TRASFERENCIAS DOCUMENTALES

PRESENTADO A:YAMILÉ HIDALGO

PRESENTADO PORNubia Ederley Macías DazaJhon Jairo López Hernández

Dally Mireya Daza Cruz

Bolívar Cauca, 15 de mayo de 2015TECNICO EN SISTENCIA Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

QUÉ ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Es el traslado de las Series y/o Subseries documentales que han cumplido su tiempo en el Archivo de Gestión u Oficina al Archivo Central o Intermedio.

¿Pero qué es cumplir el tiempo de Retención Documental o de permanencia en el Archivo de Gestión?

Es cuando los documentos que se encuentran en el Archivo de Gestión cumplen su ciclo es decir, la frecuencia de consulta disminuye como consecuencia de la pérdida de sus valores administrativos.

QUÉ DEBE HACER PARA UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

1. Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental

Los documentos propios de cada dependencia, de acuerdo a sus funciones se separarán según el Cuadro de Clasificación Documental

(CCD), siendo una herramienta que permite la codificación e identificación de cada una de las series, subseries y tipologías

documentales en cada dependencia.

Ordenación

La ordenación de cada carpeta se hará según sea el caso cronológica o numérica.

•Ordenación Cronológica se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO

•Ordenación Numérica se ordenaran en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.

Preparación Física

Las carpetas deben ir con la documentación completa, estar

previamente seleccionados sin borradores, notas

marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa, manuscritos,

sobres de correo, material bibliográfico, documentos duplicados, ganchos de

grapadora, clips, autoadhesivos, cinta

pegante o elementos que puedan causar deterioro

físico

CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

Cada carpeta tiene en el lomo la capacidad estándar para el almacenamiento de los documentos por favor no exceda su capacidad.

F O L I A C I Ó N

Cada tipología documental se le debe asignar un

número en forma ascendente haciendo la respectiva foliación por

cada documento dentro de la carpeta, utilizando lápiz

negro.

¿CÓMO MARCAR LAS CARPETAS?

Las carpetas se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe de tener:

Nombre dependencia

Código de la dependencia / Número de clasificación

Título de la carpeta

Año retrospectivo

Selección de la documentación según la T.R.D

De acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se transferirán solo al Archivo Central los documentos que

cumplan el tiempo de vigencia en el Archivo de Gestión, estipulados en las TRD.

Se transferirán las series que respondan a las funciones específicas de la dependencia productora.

¿COMO DEBE ALMACENAR EN LA CAJA DE ARCHIVO

Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas y registrarlas en el formato de inventario consecutivamente por el número asignado a cada serie y subserie documental como lo indica el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), de izquierda a derecha. En las cajas de archivo.

Nota Las carpetas que tengan el mismo código de serie se ordenaran en forma alfabética. Como por ejemplo todos los comunicados entre dependencias.

PARA QUÉ SIRVE LA TRASFERENCIA DOCUMENTAL

•Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en la oficina.•Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación •Evitar la producción y acumulación irracional de documentos•Concentrar la información útil para la toma de decisiones administrativas•Garantizar a los usuarios el acceso a la información •Guardar temporalmente o definitivamente la memoria institucional.

GRACIAS