1

TÀI LIỆU HƯỚNG

DẪN SỬ DỤNG

CHƯƠNG TRÌNH

VV-CRM

- 10/2015 -

User

2

Mục lục

1. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY VIỆT VANG .........................................................................................3

2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH ...............................................................................................3

2.1. CÁC MÀN HÌNH PHỤ ..............................................................................................................................3

2.1.1. Màn hình trạng thái kết nối ..............................................................................................................3

2.1.2. Màn hình đăng nhập .........................................................................................................................4

2.1.3. Màn hình thay đổi mật khẩu ............................................................................................................5

2.1.4. Màn hình cấu hình gửi mail. .............................................................................................................5

2.2. CÁC MÀN HÌNH THAO TÁC ..................................................................................................................6

2.2.1 Màn hình khách hàng ........................................................................................................................6

2.2.2 Màn hình quan hệ khách hàng ...................................................................................................... 17

2.2.3 Màn hình thiết lập tổng thể. .......................................................................................................... 19

2.2.4 Màn hình quản lý nhóm khách hàng ............................................................................................ 19

2.2.5 Màn hình phân loại khách hàng .................................................................................................... 20

2.2.6 Màn hình nhóm nhân viên ............................................................................................................. 21

2.2.7 Màn hình quản lý nhân viên .......................................................................................................... 21

3

1. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY VIỆT VANG

CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN & CUNG CẤP GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ CHUẨN

VIỆT VANG

Địa chỉ: 7-9-11 Trần Xuân Hòa , P. 7 , Q. 5 , TP. HCM

Tel/Fax: +84(0)8 6265 1411 E-Mail: info@vietvang.net, crm@vietvang.net

2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH

2.1. CÁC MÀN HÌNH PHỤ

2.1.1. Màn hình trạng thái kết nối

Mục đích: cho biết tình trạng kết nối của chương trình ngay khi vừa khởi động

chương trình.

Hình 2.1 – Màn hình trạng thái kết nối

- Giải thích:

Connecting: đang kết nối

Connected: đã kết nối.

4

2.1.2. Màn hình đăng nhập

Mục

đích: dùng đăng nhập vào hệ thống để sử dụng chương trình

Hình 2.2 – Màn hình đăng nhập

- Giải thích:

Ngôn ngữ: chọn ngôn ngữ sử dụng cho chương trình.

Tên đăng nhâp: nhập tên đăng nhập.

Mật khẩu: nhập mật khẩu.

Máy chủ: chọn máy chủ kết nối (mặc định chương trình đã thiết lập).

o IP: nhập địa chỉ ip kết nối đến máy server. Port: là cổng kết

nối.

o Localhost: hệ thống sẽ lấy local ip của máy.

Đồng ý: đăng nhập vào hệ thống sau khi nhập Tên đăng nhập và

Mật khẩu.

Hủy bỏ: thoát khỏi chương trình

5

2.1.3. Màn hình thay đổi mật khẩu

- Mục đích: dùng để thay đổi mật khẩu hiện tại cho người sử dụng.

Hình 2.4 – Màn hình thay đổi mật khẩu

- Giải thích:

Mật khẩu cũ: nhập mật khẩu hiện tại của người sử dụng.

Mật khẩu mới: nhập mật khẩu muốn thay đổi.

Xác nhận mật khẩu: nhập lại mật khẩu mới – phải trùng với Mật

khẩu mới.

Thay đổi: xác nhận thay đổi mật khẩu, lưu mật khẩu mới và đóng

màn hình hiện tại.

Hủy bỏ: không lưu mật khẩu mới và đóng màn hình hiện tại.

2.1.4. Màn hình cấu hình gửi mail.

- Mục đích: thiết lập các thông tin tài khoản để sử dụng chức năng gửi mail.

Ví dụ:

6

Người dùng sẽ thiết lập các thông tin như tên người gửi, địa chỉ mail server, email, mật khẩu,

cổng và chế độ mã hoá (SSL) nếu cần thiết. Sau khi thiết lập xong, nhấn nút Test Connect một

email tự động sẽ được gửi về chính email được thiết lập đã kiểm tra kết nối. Nếu có thông báo là

Email is connected có nghĩa là thiết lập Email đã thành công.

Sau đó, người dùng sẽ nhấn nút Save để lưu thông tin.

2.2. CÁC MÀN HÌNH THAO TÁC

2.2.1 Màn hình khách hàng

-

-

-

-

-

-

-

-

-

7

Màn hình cơ bản

Màn hình nâng cao

- Mục đích: Để quản lý danh sách khách hàng

+ Giải thích: Màn hình khách hàng sẽ được hiển thị trên giao diện chính của chương trình sau

khi đăng nhập hoặc khi được nhấn vào nút Khách hàng.

1) Chức năng tìm kiếm:

Người dùng có thể nhập vào ô Từ khoá tìm kiếm về một thông tin bất kỳ của khách hàng

như: Họ và tên, công ty, số điện thoại, email… và nhấn nút Tìm kiếm thì sẽ hiển thị danh

sách khách hàng tương ứng. Ngoài ra, còn có các bộ lọc để kết quả tìm kiếm được chính xác

hơn như: quốc gia, phân loại khách hàng, lĩnh vực hoạt động, ngày sinh nhật…

8

2) Chức năng thêm khách hàng:

Sau khi người dùng nhấn vào nút Thêm, màn hình sẽ được hiển thị như sau:

Người dùng sẽ nhận các thông tin tương ứng như: Mã khách hàng, Họ và tên, Chức danh, Công

ty, Danh xưng, Lĩnh vực hoạt động, Phân loại khách hàng…

Các ô có dấu *: là bắt buộc. Đối với Họ và tên, Công ty có thể được để trống 1 trong 2. Với địa

chỉ Email(s): người dùng có thể nhập nhiều email với cách nhau bằng dấu ;.

Ví dụ: abc@example.com; xyz@example.vn

Nếu khách hàng có thêm file thông tin thì có thể lưu ở mục file đính kèm .

Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn nút Lưu thì dữ liệu sẽ được nhập vào hệ thống.

9

3) Chức năng chỉnh sửa thông tin khách hàng:

Người dùng nhấn nhấn đúp vào dòng tương ứng .

Thì sẽ hiển thị màn hình sửa thông tin khách hàng tương tự như màn hình thêm, người dung

sau khi chỉnh sửa thông tin sẽ nhấn nút Lưu, dữ liệu sẽ được cập nhật lại vào hệ thống.

4) Chức năng xoá khách hàng: người dùng chọn 1 dòng thông tin khách hàng, sau đó nhấn nút

Xoá.

10

Chương trình sẽ yêu cầu nhập mật khẩu tương ứng với mật khẩu của tài khoản lúc đăng nhập.

Với tài khoản có quyền quản lý sẽ được xoá tất cả, nhưng đối với tài khoản có quyền là nhân

viên thì chỉ được xoá các khách hàng do nhân viên đó phụ trách.

5) Chức năng Import dữ liệu bằng file excel:

Người dùng muốn dùng chức năng này để nhập các thông tin khách hàng đã lưu trên file

excel thì nhấn nút Import dữ liệu.

11

Trong màn hình này, có các thông tin như sau:

Giới hạn dữ liệu: có ô nhập dòng bắt đầu và dòng kết thúc tương ứng với giá trị dòng

trong file excel, để chương trình đọc dữ liệu theo mức giới hạn. Lưu ý, dòng bắt đầu phải

nhỏ hơn hoặc bằng dòng kết thúc và dòng kết thúc không được vượt quá giá trị 6500.

Thông tin chung: gồm các thông tin chung của khách hàng, tương ứng các ô người dùng

sẽ nhập các Label của cột trong Excel. Ví như: A,B,D,E… Đối với các ô có *: là bắt buộc

nhập, với cột Họ và tên, công ty có thể để trống 1 trong 2. Đối với ô có [*]: người dùng

có thể nhập nhiều cột và cách nhau bằng dấu ; ví dụ: A;B;F. Ngoài ra ở cột ngày sinh, sau

khi nhập tên cột tương ứng người dùng sẽ phải chọn format tương ứng với các cột, có 8

format phổ biên cho từng trường hợp.

Thông tin tập tin: người dùng sẽ nhấn vào nút

để chọn đường dẫn file excel. Chương trình chỉ hỗ trợ 2 định dạng là .xls và .xlsx.

Sau khi thực hiện xong các thao tác trên, người dùng có 2 phương án để sử dụng chức

năng này. Đầu tiên, nếu dữ liệu mới khách hàng sẽ nhấn nút Lưu để chương trình đọc file

và ghi vào hệ thống. Trường hợp 2, dữ liệu đã tồn tại trong hệ thống và muốn cập nhật

(đối với mã khách hàng đã tồn tại), tick vào ô Ghi đè dữ liệu để chương trình cập nhật lại

thông tin.

Ví dụ: Đọc dữ liệu từ file excel sau: Sample.xls

.

Với file excel này thì chúng ta sẽ ghi vào form các thông số tương ứng như sau.

12

13

Sau khi thiết lập xong dữ liệu các ô, ấn Import để thực hiện việc đọc file. Kết quả đọc

file được ghi ở ô phía dưới màn hình.

14

Kiểm tra lại xem dữ liệu đã được đọc vào đúng hay chưa.

Ví dụ: Tại màn hình Quản lý khách hàng, chúng ta nhập từ khóa Chocolate và thực

hiện tìm kiếm, kết quả tìm kiếm hiển thị giống như file excel có nghĩa là việc import đã

diễn ra thành công.

15

6) Chức năng xuất file excel:

Người dùng có nhu cầu xuất dữ liệu ra file excel thì nhấn nút

Lưu ý: chức năng này sẽ xuất các thông tin khách hàng hiển thị tương ứng trên màn hình người

dùng. Ví dụ: nếu muốn xuất thông tin khách hàng theo phân loại, người dùng tìm kiếm

theo bộ lọc phân loại khách hàng và nhấn nút xuất excel

7) Chức năng mail:

Dùng để gửi mail đến các khách hàng, người dùng chọn khách hàng rồi nhấn nút Mail.

Mục Khách hàng sẽ hiển thị thông tin các khách hàng sẽ gửi mail.

Lưu ý: Nếu khách hàng nào không có thông tin Họ và tên thì thông tin Công ty sẽ được

dùng để hiển thị thay thế (trong 2 dấu ngoặc vuông: Ví dụ: [Công ty Việt Vang])

Mục Bcc: người dùng nếu muốn gửi thêm cho địa chỉ mail khác thì nhập thêm địa chỉ

email vào đây, cho phép nhập nhiều email và được cách nhau bằng dấu ;.

16

Mục Chủ đề: là chủ đề của mail.

Mục Đính kèm: người dùng nhấn nút để đính kèm file, cho phép chọn 1 lần

nhiều file.

Mục Nội dung chi tiết: là khu vực soạn thảo nội dung mail.

Sau khi điền đầy đủ thông tin người dùng nhấn nút Gửi. Kết thúc quá trình gửi chương

trình sẽ thông báo các mail không thể gửi tới được ở danh sách email lỗi. Nội dung này

cũng đồng thời được gửi tới địa chỉ email đã thiết lập trong bước thiết lập tài khoản gửi

email. Quý vị có thể kiểm tra, xác nhận lại cái email đã gửi bằng cách check các email

trong tài khoản đó.

Lưu ý:

Mỗi Email gửi đến mỗi khách hàng thì khách hàng đó chỉ thấy được địa chỉ gửi đến

là địa chỉ email của mình, không thể thấy được email của người khác (đảm bảo về

việc bảo mật thông tin).

Khi gửi Email đến 3 khách hàng là Mr. A, Ms. B, Mr.C thì email được gửi đến 3

khách hàng đó sẽ tự động có dòng đầu tiên tương ứng là

Dear Mr.A, Dear Ms. B, Dear Mr.C giống như là email được soạn riêng và gửi riêng

cho khách hàng đó.

8) Chức năng tìm quan hệ khách hàng:

Người dùng chọn dòng dữ liệu về khách hàng, sau đó nhấn nút chương trình sẽ lấy tên

của khách hàng đó và chuyển sang form Quan hệ khách hàng để tìm kiếm và hiển thị các

quan hệ đã thực hiện với khách hàng đó.

17

2.2.2 Màn hình quan hệ khách hàng

- Mục đích: quản lý các hoạt động với các khách hàng đối tác.

Về cơ bản mục quản lý khách hàng có các chức năng tương tự như khách hàng.

- Chức năng tìm kiếm: màn hình này cũng có ô tìm kiếm theo thông tin của mối quan hệ

và các bộ lọc tương ứng cho việc tìm kiếm.

Lưu ý: Chức năng này sẽ tìm kiếm đối với hầu hết tất cả các thông tin có trong mỗi hoạt

động.

- Chức năng thêm quan hệ: người dùng nhấn vào nút Thêm, màn hình thêm sẽ được hiển

thị, sau khi nhập thông tin thì nhấn nút Lưu.

18

- Chức năng sửa: người dùng chọn dòng tương ứng và nhấn nút Sửa, thông tin chủ đề sẽ

hiển thị trên form sửa, cách dùng tương tự chức năng thêm.

- Chức năng xoá: người dùng chọn dòng dữ liệu và nhấn nút Xoá, sau đó sẽ hiện thị form

confirm xác nhận, nhấn Đồng ý thì chủ đề sẽ được xoá, nhấn Huỷ bỏ thao tác xoá sẽ

được huỷ.

- Chức năng xem chi tiết hoạt động: người dùng nhấn nút Xem chi tiết hoặc nhấn đúp

vào dòng dữ liệu màn hình chi tiết hoạt động sẽ được hiển thị.

Ở màn hình này, người dùng sẽ quản lý được chi tiết của công việc, mỗi lần thêm 1 chi tiết công

việc sẽ được hiển thị lần lượt ở bảng dữ liệu.

19

2.2.3 Màn hình thiết lập tổng thể.

- Mục đích: quản lý các thông tin chung của hệ thống như quản lý Nhóm

khách hàng, Quản lý phân loại khách hàng, quản lý Nhân viên…

Lưu ý: Nếu đăng nhập bằng tài khoản nhân viên (không có quyền quản lý) thì tại màn hình này

chỉ hiển thị 3 nút Nhóm khách hàng, Quản lý phân loại khách hàng, Cấu hình gửi Mail.

2.2.4 Màn hình quản lý nhóm khách hàng

- Mục đích: thiết lập các nhóm khách hàng theo lĩnh vực hoạt động.

20

- Chức năng thêm: người dùng nhập thông tin linh vực hoạt động theo 1 trong 3 ngôn

ngữ và nhấn Lưu thông tin sẽ được lưu vào hệ thống.

- Chức năng sửa: người dùng nhấp đúp vào dòng dữ liệu, dữ liệu sẽ hiển thị trên các ô.

Sau khi sửa thì nhấn Lưu.

- Chức năng xóa : người dùng nhấp đúp vào dòng dữ liệu , khi dữ liệu hiển thị trên các ô

thì nhấn nút xóa

2.2.5 Màn hình phân loại khách hàng

- Mục đích: thiết lập phân loại khách hàng và phân loại hoạt động của khách

hàng.

- Các chức năng thêm xoá sửa ở màn hình này tương tự như màn hình thiết

lập nhóm khách hàng.

21

2.2.6 Màn hình nhóm nhân viên

- Mục đích: thiết lập các nhóm nhân viên.

- Các chức năng thêm xoá sửa ở màn hình này tương tự như màn hình thiết

lập nhóm khách hàng.

2.2.7 Màn hình quản lý nhân viên

- Mục đích: quản lý thông tin của nhân viên

22

- Chức năng tìm kiếm: người dùng nhập thông tin vào ô tìm kiếm về các thông tin của

nhân viên, sau đó nhấn nút Tìm kiếm kết quả sẽ hiển thị ra danh sách bên dưới.

- Chức năng tải lại danh sách: chức năng này sẽ hiển thị danh sách tất cả nhân viên.

- Chức năng xuất Excel: xuất danh sách hiển thị của thanh viên ra file excel.

- Chức năng thêm: người dùng nhấn nút Thêm, màn hình thêm thành viên sẽ hiển thị.

Mục thông tin chung: người dùng điền và lựu chọn các thông tin. Các ô có dấu * là bắt

buộc.

Mục thông tin đăng nhập: mục này sẽ thiết lập tài khoản cho thành viên có quyền đăng

nhập sử dụng hệ thống.

- Chức năng sửa: người dùng nhấp đúp vào dòng dữ liệu hoặc chọn dòng dữ liệu rồi nhấn

nút sửa, màn hình sửa sẽ hiện thị các thông tin chi tiết của nhân viên. Sau khi thay đổi

dữ liệu, nhấn nút Lưu thông tin sẽ được cập nhật lại hệ thống.

23

- Chức năng xoá: người dùng chọn dòng dữ liệu và nhấn nút xoá.