thu khoa cÔng nghỆ · khoa cÔng nghỆ thÔng tin ĐỀ tÀi phÂn tÍch vÀ thiẾt kẾ hỆ...
TRANSCRIPT
1
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
TRƢỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP.HCM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN:
CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ SÁCH
Danh Sách Nhóm 9 – Lớp 12CĐ-TP
Họ Và Tên Mã Sinh Viên Chức Vụ
Phạm Trung Hiếu 12D201P023 Nhóm Trưởng
Ngô Đức Huynh 12D201P033
Nguyễn Tấn Quốc 12D201P057
Nguyễn Minh Tấn 12D201P061
Giáo Viên Hƣớng Dẫn
Nguyễn Văn Danh
2
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng
phỏng vấn cụ thể từng chủ đề 1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống
Hệ thống: Quản lý Nhà sách
Người Lập: Nhóm 9 Ngày lập: 02/03/2014
STT Chủ Đề Yêu Cầu Ngày Bắt Đầu Ngày Kết Thúc
1 Quản lý nhập hàng Nắm quy trình nhập hàng 01/03/2014 01/03/2014
2 Quản Lý Kho Nắm được cách quản lí kho 01/03/2014 01/03/2014
3 Quản lý bán hàng Nắm được quy trình bán hàng 02/03/2014 02/03/2014
4 Hệ thống máy móc, thiết
bị, phần mềm
Nắm rõ máy móc, thiết bị, phần
mềm mà nhà sách đang sử dụng 02/03/2014 02/03/2014
5 Quản lý nhân sự Nắm rõ thông tin cánh thức
quản lý nhân viên nhà sách 02/03/2014 02/03/2014
6 Quản lý tài chính
Nắm rõ quy trình trả lương –
Viết hóa đơn nhập xuất kho –
Thống kê giao ca & thống kê
hàng tháng
02/03/2014 02/03/2014
2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ nhất
Người thực hiện: Phạm Trung Hiếu
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người được hỏi: Lê Thị Mai Hƣờng Người phỏng vấn: Phạm Trung Hiếu
Địa điểm: Café Mimosa 106 Đường nối Tân Sơn
Nhì, Tân Phú, Tp Hồ Chí Minh
Thời gian hẹn:13h30 Ngày 01/03/2014.
Thời gian bắt đầu : 13h30
Thời gian kết thúc: 14h15
Đối Tƣợng
Nhà quản lý nhà sách.
Thông tin về quá trình nhập hàng của nhà
sách
Các thông tin yêu cầu đòi hỏi
Nắm rõ cánh thức quản lý nhập hàng của
nhà sách
Chƣơng Trình
Giới thiệu
Tổng quan về dự án thực hiện
Phỏng vấn các vấn đề liên quan
- Câu 1
- Câu 2
- Câu 3
- Câu 4
- Câu 5
Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.
Kết thúc cuộc phỏng vấn.
Cám ơn vì những thong tin mà anh đã cung cấp !
Ƣớc lƣợng thời gian
3 phút
3 phút
2 phút
3 phút
5 phút
7 phút
2 phút
15 phút
5 phút
(Thời gian dự kiến tổng cộng: 45 phút)
3
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
Phiếu Phỏng Vấn
Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Nắm quy trình nhập hàng
Người được hỏi: Lê Thị Mai Hƣờng Người phỏng vấn: Phạm Trung Hiếu
Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn:13h30 Ngày 02/03/2014
Thời gian bắt đầu : 13h30
Thời gian kết thúc: 14h15
Câu 1: Mặt hàng chính nhà sách mình là gì và
mình nhập hàng về theo những nguồn nào ? Trả lời:
- Nhà sách bên chị chủ yếu bán các loại sách và văn
phòng phẩm.
- Nguồn hàng chủ yếu từ các nhà sản xuất văn
phòng phẩm và nhà xuất bản trong nước; đôi khi lại
từ những đối tác khác (nhà sách khác, tiểu thương,
.v.v..) trao đổi hàng hoá với nhà sách.
Câu 2: Căn cứ vào đâu để nhà sách ta nhập
hàng về ? Trả lời:
- Căn cứ nhu cầu thị trường cũng như các thông tin
về giá, chương trình khuyến mại, v.v.. từ nhà cung
cấp trong báo cáo của bộ phận nghiên cứu thị
trường kết với hợp tình hình tài chính cụ thể của
nhà sách mà tụi chị sẽ có kế hoạch mua hàng phù
hợp.
Câu 3: Qúa trình nhập hàng từ khi lên kế hoạch
đến khi hoàn tất diễn ra như thế nào ?
- Nếu có sự cố xảy ra thì nó sẽ được giải quyết
thế nào ?
Trả lời:
- Dựa vào kế hoạch nhập hàng, nhà sách sẽ liên lạc
với các bên cung cấp để lập hợp đồng. Bên cung
cấp sẽ giao hàng đến kho. Sau khi kiểm tra đúng và
đủ các mặt hàng thì hàng sẽ được phân loại rồi
nhập kho.
- Tùy mức độ, sự cố sẽ được giải quyết dựa trên hợp
đồng đã ký từ việc thương lượng lại đến chỉnh sửa
hợp đồng.
Câu 4: Trong khi nhập, nhà sách mình quan tâm
những thông tin nào về nhà cung cấp cũng như
hàng hóa ?
Trả lời:
- Đối với Nhà xuất bản (NXB): Mã NXB, Tên
NXB, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email.
- Đối với sách: Ngày nhập, Số phiếu nhập (hoá đơn
mua hàng), Tên sách, nhà xuất bản, năm xuất bản,
nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, thành tiền, người
nhập.
-Đối với văn phòng phẩm: Tên văn phòng phẩm,
nhà sản xuất, nhà cung cấp, đơn vịtính, số lượng,
đơn giá, thành tiền, người nhập.
Câu 5: Chị có thể nói rõ hơn về quá trình phân
loại các mặt hàng trước khi vào kho ?
Trả lời:
- Qúa trình phân loại dựa vào các thông tin về hàng
hóa (mã sản phẩm (MaSP), tên, loại, nhà xuất
bản,…), trong đó MaSP (do nhà sách quy định) là
chủ yếu ; nếu có mặt hàng mới nó sẽ được kiểm tra
4
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
rùi gắn với một MaSP mới.
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ hai
Người thực hiện: Ngô Đức Huynh
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người được hỏi: Trƣơng Đoan Bội Ngọc Người phỏng vấn: Ngô Đức Huynh
Địa chỉ: 1 Cộng Hoà, 12, Tân Bình, Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 8h00 Ngày 01/03/2014
Thời gian bắt đầu : 8h05
Thời gian kết thúc: 8h40
Đối Tƣợng
Trưởng Kho Hàng Các yêu cầu đòi hỏi
Nắm rõ Quy cách quản lý Nhập – Xuất –
Hàng Tồn
Chƣơng Trình
Giới thiệu
Tổng quan về đự án thực hiện
Phỏng vấn các vấn đề liên quan
- Câu 1
- Câu 2
- Câu 3
- Câu 4
- Câu 5
Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.
Kết thúc cuộc phỏng vấn.
Cám ơn chị vì những thông tin mà chị đã cung
cấp !
Ƣớc lƣợng thời gian
2 phút
4 phút
5 phút
2 phút
2 phút
3 phút
4 phút
10 phút
3 phút
(Tổng thời gian dự kiến 35 phút)
Phiếu Phỏng Vấn
Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Quản Lý Kho Hàng
Người được hỏi:Trƣơng Đoan Bội Ngọc Người phỏng vấn: Ngô Đức Huynh
Địa chỉ: 1 Cộng Hoà, 12, Tân Bình, Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 8h00 Ngày 01/03/2014
Thời gian bắt đầu : 8h05
Thời gian kết thúc: 8h55
Câu 1: Chị có thể cho em biết việc nhập – xuất
trong kho diễn ra như thế nào? Trả lời
- Đầu tiên khi mặt hàng nào trong đó sắp hết hoặc
đã hết thì chị sẽ tiến hành báo cho ban quản lí.
Ban quản lí sẽ cho bộ phận mua hàng tìm kiếm
nhà cung cấp và tiến hành mua hàng. Khi hàng
được mua về kho, bên chị sẽ nhận phiếu giao hàng
và kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng về có
đúng với yêu cầu mua hàng hya không. Sau khi
kiểm tra xong số lượng và chất lượng của hàng đã
đảm bảo thì sẽ lập phiếu nhập kho
- Khi nhập về, mỗi lô hàng đều được vào sổ kho
5
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
thông qua phiếu nhập rồi mới được đưa vào kho.
Khi sách, văn phòng phẩm đã được nhập kho thì
sách được phân loại và đánh mã nếu loại đó mới
nhập về nhà sách lần đầu.
-Khi bên bán hàng có khách hàng mua với số
lượng lớn thì bên bán hàng sẽ gửi yêu cầu xuống
cho chị, chị sẽ cho người xem xét yêu cầu của
khách hàng nếu đáp ứng được thì chị sẽ thông báo
cho bộ phận bán hàng. Khách hàng sẽ nhận được
phiếu xuất kho sẽ được gửi lại cho khách hàng.
Và khách hàng sẽ cầm phiếu đấy mang xuống cho
phía chị và nhận hàng.
Câu 2: Thế còn việc quản lí hàng tồn diễn ra như
thế nào vậy chị? Trả lời
- Việc quản lí hàng tồn diễn ra ngay trong quá
trình nhập và xuất hàng. Hàng hóa được thực hiện
qua máy tính mỗi khi phát sinh nhập hay xuất
hàng.
Câu 3: Vậy bên chị chỉ kiểm soát hàng tồn kho
bằng máy tính hay là cách nào khác nữa không? Trả lời
- Ngoài việc quản lí hàng tồn qua máy tính thì
việc kiểm kê toàn bộ hàng hóa còn tồn trong kho
và trong quầy được thực hiện định kì 3 tháng một
lần.
Câu 4: Việc nhập hàng về kho có khi nào bị trục
trặc không chị? Ví dụ như khi có trục trặc về chất
lượng thì bên chị sẽ xử lí như thế nào?
Trả lời
- Tất nhiên là có rồi ! Những hàng hóa không đáp
ứng được yêu cầu chất lượng sẽ được bên chị giao
cho bộ phận mua hàng trả lại nhà cung cấp cùng
với phiếu trả sách và biên bản kiểm nghiệm hàng
hóa do chị ký.
Câu 5: Khi có lô hàng nào đó về thì chị sẽ làm gì?
Chị có lưu thông tin gì về mặt hàng không? Và nó
gồm những phần nào vậy chị?
Trả Lời
- Khi có một lô hàng nào đó về thì bên chị đầu
tiên sẽ phân loại ra, sau đó sẽ ghi thông tin của lô
hàng đấy vào sổ kho. Trong sổ kho gồm những
thông tin sau:
- Đối với sách thì bên chị sẽ lưu lại ngày nhập,
người nhập, số phiếu nhập, tên sách, nhà xuất bản,
năm xuất bản, số lượng, nhà cung cấp, đơn giá và
cuối cùng là thành tiền
Đối với văn phòng phẩm thì gồm: tên văn phòng
phẩm, người nhập, nhà sản xuất, nhà cung cấp,
đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ ba.
6
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
Người thực hiện: Nguyễn Tấn Quốc
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người được hỏi: Hoàng Hồng Hạnh Người phỏng vấn: Nguyễn Tấn Quốc
Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn:14h00 Ngày 02/03/2014.
Thời gian bắt đầu : 14h00
Thời gian kết thúc: 14h42
Đối Tƣợng
Nhân viên thu ngân
Dữu liệu thu thập thông tin về quá trình
bán hàng
Các thông tin yêu cầu đòi hỏi
Nắm rõ thông tin cánh thức bán hàng và
thanh toán của khách hàng
Chƣơng Trình
Giới thiệu
Tổng quan về dự án thực hiện
Phỏng vấn các vấn đề liên quan
- Câu 1
- Câu 2
- Câu 3
- Câu 4
Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.
Kết thúc cuộc phỏng vấn.
Cám ơn vì những thong tin mà anh đã cung cấp !
Ƣớc lƣợng thời gian
3 phút
5 phút
2 phút
5 phút
3 phút
4 phút
15 phút
5 phút
(Thời gian dự kiến tổng cộng: 42 phút)
Phiếu Phỏng Vấn
Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Quản Lý Bán Hàng
Người được hỏi: Hoàng Hồng Hạnh Người phỏng vấn: Nguyễn Tấn Quốc
Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn:14h00 Ngày 02/03/2014
Thời gian bắt đầu : 14h00
Thời gian kết thúc: 14h42
Câu 1: Chị có thể cho em biết cửa hàng mình có
những hình thức mua hàng nào? Và hình thức
thanh toán nào
Trả lời:
- Ở chỗ chị hiện tại có hai hình thức mua hàng
chính: là mua hàng trực tiếp và đặt hàng qua điện
thoại.
- Nhà sách đang áp dụng 2 hình thức thanh toán
chính là thanh toán trực tiếp và thanh toán tại nhà.
Câu 2: Khách hàng tới mua sách có phải cung
cấp bất cứ thông tin gì hay không ?
- Nếu có: Thì những thông tin khách hàng cần
phải cung cấp. Và việc cung cấp thông tin đó
nhằm mục đích gì ?
Trả lời:
- Đa phần thì khách hàng tới mua sách mua với số
lượng nhỏ thì không cần cung cấp bất cứ những
thông tin gì. Nhưng với một số hóa đơn từ
500.000vnđ trở lên thì chúng tôi sẽ tiến hành lấy
các thông tin như: họ tên, địa chỉ và số điện thoại
liên lạc.
- Những thông tin mà khách hàng cung cấp sẽ giúp
cho nhà sách dễ dàng phân loại được khách hàng,
và sẽ có những khuyến mãi đặc biệt dành cho
khách hàng thân thiết.
7
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
Câu 3: Với những nhóm khách hàng khác nhau
thì có những loại hình thức thanh toán nào và
những thông tin nào thì quan trọng?
Trả lời:
- Với nhóm khách hàng mua lẻ thì chúng tôi chỉ
lưu lại thông tin về giá trị hóa đơn, ngày mua, giờ
mua, thông tin và số lượng của sản phẩm
- Còn đối với nhóm khách hàng mua với số lượng
lớn thì chúng tôi sẽ lưu lại thông tin như trên và
một số thông tin cần thiết khác..
Câu 4: Đối với những đơn đặt hàng đặc biệt thì
nhà sách sẽ xử lí như thế nào? Trả lời:
- Khi có một đơn hàng đặc biệt nào đó thì đầu tiên
bên chị sẽ gửi yêu cầu xuống cho quản lí kho, sau
đó đợi thông báo về số lượng của mặt hàng đó
trong kho. Nếu đáp ứng đủ yêu cầu thì bên chị sẽ
viết đơn gửi qua bên quản lí và chờ xử lí.
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ tư
Người thực hiện: Nguyễn Minh Tấn
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người được hỏi: Võ Ngọc Đức Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Tấn
Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn:14h00 Ngày 02/03/2014.
Thời gian bắt đầu : 14h00
Thời gian kết thúc: 14h40
Đối Tƣợng
Nhân viên Kỹ Thuật
Dữu liệu thu thập thông tin về cách quản
lý nhân viên và trang thiết bị,hệ thống
quản lý Nhà sách
Các thông tin yêu cầu đòi hỏi
Nắm rõ thông tin cánh thức quản lý nhân
viên nhà sách
Chƣơng Trình
Giới thiệu
Tổng quan về dự án thực hiện
Phỏng vấn các vấn đề liên quan
- Câu 1
- Câu 2
- Câu 3
- Câu 4
- Câu 5
- Câu 6
Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.
Kết thúc cuộc phỏng vấn.
Cám ơn vì những thong tin mà anh đã cung cấp !
Ƣớc lƣợng thời gian
3 phút
5 phút
2 phút
2 phút
5 phút
2 phút
3 phút
3 phút
15 phút
5 phút
(Thời gian dự kiến tổng cộng: 40 phút)
Phiếu Phỏng Vấn
Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Hệ thống máy móc, thiết bị, phần mềm
Người được hỏi: Võ Ngọc Đức Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Tấn
8
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn:14h00 Ngày 02/03/2014
Thời gian bắt đầu : 14h00
Thời gian kết thúc: 14h40
Câu 1: Hiện tại thì nhà sách mình có sử dụng
phần mềm nào để quản lý việc nhập và bán sách
chưa ?
- Nếu có: Thì phần mềm mà nhà sách đang dùng
là phần mềm miễn phí nay trả phí. Và đã đáp ứng
hết nhu cầu sử dụng hay chưa ?
Trả lời:
- Có. Hiện tại thì nhà sách của chúng tôi đang sử
dụng một phần mềm quản lý sách, được cung cấp
miễn phí ở trên mạng.
- Phần mềm hiện tại thì chưa quản lý hết được
những vấn đề mà nhà sách đặt ra. Còn một số khâu
chúng tôi vẫn phải quản lý bằng sổ sách.
Câu 2: Hiện tại thì hệ thống máy móc trong nhà
sách hoạt động vẫn tốt và ổn chứ ? Ngoài việc
quản lý mua bán sách. Hệ thống này còn dùng
vào mục đích gì nữa không ?
Trả lời:
- Hiện tại thì hệ thống máy móc ở trong nhà sách
hoạt động khá tốt và ổn định.
- À vâng. Ngoài việc để chạy phần mềm quản lý
mua và bán sách. Nhà sách chúng tôi còn dùng nó
để quản lý hệ thống Camera an linh.
Câu 3: Nhà sách có thường xuyên bảo trì và
nâng cấp hệ thống máy móc đang sử dụng hay
không.
Trả lời:
- Về việc bảo trì thường xuyên được thực khoảng 1
tháng chúng tôi thực hiện một lần.
- Hiện tại thì hệ thống máy móc trong nhà sách
hoạt động vẫn tốt và ổn định lên chúng tôi chưa
nghĩ đến việc nâng cấp hệ thống.
Câu 4: Hiện tại thì máy tính trong nhà sách đang
chạy hệ điều hành gì ? Và có những phần mềm
tiện ích nào đã được cài đặt sẵn ?
Trả lời:
- Hiện tại thì máy tính trong nhà sách đang chạy hệ
điều hành thông dụng là Windows XP SP3
- Các phần mềm được cài sẵn gồm có bộ Microsoft
Office 2007. Và một phần mềm quản lý nhà sách
như tôi đã nói ở trên.
Câu 5: Anh có thể cho em biết cấu hình máy tính
mà nhà sách chúng ta đang sử dụng không. Trả lời:
- Ồ được hiện tại thì cấu hình của máy như sau:
CPU Intel Pentium IV 2.5Ghz. Ram 2GB. Và card
onboard 256MB.
Câu 6: Không biết nhân viên trong nhà sách đã
sử dụng thành thạo máy tính và đã có chứng chỉ
tin học gì chưa anh nhỉ ?
Trả lời:
- Đa số thì nhân viên trong nhà sách đều đã thành
thục các phần mềm trên máy tính. Và đã số họ đã
có chứng chỉ A vi tính văn phòng.
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ năm
Người thực hiện: Nguyễn Tấn Quốc & Ngô Đức Huynh
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người được hỏi: Phạm Trí Trọng Người phỏng vấn: Tấn Quốc & Đức Huynh
Địa chỉ: Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa
Hưng, P.12, Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn: 15h00 Ngày 02/03/2014
Thời gian bắt đầu : 15h00
Thời gian kết thúc: 15h55
Đối tƣợng
Phòng Nhân Sự
Dữu liệu thu thập quá trình quản lý nhân
sự nhà sách
Các yêu cầu đòi hỏi
Nắm rõ thông tin vê nhân sự của nhà sách
Chƣơng trình Ƣớc lƣợng thời gian
9
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
Giới thiệu
Tổng quan về dự án thực hiện
Phỏng vấn các vấn đề liên quan
- Câu 1
- Câu 2
- Câu 3
- Câu 4
Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.
Kết thúc cuộc phỏng vấn.
Cám ơn vì những thong tin mà anh đã cung cấp !
5 phút
10 phút
5 phút
3 phút
2 phút
5 phút
20 phút
5 phút
(Tổng thời gian dự kiến: 55 Phút)
Phiếu Phỏng Vấn
Dự án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án: Quản lý nhân sự
Người được phỏng vấn: Phạm Trí Trọng Người phỏng vấn: Tấn Quốc & Đức Huynh
Địa chỉ: Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa
Hưng, P.12, Q.10, TP.HCM
Câu 1: Khi quản lý nhân viên vào làm trong nhà
sách anh có lưu lại thong tin của họ không ?
- Nếu có: những thông tin cần lưu trữ ở đây là gì ?
Trả lời
- Việc lưu trữ thông tin của những nhân viên trong
nhà sách là việc không thể thiếu mà anh.
- Tôi thường lấy những thông tin sau: Họ và tên,
CMND, Ngày tháng năm sinh, Phái, Địa chỉ,
SĐT, Chức vụ, Ngày vào làm và Lương căn bản
Câu 2: Nhân viên của anh có đươc nghỉ phép hay
không ? Và việc nghỉ phép này có được ghi chép
lại không vậy anh ?
Trả lời
- Tất nhiên là nhân viên có quyền nghỉ phép rồi.
Nhưng học không được nghỉ quá 3 ngày trong
một tháng. Chúng tôi phải ghi lại thì sẽ ghi lại để
còn tính lương sau này nữa anh à.
Câu 3: Việc trả lương cho nhan viên được tính
như thế nào ? Và có khen thưởng như lương
chuyên cần, hoặc khen thưởng gì khác không ?
Trả lời - Việc trả lương thì dự trên số ngày làm việc cộng
thêm tiền thưởng. Ngoài ra còn trừ lương đối với
những nhân viên vi phạm nữa
- Việc phát lương thì do phòng nhân sự quản lý
Câu 4: Trong thời gian làm việc nếu có thành tích
tốt nhân viên có được thăng chức hay không ?
- Ngƣợc lại: Nếu nhân viên bị vi phạm quá nhiều
liệu có bị đuổi việc. Và khi đổi việc thì toàn bộ
thông tin về nhân viên đó sẽ bị hủy bỏ hay là vẫn
được lưu trữ lại tại phòng nhân sự ?
Trả lời
- Có chứ trong thời gian làm việc mà nhân viên
đạt thành tích tốt thì sẽ có hình thức là tăng lương
hoặc lên chức. Cái này chúng tôi cũng phải cập
nhật vào hồ sơ.
- Cò đối với các nhân viên bị đuổi việc thì cũng
tôi sẽ đưa hồ sơ của họ vào dạng lưu trữ chứ
không hủy hẳn vì có thể sẽ có một vài vấn đề nảy
sinh sau khi nhân viên đó nghỉ việc đó anh
Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ sáu
10
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
Người thực hiện: Phạm Trung Hiếu &Nguyễn Minh Tấn
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người được hỏi: Phan Triệu Vƣơng Người phỏng vấn: Trung Hiếu & Minh Tấn
Địa chỉ: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn: 15h00 Ngày 02/03/2014
Thời gian bắt đầu : 15h00
Thời gian kết thúc: 15h55
Đối Tƣợng
Kế Toán Trưởng
Dữ liệu Quản lý tài chính – Cách thức lập
hóa đơn
Các yêu cầu đòi hỏi
Nắm rõ Quy cách quản lý tài chính – cách
thức lập hóa đơn và trả lương
Chƣơng Trình
Giới thiệu
Tổng quan về đự án thực hiện
Phỏng vấn các vấn đề liên quan
- Câu 1
- Câu 2
- Câu 3
- Câu 4
- Câu 5
- Câu 6
Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.
Kết thúc cuộc phỏng vấn.
Cám ơn vì những thong tin mà anh đã cung cấp !
Ƣớc lƣợng thời gian
5 phút
5 phút
3 phút
2 phút
5 phút
2 phút
3 phút
5 phút
10 phút
5 phút
(Tổng thời gian dự kiến 45 phút)
Phiếu Phỏng Vấn
Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Quản Lý Tài Chính
Người được hỏi: Phan Triệu Vƣơng Người phỏng vấn: Trung Hiếu & Minh Tấn
Địa chỉ: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,
Q.10, TP.HCM
Thời gian hẹn: 15h00 Ngày 02/03/2014
Thời gian bắt đầu : 15h00
Thời gian kết thúc: 15h55
Câu 1: Công việc của anh hàng ngày là gì ? Trả lời
- Công việc hằng ngày của toi là ghi lại nhưng
thông tin sau khi nhân viên giao ca cho nhau như
Nhân viên thứ nhất bán được bao nhiêu sản phẩm
thu nhập bao nhiêu. Và chuyển vào két bao nhiêu
tiền và để lại bao nhiêu tiền đẻ làm tiền lẻ đổi lại
cho khác ở ca tiếp theo !
Câu 2: Nhân viên ở đây có được phép ứng lương
hay không. Và việc nhận lương như thế nào ? Trả lời
- Nhân viên ở đây thường được ứng lương vào 15
hăng tháng. Số tiền mà họ được ưng là 1/3 số
lương của họ.
- Việc trả lương đa số là thanh toán theo cách
chuyển khoản trực tiếp
Câu 3: Việc viết hóa đơn xuất nhập kho anh phải
trực tiếp kiểm hay theo một cách khác ? Trả lời
- Công việc viết hóa đơn xuất nhập kho đa số tôi
dự vào nhưng số liệu của nhân viên quản kho báo
11
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
lên và lập hóa đơn chi tiết theo số liệu được quản
kho cung cấp.
Câu 4: Anh có phải thường xuyên làm những hóa
đơn, nhưng bảng thống kê hàng tháng hay không
?
Trả lời
- Tất nhiên là có rồi ! Công việc này kiến tôi tiêu
tốn khá là nhiều thời gian.
Câu 5: Tôi nghe nói Nhà sách của anh có sử dụng
phần mềm quản lý mà. Nó không giúp ích gì cho
anh à ?
Trả Lời
- Đúng là nhà sách của chúng tôi có sử dụng phần
mềm quản lý nhưng tôi không tin tưởng vào độ
bảo mật và sự chính sác của nó. Vì nó là một phần
mềm miễn phí lên tôi không an tâm cho lắm. Vì
công việc của tôi đòi hỏi phải có độ chính sác cao.
Và bảo mật tốt.
Câu 6: Nếu chúng tôi phát triển một phần mềm
thì anh muốn nó đám ứng được những công việc
nào. Và anh mong đợi gì ở nó ?
Trả lời: - Tôi muốn nó phải có khả năng bảo mật cao. Kết
nối được với các máy tính tiền ở quầy thu ngan.
Vì vậy thì công việc của tôi sẽ nhanh hơn trong
việc làm những bản báo cao. Nếu được thì phần
mềm lên hỗ trợ thêm khả năng lập hóa đơn thì
càng tốt !
II. Mô Tả Hệ Thống - Hoạt Động Của Nhà Sách.
1. Mối Liên Hệ Hệ Giữa Nhà Sách Với Môi Trƣờng Bên Ngoài
12
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
2. Phân Tích Vị Trí Làm Việc
Nhân viên nghiên cứu thị trường: Sẽ đánh giá nhu cầu của thị trường để đưa ra các đề nghị đối
với người quản lí về các chủng loại sách mà thị trường đang cần. Kết hợp với tình hình hiện tại của nhà
sách mà người quản lí sẽ có kế hoạch phù hợp đối với từng loại hàng trong nhà sách. Ngoài ra người quản
lí còn phải bao quát các hoạt động diễn ra trong nhà sách cũng như là công việc quản lí nhân sự trong nhà
sách.
Nhân viên thủ kho:Theo dõi việc nhập, xuất hàng của kho cũng như đánh mã cho từng loại sách,
vào sổ sách, xếp sách vào trong kho…
Nhân viên thanh toán:Có nhiệm vụ lậphoáđơn bánhàng cho khách hàng hoặc thanh toán tiền với
khách hàng.
Nhân viên bán hàng (nghiệp vụ): Có nhiệm vụ hướng dẫn tìm sách cho khách khi khách hàng có
yêu cầu, giám sát.
Sự cần thiết Của việc đƣa máy tính vào công việc quản lí Nhà sách
Qua phương thức hoạt động của nhà sách ta thấy công việc của nhà sách hàng ngày chia ra làm
nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn lại xảy ra liên tục. Đặc biệt ở quầy thu ngân dữ liệu luôn luôn
biến động đòi hỏi phải có tính chính xác cao. Để quản lí tốt các công việc ta thấy cần phải có nhiều sổ
sách, mẫu biểu,việc lưu trữ, kiểm tra các hồ sơ chứng từ phải qua nhiều khâu sẽ rất tốn thơi gian, nhưng
cũng không tránh khỏi việc sai sót. Nếucó sai sót thì việc tìm kiếm để khắc phục cũng rất khó khăn,dẫn
đến việc quản lí, chỉ đạo của nhà sách gặp nhiều khó khăn.Vì vậy việc đưa máy tính vào nhà sách là công
việc hết sức cần thiết. Bằng các công cụ phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu có thể khắc phục được những
nhược điểm nói trên.
Tuy nhiên việc sử dụng máy đơn để quản lí vẫn sẽ còn tồn đọng những khuyết điểm sau
Dữ liệu không nhất quán, công việc mua bán cần phải liên tục trong khi đó việc sử dụng máy đơn
sẽ không đáp ứng được một số nhu cầu tức thời về các loại dữ liệu. Chính vì vậy cần đưa mạng máy tính
vào mới có thể giải quyết được những yếu điển vừa nêu. Mà còn có thể xử lí dữ liệu một cách nhanh
chóng chính xác cũng như có được các báo cáo hàng ngày, hàng tuần hay việc tìm kiếm thông tin…
3. Nguyên tắc quản lý của nhà sách
Nhà sách có một số nguyên tắc để quản lý hoạt động kinh doanh của mình như sau
Nguồn hàng nhập vào theo hai phương thức:
Hợp đồng giao dịch giũa nhà sách với nhà cung cấp
Hợp đồng trao đổ hàng giữa nhà sách với đối tác
Hàng bán ra
Quản lý số lượng bán ra theo giá bán quy định vủa nhà sách Nhân viên của nhà sách
Người quản lí nhà sách
Bộ phận nghiên cứu thị trường có chức năng tìm hiểu nắm bắt nhu cầu của khách hàng
Bộ phận kế toán.
13
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
Bộ phận thanh toán.
Bộ phận thủ kho
Bộ phận bán hàng (Nghiệp vụ)
Đối với khách hàng thường chỉ lưu lại khách hàng mua buôn và các đối tác có quan hệ cung cấp
trao đổi lâu dài với nhà sách.
4. Các chứng từ quản lý của nhà sách
Đơn đặt hàng
Hợp đồng giao dịch
Hoá đơn mua hàng và sách
Phiếu nhập kho (theo hoá đơn mua)
Phiếu xuất kho (sách và hàng … )
Các hoá đơn bán buôn và bán lẻ
Sổ kho
Yêu cầu đối với công tác quản lí của nhà sách:
Thống kê được số lượng hàng tồn kho (sách và văn phòng phẩm).
Thống kê được doanh thu thực tế.
Thống kê được số lượng hàng đã bán được.
Thống kê số nợ của nhà sách.
Lưu trữ khai tách hồ sơ nhân viên.
Cập nhập hàng hoá, khách hàng mới, nhàc ung cấp mới…
In các hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho cho khách hàng.
In báo cáo thống kê của nhà sách.
III. Biễu mẫu
14
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
Trong hoá đơn bán lẻ sách đƣợc ghi: (Mẫu 1)
15
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
Trong hoá đơn bán lẻ Văn phòng Phẩm ghi: (Mẫu 2)
16
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
IV. Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)
1. Sơ đồ Quản Lý Nhà Sách
2. Sơ đồ Quản Lý Nhập Sách
3. Sợ đồ Quản Lý Bán Hàng
4. Sơ đồ Quản Lý Kho
17
Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách
Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP
5. Sơ đồ Quản Lý Nhân Sự
6. Sơ đồ Quản Lý Tài Chính