tesis medina carla

7/25/2019 Tesis Medina Carla

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Universidad Nacional Experimental de Guayana

Vicerrectorado Acadmico

Coordinacin General de Pregrado

Coordinacin de Pasantas

CVG ALCASA

AUDITORA DE GESTIN APLICADA A LA DIVISIN ADQUISICIN DE

MATERIAS PRIMAS, ADSCRITA A LA GERENCIA DE LOGSTICA DE CVG

ALCASAPasanta para Optar al Ttulo de Licenciado en Contadura Pblica

Autor: Carla Medina

Tutor Industrial: Lcda. Norka Prez

Tutor Acadmico: Lcda. Elsy Ramos

Ciudad Guayana, Octubre de 2012


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INDICE

PAG.

INTRODUCCION 4

DESCRIPCION DE LA EMPRESA 5

Misin 6

Visin 6

DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA 7

Estructura funcional 7

Nivel de Adscripcin 7

OBJETIVO GENERAL 7

OBJETIVOS ESPECFICOS 8

PLAN DE TRABAJO 8

PROBLEMAS OBSERVADOS 10

PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS 11

FACILIDADES Y DIFICULTADES 11

CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS 12

CONCLUSIONES 13

RECOMENDACIONES 14

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 16

ANEXO 1 Organigrama Estructural CVG ALCASA 18

ANEXO 2 Organigrama Estructural Auditoria Interna 19


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ANEXO 3 Manual de Organizacin Auditora Interna 21

ANEXO 4 Plan de Trabajo 25

ANEXO 5 Cuestionario de Control Interno 27

ANEXO 6 Planificacin de Auditoria 28

ANEXO 7 Programa de Auditoria 30

ANEXO 8 Norma Planificacin y Compra de Materias Primas 32

ANEXO 9 Manual de Organizacin Divisin Adquisicin Materias Primas 41

ANEXO 10 Manual de Delegacin de Autoridad Gerencia de Logstica 45

ANEXO 11 Plan de Adquisicin de Materias Primas para el ao 2012 50


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INTRODUCCION

CVG Aluminio del Caron S.A., CVG ALCASA, es una empresa del Estado

venezolano que tiene como objetivo producir y comercializar aluminio primario

y sus derivados.

Esta empresa posee una estructura organizativa slida compuesta por

distintas gerencias, entra ellas la Unidad de Auditora Interna, donde se llev a

cabo la pasanta en un perodo de 16 semanas, durante el cual se realiz la

auditora de gestin a la Divisin Adquisicin de Materias Primas, adscrita a la

Gerencia de Logstica.

La auditoria estuvo enmarcada en la evaluacin de la gestin desarrollada por

la Divisin Adquisicin de Materias Primas, en relacin a la compra de las

materias primas que demandan los procesos productivos de la empresa.

Se constat la correcta ejecucin del Plan de Adquisicin de Materias Primas

de los aos 2011 y 2012, tambin se verificaron los procesos de solicitud,

recepcin y anlisis de ofertas, as como la adjudicacin a proveedores y la

posterior asignacin de los pedidos. De igual manera se verific el

cumplimiento del Plan de Recepcin de Materias Primas del ao 2011, en

cuanto a las condiciones establecidas en los pedidos adjudicados a los

proveedores.

Esta informacin fue recabada aplicando el cuestionario de control interno y

solicitudes de recaudos, a travs de la realizacin de entrevistas con el

personal adscrito a la Divisin, para luego proceder a la revisin y anlisis de la

informacin recibida, a travs de cdulas de anlisis. Finalmente se prepararonlos Papeles de Trabajo y se redact el Informe de Auditora.


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DESCRIPCION DE LA EMPRESA

CVG Aluminio del Caron S.A., CVG ALCASA, fue constituida en diciembre

de 1960, con el objetivo de producir aluminio primario y sus derivados. El 14 de

octubre de 1967, la empresa inicia operaciones, convirtindose en la primera

planta reductora de aluminio en el pas, con una capacidad inicial, en su

primera etapa, de 10.000 toneladas mtricas anuales de aluminio primario. Al

ao siguiente, y continuando con su proceso de expansin, avanz hacia la

segunda etapa de su Fase II, elevando su capacidad a 22.500 TM/ao, dando

inicio a su complejo de Laminacin en las plantas de Matanzas (estado Bolvar)

y Guacara (estado Carabobo).

Un nuevo proyecto de ampliacin de sus capacidades pone en marcha CVG

ALCASA a mediados de los aos 80s, proyecto que inclua la expansin de su

planta de Laminacin Guayana, as como la construccin de la Lnea IV y la

Lnea V de Reduccin para aumentar su capacidad a 420.000 TM/ao. CVG

ALCASA logra construir solamente su Lnea IV de Reduccin instalando

adems las reas de servicios requeridas para soportar las capacidades de

cinco lneas, pero con una produccin de 210.000 TM/ao, lo que por supuesto

produjo un desequilibrio en sus capacidades operativas y financieras.

Actualmente, luego de haber recibido las aprobaciones correspondientes por

parte del Ejecutivo Nacional, CVG ALCASA ha puesto en marcha su proyecto

de crecimiento operativo para la construccin de su Lnea V de Reduccin,

sobre la cual ya ha dado sus primeros pasos, lo que permitir a mediano plazo

alcanzar su punto de equilibrio operativo, as como una capacidad instalada deproduccin en el orden de las 450.000 TM/ao de aluminio.

Para satisfacer la demanda del mercado nacional, enmarcada en la poltica

de sustitucin de importaciones para ese momento, CVG ALCASA acomete la

construccin de su Fase III de ampliacin, que le permite elevar su capacidad

instalada de produccin a 50.000 TM/ao. Posteriormente, da inicio a la Fase

IV de su ampliacin con la construccin de una tercera Lnea de Reduccin,


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6

logrando ubicar su capacidad nominal de produccin en 120.000 TM/ao de

aluminio primario, y la expansin de su planta de Laminacin.

Gracias al trabajo constante y a la dedicacin de los alcasianos, la reductora

estatal ofrece a sus clientes productos de aluminio primario de alta pureza, que

se clasifican en:

Lingotes de 22,5 kg., Pailas de 454 kg. y 680 kg., Cilindros aleados y

Planchones para laminacin, Aluminio laminado en forma de Rollos, Lminas y

Cintas.

Segmentos del mercado:

Construccin, elctrico, transporte, empaque, refrigeracin, bienes de consumo

y otros.

Misin

Producir, transformar y comercializar en forma eficiente los productos de

aluminio garantizando el suministro de materia prima al sector transformador

nacional, fomentando la diversificacin productiva con mayor valor agregado,

defendiendo la soberana productiva y tecnolgica. De igual manera, servir de

plataforma para el impulso de las EPS y diversas formas asociativas de

produccin.

Visin

Posicionar a CVG ALCASA como promotor del desarrollo endgeno,

impulsando la industria del aluminio, permitiendo diversificar y transformar la

materia prima en productos terminados, que aporten al sostenimiento socio-

econmico del pas, a travs de empresas de produccin social, bajo las

premisas del nuevo modelo productivo que apunta al Socialismo del Siglo XXI.


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DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

La misin de la Unidad de Auditora Interna es vigilar, inspeccionar y

fiscalizar el uso de los recursos de la Empresa, a fin de salvaguardar su

patrimonio, de manera tal, que las actividades se realicen con eficiencia,

eficacia y economa de sus operaciones, de conformidad con las disposiciones

legales reglamentarias y normas aplicables.

Estructura funcional: La Unidad de Auditora Interna cuenta con una

estructura organizativa distribuida de la siguiente manera (anexo 2):

1 Auditor Interno

1 Asistente Tcnico de la Gerencia

2 Secretarias

Divisin Control Posterior

1 Jefe Divisin

3 Coordinadores Control Posterior

1 Coordinador Potestad Investigativa

12 Auditores

2 Analistas Potestad Investigativa

Divisin Determinacin de Responsabilidades

1 Jefe Divisin

1 Analista Determinacin de Responsabilidades

Nivel de Adscripcin: La Unidad de Auditora Interna es una unidad

organizativa adscrita a la Junta Directiva de CVG ALCASA.

OBJETIVO GENERAL

Evaluar la gestin desarrollada por la Divisin Adquisicin de Materias

Primas en relacin a la adquisicin de las materias primas que demandan los

procesos productivos de CVG ALCASA, en las condiciones de calidad,


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cantidad y oportunidad requeridos durante el periodo de Noviembre/2011 a

Marzo/2012, as como constatar el cumplimiento de la normativa legal y sub-

legal que regula la materia.

OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Verificar si los procesos de solicitud, recepcin y anlisis de ofertas, as

como la adjudicacin a proveedores y posterior asignacin de los

pedidos, se realizaron conforme a lo establecido en las Normas y

Procedimientos, y en concordancia con el Manual de Delegacin de

Autoridad vigente.

2. Verificar el cumplimiento del plan de recepcin de materias primas

durante el periodo de Noviembre/2011 a Marzo/2012, en cuanto a las

condiciones establecidas en los pedidos adjudicados a los proveedores.

PLAN DE TRABAJO

La pasanta se llevo a cabo en la empresa CVG ALCASA, especficamente

en la Unidad de Auditora Interna, bajo la tutora de la Licenciada en Contadura

Norka Prez.

Las actividades se realizaron en un lapso de diecisis (16) semanas (ver

anexo 4), comprendidas desde el 9 de Abril de 2012 hasta el 27 Julio de 2012,

distribuidas de la siguiente manera:

En la primera semana comprendida desde el 09/04/2012 hasta el13/04/2012, se realiz el programa de induccin en la empresa mediante

charlas y el recorrido por las reas de produccin.

En la segunda semana del 16/04/2012 hasta el 20/04/2012, se recab la

informacin relativa a la empresa y a la Unidad de Auditora Interna, a

travs del Centro de Documentacin de CVG ALCASA. De igual

manera, en esta semana se revis el marco legal y sub-legal, as como

la normativa interna que rigen las actividades de la Divisin Adquisicin


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de Materias Primas. Luego se solicit informacin a la Divisin

Adquisicin de Materias Primas, relacionada con el objeto de la

actuacin.

En la tercera semana comprendida desde el 23/04/2012 hasta el

27/04/2012 se revis y analiz la informacin y documentacin recibida,

para proceder a elaborar el Cuestionario de Control Interno (anexo 5), la

Planificacin de Auditoria (anexo 6) y el Programa de Auditoria (anexo

7). De igual manera en esta semana se aplic el Cuestionario de Control

Interno y se realizaron entrevistas con el personal adscrito a la Divisin

Adquisicin de Materias Primas.

Desde la cuarta hasta la sptima semana, del 30/04/2012 hasta el

25/05/2012, se verific si los procesos de solicitud, recepcin y anlisis

de ofertas, as como la adjudicacin a proveedores y posterior

asignacin de los pedidos, se realizaron conforme a lo establecido en las

Normas y Procedimientos (anexo 8) y en concordancia con el Manual de

Delegacin de Autoridad vigente (anexo 10).

Desde la octava hasta la onceava semana, del 28/05/2012 hasta el

22/06/2012 se verific el cumplimiento del plan de recepcin de materias

primas durante el perodo de noviembre 2011 a marzo 2012, en cuanto a

las condiciones establecidas en los pedidos adjudicados a los

proveedores.

En las semanas doce (12) y trece (13), del 25/06/2012 hasta el

06/07/2012 se detectaron los hallazgos de auditora y se elaboraron las

respectivas cdulas de anlisis. Desde la semana catorce (14) hasta la diecisis (16), del 09/07/2012

hasta el 27/07/2012, se redact y discuti el informe de auditora.

En la semana diecisis (16), del 23/07/2012 al 27/07/2012 se prepararon

los papeles de trabajo de la auditoria y se culmin la elaboracin del

informe de pasanta.


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PROBLEMAS OBSERVADOS

La Divisin Adquisicin de Materias Primas de CVG ALCASA tiene como

misin gestionar la adquisicin de las materias primas que demanden los

procesos productivos de la empresa, en condiciones de calidad, cantidad,

oportunidad y precios convenidos y dentro del marco legal, normativo y

procedimental vigente.

En la realizacin de la auditoria se detectaron algunas debilidades en la

gestin realizada por dicha Divisin. En primer lugar la adjudicacin a travs de

la asignacin de pedidos de compra, realizada por dicha Divisin a distintos

proveedores de materias primas fue de de slo 63.306,59 toneladas de

materias primas, es decir un 66% del total de materias primas aprobadas por la

Junta Directiva para su adquisicin durante el ao 2011, an cuando este plan

establece la compra de 95.988,01 toneladas de materias primas para la

produccin de 102.743,43 toneladas de aluminio durante el ao 2011.

En segundo lugar, al mes de marzo/2012, slo se recibieron 9.139,88

toneladas (14%) de las 63.306,59 toneladas de materias primas (a excepcin

de la almina), inobservando las condiciones establecidas en los diferentes

pedidos asignados a los proveedores, los cuales sealan que la entrega se

efectuara durante el perodo comprendido desde Abril hasta Diciembre del ao

2011.

Finalmente se evidenci que de acuerdo con el cronograma de recepcin al

cierre de marzo 2012, la Divisin Adquisicin de Materias Primas difiri la

recepcin de 76.968,26 toneladas de materias primas para el ao 2013, ancuando el plan de adquisicin de materias primas del ao 2012 (anexo 11)

establece la compra de 149.557,63 toneladas de materias primas para la

produccin de 108.428,19 toneladas de aluminio durante el ao 2012.


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PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS

Elaboracin y aplicacin del cuestionario de control interno y solicitudes

de recaudos a la Divisin Adquisicin de Materias Primas, para obtener

informacin y documentacin inherentes al objeto de la actuacin.

Entrevista con el personal adscrito a la Divisin Adquisicin de Materias

Primas, con la finalidad de obtener la informacin y documentacin

correspondiente.

Revisin y anlisis de la informacin y documentacin recibida, a travsde cdulas de anlisis.

FACILIDADES Y DIFICULTADES

Facilidades:

Las actividades establecidas en el plan de trabajo se llevaron a cabo de

manera acertada gracias a la tutora y ayuda prestada por las personas

que laboran en la Unidad.

La informacin solicitada durante el perodo de pasanta, para la

elaboracin del informe fue suministrada de forma oportuna.

Dificultades:

No contar con el espacio fsico ni los equipos necesarios para

desempear las actividades exigidas durante la pasanta.


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CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS

Durante la ejecucin de la pasanta se adquirieron diversos conocimientos,

sobre los aspectos que se deben tomar en cuenta para la realizacin de la

auditoria y la correcta elaboracin del informe, el cual refleja el resultado de la

actuacin de control practicada y debe estar estructurado de manera tal que

permita al usuario tener una visin clara y comprensible sobre el rea.

La Contralora General de la Repblica en el oficio circular No. 07-02-4

(2008) establece que el Informe de Auditora debe estar estructurado de la

siguiente manera:

Captulo I

Aspectos preliminares:

Origen de la actuacin:Es los que origina la auditoria o cualquier otra

actividad de control que sea llevada a cabo.

Alcance:Tiene por finalidad guiar a lector sobre el trabajo realizado.

Objetivo(s) general(es): Propsito o finalidad de la actuacin.

Objetivo(s) especfico(s): Parten del objetivo general y lo desagregar

en trminos ms operativos.

Enfoque: Percepcin o perspectiva que oriento el anlisis.

Mtodos, Procedimientos y Tcnicas: Aspectos metodolgicos,

operativos y tcnicas de investigacin empleadas en el trabajo realizado.

Captulo II

Caractersticas Generales: Descripcin breve del ente evaluado.

Captulo IIIObservaciones derivadas del anlisis: En este captulo se describen

las situaciones detectadas, estas observaciones son denominadas como

hallazgos de auditora.

En cuanto a la conformacin de los hallazgos de auditora, estos deben

contener cuatro elementos fundamentales que son los siguientes:

o Condicin: Es la descripcin objetiva e imparcial de la situacin

observada.


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o Criterio: Normativa de carcter legal, sublegal o reglamentaria con

la cual es comparable la condicin.

o Causa: Lo que origina la situacin evidenciada.

o Efecto: Resultado real o potencial, cualitativa o cuantitativa que se

genera de la comparacin entre la condicin y el criterio que

debi ser aplicado.

Con base en lo antes expuesto, el informe de la auditora realizada se

orient a evaluar la gestin desarrollada por la Divisin Adquisicin de Materias

Primas en relacin a los trmites efectuados para garantizar la correcta

ejecucin del Plan de Adquisicin de Materias Primas del ao 2011, as como

las gestiones realizadas para la procura de materias primas durante el primer

trimestre del ao 2012. De un total de 14 pedidos colocados durante el referido

perodo, se tom una muestra de 5, que representa el 36%, a fin de evaluar el

cumplimiento de la normativa interna, Manual de Delegacin de Autoridad y

Ley de Contrataciones Pblicas vigente, que representaron los instrumentos

considerados como marco legal y sublegal de la actuacin.

CONCLUSIONES

El propsito fundamental de la pasanta fue evaluar la gestin desarrollada

por la Divisin Adquisicin de Materias Primas en relacin a la adquisicin de

las materias primas que demandan los procesos productivos de CVG ALCASA,

durante el perodo de Noviembre/2011 a Marzo/2012, por lo tanto se puede

concluir lo siguiente:

Se constat que la Divisin Adquisicin de Materias Primas no adjudic la

totalidad de los pedidos para la compra de las materias primas durante el ao

2011, lo cual puede generar condiciones de desabastecimiento o bajos niveles

de inventario que afectara el cumplimiento de las metas de produccin

establecidas en la empresa.


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En cuanto al cumplimiento del Plan de Recepcin de Materias Primas del

ao 2011, considerando las condiciones establecidas en los pedidos

adjudicados a los proveedores, se observ que las materias primas no se

recibieron oportunamente; esta situacin puede generar desabastecimiento,

impactando negativamente la continuidad del proceso productivo de CVG

ALCASA y por ende la prdida de ingresos potenciales a la empresa con

motivo de la disminucin de la produccin.

Finalmente se evidenci que, de acuerdo con el Cronograma de Recepcin

al cierre de marzo 2012, la Divisin Adquisicin de Materias Primas difiri la

recepcin para el ao 2013, de 76.968,26 t de materias primas (51%), de las

149.557,63 t (exceptuando la almina), aprobadas por Junta Directiva en el

Plan de Adquisicin de Materias Primas del ao 2012, sin disponer de la

documentacin que soporte y justifique dicha accin.

RECOMENDACIONES

De acuerdo a la auditora realizada a la Divisin Adquisicin de Materias

Primas, y a todas las observaciones planteadas anteriormente, se recomienda

lo siguiente:

La Divisin Adquisicin de Materias Primas, debe continuar realizando

los trmites que sean necesarios para la colocacin oportuna de los

pedidos en las condiciones ms convenientes a los intereses de CVG

ALCASA, con el objeto de garantizar la disponibilidad de las materias

primas requeridas en el proceso productivo de la empresa.

La Gerencia de Logstica a travs de la Divisin Adquisicin de Materias

Primas, debe efectuar las gestiones correspondientes ante la Gerencia

de Administracin y Finanzas para la consecucin de los recursos

requeridos, a fin de cumplir con los pagos pendientes con los

proveedores, y de esta manera lograr la recepcin de las materias

primas, de acuerdo a las fechas previstas, as como mantener niveles


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adecuados de inventario para cumplir con las metas de produccin

establecidas.

La Gerencia de Logstica a travs de la Divisin Adquisicin de Materias

Primas, debe realizar las gestiones pertinentes, a objeto de adecuar el

Cronograma de Recepcin de Materias Primas ao 2012, de acuerdo al

Plan de Adquisicin de Materias Primas vigente, o en su defecto a las

modificaciones de que haya sido objeto, una vez aprobadas por los

niveles de autoridad correspondiente.


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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Fuentes bibliogrficas

Arias, Fidias. (2006). El Proyecto de Investigacin. Introduccin a la

Metodologa Cientfica (5ta Edicin). Editorial Espteme. Caracas, Venezuela.

Fuentes legales

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional

de Control Fiscal, Gaceta Oficial N 37.347, Diciembre 17, 2001.

Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Contrataciones Pblicas, Gaceta

Oficial N 38.895, Marzo 25, 2008.

Normas Generales de Control Interno y Normas Generales de Auditora de

Estado emanadas de la Contralora General de la Repblica (Resoluciones N

01-00-00-015 y 01-00-00-016, respectivamente). Gaceta Oficial N 36.229,

Junio 17, 1997.

Fuentes electrnicas

CVG AlCASA, resea histrica, visin, misin. (2012). [Pagina web en lnea].

Disponible:http://www.alcasa.com.ve/sitio/VersionEspanol.htm[Consulta: 2012,

Abril 23]

CVG AlCASA, organigrama de la empresa, organigrama de Auditora Interna.

(2012). [Pagina web en lnea] Disponible:http://intranet/[Consulta: 2012, Mayo

21]
http://www.alcasa.com.ve/sitio/VersionEspanol.htmhttp://www.alcasa.com.ve/sitio/VersionEspanol.htmhttp://www.alcasa.com.ve/sitio/VersionEspanol.htmhttp://intranet/http://intranet/http://intranet/http://intranet/http://www.alcasa.com.ve/sitio/VersionEspanol.htm


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Anexo 1

Organigrama Estructural de la Empresa


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Anexo 2

Organigrama Estructural de la Gerencia

Junta Directiva

Auditoria Interna

Control Posterior

Divisin

Determinacin deResponsabilidades

Divisin


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Junta Directiva

Auditoria Interna 25

1 Auditor Interno

Control Posterior

Divisin 19

1 Jefe Divisin

3 Coord. Control Posterior1 Coord. Potestad Investigativa12 Auditor2 Anal. Potestad Investigativa

Determinacin deResponsabilidades

Divisin 2

1 Jefe Divisin

1 Analista Determ. Respons.

1 Asistente Tcnico de la Gerencia2 Secretaria


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Manual de Organizacin

Unidad Organizativa

Auditora Interna

Cdigo

I 03 00

Nivel de adscripcin

Junta Directiva

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Conformado

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Fecha:

Conformado

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Aprobado

Nombre:

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SO012 (15-04-2005)

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Anexo 3Misin:

Vigilar, inspeccionar y fiscalizar el uso de los recursos de la Empresa, a fin de salvaguardar supatrimonio, de manera tal, que las actividades se realicen con eficiencia, eficacia y economa desus operaciones, de conformidad con las disposiciones legales reglamentarias y normasaplicables.

Funciones:

Preparar el plan anual de auditoras de gestin a practicarse en las distintas reas de la Empresa,siguiendo las pautas emitidas por la Contralora General de la Repblica y por laSuperintendencia Nacional de Auditora Interna, en concordancia con los lineamientosestablecidos por la mxima autoridad de la Empresa.

Remitir en su oportunidad, a la Contralora General de la Repblica y a la SuperintendenciaNacional de Auditora Interna, los planes y programas anuales de control establecidos por laUnidad.

Presentar ante la Presidencia de la Empresa, para su conocimiento, el plan operativo anual decontrol establecido por la Unidad.

Informar a la Contralora General de la Repblica y a la Superintendencia Nacional deAuditora Interna acerca de: los resultados de las auditorias y dems actuaciones efectuadas anivel de cada actividad, las acciones emprendidas por las autoridades correspondientes enatencin a las observaciones o recomendaciones formuladas por la Unidad, la reiteradadesatencin de las observaciones o recomendaciones de la persistencia de esas deficiencias.

Realizar el examen selectivo o exhaustivo de las cuentas, as como la calificacin y declaratoria

de fenecimiento de las mismas en el lapso que corresponde.

Evaluar el sistema de control interno y de los resultados de la gestin, mediante la realizacin deauditoras administrativas, financieras, operativas y de gestin, a lo fines de determinar la


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Unidad Organizativa

Auditora Interna

Cdigo

I 03 00

Nivel de adscripcin

Junta Directiva

Fecha 07/02

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Conformado

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Fecha:

Conformado

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Aprobado

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SO012 (15-04-2005)

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eficiencia, eficacia y economa de las operaciones, verificando a su vez el cumplimiento deLeyes, Reglamentos, Normas, Procedimientos y Prcticas Administrativas y OperativasVigentes, y proponer a las mximas autoridades las recomendaciones orientadas a mejorar lagestin administrativa, para el logro de las metas y objetivos establecidos.

Elaborar y mantener actualizado el manual de auditora.

Mantener y actualizar el Reglamento Interno de la Unidad, de acuerdo con los lineamientos que

dicten los entes competentes de control.

Brindar apoyo a los Auditores Externos y a los rganos de Control Externo, as comoconsiderar los informes presentados, a lo fines del seguimiento y control de las observaciones yrecomendaciones por ellos formuladas.

Informar a los niveles correspondientes, los resultados de las auditoras, a fin de que se adoptenlas medidas correctivas.Coadyuvar a todo nivel directivo, gerencial y de apoyo, sobre las normativas vigentes quecondicionan los actos administrativos de la Empresa.

Actualizar y mantener el sistema de informacin de auditora, a objeto de facilitar y optimizar elproceso de seguimiento a las acciones sugeridas en cada caso.Cumplir con las normas generales de auditora establecidas, a fin de asegurar la imparcialidad ytransparencia del proceso.

Asistir a las distintas reuniones, que con motivo de las funciones inherentes a la Unidad deAuditora Interna, convoquen en la Empresa.

Servir de enlace entre la Empresa y los Organismos Oficiales externos de control.

Realizar investigacin a fin de verificar la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios auna disposicin legal o sublegal, pudiendo actuar de oficio o por denuncia de cualquierparticular.


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Unidad Organizativa

Auditora Interna

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I 03 00

Nivel de adscripcin

Junta Directiva

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Conformado

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Fecha:

Conformado

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Aprobado

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Determinar el monto de los daos causados al patrimonio de la Empresa si fuere el caso, ascomo la procedencia de acciones fiscales.

Formular reparos, declarar la responsabilidad administrativa e imponer multas de acuerdo a losresultados de la investigacin efectuada, as mismo podr declarar la absolucin o elsobreseimiento, segn sea el caso.

Solicitar suspensin en el ejercicio del cargo, de cualquier funcionario sometido a un

procedimiento de determinacin de responsabilidades.

Examinar la aplicacin de procedimientos, controles operacionales y la medicin de losregistros ambientales existentes en las reas, a fin de asegurar que se cumpla la poltica, losobjetivos y las metas relacionadas con la gestin ambiental de la Empresa.

Elaborar planes estratgicos de la Unidad, a mediano y largo plazo, de acuerdo con las metas yestrategias establecidas por la Empresa.

Identificar conjuntamente con la Gerencia de Planificacin Estratgica, Oportunidades,

Amenazas, Debilidades y Fortalezas, durante la ejecucin de los planes estratgicos definidospara la Unidad, de acuerdo con los objetivos y lineamientos establecidos por la Empresa.

Establecer y aplicar los indicadores de gestin y/o mecanismos de seguimiento y control de laUnidad, que permitan medir y evaluar su rendimiento, durante la ejecucin de los planesestratgicos, en forma oportuna y confiable, que sirvan a los altos niveles jerrquicos para latoma de decisiones.

Evaluar el comportamiento de los indicadores de gestin de la Unidad, as como analizar lasdesviaciones y tomar las acciones correctivas correspondientes.

Elaborar planes de accin y proyectos de mejoras, a fin de satisfacer las necesidades de losClientes.


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Unidad Organizativa

Auditora Interna

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I 03 00

Nivel de adscripcin

Junta Directiva

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Conformado

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Conformado

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Aprobado

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Fecha:

SO012 (15-04-2005)

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Elaborar planes de mejoramiento continuo, de acuerdo a los lineamientos y objetivosestablecidos por la Empresa.

Implantar y divulgar los planes de mejoramiento continuo definidos para la Unidad, a fin degarantizar que sean del conocimiento de todos los trabajadores.

Propiciar el establecimiento y la aplicacin de acciones correctivas necesarias, surgidas de lasdesviaciones detectadas, durante la implantacin y ejecucin de los planes de mejoramiento

continuo.

Definir y establecer instrumentos de evaluacin y medicin, que permitan identificar losrequerimientos, expectativas y necesidades de los Clientes Internos y Externos de la Unidad.

Garantizar el establecimiento de planes de accin y proyectos de mejoras, a fin de satisfacer lasnecesidades de los Clientes Internos y Externos de la Unidad.

Elaborar informes que reflejen el resultado de la gestin realizada, para su presentacin ante laPresidencia y dems instancias internas y externas a que corresponda.


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25

Anexo 4

PLAN DE TRABAJO

A C T I V I D A D E S SEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 161. Realizar programa de induccin en la empresa

mediante charlas y recorrido por las areas deproduccin.

2. Recabar informacin relativa a la empresa y a launidad de Auditora Interna, a travs del Centro deDocumentacin de CVG ALCASA.

3. Revisar el marco legal y sub-legal, as como lanormativa interna que rigen las actividades de laDivisin Adquisicin de Materias Primas.

4. Solicitar informacin a la Divisin Adquisicin deMaterias Primas, relacionada con el objeto de la

actuacin.5. Revisar y analizar la informacin y documentacinrecibida.

6. Elaborar Cuestionario de Control Interno,Planificacin de Auditora y Programa deAuditora.


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26

A C T I V I D A D E SSEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 167. Aplicar Cuestionario de Control Interno y realizar

entrevistas con el personal adscrito a la Divisin

Adquisicin de Materias Primas.8. Verificar si los procesos de solicitud, recepcin y

anlisis de ofertas, as como la adjudicacin aproveedores y posterior asignacin de lospedidos, se realizaron conforme a lo establecidoen las Normas y en concordancia con el Manualde Delegacin de Autoridad vigente.

9. Verificar el cumplimiento del plan de recepcin dematerias primas durante el periodo de noviembre2011 a marzo 2012, en cuanto a las condicionesestablecidas en los pedidos adjudicados a losproveedores.

10. Detectar hallazgos de auditora y elaborar las

respectivas cdulas11. Redactar y discutir el informe de auditora.12. Preparar los papeles de trabajo de la auditoria.13. Elaborar el informe de pasanta.14. Presentar el informe de pasanta.


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27

UNIDAD

AUDITORIA INTERNA

NIVEL DE APROBACION

AUDITOR INTERNO

FECHA DE EMISION06 / 12 / 2005

FECHA DE REVISION30 / 09 / 2009

TIPO DE AUDITORIA

PROGRAMADA

ESPECIAL

X

VERIFICACION

Anexo 5

AREA AUDITADA:

DIVISIN ADQUISICION DE MATERIAS PRIMAS

1. Existe Plan de Adquisicin de Materias Primas para los aos 2011 y2012?

2. Los Planes de Adquisicin de Materias Primas para los aos 2011 y2012 fueron aprobados por el nivel de autoridad correspondiente?

3. Las compras de materias se ejecutaron de acuerdo con las cantidadesaprobadas en los Planes de Adquisicin de Materias Primas para los aos2011 y 2012?

4. Los procesos de procura de materias primas se realizaron conforme a loestablecido en la normativa interna, Manual de Delegacin de Autoridady Ley de Contrataciones Pblicas vigente?

5. Se lleva control sobre la ejecucin del Plan de Recepcin de MateriasPrimas del ao 2011?

6. El Plan de Recepcin de Materias Primas del ao 2011 se ejecut deacuerdo a las condiciones establecidas en los pedidos respectivos?

PAG.DE

1 1

SI NO N/A


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UNIDAD

AUDITORIA INTERNA

NIVEL DE APROBACION

AUDITOR INTERNO X

TIPO DE AUDITORIA

PROGRAMADA ESPECIAL

Anexo 6

ALCANCE:

La actuacin fiscal se orientar a evaluar la gestin desarrollada por laDivisin Adquisicin de Materias Primas en relacin a los trmitesefectuados para garantizar la correcta ejecucin del Plan de Adquisicin deMaterias Primas del ao 2011, as como las gestiones realizadas para laprocura de materias primas durante el primer trimestre del ao 2012. De untotal de 14 pedidos colocados durante el referido perodo, se tom una

muestra de 5, que representa el 36%, a fin de evaluar el cumplimiento de lanormativa interna, Manual de Delegacin de Autoridad y Ley deContrataciones Pblicas vigente.

OBJETIVOS:

- Objetivo General

Evaluar la gestin desarrollada por la Divisin Adquisicin de Materias

Primas en relacin a la adquisicin de las materias primas que demandan losprocesos productivos de CVG ALCASA, en las condiciones de calidad,cantidad y oportunidad requeridas, durante el perodo de noviembre/2011 amarzo/2012, as como constatar el cumplimiento de la normativa legal ysublegal que regula la materia.

AREA AUDITADA:


FECHA DE EMISIN20 / 05 / 10

FECHA DE REVISIN20 / 05 / 10

FECHA: 25/04/2012

PG. 1/2


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29

UNIDAD

AUDITORIA INTERNA

NIVEL DE APROBACION

AUDITOR INTERNO

TIPO DE AUDITORIA

PROGRAMADA ESPECIALX

- Objetivos Especficos

Constatar la correcta ejecucin del Plan de Adquisicin de Materias Primasde los aos 2011 y 2012, en cuanto a los procesos de contratacin efectuadospara la asignacin de pedidos, de conformidad con el Manual de Delegacinde Autoridad vigente.

Verificar si los procesos de Solicitud, Recepcin y Anlisis de Ofertas, ascomo la adjudicacin a proveedores y la posterior asignacin de los pedidos,se realizaron conforme a lo establecido en las Normas y Procedimientos,Manual de Delegacin de Autoridad y Ley de Contrataciones Pblicasvigente.

Verificar el cumplimiento del Plan de Recepcin de Materias Primas del ao2011, en cuanto a las condiciones establecidas en los pedidos adjudicados alos proveedores.

AREA AUDITADA:


FECHA: 25/04/2012

PG. 2/2

TIEMPO DE EJECUCIN:

PRESUPUESTO ESTIMADO REAL VARIACIN

Horas

Das

204

24,29

JUSTIFICACIN DE LA VARIACIN:

PREPARADO: REVISADO: APROBADO: VISTO BUENO:

N FICHA N FICHA N FICHAN FICHA

AUDITOR COORD. AUDITORIA JEFE DE DIVISIN AUDITOR INTERNO

FECHA DE EMISI N20 / 05 / 10

FECHA DE REVISIN20 / 05 / 10


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CVG ALUMINIO DEL CARONI, S.A.

AUDITORIA INTERNA

PROGRAMA DE AUDITORIA

UNIDAD

AUDITORIA INTERNA

NIVEL DE APROBACION

AUDITOR INTERNO



TIPO DE AUDITORIA

PROGRAMADA

ESPECIAL

X

Referencia hecho por

Anexo 7

AREA AUDITADA:


1. Enve comunicacin a la Gerencia de Logstica, participando la realizacin de laauditora.

2. Planifique el trabajo a efectuar, fije su alcance y obtenga la aceptacin del Jefe deDivisin y la aprobacin del Auditor Interno.

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO

3. Solicite reunin de apertura con el responsable del rea auditada y evale el controlinterno existente mediante cuestionario elaborado para tal efecto.

4. Solicite el Plan de Adquisicin de Materias Primas de los aos 2011 y 2012, con lafinalidad de verificar su ejecucin de acuerdo con las cantidades aprobadas por laJunta Directiva de CVG ALCASA.

5. Solicite los expedientes de los pedidos asignados durante el perodo auditado, a fin deverificar si los procesos de Solicitud, Recepcin y Anlisis de Ofertas, as como laadjudicacin a proveedores y la posterior asignacin de los pedidos, se realizaronconforme a lo establecido en las Normas y Procedimientos, Manual de Delegacin deAutoridad y Ley de Contrataciones Pblicas vigente.

6. Solicite el Plan de Recepcin de Materias Primas del ao 2011, con el objeto deverificar su cumplimiento de acuerdo a las condiciones establecidas en los pedidosadjudicados a los proveedores.

7. Prepare un informe preliminar conjuntamente con el Coordinador de Auditoria,somtalo a consideracin del Jefe de Divisin, para luego discutirlo con el Gerentedel rea auditada. Levante la minuta de la reunin donde se establezcan loscompromisos pertinentes e incorprelos al expediente de los papeles de trabajo,ordenando y referenciando estos conforme a los lineamientos establecidos por laUnidad de Auditora Interna.

PAG.DE

1 1


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CVG ALUMINIO DEL CARONI, S.A.

AUDITORIA INTERNA

PROGRAMA DE AUDITORIA

UNIDAD

AUDITORIA INTERNA

NIVEL DE APROBACION

AUDITOR INTERNO



TIPO DE AUDITORIA

PROGRAMADA

ESPECIAL

X

Referencia hecho por

AREA AUDITADA:


8. Solicite a cada una de las Gerencias de la empresa, una relacin del personalperteneciente a las Cooperativas que prestaban servicio en CVG ALCASA y comparecon el reporte de ingresos de personal, a fin de verificar si dicho personal fue el queingres a la nmina de la empresa durante el periodo de octubre/2010 adiciembre/2011.

9. Prepare un informe preliminar conjuntamente con el Coordinador de Auditoria,somtalo a consideracin del Jefe de Divisin, para luego discutirlo con el Gerentedel rea auditada. Levante la minuta de la reunin donde se establezcan loscompromisos pertinentes e incorprelos al expediente de los papeles de trabajo,ordenando y referenciando estos conforme a los lineamientos establecidos por laUnidad de Auditora Interna.

PAG.DE

2 2


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Asunto

Planificacin y Compra de Materias Primas

Revisin

03

Cdigo: 06.MPR.01

Pg.1de9

Revisado Aprobado Fecha Vigencia

NombreAntonioBagdoFirma

Nombre

RobertoRodriguez

Firma

Nombre

JoseEchevarria

Firma

18 octubre 2 4

SO003A(01-06-2004)

32

Normas y Procedimientos

Anexo 8

INDICE

I.OBJETIVO 2

II.ALCANCE 2

III.UNIDADES RESPONSABLES 2

IV.NORMAS 2

V.PASOS A SEGUIR 5

VI.ANEXOS 9


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Asunto


Revisin

03

Cdigo: 06.MPR.01

Pg.2de9

SO003B(01-06-2004)

33


I. OBJETIVO

Elaborar el Plan Anual Requerimiento de Materias Primas, para el proceso de

produccin de aluminio, y tramitar las acciones necesarias para la adquisicin

oportuna del material.

II. ALCANCEAbarca el proceso desde la planificacin de la Compra de la Materia Prima hasta

la Compra de la misma.

III. UNIDADES RESPONSABLES

- Gerencia General de OperacionesGerencia Carbn.

Gerencia Reduccin.

Gerencia Fundicin.

Gerencia Laminacin

- Gerencia Planificacin y Control de la Produccin- Gerencia Tcnica.

Superintendencia Calidad y Procesos Reduccin y Carbn.

Superintendencia Calidad y Procesos Fundicin y Laminacin.

- Gerencia Logstica

Divisin Adquisicin Materias PrimasDivisin Almacn.

Divisin Trfico y Aduana.

IV. NORMAS

1. La Gerencia Planificacin y Control de la Produccin, es responsable de:

1.1 Elaborar y enviar a la Divisin Adquisicin de Materias Primas, el PlanAnual de Consumo y Produccin, de las Gerencias de Carbn,

Reduccin, Fundicin y Laminacin.

1.2 Informar a la Divisin Adquisicin Materias Primas, cualquier cambiosurgido en el Plan Anual de Consumo de Materias Primas.

1.3 Emitir la Solicitud de Pedido de Materias Primas e Insumos, segn lasfechas establecidas en el Plan y tramitar su aprobacin ante los niveles

correspondientes, de acuerdo a lo establecido en el Manual de

Delegacin de Autoridad.


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Asunto


Revisin

03

Cdigo: 06.MPR.01

Pg.3de9

SO003B(01-06-2004)

34


1.4 Enviar Solicitud de Pedido a la Divisin Adquisicin Materias Primas y realizarseguimiento a su ejecucin.

2. La Divisin Adquisicin Materias Primas, es responsable de:

2.1 Elaborar el Plan Anual de Compras de Materias Primas basado en el Plan Anualde Consumo y Produccin, Polticas de inventario e Inventario proyectado y

someterlo a consideracin del Comit Mayor de Materias Primas.

2.2 Someter Plan Anual de Compras de Materias Primas a la aprobacin de la JuntaDirectiva, previa recomendacin del Comit Mayor de Materias Primas.

2.3 Enviar el Plan Anual de Compras de Materias Primas a la Gerencia PlanificacinEstratgica, para la formulacin y posterior aprobacin del presupuesto de

Materias Primas.

2.4 Seleccionar a los Proveedores nacionales e internacionales (debidamente inscritosen el Registro de Proveedores de la Empresa), garantizando que los mismos

cumplan con las normas y registros de calidad requeridos (Cumplimiento de

entrega, calidad y precios del producto).

2.5 Enviar las Solicitudes de Ofertas a los diferentes Proveedores.

2.6 Recepcionar las Ofertas conjuntamente con el Comit Mayor de Materias Primas.

2.7 Emitir los Pedidos y Contratos de Compras (cuando corresponda), de acuerdo conlas especificaciones indicadas en las Normas Tcnicas, asegurar su colocacin y

realizar seguimiento hasta tanto se reciba el material.

2.8 Informar a la Gerencia Planificacin Estratgica, los cambios surgidos en el PlanAnual de Compras de Materias Primas que afecten el presupuesto, previa

conformacin de la Junta Directiva y del Comit Mayor de Materias Primas, a fin de

realizar la reformulacin presupuestaria correspondiente.

2.9 Gestionar y analizar solicitudes de precios en mercados nacionales einternacionales y someterlas a consideracin de los niveles correspondientes, a fin

de obtener la aprobacin que soporte las adquisiciones de materias primas.

2.10 Coordinar con la Consultora Jurdica de la Empresa, los trminos y condicionespara la elaboracin de contratos de compra de materias primas, cambios o

modificaciones de los mismos.


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Asunto


Revisin

03

Cdigo: 06.MPR.01

Pg.4de9

SO003B(01-06-2004)

35


2.11 Coordinar con la Divisin Trfico y Aduana, las acciones que aseguren el adecuadotraslado y recepcin oportuna de la materia prima, de acuerdo a lo establecido en

el Plan Recepcin de Materias Primas.

2.12 Informar a la Gerencia Administracin y Finanzas, los trminos y condiciones depago de las negociaciones de compra de materia prima, a fin de que se garantice la

disponibilidad de fondos, que permitan el cumplimiento de los compromisos de

pago contrados con el Proveedor y bajo las mejores condiciones para la Empresa.

2.13 Conformar y resguardar los expedientes de los Pedidos o Contratos deAdquisiciones de las Materias Primas, los cuales deben contener la siguiente

informacin: Solicitud de Pedido, Peticin de Ofertas, Ofertas recibidas, Informe de

Calidad de Materias Primas e Insumos, Anlisis de Ofertas, Punto(s) de Cuenta(s),

Resoluciones del Comit de Materias Primas, Resolucin de Junta Directiva,

Documentos inherentes a la colocacin del Pedido o Contrato.

2.14 Promover la captacin de nuevos proveedores de materias primas requeridos en laEmpresa, y canalizar el anlisis de las especificaciones tcnicas y muestras recibidas

del proveedor.

2.15 Presentar trimestralmente informacin sobre la ejecucin del Plan Anual deCompras de Materias Primas a la Junta Directiva y al Comit de Materias Primas.

2.16 Realizar conjuntamente con la Gerencia de Planificacin y Control de la Produccin(Materia Prima e Insumo) Programa de Recepcin Anual.

3. El Comit Mayor de Materias Primas, es responsable de recepcionar las ofertas de lasMaterias Primas, analizar el proceso de compra de las mismas y emitir recomendaciones

que garanticen su adquisicin, aprovechando las mejores condiciones del mercado y

segn los requerimientos y especificaciones exigidas por la Empresa.

4. La Gerencia Tcnica, a travs de las Superintendencias de Calidad y Procesos, esresponsable de:

4.1 Realizar el anlisis tcnico de los materiales ofertados y recibidos de losProveedores, a fin de verificar que cumplan con las especificaciones solicitadas en

el Pedido y emitir el informe respectivo.

4.2 Coordinar con la unidad usuaria, la realizacin de las pruebas a escala industrial, demateriales ofertados por nuevos proveedores.


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Asunto


Revisin

03

Cdigo: 06.MPR.01

Pg.5de9

SO003B(01-06-2004)

36


V. PASOS A SEGUIR

A. Planificacin Compra de Materias Primas

Gerencia de Planificacin y Control de la Produccin (Materia Prima e Insumos)

1. Recibe de las Gerencias de Carbn, Reduccin, Fundicin y Laminacin, basado en elPlan Anual de Ventas, Estndares de Consumo y el Consumo Estimado de Materias

Primas del ao siguiente.

2. Elabora conjuntamente con la Divisin Adquisicin de Materias Primas, Programa de

Recepcin Anual de Materia Primas.

3. Con la informacin recibida de las Gerencias Operativas, las polticas de inventario, elinventario proyectado y el Programa de Recepcin Anual de Materias Primas, se

elabora por cuadruplicado el Plan Anual de Consumo y Producciny anexa clculos

de requerimientos de materias primas.

4. Obtiene firma del Gerente General de Operaciones, en seal de conformidad ydistribuye duplicado a la Divisin Adquisicin Materias Primas, triplicado a la Gerencia

Planificacin Estratgica, cuadruplicado a la Gerencia General de Operaciones,

posteriormente archiva original para su control conjuntamente con la informacin

recibida para la elaboracin de dicho plan.

Divisin Adquisicin de Materias Primas

5. Recibe de la Gerencia de Planificacin y Control de la Produccin original del PlanAnual de Consumo y Produccin con los anexos correspondientes.

6. Con la Informacin recibida elabora en duplicado el "Plan de Compras de MateriasPrimas".

7. Presenta la documentacin antes mencionada al Comit Mayor de Materias Primas,

quien revisa y emite la Resolucin pertinente, posteriormente archiva original delPlan Anual de Consumo y Produccin y duplicado del "Plan de Compras de

Materias Primas".

8. Llena en duplicado formulario UG-012 (A-B) Punto de Cuenta Junta Directiva,anexa Resolucin del Comit de Materias Primas y original del Plan de Compras de

Materias Primas con sus respectivos soportes y somete a la aprobacin de la Junta

Directiva.
http://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppthttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppthttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppt


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Asunto


Revisin

03

Cdigo: 06.MPR.01

Pg.6de9

SO003B(01-06-2004)

37


Junta Directiva

9. Recibe, revisa y emite la Resolucin correspondiente al Punto de Cuenta Plan deCompras de Materias Primas, una vez elaborada la Resolucin entrega a la

Divisin Adquisicin Materias Primas, original de la Resolucin y Plan de Compras

de Materias Primas.

Divisin Adquisicin de Materias Primas

10. Recibe Resolucin de Junta Directiva y Plan de Compras de Materias Primas,obtiene tres (3) copias y entrega a la Gerencia Planificacin Estratgica y Gerencia

de Planificacin y Control de la Produccin posteriormente archiva original del Plan

de Compras de Materias Primas, con los anexos correspondientes. Contina parte

B del presente procedimiento.

B. Adquisicin de Materias Primas

Gerencia Planificacin y Control de la Produccin (Materia Prima e Insumo)

1. Basado en el Plan Anual de Compras de Materias Primas aprobado y el Programade Recepcin Anual de Materia Primas emite en duplicado a travs del sistema la

Solicitud de Pedido.2. Obtiene aprobacin de la Solicitud de Pedido y enva original de la misma a la

Divisin Adquisicin Materias Primas, archiva duplicado para su control.

Divisin Adquisicin Materias Primas

3. Recibe original de la Solicitud de Pedido, revisa y prepara expediente.

4. Emite en duplicado Peticin de Ofertas y remite a los Proveedores, obtiene firmade recibido o comprobante de envo y archiva documentos. Espera recepcin de

ofertas en Comit Mayor de Materias Primas.

Comit de Materias Primas

5. Recibe Oferta de Proveedores, segn la fecha establecida en la Peticin de Ofertas,obtiene firma del Representante Autorizado de la Empresa Ofertante en el

formulario Acta de Recepcin de Ofertas Materias Primascdigo SU022, y de

los integrantes del Comit en seal de conformacin, remite a la Divisin

Adquisicin Materias Primas, las ofertas recibidas.
http://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.dochttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.dochttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.dochttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.doc


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Asunto


Revisin

03

Cdigo: 06.MPR.01

Pg.7de9

SO003B(01-06-2004)

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6 Recibe ofertas y enva a la Gerencia Tcnica, para el anlisis tcnico respectivo(precalificacin tcnica). Archiva formulario con las ofertas en el expediente.

Gerencia Tcnica

7 Recibe ofertas de proveedores, remitidas por la Divisin Adquisicin MateriasPrimas, realiza el anlisis tcnico correspondiente, elabora formulario Informe de

Calidad Materias Primas e Insumos, en duplicado, remite original a la Divisin

Adquisicin Materias Primas y archiva duplicado para su control.


8 Recibe de la Gerencia Tcnica, el Informe de Calidad de Materias Primas eInsumos, efecta anlisis econmico, consolida el anlisis de las ofertas y

determina la ms favorable.

9 Elabora expediente con los documentos soportes (Ofertas, Informe de Calidad deMaterias Primas e Insumos, Solicitud de Pedido y Anlisis de Ofertas) y presenta

ante el Comit Mayor de Materias Primas.

Comit de Materias Primas

10 Recibe la documentacin mencionada anteriormente, revisa, analiza ofertas yaprueba resolucin recomendando la ms favorable para la empresa, anexa

soportes y enva a la Divisin Adquisicin Materias Primas.


11 Recibe resolucin con anexos, revisa y acta segn instrucciones del Comit Mayorde Materias Primas.

12 Coordina con la Consultora Jurdica de la Empresa, la elaboracin del Contratorespectivo, en los casos que corresponda, en los trminos y condiciones acordadas,

tramita aprobacin, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Delegacin de

Autoridad.

13 Registra datos en el sistema, emite Pedido, tramita aprobacin, de acuerdo a loestablecido en el Manual de Delegacin de Autoridad.

14 Distribuye Pedido y Contrato (cuando lo hubiere) de la siguiente manera: original alproveedor, triplicado a la Divisin Administracin, cuadruplicado a la Divisin


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Asunto


Revisin

03

Cdigo: 06.MPR.01

Pg.8de9

SO003B(01-06-2004)

39


Trfico y Despacho, quintuplicado a la Divisin Almacn y archiva duplicado para

su control, hasta la recepcin y cancelacin total de la compra.

15 Al final de cada mes elabora Programa de Pagos, indicando los pagos a realizaren el mes siguiente, distribuye: Divisin Tesorera y Divisin Administracin archiva

copia para su control.


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Asunto


Revisin

03

Cdigo: 06.MPR.01

Pg.9de9

SO003B(01-06-2004)

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VI.ANEXOS

Glosario de Trminos (no aplica)

Formularios e Instructivos

SU022 Acta de Recepcin de Ofertas Materias Primas.

UG-012 (A-B) Punto de Cuenta Junta Directiva
http://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.dochttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.dochttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.dochttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppthttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppthttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppthttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/48/Punto%20de%20Cuenta%20Junta%20Directiva%20UG%20-%20012%20(A%20y%20B)%20.ppthttp://sistemas/sites/OyM/Lists/Formularios%20del%20SGC/Attachments/46/Formulario%20Acta%20de%20Recepci%C3%B3n%20de%20Ofertas.doc


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Unidad Organizativa


Cdigo

I 06 02

Nivel de adscripcin

Gerencia de Logstica

Fecha 05/03

Pgina 1 de 4

Conformado

Nombre:

Firma:

Fecha:

Conformado

Nombre:

Firma:

Fecha:

Aprobado

Nombre:

Firma:

Fecha:

SO012 (15-04-2005)

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Anexo 9Misin:Gestionar la adquisicin de las materias primas que demanden los procesos productivos de la Empresa, en

condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y precios convenidos y dentro del marco legal, normativo y

procedimental vigente.

Funciones:

Coordinar con la Unidades Operativas, la emisin oportuna de los planes de requerimientos de materiasprimas que garanticen la orientacin del plan de adquisiciones y permitan prever las acciones necesarias,

para la determinacin de condiciones y trminos de negociacin en cuanto a precios, tiempos de entrega,

medios de transporte y dems condiciones requeridas.

Mantener control de los niveles adecuados de inventarios de materias primas, a los fines de emitir

recomendaciones en relacin a las discrepancias entre consumo real y cantidad programada y conforme a los

estndares establecidos.

Generar el plan anual de adquisiciones de materias primas, presupuesto y plan de requerimiento de divisas

para las adquisiciones de importacin y someterlos a la aprobacin de los niveles correspondientes y

consideracin de Junta Directiva, a los fines de obtener las autorizaciones que soporten la ejecucin de las

adquisiciones.

Suministrar a las reas requerientes involucradas en el proceso de planificacin y control de las materias

primas, informacin sobre las condiciones y tiempos de adquisicin y de entrega programados, definidos en

el plan; a los fines de facilitar la oportunidad en la emisin de las solicitudes de pedido respectivas, de

acuerdo a los tiempos de emisin previamente establecidos.

Evaluar los periodos de aprovisionamiento de materias primas e insumos, de acuerdo a los niveles de consumo,

a fin de alertar y/o tomar decisiones en relacin con la oportunidad y disponibilidad de las materias primas

para los procesos productivos.

Determinar y establecer la planificacin anual de los requerimientos de materias primas, en coherencia con los

planes de produccin y consumos y de acuerdo con los niveles de existencia y poltica de inventario, a los fines

de anticipar la demanda y orientar la ejecucin del plan de adquisiciones.


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Unidad Organizativa


Cdigo

I 06 02

Nivel de adscripcin


Fecha 05/03

Pgina 2 de 4

Conformado

Nombre:

Firma:

Fecha:

Conformado

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Fecha:

Aprobado

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Fecha:

SO012 (15-04-2005)

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Recepcionar debidamente aprobadas por la Gerencia General de Operaciones, las solicitudes de Pedido de las

materias primas, a los fines de asegurar el cumplimiento de la informacin y la documentacin de soporte,

requeridas para la ejecucin de la gestin de adquisicin.

Suministrar informacin sobre los pedidos de las materias primas, colocadas en el mercado internacional y

coordinar con la Divisin Trfico y Aduana, las acciones necesarias que aseguren la adecuada programacinde embarque y condiciones de traslado, recepcin y nacionalizacin de la materia prima.

Evaluar conjuntamente con la Gerencia de Planificacin y Control de la Produccin, el inventario de materias

primas, en funcin a los niveles de consumo, programas de suministros, a los fines de prever condiciones y

alertar sobre situaciones que puedan afectar el cumplimiento de los planes y programas de produccin.

Realizar de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos, el proceso de apertura para la gestin de

procura de materias las primas, de acuerdo a la modalidad de adquisicin y segn el mercado que

corresponda.

Gestionar solicitudes de cotizacin en el mercado nacional e internacional, evaluar ofertas de materias

primas y preparar los puntos de cuentas que correspondan para su presentacin y/o consideracin al

Comit de Materias Primas respectivo.

Realizar seguimiento a la gestin de procura, desde su entrega por parte del Proveedor, hasta su recepcin

y distribucin a la Unidad de consumo correspondiente.

Realizar ajustes o reprogramaciones a los planes de adquisiciones, de acuerdo a los niveles de inventario,

consumos o cambios en los planes de requerimientos de materias primas.

Gestionar ante proveedores, los reclamos generados por incumplimiento de especificaciones y de

condiciones convenidas en las rdenes o contratos.

Solicitar informacin a la Gerencia Tcnica, sobre el anlisis de condiciones y especificaciones tcnicas de la

materia prima, contenido en las cotizaciones recibidas, a objeto de recomendar aquellas que cumplan con las


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Unidad Organizativa


Cdigo

I 06 02

Nivel de adscripcin


Fecha 05/03

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Conformado

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Conformado

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Aprobado

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necesidades de los procesos productivos.

Canalizar ante las Unidades Organizativas involucradas, la cancelacin de las facturas de las diferentes materias

primas, correspondientes a Proveedores Internacionales.

Realizar seguimiento a las variaciones del mercado de materias primas, a los fines de mantener y proveer

informacin que garantice su negociacin o adquisicin en las condiciones y oportunidad ms favorable.

Procesar y emitir informacin sobre la gestin de adquisicin de las materias primas en lo relativo adisponibilidad de inventario, consumo, adquisiciones, proyecciones y cambio de requerimientos, a los fines

de facilitar la toma de decisiones a los niveles correspondientes.

Canalizar y gestionar los trmites administrativos, relacionados con los prstamos de materias primas e

insumos, solicitados por CVG AlCASA a otras Empresas.

Canalizar y gestionar la evaluacin de solicitudes de materias primas, requeridas por otras empresas, en calidad

de prstamo, a los fines de facilitar la toma de decisiones y autorizaciones correspondientes.

Velar por el cumplimiento de las normas de Higiene y Seguridad Industrial, en todas las reas de la Divisin.

Establecer mecanismos de divulgacin de los factores de riesgos y del sistema de gestin ambiental en el rea

de trabajo, a fin de evitar accidentes laborales y cumplir con las normas de ambiente vigentes.

Garantizar la elaboracin de planes estratgicos de la Unidad, a mediano y largo plazo, de acuerdo con las

metas y estrategias establecidas por la Empresa.

Identificar conjuntamente con la Gerencia de Planificacin Estratgica, Oportunidades, Amenazas, Debilidades

y Fortalezas, durante la ejecucin de los planes estratgicos definidos para la Unidad, de acuerdo con los

objetivos y lineamientos establecidos por la Empresa.

Garantizar el establecimiento y aplicacin de indicadores de gestin y/o mecanismos de seguimiento y control,

que permitan medir y evaluar el rendimiento de la Unidad, durante la ejecucin de los planes estratgicos, en

forma oportuna y confiable, que sirvan a los altos niveles jerrquicos para la toma de decisiones.

Evaluar el comportamiento de los indicadores de gestin, as como analizar las desviaciones y tomar las

acciones correctivas correspondientes.


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Unidad Organizativa


Cdigo

I 06 02

Nivel de adscripcin


Fecha 05/03

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Conformado

Nombre:

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Fecha:

Conformado

Nombre:

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Fecha:

Aprobado

Nombre:

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SO012 (15-04-2005)

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Velar por el cumplimiento de los programas de capacitacin y/o adiestramiento, necesarios para el manejo y el

anlisis estadstico de los indicadores de gestin generados en el control de la Gestin, a fin de asegurar el

dominio y la divulgacin de la metodologa por parte de todos los trabajadores adscritos a la Unidad.

Elaborar planes de mejoramiento continuo, de acuerdo a los lineamientos y objetivos establecidos por la

Gerencia General de Operaciones.

Implantar y divulgar los planes de mejoramiento continuo, definidos para la Gerencia, a fin de garantizar el

dominio y la participacin de todos los trabajadores.

Propiciar el establecimiento y la aplicacin de acciones correctivas necesarias, surgidas de las desviaciones

detectadas, durante la implantacin y ejecucin de los planes de mejoramiento continuo

Definir y establecer instrumentos de evaluacin y medicin, que permitan identificar los

requerimientos, expectativas y necesidades de los Clientes Internos y Externos de la Unidad.

Garantizar el establecimiento de planes de accin y proyectos de mejoras, a fin de satisfacer lasnecesidades de los Clientes Internos y Externos de la Unidad.

Elaborar informes que reflejen el resultado de la gestin realizada, para su presentacin ante la

Gerencia de Logstica.


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DELEGACIN DE AUTORIDAD

AREA: LOGISTICA

Anexo 10

Cdigo: 01. MDA. 01Fecha emisin: 11/12/2008Fecha revisin: 12/08/2010

AsuntoJunta

DirectivaPresidente Gte. Gral. Operaciones/

Gtes. reasAdministrativas

Gtes. deOperaciones

Jefes Div./Supdtes.

Coordinadores Requisitos

Esta Delegacin est expresada en Unidades Tributarias, regulada por las Polticas, Normas y Procedimientos, Leyes, Decretos y Reglamentos vigentes. Para los conceptos no incluidos en este documento, loscargos mencionados no tienen Autoridad Delegada. Las Transacciones Financieras deben estar respaldadas por la respectiva disponibilid ad presupuestaria.

D: Delegacin A:Autorizacin R: Recomendacin V. B. :Visto Bueno S: Solicitud

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Adquisicin de Materias Primas

- Plan de Adquisicin de Materias Primas

A (*)R R S

PCP

Aprobado por el directorio de laCVG

(*) Previa recomendacin de laComisin de Contrataciones de

Materia Prima.

Informar a Junta Directiva laEjecucin del Plan

Adquisicin de Materias Primas (viene pg.anterior)

- Autorizar la celebracin de Contratos,Acuerdos o Convenios (Adjudicacin de la

Contratacin)

A

> 30.000 U.T

A

< 30.000 U.T

A

< 15.000 U.T

Logstica

A

< 10.000 U.T

Materias Primas

(*)Previa recomendacin de laComisin de Contrataciones de

Materia Prima.

En todo caso la celebracin,modificacin o rescisin de

acuerdos o convenios requierenla conformidad del Presidente de

la CVG


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AREA: LOGISTICA


AsuntoJunta



Gtes. deOperaciones

Jefes Div./Supdtes.


Esta Delegacin est expresada en Unidades Tributarias, regulada por las Polticas, Normas y Procedimientos, Leyes, Decretos y Reglamentos vigentes. Para los conceptos no incluidos e n este documento, loscargos mencionados no tienen Autoridad Delegada. Las Transacciones Financieras deben estar respaldadas por la respectiva dis ponibilidad presupuestaria.


46

-Suscribirel Documento Contractual de laCompra

D

(*)

A (*)

> 15.000 U.T

A

< 15.000 U.T

Logstica

A

< 10.000 U.T

Materias Primas

(*) Informar a Junta Directiva

- Rescisin de Contratos, Pedidos, Acuerdos oConvenios

A

> 30.000 U.T

A

< 30.000 U.T

A

< 15.000 U.T

Logstica

A

< 10.000 U.T

Materias Primas




la CVG


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AREA: LOGISTICA


AsuntoJunta



Gtes. deOperaciones

Jefes Div./Supdtes.




47

- Aprobar Orden de Modificacinpara Pedidoso Contratos de Materias Primas (Aumentos,Disminuciones, Prrrogas, etc.)

A

> 30.000 U.T

A

< 30.000 U.T

A

< 15.000 U.T

Logstica

A

< 5.000 U.T

Materias Primas

Cada nivel autoriza de acuerdocon los parmetros (precios,

fuentes, volmenes,) previstos enel Plan de Adquisicin de Materias

Primas y previa recomendacinde la Comisin deContrataciones.

En todo caso la celebracin,

modificacin o rescisin deacuerdos o convenios requieren

la conformidad del Presidente dela CVG

Prstamo y solicitud de Materiales a Terceros. A A

LogsticaR S

Validado por la mesa de trabajodel rea usuaria, en aquellos

casos no consideradosEmergencia


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AREA: LOGISTICA


AsuntoJunta



Gtes. deOperaciones

Jefes Div./Supdtes.




48

Contratacin Servicios Portuarios (Pedidos,Contratos o Autorizacin de Pago)

- Contratacin y Autorizacin Pagos ServiciosPortuarios, Fletes Martimos, Fluvial, Areos

Terrestres y Peaje de Ro.

A

> 30.000 U.T

A

< 30.000 U.T

A

< 15.000 U.T

Logstica

A

< 5.000 U.T

Trfico yAduana

(*)Previa recomendacin de laComisin de Contrataciones.



la CVG

Pagos por Liquidacin de Demoras de Buques

A (*)

> 5.000 U.T

A

< 5.000 U.T

Logstica

A

< 2.500 U.T

Trfico yAduana


Validado por la mesa de trabajodel rea de logstica

Autorizacin Prestacin de Servicios Portuarios

A (*)

> 15.000 U.T

A

< 15.000 U.T

Logstica

A

< 5.000 U.T

Trfico yAduana

De acuerdo con la disponibilidad

de Muelle y tarifas oficialesvigentes.



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AREA: LOGISTICA


AsuntoJunta



Gtes. deOperaciones

Jefes Div./Supdtes.




49

Autorizacin pagos de derechos de Importacin,pagos de Aranceles

A (*)

> 15.000 U.T

A

< 15.000 U.T

Logstica

A

< 5.000 U.T

Trfico yAduana


Contratacin Servicios de Trfico

- Otorgamiento de la Adjudicacin yAprobacin de Pedido, Contrato o

Autorizacin de Pago

A

> 30.000 U.T

A

< 30.000 U.T

A

< 15.000 U.T

Logstica

A

< 5.000 U.T

Trfico yAduana

Previa recomendacin delComit de Contratacin para la

la Adjudicacin.

Validado por la mesa de trabajodel rea de logstica

Contrataciones de Servicios ProfesionalesA

> 10.000 U.T

A

< 10.000 U.T

A

< 5.000 U.T

A

< 5.000 U.T

Validado por la mesa de trabajodel rea correspondiente


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50

Anexo 11


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tesis medina carla

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