trabajo de gestion documental ii

GESTIÓN DOCUMENTAL II

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GESTION DOCUMENTAL

TALLER N°1

Rosa Aura Peñaloza García

Fanny Andrea Gutiérrez Sierra

Grupo N° 4

Universidad del Quindío

Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

2013


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GESTION DOCUMENTAL II

TALLER N°1

Rosa Aura Peñaloza García

Fanny Andrea Gutiérrez Sierra

Grupo N° 4

Docente

María Nelly Gómez Ciro

Universidad del Quindío

Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

2013


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CONTENIDO

Introducción 4

Objetivos 5

Taller 6-10

Conclusiones 11

Bibliografía 12


4

INTRODUCCION

Dentro del ámbito laboral como futuros profesionales en el campo de la Ciencia de la

Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, se busca dar a

conocer la gestión documental, no solo desde el punto de vista actual, sino logrando

mostrar un poco su origen, además se comenta la importancia que alcanza

actualmente dentro y fuera de las organizaciones públicas y privadas, no solo en la

ordenación y correcto uso de las operaciones archivísticas, sino también al facilitar la

difusión de los fondos archivísticos a sus usuarios directos.


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OBJETIVOS

Objetivo General

Conocer y analizar el proceso y las bases para el desarrollo e implementación de un

Programa de Gestión Documental en una empresa.

Objetivos Específicos

Identificar el papel y los aspectos generales de un Programa de Gestión Documental

Entender y conocer la normatividad vigente para el PGD.

Entender el manejo, almacenamiento y publicación de las Tablas de Retención Documental.


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1. ¿Qué es un programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende

alcanzar? GESTIÓN DOCUMENTAL

Se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por

las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su

utilización y conservación.

Programa de gestión documental.

Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo

de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad.

Gestión documental pretende alcanzar los siguientes objetivos:

• Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivo, como

lenguaje natural de la administración pública.

• Procurar la racionalización y control en la producción documental, en

atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos

documentales.

• Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que

ayuden al medio ambiente.

• Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,

radicación y distribución de la correspondencia.

• Regular el manejo y organización del sistema de administración de

documentos y archivos.


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• Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de

retención documental, organización, transferencias primarias.

• Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

• Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información.

Consideraciones básicas. Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los

siguientes aspectos:

• Administrativos: aspectos como la transparencia, la simplificación de

trámites y la eficiencia.

• Económicos: reducción de costos derivados de la conservación de

documentos innecesarios.

• Archivísticos: concepto, de archivo total, ciclo vital del documento

principios de procedencia y de orden original.

Planeación.

Diagnóstico:

Obedece a un plan de acción con líneas concretas que faciliten su implementación

de manera efectiva. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y

largo plazo. Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar

los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar.


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Requisitos técnicos:

Se refiere a la definición de las condiciones o instrumentos técnicos previos como:

contar con manuales de procesos y procedimientos, con una complicación de formas

o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas

de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general,

existencias de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de unidad de

correspondencia.

Requisitos administrativos. Se refiere a la necesidad de integrar el programa de gestión documental con todas

las funciones administrativas de la entidad.

2. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia?

El Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística en

Colombia, está comprometido en mejorar el desempeño de su Gestión desde todos

los temas, esto con criterio de eficiencia, eficacia y efectividad, mediante el

crecimiento y compromiso de sus colaboradores, impulsados por una adecuada

gestión documental que impulse y dé confiabilidad a la información, para satisfacción

de sus clientes.

La MISION del Archivo General de la Nación, está enmarcada dentro de una política

de orientación, conservación, difusión y custodia del Acervo Documental del país,

garantizándole a la comunidad los principios, derechos y deberes constitucionales.

Los siguientes elementos estratégicos fueron validados y aprobados por el Comité de

Control Interno y en los niveles pertinentes:


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El AGN es un establecimiento público del orden nacional encargado de:

Formular, orientar y controlar la política archivística.

Coordinar el Sistema Nacional de Archivos.

Recuperar, conservar y difundir el acervo documental del país y el que

custodia.

Servir a la comunidad y garantizar los principios, derechos y deberes

constitucionales.

3. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo

19?

Capítulo V

Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas

que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos,

independientemente del soporte en que produzcan la información para el

cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es

desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben

aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información.

Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a

las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la

adopción y adaptación del programa.


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En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de

Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción,

distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los

documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la

elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento

archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y

procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción

al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que

rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública,

agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos

informativos.

Articulo 19

El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación

profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación

formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.

Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar

tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos,

empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático,

siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

Organización archivística de los documentos.

Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta

aspectos corno la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales,

la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos

soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

PARÁGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de

la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos

exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e

inalterabilidad de la información.


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PARÁGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no

podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados

mediante cualquier medio.

Articulo 21

Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar

programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas

tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y

procesos archivísticos.

PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la

validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su

autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes

procesales.

4. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han

contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los

problemas que conlleva la gestión de documentos?

Las dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y

organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de

documentos son:

La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la

Cultura (UNESCO)

El consejo Internacional de Archivos (CIA)


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5. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y

en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de

Documentos?

La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de

los años 50 y de acuerdo por un autor, fue reconocida de forma oficial en ese

país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una

auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a

partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos desde

que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados

permanentemente atendiendo a su valor histórico.

A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un

modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la

inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la

eficacia y la economía en la gestión de asuntos públicos y en relación con el

ciudadano; ante esta situación comienza a adaptar a su idiosincrasia

administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los

Estados Unidos.

En Colombia el Reglamento General de Archivos _ Acuerdo 07 de 1994

expedido por el Archivo General de la Nación, contemplo el termino Gestión

de Documentos y desarrollo el tema en aspectos como la responsabilidad

frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos,

sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental,

transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de

documentos.


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6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos?

La Ley General de archivos es la LEY 594 DE 2000, por medio de la cual se dicta la

ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

Con esta el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V,

Artículos 21al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán

elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la

formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las

tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y

otros y la obligación de los inventarios documentales.

7. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión

Documental pueda ser gestionado de manera apropiada?

Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera

apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas

proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación así como las demás


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normas aplicables a la entidad. A continuación se señalan las normas de carácter

general relacionadas con la gestión documental: Constitución Política de Colombia.

Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas

culturales y naturales de la Nación”.

Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y

a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo,

tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan

recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y

privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y

demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo

pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con

las formalidades que establezca la ley.

Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria

reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con

fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y

demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso

inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro

de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el

gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.

Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán

en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”.

(Reforma Acto Legislativo 02 de 2003).


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Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su

pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la

de fundar medios masivos de comunicación”.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la

rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las

autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.

El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para

garantizar los derechos fundamentales”.

Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje,

investigación y cátedra”.

Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales

de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y

los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e

inembargables.

Artículo 70. ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura

de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación

permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las

etapas del proceso de creación de la identidad nacional”.

Artículo 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los

planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en

general, a la cultura...”.

Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El

patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad

nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e

imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se


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encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que

pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.

Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos

públicos salvo los casos que establezca la ley”.

Artículo 94. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la

Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como

negación de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren

expresamente en ellos”.

Artículo 95. “La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la

comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El

ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica

responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la Constitución y las leyes.

Son deberes de la persona y del ciudadano:

1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;

2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones

humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las

personas;

3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para

mantener la independencia y la integridad nacionales;

4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia

pacífica;

5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país;

6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;

7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia;

8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de

un ambiente sano;


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9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de

conceptos de justicia y equidad”.

Artículo 112. “Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno

podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar

alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les

garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación

oficiales; de uso de los medios de comunicación social del Estado de acuerdo con la

representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores;

de réplica en los medios de comunicación del Estado frente a tergiversaciones

graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de

participación en los organismos electorales...”

Artículo 113. “Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva y la judicial.

Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes,

para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del

Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la

realización de sus fines”.

Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos

Nos. 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas.

Ley 23 de 1982. Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el

Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 31de 1992. Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de

la República.


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Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.

Ley 23 de 1995. Artículo 37. Factura electrónica.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad

en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la

corrupción administrativa.

Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia.

Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos,

informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos

por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y

eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad,

integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 527 de 1999. Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos,

del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de

certificación y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se

dictan otras disposiciones.

Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único


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Artículo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes

contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los

demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los

acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los

manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones

colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario

competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón

de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e

impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes

confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.

Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido.

No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones

respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como

retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su

conocimiento.

No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o

documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas

no autorizadas.

Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema

Financiera.

Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades

financieras públicas en liquidación.

Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”


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Ley 962 de 20005 Ley anti trámites

Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos

administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.

Artículo 633. Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la

información que deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de

Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse.

Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del

Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración.

Artículo 93. Red de oficinas.

Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo,

redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los

Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y

concordantes de la Ley 100 de 1993.

Artículo 47. Archivos laborales informáticos.

Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura

electrónica.

Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedición de licencias de construcción y

urbanismo.

Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y

se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica

sobre archivos en Colombia.


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Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de

nuevas tecnologías en los archivos públicos.

8. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener

en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus

propias palabras.

Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los

siguientes aspectos:

Administrativos: “Se contemplan las situaciones administrativas de la gestión de

documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la

eficiencia de la administración”.

Lleva a ser más eficiente y concreta la gestión administrativa, desarrollar el

procedimiento de acuerdo a los estándares establecidos con anterioridad, evitar

trámites innecesarios y logra los resultados esperados para los procesos.

Económicos: “Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la

gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación

de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la

gestión documental”

Utilizar racionalmente los recursos asignados para la Gestión documental desde su

creación hasta la conservación final del documento.

Archivísticos: “Considerados la base del programa; se refieren a los contemplados

en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El

concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el

principio de orden original”.

Organizar el archivo de acuerdo a la normatividad, realizando los pasos que se

establecen para la gestión de documentos y sus principios.


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9. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que

se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD.

Planeación

DIAGNÓSTICO:

Es la elaboración y análisis del programa de Gestión documental de acuerdo a una

planeación estratégica que permita identificar y analizar los problemas, las

oportunidades, objetivos de acuerdo a los requerimientos de la entidad que conlleve

a la conservación, generando soportes con el objeto que al final del proceso se

evalué de allí se creen planes de mejoramiento y de contingencia que sean

requerido para mejorar o sostener efectividad de la gestión.

Este diagnóstico debe estar soportado en las normas establecidas en las etapas de

la investigación para conocer la entidad en su interior y a si elaborar las tablas de

retención documental de acuerdo a una estructura orgánica.

REQUISITOS TÉCNICOS:

Son los instrumentos técnicos utilizados para normativos, manuales, reglamentos,

directivas, el archivo en sus diferentes fases y su permanencia en la unidad

correspondiente, se debe tener en cuenta varias indicaciones:

Centralizar el envío y recepción de la documentación de la entidad en un solo

sitio.

Distribución de documentos internos y externos.

Crear el comité de archivo y las tablas de retención documental teniendo en

cuenta todas las dependencias.


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El comité de archivo debe ser el encargado de definir el reglamento interno y

las funciones.

REQUISITOS ADMINISTRATIVOS:

Es la relación que debe existir entre el programa de gestión documental, las

funciones administrativas y los sistemas de información de la entidad con las

herramientas técnicas que utilizan; teniendo en cuenta estas

Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD)

con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de

información, con las aplicativas y demás herramientas informativas de las que haga

uso la entidad, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

La Gestión documental debe estar ubicado en el mapa estratégico de la

entidad.

Puntualizar el sistema de administración de archivos.

Involucrar a todas las áreas del orden directivo, administrativo, logístico y

demás grupos que conforman la entidad.

Contar con talento humano capacitado y nombrado con funciones acorde al

cargo.

Capacitar a todo el personal de la entidad.

Constar con instalaciones, muebles, insumos de acuerdo a los estándares

establecidos para el archivo.

10. Conceptualice: FONDO, SERIE DOCUMENTAL, SUBSERIE

DOCUMENTAL, UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE, UNIDAD

DOCUMENTAL COMPUESTA, EXPEDIENTE, CLASIFICACIÓN

DOCUMENTAL, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN

ORIGINAL, SELECCIÓN, ELIMINACIÓN, DISPOSICIÓN FINAL.


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FONDO DOCUMENTAL

Los fondos constituyen la mayor agrupación documental, existente en un archivo y

corresponden al "conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte,

producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular,

familia u organismo en el ejercicio de sus actividades".

Ejemplos: Fondo Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal

Fondo Secretaría de Gobernación

Fondo Instituto Mexicano del Seguro Social

Fondo Secretaría de Energía

SERIE (Documental):

Conjunto de documentos producidos por un mismo sujeto productor, en el desarrollo

de una misma función y cuya actuación administrativa ha sido plasmada en un

mismo tipo documental.

Documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en

cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a

un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados,

transferidos o eliminados como unidad.

Ejemplos: Serie nóminas

Serie licitaciones

Serie expedientes de personal

Serie programas operativos anuales

SUBSERIE:

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de

forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.


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UNIDAD DOCUMENTAL:

Elemento indivisible de una serie documental que puede estar constituido por un solo

documento o por varios que formen un expediente.

Unidad documental:

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.

Es simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental, Los tipos

documentales que integran las series documentales simples son similares y se

colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento

tiene relación con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es

particular y la información es diversa.

Ejemplos: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, las actas, las circulares administrativas

o reglamentarias.

Es compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que

responden a una secuencia dentro de un trámite comúnmente llamadas expedientes.

Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero

relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de

otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación

(carpetas) separadas.

Por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad

documental compleja que se conforma con los documentos relativos a una persona

desde que se vincula a una entidad hasta su retiro.

EXPEDIENTE:

Se entiende por expediente el conjunto ordenado de documentos generados o

recibido por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un

mismo asunto.


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Conjunto total de los documentos relacionados con un mismo tema, asunto o

persona.

Ejemplos: Nóminas del mes de enero

Nóminas del mes de diciembre

Licitación Pública LPN-2507/2003

CLASIFICACION DOCUMENTAL

Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que

componen cada agrupación documental (fondo, Sección, subsunción) e acuerdo a la

estructura orgánico funcional de la entidad.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:

Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente

pertenece, lo que exige que los documentos se organicen, respetando la estructura

orgánica del ente productor.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:

Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo

durante su servicio activo -etapa de gestión-.

SECCION:

Aquella unidad que está integrada por los papeles procedentes de una institución, o

de división administrativa importante, con una organización, funciones y fines

conocidos y delimitados.


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Ejemplos:

Sección Recursos Humanos

Sección Recursos Materiales y Obra Pública

Sección Comunicación Social

Sección Planeación y Desarrollo

SELECCIONAR:

Es el acto mediante el cual se decide la eliminación de documentos de menor valor

histórico-cultural, a fin de conservar mejor los de mayor valor.

ELIMINACIÓN:

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,

jurídico, legal, fiscal, contable y los cuales carecen de relevancia científica y

tecnológica y que por ende no tienen valor histórico.

DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS:

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los

documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración

documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o

reproducción.


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11. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación?

Explique:

• Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o

de valoración documental se realizada en el archivo central con el fin de

escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su

conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

• Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por

la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para

su posterior eliminación.

EXPURGODEDOCUMENTOS

Consiste en “retirar los copias conocidas como inútiles, así como los objetos de

papelería que pueden dañar los documentos, además de retirar objetos que pueden

dañar la integridad física de los documentos, los clips, broches, ligas, grapas, en la

realización del expurgo el beneficio es con doble intensión, el primero la recuperación

de espacios al interior de los archivos y retirar copias innecesarias.

Son diferentes conceptos que se realizan en la misma operación documental con el

fin de lograr la preservación, conservación y selección de los documentos

importantes en lo posible originales, cada procedimiento quiere lograr depurar la

información y documentos al máximo para luego ubicarlos en las unidades de

conservación. En la definición inicial se da a entender como sinónimos.


29

12. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve?

Cuadro de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura de un

archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad

productora de los documentos.

Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con

base en el organigrama funcional de la misma. La organización de los documentos

se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas

dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior,

respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el

fondo de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el

orden establecido por la persona física o moral que creó los documentos.

Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no es

posible contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de clasificación

se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la entidad generadora.

El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series.

Se basa en cuatro principios básicos:

Delimitación:

El objeto del cuadro es el fondo documentos de cualquier tipo y época generados,

conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una

persona física o jurídica. Delimitado así el fondo.

Unicidad:

Los límites temporales y la edad de los documentos no son características

definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se

concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su

cronología, desde la más antigua hasta la más reciente.


30

Estabilidad:

El cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya permanencia garantice

una clasificación segura y estable; asimismo, debe permitir el crecimiento de sus

secciones y series sin romper su estructura.

Simplificación:

La simplicidad del cuadro es un imperativo de su universalidad y de su flexibilidad.

Para adoptarlo en todos los supuestos posibles se desarrollarán las divisiones justas

y precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el

fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.

Sirve para organizar los documentos de archivo que gestiona dentro del espacio

físico de conservación, temporal o definitiva.

Permite agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlo de

manera lógica con otros documentos de archivo mediante el lenguaje clasificatorio.

Facilita la localización conceptual de la documentación en el acervo documental.

Facilita la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y

manejo.

13. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia?

DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las tablas pueden ser

generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas.

Las comunes son los documentos administrativos comunes a cualquier institución.

Las específicas hacen referencia a cada organización.


31

Importancia de las TRD

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de

retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter

permanente.

Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

Importancia de las TRD para el trabajo archivístico son fundamentales porque:

Permiten el manejo integral de los documentos.

Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo

Total.

Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

Identifican y reflejan las funciones institucionales.

Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión

administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de

gestión.


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14. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un

Programa de gestión Documental.

Marco Jurídico:

Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación en el artículo 1º se regula el

procedimiento que deben seguir las entidades del Estado en los diferentes niveles

de organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que

prestan servicios públicos, para la elaboración y aplicación de las Tablas de

Retención

Etapa 1 Investigación preliminar sobre la institución y fuentes

documentales:

En esta etapa se recopila la información institucional contenida

en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la

estructura organizacional, misión, visión, organigrama vigente,

resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de

trabajo, funciones y manuales de procedimientos y todo lo que

tiene que ver con la estructura de la organización.

Para este fin se utiliza un formato de encuesta que se aplica a

cada una de las dependencias que producen documentos se

identifican las unidades documentales que producen y/o

tramitan, se hace una reunión con cada funcionario en las

dependencias teniendo en cuenta que ellos son los que generan

los documentos.


33

Etapa 2 Análisis de la información recolectada:

Se analiza la información recopilada en los formatos de la

primera etapa, se analizan las funciones y de ahí se extracta la

información básica para la elaboración de la Tabla de Retención

Documental. En ese proceso se identifican los valores

administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

Etapa 3 Elaboración de la TRD, para su aprobación:

Con la información re copilada y analizada en las dos etapas

anteriores el responsable de la unidad de archivo de la entidad

elabora la propuesta de Tablas de Retención Documental, en

donde incluirá las subseries documentales que genera o tramita

cada dependencia, a la TRD se debe adjuntar los anexos que

soporten ese resultado final.

Luego el Comité de Archivo de la entidad realiza el estudio

pertinente y para aprobarla generará un Acta. Al tener este aval

se deben enviar las TRD de la entidad a la instancia evaluadora

de la cual dependa la institución, es decir al Archivo General de

la Nación o al Archivo General de los Departamentos para que

las aprueben y paso seguido se pueda iniciar la aplicación.

Etapa 4 Aplicación:

Se expedirá el acto administrativo que reglamenta la aplicación

y difusión de las TRD a todos los funcionarios en la entidad. El

Acuerdo 039 menciona que la unidad de archivo de la entidad

debe capacitar a todos los funcionarios para que estén en

capacidad de aplicar las TRD y que para esto podrá elaborar

guías o instructivos que garanticen la unificación de criterios en


34

este proceso.

En el proceso de aplicación de las TRD se debe garantizar que

los documentos que se organicen con este procedimiento estén

en condiciones óptimas para que se conserven por mucho

tiempo, para esto es necesario realizar otras actividades como

hacerle limpieza a la documentación, eliminar el material

metálico e identificar el material afectado por biodeterioro, etc.

Etapa 5 Seguimiento y actualización de las TRD:

Es un proceso continuo que no acaba con esta etapa sino que

en la medida en que la organización reestructure o modifique su

estructura orgánica y funcional las TRD deberán ser

actualizadas y adecuadas a las cambiantes necesidades de la

organización.

En todas las etapas del proceso de implementación de las TRD es necesario que los

funcionarios conozcan que actividades que les compete desarrollar de acuerdo con

el rol y la responsabilidad que tenga en cada proceso.

15. Indaguen en una entidad pequeña su estructura orgánica (organigrama) y

codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos

funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad,

identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación

y su tabla de retención.


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ORGANIGRAMA

SUPERMERCADO SAN BENITO

FONDO

SECCIÓN

SERIE

GERENCIA

100

COMPRAS

110

VENTAS

120

PROVEEDORES

130

CONTABILIDAD

140

VIVERES

111

VERDURAS Y CARNES

112

EFECTIVO

121 MAYORISTAS

131

MINORISTAS

132

BANCOS

141

TARJETAS

122

CREDITOS

123

IMPUESTOS

142


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CUADRO DE CLASIFICACIÓN

CODIGO SECCIONES

110 COMPRAS

111 VIVERES

112 VERDURAS Y CARNES

120 VENTAS

121 EFECTIVO

122 TARJETAS

123 CREDITOS

130 PROVEEDORES

131 MAYORISTAS

132 MINORISTAS

140 CONTABILIDAD

141 BANCOS

142 IMPUESTOS


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CONCLUSIONES

Un programa de gestión documental puede ser entendido como un conjunto de

instrucciones que se les indican a cada departamento dentro de la organización,

estas instrucciones están relacionadas con la correcta implementación de las

operaciones archivísticas que se realicen en cada departamento, con el fin, que en

líneas generales se manejen los documentos de igual forma en los diferentes

departamentos, facilitando así la gestión documental dentro de la organización.


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BIBLIOGRAFIA

• www.alcaldiabogota.gov.co/docsig/documentos/.../2215100-GS-031.pdf

•

-

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http://www.alcaldiabogota.gov.co/docsig/documentos/.../2215100-GS-031.pdf

http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/...4a85.../PGD_Abril19_2013.pdf

trabajo de gestion documental ii

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