M8: Habilitats Socials

IntroduccióEn aquest treball, ens aprofundirem en el tema de les reunions, un tema que pot semblar molt normal però que es una tasca que s'utilitza habitualment en la majoria de llocs de treballs, és a dir, una eina que esta molt present en la vida diària i professional de moltes persones.

Per això al llarg d'aquest treball d'investigació, ens ocuparem de saber què és una reunió, com s'ha de desenvolupar, quins són els seus components, qui és el coordinador/a que s'encarrega de guiar-la, quins tipus hi ha, per a què serveix cadascuna, quins objectius tenen i, en definitiva, saber què es realitza en una reunió i saber com s'ha d'actuar i quina actitud i postura s'ha de tenir quan ens trobem en una situació d'aquesta mena un cop que s’ha començat a treballar i a moure'ns correctament en el camp professional.

1

Índex

Introducció ............................................................................................... pàg. 1

2.1 LA REUNIÓ COM A TREBALL EN GRUP............................................... pàg. 3 2.1.1. Introducció; Les reunions de treball .................................................. pàg. 3 2.1.2. Vuit passos per una reunió de treball exitosa .................................... pàg. 5 2.1.3. Errades més freqüents i com solucionar-les ...................................... pàg. 8

2.2 TIPUS DE REUINIONS I FUNCIONS ................................................... pàg. 10 2.2.1. Reunions informatives .................................................................... pàg. 10 2.2.2. Reunions formatives ........................................................................ pàg. 11 2.2.3. Reunions de presa de decisions ....................................................... pàg. 12 2.2.4. Reunions creatives ........................................................................... pàg. 13 2.2.5. Reunions d'anàlisi de problemes ..................................................... pàg. 14 2.2.6. Reunions consultivo-deliberatives ................................................... pàg. 14

Annex 1: Reunions virtuals; les reunions no presencials ...................... pàg. 15

Conclusions ............................................................................................ pàg. 16

Webgrafia i Bibliografia ......................................................................... pàg. 17

2

2.1 La reunió com a treball en grup

2.1.1. Introducció; Les reunions de treball

Una reunió és un acte o procés pel qual un grup de persones s’uneixen, com un conjunt, amb un propòsit comú. És l’agrupació de varies persones en un moment i espai donats, voluntària o accidental. Pot dur-se a terme de manera organitzada i planificada, amb un objectiu delimitat però també pot donar-se de manera espontània, per raons causals i sense grans propòsits.

És una activitat amb un cost de temps, de treball i econòmic per als participants. Això fa que no puguem anar organitzant reunions a la babalà, sinó que s’han de celebrar quan realment siguin necessàries i convenients. A més, cal tenir present que una reunió també és una eina que ens permet assolir determinats objectius, però no tots. Per tot això, abans de convocar una reunió, cal analitzar si és idoni realitzar-la.

A continuació es detallen una sèrie de preguntes que poden ajudar a decidir si cal fer una reunió

• És necessària? És la millora manera per assolir el nostre objectiu?

• Què volem aconseguir amb aquesta reunió?

• Hi ha altres alternatives a la reunió amb menor cost (telèfon, correu electrònic, etc)?

• És un bon moment per realitzar-la?

• Hi ha dificultats que poden impedir el seu èxit?

Si una vegada valorada aquestes qüestions s’arriba a la conclusió que aquesta reunió és necessària, cal començar a treballar en la seva preparació. De fet, la correcta planificació de la reunió és el principal factor d’estalvi de temps.

En una reunió, dos o més persones es reuneixen per discutir un o varis temes, sovint en un ambient formal. En una organització les persones de la reunió pertanyen al mateix organisme o institució, ja sigui pública o privada, són convocades mitjançant una ordre del dia i els acords adoptats s’inclouen a l’acta de la reunió.

Ordre del dia: També es diu agenda o programa i és una llista de punts a ser tractats i discutits en una determinada reunió.L’acta de la reunió: És el document escrit on es registren els temes tractats i els acords adoptats en una determinada reunió, amb la finalitat de certificar el que s’ha acordat i donar-li validesa.

En una organització, una reunió convoca a dues o més persones amb el propòsit d’aconseguir un objectiu comú a través de la interacció verbal i de l’intercanvi d’informació per tenir la possibilitat d’arribar a un acord. Les reunions poden produir-se cara a cara o virtualment.

Les reunions són importants per aconseguir que tot funcioni bé dins d’un grup. És important celebrar reunions entre els treballadors o persones d’un grup o amb els supervisors dels mateixos, per a determinar si s’estan aconseguint els objectius desitjats i com s’estan aconseguint, per veure si les fites o projeccions que es van plantejar prèviament s’han complert en la seva totalitat i si no, prendre les mesures necessàries.

3

Desafortunadament, la majoria de les reunions de treball no s’aprofiten com s’hauria de fer. Moltes vegades, aquestes només serveixen per explicar últimes notícies, o experiències personals del cap de setmana o perdre temps en temes sense cap importància i en comentar tot excepte el que es pretenia aclarir o parlar per a millorar o solucionar qualsevol problema o inconvenient.

Per a evitar que això passi, s’han de seguir uns paràmetres que faran que les reunions siguin productives i serveixin per a la fita per la qual van ser creades.

La primera mesura a prendre, els encarregats del desenvolupament de la reunió, s’han de preparar amb anticipació tot el que volen proposar i exposar i si és el cas, entregar documents a les persones que hagin d’assistir per a que aquests sàpiguen de què es parla.

En segon lloc, és molt important que es respecti l’ordre dels temes que s’hagin de parlar. Ha d’haver un moderador que sigui el que introdueixi als membres de la junta, els temes a tractar. Vigilarà que no es produeixin comentaris aliens al que s’està debatent i serà l’encarregat de que cada persona que parli sigui escoltada i posteriorment es mostrin tots els punts de vista amb total disciplina. Això per a que la qualitat de la reunió sigui bona i s’aprofiti el temps de la millor manera.També ha d’existir una persona encarregada de plasmar en paper, totes les idees expressades en la reunió i els acords als que s’hagi arribat. Això ens ajudarà a fer un seguiment de tot el tractat i a millorar les solucions.

També hem de tenir en compte que és molt important que la nostra ment estigui oberta a rebre qualsevol crítica o suggeriment. En una reunió hem de tenir una actitud que ens permeti analitzar altres punts de vista i així disminuirem la nostra tensió. Això ajudarà a que la reunió es desenvolupi bé i sigui summament productiva per a tots els participants de la mateixa.

L’important és aprofitar les reunions al màxim i treure les millors conclusions.

Per aconseguir els objectius de la reunió, el moderador ha de tenir en compte dos àrees diferents: la dinàmica del grup i el procediment del treball.

La dinàmica del grup ha d’evitar l’aparició d‘actituds tancades ja que quan les persones de la dinàmica tenen una actitud tancada, redueixen el seu rendiment i l’esperit de col·laboració. I el procediment de treball per establir i controlar el procediment, controlar el temps de la reunió i aconseguir els seus objectius.

És important que hi hagi un respecte per totes les opinions que es donin, sense importar si s’està d’acord o no amb els plantejaments.La mentalitat de la tolerància i la maduresa que es tingui, serà important per acceptar sempre el millor per a tots encara que les nostres idees no hagin estat les millors, ja que el més important és el benefici comú de tots i no l’individual.

Per a controlar el temps no existeix cap tècnica, bàsicament el moderador ha de:- Establir un temps límit per a cada tema a tractar.- Interrompre amablement a qui porti una altra conversa.- Posposar algun tema que s’allargui massa, cap a altra reunió.- Aparcar temporalment aquells temes en els que la situació es quedi bloquejada

4

2.1.2. Vuit passos per una reunió de treball exitosa

Reunir al personal, coordinar temes, planificar la exposició i no perdre’s en l’intent, sembla tot un repte per a qui desitgi planificar aquestes trobades. Les reunions de treball has de complir el paper pel qual van ser planificades: Informar a l’equip del que està passant en l’empresa i els objectius que es volen concretar, per revertir situacions adverses.

Tanmateix, en moltes ocasions, s’acaben convertint en una molèstia tant per qui la va organitzar, com pels assistents.

Una reunió pot ser exitosa si existeix lideratge, confiança i una bona organització

A continuació, els vuit passos que s’han de tenir presents si es pretén organitzar una reunió de treball precisa, dinàmica i exitosa:

1. Planificar la trobada i informar a l’equip.Una de les primeres consideracions que s’han de tenir en compte si es pretén efectuar una reunió de treball, És la d’informar amb anticipació la realització d’aquesta. Per això és important que els assistents siguin contactats, per exemple a través d’un correu electrònic, d’una nota informativa, per telèfon, etc...on es concretarà dia i hora i els temes que es discutiran. L’error més gran és arribar a una reunió de treball sense una planificació i reunir persones que no tinguin interès ni temps per escoltar el que han de dir els demés.

2. Exigir la puntualitat dels assistents.Un cop enviada la notificació, és necessari destacar la puntualitat d’arribada a la reunió, encara que no cal atabalar. Només així serà possible discutir els temes plantejats.

3. Elaborar una agenda de continguts amb els temes a tractar. Tenir una agenda de continguts és fonamental en les reunions de treball. Si s’informa amb anticipació els temes que es discutiran, els assistents arribaran més preparats a la junta i amb diferents idees per proposar.

4. Delimitar els temes segons el planificat. És un dels tòpics més importants. Això és perquè si busca canviar la impressió dels assistents del que és una avorrida reunió de treball, és necessari disposar l’ordre i la prioritat de temes que es tractaran en aquesta. És molt fàcil que el tema es desviï i s’introdueixin dins de la discussió altres temes que no formen part de l’agenda. Si això passés, qui dirigeix la reunió ha de determinar si és un tema per tractar en el moment, o bé si s’ha d’incloure en una altra reunió posterior.

5. Tractar la reunió amb traces d’humor.La reunió de treball ha de ser una instància de discussió positiva i no un trobament de treballadors avorrits, molestos i desmotivats. És absolutament necessari tractar les reunions amb una petita traça d’humor. S’ha d’identificar quan l’audiència necessita relaxar-se una mica, concentrar-se, quan se senten incòmodes, i quan és el moment de fer una pausa.

5

6. Evitar els monòlegs.Que la reunió sigui efectiva, dinàmica i ràpida dependrà del moderador. Aquest haurà de mostrar lideratge i seguretat en sí mateix, evitant caure en l’excés del protagonisme i en els monòlegs, que finalment acabaran per tornar avorrida la reunió. Per això, haurà de tenir ple coneixement de les inquietuds dels assistents. Un bon moderador ha d’estar atent als estats d`ànim dels participants, ha de saber interpretar la comunicació no verbal dels assistents i saber quan ha d’intervenir per aturar una discussió entre els participants. S’ha de permetre que tots els assistents donin la seva opinió i els seus punts de vista en cada tema tractat. Això enriquirà la reunió i farà que aquesta no es torni monòtona i avorrida.

7. Prevenir la formació de bàndols entre els assistents. Entremig de la discussió i l’intercanvi de visions, és necessari que l’expositor mantingui una postura col·lectiva, evitant els bàndols. Els temes són d’interès per a tots els assistents, per tant, agrupar-se per amistat o gènere per defendre o rebatre una mesura, serà perjudicial per l’avanç i dinamisme de la reunió. Una trobada d’aquest tipus serà exitosa en la mesura en que el moderador demostri lideratge, interès, seguretat i sobretot capacitat d’organitzar, convocar i guanyar-se l’atenció dels assistents.

8. Prendre nota dels temes tractats en la reunió.Finalment, serà primordial prendre nota dels temes discutits en la reunió, ja que, d’aquesta manera, es podrà recordar, jerarquitzar i dur a terme els plans i mesures proposades i acceptades pels assistents. El fet de que qui exposa prengui notes, demostra a més a més, un interès cap als assistents, els quals es sentiran que van ser tinguts en compte i que la reunió va valdre la pena. Per no enfonsar el que s’ha construït, l’ideal serà que després de la trobada, l’expositor enviï als assistents un resum amb els punts tractats, així com les solucions acordades que seran posades en marxa. L’idea és no crear falses expectatives i fer efectius els acords. La justificació i reiteració del que s’ha discutit, demostrarà l’interès i la concordança de les parts, generant llaços de confiança entre les parts.

Amb assistents puntuals, una pauta fixada i temes delimitats, la reunió de treball que desitgi realitzar anirà perfectament. És necessari que la reunió no sigui una trobada avorrida, sinó una instància per debatre idees i prendre decisions entre tots els assistents. Només així es podran concretar els objectius que van portar a organitzar la trobada, i l’equip no tindrà les ganes de mirar el rellotge i desitjar que les hores passin ràpidament.

A continuació presentarem unes pautes a seguir, tant per l’organitzador com per als assistents.

Si ets qui l’organitza:

Convoca als assistents amb suficient temps d’anticipació per a que puguin preparar-se degudament.

Realitza i transmet una ordre del dia sobre els temes que s’han de tractar en la reunió.

Pren les degudes previsions per a que abans d’iniciar la reunió es trobin disposats tots els elements necessaris per a l’exposició, com ara el projector o l’ordinador.

6

Sol·licita als assistents que portin tot el material necessari per a les seves exposicions, no hi ha res més incòmode que gent entrant i sortint per coses oblidades.

Ja a la reunió, dirigeix respectuosament les exposicions i estableix temps clars per les mateixes, no permet interrupcions i observa que tothom està atent al que s’exposa.

Haurà de mantenir la temàtica central i no donar peu a debats i discussions d’opinions que no porten a cap resultat específic.

Assigna a una persona específicament per prendre dates rellevants i acords que li permetin realitzar els punts més primordials de la reunió.

No disposis unilateralment que s’allargui la reunió, tracta de manejar bé els temps amb l’objectiu d’acabar a l’hora establerta, o convoca a una nova reunió posteriorment. Si aconsegueixes fer d’això un hàbit, la gent et reconeixerà com una persona confiable i podran organitzar millor el seu temps per continuar les seves activitats o atendre altres compromisos.

Reenvia la minuta de la reunió i els documents rellevants que s’hagin exposat en la mateixa i que no tinguin caràcter de confidencialitat.

Si ets assistent:

Assisteix puntualment a la convocatòria de la reunió

Porta tot el material necessari per qualsevol qüestió que se’t pugui realitzar, per això es important sempre anar actualitzant la teva informació i seguiment i no pas quan te la sol·licitin.

Si tens que exposar un tema tracta de fer-ho de manera clara, concisa i breu.

Si algú et capgira la teva informació o et realitza una qüestió, pren nota de tot el que t’adverteixen i contesta respectuosament.

No interrompis al que exposa i si tens cap pregunta anota-la per a un moment adequat en que puguis realitzar la pregunta.

No et distreguis amb el telèfon mòbil, ni amb cap altre cosa; tracta d’atendre respectuosament a qui exposi i pren notes rellevants, si es necessari.

Actitud dels assistents

Actitud: OBERTA TANCADACom es genera?

Mostrant confiançaDemanant opinió

Mostrant desconfiançaIgnorant la seva opinió injustificadament

Reacció dels assistents

Dona informacióDona ideesAjudaEs motiva

Oculta informació Dona opinions defensivesDefensa el seu grupSe sent atemorit i desanimat

7

2.1.3. Errades més freqüents i com solucionar-les.

Les reunions de treball són una eina utilitzada per elaborar idees, dissenyar estratègies, avaluar accions, fomentar la participació... Però algunes vegades són poc efectives perquè resulten avorrides i no són preses amb la serietat que mereixen.

Aquestes són el pa de cada dia en les empreses i particularment a l’interior de grups i equips de treball, s’entén que són un bon exercici d’integració i comunicació i que en conjunt resulta més efectiu el desenvolupament d’idees i plans d’acció per una divisió, un departament o tota l’empresa, però tanta reunió avorreix als membres dels grups i després d'un temps els resultats de les mateixes són mínims o nuls.

Les següents són les set errades més freqüents de les reunions de treball i alguns elements que permeten solucionar-les:

1: La gent no es pren les reunions amb serietat, arriben tard, se’n van aviat i la major part de la reunió no presenten atenció.

Per solucionar aquest problema s’ha de fer entendre a la gent que les reunions formen part del seu treball. La pitjor frase per donar per acabada una junta és “la reunió ha acabat, poden tornar a treballar”. Un greu error, com s’ho prendran els assistents? Es preguntaran què és el que estaven fent llavors durant la reunió. Segurament, llavors, en la pròxima reunió arribaran tard, buscaran excuses per sortir abans del previst o no assistir i no presentaran la menor atenció durant el desenvolupament d'aquesta.

Una bona tàctica per fer-los-hi comprendre que les reunions són part important del treball, és ubicar en llocs visibles del recinte, per cada reunió, una sèrie d’avisos en els que es facin preguntes com: Sap quin és el propòsit d'aquesta junta?, sap quina serà la seva participació en la reunió?; d’aquesta manera s’està involucrant a la persona en el desenvolupament de la reunió, sabrà que la junta té un propòsit específic i que la seva presència és necessària.

2. Són massa llargues.

Els experts aconsellen que la duració màxima d’una reunió productiva ha de ser de 90 minuts. Si es mostra als organitzadors i als demés participants, després d’una llarga junta de tres o més hores, que el temps és or i se’ls ensenya quants diners costen les reunions massa extenses segur que la pròxima aniran al gra. Es pot utilitzar a més eines tecnològiques per fer-les més àgils; com per exemple les reunions virtuals. (annex 1)

3. Es divaga més del que es discuteix.

L’aprenentatge en equip implica dues pràctiques, diàleg i discussió, el problema és que les persones s’estanquen en el diàleg. S’ha d'estructurar una agenda i ajustar-se a ella, determinar temps per cada assumpte clau i respectar-los, no és cosa de l'altre món.

8

4. No passa res després de que la reunió acabi, les decisions no es converteixen en accions.

El problema no està en que la gent sigui dropa o irresponsable, sinó que cadascú surt de la reunió amb una percepció diferent del que s'ha de fer, per això és adequat treballar sobre documents comuns. No es tracta només de tenir una reunió, es tracta de crear un document que arribi a l’acció comú. La reunió és el mitja per aconseguir un pla d’acció.

5. La gent no diu la veritat.

És un error comú que s’accentua per una cultura de negocis orientada a la culpabilització. A la gent que li fa por expressar-se sincerament per temor a possibles represàlies o simplement perquè creu que les seves opinions no seran tingudes en compte. Per solucionar-ho es pot habilitar el mecanisme de l’anonimat, que cadascú expressi el que verdaderament pensa i sent sense temor a ser jutjat per això.La tecnologia permet ampliar aquesta possibilitat, per exemple a través dels fòrums de discussió (internet o intranet) en els que el personal no hagi de revelar la seva identitat. Clar que aquesta possibilitat no deixa de presentar problemes, per exemple per les persones que sota l’anonimat generen una excel·lent idea que bé podria significar-li un augment o ascens. Abans d’implementar l’anonimat s'han d'explicar els problemes que es poden generar amb ell, deixant la possibilitat d’aplicar-ho o no, el grup escollirà.

6. Sempre fa falta informació.

Abans de planejar qualsevol reunió s’ha d'assegurar que les dades que es necessitin ja s'han recollit, sinó la pèrdua de temps serà immensa i hi haurà frustració.

7. Les reunions no milloren, es segueixen cometent els mateixos errors.

Moltes vegades no milloren simplement perquè mai es fan bé, s'ha de tractar de millorar en cada junta, que cada reunió sigui millor que l'anterior, que hi hagi més espais per la creativitat, l'aprenentatge en equip i la diversió, donant prioritat a l'acció, a la presa de decisions i per damunt de tot als resultats. D’una altra manera mai es motivarà als individus perquè les prenguin seriosament i en treguin bon profit.

9

2.2. Tipus de reunions i funcions

Les reunions es poden classificar de diferents maneres depenent del criteri que s'adopti. Si atenem a la seva intenció, podrem distingir entre:

Reunions informativesReunions formativesReunions de presa de decisionsReunions creatives

2.2.1. Reunions informatives

Aquest tipus de reunions tenen com a objectiu la transmissió d'informació, no s'hi prendran decisions. La intervenció del grup tindrà la finalitat de demanar aclariments sobre les temàtiques tractades.

Es distingeixen tres fases:

I. Les persones que tenen la informació la comuniquen als altres.II. Presentació de dubtes i preguntes per part dels destinataris de la informació.

III. Resolució dels dubtes i resposta a les preguntes.

La persona encarregada de dirigir la reunió tindrà les següents funcions:

▪ Haurà d'estar segur que tothom ha entès la informació transmesa.▪ Que tots interpretin la informació de la mateixa forma.

Exemples de reunions informatives, són:

Conferència Una reunió per explicar el funcionament d'una escola infantil o una altra institució. Assemblea En el claustre de professors s'informa de la convocatòria del procés electoral per elegir

representants al Consell Escolar.

Totes aquestes tenen una finalitat eminentment informativa.

10

2.2.2. Reunions formatives

Aquestes tenen com a objectiu formar a les persones que composen el grup. Les reunions formatives es caracteritzen per ser enriquidores per als components, degut a que donen l'oportunitat de posar en comú els coneixements i experiències i al mateix temps podran ampliar el seu equipament personal.

La persona encarregada de coordinar aquest tipus de reunions haurà de:

▪ Preparar i afavorir un ambient agradable.▪ Prendre nota de totes les aportacions que es duguin a terme per part dels components

del grup.▪ Analitzar les aportacions i facilitar l'avaluació grupal del treball dut a terme.

Hi ha nombroses tècniques adequades per aquest tipus de reunions com:

▪ El simposi: És un tipus de reunió social en la qual diversos individus es reuneixen a debatre, parlar i intercanviar idees sobre un temari prèviament establert.

▪ La taula rodona: Tècnica per donar les teves opinions i coneixements sobre un determinat tema. S’efectua quan es desitja conèixer els punts de vista de les diferents persones sobre un tema determinat.

▪ El seminari: És una reunió especialitzada que té naturalesa tècnica i acadèmica amb l’objectiu de realitzar un estudi profund de determinades matèries amb un tractament que requereix una interactivitat entre els especialistes.

▪ El panell: És una reunió comú entre varies persones sobre un tema en concret, fixat amb anterioritat a la reunió del panell. Els membres d’aquest, que reben el nom de ‘panelistes’ exposen la seva opinió i punt de vista sobre la qüestió.

Un exemple de reunions formatives és:

Reunió de cicle inicial en la qual es proposa modificar l'ensenyament de l'expressió escrita.

11

2.2.3. Reunions de presa de decisions

La seva funció consisteix en prendre una decisió respecte a una situació o un afer.

Es recomana que les persones que assisteixen a aquest tipus de reunions, sàpiguen el tema del qual es tractarà amb l'objectiu de que puguin reflexionar sobre el tema abans de escollir la seva decisió.

El coordinador/a tindrà una summa responsabilitat i haurà de:

▪ Considerar els diferents punts de vista.▪ Promoure la presentació d'alternatives i analitzar-les atentament amb el grup abans de

prendre una decisió.▪ Posar atenció a l'ambient grupal i canalitzar les tensions i conflictes que puguin sorgir

per arribar abans possible a una solució efectiva i satisfactòria per a tots els components del grup.

Per facilitar la presa de decisions podrem utilitzar tècniques com:

▪ La rotllana▪ El xiuxiueig▪ Phillips 66

Un exemple de reunions de presa de decisions és:

Sessió de C.E en que s'aprova el compte de gestió del trimestre.

12

2.2.4. Reunions creatives

Aquestes reunions tenen l'objectiu de que sorgeixi el màxim d'idees per donar resposta a una situació. El brainstorming és la tècnica més utilitzada en les reunions creatives. Un altra molt freqüentada és l'estudi dels casos. Aquestes reunions han de ser dirigides per persones que estimularan i regularan la participació dels components del grup.

Les reunions creatives es donen en dues fases ben diferenciades:

I. La primera fase, on tan sols es proposen idees, tantes com es pugui.II. La segona fase, en la qual s'avaluen les idees de la primera fase.

La primera fase no ha de durar més de deu minuts i un membre del grup ha de prendre nota de les idees proposades.

La segona fase ha de realitzar-se després d'adormir les idees de la primera fase i acostuma a fer-se en un dia diferent del dia en què es va convocar la primera fase. S'hi analitzen les idees proposades i es desestimen o s'aprofiten. En aquest últim cas, s'aprofiten tal com s'han dit o després de passar per un procés de millora.

En la primera fase no es permet avaluar cap de les idees proposades i es basa en els principis següents:

▪ Quantitat és qualitat: com més idees es proposin la qualitat de la solució serà millor.▪ Superar les limitacions: no us deixeu encotillar per pensaments massa reflexius.▪ En la segona fase es parteix de les idees proposades en la primera i, com aquesta,

també es basa en dos principis:▪ No criticar les idees dels altres, sinó treballar a partir d'aquestes.▪ La sinergia grupal ajuda a aconseguir millors resultats.

El coordinador d'aquestes reunions ha de portar a terme dues funcions primordials:

a) Punxar el grup perquè aporti idees noves, sense pensar-les.b) Estar atent que no surtin expressions del tipus: “això no té sentit”, “això no funcionarà”,

“costaria massa”, “ningú ho acceptarà”, “quina ximpleria”, etc. Idees que porten a la destrucció de la creativitat; i això, tant en la primera fase com en la segona.

També hi ha dos tipus de reunions més, aquestes són:

• Reunions d'anàlisi de problemes

• Reunions consultivo-deliberatives

13

2.2.6. Reunions d'anàlisi de problemes

Les reunions d'anàlisi de problemes tenen l'objectiu de reflexionar sobre les causes i els factors que incideixen en un problema determinat.

Un dels aspectes que pot portar a un desgast màxim d'energia i que cal evitar és el del pessimisme davant la impossibilitat de resoldre el problema: les actituds que van en la línia de “és impossible que puguem resoldre el problema” afavoreixen la generació d'impotència, o, encara pitjor, l'actitud de pensar “això no hi ha qui ho resolgui” ens porta a la desesperança.

Davant d'aquestes actituds, la persona que coordina la reunió hi haurà de lluitar fent aturar breument el grup perquè es faci preguntes del tipus:

▪ Què ens passa?▪ Per què ens passa?▪ Quines repercussions té?

Per passar amb rapidesa cap a preguntes força més interessants del tipus:

▪ Què volem?▪ Quan ho volem?▪ Quan ho aconseguim, quines coses milloraran?▪ De quins recursos disposem?▪ Com podem utilitzar millor aquests recursos?▪ Què podem començar a fer avui mateix?▪ Què estem aprenent d'aquest problema?

Veritablement, hi ha problemes que no tenen solució. En altres situacions, en canvi, el veritable problema tan sols és l'actitud poc constructiva de les persones que l'han de solucionar. Reconduir això tan sols està en les mans de coordinadors experts que saben contagiar la seva motivació i entusiasme al grup.

2.2.5. Reunions consultivo-deliberatives

En aquest cas l'objectiu és estudiar o analitzar propostes o solucions a temes/problemes que s'ha plantejat l'equip directiu; la coordinació, etc. S'analitzen les diverses alternatives, tenint en compte els avantatges i inconvenients de cadascuna d'elles.

En aquest tipus de reunions no es prenen decisions (bé perquè no es responsabilitat de l'òrgan en qüestió) o bé perquè la decisió serà motiu d'una reunió posterior, quan les propostes o solucions siguin més clares i les decisions més consensuades i treballades.

En la major part d'ocasions, no és aconsellable que a la mateixa reunió es debatin les propostes i s'arribi a prendre decisions.

Un exemple de reunions consultivo-deliberatives és:

14

Reunió de cicle en la qual s'analitza la proposta de final de curs que ha estat elaborada per l'equip directiu.

Annex 1: Reunions virtuals; les reunions no presencials

La possibilitat de tractar temes i debatre sobre temes per mitjà d’un simple canal de comunicació com és una línia telefònica o una connexió via satèl·lit, i un senzill equip.

Una novetat, que ens permeten les noves tecnologies i els nous mitjans de comunicació són les reunions virtuals. La possibilitat de tractar temes i discutir sobre assumptes per mitjà d'un simple canal de comunicació com és una línia telefònica o una connexió via satèl·lit i un senzill equip, és una opció cada dia més utilitzada per directius i altres càrrecs que no poden perdre temps en llargs viatges per reunions curtes, podent-les fer des del seu propi despatx o sala de reunions. Podem tenir dues possibilitats: només text (xat) i pissarra, o vídeo conferència.

Només text

Existeixen molts programes de parla que posen a disposició de l'usuari un mitjà de comunicar-se de manera escrita amb altres usuaris. A més a més, alguns d'ells disposen d’una pissarra comuna on es poden intercanviar esquemes, gràfics i anotacions. Aquests programes a més a més ens faciliten utilitats per l'intercanvi de documents i arxius, podent rebre o enviar fotos, cartes i qualsevol altre arxiu. Un altre avantatge és que podem registrar tota la conversa i quedar gravada en un “log”. Així podem repassar-la i fer una revisió dels temes tractats. El principal inconvenient és frivolitat i la despersonalització.

Videoconferència

Es el sistema més utilitzat en l’actualitat. A les característiques de l’apartat anterior, s’hi ha d’afegir la imatge real en directe ( si no hi ha imatge, però hi ha so es denomina com audioconferències). Aquest sistema permet per mitjà d’internet i per línia directa connectar dos equips (ordinadors, equips de videoconferència, etc.) i establir una reunió totalment privada o conjunta, amb dos o més localitzacions diferents (poden participar varies persones de diferents

15

punts d’origen) l’estalvi de costos tant monetaris com personals és molt elevat. I la productivitat d’aquestes reunions no té res a envejar a les presencials.

ConclusionsLa realització d’aquest treball ha estat profitosa. El nostre grup ha experimentat la importància i la planificació d’alguna reunió durant l’elaboració d’aquest treball.

La investigació sobre les reunions ens ha fet veure que és un dels temes més importants perquè un grup, entitat o empresa funcioni.

Al llarg de totes les sessions en les que ens hem anat veient i informant sobre el procés d’aquest treball, hem anat aprenent la importància de la planificació i la preparació d’aquestes reunions en un grup. Si les coses no es comuniquen o es debaten, difícilment un grup de persones que treballa per una fita en comú, podrà saber en quin moment del procés es troba. Això fa que els membres d’aquest grup es desmotivin i no sàpiguen què fer ni per on continuar. Si això no se sap, rarament els objectius es podran aconseguir.

Aconseguir aquests objectius en comú és una tasca fàcil si les persones que formen el grup estan motivades i s’interessen per l’evolució d’aquell projecte. Però és una tasca difícil per aquelles persones desmotivades, que treballen sense interès per allò que es vol o s’ha d’aconseguir.

Aquestes persones motivades, són les que normalment assisteixen amb ganes i amb prèvia preparació a aquest tipus d’esdeveniments, les reunions. Aquí s’exposaran els temes a tractar i els diferents assistents posen en comú les accions per a les seves fites.

Hi ha moltes empreses que baixen el seu rendiment i els seus beneficis desapareixen, encara que portin molt de temps treballant de la mateixa manera. Una de les raons és la falta de comunicació i d’informació entre aquestes persones. Un dels moments més importants per a fer-ho és en una reunió planificada per a tractar els diferents temes. Però sovint aquestes reunions no són utilitzades per allò que van ser planificades, i acaba resultant un desastre per a tots els d’ allí presents. Tant per qui organitza, perquè no aconsegueix el que es necessita i pels assistents, que veuen una pèrdua de temps aquella reunió i crea desconfiança en la planificació i l’assistència de les reunions posteriors.

Per tant, hem de saber que un dels temes més importants i essencials en el funcionament de qualsevol tipus de grup, és la planificació d’aquestes reunions, i que aquestes resultin gratificants per a tots, però sobretot per a la millora dels objectius que aquesta pretenia.

16

17