The purpose of this presentation is to provide a full training of the 3G process for department and SSC staff who have either not used the system before or have used the system but would like a refresher.

The software we use to route the forms is the Perceptive Content client. You may hear us refer to the system as Image Now or Perceptive Content during our discussion today.

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Good Morning and welcome to the 2019 3G training. I am Karla Williams, Director of the Strong Hall SSC. There are several parts to this training and we will first cover an overview of the process and then walk through the department's responsibility and a demo of how to submit a form. At that point if department staff would like to leave they are welcome to or they can stay and learn what the SSC handles in the process. But first I would like to have each of my fellow presenters introduce themselves.

Now let's talk about the 3G System and why we use it... The purpose of the 3G workflow is to consolidate graduate student appointments and sponsorships into a single process. The 3G system handles appointments for Graduate Teaching Assistants, Graduate Research Assistants, and Graduate Assistants.

We use Perceptive Content to collect information and generate reports, replacing the old paper form routing. The use of this system allows for several benefits, including• Workflow and data extracts to central offices• Improved visibility and transparency – now you can see where the forms are in the 

workflow and when they are complete.• Faster and more accurate student billing• Efficiency in the process resulting in time savings• Repetitive forms – the sponsorship form and TAP requests – are incorporated into the 

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workflow• Forms can be processed quickly in this system, which is beneficial to the students.

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Once a candidate is recruited by the hiring unit and the student agrees to the work, the department staff initiates the 3G process by creating or updating a form to route forward. The form will route through workflow based on selections made regarding that student’s situation.

After the form is routed forward from the department queue or New Form queue:• SSC finance and/or research staff review and add funding and sponsorship 

information except GTAs• SSC HR staff review new and rehires, and position data updates• KUCR and Graduate Studies review the form or reporting for policy compliance• Central HR key the Position Data Updates from the 3G form

Central HR only manages the position data updates for the forms. An automated upload to Brass Ring and then 2XO Onboarding facilitates the official offer process, online signature and any needed onboarding.

Student accounting services and the registrar are not part of the 3G workflow however they do pull reporting directly from Perceptive Content for processing.ISS and Financial Aid and Scholarships do not touch the form. We are working with these units to learn how data collected in this system can be utillized by them in their roles.

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The BIC team is currently working with the 3G Workgroup to develop a dashboard that would provide visibility into important process metrics that could be used by the stakeholders mentioned here to improve the process and the student experience.

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When hiring a 3G student, there are several considerations to keep in mind. The student must be degree seeking, in academic good standing, and enrolled in at least six credit hours (there is an exception to this; special approval can be given to students taking one credit hour under certain circumstances).

Consider the duties involved when assigning the type of 3G form to submit ‐ teaching, research, or other.

The student’s FTE will determine how much of the sponsorship or waiver the student receives. (GTAs technically receive waivers rather than sponsorships.)

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The tuition assistance pool (TAP) is available to students meeting specific criteria.  TAP can be considered for GRAs if• The student level is either PhD or Master’s with a PhD track• Must be at least .40 FTE to be eligible• If the student’s salary source is a grant but will not allow tuition or some portion of 

tuition.• Examples of some types of funding which don’t allow tuition, so would therefore 

qualify for TAP• May be some scenarios where non‐3Gs are eligible for TAP. • Fixed pool of money• Deadlines hard and fast• A group of individuals in Graduate Studies will field questions

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In order to access the 3G system, use the Perceptive Content client. This is different than using WebNow through the browser; Your IT –TSC group will have to add this software to your computer if you don’t have it.

Select that icon and login using your online ID user name and password. Then select “workflow” from the menu bar to initiate and process forms. 

If you are wanting to know the status of a form already submitted that is visible through the Documents section of the process. 

***DO WE WANT TO MENTION SEARCHING FOR FORMS IS DONE IN “DOCUMENTS”?

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The workflow folders that are visible are based on user access.  This particular example is a test environment so it has multiple folders; most users will only have access to a handful of folders that are pertinent to their departments and/or SSCs.

Note:  Recent SSC reorganization will result in name changes to SSC queues.

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In the 3G system, forms move through the various workflow stages by routing.  When the department is finished with their portion of the form, it is routed to the appropriate SSC queue based on selections within the form.  GTA forms will now route directly to SSC HR staff  with default funding, GA forms route to SSC finance staff, and GRA forms route to SSC research staff.

When you are ready to move the 3G form to the next step in workflow, select “Workflow” from the menu bar and then “Route Forward” or you may also use the button at the bottom of your form.

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In this section, I’m going to cover the sections that are the responsibility of the hiring department to complete. 

In general, department staff initiate 3G forms. The department responsible for starting the form is the HR department the student will work for regardless of academic program or funding source.

NEW feature: Rolling submission…There is no longer a need to wait until the specific 3G session to submit; you can submit future dated forms. Future dated forms may not be processed as quickly during current peak season. Each GTA appointment has a maximum duration of 1 Academic year. Longer appointments will need additional forms/offer letters.

New 3G hires or students new to the department will require a new form be created.

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Once logged in, workflow queues are visible based on user access. 

Students who have existing 3G appointments in HR/Pay at the time forms are loaded (usually March and October) will have a prepopulated form loaded to the departmental queue that can be adjusted and routed forward. The Departmental queue serves as your starting point for those that will continue. Please delete forms in your departmental queue that will not be used.

For new hires and rehires with a break in service you will need to create a new form.  Each department has a template available in the “3G New Form” queue.

Open that queue, navigate to your department’s template and select the form by double clicking it.

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A blank form will open. Don’t fill out this form – you need to make a copy for editing.  It’s important to note that each department has one blank form and if it’s used to route forward rather than being copied, there won’t be a blank form for future use in the queue. – if you delete your template by mistake, just reach out to 3G functional contacts listed at the end to have it restored. 

Go to the menu bar, to File, and select Copy Document.

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When the copy document window opens, select “None” for the “Application Plan”. 

Enter the student’s name in the “Name” field. 

Make sure the “Send to Workflow Queue” checkbox is selected and choose “3G New Form” from the dropdown menu. Click OK. 

Some of the editing functions are only available in the 3G New Form queue, so be sure to send it here and not to your departmental queue.

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Close the form you copied from. Refresh the workflow queue by clicking on the green "go"arrow or the refresh icon and you will see the form you just created.

Open the newly copied document (look for the name) to enter information. Once you have completed all the appointment information, route forward to the SSC.

All edits to the form will be saved upon closing or routing. Take special care to put fields back the way you found them if you do NOT want to save your changes.

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I'm going to walk through the sections departments will see and how to complete the fields. Form logic is built‐in and the answers you provide drive which fields or sections will be displayed in order to collect the data needed for each specific hire.I'll go through new forms first, since that's where Karla left off. I will also go over what each section looks like for returning students.

• In the Student Information section, you must search by the “Student ID” field. Enter the student's KUID and click the magnifying glass icon. The “Name,” “Email Address,” and “Employee ID” (if the student has one) will auto‐populate. If the student does not yet have an employee ID, that field will say “NEW”.

• These fields will not be editable. If the search returns the wrong student, re‐check the student ID, click the magnifying glass again and the fields will re‐populate.

• If the student is not a current KU employee, the name fields will be blank. Please type in the student's legal name to the best of your knowledge.

• The email address will default to the student’s KU email address. The student must have an activated VALID KU email address or the form will be delayed later in the workflow. Please remind your students to check their KU email address for important notifications about this position.

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• The “Position Number” may be left blank for the SSC to complete.• Your “HR Department ID” and “HR Department Name” should be filled in for 

your template. If you are seeing the wrong department, you should make sure you are in the correct template before moving on. As mentioned, reach out if you need your template restored.

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• In the New Form queue, you will be working on New hires or Rehires after a break in service.

• In the Appointment Information Section, you must choose “Appointment Type” and “Action” that is appropriate for this student. The action field is related to all KU employment, not just 3G.

• “Rehire, within 1 year” for anyone who has held a KU appointment within the last year, including a student hourly position or any other KU position;• There are two options greater than or less 

than 6 months• “Rehire, grater than 1 year” for those who have been 

employed by KU but not within the last year in any capacity or

• “Hire ‐ new to KU” for someone who has never had any job with the University.

• "Sponsorship Only" is only for a GRA (or in rare cases, a GA) whose appointment is continuing, and simply needs sponsorship for the upcoming semester.

• Make sure to indicate if this is a “First‐time 3G Appointment”. If a 

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student has never held a graduate appointment, they will need a full background check.

• Choose the correct “Appointment Period” and include a “Start Date”. If you select one of the academic terms, the correct dates will populate for you.

• GTAs with few exceptions follow the proscribed academic term dates, so please use them. However, GRAs or GAs do not have to have an end date. If you want the open‐ended option or are unsure of the ending date, you may leave the “End Date” blank. It is also acceptable to use the academic term selections if appropriate for your GRAs and GAs.

• For GRAs and GAs without an end date, be sure to notify the SSC before the appointment is to end, so that the student is not overpaid.

• "Current ‐ ongoing” period should only be used for Sponsorship Only or Position Data Update

•NOTE: the end date field refers to the last date in pay status, not the termination date; so make sure to enter the last day to be paid.

• Enter the “Standard Hours.• Enter the “Frequency Amt” and /or “Total Contract Amount”. The SSC 

will calculate or double‐check your math• Enter the “Program Level”.• Enter “Supervisor Name”. The SSC will enter the “Reports to Position 

number” if you don’t know it.• Standard position descriptions are assumed and auto populate based 

on title selected.• Leave the “Req ID” blank. This field is used by the SSC to indicate the 

appropriate hiring requisition in BrassRing.

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• Here’s what the description of GA duties looks like. There is a variation on the verbiage depending on whether the frequency is chosen as biweekly or hourly. 

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• For GRAs, a position description will not appear, but the “Describe How Duties Relate” field is still required.

• This information must be provided by the department.

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•If the form is for a GTA appointment, this is what it will look like.•Make sure to check whether "First time 3G Appointment" and “First Time GTA”, or both. To ensure background check and orientation communications flags are triggered.• a GTA form will allow multiple appointment periods.

• You would use this if you know a GTA will have different teaching load from fall to spring. Ex: 0.25 FTE in the fall and 0.50 FTE in the spring; enter both appointments by selecting "Multiple" in the appointment period drop down list and then selecting "add appointment" to the form. Addition of multiple appointments is restricted to GTAs only.• NOTE: HRM will not allow appointing a GTA 

beyond 1 Academic Year.• Individuals holding or appointed to concurrent 

appointments such as GRA AND GTA will need a separate form for each position number.

• Departments also need to choose the “Course Level” of 0‐499, 500‐699 or 700+. If the 700+ choice is made, the form will route to a HOLD queue until the Office of 

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Graduate Studies has reviewed and approved the appointment. Make sure to follow up on communication with GS‐ they will let the SSC know once approved.

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• The Policy Checks sections cover circumstances that drive critical employment and documentation requirements. Form logic drives which policies are addressed. If it is displayed, please complete the section.

• In this first section,• Choose the radio button to indicate the status for “Academic Good 

Standing” and• Check the box if the student is “International”.

• Both statuses should be verified in the Advising Tool• You must edit the student’s academic department if it is different 

than the hiring department. You may search by either “Department Number” or “Department Name”.

• Enter any "Comments” which will help others to understand the specifics of this 3G appointment. Indicate any unique details of this 

student’s position. If the appointment is related to a Chancellor’s 

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Fellowship or a University Graduate Fellowship, please note that here – or attach the award letter via thumbnails.

• Enter your name in the “Submitted By” field.

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• GTA forms will display an additional section for English Language Proficiency and Out of Field compliance.

• If you checked first time GTA, you must choose the correct radio button to indicate if the student is a “Non‐Native English” speaker or not.  If yes, a section will open in the form where departments will need to agree to a statement acknowledging its obligation to interview the student and document spoken English language proficiency before the GTA begins teaching, and that the documentation will be retained in a permanent file in the department.

• Note: SSC staff will be checking SPEAK scores and forms will be held until satisfactory scores are obtained.

• If the GTA's academic department is not the same as the hiring department, an out of field section will open in the form regarding approval from the academic department, and that the documentation will be retained in the student’s permanent record.

• As noted, you are agreeing that the documentation is in the department, no need to attach anything here. Graduate Studies will audit departments for compliance with this record‐keeping throughout the semester.

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• By popular demand, departments will now have access to the funding fields. Keep in mind, the ultimate responsibility to ensure payroll is assigned and posting to the correct funding lies with the budget authority; whether that lies in a department, research center or in the SSC depends upon the service level commitment and whether it is state or research funds.

• Note: Throughout the form CF fields are in chronological order; not necessarily as they appear in the budget table and other campus reports.

• To streamline the process for GTA hires, forms will no longer go to SSC Finance for review. So for GTAs, the department user will enter the “Funding (Salary)” information into the correct fields as appropriate –if left blank the SSC will use "GTA default funding" which is HR Dept + 099. Helper text has been added as shown in the slide.

• Include “Pool ID" if known, but know that the SSC will vet pool information. For GRAs and GAs enter funding in appropriate fields –OR‐ enter information regarding funding source in the comments box.

• When the “Background Check Funding” field is displayed, your prior selections are indicating a background check is required.

• Departments must provide the information for GTAs.

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• SSC staff will fill out the background check funding for GAs and GRAs.

• Again, if the appointment is related to Chancellor’s or University Graduate Fellowships – please note in the “Comments”

• Once the funding section is completed, make sure you included comments and your name in the "submitted by" – and route the form forward.

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• Department queue view• As mentioned, a form will be loaded for each student with the current HR/Pay 

information, usually in March and October each year. So the main difference is some of the fields will be prepopulated for you.

• To hire a returning 3G student, go to your department’s queue. Double click the form for the student you would like to rehire.

• If rehiring a student who was not a 3G in your department at the time of the data load, you’ll need to follow the steps for creating a newform.

• In student information section , the highlighted fields will be populated along with your department fields. Most fields in the Student appointment section are not editable in the department queue. If you see anything that is incorrect, contact your SSC representative to help determine how best to fix it.

• The email address will default to the student’s KU email address. Please remind students to check their KU email address for important updates about their 3G appointment.

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• In your departmental queue, most fields in the Appointment Information Section, will populate based on HR/Pay information and date logic for the upcoming semester. Think of your department queue at the time of load as your current 3G list. If someone is there that shouldn't be or if someone is missing, and you are unsure how to resolve it, reach out to your SSC for guidance.

• Carefully review all the forms in your queue, and make appropriate changes where needed before routing.

• Fields that are not related to HR/pay data and dates will not populate, so please fill those in as outlined in previous slides.

• The gray section displays previous details for reference.• Be wary of one‐time circumstances that should not go 

forward – particularly cases where pay had to be compressed due to work authorization issues•If errant information routes through and an offer is generated, the department will very likely have to meet those obligations.

• Note: funding information is not pulled through and will need to be addressed each time.

• Once the updates are complete, route the form forward. If there are 

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additional forms in your queue, the next form will automatically open for you upon routing, so be careful as you edit.

• Please delete unnecessary forms in your department queue as soon as you know they will not be needed. Unneeded forms affect reporting that is being developed to track outstanding workload, deadline compliance, etc.

• Note "Sponsorship Only" forms indicate a future end date or NO end date is in the system. Please check these carefully before deleting. Action is usually needed.

• If you realize something needs to be changed after you route your form,reach out to one of your SSC reps as soon as possible.

• Depending upon how far the form has gotten in the workflow, the SSC may be able to make the desired changes. If the offer letter has been extended to the student, a variety of steps and approvals may be needed particularly with regard to GTAs.

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Before you go, don't forget to check your handout for dates and contact information!

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• When a department sends their form forward, it will route to an SSC Workflow queue. Finance queue if it is a GA, Research queue if it is a GRA, and HR queue if it is a GTA.

• Be sure to check your assigned queue regularly during peak 3G times.

• To open a form, double click on the form. Once you route it forward, the next form in the queue will automatically open for you.

• Review the information submitted by the department. Confirm that the following fields are entered: Student name, “Email address”, “HR department”, “Appointment type”, “Action”, “Appointment period”, "Start Date", “Standard Hours”, either “Frequency amount” or “Total Appointment”, “Program level”, “Supervisor Name”, “Academic good standing”, “Academic department” and “Course level” for GTAs.

• For Sponsorship Only forms – Research/Finance should check HR Pay to make sure an active appointment exists and funding/pool is correct. If they are not, then the Action should be changed so HR will see the form.

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• If any of these fields are not completed, either enter the correct information yourself after consulting with the department or by routing the form back to the department. Routing back to the department requires manager intervention.

• Missing Policy Check Information should be routed back to the department for completion. Routing back to the department requires manager intervention.

• Review any department “Comments”.

• For GTAs, SSC HR will have additional review steps outlined in future slides.

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• Sponsorship Only forms do not route through SSC HR or Central HR (HRM). You may leave the fields in the “Funding (Salary)” section blank or utilize them for reference only.

• New for HR… For GTAs, the funding should be entered by department ‐ if funding fields are blank, you will need to enter the default funding. (HR Department + 099)

• Enter or review the “Funding (Salary)” information and “Pool ID" fields. If the funding, combo code or pool is not set up, you must request set‐up outside the 3G workflow via the Funding Setup Request (FSR) form prior to routing your form forward.

• Note: CF fields are in chronological order

• Please note – All comment boxes will not be visible in every queue, so make sure you are using the appropriate comments box. 

• If the student (mainly GTA or GA) does not have 

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a sponsorship, enter any appropriate information in the "Shared Service Center/Program Manager Comments" box.

• If the student (mainly GRA or GA) does have a sponsorship, complete the sponsorship section. Sponsorship comments should be entered in the "Sponsorship Comments" box.

• Always include the date and your name after each comment. Most recent comment should be on top.

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• When the “Background Check Funding” field is displayed, you must provide the appropriate funding information.• Departments should be filling this out for GTAs. • SSC staff will provide the appropriate funding for GRAs and 

GAs.

• Follow funding guidelines from previous slide

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• The sponsorship section indicates how tuition and fees will be paid for the student based on your selection because the actual bill will be sent to KUCR or Finance/Dept.

• Multiple selections are allowed

• The form will route to further workflow queues based on the checkboxes selected for funding type.

• Please note: During Summer Terms, department sponsorship bills will arrive AFTER fiscal year closes. Keep in mind if you are a part of the department fiscal year‐end planning.

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• If the sponsorship support will come from TAP, a section specific to that request will open.

• The “SSC TAP Request” should include information regarding why that funding source is appropriate.  For example, if the salary is paid from a grant but the grant will not pay tuition, TAP is an option and that comment can be added to this field.

• In the “TAP Funding Requested By” and “Email” fields, enter yourcontact information. That way if anyone has questions about this portion of the 3G form, they can contact you to get more information. 

• Do not fill in the amount or percentages, as the TAP Funding representative will complete that, however it must be noted in the comments what percentage or amount you are requesting. This is only true for TAP sponsorships.

• TAP requests are due before the 30th day after classes start

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• Enter the amount of tuition, course fees, required campus fees and international fees. If using the amount rather than percentage, indicate those dollar amounts in for each type of payment.

• In the “Sponsor Reference” field, enter the department information that “owns” the funding used to pay tuition and fees.

• In the “Sponsor Contact Name”, “Phone” and “Email” fields, enter your contact information.  That way if anyone has questions about this portion of the 3G form, they can contact you to get more information.

• Enter the “Department ID”, “Fund”, and any other applicable fields to indicate the funding string that will be used to pay tuition and fees. • NOTE: CF1 cannot be tracked in the PPM nor PBCS and is for 

expense tracking only.

• Include the appropriate Account code for this tuition expense (with F&A, without F&A, participant support, etc.) 

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• If there is more than one source of funding supporting the student’s tuition and fees, select “add new row”.  This will open another section to indicate the amount/percent, the sponsoring department, and the funding string.

• In the “Term” field, indicate the proper term from the list that appears.

• The “Student ID” field will autofill from prior section and should not need to be adjusted.

• In the “Sponsorship Comments” field, indicate any additional information related to the tuition and fees that may be helpful.

• If you need to provide supporting docs for a sponsorship, you may do so via thumbnails.

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• Percentage amounts can be adjusted using the drop down boxes.  Please note these percentages are limited to 25%, 50%, 75% or 100%.  If you want to pay a different percentage than one of those choicesyou will need to use the “amount” and calculate that information instead.

• Fill out the rest of this section as discussed on the previous slide.

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• If the form contains both appointment and sponsorship information, the form will split and there will be separate workflow for the appointment and the sponsorship.

• If both of these aspects are ready,  SSC Finance or Research will need to choose “Sponsorship Ready" Yes in the Properties section.

• If the appointment information is ready, but the sponsorship is not yet ready, choose “Sponsorship Ready" No in the properties section. Sponsorship Ready "No" means the sponsorship STOPS and will route a copy of the form to a separate workflow "Sponsorships" queue for further review. If you have an attachment that is sponsorship critical, you will need to re‐attach it in the sponsorship queue.

• The Sponsorship Ready will default to "No" so if you don't need to review the sponsorship again, you will need to take action and change the answer to "yes" ‐ even for Sponsorship Only forms.

• Remember if an appointment type changes, GTA to GRA, before 

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finalized in the system (offer letter has not been signed), you need to email the originally selected sponsorship office requesting the GRA sponsorship be canceled.

• If a 3G form has reached the 3G complete queue, corrections or cancelation to sponsorships will need to be done via the paper process

• Dept Sponsorships – Sponsorship Authorization Form ‐ http://student‐account‐services.ku.edu/forms

• KUCR Sponsorships – Sponsorship Authorization, Tuition and Fees Form ‐ http://research.ku.edu/ku‐research‐administration‐forms

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• To open the Properties section, click View and select properties so that it has a checkmark.

• If both the appointment and sponsorship are ready, change “Sponsorship Ready” to Yes in the Properties section.

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• The selections in the form will determine what options the SSC staff have for routing. This is the last queue where the entire form is visible at once. In all subsequent queues only a portion of the form will be visible. Be sure comments for sponsorship are in the sponsorship box and appointment comments are in the SSC Comments box.

• Additionally, sponsorship only forms – situations where the student is already working as a G for the department but needs the tuition to be paid – do not route to the SSC HR queues because there isn’t an action for SSC HR to take.

• In the SSC, finance and research staff can route forms to each other or to the SSC HR staff because there are times when the form needs to be moved between the two groups. For example, GRA forms route to SSC research staff but if they are state funded, the research staff will route the form to the finance staff to fill out the funding information.

• Reminder – SSC HR will have to route GTA's with project funding to SSC Research

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The form routes through quite a few different places but not all offices access the forms themselves.

Important note: Immediately prior to entering the SSC HR queue, the student will receive the email notification in the next slide. 

Notifications/Reports are sent to Student Accounting Services to key the sponsorship.

When appointments become active in HR/Pay, the Registrar or Budget office apply Staff Rates and GTA Waivers respectively. Speedy processing is the best way to expedite waivers.

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This is what the student receives when the form routes into the HR SSC queue.

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Stop for Q&A – Demo if time allows

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•Once the SSC Finance and Research staff complete their review, it will route to the first of three SSC HR queues. Be sure to check your assigned queue regularly during peak 3G times.

Review the information submitted by the department. The student’s email and employee ID (if they have one) will automatically populate. In HR/Pay, check the student name to confirm it matches and to see if the student has any other appointments at KU.. Add a vacant “Position number” if that field is blank. If a number is already entered, confirm that it will be vacant when this student’s appointment begins.

•Confirm that the “Action” is correct to match any other KU appointments and confirm that the checkboxes are correct for “First Time 3G” or “First Time GTA”.

•Ensure that the start and end dates seem accurate.

•If the “Standard hours" are over 20, confirm that the appropriate approvals are attached. If the student has another appointment on 

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campus, check to insure that the total hours do not exceed 29 and that any appropriate approvals are attached. International students should never work over 20 hours per week total between all appointments.

•Calculate either the “frequency amount” or “total contract amount” with the information provided. If both are provided, confirm that the calculations match. The frequency amount should generally not be below the previous semester’s frequency amount without a compelling reason.

•Enter the supervisor position number if blank. Confirm that the position number is correct if it is already populated.

•Add the department’s BrassRing 3G req number in the “Req ID” field.

*Note: If New and International, remove the background check funding. If ISS determines a background check is needed it will need to be added later.

•Review any “Department Comments”.

In the funding section, make sure the correct Pool ID is listed.

•Once you have determined that everything is correct and all appropriate documents are attached, add a comment that you have reviewed the form – include the date and your name in the “Comments” section of the Shared Service Center / Program Manager: comments section, and route the form forward. Please note that this will now route to the next step and generate an offer form for the student. It is much easier to change something when the form is in the HR queue or before.

•HR HOLD queue ‐ For a GTA's with a 700+ course level, once you finish all your routine checks & route it forward, the form will go to the HR HOLD queue. It will also initiate a process for Grad Studies to work with the department on the necessary approvals. If GS approves the request, a notification will be sent to the SSC main email. Once this notification has been received, check the Petition Approval Received box and then route form forward.

•Forms will also route to the Hold queue for other reasons, so be sure to check it regularly. 

GTA salaries below the approved minimum, First time international GTAs who don’t yet have the SPEAK test 

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scores. . 

he Notes section of the form’s properties will tell you why the form is in the hold queue. To turn this feature on, go to View and click Properties.

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• Click 700+ level checkbox when petition approval is received and route forward

• Turn on Properties by View > Properties

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•Once the form is routed forward, data will be exported which is used to generate an offer form for the student on the BrassRing requisition listed on the 3G form. 

•These requisitions are only for 3Gs to route from Perceptive Content into 2XO Onboarding. No one will ever apply to them. If a department wants to run a search for a 3G, they should post a search in BrassRing. Once they have selected a candidate, they would submit a form through the 3G Perceptive Content process to generate an offer letter.

• The form will route through other checks and return to either the “SSC BrassRing” queue or directly to the “SSC 2XO” queue if they are a rehire less than 1 year and do not need a BC. 

•To finish the form, open the student’s form in Perceptive Content while looking at the student’s offer form in BrassRing. Review the details that have populated in the offer form by comparing them to the 3G form.

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•Look for other potential appointments the student may have. Review the 3G system for other forms routing through the workflow and review the student’s talent record for other pending job offers. Check the electronic Onboarding system for any records already in process. If the student has a concurrent record in any of these systems, coordinate with the appropriate SSC HR representative to ensure that only one record goes through Onboarding at one time. Otherwise, the second record will override the first record.

•Choose the correct onboarding path and confirm that the state code is correct.

•Once you’ve confirmed that it is okay to send your record through to Onboarding, move the applicant’s status through the appropriate steps.

* Route the 3G form in Perceptive Content forward. It will move to your SSC 2XO queue where it can remain until the process has been completed.

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•Once the applicant is moved into Onboarding, monitor their status through the process. Work with the student to complete any necessary documents or paperwork. When the student has finished all paperwork, complete the Appointment Summary and send it to the HR Appointment Team.

•As a ‘best practice’ if the student is a new hire, add their employee ID from the BrassRing HR/Pay Integration form to the 3G form in the Onboarding queue.

•Once you have received the notification that the student has been keyed into HR/Pay, route the student’s 3G form forward and it will go to 3G Complete.

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Finance & research will have two separate workflows to monitor; 3G and Sponsorships. HR staff will have one workflow but several queues to monitor.

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Here are the deadline dates for summer and fall 2019. These dates are included on your handout. Note: for summer the 3G deadline is going to coincide with the faculty SPC deadline of April 19th. 

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Should you have questions, here are your points of contact. Note: first point of contact should be your SSC contact or your SSC manager

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