toyota kata - työpajaparannus kata seuraava tavoitetila hyvä tavoitetila on noin kuukauden...
TRANSCRIPT
Esittely - Teemu Toivonen
• Perustaja, konsultti Leanex Oy
• Koulutus: DI (TKK)
• > 15 vuotta kokemusta IT-alalla monessa eri roolissa (asiantuntija, tiiminvetäjä, projektipäällikkö, linjapäällikkö, konsultti)
• > 10 vuotta kokemusta Leanista ja ketteristä menetelmistä
• Edelläkävijä Toyota Kata - mallin tuomisessa IT-alueelle ja Suomeen
• Julkaisuja Leanin soveltamisesta ohjelmistokehitykseen ja systemaattisesta innovoinnista
• Viimevuosien painotus ollut ketterässä portfoliohallinnassa, laajoissa hankkeissa ja organisaatioiden ketterissä transformaatiossa
Agenda
Ihminen, oppiminen, motivaatio ja rutiinit
Toyota Kata - Parannus Kata
Toyota Kata – Valmennus Kata
Yhteenveto
Työskentely tapa
Vuorovaikutteisuus
• Tavoitteena on keskusteleva tilaisuus
• Ideat, kommentit ja kysymykset ovat tervetulleita missä kohtaa tahansa
Oppiminen
• Oppiminen ei tapahdu kuuntelemalla, vaan ajattelemalla ja tekemällä
• Teidän oma tekeminen ja tiedon rakentelu on keskeisessä roolissa työpajassa
Omien muistiinpanojen tekeminen on enemmän kuin suotavaa koko tilaisuuden ajan!!!
Agenda
Ihminen, oppiminen, motivaatio ja rutiinit
Toyota Kata - Parannus Kata
Toyota Kata – Valmennus Kata
Yhteenveto
Millainen ihminen on?
Kaksi teoriaa
Teoria X
• Ihminen on laiska ja välttelee työtä
• Johdon täytyy valvoa ja kontrolloida
• Työntekijöitä voidaan kannustaa palkkioilla ja rangaistuksilla
• Johtaja motivoi alaisia • Ongelmiin etsitään syylliset
Teoria Y
• Ihmiset ovat itsemotivoituvia ja kunnianhimoisia
• Työ on luonnillista kuten leikki • Ihmiset ovat luovia
ongelmaratkaisijoita kun saavat tilaisuuden
• Johdon tehtävä on mahdollistaa työnteko
Kumpi pitää teidän mielestä paikkansa?
Mikä motivoi ihmistä?
Hygienia tekijät. Esimerkiksi palkka ja turvallisuus
Merkityksellinen päämäärä Onnistumiset ja edistymisen tunne Osaaminen ja oppiminen Yhteenkuuluvuuden tunne Autonomia
Toyota Kata tukee erittäin hyvin meitä motivoivia tekijöitä
Miltä autolla ajaminen tuntui:
- Ensimmäisen kerran autokoulussa?
- 10 vuoden ajamisen jälkeen?
Kokeilu
1. Laittakaa kädet ristiin rinnan päälle
2. Laittakaa kädet ristiin siten, että vaihdatte käsien paikkoja
Tuntuiko jälkimmäinen vaihtoehto erilaiselta? Miksi?
Lähde: Mike Rother
Tavat ja rutiinit ovat tehokkaan toiminnan perusta
Tavat ja rutiinit ovat tehokkaan toiminnan perusta, joita ilman emme pärjää.
Kysymys onkin, onko meillä oikeat tavat?
Lähde: http://momandbabymags.blogspot.fi/
“We are what we repeatedly do. Excellence, then, is not an act but a habit.”
- Aristoteles
Toistot tekevät pysyväksi
Voimme rakentaa toistojen avulla uusia rutiineja ja taitoja
Riittävän monen toiston jälkeen aivot oppivat tekemään uuden asian automaattisesti ja pienellä energian käytöllä
Muista:
Kun olemme kerran oppineet jonkin tavan, niin pois oppiminen on hyvin vaikeaa
Välitön korjaava palaute oppimisen aikana auttaa meitä oppimaan uuden taidon oikein
Motivation gets you startedHabit keeps you going!
- Jim Rohn
Miten ihmisen aivot toimivat?
Systeemi 1 = ”nopea ajattelu”
• Vaatii vähän energiaa• Nopeaa• Kognitiiviset vääristymät • Suurin osa ajattelusta sijoittuu tänne• Tavat ja rutiinit, voimme myös luoda uusia
Systeemi 2 = ”hidas ajattelu”
• Vaatii paljon energiaa• Hidasta • Tuottaa uutta tietoa ja ratkaisee ongelmia • ”Rajallinen luonnonvara”, teemme vähän• Tietoinen uusien rutiinien luonti
Tietämyksen rajat
Aloituspiste
Haastava tavoite
Hyvä suunnitelma ja onnistunut toteutus
Aloituspiste
Haastava tavoite
Hyvä suunnitelma ja onnistunut toteutus
Tietämyksen raja
Kokeilu ja oppiminen
1. Miten uskomme
2. Todellisuus
Visualisoinnin merkitys
Näköaistin merkitys on ollut ihmisen kehittymisen aikana erittäin tärkeä ja tämän vuoksi, jopa 70 prosenttia aivojen ”laskentatehosta” menee näköhavaintojen käsittelyyn.
Hyödyntämällä työnteossa hyvää visualisointia tekeminen tehostuu ja muuttuu miellyttävämmäksi.
Epävarmuuden käsittely on taito!
Mukavuusaluev
Mukavuusalue
Mukavuusalue
Vaara-alue
Epämukavuusalue
Mukavuusaluev
Mukavuusalue
Vaara-alue
Mukavuusalue
Epämukavuusalue
Ihmisten kasvaminen – Toyota Kata malli tukee tätä prosessia
Harjoitus
1. Käy läpi omat muistiinpanot edellisestä osuudesta2. Kirjoita paperille miten voisit hyödyntää jotain asioita käytännössä3. Ota pari jota et tunne ennestään4. Keskustele parin kanssa muutamista keskeisistä ajatuksistasi
Agenda
Ihminen, oppiminen, motivaatio ja rutiinit
Toyota Kata - Parannus Kata
Toyota Kata – Valmennus Kata
Yhteenveto
Mikä on Kata?
Kata on rutiini tai toistuva liike/tapahtumasarja jonkin asian tekemiseen.
Tavat ovat tehokkaan toiminnan perusta!
“We are what we repeatedly do. Excellence, then, is not an act but a habit.”
- Aristoteles
Toyota KataFilosofia:
- Paranna jatkuvasti osana jokapäiväistä työtä ja taistele entropiaa vastaan
- Kasvata ihmisiä ja auta heitä saavuttamaan potentiaalinsa päivittäisen jatkuvan parantamisen avulla
Toyota Kata tarjoaa kaksi käyttäytymisrutiinia näiden tavoitteiden saavuttamiseen
Oppija
Parannus Kata Valmennus Kata
Valmentaja
Parannus Kata
Seuraava tavoitetila
Hyvä tavoitetila on noin kuukauden
päässä
1. Ymmärrä suunta2. Ymmärrä nykytila3. Määritä seuraava tavoitetila4. Löydä reitti PDCA kokeiden avulla5. Aloita alusta
PDCA kokeilu1. Hypoteesi2. Koe3. Tulos 4. Oppiminen
Etsi reitti PDCA kokeiden avulla
NykytilaYmmärrä syvällisesti
Pitkän aikavälin visio”Pohjantähti”
Haaste
Visio
• Tunnetaan myös nimillä ”pohjan tähti”
• Antaa suunnan lyhyen ja keskipitkän aikavälin suunnitelmille
• On lyhyt ja ytimekäs
• Kuvaa lopputulosta ja prosessia
• Esimerkki Toyota tehtaalta • ”yhden kappaleen virtaus, ei yhtään virhettä ja 100 % arvoa tuottavaa työtä
(ei hukkaa)”
• Vision ei tarvitse olla realistisesti saavutettavissa
• Visio voi sisältää ristiriitoja
• Valitkaa huolella!
== Tehtävä
Tämä on tärkeää!
Tämä vaikuttaa mielenkiintoiselta!
Tekemistä on aina liikaa ja satunnaiset valinnat
eivät vie eteenpäin
Tiimi ilman pohjantähteä
Pohjantähti
Asiat jotka täytyy tehdä
Asioita joita voi tehdä
Asioita joita voi tehdä
Tiimi jolla on pohjantähti
Haaste
• Haastava, mutta ei mahdoton tavoite
• Aikaväli 6 kk – 3 vuotta• Kannattaa lähteä liikkeelle 6 kk haasteista
• Yhdistää ja ohjaa tekemistä yli tiimi rajojen
• Esimerkki haasteesta: • ”Tuottavuuden parantaminen 50 % ja työtapaturmien määrän tiputtaminen
alle kolmasosaan”
• Toimii puuttuvana linkkinä tavoitetilan ja vision välillä, jotta oikea suunta on helpompi hahmottaa seuraavan tavoitetilan muodostamista varten
Ymmärrä nykytilanne
• Nykytilanteen ymmärtäminen syvällisesti on pohja, jota ilman seuraavaa tavoitetilaa ei voi asettaa luotettavasti
• Nykytilanteen täytyy katsoa prosessi- ja systeeminäkökulmista
• ”Mene ja katso” (”go and see”)
• Gemba On paljonvaikeampaa oikeasti
nähdä kuin luulisi
Aseta tavoitetila
• Tavoitetila tila kuvaa sekä lopputulosta, että prosessia
• Tavoitetila voidaan saavuttaa 1-3 kuukauden aika jänteellä
• Tavoitetilan saavuttamisella on selkeä päivämäärä (DL)
• Aluksi kannattaa käyttää oppimisen vuoksi yhden kuukauden tavoitetiloja
• Hyvä tavoitetila on haastava• Juuri sopiva, ei liian helppo tai vaikea
• Aluksi voi lähteä liikkeelle karkeasta tavoitetilasta, johon lisätään matkan varrella yksityiskohtia
Hyvä tavoitetila on juuri sen rajan takana, jonka “näkee” selvästi
Mitkä ovat esteet?
• Osana nykytilanteen ymmärtämistä ja tavoitetilan asettamista syntyy ymmärrystä ja tietoa siitä, mikä ovat esteet tavoitetilan saavuttamiseen
• Valitse yksi (mikä vaikuttaa tärkeimmältä) ja ala etsimään reittiä sen ohi• Yksi askel kerrallaan
• PDCA kokeiden avulla
4. PDCA kokeilut
Mikä on sinun hypoteesiSuunnittele nopea koe
Mitä odotat tulokseksi?
Suorita koe“kevyt ja nopea”
Mikä oli todellinen lopputulos?Poikkesiko se odotuksestasi?
Mitä opit?
Uusi suunnitelma!tai
Miten ylläpidän ja skaalaantuloksia?
Keskity näihin asioihin
Nopeat syklit Mene ja katso Keskity oppimiseen
Suunnista kohti tavoitetilaa kokeiden avulla
Löydä reitti tavoitetilaanoppimalla kokeiluista ja
suunnittelemalla seuraava askeloppimiseen pohjautuen
Esimerkki: painonpudotus
• Painonpudottaminen on hyvä tapa havainnollistaa esiteltyjä ideoita jaajatuksia
Painonpudotus: Visio (pohjantähti)
• Tarpeeksi liikuntaa, että pysyyhyvässä kunnossa ja rentoutuu
• Syö terveellistä ja hyvää ruokaa
• Viettää tarpeeksi laatuaikaaperheen kanssa
• Tarpeeksi lepoa ja rauhallistaajanviettoa
Nykytilanne: painonpudotus
• Ruuan laatu on huonoa ja kaloreita tulee liikaa• Erityisesti hiilareita, rasvaa ja sokeria
• Ei tarpeeksi liikuntaa• Punttiksella kerran viikossa
• Koripalloa kerran viikossa
• Paino109 kiloa
Tavoitetila: painonpudotus
• Säännölliset ruokailut ja välipalat
• Vähemmän kaloreita ja enemmänsalaattia jokaisella aterialla
• Liikunta• Kuntosali 2 kertaa viikossa
• Koripalloa 2 kertaa viikossa
• Pudota piano 5 kiloa kolmessakuukaudessa
Esteet: painonpudotus
• Annoskoko aterioissa liian iso: ruoka on hyvää ja syöminen kivaa
• Liian väsynyt ja kiireinen liikumaan tarpeeksi• Enemmän tunne kuin fakta
Kokeilu Odotettu lopputulos Todellinen lopputulos Oppiminen
Syö pienempiä aterioita• Lounas• Illallinen
Vähemmän kaloreita per päivä Lisää epäterveellisiä välipaloja Pienempien aterioidensyöminen lisäävalipalinen syöntiä
Lounas: puolet salaattia ja puoletproteiinia
Vähemmän kaloreita per päiväja proteiini pitää nälän loitolla
Toimii muuten hyvin, paitsi jostarjolla on hyvää jälkiruokaa
Salaatin ja proteeninsyöminen tekeelaihduttamisestahelpompaa
Lisää liikuntaa sopimallakavereiden kanssa, että osallistuuaina maanantain ja torstainkorisvuoroille
Sosiaalinen paine auttaasaamaan lisää liikuntaan
Alku oli vaikeaa, mutta kun siitäalkoi muodostua tapa, niin se muuttui helpommaksi
Sosiaalinen painemotivoi. Uusien tapojenmodostaminen on aluksivaikeaa.
Kokeiluja: painonpudotus
Parannus Kata
Seuraava tavoitetila
Hyvä tavoitetila on noin kuukauden
päässä
1. Ymmärrä suunta2. Ymmärrä nykytila3. Määritä seuraava tavoitetila4. Löydä reitti PDCA kokeiden avulla5. Aloita alusta
PDCA kokeilu1. Hypoteesi2. Koe3. Tulos 4. Oppiminen
Etsi reitti PDCA kokeiden avulla
NykytilaYmmärrä syvällisesti
Pitkän aikavälin visio”Pohjantähti”
Haaste
Muista nämä
Lyhyet syklit
Mene ja katso
Keskity oppimiseen
Kysymyksiä ennenharjoitusta?
Parannus Katan harjoitus – 15 min
Onhan sinulla kynä ja paperia? Kirjoita vastaukset jaettuun paperiin
1. Valitse aihe – henkilökohtaisesta tai työelämästä • Kirjoita aihe paperille
2. Kuvaa pitkän aikavälin tavoite (visio ja/tai haaste)• Missä haluaisit olla parin vuoden päästä? • Muista kuvata prosessi ja lopputulos
3. Kuvaa nykytilanne• Millainen on tilanne nyt?• Kuvaa prosessi ja ”lopputulos”
4. Kuvaa tavoitetilanne – 1-3 kuukauden aikajänne• Millainen on seuraava tavoitetilanne (1-3 kk päästä)• Kuvaa prosessi ja ”lopputulos
5. Suunnittele ensimmäinen askel/kokeilu • Kokeilu• Odotettu lopputulos• Missä ja miten toteutat kokeilun
Agenda
Ihminen, oppiminen, motivaatio ja rutiinit
Toyota Kata - Parannus Kata
Toyota Kata – Valmennus Kata
Yhteenveto
Valmennus Kata
Valmennus Katan tarkoitus on opettaa ja valmentaa Parannus Kataakäyttäen oikeita ongelmia harjoittelemiseen.
Oppija
Parannus Kata Valmennus Kata
Valmentaja
Koska tarvitse valmentajaa/mentoria?
Tarve ei koskaan katoa. Voit käyttää koko elämäsi parannus Katan opetteluun ja sinulla on silti varaa parantaa. Valmentajan tehtävä on auttaa sinua oppimaan ja pääsemään mahdollisimman lähelle potentiaaliasi.
Kukan ei kyseenalaista sitä, että huippu urheilijat tarvitsevat valmentajan. Miksi
työelämän pitäisi olla erilaista?
Valmentajan vastuut
1. Opettaa parannus Katan perusteet valmennettavalle
2. Kehittää oppijan kykyjä valmentamalla häntä parannus Katan käytössä käyttäen oikeita ongelmia harjoitteluun
3. Valmentaja ei voi antaa vastauksia valmennettavalle mutta on vastuussa tuloksista
Mitä valmennus on?
Ymmärrä miten valmennettava ajattelee havainnoimalla hänen toimintaansa ja keskustelemalla hänen kanssaan
Tunnista ero haluttuun toiminta ja ajattelumalliin. Tämä edellyttää hyvää asiantuntemusta ja kokemusta halutusta toiminta/ajatusmallista
Auta valmennettavaa korjaamaan omaa toimintaansa kohti haluttua suuntaan valmennuskeskustelujen, harjoitusten ja tietoisen harjoittelun avulla.
Varmista, että oppijaymmärtää suunnan (visio jahaaste), sekä nykytilanteensyvällisesti. Tämän pohjaltavoidaan asettaa hyvätavoitetila.
Pidä tavoitetila kirkkaanavalmennettavan mielessäsamalla kun keskitytäänseuraavaan askeleeseen kohtitavoitetilaa. Kokeilun jaoppimisen mielentila on tärkeä.
Valmennus Kata
Ennen kuin tavoitetilaon asetettu
Tavoitetilanasettamisen jälkeen
Valmentaminen kun tavoitetila on asetettu
1. Mikä seuraava tavoitetila?
2. Mikä on todellinen tilanne nyt?
3. Mikä oli suunnittelemasi edellinen askel (koe)?• Mitä odotit?
• Mitä tapahtui ja mitkä olivat tulokset?
• Mitä opit?
4. Mitkä esteet ovat sinun ja tavoitetilan välissä? Mitä yhtä estettä työstät juuri nyt?
5. Mikä on sinun seuraava askel (PDCA kokeilu)
6. Koska voimme mennä katsomaan mitä olet oppinut tästä askeleesta?
Seuraava askel
Tärkein tehtävä valmentajalla on pitää huolta siitä, että seuraava askel on oppijalle selvä ja kirkkaana mielessä.
On parempi, jos oppija itse keksii seuraavan askeleen, mutta jos tilanne vaatii, niin valmentaja voi päättää sen -> mene ja katso XYZ
Muista, että rutiinit ovat tärkeitä…
… jopa valmentamisessa!
Valmennus kysymyksiä
1. Mikä on pohjantähti ja haaste?2. Mikä on todellinen tilanne nyt?3. Mikä on hyvä seuraava tavoitetila?4. Mikä on seuraava askel?
1. Mikä on tavoitetila?2. Mikä on todellinen tilanne nyt?3. Mitä estettä työstät?4. Mikä on seuraava askel?5. Koska voimme mennä katsomaan?
Valmennus Katan tarkoitus on opettaa ja valmentaa Parannus Kataa käyttäen oikeita ongelmia harjoittelemiseen.
Valmennus Kata
Ennen kuin tavoitetila on asetettu Kun tavoitetila on asetettu
Muista nämä
• Keskity opettamaan parannus Kata rutiinia• Kysy kysymyksiä, älä anna vastauksia• Epäselvissä tilanteissa: mene ja katso• Muistuta valmennettavaa parannus Katan avain
kohdista• Lyhyitä valmennuskeskusteluita ja usein• Onko seuraava askel selvä?
Toyota KataFilosofia:
- Paranna jatkuvasti osana jokapäiväistä työtä ja taistele entropiaa vastaan
- Kasvata ihmisiä ja auta heitä saavuttamaan potentiaalinsa päivittäisen jatkuvan parantamisen avulla
Toyota Kata tarjoaa kaksi käyttäytymisrutiinia näiden tavoitteiden saavuttamiseen
Oppija
Parannus Kata Valmennus Kata
Valmentaja
Harjoitus: Mitä teen huomenna toisella tavalla?
Yksin:
• Kirjoita ylös yksi tai kaksi konkreettista asiaa jota aiot kokeilla
• Koska aloitat?
Parin kanssa:
• Jaa kokeilusi parin kanssa (uusi pari)
