tgs kelompok
TRANSCRIPT
TUGAS KELOMPOKMATA KULIAH SISTEM INFORMAS
MANAGEMENTDISUSUN OLEH
JEMY JUNIARTO
IMAM MUSLIH
ANDIKA SYACHPUTRA
PROGARAM MAGISTER AKUNTANSIUNIVERSITAS TRISAKTI
ANGKATAN XVII TAHUN 2010
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Dewasa ini untuk bisa bertahan dalam persaingan dunia usaha, perusahaan
membutuhkan efiensi dan melakukan inovasi-inovasi untuk mempertahankan pangsa
pasar yang sudah ada maupun untuk merebut pangsa pasar baru. Keadaan di negara
ini yang makin tidak kondusif, kekerasan semakin meningkat, suhu politik yang
memanas membuat iklim perekonomian negeri ini menjadi tidak menentu. Untuk itu,
perusahaan harus melakukan efisiensi di segala bidang agar dapat menekan biaya
untuk dapat meningkatkan daya saing.
Bisnis proses yang sekarang berjalan pada PT. Grama Bazita adalah bisnis proses
yang kurang efisien karena masih berjalan secara manual, membutuhkan berbagai
birokrasi yang lebih rumit sehingga menyebabkan bisnis proses tidak efisien. Dengan
menulis thesis ini, penulis berharap untuk dapat membantu PT. Grama Bazita
menganalisa dan membantu memperbaiki proses bisnis yang ada sehingga dapat
meningkatkan daya saing perusahaan. Walaupun secara global, penulis sadar bahwa
thesis ini merupakan kontribusi kecil dari seluruh persoalan makro yang ada di dalam
perusahaan.
Berkantor di Gedung Multika di Jl. Mampang Prapatan Raya kav 73-76, Jakarta
Selatan, PT Grama Bazita merupakan perusahaan trading yang bergerak di bidang
engineering, procuring, konstruksi, dan melayani kebutuhan akan proses industri di
Indonesia. PT Grama Bazita berdiri sejak tahun 1986. Kepemilikan sahamnya terbagi
mejadi 2 pemilik yaitu 67% dimiliki oleh PT Pratama Energi Konstruksi Teknologi
Indonesia dan sisanya 33% dimiliki oleh Bpk. M.S. Mennon. PT Grama Bazita
memiliki motto perusahaan yaitu “Provide responsive engineering that meets and
axceeds user expectations through the use of state-of-the-art engineering and man
machine interface technologies”. Mewakili beberapa produsen peralatan yang
memiliki reputasi yang baik, PT Grama Bazita membangun kekuatan ini dengan
mengembangkan dan menyediakan jasa layanan engineering secara lengkap. Dengan
pelatihan memadai untuk user, konsultan engineering dengan aplikasi dan
pengetahuan engineering yang detail dan lengkap, PT Grama Bazita memiliki
berbagai klien dari beberapa jenis industri yang berbeda seperti pulp and paper,
chemical, petrochemical, viscose, iron and steel, animal feeds, dan edible oils. PT
Grama Bazita berdedikasi untuk menyediakan layanan yang berkualitas tinggi and
fleksibel untuk mengakomodasi keperluan khusus dari masing-masing kliennya
supaya dapat membangun hubungan jangka panjang yang baik.
1.2 TUJUAN DAN MANFAAT
Tujuan dari penulisan thesis ini adalah:
Mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam aktivitas pemesanan barang,
penerimaan barang, serta penerimaan invoice
Penyederhanaan book keeping oleh departemen logistik dan accounting
Mengurangi biaya
Merancang suatu sistem yang dapat mempermudah para karyawan untuk dapat
berkomunikasi dan bertukar data satu sama lain secara elektronik dengan
menggunakan fasilitas intranet
Manfaat yang dapat diperoleh:
Mempermudah pencarian data-data yang dibutuhkan oleh departemen accounting,
sales, serta logistik
Biaya yang dibutuhkan oleh proses yang baru diharapkan lebih sedikit daripada
proses yang lama
Waktu yang dibutuhkan oleh proses yang baru diharapkan lebih sedikit daripada
proses yang lama
1.3 Rumusan Permasalahan
Penulis memilih topik ini karena permasalahan yang terjadi di PT. Grama Bazita
terjadi lebih karena adanya proses bisnis yang kurang efektif. Dibutuhkan waktu yang
cukup lama untuk berpindah dari satu aktifitas ke aktifitas lain yang membutuhkan
pertukaran data antar departemen. Seringkali terjadi kesalahpahaman antar
departemen dalam menginstruksikan suatu tugas. Departemen accounting juga
terbebani dengan begitu banyaknya dokumen yang harus disimpan. Untuk mencari
dokumen-dokumen lama yang dibutuhkan pun perlu waktu yang tidak sedikit, juga
dibutuhkan ruangan yang cukup untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut.
Situasi ini mengakibatkan kinerja perusahaan tidak efektif, dan akan timbul biaya
yang diakibatkan dari proses yang tidak efisien. Secara singkat, masalah-masalah
yang terjadi dapat dirumuskan seperti dibawah ini:
Sebenarnya seberapa besar waktu yang terbuang sia-sia karena proses
bisnis yang tidak efisien ini ?
Dimana letak proses yang tidak efisien ?
Bagaimana cara memperbaiki proses yang tidak efisien
tersebut ?
1.4 Ruang Lingkup
Penulisan thesis ini hanya dibatasi pada masalah-masalah seperti tersebut di bawah
ini:
Penulis hanya berfokus pada kegiatan-kegiatan yang terdapat pada departemen
accounting, sales, dan logistik
Kegiatan yang diamati oleh penulis adalah pembuatan incoming PO oleh sales
sampai pengiriman outgoing purchase order kepada vendor, penerimaan
barang dan pengecekan dengan outgoing purchase order serta penerimaan
invoice dari vendor.
Penulis hanya berfokus pada masalah-masalah yang terjadi pada internal
perusahaan saja.
PEMBAHASAN
2. Proses yang sedang berjalan
2.I Gambaran umum proses yang sedang berjalan
Untuk merancang sistem baru yang lebih baik, perlu dilakukan anlisa proses-
proses yang sudah berjalan. Langkah ini sangat penting karena kita dapat
menentukan proses-proses mana saja yang tidak efisien dan perlu diperbaiki
dan tahapan apa yang perlu ditambah guna mencapai hasil yang maksimal.
Berikut ini adalah proses bisnis pada bagian penjualan, logistik, dan akunting
PT. Grama Bazita.
Gambar 2.1 Proses Bisnis Umum pada Bagian Sales, Logistik, danAccounting
Karena proses pengiriman barang dari vendor adalah faktor eksternal dan tidak
dapat dikontrol oleh PT. Grama Bazita, maka proses rekayasa ulang hanya
difokuskan pada proses-proses yang dapat dikontrol oleh PT. Grama Bazita.
Dengan mengoptimalkan kinerja proses-proses tersebut, secara langsung akan
mengurangi waktu dan biaya yang dibutuhkan. Berikut ini gambaran proses-
proses lama yang akan direkayasa ulang.
Gambar 2.2 Model Proses Pemesanan Barang Lama
Merupakan aktivitas yang akan di rekayasa ulang
Gambar 2.3 Model Proses Penerimaan Barang Lama
Merupakan aktivitas yang akan di rekayasa ulang
Gambar 2.4 Model Proses Penerimaan Invoice Lama
2.II. Rincian Proses Bisnis Lama
Merupakan aktivitas yang akan di rekayasa ulang
Proses Pemesanan Barang SDM Lama Waktu1 Pembuatan incoming PO 1 5 menit2 Persetujuan incoming PO oleh management 3 1 hari3 Penagihan down payment ke customer 1 2-4 minggu4 Pembuatan invoice untuk customer 1 5 menit5 Pembuatan draft outgoing PO 1 2 hari6 Pencocokan draft outgoing PO dengan incoming PO 1 2 hari7 Persetujuan draft outgoing PO oleh management 3 1 hari8 Membuat outgoing purchase order 2 1 hari9 Persetujuan outgoing PO oleh management 3 3 hari
10 Pengiriman outgoing PO kepada vendor 2 5 menit Proses Penerimaan Barang
1 Verifikasi pesanan barang 3 15 menit
2Pengecekan barang dan delivery note dengan outgoing PO 3 1 hari
3 Pengiriman konfirmasi ke vendor bahwa barang tidak sesuai outgoing PO 1 5 menit
4 Koreksi outgoing PO 1 1 hari5 Notifikasi sales bahwa barang salah kirim 1 5 menit6 Pemberitahuan pada customer bahwa barang salah kirim 2 10 menit7 Pembuatan invoice untuk customer 1 10 menit8 Pengiriman barang ke customer 2 1 hari
Proses Penerimaan Invoice 1 Pencocokan invoice dengan outgoing PO 1 1 hari2 Cross check invoice dengan vendor 1 1 hari3 Pencocokan kembali invoice dengan outgoing PO oleh
bagian accounting 1 1 hari
Pembahasan proses bisnis lama
2.II.1Rincian proses bisnis lama
Proses pemesanan barang, terdiri dari:
1. Pembuatan incoming PO oleh sales
Sales membuat incoming PO sesuai dengan kebutuhan pelanggan lalu
dicopy dan didistribusikan ke bagian logistik. Selanjutnya bagian logistik
yang akan mendistribusikan incoming PO tersebut kepada bagian
accounting dan finance serta kemudian dimintakan persetujuan kepada
manajemen. Pembuatan incoming PO memakan waktu 5 menit sedangkan
persetujuan incoming PO oleh manajemen memakan waktu 1 hari.
2. Penagihan down payment kepada customer
Setelah incoming PO disetujui oleh manajemen maka sales akan
menentukan apakah customer perlu membayar down payment terlebih
dahulu atas pesanannya. Biasanya sales akan melakukan konfirmasi
dengan accounting untuk menentukan. Customer baru serta customer
dengan track record pembayaran yang kurang baik akan dipersyaratkan
untuk membayar down payment terlebih dahulu. Jika diperlukan down
payment dari customer maka sales akan menagihnya terlebih dahulu.
Biasanya customer akan membayar down payment dalam waktu 2 – 4
minggu. Jika customer sudah membayar down payment maka accounting
akan menerbitkan invoice untuk customer. Pembuatan invoice untuk
customer memakan waktu 5 menit. Jika down payment tidak diperlukan
maka logistik akan langsung mempersiapkan pembuatan draft outgoing
purchase order.
3. Pembuatan draft outgoing purchase order
Dalam pembuatannya, draft outgoing purchase order ini harus dimintakan
persetujuan kepada manajemen, selain itu, pihak finance sudah harus
memastikan bahwa customer telah membayar down payment atas order
yang dibuatnya. Pertimbangan manajemen dalam menyetujui atau tidaknya
draft outgoing purchase order ini didasarkan pada pertimbangan-
pertimbangan tertentu, seperti penghitungan margin yang akan diterima,
apakah barang yang dipesan oleh customer tersedia pada vendor, dan
pertimbangan lainnya. Pembuatan draft outgoing purchase order biasanya
memakan waktu kira-kira 2 hari. Sales juga akan mengecek apakah draft
outgoing PO ini sudah sesuai dengan incoming PO dari customer.
Pengecekan draft outgoing PO dengan incoming PO ini memakan waktu 2
hari, sedangkan proses persetjuan draft outgoing PO oleh manajemen
memakan waktu 1 hari. Jika sudah disetujui oleh manajemen dan sesuai
dengan incoming PO maka logistik akan membuat outgoing purchase
order. Draft outgoing purchase order ini biasanya dibuat dalam kertas
bekas yang tidak terpakai.
4. Membuat outgoing purchase order
Setelah draft outgoing purchase order telah disetujui oleh manajemen
maka bagian logistik akan membuat outgoing purchase order yang
selanjutnya akan dikirim ke vendor. Sebelum outgoing PO ini dikirim ke
vendor, outgoing PO tersebut harus disetujui oleh manajemen terlebih
dahulu. Pembuatan outgoing purchase order memakan waktu kira-kira 1
hari sedangkan persetujuan manajemen atas outgoing PO membutuhkan
waktu 3 hari. Pengiriman outgoing PO kepada vendor ini memakan waktu
kira-kira 5 menit. Pengiriman outgoing PO ini menggunakan e-mail.
Sementara outgoing PO dalam bentuk fisik akan disimpan oleh bagian
logistik untuk arsip.
Proses penerimaan barang, terdiri dari:
1. Verifikasi pesanan barang
Sebelum vendor mengirimkan barang kepada perusahaan, vendor akan
terlebih dahulu mengirimkan order acknowledgement. Order
acknowledgement ini merupakan notifikasi dari vendor kepada perusahaan
atas barang yang dipesan, hanya untuk memastikan bahwa barang yang
dipesan sudah benar spesifikasi serta jumlahnya dan biasanya memuat
tentang kira-kira berapa lama barang dapat diterima oleh perusahaan.
Pengiriman barang biasanya memakan waktu sekitar 1 – 2 minggu setelah
outgoing PO diterima. Barang biasanya datang tepat waktu sesuai dengan
order acknowledgement atau paling lambat tiba 1 – 2 minggu lebih lama
dari waktu yang dijanjikan oleh vendor. Verifikasi pesanan ini
memerlukan waktu 15 menit.
2. Pengecekan barang yang dikirim oleh vendor
Jika barang telah siap maka vendor akan menyerahkan kepada forwarder
untuk selanjutnya dikirimkan kepada perusahaaan. Bagian logistik
bertanggung jawab atas penerimaan barang yang telah dipesan sesuai
dengan outgoing purchase order. Barang yang sudah diterima selanjutnya
dipersiapkan untuk dikirimkan kepada pelanggan dilengkapi dengan surat-
surat pendukungnya seperti invoice dan surat jalan. Biasanya invoice
sudah disiapkan terlebih dahulu sebelum barang dari vendor tiba.
Pembuatan invoice ini menghabiskan waktu kira-kira 10 menit.
3. Pengiriman barang ke pelanggan
Setelah semua surat-surat pendukung siap, maka barang siap untuk
dikirimkan ke pelanggan. Pengiriman barang ke customer biasanya akan
langsung dilakukan pada hari itu juga saat barang dari vendor tiba. Untuk
customer dalam kota (Jabodetabek) pengiriman barang memakan waktu 1
hari, sementara untuk customer dari luar kota biasanya membutuhkan
waktu kira-kira 2-3 hari.
Proses penerimaan invoice, terdiri dari:
1. Penerimaan invoice dan pencocokan dengan PO
Setelah vendor menyerahkan barang kepada forwarder, pada saat yang
bersamaan vendor juga mengirimkan invoice kepada perusahaan.
Walaupun pengiriman barang dan invoice yang dilakukan merupakan
proses yang terpisah, invoice biasanya akan tiba bersamaan dengan
barang. Sebenarnya, pada saat penyerahan barang untuk dikirim kepada
forwarder, vendor juga mengirimkan copy original invoice, untuk dasar
penghitungan pajak impor oleh bea dan cukai. Untuk pencocokan dengan
outgoing PO, maka accounting harus menyerahkan invoice tersebut
kepada bagian logistik, proses pengecekan invoice dengan outgoing PO
oleh bagian logistik memakan waktu 1 hari.
2. Pencocokan kembali invoice dengan PO oleh bagian accounting
Setelah menerima invoice dari bagian accounting maka logistik akan
membuka kembali data-data outgoing PO yang pernah dikirim ke vendor.
Setelah itu invoice yang diterima tersebut akan dicocokan dengan outgoing
PO yang ada, jika invoice yang diterima ternyata tidak cocok dengan data
outgoing PO yang ada maka bagian logistik akan melakukan cross check
dengan vendor dan vendor akan melakukan koreksi terhadap invoice
tersebut, untuk berhubungan dengan vendor, bagian logistik menggunakan
e-mail. Jika invoice tersebut cocok dengan data outgoing PO yang ada,
maka bagian logistik akan memvalidasinya dan menyerahkan invoice
tersebut kembali ke bagian accounting.
2.III Permasalahan yang dihadapi
Pada proses yang berjalan selama ini di perusahaan terdapat beberapa
permasalahan yang perlu diperbaiki untuk meningkatkan efisiensi kinerja
perusahaan.
Proses Pemesanan Barang
Permasalahan yang umum dihadapi adalah ketika incoming PO tidak
disetujui oleh manajemen dikarenakan barang yang dipesan oleh
customer tidak tersedia, sales tidak langsung menghubungi customer dan
mengkonfirmasikan bahwa barang tersebut tidak ada, melainkan sales
langsung merubah incoming PO sesuai dengan barang yang tersedia di
vendor tanpa memberitahukan customer. Akibatnya, jika barang datang
dan dikirim ke customer, customer akan menolak barang tersebut karena
tidak sesuai dengan apa yang dipesan.
Proses Penerimaan Barang
Pada saat penerimaan barang yang dikirim oleh vendor, sesuai atau tidak
dengan outgoing PO maka bagian logistik akan menerima barang
tersebut. Jika barang tidak sesuai dengan outgoing PO, logistik hanya
akan mengirimkan konfirmasi kepada vendor bahwa barang yang
dikirim tidak sesuai dengan pesanan namun barang tersebut tetap akan
diterima dan menjadi inventory. Dengan alasan jika perusahaan
mengirim barang tersebut kembali ke vendor, maka ongkos yang
ditanggung akan lebih memberatkan perusahaan daripada harus
menjadikan barang tersebut sebagai inventory.
Proses Penerimaan Invoice
Penerimaan invoice dilakukan oleh accounting namun untuk pencocokan
dengan outgoing PO dilakukan oleh bagian logistik. Efisiensi waktu
akan bisa didapat jika bagian accounting sebagai penerima invoice juga
melakukan pencocokan invoice yang diterima dengan data-data outgoing
PO yang ada. Selain itu, dalam proses yang sedang berjalan, setelah
melakukan pencocokan invoice dengan outgoing PO, logistik akan
mengirimkan invoice tersebut kembali kepada accounting, dan
accounting akan kembali melakukan pencocokan invoice dengan
outgoing PO, ini merupakan pekerjaan yang seharusnya dapat dilakukan
sekali saja.
2.IV Rancangan Solusi yang Diusulkan
Setelah melihat permasalahan yang dihadapi pada proses yang lama maka
penulis mengusulkan beberapa solusi yang dapat dipakai untuk memperbaiki
proses yang ada. Untuk lebih mengoptimalkan kinerja masing-masing
departemen, penulis merancang sebuah program sederhana memakai visual
basic untuk membantu komunikasi data antar departemen dan mengurangi
paper based document.
Proses Pemesanan Barang
No Sub proses Permasalahan Solusi1 Pembuatan incoming PO Pembuatan incoming PO masih
dalam bentuk kertas sehingga harus dicopy terlebih dahulu jika ingin didistribusikan ke bagian lainnya
Dengan program yang ada, sales dapat melakukan entry incoming PO ke dalam sistem sehingga bagian lain yang biasanya menerima copy incoming PO bisa mengecek ke dalam database jika berkepentingan dengan dokumen tersebut
2 Incoming PO tidak mendapatkan persetujuan
Sales cenderung merubah incoming PO agar cepat disetujui
Dengan adanya order acknowledgement bagi customer maka customer akan
3 Persetujuan manajemen dalam pembuatan draft outgoing purchase order
Manajemen harusnya tidak perlu melakukan persetujuan dalam proses ini, cukup melakukan persetujuan saat outgoing purchase order jadi
Persetujuan manajemen pada proses ini sebaiknya dihilangkan karena tidak penting
4 Pembuatan outgoing purchase order
Selain dikirimkan ke vendor dalam bentuk e-mail, outgoing purchase order juga dicetak untuk dijadikan arsip bagi logistik.
Dengan program yang ada, outgoing PO tidak perlu dicetak, logistik hanya perlu input data outgoing PO ke dalam sistem dan data outgoing PO tersebut dapat dishare dengan departemen lainnya. Data dapat disimpan dalam database system
Proses Penerimaan Barang
No Sub Proses Permasalahan Solusi1 Pengecekan barang
dengan outgoing POMasih dilakukan secara manual sehingga harus membuka arsip data-data outgoing PO yang ada
Dengan program yang ada, outgoing PO tidak perlu dicetak sehingga dalam pencocokan barang yang datang dengan outgoing PO, logistik hanya perlu untuk mengecek database outgoing PO yang sudah di-input
2 Penerimaan barang yang tidak sesuai dengan outgoing PO
Jika barang yang salah kirim tersebut diterima perusahaan dengan harga normal akan mengakibatkan kerugian perusahaan (karena barang tersebut akan menjadi inventory), sebab ini bukan merupakan kesalahan dari pihak perusahaan melainkan kesalahan vendor. Untuk menemukan customer yang mau membeli barang tersebut juga bukan pekerjaan yang mudah.
Mengadakan perjanjian dengan vendor, jika barang yang diterima tidak sesuai dengan outgoing PO maka perusahaan hanya akan menerima barang tersebut dengan harga discount, bukan membelinya dengan harga normal
3 Koreksi outgoing PO Jika barang yang datang tidak
sesuai dengan outgoing PO, logistik harus melakukan koreksi terhadap outgoing PO yang berarti logistik harus membuka arsip data-data outgoing PO yang ada
Dengan program yang ada pengkoreksian outgoing PO dapat dilakukan dengan mengubah database yang sudah ada
Proses Penerimaan Invoice
No Sub Proses Permasalahan Solusi1 Pencocokan invoice
dengan outgoing POPada saat menerima invoice, untuk pencocokan pertama invoice dengan outgoing PO, accounting harus menyerahkan invoice kepada logistik terlebih dahulu. Kemudian pada pencocokan kedua, accounting akan mencocokan kembali invoice dengan outgoing PO
Invoice yang diterima oleh accounting langsung dicocokan dengan outgoing PO. Proses pencocokan invoice dengan outgoing PO yang dilakukan logistik sebaiknya dihilangkan. Untuk cross check, logistik dapat melihat pada database tentang data pencocokan tersebut
2. V. Rincian Proses Bisnis yang Diusulkan
Proses pemesanan barang, terdiri dari:
1. Pembuatan incoming PO oleh sales
Setelah sales mendapatkan order dari customer, sales dapat melakukan input
incoming PO tersebut ke dalam database. Incoming PO tidak perlu di-copy untuk
didistribusikan ke departemen lain, data yang ada dapat disharing ke seluruh
departemen yang ada yaitu logistik, accounting dan finance. Untuk persetujuan
incoming PO oleh manajemen dapat diotorisasi dalam program tersebut.
Management memberikan tanda “approval” pada pada kolom yang tersedia jika
menyetujui incoming PO ini, jika tidak maka tanda “approval” akan tetap
dibiarkan bertulisan “No”.
2. Melakukan konfirmasi order acknowledgement kepada customer
Untuk memastikan bahwa barang yang tercantum dalam incoming PO adalah
barang pesanan dari customer, logistik dapat melakukan konfirmasi pesanan
kepada customer. Ini untuk menghindari kesalahan yang dilakukan oleh sales.
Order acknowledgement ini dikirim lewat e-mail kepada customer. Proses ini
memakan waktu 5 menit.
3. Penagihan down payment kepada customer
Jika customer perlu membayar down payment terlebih dahulu atas pesanannya,
maka accounting akan menagih pembayaran DP ini ke customer. Selanjutnya jika
customer sudah membayar DP maka accounting akan menerbitkan invoice
sebagai bukti pembayaran. Jika DP tidak diperlukan (biasanya customer lama
tidak perlu membayar DP) maka logistik akan langsung mempersiapkan
pembuatan draft outgoing purchase order. Biasanya customer akan melunasi
pembayaran DP-nya dalam waktu 2 – 4 minggu.
4. Pembuatan draft outgoing purchase order
Bila customer sudah melunasi DP-nya maka pihak accounting akan melakukan
pemberitahuan kepada logistik dan logistik akan mempersiapkan untuk membuat
draft outgoing purchase order. Draft outgoing purchase order ini juga akan dicek
oleh sales, apakah sudah sesuai dengan incoming PO yang mereka ajukan. Draft
outgoing purchase order akan tetap dibuat pada lembaran kertas bekas, untuk
mencocokannya sales akan membuka database incoming PO, jika sesuai dengan
incoming PO maka sales akan memvalidasi draft outgoing purchase order
tersebut. Pembuatan draft outgoing purchase order ini memakan waktu 1 jam,
sedangkan pengecekan draft outgoing purchase order dengan incoming PO oleh
sales memakan waktu 1 jam.
5. Pembuatan outgoing purchase order
Segera setelah draft outgoing purchase order tersebut divalidasi oleh sales maka
draft tersebut akan menjadi outgoing purchase order yang kemudian akan
dikirimkan kepada vendor. Sebelum pengiriman kepada vendor, outgoing
purchase order tersebut harus mendapat persetujuan oleh manajemen. Pengiriman
outgoing purchase order kepada vendor dengan menggunakan e-mail memakan
waktu 5 menit. Outgoing purchase order tidak perlu lagi dicetak untuk kemudian
diarsipkan, outgoing PO dapat diinput ke dalam database yang datanya dapat di-
share antar departemen. Pembuatan ougoing purchase order ini memakan waktu 1
jam. Sedangkan persetujuan manajemen bisa didapat dalam waktu 1 hari.
Proses Penerimaan Barang terdiri dari:
1. Pengecekan barang dan delivery note dengan outgoing PO
2. Pengiriman barang ke customer
Proses penerimaan invoice terdiri dari:
1. Pengecekan invoice yang diterima dengan outgoing PO
2. Cross check invoice dengan vendor dan konfirmasi pada logistik
2.VI. Perbandingan Proses Bisnis Lama dengan Proses Bisnis yang Diusulkan
Hasil simulasi yang dilakukan pada proses bisnis lama dan proses bisnis yang
diusulkan dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Tabel 2.VI.1 Perbandingan Proses Bisnis Lama dengan Proses Bisnis yang Diusulkan
Proses Bisnis Lama Proses Bisnis Baru
Waktu rata-
rataResources Cost SDM
Waktu rata-rata
Resources Cost SDM
Proses Pemesanan Barang 57615 menit $301,858.17 12 orang 46280 menit $108,874.52 12 orangProses Penerimaan Barang 4365 menit $43,533.16 14 orang 1560 menit $14,430.40 14 orangProses Penerimaan Invoice 4320 menit $97,539.75 3 orang 1475 menit $20,897.02 3 orang
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
Menit
PemesananBarang
PenerimaanBarang
PenerimaanInvoice
Perbandingan Waktu Rata-rata Proses Bisnis Lama dan Proses Bisnis yang Diusulkan
Proses Bisnis lama
Proses Bisnis yang diusulkan
Gambar 2.VI.1 Perbandingan Waktu Rata-rata Proses Bisnis Lama dan
Proses Bisnis yang Diusulkan
Perbandingan Resources Costs Proses Bisnis Lama dan Proses Bisnis yang Diusulkan
$0.00
$50,000.00
$100,000.00
$150,000.00
$200,000.00
$250,000.00
$300,000.00
$350,000.00
Pemesanan Barang Penerimaan Barang Penerimaan Invoice
US
$
Proses Bisnis Lama
Proses Bisnis yangDiusulkan
Gambar 2.VI.2 Perbandingan Resource Cost Proses Bisnis Lama dan
Proses Bisnis yang Diusulkan
Dari tabel dan gambar diatas dapat digambarkan bahwa proses bisnis yang
diusulkan memberikan penghematan waktu yang signifikan. Sementara untuk
penggunaan SDM, proses bisnis yang diusulkan menggunakan SDM sebanyak
proses bisnis lama, namun proses pemesanan barang, pada kegiatan
persetujuan incoming PO oleh manajemen yang biasanya dilakukan oleh 3
orang, dalam proses bisnis yang diusulkan, kegiatan ini hanya dilakukan oleh
2 orang saja. Pada proses bisnis yang diusulkan hampir seluruh kegiatan dalam
proses-proses yang ada sudah terkomputerisasi, dan aliran data dapat
dilakukan secara elektronik.
Sementara itu, untuk perbandingan resources costs antara proses bisnis lama
dan proses bisnis yang diusulkan terdapat perbedaan biaya yang cukup
signifikan. Dalam hal ini, penulis menggunakan mata uang US$ untuk
pengukuran resources costs dan menggunakan asumsi bahwa 1 US$ senilai
dengan Rp. 10.000. Pada proses penerimaan barang, dapat dilihat bahwa
resource cost untuk proses yang diusulkan lebih besar daripada proses lama
karena penggunaan komputer yang semakin sering, sedangkan cost untuk
worker lebih berkurang, jadi dapat disimpulkan bahwa pada proses-proses
yang diusulkan ini, pemakaian resource berupa komputer lebih meningkat dan
penggunaan resource berupa worker penggunaannya menurun secara drastis.