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Herausgeber: Fachverlag des Deutschen Bestattungsgewerbes GmbH und office on GmbH (kurz: Fachverlag/office on)

Copyright © 2002-2012 by Fachverlag/office on: Alle Rechte vorbehalten, insbesondere das Recht der Reproduktion, der Vervielfältigung auf fotomechanischem oder anderen Wegen, der Speicherung auf elektronischen Medien, der Übersetzung und des Vortrags.

Die wiedergegebenen Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. können auch ohne besondere Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Bestimmungen unterliegen.

Stand September 2012

Inhalt

…die Zukunft gehört moderner Software 3

Erfassung von Sterbefällen, Vorsorgeverträgen und Anfragen 4

Formulare nach Ihren Bedürfnissen 6

Und das Markenzeichen ist auch schon drin… 7

Auswertungsmodul für Kundenfragebögen… 7

Ihre Termine fest im Griff 8

Die Basis Ihrer Verkäufe: Ihr Artikelstamm 9

Ersteinrichtung… 10

…oder Datenübernahme 10

Kostenvoranschläge und Rechnungen–individuell und aussagekräftig 11

Wo ist das Geld aus unserer Kasse? 12

Dokumente mit Ihrer persönlichen Note 13

Dokumentenmanagement leicht gemacht 14

Formulare stets aktuell – der Funeral Office Formularserver 14

NEU: Voll integrierter Trauerdruck mit Microsoft Word 15

Weitergabe der Drucksachen 16

Keine zusätzlichen Kosten 16

High-End Trauerdruck in Farbe und ohne Größenbeschränkung mit Corel Draw 17

Marketing einfach gemacht – Serienbriefe schnell und professionell 18

Auswertungen: Ihr Weg zum Erfolg 19

Pivotauswertungen 19

Finanzbuchhaltung 20

Rechteverwaltung der Mitarbeiter 21

Die Einführung von Funeral Office in Ihrem Betrieb – von Anfang an geplant und sofort einsatzbereit 22

Mit Funeral Office werden Sie nicht allein gelassen – der Service- und Supportvertrag 22

Referenzen 23

Kontakt 23

Benötigte Hard- und Softwareausstattung 24

Einzelplatzausstattung oder kleines Netzwerk ohne eigenen Server 24

Netzwerk mit eigenem Server 24

Raum für Ihre Notizen 25

Funeral Office Funeral Office Funeral Office Funeral Office ———— einfach, innovativ, zukunftsorientierteinfach, innovativ, zukunftsorientierteinfach, innovativ, zukunftsorientierteinfach, innovativ, zukunftsorientiert

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…die Zukunft gehört moderner Software

Bereits im Jahr 2001 erkannte der Fachverlag des deutschen Bestattungsgewerbes, dass ein Programm für die Verwaltung der Geschäftsvorfälle eines Bestattungsinstitutes nicht nur von Anbietern auf dem freien Markt sondern auch vom Fachverlag als berufsständischer Organisation angeboten werden sollte.

Die Vorteile eines solchen Angebotes liegen klar auf der Hand: Der Fachverlag und der Bundesverband sind seit langem als verlässliche Partner mit kontinuierlichem Geschäftsverhalten bekannt.

Bei einer so wichtigen Entscheidung wie der Einführung einer Verwaltungs- und Steuerungssoftware in Ihrem Betrieb sollten dies wichtige Kriterien sein.

Der Fachverlag kooperiert im Rahmen von Funeral Office mit der Firma office on aus Erlangen, einem langjährigen Partner, der bereits eine Vielzahl der internen Softwarewerkzeuge des Verbandes, des Kuratoriums und des Fachverlages entwickelt hat. office on betreut die Entwicklung von Funeral Office ausgehend von der Idee über die Konzeption bis hin zur Markteinführung im Jahre 2003. Stets wurde enger Kontakt zu einer ganzen Reihe Ihrer Bestatterkollegen im gesamten Bundesgebiet gehalten, um eine praxistaugliche Software von Bestattern für Bestatter zu erstellen.

Funeral Office setzt folgende Grundgedanken konsequent um:

• Funeral Office wächst mit Ihnen: Funeral Office ist für Einzelbestatter ebenso geeignet wie für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen.

• Funeral Office ist einfach zu bedienen: Die konsequente Einhaltung von Windows-Standards und die Anlehnung an Microsoft Office führt zu einer sehr kurzen Einarbeitungszeit. Sie finden sich auch im Programm zurecht, wenn Sie es nur sporadisch einsetzen.

• Funeral Office zeigt das Gesicht Ihres Unternehmens: Durch die Ausgabe von Formularen und Dokumenten wie Rechnungen und Kostenvoranschlägen über Microsoft Word ist die Anpassung der zu erzeugenden Dokumente sehr einfach. Auch nach der Erstellung können Sie einen persönlichen Kommentar einfügen.

• Funeral Office passt sich an Ihre Anforderungen an, nicht Sie an die Software: Sie können die Vorlagen für Dokumente und Formulare direkt mit Hilfe von Microsoft Word erstellen oder bearbeiten. Microsoft Word ist vollständig in Funeral Office integriert.

• Funeral Office ist kommunikativ: Die Im- und Export-Schnittstellen zu Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, zu den DATEV Buchhaltungsprogrammen oder anderen Bestatterprogrammen ermöglichen eine nahtlose Integration in Ihre bestehende Umgebung.

• NEU! Vollintegrierter Trauerdruck über Microsoft Word. GrafikenNEU! Vollintegrierter Trauerdruck über Microsoft Word. GrafikenNEU! Vollintegrierter Trauerdruck über Microsoft Word. GrafikenNEU! Vollintegrierter Trauerdruck über Microsoft Word. Grafiken, Hintergründe und über 700 , Hintergründe und über 700 , Hintergründe und über 700 , Hintergründe und über 700 professionelle Vorlagen werden kostenlos zum Download zur Verfügung gestelltprofessionelle Vorlagen werden kostenlos zum Download zur Verfügung gestelltprofessionelle Vorlagen werden kostenlos zum Download zur Verfügung gestelltprofessionelle Vorlagen werden kostenlos zum Download zur Verfügung gestellt

• Und nicht zuletzt: Funeral Office hat ein für Sie günstiges Lizenzmodell mit überschaubaren Und nicht zuletzt: Funeral Office hat ein für Sie günstiges Lizenzmodell mit überschaubaren Und nicht zuletzt: Funeral Office hat ein für Sie günstiges Lizenzmodell mit überschaubaren Und nicht zuletzt: Funeral Office hat ein für Sie günstiges Lizenzmodell mit überschaubaren laufenden Kosten.laufenden Kosten.laufenden Kosten.laufenden Kosten.

Heute steht office on für die konsequente Weiterentwicklung des Programms sowie eine umfassende Unterstützung und Beratung vor und bei der Einführung des Programms. Auch der qualitativ hochwertige Support sowohl per Telefon als auch per Fernwartung wird durch office on geleistet.

Wenn Sie mehr über Funeral Office erfahren möchten, finden Sie auf den letzten Seiten unsere Kontaktinformationen. Wir zeigen Ihnen auch gern in einer persönlichen Präsentation die volle Funktionsvielfalt von Funeral Office.


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Erfassung von Sterbefällen, Vorsorgeverträgen und Anfragen

Der zentrale Arbeitsbereich in Funeral Office ist die Erfassung des Auftrages, sei es nun Sterbefall oder Vorsorgevertrag. Neu hinzugekommen ist ein dritter Bereich Anfragen, der die Erfassung unklarer Auftragssituationen ermöglicht, die dann schnell und einfach zu einem Auftrag umgewandelt werden können.

Unser Hauptaugenmerk gilt dabei stets einer einfachen Erfassung und übersichtlichen Bildschirmdarstellung.

Die Erfassungsmaske für einen Auftrag ist mit Hilfe von Registerkarten in einzelne logische Bereiche unterteilt.

Auf der ersten Registerkarte finden Sie alle wichtigen Informationen des Auftrags im Überblick; hier sehen Sie Informationen zu den Terminen oder zur Abrechnung, Zuständigkeiten oder Bestattungsart.

Auf den nachfolgenden Registern vervollständigen Sie Schritt für Schritt

die für den Auftrag relevanten Daten.

In 5 bis 10 Minuten haben Sie so alle Daten erfasst und die nötigen Formulare, Laufzettel und sonstigen Dokumente erzeugt.

Eine echte Erleichterung!


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Funeral Office verwaltet dabei auch Ihre Geschäftspartner wie z. B. Pfarrer, Lieferanten, Standesämter und natürlich auch Versicherungen.

Diese wählen Sie direkt aus einer Liste der bereits hinterlegten Geschäftspartner aus oder erfassen Sie direkt, während Sie noch den Sterbefall bearbeiten.

Bei der Suche nach Geschäftspartnern oder auch in anderen Listen wie den Sterbefällen, Vorsorgen oder Artikeln werden Sie durch umfassende Such- und Filtermöglichkeiten unterstützt.

Zur Pflege Ihrer Geschäftskontakte müssen Sie weder den Auftrag verlassen noch Ihre Arbeit unterbrechen. Direkt an der Stelle, an der Ihnen ein Eintrag fehlt, erfassen Sie ihn nach.

Sie möchten den Geschäftspartner oder Ihre einzelnen Ansprechpartner als Kontakt nach Microsoft Outlook oder an einen Exchange Server exportieren? Nur ein Klick und schon stehen Ihnen die Daten dort zur Verfügung.

Genauso einfach schreiben Sie ihrem Geschäftspartner eine E-Mail oder rufen seine Homepage im Internet auf.


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Formulare nach Ihren Bedürfnissen

Bereits während der Erfassung können Sie jederzeit gewünschte Dokumente erzeugen wie z.B. die Sterbefallanzeige, Vollmachten oder diverse Abmeldungen z. B. für Renten, Versicherungen oder die Telekom. Hierfür stellt Ihnen Funeral Office eine Vielzahl von Vordrucken in Form von Microsoft Word Dokumentvorlagen zur Verfügung.

Diese Vordrucke können Sie bei Bedarf sehr einfach selbst gestalten. Im Zuge der Ersteinrichtung des Programms und im Rahmen des Servicevertrages werden wir diese gern nach Ihren Vorstellungen erstellen.

Die erfassten Daten werden von Funeral Office vollautomatisch in die Dokumente übertragen. Durch die Ausgabe nach Microsoft Word können Sie sehr einfach nachträgliche Ergänzungen hinzufügen.


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NEU! Und das Markenzeichen ist auch schon drin…

Nicht, dass wir behaupten würden, dass Sie mit dem Einsatz von Funeral Office das Markenzeichen ohne weiteres Zutun erhalten würden. Aber einen Großteil der geforderten Dokumentationspflichten nimmt Ihnen Funeral Office entweder ganz ab oder unterstützt Sie dabei auf herausragende Weise.

Durch die Erfassung der Informationen zu Überführungen, Wertgegenständen oder Zuständigkeiten in Funeral Office werden etliche der geforderten Formulare vollkommen ersetzt.

In vielen Fällen müssen Informationen nicht mehr ausgedruckt werden sondern liegen direkt in elektronischer Form vor. Hier ist eine Vielzahl der intern benötigten Schriftstücke wie Weiterbildungsplan, Fehlerlisten, Bewertungen etc. im Programm integriert.

Alle Formulare werden selbstverständlich mit Ihrem individuellen Briefkopf gestaltet!

Auswertungsmodul für Kundenfragebögen…

Die nicht nur in Zusammenhang mit dem Markenzeichen erhobenen Ergebnisse von Kundenfragebögen können komfortabel in jedem Auftrag erfasst werden, auch statistische Auswertungen nach verschiedensten Kriterien sind im Programm enthalten.

Natürlich vollkommen individuell nach Ihren Fragestellungen gestaltbar.


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Ihre Termine fest im Griff

Kaum in einem anderen Betrieb kommt es so auf die hundertprozentige Einhaltung von Terminen an wie im Bestattungsgewerbe. Die Terminverwaltung in Funeral Office ist optimal auf Ihre Anforderungen abgestimmt.

Neben den direkt mit einem Auftrag zusammenhängenden Terminen (z.B. Überführungen, die Beisetzung) können auch Termine bei Geschäftspartnern wie z.B. Vorträge in Altenheimen und freie Termine (z.B. Vorsorgegespräche, private Termine) in den Kalender eingetragen werden.

Die Termine können sowohl in tabellarischer Form als auch als Tages-, Wochen oder Monatskalender angezeigt und ausgedruckt werden.

Die Termine aus Funeral Office können auch automatisch nach MS Outlook oder MS Exchange übergeben werden. Titel oder Text der übergebenen Termine können in Outlook bearbeitet werden und Ihre Änderungen bleiben erhalten.

Das Angenehme daran ist, dass durch den Outlook-Abgleich Termine automatisch an ein angeschlossenes Handy übertragen werden können. So haben Sie unterwegs stets die aktuellen Termine dabei.

Natürlich auch am iPhone…


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Die Basis Ihrer Verkäufe: Ihr Artikelstamm

Ihre Artikel, das sind Ihre Eigenleistungen, d. h. Waren und Dienstleistungen, sowie Ihre durchlaufenden Posten, d. h. Fremdleistungen und Auslagen, hinterlegen Sie einmalig in Funeral Office. Sie greifen später im Auftrag einfach auf diese Informationen zu, um Kostenvoranschläge und Rechnungen zu erstellen.

In der Erfassungsmaske zum jeweiligen Artikel finden Sie auch Informationen zu dessen Lagerbestand, dem damit erzielten Umsatz und etliche weitere Informationen.

Durch Doppelklick auf den Lieferanten werden dessen Stammdaten geöffnet und Sie haben umgehend Zugriff z. B. auf dessen Kommunikationsadressen.

Solche Verknüpfungen sind in Funeral Office an allen sinnvollen Stellen zu finden, so können Sie im Auftrag stets direkt in die erfassten Geschäftspartner wechseln oder in einer Rechnung die zugeordneten Artikel öffnen.

Informationen müssen nicht gesucht werden, sondern sind direkt dort, wo Sie sich gerade im Programm befinden.

Funeral Office verwaltet natürlich auch Ihre Artikelbestände vollautomatisch. Das Einzige, was Sie noch machen, ist die jeweiligen Lieferungen beim Eingang zu erfassen.

Aber: Sie können die integrierte Warenwirtschaft nutzen, müssen aber nicht. Diese Entscheidung liegt vollkommen bei Ihnen.


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Ersteinrichtung…

Vielleicht haben Sie sich aber bis jetzt gefragt: Wie übertrage ich denn meine bereits vorhandenen Daten nach Funeral Office?

Diese Erstbestückung eines Programms ist meist eine mühsame Geschichte. Oftmals liegt Ihnen Ihr Artikelstamm jedoch in Form einer Excel-Liste vor.

Im Lieferumfang von Funeral Office befindet sich daher ein Excel-Werkzeug, das es Ihnen erlaubt, diese Listen mit einem Klick in Funeral Office zu integrieren.

Bei dieser Gelegenheit können auch gleich Ihre bestehenden Geschäftspartner in das System eingelesen werden.

…oder Datenübernahme

Für die Datenübernahme aus einer Vielzahl von Bestatterprogrammen (z. B. Ordo, PowerOrdo, MEC Best, BOK oder auch EAB Fakt) bestehen vollautomatische Importschnittstellen, die nicht nur Ihre Artikel sondern auch bisherige Aufträge nach Funeral Office übernehmen können. Damit übernehmen wir Ihre Altdaten über Nacht während der Installation bei Ihnen vor Ort. Einem Umstieg im laufenden Betrieb steht so nichts im Wege.

Wir beraten Sie gern im Vorfeld.

Lesen Sie hierzu auch die Informationen zur Installation auf Seite 22.


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Kostenvoranschläge und Rechnungen–individuell und aussagekräftig

Funeral Office ermöglicht Ihnen eine zweistufige Rechnungsstellung, d. h. Sie können Ihren Kunden Kostenvoranschläge erstellen, die diese dann in Auftrag geben. Auf Basis dieser Kostenvoranschläge erstellen Sie in der zweiten Stufe die Rechnung.

Interessant dürfte auch die Möglichkeit sein, in einem Auftrag mehrere alternative Kostenvoranschläge anzulegen, wovon nur einer — oder auch mehrere — beauftragt werden.

Dies kommt insbesondere bei Vorsorgen zum Einsatz, wo Sie für Ihren Kunden eventuell mehrere Varianten durchkalkulieren.

Funeral Office ermöglicht auch die Anlage mehrerer Rechnungen in einem Auftrag.

So können Sie im Auftrag sowohl die Rechnung zur Bestattung als auch einzelne Rechnungen für Kränze der Angehörigen oder Vereine anlegen und abrechnen. Als zentrale Klammer fungiert der Auftrag. Sie sind stets im Bilde, was im Gesamten beauftragt wurde und vergessen beispielsweise nicht, einzelne Kränze zur Bestattung zu bestellen.

Hierbei werden Sie sowohl durch automatisch generierte Blumenbestellungen als auch durch interne Aufträge bzw. Laufzettel unterstützt.


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Wo ist das Geld aus unserer Kasse?

In vielen Bestattungsunternehmen ist das Führen des Kassenbuches die am wenigsten geliebte Tätigkeit. Aber irgendwie muss es halt gemacht werden.

Wir glauben zwar nicht, dass wir mit unserem integrierten Kassenbuch es so weit bringen, dass Sie sich darum reißen werden, es künftig führen zu dürfen. Aber eine große Arbeitserleichterung wird es für Sie werden und leicht von der Hand geht es auch.

Um einen deutlich besseren Überblick über Ihre Auslagen zu erhalten, können Sie die einzelnen Buchungen dem betroffenen Auftrag zuordnen.

Auch hier hilft unsere Scannerschnittstelle. Der Beleg kann direkt an die Buchung geheftet werden.

Selbstverständlich kann das Kassenbuch auch zu Papier gebracht werden, sogar in verschiedenen Layoutvarianten, ganz wie es Ihr Steuerberater gern hätte.

Oder möchte er es lieber auf elektronischem Wege. Dann steht dem Export im DATEV Format nichts im Wege. Lesen Sie hier auf der nächsten Seite mehr über unsere Schnittstellen zu DATEV-kompatiblen Buchhaltungssystemen.


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Dokumente mit Ihrer persönlichen Note

Nicht nur bei Kostenvoranschlägen und Rechnungen, also den Dokumenten, die Ihr Unternehmen nach außen hin repräsentieren, achten Sie besonders auf erstklassige Darstellung Ihres Unternehmens. Funeral Office unterstützt Sie hier auf optimale Art und Weise.

Funeral Office wird bereits mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Formularen und Dokumentvorlagen ausgeliefert, die wir für Sie im Rahmen der Ersteinrichtung individuell anpassen. Durch den Einsatz von Microsoft Word als Werkzeug zur Erstellung und Bearbeitung der Formulare ist es auch ein Leichtes für Sie, die Formulare selbst zu ergänzen oder auch komplett neue Formulare in das System zu integrieren. Aber selbstverständlich stehen wir Ihnen im Rahmen unseres Service- und Supportvertrages für diese Tätigkeiten ohne Zusatzkosten zur Verfügung – egal ob Änderungen an bestehenden Dokumenten oder neue, Änderungen an Ihren Briefköpfen etc.

Ob Sie Ihre Rechnungen, Kostenvoranschläge, Sterbefallanzeigen etc. nun auf Brief- oder Blankopapier drucken, Ihren Briefkopf mit Logo über Microsoft Word drucken oder ein Wasserzeichen im Formular hinterlegen wollen; mit Funeral Office ist das alles kein Problem und sehr einfach zu realisieren. Traueranzeigen, Farb- oder Schwarz-Weiß-Druck, Überweisungsträger oder Schecks, der Vielfalt sind kaum Grenzen gesetzt.

Wenn Sie im Rahmen der Abwicklung eines Auftrags dann die Dokumente innerhalb eines Falles erzeugen lassen, so nimmt Funeral Office diese im Programm hinterlegten Formulare und spielt automatisch die erfassten Daten aus dem Auftrag an die gewünschten Positionen im Dokument ein.

Auch nach der Erzeugung können Sie noch Anmerkungen in das Dokument einsetzen, wie zum Beispiel einen persönlichen Kommentar für den Rechnungsempfänger oder detaillierte Arbeitsanweisungen für Ihre Mitarbeiter auf dem Laufzettel notieren.

Sie sehen: An der Stelle mit der größten Außenwirkung besitzen Sie sowohl höchsten Komfort als auch Flexibilität, Ihr Unternehmen optimal darzustellen.


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Dokumentenmanagement leicht gemacht

Aber nicht nur die aus Funeral Office heraus erstellten Word Dokumente werden im Auftrag übersichtlich angezeigt. Auch alle anderen Dateien, die zu einem Sterbefall oder Vorsorgevertrag gehören, können einfach mit der Maus in den Auftrag gezogen werden.

Damit nicht genug: Alles was Ihnen in Papierform vorliegt (denken Sie nur an Urkunden, Familienbücher, Versicherungspolicen, Quittungen, Belege und vieles mehr) können Sie über die einfache und komfortable Scannerschnittstelle direkt in den Auftrag „hineinscannen“. Der Auftrag in Funeral Office wird so zu Ihrem elektronischen Aktenordner und der Kopierer geht in Rente.

Nur mit einem großen Unterschied: Einen echten Ordner kann es nur an einem Ort geben. In elektronischer Form können Sie von beliebig vielen Arbeitsplätzen sekundenschnell auf alle Informationen zugreifen, auch aus entfernt liegenden Filialen.

Formulare stets aktuell – der Funeral Office Formularserver

Auch nachdem wir bei der Einrichtung des Programms alle Dokumente, Formulare und Schriftstücke an Ihre Wünsche und Anforderungen exakt angepasst haben, lassen wir Sie nicht alleine.

Im Rahmen des Service- und Supportvertrages passen wir Ihre Schriftstücke gern an neue Anforderungen an.

Allgemeine Formulare wie z.B. die Rentenformulare, GEZ-Meldungen oder Sterbefallanzeigen passen wir unaufgefordert und zeitnah an die aktuellen Originale an und stellen Ihnen diese auf unserem neuen Funeral Office Formularserver im Internet zur Verfügung.

Hier finden Sie auch Formulare zum kostenlosen Download, die Sie vielleicht bei einer Überführung aus einer anderen Stadt benötigen.

Das Stöbern in unseren über 1.000 Formularen und 700 Trauerdrucklayouts macht richtig Spaß!

Lassen Sie sich in Ihrem täglichen Arbeiten mit Funeral Office von unseren Formularen inspirieren, die wir zusammen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen entworfen haben.


Seite 15

NEU: Voll integrierter Trauerdruck mit Microsoft Word

Wie soll es auch anders sein: Funeral Office bietet Ihnen diverse Möglichkeiten, Trauerdrucksachen für die Angehörigen zu erstellen.

Da Funeral Office für die Erstellung von Schriftstücken Microsoft Word verwendet, um die Druckausgaben auch nach der Übergabe der Auftragsdaten noch jederzeit bearbeiten zu können, lag es nahe, auch für den Trauerdruck einfacherer Drucksachen Microsoft Word

einzusetzen.

Die peka digital Services GmbH sowie BOK Eisfeld GmbH stellten uns für die erste Version des Funeral Office Trauerdruckes über 700 unterschiedliche vorgefertigte Layouts zur Verfügung. Die Integration weiterer Papierhersteller ist geplant.

Einbindung von Grafiken, die Nutzung aller Windows Schriftarten, unterschiedliche Satzarten, variable Zeilenabstände, Ränder - alle Möglichkeiten, die Ihnen moderne Textverarbeitungssysteme bieten, stehen Ihnen beim Einsatz von Funeral Office zur Verfügung.

Im Lieferumfang befinden sich über 500 Texte, die Sie vielleicht aus dem Trauerdrucksachen–Handbuch des Fachverlages (ISBN: 978-3-936057-07-2) kennen sowie ca. 600 Grafiken und Hintergründe zur freien Verwendung für Ihre Drucksachen.

Da sich MS Word aus technischen Gründen nicht optimal für den Druck von Fotos eignet, ergibt sich eine klare Abgrenzung zum Trauerdruck mit Corel Draw: Für farbigen Trauerdruck von z. B. Erinnerungsbildern sowie zum Bannerduck von Gedenkaufstellern sollte Corel Draw verwendet werden, für reinen schwarz-weiß Druck bis DIN A3 sind die Möglichkeiten von MS Word mehr als ausreichend.


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Weitergabe der Drucksachen

Sowohl beim Trauerdruck mit dem peka Trauerdruck-Assistenten als auch mit MS Word stehen Ihnen die originalen Hintergründe der Drucksachen zum vereinfachten Layout zur Verfügung. So sind Sie stets sicher, dass das Layout Ihres Textes optimal zur gewünschten Trauerkarte passt.

Einer Weitergabe eines Probedruckes an die Hinterbliebenen als JPG- oder PDF-Datei oder der Nutzung des Hintergrundes für Traueranzeigen steht nichts im Wege. Lediglich der Ausdruck auf Blankopapier ist auf Grund der verringerten Qualität der Hintergrundgrafiken nicht sinnvoll und auch nicht lizenziert.

Keine zusätzlichen Kosten

Der Trauerdruck mit MS Word ist voll in Funeral Office integriert und kostet keinen Aufpreis. Die benötigten Drucksachen und Layouts können ebenfalls bei Bedarf vom Funeral Office Vorlagenserver aus dem Internet abgerufen werden; auch dieser Service ist selbstverständlich für alle Anwender kostenlos. Der dort hinterlegte Fundus an Vorlagen wird laufend erweitert.


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High-End Trauerdruck in Farbe und ohne Größenbeschränkung mit Corel Draw

Für den qualitativ höher- bzw. hochwertigen Trauerdruck, insbesondere in Farbe, empfehlen wir den Einsatz von CorelDRAW.

Besonders komfortabel wird es, wenn Sie den Trauerdruckassistenten der Fa. peka (nicht im Lieferumfang von Funeral Office enthalten) im Zusammenspiel mit Funeral Office einsetzen.

Funeral Office ist mit einer Schnittstelle versehen, die bereits alle relevanten Daten des Sterbefallens an den peka Trauerdruckassistenten übergibt. Selbstverständlich landet diese Datei am Ende der Erstellung wieder in der Dokumentenverwaltung des Auftrages in Funeral Office und kann jederzeit wieder zur Bearbeitung geöffnet werden.

Grafiken, die Sie im Auftrag in Funeral Office hinterlegt haben, stehen Ihnen nun auch im peka Trauerdruckassistenten zur Auswahl zur Verfügung.


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Marketing einfach gemacht – Serienbriefe schnell und professionell

Für viele ist die Serienbrieffunktion in MS Word ein Buch mit sieben Siegeln, für andere ist es eine echte Herausforderung die Daten für ein Serienbriefmailing zusammenzustellen.

Mit Funeral Office geben wir Ihnen ein Werkzeug an die Hand, das Ihnen diese Aufgaben stark vereinfacht. Sie können sehr einfach Selektionen über alle Personen, die Sie in den Aufträgen zugeordnet haben, durchführen.

Z.B. wenn Sie

• alle Auftraggeber aus Sterbefällen des letzten Halbjahres anschreiben wollen oder

• alle an einem Gesprächskreis zur Trauerbewältigung interessierten kontaktieren möchten oder

• an Ihre Vorsorgenden die Treuhandkontoauszüge verschicken möchten:

Mit Funeral Office eine leicht zu lösende Aufgabe.

Für ständig wiederkehrende Vorgänge bieten wir Ihnen selbstverständlich auch schon vorformulierte Anschreiben, die Sie einfach an Ihre Vorstellungen anpassen können.


Seite 19

Auswertungen: Ihr Weg zum Erfolg

In Funeral Office sind eine ganze Reihe von vordefinierten Listen und Auswertungen hinterlegt. Der Umfang dieser Auswertungen nimmt stets zu, da wir hier gern auf Ihre Wünsche und Anregungen eingehen.

Die Auswertungen sind aus den unterschiedlichsten Bereichen. Hier finden Sie sowohl eine Liste der offenen Posten als auch der auszuzahlenden Gutschriften, sowohl eine Überführungsliste als auch Umsatzauswertungen, Beisetzungslisten ebenso wie Lagerbewertungen.

Pivotauswertungen

Vielleicht haben Sie in Zusammenhang mit Microsoft Excel bereits von diesem sehr mächtigen und unter Controlling-Spezialisten verbreiteten Werkzeug gehört, mit dem Sie Ihre Daten Klick für Klick immer detaillierter analysieren können. Hiermit erhalten Sie Antworten auf eine ganze Reihe interessanter Fragestellungen auf einfachstem Wege, schnell und vor allem aussagekräftig.

Und die Weitergabe an Microsoft Excel ist natürlich auch mit drin…


Seite 20

Finanzbuchhaltung

Vielleicht haben Sie sich bislang gefragt, wo denn in Funeral Office die Finanzbuchhaltung geblieben ist?

Funeral Office geht hier den konsequenten Weg, nicht das Rad zum zweiten Mal erfinden zu wollen und setzt auf die Buchführungsprogramme der DATEV als zuverlässigen Partner.

Daher erlaubt Funeral Office, die Buchungen der Rechnungsausgänge, der Kasse und des Wareneinsatzes vorkontiert im DATEV-Standardformat auszugeben, so dass ein sehr einfaches Einlesen in die unterschiedlichsten Ansprüchen genügenden Programmen der DATEV möglich wird. Durch den Einsatz des DATEV-Formates können Sie auch eine Vielzahl anderer Softwarelösungen auf dem Markt verwenden. Dieses Format verstehen nahezu alle Programme dieser Gattung.

Interessant wird aber der vollautomatische Import der Buchhaltungsdaten aus der DATEV Buchhaltung zurück nach Funeral Office. So können automatisch via Online-Banking im DATEV-System vorkontierte Zahlungseingänge den Aufträgen zugeordnet, betriebswirtschaftliche Auswertungen erzeugt oder auch Kontenblätter der Buchhaltung betrachtet werden. Dieser Weg ist jedoch nur bei Einsatz einer DATEV Buchhaltung möglich, andere Systeme wie z. B. Lexware etc. werden nicht so eng integriert.

Hier zeigt sich das hervorragende Know-how unseres Partners office on, dessen Mitarbeiter ehemals bei DATEV für ebensolche Schnittstellen zuständig waren.

Zu Details bezüglich der DATEV Software helfen wir Ihnen gerne weiter; ein Bezug dieser Software kann aber nur über Ihren Steuerberater erfolgen. Im Rahmen der Einführung von Funeral Office stehen wir gern auch in Kontakt mit ihm, um eine reibungslose Weiterführung der bisherigen Buchhaltung sicher zu stellen.


Seite 21

Rechteverwaltung der Mitarbeiter

Wenn Sie der Meinung sind, dass nicht alle Ihrer Mitarbeiter Ihre Einkaufspreise sehen oder ihre aktuellen Umsatzzahlen beim nächsten Stammtisch verbreiten sollten, können Sie in Funeral Office die detaillierte Rechteverwaltung nutzen.

Der Einsatz ist Ihnen vollkommen frei gestellt, d. h. wenn in Ihrem Unternehmen hier keine Beschränkungen notwendig sind, können Sie die Rechteverwaltung auch deaktivieren und jeder Mitarbeiter kann Funeral Office in vollem Umfang nutzen.


Seite 22

Die Einführung von Funeral Office in Ihrem Betrieb – von Anfang an geplant und sofort einsatzbereit

Meist stellt man sich die Einführung einer so zentralen Software sehr aufwändig vor. Der Betrieb steht tagelang und man findet nichts mehr.

Um Ihnen diese Befürchtungen zu nehmen, stellen wir Ihnen nachfolgend die beiden Tage vor, wenn einer unserer Mitarbeiter bei Ihnen vor Ort Funeral Office installiert, einrichtet und schult.

Es wäre hilfreich, wenn Sie vor dem Termin alle benötigten Formulare und Schriftstücke sammeln könnten. Vielleicht haben Sie das ein oder andere Dokument auch bereits als Word-Datei oder im PDF-Format? Das würde auch die Einrichtung der Dokumente vereinfachen.

Wie gehen wir an den beiden Tagen vor?

Nach der Installation auf den PCs werden wir zuerst Ihre benötigten Formulare und Schreiben sichten und besprechen. Danach befassen wir uns mit Ihrem im oben vorgestellten Excel-Tool erfassten Artikelstamm und integrieren diesen in Funeral Office. Konnten wir Daten aus einer bestehenden Sofwarelösung übernehmen, stellen wir Ihnen den Übernahmevorgang und die erreichte Datenqualität vor.

Danach konfigurieren wir die ersten Dokumente sowie den zentral in Funeral Office hinterlegten Briefkopf. Am Nachmittag des ersten Tages werden wir dann die Stammdatenerfassung in Funeral Office anhand eines realen Auftrages von Ihnen erarbeiten.

Am zweiten Tag beginnen wir wiederum mit der Gestaltung Ihrer Rechnungsformulare und noch fehlender Dokumente. Nach der Mittagspause wird die Schulung fortgesetzt. Nun dreht es sich hauptsächlich um die Erstellung von Kostenvoranschlägen und Rechnungen. Nachmittags werden dann die Rechnungs- und Angebotsdokumente noch optimiert.

Zum Abschluss gehen wir dann noch auf die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten in Funeral Office ein.

An den beiden Tagen werden wir nicht alle Möglichkeiten durcharbeiten, die Ihnen Funeral Office bietet. Z.B. werden wir das Mahnwesen außen vor lassen, da es zu diesem Zeitpunkt noch wenig Sinn hat, zu mahnen wo doch noch gar keine Rechnung im Programm ist, die zu mahnen wäre. Das holen wir zu einem späteren Zeitpunkt am Telefon nach.

Natürlich ist der obige Zeitplan nur ein Vorschlag. Wir gehen gerne flexibel auf Ihre persönlichen Bedürfnisse ein.

Mit Funeral Office werden Sie nicht allein gelassen – der Service- und Supportvertrag

Wir bieten Ihnen in Zusammenarbeit mit unserem Partner office on einen Service- und Supportvertrag an, der Ihnen einerseits stets die aktuelle Version von Funeral Office gewährleistet und andererseits immer einen kompetenten Gesprächspartner zu Fragen und Problemen rund um Funeral Office bietet.

Der Vertrag ist jederzeit kündbar und stellt die einzigen laufenden Kosten für Funeral Office dar.

office on bietet Ihnen hierbei an, die Updates per Fernwartung einzuspielen und über die Fernwartungssoftware kleinere Schulungen am Telefon durchzuführen.


Seite 23

Referenzen

Wenn Sie sich jetzt denken „Papier ist geduldig. Die können mir hier ja viel erzählen.“, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf unsere Homepage in den Bereich „Referenzen“. Dort finden Sie bestimmt auch einen Betrieb in Ihrer Nähe, der Funeral Office im Einsatz hat und den Sie nach dessen persönlichen Eindrücken zu Funeral Office und unserem Rundum-Service befragen können.

Kontakt

Haben wir mit den vorliegenden Informationen Ihr Interesse an Funeral Office geweckt? Haben Sie noch Fragen? Möchten Sie mehr zu Funeral Office wissen?

Sollten Sie sie noch nicht in Händen haben, senden wir Ihnen gern unsere selbstablaufende Videopräsentation von Funeral Office zu.

Gern stellen wir Ihnen in einem persönlichen und völlig unverbindlichen Gespräch bei Ihnen vor Ort die Vorzüge von Funeral Office vor. Dabei gehen wir individuell auf die Anforderungen, die Ihre Firma an unsere Software stellt, ein und unterbreiten Ihnen ein persönliches Angebot.

Wir stellen gern im Vorfeld den Kontakt zu unseren Spezialisten bei office on her.

Sprechen Sie uns einfach an. Sie erreichen uns unter der gewohnten Adresse:

Fachverlag des deutschen Bestattungsgewerbes GmbHFachverlag des deutschen Bestattungsgewerbes GmbHFachverlag des deutschen Bestattungsgewerbes GmbHFachverlag des deutschen Bestattungsgewerbes GmbH Volmerswerther Straße 79 40221 Düsseldorf oder telefonisch (02 11) 160 08 - 15 oder per Fax (02 11) 160 08 - 50 oder per Mail [email protected]

oder benützen Sie einfach unser Infofax auf der Rückseite dieser Broschüre.


Seite 24

Benötigte Hard- und Softwareausstattung

Einzelplatzausstattung oder kleines Netzwerk ohne eigenen Server

SoftwarevoraussetzungenSoftwarevoraussetzungenSoftwarevoraussetzungenSoftwarevoraussetzungen minimalminimalminimalminimal empfohlenempfohlenempfohlenempfohlen Betriebssystem Windows 2000 oder

Windows XP Home oder Windows Vista oder Windows 7

Windows XP Professional oder Windows 7 Professional

Microsoft Office *) Microsoft Office 2000 oder Microsoft Office 2007 oder Microsoft Office 2010 oder Microsoft Office 2013

Microsoft Office 2003 oder Microsoft Office 2010

HardwarevoraussetzungenHardwarevoraussetzungenHardwarevoraussetzungenHardwarevoraussetzungen Prozessortakt Intel® Core™ i3 oder vergleichbar Intel® Core™ i5 oder vergleichbar Hauptspeicher Einzel- oder Hauptarbeitsplatz 1 GB 3 GB Nebenarbeitsplatz 512 MB 1 GB Benötigte Festplattenkapazität Einzel- oder Hauptarbeitsplatz 5GB 10 GB bei Trauerdruck entsprechend

deutlich größer Nebenarbeitsplatz 20 MB 20 MB

Netzwerk mit eigenem Server

Voraussetzungen Server SoftwarevoraussetzungenSoftwarevoraussetzungenSoftwarevoraussetzungenSoftwarevoraussetzungen minimalminimalminimalminimal empfohlenempfohlenempfohlenempfohlen Betriebssystem Windows NT 4.0 Server

oder Windows 2000 Server oder Windows 2008 Server

Windows 2008 Server

Microsoft Office *) nicht benötigt Microsoft Office 2003 HardwarevoraussetzungenHardwarevoraussetzungenHardwarevoraussetzungenHardwarevoraussetzungen Prozessor Intel® Core™ i3 oder vergleichbar Intel Xeon oder vergleichbar Hauptspeicher 1 GB 3 GB Benötigte Festplattenkapazität 250 MB 100 GB

Voraussetzungen Arbeitsplatz SoftwarevoraussetzungenSoftwarevoraussetzungenSoftwarevoraussetzungenSoftwarevoraussetzungen MMMMininininimalimalimalimal empfohlenempfohlenempfohlenempfohlen Betriebssystem Windows 2000 oder

Windows XP Home oder Windows Vista oder Windows 7 oder Windows 8

Windows XP Professional oder Windows 7 Professional

Microsoft Office *) Microsoft Office 2000 oder Microsoft Office 2007 oder Microsoft Office 2010 oder Microsoft Office 2013

Microsoft Office 2003 oder Microsoft Office 2010

HardwarevoraussetzungenHardwarevoraussetzungenHardwarevoraussetzungenHardwarevoraussetzungen Prozessor Intel® Core™ i3 oder vergleichbar Intel® Core™ i3 oder vergleichbar Hauptspeicher 1 GB 3 GB Benötigte Festplattenkapazität 20 MB 20 MB

*) MS Word wird benötigt, MS Excel und MS Outlook empfohlen


Seite 25

Raum für Ihre Notizen

Fachverlag des deutschen Fachverlag des deutschen Fachverlag des deutschen Fachverlag des deutschen Bestattungsgewerbes GmbHBestattungsgewerbes GmbHBestattungsgewerbes GmbHBestattungsgewerbes GmbH Volmerswerther Straße 79 40221 Düsseldorf

Fax an

(02 11) 160 08-50

� Ich habe Interesse an der Zusendung einer kostenlosen Videopräsentation von Funeral Office

� Ich habe Interesse an einer persönlichen Präsentation von Funeral Office in meinem Institut. Bitte vereinbaren Sie in den kommenden Tagen einen Termin mit mir.

� Ich habe Interesse an einem individuellen Angebot für den Einsatz von Funeral Office in meinem Bestattungsunternehmen. Bitte kontaktieren Sie mich in den kommenden Tagen.

Bestattungsunternehmen

Ansprechpartner

Straße

PLZ Ort

Telefon

Telefax

E-Mail

Bemerkungen

termine formulare neu! trauerdruck markenzeichen … · artikel sondern auch bisherige aufträge...

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