TUGAS KELOMPOK SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Ahmad Zuhdi, SSi MKom

Kelompok,

Rosiana Erawati (123100076)

Rya Paramita (123100077)

Sjofoerotoen (123100079)

Jakarta, 16 Nopember 2010

PT. CHEONG WOON INDONESIA

Profil Perusahaan

PT CHEONG WOON INDONESIA adalah salah satu perusahaan yang memproduksi

mesin pendingin untuk lemari es (kulkas) dan menjadi pemasok bagi perusahaan-

perusahaan penghasil lemari es.

.

Berdiri pada pertengahan tahun 2008 tepatnya balan Agustus di jalan raya PLP Curug desa

Legok , kecamatan Legok Kabupatean Tangerang dengan pemilik orang Korea

Dengan menjadi mitra perusahaan LG,Samsung dan Polytron yang merupakan perusahaan

penghasil lemari yang cukup terkenal, PT Cheong Woon ingin menjadi mitra pemasok

yang cukup diperhitungkan bagi perusahaan-perusahaan tersebut.

Saat ini PT Cheong Woon Indonesia telah memiliki 200 orang karyawan yang sebagian

besar merupakan penduduk sekitar. Karyawan yang dimiliki hampir 70 % merupakan

tenaga kerja kontrak. Selain itu juga menerima sebagai tempat untuk praktek siswa dari

SMK –SMK sekitar perusahaan.

Karena yang menjadi mitra pemasok produk yang sama ke perusahaan – perusahaan diatas

cukup banyak seperti PT.Sejin, PT. Sinyong, PT Sam woon, PT Yasun Lie dan masih

banyak lagi maka produk PT Cheong Woon yang diterima oleh LG 30%,Samsung 15% dan

Polytron 20% dari kebutuhan mesin pendingin dari perusahaan-perusahaan tersebut

Dilihat dari usia yang baru 2 tahun prospek dari PT Cheong Woon Indonesia cukup bagus

apalagi lemari es sekarang merupakan kebutuhan primer bagi setiap rumah tangga maka

diharapkan perusahaan ini bisa berkembang lebih bagus.

Bahkan ada rencana kedepan selain mencari mitra perusahaan baru, PT Cheong Woon juga

akan melakukan ekpansi produk baru yang tetap untuk sparepart lemari es, dengan harapan

perusahaan bisa lebih besar dan mengurang pengangguran.

Visi

PT. CHEONG WOON Indonesia memiliki visi untuk menjadi sebuah perusahaan penghasil

mesin pendingin lemari es terpercaya, mampu bergerak secara dinamis, dan kompetitif

yang diakui secara internasional. Selain itu juga mampu memberikan kesejahteraan dan

kemakmuran bagi semua pihak yang bekerja didalamnya, bagi masyarakat, bagi para

pemegang saham,serta bagi Pemerintah Indonesia yang diwujudkan dengan cara menjaga

keunggulan dalam hal operasi dan keamanan dan keselamatan kerja bagi manusia ataupun

lingkungan.

Misi

PT. CHEONG WOON Indonesia akan, menghasilkan, serta memenuhi sparepart lemari es

dengan cara yang terpercaya untuk memaksimalkan nilai tambah bagi masyarakat,

pemerintah dan para pemegang saham.

Hal tersebut diatas diwujudkan dengan cara:

- Penerapan teknologi yang tepat dan sesuai dengan standar keselamatan kerja bagi manusia

dan lingkungan.

- Menyajikan penggunaan biaya secara efektif dengan perbaikan terus-menerus

terhadap semua proses bisnis.

- Menyediakan lingkungan terbaik bagi para professional untuk mengembangkan

potensi dirinya secara maksimal.

- Membangkitkan peningkatan kualitas hidup bagi para pemangku kepentingan

termasuk masyarakat.

Tujuan Organisasi:

PT. CHEONG WOON Indonesia mengarahkan agar visi dan misi perusahaan untuk

mendukung terciptanya sebuah nilai dengan ciri sebagai berikut:

- Visi

o Proaktif

o Pencarian metode-metode alternatife baru

o Melakukan tindakan nyata

- Integritas

o Jujur dan terbuka

o Beretika

o Memiliki respek dan sanggup saling kerjasama saling menguntungkan

- Komitmen

o Dapat dipercaya

o Dapat diandalkan

o Dapat dipertanggungjawabkan

- Kinerja

o Efektif dan efisien

o Pencapaian target

o Professional

Analisa Proses Bisnis

Pada tulisan ini akan penulis menganalisa tiga macam sistem yakni :

1. Performance Management System

2. Invoice & Expense

3. Data Vendor System

Keterangan:

I. Performance Management System

Performance Management System (PMS) adalah sistem untuk merangkum kinerja

setiappegawai. Kontrak Kinerja merupakan semacam perintah atau sekumpulan tugas yang

harus dikerjakan oleh perusahaan. Kontrak Kinerja dimulai dari level manajemen

(pemimpin perusahaan dan para pengambil keputusan), level divisi, level departemen,level

seksi, dan level individu.

Setiap tahunnya, akan berlaku proses seperti bagan berikut ini:

Perfomence Contrat

Company (November)

Division (Decembe

r)

Department

(December)

Section (January)

IPO (January

)

Continual Performance Improvement

Performance PLANING

Performance Coaching

Performance Revieving

Follow-Up

T & D

C & B

Setiap tahunnya, pihak manajemen akan membuat kontrak kinerja (performancecontract)

sesuai kapasitasnya yang dalam hal ini dilakukan oleh para Senior Leadership Team (SLT)

untuk menentukan target-target yang harus dicapai oleh perusahaan secara umum.

Kemudian, hasil dari kontrak kinerja tersebut dibagikan kepada setiap divisi seperti Divisi

Finance, Divisi Human Resource (HR), Divisi Supply Chain and Information

Communication & Technology (SCM&ICT), Divisi Technical Support, Divisi Resource

Management, Divisi Commercial & Legal, dan Divisi Operations. Pembagian kontrak

kinerja kepada masing-masing divisi dipimpin oleh Vice President (VP).

Kemudian, setelah masuk ke dalam lingkungan divisi, para penjabat Vice President

darimasing-masing divisi akan memimpin pembuatan kontrak kinerja bersama tim

dibawahnya yakni para manajer di setiap departemen. Baru kemudian, setelah masing-

masing department memperoleh kontrak kinerja, para manajer akan memandu pembuatan

kontrak kinerja untuk tingkat seksi yang diwakili oleh para kepala seksi. Terakhir, masing-

masing kepala seksi memimpin staff yang ada dibawahnya untuk membuatkontrak kinerja

individu.

Disisi yang lain, terdapat pula Individual Performance Objective (IPO) yakni target-

targetdari setiap pegawai yang harus dicapai dalam kurun waktu antara quartal pertama

hingga quartal keempat setiap tahunnya. IPO harus dibuat oleh setiap pekerja, yang

kemudiandisampaikan ke supervisornya masing-masing untuk mendapatkan persetujuan.

Hal-halyang dijadikan sebagai IPO harus disesuaikan dengan performance kontrak

perusahaan.

Permasalahan

Keberadaaan sistem kontrak kinerja (Performance Contract) masih dilakukan secara

manual dengan memakai kertas

Proses Sebaiknya

Sebaiknya, system kontrak kinerja dan IPO dibuat secara online dan terintegrasi dengan

database departemen human resources

II. Invoice & Expense

Alur Invoice :

VENDOR FINANCE SALE Dept. Approvasl

Invoice

Dikirim ke

Finance

(1)

Copy of

trancsaction

Approval needed

Pencatatan awal

(1)

Process bath number

(1)+(2)+(3)

Copy of transaction

Intializing Project/Activity (s)

Diklarifikasi, dilengkapi

Dengan support document (1)+ (2)

Dicatat di GLS file, Create Routing

Slip (status budger & actual dari

GLS) (1)+(2)+(3)+(4)

Filing system (copy)

Original (1)+(2)+(3)

Approval reff

to moneteri

Authorize

Performance Contract&

Individual Performance Objective

Database

Cara kerja dari flow diagram tentang pembuatan invoice untuk Sale Dept.

Proses pertama yang di lakukan adalah menerima invoice dari vendor. Setelah menerima

invoice tersebut, document ini lalu di kirim ke finance department untuk mendapatkan

approval dan juga pencatatan awal. Selanjuatnya document invoice ini baru menuju Sales

Dept.. untuk melakukan klarifikasi dan pelengkapan document yang lain. Selanjutnya,

document di kirim balik ke finance untuk mendapat process batch number. Process batch

number ini lalu di catat di GLS file untuk pengiriman. Lalu catatan ini di kirim lagi ke

baguan monetary untuk authorisasi dan masuk ke dalam fillin system di Sale Dept..

Selanjut nya process ini harus menuju finance department agar dapat mengirim copy dari

bukti-bukti transaksi Process sebaiknya.

Untuk menginkat kan effiency dari flow of invoice ini, sebagian step dapat dikurangi agar

dapat melakukan proses dengan waktu yang lebih singkat serta cost yang lebih murah.

Pertama di mulai dengan menghindari step2 atau approval dari finance untuk pencatatan

awal, lalu, step 8 dimana copy dari transaksi dapat langsung di kirim atau di berikan dari

Sale Dept. tanpa harus melewati departemen finance lagi.

Alur Expense Report & RFC

INDIVIDUAL FINANCE Sale Dept Approval

Expence rpt &

RFC Dilengkapi

support document

(1)+(2)

Copy of Slip

Pemeriksaan

Process

selanjutnya

(routing

internal

finance)

Di check kecocokannya dengan

doc. Support (local audit) dicatat di

GLS file. Create Routing Slip

(status budge) & actual dari GLS )

(1)+(2)+(3)

Filing System (copy)

Original (1)+(2)

Approval reff to

monetery

Authorize

Flow chart di atas adalah alur dari expense report& RFC. Alur pertama dari flow chart ini

adalah, setiap individu memberkan expense Report & RFC dengan di lengkapi support

document dengan support document. Support,document ini lalu di berikan kepada finance

document untuk pengecek input dari expense report tersebut. Lalu dari finance dept, report

ini di berikan kepada Sale Dept.untuk di cek and di cocokan dengan doc support dan di

catat di GLS file untuk membuat surat routing. Selanjutnya surat ini di authorize oleh

monetary dept. Autorize Slip ini lalu di masukan kedalam filling copy dan di kembalikan

kepada finance dept untuk di berikan kembali kepada individu sebagai bukti expense untuk

kompensasi yang akurat Alur yang sebaiknya, Alur yang sebaiknya semestinya, individual

dapat langsung melaporkan report expense mereka kepada Sale dept untuk pencatatan dan

juga pembuatan routing slip.

Tanpa harus melewati finance dept yang berfunsi hanya untuk mengecheck proses

pencatatan benar atau salah.demikian pula dengan copy dari transaksti tersebut dapat

langsung di berikan kepada individu secara langsung tanpa harus melewati finance dept

untuk pengecekan ulang.

III. Data Vendor System

Terdapat empat system pemrosesan transaksi yang mempunyai database pada kegiatannya.

Empat system pemrosesan transaksi tersebut adalah:

1. System Management Training, sytem ini akan bekerja berdasarkan data yang terdapat

pada database training dan proses penginputan data akan didistribusikan kembali ke

database Training dengan menghasilkan output Annual Training Plain.

2. System Medical, sytem ini akan bekerja berdasarkan data yang terdapat pada database

Medical dan proses penginputan data akan didistribusikan kembali ke database Medical

3. System maximo supply chain Management, sytem ini akan bekerja berdasarkan data

yang terdapat pada databases supply chain management dan proses penginputan data akan

didistribusikan kembali ke databases supply chain management

4. Oracle Finance Integrated Finance Management System, sytem ini akan bekerja

berdasarkan data yang terdapat pada databases Oracle Finance Integrated Finance

Management dan proses penginputan data akan didistribusikan kembali ke databases

databases Pada Empat system transaksi tersebut data yang ada hanya terdistribusi pada

database masing-masing sistem saja. Jika finance management system membutuhkan data

dari system management training atau sytem medical, data tersebut didistribusikan secara

manual.

Perbaikan yang diajukan:

1. System Management Training, data yang dihasilkan pada sistem ini ditampung pada

database training dan terdistribusi pada data vendor.

2. System Medical, data yang dihasilkan pada sistem ini ditampung pada database

3. System maximo supply chain Management, data yang dihasilkan pada sistem ini

ditampung pada database supply chain Management dan terdistribusi pada data vendor.

4. Oracle Finance Integrated Finance Management System, data yang dihasilkan pada

sistem ini ditampung pada database Integrated Finance Management System dan

terdistribusi pada data vendor.

Untuk memudahkan Integrated Finance Managemen system memperoleh data tiga system

transaksi lainnya maka dibuatlah data vendor, dimana database dari masing-masing sytem

transaksi ditampung di data vendor dan didistribusikan kembali ke masing-masing sytem

transaksi. Dengan adanya data vendor, pendistibusian data ke sytem transaksi lainnya akan

lebih cepat, mudah dan efisien.

Medical system Oracle Finance Intergrated Finance Management

System

Annual Training Plan(Training Management

System)

MaxingSupply Chain Management

System

Data Vendor

Data Vendor

Data Vendor

Data Vendor

DB Traning DB Medicalsystem

DB SCMDB Finance

DataVendor

Cost Benefit Analisis

Performance Management System

Cost benefit analysis

Keuntungan Produk Keterangan

Langsung Tidak lansung

Variable Aliran data dan alur

kerja system mejadi

terintegrasi

Meningkatkan

inteksitas kerja

Hemat waktu,

tenaga proses lebih

cepat, dan hemat

kertas

tetap Mengurangi

terjadinya kehilangan

data-data versi

terdahulu (data

history)

Biaya pengadaan

kertas berkurang

Penghematan

pemakaian kertas

dan meningkatkan

process ayau

activitas

Integrated Vendor Management System

DB Training

DB Medical System

DB Finance

DB SCM

DB Vendor

Annual Training Plan(Training

Management System)

Medical System

Oracle Finance Integrated Finance

Managenent System

MaximoSupply Chain Management

System

Invoice

Cost benafit analysis

Keuntungan Produk Keterangan

Langsung Tidak lansung

Variable Mengurangi

terjadinya kesalahan

socumentasi

Mempersingkat jam

kerja

Penghematan

waktu kerja dan

meningkatkan

akurasi

tetap Mengurangi

terjadinya kesalahan

documentasi

Gaji yang harus

dibayar lebih seikit

Penghematan uang

bayaran dan

meningkatkan

process atau

activitas

Expense Report

Cost benefit analysis

Keuntungan Produk Keterangan

Langsung Tidak lansung

Variable Mengurangi

terjadinya kesalahan

socumentasi

Mempersingkat jam

kerja

Penghematan

waktu bekerja dan

menigkatkan

akurasi

tetap Mengurangi

terjadinya kesalahan

documentasi

Gaji yang harus

dibayar lebih sedikit

Penghematan uang

bayaran dan

meningkatkan

process atau

activitas

Data Vendor

Cost benefit analysis

Keuntungan Produk Keterangan

Langsung Tidak lansung

Variable Alur data lebih

akurat

Mempersingkat jam

kerja

Penghematan

waktu bekerja dan

meningkatkan

akurasi

tetap Mengurangi

terjadinya kesalahan

documentasi

Gaji yang harus

dibayar lebih sedikit

Penghematan uang

bayaran dan

meningkatkan

process atau

activitas

5. Rencana Implementasi

Dari ketiga proses bisnis yang dianalisa, kami focus pada rekayasa ulang Performance

Management System yakni pada modul Perfomance Contract yang saat ini masih dilakukan

secara manual (paper based) untuk selanjutnya diintegrasikan dengan system Individual

Performance Objective.

Rencana Waktu:

Jenis kegiatan Waktu Mulai Selesai

Initiating 3 hari 01 Januari 2011 03 Januari 2011

Kickoff meeting 1 hari 01 Januari 2011 01 Januari 2011

Develop project charter 1 hari 02 Januari2011 02 Januari 2011

Planning 6 hari 04 Januari 2011 11 Januari 2011

Develop projegt plans 2 hari 04 Januarii 2011 07 Januari 2011

Review projegt plans 3 hari 08 Januari 2011 10 Januari 2011

Project plans approved 1 hari 11 Januari 2011 11 Januari 2011

Executing 48 hari 14 Januari 2011 20 Maret 2011

Analysis 15 hari 14 Januari 2011 30 Januari 2011

Design 10 hari 05 Pebruari 2011 15 Pebruari 2011

Implementation 21 hari 19 Pebruari 2011 10 Maret 2011

System implementedd 2 hari 17 Maret 2011 18 Maret 2011

Controlling 3 hari 19 Maret 2011 21 Maret 2011

Report Performance 1 hari 19 Maret 2011 19 Maret 2011

Control Changes 3 hari 19 Maret 2011 21 Maret 2011

Closing 4 hari 19 Maret 2011 22 Maret 2011

Prepare Final Project Report 2 hari 19 Maret 2011 20 Maret 2011

Present Final Project 2 hari 19 Maret 2011 20 Maret 2011

Project Completed 1 hari 23 Maret 2011 23 Maret 2011

Closing Project 1 hari 24 Maret 2011 24 Maret 2011

Kebutuhan Sumber Daya Manusia :

Project Manajer : 1 orang

Sistem Analis : 1 orang

Bisnis Analis : 1 orang

Database Administrator : 1 orang

Programmer : 2 orang

Web Designer : 1 orang

Tester : 1 orang

Analisa Biaya :

Project Manager 1 Orang Rp. 350.000,00/hari

Sistem Analis 1 Orang Rp. 250.000,00/hari

Bisnis Analis 1 Orang Rp. 200.000,00/hari

Database Administrator 1 Orang Rp. 250.000,00/hari

Programmer 2 Orang Rp. 150.000,00/hari

Web Designer 1 Orang Rp. 100.000,00/hari

Tester 1 Orang Rp. 150.000,00/hari