trabajo manual de funciones
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8/11/2019 Trabajo Manual de Funciones
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1.- CONTACTO INICIAL
El día 17 de julio del presente, tomamos contacto con el gerente propietario de
la empresa “ASOFI S.R.L”, el cual gustoso accedió a que su empresa fueradiagnosticada específicamente en el área administrativa con la investigación de
los manuales administrativos de organización y de procedimientos.
2.- IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA.
2.1 Razón social. “ASOFI S.R.L”.
2.2 Actividad principal. Brindar un servicio de calidad en el campode la construcción para poder ser una empresa que pueda
participar en licitaciones a nivel nacional e internacional.
2.3 Breve historia. La empresa “ASOFI S.R.L” Surge a través de un
sueño del propietario Ing. Luis Ernesto Perasso (Gerente) en el año 1998 el
cual se asocia con la Lic. Gladys Antelo (Representante Legal) que en total
acuerdo esta conforme que la empresa lleve la denominación de “ASOFI” (Ana
Sofía) nombre de la hija del Ing. Luis Ernesto Perasso. Con el tiempo llego a
formar parte de la Cámara de Construcción en la cual ya se encuentra casi 12
años. Cuentan con más de 14 años en el mercado de la construcción, 3 en
transporte y logística y el 2010 comenzaron con el área de importación y
exportación de maquinaria pesada y material de construcción.
La empresa hace planificaciones a corto, mediano y largo plazo, lo que le
permite plantearse objetivos, donde al trabajar cada área como equipo
incentiva con bonos económicos la obtención de cada objetivo alcanzado.
Ubicación. Barrió San Gerónimo viviendas del LAB Nº 23
Teléfono: 66-64864 – 70218018.
Nombre del Dueño o Responsable.- Ing. Luis Perasso y Lic. Gladys Antelo
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OBJETIVOS DE LA EMPRESA
OBJETIVO GENERAL
Lograr ser una empresa líder a nivel nacional construyendo alianzas
estratégicas entre empresas importantes a nivel mundial, siendo
representantes en Bolivia, de firmas extranjeras que confíen sus
inversiones en nuestra visión empresarial.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Contar con maquinaria especializada para bridar servicios de
calidad a un costo competitivo en el mercado.
Realizar controles mensuales a toda la maquinaria para garantizar
su desempeño en las distintas obras.
Capacitación del personal, para contar con mano de obra
calificada y competente.
Lograr que las obras realizadas beneficien a la población
involucrada en la misma.
Cumplimiento de obras en los plazos acordados.
Interactuar e incentivar al personal para lograr un buen ambiente
de trabajo y el cumplimiento de los objetivos de manera eficaz.
Llevar al éxito la empresa mediante la eficiencia holística.
ESTRUCTURA DE LA EMPRESA
ASOFI S.R.L, cuenta con una estructura, vertical donde la cabeza es el Director
de la empresa, quien extiende la responsabilidad al personal, que responde a
los objetivos de largo, mediano y corto plazo de la empresa.
Su Organización es por niveles de Mando Jerárquicos, con Jefes de Áreas yasea por temas de construcción. Transporte y logísticas y por temas de
comercio exterior.
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METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE ESTUDIOS
ORGANIZACIONALES
VISIÓN DE ESTUDIO.-
La Dimensión de nuestro estudio investigativo con fines académicos en la
empresa ASOFI S.R.L, será específicamente el área administrativa, esta
investigación será precisa, concreta y detallada en cuanto a los manuales de
funciones y procedimientos de la empresa. La investigación será a corto plazo.
PLANEACIÓN DE ESTUDIO.-
1. Factor de estudio.- la información que circule en los diferentes niveles
de la Administración como documentación, circulares, comunicados por
escrito los manuales de funciones, procedimientos y las partes que
engloba tales informaciones dentro de la empresa.
2. Fuentes de estudio.-
Fuentes internas.-el gerente como instancia de mayor jerarquíaen la empresa y todo el personal que compone el área
administrativa.
Fuentes externas.-la empresa ASOFI S.R.L tiene como
competencia en el departamento de Tarija a las empresas
siguientes:
1. CEIBO S.R.L2. TIAGO S.R.L
3. CHAPACO S.R.L
4. GRICOR S.R.L
Sus principales proveedores son:
1. Cemento El Puente
2. Plasmar
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Su segmento de clientes o usuarios son:
1. La Gobernación de Tarija
2. El municipio
3. Definición del objetivo de estudio.- Diagnosticar su estructura, el manual
de organización y procedimientos a través del sistema de información
administrativa con el que actualmente cuenta la empresa para proponer
acciones y así mejorar su funcionamiento.
4. Investigación preliminar.-
Según el Gobierno Plurinacional de la República de Bolivia ejerce ciertas leyes,
tratados, decretos, acuerdos, circulares y disposiciones normativas para las
empresas constructoras que son:
Información de la empresa Gap.- La constructora GAP se encuentra
organizada por jefaturas en la parte logística y un área de administración, cada
una de estas áreas cuenta con personal idóneo para su puesto.
GAP toma en cuenta las necesidades de los empleados y los integra a la
empresa para un mejor desenvolvimiento laboral. (Todos forman parte del
mismo equipo y los triunfos son gracias al aporte de cada uno).
Se cuenta con una comunicación en ambas direcciones empleado-empresa,
empresa-empleado.
Dentro de la obra existe un ambiente de compañerismo facilitando las labores
diarias y haciendo llevadero las horas de trabajo.
Para el control del personal cuenta con planillas de asistencia, para el controlde la maquinaria realiza una revisión cada vez que esta será utilizada y para el
control de avance de la obra cuenta con planillas que se llenan diariamente con
el progreso realizado
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PROGRAMA DE TRABAJO
RECOPILACIÓN DE DATOS.-
CRONOGRAMAProyecto de estudio Administrativo
Responsable: Melissa Vargas Gutiérrez
Área: Dpto. Administrativo (Manual de procedimientos y funciones)ACTIVIDADES
JULIO HRS.
17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31PRIMERA ETAPA
1. Visión de Estudio
SEGUNDA ETAPA
PLANEACIÓN DE ESTUDIO
2.Factor de Estudio
Fuentes de estudio
internas, externas
Objetivo de estudio
Investigación
preliminar: situación
administrativa de laempresa Preparación
del proyecto:
propuesta técnica,
programa de
trabajo(cronograma)
TERCERA ETAPA
RECOPILACIÓN DE
DATOS 3.Entrevista
al Gerente,
cuestionario a los
trabajadores,
percepciones de
conflicto
Investigación
documental:
manuales,
normativas,
reglamentos,
organigrama, bases
juridico-
administrativo,actas
de reuniones,
circulares, cultura
organizacional
Antecedentes,
objetivos de la
Empresa
CUARTA ETAPA ANALISIS
DE LOS DATOS
organización de los
datos e interpretación
por mantenimiento,
eliminación, adición,
combinación, fusión,
modificación,
simplificación o
intercambio
ESCRITURA DE LA
INVESTIGACIÓN
PRESENTACIÓN FINAL
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Para el presente trabajo utilizamos como métodos de investigación:
Entrevista
o Propietario
o Personal
Encuestas con preguntas abiertas
o Personal
Observación
o Visita a las diferentes obras donde se ejecuta el trabajo
Identificación de las fuentes de información.
Son fuentes internas ya que se va a recolectar información del personal
y también se usará fuentes externas porque se entrevistará a losclientes.
Metodología.
1. Métodos.
Para poder cumplir nuestros objetivos específicos utilizaremos
métodos de observación simple y de encuesta.
2. Técnicas.
En el método de observación simple utilizaremos las técnicas de
seleccionar, abstraer, estudiar, evaluar y registrar toda la
información recolectada para cumplir nuestros objetivos.
En el método de encuesta realizaremos la entrevista estructurada
a los funcionarios de la empresa y el cuestionario cédula para los
clientes que acuden a la empresa.
3. Instrumentos.
En la observación simple utilizaremos como instrumento un
cuaderno de notas, cámara y diario de investigación.
En el método de encuesta utilizaremos un formulario de
preguntas.
Elaboración del instrumento.
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U.P.D.S. Formulario:
Grupo: Nº 1 Fecha de la encuesta:
Clave del encuestado: M FENTREVISTA A LOS FUNCIONARIOS
El presente cuestionario tiene como fin la obtención para la elaboración y
actualización del manual de organización y procedimientos del área de
Finanzas del instituto Técnico Domingo Sabio. De antemano
agradecemos su gentil colaboración
1. Nombre del puesto que ocupa……………………………………
2. Nivel Jerárquico………………Ejecutivo ( ) Operativo ( ) 3. ¿Qué cargos dependen de usted?...............................................
4. ¿De que cargo depende?.............................................................
5. ¿Cuál es el objetivo de su cargo?................................................
6. ¿Explique la función general de su cargo?
7. Detalle de las tareas que normalmente realiza (el orden descendente de
acuerdo a la importancia que usted le asigna)
1º ……………………………………………………………………………
2º ……………………………………………………………………………
3º ……………………………………………………………………………
4º ……………………………………………………………………………
5º …………………………………………………………………………….
6º …………………………………………………………………………….
7º …………………………………………………………………………….
8º …………………………………………………………………………….
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9º ……………………………………………………………………………
10º…………………………………………………………………………….
8. Para el desempeño de sus tareas cotidianas usted se basa en:
a) Documentos normativos de (manuales, reglamentos,etc) ( )
b) Ordenes de superiores ( )
c) Ambos ( )
d) Otro (indique) ( )
9. Indique los requisitos minimos que usted cree que son necesarios para
que el desempeño satisfactorio de su cargo
a) Grado de Instrucción……………………………………………………
b) Especialización………………………………………………………….
c) Experiencia en otros cargos y tiempo………………………………..
d) Conocimiento en el manejo de equipos e instrumentos…..............
…………………………………………………………………………….
e) Otros conocimientos……………………………………………………
10. ¿A su criterio que otras funciones debería desarrollar para mejorar el
desempeño de su cargo?
11. ¿Qué actividades ejecuta actualmente, considera innecesarias o
burocráticas y porque?
12. ¿Qué tipo de decisiones toma usted?
13. ¿Qué decisiones toma consultando a su inmediato superior?
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14. ¿Creé que sea necesaria la introducción de más personal o la creación
de otros cargos para agilizar y mejorar el desempeño de su cargo?
15. ¿Alguna sugerencia o comentario?
OBSERVACIONES:
Recojo de la información.
El día sábado 23 de julio a horas 3:35, procedimos a encuestar tanto al
gerente como al personal de trabajo, utilizando para ello el cuestionario
de observación directa simple al gerente y cuestionario cédula para los
trabajadores.
Análisis de Datos.
Las técnicas de análisis administrativa que vamos a utilizar son:
Análisis de Estructura
Análisis de sistemas
Formulaciones y Recomendaciones.
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Después de un análisis previo, comparando los objetivos planteados con
los resultados ahora obtenidos, llegamos a la conclusión de que la
empresa “ASOFI S.R.L” debe mantener la estructura de su organigr ama
ya que considerando que para ser una empresa pequeña esta
empezando muy bien ya que los cargos funcionales y están bien
relacionas, pero también con el previo análisis del cuestionario realizado
a los trabajadores recomendamos que se se eliminen algunas tareas
extras que se les delega a los trabajadores o funcionarios de la empresa
cuando alguien no puede llegar a su oficina o por motivos internos debe
salir o ausentarse de su puesto, delegarle la tarea a otro funcionario que
no le corresponde por lo que esto ya debe preverse para que todos
realicen conformemente sus tareas de una manera cómoda y eficiente,
así que estaría muy bueno realizar una modificación en estos puntos
para que la división de trabajo se equitativa y para que no exista
disconformidades, y de esta manera una mejor combinación y función
entre los puestos pueda ayudar a que la empresa que esta creciendo
poco a poco a pasos agigantados sea mejor y ofrezca y brinde a sus
clientes tanto reales como potenciales un servicio y producto de calidad
con los que se sientan satisfechos por la producción final que se les
brinda.
PREESENTACIÓN DEL INFORME
PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS DE ESTUDIO.- al titular de la
organización, al accionista, a los niveles directivos,Como también pudimos analizar y evaluar que la comunicación laboral
entre los miembros de la empresa es muy buena ya que el gerente
propietario está siempre dispuesto a escuchar las propuestas de los
empleados y estar presto para cualquier innovación en mejora de su
empre
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ELABORÓ REVISO APROBÓ
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:FECHA: FECHA: FECHA:
INDICE
Índice……………………………………………………………………………………..1
Introducción ……………………………………………………………………………...2
Antecedentes históricos…………………………………………………………………..3
Legislación o base legal…………………………………………………………………..4
Estructura orgánica……………………………………………………………………….5
Organigrama……………………………………………………………………………...6
Funciones…………………………………………………………………………………7
Descripción de puestos…………………………………………………………………...8
EMPRESACONSTRUCTORA
“ASOFI”S.R.L
FECHA JULIO 2012
Nº DEPAG
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MANUAL DEORGANIZACIÓN FECHA
Nº DEPAG
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ELABORÓ REVISO APROBÓ
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:FECHA: FECHA: FECHA:
EMPRESACONSTRUCTORA
“ASOFI”S.R.L
FECHA JULIO 2012
Nº DEPAG
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MANUAL DEORGANIZACIÓN
FECHA
Nº DEPAG
INTRODUCCION
El siguiente manual es un documento el cual sirve para la comunicación y
coordinación en forma ordenada y sistemática de toda la información de la
empresa que nos permitirá registrar y transmitir las instrucciones y lineamientos que
se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.
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ELABORÓ REVISO APROBÓ
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:FECHA: FECHA: FECHA:
EMPRESACONSTRUCTORA
“ASOFI”S.R.L
FECHA JULIO 2012
Nº DEPAG
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MANUAL DEORGANIZACIÓN
FECHA
Nº DEPAG
ANTECENDENTES HISTORICOS
La empresa “ASOFI S.R.L” Surge a través de un sueño del propietario Ing. Luis
Ernesto Perasso Rossel Gerente) en el año 1998 el cual se asocia con la Lic.
Gladys Rocío Antelo Saavedra (Representante Legal) que en total acuerdo está
conforme que la empresa lleve la denominación de “ASOFI” (Ana Sofía) nombre de
la hija del Ing. Luis Ernesto Perasso Rossel. Con el tiempo llego a formar parte de
la Cámara de Construcción en la cual ya se encuentra casi 12 años. Cuentan con
más de 14 años en el mercado de la construcción, 3 en transporte y logística y el
2010 comenzaron con el área de importación y exportación de maquinaria pesada y
material de construcción.
La empresa hace planificaciones a corto, mediano y largo plazo, lo que le permite
plantearse objetivos, donde al trabajar cada área como equipo incentiva con bonos
económicos la obtención de cada objetivo alcanzado. En su tiempo de vida realizo
distintos proyectos entre los que podemos destacar las siguientes obras:
Apertura de canales de riego en Iscayachi, Tolomosa Centro, Tolomosa Este,
Camargo, gaviones en Camargo, poliductos desde la salida de Yacimientos hasta
Sella, gasoductos desde la salida de Yacimientos hasta El Puente, tendido de la
fibra óptica en el anillo de la ciudad de Tarija para Cosett.
Presa de hormigón en Tacumayo
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ELABORÓ REVISO APROBÓ
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:FECHA: FECHA: FECHA:
EMPRESACONSTRUCTORA
“ASOFI”S.R.L
FECHA JULIO 2012
Nº DEPAG
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MANUAL DEORGANIZACIÓN
FECHA
Nº DEPAG
LEGISLACION O BASE LEGAL
La empresa constructora ASOFI S.R.L se encuentra registrada legamente en los
siguientes lugares:
1.- FUNDEMPRESA2.- IMPUESTOS
3.- NIT
4.- MINISTERIO DE TRANSPORTE Y COMUNICACIÓN
5.- CABOCO
6.- CADECO
7.- ALCALDIA
8.- RESGISTRO DE LA MATRICULA DE FUNCIONAMIENTO
9.- MINISTERIO DE TRABAJO
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ELABORÓ REVISO APROBÓ
OMBRE: NOMBRE: NOMBRE:FECHA: FECHA: FECHA:
EMPRESACONSTRUCTORA
“ASOFI”S.R.L
FECHA JULIO 2012
Nº DEPAG
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MANUAL DEORGANIZACIÓN
FECHA
Nº DEPAG
ESTRUCTURA ORGANICA
1. Gerente
1.1. Representante legal
1.2. Secretaria
1.3. Planta de Ingenieros
1.3.1. Obras
1.4. Administración
1.4.1. Contadora
1.4.1.1. Encargado de almacenes
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ELABORÓ REVISO APROBÓ
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:FECHA: FECHA: FECHA:
EMPRESACONSTRUCTORA
“ASOFI”S.R.L
FECHA JULIO 2012
Nº DEPAG
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MANUAL DEORGANIZACIÓN
FECHA
Nº DEPAG
ORGANIGRAMA
NIVEL ESTRATEGICO
NIVEL TÁCTICO
NIVEL OPERATIVO
GERENTEGENERAL
SECRETARIA
REPRESENTANTE
LEGAL
ADMINISTRADOR
PLANTA DE
INGENIEROS
CONTADORAOBRAS
ENCARGADO DE
ALMACENES
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ELABORÓ REVISO APROBÓ
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EMPRESACONSTRUCTORA
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FECHA JULIO 2012
Nº DEPAG
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MANUAL DEORGANIZACIÓN
FECHA
Nº DEPAG
FUNCIONES
Gerente: planificar, coordinar y dirigir.
Representante legal: autorizar y certificar.
Secretaria: documentar, informar y apoyar.
Planta de ingenieros: coordinar, dirigir, evaluar y contratar.
Área administrativa: organizar, dirigir e integrar.
Obras: operar, coordinar y hacer.
Contadora: registrar, recopilar y solicitar.
Encargado de almacenes: almacenar, ordenar.
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NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:FECHA: FECHA: FECHA:
EMPRESACONSTRUCTORA
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MANUAL DEORGANIZACIÓN
FECHA
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DESCRIPCION DE PUESTOS7. Autorizar la contratación de personal y todos los actos de adquisición de bienes
de capital, contratación de obras y prestación de servicios que la Empresa
realice con terceros, de acuerdo al Estatuto Social, Disposiciones Legales
vigentes y/o acuerdos de Directorio.
8. Planear las acciones futuras de la Empresa, estableciendo comités y
recurriendo a asesoría externa, para realizar estudios y análisis especiales
concernientes al logro de objetivos de la Empresa, dentro del marco legal y
acuerdos del Directorio.
9. Poner a consideración del Directorio los Estados Financieros de la Empresa y
Memoria Anual para su revisión y presentación a la Junta General de
Accionistas, para su aprobación.
10. Realizar toda función o encargo que le asigne el Directorio y las que le
correspondan según lo establecido por la normatividad vigente y disposiciones
de la empresa.
Responsabilidad
Comunicación1.- Horizontal: no2.- Vertical: no3.- Descendente: si, con todas las áreas de la empresa4.- Externa : con los clientes y proveedoresEspecificaciones del puesto1.- Conocimiento: Ingeniería, Administración, Economía o carreras afines2.- Experiencia: De preferencia con Maestrías y Postgrados3.- Iniciativa: En el diagnostico y toma de decisiones4.- Personalidad: Fuerte para poder trabajar bajo presión y tener alta capacidad de
negociación
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ELABORÓ REVISO APROBÓ
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:FECHA: FECHA: FECHA:
EMPRESACONSTRUCTORA
“ASOFI”S.R.L
FECHA JULIO 2012
Nº DEPAG
10 DE 19
MANUAL DEORGANIZACIÓN FECHA
Nº DEPAG
DESCRIPCION DE PUESTOS
IDENTIFICACION Y RELACIONESA) IDENTIFICACION:1.- Nombre del Puesto: Representante Legal2.- Número de Plazas: 1
3.- Ubicación: : Táctico4.- Tipo de Contratación: Indefinida5.- Ámbito de Operación: oficinaB) RELACIONES DE AUTORIDAD:6.- Jefe Inmediato: Gerente General7.- Subordinados directos:
Representante Legal Secretaria Administrador Planta de Ingenieros Obras
Contadora Encargado de almacenes
8.- Dependencia Laboral: ningunaPropósito del puestoFunción general: Asesorar, promover y ejecutar acciones en materia legal como para prevenir ysolucionar problemas, aplicando las normas y procedimientos legales en general, así mismo proporcionar los servicios de apoyo y asistencia para la correcta realización de las sesiones dedirectorio preparando la documentación requerida como organizando y resguardando losarchivos o también documentarios del escritorio.Función Especifica:1. Apoyar en la elaboración de informes sobre las disposiciones legales relacionadascon la Empresa, para su recopilación y difusión al interior de la misma.
2. Apoyar al Jefe de la Oficina de Asesoría Legal, a atender los dispositivos legales yresoluciones que remitan los organismos del Subsector Eléctrico, colaborando enla elaboración actas y resoluciones administrativas relacionadas con la Empresa.3. Asumir la representación legal de la Empresa para los asuntos administrativos pertinentes que se le encarguen.
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DESCRIPCION DE PUESTOS
4. Participar y contribuir en la formulación de documentos de los convenioscomerciales y documentarios conexos que la Empresa disponga contratar.
5. Participar en la emisión de dictámenes y opinión sobre los dispositivos legalesinvolucrados en consultas y reclamos formulados, relacionado con el suministro deenergía eléctrica.6. Organizar y coordinar las reuniones de la Junta General de Accionistas y las
sesiones de Directorio, preparando en coordinación con la Gerencia General laAgenda y Carpeta de Trabajo, así como la redacción de las actas de las sesiones7. Ordenar y controlar los archivos de documentación propia del Directorio,incluyendo la custodia del Libro de Actas, acuerdos y toda la documentaciónreservada del Directorio.8. Efectuar las transcripciones de los acuerdos del Directorio, sistematizar ladifusión, el seguimiento y cumplimiento de los acuerdos y pedidos del Directorio.9. Consolidar los informes presentados por la Gerencia General y elevarlos alDirectorio.10. Cumplir con las normas y procedimientos establecidos por la Empresa, lasdisposiciones Internas y el Reglamento Interno de Trabajo.
ResponsabilidadComunicación1.- Horizontal: si con el gerente2.- Vertical: no3.- Descendente: si, con todas las áreas de la empresa4.- Externa: siEspecificaciones del puesto1.- Conocimiento: Con especialización en Legislación General, Laboral, y de
Sociedades2.- Experiencia: Mínimo 02 años de experiencia en puestos3.- Iniciativa: Manejo de información reservada
Lealtad y confiabilidadPuntualidad y elaboración de documentos legales
4.- Personalidad: capacidad de organización y coordinaciónAnálisis legal y organizacionalRegistro y archivos documentario
ELABORÓ REVISO APROBÓ
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
EMPRESACOSTRUCTORA “ASOFI
S.R.L”
FECHA JULIO 2012
Nº DE PAG 11 DE 19
MANUAL DEORGANIZACION
FECHA
Nº DE PAG
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ELABORÓ REVISO APROBÓ
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:FECHA: FECHA: FECHA:
EMPRESACONSTRUCTORA
“ASOFI”S.R.L
FECHA JULIO 2012
Nº DEPAG
12 DE 19
MANUAL DEORGANIZACIÓN
FECHA
Nº DEPAG
DESCRIPCION DE PUESTOS
IDENTIFICACION Y RELACIONESA) IDENTIFICACION:1.- Nombre del Puesto: secretaria2.- Número de Plazas: 13.- Ubicación: : Táctica4.- Tipo de Contratación: indefinida
5.- Ámbito de Operación: oficinaB) RELACIONES DE AUTORIDAD:6.- Jefe Inmediato: gerente7.- Subordinados directos: ninguna8.- Dependencia Laboral: gerente generalPropósito del puesto: contribuir de manera productiva al funcionamiento de laconstructora mediante su trabajo discreto, sistemático, ordenado y metódico.Función general: Proponer la normatividad necesaria para optimizar los procesos del Sistema deAdministración Documentaria, así como coordinar, planear, ejecutar, evaluar y controlarDichos procesos.
Función Especifica: Atención y recepción de llamadas, toma de dictados, transcripción deoficios y documentos, control de agenda, control y entrega de archivosResponsabilidad: MáximaComunicación1.- Horizontal: si2.- Vertical: si3.- Descendente: algunas veces4.- Externa: siEspecificaciones del puesto1.- Conocimiento: En mecanografía, ofimática, ortografía, gramática y el idioma del país.2.- Experiencia: mayor a un año3.- Iniciativa: constante4.- Personalidad: Equilibrada, proactiva, discreta, autoestima positivo, ordenada, dedicación,
sincera
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ELABORÓ REVISO APROBÓ
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:FECHA: FECHA: FECHA:
EMPRESACONSTRUCTORA
“ASOFI”S.R.L
FECHA JULIO 2012
Nº DEPAG
13 DE 19
MANUAL DEORANIZACION
FECHA
Nº DEPAG
DESCRIPCION DE PUESTOS
IDENTIFICACION Y RELACIONESA) IDENTIFICACION:1.- Nombre del Puesto: contadora2.- Número de Plazas: 13.- Ubicación: : operativo4.- Tipo de Contratación: indefinida
5.- Ámbito de Operación: oficinaB) RELACIONES DE AUTORIDAD:6.- Jefe Inmediato: administrador7.- Subordinados directos: encargado de almacenes8.- Dependencia Laboral:Propósito del puesto:Función general: planificar, organizar, supervisar y controlar las actividades contables, laformulación de los estados financieros establecidos por dispositivos legales y por normasinternas, así como la emisión de información sobre costos empresariales.Función Especifica:1. Formular y suscribir el Balance General, Estado de Ganancias y Pérdidas y sus
anexos correspondientes de la Empresa.2. Programar, supervisar y controlar las actividades de registro, análisis ycodificación de los movimientos económicos y financieros ocurridos.3. Supervisar y coordinar funcionalmente las actividades contables con la supervisión delogística de San Martín.4. Supervisar y controlar la aplicación de los sistemas contables establecidos pordispositivos legales, adecuándolos a las normas internas pertinentes aprobadas
por la Dirección de la Empresa.5. Desarrollar programas de capacitación interna a fin de asegurar la competenciade los trabajadores en los trabajos asignados, de acuerdo a las normas vigentesy adelantos tecnológicos incorporados.
6. Desarrollar procedimientos de trabajo a fin de optimizar procesos y asegurar lacalidad de las operaciones.
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ELABORÓ REVISO APROBÓ
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:FECHA: FECHA: FECHA:
EMPRESACONSTRUCTORA
“ASOFI”S.R.L
FECHA JULIO 2012
Nº DEPAG
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MANUAL DEORANIZACION
FECHA
Nº DEPAG
DESCRIPCION DE PUESTOS7. Formular y proponer, según sea el caso, normas y procedimientos operativos,técnicos o generales para su Unidad, difundiéndolos y controlando su aplicacióny cumplimiento.8. Supervisar y verificar el oportuno y correcto registro de las operacionescontables.9. Coordinar con los Gerentes de Línea, los procedimientos que faciliten la fluidez
de la información contable de las mismas.10. Supervisar el oportuno registro y pago de las obligaciones de la Empresa enmateria de tributos directos o indirectos, retenciones u otro tipo similar deresponsabilidades.11. Supervisar el cálculo correcto de los costos empresariales.12. Formular en coordinación con el Gerente de Administración y Finanzas, loslineamientos de políticas relativas a los registros y controles contables.13. Supervisar que las operaciones contables de la sede Iquitos y servicioseléctricos de Loreto, estén al día en los registros principales y auxiliares, deacuerdo al plan de cuentas establecidos y a procedimientos, normas, órdenes ydirectivas contables.
Responsabilidad: máxima de confidencialidadComunicación1.- Horizontal: si, con el administrador2.- Vertical: ninguno3.- Descendente: ninguno4.- Externa: impuestos nacionalesEspecificaciones del puesto1.- Conocimiento: presentar oportuna y correctamente los estados financieros.2.- Experiencia: mínimo 3 años de experiencia en puestos afines3.- Iniciativa: análisis contable, tributario y de costos.
Asesoría económica financiera4.- Personalidad: confidencialidad, honestidad y liderazgo.
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MANUAL DEORANIZACION
FECHA
Nº DEPAG
DESCRIPCION DE PUESTOS
IDENTIFICACION Y RELACIONESA) IDENTIFICACION:
1.- Nombre del Puesto: gerente de administración2.- Número de Plazas: 13.- Ubicación: Táctica4.- Tipo de Contratación: indefinida
5.- Ámbito de Operación: oficinaB) RELACIONES DE AUTORIDAD:6.- Jefe Inmediato: gerente general7.- Subordinados directos: contadora8.- Dependencia Laboral: gerentePropósito del puesto:Función general: Planificar, organizar, ejecutar coordinar y controlar la gestión administrativade losrecursos de la Empresa, bajo los principios de eficiencia, eficacia y efectividadempresarial, de conformidad con las políticas y normas fijadas por la Alta Dirección.Además, supervisa funcionalmente a las oficinas administrativas San Martín yAmazonas Cajamarca, a fin de asegurar el cumplimiento de los procedimientosadministrativos y el registro y remisión oportuna de información a la sede.Función Especifica:
1. Conducir, coordinar y supervisar la administración de los recursos humanos enlos procesos de reclutamiento, prestaciones sociales, administración desueldos y salarios, capacitación del personal, así como propiciar y mantener unclima laboral apropiado.2. Conducir, coordinar y supervisar la administración de los recursos materiales yde servicios, necesarios para la adecuada marcha administrativa y operativa dela Empresa, de conformidad y con sujeción a los reglamentos y disposiciones
legales vigentes.3. Cumplir, implementar y supervisar los acuerdos establecidos por el Comité deGerencia General en materia de estandarización de métodos y procedimientos.
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MANUAL DEORGANIZACIÓN
FECHA
Nº DEPAG
DESCRIPCION DE PUESTOS
4. Conducir, coordinar y supervisar las acciones relativas al registro yconsolidación de las transacciones económicas y financieras de la Empresa,así como, la formulación, análisis, evaluación y presentación oportuna de losestados financieros a la Gerencia General.5. Conducir, coordinar y supervisar la implementación en el sistema mecanizado
de las diversas actividades que se desarrollan en las Unidades que se integrana la Gerencia a su cargo.6. Proponer las políticas, normas y directivas para las actividades administrativasy comerciales, verificando su aplicación y manteniéndolas actualizadas deacuerdo con el entorno empresarial.7. Integrar los diferentes presupuestos de las áreas y proponer a la GerenciaGeneral el presupuesto integrado de la empresa.8. Elaborar y proponer a la gerencia general el presupuesto anual de su área yuna vez aprobado, vigilar su cumplimiento.9. Desarrollar las acciones referidas al control y saneamiento de los bienes de laEmpresa.
10. Conducir y supervisar el proceso de programación, captación y control de losrecursos financieros de la Empresa, para poder atender los requerimientos deefectivo para la operación e inversión.ResponsabilidadComunicación1.- Horizontal:2.- Vertical:3.- Descendente:4.- ExternaEspecificaciones del puesto1.- Conocimiento: ingeniería, administración de empresas, economía, algo de contabilidad.
2.- Experiencia: mínimo 5 años de experiencia en puestos gerenciales3.- Iniciativa: capacidad del diagnostico y toma de decisiones.Capacidad de trabajo en equipo
4.- Personalidad: integrar tecnología e innovación en el trabajoAlta capacidad de negociaciónCapacidad para trabajar bajo presión
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MANUAL DEORGANIZACIÓN
FECHA
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DESCRIPCION DE PUESTOS
IDENTIFICACION Y RELACIONESA) IDENTIFICACION:1.- Nombre del Puesto: planta de ingenieros2.- Número de Plazas: 33.- Ubicación: Operativa4.- Tipo de Contratación: indefinida
5.- Ámbito de Operación: oficina y campo de construcciónB) RELACIONES DE AUTORIDAD:6.- Jefe Inmediato: gerente7.- Subordinados directos: obras8.- Dependencia Laboral: gerente generalPropósito del puesto:Función general: Diseñar, direccionar, controlar y realizar un seguimiento continúo tanto de lasobras como el trabajo de las maquinarias.Función Especifica:1.- Supervisión y control durante el proceso de la obra.2.- Proporcionar del material requerido para la realización de la obra a los trabajadores.
ResponsabilidadComunicación1.- Horizontal: si, con el asesor legal y gerente general.2.- Vertical: si, con administrador3.- Descendente: si, con obras4.- Externa: si, con los proveedores y clientesEspecificaciones del puesto1.- Conocimiento: Ing. Civil, medición de campos métricos.2.- Experiencia: más de 3 años en empresa con puestos afines.3.- Iniciativa: en la entrega de provisiones siendo proactivo.4.- Personalidad: trabajar bajo presión
Liderazgo innovador
Trabajo en equipo
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MANUAL DEORGANIZACIÓN
FECHA
Nº DEPAG
DESCRIPCION DE PUESTOS
IDENTIFICACION Y RELACIONESA) IDENTIFICACION:1.- Nombre del Puesto: obras2.- Número de Plazas: ----3.- Ubicación: operativo4.- Tipo de Contratación: por obra
5.- Ámbito de Operación: campo de construcciónB) RELACIONES DE AUTORIDAD:6.- Jefe Inmediato: planta de ingenieros 7.- Subordinados directos: ninguno8.- Dependencia Laboral: planta de ingenierosPropósito del puesto:Función general: cumple con los objetivos y plazos de trabajo propuesto por los ingenieros en eltiempo determinado con la mayor calidad y eficiencia una apta satisfacción al cliente.Función Específica: cuidar y cumplir con los horarios establecidos, cuidar y contar con elmaterial a utilizar.
Responsabilidad: realizar el trabajo con eficacia y eficiencia.
Comunicación1.- Horizontal: si, con la planta de ingenieros2.- Vertical: no3.- Descendente: no4.- Externa: noEspecificaciones del puesto1.- Conocimiento: técnico y practico en la construcción2.- Experiencia: mínima de 2 a 3 años3.- Iniciativa: creatividad en la construcción4.- Personalidad:
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MANUAL DEORANIZACION
FECHA
Nº DEPAG
DESCRIPCION DE PUESTOS
IDENTIFICACION Y RELACIONESA) IDENTIFICACION:1.- Nombre del Puesto: encargado de almacenes2.- Número de Plazas: 13.- Ubicación: : operativa4.- Tipo de Contratación: eventual
5.- Ámbito de Operación: oficinaB) RELACIONES DE AUTORIDAD:6.- Jefe Inmediato: administrador7.- Subordinados directos: encargado de almacenes8.- Dependencia Laboral:Propósito del puesto:Función general: resguardar el material y prever el material necesario que se está acabando paraobtener una reposiciónFunción Especifica: tener en orden todo lo del almacén
Realizar inventarios periódicos para preverSolicitar e informar por escrito para la reposición de los materiales faltantes
ResponsabilidadComunicación1.- Horizontal: ninguna2.- Vertical: contadora3.- Descendente: ninguna4.- Externa: ningunaEspecificaciones del puesto1.- Conocimiento: técnicos de almacenamiento y distribución2.- Experiencia: mínimo 1 año en el mismo rubro3.- Iniciativa: ordenar de manera sistemática y correlativa todo lo del almacén que esta bajo su
cargo4.- Personalidad: responsable y comprometido
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DIRECTORIO
Nº
PASO
NOMBRE CARGO TELEFONO
1
ING. LUISPERASSO
GERENTE 70218018
2
LIC. GLADYS ANTELO
REPRESENTANTE LEGAL 60255604
3
MADELINCHOQUETILLA
SECRETARIA 76837944
4
LIC. EDGARMARTINEZ
ADMINISTRADOR 60258024
5
LIC. ISABELMANSILLA
CONTADORA 77175596
6
PERSY ALEMÁN ENCARGADO DE ALMACENES
72982178
7
ING JUANCARLOS
CUELLAR
PLANTA DE INGENIEROS 70223744
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Nº DEPAG
DE
MANUAL DEORGANIZACIÓN
FECHA
Nº DEPAG
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INDICE
Índice o contenido………………………………………………………………………1 Prologo y/o introducción………………………………………………………………..2
Objetivos de los procedimientos………………………………………………………..3
Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos…………………………………..
Responsables…………………………………………………………………………..
Políticas o normas de operación.……………………………………………………….
Procedimientos (descripción de las operaciones)………………………………………
Formularios o impresos………………………………………………………………..
Diagramas de flujo……………………………………………………………………..
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DE
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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INTRODUCCION
Este manual pretende establecer una guía para el buen funcionamiento de la empresa
constructora ASOFI S.R.L; en él se registraran todos los procesos y funciones del personal y
de los nuevos trabajadores que se incorporen.
Se precisara identificar responsables de cada proceso, normalizar las tareas rutinarias y
reducir la incertidumbre en la toma de decisiones.
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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Definir los procesos y procedimientos precisando las actividades, responsabilidades y
autoridades.
De esta manera tratando de facilitar a los trabajadores la información sobre sus tareas quedeben realizar dentro de la empresa de una manera eficiente y eficaz.
Como objetivo principal de los procedimientos es determinar las actividades que se deben
realizar dentro de la empresa para la consecución de los objetivos para los cuales fue creada
y asi a su ves poder detectar cuales se requieren implementar, modificar o desechar tomando
como base el análisis de las actividades de los puestos creados para la consecución de dicho
objetivo.
Como segundo objetivo tenemos definir los puestos existentes y validar la importancia
estructural del puesto para definir de manera eficiente la reestructura organizacional
pertinente a fin de mejorar la productividad y reducir cargas financieras de la empresa.
Posteriormente procederemos a justificar si la existencia del puesto dentro de la estructura
organizacional esta correctamente definida en cuanto a las cargas de trabajo, numero de
plazas, especialización y responsabilidad de los trabajadores dentro de su puesto laboral.
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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
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AREA DE APLICACIÓN
Este manual tendrá un alcance dentro de la empresa en el área administrativa, cuyas áreas ounidades orgánicas que intervienen en el reclutamiento y selección del personal presidirándel consejo de administración del gerente general de los supervisores de producción quetengan necesidad de contratar una persona eficiente que deba llenar una solicitud derequisición la cual deberá ser autorizada por el gerente general para después hacerla llenar al
jefe de administración para que se verifique la disponibilidad presupuestal y lleve a cabo el procedimiento de reclutamiento y selección.Con el objetivo de reclutar y seleccionar el personal idóneo para ocupar el puesto que sesolicita y esta vacante y así de esta manera poder dar cumplimiento a los programas detrabajo para superar las expectativas de nuestros clientes debido a su importancia.
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DE
MANUAL DEPROCEDIMIENTOS
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RESPONSABLES
Los responsables serán los individuos encargados de cada departamento y de acuerdo a sunivel jerárquico, son: el gerente, administrador y la planta de ingenieros.
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Nº DEPAG
DE
MANUAL DEPROCEDIMIENTOS
FECHA
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POLITICAS Y NORMAS
Buena seguridad para los trabajadores
Trabajo justo
Generar utilidades
Generar empleo
Normas laborales
Control de asistencia
Puntualidad
Seguridad industrial
Seguridad social
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MANUAL DEPROCEDIMIENTOS
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Nº
PASO
OPERACION REPONSABLES DESCRIPCION
1
2
3
4
5
6
7
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MANUAL DEPROCEDIMIENTO
FECHA
Nº DEPAG
ELABORÓ REVISO APROBÓ
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE
FECHA: FECHA: FECHA: