

berbasis waktu

Jadwal Kerja

Pengumpulan data Sebagai bahan

kerja

Data

Diskusi Konsep

dasar Jadwal kerja

Konsep dasar

jadwal kerja

DPRD

Draft awal

Kalender

bulanan, foto

3. Merancang

Buku Panduan

Jadwal Kerja

Bulanan, SOP,

dan Surat

edaran bersama

Pimpinan DPRD

Menyusun Konsep

Dasar Buku

Panduan dan

Jadwal Kerja

Bulanan

Reformer,

Mentor,

Sponsor dan

Pimpinan

DPRD

Maret Minggu

IV dan April

Minggu IV

Persamaan

persepsi prioritas

kegiatan bulanan

Konsep Buku

Panduan

Jadwal kerja

Memaparkan

Konsep Jadwal

Kerja Bulanan

Kepada Pimpinan

DPRD, dan

menghimpun

masukan-masukan

Konsep jadwal

Kerja yang

telah mendapat

masukan dari

Pimpinan, foto



4. Pelaksanaan

Rapat

penyusunan

Jadwal Kerja

terperinci

bulanan DPRD

dan Sekretariat

DPRD

Memaparkan

secara Singkat Aksi

Perubahan kepada

seluruh Anggota

DPRD

Tim Efektif,

Sekretariat

DPRD, Alat

Kelengkapan

DPRD

Maret Minggu

ke IV dan Mei

Minggu I

Terselenggaranya

Rapat

penyusunan

Jadwal Kerja

Bulanan, yang

terara

Bahan

Paparan, Aksi

Perubahan,

Foto, Absen,

Undangan

Memaparkan

Rancangan Jadwal

Kerja Terperinci

Bulanan

Bahan Draft

Jadwal Kerja

Bulanan, Foto,

Absen

Menghimpun

masukan-masukan

dari seluruh Alat

Kelengkapan

Dewan

Dokumen

Jadwal Kerja

terkoreksi

Pengesahan

Kalender kerja

bulanan DPRD

Kalender kerja

Bulanan DPRD

Rapat Penyusunan

Rancangan Buku

Panduan dan SOP

Tim Efektif,

Sekretariat

DPRD

April Minggu I Tersusunnya

rancangan SOP

Draft SOP,

foto, absen

Pemaparan

Rancangan Buku

Panduan dan SOP

Kepada Seluruh

Anggota DPRD

Tim Efektif,

Sekretariat

DPRD, Alat

Kelengkapan

DPRD

April Minggu II Tersampaikannya

Panduan dan SOP

Administrasi surat

menyurat di

internal DPRD

Foto, dokumen

bahan

paparan,

absen,

undangan

Perbaikan

Rancangan Buku

panduan dan SOP

Tim Efektif April Minggu II Tersusunnya Buku

Panduan yg berisi

SOP yang telah

diperbaiki

Draft Buku

Panduan yang

berisi SOP

Pengesahan Buku

Panduan dan SOP

administrasi surat

menyurat pada

Lembaga DPRD

Tim Efektif,

Pimpinan

DPRD

April Minggu

III

Terbentuknya

Buku Panduan,

SOP, dan Surat

Edaran

Buku Panduan

yang berisi

SOP, serta

terbitnya SE

sekwan

5. Publikasi

Agenda Masa

Sidang

Berkoordinasi

dengan Subag

Humas

Tim Efektif

Tim Efektif

Mei Minggu II Mekanisme

publikasi

Foto, catatan

hasil koordinasi

Mempublikasi

Agenda mas sidang

dan Kalender kerja

DPRD kedalam

website DPRD Kota

Balikpapan

Agenda Kerja yang

terpublikasi pada

Website DPRD

Kota Balikpapan,

dan dapat

diketahui oleh

masyarakat

Website DPRD

Kota

Balikpapan



PENTAHAPAN MILESTONE JANGKA MENENGAH

NO Tahapan Estimasi Waktu

1. Mendorong Anggota DPRD untuk membentuk Panitia Khusus Penyusunan

Rencana Kerja DPRD 5 Tahunan dan 1 Tahun

Tahun 2021

2. Menyusun RKA Sekretariat DPRD berdasarkan Rencana Kerja Tahunan

DPRD

Tahun 2021

3. Terciptanya system pemberitahuan jadwal kerja On Line Tahun 2021

4. Terciptanya system e-letter Tahun 2021

PENTAHAPAN MILESTONE JANGKA MENENGAH

NO Tahapan Estimasi Waktu

1. Terbentuknya sistematka Rencana Kerja yang tertib dan terpola pada

DPRD Kota Balikpapan, guna peningkatan performa fungsi fasilitasi

Sekretariat DPRD terhadap Kinera DPRD Kota Balikpapan

Tahun 2023

G. TATA KELOLA AKSI PERUBAHAN

Struktur Tim Efektif:

Gambar

Tata Kelola Aksi Perubahan

Sponsor

Sekretaris DPRD

Mentor

Kepala Bagian Persidangan Risalah dan Perundang-Undangan

Reformer

Kasubag. Persidangan dan Risalah

Kelompok Kerja Administrasi Kelompok Kerja Teknis

COACH

M. Harry Rahmadi, S.Pi.,M.M



Uraian Tugas Tim Efektif :

1. Sekretaris DPRD selaku Sponsor

a. memberikan arahan kebijakan tujuan organisasi;

b. Mengawasi seluruh proses pelaksanaan aksi perubahan;

c. Memberi dukungan kepada Reformer termasuk dalam hal kebijakan

ketersediaan anggaran.

2. Kepala Bagian Persidangan Risalah dan Perundang-undangan sebagai

Mentor dan Atasan Langsung :

a. membimbing dan mengarahkan Reformer;

b. memberikan kritik, saran masukan agar rencana aksi perubahan tetap

focus pada tugas fungsi Reformer serta isu strategis lembaga;

c. Membantu memberikan sumber daya untuk mendukung terlaksananya

aksi perubahan;

d. Membantu pemecahan masalah jika terjadi kendala sesuai kewenangnya

untuk pencapaian hasil aksi perubahan.

3. Coach Muhamad Harry Rahmadi, S.Pi., M.M:

a. Memberikan bimbingan teknis penyusunan aksi perubahan yang akan

dilakukan oleh Reformer terkait sistematika penulisan, tata cara

menganalisa dan mengelola stakeholder yang terlibat dalam tim efektif

untuk menyelesaikan permasalahan pada area perubahan;

b. Membantu mengevaluasi progress penyusuna aksi perubahan agar tetap

konsisten dan sesuai dengan alur yang diharapkan dalam menyelesaikan

permasalahan dengan kreatif dan inovatif;

4. Kasubag Persidangan dan Risalah Reformer:

a. Menyusun rencana Aksi Perubahan yang akan dilaksanakan;

b. Menyusun dan bersinergi bersama Tim Efektif agar terlibat dalam proyek

perubahan;

c. Menyiapkan, menyusun, mengatur dan mengelola seluruh kegiatan

proyek perubahan;

d. menyusun laporan progress pelaksanaan aksi perubahan dan

mempresentasikannya;



5. Kelompok Kerja Administrasi:

a. Mensupport Reformer dalam hal mengumpulkan data-data yang

diperlukan dan mengolahnya sebagai bahan perumusan dan pelaporan

Rencana Aksi;

b. Membantu Reformer untuk menyampaikan informasi dan berkoordinasi

teknis kepada Anggota DPRD;

c. Membantu penyelenggaraan kegiatan DPRD terutama Sidang Paripurna

dan Rapat-rapat termasuk menyiapkan surat-menyurat bersifat umum;

d. Membantu penyusunan SOP surat-menyurat bagi anggota DPRD.

6. Kelompok Kerja Teknis:

a. Membantu Reformer merancang Aplikasi e-letter;

b. membantu kebutuhan Reformer dalam penyediaan perlengkapan dan

peralatan serta;

c. mensupport Reformer untuk melakukan dokumentasi Foto, Video serta

dokumentasi lain yang diperlukan;

d. Membantu Reformer mempublikasi output dari aksi perubahan kedalam

media on line (website DPRD Kota Balikpapan).

H. IDENTIKASI STAKEHOLDER DAN STRATEGI KOMUNIKASI

Stakeholder merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas atau

masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara partial yang memiliki

hubungan serta kepentingan terhadap inovasi/aksi perubahan yang dilaksanakan

oleh reformer. Stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini dibagi

menjadi 2 kelompok yakni stakeholders Internal dan Eksternal yaitu :

1. Stakeholders Internal :

Anggota DPRD Kota Balikpapan;

Sekretaris DPRD Kota Balikpapan;

Kabag. Persidangan, Risalah dan Perundang-undangan;

Kasubag Persidangan dan Risalah;

Kasubag Perundang-undangan

Kasubag Dokumentasi



Seluruh staf Bagian Persidangan, Risalah dan perundang-undangan dan

Sekretaris Alat Kelengkapan Dewan (AKD);

2. Stakeholder Eksternal :

Pemerintah Kota (Walikota, Sekretaris Daerah, Assisten dan seluruh

Kepala Organisasi Perangkat Daerah beserta seluruh Pejabat Struktural);

Kepala Organisasi Vertikal (termasuk Forkopimda, Kepala BPN dan lain-

lain);

Pihak Swasta, BUMN (Manager Pertamina RU V, Pimpro RDPM, GM

Angkasa Pura I Balikpapan), Pengusaha (Developer, Manager

perusahaan dsb), Kepala perbankan dan lain-lain;

Masyarakat, LSM, Organisasi Masyarakat dan Waratawan.

Kuadran Stakeholder

DEFENDERS

(Pengaruh Rendah Minat Tinggi)

1. Masyarakat,

2. Ormas,

3. LSM,

4. Wartawan

APATHETIC

(Pengaruh Rendah Minat Rendah)

1. Pihak Swasta,

2. Kepala BUMN (Manager

Pertamina, GM Angkasa Pura,

Pimpro RDMP),

3. Pengusaha (Developer)

Perbankan dl

PROMOTERS

(Pengaruh Tinggi minat tinggi)

1. Sekretaris DPRD

2. Kabag. Persidangan,

3. Kasubag Persidangan,

4. Kasubag Perundang-

undangan

5. Anggota DPRD,

6. Pemerintah Kota

Balikpapan beserta seluruh

OPD (Wali Kota, Wakil Wali

Kota, Sekretaris Daerah,

Assisten, Seluruh Kepala

OPD dan Seluruh Pejabat

Struktural

LATENTS

(Pengaruh Tinggi Minat

Rendah)

Lembaga Vertikal seperti:

1. Kepala BPN,

2. Kepala Pengadilan Tinggi,

3. Danlanal,

4. Dandim,

5. Danlanud,

6. Kapolres,

7. Ka. Kejaksaan,

8. Kepala Depag

9. Kepala Imigras,

10. dll



Dari analisis pengelompokan stakeholders diatas diketahui ada 4 (empat)

kelompok stakeholders yang akan mempengaruhi pelaksanaan aksi perubahan

ini, yaitu :

1. Kelompok Promoters, yaitu stakeholders yang memiliki pengaruh dan minat

tinggi terhadap keberhasilan aksi perubahan Terajana DPRD Kota

Balikpapan. Yang masuk dalam kategori ini adalah Anggota DPRD Kota

Balikpapan, Sekretaris DPRD Kota Balikpapan, Kabag. Persidangan, Risalah

dan Perundang-undangan, Kasubag Persidangan dan Risalah, Kasubag

Perundang-undangan, Kasubag Dokumentasi, Seluruh staf Bagian

Persidangan, Risalah dan perundang-undangan dan Sekretaris Alat

Kelengkapan Dewan (AKD), Pemerintah Kota (Walikota, Sekretaris Daerah,

Assisten dan seluruh Kepala Organisasi Perangkat Daerah beserta seluruh

Pejabat Struktural).

2. Kelompok Latens, yaitu kelompok stakeholders yang memiliki pengaruh

besar namun memiliki minat rendah terhadap keberhasilan aksi perubahan

Terajana DPRD Kota Balikpapan. Yang masuk dalam kategori kelompok ini

adalah Lembaga Vertikal seperti Kepala BPN, Kepala Pengadilan Tinggi,

Danlanal, Dandim, Danlanud, Kapolres, Ka. Kejaksaan, Kepala Depag, dan

lain lain.

3. Kelompok Defenders, yaitu kelompok stakeholders yang memiliki pengaruh

kecil namun memiliki minat tinggi terhadap aksi perubahan Terajana DPRD

Kota Balikpapan. Masyarakat, LSM, Organisasi Masyarakat dan Waratawan.

4. Kelompok Apathetics, yaitu kelompok stakeholders yang memiliki minat kecil

dan pengaruh kecil terhadap keberhasilan aksi perubahan Terajana DPRD

Kota Balikpapan. Yang masuk dalam kelompok ini adalah Setda Kota

Palangka Raya, Pihak Swasta, BUMN (Manager Pertamina RU V, Pimpro

RDPM, GM Angkasa Pura I Balikpapan), Pengusaha (Developer, Manager

Perusahaan dsb), Kepala perbankan dan lain-lain.

Setelah diketahuinya kelompok-kelompok stakeholders diatas, maka diperlukan

strategi khusus untuk masing-masing kelompok stakeholders agar aksi perubahan

dapat berhasil. Berikut adalah strategi yang akan digunakan bagi masing-masing

kelompok :



No Stakeholder Strategi Komunikasi

1. Promoters - Koordinasi berjenjang melalui Kabag dan Sekwan

kepada Ketua/Pimpinan DPRD (agar

Ketua/Pimpinan DPRD dapat membantu

menginfluence kepada seluruh anggota DPRD)

- Koordinasi arah kebijakan Agenda Tahunan DPRD

kepada Pimpinan DPRD;

- Pemaparan/Sosialisasi Peraturan, tujuan dan

manfaat perancaan kegiatan kepada Seluruh

Anggota DPRD

- Memberikan contoh agenda kerja DPRD lain yang

lebih tertib;

- Rapat Koordinasi penjadwalan agenda kerja

tahunan kota dengan Kepala-Kepala OPD

- Penyebaran Informasi melalui grup WA

2. Latents - Penyebaran informasi melalui media WhatsApp

- Koordinasi jadwal kegiatan melalui Staf Sekretaris

Pribadi dan Assistennya (Ajudan).

3. Defenders - Sosialisasi langsung

- Sosialisasi melalui media social

- Sosialsasi melalui surat kepada tiap-tiap kelompok

masyarakat dan LSM

- Jumpa pers

4. Apathetic - Koordinasi melalui surat elektornik

(email/whatsapp)

- Sosialiasasi menggunakan media on lina (website

DPRD kota Balikpapan)

I. ESTIMASI ANGGARAN

Untuk melaksanakan Aksi Perubahan ini, Reformer menghitung estimasi anggaran

yang diperlukan antara lain :

No Kegiatan Biaya Keterangan

1. Makan Minum Rapat 2.025.000 Sudah ada dalam DPA

2. ATK dan Dokumentasi 250.000 Sudah ada dalam DPA



J. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH SERTA STRATEGI

MENGATASI KENDALA/MASALAH.

Rancangan Aksi Perubahan ini memiliki beberapa kendala yang berpotensi

menjadi permasalahan dalam pelaksanaan aksi perubahan, permasalahan

tersebut dapat menghambat keberhasilan dalam mencapai tujuan aksi perubahan

yaitu sebagai berikut :

No Potensi Masalah Strategi Mengatasi

1. Munculnya Penolakan dari

anggota DPRD Kota Balikpapan

Melakukan sosialisasi kesepahaman

tentang pentingnya perencanaan

dan dampak ada atau tidaknya

perencanaan kinerja Kepada

Pimpinan DPRD, agar dapat

mengatur anggota DPRD dalam

konteks kelembagaan.

2. Keterbatasan Anggaran untuk

pengadaan aplikasi

Berkerjasama dengan Diskominfo

atau diusulkan pada APBD

Perubahan

3. Keterbatasan jumlah SDM Koordinasi aktif dengan Tim efektif

serta pembagian tugas dengan azas

kerjasama dan multitasking



BAB II

IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

A. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

1. Capaian Hasil Perubahan (perbaikan pelayanan sesuai

tahapan/milestone)

Pada tanggal 18 Maret 2020, sesuai jadwal milestone, reformer

bersama mentor dan Sponsor melakukan rapat untuk pembentukan Tim

Efektif yang kemudian dituangkan dalam Surat Keputusan Sekretaris DPRD

Kota Balikpapan tentang Tim Efektif Tertib Kerja Terencana DPRD Kota

Balikpapan.

Pada minggu pertama implementasi Rancangan Aksi Perubahan,

bertepatan dengan terjadinya wabah Corona Disease (Covid-19) di Kota

Balikpapan, sehingga Pemerintah Kota Balikpapan termasuk DPRD di

dalamnya secara massive bersama-sama merumusakan kebijakan kota mulai

dari anggaran, pengamanan, pola kerja dan kebijakan insidental dan darurat

lainnya untuk penanganan Covid-19. Kondisi ini sangat berimplikasi pada

Rencana Aksi Perubahan Reformer yaitu kondisi diluar rencana yang

merubah secara subtansi Aksi Perubahan reformer tentang Tertib Kerja

Terencana DPRD. Namun Reformer berkoordinasi dengan Mentor untuk tetap

melaksanakan tahapan kegiatan milestone jangka pendek yang dapat

dilakukan dengan tetap beradaptasi pada pola kerja dan kebijakan umum

Pemerintah Kota terkait dengan pandemic Covid-19.

Adanya perubahan ini, juga sejalan dengan persetujuan Anggota

DPRD dalam Rapat Gabungan 18 Maret 2020 sekaligus membahas agenda

reses dan tata cara kerja reses dimasa Sidang I.



Dengan perubahan tersebut, reformer mencoba melakukan perubahan

pada milestone jangka pendek yaitu :

No Kegiatan Milstone

Jangka Pendek

Perubahan

1. Persiapan Pelaksanaan Tetap dilaksanakan

2. Membentuk Tim Efektif Tetap dilaksanakan

3. Merancang Buku Panduan Jadwal kerja Menjadi milestone jangka

menengah

4. SOP Surat Menyurat Tetap dilaksanakan

5. Surat Edaran Sekretaris DPRD tentang

Pemberitahuan jadwal kerja

Tetap dilaksanakan

6. Pelaksanaan Rapat Penyusunan jadwal

kerja DPRD terperinci bulanan

Menjadi milestone jangka

menengah dan di ganti dengan

pola kerja Jarak Jauh untuk

Reses dan rapat Paripurna

7. Publikasi Agenda masa Sidang dan

Kalender Kerja

Menjadi milestone jangka

menengah

Selain perubahan pada milestone jangka pendek, terdapat tahapan

kegiatan jangka menengah yang ditarik perencanaannya pada jangka

pendek, yaitu surat menyurat menyurat elektronik bagi internal DPRD (e-

letter).

1. Tim Efektif yang mendukung kerja reformer seluruhnya terdiri dari Bagian

Persidangan, Risalah dan Perundang-undangan, dengan

mempertimbangkan tugas dalam tim efektif termasuk didalamnya seksi

dokumentasi telah menjadi bagian dari struktur Bagian Persidangan dan

Risalah.



2. SOP Surat Menyurat internal DPRD

SOP surat menyurat untuk usulan/permohonan kegiatn utama DPRD yaitu

rapat dan kunjungan kerja belum pernah di bentuk. Mengingat SOP adalah

panduan kerja teknis, maka reformer menyusun tahapan kerja ini sebagai

langkah awal dimana SOP ini lah yang juga akan menjadi dasar e-letter/

surat menyurat elektronik di interna DPRD Kota Balikpapan.



3. Surat Edaran Sekretaris DPRD tentang Pemberitahuan Jadwal Kegiatan

Surat Edaran dimaksud berisi pemberitahuan kepada seluruh anggota

DPRD perihal tata cara mekanisme bagi Sekretariat untuk

memberitahukan jadwal kerja DPRD, sebagai pengingat dan juga

menghindari tumpeng tindihnya kegiatan. Baik surat Edaran dan SOP

surat menyurat usulan kegiatan DPRD akan dijadikan satu dengan

Rencana Kerja tahunan dalam buku saku DPRD sebagai acuan kerja.

Surat Edaran dimaksud juga akan menjadi bibit pengembangan online

notification yang akan dilaksanakan pada tahapan jangka menengah.



4. Pola Kerja jarak jauh DPRD dan Sekretariat DPRD untuk reses dan Rapat

Paripurna.

Dengan mewabahnya Virus Corona 19, berdampak pada pola kerja

pemerintahan termasuk DPRD. Namun dengan amanah Undang-

Undangan dan peraturan terkaitnya lain, beberapa kegiatan tidak dapat di

pasif kan sementara dan harus tetap dilaksanan yaitu rapat Paripurna dan

juga reses. Untuk itu reformer memberikan usulan secara berjenjang

kepada mentor hingga kepada Ketua DPRD, untuk disusun pola kerja

dengan menyesuaikan kondisi yang ada yaitu pertemuan online jarak jauh.

Kondisi menjadi tantangan tersendiri, mengingat belum pernah dilakukan

metode kerja yaitu rapat ataupun pertemuan lainya dengan system daring

dilingkungan DPRD Kota Balikpapan, sehingga reformer perlu melakukan

seperti pelatihan singkat dan percobaan rapat dengan cara daring melalui

video conference.

Metode ini berhasil dilakukan pada saat Paripurna penjelasan Wali Kota

Balikpapan tentang Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Wali Kota

Tahun 2019.



5. Perencanaan e-letter DPRD

e-letter dimaksud adalah miniature dari e-office yang telah diterapkan

pemerintah kota Balikpapan. Hal ini dipandang sangat perlu mengingat,

salah satu penyebab dari tidak tertibnya jadwal kerja di DPRD adalah

system surat menyurat di internal DPRD yang potensial terkendala jarak

dan waktu antara Ketua Alat Kelengkapan Dewan dengan Ketua DPRD.

Selain itu kelemahan dari surat menyurat manual adalah potensial hilang

dan tidak terlacak posisinya pada saat koreksi/paraf berjenjang. Untuk itu

reformer telah berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait terutama Bagian

Organisasi dan Tatalaksana selaku leading sector e-office dan Diskominfo

selaku organisasi teknis yang bertanggungjawab dalam teknis pengaturan

aplikasi.



2. Manfaat Hasil Perubahan (Manfaat yang dirasakan stakeholder)

Secara umum tidak semua manfaat dapat dirasakan langsung oleh stakeholder

latents, apathetics dan defenders dikarenakan berkurangnya kegiatan secara

massive pada saat terjadi Covid-19 di Balikpapan. Namun secara teknis

pelaksanaan pekerjaan bagi stakeholder promoters terutama kegiatan rapat

yang mengoptimalkan penggunaan informasi teknologi berupa daring/online,

tahapan milestone berupa pemberitahuan jadual kerja dan pola kerja jarak jauh

bagi DPRD dan Sekretariat DPRD dapat berimplikasi positif. Hal ini dapat

dilihat dari kegiatan terutama reses dan rapat paripurna penyampaian

penjelasan Wali Kota Balikpapan tentang Laporan Keterangan

Pertanggungjawaban Wali Kota Balikpapan Tahun 2019 yang tepat waktu serta

jadwal reses dengan metode daring yang tetap dapat terlaksana dan tepat

waktu.



B. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

1. Membangun Integritas

Menjadi tantangan tersendiri bagi reformer pada saat melaksankan aksi

perubahan disebabkan adanya pandemic Corona (Covid-19). Hal ini merubah

seluruh agenda besar DPRD Kota Balikpapan bahkan merubah Rencana Kerja

DPRD Tahun 2020. Mengingat tugas utama sekretariat DPRD adalah

memfasilitasi Kinerja DPRD, sehingga secara otomatis seluruh kebijakan kerja

DPRD merubah pola kerja secretariat DPRD dalam menjalankan tugasnya,

terutama bagi reformer untuk melaksanakan aksi perubahannya.

Pada tanggal 18 Maret hingga Mei 2020 kegiatan utama DPRD terfokus pada:

- refocusing anggaran percepatan penangangan Covid-19 Balikpapan;

- Pembentukan Pansus LKPJ Wali Kota Balikpapan

- Pansus Anggaran Covid-19

- Satgas pengawasan penanganan Covid-19

Untuk itu kegiatan rutin DPRD yaitu fungsi pengawasan melalui Alat

Kelengkapan Dewan (AKD) komisi untuk sementara bergerak pasif. Dari

kondisi ini Reformer menjalankan kegiatan utama selaku Kasubag

Persidangan dan Risalah agar kegiatan diatas diluar agenda kerja DPRD

harus dapat dilaksanakan sembari melaksanakan Aksi Perubahan.

Menyikapi hal tersebut langkah utama reformer adalah menguatkan motivasi

tim efektif sekaligus melatih Tim Efektif untuk dapat bekerja meskipun jarak

jauh. Hal ini sangat penting dilakukan oleh reformer karena Tim Efektif yang

akan turut terjun langsung membantu melatih anggota DPRD berjumlah 45

oramng agar tetap dapat melaksanan kegiatan kerja DPRD yang akan

dilaksanakan dari rumah.



Reformer melakukan perpindahan tugas kepada beberapa Tim Efektif agar

sesama Tim Efektif dapat saling berkerjasama dan memberikan ilmu/keahlian

kelebihan masing-masing, agar dapat dipelajari oleh tim Efektif lainnya.

Selain itu reformer juga secara aktif berkoordinasi dengan Mentor, Sponsor dan

Ketua DPRD sebagai pengambil kebijakan utama untuk turut membantu

terlaksananya Aksi perubahan yang dapat dilakukan dalam masa Covid-19,

diantaranya menyusun konspe Pola Kerja salam masa WFH (Work From

Home) bagi kegiatan Rapat Paripurna dan reses.

2. Mengelola Tim Kerja

Dengan di pasifnya sementara kegiatan kerja DPRD diluar kegiatan yang

terkait dengan percepatan penangangan Covid-19, maka Reformer focus pada

pelaksanaan tahapan milestone yang dapat dikerjan pada stakeholder

promoters yaitu Sekretariat DPRD, DPRD itu sendiri dan Pemerintah Kota.

Untuk mempermudah capaian aksi perubahan Reforme menjalin komunikasi

aktif dengan Ketua DPRD dan sponsor yaitu Sekretaris DPRD, sementara dari

pihak Pemerintah, dukungan yang di harapkan secara kebijakan tentu saja

melalui Wali Kota Balikpapan, dan secara teknis melalui Bappeda Litbang yang

termasuk dalam TAPD serta Gugus Tugas percepatan penanganan Covid-19

Balikpapan yang sering kali menjadi mitra kerja DPRD.

Untuk stakeholder lainnya, dikarenakan kegiatan DPRD yang utama yaitu rapat

dan kunjungan kerja di pasifkan sementara, maka dampak atas implementasi

aksi perubahan pada stakeholder lainnya tidak dapat diukur manfaar dan

penerapan strategi komunikasinya.

3. Membangun Budaya Pelayanan

Sebagai kepala sub bagian persidangan dan risalah yang memiliki tugas dan

fungsi memfasilitasi agenda kerja DPRD dan juga isu strategis kelembagaan

tentang sebagai fasilitator kinerja DPRD, menuntut reformer untuk

meningkatkan performa pelayanan.



Pelayanan yang prima dapat terwujud jika prinsip organisasi diawali dengan

perencanaan kinerja yang baik. Hal tersebut yang mendorong reformer

menyusun Aksi Perubahan Tertib Kerja Terencana, yang bertujuan untuk

merubah kebiasaan atau budaya kerja baik di lingkungan DPRD maupun

Sekretariat DPRD dengan berdasarkan perencanaan kinerja yang baik, yaitu

memiliki target berupa target capaian berbasis outcome maupun waktu.

Adapun tahapan kegiatan dalam milestone jangka pendek yang telah

terlaksana, dapat terimplemtasi dalam wujud rapat jadwal kerja terperinci

bulanan dengan output kalender kerja yang dapat direalisasikan setelah masa

Covid-19 berakhir.

Dalam tahapan jangka pendek ini, kinerja DPRD berupa rapat-rapat yang

difasilitasi oleh Sekretariat DPRD sepatutnya dapat tetap dilaksanakan dengan

metode daring jarak jauh. Hal ini telah dibuktikan dengan terselanggaranya

Rapat Paripurna dengan skala besar. Dengan telah diterbentuknya SOP surat

menyurat di internal DPRD serta pola kerja daring yang mampu untuk

diselenggarakan oleh sekretariat DPRD, diharapkan dapat mendorong

Anggota DPRD untuk dapat tetap melaksanakan tugas fungsinya

menyampaikan aspirasi masyarakat dimasa Covid-19 dengan tetap menjaga

physical distancing.

C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

Terdapat dua kegiatan dalam tahapan jangka pendek yang belum terlaksana, yaitu

rapat jadwal kerja terperinci bulanan dan publikasi kalender kerja. Hal ini tentunya

akan menjadi pekerjaan rumah yang akan dilaksanakan pada jangka menengah

setelah Covid-19 berakhir. Sementara itu untuk tahapan milestone jangka pendek

yang telah dirintis sampai dengan tahapan pembahasan dengan Dinas teknis

terkait, tetap ditindaklanjuti dengan mempertimbangkan implementasi

pelaksanaanya di masa Covid-19 ini.



Sementara itu keberlanjutan pada milestone jangka pendek, menengah dan

panjang telah mendapatkan dukungan baik dari mentor, sponsor maupun

stakeholder promoters. Dengan Tertib Kerja Terencana stakeholder

mengharapkan kegiatan yang lebih terkendali dan tertib serta dapat

mengefektifiaskan jarak dan waktu.



BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Beberapa tahapan jangka pendek dapat terlaksana, namun kegiatan utama

yaitu Rapat kerja terperinci bulanan yang akan melahirkan output kalender

kerja yang akan dipublikasi belum dapat dilaksanakan mengingat kondisi

penyebaran Covid-19 di Kota Balikpapan yang mempengaruhi budaya kera

DPRD dan Sekretariat DPRD.

2. Tujuan jangka pendek lainnya yaitu terbentuknya SOP dan juga Surat

Edaran Sekretaris DPRD telah diwujudkan ditambah dengan tahapan

jangka menengah yang telah mulai dilaksanakan pada milestone jangka

pendek yaitu system e-letter.

3. Secara umum tujuan dari Aksi Perubahan reformer adalan merubah

budaya kerja baik DPRD maupun Sekretariat DPRD agar lebih tertib sesuai

dengan perencanaan yang baik. Namun dengan adanya kendala Covid-19,

langkah akhir implementasi jangka pendek belum dapat dilaksanakan

untuk menguji apakah SOP dan Surat Edaran Sekretaris DPRD dapat

bekerja dengan baik.

B. Saran

1. Digitalisasi administrasi dan pola kerja perlu di budayakan seiring dengan

kemajuan teknologi. Untuk itu seluruh stakeholder harus terus belajar dan

beradaptasi dengan aplikasi dan teknologi terutama yang berbasis

daring/online untuk mensupport kinerja yang lebih baik. Hal ini dapat

dilakukan dengan simulasi pelatihan penggunaan surat menyurat

elektronik sekretariat DPRD oleh, ketua-ketua Alat Kelengkapan Dewan

kepada Ketua DPRD;



2. Keberlanjutan finalisasi atas tahapan milestone jangka pendek yaitu rapat

kerja bulanan yang terperinci sejatinya tetap dapat dilaksanakan dengan

mempertimbangkan penggunaan metode video conference, mengingat

waktu penyebaran Covid-19 belum diketahui kapan berhentinya. Untuk itu

reformer akan melakukan koordinasi dengan mentor dan sponsor bersama

Pimpinan DPRD, untuk mempertimbangkan pola kerja harian rapat dengar

pendapat/umum menggunakan video conference.

3. Rencana kerja Tahunan DPRD kedepannya yaitu yang paling dekat Tahun

2021, sebaiknya sudah memuat target yang ingin di capai dengana berbasis

waktu pencapaian dan berdaya guna (outcome). Hal ini kiranya dapat

dimasukan kedalam agenda masa sidang III, dengan didahului rapat kerja

tahunan bersama stakeholder lainnya untuk merumuskan target yang ingin

dicapai ditahun 2021.

4. Perencanaan Kerja atau Renja Tahunan yang telah disusun dan

diparipurnakan, harus dijadikan pedoman bagi Sekretariat DPRD dalam

menyusun kebutuhan anggaran dan dikolaborasikan dengan Rencana

Kerja Tahunan Sekretariat DPRD sebagaimana amanah Peraturan

Pemerintah.

5. Pola kerja DPRD yang telah dibentuk selama masa covid-19 yaitu

pertemuan melalui video conference kiranya dapat juga digunakan dimasa-

masa normal kedepannya mempertimbangkan kondisi yang ada untuk

azas efisiensi jarak dan waktu.



L A M P I R A N

terajana - pustakamaya.lan.go.id

Documents