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n rnÁtcn nRoutviÍtcl eu reupos oe etsrÃo Do C0NHECIMENÍ0 . Vanderlei Batista dos Santos

cesso decisório e estratégico, e buscando identificar seu papel nos processos de gestão

do conhecimento organizacional, comumente esquecidos nos projetos de gestão de do-

cumentos arquivÍsticos.

2. Asfunções arquivísticasvoltadas para a gestão

de documentos

As funçôes que o arquivista desempenha em decorrênciã de seu exercício profis-

sionalsão comumente enumeradas em sete. Embora existam diversas denominaçoes para

cada uma e alguns autores egrupem ou desconsiderem algumas delas, optou-se por usar

como referência a proposta de Rousseau e Couture {tgsa, p.Z6s), posteriormente apro-

fundada por um dos autores e seus colaboradores (COUTURE et alii, 2003). Estes trabalhos

foram seleclonados porque, na abordagem das funções, não ressaltam diferenças entre

gestão de documentos e de informaçÕes arquivísticas, tratando-as como sinônimos. 0p-

ção da qual somos partidários, considerando o enquadramento das atribuições dos arqui-

vistas contemporâneos, embora deva ser registrado que esta e uma abordagem sumária

sobre essas funções, não esgotando o assunto.

a) criação / produção

Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível

na produçáo dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo,

modelos, formato e trâmite; o papel do arquivista é de conselheiro, de consultor ao pro-

dutor do documdnto por meio da elaboração de manuais de produção de documentos;

a execução adequada desta função demanda um conhècimento profundo da instituiçã0,

seus objetivos e missão. as tecnologias disponíveis e os típos de documentos adequados

ao exercício do negócio da instituição.

b) avaliação

Feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e g!ga,

tinaçj1q (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística de uma

dada instituição; a avaliação demanda conhecimento do funcionamento da instituição,

TraxíO JO 4E-qU !y]!ïlç! .!ç $-+ ç-94q q1 pe Q3 gos

sua estrutuÍa administrativa, sua missão, objetivos e atividades geradoras de documen-

tos;contempla a participação do arquivísta nas ações da Comissão Permanente de Avalia-

ção de Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como

os editais e listas de descarte e eliminação de dócumentos arquivísticos e a sujeição des-

ses instrumentos à instituição arquivística na esfera de competência, no caso de órgãos

governamentais; também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação

não autorizada de documentos arquivísticos; no âmbito da destinação orientada pela

avaliação, abrange a prática de microfilmagem e de digitalização de documentos; nesta

função também se inserem estudos para a definição de critérios de seleção de amostra-

gem para séries documentais elimináveis.

c) aquisiçãon

Contempla a entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e per-

manente; refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e

recolhimento de acervo; cabe ao arquivista estabelecer as regras e procedímentos para

assegurar que o acervo recebido e completo, confiável e autêntico e, desta forma, lhe con-

ferir o máximo de credibilidade como evidêncía. testemunha do contexto de sua criação

e fonte de informação; esta função, mais evidente nos arquivos permanentes, abrange.a

doação, a dação (em troca de dívida), depósíto e empréstimo sob custódia temporária e.

ainda, a complementação de acervos por meio de mícrofilmagem de documentos perten-

centes a outras instituições, mas que têm interesse fundamental ao fundo em custódia.

d) conserva$o / preserva$o

Aspectos relacionados à manutenção da integridade física e/ou lógica dos docu-

mentos ao longo do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu processamento

e recuperação; ao arquivista cabe estudar os suportes diversos de registro da informação

arquivística e suas fragilidades e definir políticas de preservação para cada um deles. A

conservação de papel, negativos fotográfico1 microformas, fitas magnetical discos de

vinil, cd-rom, transparências, eslaides é influenciada pelo próprio processo de fabricação

4 0 Dicionário BÍasilcito de Terminologiâ AíquivÍstica foi usdo como subsídio na definiçâo e/ou exemplificação de algumas dasfunções

a

A PRÁNCA AROUMSNCA EM TEMPOS DE GEíÃO DO CONHECIMENTO . VANdCTIEi BAtiStA dos SANtOs

(acidez, sedimentos depositadol colas etc-), pelo uso de tintas (pretas, ferrogálicaq colo_:

ridas), exposição a níveis inadequados de umidade relativa do ar, temperatura, lumino_

sidade, poluição atmosferica. Esses materiais podem também sofrer ação de insetos, ro_

edores e danos pela manipulação humana ou de equipamentos de leitura desregulados;

em decorrência da certeza da degradação. a política de preservação deve contemplar pro_

cedimentos de restauração dos suportes nos quais esta ação é possível e de migração sutoutra forma mais adequada para os suportes magnéticos e {igitais; ou medidas paliativas:

como a disponibilidade de reproduçôes {digitalizadas ou microfilmadas) de originais com'os quais se queÍra reduzír o contato humano ou que tenham que ser constantemente sub_ :

metidos a leitura por meio de máquinas ou equipamentos; nesta função estão. também,

inseridos os planos de prevenção de desastres e os planos de contíngência para minÍmizar

a interrupção das atividades da instituição em caso de desastres e sinistros e, mais im-

portante, salvar vìdas.

e) classifica$o

Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as fun- i,,

çoes, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arqui- :

vísticos nas fases corrente e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo na fase

permanente;aclassiflcaçãoorientaaorganizaçãointelectualdoacervodeformaarefle-

tir a estrutura organizacional e decisória da instituição acumuladora e facilitar o ecesso

aos documentos produzidos; para criar o plano o arquivista deve ter autorização expressa

da direção da instituição e ter acesso aos dossiês, documentos e processos de trabalho;

também abrange fiscalização e controle da utilização correta do plano bem como conta-

to com os setores produtores a fim de identificar posSíveis necessidades de revisão deste

instrumento, efetivando-as quando julgadas cabíveis.

fl descrição

Comumente entendida como uma função relacionada à fase peÍmanente, o que

consideramos equívocado, a descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do

documento, devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases, à unidade

AB g!.t-Y!fl lç3; _lçm as- cgqlem po râ n eo s

documental a qual se refere (peça, dossiê, série etc., ou ainda, textual, ímagético ou audio-

visual) e às necessidades do usuário (produtor ou usuário externoì; a lS0 15489-1:2001

{p.3) define a indexação (indexíngl, componente da descrição, como o processo de esta-

belecimento de pontos de acesso para facilital a recuperação dos documentos ou infor-

mação; a descrição compreende a criação e utilização de índices (temáticos, onomásticos

etc.) e de vocabulários controlados; atualmente, no Brasil, o modelo de descrição apro-

vado pelo Conselho Nacional de Arquivos para ser usado na fase permanente é a Norma

Brasíleira de Descrição Arquivística - Nobrade.

g) difusão / acesso

Na definição do Dicionário Houaiss de Língua Portuguesa de 2001, "difusão" tem

mais relação com divulgação, propagação de idéía. Ocorre, porém, que o termo adotado

pelo Dicionário deTerminologia Arquivística (CAMARGO;BELLOTTO, 1996, p.9)e pelo Di-

cionário Brasileiro deTerminologia Arquivística (AROUIVO NACIONAI 2006, p.19), é "aces-

so" que, segundo proposta selecionada da segunda obra, é a "função aquivística destina-

da a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização' bem mais abrangente

e esclarecedora, pois abrange os dois conceitos; esta função, no entanto, não se restringe

ao acesso às informações e documentos armazenadot mas a difusão das práticas p.ara

que isso ocorra adequadamente, por isso, perpassa todas as outras funções; difusão dos

manuais de gestã0, plano de classificação e tabelas de temporalidade e promoção de trei-

namento para seu uso; difusão da legislação e das normas internas que regulamentam o

acesso ao acervo e o respeito a direitos autorais, de uso de imagens e ao sigilo; utilização

de sistemas informatizados de gestão e de formulários e procedimentos de registro de

transferência, recolhimento e descarte de documentos, formas de atendimento (presen-

cial, telefone, fax, e-mail, correio). permissão de reprodução ou impressão; elaboração de

guias de acervo, inventários e páginas web; planejamento e realização de exposições e

concursos de pesquisa etc.

Registre-se que a descrição e as definiçoes das funções aquí apresentadas são, es-

sencialmente, sumárías e ilustrativas das açoes embutidas em cada uma delas. Desta for-

ma, e pré-requisito para um acompanhamento adequado das propostas inseridas neste

a

A PRÁTICA AROUIViSNCR TU ÌEMPOs DE GEÍÃO DO CONHECIMENÍO 'VANdCTIC| BAtiStA dOS SANTOS

artigo um conhecimento prévio das práticas e da terminologia arquivÍsticas, dada a imi,i,

possibilidade momentânea de detalhar cada um dos vários aspectos enumerados que têm:i

relação intrínseca com a execução das funções.

Disto isto, deve-se esclarecer que o objetivo deste estudo é abordar prioritarià.:*

mente aquelas atribuições do arquivista voltadas para a gestão dos documentos, ou sei;;aquelas que se inserem e são necessárias à execução das atividades cotidianas e à conse-.i

cução dos objetivos da instituição à qual o profissional está vinculado. Entre as funçõei-

enumeradas, porém, apenas uma não se coaduna implicitamente com as atividades íne-,

rentes à gestão de documentos: a aquisição.

Deve ser salientado que uma etapa anterior a qualquer uma dessas funções é'o,,Él"j

diagnóstico da situação arquivística da instituição, contemplando os fluxos O. tntorr3...ffi

ção, a identificação das suas funções, atividades e tarefas, os tipos de documentot pro- iir-':.,:,:,:.1j.:,Íiri"iji

duzidos e recebidos, as formas de armazenamento e de acesso às informações eritt.nter,.li$!$I i ïl'nl:ìj

as pessoas responsáveis pelas atividades, em todos os níveis, o histórico da existência Orlt,i'' 'il

instituição, entre outros.0 diagnóstico da situação arquivística, ao mesmo tempo em g* ., .,

precede as funções arquivísticas, perpassa todas elas. Afinal, contempla levantamentos - ,

quanto aos métodos exístentes na instituição no que se refere à produção, avaliação, l','r

aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão do acervo arquivÍstico. '

tl

0 arquivista teria competência para exercer uma atividade claramente identificada ,r

como gestão da informação frente à constatação de que sua ação restringe-se à gestão '

documental?

3. O arquivista como profissional da informação

0 Decreto n" 82.590, de 6 de novembro de 1978, que regulamenta a profissão cria-

da pela Lei n" 6.546/1978. relaciona dentre as atribuições profissionais do Arquivista o

"planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo'

(Art. 2", ll). Com a evolução da teoria arquivística, pensa-se que aquela atribuição passou

a ser denominada gestão de documentos que, segundo a Lei n" 8.159i 1991, corresponde

ao conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitaçáo,

182 ;

çFNAC-TìF

lRoulvisÍlcA: temas contemporâneos

uso, avaliação e arquivamento do docume fase corrente e intermediária, vìsando

a sua eliminação ou recolhimento para ã permanente (Art' 3"). Tem-se, portanto,

que o tratamento da documentação arquivística - gerada e recebida pela instituição em

decorrência da realização de suas atividadet ou seja, o arquivo ou fundo institucional - é

uma atribuição do arquivista'

ocorre' porem, que as teorias européia e norte-americana, a partìr das quais a Ar-

quivísticabrasileirafoiinfluenciada.nâoforamadotadasdeformaigualitáriaemtodasas

regiões do país. Há conceitos que diferem de uma região para outra quando se manifes-

tam por meio de correntes que valorizam mais uma 'escola teórica' do que a outra' Por

exemplo,umadasdefiniçõesmaisconhecídasfoicunhadaporT.R'schellenbergeconsi-

dera que arquivo pode ser definldo como:

Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que tenham sido

julgados de valor para preservação peÍmanente com propósitos de pesquiv e

Ï:ïffi:i#::filïiï;ÏÏiï:'ï;:m uma ns'[i'[uição arqu -

Estadefiniçãorefleteapenasoqueseconvencionouchamardearquivoperma-

nente,ouseja,aterceirafasedociclodocumentaleé,dessaforma,frontalàatualdefini-

ção disposta na Lei n" 8'159, de I dejaneiro de 1991' Art' 2":

Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos

produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituiçôes de caráter públìco e

entidades privadas, em decorrência do exercÍcio de atividades específicas' bem

como por pessoa.fisica, qualquer que seja o suporte da informação ou a natu-

reza dos documentos.

a-0, "qr**r."t

*íãm, e eindâ o sáo em váÍios textos atuais, denominados de "Íecords: como ratificação deste fato basta

lembraÍ que a associeção dos pronrriã*li nort.*r.icanos qu€ tÍabalhem em arquiws coÍrents chama-* Americon Êeords

Monogers ond Adnínlrtrot* - eniÃó-prãpiio scherknu.rq (2002, p.53). considerou ser necesário explicaÍ 'as rezões que me

levaram a tÍa1,r do problema de aaminisiráçaà de docutentoide uso coÍÍente f,este livro devotado à anáìise dos pÍìncipÌos e téc-

nicas aíquivisticas., co.o * g.,oo o; "iqu[ ;mis, considerada es:encial pelo autoÍ, não fosse ume atividad€ aíquivistica'