terminos de referencia proceso de solicitud · pdf file1.3.3 llevar el control de ingresos en...

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TERMINOS DE REFERENCIA

PROCESO DE SOLICITUD ABREVIADA DE OFERTAS No. 308-2014

SELECCIÓN DE LA FIDUCIARIA CON LA CUAL SE CELEBRARÁ UN CONTRATO DE FIDUCIA MERCANTIL PARA EL MANEJO DE RECURSOS DE LA UPME VIGENCIA 2014

Bogotá D.C., MARZO DE 2014



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TABLA DE CONTENIDO Pág

RECOMENDACIONES GENERALES ..................................................................................................... 3 CAPÍTULO I. OBJETO Y CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN .............................. 4 CAPÍTULO II. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ....................................................................... 18 CAPÍTULO III. RECHAZO DE PROPUESTAS ..................................................................................... 25 CAPÍTULO IV. ANÁLISIS, COMPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS .............................. 27 CAPÍTULO V. ANEXOS Y FORMATOS ............................................................................................... 33



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RECOMENDACIONES GENERALES Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas: 1. Leer cuidadosamente estos términos de referencia, antes de elaborar la propuesta. 2. Entender que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones estipuladas

en los presentes términos de referencia. 3. Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con índice y debidamente foliada. 4. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron

completamente las especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estos términos de referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratarán.

5. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que está enterado a

satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir su oferta económica y las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará.

6. La UPME podrá aplazar, suspender o terminar el presente proceso por fuerza mayor o caso fortuito o

cualquier otro hecho no imputable a la UPME sin que tales hechos se puedan aducir por los oferentes o participantes para solicitar el reconocimiento y pago de algún tipo de indemnización.

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CAPÍTULO I. OBJETO Y CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN 1.1 ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN

De acuerdo a lo señalado en el Decreto 1258 de 2013, La Unidad de Planeación Minero Energética

--UPME, de que trata la Ley 143 de 1994, es una unidad administrativa especial de carácter técnico,

adscrita al Ministerio de Minas y Energía, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía

presupuestal, con régimen especial en materia de contratación.

En el artículo primero del mencionado decreto, se estableció que la UPME manejará sus recursos presupuestales y operará a través del contrato de Fiducia Mercantil que celebre con una entidad fiduciaria, el cual se someterá a las normas del derecho privado. De esta manera y de acuerdo con dicha disposición legal, la UPME requiere seleccionar a la Fiduciaria con la cual suscribirá el contrato de fiducia mercantil, a través del cual operará y se manejarán sus recursos, los cuales de conformidad con lo señalado en el parágrafo del artículo 18 del Decreto1258 de 2013 son sufragados por Ecopetrol S.A., o quien haga sus veces; por la Agencia Nacional de Minería, ANM o quien haga sus veces; por Financiera de Desarrollo Nacional S.A., o quien haga sus veces; y, por Interconexión Eléctrica S.A., ISA S.A., o quien haga sus veces, por partes iguales. Estas entidades quedan facultadas para apropiar de sus respectivos presupuestos las partidas correspondientes y demás recursos de que trata el artículo 5º del mencionado decreto. Para llevar a cabo este proceso, se requiere abrir un proceso de selección para obtener de diferentes entidades fiduciarias propuestas para el manejo de los recursos de la UPME, cuyo objeto general del contrato actual es de: administración, manejo e inversión de los recursos, y se ha venido celebrando en cumplimiento a la normas que regulan el manejo del presupuesto de la Unidad. Ante la de imposibilidad de adicionar el contrato ̈ de fiducia vigente, se hace necesario iniciar el proceso para que la UPME celebre un nuevo contrato de tal forma que no se paralice la operatividad financiera en el manejo de los recursos y pagos, esto mientras se adelanta el trámite de vigencias futuras para el manejo de recursos durante varias anualidades.



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1.2 OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

Celebrar un contrato de Fiducia Mercantil, a través del cual se manejarán, administrarán e invertirán los recursos presupuestales asignados a la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME

1.3 OBJETIVOS ESPECIFICOS

1.3.1 Administrar y manejar los recursos asignados a la UPME, para su operación y funcionamiento en la

respectiva vigencia fiscal, de acuerdo con las normas del código de comercio y las normas presupuestales y contables aplicables a las entidades públicas y que se encuentran vigentes.

1.3.2 Recaudar, administrar los demás recursos que surgieren de la ejecución de las funciones propias de la UPME, de acuerdo al artículo 5 del Decreto 1258 de 2013.

1.3.3 Llevar el control de ingresos en forma detallada y según la indicación del Fideicomitente, acerca de

los recursos entregados y generados en virtud del contrato. 1.3.4 Invertir los recursos de acuerdo a los lineamientos dados el Ministerio de Hacienda y crédito público

sobre la inversión forzosa en TES de conformidad con el Decreto 1525/2008 y sus reglamentarios, así como mantener la disponibilidad necesaria de recursos para el pago de las obligaciones que se generen.

1.3.5 Pagar dentro del plazo de dos (2) días hábiles a los proveedores de bienes y servicios producto de las obligaciones contractuales (órdenes y contratos), los cuales serán acreditados ante la Entidad Fiduciaria en el momento y forma oportuna. Realizar la liquidación y retenciones que se generen por dichos pagos. Los pagos que deberá realizar la Fiduciaria se efectuarán siempre y cuando existan recursos suficientes en el fideicomiso para cubrirlos.

1.3.6 Efectuar el pago de la nómina de la planta de personal de la UPME, viáticos al interior y exterior,

mediante transferencia ágil y oportuna a más tardar dentro de término de dos (2) días hábiles en cuentas corrientes o de ahorros, que tengan las prerrogativas de las cuentas de nóminas, es decir exentas de comisiones, retenciones y cuota de manejo; así como lo relacionado con las obligaciones laborales, de tipo tributario y no tributario de los funcionarios vinculados a la planta de personal de la UPME.

1.3.7 Pagar dentro de los términos y condiciones establecidas por la Ley todos los aportes correspondientes a la seguridad social integral y parafiscales a favor de las diferentes entidades tales como fondos de pensiones privados y públicos, entidades promotoras de salud, privadas y públicas, Fondo Nacional del Ahorro, I.C.B.F. Caja de Compensación Familiar, Sena, DIAN, entre otras. Efectuar los pagos dentro de los plazos fijados para ello. La fiduciaria asumirá las sanciones por mora que genere su



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incumplimiento. De igual manera, reportar a UPME, al día siguiente el pago de las obligaciones anteriores.

1.3.8 Pagar dentro del mismo término establecido para el pago de la nómina los descuentos de nómina que se realicen a los funcionarios con destino a terceros autorizados, tales como préstamos, cooperativas, ahorros programados, embargos, etc., reportando dichos pagos a las respectivas entidades. La fiduciaria asumirá las sanciones por mora que genere su incumplimiento. De igual manera, reportar a la UPME, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes el pago de las obligaciones anteriores.

1.3.9 Pagar los servicios públicos de manera inmediata dada la prioridad en su pago, sin que pueda aducir como el no pago, el término señalado para los pagos ordinarios.

1.3.10 Efectuar los pagos a los proveedores de bienes y servicios al extranjero a que haya lugar, dentro del término de tres (3) días hábiles a través de transferencias bancarias a las cuentas designadas. Las divisas para el pago se enviarán a la TRM de la fecha de giro, para lo cual la fiduciaria remitirá el comprobante acompañado de la liquidación definitiva de la transacción para la legalización respectiva con el valor en pesos colombianos y teniendo en cuenta las retenciones e impuestos a que haya lugar. Los costos que demanden las transacciones en el exterior, serán con cargo exclusivo a la FIDUCIARIA.

1.3.11 Realizar los reprocesos de obligaciones asumidas por la fiduciaria dentro de UN (1) día hábil siguiente a la fecha de la solicitud impartida por la UPME.

1.3.12 La UPME no asumirá costos por ninguno otro concepto diferente de la comisión fiduciaria por lo

tanto no asumirá costos inherentes a gastos bancarios como notas débito, gastos de chequeras, cheques de gerencia, intereses de sobregiros, etc, con cargo a los recursos entregados en desarrollo del contrato de fiducia y de generarse estos deberán ser reintegrados al fideicomiso en el menor tiempo posible.

1.3.13 Efectuar los pagos autorizados por la UPME y que se encuentren pendientes de realizar a la fecha de finalización del contrato de fiducia con cargo a los recursos entregados, para lo cual, se harán las reservas y se hará constar en el acta de liquidación.

1.3.14 Suscribir dentro del término máximo de dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud formulada por el (los) ordenador (es) del gasto los actos y contratos que se requieran para garantizar el funcionamiento de la Unidad, con observancia del régimen interno de contratación y el manual operativo.

1.3.15 Atender las obligaciones derivadas de los contratos celebrados en el término máximo de dos (2) días hábiles siguientes al cumplimiento de los requisitos para generar la obligación, previa solicitud formulada por el (los) ordenador (es) del gasto, así como lo relacionado con las obligaciones de tipo administrativo, legal y tributario de los contratos.



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1.3.16 Elaborar los contratos dentro de los dos (2) días siguientes al recibo de la solicitud formulada por la

UPME y actas de liquidación dentro un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles., al recibo de la solicitud formulada por la UPME

1.3.17 Realizar a la terminación del contrato de fiducia, la cesión de los contratos que se encuentren en ejecución dentro del término de tres (3 ) días hábiles siguientes a partir de la fecha de solicitud de cesión que realice la UPME.

1.3.18 Aceptar la cesión de los contratos que se encuentren actualmente en ejecución junto con los recursos disponibles.

1.3.19 Remitir al día siguiente de efectuado la transferencia de los pagos a los proveedores de los bienes y servicios y los originados de la nómina los comprobantes de egreso con el detalle de la operación, indicando claramente las bases y descuentos o retenciones practicadas objeto de este pago.

1.3.20 Remitir a más tardar dentro de los ocho (8) días calendario siguientes a la terminación del periodo

mensual, los extractos de las cuentas bancarias aperturadas y el movimiento de las portafolio de inversiones en desarrollo del contrato de Fiducia; no obstante deberán presentar dentro de los primeros cinco (5) días calendario siguientes a la terminación del periodo mensual un preliminar de los extractos de las cuentas bancarias señaladas.

1.3.21 Suministrar los informes diarios, mensuales, semestrales y anuales sobre la ejecución del contrato con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos de los entes de control y regulación respectivos. Dentro de estos un informe detallado mensual de los pagos efectuados dentro del mes.

1.3.22 Remitir e Informar mensualmente el cumplimiento de las obligaciones tributarias tales como la declaración de los respectivos impuestos nacionales y distritales, medios magnéticos, que se originen en desarrollo del objeto del contrato.

1.3.23 Realizar la devolución de los saldos de presupuesto no ejecutado de la vigencia junto con sus rendimientos a las Empresa Aportantes, de acuerdo con las órdenes impartidas por la UPME, dentro del plazo que se acuerde entre la UPME y la fiduciaria. Para lo cual se llevara un control detallado del recaudo de los aportes de cada una de éstas y los rendimientos generados de éstas.

1.3.24 Rendir un informe mensual sobre los contratos suscritos, su ejecución y liquidación. 1.3.25 Asesorar a la UPME en aspectos jurídicos, tributarios, financieros y contables relacionados con el

desarrollo de la fiducia mercantil.



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1.3.26 Actuar y responder por todas las obligaciones tributarias, dentro de los términos de ley, que como pagador debe asumir en virtud de lo dispuesto en el Estatuto Tributario vigente durante el término del contrato.

1.3.27 Contar con la designación del personal mínimo exigido en el capítulo IV de los Términos de Referencia. Designar para el efecto, personal calificado de excelentes calidades y experiencia profesional y administrativa para el manejo de todo lo relacionado con la aprobación y ejecución del contrato y principalmente que garantice el cumplimiento de las obligaciones.

1.3.28 Asignar mínimo (1) funcionario de la entidad fiduciaria en las instalaciones de la Upme con los implementos físicos y tecnológicos.

1.3.29 Asignar como Gerente del proyecto, de acuerdo con lo señalado en el capítulo IV de los Términos de Referencia a un funcionario de excelentes calidades profesionales y suficiente experiencia e idoneidad, para que dirija el fideicomiso y adelante las gestiones pertinentes entre el Fideicomitente y la Fiduciaria.

1.3.30 Destinar los recursos humanos necesarios para la ejecución del contrato a suscribir, así como el diseño organizacional propuesto para el mismo efecto.

1.3.31 Adoptar los mecanismos físicos, de personal y tecnología TIC necesarios para los nuevos requerimientos en los procesos de manejo presupuestal, contable y administrativo de SIIF -Sistema Integrado de Información Financiera, acuerdo a los lineamientos dados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

1.3.32 Elaborar, previamente a la firma del contrato y una vez se haya hecho la adjudicación el borrador del

reglamento del Comité Técnico y operativo, cuyo texto definitivo una vez acordado será suscrito entre las partes, con fundamento en los Términos de Referencia y la propuesta.

1.3.33 Cumplido el objeto o vencido el término del contrato, presentar a la UPME dentro de los cuatro (4) meses siguientes un informe final de operaciones realizadas.

1.3.34 Una vez presentado y aprobado el informe final de operaciones realizadas y los resultados obtenidos a la UPME, elaborar el acta de liquidación del contrato.

1.3.35 Destinar el número de funcionarios para la operación del contrato que se requiera, sin que implique modificación del mínimo grupo requerido en los Términos de Referencia

1.3.36 Disponer de un sistema de información administrativa y financiera que el contratista destinará para la ejecución del contrato a suscribir, teniendo en cuenta criterios de capacidad, eficiencia y volumen de información a procesar. Debe señalar aspectos como número, tipo de equipos y software con los que dispone para el desarrollo del contrato de Fiducia Mercantil.



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1.3.37 Disponer del software contable que permita registrar a nivel del documento fuente las operaciones

realizadas en desarrollo del contrato fiduciario. Esta información debe servir de insumo, oportuno, confiable y suficiente para la consolidación de la información financiera pública de la entidad.

1.3.38 Disponer de un portal de pagos, donde se consulte diariamente las operaciones de los pagos realizados o abonados al beneficiario final y se detalle las deducciones o retenciones y brindar herramientas automáticas en línea.

1.3.39 Realizar y atender las obligaciones y demás desembolsos requeridos en la forma y términos indicados

en la propuesta.

1.3.40 Entregar los informes señalados en la propuesta.

1.3.41 Cumplir con todas las demás obligaciones derivadas del contrato de fiducia mercantil (artículo 1266 y ss del C. Co.) y las demás que se deriven de la propuesta, los términos de referencia y el manual operativo, los cuales forman parte integral del contrato.

1.4 TERMINO DE DURACION DEL CONTRATO El término de duración de éste contrato será de seis (6) meses, contados a partir de la suscripción del acta de iniciación previa aprobación de las garantías exigidas en el respectivo contrato. 1.5 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE Este proceso de contratación se rige por los principios constitucionales indicados en su Artículo 29, por la Resolución UPME No. 0036 del 01 de marzo de 2013 y por lo contenido en estos términos de referencia. 1.6 PRESUPUESTO ASIGNADO El presupuesto oficial de la UPME para el pago de la comisión fiduciaria en el presente proceso es de NOVENTA Y OCHO MILLONES DE PESOS ($ 98.000.000) el cual cubre la comisión fiduciaria, impuestos y gastos en que incurra el proponente. El presupuesto de la comisión fiduciaria indicado se encuentra estimado para cubrir el pago correspondiente a la administración de los recursos presupuestales de esta vigencia es de aproximadamente $ 33. 900.000.00 1.7 VALOR DE LA PROPUESTA



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El proponente deberá indicar el valor mensual fijo por concepto de comisión fiduciaria COMO ÚNICA RETRIBUCIÓN a recibir. Bajo ninguna condición la UPME aceptará reconocimiento de valores adicionales a la comisión fiduciaria. NOTA: El valor de la comisión fiduciaria permanecerá fijo e inmodificable durante toda la vigencia del contrato. 1.8 SEDE DE EJECUCION DE LOS TRABAJOS El proponente deberá tener su sede principal en Bogotá D.C., debiendo asegurar el mecanismo mediante el cual va a operar para garantizar la interlocución directa, oportuna y con el nivel técnico – administrativo requerido por la UPME. Igualmente indicará la dirección, teléfono(s) y fax de la sede en la cual realizará las actividades propias del desarrollo del contrato, para el envío de correspondencia. El mecanismo bajo el cual se operará deberá ser descrito en la propuesta y en el caso que la UPME no esté de acuerdo con el esquema propuesto por el proponente ganador, la Unidad podrá pedir la modificación del mismo. Sólo si existe un acuerdo final sobre el mecanismo operativo se podrá firmar el contrato. 1.9 FORMA DE PAGO La comisión fiduciaria mensual, por la administración, manejo e inversión de los recursos será pagada mensualmente previa presentación a la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME de la factura o cuenta de cobro, indicando el valor, y el periodo cobrado y acompañada del respectivo certificado de cumplimiento de pago de aportes parafiscales y seguridad social integral en la forma indicada en la Ley 789 de 2002 y 828 de 2003, expedida por el revisor fiscal. La comisión fiduciaria mensual, por la administración, manejo e inversión de los recursos El contratista asumirá todos los impuestos, tasas o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia. 1.10 CONDICIONES PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO Podrán presentar propuestas todas las sociedades fiduciarias legalmente constituidas y debidamente autorizadas por la Superintendencia Financiera para realizar negocios fiduciarios, constituidas mínimo con tres años antes de la fecha de apertura de este proceso .. La fecha en que se publiquen los términos de referencia definitivos se considerará como la fecha de apertura del proceso. La fecha señalada como límite para entrega de propuestas, se considerará como la fecha de cierre del proceso. Estas fechas se encuentran determinadas en el Cronograma del Proceso.



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1.11 CRONOGRAMA DEL PROCESO

ACTIVIDADES Desde Hasta

APERTURA Y PUBLICACION DE TÉRMINOS DEFINITIVOS 14 Marzo-2014

RECEPCIÓN ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS 14 Marzo -2014 19 de Marzo2014

RESPUESTA A LAS ACLARACIONES 21 Marzo 2014

CIERRE (ENTREGA DE PROPUESTAS) 31 de Marzo 03:00 p.m.

PUBLICACIÓN DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB O DISPONIBILIDAD EN SECRETARIA GENERAL

07 abril -2014.

RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES A LOS INFORMES DE EVALUACIÓN

08 Abril -2014. 09 de Abril -2014

RESPUESTA A OBSERVACIONES DE EVALUACIÓN EN PÁGINA WEB o SECRETARIA GENERAL

11 Abril -201

SELECCIÓN O TERMINACION DEL PROCESO 14 Abril -2014

En el evento en que no se formulen observaciones al informe de evaluación, la selección se realizará el 11 de Abril de 2014. 1.12 CONSULTAS DE LOS PROPONENTES Los Términos de Referencia pueden ser consultados en la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Calle 26 No 69D - 91 Piso 9 en Bogotá D.C. y en la página web de la UPME (www.upme.gov.co) de acuerdo al cronograma descrito. 1.13 PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES Dentro de los tiempos establecidos en el cronograma del proceso, para este efecto, los proponentes inscritos podrán solicitar aclaraciones mediante comunicación escrita dirigida a la Secretaría General – Contratos, ubicada en la calle 26 No 69D – 91 Torre 1 Piso 9 en Bogotá D.C. y/o al correo electrónico [email protected]. La responsabilidad de las respuestas dadas será del grupo técnico, jurídico o financiero, según se trate la inquietud planteada. Todas las aclaraciones solicitadas dentro del tiempo previsto en el cronograma serán resueltas



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De requerirse se podrá suspender la respectiva audiencia de aclaraciones para continuarla en fecha y hora que se indicará en la audiencia inicial. 1.14 RESPUESTA A ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA En la fecha indicada en el cronograma del proceso se dará respuesta a las aclaraciones presentadas oportunamente por los interesados Sólo serán consideradas las aclaraciones solicitadas dentro del término señalado en el cronograma del proceso 1.15 ADENDAS En el evento en que se efectúen cambios al presente documento de Términos de Referencia definitivos, publicado en la página web, éstos se realizarán únicamente mediante adendas escritas, las cuales pasarán a formar parte del mismo. Las adendas serán publicadas en la página Web y podrá darse a conocer por medio electrónico a los interesados inscritos a la fecha de emisión de la respectiva adenda. Ninguna declaración verbal podrá afectar en manera alguna los términos, condiciones y adendas de los presentes términos de referencia. 1.16 PLAZO DE EVALUACION La UPME, dentro del término establecido en el cronograma del proceso, realizará los estudios técnicos, económicos y jurídicos de las propuestas presentadas 1.17 INFORMES DE EVALUACIÓN La UPME deberá preparar informes detallados sobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la propuesta. Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán, para su consulta, en la Secretaría General de la UPME ubicada en la calle 26 No 69D - 91 Torre 1 Piso 9 en Bogotá D.C, y serán publicados en la página Web de la entidad (www.upme.gov.co) por el término señalado en el cronograma del proceso, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Dichas observaciones serán resueltas por la parte técnica, jurídica o financiera de la UPME según el tema objeto de observación, dentro del término establecido en el cronograma del proceso.



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1.18 TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la comunicación que le envíe la Unidad, acerca de la disponibilidad del contrato para la firma. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética mediante acto administrativo motivado podrá adjudicarlo al proponente que ocupó el segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea favorable para la entidad y considerada como elegible. 1.19 PARTES QUE INTERVIENEN 1.19.1 LA UPME Y LA FIDUCIARIA SELECCIONADA La Fiduciaria es la entidad seleccionada que manejará los recursos de la UPME y con quien se realizará la suscripción del contrato y los actos que se deriven del mismo. 1.19.2 SUPERVISOR La supervisión de este contrato será ejercida por el Secretario General de la UPME, o por quien este designe y así se dará a conocer al contratista en su oportunidad. El Supervisor velará por los intereses de la misma y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias. El Supervisor deberá cumplir con las funciones estipuladas en el contrato que se derive de este proceso de selección. 1.20 CONDICIONES DEL CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION Este contrato requiere para su perfeccionamiento: 1) Acuerdo sobre el objeto y contraprestación. 2) Que se eleve a escrito. Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores requisitos queden cumplidos a entera satisfacción. Para su ejecución se requerirá registro presupuestal, aprobación de las garantías y firma de la respectiva acta de iniciación. Para la tramitación y legalización del contrato, el proponente favorecido deberá tener en cuenta lo siguiente: Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la UPME, en calidad sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. En este caso igualmente la UPME podrá optar entre abrir un nuevo proceso de selección o adjudicar, al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la entidad.



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1.21 COMITÉ TÉCNICO OPERATIVO DEL FIDEICOMISO La planeación, desarrollo y los aspectos operativos y financieros que surjan durante la ejecución del contrato, serán responsabilidad del comité operativo y financiero del fideicomiso, que estará integrado de la siguiente forma:

- Tres (3) representantes de la UPME: un (1) coordinador y dos (2) profesionales designados por la Dirección General de la UPME.

- Dos (2) representantes de la fiduciaria: estos dos actuarán con voz pero sin voto. Los representantes de la fiduciaria actuarán en este comité en calidad de asesores del Fideicomitente. Al comité podrán asistir en calidad de invitados todas aquellas personas que se consideren necesarias, quienes tendrán voz pero no voto. El comité, se encargará de efectuar la evaluación de la ejecución del contrato, así como determinar si se configuran las causales de incumplimiento del mismo.

1.22 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales se pacta como clausula penal una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato. 1.23 CESION DEL CONTRATO Se prohíbe al oferente seleccionado ceder total o parcialmente, a cualquier título, el contrato que se suscriba, salvo expresa aceptación de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA –UPME. 1.24 FORMAS DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO Podrá darse por terminado el contrato suscrito, por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por cualquiera de ellas como consecuencia del incumplimiento debidamente comprobado de cualquiera de las obligaciones derivadas del presente contrato por parte del contratante o del contratista. Igualmente si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control de EL CONTRATISTA o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera imposible, las partes podrán dar por terminado el contrato que suscriban. Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control del oferente seleccionado o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera impracticable temporalmente, las partes podrán suspender el contrato por el tiempo que



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resulte estrictamente necesario para restablecer las condiciones normales del mismo, teniendo presente que de ninguna manera el tiempo total de duración del contrato podrá ser superior al término de duración del contrato. 1.25 GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante la vida del contrato y su liquidación y se ajustará a los limites, existencia y extensión del riesgo amparado. La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de LA UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA – UPME, expedida por una entidad bancaria o compañía de seguros debidamente establecida en Colombia. Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución del contrato:

Clase de Riesgos % Sobre el valor Vigencia

Cumplimiento del Contrato 20% Del Contrato La del contrato y seis (6) meses más.

Calidad del servicio 20% Del Contrato La del contrato y un año más

Salario y Prestaciones sociales 5% Del Contrato La del contrato y tres años más

Adicionalmente se deberá entregar copia de la póliza de infidelidad y riesgos financieros y responsabilidad civil con anexo de errores y omisiones, que ampare los bienes administrados en desarrollo del contrato de fiducia a suscribir. Será admisible la póliza global bancaria siempre y cuando cubra los riesgos señalados. 1.26 ENTREGA Y RECIBO DEL OBJETO DEL CONTRATO Los productos resultado del contrato se recibirán en las instalaciones de la Unidad, ubicada en la Calle 26 No 69D – 91 Torre 1 Piso 9 en Bogotá D.C., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad. 1.27 CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente proceso deberán dirigirla a la Secretaría General – Contratación -, ubicada en la Calle 26 No 69D - 91 Torre 1 Piso 9 en Bogotá D.C. o vía correo electrónico a la Dirección: [email protected].

mailto:[email protected]



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1.28 INDEMNIDAD EN LOS SUBCONTRATOS Queda expresamente entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre La UPME y el oferente seleccionado o el personal que éste contrate para la realización de las actividades que constituyen objeto del contrato a suscribir. El contratista mantendrá indemne a la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME- contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por responsabilidad de cualquier naturaleza, ocasionados por el Contratista, sus subcontratistas (grupo de profesionales o sus proveedores), durante la ejecución de los servicios que se contraten. 1.29 VISITAS La Unidad de Planeación Minero Energética se reserva el derecho a efectuar visitas al lugar donde desarrolla su actividad económica los oferentes y en la ejecución del contrato al respectivo contratista. 1.30 REVALUACION DEL CONTRATISTA (PROVEEDOR) Para dar cumplimiento a lo establecido en la norma NTC 1000:2004, al vencimiento del término del contrato se realizará la reevaluación de proveedores por parte del supervisor del contrato siguiendo los siguientes criterios:

CRITERIOS REVALUACION PROVEEDOR CALIFICACION MAXIMA

1. Calidad del producto o servicio 10, así: Excelente 10, bueno 8;

regular 5 y malo 2

2. Oportunidad (cumplimiento Tiempo de entrega) 10, así: Excelente 10, bueno 8;

regular 5 y malo 2

4. Reclamos sobre el producto o servicio 10, así: 0 quejas 10; de 1 a 5 , 5 puntos y más de 6 se asigna 0

puntos

Nota: Promedio mínimo 6 puntos Promedio

1. La calidad del producto se tomará con base en la certificación expedida por el supervisor del contrato. 2. La de oportunidad con base en la fecha de entrega del producto (fecha de radicación o acta de entrega) 3. Reclamos de productos para ello se tendrá en cuenta la información que al respecto señale el

supervisor del contrato.

Esta reevaluación se dará a conocer por escrito al proveedor (contratista).



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TIPO DE RIESGO TIPIFICACIÓN ESTIMACIÓN ASIGNACIÓN

Sobrecostos por contingencias para garantizar la oportunidad y continuidad en la operación

MEDIO 100% del daño o perjuicio

Contratista

Pérdidas de recursos objeto de la fiducia por pagos a beneficiarios por valores diferentes a los ordenados

ALTO 100% del daño o perjuicio

Contratista

Pérdidas de recursos objeto de la fiducia por la omisión en la aplicación de retenciones y descuentos sobre pagos a beneficiarios

MEDIO 100% del daño o perjuicio

Contratista

Indemnizaciones, reclamaciones e Intereses de mora por inoportunidad e inexactitud en el pago a beneficiarios


Contratista

No acceso a la red de servicios financieros a nivel nacional, departamental o municipal

BAJO 100% del daño o perjuicio

Contratista

Pérdida de recursos objeto de la fiducia relacionados con eventos de infidelidad Financiera


Contratista



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CAPÍTULO II. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

El proponente deberá radicar su propuesta en la sede de la Unidad de Planeación Minero Energética ubicada en la Calle 26 No 69D - 91Torre 1 Piso 9, hasta la fecha y hora señalada para el cierre en el respectivo cronograma del proceso Se tomará como hora oficial de entrega de la propuesta, la hora y fecha indicada en el reloj de radicación de la Unidad, a falta de esta, la hora legal que indique el reloj de la página Web de la Superintendencia de Industria y Comercio. Vencido el plazo de presentación de ofertas, se procederá a abrir y verificar las propuestas presentadas, proceso del cual se levantará un acta. Si se presentan discrepancias entre el original y alguna copia prevalecerá el original. 2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN La propuesta se deberá entregar en original y una copia. La propuesta deberá presentarse en idioma español, sin tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden ascendente (el original y la copia), contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para la evaluación de la oferta; cualquier enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el oferente en la misma propuesta. Adicionalmente, si fuese necesario, la UNIDAD podrá solicitar que los oferentes aporten los formatos solicitados en estos Términos de Referencia, diligenciados tanto en forma impresa, como en medio magnético. El original y las copias presentarán idéntica información, marcando claramente en cada sobre y carátula el nombre del proponente, dirección, números de teléfono, fax y correo electrónico. Los sobres que contienen las propuestas se marcarán así:

UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA –UPME- Proceso de SOLICITUD ABREVIADA DE OFERTAS No. 308-2014 “Propuesta para la contratación: SELECCIÓN DE LA FIDUCIARIA CON LA CUAL SE CELEBRARÁ UN CONTRATO DE FIDUCIA MERCANTIL PARA MANEJO DE RECURSOS DE LA UPME 2014” Nombre del proponente: Dirección: Teléfono: Fax: E-mail: Original / copia 1



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Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las instrucciones y formatos contenidos en los presentes términos de referencia, sin efectuar cambios en su redacción original y conservando el orden establecido. Si el proponente quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado. Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la información consignada en el original. 2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Para ser evaluada la propuesta es requisito indispensable la presentación de los documentos descritos a continuación, los cuales serán objeto de verificación de cumplimiento más no de calificación, razón por la cual se consideran subsanables a título de adición, modificación o complementación. 2.2.1 DOCUMENTOS JURÍDICOS 2.2.1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo establecido en formato anexo. En esta carta el oferente deberá indicar, la información suministrada en su propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. 2.2.1.2 GARANTÍA DE SERIEDAD Los proponentes deberán presentar una garantía de seriedad de la propuesta para entidades estatales, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, -UPME- Nit. 830.000.282-1, por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta. La vigencia |de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha del cierre de este proceso de selección inclusive. Igualmente se debe adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva póliza. Para el efecto deberá adjuntar a la propuesta el original del mismo. Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía legalmente establecida en Colombia. La seriedad de la oferta también podrá ser garantizada por una entidad bancaria. La garantía deberá ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria, con tal propósito se deberá allegar el certificado de existencia y representación de la entidad bancaria así como el certificado expedido por la superfinanciera. En todo caso no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.



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En el evento en que la oferta se presente en representación de una persona jurídica, la garantía de seriedad deberá ser expedida a nombre del proponente, vale decir la persona representada. En el evento de prórroga en el plazo de selección, o para la suscripción del contrato o para la constitución de garantías o para el perfeccionamiento del mismo, el proponente deberá ampliar, por el periodo de la prórroga, el de la garantía de seriedad sí la vigencia inicial no cubre este nuevo término. El original de la garantía de seriedad y las copias de las ofertas les serán devueltas, previa solicitud, a todos los proponentes cuando el proceso se termine o no se seleccione oferta alguna en el plazo previsto. De la misma manera a los oferentes no favorecidos con la adjudicación del contrato. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario o contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia, especialmente las relacionadas con la suscripción del contrato, constitución de las pólizas, contribución al perfeccionamiento del contrato dentro del término señalado y mantener lo ofrecido en su propuesta, se hará efectiva a favor de la UPME la garantía de seriedad de la propuesta. Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuantía de esta garantía y sin perjuicio de que la UPME pueda optar por adjudicar, dentro de los 15 días hábiles siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, si la propuesta presentada es favorable para la Entidad. 2.2.1.3 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Los documentos solicitados en el numeral 2.2.1 y otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en el Artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, en concordancia con el Artículo 480 del Código de Comercio. Por lo tanto, deberán autenticarse por funcionarios competentes del país de origen, a su vez por el Cónsul Colombiano o Agente Diplomático, al autenticar los documentos el Cónsul o Agente Diplomático hará constar que la sociedad existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país, la firma del Cónsul o Agente Diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Apostilla: Cuando se trate de documentos que provienen de países que hacen parte de la convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos se extranjeros, se aplicará lo dispuesto en ésta convención. 2.2.1.4 CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES DE LA CÁMARA

DE COMERCIO El proponente colombiano o extranjero con sucursal o agencia en Colombia, deberá acompañar con la oferta el certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su jurisdicción,



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con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario anterior, contados a partir de la fecha de cierre (entrega de propuestas) del proceso. Los interesados en participar en este proceso, deberán estar inscritos, calificados y clasificados en el Registro Único de Proponentes tal como se describe a continuación: ACTIVIDAD CIIU 6431 FIDEICOMISOS 2.2.1.5 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Las Personas Jurídicas deberán presentar el certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de entrega de propuestas Las personas jurídicas deberán acreditar que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más. El objeto de la sociedad deberá permitir realizar el objeto de la presente contratación. 2.2.1.6 CERTIFICACION DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA Las personas jurídicas deberán presentar certificado expedido por la Superintendencia Financiera, con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del proceso, donde acrediten ser una sociedad fiduciaria legalmente constituida, en funcionamiento y sometida a la vigilancia y control de la Superintendencia Financiera. En caso de que exista inconsistencia o diferencia entre este certificado y el expedido por la Cámara de Comercio, primará aquel que fue emitido por la Superintendencia Financiera de Colombia. 2.2.1.7 ACTA DE JUNTA DE SOCIOS De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este proceso deberá presentar el acta o extracto de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado. 2.2.1.8 CALIFICACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE PORTAFOLIOS TRIPLE A (AAA) Acreditación de una calificación AAA, otorgada para riesgo de contraparte o para administración de portafolios por una entidad calificadora de riesgo debidamente aprobada para actuar en Colombia 2.2.1.9 FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA DE LOS REPRESENTANTES LEGALES En el caso de personas jurídicas se adjuntará fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. 2.2.1.10 FOTOCOPIA DEL RUT DE LA ENTIDAD FIDUCIARIA.



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2.2.1.11 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Para las personas jurídicas, el Revisor Fiscal cuando este exista de acuerdo a los requerimientos de ley y/o el Representante Legal si no estuviere obligado a tener aquel, deberá presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del proceso (Ley 789 del 2002. 2.3 DOCUMENTOS FINANCIEROS La UPME declarará la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al conjunto de indicadores financieros con corte a 31 de diciembre de 2013 y que a continuación se enuncian: Que el proponente posea como mínimo un capital de trabajo equivalente al ochenta por ciento (80%) del valor del presupuesto total asignado a esta contratación. El capital de trabajo se calculará como el resultado de la siguiente fórmula:

Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente. Que el proponente dispone de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>1 ó =1). La solvencia se calculará como el resultado de la siguiente fórmula:

Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente.

Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al setenta por ciento (70%). El endeudamiento se calculará como el resultado de la siguiente fórmula

Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total.

El proponente deberá diligenciar el Formato No. 5, con corte a 31 de diciembre de 2013. Este formato debe estar suscrito por el Proponente y el Revisor Fiscal. De la misma manera, estos documentos serán objeto de verificación, mas no de calificación. 2.3.1 ESTADOS FINANCIEROS NOTA: Si en el Registro Único de Proponentes no figuran los índices financieros con corte a 31 de diciembre de 2013, el proponente deberá suministrar en la propuesta, el Balance General detallado y Estado de Resultados del año 2013 acompañados del dictamen del revisor fiscal de los mismos periodos, con notas a los Estados Financieros, estos documentos deben estar suscritos por el Representante Legal y el Revisor Fiscal, debidamente aprobados y autorizados por la Superintendencia Financiera. De la misma manera, estos documentos serán objeto de verificación, mas no de calificación.



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2.3.2 DOCUMENTOS DEL CONTADOR Y DEL REVISOR FISCAL El proponente deberá adjuntar fotocopia de la Tarjeta Profesional y del certificado de vigencia de registro de inscripción profesional del contador y del revisor fiscal. De igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios de los mismos, expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos certificados deberán encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este proceso. 2.4 DOCUMENTOS SUBSANABLES Únicamente serán subsanables a solicitud de la UPME:

La foliación de la propuesta al momento de la apertura de la misma.

Los documentos indicados en el numeral 2.2.1. La garantía de seriedad será subsanable siempre y cuando se haya aportado con la propuesta.

Los documentos señalados en el numeral 2.3.1, 2.3.2 y 2.3.3.

Las certificaciones para acreditar experiencia del proponente y de los profesionales, podrán ser motivo de aclaración, siempre y cuando se hayan presentado con la propuesta.

Los títulos de formación profesional, matrícula profesional y su traducción al castellano. Los documentos subsanables deberán presentarse dentro del término que indique la UPME en la respectiva solicitud. 2.5 OFERTAS CONSIDERADAS HÁBILES Se entiende que las ofertas presentadas son hábiles si cumplen con la totalidad de los requisitos señalados en estos términos de referencia, no se aceptan propuestas parciales, condicionadas ni propuestas alternativas técnicas o económicas. 2.6 RETIRO DE LAS OFERTAS Los originales de las ofertas, una vez sean entregadas en la sede de la UPME, no podrán ser retiradas por los oferentes. La copia de las mismas, junto con la póliza de seriedad de la oferta, podrá ser retirada por los oferentes no favorecidos, una vez adjudicado o terminado el proceso . 2.7 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE OPERACIONES

ARITMÉTICAS



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En la evaluación de la oferta se determinará si existen errores en el producto de las operaciones aritméticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME hará las correcciones correspondientes. Las correcciones establecidas en las ofertas, serán de forzosa aceptación para el proponente en relación con los precios en caso de que se le adjudique el contrato. Si el oferente rehúsa aceptarlas, se hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cuyo caso se celebrará el contrato con el oferente calificado en segundo lugar, si la propuesta resulta conveniente para la entidad.



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CAPÍTULO III. RECHAZO DE PROPUESTAS

3.1 CAUSALES DE RECHAZO Una propuesta será rechazada cuando se presente al menos cualquiera de las siguientes causales:

a. Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes.

b. Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del análisis de las propuestas.

c. Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con

nombres diferentes.

d. Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea.

e. Cuando el plazo máximo de entrega del servicio objeto de la propuesta, exceda el exigido en estos términos de referencia.

f. Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición

en otra u otras entidades diferentes, que también estén participando en el presente proceso.

g. Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una vez la Entidad haya verificado la información y consultado su veracidad.

h. El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley.

i. No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en los presentes

Términos de Referencia.

j. Cuando no se presenten los documentos indicados en el capítulo II. y/o su presentación o diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento, o no se subsanen dentro del término indicado por la UPME, o en la forma solicitada por la UPME.

k. Cuando el oferente exceda el presupuesto oficial estipulado en los presentes Términos de Referencia.

l. No demostrar la experiencia mínima exigida en el capítulo IV de los presentes términos de referencia.

m. No cumplir con las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el capítulo IV.



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n. Cuando la propuesta sea presentada por correo o vía e-mail.

o. Presentar propuestas alternas, parciales o establecer condiciones contractuales diferentes a las

indicadas en los presentes términos de referencia.

p. No diligenciar completamente el Formato de Capacidad Administrativa y Operacional.

q. No cumplir con las características mínimas exigidas en el Formato de Capacidad Administrativa y Operacional.

r. Cuando el proponente no demuestre ser una sociedad legalmente constituida y autorizada por la

Superintendencia Financiera para realizar negocios fiduciarios.

s. Las demás contempladas en la Constitución, la Ley y en el presente documento de Términos de Referencia.

3.2 TERMINACION DEL PROCESO

La terminación del proceso , procederá por motivos o causas que impidan la selección objetiva, cuando no se presenten ofertas o cuando todas las propuestas se encuentren incursas en causales de rechazo.



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CAPÍTULO IV. ANÁLISIS, COMPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

4.1 ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS

La UPME analizará y comparará todas las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y que por lo tanto no hayan sido descartadas, de acuerdo con lo establecido en el presente documento de Términos de Referencia. Se procederá a la comparación de las propuestas, con el propósito de seleccionar el proponente más favorable para la entidad, teniendo en cuenta todos los criterios de evaluación estipulados en el presente documento de Términos de Referencia. El ofrecimiento más favorable es aquél que, teniendo en cuenta los factores de escogencia indicados en el presente capítulo, obtenga el mayor puntaje. Para hallar el puntaje total se sumarán los puntajes de las evaluaciones técnica y económica resultantes. Previamente a realizar la evaluación técnica y económica, se deberá realizar el análisis de los documentos jurídicos y financieros solicitados, los cuales no asignan puntaje pero conducen a determinar si el oferente es hábil o no . El Comité Evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas con destino al Director de la Unidad. Previamente a la selección , el informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Secretaría General de la UPME y en la página Web de la Unidad, por el término indicado en el cronograma del proceso, para que los proponentes conozcan los resultados y presenten las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique, plazo en el cual no se podrá completar, adicionar o mejorar las propuestas. Las observaciones debidamente radicadas dentro del término previsto, serán resueltas y según sus resultados se seleccionará.. 4.1.1 CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o más proponentes, se escogerá aquél que tenga el mayor puntaje en el factor de evaluación correspondiente a “Experiencia del proponente adicional de acuerdo a la naturaleza jurídica de la entidad contratista ”, si persistiere el empate se escogerá a quien haya obtenido mayor puntaje en “Experiencia adicional en valor de recursos administrados”, continuando el mismo se escogerá haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación de la propuesta económica, si aún persiste el empate la



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escogencia se realizará en audiencia pública mediante sorteo con la utilización de balotas, para lo cual se señalará fecha y hora. 4.2 EXPERIENCIA TÉCNICA HABILITANTE DEL PROPONENTE 4.2.1 EXPERIENCIA MINIMA REQUERIDA Con el fin de habilitar los oferentes para la participación en el proceso, estos deberán cumplir la experiencia que se indica a continuación: Corresponde a la experiencia demostrada en contratos de fiducia mercantil o encargo Fiduciario. Los proponentes deben demostrar su experiencia para atender el objeto de este proceso. Para tal efecto deben presentar como mínimo dos (2) certificaciones de experiencia una de contratos EJECUTADOS y otra de contratos EN EJECUCION con entidades públicas de carácter nacional, territorial, empresas industriales y comerciales del Estado, de economía mixta o entidades Privadas y que cumplan con los siguientes requisitos: a. Certificación expedida por el contratante, en donde se indique claramente objeto (fiducia mercantil o encargo fiduciario), valor del contrato, (valor de los recursos en administración o encargo) fecha de iniciación y de terminación, con indicación del servicio prestado y cuya calificación de cumplimiento sea EXCELENTE O BUENA. b. Que el servicio haya sido prestado durante los últimos cinco (5) años y cuya duración haya sido igual o superior a seis meses, tratándose de contratos EJECUTADOS. c. Tratándose de contratos en EJECUCION el servicio deberá ser igual o mayor a seis (6) meses. e. Al menos uno de los contratos ejecutados o en ejecución deben corresponder a la administración de recursos de entidades del orden nacional. 4.2.2 EQUIPO DE TRABAJO MÍNIMO REQUERIDO A continuación se presenta el equipo mínimo de profesionales que deben estar incluidos en la propuesta, para lo cual es indispensable tener el perfil y la experiencia específica que se describen en la siguiente tabla:



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Cargo Perfil académico Cantidad experiencia

Gerente Profesional en Economía ó Administración de Empresas ó Ingeniería Industrial ó Contaduría Pública o profesiones afines, con mínimo especialización

1 Tres (3) años de experiencia profesional de los cuales como experiencia específica se debe acreditar un mínimo de dos (2) años en el manejo de fiducias de entidades públicas o privadas

Profesional Operativo

Profesional en Economía o Administración de Empresas ó Administración Pública ó Contaduría Pública ó Ingeniería Industrial o profesiones afines.

1 Dos (2) años de experiencia profesional, de los cuales como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de dos (2) años en áreas afines a las obligaciones del manejo de recursos de fiducia mercantil o encargo fiduciaria pública o privada,

Profesional Contable

Profesional en Contaduría Pública tres (3) años de experiencia profesional, de los cuales como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de dos (2) años en el manejo contable de fiducia de entidades públicas

Profesional de Análisis de Portafolios

Profesional en Economía ó Administración de Empresas ó Finanzas ó Ingeniería Industrial ó Contaduría Pública o profesiones afines,

Tres (3) años de experiencia profesional, de los cuales como experiencia específica, se debe acreditar un mínimo de dos (2) años en manejo específico de portafolios de inversión y análisis de riesgos financieros, debiendo acreditar dentro de la misma experiencia al menos 1 año en manejo de portafolio de recursos públicos.

Profesional en temas jurídicos

Profesional en Derecho, con especialización en Derecho Administrativo o público o Comercial,

Mínimo tres (3) años de experiencia en derecho comercial o Contratación Estatal.

Sobre el grupo básico de profesionales se deberá allegar:

Fotocopia del título profesional y fotocopia del título de postgrado cuando se requiera

Fotocopia de la matrícula profesional de las profesionales exigibles

Hoja de vida

Certificados de experiencia profesional expedido por el contratante donde se acredite el plazo, objeto o cargo desempeñado



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Diligenciar los formularios que se indicarán en éstos Términos de Referencia sobre el compromiso de participación

4.2.3 CAPACIDAD ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL

Es de carácter obligatorio el cumplimiento de todos y cada uno de los objetivos específicos señalados en el numeral 1.3. Nota: El cumplimiento de los objetivos específicos no podrá ser objeto de condicionamiento 4.3 CRITERIOS, DEFINICIONES Y PUNTAJES PARA LA EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA

4.3.1 PONDERACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN Los factores que se tendrán en cuenta para la evaluación de ofertas, representan un puntaje máximo de 1000 puntos., distribuidos así:

FACTORES DE EVALUACIÓN PUNTAJE PARCIAL

PUNTAJE TOTAL

OFERTA TÉCNICA 700

( 1) Experiencia del proponente adicional de acuerdo a la naturaleza jurídica de la entidad contratista

400

( 2) Experiencia adicional en valor de recursos administrados 300

(3) Apoyo a la industria nacional 100 100

(4) OFERTA ECONOMICA 200

PROPUESTA ECONOMICA (COMISION FIDUCIARIA) 200

PUNTAJE TOTAL 1000

4.3.1.2 EXPERIENCIA ADICIONAL DE ACUERDO A LA NATURALEZA JURIDICA DE LA ENTIDAD

CONTRATISTA .- PUNTAJE TOTAL 400 PUNTOS El proponente que en su propuesta presente certificados adicionales a los solicitados como requisito habilitante de contratos ejecutados o en ejecución de fiducia mercantil o encargo fiduciario con entidades públicas del nivel nacional, territorial, o entidades privadas obtendrá el puntaje que se indica en la siguiente tabla:



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No. CONTRATOS NATURALEZA JURIDICA DE LA ENTIDAD CONTRATISTA

PUNTOS

2 Entidades públicas del nivel nacional 400

2 Entidades públicas del nivel territorial o entidades privadas

200

Nota: Sólo se admitirá contratos suscritos a partir de enero de 2009

4.3.1.3 EXPERIENCIA ADICIONAL EN VALOR RECURSOS ADMINISTRADOS.- PUNTAJE TOTAL 300 El proponente que en su propuesta presente certificados adicionales a los solicitados como requisito habilitante, en donde la empresa contratante certifique que ejecutó o se encuentra ejecutando contratos de fiducia mercantil o encargo fiduciario de entidades públicas del orden nacional, territorial, de economía mixta, industriales y comerciales del Estados o entidades privadas en donde se indique el valor de los recursos administrados obtendrá el puntaje que se detalla a continuación:

Número de contratos Valor en Millones de Pesos de recursos administrados

Puntos

2 >10.001 Millones 300

2 >6501Millones ≤ 10.000 Millones 200

2 > 3.501 Millones ≤ 6.500 Millones 100

Nota: Sólo se admitirá contratos suscritos a partir de enero de 2009

En el evento en que no se certifique la anualidad se efectuará la proporción dividiendo el valor por los meses de ejecución NOTA: Se podrá acreditar en la misma certificación la experiencia para calificar la calidad y valor de contratos 4.4 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL En desarrollo de lo establecido en la Ley 816 de 2003 y con la finalidad de apoyar la industria nacional se asignarán los siguientes puntajes:



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Factor de puntaje Puntaje máximo

El Proponente certifica que utiliza en un 100% personal nacional para la ejecución del contrato

100

El Proponente que no certifica que utiliza en un 100% personal nacional para la ejecución del contrato

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4.5 EVALUACIÓN TOTAL DE LA PROPUESTA

4.5.1 EVALUACIÓN ECONOMICA Se asignarán 200 puntos a la propuesta económica cuyo presupuesto se acerque más a la mediana de los presupuestos de todas las propuestas presentadas. En caso de tener número de propuestas pares se tomará la propuesta, con presupuesto superior a la mediana que más se acerque a la misma. Una vez seleccionada la propuesta de 200 puntos, se tomará para el resto de propuestas el valor absoluto de su diferencia en presupuesto con respecto a la mediana y éste valor se ordenará de forma ascendente. La propuesta con el menor valor obtendrá 150 puntos, la siguiente menor obtendrá 100 y la cuarta en valor obtendrá 50 puntos. La mediana se calculará de acuerdo al siguiente procedimiento: Sean x(1), x(2), … , x(n) los presupuestos de las diferentes propuestas (n en total en este caso). Sea z(1), z(2), … , z(n) los mismos datos ordenados de menor a mayor, así: z(1)<=z(2)<=z(3) … <= z(n) Si n es impar la mediana es M = z ((n+1)/2) Si n es par la mediana es M = (1/2)*(z(n/2)+z((n/2)+1))



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CAPÍTULO V. ANEXOS Y FORMATOS

FORMATO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Señor DIRECTOR UPME Ciudad ------------------------------------------------------------------------------------, mayor de edad, vecino de----------- identificado con la cédula de ciudadanía número------------- expedida en ----------------, en mi calidad de representante legal ( o suplente o apoderado) de la sociedad ------------------, legalmente constituida y domiciliada en------------------ de conformidad con las condiciones que se estipulan en los términos de referencia, presento la siguiente propuesta para el proyecto SELECCIÓN DE LA FIDUCIARIA CON LA CUAL SE CELEBRARÁ UN CONTRATO DE FIDUCIA MERCANTIL PARA EL MANEJO DE RECURSOS DE LA UPME VIGENCIA 2014

En caso de que sea aceptada, la firma se compromete a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: 1. Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta, comprometiendo únicamente

al proponente. 2. Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni

en el contrato probable que de ella se derive. 3. Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato.

Igualmente, no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar. 4. Que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos cumplen

con los requisitos en ellas exigidas. 5. Que conocemos el contenido de los términos de referencia y sus anexos y que aceptamos sus condiciones. 6. Que el término de duración de la presente prestación de servicios es de un plazo máximo de ________

meses. 7. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas, dentro de los

tres (3) días hábiles siguientes a la firma de éste. 8. Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Contratación.



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9. Que el valor de la comisión fiduciaria, sobre el valor de los pagos efectivamente realizados por la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, es:

AÑO COMISION MENSUAL TOTAL COMISION SEIS (/) ) MESES (*)

2014

10. Que autorizamos a la UPME para comunicarnos o notificarnos cualquier asunto referente a este proceso

través del correo electrónico que en el presente documento se señala. 11. Que la presente propuesta consta de _________ folios debidamente numerados. El (los) suscrito(s) señala(n) cualquiera de las siguientes direcciones donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones o comunicaciones relacionadas con esta propuesta: Nombre de la Empresa ---------------------------------------------------------------- Dirección ---------------------------------------------------------------------------------- Teléfono ----------------------------------------------------------------------------------- Fax ----------------------------- Ciudad ----------------------- Correo Electrónico -------------------------------- Atentamente, ----------------------------------------------------------- Nombre del Representante Legal ----------------------------------------------------------- Firma del Representante Legal



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FORMATO No. 2

EXPERIENCIA ESPECÍFICA DE LA FIRMA PROPONENTE (1)

Nombre del proponente: _____________ _

Entidad Contratante Objeto del contrato Valor del contrato Duración (años y/o fracción)

Fecha de:

Iniciación Finalización

(1): Ver definición de experiencia específica del proponente.



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FORMATO No. 3

RELACIÓN DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO

(Diligenciar la información solicitada en este formulario, para EL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO Nombre del proponente: _____________ _

NOMBRE de los profesionales

CARGO EN EL PROYECTO

TÍTULO PROFESIONAL

FECHA GRADO

ESTUDIOS DE POSGRADO

EXPERIENCIA ESPECIFICA(1) (en meses)

Esp

ecia

lizac

ión

Mae

strí

a

Doc

tora

do

(1): Ver definición de experiencia específica de los profesionales. El detalle de esta experiencia específica se consignará en el Formato No. 4.



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FORMATO No. 4

EXPERIENCIA ESPECÍFICA (1) DEL PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO

NOMBRES Y APELLIDOS:

CARGO A OCUPAR:

DOMICILIO: DIRECCION:

TELEFONO: FAX:

CEDULA N°: PASAPORTE N°:

LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO:

EXPERIENCIA ESPECIFICA (1)

ENTIDAD ACTIVIDAD DESEMPEÑADA

FECHA DE Duración (años y /o fracción) Iniciación Terminación

TOTAL EXPERIENCIA ESPECÍFICA EN MESES

suma experiencia específica3

Certifico mi intención y compromiso de participar en el estudio en caso de resultar elegida la propuesta.

________________________

Firma del profesional ( Rúbrica original-No se acepta fotocopia en la propuesta original

(1): Ver definición de experiencia específica.

(2): Diligenciar este formato para cada uno de los profesionales del PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO. (3): Debe ser coherente con la información del Formato No. 3 (4): Adjuntar hojas de vida y certificaciones de formación académica y experiencia



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ANEXO No. 1 MINUTA DEL CONTRATO

CONTRATO No. _______ SUSCRITO ENTRE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA – UPME y XXXX

CONTRATO DE FIDUCIA MERCANTIL No__________________ SUSCRITO ENTRE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA – UPME y FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. Entre los suscritos, xxxxxxxxxxxxxxxxxx, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. xxxxxxxxxxxxxxx expedida en xxxxxxxxxxxx, quien obra en su calidad de Director General de la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, designado mediante Decreto de Nombramiento No.xxxxxxxxxxxxxxxxxdel xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx posesionado según consta en el Acta de Posesión No.xxxxxxxxxxxxxxxxxx ,obrando como representante legal y quien como fideicomitente en adelante se denominará LA UPME o EL FIDEICOMITENTE, y por otra parte xxxxxxxxxxxxxxxxx, igualmente mayor de edad identificada con la cédula de ciudadanía No. xxxxxxxxxx, en su calidad de xxxxxxxxxxxxxxxxxx y quien obra en nombre y representación de la xxxxxxxxxxxxxx, sociedad de servicios financieros, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., constituida mediante Escritura Pública xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxxxxxxxsegún consta en el certificado expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, con autorización de funcionamiento proferida mediante xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, quien para los efectos del presente contrato se denominará LA FIDUCIARIA, hemos acordado celebrar el presente contrato de Fiducia Mercantil, previas las siguientes consideraciones: 1. Que de acuerdo a lo señalado en el Decreto 1258 de 2013, por medio del cual se modificó la estructura de

la Unidad de Planeación Minero-Energética, UPME, se estableció que la UPME manejará sus recursos presupuestales y operará a través del contrato de Fiducia Mercantil que celebre con una entidad fiduciaria, el cual se someterá a las normas del derecho privado.

2. Que el artículo primero del mencionado decreto, se estableció que la UPME manejará sus recursos presupuestales y operará a través del contrato de Fiducia Mercantil que celebre con una entidad fiduciaria, el cual se someterá a las normas del derecho privado.

3. Que de esta manera y de acuerdo con dicha disposición legal, la UPME requiere seleccionar a la Fiduciaria con la cual suscribirá el contrato de fiducia mercantil, a través del cual operará y se manejarán sus recursos, los cuales de conformidad con lo señalado en el parágrafo del artículo 18 del referido decreto, son sufragados por Ecopetrol S.A., o quien haga sus veces; por el Instituto Colombiano de Geología y Minería o quien haga sus veces; por Financiera Energética Nacional, FEN, o quien haga sus veces; y, por Interconexión Eléctrica S.A., ISA S.A., o quien haga sus veces, por partes iguales.



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4. Que para llevar a cabo este proceso, se requiere obtener de diferentes entidades fiduciarias propuestas para el manejo de los recursos de la UPME, cuyo objeto general del contrato actual es de: administración, manejo e inversión de los recursos, y se ha venido celebrando por el término de siete meses

5. Que ante la de imposibilidad de adicionar el contrato ̈ de fiducia vigente, se hace necesario iniciar el proceso para que la UPME celebre un nuevo contrato de tal forma que no se paralice la operatividad financiera en el manejo de los recursos y pagos, esto mientras se adelanta el trámite de vigencias futuras para el manejo de recursos durante varias vigencias.

6. Que la UPME dentro de su presupuesto cuenta con los recursos necesarios para la contratación de Que en Acta No. xxxxxxxxxxxx de fecha xxxxxxxxxxxx el Comité de Gastos Generales APROBÓ la contratación de la Fiducia que manejará los recursos de la UPME, para lo que resta de la vigencia fiscal 2014.

7. Que la UPME, de conformidad con el Manual Interno de Contratación y teniendo en cuenta lo preceptuado en la Directivas Presidenciales 10 y 12 de 2002 que son de obligatorio cumplimiento para las entidades de orden nacional, para la celebración de este contrato, ha dado estricto cumplimiento en la aplicación de los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva tal como se acredita con la documentación que a ese respecto respalda la gestión administrativa que ha ejecutado la UPME, la cual reposa en sus dependencias por lo tanto, dio apertura el proceso de SOLICITUD ABREVIADA DE OFERTAS No. xxxx para la selección de la fiduciaria con la cual se celebrará un contrato de fiducia mercantil para el manejo de recursos para lo que resta de la vigencia 2014, a través de la página Web de la Unidad, habiendo presentado propuesta xxxxxxxxxxxxxxx

8. Que según consta en Acta de Apertura del xxxxxxxxxxxxxxxxxx, presentaron propuesta dentro del término indicado en el cronograma de fechas proceso xxxxxxxxxxxxxxx: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

9. Que, la Dirección General de la UPME, acogiendo la recomendación del Comité Evaluador, seleccionó la fiduciaria xxxxxxxxxxxxxxxxxxpor cuanto su propuesta técnica y económica resultó ser la más favorable para la UPME.

10. Que de acuerdo con lo anterior, FIDUCIARIA xxxxxxxxxxxxx. cumple con las condiciones necesarias establecidas para ejecutar la Fiducia a contratar.

De conformidad con lo anteriormente expuesto las partes acuerdan: CLÁUSULAS:

PRIMERA: NATURALEZA DEL CONTRATO.- El presente contrato de Fiducia Mercantil se rige por las disposiciones comerciales y civiles que le resulten aplicables. SEGUNDA: OBJETO.- Celebrar un contrato de Fiducia Mercantil, a través del cual se manejarán, administrarán e invertirán los recursos presupuestales asignados a la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME-, TERCERA: DETERMINACION TRANSFERENCIA DE BIENES.- Con la firma del presente contrato EL FIDEICOMITENTE se obliga a transferir a la FIDUCIARIA los recursos presupuestales que de acuerdo con las leyes anuales de presupuesto y los correspondientes movimientos presupuestales se aprueben para las vigencias presupuestales de 2014. Los recursos antes mencionados serán entregados por el FIDEICOMITENTE, de acuerdo a las disponibilidades de las empresas aportantes y de conformidad con las normas presupuestales.



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CUARTA: PATRIMONIO AUTONOMO. – Con los recursos de que trata el presente contrato, la FIDUCIARIA conformará un patrimonio autónomo que se mantendrá separado de los bienes de la FIDUCIARIA y de los que correspondan a otros negocios fiduciarios. Dicho patrimonio especial o autónomo se denominará “PAP FIDEICOMISO UPME”, al cual se le aplican las previsiones de los Artículos 1226 y siguientes del Código de Comercio, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, Circulares de la Superintendencia Financiera de Colombia y demás disposiciones legales vigentes. QUINTA: OBLIGACIONES DE LA FIDUCIARIA.- Además de las obligaciones que emanan de la naturaleza y esencia del presente contrato, de los términos de referencia, las modificaciones efectuadas a los mismos, las comunicaciones aclaratorias de los Términos de Referencia, de la propuesta, del Código de Comercio y Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la FIDUCIARIA tendrá las siguientes obligaciones: 1. Administrar y manejar los recursos asignados a la UPME, para su operación y funcionamiento en la respectiva vigencia fiscal, de acuerdo con las normas del código de comercio y las normas presupuestales y contables aplicables a las entidades públicas y que se encuentran vigentes. 2. Recaudar, administrar los demás recursos que surgieren de la ejecución de las funciones propias de la UPME, de acuerdo al artículo 5 del Decreto 1258 de 2013. 3. Llevar el control de ingresos en forma detallada y según la indicación del Fideicomitente, acerca de los recursos entregados y generados en virtud del contrato. 4. Invertir los recursos de acuerdo a los lineamientos dados el Ministerio de Hacienda y crédito público sobre la inversión forzosa en TES de conformidad con el Decreto 1525/2008 y sus reglamentarios, así como mantener la disponibilidad necesaria de recursos para el pago de las obligaciones que se generen. 5. Pagar dentro del plazo de dos (2) días hábiles a los proveedores de bienes y servicios producto de las obligaciones contractuales (órdenes y contratos), los cuales serán acreditados ante la Entidad Fiduciaria en el momento y forma oportuna. Realizar la liquidación y retenciones que se generen por dichos pagos. Los pagos que deberá realizar la Fiduciaria se efectuarán siempre y cuando existan recursos suficientes en el fideicomiso para cubrirlos. 6. Efectuar el pago de la nómina de la planta de personal de la UPME, viáticos al interior y exterior, mediante transferencia ágil y oportuna a más tardar dentro de término de dos (2) días hábiles en cuentas corrientes o de ahorros, que tengan las prerrogativas de las cuentas de nóminas, es decir exentas de comisiones, retenciones y cuota de manejo; así como lo relacionado con las obligaciones laborales, de tipo tributario y no tributario de los funcionarios vinculados a la planta de personal de la UPME. 7. Pagar dentro de los términos y condiciones establecidas por la Ley todos los aportes correspondientes a la seguridad social integral y parafiscales a favor de las diferentes entidades tales como fondos de pensiones privados y públicos, entidades promotoras de salud, privadas y públicas, Fondo Nacional del Ahorro, I.C.B.F. Caja de Compensación Familiar, Sena, DIAN, entre otras. Efectuar los pagos dentro de los plazos fijados para ello. La fiduciaria asumirá las sanciones por mora que genere su incumplimiento. De igual manera, reportar a UPME, al día siguiente el pago de las obligaciones anteriores. 8. Pagar dentro del mismo término establecido para el pago de la nómina los descuentos de nómina que se realicen a los funcionarios con destino a terceros autorizados, tales como préstamos, cooperativas, ahorros programados, embargos, etc., reportando dichos pagos a las respectivas entidades. La fiduciaria asumirá las sanciones por mora que genere su incumplimiento. De igual manera, reportar a la UPME, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes el pago de las obligaciones anteriores. 9. Pagar los servicios públicos de manera inmediata dada la prioridad en su pago, sin que pueda aducir como el no pago, el término señalado para los pagos ordinarios. 10. Efectuar los pagos a los proveedores de bienes y servicios al extranjero a que haya lugar, dentro del término de tres (3)



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días hábiles a través de transferencias bancarias a las cuentas designadas. Las divisas para el pago se enviarán a la TRM de la fecha de giro, para lo cual la fiduciaria remitirá el comprobante acompañado de la liquidación definitiva de la transacción para la legalización respectiva con el valor en pesos colombianos y teniendo en cuenta las retenciones e impuestos a que haya lugar. Los costos que demanden las transacciones en el exterior, serán con cargo exclusivo a la FIDUCIARIA. 11. Realizar los reprocesos de obligaciones asumidas por la fiduciaria dentro de UN (1) día hábil siguiente a la fecha de la solicitud impartida por la UPME.

12. La UPME no asumirá costos por ninguno otro concepto diferente de la comisión fiduciaria por lo tanto

no asumirá costos inherentes a gastos bancarios como notas débito, gastos de chequeras, cheques de gerencia, intereses de sobregiros, etc, con cargo a los recursos entregados en desarrollo del contrato de fiducia y de generarse estos deberán ser reintegrados al fideicomiso en el menor tiempo posible. 13. Efectuar los pagos autorizados por la UPME y que se encuentren pendientes de realizar a la fecha de finalización del contrato de fiducia con cargo a los recursos entregados, para lo cual, se harán las reservas y se hará constar en el acta de liquidación. 14. Suscribir dentro del término máximo de dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud formulada por el (los) ordenador (es) del gasto los actos y contratos que se requieran para garantizar el

funcionamiento de la Unidad, con observancia del régimen interno de contratación y el manual operativo. 15. Atender las obligaciones derivadas de los contratos celebrados en el término máximo de dos (2) días hábiles siguientes al cumplimiento de los requisitos para generar la obligación, previa solicitud formulada por el (los) ordenador (es) del gasto, así como lo relacionado con las obligaciones de tipo administrativo, legal y tributario de los contratos. 16. Elaborar los contratos dentro de los dos (2) días siguientes al recibo de la solicitud formulada por la UPME y actas de liquidación dentro un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles., al recibo de la solicitud formulada por la UPME. 17. Realizar a la terminación del contrato de fiducia, la cesión de los contratos que se encuentren en ejecución dentro del término de tres (3 ) días hábiles siguientes a partir de la fecha de solicitud de cesión que realice la UPME. 18. Aceptar la cesión de los contratos que se encuentren actualmente en ejecución junto con los recursos disponibles. 19. Remitir al día siguiente de efectuado la transferencia de los pagos a los proveedores de los bienes y servicios y los originados de la nómina los comprobantes de egreso con el detalle de la operación, indicando claramente las bases y descuentos o

retenciones practicadas objeto de este pago. 20. Remitir a más tardar dentro de los ocho (8) días calendario

siguientes a la terminación del periodo mensual, los extractos de las cuentas bancarias aperturadas y el movimiento de las portafolio de inversiones en desarrollo del contrato de Fiducia; no obstante deberán presentar dentro de los primeros cinco (5) días calendario siguientes a la terminación del periodo mensual un preliminar de los extractos de las cuentas bancarias señaladas. 21. Suministrar los informes diarios, mensuales, semestrales y anuales sobre la ejecución del contrato con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos de los entes de control y regulación respectivos. Dentro de estos un informe detallado mensual de los pagos efectuados dentro del mes. 22. Remitir e Informar mensualmente el cumplimiento de las obligaciones tributarias tales como la declaración de los respectivos impuestos nacionales y distritales, medios magnéticos, que se originen en desarrollo del objeto del contrato. 23. Realizar la devolución de los saldos de presupuesto no ejecutado de la vigencia junto con sus rendimientos a las Empresa Aportantes, de acuerdo con las órdenes impartidas por la UPME, dentro del plazo que se acuerde entre la UPME y la fiduciaria. Para lo cual se llevara un control detallado del recaudo de los aportes de cada una de éstas y los rendimientos generados de éstas. 24. Rendir un informe mensual sobre los contratos suscritos, su ejecución y liquidación. 25. Asesorar a la UPME en aspectos jurídicos, tributarios, financieros y contables relacionados con el desarrollo



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de la fiducia mercantil. 26. Actuar y responder por todas las obligaciones tributarias, dentro de los términos de ley, que como pagador debe asumir en virtud de lo dispuesto en el Estatuto Tributario vigente durante el término del contrato. 27. Contar con la designación del personal mínimo exigido en el capítulo IV de los Términos de Referencia. Designar para el efecto, personal calificado de excelentes calidades y experiencia profesional y administrativa para el manejo de todo lo relacionado con la aprobación y ejecución del contrato y principalmente que garantice el cumplimiento de las obligaciones. 28. Asignar mínimo (1) funcionario de la entidad fiduciaria en las instalaciones de la Upme con los implementos físicos y tecnológicos. 29.Asignar como Gerente del proyecto, de acuerdo con lo señalado en el capítulo IV de los Términos de Referencia a un funcionario de excelentes calidades profesionales y suficiente experiencia e idoneidad, para que dirija el fideicomiso y adelante las gestiones pertinentes entre el Fideicomitente y la Fiduciaria. 30. Destinar los recursos humanos necesarios para la ejecución del contrato a suscribir, así como el diseño organizacional propuesto para el mismo efecto. 31. Adoptar los mecanismos físicos, de personal y tecnología TIC necesarios para los nuevos requerimientos en los procesos de manejo presupuestal, contable y administrativo de SIIF -Sistema Integrado de Información Financiera, acuerdo a los lineamientos dados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 32. Elaborar, previamente a la firma del contrato y una vez se haya hecho la adjudicación el borrador del reglamento del Comité Técnico y operativo, cuyo texto definitivo una vez acordado será suscrito entre las partes, con fundamento en los Términos de Referencia y la propuesta. 33. Cumplido el objeto o vencido el término del contrato, presentar a la UPME dentro de los cuatro (4) meses siguientes un informe final de operaciones realizadas. 34. Una vez presentado y aprobado el informe final de operaciones realizadas y los resultados obtenidos a la UPME, elaborar el acta de liquidación del contrato. 35. Destinar el número de funcionarios para la operación del contrato que se requiera, sin que implique modificación del mínimo grupo requerido en los Términos de Referencia. 36. Disponer de un sistema de información administrativa y financiera que el contratista destinará para la ejecución del contrato a suscribir, teniendo en cuenta criterios de capacidad, eficiencia y volumen de información a procesar. Debe señalar aspectos como número, tipo de equipos y software con los que dispone para el desarrollo del contrato de Fiducia Mercantil. 37. Disponer del software contable que permita registrar a nivel del documento fuente las operaciones realizadas en desarrollo del contrato fiduciario. Esta información debe servir de insumo, oportuno, onfiable y suficiente para la consolidación de la información financiera pública de la entidad. 38. Disponer de un portal de pagos, donde se consulte diariamente las operaciones de los pagos realizados o abonados al beneficiario final y se detalle las deducciones o retenciones y brindar herramientas automáticas en línea. 39. Realizar y atender las obligaciones y demás desembolsos requeridos en la forma y términos indicados en la propuesta. 40. Entregar los informes señalados en la propuesta. 41. Cumplir con todas las demás obligaciones derivadas del contrato de fiducia mercantil (artículo 1266 y ss del C. Co.) y las demás que se deriven de la propuesta, los términos de referencia y el manual operativo, los cuales forman parte integral del contrato. 42. El contratista deberá utilizar en el desarrollo del objeto del contrato el grupo de profesionales propuestos el cual no se podrá cambiar sino por circunstancias de fuerza mayor y caso fortuito, debidamente demostradas y previa autorización y aceptación del Supervisor del contrato, quien dado el caso verificará que el profesional o grupo de profesionales propuestos cumplan con los mismos requisitos exigidos en los términos de referencia y con el puntaje mínimo asignado en la evaluación de la propuesta presentada. 43. Atender sin dilación y responder a la UPME por todo reclamo laboral o contractual que surja durante la vigencia o con posterioridad a la terminación del Contrato, que se origine directa o indirectamente en el Contrato. 44. El contratista deberá garantizar el personal que destinará para la prestación del servicio de qué trata la presente contratación de



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conformidad con la Ley 789 de 2002 y 828 de 2003, permanecerá afiliado al sistema de seguridad social integral. 45. Mensualmente el CONTRATISTA deberá demostrar ante el supervisor el pago de aportes parafiscales y seguridad social integral 46. Responder ante terceros por los daños generados a personas y bienes por causas imputables al CONTRATISTA 47. Ejecutar el contrato con autonomía administrativa, técnica y financiera, quedando entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre el personal utilizado por el CONTRATISTA y EL CONTRATANTE. 48. En caso que la UPME sea objeto de cualquier reclamación judicial o extrajudicial, basada en el hecho que algún material suministrado por el CONTRATISTA, bajo los términos del presente contrato, constituya cualquier forma de violación alguna de patente, o de derechos de autor, el CONTRATISTA asumirá la defensa de la Unidad a sus expensas y, si hubiere lugar a ello, reembolsará a ésta cualquier cantidad que hubiere pagado por dicha reclamación. En ningún caso el CONTRATANTE aceptará la responsabilidad por los daños indirectos o consecuenciales, lucro cesante, pérdida de economías o por cualquier reclamación formulada contra la UPME por terceras partes, costos que serán en todo caso por cuenta del contratista. 17. Todas las demás relacionadas con el objeto del contrato e incluidas en la propuesta y Términos de Referencia PARAGRAFO PRIMERO: teniendo en cuenta la naturaleza de los recursos, no se podrán realizar cargos adicionales por ningún concepto, tales como: compra de chequeras, intereses de sobregiros, entre otros. PARAGRAFO SEGUNDO: LA FIDUCIARIA exigirá a los beneficiarios de los desembolsos, la constitución de las pólizas que el FIDEICOMITENTE indique. SEXTA: OBLIGACIONES DE LA UPME.- 1. La UPME vigilará el cumplimiento del contrato en los términos y condiciones pactadas, para garantizar la finalidad de la contratación propuesta. Para el efecto se designará al Secretario General como coordinador y dos profesionales especializados del Área Financiera, de los cuales uno será del Área de Presupuesto y otro del Área Contable, grupo que revisará los informes presentados por la FIDUCIARIA y podrá efectuar los requerimientos a que haya lugar. El Coordinador deberá informar ante la oficina jurídica de la UPME cuando se presente algún hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. 2. La UPME se compromete a: a) Entregar los recursos objeto de la Fiducia, que sean asignados conforme la Ley Anual de Presupuesto. b) Cancelar mensualmente a la FIDUCIARIA el monto de la comisión fiduciaria, con sujeción a las disponibilidades de recursos que realicen las empresas aportantes estipulaciones pactadas en el contrato, previa presentación de la factura y/o cuenta de cobro debidamente soportada y autorizada. c) Remitir la información requerida para el cumplimiento del contrato. d) Enviar comunicación escrita a la FIDUCIARIA indicando los contratos que deba celebrar, adjuntando la documentación requerida para su celebración, los pagos y desembolsos que deba efectuar con sujeción a las aprobaciones presupuestales y los recursos disponibles. e) Impugnar los actos anulables realizados por la FIDUCIARIA o solicitar su rescisión. f) Ejercer la acción de responsabilidad contra la FIDUCIARIA cuando a ello hubiere lugar. g) Rechazar todo acto efectuado por la FIDUCIARIA sin el consentimiento pleno y expreso del FIDEICOMITENTE o del ordenador del gasto de la UPME. h) Ejercer supervisión general de los aspectos técnicos operativos y financieros que surjan durante la ejecución del contrato, k) Informar a la Oficina Asesora Jurídica de la UPME cuando se presente algún hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. SEPTIMA: CARGOS AL FIDEICOMISO.- En desarrollo del fideicomiso la FIDUCIARIA no podrá incurrir con cargo a los recursos entregados, en sobregiros por el manejo de cuentas corrientes abiertas para la



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administración de los dineros del fideicomiso. Tampoco se podrán realizar cargos o notas débito, como compra de chequeras, intereses de sobregiros, consignaciones nacionales, etc. OCTAVA: RESPONSABILIDAD DE LA FIDUCIARIA.- Las obligaciones que la FIDUCIARIA asume en virtud del presente contrato son de medio, no de resultado y así se evaluará su desempeño y juzgará su responsabilidad. Sin embargo, la FIDUCIARIA responderá hasta por culpa leve en su gestión. Las partes dejan expresa constancia de que la FIDUCIARIA no responderá por el incumplimiento de las obligaciones adquiridas por personas con quienes contrate en acatamiento de una orden del FIDEICOMITENTE, ni aun en el caso de que la compañía de seguros con quien la FIDUCIARIA haya convenido la expedición automática de pólizas se haya negado a asegurar al contratista incumplido. Adicionalmente, la FIDUCIARIA no responderá por la mora en el pago de lo debido a un contratista, cuando la misma se deba a un retardo del FIDEICOMITENTE en impartir la orden correspondiente, ni tampoco por el pago de lo no debido cuando el mismo se haya efectuado en acatamiento de órdenes recibidas por el FIDEICOMITENTE. NOVENA: COMISIÓN FIDUCIARIA Y FORMA DE PAGO.- De conformidad con lo previsto en la oferta económica de la propuesta presentada por la FIDUCIARIA, la comisión fiduciaria mensual por administración, manejo e inversión de los recursos será de ($ xxxxxxxxxxxxxx) Dicha comisión se pagará previa la presentación de la factura o cuenta de cobro debidamente aprobada por el área financiera de la UPME, xxxxxxxxxxxxxxxx acompañada del pago de aportes a la seguridad social integral y parafiscales, de conformidad con lo señalado en la ley 789 de 2002 y 823 de 2003. PARAGRAFO PRIMERO: Dentro de la comisión anterior están incluidos todos los gastos en que incurra la entidad fiduciaria para el cumplimiento del contrato. En consecuencia no se aceptarán cargos adicionales al fideicomiso por ningún concepto distinto de los porcentajes estipulados en la presente cláusula. PARÁGRAFO SEGUNDO: Las partes acuerdan que el valor de la comisión fiduciaria permanecerá fijo e inmodificable durante la duración del contrato. DÉCIMA: IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL.- El valor del presente contrato se pagará con cargo a la Sección 2109- UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA, Rubro 2-0-4 Adquisición de Bienes y Servicios; RECURSOS 20: Ingresos Corrientes, del presupuesto de funcionamiento aprobado para la vigencia de 2014. DÉCIMA PRIMERA: SUJECIÓN A LAS APROPIACIONES PRESUPUESTALES.- La entrega de los recursos que el FIDEICOMITENTE se obliga a transferir se sujetará a las apropiaciones que con tal fin se hagan con cargo al presupuesto anual de la UPME y sea transferido por las empresas aportantes DÉCIMA SEGUNDA: CESIÓN DEL CONTRATO.- La FIDUCIARIA a ningún título el presente contrato, sin el expreso consentimiento del FIDEICOMITENTE, previo el cumplimiento de los procedimientos legales vigentes. DÉCIMA TERCERA: MODIFICACIONES, ADICIONES O ACLARACIONES AL CONTRATO.- El presente contrato podrá ser modificado, adicionado o aclarado de común acuerdo con las partes previo cumplimiento de los requisitos legales. DECIMA CUARTA: DURACIÓN DEL CONTRATO.- El término de duración del contrato será de seis (6) meses comprometiendo recursos de la presente vigencia. El término de duración se contará a partir de la firma del



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Acta de Iniciación del contrato, previa aprobación de las garantías exigidas en el contrato, pago de los derechos de publicación del mismo. El término de duración del contrato será prorrogable de común acuerdo entre las partes. DECIMA QUINTA: REGLAMENTO OPERATIVO Y FINANCIERO DEL FIDEICOMISO.- El reglamento interno operativo en el cual se determinen los lineamientos básicos que orientarán la ejecución del objeto del presente contrato se hará mediante un manual operativo será puesto a consideración del Comité Operativo y Financiero del Fideicomiso de que trata la cláusula siguiente, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la suscripción del mismo, con el fin de obtener la aprobación de este, el cual una vez aprobado formará parte integral del presente contrato. Los aspectos generales que contemplará el Reglamento Interno Operativo serán los siguientes: 1) Régimen y condiciones de los contratos y desembolsos. 2) Régimen de inversiones del contrato. 3) Los demás aspectos de diverso orden, encaminados a asegurar la eficacia y la seguridad en la ejecución contractual. DÉCIMA SEXTA: COMITÉ OPERATIVO Y FINANCIERO DEL FIDEICOMISO.- La planeación, desarrollo y los aspectos operativos y financieros que surjan durante la ejecución del contrato, serán de responsabilidad del Comité Operativo y Financiero del fideicomiso, que estará integrado de la siguiente forma: a) 3 representantes de la UPME (3 profesionales designados por el Director General de la UPME y b) 2 representantes de la FIDUCIARIA, estos dos últimos actuarán con voz pero sin voto. Los representantes de la FIDUCIARIA actuarán en este Comité en calidad de asesores del FIDEICOMITENTE. Al comité podrá asistir en calidad de invitados todas aquellas personas que se considere necesario, quienes tendrán voz pero no voto. DÉCIMA SÉPTIMA: FORMA DE EFECTUAR LOS DESEMBOLSOS DE RECURSOS DEL FIDEICOMISO.- El desembolso de los recursos a los contratistas, funcionarios de la UPME o cualquier otro beneficiario de pagos, sean estos entidades públicas, privadas o personas naturales, se hará mediante o abono a sus propias cuentas corrientes o de ahorros a través del sistema de consignación nacional de las diferentes entidades bancarias o de las corporaciones de ahorro y vivienda. Para tal efecto la FIDUCIARIA hará las consignaciones correspondientes en cada una de las cuentas que los contratistas le indiquen por escrito. PARAGRAFO PRIMERO: en caso que por cualquier circunstancia no sea posible efectuar el abono a una cuenta corriente o de ahorros, se hará el pago a través de giro directo a través de un Banco. PARAGRAFO SEGUNDO: Todos los desembolsos se realizarán previo cumplimiento del manual SARLAFT. DECIMA OCTAVA: VALOR DEL CONTRATO.- El valor del presente contrato será de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. DECIMA NOVENA: GARANTIA UNICA DE CUMPLIMIENTO.- La FIDUCIARIA se obliga a constituir dentro de los tres (3) días siguientes al perfeccionamiento del contrato, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, una garantía única de cumplimiento, mediante póliza única expedida por una compañía de seguros debidamente constituida y autorizada para funcionar en Colombia o una garantía bancaria que garantice el cubrimiento de los siguientes riesgos:



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Clase de Riesgos % Sobre el valor Vigencia

Cumplimiento del Contrato 20% Del Contrato La del contrato y seis (6) meses más.

Calidad del servicio 20% Del Contrato La del contrato y un año más

Salarios y Prestaciones sociales

5% Del Contrato La del contrato y tres años más

Adicionalmente se deberá entregar copia de la póliza de infidelidad y riesgos financieros y responsabilidad civil con anexo de errores y omisiones, que ampare los bienes administrados en desarrollo del contrato de fiducia a suscribir. Será admisible la póliza global bancaria siempre y cuando cubra los riesgos señalados. PARAGRAFO PRIMERO: Para los pagos pactados el contratista deberá constituir la póliza aquí prevista. PARAGRAFO SEGUNDO: La póliza de seguro deberá ser la existente en el mercado a favor de ENTIDADES ESTATALES. PARAGRAFO TERCERO: El beneficiario o asegurado de tales pólizas deberá ser la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA – UPME. VIGESIMA: TERMINACIÓN DEL CONTRATO.- El presente contrato se podrá dar por terminado antes del vencimiento del plazo pactado: 1) Por mutuo acuerdo de las partes; 2) Por haberse ejecutado completamente su objeto o agotado su valor; 3) Por agotamiento de los recursos en el Fideicomiso; 4) Después de seis (6) meses de iniciada la ejecución del contrato y de conformidad con una evaluación efectuada por el COMITÉ OPERATIVO Y FINANCIERO DEL FIDEICOMISO, remitida al supervisor, si el FIDEICOMITENTE considera que los resultados de la evaluación no son satisfactorios; 5) Las partes acuerdan que si cualquiera de ella incumple las obligaciones a su cargo se dará por terminado el contrato y se procederá a su liquidación. PARÁGRAFO PRIMERO: Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control de la FIDUCIARIA o de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME, la continuación de los servicios se hiciera imposible, las partes podrán dar por terminado el contrato. PARÁGRAFO SEGUNDO: Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control de la FIDUCIARIA o de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME, la continuación de los servicios se hiciera impracticable temporalmente, las partes podrán suspender el contrato por el tiempo que resulte estrictamente necesario para restablecer las condiciones normales del mismo, teniendo presente que de ninguna manera el tiempo total de duración de suspensión contrato podrá ser superior al término de duración del contrato. VIGÉSIMA PRIMERA: CLAUSULA PENAL PECUNIARIA.- En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales las partes acuerdan a título de penalidad una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato. Este valor podrá ser tomado directamente del saldo que exista a favor de la FIDUCIARIA, quien en caso de incumplimiento autoriza al FIDEICOMITENTE para efectuar los descuentos señalados en esta cláusula, sin necesidad de requerimiento alguno a los cuales renuncian expresamente las partes. VIGESIMA SEGUNDA: DOMICILIO CONTRACTUAL Y DIRECCIÓN DE LAS PARTES.- El domicilio para efectos contractuales será la ciudad de Bogotá D.C. La FIDUCIARIA recibirá comunicaciones en la



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xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx., y el FIDEICOMITENTE, UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA – UPME, en la calle 26 No 69D - 91 Piso 9 de Bogotá D.C. o en el sitio en que se ubiquen sus oficinas. VIGÉSIMA TERCERA: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO.- Este contrato se considera perfeccionado con la suscripción por las partes, y su ejecución se iniciará a partir de la fecha de suscripción del acta de iniciación, previo registro presupuestal y una vez aprobadas por parte del FIDEICOMITENTE las garantías a que se hace referencia en el presente contrato y se haya acreditado el pago de los derechos de publicación por parte de la FIDUCIARIA. VIGESIMA CUARTA: LIQUIDACION.- La FIDUCIARIA a la terminación del presente contrato o a la fecha del acuerdo que así lo disponga, dentro de los seis (6) meses, presentará un informe detallado en donde se establezca el estado de las cuentas, desembolsos efectuados, rendimientos causados y en general toda la información que requiera el FIDEICOMITENTE y una vez aprobado este informe procederá a la elaboración de la respectiva acta de liquidación. VIGESIMA QUINTA: RESPONSABILIDAD E INDEMNIDAD.- La FIDUCIARIA responderá por los actos de sus subcontratistas como si hubiesen sido ejecutados por ella y mantendrá indemne a la UPME de toda reclamación que pueda surgir en razón de la responsabilidad exclusiva de la FIDUCIARIA. VIGÉSIMA SEXTA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.- La FIDUCIARIA manifiesta bajo la gravedad del juramento que no se encuentra incursa en causal alguna de Incompatibilidad o Inhabilidad señalada en la Ley. VIGÉSIMA SEPTIMA: COSTOS.- Las partes declaran que los costos en que incurra la FIDUCIARIA para cumplir con las obligaciones del contrato fueron contemplados por la misma en su propuesta y por lo tanto el valor que se acuerda pagar por sus servicios incluye todos los costos relacionados con el objeto contractual. En consecuencia, la entidad contratante no contrae obligación alguna con terceros, tales como transporte, costos laborales, servicios públicos, en general, cualquier otra erogación derivada de las actividades de la FIDUCIARIA. VIGÉSIMA OCTAVA. CLAUSULA SARLAFT. EL FIDEICOMITENTE manifiesta que la documentación aportada verbalmente y por escrito, relacionada con el Sistema para la Administración del Riesgo del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT es veraz y verificable, y se obliga al cumplimiento de las Circulares Externas emitidas por la Superintendencia Financiera VIGÉSIMA NOVENA. SOLUCION DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES. Las partes convienen que en el evento en que surja alguna diferencia entre las mismas por razón o con ocasión del presente contrato, buscarán en primer término a la solución utilizando los mecanismos de solución de conflictos , dentro de los diez (10) días calendario siguientes, a la notificación que cualquiera de las partes envíe a la otra. Si en dicho término no fuere posible un arreglo a sus diferencias o a una parte de ellas, ambas convienen en someter el asunto a la autoridad judicial competente.



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TRIGÉSIMA .- INDEMNIDAD: Con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación del presente contrato LA FIDUCIARIA se compromete y acuerda en forma irrevocable a mantener indemne a la UPME o quien haga sus veces por cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, por cualquier reclamo, acción judicial, demanda, daño o responsabilidad de cualquier tipo o naturaleza que sea entablada por cualquier persona pública oprivada, física o jurídica, o dependientes de LA FIDUCIARIA, cualquiera fuera la causa del reclamo, responsabilidad que se mantendrá aún terminado el contrato por cualquier causa. La responsabilidad se extenderá a indemnización, gastos y costas, sin que la enunciación sea limitativa. En estos casos LA UPME o quien haga sus veces queda facultado para afectar cualquier suma que por cualquier concepto LA FIDUCIARIA o quien haga sus veces le adeudara , sin que ello limite la responsabilidad de esta (e) última (o). Las partes una vez leído el contenido de presente contrato, manifiestan su conformidad, aceptan todas y cada una de las condiciones expresadas aquí y como constancia de ello firman en Bogotá D.C., el día POR LA UPME POR LA FIDUCIARIA xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Director (a) General Rep Legal

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