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Sicodinet. Tutorial de Excel

Tutorial de Excel

Indice

QUÉ ES UNA HOJA DE CÁLCULO

UN VISTAZO A EXCEL

ENTRADA DE DATOS Y FÓRMULAS

DAR FORMATO A UNA HOJA DE CÁLCULO

UTILIZACIÓN DE GRÁFICOS

VISUALIZACIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO

OPERACIONES CON ARCHIVOS

UTILIZACIÓN DE FORMATOS DE NÚMEROS

ALGUNOS EJERCICIOS PARA REPASAR

ALGUNAS FUNCIONES MATEMÁTICAS

ALGUNAS FUNCIONES TRIGONOMÉTRICAS

REFERENCIAS ABSOLUTAS

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Sicodinet. Tutorial de Excel

PRESENTACIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO

EJEMPLOS Y FUNCIONES DE EXCEL

EJEMPLOS: Ejemplo de Factura, Gestión de una cartera de valores y Desglose de Euros en monedas y billetes

CREACIÓN Y ELIMINACIÓN DE ESQUEMAS

FUNCIONES PARA HOJAS DE CÁLCULO

¿QUÉ ES UNA PLANTILLA?

CONSOLIDACIÓN DE DATOS

ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS

CREAR NOTAS DE TEXTO

MACROS: AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS DE USO FRECUENTE

INTRODUCCIÓN A LOS VALORES DE ERROR

© López González, E. y Mendaña Cuervo, C. (2000): "Temática de Contabilidad de Gestión". Universidad de León.

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Tutorial de ExcelQué es una hoja de cálculo

Una Hoja de Cálculo es una calculadora de grandes proporciones que permite realizar operaciones repetitivas de manera fácil. Se muestra como una matriz de celdas en la que cada una viene determinada por una columna y una fila a la que pertenece.

Las Hojas de Cálculo toman datos y devuelven el resultado de las operaciones que queramos realizar con ellos. Resuelven problemas con precisión y permiten simular situaciones a partir de un estado determinado del problema en cuestión.

Asimismo, facilitan la posibilidad de realizar fácilmente gráficos a partir de los datos que se le suministren.

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Tutorial de ExcelUn vistazo a Excel

Excel es una Hoja de Cálculo diseñada por Microsoft para el entorno operativo Windows. En Excel, a una hoja de cálculo se le llama hoja de trabajo, o simplemente hoja. Ambos términos hacen referencia al mismo objeto. Una hoja de trabajo es como una hoja de papel en blanco en la que se realiza el trabajo. Un archivo de Excel, por su parte, contiene un conjunto de hojas de trabajo que se corresponden con lo que se llama libro de trabajo.

Cómo acceder a Excel

1. Teclee: Win[INTRO] (en el indicador de dos)2. Una vez dentro del administrador de programas de Windows, haga doble-click con el

botón izquierdo del ratón o Mouse encima del icono de MSOffice o Microsoft Excel.3. Haga doble-click con el botón izquierdo del ratón en el icono Excel.

La Figura 1 muestra la pantalla genérica del programa Microsoft Excel, si bien puede haber pequeñas variaciones en función de la versión que se maneje de dicho programa.

Entre los componentes principales que se pueden destacar se encuentran las distintas barras, siendo las más significativas:

Barra de título

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Barra de menús

Barras de herramientas

Barra de Título

La barra de título indica cuál es la aplicación que se está utilizando y, también, el nombre del archivo o libro de hojas de cálculo actualmente en uso. Automáticamente al entrar en Excel, está abre un libro de trabajo (Libro1), cuyo nombre se puede ver en la barra de título.

Barra de Menús

Debajo de la barra de título esta la barra de menús. Cada uno de los epígrafes contenidos en la barra de menú contiene submenús que pueden visualizarse haciendo click con el ratón en cualquiera de ellos.

Barras de Herramientas

Por defecto Excel muestra dos barras de herramientas (estándar y formato) cuyo contenido figura en:

Barra de Herramientas Estándar

Barra de Herramientas Formato

Si se quiere acceder al resto de barras de herramientas (Gráfico, Dibujo, Diálogo, Visual Basic para Excel, Auditoría, Grupo de Trabajo, Aplicaciones de Microsoft) así como establecer una barra de herramientas personalizada, hacer click con el botón derecho del ratón en el espacio libre entre las barras estándar y de formato.


http://sicodinet.unileon.es/sicodinet/tutorial/24.htm

http://sicodinet.unileon.es/sicodinet/tutorial/25.htm

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En cuanto a la nomenclatura utilizada por Excel, y que se va a manejar en el presente tutorial, merecen especial mención los siguientes términos:

Celda activaEncabezados de fila y columnaBarras de desplazamiento horizontal y verticalBarras de estadoSolapas

Celda activa

Por defecto al acceder al programa la celda activa es la A1 lo cual puede observarse en el cuadro de Referencia. Para seleccionar otra celda se puede utilizar las flechas del teclado o hacer click con el ratón. El contenido de la celda seleccionada se muestra en el cuadro de Contenido de la celda activa.

Encabezados de Fila y de Columna

Indican la fila y la columna a la que pertenece una celda, y por tanto se habrán de tener en cuenta para realizar referencias u operaciones con la misma.

Barras de Desplazamiento Vertical y Horizontal

Permiten visualizar otras partes de la Hoja de Trabajo. Las hojas tienen 16.384 filas y columnas hasta la IV. Por este motivo en una pantalla sólo pueden observarse un número


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limitado de ellas.

Barra de Estado

Es la barra que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y presenta información acerca de un comando seleccionado o una operación en progreso. En el menú Ver se encuentra la opción Barra de Estado para mostrar u ocultar la barra de estado. Cuando se selecciona un comando, el lado izquierdo de la barra de estado describe brevemente el comando.

El lado izquierdo de la barra de estado también indica operaciones que se están realizando, por ejemplo, abrir o guardar un archivo, copiar celdas o grabar una macro. El lado derecho de la barra de estado muestra si las teclas como BLOQ MAYÚS, BLOQ DESPL o BLOQ NÚM están activadas.

Solapas

Identifican cada una de las Hojas de Trabajo que componen el archivo o Libro de Hojas. Haciendo click encima de ellas se accede a las diferentes hojas. Por defecto hay 16 hojas de trabajo en cada libro.

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Tutorial de ExcelEntrada de datos y fórmulas

En una hoja de cálculo se pueden introducir dos tipos de datos:

a. Valores constantes: Un valor constante es un dato que escribe directamente en una celda; puede ser un valor numérico, tal como una fecha, una hora, un valor de moneda, un porcentaje, una fracción, una notación científica, o puede ser texto. Los valores constantes no cambian a menos que seleccione la celda y edite el valor directamente.

b. Fórmulas: Una fórmula es una secuencia de valores constantes, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores que produce un nuevo valor a partir de valores existentes. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=). Un valor que se ha creado a partir de una fórmula puede cambiar cuando cambien otros valores de la hoja de cálculo.

Entrada y edición de Datos

Números

Fechas y horas

Entrada y edición de fórmulas

Métodos para copiar

Funciones básicas: Suma y Promedio

Mover

Entrada y edición de datos

Entrar Datos

● Hacer un clic con el ratón sobre la casilla donde se quiere entrar los datos. ● Situarse con las teclas de desplazamiento sobre la casilla y entrar los datos.


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Borrar datos

● Situarse sobre la casilla y pulsar la tecla Supr● Situarse sobre la casilla y activar las opciones del menú Edición / Borrar / Todo,

Edición / Borrar / Contenido

Seleccionar un rango

Se define como rango, un grupo de casillas de la hoja.

1. Situar el cursor sobre la casilla inicial.2. Seguir una de las opciones siguientes:

❍ Con el botón izquierdo del ratón pulsado, arrastrar hasta la casilla final. ❍ Con la tecla de Mayúsculas pulsada, desplazar el cursor hasta la casilla final

con las teclas del cursor.

Modificar datos

1. Situarse sobre la casilla que se quiera modificar. 2. Elegir una de las opciones siguientes:

❍ Pulsar la tecla F2. ❍ Hacer un clic sobre la barra de fórmulas ❍ También se puede hacer un doble clic directamente sobre la casilla que se desee

modificar.

Ejercicio

Números

Para introducir un número como un valor constante, seleccionar una celda y escribir el número. Los números pueden ser caracteres numéricos (del 0 al 9) o cualquiera de los siguientes caracteres especiales:

● +operador de adición. Ej: 2+2; =A1+B1● -operador de sustracción. Ej: 4-1; =A1-B1● *operador de multiplicación. Ej: 2*3; =A1*B1


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● /operador de división. Ej: 6/2; =A1/B1● ^operador de exponenciación. Ej: 2^4; =A1^B1● ,separador de decimales. Ej: 5,7● %indicador de porcentaje. Ej: 0,05 -> 5%

Nota: en ausencia de paréntesis, las operaciones se realizan en el siguiente orden:

1. Exponenciación2. Multiplicación y división3. Adición y sustracción

Además, se ha de tener en cuenta que:

● Puede incluir puntos en los números, tal como 1.000.000.● Una sola coma en una entrada numérica es considerada como una coma decimal.● Los signos más (+) introducidos delante de los números serán ignorados.● Los números negativos deberán estar precedidos del signo menos (-) o estar entre

paréntesis.

Cuando se crea una nueva hoja de cálculo, a todas las celdas se les asigna el formato de número General. Cuando puede, Microsoft Excel asigna automáticamente el formato de número correcto a los datos que se introducen. Por ejemplo, cuando introduce un número que contiene un símbolo de moneda antes del número o un signo de porcentaje después del número, Microsoft Excel cambia automáticamente el formato de la celda a uno de moneda o de porcentaje, respectivamente. Al introducir números, éstos se alinean a la derecha de la celda.

Para incluir un número en una fórmula basta escribir el número. En una fórmula no se puede utilizar paréntesis para indicar un número negativo, un punto para separar los miles, ni un símbolo de moneda ($) antes del número. Si escribe un signo de porcentaje (%) después de un número, Microsoft Excel lo interpretará como el operador de porcentaje y lo almacenará como parte de la fórmula. El operador de porcentaje actúa en el número anterior cuando se calcula la fórmula.

Fechas y horas

Microsoft Excel ignora las mayúsculas. Si se desea mostrar la hora usando el formato de 12 horas, se ha de escribir a.m. o p.m., por ejemplo, 3:00 p.m. También puede escribir a. o p. en vez de a.m. o p.m; se debe incluir un espacio entre la hora y la letra. A menos que se


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escriba a.m. o p.m, Microsoft Excel mostrará automáticamente la hora con el formato de las 24 horas, por ejemplo, 15:00. Asimismo se puede escribir una fecha y una hora en la misma celda, simplemente separando con un espacio la hora y la fecha. Para introducir fechas utilizar una barra diagonal (/) o un guión ().

Aunque es posible mostrar las fechas y las horas con varios formatos estándar, Microsoft Excel almacena todas las fechas como números de serie y todas las horas como fracciones decimales. Dado que las fechas y las horas se consideran números, se pueden sumar, restar y agregar a otros cálculos. Para ver una fecha o una hora con el formato de número de serie o fracción decimal, es necesario cambiar el formato de la celda a formato General.

Microsoft Excel es compatible con dos sistemas de fechas: 1900 y 1904. El sistema de fecha predeterminado es el 1900. (Este es el sistema de fecha que utiliza Lotus 1-2-3).

No se pueden introducir directamente en una fórmula números en formatos de fecha o de hora; se debe introducir la fecha o la hora como texto entre comillas. Microsoft Excel lo convierte en el número correspondiente cuando calcula la fórmula. Por ejemplo, la fórmula ="12/5/94"-"5/3/94" mostraría una diferencia de 68.

Sugerencia: Introduzca todas las fracciones como fracciones mixtas (0 1/2), a fin de evitar introducir un formato de fecha.

Entrada y Edición de Fórmulas

Con el teclado

1. Situar el cursor sobre la casilla donde se encontrará la fórmula. 2. Teclear la fórmula. Recordar que una fórmula lleva siempre el signo = al

principio.

Ejercicio

Con las teclas de desplazamiento

1. Seleccionar la casilla donde se va a entrar la fórmula. 2. Pulsar el signo =. 3. Desplazar el cursor hacia la casilla en que se quiere operar. 4. Poner el signo ( +, -, *, /). 5. Repetir los pasos 3 y 4 para cada operador de la fórmula.



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6. Para finalizar la entrada de la fórmula, pulsar ENTER. Ejercicio

Con el ratón

1. Seleccionar la casilla donde entrará la fórmula. 2. Pulsar el signo =. 3. Hacer un clic con el botón izquierdo en la casilla que se quiera operar. 4. Pulsar el signo para operar ( +, -, *, /). 5. Repetir los pasos 3 y 4 para cada operando de la fórmula. 6. Para finalizar la entrada de la fórmula, pulsar ENTER

Ejercicio

Métodos para Copiar

Excel permite copiar datos de una casilla o rango de casillas hacia otra casilla o rango de casillas. Cuando se copia una fórmula hacia otra casilla automáticamente se cambian las referencias, por ejemplo, si se copia la fórmula de la casilla B4 (=B2*B3) en la casilla C4, Excel cambiará las referencias y pondrá =C2*C3.

La hoja de cálculo establece varios métodos para copiar:

Con las opciones de la barra de menús

1. Marcar la casilla o rango de casillas a copiar.

2. Activar la opción de la barra de menús Edición/ Copiar.

3. Situar el cursor en la casilla de destino.

4. Activar la opción de la barra de menús Edición/ Pegar.

Las acciones Edición/ Copiar y Edición/ Pegar, se pueden ejecutar, haciendo un clic sobre los botones correspondientes de la barra estándar:




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Ejercicio

Con las opciones del menú de contexto

El menú de contexto, aparece cuando se hace clic con el botón secundario del ratón.

1. Marcar la casilla o rango de casillas a copiar. 2. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Copiar. 3. Situar el cursor en la casilla de destino. 4. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Pegar.

Ejercicio

Copias utilizando el cuadro de llenar

Este método sólo se puede utilizar para copiar datos en casillas adyacentes a la original. El cuadro de llenar está situado en la parte inferior derecha de la casilla.

Los pasos a seguir son:

1. Situar el cursor sobre la casilla o rango de casillas a copiar. 2. Situar la cruz del cursor sobre el Cuadro Llenar, la cruz pasará a ser de color negro. 3. Pulsar el botón izquierdo y arrastrarlo hacia a la casilla o rango de casillas de destino.

Ejercicio

Funciones básicas: Suma y Promedio

=SUMA(inicial : final)

Suma los valores entre las casillas inicial y final. El botón sumará las casillas con valor numérico de la izquierda o las de encima de la casilla donde está el cursor.





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=PROMEDIO(inicial : final)

Hace la media de los valores comprendidos entre la casilla inicial y la final.

Mover

Excel permite mover datos de una casilla o rango de casillas hacia otra casilla o rango de casillas.

a. Con las opciones de la barra de menús

1. Marcar la casilla o rango de casillas a mover.2. Activar la opción de la barra de menús Edición/ Cortar. 3. Situar el cursor en la casilla de destino. 4. Activar la opción de la barra de menú Edición/ Pegar.

Las acciones Edición/Cortar y Edición/Pegar, se pueden ejecutar haciendo un clic sobre los botones de la barra estándar.

Ejercicio

Con las opciones del menú de contexto

El menú de contexto aparece haciendo un clic con el botón derecho del ratón.

1. Marcar la casilla o rango de casillas que hay que mover. 2. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Cortar.3. Situar el cursor en la casilla de destino. 4. Hacer un clic con el botón derecho y activar la opción Pegar.



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Mover arrastrando el contenido de la casilla

1. Seleccionar la casilla o rango de casillas que hay que mover. 2. Situar el cursor en el marco de las casillas marcadas y cuando aparezca la flecha,

arrastrar hacia el rango de destino.

Ejercicio

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Tutorial de ExcelDar formato a una hoja de cálculo

Microsoft Excel permite seleccionar celdas y luego aplicar formatos a todo el texto dentro de esas celdas. También se puede dar formato individualmente a los caracteres en las celdas que contienen texto (por ejemplo, se puede agrandar y dar formato de negrita al primer carácter de una palabra para crear una mayúscula inicial).

Asimismo, se puede copiar el formato de una celda a otra, seleccionando la celda a la que ya se dio formato y luego haciendo clic en el botón "Copiar formato". La siguiente celda o celdas que seleccione adoptarán el nuevo formato.

Todas las acciones que se verán en este apartado sirven para cambiar el aspecto de presentación de los datos de una hoja, y entre ellas destacan las siguientes:

Poner en Negrita, Cursiva y Subrayar

Alineación

Centrar entradas de datos en una serie de columnas

Justificar el texto de las celdas

Justificar el texto para llenar el rango seleccionado

Retorno automático del texto de las celdas

Cambiar el tipo de letra y el tamaño

Colores

Formatos numéricos

Bordes y sombreado

Cambiar el tamaño de las columnas

Cambiar el tamaño de las filas


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Eliminar formatos

Utilizar formatos predefinidos

Crear un modelo de formato

Poner en Negrita, Cursiva y Subrayar

1. Marcar la casilla o rango de casillas que hay que cambiar. 2. Activar la opción del menú Formato/Celdas/Fuentes, en el apartado Estilo de

fuentes, seleccionar Negrita, Cursiva o Subrayado. 3. Hacer clic sobre Aceptar.

También se pueden utilizar los botones de la barra estándar:

Ejercicio

Alineación

Es posible cambiar la alineación de números y caracteres de una celda. El contenido de las celdas se puede alinear a la izquierda, a la derecha o al centro. En una hoja de cálculo nueva, todas las celdas tienen el formato General, que alinea automáticamente los números a la derecha, el texto a la izquierda y centra los valores lógicos y de error.

Asimismo, se puede centrar una entrada en una selección de celdas. Para las celdas altas, se puede especificar una alineación vertical (en la parte superior, inferior o central). La alineación también contempla la orientación de los caracteres.

También es posible especificar la característica de retorno automático de texto y su justificación (alinear el texto tanto a la derecha como a la izquierda) dentro de la celda.

Por otra parte, puede introducirse texto en los cuadros de texto, para después manipularlo



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como objeto gráfico.

Ejercicio

Centrar entradas de datos en una serie de columnas

1. Seleccionar la celda con los datos que se desea centrar en un rango de celdas.

2. Ampliar la selección para incluir solamente las celdas en blanco adyacentes a la derecha.

3. Activar Formato/Celdas/Alineación.

4. Bajo Horizontal, seleccionar el botón de opción "Centrar dentro de la selección".

5. Pulsar Aceptar. El texto aparecerá centrado sobre las celdas en blanco seleccionadas y cambiará con cualquier ajuste que se haga al ancho de columna.

Otra opción es una vez realizados los pasos 1 y 2, elegir el "Centrar en varias columnas"

Nota. Los datos permanecerán dentro de la celda del extremo izquierdo a efectos de realizar cualquier modificación en los mismos.

Ejercicio. Centrar en H1:I1 el Total.

Justificar el texto de las celdas

1. Seleccionar la celda o las celdas que desea justificar.

2. Activar Formato/Celdas (Método abreviado: Botón "Justificar" -Categoría "Formato de texto")



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3. Seleccionar la ficha Alineación.

4. Bajo Horizontal seleccione la opción Justificar.

5. Pulsar Aceptar.

La justificación produce el retorno automático del texto. Para ver el efecto de la justificación, deberá haber más de una línea de texto con retorno automático.

Justificar texto para llenar el rango seleccionado

Este procedimiento se utiliza para redistribuir el texto uniformemente en las celdas del rango seleccionado.

1. Seleccionar las celdas con el texto que desea distribuir. Incluya el rango completo donde desea que aparezca el texto. Salvo la columna izquierda, las celdas en el rango deberán estar en blanco.

2. Activar Edición/Llenar/Justificar. El texto se introducirá en las celdas de la columna izquierda, pero se trasladará a las celdas vacías de la derecha.

3. Pulsar Aceptar.

Retorno automático del texto de las celdas

1. Seleccionar las celdas donde se desea que el texto retorne automáticamente.2. Activar Formato/Celdas/Alineación/Retorno automático.3. Pulsar Aceptar.

Si se ajusta el ancho de la columna después de retornar automáticamente el texto, se podrá ajustar rápidamente el alto de fila haciendo doble clic en la línea debajo del encabezado de la fila.

Ejercicio. Realizar la siguiente operación: Utilizar la función de retorno automático para la celda de Ventas Netas.


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Cambiar el tipo de letra y el tamaño

a. Cambiar el tamaño . Para cambiar el tamaño de la fuente:

1. Seleccionar las celdas o caracteres a los que se desea dar formato.2. En el cuadro "Tamaño de fuente", escribir el tamaño de la fuente o seleccionar uno de

la lista.

Ejercicio

Cambiar el tipo de letra

1. Marcar las casillas donde se desea cambiar el tipo de letra. 2. Activar la opción del menú Formato/Celdas/Fuentes. 3. En el apartado Fuente, escoger tipo de letra. 4. Pulsar sobre Aceptar.

También se puede utilizar la lista desplegable de la barra de formato.

Nota: Si se desea cambiar la fuente estándar para todos los libros de trabajo, utilizar la ficha General en el cuadro de diálogo Opciones. Para mostrar el cuadro de diálogo Opciones, elegir el comando Opciones en el menú Herramientas.

Ejercicio. Poner el tipo de letra de la primera fila Fuente Times New Roman.

Colores

Color de fondo

1. Marcar la casilla o rango de casillas que se desee colorear.2. Activar Formato/Celdas/Diseño.3. En apartado Sombrear Celda, escoger color.



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4. Pulsar sobre Aceptar.

También es posible utilizar el botón de la barra de formato:

Asimismo, si se desea que la paleta quede en pantalla para aplicar diferentes colores a otras selecciones, arrastrar la paleta y colocarla fuera de la barra de herramientas.

Ejercicio. Poner el fondo de la primera fila y el de la primera columna en color gris.

Color del texto

1. Marcar las casillas. 2. Activar Formato/Celdas/Fuentes. 3. En el apartado Color, escoger un color para texto. 4. Pulsar sobre Aceptar.

También se puede utilizar el botón de la barra de formato:

Se puede aplicar el color seleccionado a otras celdas eligiéndolas y haciendo clic en el cuadro de color del botón "Paleta portátil Color de fuente". Asimismo si se desea que la paleta quede en pantalla para aplicar diferentes colores de fuentes a diversas selecciones, basta con arrastrar la paleta y colocarla fuera de la barra de herramientas.

Ejercicio. Poner las letras de la primera fila y la primera columna en rojo.

Formatos Numéricos

1. Marcar las casillas que se desee formatear.2. Activar la opción Formato/Celdas/Número.3. En el apartado Categoría seleccionar la categoría del formato, y en el apartado

Códigos de formato, el código.4. Pulsar sobre Aceptar.


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También se pueden utilizar los botones:

Ejercicio. Poner formato monetario a los valores de las columnas Total y Media.

Bordes y Sombreado

Excel permite colocar bordes alrededor de las celdas y asignar formatos de diseños y colores a las mismas. Los bordes pueden consistir en cualquier combinación de líneas verticales y horizontales a la izquierda, a la derecha, en la parte superior o en la parte inferior de una celda.

En la presentación inicial las celdas dan la impresión de compartir sus bordes de forma que colocar un borde inferior en una celda producirá el mismo efecto que si se colocara un borde superior en la celda de abajo. Sin embargo, al imprimir, sólo se imprimirá el borde de la celda en la que se ha aplicado el mismo.

Por otro lado, al ocultar las líneas de división de una hoja de cálculo, se pueden destacar formatos tales como bordes, subrayado doble y diseños. Para ocultar las líneas de división a la hora de presentar o imprimir una hoja de cálculo, elegir "Opciones" del menú Herramientas, seleccionar la ficha Ver y desactivar la casilla de verificación "Líneas de división". Para ocultar las líneas de división solamente a la hora de imprimir una hoja de cálculo, elegir "Preparar página" del menú Archivo y desactivar la casilla de verificación "Líneas de división" en la ficha Hoja.

Si se desea colocar una raya sencilla o doble debajo de los caracteres de una celda, utilizar la opción Subrayar el contenido de las celdas.

El procedimiento a seguir para agregar bordes es el siguiente:

1. Marcar el rango al que se quiere poner borde.

2. Activar la opción Formato/Celdas/Bordes.

3. En el apartado Bordes, seleccionar el lugar donde se desea el borde.

4. En el apartado Estilo, escoger el estilo de línea para el borde.


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5. Pulsar sobre Aceptar.

También se puede utilizar la paleta de bordes que está situada en la barra de formato

Si se desea que la paleta quede en pantalla para aplicar diferentes estilos de bordes a diversas selecciones, arrastrar la paleta y colocarla fuera de la barra de herramientas.

Ejercicio. Realizar las siguientes accines: marcar toda la tabla y poner un contorno, marcar la primera fila y poner una doble línea inferior y marcar toda la tabla excepto la última columna y poner líneas por la derecha.

Cambiar el tamaño de las Columnas

En una nueva hoja de cálculo de un nuevo libro de trabajo, todas las columnas están configuradas con el ancho estándar. Por su parte, el alto de fila se ajusta automáticamente para acomodar la fuente más grande de la fila. Sin embargo, el ancho de la columna no se ajusta a menos que se modifique. Se puede cambiar el ancho estándar de la columna individualmente en cada una de las hojas de cálculo de un libro de trabajo.

Para modificar el tamaño de una columna se han de seguir los siguientes pasos:

1. Situar el cursor en la columna que se quiere cambiar el tamaño. 2. Activar la opción Formato/Columnas, se desplegará un submenú con estas opciones:

Ancho: Modifica el ancho de la columna, indicándole los centímetros.

Ajustar a la Selección: Ajusta el ancho l texto más extenso del rango Marcado.

Ocultar: Oculta la columna Marcada.

Mostrar: Muestra la columna Marcada, si ésta está oculta.

Ancho Estándar: Pone el ancho que tienen las columnas por defecto.

También se puede cambiar el tamaño de una columna con

1. Situar el puntero de ratón en la Línea de separación de columnas.


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2. El cursor se convertirá en una cruz con doble flecha, pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar.

Para restablecer el ancho de columna al ancho estándar:

1. Seleccionar la columna o las columnas. Si desea restablecer el ancho de todas las columnas de la hoja de cálculo al ancho estándar, haga clic en el botón "Seleccionar todas".

2. Activar la opción Formato/Columna/Ancho estándar.3. Pulsar Aceptar.

Para cambiar el ancho estándar de una columna en la hoja de cálculo: Si desea cambiar el ancho estándar de una columna en todas las hojas de cálculo de un libro de trabajo, seleccionar todas las hojas de cálculo y proceder como sigue:

1. Activar Formato/Columna/Ancho estándar.2. En el cuadro Ancho estándar escriba un nuevo número. Este número representará el

número de caracteres que puede mostrarse en una celda con la fuente estándar.3. Pulsar Aceptar.

Nota: Solamente las columnas que no hayan sido ajustadas con anterioridad van a aceptar el nuevo ancho estándar.

Ejercicio. Ampliar la primera columna de manera que se vean todos los datos.

Cambiar el tamaño de las filas

1. Marcar la fila o las filas a las cuales se quiere cambiar el tamaño.

2. Activar la opción Formato/Fila.

3. Seguir los mismos pasos que en el apartado ampliar columnas.

Si se quiere hacer con el ratón:


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1. Situar el puntero del ratón en la línea de separación de filas. 2. El cursor se convertirá en una cruz con doble flecha, pulsar el botón izquierdo del

ratón y arrastrar.

Para adaptar el alto de la fila a un ajuste perfecto:

1. Seleccionar una o varias filas (si se desea cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo hacer clic en el botón "Seleccionar todas").

2. Haga doble clic en la línea debajo del encabezado.

También es posible realizar este ajuste activando la opción Formato/Fila/Alto estándar.

Eliminar Formatos

1. Marcar el rango al cual se quiere borrar los formatos.

2. Activar la opción Edición/Borrar, se desplegará un submenú:

Todo: borra fórmulas, formatos y datos.

Formatos: borra sólo los formatos.

Contenido: borra datos y fórmulas.

Notas: borra las notas. Si se quiere insertar una nota, activar la opción Insertar/Notas.

3. Seleccionar la opción Formatos.

Utilizar formatos predefinidos

Excel tiene formatos predefinidos que se pueden aplicar directamente sobre un rango. Para aplicar estos formatos.


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1. Seleccionar el rango.

2. Activar la opción del menú Formato/ Autoformato.

3. Seleccionar cualquier formato.

El botón de opciones, permitirá escoger el tipo de formato que se quiera aplicar sobre el rango. Por ejemplo, aplicar sólo el tipo de letra y el color de fondo de un formato determinado.

Es posible definir un formato propio con la opción Formatos/Modelo.

Crear un Modelo de Formato

Para crear un formato nuevo y poder utilizarlo como uno predefinido, se deben seguir los siguientes los pasos siguietes que se van a referir al ejercicio 1 (por tanto, recuperarlo si no está cargado).

1. Seleccionar toda la tabla. 2. Activar la opción Formato/Modelo.3. En el apartado Nombre, poner el nombre Personal. Pulsar Agregar. 4. Pulsar el botón Modificar.5. En la pestaña Número, apartado Categoría: Moneda. 6. En la pestaña Alineación, apartado Horizontal: Central, en el apartado Vertical:

Inferior.7. En Fuentes: Arial, Estilo Fuente: Normal, Tamaño: 10, Color: Azul. 8. Pulsar Aceptar. Se vuelve a estar en el primer cuadro de diálogo, donde aparecen las

selecciones hechas. Pulsar Aceptar.

* Para seleccionar el modelo de formato acabado de crear, activar la opción Formato/Modelo, en el apartado Nombre, pulsar el botón de la lista desplegable y seleccionar el modelo que se ha creado.

Ejercicio. Aplicar sobre el primer ejercicio el formato acabado de crear.


http://sicodinet.unileon.es/sicodinet/tutorial/Ejercicios/e1.xls

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Tutorial de ExcelUtilización de gráficos

Un gráfico es una representación gráfica de datos de la hoja de cálculo. Los gráficos pueden hacer que los datos se vean más interesantes y atractivos, y que sean más fáciles de leer y de evaluar. También pueden servir de ayuda en el análisis y la comparación de datos.

Cuando se crea un gráfico basándose en una selección de datos de la hoja de cálculo, Microsoft Excel utiliza esos valores y los muestra en el gráfico como puntos de datos. Los valores se representan como barras, líneas, columnas, porciones, puntos y otras formas, llamadas marcadores de datos.

Los grupos de puntos de datos, o marcadores de datos, que tienen su origen en las filas o las columnas de una sola hoja de cálculo se agrupan en series de datos. Cada serie de datos se puede distinguir por un color o un diseño peculiar, o ambos. Después de crear un gráfico, es posible mejorarlo y hacer hincapié en cierta información, agregando elementos para gráficos, como rótulos de datos, una leyenda, títulos, texto, líneas de tendencia, barras de error y líneas de división. Asimismo, se puede desplazar y cambiar el tamaño de la mayoría de los elementos de los gráficos. También se les puede dar formato utilizando diseños, colores, alineación, tipos de letras y otras características para dar formato.

Crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo

El modo más sencillo de crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo es utilizando el botón "Asistente para gráficos".

1. En la hoja de cálculo, seleccionar los datos que se desee trazar, incluyendo las celdas que contengan los nombres de cualquier categoría o serie que se desee usar en el gráfico.

2. Haga clic en el botón "Asistente para gráficos". El puntero del mouse adquiere forma de cruz.

3. Para acceder al Asistente para gráficos automáticamente, colocar el gráfico en la hoja de cálculo y hacer clic en la misma. Para especificar la posición y el tamaño del gráfico, colocar la cruz en el lugar de la hoja donde se quiere colocar una esquina del gráfico y arrastrarla hasta que el rectángulo tenga la forma que se desee. Para trazar el gráfico de modo que forme un cuadrado perfecto, presionar MAYÚSCULAS mientras se arrastra el mouse.

4. Seguir las instrucciones del "Asistente para gráficos".5. Para moverse entre los diferentes pasos, elegir los botones "Siguiente" o "Atrás".6. Si se elige el botón "Terminar" durante cualquiera de los pasos, el Asistente para

gráficos terminará el gráfico.

Ejercicio



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Tutorial de ExcelVisualización de la hoja de cálculo

Ver / Administrador de Vistas

Crear una Vista

Ver/Administrador de Vistas

La opción Ver de la barra de menús, permite diferentes formas de visualizar una hoja y sus partes.

● Ver/Barra de Fórmulas: Muestra u oculta la barra de fórmulas. ● Ver/Barra de Estado: Muestra u oculta la barra de estado, es la barra inferior de la

pantalla. ● Ver/Barra de Herramientas: Muestra las diferentes barras que se pueden tener

activadas.

También se puede activar o desactivar situando el puntero del ratón sobre cualquier barra y haciendo clic con el botón derecho del ratón.

● Ver/Pantalla Completa: Muestra la hoja de cálculo ocupando toda la pantalla. Para volver a tener la pantalla normal se puede hacer desde la opción Ver/Pantalla

Completa, o haciendo clic sobre este botón:

● Ver/Zoom: Permite escoger una ampliación para la visualización de la hoja.


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● Ajustar a la selección: Muestra aproximadamente el rango marcado. ● Personalizada: Muestra la hoja con el zoom que se le indica.

● Ver/Administrador de vistas: Con esta opción se puede poner nombre a diferentes rangos para su visualización. Se utiliza en hojas para ir rápidamente de una vista a otra.

Crear una vista

Es posible que ésta opción no aparezca. Vistas es un componente que si no se ha incluido cuando se ha instalado Excel no aparecerá en la opciones de Ver.

1. Ver/Administrador de vistas/Agregar. Aparece un cuadro de diálogo donde tendrá que poner nombre a la vista (será el rango que se ve actualmente).

2. Pulsar Aceptar

Cada vez que se desee ver una vista determinada, es necesario activar la opción Ver/Administrador de Vistas/Mostrar.

Ejercicio

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Tutorial de ExcelOperaciones con archivos

En esta sección, se exponen las operaciones básicas para trabajar con archivos. Un archivo es el lugar donde un sistema informático guarda la información, un libro de trabajo, por ejemplo las siguientes:

Guardar un archivo

Crear un libro de trabajo

Recuperar un libro de trabajo

Buscar un libro de trabajo

Cerrar la aplicación Excel

Guardar un archivo

Utilizar la opción Archivo/Guardar, o el botón de la barra estándar:

Si es la primera vez que se guarda, pedirá un nombre para el archivo.

Si el archivo tiene un nombre (ya se ha guardado anteriormente), Excel lo guardará con este nombre.

Si se quiere guardar el archivo con otro nombre, activar la opción del menú Archivo/Guardar como. Aparecerá una pantalla como la que muestra la Figura.


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Guardar en: Seleccionar un directorio de la ventana de abajo para guardar el archivo.

Nombre de archivo: Nombre que se le da al archivo.

Guardar como: Con qué tipo de archivos se quiere guardar.

Si se pulsa el botón Opciones, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Crear siempre una copia de seguridad: Crea una copia de seguridad para el archivo.

Contraseña de protección: Pedirá una contraseña cuando se intente guardar este libro de trabajo.

Contraseña contra escritura: Pedirá esta contraseña cuando se recupere el libro de trabajo.


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Se recomienda sólo lectura: Cuando se recupere este libro de trabajo, mostrará un mensaje recomendando este modo de apertura (Archivos de sólo lectura son aquellos que no se pueden modificar).

Ejercicio. Guardar el libro de trabajo actual con el nombre que se quiera.

Cerrar un libro de trabajo

Esta opción sirve para retirar el libro de trabajo activo. Es la opción Archivo/Cerrar.

Recuperar un libro de trabajo

Para recuperar un libro de trabajo, activar la opción del menú Archivo/Abrir, o hacer clic sobre el botón:

Aparece un cuadro de diálogo similar al de la opción de guardar. Para ver la utilidad del botón Buscar, mirar la siguiente sección Buscar un libro de trabajo.

Ejercicio. Recuperar el anterior libro de trabajo.

Buscar un libro de trabajo

Para buscar un libro de trabajo o un archivo, se hace desde la opción Archivo/Abrir. Al activar esta opción, aparece un cuadro de diálogo con las siguientes opciones:


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Nombre de archivo: Poner la extensión del archivo.

Tipo de archivo: Seleccionar el tipo de archivo.

Última modificación: Cuándo se le ha hecho la última modificación.

Buscar archivo: Al pulsar esta opción se piden características para realizar la búsqueda de un archivo (nombre, posición, etc...).

Ejercicio. Ejecutar una búsqueda que muestre todos los libros de trabajo incluidos en el disco duro.

Cerrar la aplicación Excel

Sólo es necesario activar la opción de la barra de menús Archivo/Salir. En caso de que se tenga cargado un libro de trabajo en el cual se hayan hecho modificaciones, Excel preguntará si quiere guardarlas antes de salir.

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Tutorial de ExcelModo de usar formatos numéricos

Por la importancia que tiene el formato numérico en la utilización de hojas electrónicas de cálculo, es preciso realizar una serie de matizaciones.

Al crear una nueva hoja de cálculo, todas las celdas usan el formato General de número. Siempre que puede, Microsoft Excel asigna automáticamente el formato de número correcto a la entrada. Por ejemplo, si se introduce un número precedido del signo de moneda o seguido del signo de porcentaje, Excel cambiará automáticamente el formato de la celda de General al formato de moneda o al formato porcentual, respectivamente. Puede cambiar el formato a uno de los formatos de número incorporados o crear un formato personalizado.

Los códigos para los formatos de número pueden tener hasta cuatro secciones separadas con puntos y comas. Estas secciones definen el formato para los números positivos, negativos, valores de cero y texto. Los formatos que incluyen [Rojo], presentan los números negativos en rojo en las pantallas en color.

Formatos de número personalizados

Formatos personalizados de fecha y hora

Aplicar formato a números usando los botones de la barra de herramientas

Asignar un formato de número, de fecha o de hora

Códigos de formatos de número

Crear formatos de número personalizados

Borrar un formato de número personalizado

Formatos de número como texto

Ocultar datos en las celdas

Ocultar la presentación de los ceros


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Formatos de número personalizados

Al crear formatos de número es necesario seguir las siguientes pautas:

Microsoft Excel usa el 0 y el # como marcadores de lugar de dígitos. Si usa el 0, el dígito aparecerá siempre, aunque se trate de un cero. El # suprime los ceros no significativos.

Una raya de subrayado seguida de un carácter crea un espacio del ancho de ese carácter. Por ejemplo, una raya seguida de un paréntesis a la derecha permitirá que los números positivos se alineen correctamente con los números negativos ubicados dentro de paréntesis.

Para establecer el color para una sección del formato, escribir el color entre corchetes dentro de la sección.

Para mostrar los puntos es preciso incorporarlos al formato. Los puntos que no estén rodeados por marcadores de lugar de dígitos pueden usarse para mostrar números por millares. Por ejemplo, el formato #, mostrará el número 120000 como 120.

Formatos personalizados de hora y fecha

Microsoft Excel guarda todas las fechas como números de serie y todas las horas como fracciones decimales. Debido a que la fecha y la hora son tratadas como si fueran números de serie, se pueden sumar, restar e incluir en otros cálculos. Por ello es preciso utilizar siempre un formato incorporado o crear uno propio al usar fechas y horas en los cálculos.

Para crear formatos de fecha y hora personalizados:

a. Para crear formatos de hora que permitan tener una hora mayor que 24, o minutos y segundos mayores que 60, colocar corchetes alrededor de las primeras letras del código para el formato de hora. Es posible crear códigos de hora que muestren fracciones de segundo.

b. Para ver una fecha o una hora como un número de serie, cambiar el formato de la celda a General.

c. Para obtener una descripción de los códigos de números de Microsoft Excel, consultar los Códigos de formatos de número.


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Aplicar formato a números usando los botones de la barra de herramientas

1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.2. Hacer clic en el botón correspondiente al tipo de formato que se desea.

Hacer clic para:

● Aplicar el modelo Moneda● Aplicar el modelo Porcentual● Aplicar el modelo Millares● Aumentar los lugares decimales● Disminuir los lugares decimales

Se puede cambiar el formato de número aplicado volviendo a definir los modelos de moneda, de porcentual o de millares.

Asignar un formato de número, de fecha o de hora

1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato. 2. Activar Formato/Celdas. También se puede elegir Formato de celdas del menú

contextual.3. Seleccionar la ficha Número.4. En el cuadro Categoría, elegir el formato más apropiada para los datos seleccionados.5. En el cuadro Códigos de formato, seleccionar un formato. Si hay un número, fecha u

hora en la celda activa al seleccionar un formato, Microsoft Excel presentará una muestra de cómo aparecerán los datos seleccionados.

6. Pulsar Aceptar.

También se puede realizar estas operaciones utilizando los botones:


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Códigos de formatos de número

Microsoft Excel usa los siguientes símbolos en los formatos incorporados. Se pueden usar los siguientes símbolos para crear los formatos numéricos deseados.

Símbolo del formato SignificadoGeneral Presenta el número en formato General

# Marcador de lugar para dígitos 1

0 (cero) Marcador de lugar para dígitos 2

? Marcador de lugar para dígitos 3

Coma (,) Coma decimal

% Porcentaje

Millares (.) Separador de millares

E- E+ e- e+ Formato científico

$ - +/ ( ) : espacio Muestra caracteres

\ Muestra el siguiente caracter en el formato

* Repite el siguiente carácter en el formato las veces que sea necesario para llenar el ancho de la columna

subrayado Salta el ancho del siguiente carácter

"texto" Presenta cualquier texto que esté entre comillas

@ Marcador de lugar para texto

m Presenta el mes como un número no precedido de cero (1-12)

mm Presenta el mes como un número precedido de cero (01-2)

mmm Presenta el mes como una abreviatura (Ene-Dic).

d Presenta el día como un número no precedido de cero (1-31)

dd Presenta el día como un número precedido de cero (01-31)

ddd Presenta el día como una abreviatura (Sáb-Dom)

dddd Presenta el día como un nombre completo (Sábado-Domingo)

aa o aaaa Presenta el año como un número de dos dígitos (00-99) o como uno de cuatro dígitos (1900-2078)

h o hh Presenta la hora como un número no precedido de cero (0-23) o como un número precedido de cero (00-23)


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m o mm Presenta los minutos como un número no precedido de cero (0-59) o como un número precedido de cero (00-59)

s o ss Presenta los segundos como un número no precedido de cero (0-59) o como un número precedido de cero (00-59)

[ ] Presenta las horas mayores que 24, o los minutos o segundos mayores que 60

AM/am/A/a ó PM/pm/P/p Muestra la hora en un reloj de 12 horas

[NOMBRE DEL COLOR]

Muestra los caracteres que están en la celda en el color especificado

[COLOR n] Muestra el color correspondiente en la paleta de colores

[condición valor] Permite establecer un criterio propio para cada sección de un formato de número

El significado y funcionamiento de los símbolos anteriores es el siguiente:

Marcador de lugar para dígitos 1. Si el número tiene más dígitos a la derecha de la coma decimal que la cantidad de números a la derecha en el formato, Microsoft Excel redondeará el número agregando lugares decimales según la cantidad de números que haya a la derecha. Si el número tiene más dígitos a la izquierda de la coma decimal que la cantidad de números a la izquierda en el formato, Microsoft Excel mostrará los dígitos adicionales.

Marcador de lugar para dígitos 2. Sigue las mismas reglas definidas anteriormente para el marcador #, excepto que si el número tiene menos dígitos que la cantidad de ceros en el formato, Microsoft Excel mostrará los ceros adicionales. Por ejemplo, si desea que el número 8,9 aparezca como 8,90; escriba #,00 para el formato.

Marcador de lugar para dígitos 3. Sigue las mismas reglas definidas anteriormente para el marcador 0, excepto que Microsoft Excel colocará un espacio para los ceros no significativos a cualquiera de los lados de la coma decimal, para que las comas decimales queden alineadas. También se puede utilizar este símbolo para fracciones que tengan cantidades variables de dígitos.

Coma decimal. Este símbolo determina cuántos dígitos (ceros o números) mostrará Microsoft Excel a la derecha y a la izquierda de la coma decimal. Si el formato contiene sólo números a la izquierda de este símbolo, Microsoft Excel iniciará los números menores que 1 con una coma decimal. Para evitar que esto ocurra, utilizar 0 como primer marcador de lugar para dígitos a la izquierda de la coma decimal en lugar del número. También se puede usar la coma decimal para crear formatos de hora con fracciones de segundo.

Porcentaje. Microsoft Excel multiplica por 100 y agrega el carácter %.


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Separador de millares. Microsoft Excel separa los millares con puntos, si el formato contiene un punto rodeado de números o ceros. Un punto después del marcador de lugar para dígitos mide al número por un millar. Por ejemplo, el formato #. medirá al número por un millar y el formato #.. medirá al número por un millón. El formato 0,0.. mostrará el número 12.200.000 como 12,2.

Formato científico. Si un formato contiene un 0 o un # a la derecha de una E-, E+, e- o e+, Microsoft Excel presentará el número en formato científico e insertará una E o una e. La cantidad de ceros o números a la derecha determinará el número de dígitos del exponente. E+ o e+ coloca un signo menos al lado de los exponentes negativos y un signo más al lado de los exponentes positivos.

Muestra estos caracteres. Para mostrar un carácter que no sea uno de los indicados, escriba una barra inversa (\) o escriba el carácter entre comillas (" "). También se puede usar el carácter (/) para formatos de fracciones.

Muestra el siguiente carácter en el formato. Microsoft Excel no mostrará la barra inversa. Esto es lo mismo que escribir el siguiente carácter entre comillas. Si introduce cualquiera de los siguientes símbolos, Microsoft Excel proporcionará la barra inversa: ! ^ & ` (comilla izquierda simple) ' (comilla derecha simple) ~ { } = < >

Repite el siguiente carácter en el formato las veces que sea necesario para llenar el ancho de la columna. No se puede tener más de un asterisco en una sección de un formato.

Salta el ancho del siguiente carácter. Por ejemplo, en una sección de formato para números positivos se podría escribir _) al final de la sección de formato para que Microsoft Excel salte el ancho de los caracteres de los paréntesis, de manera que los números positivos queden alineados con los números negativos que contengan paréntesis.

Presenta cualquier texto que esté entre comillas.

Marcador de lugar para texto. Si se introduce algún texto en la celda, se colocará en el formato donde aparezca el carácter @.

Presenta el mes como un número no precedido de cero (1-12). Si se usa m inmediatamente después del símbolo h o hh, Microsoft Excel presentará los minutos en lugar del mes.

Presenta el mes como un número precedido de cero (01-2). Si se usa mm inmediatamente después del símbolo h o hh Microsoft Excel presentará los minutos en lugar del mes.

Presenta el mes como una abreviatura (Ene-Dic).


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Presenta el mes como un nombre completo (Enero-Diciembre).

Presenta el día como un número no precedido de cero (1-31).

Presenta el día como un número precedido de cero (01-31).

Presenta el día como una abreviatura (Sáb-Dom).

Presenta el día como un nombre completo (Sábado-Domingo).

Presenta el año como un número de dos dígitos (00-99) o como uno de cuatro dígitos (1900-2078).

Presenta la hora como un número no precedido de cero (0-23) o como un número precedido de cero (00-23). Si el formato contiene AM o PM, la hora se basará en el reloj de 12 horas. De lo contrario, la hora se basará en el reloj de 24 horas.

Presenta los minutos como un número no precedido de cero (0-59) o como un número precedido de cero (00-59). El símbolo m o mm deberá aparecer inmediatamente después del símbolo h o hh, de lo contrario, Microsoft Excel presentará el mes en lugar de los minutos.

Presenta los segundos como un número no precedido de cero (0-59) o como un número precedido de cero (00-59).

Presenta las horas mayores que 24, o los minutos o segundos mayores que 60. Colocar los corchetes alrededor del extremo izquierdo del código de la hora; por ejemplo, el código de la hora [h]:mm:ss permite la presentación de una hora mayor que 24.

Muestra la hora en un reloj de 12 horas. Microsoft Excel presentará AM, am, A o una m para las horas entre la medianoche y el mediodía, y PM, pm, P o p para las horas entre el mediodía y la medianoche. Si no se usa ningún indicador de AM/PM, la hora se basará en el reloj de 24 horas.

Muestra los caracteres que están en la celda en el color especificado. Por ejemplo [NEGRO], [AZUL], [CYAN], [VERDE], [MAGENTA], [ROJO], [BLANCO], [AMARILLO]

Muestra el color correspondiente en la paleta de colores, donde n es un número del 0 al 56. Para obtener más información acerca de la paleta de colores, consulte Personalizar colores en una paleta de colores.

Donde condición puede ser <, >, =, >=, <=, <> y valor puede ser cualquier número. Con el símbolo [condición valor], se puede establecer un criterio propio para cada sección de un formato de número.


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Crear formatos de número personalizados

Para crear un formato de número personalizado:

1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.

2. Activar Formato/Celdas/Número.

3. Seleccionar un formato de la lista.

4. En el cuadro Código, modificar el código para crear un nuevo formato. Para obtener más información acerca del significado de los códigos para los formatos, consultar Códigos de formatos de número.

5. Pulsar Aceptar.

El nuevo formato personalizado aparecerá ahora en las categorías apropiadas y se guardará con el libro de trabajo.

Nota: Los formatos de número incorporados siempre estarán disponibles, junto con los formatos personalizados. Modificar un formato incorporado para crear un formato personalizado no significa que el formato incorporado vaya a desaparecer.

Nota: Para introducir caracteres especiales que muestren los símbolos de moneda activar BLOQ.NÚM y mantener presionada la tecla ALT mientras se escribe el carácter ANSI correspondiente al símbolo de moneda en el teclado numérico.

Para introducir Presione ALT y escriba

£

¥

0163

0165


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Borrar un formato de número personalizado

1. Activar Formato/Celdas/Número.2. Elegir Categoría/Personalizada3. Seleccionar el formato de número que se desea eliminar.4. Elegir el botón Eliminar.5. Pulsar Aceptar.

Nota: Los formatos incorporados no se pueden eliminar.

Formato de números como texto

Antes de introducir los números se deberá dar a las celdas formato como texto.

1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.

2. Activar Formato/Celdas/Número.

3. Seleccionar Categoría/Texto.

4. En Códigos de formato, seleccionar el formato @.

5. Pulsar Aceptar.

6. Introducir los números en las celdas con formato. Los números que hayan recibido formato como texto se alinearán a la izquierda de la celda.

Sugerencia: Puede introducirse rápidamente un número como texto colocando un apóstrofo delante.


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Ocultar datos en las celdas

1. Seleccionar las celdas con los datos que se desea ocultar. 2. Activar Formato/Celdas/Número.3. En el cuadro Código escribir ;;; (tres puntos y comas).4. Pulsar Aceptar.

Los datos contenidos en la celda aparecerán en la barra de fórmulas o en la celda, si se está editando dentro de la celda. Los datos en la celda no se imprimirán.

Ocultar la presentación de los ceros

1. Seleccionar las celdas a las que se desea dar formato.2. Activar Formato/Celdas/Número.3. En Código escribir 0;0;4. Pulsar Aceptar.

Las celdas que tengan un valor cero no mostrarán el cero.

Nota: Para desactivar la presentación en pantalla de los valores cero de una hoja entera, elegir el comando Opciones en el menú Herramientas y desactive la opción Valores cero de la ficha Ver.

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Tutorial de ExcelAlgunos ejercicios para repasar

Con los conocimientos anteriores es posible abordar la resolución de los siguientes ejercicios:

Ejercicio 1

Ejercicio 2

Ejercicio 3

Ejercicio 1. Recuperar el archivo E1.XLS para calcular las casillas en blanco con la siguiente información:

● Incremento: 10% del precio de compra● Precio de venta: Precio de compra + incremento● Total ventas: Precio de venta * Cantidad● Calcular la primera fila y utilizar cualquiera de las opciones de copiar para el resto.● Insertar la columna "Total Compras" entre las de "Cantidad" y "Total Ventas" y

calcularla (Total Compras = Precio Compra * Cantidad).● Añadir al final la columna "Total Pesetas" donde se calculará el "Total Ventas" menos

el "Total Compras".● Utilizar la función =SUMA para calcular los totales de las columnas "Total Compras",

"Total Ventas" y "Total pesetas".● Formato de la tabla:

❍ Primera fila y columna en negrita, color de fondo azul marino y color del texto blanco.

❍ Casillas de los números, fondo azul cielo.❍ Casillas de Sumas, fondo gris.❍ Bordes, contorno de la tabla, primera fila borde inferior, poner doble línea.

Línea derecha en todas las columnas, excepto la última.❍ Columnas de totales, formato numérico, número con separador.❍ Fila de sumas, formato numérico, monetario.

Si después de poner el formato, en alguna casilla aparecen los símbolos siguientes #####, quiere decir que la columna no tiene bastante anchura para que quepa el número, cambiar el ancho de la columna para que se vea el número entero. Siempre que aparezcan éstos símbolos, o los números en notación científica, significa que la columna no es lo bastante



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ancha.

Guardar el ejercicio E1.Xls

1. Activar la opción Archivo/ Guardar.

2. Pulsar sobre el botón Aceptar

Ejercicio 2. Recuperar el archivo E2.XLS para realizar las siguientes operaciones:

● Insertar una fila denominada "Anticipos" entre las casillas de "Fijo" y "Ganancias".● Calcular las casillas en blanco con la siguiente información:

❍ % Comisiones: 15%❍ Total comisiones: Ventas * 15%❍ Anticipos: 3% del Fijo❍ Ganancias: Fijo + Total comisiones - Anticipos❍ Total: Suma de cada fila

● Calcular las casillas vacías.● Insertar la columna del total al final.● Formato de la tabla:

Títulos de la primera fila, alineados a la derecha y en negrita. Fuente de la primera columna, Times New Roman, tamaño 12. Borde inferior en la primera y última fila. Borde derecho en todas las columnas excepto la última. Formato numérico porcentual en la fila de Comisiones. Formato numérico con separador de miles en la fila de Ganancias. Color de fondo para toda la tabla, gris.

Ejercicio 3. Recuperar el archivo E3.XLS para calcular las casillas vacías con la siguiente información:


http://sicodinet.unileon.es/sicodinet/tutorial/Ejercicios/ej2.xls


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● Precio Unidad: precio cajetilla / 20● Total: Precio unidad * Nº cigarros consumidos● Total Nicotina: Nº cigarros consumidos * Nicotina● Total Alquitrán: Nº cigarros consumidos * Alquitrán● Formato de la tabla: Aplicar formato clásico 2. Recordar que los formatos predefinidos,

se activan con la opción Formato/Autoformatos y que previamente es necesario seleccionar el rango al cual se quiere aplicar.

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Tutorial de ExcelAlgunas funciones matemáticas

Microsoft Excel presenta entre sus utilidades una serie de funciones matemáticas ya definidas, entre las que cabe destacar las siguientes:

=ALEATORIO.ENTRE(Número Inicial;Número Final)

=COCIENTE(Dividendo;Divisor)

=FACT(número)

=RESIDUO(Dividendo;Divisor)

=RAIZ(número)

=MCD(num1;num2;...;numN)

=MCM(num1;num2;...;numN)

=POTENCIA(Base;Exponente)

=TRUNCAR(Número;Decimales)

=REDONDEAR(Número;Decimales)

=ALEATORIO.ENTRE(Número Inicial;Número Final)

Devuelve un número aleatorio entre los números que se le especifican en Número Inicial y Número Final. Número inicial y final pueden ser números o referencias a casillas con valores numéricos. (Puede no estar disponible)


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=COCIENTE(Dividendo;Divisor)

Devuelve la parte entera de una división. Dividendo y divisor pueden ser números o referencias a casillas con valores numéricos. (Puede no estar disponible)

=FACT(número)

Calcula el factorial de un número. Número puede ser un número o una referencia a una casilla con valor numérico.

=RESIDUO(Dividendo;Divisor)

Calcula el residuo de una división. Dividendo y divisor pueden ser números o referencias a casillas con valores numéricos.

=RAIZ(número)

Calcula la raíz cuadrada de un número. Número puede ser un valor numérico o una referencia a una casilla con valor numérico.

=MCD(num1;num2;...;numN)


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Calcula el Máximo Común Divisor de una serie de valores. Núm1, núm2, ..., númN pueden ser números o referencias a casillas con valores numéricos. También es posible la forma MCD (Casilla Inicial: Casilla Final). (Puede no estar disponible)

=MCM(num1;num2;...;numN)

Calcula el Mínimo Común Múltiplo de una serie de valores. Núm1,núm2,...númN pueden ser números o referencias a casillas con valores numéricos. También es posible la forma MCM(Casilla Inicial : Casilla Final). (Puede no estar disponible)

=POTENCIA(Base;Exponente)

Calcula el resultado de elevar la Base a un Exponente. Base y Exponente pueden ser números o casillas con valores numéricos.

=TRUNCAR(Número;Decimales)

Deja un número con la cantidad de cifras decimales indicadas en Decimales.

=REDONDEAR(Número;Decimales)

Redondea un número con la cantidad de cifras especificada en Decimales. Si el último dígito


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de los decimales es menor que 5, redondea el número hacia el número anterior.

=REDONDEAR(3,34; 1) se redondeará a 3,3

Si el último dígito de los decimales es mayor que 5, redondeará hacia el superior.

=REDONDEAR(3,36; 1) se redondeará a 3,40.

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Tutorial de ExcelAlgunas funciones trigonométricas

Por la utilidad que pudieran presentar las funciones trigonométricas más habituales, a continuación se presenta una breve descripción de las mismas:

=RADIANES(Valor en grados)

=SENO(Ángulo en radianes)

=COS(Ángulo en radianes)

=TAN(Ángulo en radianes)

=RADIANES(Valor en grados)

Convierte Grados en Radianes. Valor en Grados puede ser un número o una referencia a una casilla numérica.

=SENO(Ángulo en radianes)

Calcula el seno de un ángulo determinado. Ángulo en radianes puede ser un número o una referencia a una casilla con valor numérico.

=COS(Ángulo en radianes)

Calcula el coseno de un ángulo determinado. Ángulo en radianes puede ser un número o una referencia a una casilla con números.


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=TAN(Ángulo en radianes)

Calcula la tangente de un ángulo determinado. Ángulo en radianes puede ser un número o una referencia a una casilla con valor numérico.

Ejercicio

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Tutorial de ExcelReferencias absolutas

Una referencia absoluta, significa indicarle a Excel que cuando tenga que hacer una copia de una fórmula compuesta por referencias, la referencia de una o más casilla no ha de cambiar, siempre será la misma. Se indica referencia absoluta poniendo delante de la fila y/o la columna el símbolo $.

A efectos de resultar operativos, se plantea la resolución de los siguientes ejercicios:

Ejercicio 1Ejercicio 2Ejercicio 3

Ejercicio 1. Recuperar el archivo E5.XLS y calcular las casillas en blanco teniendo en cuenta que:

Total comisiones (B3) =Total Ventas (B2) * %Comercial ($B8).

Poniendo el símbolo $ delante de B8, para que cuando se copie esta fórmula a las casillas adyacentes, no se incremente esta referencia a C8, D8, etc.

Total Impuestos (B4) =Total Ventas (B2 * %Impuestos ($B9).

Gastos fijos(B5) = Gastos fijos ($B10)

Total Neto = Total Ventas - (Total Comisiones + Total Impuestos +Gastos fijos).

Ejercicio 2. Recuperar el archivo E6.XLS. Calcular las casillas vacías teniendo en cuenta:

● Volumen Ventas: Volumen Ventas mes anterior * Incremento de ventas + Volumen Ventas mes anterior.

● Ingresos Ventas: Volumen Ventas * Precio.




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● Coste variable: 57% de Ingresos Ventas. Utilizando la casilla Coste incremento Ventas.● Coste fijo: Casilla de coste fijo.● Beneficio: Ingresos Ventas - (Coste variable + Coste fijo).● Crear una vista que muestre el cuadro Tabla de previsiones, y otra que muestre toda

la tabla de resultados con los siguientes formatos:

a. Aplicar autoformato Clásico 3 a la tabla de previsiones.b. Aplicar autoformato Clásico 1 a la tabla de resultados.c. Aplicar formato numérico porcentual a las casillas "Incremento Ventas" y "Coste

Incremento Ventas".d. Eliminar todos los decimales de la tabla de resultados.

Ejercicio 3. Recuperar el archivo E7.XLS. Información para la resolución:

● Volumen Ventas: Volumen Ventas mes anterior * Incremento Ventas + Volumen Ventas mes anterior.

● Total Ventas: Volumen Ventas + Precio Venta.● Desc. Ventas: Total Ventas * %Descuento Ventas.● Neto Ventas: Total Ventas - Desc. Ventas.● Volumen Compras: Volumen Compras mes anterior * Incremento Compras + Volumen

Compras mes anterior.● Total Compras: Volumen Compras * Precio Compra.● Desc. Compras: Total Compras * %Descuento Compras.● Neto Compras: Total Compras - Desc. Compras.● Total Salario: Salarios * Trabajadores.● Insertar filas para colocar los "Gastos Fijos" entre las filas de "Total Salarios" y

"Resúmenes" de la siguiente forma: Una fila para el título "Gastos Fijos", una fila para los Alquileres, una fila para Publicidad y una fila para Total Fijos.

● Alquileres: Alquileres de la tabla Gastos Fijos.● Publicidad: Publicidad de la tabla Gastos Fijos.● Total Fijos: Alquileres + Publicidad.● Ganancias: Neto Ventas.● Pérdidas: Neto Compras + Total Salarios + Total Fijos.● Beneficio: Ganancias - Pérdidas.● %Beneficio: (Beneficio + 100) / Ganancias.● Recalcular la tabla de resúmenes.● Crear las vistas siguientes:

a. Vista1, ha de incluir las tablas, Tabla Variables Ventas, Tabla Variables Compras y Tabla Gastos Fijos y Ventas.



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b. Gastos, ha de incluir las tablas, Compras, Salarios y Gastos Fijos.c. Resúmenes, ha de incluir la tabla de resúmenes.

Formato de la tabla: Aplicar separadamente a las diferentes tablas el autoformato Lista 3 y posteriormente eliminar la visualización de los decimales.

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Tutorial de ExcelPresentación de una hoja de cálculo

Los cambios de presentación están incluidos dentro de la opción Ventana de la barra de menús. Todos los ejemplos de esta sección se harán con el archivo E7.XLS.

Abrir una ventana nueva

Organizar ventanas

Dividir una hoja

Inmovilizar secciones de una hoja

Auditoria

Ortografía

Preparar Impresión

Imprimir

Abrir una ventana nueva

Sirve para tener dos copias del mismo libro de trabajo, de esta forma, se puede tener visibles dos partes del libro sin necesidad de desplazarse con el cursor. Seguir los pasos siguientes:

1. Situar el cursor sobre la casilla A9(Ventas).

2. Activar la opción Ventana/ Nueva Ventana.

Ahora existen dos ventanas que presentan diferentes partes de la misma hoja. Se puede ver activando la opción Ventana, observando que las últimas dos opciones son:

E7.XLS:1 (Ventana 1, la que existía)



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E7.XLS:2 (Ventana 2, la que se ha creado).

Eso sirve para: En la resolución del ejercicio 7, era incómoda la introducción de las fórmulas en las casillas situadas por debajo de la tabla de compras, era necesario ir buscando las referencias a tablas, las casillas de las cuales no estaban visibles. Ahora se puede repetir la operación de calcular los descuentos de la tabla Compras utilizando las ventanas. Introduciendo las fórmulas con el método de las teclas del cursor.

Ejercicio. Con el archivo E7.XLS se trata de realizar las siguientes operaciones:

1. Activar la ventana E7:1 desde la opción Ventana y situar el cursor sobre la casilla B18(Descuentos Compras en Enero), borrar el contenido.

2. Activar la ventana E7:2 desde la opción Ventana y situar el cursor sobre la casilla E1.3. Volver a la ventana E7:1 y,

a. Teclear = ,b. Subir la casilla B17c. Teclear *d. Activar la opción Ventana y cambiar a E7:2e. Bajar a E5.f. Pulsar Aceptar.

Organizar ventanas

Se puede organizar la disposición de las ventanas en la pantalla con la opción de la Barra de menús Ventana/Organizar... Aparece un cuadro de diálogo con las siguientes opciones:

En Mosaico : Se distribuye el área de trabajo para mostrar todas las hojas.

Horizontal : Se distribuye el área de trabajo en ventanas horizontales.

Vertical : Se distribuye el área de trabajo en ventanas verticales.

Cascada: Se presentan las ventanas solapadas.

● Ventana/ Ocultar. Oculta la ventana activa.● Ventana/ Mostrar. Muestra una lista de las ventanas ocultas para que puedan volver

a visualizarse.



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Ejercicio. Cerrar Ventana2, activando la opción cerrar del cuadro del menú de control.

Dividir una hoja

Esta opción se utiliza también para ver diferentes partes de una hoja. La hoja quedará dividida en dos o cuatro partes dependiendo de donde esté situada la casilla activa, si está en la primera fila, dividirá la ventana en dos secciones verticales, si está en la primera columna, dividirá la ventana en dos secciones horizontales, en cualquier otra parte, dividirá la ventana en cuatro partes. La división de una hoja se activa con la opción de la Barra de menús Ventana/Dividir, o haciendo un clic y arrastrando en los cuadros de división.

Inmovilizar secciones de una hoja

Esta opción se utiliza para dejar fijas las filas que están por encima y las columnas que están a la izquierda de la casilla dónde se encuentra el cursor (Casilla activa). Se utiliza para ver las referencias de los títulos de las filas y columnas.

Ejercicio. Realizar las siguientes operaciones:

1. Situar el cursor en la casilla B9 (Ventas en Enero).2. Activar la opción de la Barra de Menús Ventana/ Inmovilizar Secciones. O hacer

clic sobre el botón .

Para movilizar las secciones Ventana/ Movilizar secciones.


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Auditoria

El comando Auditoría, sirve para buscar las casillas que intervienen en las fórmulas de una hoja de cálculo. Activar la opción Herramientas/Auditoría, se desplegará el siguiente menú:

● Rastrear precedentes: Muestra las casillas que intervienen en la fórmula de la casilla marcada.

Ejercicio.

1. Seleccionar la casilla B192. Activar la opción Herramientas/Auditoría/rastrear precedentes.3. Repetir el paso 2, tres veces, se verá el origen de la fórmula de la casilla B19.4. 4. Para quitar las flechas indicativas Herramientas/ Auditoría/Quitar todas las

flechas.

● Rastrear dependientes: Muestra las casillas que dependen de la que está seleccionada.

Ejercicio.

1. Seleccionar la casilla B10.2. Activar las opción Herramientas/ Auditoría/ Rastrear Dependientes.3. Repetir el paso 2, tres veces, y veréis las casillas en las que interviene la casilla B10

en la fórmula.4. 4. Para quitar las flechas indicativas, Herramientas/ Auditoría/Quitar todas las

flechas.


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● Rastrear error: Si hay un error en la fórmula de la casilla marcada, muestra el origen de este error.

Ejercicio.

1. Seleccionar la casilla C13.2. Cambiar la fórmula C11-C12 por C11-C9.3. Seleccionar la casilla C35, Herramientas/ Auditoría/ Rastrear error. La casilla

donde se unen una flecha azul y otra roja es donde se ha producido el error.4. Corregir la fórmula de la casilla C13.5. Sacar las flechas.

● Quitar todas las flechas: Borra todas las flechas.● Mostrar barra de auditoría: Muestra la siguiente barra de botones:

Esta barra muestra las mismas opciones que el menú desplegable así como la ventana de información (último botón). La ventana de información presenta por su parte un menú desplegable como el siguiente:

● Celda: muestra la referencia de la casilla.● Fórmula: muestra la fórmula que hay en la casilla.● Formato: muestra el formato que tiene la casilla.● Protección: si está protegida o no.● Nombres: muestra el nombre de la casilla, si tiene.● Celdas precedentes: muestra las referencias de las casillas que intervienen en la

fórmula que contiene.● Celdas dependientes: muestra las casillas que la contienen como parte de una


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fórmula.● Notas: muestra las notas de esta casilla, si tiene.

Ejercicio.

De la casilla B19 se obtendrá esta información:

Para abandonar esta opción, pulsar Ventana/Mostrar Documento.

Ortografía

Corrige las faltas de ortografía del rango seleccionado. Para ello activar la opción

Herramientas/Ortografía, o pulsar el botón de la barra estándar. Es posible que no aparezca en las barras visibles el botón de la función de Ortografía. Si se considera oportuno, por su utilidad y por que se utilice habitualmente, es posible personalizar la barra para añadir el botón de Ortografía a la barra estándar. Para ello pulsar el botón derecho del ratón encima del espacio vacío al lado de la barra estándar. Se activa un menú desplegable con las diferentes barras posibles y con la opción Personalizar. Eligiendo esta opción se puede seleccionar distintas opciones entre las que se encuentra Utilidades y en ella el botón de la Ortografía.


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Una vez activada la función de Ortografía (bien por el menú, bien con el botón) aparece un cuadro de diálogo similar al siguiente:

● Cambiar a: Palabra que se ha de sustituir.● Sugerencias: Serie de palabras que sugiere el ordenador.● Ignorar: No cambia la palabra.● Ignorar todas: La próxima vez que encuentre la palabra la pasará.● Cambiar: Cambiará la palabra por la que ha estado seleccionada en el apartado

Cambiar a.● Cambiar todo: Cambiará automáticamente la palabra si la vuelve ha encontrar.● Agregar: Incluir la palabra al diccionario que hay abierto en el apartado Agregar

palabras a:.

Preparar Impresión

Esta opción se presenta sobre operaciones a realizar en el ejercicio 7 para imprimirlo.

1. Activar la opción Archivo/Presentación preliminar, o pulsar el botón de la barra estándar. Excel mostrará como quedará impresa la hoja.

2. Hacer clic sobre el botón Preparar. También se puede ejecutar esta acción con la opción Archivo/Preparar página de la barra de menús. Aparecerá un cuadro de diálogo con diferentes pestañas.


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2.1. Seleccionar apartado Página. 2.2. Orientación / Presentación Horizontal. 2.3. Escala/encajar en:, 1 página de ancho, por 1 de alto.

3. Apartado Márgenes. Este apartado sirve para ajustar los márgenes, no se ajustarán desde esta opción, se hará cuando se vuelva a la presentación preliminar.

4. Encabezado/Pie.

4.1. En el apartado Personalizar Encabezado, en sección izquierda, poner la fecha, y en la sección derecha la hora. Se utilizarán estos botones:

4.2. En el apartado Personalizar pie de página, en la sección izquierda poner el nombre del archivo. Utilizar este botón:

5. Pulsar sobre el botón Aceptar, para volver a presentación preliminar.6. Ajustado de los Márgenes. Pulsar sobre el botón Márgenes. Aparecen unas líneas

horizontales y verticales que indican la posición de los márgenes.

6.1. Situar el cursor sobre estas líneas, cuando el cursor se transforme en una cruz de doble flecha, pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta ajustar los márgenes. 6.2. La línea horizontal superior es el margen para la cabecera, la siguiente, el margen superior de la hoja de cálculo. La última línea es el margen para el pié de página, la anterior el margen inferior de la hoja.

7. El apartado Zoom, sirve para aumentar o disminuir la vista de la hoja. Se activa bien con el botón, o simplemente haciendo click en el botón izquierdo del ratón.

8. Los botones Anterior y Siguiente, se activan cuando los datos que se quieren imprimir no entran en una sola hoja de papel.

9. Pulsar Cerrar para volver a la hoja de cálculo.

Imprimir

Para imprimir una hoja, activar opción de la barra de menús Archivo/Imprimir, o pulsar el botón de la barra estándar:


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Se desplegará un cuadro de diálogo similar al siguiente:

● Imprimir: En esta sección, se puede escoger lo que se desea imprimir, el rango seleccionado, las hojas seleccionadas o todo el libro.

● Copias: Sirve para especificar cuantas copias se quieren de cada hoja.● Intervalo de páginas: Imprimir todas las páginas, o sólo las indicadas en los

apartados Desde, Hasta.● Impresora: Disponer de varias impresoras permitirá seleccionar la que se quiera

utilizar.

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Tutorial de ExcelEjemplos y funciones de Excel

La función SUMA()

La función BUSCARV(Celda;Rango;Columna)

La función = SI()

Las funciones: Promedio, Máxima, Mínima, Moda, Contar, Contar.si y Mediana

Amortización de un préstamo. La función =PAGO()

Utilización de Botones de Control

Recuperación del precio de la lista

La función SUMA()

Una función es una fórmula ya preparada por Excel, que permite ahorrar tiempo y cálculos, y que produce un resultado. Por ejemplo, suponer que es preciso sumar una columna de datos numéricos:


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En el ejemplo anterior se puede colocar en la celda A10 la fórmula: =A3+A4+A5+A6+A7+A8, pero esto mismo resultaría muy laborioso si en lugar de 5 celdas hubiese que sumar 100. En lugar de esa fórmula, es preferible utilizar la función =SUMA(A3:A8) que realizará exactamente la misma operación; sumar el rango de celdas A3:A8.

Las funciones aceptan unos valores (en este caso el rango de celdas) llamados argumentos.

Sintaxis. Observa la sintaxis de una función:

Las funciones se pueden introducir de dos formas:

● Mediante teclado.● Mediante el asistente para funciones.

La función BUSCARV(Celda;Rango;Columna)

Esta función buscará el valor de una celda en un rango de celdas y retornará el contenido de n


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columnas a su derecha.

¿Qué significa ésto?. Abrir el archivo EJ1.XLS. Aparecerá un listado de productos tal que así:

Suponer que es una lista muy larga de artículos en almacén. Observa que en la parte superior hay tres casillas de color. Estas celdas servirán para este propósito. En la celda C2 colocar la fórmula:

=BUSCARV(C1;A7:C15;2)

¿Para qué servirá esta hoja? Lo que se hará es escribir un código de artículo en la celda C1 (amarilla) y Excel hará que aparezca automáticamente la descripción y la cantidad disponible en las dos celdas inferiores.

Este tipo de hojas va perfecto para hacer una consulta a un listado. La fórmula mirará lo que hay en la celda C1, y lo buscará en el rango A7:C15. Una vez que lo encuentre, (lo encontrará en la 1ª columna), mostrará lo que hay 2 columnas a su derecha (contándose ella), es decir, la descripción del producto.

Si se observan detenidamente los tres argumentos que pide la función =BUSCARV, primero la celda donde estará lo que se intenta buscar (el código), luego el rango donde ha de buscarlo, y por último el número de columna que se quiere mostrar.

Ahora, escribir la fórmula para la celda C3. Básicamente es igual a la anterior, pero ahora el número de columna será el 3, es decir, mostrará la cantidad:

=BUSCARV(C1;A7:C15;3)

Ahora sólo faltará comprobar las dos fórmulas escribiendo cualquier código de la lista de artículos en la celda C1.



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Un detalle importante de la función =BUSCARV( ) es que si la lista o rango donde hay que buscar está desordenada, será necesario añadir la palabra FALSO al final de la fórmula. Observar este ejemplo:

=BUSCARV(C;A7:C15;2;FALSO)

En el caso de ejemplo no hace falta, pues la lista está alfabéticamente ordenada.

La función = SI()

La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. La sintaxis de esta función es:

=SI(Condición;Verdadero;Falso)

Esta es la forma más simple de representar esta función, porque la misma se puede complicar mucho más.

Ejemplo (e2.xls). Vamos a hacer que la factura de este ejemplo haga un descuento del 10% sólo en el caso de cobrar al contado. La fórmula se colocará en la celda E15 y será la siguiente:

=SI(A17="Contado";E14*10%;0)

Esta fórmula mirará si en la casilla A17 existe la palabra Contado. En tal caso, ejecutará una fórmula (10% de descuento), en caso contrario, colocará simplemente un cero en la celda E15, es decir, no realizará ningún cálculo. El resultado será:

En el siguiente ejemplo se va a realizar una variación de la función =SI

En el ejemplo anterior se comprobó que la función =SI debía cumplir una condición, que era la de controlar si en una celda determinada había un texto. Pero, ¿qué pasaría si se tuviesen que



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cumplir más de una condición? Por ejemplo, suponer que la función =SI debe tener en cuenta dos condiciones.

Estas dos condiciones podrían ser:

● Que la función =SI hiciese algo sólo si se tuvieran que cumplir las dos ● Que la función =SI hiciese algo si se cumpliese una de las dos

Estos casos se controlan con dos operadores lógicos: el Y y el O. La sintaxis de la orden sería la siguiente:

=SI(Y(Condición1:Condición2..... Caso en el que se deban cumplir todas las condiciones

=SI(O(Condición1:Condición2..... Caso que se deba cumplir sólo una

En el siguiente ejemplo (e3.xls) se trata de diseñar una hoja de control de flujo de caja en un hipotético caso en el que se deban controlar entradas y salidas además del saldo. En las columnas C y D se introducen las cantidades según sea un gasto (extracción) o un ingreso (depósito). Sería muy fácil colocar en la celda E5 (saldo) la siguiente fórmula: =E4+C5-D4, que calcularía el saldo anterior, más la cantidad de la celda del depósito, menos la cantidad de la celda de la extracción. El problema viene cuando se copia la fórmula varias celdas hacia abajo. A partir de la celda del último saldo, siempre mostraría el saldo anterior, se hubiese o no, introducido cantidades en las celdas de depósito o extracción.

Realizar el ejercicio y observar el resultado que se obtendría. Evidentemente, no queda muy estético a la vista. Se puede utilizar la función =SI, la cual ha de controlar que se cumplan dos condiciones: que se introduzca una cantidad en la celda del depósito o de la extracción. Sólo en uno de los dos casos se ejecutará la función. De esa forma, si todavía no se ha introducido nada en las celdas de la izquierda, la función no se ejecutará. Observa a continuación las partes de la fórmula:

=SI(O La letra O controla que se cumpla una de las dos condiciones

(C5>0: Primera condición: que en C5 haya algo mayor de cero, es decir, un número positivo

D5>0) Separada por dos puntos, la segunda condición controla lo mismo: que en D5 haya algún número.

;E4+C5-D5 caso de cumplirse una de las dos condiciones, se ejecutará esta fórmula.

;"") caso de no cumplirse ninguna condición, no saldrá nada. Las dos comillas quieren decir carácter nulo.

De esta forma, la hoja quedaría como sigue:



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Las funciones: Promedio, Máxima, Mínima, Moda, Contar, Contar.si y Mediana

En este apartado se va a realizar un nuevo ejercicio que servirá para estudiar 5 nuevas funciones de Excel. Para ello se elaborará una supuesta tabla con los alumnos de una escuela. Los datos disponibles son las notas de los tres trimestres. A partir de ahí, se realizan una serie de cálculos utilizando las funciones que se van a estudiar. En primer lugar es preciso conocer sus sintaxis, y a continuación su aplicación en el ejemplo:

=PROMEDIO(Número1;Número2;......)

Función que devolverá la media aritmética de los números o el rango encerrado entre paréntesis.

Ejemplos:

=PROMEDIO(12;12;13) devolverá 12,33333

=PROMEDIO(A1:D13) devolverá el promedio del rango A1:D13

=MAX(Números) =MIN(Números)

Estas funciones devuelven los valores máximo y mínimo respectivamente de una lista de números.


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=MODA(Números)

Valor que más se repite en un rango.

=CONTAR(Rango)

Cuenta las veces que aparece un elemento numérico en una lista.

=CONTARA(Rango)

Cuenta las veces que aparece un elemento de texto en una lista

=CONTAR.SI(Rango)

Cuenta las celdas no vacías de un rango


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=MEDIANA(Números)

Número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor

A continuación observa la siguiente tabla (e4.xls). Las celdas en color sombreado contendrán las fórmulas.

Se ha de calcular lo siguiente:

● En la columna E la nota final que será la media de los tres trimestres.● En la columna F la evaluación en forma de texto. Haremos servir la función =SI para

lo siguiente: Si la nota media es de 0 a 4,99, aparecerá la palabra Insuficiente, si la nota media es de 5 a 6,99, aparecerá la palabra Aprobado, si la nota media es de 7 a 9,5, aparecerá la palabra Notable, si la nota media es de 9,6 a 10, aparecerá la palabra Excelente.

● En las celdas inferiores calcular la Mediana, Notas máxima y mínima, y moda● Finalmente, colocar unas celdas que informarán de:

El número de alumnos que hay



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El número de insuficientes, aprobados, notables y excelentes que hay Qué porcentaje representa cada uno de los anteriores

La solución vendrá representada por:

Comentarios a las fórmulas:

Celda Fórmula Acción

E2 E2 =PROMEDIO(B2:D2) (Y copiar hacia abajo) Halla la media de los números a su izquierda

F2 =SI(E2<4,99;"Insuficiente"; SI(E2<6,99;"Aprobado"; SI(E2<9,5;"Notable"; SI(E2<10;"Excelente"))))

Comprueba la nota para colocar un texto

B13, B14, B15, B16

=MAX(E2:E11) =MIN(E2:E11) =MOD(E2:E11) =MEDIANA(E2:E11)

Halla la nota máxima, mínima, moda y mediana de la lista de notas finales

B19 =CONTAR.SI($F$2:$F$11;"Insuficiente") Cuenta el número de insuficientes. Igual para las fórmulas de abajo

C19 =B19/$F$17 Halla el porcentaje


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F17 =CONTARA(A2:A11) Cuenta el número de alumnos de la lista de nombres

Amortización de un préstamo. La función =PAGO()

Esta función calcula los pagos periódicos que será necesario realizar sobre un préstamo, a un interés determinado, y en un tiempo x. De esta forma se puede ver cuanto se tiene que pagar mensualmente, o cuanto cobran los bancos de intereses. Esto permitirá jugar con diferentes capitales, años o tipos de interés. La sintaxis de la orden es:

=PAGO(Interés;Tiempo;Capital)

Esta fórmula calculará el pago anualmente. Si se quiere saber los pagos mensuales se tendrá que dividir el interés por 12 y multiplicar el tiempo por 12. Observa:

=PAGO(Interés/12;Tiempo*12;Capital)

Ejercicio (e5.xls): Suponer que se ha de calcular los pagos mensuales y anuales periódicos del siguiente supuesto:

Celda B5: =PAGO(B2;B3;B1)

Celda B6: =PAGO(B2/12;B3*12;B1)

Observar que la fórmula PAGO ofrece un resultado en negativo (rojo). Si se quiere convertir el resultado en un número positivo, se debe encerrar la función dentro de otra función: =ABS(). La función ABS significa absoluto. Un número absoluto de otro número, siempre será positivo. La fórmula en ese caso sería:



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=ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1)).

Como ya se ha comentado, en este tipo de hojas se puede probar a cambiar cantidades de las celdas B1,B2 y B3 y comprobar los distintos resultados. A continuación hay un ejemplo (e6.xls) de un supuesto de crédito desglosado mes a mes. En este ejemplo se utiliza una función nueva: =PAGOINT(), que desglosa el interés que se paga de la cantidad mensual. La función =PAGO() muestra lo que se debe pagar, pero no dice cuanto se paga de capital real y cuanto de intereses. La función =PAGOINT() realiza esto último.

Introducir las fórmulas de las dos primeras filas. A partir de la segunda fila, sólo restará copiar las fórmulas hacia abajo. Suponer un crédito de 2.000.000 de pts con un interés del 8,5% en un plazo de 2 años, es decir, 24 meses. Si se observa la primera línea de fórmulas:

A6 Número de mes que se paga

B6 Cálculo del pago mensual con la función =ABS(PAGO($B$2/12;$B$3*12;$B$1))

C6 Se resta la cantidad pagada de los intereses y se obtiene el capital real que se paga =B6-D6

D6 Desglose del interés con la función =ABS(PAGOINT(B2/12;A6;B3;B1;0))

E6 El primer mes tiene acumulado el único pago de capital real =C6

F6 Pendiente queda el capital inicial menos el pagado en el primer pago =B1-E6

En este apartado es interesante utilizar el asistente para funciones que posee Excel.

Ahora se ha de calcular el segundo mes. A partir de ahí, sólo habrá que copiar la fórmula hacia abajo.

Las celdas que cambian en el segundo mes son:

D7 =ABS(PAGOINT($B$2/12;1;$B$3*12;F6)) Calcula el pago sobre el capital pendiente (F6)



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en vez de sobre el capital inicial como en el primer mes (B1). Convertir las celdas B2 y B3 en absolutas, ya que es mejor copiar la función hacia abajo y solo actualizar la celda F6 a medida que se copia la fórmula.

E7 El acumulado del mes será igual al acumulado del mes anterior más el capital del presente mes. =E6+C7

F7 Nos queda pendiente el capital pendiente del mes anterior menos el capital que se ha pagado el presente mes. =F6-C7

Ahora sólo queda seleccionar toda la segunda fila y copiarla hacia abajo, hasta la fila 29, donde estará la fila del último mes de pago.

Utilización de Botones de Control

La utilización de los controles en forma de botón agiliza el manejo de las hojas de cálculo. Antes que nada es necesario activar la barra de botones (si no lo está ya). La barra se activa con la opción Ver - Barras de herramientas y activando la casilla Formularios.

En este apartado se va a diseñar una hoja de cálculo de préstamo para un coche. Partiendo de la hoja e7.xls con las fórmulas preparadas:

Comentario de las celdas:

B1: Aquí se introduce manualmente el precio del coche



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B2: La reducción puede ser un adelanto en ptas. del precio total del coche. Se refleja en porcentaje.

B3: Fórmula =B1-(B1*B2), es decir, lo que queda del precio menos el adelanto. Ese será el precio.

B4 y B5: El interés y el número de años a calcular.

B6: Fórmula =ABS(PAGO(B4/12;B5*12;B3)). Calcula el pago mensual tal y como se comentó con anterioridad.

Esta hoja sería válida y podría calcular los pagos periódicos mensuales. Tan sólo será necesario introducir o variar las cantidades del precio, reducción, interés o años. El problema viene cuando en esta misma hoja se puede:

- Introducir cantidades desorbitantes como 1.500.000.000.000.000

- Borrar sin querer alguna celda que contenga fórmulas

- Introducir palabras como "Perro" en celdas numéricas

La finalidad de este ejercicio es crear la misma hoja, pero de una forma más "amigable", sobre todo para los que no dominan mucho Excel. La hoja será más atractiva a la vista, más cómoda de manejar, y además no permitirá introducir cosas ilógicas como las anteriormente expuestas. Para ello se utilizan los controles de diálogo.

Para este ejemplo es necesario introducir una lista de coches con sus correspondientes precios:

Se ha colocado el rango a partir de la columna K. Esto se debe a que cuando se tenga la hoja preparada, este rango "no moleste" y no se vea. Este rango de celdas comienza a la misma altura que el anterior, es decir, en la fila 1. Realizar lo siguiente:

1. Seleccionar el rango entero (desde K1 hasta L6)2. Acceder al menú Insertar - Nombre - Crear y desactivar la casilla Columna izquierda

del cuadro de diálogo que aparece.3. Aceptar el cuadro de diálogo.


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Con esto se le da el nombre Coche a la lista de coches y el de Precio a la lista de precios. Estos nombres servirán más adelante para incluirlos en fórmulas, de forma que no se utilicen rangos como D1:D6, sino el nombre del mismo (Coche).

A continuación se va a crear una barra deslizable que servirá para escoger un coche de la lista.

1. Pulsar un click en el botón (Cuadro combinado desplegable). Si no se encuentra en las barras que se tienen visibles será necesario abrir la barra Diálogo.

2. Trazar un rectángulo desde la celda D2 hasta la celda E23. Colocar un título en D1: Coche

El resultado hasta ahora debe ser más o menos el siguiente:

En este punto es necesario resaltar el hecho de que en este cuadro de diálogo, si se pulsa un click fuera, al volver a colocar el ratón sobre el mismo, aparecerá una mano para posteriormente utilizarlo. Si se quiere editarlo para modificarlo, se ha de pulsar un click manteniendo la tecla de Control del teclado pulsada. Una vez seleccionado, pulsar doble click para acceder a sus propiedades.

● Pulsar doble-click (manteniendo Control pulsada) sobre el cuadro que se acaba de crear y rellenar el cuadro de diálogo con las siguientes opciones:

❍ Rango de entrada: Coche ❍ Vincular con la celda: H2 ❍ Líneas de unión: 8

Esto significa que en la opción Rango de entrada se le está diciendo a este cuadro de diálogo que "mire" en el rango que ha sido definido como Coche, es decir: K2:K6 o lo que es lo mismo, los precios. De esta forma, cuando se abra esta lista que se está creando y se escoja un coche, aparecerá un número en la celda H2. Este número será la posición en la lista que se encuentra el coche escogido. Por ejemplo, si se despliega la lista y se escoge el coche Ford, aparecerá en la celda H2 el número 2. Realizar una comprobación. Pulsa un click fuera del cuadro de lista para poder utilizarlo. Cuando salga el dedo, abrir la lista y escoger cualquier coche. Su posición en la lista aparecerá en la celda H2. Esta celda servirá como celda de control para hacer otro cálculo más adelante. De igual forma, si se


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escribiera un número en la celda H2, el nombre del coche aparecería en la lista desplegable.

Recuperación del precio de la lista

● Seleccionar la celda B1 y escribir: =INDICE(Precio;H2)

Observar que en la celda aparece el precio del coche escogido en la lista desplegable. Esto es gracias a la función =INDICE. Esta función busca el número que haya en la celda H2 en el rango Precio y devuelve el contenido de ese mismo rango. De esta forma sólo se encontrarán coches de una lista definida con unos precios fijos. Así no hay posibles equivocaciones.

Limitación de la reducción para validar valores

Por desgracia aún es posible introducir un porcentaje inadecuado para la reducción del precio.

● Pulsar un click en la herramienta Control de número y crear un control más o menos como éste:

● Con la tecla de control pulsada, hacer doble click sobre el control recién creado para acceder a sus propiedades.

● Rellenar las casillas con los siguientes datos:

Valor actual: 20 Valor mínimo: 0 Valor máximo: 20 Incremento: 1

● Vincular con la celda: H3● Aceptar el cuadro y pulsar Esc para quitar la selección del control y poder utilizarlo● Pulsar sobre las flechas del control recién creado y observar cómo cambia el valor de

la celda H3● Situarse en la celda B2 y escribir: =H3/100. Esto convierte en porcentaje el valor de


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H3

El control se incrementa sólo con números enteros pero es preciso que la reducción se introduzca como un porcentaje. La división entre 100 de la celda H3 permite que el control use números enteros y permite especificar la reducción como un porcentaje.

Creación de un control que incremente de cinco en cinco

Si se quiere introducir reducciones por ejemplo del 80%, sería preciso ir pulsando la flecha arriba bastantes veces.

● Acceder a las propiedades del control recién creado● Escribir 100 en el cuadro Valor máximo, un 5 en el cuadro Incremento, y aceptar.● Pulsar Esc para desactivar el control

Observar que ahora la celda B2 va cambiando de 5 en 5. A partir de aquí es preciso comprobar una amplia variedad de combinaciones de modelos y de porcentajes de reducción.

Limitación del rédito para validar sus valores

El rédito es el tanto por ciento de la reducción. Interesarán porcentajes que vayan variando de cuarto en cuarto y dentro de un rango del 0% al 20% ya que posibilitan porcentajes decimales. Por eso son necesarios más pasos que los que se precisan con el pago de la reducción, y por ello a continuación se va a explicar el uso de una barra de desplazamiento en vez de un control como el anterior.

● Crear una Barra de desplazamiento (que se encuentra dentro de Diálogo) más o menos así:

● Acceder a sus propiedades y modificarlas de la siguiente forma:

Valor mínimo: 0 Valor máximo: 2000


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Incremento: 25 Vincular con celda: H5

● Aceptar el cuadro de diálogo y pulsar Esc para quitar la selección● Seleccionar la celda B4 y escribir en ella: =H5/10000● Con el botón Aumentar decimales, aumentarla en 2 decimales

Probar ahora la barra de desplazamiento. La celda B4 divide por 100 para cambiar el número a un porcentaje y por otro 100 para poder para aproximar a las centésimas. Ahora sólo falta el control para los años.

● Crear un nuevo Control numérico y colocarlo más o menos así:

● Acceder a sus propiedades y cambiarlas de la siguiente forma:

Valor mínimo: 1 Valor máximo: 6 Incremento: 1 Vincular con la celda: H6

● Seleccionar la celda B6 y escribir =H6.● Probar este último control y verificar que los años cambian de uno en uno.

El modelo ya está completo. Ya se puede experimentar con varios modelos sin tener que preocuparse de que se puedan escribir entradas que no sean válidas. De hecho, sin tener que escribir nada en el modelo. Una de las ventajas de una interfaz gráfica de usuario es la posibilidad de reducir las opciones para validar valores. Para completarlo se va a establecer un último aspecto:

● Seleccionar las columnas desde la G hasta la J y ocultarlas. El aspecto final será el siguiente:


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Tutorial de ExcelEjemplos

Ejemplo: FacturaEjemplo: Gestión de una cartera de valoresEjemplo: Desglose de Euros en monedas y billetes

Ejemplo de Factura

En este ejemplo se van a crear dos hojas y utilizarlas conjuntamente.

Artículos: esta hoja contendrá un listado de artículos

Factura: modelo de factura con fórmulas que buscarán artículos en la anterior hoja

Abrir el archivo Ej8.xls. La primera hoja tiene la siguiente lista de artículos:

La segunda hoja del mismo archivo tendrá el siguiente aspecto:



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Evidentemente, cada uno diseñará su formato de factura como mejor le convenga. En este caso, el diseño deja mucho que desear, pero lo importante son las fórmulas que se van a utilizar. Observar la hoja: las fórmulas se introducirán en las celdas sombreadas. Se escribirá un código de artículo de la hoja anterior y aparecerá su descripción automáticamente en la celda de la derecha. También aparecerá el precio unitario. Luego se introducirá la cantidad deseada y Excel calculará el total de cada fila, y el total de toda la columna. En la celda E12 puede aparecer un descuento de la factura sólo si en la celda B13 se escribe la palabra CONTADO. En ese caso, la fórmula de la celda E12 efectuará un 5% de descuento del total de la celda E11.

Por tanto:

Celda Fórmula Comentario

B6 =BUSCARV(A6;Hoja1!A2:B6;2) Buscar el código en la Hoja 1 y sale su descripción.

D6 =BUSCARV(A6;Hoja1!A2:D6;4) Igual para que aparezca el precio unitarioE6 =C6*D6 Calcula el precio del artículo según la cantidad

E11 =SUMA(E6:E10) Suma la columna de los datos inmediatamente superiores

B13 (Escribir o no) Aquí se puede escribir la palabra CONTADO o no (opcional)

E12 =SI(B13="CONTADO";E11*5%;0)

En caso de que en la celda B13 exista la palabra CONTADO, se calcula el 5% de lo que hay en E11. En caso de que en B13 no esté la palabra CONTADO, en la celda actual aparecerá un cero.

E13 =(E11-E12)*16% Se calcula el 16% de IVA de la diferencia del precio menos el descuento

E15 =E11-E12+E13 Cálculo del precio final


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Si se venden 200 tornillos, 1.500 arandelas, 10 destornilladores, 5.000 tuercas y 20 tenazas, el aspecto de la factura quedaría más o menos así:

Gestión de una cartera de valores

En este capítulo se va a construir y mantener una cartera de acciones con información antigua y actual de las mismas. A continuación se pueden extraer valores que cumplan unos criterios, como por ejemplo, qué acciones han dado más resultados, etc.

En principio la hoja a construir es sencilla (Ej9.xls). Sólo es preciso comentar las fórmulas incluidas.

Fórmulas

Las fórmulas se encuentran situadas en las celdas que aparecen en negrita (excepto los títulos) y



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son éstas:

E6: =B6*C6 multiplica las acciones por su precio de compra

F6: =B6*D6 da el valor actual en el mercado multiplicando las acciones por su precio de mercado

G6: =F6-E6 aquí aparece la ganancia o pérdida de las acciones

H6: =G6/E6 lo mismo, pero en porcentaje

J6: =(PROMEDIO(L6:M6)/D6)^0,25-1 genera primero el promedio de las estimaciones Alta y Baja, y lo divide por el precio de mercado. Luego se eleva el resultado a la potencia 0,25 y se le resta 1, lo cual dará el porcentaje anual para un período de cuatro años.

K6: =(J6-$B$1)/I6 rédito esperado menos rédito libre de riesgo

Las fórmulas de las filas 13 y 16 simplemente son autosumas

Desglose de Euros en monedas y billetes

En este apartado se verán dos funciones diferentes: RESIDUO y ENTERO.

Función RESIDUO

Esta función devuelve el resto de una división. De esta forma el resto de 14 entre 5 sería 4. Observa la siguiente división:

La sintaxis de la función RESIDUO es muy sencilla:

RESIDUO(número;núm_divisor) donde número es la cantidad que se quiere dividir y núm_divisor es la cantidad por la que se divide.

En el ejemplo anterior sería de la siguiente manera: número = 14 y núm_divisor = 5 dando así un RESIDUO = 4.


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Función ENTERO

Esta función redondea un número hasta el entero inferior. De forma que el Entero de 4'3 será 4 al igual que el entero de 4'8.

La sintaxis de esta función es: ENTERO(número) donde número podrá ser cualquier valor.

Ejemplo. Una vez presentadas estas dos nuevas funciones, crear un pequeño ejemplo donde se utilizan estas dos instrucciones de forma combinada.

Crear una hoja de Excel donde se pueda desglosar una cantidad dada en Euros en sus diferentes monedas y billetes, de forma que se tenga que utilizar el menor número posible de cada uno de ellos. Antes de empezar con la creación de la hoja de Excel es necesario explicar los pasos a seguir para conseguir ese propósito.

Para saber en cuantos billetes se necesitan, lo único que se debe hacer, en un principio, es dividir esta cantidad por el valor del billete. Por ejemplo, si se quiere saber cuantos billetes de 500 Euros se necesitan para tener 1500 Euros. Para saberlo se divide 1500 entre 500 dando como resultado 3.

Ahora veremos que es lo que pasa cuando se tiene una cantidad de Euros que al dividirla por un billete da decimales. En este caso se precisa utilizar la función ENTERO, para saber el número entero inferior más próximo. Por ejemplo, si se quiere saber cuantos billetes de 500 Euros se necesitan para tener 1700 Euros, se dividiría 1700 entre 500, dando como resultado 3'4. Como no se puede tener 3'4 billetes de 500 Euros, será necesario convertir el resultado en un entero, dando como resultado 3 billetes. En este último ejemplo, todavía se tiene dinero de los 1700 Euros. Para saber cuanto dinero falta, se puede utilizar el resto de la división (RESIDUO), dando como resultado 200 Euros restantes. Pues bien, ahora lo único que quedaría sería coger el siguiente tipo de billete y dividirlo entre el resto de la operación anterior y así sucesivamente hasta llegar al último tipo de moneda de Euro.

Vamos a empezar con la creación de una hoja de cálculo.

Las celdas anteriores son los títulos de las columnas que se van a utilizar en el ejemplo. Debajo de Cantidad en Euros colocar la cantidad en Euros que se quiere desglosar, esta cantidad tendrá un formato numérico con 2 dígitos decimales.


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Debajo de Monedas y billetes colocar todos los valores de los billetes y monedas que se tienen en Euros. Suponer que se tienen billetes de 500, 200, 100, 50, 20, 10, 5 Euros y monedas de 2, 1, 0'50, 0'20, 0'10, 0'05, 0'02 y 0'01Euros. Estos valores se pondrán de la siguiente forma en la hoja:

Por último debajo de Cantidades de monedas y billetes será donde deberá aparecer el resultado de la búsqueda. Deberá aparecer cuántos billetes o monedas de cada tipo son necesarios, como mínimo, para tener la cantidad buscada.

En la celda C4 poner la siguiente formula =ENTERO(A4*100/(B4*100)) para calcular cuantos billetes de 500 Euros son necesarios. Observar que se ha multiplicado la cantidad a buscar de la celda A4 por 100 al igual que el valor del billete para no tener que trabajar con cantidades decimales.

Ahora lo único que será necesario es calcular el resto de la división. Al terminar la creación de la página se puede ocultar esta columna, ya que el resto de la división solo se necesita para poder seguir haciendo cálculos. Esta columna del resto se puede situar a partir de la celda D4. En esta celda se pone la siguiente fórmula =RESIDUO(A4*100;(B4*100)). Ahora ya es posible calcular cuántos billetes de 500 Euros serán necesarios como mínimo para una cantidad que se desee saber y cuál es la cantidad que sobra.

En una segunda parte será necesaria la operación con el resto de las cantidades que van sobrando. Para ello bastará con poner dos formulas más que después se podrán copiar hacia abajo. En la casilla C5 poner la siguiente función =ENTERO(D4/(B5*100)) donde se divide el resto de la cantidad anterior por el valor del billete que toca en este momento, 200 Euros. Recordar que el valor de los billetes y monedas siempre se multiplicará por 100 para evitar trabajar con decimales. Y por último solo se tendrá que escribir en la celda D5 la siguiente fórmula para calcular el residuo de esta división =RESIDUO(D4;(B5*100)).

Una vez escritas estas fórmulas lo único que hay que hacer es seleccionar las celdas C5 y D5 y


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copiar su fórmula hacia abajo hasta llegar a la fila 18, inclusive, donde se encuentra el último valor de moneda que se puede utilizar.

De esta forma ya está la hoja preparada, ya se puede ocultar la columna de los cálculos de los restos y ya es posible comenzar a utilizarla. Probar a poner un valor en la celda A4 para ver en qué monedas y billetes se puede desglosar como mínimo, recordando la equivalencia aproximada de Euros a Pesetas y viceversa.

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Tutorial de Excel

Creación y eliminación de esquemas

Un esquema sirve para resumir los datos de la hoja de cálculo para crear informes resumidos.

Puede crear un esquema de manera automática o manual. Puede esquematizar un rango de la hoja de cálculo o toda la hoja. Una vez que existe un esquema, puede mostrar u ocultar niveles de los datos esquematizados para mostrar más o menos datos.

Puede eliminar el esquema de un rango de datos o de toda la hoja de cálculo. Eliminar un esquema no cambia los datos en la hoja de cálculo.

Cuando se esquematizan automáticamente los datos de una hoja de cálculo, Microsoft Excel examina las fórmulas y direcciones de las referencias para determinar cómo agrupar los datos dentro del esquema.

Además de esquematizar los datos de una hoja, también puede resumir y calcular el subtotal de los datos. Para obtener más información, vea Agregar subtotales a una lista.

Crear un esquema

Eliminar un esquema

Crear un esquema

Los esquemas se pueden crear:

a) Automáticamente

1. Seleccionar el rango que se desea esquematizar. Para esquematizar toda la hoja, seleccionar cualquier celda en la hoja de cálculo.

2. En el menú Datos, elegir Agrupar y esquema, y luego Esquema automático.


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Microsoft Excel crea un esquema en la hoja de cálculo y muestra los símbolos del esquema en la pantalla.

b) Manualmente

1. Seleccionar las filas de detalle o las columnas de detalle subordinadas a la fila o a la columna titular. Estas son las filas o las columnas que se desea agrupar.

2. En el menú Datos, elegir Agrupar y esquema, y luego Agrupar.

Existe también un método abreviado: Botón "Agrupar" de la barra de herramientas Query y tabla dinámica).

Si no se ha seleccionado una fila o una columna entera, Microsoft Excel muestra un cuadro de diálogo preguntando si se desea agrupar filas o columnas. Seleccionar la opción que se desee y después Aceptar. Excel crea un esquema en la hoja de cálculo y muestra los símbolos del esquema en la pantalla.

3. Continuar la selección de filas o de columnas de detalle y utilizar el comando Agrupar hasta crear todos los niveles del esquema deseados.

Eliminar un esquema

1. Para eliminar uno o más grupos de un esquema, seleccionar las filas o las columnas de detalle que contienen los grupos.

Para eliminar todo el esquema, seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo.

Método abreviado: Seleccionar cualquier celda dentro del rango esquematizado y luego presionar CONTROL+MAYÚSCULAS+*.

2. En el menú Datos, elegir Agrupar y esquema, y luego Borrar esquema.


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Tutorial de Excel

Funciones para Hoja de Cálculo

Las funciones para hojas de cálculo son herramientas de cálculo que le ayudan a tomar decisiones, llevar a cabo acciones y ejecutar operaciones que devuelven valores automáticamente. Microsoft Excel ofrece una amplia gama de funciones que permiten realizar diferentes tipos de cálculo.

Para poder utilizar algunas funciones, necesita instalar primero la macro automática correspondiente.

El Asistente para funciones

Convenciones

Sintaxis de las funciones

Argumentos

Utilización de argumentos

Tipos de argumentos

Uso del punto y coma en una lista de argumentos

El Asistente para funciones

El Asistente para funciones simplifica la introducción de fórmulas en la barra de fórmulas. Para iniciar el Asistente para funciones, elija el comando Función del menú Insertar. Las funciones están agrupadas por categoría, tales como "Financieras", "Matemáticas y trigonométricas" o "Estadísticas". Cuando seleccione una función del cuadro de lista, la definición de la función y de sus argumentos aparecerá automáticamente, así como la posición correcta de los puntos y comas (;) y paréntesis [( )].


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Convenciones

En la línea de sintaxis, los argumentos requeridos aparecen en negrita y los argumentos opcionales aparecen con formato normal.

En el texto que define las funciones y argumentos, todos los argumentos aparecen con formato normal (sin negrita), sean requeridos o no. El formato de la línea de sintaxis le indica si el argumento es requerido u opcional. Para más información sobre los argumentos requeridos y opcionales, consulte Sintaxis de las funciones más adelante en esta sección.

Los nombres de los argumentos generalmente llevan el carácter de subrayado entre las palabras; por ejemplo, núm_de_caracteres es un nombre de argumento.

Los nombres de macros y de celdas no usan puntuación entre las palabras; por ejemplo, VentasTotales es un nombre de celda.

Las funciones se muestran sin el signo igual (=).

Recuerde que debe escribir un signo igual al comienzo de cada fórmula pero no al comienzo de las funciones en fórmulas anidadas. Por ejemplo, PRODUCTO es una función anidada en =SUMA(3;(PRODUCTO(2;4))).

Sintaxis de las funciones

Cada descripción de una función incluye una línea de sintaxis. Por ejemplo, la línea de sintaxis de la función CELDA es la siguiente:

CELDA(tipo_de_info; ref)

En la línea de sintaxis, los argumentos requeridos aparecen en negrita y los argumentos opcionales aparecen en texto normal. Si no indica los argumentos requeridos para una función, no podrá introducirla en una celda. En el ejemplo anterior, el argumento tipo_de_info está en negrita y por lo tanto es requerido; el argumento ref no está en negrita lo que significa que es opcional.


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Cualquiera de los ejemplos siguientes son válidos:

CELDA("formato"; B12)

CELDA("formato")

CELDA() no es válido porque tipo_de_info es un argumento requerido.

Cuando un argumento va seguido de puntos suspensivos (...), puede introducir varios argumentos con el mismo tipo de datos. Algunas funciones aceptan hasta 30 argumentos, siempre y cuando el número total de caracteres en la fórmula no exceda de 1.024. Además, ninguna cadena individual puede exceder de 255 caracteres. Por ejemplo, la sintaxis para la función MAX es la siguiente:

MAX(número1;número2;...)

Cualquiera de las siguientes fórmulas es válida:

MAX(26)

MAX(26;31)

MAX(26;31;29)

Las funciones cuyos nombres van seguidos de paréntesis vacíos no aceptan argumentos; sin embargo, debe incluir los paréntesis para que Microsoft Excel reconozca la función.

Sugerencia. Si está escribiendo una función y no puede recordar la lista de argumentos, presione las teclas CTRL+A después de escribir el signo igual, el nombre de la función y el paréntesis de apertura. Esto iniciará el Asistente para funciones con la función ya seleccionada.

Argumentos

Muchos nombres de argumentos indican el tipo de información que se debe usar como argumento. Si la abreviatura núm, ref o valor_lógico aparece en el nombre del argumento, entonces ese argumento será un número, una referencia o un valor lógico respectivamente.


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Por ejemplo, en la función REDONDEAR(número; núm_de_decimales), el primer argumento debe ser un número y el segundo también.

Del mismo modo, las palabras número, referencia, lógico, texto y matriz en el nombre de un argumento especifican que el argumento debe corresponder a ese tipo de datos. Valor significa que el argumento puede corresponder a cualquier valor cuyo resultado sea un valor único. Dicho valor puede ser un número, un texto, un valor lógico o de error.

Utilización de argumentos

Los argumentos son la información que una función utiliza para producir un valor nuevo o para realizar una acción.

Los argumentos siempre se colocan a la derecha del nombre de la función y deben ir entre paréntesis. La mayoría de los argumentos pertenecen a un determinado tipo de datos. El argumento que introduzca debe corresponder al tipo adecuado o a algún otro tipo que Microsoft Excel pueda convertir en el tipo adecuado.

Se puede usar cualquier tipo de argumento siempre que produzca el tipo de datos deseado. Por ejemplo, la función SUMA, que suma los argumentos, puede aceptar entre 1 y 30 argumentos. La función SUMA acepta cualquiera de los cuatro tipos de argumentos siguientes, los cuales producen uno o varios números:

Un valor que sea un número, por ejemplo: SUMA(1;10;100)

Una fórmula cuyo resultado sea un número, por ejemplo:

SUMA(0,5+0,5;PROMEDIO(5;5);10^2)

El uso de una función como argumento de otra función, como en el ejemplo anterior, se llama anidar una función. En este ejemplo, la función PROMEDIO es un argumento de la función SUMA. En una fórmula es posible tener hasta siete niveles de funciones anidadas.

Una referencia a una celda o rango de celdas que contiene un número o una fórmula que da como resultado un número, por ejemplo:

SUMA(A1;A2)

SUMA(A1:A5)


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El segundo ejemplo equivale a la fórmula SUMA(A1;A2;A3;A4;A5). La ventaja de utilizar un rango como argumento es que el argumento A1:A5 cuenta con un solo argumento mientras que la otra forma cuenta con cinco argumentos. Si desea sumar más de 30 números, tendrá que usar un rango de celdas como argumento, porque la función SUMA sólo acepta 30 argumentos.

Un nombre que haga referencia a un valor, una fórmula, una celda o un rango de celdas que contiene un valor o una fórmula, por ejemplo: SUMA(ValorDeAjuste;Inflación)

Tipos de argumentos

Los argumentos de una función pueden ser los siguientes:

Números

Texto

Valores lógicos

Valores de error

Referencias

Matrices

También puede utilizar argumentos de tipo referencia y matricial para proporcionar números, texto, valores lógicos y valores de error a una función.

Números. Por ejemplo: 5,003; 0; 150,286 y -30,05. Los números sin separador decimal se llaman números enteros, por ejemplo 5; 0; 150 y -30. Los números alcanzan una precisión de 15 decimales.

Texto. Por ejemplo: "a", "Palabra", "c/punt." o "". Los valores de texto utilizados en fórmulas deben ir entre comillas dobles. Si el texto contiene comillas, use dos comillas dobles para cada comilla doble que aparezca en el texto. Por ejemplo, para conocer la longitud en caracteres del texto "en los "buenos" tiempos pasados", introduzca la fórmula:


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LARGO("en los ""buenos"" tiempos pasados")

Las cadenas de texto pueden tener hasta 255 caracteres incluyendo las comillas. Una constante de texto que no contiene caracteres, se escribe como "" y se llama "texto vacío".

Nota. Si no pone entre comillas el texto que se usa como argumento, Microsoft Excel supondrá que es un nombre e intentará reemplazarlo con el valor al que hace referencia ese nombre. Si dicho texto sin comillas no es un nombre, y por lo tanto no tiene ningún valor asociado, Microsoft Excel devuelve el valor de error #)NOMBRE?

Valores lógicos. Los valores lógicos son VERDADERO y FALSO. Los argumentos lógicos también pueden ser enunciados, por ejemplo B10>20 cuyo resultado será VERDADERO o FALSO.

Valores de error. Ejemplos de valores de error son #(DIV/0!, #N/A, #)NOMBRE?, #(NULO!, #(NUM!, #(REF! y #(VALOR!

Referencias. Ejemplos de referencias son $A$10; A10; $A10; A$10; L1C1 o L[10])C[(-10]). Pueden ser referencias a celdas individuales, a rangos o a selecciones múltiples, y pueden ser relativas, absolutas o mixtas.

Cuando se usa una referencia como argumento que se supone es un número, texto, valor de error o valor lógico, el contenido de las celdas especificadas por la referencia se usa como argumento. Las funciones que devuelven referencias muestran el valor contenido en la referencia, en lugar de la referencia. Para indicar una selección múltiple como argumento único de la referencia, encierre la referencia en un segundo par de paréntesis, por ejemplo:

SUMA((E5:E8;E10:E18); PROMEDIO(A1:A5))

Matrices. Las matrices permiten personalizar la forma en que los argumentos y las funciones se introducen en las celdas. Las matrices se pueden usar como argumentos y las fórmulas pueden ser introducidas como fórmulas matriciales; por ejemplo, ={SUMA(B2:D2*B3:D3)}. El uso de matrices puede simplificar el modelo de ciertas fórmulas para hojas de cálculo y permite economizar memoria.

Uso del punto y coma en una lista de argumentos

Debe separar cada argumento con un punto y coma, pero evite escribir puntos y comas innecesarios. Si utiliza un punto y coma para indicar el lugar de un argumento pero no


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introduce el argumento, Microsoft Excel lo sustituirá por el valor predeterminado para ese argumento, a menos que dicho argumento sea requerido. Por ejemplo, si introduce (;arg2;arg3) como argumentos de una función para hoja de cálculo que acepta tres argumentos, Microsoft Excel sustituye arg1 por un valor adecuado. Si introduce (arg1;;), Microsoft Excel sustituye arg2 y arg3 por valores adecuados.

En las funciones para hojas de cálculo y en particular en las funciones que cuentan el número de argumentos antes de calcular, cada punto y coma adicional afecta al cálculo de argumentos y, por lo tanto, a la forma en que se calcula la función. Por ejemplo, PROMEDIO(1;2;3;4;5) devuelve 3, pero PROMEDIO(;;1;2;3;4;5) devuelve 2,14.

Para la mayoría de los argumentos el valor utilizado para sustituir un argumento omitido es 0, FALSO o "" (texto vacío), dependiendo del tipo de datos que deba tener el argumento. Cuando los argumentos tipo referencia se omiten, el valor predeterminado usado es generalmente la celda o la selección activa.

Por ejemplo, si en la función CELDA se omite el segundo argumento y se especifica "formato" para el primero, la celda que esté seleccionada se introducirá como referencia predeterminada. Si un argumento omitido se supone que es otro valor, la descripción del argumento se lo indicará.

Nota. Si está usando una referencia como argumento y esa referencia usa una coma como operador de unión, encierre la referencia entre paréntesis. Por ejemplo, la función ÁREAS acepta un solo argumento que es una referencia. Si intenta introducir la fórmula AREAS(A1;C1), Microsoft Excel interpreta A1 y C1 como dos argumentos separados y muestra el mensaje "Demasiados argumentos". La forma correcta sería AREAS((A1;C1)).

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Tutorial de Excel¿Qué es una plantilla?

Una plantilla es un libro de trabajo especial que puede usarse como modelo para crear otros libros de trabajo del mismo tipo. Por ejemplo, puede crear un libro de trabajo de informes de ventas, guardarlo como una plantilla y luego crear informes de ventas semanales basados en la plantilla.

Además de crear nuevos libros de trabajo basados en plantillas, puede insertar hojas de plantillas en libros de trabajo.

Las plantillas pueden contener:

● Texto y gráficos, tales como el nombre y el logotipo de la empresa.

● Formatos y distribuciones de página, tales como estilos, encabezados y pies de página.

● Fórmulas y macros.

Cuando abre una plantilla, Microsoft Excel crea una copia de la misma para que trabaje con ella. Esto deja intacta a la plantilla original para la próxima vez que la necesite.

Para realizar una aproximación al funcionamiento de las plantillas se analizan los siguientes temas:

Cómo acceder rápidamente a las plantillasCrear nuevos libros de trabajo e insertar hojas nuevas con una plantilla automáticaIntroducción a la creación de libros de trabajo a partir de plantillasIntroducción a la creación y edición de plantillas de libro de trabajoIntroducción al modo de insertar hojas nuevas en libros a partir de plantillas

Cómo acceder rápidamente a las plantillas

1. Cree el libro de trabajo deseado o abra uno existente.2. En el menú Archivo, elegir Guardar como.3. En el cuadro "Nombre de archivo", escribir el nombre que se desee.4. En el cuadro "Guardar archivo como", elegir "Plantilla".5. En el cuadro "Directorios", seleccionar el directorio de inicio INICIAR o el directorio de

inicio adicional.


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6. Elegir Aceptar.

La próxima vez que se elija el comando Nuevo del menú Archivo, la plantilla aparecerá en la lista del cuadro de diálogo.

Crear nuevos libros de trabajo e insertar hojas nuevas con una plantilla automática

Puede crear plantillas especiales, llamadas plantillas automáticas, en el directorio de inicio o directorio de inicio adicional. Las plantillas automáticas luego pueden utilizarse como base para todos los libros de trabajo nuevos y todas las hojas nuevas que inserte en los libros de trabajo. Las plantillas automáticas son simplemente plantillas guardadas con un nombre específico, en una ubicación específica.

Introducción a la creación de libros de trabajo a partir de plantillas

Para crear un nuevo libro de trabajo basado en una plantilla, tan sólo abra la plantilla. Microsoft Excel crea una copia de la plantilla en la cual usted trabaja y deja la plantilla original intacta.

Puede guardar las plantillas en el directorio de inicio o el directorio de inicio adicional, de manera que pueda seleccionarlas cuando elija el comando Nuevo del menú Archivo. También puede crear plantillas automáticas en el directorio de inicio o en el directorio de inicio adicional, las cuales se convierten en la base para las hojas nuevas que inserta en los libros de trabajo.

Nota. Cuando vincule libros de trabajo, no utilice la plantilla original como libro de trabajo fuente. Como siempre se trabaja con una copia creada a partir de una plantilla, los vínculos de la plantilla original se romperán. Sin embargo, puede crear fórmulas que hagan referencia a otras hojas en la misma plantilla.


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Introducción a la creación y edición de plantillas de libro de trabajo

Puede guardar cualquier libro de trabajo como una plantilla. Una vez guardada la plantilla, puede crear nuevos libros de trabajo basados en ella. También puede abrir la plantilla original para editarla.

Además, puede crear plantillas automáticas en el directorio de inicio o el directorio de inicio adicional para cambiar el libro de trabajo predeterminado. Cuando crea plantillas automáticas, puede usarlas como base para todos los nuevos libros de trabajo que crea y para todas las hojas nuevas que inserta en los libros de trabajo.

Introducción al modo de insertar hojas nuevas en libros a partir de plantillas

Puede insertar hojas de una plantilla en el libro de trabajo. También puede crear plantillas automáticas en el directorio de inicio o en el directorio de inicio adicional las cuales sirven de base para las hojas nuevas que inserte en los libros de trabajo.

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Tutorial de ExcelConsolidación de datos

Los datos de una o más áreas fuente se pueden resumir consolidándolos. Microsoft Excel le ofrece dos métodos para consolidar datos:

- Por posición, cuando sus áreas fuente tienen exactamente la misma distribución.

- Por categoría, cuando sus áreas fuente tienen una distribución diferente.

Para consolidar datos, primero debe definir un área de destino para la información resumida. El destino puede estar en la misma hoja de cálculo que los datos fuente o en otra hoja de cálculo. Los rótulos de datos en las áreas fuente no se copian al área de destino cuando se consolida por posición. Si quiere que los rótulos aparezcan en la hoja de destino, escríbalos. A continuación seleccione un área de destino bajo los rótulos de columna y a la derecha de los rótulos de fila que ha escrito en la hoja de cálculo de destino.

Después defina las fuentes de los datos que desea resumir. Una definición de áreas fuente puede ser de cualquiera de las siguientes formas.

Use las siguientes formas cuando:

● Referencias de celda. Las áreas fuente y el área de destino están en la misma hoja de cálculo.

● Referencias de hoja y de celda. Las áreas fuente y el área de destino están en hojas de cálculo diferentes.

● Referencias de libro, de hoja y de celda. Las áreas fuente y el área de destino están en libros de trabajo diferentes.

● Referencias de ruta de acceso completa, de libro, de hoja y de celda. Las áreas fuente y el área de destino están en libros de trabajo diferentes en diferentes ubicaciones en el disco.

● Nombre de un área con nombre. El área fuente es un área con nombre.

Una vez que consolide los datos, podrá darle nombre a la referencia de un rango de celdas de un área fuente, para poder continuar consolidando los mismos datos aun si los datos fuente se mueven a otra ubicación. También podrá expandir la consolidación para incluir áreas fuente adicionales o para reducir el campo de consolidación eliminando áreas fuente.

Comando ConsolidarComando Buscar objetivoBuscar una solución específica a una fórmula utilizando el comando Buscar objetivo


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Comando Consolidar (menú Datos)

Recopila los datos de una o más áreas fuente y los muestra en una tabla en un área de destino. Para consolidar datos, primero defina un área de destino en donde la información recopilada pueda aparecer. El destino puede estar en la misma hoja de cálculo que los datos fuente, en otra hoja de cálculo o en otro libro de trabajo.

Después, seleccione las fuentes de los datos que desea consolidar. Las fuentes pueden estar en una hoja de cálculo, en varias hojas de cálculo o en varios libros de trabajo.

● Cuando varias áreas fuente contienen datos similares pero están dispuestos de manera diferente, este comando puede consolidar los datos por categoría, usando rótulos.

● Si consolida por categorías usando rótulos, debe incluir los rótulos que desea que aparezcan en el área de destino, en las selecciones de las áreas fuente.

● Cuando varias áreas fuente incluyen categorías de datos similares dispuestos de manera idéntica, este comando puede consolidar los datos según la posición, utilizando referencias de celdas y de archivos para guiar la presentación de la tabla de consolidación.

● Si consolida por posición usando referencias de celdas, no incluya rótulos de categoría en las áreas fuente que selecciona.

Este comando puede consolidar datos con vínculos a hojas de cálculo con fuentes externas.

Función. Especifica la función que debe usar Microsoft Excel al consolidar los datos.

Referencia. Especifica un área fuente para ser agregada a la consolidación. Puede especificar hasta 255 áreas fuente para consolidar. Las hojas de cálculo que contienen las áreas fuente no necesitan estar abiertas durante la consolidación. Aunque puede usar hojas de cálculo que no fueron guardadas como fuentes de datos, se recomienda guardar las hojas de cálculo fuente antes de consolidar.

Una referencia puede aceptar cualquiera de las siguientes formas:

Use esta forma Cuando

Referencias de celdas Fuente y destino están en la misma hoja de cálculo

Referencias de hojas y celdas Fuente y destino están en hojas de cálculo diferentes


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Referencias de libros, hojas y celdas Fuente y destino están en libros de trabajo diferentes

Referencias de ruta de acceso, libros, hojas y celdas

Fuente y destino están en libros de trabajo diferentes y ubicaciones diferentes en el disco

Nombre de un área con nombre El área fuente es un área con nombre

Todas las referencias. Enumera todas las referencias de las áreas fuente que ha elegido para la consolidación.

Usar rótulos en. Especifica si deben usarse los rótulos de la fila superior de las áreas fuente, de la columna izquierda, ambos o ninguno. Estas casillas de verificación sólo tienen aplicación cuando se consolidan datos por categoría. Varias áreas fuente deben presentarse y estar rotuladas de manera idéntica para que esta opción funcione adecuadamente.

Cuando consolida datos por categoría, asegúrese de incluir los rótulos de la categoría en las áreas fuente que selecciona para la consolidación. Microsoft Excel transfiere estos rótulos al área de destino automáticamente.

Crear vínculos con datos fuente. Crea vínculos desde el área de destino a las áreas fuente cuando consolida datos para que el área de destino se actualice automáticamente siempre que cambien los datos fuente.

Microsoft Excel crea una fórmula de vinculación para cada celda e inserta filas o columnas en el área de destino para que contengan las fórmulas de vinculación para cada parte de los datos fuente. Después, el área de destino se agrupa con las fórmulas de vinculación ubicadas en las filas o columnas ocultas subordinadas a posiciones o a categorías en el área de destino.

Examinar. Abre un cuadro de diálogo en el que puede seleccionar un archivo con áreas fuente para agregar a la lista "Todas las referencias". El nombre del archivo que usted selecciona se pega en el cuadro "Referencia". Debe agregar la referencia de celda o de rango.

Agregar. Agrega la referencia del área fuente especificada en el cuadro "Referencia" a la consolidación. La nueva área fuente aparece en el cuadro "Todas las referencias". Use el botón "Agregar" cuando desee especificar más de un área fuente.

Eliminar. Elimina la referencia del área fuente mostrada en el cuadro "Referencia".

Crear vínculos con los datos fuente. Pueden crearse vínculos con los datos fuente para una tabla de consolidación existente o cuando se crea una tabla de consolidación.

En el siguiente procedimiento se supone que existe una tabla de consolidación.


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Importante. Si la hoja de cálculo que contiene el área destino también contiene un esquema o se ha usado anteriormente para una consolidación vinculada, no cree una nueva consolidación sin antes quitar el esquema y las fórmulas de vinculación de consolidación., De lo contrario, puede alterarse la hoja de destino. Para verificar la consolidación antes de crear los vínculos, realice primero una consolidación sin vínculos y después la consolidación vinculada. El comando Deshacer no se puede usar en una consolidación en la que se han creado vínculos.

1. En el menú Datos, elegir Consolidar.2. Seleccionar la casilla de verificación "Crear vínculos con datos fuente".3. Elegir el botón "Aceptar".

Microsoft Excel consolida los datos de las áreas fuente y agrega las filas y columnas de esquema según sea necesario.

Comando Buscar objetivo (menú Herramientas)

Ajusta el valor de una celda específica hasta que una fórmula dependiente de dicha celda alcanza el resultado especificado.

Definir la celda. Especifica la celda que contiene la fórmula para la cual se desea encontrar una solución. Puede ingresarse una referencia de celda o un nombre en este cuadro.

Con el valor. Especifica el nuevo valor al que se desea llegar.

Cambiando la celda. Especifica la celda cuyo valor Microsoft Excel cambia a fin de lograr el resultado deseado. La fórmula para la cual se desea encontrar una solución debe referirse, directa o indirectamente, a esta celda. Puede ingresarse una referencia de celda o un nombre en este cuadro.

Aceptar. Muestra el cuadro de diálogo Estado de la búsqueda, donde se encuentran las siguientes opciones:

● Cancelar. Detiene el cálculo y conserva el valor original.● Paso a paso. Avanza paso a paso por el proceso de búsqueda del objetivo.● Pausa. Interrumpe el cálculo. Cuando se elige el botón Pausa, se convierte en el botón

"Continuar".● Continuar. Continúa el cálculo después de una pausa. Cuando se elige el botón


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"Continuar", vuelve a convertirse en el botón "Pausa".● Aceptar. Reemplaza el valor de la celda especificado en el cuadro "Cambiando la

celda", con el nuevo valor.

Buscar una solución específica a una fórmula utilizando el comando Buscar objetivo

Frecuentemente se conoce el resultado que se desea obtener de una fórmula pero se ignoran los valores de entrada que requiere la fórmula para obtenerlo. Para encontrar una solución a una fórmula de este tipo se puede emplear la búsqueda de objetivos. Cuando se empela la búsqueda de objetivos, Microsoft Excel varía el valor en una celda específica hasta que la fórmula que depende de ella obtiene el resultado deseado. La búsqueda de objetivos le evita perder tiempo realizando análisis de ensayo y error. Para buscar una solución específica a una fórmula:

1. En el menú Herramientas, elegir Buscar objetivo.2. En el cuadro "Definir la celda", introducir la referencia o el nombre de la celda que

contiene la fórmula para la que desea encontrar una solución específica. Se puede escribir la referencia o el nombre, o seleccionar la celda en la hoja de cálculo.

3. En el cuadro "Con el valor", introducir le valor deseado.4. En el cuadro "Cambiando la celda", introducir la referencia de la celda que contiene el

valor que va a cambiarse en la resolución hasta alcanzar el resultado deseado. Se puede escribir la referencia o el nombre, o seleccionar la celda en la hoja de cálculo. Es importante asegurarse de introducir la referencia de una celda que contenga un valor del que depende la fórmula original, ya sea directa o indirectamente. No se debe introducir la referencia de una celda que contiene una fórmula.

5. Elegir el botón "Aceptar". Aparecerá un cuadro de diálogo indicando el estado de la búsqueda del objetivo.

6. Elegir le botón "Pausa" para detener la búsqueda del objetivo.7. Elegir el botón "Paso a paso", después de elegir el botón "Pausa", si se desea continuar

la búsqueda paso a paso. Elegir el botón "Continuar" para reanudar la búsqueda del objetivo. Al finalizar, Microsoft Excel muestra los resultados en la hoja de cálculo. Si no ha sido posible obtener la solución deseada, Microsoft Excel muestra un mensaje.

8. Si Microsoft Excel obtiene la solución deseada para la fórmula, elegir el botón "Aceptar" para mantener los valores de la solución en la hoja de cálculo. Para restaurar los valores originales elegir el botón "Cancelar".

Nota. Si después de elegir el botón "Aceptar" y reemplazar un valor antiguo con la solución nueva, se desea volver al valor original, elegir Deshacer Buscar Objetivo en el menú Edición inmediatamente después de terminada la búsqueda.


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Tutorial de ExcelAdministrador de escenarios

En Excel se pueden crear y guardar conjuntos de valores de entrada que producen resultados diferentes como escenarios. Un escenario es un grupo de valores de entrada denominados celdas cambiantes que se han guardado con un nombre provisto por el usuario.

Cada conjunto de celdas cambiantes representa un conjunto de supuestos "Y si..." que puede ser aplicado a un modelo de hoja de cálculo para ver los efectos causados en otras partes del modelo. Es posible definir un máximo de 32 celdas cambiantes por escenario.

Para trabajar con escenarios, utilizar el cuadro "Escenarios" de la barra de herramientas "Grupo de trabajo". Gracias al cuadro "Escenarios" se puede definir y presentar rápidamente los escenarios de una hoja de cálculo.

También es posible utilizar el comando Escenarios del menú Herramientas que ofrece funcionalidad adicional para trabajar con los escenarios.

Utilizar el Administrador de escenarios para:

● Crear múltiples escenarios con múltiples conjuntos de celdas cambiantes.● Ver en la hoja de cálculo los resultados de cada escenario.● Crear un informe de resumen de todos los valores y los resultados.● Combinar en un solo modelo de escenario los escenarios de un grupo.● Proteger los escenarios contra la modificación y para ocultarlos.● Llevar un control de las modificaciones con una historia de escenario automático.

Crear un escenario

Comando Administrador de escenarios

Crear un escenario

1. Introducir los valores que desea utilizar n las celdas cambiantes que han de ser incluidas en el escenario.

2. Seleccionar todas las celdas cambiantes que desea en el escenario.3. Escribir le nombre del escenario en el cuadro "Escenarios".


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4. Presionar "Entrar".

Para agregar otro escenario en el cuadro "Escenarios"

Para crear escenarios con el comando Escenarios

Comando Administrador de escenarios (menú Herramientas)

Un escenario es un grupo de valores de entrada al que se le ha dado un nombre que puede sustituir en un modelo de hoja de cálculo.

Crea y guarda diferentes conjuntos de datos como escenarios separados. Puede usar estos escenarios para ver varios resultados basándose en diferentes suposiciones. También puede crear informes que muestran los valores de celda cambiantes y los valores de celda resultantes para cada escenario.

Puede usar cualquier celda que tenga datos como una celda cambiante para un escenario. Si define o crea nombres para las celdas cambiantes usando el comando Nombre del menú Insertar, los nombres aparecerán en el cuadro de diálogo Agregar escenario, que se encuentra junto a los datos contenidos en la celda.

Escenarios. Enumera los escenarios existentes en la hoja activa.

Celdas cambiantes. Presenta las celdas que contienen los datos que van a cambiar en cada escenario.

Observaciones. Presenta la fecha en que se creó o se editó un escenario, el nombre del usuario que creó o modificó el escenario y cualquier texto que haya escrito.

Mostrar. Presenta en la hoja de cálculo los valores de las celdas cambiantes que corresponden al escenario seleccionado en el cuadro "Escenarios". La hoja de cálculo se vuelve a calcular para reflejar los valores nuevos.

Agregar. Presenta el cuadro de diálogo Agregar escenario donde puede especificar los valores para cada celda cambiante. Se sugieren los valores actuales de la hoja de cálculo.

Eliminar. Elimina el escenario que se ha seleccionado en el cuadro "Escenarios".


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Editar. Presenta el cuadro de diálogo Editar escenario donde figuran el nombre del escenario, las referencias de las celdas cambiantes y cualquier comentario sobre el escenario.

Combinar. Presenta el cuadro de diálogo Combinar escenarios que le permite combinar escenarios de cualquier hoja de cualquier libro de trabajo abierto.

Resumen. Presenta el cuadro de diálogo Resumen del escenario que le permite crear informes de resumen o de tablas dinámicas.

Cerrar. Cierra el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

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Tutorial de ExcelCrear notas de texto

Para agregar una nota de texto:

1. Seleccionar la celda en la que se desea incluir la nota.2. En el menú Insertar, elegir Notas. Método abreviado: MAYÚSCULAS+F2 o haciendo

clic en el botón "Mostrar notas" en la barra de herramientas de Auditoría.3. En el cuadro "Texto de la nota" escribir el nuevo texto o editar el existente. El texto

que se escriba se correrá automáticamente a la siguiente línea. Para insertar un salto de línea o de párrafo presionar INTRO.

4. Al finalizar de escribir la nota, elegir el botón "Aceptar".

Para crear múltiples notas rápidamente:

1. Seleccionar la primera celda en la que se desee incluir una nota.2. En el menú Insertar, elegir Notas.3. En el cuadro de texto "Texto de la nota", escribir el texto de la nueva nota o editar el

texto de la nota existente.4. Elegir el botón Aceptar.5. Seleccionar la siguiente celda en la que se desee escribir una nota o escribir la

referencia en el cuadro "Celda".6. En el cuadro "Texto de la nota" eliminar el texto de la nota anterior y escribir el texto

de la nueva nota.7. Elegir el botón "Agregar".8. Repetir los pasos 5 a 7 por cada nota adicional que se desee crear.

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Tutorial de ExcelMacros: Automatización de tareas de uso frecuente

Si ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Una macro se graba igual que se graba música en un casete. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos.

Antes de grabar o escribir una macro, planifique los pasos y los comandos que desea que ejecute la macro. Si se comete algún error mientras se graba la macro, también se grabarán las correcciones que se realicen. Cada vez que se grabe una macro, ésta se almacenará en un nuevo módulo adjunto a un libro. Con el Editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, copiar macros de un módulo en otro, copiar macros entre diferentes libros, cambiar de nombre a los módulos que almacenan las macros o cambiar de nombre a las macros.

Grabar una macroEjecutar una macroAsignación de una macro al menú Herramientas, a un botón o a un objeto gráficoEscritura y edición de una macro

Grabar una macro

1. En el menú Herramientas, elegir Grabar/Grabar nueva macro.2. En el cuadro Nombre de la macro, escribir un nombre para la macro.3. Escribir una descripción de la macro en el cuadro Descripción.4. Para establecer opciones para la macro, elegir el botón Opciones y después establecer

las opciones.5. Elegir el botón Aceptar.6. Realizar todas las acciones que se desee grabar.7. Hacer clic en el botón Finalizar grabación. (También se puede elegir el comando

Grabar en el menú Herramientas y después el comando Finalizar grabación.)

Ejercicio. Grabar una macro para establecer el formato a asignar a un libro de trabajo. Le asignaremos el nombre Diseño. El formato que se pretende aplicar es el siguiente:

● Para cada hoja del libro:❍ Letra: Arial, 12p, negrilla y cursiva.❍ Formato numérico: Número con separador de miles.


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❍ Título: situado en la primera fila, fondo azul, letra blanca, tamaño 14p y centrado el texto en las columnas AH.

● Para el libro completo: Fuente Arial.

Ejecutar una macro

1. En el menú Herramientas, elegir Macro.2. En el cuadro Nombre o referencia de la macro, escribir o seleccionar un nombre.3. Elegir el botón Ejecutar. Este botón ejecuta, modifica o elimina la macro seleccionada.

En el menú Herramientas/Macro aparecen las siguientes opciones:

● Nombre o referencia de la macro. Enumera todas las macros de Microsoft Excel en las hojas de macro abiertas y todos los procedimientos en los módulos abiertos de Visual Basic.

● Ejecutar. Ejecuta la macro o el procedimiento seleccionado.● Paso a paso. Ejecuta la macro o el procedimiento línea por línea.● Editar. Abre la macro o el procedimiento seleccionado en un módulo de Visual Basic.● Eliminar. Elimina la macro o el procedimiento seleccionado.● Opciones. Abre el cuadro de diálogo Opciones de la macro. Este cuadro de diálogo

asigna opciones adicionales a la macro.● Descripción. Ofrece detalles acerca del autor de la macro, la fecha de grabación o

cualquier otra información pertinente a la macro.● Asignar a. Asigna la macro a un comando del menú Herramientas y asigna una tecla

de método abreviado a la macro.● Información de Ayuda. Provee texto para la macro en la barra de estado, asigna un

identificador del tema de Ayuda a la macro y ubica a la macro en una categoría de función en el Asistente para funciones.

Ejercicio. Ejecutar la macro realizada en el punto anterior en algún libro de trabajo realizado con anterioridad.

Asignación de una macro al menú Herramientas, a un botón o a un objeto gráfico


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Una vez que haya grabado una macro, la puede adjuntar a un elemento del menú, a un botón o a otro objeto gráfico, y hacerla tan accesible y conveniente como los comandos de menú incorporados y los botones de Microsoft Excel.

Una macro asignada al menú Herramientas está siempre disponible. Una macro asignada a un botón en la hoja está disponible cuando cambia a dicha hoja. Una macro asignada a un botón de barra de herramientas está disponible cuando se muestra la barra de herramientas.

Cuando asigne una macro a un botón de la barra de herramientas, utilice uno de los botones no utilizados que se encuentran en la categoría Personalizadas. Si asigna la macro a un botón incorporado ya usado por Microsoft Excel, estará reemplazando la función normal del botón con la de la macro.

a) Agregar una macro al menú Herramientas

1. En el menú Herramientas, elegir Macro.2. En el cuadro Nombre o referencia de la macro, escribir o elegir un nombre para la

macro.3. Elegir el botón Opciones.4. Seleccionar la casilla de verificación Elemento del menú Herramientas, bajo Asignar

a y luego escribir el nombre del comando como se desee que aparezca en el menú Herramientas.

5. Elegir el botón Aceptar.6. Elegir el botón Cerrar.

b) Asignar una macro a un botón en una hoja

1. Hacer clic en el botón Crear botón en la barra de herramientas Diálogo.2. Situar la cruz donde se desee colocar una esquina del botón.3. Arrastrar hasta que el botón tenga el tamaño y la forma que se desee. Cuando se

suelta el botón del ratón, Excel presenta el cuadro de dialogo Asignar macro.4. Para asignar una macro existente al botón, escribir o elegir el nombre de la macro en

el cuadro Nombre o referencia de la macro y después elegir el botón Aceptar. Para asignar una macro nueva al botón, elegir el botón Grabar macro y proceder con los pasos para grabar una macro.

Ejercicio. En la Hoja 1 del libro de trabajo se van a introducir tres botones (Recuerde: Barra de Herramientas Diálogo) cada uno de los cuales servirá para movernos entre las hojas 2 a 4 del libro de trabajo.

c) Asignar una macro a un botón existente en una barra de herramientas

1. En el menú Ver, elegir Barras de Herramientas/Personalizar. Aparece el cuadro de diálogo correspondiente y se suspende la función normal del botón incorporado de la


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barra de herramientas.2. Si el botón incorporado se muestra actualmente en una barra de herramientas, haga

clic en el mismo. O bien, si el botón incorporado no se muestra, seleccionar la categoría deseada en el cuadro Categorías y después arrastrar el botón a cualquier barra de herramientas visible.

3. En el menú Herramientas, elegir Asignar macro.4. Para asignar una macro existente al botón de la barra de herramientas, escribir o

elegir el nombre de la macro en el cuadro Nombre o referencia de la macro y después elegir el botón Aceptar. O bien, para asignar una macro nueva al botón incorporado de la barra de herramientas, elegir el botón Grabar Macro y después seguir los pasos para grabar una macro.

5. Si es necesario, elegir el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Personalizar.

d) Asignar una macro a un botón personalizado en una barra de herramientas.

1. En el menú Ver, elegir Barra de herramientas.2. Para agregar un botón personalizado a una barra de herramientas nueva, seleccionar

el texto en el cuadro Nombre de la barra, escribir el nombre de la barra de herramientas nueva y después el botón Nueva. Para agregar el botón personalizado a una barra de herramientas existente, elegir el botón Personalizar.

3. En el cuadro Categorías, elegir Personalizadas.4. Arrastrar el botón personalizado desde el cuadro hasta una barra de herramientas

visible. El botón se agrega donde se coloque en la barra de herramientas y aparece el cuadro de diálogo Asignar macro.

5. Para asignar una macro existente al botón de la barra de herramientas, seleccionar el nombre de la macro en el cuadro Nombre o referencia de la macro y después elegir Aceptar. O bien, para asignar una macro nueva al botón personalizado de la barra de herramientas, elegir el botón Grabar macro y después seguir los pasos para grabar una macro.

6. Si es necesario, elegir el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Personalizar.

e) Asignar una macro a un objeto gráfico

1. Hacer clic en el objeto gráfico para seleccionarlo. Si el objeto es un botón de hoja de cálculo o ya tiene una macro asignada, mantener presionada la tecla CTRL y después hacer clic en el objeto.

2. En el menú Herramientas, elegir Asignar macro.3. Para asignar una macro existente al objeto gráfico, escribir o seleccionar el nombre de

la macro en el cuadro Nombre o referencia de la macro y después elegir Aceptar. O bien para asignar una macro nueva al objeto gráfico, elegir el botón Grabar macro y después seguir los pasos para grabar una macro.

Ejercicio. Realizar un gráfico en la hoja 10 del libro de trabajo. En la Hoja 1 del mismo libro, insertar una imagen predeterminada y asignarle una macro que sirva para ver el gráfico. (Nota: la imagen a insertar puede ser cualquiera, por ejemplo del directorio


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Windows).

f) Cambiar la macro asignada a un botón o a un objeto gráfico

El siguiente procedimiento cambia la macro asignada a un botón o a un objeto gráfico en una hoja. Para cambiar la macro asignada a un botón personalizado en una barra de herramientas, elegir el comando Barra de herramientas del menú Ver y luego elegir el botón Personalizar. Después:

1. Mantener presionada la tecla CTRL y después elegir el botón o el objeto gráfico.2. En el menú Herramientas, elegir Asignar macro.3. Para asignar una macro existente al botón o al objeto gráfico, escribir o elegir el

nombre de la macro y Aceptar. O bien para eliminar una macro asignada al botón o al objeto gráfico, eliminar el nombre de la macro del cuadro Nombre o referencia de la macro y Aceptar. O bien, para asignar una macro nueva al botón o al objeto gráfico, elegir el botón Grabar macro y después seguir los pasos para grabar una macro.

Escritura y edición de una macro

La Grabadora de macros crea una macro observando lo que usted realiza, convirtiendo estas acciones en un código en Visual Basic y almacenando el código en un módulo de Visual Basic en un libro de trabajo. Sin embargo, a menudo es necesario personalizar una macro grabada o crear una nueva, debido a que la Grabadora no siempre graba exactamente lo que usted desea.

Los pasos que se siguen para editar una macro existente o para escribir una nueva son similares a los que se siguen para crear una función definida por el usuario. También puede usar la Grabadora de macros para grabar código nuevo dentro de una macro existente.

a) Editar una macro

1. En el menú Herramientas/Macro.2. En el cuadro Nombre o referencia de la macro escribir o seleccionar el nombre de la

macro que se desea mostrar.3. Elegir el botón Editar.4. Mover el punto de inserción y escribir un nuevo código, o eliminar el código existente

según sea necesario.


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b) Escribir una macro

1. Para cambiar a un módulo de Visual Basic en el libro de trabajo activo, elegir la ficha correspondiente. O bien, para crear un módulo de Visual Basic nuevo, elegir Insertar/Macro/Módulo.

2. En el módulo, escribir Proced seguido por el nombre de la macro.3. Si hay argumentos, escribirlos entre paréntesis y separados por un punto y coma.4. Presionar Aceptar.5. Escribir el código.6. Escribir Fin Proced y después Aceptar.

c) Grabar código en una macro existente

1. Cambiar al módulo de Visual Basic que contenga la macro.2. Colocar el punto de inserción en la macro donde se desea agregar el código.3. Elegir Herramientas/Grabar/Marcar posición para grabar.4. Cambiarse a la hoja que contenga las tareas nuevas que se desee grabar.5. En el menú Herramientas, elegir Grabar/Grabar desde marca.6. Realizar las tareas que se desea grabar.7. En el menú Herramientas, elegir Grabar/Finalizar grabación.

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Tutorial de ExcelIntroducción a los valores de error

Excel presenta un valor de error en una celda cuando no puede calcular una fórmula correctamente. Si una fórmula incluye la referencia de una celda que contiene un valor de error, ésta también devolverá un valor de error, (a menos que se estén utilizando las funciones especiales de la hoja de cálculo ESERR, ESERROR o ESNOD, que buscan valores de error). Posiblemente sea necesario rastrear las referencias anteriores en una serie de celdas para encontrar la causa del error.

Valor de error Significado

#(DIV/0! La fórmula está tratando de dividir entre cero

#N/A No hay ningún valor disponible. Normalmente, el usuario introduce este valor directamente en las celdas de la hoja de cálculo que contendrán los datos que todavía no están disponibles. Las fórmulas que se refieren a aquellas celdas devolverán #N/A en vez de calcular un valor

########## Excel no reconoce el nombre utilizado en la fórmula.

#(NULO! El usuario especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan

#(NUM! Existe un problema con un número

#(REF! La fórmula se refiere a una celda que no es válida

#(VALOR!' Se utiliza un argumento o un operando equivocado

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