ud.mosreg.ru · web viewИнструкция по делопроизводству в...

Межведомственная система электронного документооборота Московской области

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ГУБЕРНАТОРАМОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

31.05.2016 № 30-Р

г. Красногорск

Об утверждении Инструкции по делопроизводствув Управлении делами Губернатора Московской области и

Правительства Московской области

В соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 20.01.2016 № 11-ПГ «Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области», а также в целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности и установления единого порядка ведения делопроизводства в Управлении делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (далее - Управление делами):

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Управлении делами (далее - Инструкция).

2. Государственному бюджетному учреждению Московской области «Управление материально - технического, транспортного и санаторного обеспечения» (Трухановский М.О.) организовать изготовление Инструкции в виде брошюры в необходимом количестве.

3. Признать утратившим силу распоряжение Управления делами от 12.05.2015 №20-Р «О порядке выдачи, учета и контроля использования доверенностей, выдаваемых для реализации полномочий Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области».

4. Организационному управлению Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области обеспечить размещение настоящего распоряжения в информационно-телекоммуникационной сети

2

Интернет на официальном сайте Управления делами.5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на

заместителя начальника Управления делами Самолевского С.В.

Начальник Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области Р.Н. Мамедов

УТВЕРЖДЕНАраспоряжениемУправления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской областиот 31.05.2016 № 30-Р

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Управлении делами Губернатора Московской области

и Правительства Московской области

Общие положения

Инструкция по делопроизводству в Управлении делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-Ф3 «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-Ф3 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-Ф3 «Об электронной подписи», приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», Уставом Московской области, Законом Московской области № 183/2005-ОЗ «О гербе Московской области», Законом Московской области № 164/2006-ОЗ «О рассмотрении обращений граждан», постановлением Губернатора Московской области от 18.12.2014 № 287-ПГ «Об утверждении Регламента рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области», Положением об использовании межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности

2

центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, утвержденным распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2013 № 516-РГ «О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области», постановлением Губернатора Московской области от 20.01.2016 № 11-ПГ «Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области», ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», и устанавливает единые правила работы со служебными документами в Управлении делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (далее – Управление делами).

Исполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех должностных лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Московской области и должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Московской области в Управлении делами (далее – сотрудники).

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами в межведомственной системе электронного документооборота Московской области (далее – МСЭД) и федеральной информационной системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), за исключением документов, содержащих сведения, составляющих государственную тайну.

В структурных подразделениях Управления делами назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение сотрудниками установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в Управлении делами возлагается на их руководителей.

Контроль за состоянием ведения делопроизводства осуществляет Организационное управление Управления делами (далее – Организационное управление).

3

II. Бланки документов

1. Порядок разработки и утверждения

1. Бланки документов Управления делами разрабатываются Организационным управлением в соответствии с требованиями Закона Московской области 183/2005-ОЗ «О гербе Московской области», ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», и утверждаются распоряжением Управления делами.

Бланки документов Управления делами имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

2. В Управлении делами установлены следующие виды бланков документов:бланк письма «Начальник Управления делами Губернатора Московской

области и Правительства Московской области» (Приложение 1);бланк письма «Управление делами Губернатора Московской области

и Правительства Московской области» (Приложение 2);бланк письма «Первый заместитель начальника Управления делами

Губернатора Московской области и Правительства Московской области» (Приложение 3);

бланк письма «Заместитель начальника Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области» (Приложение 4);

бланк «Приказ Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области» (Приложение 5);

бланк «Распоряжение Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области» (Приложение 6).

Аналогичные бланки используются в МСЭД.3. Решение о введении в обращение по мере необходимости иных видов

бланков документов принимается начальником Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (далее - начальник Управления делами).

2. Требования к изготовлению бланков

В Управлении делами используются три формы бланков:бумажные гербовые бланки (далее – гербовые бланки);электронные шаблоны бланков документов;бланки поручений (резолюций).

4

4. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на качественном уровне и с учетом следующих требований:

Тип бумаги – белая форматная;Размер – 210 х 297 мм (формат А4);Класс – А+ или А или В+;Белизна – 97±1 %; Плотность – 100 г/м2;Шероховатость – 200±50 мл/мин;Непрозрачность – 92±1 %;Расположение реквизитов продольное.Гербовые бланки с воспроизведением герба Московской области являются

полиграфической продукцией строгой отчетности.Установлены следующие размеры герба Московской области,

воспроизводимого на бланках Управления делами:гербовый щит – 18 х 22 мм.5. В соответствии с Законом Московской области 183/2005-ОЗ «О гербе

Московской области» на бланках Управления делами используются следующие виды воспроизведения герба Московской области:

Многоцветный гербовый щит Московской области воспроизводится на бланках писем:

«Управление делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области»;

«Начальник Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области»;

на бланках распорядительных и организационных документов:«Распоряжение Управления делами Губернатора Московской области

и Правительства Московской области»;«Приказ Управления делами Губернатора Московской области

и Правительства Московской области».Одноцветный гербовый щит Московской области воспроизводится

на бланках писем:«Первый заместитель начальника Управления делами Губернатора

Московской области и Правительства Московской области»;«Заместитель начальника Управления делами Губернатора Московской

области и Правительства Московской области».На бланках поручений должностных лиц.

5

6. Гербовые бланки используются для подготовки приказов и распоряжений Управления делами (далее - правовые акты), писем, отправляемых в организации, не подключенные к МСЭД, документов, требующих собственноручной подписи, и документов с грифом ДСП (для служебного пользования).

7. Электронные шаблоны бланков разрабатываются Организационным управлением с использованием текстового редактора Microsoft Word.

Все реквизиты электронных шаблонов бланков, а также их размеры и информационное содержание, должны строго соответствовать гербовым бланкам, за исключением: отсутствия реквизита «номер бланка» и наличия дополнительного реквизита «МСЭД», расположенного в верхнем правом углу и определяющего принадлежность банка к электронной форме бланка.

Электронные шаблоны бланков используются при подготовке писем, отправляемых в центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области, учреждения и предприятия Московской области, являющиеся участниками МСЭД, а также при оформлении правовых актов Управления делами в МСЭД.

Электронные шаблоны бланков подписываются электронно-цифровой подписью за исключением случаев, требующих собственноручной подписи руководителя.

8. Право подписи документов, подготовленных на бланках (гербовых, электронных шаблонов), имеет руководство Управления делами, а именно:

Начальник Управления делами;Первые заместители начальника Управления делами;Заместители начальника Управления делами.Решение о предоставлении права подписи документов, подготовленных на

бланках (гербовых, электронных шаблонов) другими должностными лицами Управления делами принимается начальником Управления делами.

Бланки (гербовые и электронные шаблоны) не применяются при внутренней переписке, при подготовке первоначальных вариантов документов, а также для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).

9. Бланки поручений (резолюций) изготавливаются на бумаге белого цвета, формата А6 (105 x 148 мм) с использованием одноцветного гербового щита Московской области.

Право подписи бланков поручений имеют:Начальник Управления делами;Первые заместители начальника Управления делами;Заместители начальника Управления делами;

6

Руководители самостоятельных структурных подразделений Управления делами.

3. Общие требования к учету, использованиюи хранению гербовых бланков

10. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом проставляются учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:наименование вида гербового бланка;дата поступления, номер сопроводительного документа;наименование организации - поставщика гербовых бланков;количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:наименование вида гербового бланка;количество экземпляров;номера гербовых бланков;наименование структурного подразделения - получателя гербовыхбланков;расписка в получении;примечание (отметка об уничтожении и т.д.).Бланки хранятся в служебных помещениях в металлических, запираемых

шкафах.11. Выдача бланков Управления делами осуществляется Управлением

материального обеспечения Управления делами (далее - Управление материального обеспечения) под роспись в регистрационно – учетном журнале (далее - Журнал учета бланков) (Приложение 7) на основании служебной записки, представленной руководителем самостоятельного структурного подразделения.

12. Контроль за изготовлением гербовых бланков, их учетом, выдачей и хранением возлагается на Управление материального обеспечения.

7

4. Учет, хранение и уничтожение гербовых бланков в структурных подразделениях Управления делами

13. Учет гербовых бланков в структурных подразделениях Управления делами (далее - структурное подразделение) осуществляется в соответствии с общими требованиями к использованию и хранению гербовых бланков.

14. Контроль за получением, использованием, хранением, списанием и уничтожением гербовых бланков в структурных подразделениях осуществляют их руководители.

Для учета гербовых бланков в каждом структурном подразделении ведется Журнал учета бланков установленного образца. Срок хранения Журналов учета бланков составляет 3 года в соответствии со статьей 259 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации 25.08.2010 г. № 558. Журналы учета бланков включаются в номенклатуру дел.

Испорченные гербовые бланки подлежат уничтожению, о чем в Журнале учета бланков делаются соответствующие отметки. Уничтожение гербовых бланков оформляется актом (Приложение 8). Акт оформляется по мере необходимости, но не реже одного раза в год в двух экземплярах (один экземпляр остается в структурном подразделении, второй сдается в Управление материального обеспечения). Акт оформляется структурным подразделением, инициирующим списание гербовых бланков. В состав комиссии по списанию включаются: руководитель структурного подразделения, инициирующего списание гербовых бланков, заведующий Отделом документационного обеспечения Организационного управления Управления делами (далее – заведующий отделом документационного обеспечения), начальник Организационного управления, начальник Управления материального обеспечения. Подписывает акт руководитель структурного подразделения, инициирующего списание гербовых бланков, утверждает акт заместитель начальника Управления делами, координирующий и контролирующий данное структурное подразделение.

15. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах. 16. Проверка наличия, использования и хранения гербовых

бланков производится не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом Управления делами. О проведенных проверках делаются отметки в Журнале учета бланков после последней записи. В случае обнаружения нарушений в учете, использовании и хранении гербовых

8

бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом, и доводятся до сведения начальника Управления делами.

III. Общие правила оформления документов.Состав и оформление реквизитов документов.

Состав документов Управления делами.

1. Общие правила оформления документов

17. При подготовке документов, оформляемых как на бланке, так и без него, следует учитывать, что каждый лист документа, должен иметь следующие стандартные поля:

ПолеМинимальный размер

(мм)Максимальный размер

(мм)Левое 20 25Правое 10 15Верхнее 20 20Нижнее 20 20

Для создания, редактирования и оформления документов используется текстовый редактор Microsoft Word.

При оформлении большинства реквизитов документов применяется стандартный шрифт со следующими параметрами:

Параметр ЗначениеШрифт Times New RomanНачертание ОбычныйРазмер 14 птЦвет текста черный (или «Авто»)Подчеркивание не используетсяНаписание вразрядку (увеличенный интервал между символами)

не используется

Изменения параметров стандартного шрифта при оформлении реквизитов документов:

полужирное начертание шрифта; уменьшение размера шрифта до показателей 13 пт, 12пт;изменение интервала между знаками (написание вразрядку) допускается в

случаях, описанных в Правилах делопроизводства в исполнительных органах

9

государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утвержденных постановлением Губернатора Московской области от 20.01.2016 № 11-ПГ (далее - Правила делопроизводства) .

Произвольное графическое выделение отдельных реквизитов, слов, абзацев или частей текста с помощью других начертаний, изменения цвета шрифта, подчеркивания или других текстовых эффектов не допускается.

При оформлении документов используются следующие основные параметры абзаца в Microsoft Word:

выравнивание текста;размер отступа слева;размер отступа справа;размер абзацного отступа («красная строка»);интервал перед абзацем;интервал после абзаца;размер межстрочного интервала.При оформлении большинства реквизитов документов используются

следующие стандартные параметры абзаца:

Параметр абзаца ЗначениеВыравнивание текста По ширинеОтступ слева 0 (не используется)Отступ справа 0 (не используется)Первая строка(абзацный отступ)

1,25 см

Интервал перед абзацем 0 (не используется)Интервал после абзаца 0 (не используется)Межстрочный интервал Множитель, равный 1,15

Первая строка абзаца текста печатается с абзацным отступом в 1,25 смот левой границы текстового поля. Текст выравнивается по ширине абзаца. Межстрочный интервал в абзацах основного текста документов устанавливается с помощью множителя, значение которого равно 1,15. Допутимо использование межстрочного интервала в пределах от одного до двух межсточных интервалов. Дополнительные межстрочные интервалы между абзацами не допускаются.

Для выделения таблиц в основном тексте документа допускается оставлять одну пустую строку перед таблицей и/или после таблицы.

При оформлении документов не допускается:

10

разрывать по строкам элементы даты и номера документа при использовании ссылок в тексте документа;

оставлять в конце строки предлоги, союзы и частицы (одно-, двух-и трехбуквенные).

При оформлении документов для разделения расположенных рядом реквизитов документа используются интервалы в виде пустых строк (одна пустая строка равна одному межстрочному интервалу). Могут использоваться интервалы между реквизитами документов размером в одну, две, три пустые строки, как указано в примере:

Генеральному директору ООО «ФОРС – центр разработки»

С.А. Томляновичу

Трифоновский тупик, дом 3, г. Москва, 129272

Уважаемый Степан Анатольевич!

Текст документа...

Отметка о наличии приложения

Начальник Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (подпись) И.О. Фамилия

Страницы документа (кроме первой) нумеруются на лицевой стороне арабскими цифрами. Номер страницы вставляется в верхний колонтитули выравнивается по центру. Расстояние от верхнего края страницы до верхнего колонтитула должно быть 1,25 см. Для номера страницы используется стандартный шрифт. Выделение номера страницы слева и справа с помощью дефисов и других символов не допускается.

Одна пустая строка

Две пустых строки

Три пустых строки

Одна пустая строка инициирующим



11

Текст документа может состоять из следующих структурных единиц: раздел, подраздел, пункт, подпункт и абзац.

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римской цифрой, после которой ставится точка; имеет наименование (заголовок).

Наименование раздела печатается стандартным шрифтом с прописной буквы с обозначением номера раздела и выравнивается по центру. Номер раздела должен быть отделен от последующего наименования раздела символом пробела или неразрывного пробела. Точка в конце наименования раздела не ставится. Нумерация разделов сквозная (в пределах всего документа), например:

Бланки документов

Подраздел имеет порядковый номер, обозначаемый арабской цифрой, после которой ставится точка; имеет наименование (заголовок).

Наименование подраздела печатается стандартным шрифтом с прописной буквы с обозначением номера подраздела и выравнивается по центру. Номер подраздела должен быть отделен от последующего наименования подраздела символом пробела или неразрывного пробела. Точка в конце наименования подраздела не ставится. Нумерация подразделов ведется в пределах раздела, например:

2.1. Порядок разработки и утверждения

2.2. Требования к изготовлению бланков

Пункт имеет порядковый номер, обозначаемый арабской цифрой, после которой ставится точка; не имеет наименования (заголовка).

Текст пунктов печатается стандартным шрифтом с абзацным отступомс прописной буквы и заканчивается точкой. Номер пункта должен быть отделенот последующего текста пункта символом пробела или неразрывного пробела. Нумерация пунктов сквозная (в пределах всего документа или в пределах раздела), например:

76. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в МСЭД;

или:

12

II. Бланки документов

Порядок разработки и утверждения.Порядок хранения.Порядок учета.

Подпункт имеет порядковый номер, обозначаемый арабской цифройс закрывающей круглой скобкой, после которой точка не ставится; не имеет наименования (заголовка).

Пункты могут подразделяться на подпункты после знака двоеточия. Текст подпунктов печатается стандартным шрифтом с абзацным отступом со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой. Текст последнего подпункта в пределах пункта заканчивается точкой. Номер подпункта должен быть отделенот последующего текста подпункта символом пробела или неразрывного пробела. Нумерация подпунктов ведется в пределах пункта, например:

76. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в МСЭД:

1) за содержание электронного документа при отправке его на согласованиеи подписание;

2) за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использование электронной подписи при отправке исходящего документа.

Пункты также могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

2. Состав и оформление реквизитов документов

18. Документы, создаваемые Управлением делами, должны содержать реквизиты, расположение и оформление которых устанавливаются настоящей Инструкцией.

В состав реквизитов документов входят:герб Московской области;наименование государственного органа;должность лица – автора документа;подпись должностного лица;справочные данные о государственном органе;вид документа;место составления (издания) документа;дата документа;

13

регистрационный номер документа;ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;адресат;заголовок к тексту;текст документа;отметка о наличии приложения; гриф согласования;виза;гриф утверждения;оттиск печати;отметка о заверении копии;отметка об исполнителе;указания по исполнению документа;отметка о контроле документа;отметка об исполнении документа;отметка о конфиденциальности;отметка о поступлении документа;идентификатор электронного документа.Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом

и назначением.Кроме перечисленных реквизитов в процессе работы с документами могут

использоваться другие реквизиты, например, отметки о срочности документа: «Незамедлительно», «Весьма срочно», «Срочно», «Оперативно», «Вручить немедленно», «Подлежит возврату».

19. Герб Московской области является обязательным реквизитом документов, который воспроизводится в строгом соответствии с Законом Московской области №183/2005-ОЗ «О гербе Московской области» на бумажных бланках документов, изготавливаемых типографским способом, а также на электронных шаблонах бланков в системе МСЭД.

20. Наименование Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о нем.

Наименование должности лица, подписавшего документ, указываетсяв бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя государственного органа, бланк письма заместителя руководителя государственного органа, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

21. Наименование должности лица указывается под наименованием государственного органа.

14

22. Реквизит «Подпись должностного лица» располагается после текстаи отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалов имени, отчества и фамилии). Инициалы печатаются перед фамилией на уровне последней строки наименования должности. Между инициалами и фамилией ставится пробел или неразрывный пробел. Между инициалами имени и отчества пробел не ставится.

Реквизит «Подпись должностного лица» отделяется от предыдущего реквизита документа тремя пустыми строками. Реквизит «Подпись должностного лица» оформляется с использованием одинарного межстрочного интервала. Наименование должности выравнивается по горизонтали по левому краю (без абзацного отступа), инициалы и фамилия – по правому краю.

Если подписывается документ, на первой странице бланка письма Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области, то наименование должности в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования органа, которое уже фигурирует вверху на бланке), например:

Заместитель начальника (подпись) И.О. Фамилия

Если изготавливается многостраничный документ и подпись должностного лица ставится не на первой странице (бланке письма Управления делами), то в подписи указывается полное наименование должности, например:

Первый заместительначальника Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (подпись) И.О. Фамилия

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации, например:

Заместительначальника Управления деламиГубернатора Московской области иПравительства Московской области (подпись) И.О. Фамилия

или:

15

НачальникОрганизационного управления (подпись) И.О. Фамилия

При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается, за исключением правовых актов.

Если изготавливается многостраничный документ и подпись должностного лица ставится не на первой странице (бланк письма должностного лица), то в подписи указывается полное наименование должности, например:

Начальник Управления делами Губернатора Московской области иПравительства Московской области (подпись) И.О. Фамилия

В составе реквизита «Подпись должностного лица» могут указываться ученые степени, воинские звания, например:

Директор институтадоктор исторических наук,профессор (подпись) И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Каждая последующая подпись отделяется от предыдущей одной пустой строкой, например:

Начальник финансового управления (подпись) И.О. Фамилия

Главный бухгалтер (подпись) И.О. Фамилия

Старший экономист (подпись) И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей илине подчиненными по должности их подписи располагаются на одном уровне, например:

Заместитель директорапо научной работе

Заместитель директорапо охране труда

(подпись) И.О. Фамилия (подпись) И.О. Фамилия

16

Документы коллегиальных органов (совета, коллегии, комиссии, рабочей группы и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, составленных коллегиальным органом, указываютсяне должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе коллегиального органа в соответствии с распределением. Первыми в списке коллегиального органа указываются руководитель (председатель, сопредседатели) этого органа, его заместитель (заместители). Члены коллегиального органа и секретарь органа перечисляются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии (подпись) И.О. Фамилия

Член комиссии (подпись) И.О. Фамилия


Секретарь комиссии (подпись) И.О. Фамилия


Если должностное лицо (руководитель), на подпись которому представляется проект документа, отсутствует (отпуск, болезнь, командировка), то документ подписывает его заместитель или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом об исполнении обязанностей руководителя или распределительного документа. При этом должность в реквизите «Подпись должностного лица», а также в реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» оформляется по-разному в зависимости от способа замещения временно отсутствующего руководителя:

№ п/п

Способ замещения(каким распорядительным документом

оформляется)

Как оформляется реквизит «Подпись должностного

лица»

1

Полномочия по подписанию документовза руководителя прописаны в трудовом договоре (служебном контракте) или должностном регламенте (штатное заместительство)

Используется должность замещающего лица

2 Приказ о назначении исполняющим обязанности

И. о. (используется должность замещаемого

17

№ п/п

Способ замещения(каким распорядительным документом

оформляется)

Как оформляется реквизит «Подпись должностного

лица»

лица)

3 Приказ о распределении обязанностей Используется должность замещающего лица

Пример 1 (штатное заместительство начальника Управления делами его первым заместителем):

Первый заместительначальника Управления деламиГубернатора Московской области иПравительства Московской области (подпись) И.О. Фамилия

Пример 2 (замещение начальника Управления делами на основании приказа о назначении исполняющим обязанности):

И.о. начальника Управления деламиГубернатора Московской области иПравительства Московской области (подпись) И.О. Фамилия

Пример 3 (один заместитель начальника Управления делами замещает другого во время его отсутствия на основании правового акта о распределении обязанностей):

Заместитель начальникаУправления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (подпись) И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

23. Справочные данные об Управлении делами указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта в информационно-коммуникационной сети Интернет.

Составные части почтового адреса на бланках писем указываютсяв последовательности, установленной пунктом 22 приказа Министерства связи

18

и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234«Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», а именно:

наименование адресата (для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для физического лица – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

название улицы, номер дома, номер квартиры;название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);название района;название республики, края, области, автономного округа (области);название страны (для международных почтовых отправлений);почтовый индекс.24. Наименование вида издаваемого документа (например, приказ,

распоряжение, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.25. Место составления или издания документа (например, «г. Красногорск»)

указывается на бланках приказов, распоряжений Управления делами, за исключением бланков писем.

26. Датой документа является дата его подписания (например, приказ, распоряжение, письмо, докладная записка, служебная записка, акт и др.), утверждения (например, инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Отделом документационного обеспечения при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (например, докладная записка, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более государственными органами, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, отделенными от месяца точкой, буква «г», обозначающая год, в данном случае не ставится, например: 25.03.2015.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 09.01.2013.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 10 августа 2014 г., 5 марта 2015 года.

По тексту документа используется идентичный способ оформления даты.

19

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово «год» пишется полностью: «Государственная программа … на 2015 год». В остальных случаях разрешается использовать сокращения: «г.» (год), «гг.» (годы).

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее оформляют следующим образом: «в мае 2015 г.», «в апреле-мае 2015 г.», «в I квартале 2015 г.», «в III–IV кварталах 2014 г.», «во втором полугодии 2014 г.». Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется словом. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в I-м квартале).

Календарные сроки в документах обозначаются следующим образом:«за 4 месяца 2015 года», «в 2015 году», «с 2014 по 2018 год», «в 2014–2018 годах».

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), то есть начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2015/2016 учебном году, отчетный 2015/2016 год. В остальных случаях между годами ставится тире, например, «освободить от взимания подоходного налога в 2014–2015 гг.».

При указании в тексте документа ссылок на исходящие регистрационные номера и даты документов следует воспроизводить указанные реквизиты в томже формате, который использован в реквизитах соответствующих писем.

27. Регистрационный номер документа формируется в соответствиис системой регистрации, принятой в Управлении делами.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

В системе МСЭД регистрационный номер присваивается документу автоматически при выполнении процедуры регистрации в соответствии с заданным шаблоном номенклатуры.

28. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка ответного письма и проставляется на документе после его регистрации (при оформлении на бумажном носителе).

29. В качестве адресата указываются органы государственной власти,их структурные подразделения, организации, должностные или физические лица.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа ниже реквизитов, отпечатанных типографским способом. Реквизит «Адресат» отделяется от надписей бланка одной пустой строкой. Ширина строки данного реквизита недолжна превышать 80 мм от правого поля документа. Строки реквизита «Адресат» печатаются с одинарным межстрочным интервалом и выравниваются по горизонтали по левому краю.

20

В состав реквизита «Адресат» могут включаться: наименование организации, наименование структурного подразделения организации, должность, фамилия и инициалы имени и отчества лица, которому адресуется документ, а также почтовый адрес.

Каждая из составных частей ревизита «Адресат» печатается с новой строкии отделяется от других составных частей одной пустой строкой. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.

Документ может адресоваться:организации в целом;структурному подразделению организации;руководителю организации;должностному лицу, не являющемуся руководителем организации;физическому лицу;группе однородных организаций (должностных лиц).В зависимости от того, кому адресуется документ, реквизит «Адресат»

оформляется по-разному.При адресовании документа в орган государственной власти, организацию

или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерствоимущественных отношений Московской области

или:Администрация Губернатора Московской области

Этот способ адресования применяется, как правило, в том случае, если автору документа неизвестно, какому конкретному должностному лицу или структурному подразделению отправляемый документ должен поступить на рассмотрение (исполнение).

Документ может быть адресован структурному подразделению организации (управлению, отделу и тому подобное). Это ускоряет обработку документа при его получении и доведении до конкретного исполнителя. В этом случае в реквизите «Адресат» в именительном падеже указывается наименование организации и ниже – соответствующего структурного подразделения, например:

21

Администрация Губернатора Московской областиУправление документооборота

Если документ адресован конкретному должностному лицу, то наименование должности, включающее наименование структурного подразделения государственного органа или организации, и фамилия получателя указываются в дательном падеже, а перед ними в именительном падеже – наименование государственного органа, организации. Фамилия должностного лица отделяется от должности одной пустой строкой, например:

Министерство обороныРоссийской ФедерацииНачальнику департамента делопроизводства и контроля

И.О. Фамилия

Если должностное лицо, которому адресуется документ, является руководителем государственного органа или организации, то реквизит «Адресат» оформляется иначе. Наименование организации в этом случае входитв наименование должности, которая пишется в дательном падеже, например:

Руководителю Аппарата Губернатора и Правительства Свердловской области


или:ГлавеРаменского муниципального района Московской области


Таким же образом оформляется реквизит «Адресат» при адресовании документа иным должностным лицам, отнесенным к категории руководителей, например:

22

Заместителю главного редактора журнала «Делопроизводство и документооборот»


В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования государственных органов, органов местного самоуправления, муниципальных образований и организаций.

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в реквизите «Адресат» можно указать соответствующее звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией, например:

Начальнику Генерального штаба Вооруженных силРоссийской Федерации – первому заместителю министра обороны Российской Федерациигенералу армии


При осуществлении переписки между руководителями структурных подразделений Управления делами, а также направляемых руководителю структурного подразделения его сотрудниками наименование государственного органа не указывается, например:

Начальнику финансово-экономического управления


В состав реквизита «Адресат» может включаться также почтовый адрес, который оформляется в последовательности, установленной пунктом 22 приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

Почтовый адрес указывается в реквизите «Адресат» ниже всех остальных составляющих этого реквизита с интервалом в одну пустую строку, например:

23

Государственное казенное учреждение Московской области «Московский областнойцентр информационно-коммуникационных технологий»

ул. Железнодорожная, д. 26, кв. 24 г. КрасногорскМосковская область, 143406

Почтовый адрес всегда указывается при адресовании документов разовым корреспондентам (то есть тем, с которыми не ведется постоянная переписка)и физическим лицам.

Почтовый адрес в реквизите «Адресат» не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам или государственным органам или организациям, входящимв структуру Правительства Московской области. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

В соответствии с этими правилами определяется также необходимость указания почтового адреса в списке рассылки.

При написании почтового адреса допускается использование общепринятых сокращений: п/о (почтовое отделение), в/ч (войсковая часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), пл. (площадь), ул. (улица), б-р (бульвар), наб. (набережная), ш. (шоссе), пер. (переулок), пр. или пр-т (проспект), пр-д (проезд), д. (дом), корп. (корпус), стр. (строение), кв. (квартира).В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир символ «№» не ставится, дробные номера пишутся через косую черту (например, д. 22/66), при литерном написании буква пишется слитно с цифрой (например, 16а).

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу – после фамилии, например:

Ф.И.О.

ул. Пироговская, д. 82, кв. 172г. Москва, 117393

Реквизит «Адресат» не должен содержать более 4 адресатов, которые располагают один под другим, через интервал в одну пустую строку. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «копия» перед

24

вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При конвертировании экземпляров документа подчеркивается конкретный адресат. В случае если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, первым пишется адресат – автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.

Если документ направляется более чем в 4 адреса, то на каждом экземпляре проставляется только один адресат, а полный перечень адресатов включается в список рассылки документа. Список рассылки подписывается исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Управления делами.

При оформлении списка рассылки необходимо указываеть дату и номер письма к которому прилагается рассылка.

В списке рассылки наименования организаций располагаются в следующей последовательности: вышестоящие органы, органы одного уровня (в алфавитном порядке), например:

Правительство Российской ФедерацииМинистерство промышленности и торговли Российской ФедерацииМинистерство экономического развития Российской ФедерацииМинистерство юстиции Российской ФедерацииФедеральное агентство по государственным резервамФедеральное агентство по техническому регулированию и метрологииФедеральное агентство по управлению государственным имуществомФедеральная миграционная службаФедеральная служба по надзору в сфере связи, информационных

технологий и массовых коммуникаций.При рассылке приглашений на мероприятия список рассылки разрешается

упорядочивать по фамилии адресата.Для сокращения времени на подготовку экземпляров рассылаемого более

чем в 4 адреса документа адресата можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, например:

Руководителямцентральных исполнительных органов государственной власти Московской области игосударственных органов Московской области

25

или:Руководителям структурных подразделений Управления делами Губернатора Московской области иПравительства Московской области

или:Руководителямгосударственных бюджетных учреждений Московской области, находящихся в ведомственном подчинении Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области

При использовании подобной формы адресования также составляется список рассылки.

30. Заголовок к тексту – краткое изложение содержания документа, формулируется одной фразой. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа, например:

Приказ (о чем?) – Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих.

Письмо (о чем?) – Об оказании консультативной помощи.Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.Инструкция (кого?) – Должностная инструкция ведущего эксперта.В заголовке к тексту разрешается использовать общепринятые

аббревиатуры, сокращения слов и словосочетаний.Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект

документа.Как правило, заголовок к тексту документа печатается с прописной буквы

стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал, без точки в конце фразы, и выравнивается по горизонтали по центру.

В Управлении делами документы составляются на русском языке – государственном языке Российской Федерации. При написании текста документа используется официально-деловой стиль. Содержание документа зависит от его вида и назначения в управленческой деятельности.

Текст должен быть актуальным, кратким, логичным, содержать полную, достоверную (проверенную) информацию, однозначные формулировки.

26

Если документ готовится в ответ на письмо, запрос, объем информации и аспекты содержания в ответном письме должны соответствовать запросу.

Текст документа помимо связного текста может содержать таблицы, списки, графические изображения или сочетания этих структур.

Текст документа (например, служебного письма), как правило, состоит из трех частей.

В преамбуле, или вводной части, содержится информация о причинах составления письма. Обычно во введении приводятся ссылки на факты, сообщающие адресату необходимую для восприятия основной части письма информацию. Также во вводной части, при необходимости, даются ссылки на ранее изданные акты или документы по данному вопросу, например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Содержание основной части определяется типом документа. Здесь формулируется основная цель документа, излагаются аргументы, доводы, сведения о фактах, ссылки на источники информации, описывается положение дел, сложившаяся ситуация, приводятся их анализ, доказательства.

В этой части необходимо четко сформулировать основные вопросыи расположить их в наиболее оптимальной для восприятия последовательности. Как правило, цели этой части – информирование, аргументация, убеждение.

В заключительной части письма помещаются выводы, предложения, просьбы, отказы, решения, напоминания, требования и так далее.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании,то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы.

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также фразой этикетного характера.

Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос «О чем?». Например: «Об изменении…»,«Об исполнении…»; «О выделении…»; «О пересмотре…» и тому подобное.На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита «Ссылка на исходящий номер и дату документа», начиная от специальной ограничительной отметки. Заголовок к тексту не является обязательным реквизитом и составляется в случае если документ содержит две и более страницы.

27

31. Тексты документов излагаются от:первого лица единственного числа (на бланке письма должностного лица):

«Прошу рассмотреть вопрос об...»; «Прошу Вас представить данные о...»; «Считаю возможным принять участие в...»; «Направляю...»;

третьего лица единственного числа: «... комиссия решила...»; « Управление делами не считает возможным...»; «….предлагает рассмотреть возможность...»;

первого лица множественного числа: «Просим представить данные о...»; «Представляем на рассмотрение и утверждение проект..».; «в протоколах: слушали...»; «выступили...»; «решили (постановили)» – если документ подписывается двумя лицами и более.

В текстах законодательных, правовых и распорядительных актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

32. «Виза включает в себя наименование должности руководителя государственного органа Московской области или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

« предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В текстах документов, подготовленных на основании законодательных или правовых и распорядительных актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом государственной власти – автором документа, указывается наименование вида этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с распоряжением Губернатора Московской областиот 24.08.2015 № 260-РГ «Об утверждении Положения об отделе по делам несовершеннолетних Администрации Губернатора Московской области»;«В соответствии с Положением о Министерстве государственного управления, информационных технологий и связи Московской области, утвержденным постановлением Правительства Московской области от 13.06.2012 № 820/19 «Об утверждении Положения о Министерстве государственного управления, информационных технологий и связи Московской области и установлении штатной численности Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области».

При ссылке на даты выпуска документов не допускается использование таких сокращений, как с.г. (сего года), т.г. (того года).

28

33. Приложения оформляются на стандартных листах бумаги, как правило, формата А4 и должны иметь все необходимые реквизиты.

Отметка о наличии приложения оформляется в виде слова «Приложение:» (всегда в единственном числе) с использованием стандартного шрифта и абзацного отступа, располагается ниже основного текста документа и отделяется от него двумя пустыми строками.

Допускается оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»с переходом на отдельный лист (без текста документа).

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов одного экземпляра приложения и количество экземпляров приложения (со строчной буквы), например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. Наименование приложения пишется со строчной буквы без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по горизонтали по ширине колонки, например:

Приложение: предложения по подготовке проектов типовых резолюцийв межведомственной системе электронного документооборота Московской области на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с точкой (без закрывающей скобки), указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

Наименования приложений при наличии нескольких приложений пишутсяс прописной буквы, при этом запятая в конце строки не ставиться, например:

Приложение: 1. Предложения по подготовке проектов типовых резолюций в межведомственной системе электронного документооборота Московской области на 3 л. в 1 экз.2. Таблица соответствия резолюций на 1 л. в 1 экз.3. Примеры подготовки проектов типовых резолюций на 5 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов), например:

Приложение: Техническое задание на разработку модуля «Электронный архив» в 2 экз.

29

Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации (дискеты, флэш-накопители, жесткие магнитные диски, CD-ROM, DVD-ROM и тому подобное), то оно оформляется следующим образом:

Приложение: CDR-диск.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Министерства финансов Московской области от 05.06.2014 № Исх-2967/12-02 и приложение к нему, всего на 6 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса,то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении располагается на первом листе приложенияи оформляется следующим образом: вверху справа размещается слово «Приложение (номер приложения)». Под словом «Приложение» печатаются слова «к (название документа)», под ними – наименование основного документа, его дата и регистрационный номер. Все составные части реквизита печатаются стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами без использования символа «№» (Приложение 1, Приложение 2 и так далее). Если приложение одно, оно не нумеруется, например:

Приложение к распоряжению Управления деламиГубернатора Московской области и Правительства Московской области от 15.03.2015 № 35-Р

На приложениях к служебным письмам отметка о приложении в правом верхнем углу (Приложение 1, Приложение 2 и так далее) не пишется.

30

Если приложением к распорядительному документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламенти др.), в правом верхнем углу ставится не отметка о приложении, а гриф утверждения документа, например (при утверждении положения):

УТВЕРЖДЕНОприказом Управления деламиГубернатора Московской области и Правительства Московской областиот 09.06.2015 № 108-П

34. Согласование проекта документа с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются с использованием грифа согласования документа. Гриф согласования документа печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левому краю и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, инициалов имени, отчества, фамилии и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНОЗаместитель начальникаУправления делами ГубернатораМосковской области и ПравительстваМосковской области (подпись) И.О. ФамилияДата

Если согласование осуществляют служебным письмом, протоколом коллегиального органа и тому подобное, гриф согласования оформляютпо следующей форме:

СОГЛАСОВАНОПисьмо Министерства образованияМосковской областиот 26.07.2015 № 01-18/155

или:

СОГЛАСОВАНОПротокол заседания координационного совета Главного управления региональной безопасности Московской областиот 20.06.2015 № 10

31

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа.

При наличии двух или трех грифов согласования (если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций), их располагают на одном уровне, при большем количестве – двумя вертикальными рядами, либо на отдельном листе согласования, на котором указывается, к какому документу он относится: наименование, автор, дата, номер. В этом случае на документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

При согласовании проекта документа должностными лицамии сотрудниками Управления делами используется собственноручная виза и/или электронная подпись в системе МСЭД.

Собственноручная виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

НачальникОрганизационного управленияУправления деламиГубернатора Московской области и Правительства Московской области (подпись) И.О. Фамилия

Дата

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, например, при согласовании проектов правовых актов(Приложение 9). При использовании собственноручных виз согласующих лиц лист согласования оформляетсяна оборотной стороне последнего листа проекта правового акта (но не на приложении к ним).

Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого количества согласующих государственных органов, организаций и лиц – тогдаон печатается на отдельном листе с заголовком «Продолжение листа согласования...» с указанием наименования проекта документа и без указания строки «Проект представил» (Приложение 10).

При необходимости дополнительного согласования проекта документас государственными органами, не включенными в лист согласования, оформляется дополнительный лист согласования (Приложение 11)В дополнительном листе согласования указываются:

наименование согласующего органа;должность, фамилия, инициалы имени и отчества руководителя, с которым

согласован проект;

32

дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.

Если согласующее лицо (руководитель государственного органа) отсутствует (отпуск, болезнь, командировка), то в листе согласования об этом делается соответствующая отметка. Проект документа в таком случае согласуется заместителем руководителя государственного органа или иным должностным лицом, имеющим право подписи в соответствии с приказом об исполнении обязанностей руководителя или распределительным документом, путем оформления дополнительного листа согласования по той же форме, что и продолжение листа согласования.

Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии, даты, и номера телефона.

Если в процессе согласования проекта документа в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.

При согласовании проекта документа в системе МСЭД виза в электронном листе согласования включает в себя расшифровку подписи (фамилия, инициалы имени и отчества) лица, визирующего документ, дату и время согласования, замечания (при их наличии). Если согласующее лицо использует при визировании свою электронную подпись, то в визе содержится также слово «ЭЦП» или специальный графический индикатор (символ замка), например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ Тип согласования: последовательное

№ ФИО Срок согласования

Результат согласования

Замечания/Комментарии

1 Феоктистов А.Б. - Согласовано

28.12.2015 13:38-

2 Косаченко Д.М. -

ЭЦП

Подписано

28.12.2015 14:23

-

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

«Имеются замечания» («Согласен с учетом замечаний», «Замечания прилагаются» и др.). При этом визу оформляют следующим образом:

Министр экономикиМосковской области

Замечания прилагаются(подпись) И.О. Фамилия

Дата

33

Замечания, мнения о проекте документа излагаются на отдельном листе, подписываются лицом, визирующим документ, датируются и передаются исполнителю. Замечания докладываются должностному лицу, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого помещается в дела Управления делами, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

В случае если подлинник документа отправляют из Управления делами, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии документа, помещаемой в дело Управления делами. Если документ пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

На внутренних информационно-справочных документах (например, докладных записках, служебных записках, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и приложения к нему.Согласование проектов нормативных правовых документов (постановления,

распоряжения Правительства Московской области, Губернатора Московской области осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Московской области, утвержденного постановлением Губернатора Московской области от 02.07.2003 №150-ПГ.

35. Утверждение документа осуществляется после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием правового акта, или непосредственно одним или несколькими должностными лицами. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом, выравниваетсяпо левому краю и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, с прописной буквы, личной подписи, инициалов имени, отчества, фамилии и даты утверждения, например:

34

УТВЕРЖДАЮНачальник Управления деламиГубернатора Московской области и Правительства Московской области

________________ И.О. ФамилияДата

Составные части реквизита (должность и подпись утверждающего лица) отделяются друг от друга одной пустой строкой. При утверждении документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮГубернаторМосковской области

ГубернаторТверской области

_____________ И.О. Фамилия _____________ И.О. Фамилия

Дата Дата

При утверждении документа (например:положения, правил, инструкции, регламента) правовым актом (протоколом) гриф утверждения включает в себя слово «УТВЕРЖДЕН», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ»или «УТВЕРЖДЕНО», согласованное по роду и числу с наименованием вида утверждающего документа, в творительном падеже, его дату и номер, например, при утверждении положения:

УТВЕРЖДЕНОприказом Управления деламиГубернатора Московской области и Правительства Московской области от 09.06.2014 № 108-П

или при утверждении состава комиссии:УТВЕРЖДЕНраспоряжениемУправления деламиГубернатора Московской области и Правительства

35

Московской области от ___________№ ______

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

36. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на специально отведенном месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

37. Копия документа, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, или выписка из документа должны быть заверены уполномоченным лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику документа.

На первом листе копии документа в правом верхнем углу пишется слово «Копия».

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последней странице копии (выписки из документа) на свободном месте ниже реквизита «Подпись должностного лица» оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения (оформляется цифровым способом), печать (при представлении копии или выписки из документа в другой государственный орган, орган местного самоуправления, организацию), например:

ВерноНачальникОрганизационного управления Управления деламиГубернатора Московской области и Правительства Московской области (подпись) И.О. ФамилияДата Печать

При заверении копии документа отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью без воспроизведения герба Московской области.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваютсяи нумеруются и на обороте последнего листа документа, захватывающего окончание нити, с наклейкой из бумаги с заверительной надписью без слова

36

«Верно» (допускается использовать стандартный шрифт размером 10 пт или 12 пт), например:

Пронумеровано и прошнуровано 10 (десять) листов.Главный эксперт Сектора организационного обеспечения и архива ______________И.О. Фамилия 25.10.2015

38. Отметка об исполнителе документа печатается в левом нижнем поле (колонтитуле) лицевой или оборотной стороны последнего листа документа1

без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом. Для написания реквизита «Отметка об исполнителе» используется стандартный шрифт размером 10 пт. При использовании нижнего колонтитула расстояние от нижнего края страницы до нижнего колонтитула должно быть 1,25 см.

Отметка включает инициалы имени и отчества (перед фамилией), фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, например:

В.В. Иванов8 498 602-00-12

В.В. Иванов8 498 602-00-12доб. 4-18-71

или:В.В. Иванов +7 498 602-00-12

В.В. Иванов +7 498 602-00-12доб. 4-18-71

Номера телефонов следует записывать в принятом в Российской Федерации полном федеральном формате, используя код региона и отделяя дефисом справа налево по две цифры и оставляя три последних цифры в семизначном номере: 498 602-29-71. Вместо дефиса при написании номеров телефонов можно использовать пробел, например:

В.В. Иванов8 498 602 00 12

В.В. Иванов8 498 602 00 12доб. 4 18 35

При осуществлении внутренней переписки допускается указывать внутренний номер телефона исполнителя: 29 71, 4-29-71.

1 При оформлении исходящих писем за подписью Губернатора Московской области отметка об исполнителе всегда печатается на оборотной стороне последнего листа письма.

37

Допускается указывать фамилию, имя, отчество исполнителя полностью, должность и структурное подразделение исполнителя, а также адрес его электронной почты, например:

Богатырев Игорь СеменовичКонсультант Управления документооборота8 498 602 29 [email protected]

39. Указание по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной его части) или на специальном бланке для поручений формата А6, в нижнем поле которого указываются регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция. В случае если резолюция оформляется на бумажном документе, то она должна записываться на свободной от текста части документа.

В резолюции определяются руководители структурных подразделений и/или государственных учреждений Московской области, находящиеся в ведомственном подчинении Управления делами, которым поручено выполнение задания, проведение анализа, подготовки предложений, письма-ответа и др.

Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей поручения, содержание поручения (при необходимости), срок его исполнения, подпись автора резолюции и дату подписания, например:

Ф.И.О.Ф.И.О.Прошу подготовить проект ответа.Доложить к 19.09.2015.ПодписьДата

При наличии нескольких исполнителей, когда конкретный исполнитель поручения не указан, ответственным за исполнение считается названный первымв резолюции. На ответственного исполнителя возлагается обязанность обобщения информации, полученной от соисполнителей, и координации их работы, а при необходимости, созыв соисполнителей.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнениюи имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Если резолюция предусматривает несколько поручений, она разбиваетсяна пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт

38

должен начинаться с указания исполнителей и определения исполнителя, ответственного за выполнение данного поручения.

40. Контроль исполнения подразумевает под собой постановку документа на контроль.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом «Контроль» или аналогичным штампом в левом верхнем поле документа или установленным сроком исполнения, указанным в поручении.

41. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; индекс дела, в которое помещается документ; подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты, например:

Заявителю дан ответот 26.08.2015 № ТГ-23/04-06.В дело № 04-06(подпись) И.О. Фамилия27.08.2015

или:

Издан приказ от 28.05.2015 № 120-П«О создании рабочей группы по развитию МСЭД».В дело № 04-01(подпись) И.О. Фамилия29.05.2015

Отметка об исполнении документа или снятии документа с контроля ставится по истечении срока и проведении всех необходимых мероприятий, когда ответственный исполнитель докладывает результаты своей работы по контролируемому вопросу руководителю для получения его резолюции: «Выполнено, с контроля снять» или «Продолжить контроль до устранения недостатков».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставитсяна свободном поле в левом нижнем углу документа и может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

42. Отметка о поступлении документа в Управление делами содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа. В системе

39

МСЭД присвоение регистрационных номеров входящим документам производится автоматически.

Отметка о поступлении документа может наноситься вручную в виде штампа на лицевой стороне первого листа документа на бумажном носителе.

При создании электронных образов страниц документа система МСЭД автоматически формирует в нижнем колонтитуле каждой страницы документа идентификатор электронного документа в следующей форме:

Документ создан в электронной форме. № Исх-8667/04-02-01 от 15.06.2015. Исполнитель: Иванов А.Б.Страница 1 из 2. Страница создана: 15.06.2015 11:50

При оформлении всех видов документов необходимо строго учитывать требования, установленные Правилами делопроизводства и требования настоящей Инструкции.

3. Состав документов Управления делами

В деятельности Управления делами образуются следующие группы документов: входящие, исходящие, организационные, распорядительные, обращения граждан, ответы на обращения граждан, внутренние.

43. Входящие документы - документы, поступающие в Управление делами посредством МСЭД, электронной почты, а также на бумажном носителе от центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, государственных учреждений и предприятий Московской области и других организаций.

Различают входящие документы:входящие;ответы, поступившие на исходящие письма Управления делами, поручения

руководства Управления делами.Все входящие документы, зарегистрированные в МСЭД и направленные

исполнителю требуют обязательного исполнения, не зависимо от того какой характер они носят. Отметка об исполнении, проставляется непосредственно под резолюцией или направлением документа конкретному исполнителю.

Фактами исполнения контрольных документов являются:для сотрудника, назначенного ответственным за исполнение

документа, наличие отметки об исполнении, содержащей номер исходящего письма (ответа);

для соисполнителей - наличие отметки об исполнении, содержащей номер служебной записки.

40

Проставление отметки об исполнении, содержащей слова: «Ознакомлен», «Выполнено», «Взято на контроль», «Исполнено», к документу, имеющему контрольное поручение и/или требующего ответа заявителю, не допустимо. Данные слова могут быть использованы исключительно в виде промежуточного отчета или в случае если документ носит информативный характер.

44. Исходящие документы - документы, создаваемые в Управление делами и направляемые посредством МСЭД, а также на бумажном носителе в центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области, государственные учреждения и предприятия Московской области и другие организации.

Исходящие письма готовятся:как ответы на поручения Губернатора Московской области;как ответы на обращения (письма) Вице-губернаторов Московской области,

первого заместителя, заместителей председателя Правительства Московской области, руководителей центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, государственных учреждений и предприятий Московской области;

как поручения (запросы, ответы) руководителям государственных бюджетных учреждений Московской области, находящихся в ведомственном подчинении Управления делами;

как ответы на запросы юридических лиц;как инициативные письма.Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией

руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов (резолюции руководителя).

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

При оформлении письма на бланке Управления делами тексты документов излагаются от:

третьего лица единственного числа: «... Управление делами Губернатора Московской области и Правительств Московской области предлагает рассмотреть возможность...»;

первого лица множественного числа: «Просим представить данные о...»; «Представляем на рассмотрение и утверждение проект..».; «в протоколах: слушали...»; «выступили...»; «решили (постановили)» – если документ подписывается двумя лицами и более.

41

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с нового абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Все исходящие письма оформляются на гербовых бланках или бланках МСЭД (электронных шаблонах бланков).

При оформлении письма объемом более одной страницы вторая и последующие страницы нумеруются.

Для писем – ответов обязателен реквизит, содержащий ссылкуна регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, при этом в тексте документа указанная ссылка может быть опущена.

В случае если исходящее письмо подготовлено во исполнение какого-либо поручения (запроса) и представляется на визирование, к письму в обязательном порядке прилагается документ, послуживший основанием для его подготовки (поручение, письмо, резолюция, иной документ).

Заголовок к тексту не является обязательным реквизитом исходящего письма. К тексту писем, имеющих небольшой объем (до 5 строк), заголовок указывать не требуется. При необходимости оформляется заголовок к тексту служебного письма, отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий тему письма в краткой форме.

Заголовок к тексту исходящего письма печатается стандартным шрифтом размером 12 пт через одинарный межстрочный интервал, без точки в конце фразы, и выравнивается по горизонтали по центру между угловыми скобками под реквизитами продольного бланка. Рекомендуется ограничивать заголовок к тексту служебного письма 45 строками длиной до 30 символов в строке.

Право подписи писем на имя Губернатора Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, руководителей центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области имеет начальник Управления делами или лицо, исполняющее его обязанности на основании соответствующего правового акта.

Исходящие письма, адресованные первым заместителям, заместителям руководителей центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области подписывают первые заместители, заместители начальника Управления делами.

42

Письма, направляемые в государственные учреждения и предприятия Московской области, находящиеся в ведомственном подчинении Управления делами, а также юридическим лицам могут быть подписаны как начальником Управления делами, так и его заместителями в зависимости от важности конкретного документа и с учетом уровня должности адресата.

45. При подготовке ответов на поручение Губернатора Московской области, инициативных исходящих писем на имя Губернатора Московской области следует руководствоваться следующими правилами оформления:

письмо (ответ на поручение) готовится на банке «Начальник управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области» в случае временного отсутствия начальника Управления делами (отпуск, болезнь, командировка) документ оформляется на бланке «Управление делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области»и подписывается должностным лицом, исполняющее его обязанности;

реквизит – «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа ниже реквизитов, отпечатанных типографским способом. Реквизит «Адресат» отделяется от надписей бланка одной пустой строкой. Слова «Губернатору» и «Московской области» печатаются в две строки. Должность отделяется от инициалов и фамилии адресата одной пустой строкой (один межстрочный интервал);

персональное обращение к адресату - фраза этикетного характера, которая пишется в начале документа перед текстом. В конце обращения ставится восклицательный знак, например:

Уважаемый Андрей Юрьевич!

Этикетная фраза перед текстом документа отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, а от основного текста документа – одной пустой строкой.

отметка о приложении проставляется через два межстрочных интервала от текста;

подпись оформляется через три межстрочных интервала;отметка об исполнителе печатается на лицевой стороне листа в нижнем

левом углу документа.

Пример (шаблон) построения доклада:

43

Реквизиты бланка

ГубернаторуМосковской области

А.Ю. Воробьеву

Уважаемый Андрей Юрьевич!

В соответствии с Вашим поручением от 15.04.2016 № 20623 (указывается № поручения Губернатора Московской области, присвоенного ему при регистрации в Администрации Губернатора Московской области), по вопросу (основная суть вопроса) докладываю.

Далее излагается сам доклад (письмо). Здесь формулируется основная цель документа, излагаются аргументы, доводы, сведения о фактах, ссылки на источники информации, описывается положение дел, сложившаяся ситуация, приводятся их анализ, доказательства.

В этой части необходимо четко сформулировать основные вопросыи расположить их в наиболее оптимальной для восприятия последовательности. Как правило, цели этой части – информирование, аргументация, убеждение.

В заключительной части следует указать выводы, предложения, просьбы, варианты решения.

Завершить доклад следует одной из нижеперечисленных фраз:На Ваше решение;Докладываю в порядке исполнения поручения;При Вашем согласии прошу подписать (утвердить);Докладываю в порядке информации.В случае если доклад содержит ссылки на другие письма, поручения,

правовые акты и т.д. они в обязательном порядке должны быть оформлены в карточке документа, создаваемой при введении документа в МСЭД. При наличии приложений к докладу (письму) все его страницы должны быть размещены в МСЭД непосредственно под самим докладом и располагаться строго с учетом горизонтального направления текста (данные правила обязательны для подготовки всех исходящий документов).





44

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

(подпись) И.О. Фамилия

И.О. Фамилия8 498 602 18 35

46. При подготовке исходящих писем в адрес руководителей центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, руководителей государственных бюджетных учреждений Московской области, находящихся в ведомственном подчинении Управления делами, а также юридическим лицам рекомендуется употреблять следующие фразы и словосочетания:

Рассмотрев Ваше письмо от 11.03.2016 № 20исх-3456 (указывается исходящий номер документа, присвоенный ему при регистрации в том государственном органе Московской области, в который дается ответ), по вопросу (основная суть вопроса), сообщаю (сообщаем);

В ответ на Ваше письмо от….№…. сообщаю (сообщаем).Управлением делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области рассмотрено Ваше письмо (обращение) от… №.

По результатам рассмотрения сообщаем…Использование слова «докладываю» при подготовке писем (ответов) в адрес

руководителей (заместителей руководителя) центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области не допускается.

47. Формирование листа согласования в МСЭД при подготовке проектов исходящих писем осуществляется в следующем порядке:

Лист согласования1-й этап согласования (режим согласования - последовательный):1) заведующий отделом структурного подразделения Управления делами,

инициирующего подготовку проекта документа;2) руководитель самостоятельного структурного подразделения Управления

делами, инициирующего подготовку проекта документа.2-й этап согласования (режим согласования - последовательный/

параллельный):

Две пустые строки

Три пустые строки

45

1) руководители самостоятельных структурных подразделений Управления делами (если документ содержит вопросы, входящие в функции и задачи данных подразделений);

2) заведующий Отделом документационного обеспечения.3-й этап согласования (режим согласования - последовательный/

параллельный):Первые заместители, заместитель начальника Управления делами.4-й этап подписание документа:подписантПри подготовке докладов и ответов на поручения в лист согласования

МСЭД также включаются все исполнители (соисполнители), указанные в резолюции.

48. Организационные документы – это документы, регламентирующие задачи и функции Управления делами, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия его структурных подразделений, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся: положения об Управлении делами, его структурных подразделениях, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностной регламент государственных гражданских служащих, замещающих должности в Управлении делами.

49. Положение, правила, инструкции.Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются

системно связанные между собой правила, регулирующие какие – либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции Управления делами.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений и других правовых актов.

В регламенте излагается совокупность правил, устанавливающих порядок работы государственных органов, учреждений, организаций, например, Регламент Правительства Московской области.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются начальником Управления делами, его заместителями, руководителями структурных подразделений Управления делами в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

46

Положение об Управлении делами, структурном подразделении является правовым актом, определяющим порядок, права, обязанности и организацию их работы. Положение об Управлении делами имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и основные задачи, полномочия, организация деятельности.

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции, регламента) печатаетсяна стандартных листах бумаги формата А4 и оформляется в соответствии с общими правилами оформления основного текста документов и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Порядок подготовки и оформления проекта положения (правил, инструкции, регламента) соответствует порядку подготовки проектов правовых актов.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?», печатается стандартным шрифтом и выравниваетсяпо горизонтали по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ) и пишетсяна отдельной строке. Заголовок к тексту отделяется от нижней границы отметкио приложении (грифа утверждения) шестью пустыми строками, а от текста – тремя пустыми строками.

Межстрочный интервал между первой и последующими строками заголовка может быть увеличен на 6 пт. Остальная часть заголовка размещается под наименованием вида документа и печатается с одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к регламенту, содержащему должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос «чей?» (должностной регламент главного специалиста).

При утверждении положения (правил, инструкции, регламента) гриф утверждения оформляется в соответствии с требованиями Правил к оформлению реквизита «Гриф утверждения».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами, и должны иметь

47

названия. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами, например.

50. Должностной регламент, должностная инструкция.Текст должностного регламента, должностной инструкции сотрудников

Управления делами носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения должностного регламента, должностной инструкции в действие является дата его утверждения (если в тексте не указана другая дата).

Должностной регламент, должностная инструкция доводятся до сведения сотрудников под роспись.

51. Распорядительные документы это документы, в которых фиксируются решения, регулирующие и координирующие деятельность Управления делами и позволяющие обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

К распорядительным документам относятся: распоряжения и приказы.52. Распоряжение - правовой акт, издаваемый Управлением делами. В Управлении делами установлено два вида распоряжений:распоряжения по оперативным и текущим вопросам, находящимся

в компетенции Управления делами (в том числе о создании рабочих групп, комиссий, проведении проверок, об утверждении порядков, планов, правил, положений о структурных подразделениях, должностных регламентов, должностных инструкций, о распределении обязанностей и т.д.);

распоряжения по кадровым вопросам (в том числе о приеме на работу, назначении, увольнении и т.д.).

53. Приказ – правовой акт, издаваемый Управлением делами.Различают приказы:по вопросам основной деятельности (в том числе в сфере закупок товаров,

работ, услуг, об усилении мер пожарной безопасности, и т.д.).кадровым вопросам (в том числе о выплате премии, поощрении,

командировании, предоставлении отпусков, награждении и т.д.);54. Подготовка проектов распорядительных документов.Проекты приказов (распоряжений) готовятся сотрудниками структурных

подразделений на основании поручений (указаний) начальника Управления делами и/или его заместителей, либо в инициативном порядке за исключением проектов приказов (распоряжений) по кадровым вопросам подготовку которых осуществляют сотрудники Отдела кадров Управления делами.

Подготовка проектов приказов (распоряжений) в Управлении делами осуществляется в электронном виде и на бумажных носителях.

48

Для создания проекта приказа (распоряжения) исполнитель, ответственный за его подготовку:

1) оформляет текст проекта приказа (распоряжения) в электронном виде с использованием электронного шаблона бланка приказа (распоряжения) и на бумажном носителе с использованием гербового бланка соответствующего распорядительного документа;

2) формирует лист согласования в электронном виде и на бумажном носителе;

3) составляет список рассылки копий приказа (распоряжения).Для создания проекта приказа (распоряжения) в электронном виде

необходимо в МСЭД в блоке «Согласование» создать новый документ, выбрав вид – ОРД (организационно-распорядительные документы), заполнить все необходимые поля карточки документа (исключение составляет поле – номер документа). Поле «Краткое содержание» должно полностью соответствовать заголовку документа.

При создании листа согласования в МСЭД рекомендуется использовать комбинированные (смешанные) типы согласования.

Ответственность за качество подготовки проекта приказа (распоряжения), его согласование с заинтересованными должностными лицами несет руководитель самостоятельного структурного подразделения Управления делами, подготовившего проект приказа (распоряжения).

Ответственность за соответствие подписанного документа согласованному тексту приказа (распоряжения) несет исполнитель - сотрудник структурного подразделения, подготовивший проект приказа (распоряжения).

55. Оформление проектов приказов (распоряжений)Обязательными реквизитами распорядительных документов являются:воспроизведение герба Московской области в соответствии с Законом

Московской области 183/2005-ОЗ «О гербе Московской области» на бланках в верхнем поле листа над реквизитом «Наименование органа (должностного лица)»;

наименование государственного органа (должностного лица) - автора документа;

наименование вида документа (распоряжение, приказ);дата, регистрационный номер, место принятия документа;заголовок;текст документа;подпись лица, официально уполномоченного подписывать

соответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписавшего документ);

49

лист согласования;печать.Проекты распорядительных документов оформляются на бланках

установленного образца с использованием стандартного шрифта и абзацного отступа. Использование ксерокопий бланков запрещено.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа (распоряжения) и должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру, например:

О проведении инвентаризации

Текст печатается на одной стороне листа от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) обычно состоит из двух частей констатирующей и распорядительной. Текст отделяется от заголовка тремя пустыми строками и печатается стандартным шрифтом с абзацным отступом.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.Если основанием для издания приказа (распоряжения) послужил

законодательный, иной нормативный правовой акт или локальный нормативный акт Управления делами, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.

Если приказ (распоряжение) готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа (распоряжения), то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок дополняемого или изменяемого приказа (распоряжения).

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «П Р И К А З Ы В А Ю:», которое печатается прописными буквами в разрядку, строчными буквами.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа (распоряжения), предполагающая различные по характеру действия и несколько исполнителей, делится на пункты. Пункты располагаются в логико-временной последовательности, нумеруются арабскими цифрами и пишутся с красной строки.

В каждом пункте приказа (распоряжения), как правило, указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются инициалы и фамилия руководителя этого подразделения

50

в именительном падеже. Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность, фамилия и инициалы указываются без скобок в дательном падеже.

При разбивке предписываемого действия на отдельные поручения они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа (распоряжения) содержит только одно поручение с конкретным сроком исполнения, указанием наименования самостоятельного структурного подразделения (должностного лица) и руководителя подразделения, которому адресовано поручение.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме.Например:«2.1. Начальнику Отдела кадров (Ф.И.О.) обеспечить организацию

проведения 14 июня 2015 г. семинара в соответствии с утвержденным тематическим планом.».

или:«2.2. Управлению материального обеспечения Управления делами

Губернатора Московской области и Правительства Московской области (Ф.И.О.) организовать изготовление Инструкции в необходимом количестве.».

Срок исполнения и Ф.И.О. руководителя самостоятельного структурного подразделения, которому адресовано поручение, в распорядительной части приказа (распоряжения) не указываются, если предписываемое действие носит постоянный характер.

Например:«2.1. Отделу кадров организовать обучение в области гражданской

обороны».При необходимости отдельным пунктом в конце приказа (распоряжения)

перечисляют распорядительные документы, которые настоящим приказом отменяются, изменяются или дополняются.

Например:«2.1. Признать утратившим силу приказ Управления делами от …. № …».Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором указывается

должность фамилия и инициалы лица, ответственного за исполнение приказа.Например:«5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника

Управления делами (Ф.И.О.).».Если пункт распорядительной части носит организационный характер,

то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.

Например:«2.1. Создать комиссию по инвентаризации».

51

Если к проекту приказа (распоряжения) имеются приложения справочного или аналитического характера, в тексте приказа (распоряжения) в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(Приложение 1)», «(Приложение 2)».

Отметка о наличии приложения после текса не указывается. На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается

слово «Приложение №…», если приложений несколько, они нумеруются. Например:

Приложение 1 к приказу Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской областиот «__» ________ 20__г. № ___

Если приложением к приказу (распоряжению) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.

Приложения к проекту приказа оформляются в соответствии с требованиями Правил к оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения»и подписываются руководителем самостоятельного подразделения государственного органа, подготовившим проект.

Реквизит «Подпись» на проекте приказа состоит из наименования должности лица, подписывающего приказ (распоряжение), личной подписи и ее расшифровки (инициалы имени и отчества, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель государственного органа, а в случае отсутствия руководителя – лицо, исполняющее его обязанности.

Формирование листа согласования в МСЭД осуществляется в порядке, установленном пунктом 47 настоящей Инструкции. Дополнительно в лист согласования в обязательном порядке включаются должностные лица, которым в приказе (распоряжении) даются поручения.

Необходимость включения в лист согласования других должностных лиц и подразделений определяет исполнитель, который несет ответственность за формирование списка рассылки и включение в него всех заинтересованных должностных лиц.

Лист согласования печатается на оборотной стороне последнего листа документа.

52

Визы включают наименование должностей визирующих, личные подписи, расшифровку подписей в последовательности инициалы и фамилия, дату визирования.

Гриф согласования проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения).

Срок согласования проекта приказа (распоряжения) – должен составлять не более двух рабочих дней с даты поступления проекта приказа (распоряжения) на согласование.

В случае если проект приказа (распоряжения) не может быть согласован в указанный срок, согласующее лицо указывает объективные причины, по которым проект приказа (распоряжения) не может быть согласован, и возвращает его.

При поступлении проекта приказа (распоряжения) на согласование согласующее лицо вправе:

согласовать проект приказа (распоряжения) без замечаний, с замечаниями, предложениями, информацией;

не согласовать проект приказа (распоряжения), с представлением замечаний, предложений, информации.

Согласующее лицо может выдавать самостоятельные поручения, необходимые для согласования (перенаправление проекта подчиненным сотрудникам). Выдача самостоятельных поручений не является основанием для увеличения срока согласования проекта приказа (распоряжения).

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения существенного (принципиального) характера, то он подлежит повторному согласованию.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения технического характера (пунктуация, грамматика), то он не подлежит повторному согласованию.

В случае отклонения проекта приказа (распоряжения) он автоматически возвращается на доработку исполнителю, подготовившему проект (автору). После доработки проект приказа (распоряжения) повторно направляется на согласование.

После окончательного согласования проекта приказа (распоряжения) исполнитель, подготовивший проект приказа (распоряжения), представляет документы в Отдел документационного обеспечения Организационного управления (далее – Отдел документационного обеспечения) для передачи проекта приказа (распоряжения) на подпись начальнику Управления делами.

После подписания начальником Управления делами проекта приказа (распоряжения) исполнитель обязан представить в Отдел документационного

53

обеспечения список рассылки. Список рассылки оформляется на бумажном носителе формата А4 и состоит из слов «Разослано», которое печатается с абзацным отступом 1,25 см.от левой границы текстового поля, двоеточия, перечисления фамилий и инициалов сотрудников, которым направляется данный приказ (распоряжение) и количества направляемых ему экземпляров. Количество экземпляров указывается в том случае, если сотруднику необходимо направить более одной копии. Затем следуют данные об исполнителе (инициалы и фамилия исполнителя, телефон). Данные об исполнителе отделяются от основного текста 4 - 5 пустыми строками, подись исполнителя не ставится.

Состав списка рассылки определяет исполнитель. Обычно список рассылки включаются сотрудники согласовывающие проект приказа (распоряжения), например:

Разослано: Рахманову С.В., Здомской Т.В., Самолевскому С.В., Тишкиной Л.Е, Гасанову А.С., Филиной Е.В. 2 экз.

И.А. Ильина4 28 20

56. Регистрация, рассылка и хранение распорядительных документов.Дата и номер приказа (распоряжения) проставляются после его подписания.Регистрацию, хранение приказов по личному составу (кадровых приказов),

а также ознакомление с ними осуществляет Отдел кадров.Подписанные приказы (распоряжения) по основной деятельности

регистрируются в Отделе документационного обеспечения. Регистрационный номер приказа (распоряжения) ведется в порядке возрастания номеров (в пределах календарного года) и состоит из порядкового номера и буквенного индекса, например: 21-Р, 22-П, приказов и распоряжений по кадровым вопросам 21-РК, 22-ПК.

При регистрации приказа (распоряжения) Отдел документационного обеспечения, получив оригинал приказа (распоряжения), а также подтверждение в МСЭД факта подписания приказа (распоряжения), проставляет на оригинале приказа (распоряжения) дату регистрации и номер, присваиваемый МСЭД,фиксирует данные в журнале регистрации приказов (распоряжений) (Приложение 12) и осуществляет тиражирование и рассылку копий приказа (распоряжения) по представленному исполнителем списку рассылки.

54

Для тиражирования копии приказов (распоряжений) изготавливаются без собственноручной подписи лица, подписавшего приказ (распоряжение), и заверяются оттиском печати Организационного управления.

Копии правовых актов заверяются печатью и направляются на бумажном носителе в 2 экземплярах в Юридический отдел. Остальному составу списка рассылки направление приказов (распоряжений) осуществляется по МСЭДу в соответствии со списком рассылки.

При необходимости направления копии приказа (распоряжения) на бумажном носителе другим сотрудникам составляется уточненный список рассылки, например:

Разослано:по МСЭД: Рахманову С.В., Здомской Т.В., Самолевскому С.В.,

Тишкиной Л.Е, Гасанову А.С.на бумажном носителе Исаковой Т.В., Филиной Е.В. 2 экз.

И.А. Ильина4 28 20

При обнаружении редакционных и технических ошибок замена разосланных экземпляров правовых актов в может быть произведена только по согласованию с исполнителем документа, Отделом документационного обеспечения, Юридическим отделом и с разрешения заместителя начальника Управления делами, координирующего и контролирующего Организационное управление.

Подлинники правовых актов после их тиражирования и рассылки в течение двух календарных лет хранятся в Отделе документационного обеспечения, а затем передаются на хранениев Сектор организационного обеспечения и архива Организационного управления (далее - Сектор организационного обеспечения и архива).

Оформление и заверение соответствия копии правового акта и распорядительного документа его подлиннику осуществляются Отделом документационного обеспечения в течение двух календарных лет, а по истечении указанного срока – Сектором организационного обеспечения и архива.

57. Правила внесения изменений в правовые акты. Внесением изменений в правовые акты осуществляется:

замена слов, цифр;исключение слов, цифр, предложений;исключение структурных единиц не вступившего в силу правового акта;новая редакция структурной единицы правового акта;

55

дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;

дополнение структурными единицами правового акта;приостановление действия правового акта или его структурных единиц;продление действия правового акта или его структурных единиц.Внесение изменений в правовые акты следует оформлять в форме того

правового акта, в котором вносятся изменения (в распоряжения распоряжением, в приказ приказом).

Изменения всегда вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.

При внесении изменений в правовые акты изменяемый текст заключается в кавычки.

Вносимые в правовые акты изменения должны излагаться последовательно (попунктно) с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.

Нумерация разделов, глав и других структурных единиц правового акта должна быть сквозной. Недопустимо изменять нумерацию разделов, глав и других структурных единиц правового акта при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц.

В правовых актах (положениях, программах):разделы и главы нумеруются римскими или арабскими цифрами (например,

разделы III и IV, глава 5);подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен

состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2);

пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют и при необходимости могут разделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1);

подпункты нумеруются арабскими цифрами через точку (например, 2.3.1.4), арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой, например: 1), в).

Внесение изменений в обобщенной форме в правовой акт (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки «по тексту») не допускается.

56

По общему правилу каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы правового акта, которая изменяется.

Исключение может составлять только внесение изменений в обобщенной форме в один пункт правового акта или его структурную единицу. Если в пункт или его структурную единицу никакие другие изменения не вносятся, а заменяемые слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение должно быть оформлено следующим образом:

Например:

В пункте 1 приказа Управления делами от 15.01.2013 № 20-РУД «О внесении изменений в штатное расписание Управления делами» слова «Отдел документационного обеспечения и делопроизводства» заменить словами «Общий отдел Организационного управления Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области».

При дополнении правового акта пунктами или подпунктами в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых пунктов или подпунктов.

Например:

дополнить пунктом 4 следующего содержания:

«4. Надбавка к должностному окладу за квалификационный разряд определяется в размере надбавки к должностному окладу за квалификационный разряд, которая была установлена на день увольнения с муниципальной должности или должности муниципальной службы».

или

пункт 14 дополнить подпунктом «д» следующего содержания:

«д) составлять протоколы об административных правонарушениях».

Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте проекта).

В целях сохранения структуры правовых актов:дополнение абзацами может производиться только в окончание

соответствующей структурной единицы;

57

при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы правового акта, к которой относится абзац (независимо от объема структурной единицы);

при признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

Структурная единица правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:

необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы.Изложение структурной единицы правового акта в новой редакции

не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.

При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры», а не «числа».

Например:

цифры «12, 14, 125» заменить цифрами «13, 15, 126»;

цифры «35» заменить цифрами «45».

При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин «слова».

Например:

слова «в 50 раз» заменить словами «в 100 раз».

Нумерация глав, разделов и других структурных единиц правовых актов должна быть сквозной. Недопустима, например, отдельная нумерация каждого раздела или отдельная нумерация глав каждого раздела.

Недопустимо изменять нумерацию структурных единиц правового акта при внесении в них изменений и признании утратившими силу структурных единиц правового акта.

Если дополнения вносятся в конец правового акта, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию структурных единиц (например, последней была глава 5 – дополнить главой 6; последним был пункт 7 – дополнить пунктом 8).

Если правовой акт дополняется новыми структурными единицами, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами,

58

помещаемыми над основными цифровыми или буквенными обозначениями (например, глава 51, пункт 31 , подпункт 5.3.12 , подпункт «б1..»).

Например:

Внести в распоряжение Управления делами от 21.12.2012 № 37-РУД «О назначении материально ответственных лиц» следующие изменения:

Дополнить пунктом 21 следующего содержания:«21 . и текст пункта.».

Обозначения подпунктов при ссылках на них печатаются строчными буквами русского алфавита в кавычках.

Например:

подпункт «б» пункта 2 изложить в следующей редакции:«б) посредством проведения агитационных публичных мероприятий».

Обозначения абзацев при ссылках на них указываются словами.

Например:

абзац второй пункта 2;

в соответствии с абзацем первым пункта 3.

При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится.

Ссылки в правовых актах могут даваться на правовые акты только высшей или равной юридической силы. Ссылки на правовые акты низшей юридической силы или их отдельные структурные единицы не допускаются.

В тексте правовых актов недопустимы ссылки на предписания других правовых актов, которые в свою очередь являются отсылочными.

Для приведения правовых актов в соответствие с вновь принятым правовым актом Российской Федерации или правовым актом Московской области, устранения множественности норм по одним и тем же вопросам готовятся предложения о приведении законодательства в соответствие с вновь принимаемым правовым актом путем признания правовых актов (их структурных единиц) утратившими силу.

59

Перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, может быть:

самостоятельной структурной единицей в проекте правового акта, устанавливающего новое правовое регулирование;

самостоятельной структурной единицей или структурными единицами в проекте правового акта о внесении изменений в правовые акты;

в нормативном правовом акте о признании утратившими силу некоторых правовых актов.

Перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, должен быть юридически обоснованным и исчерпывающе полным с тем, чтобы не был упущен ни один правовой акт, противоречащий новому правовому акту, в связи с которым составляется данный перечень, и не были включены для признания утратившими силу правовые акты или их часть, сохраняющие свое значение.

Если в правовом акте остался один пункт или структурная единица после того, как остальные утратили силу, и он (она) подлежит признанию утратившим (ей) силу, то необходимо признавать утратившим силу весь нормативный правовой акт полностью, а не только один этот пункт или структурная единица.

Если в правовом акте имеются структурные единицы, которыми признавались утратившими силу ранее изданные правовые акты, то при необходимости признать утратившим силу данный правовой акт он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких структурных единиц.

В перечне правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, следует включать не только правовые акты, которые действовали до принятия нового правового акта, но также правовые акты по данному вопросу, которые ранее фактически утратили силу либо поглощены последующими правовыми актами, но не были признаны утратившими силу в установленном порядке.

В правовых актах признаются утратившими силу следующие структурные единицы: раздел, глава, пункт, подпункт, абзац, строка в таблице (т.к. они содержат правовые нормы, являются структурными единицами и влияют на структуру в целом и пересчету не подлежат).

В правовых актах исключаются предложения, слова, цифры (т.к. они не являются их структурными единицами и не влияют на их структуру, несмотря на то, что предложение может содержать правовую норму).

Если правовой акт еще не вступил в силу, а необходимость в нем отпала, то применяется термин «отменить».

60

Если в структурные единицы правового акта, структурированного не по правилам, например, существовал пункт 1 абзаца пятого (абзацы пунктов не имеют), ранее вносились изменения соответственнос использованием неправильного названия действующей структурной единицы, то при внесении в него очередных изменений следует придерживаться ранее используемого названия структурной единицы, т.е. изменения будут вноситься в пункт 1 абзаца пятого правового акта.

Структуры правового акта должны быть единообразные, все структурные единицы, которые должны быть пронумерованы, за исключением преамбулы и понятийного аппарата.

В одном правовом акте при обозначении подпунктов следует придерживаться одного обозначения структурных единиц (например, одновременное обозначение подпунктов строчными буквами с круглой скобкой и арабскими цифрами с круглой скобкой не допускается).

Правила внесения изменений в распорядительные документы аналогичны правилам внесения изменений в правовые акты.

При подготовке проектов законов Московской области и внесении в них соответствующих изменений необходимо руководствоваться правилами, содержащимися в Сборнике образцов документов, принимаемых Московской областной Думой.

При подготовке нормативных правовых актов Губернатора Московской области и Правительства Московской области следует соблюдать Правила делопроизводства.

58. Обращения граждан - это направленные в Управление делами или должностному лицу письменные или устные предложения, заявления или жалобы, поступившие посредством МСЭД от Управления по работе с обращением граждан и организаций Администрации Московской области, а также по электронной почте, направленной на официальный электронный адрес Управления делами, и бумажном носителе.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Управление делами.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления делами или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Регистрация обращений граждан осуществляется Отделом документационного обеспечения. Регистрационный номер состоит из буквенного

61

индекса «ОГ», знака дефис и порядкового номера, присеваемого ему в пределах календарного года, например: ОГ-7.

59. Ответы на обращения граждан - это документы (письма) создаваемые в Управлении делами как письменный ответ по существу вопросов, поставленных в обращении граждан.

Ответ на обращение, поступившее в Управление делами в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

В случае если в письменном обращении не указаны фамилия и инициалы гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Регистрация ответов на обращения граждан осуществляется Отделом документационного обеспечения. Регистрационный номер состоит из буквенного индекса «ТГ», знака дефис и порядкового номера, присеваемого ему в пределах календарного года, косой черты, индекса Управления делами и индекса структурного подразделения подготовившего ответ, разделенных между собой знаком дефис, например: ТГ-7/04-01-01.

60. Внутренние документы - документы, создаваемые в качестве служебной переписки между структурными подразделениями и (или) должностными лицами Управления делами.

К внутренним документам относятся: доверенность, протокол, акт, докладная и служебная записки, стенограмма, план, отчет, объяснительная записка, заявление и др.

61. Доверенность – документ, удостоверяющий передачу полномочий начальника Управления делами на представление интересов Управления делами или совершение каких-либо действий другому должностному лицу.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

При оформлении и выдаче доверенности государственному гражданскому служащему Управления делами или иному лицу, которому предполагается выдача доверенности на представление интересов Управления делами, структурное подразделение Управления делами, в компетенцию которого входит организация и осуществление деятельности в направлении реализации делегируемых полномочий, готовит проект доверенности в двух экземплярах.

Первый экземпляр доверенности оформляется на бланке письма Управления делами.

Второй экземпляр доверенности печатается на стандартном листе бумаги формата А4. На оборотной стороне доверенности печатается лист согласования.

62

Формирование листа согласования в МСЭД осуществляется в порядке, установленном пунктом 47 настоящей Инструкции.

Проект доверенности согласовывается в установленном порядке, и подписывается начальником Управления делами или иным уполномоченным лицом.

Проект доверенности на представление интересов Управления делами оформляется в МСЭД как внутренний документ, содержащий персональные данные.

Проект доверенности на получение товарно-материальных ценностей оформляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, и подписывается начальником Управления делами, а также заместителем начальника управления – заведующим отделом бухгалтерского учета и отчетности Финансово-экономического управления.

Форма, содержание и срок действия доверенности должны соответствовать требованиям Гражданского кодекса Российской Федерации.

Текст выдаваемой доверенности в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:

заголовок;регистрационный номер и дату совершения доверенности (дата пишется

прописью без сокращений);место совершения доверенности (пишется прописью без сокращений);должность, фамилию, имя, отчество доверителя;должность, фамилию, имя, отчество представителя, его паспортные данные

(дата рождения, серия, номер паспорта, когда и кем выдан, место жительства);перечень полномочий представителя;срок действия доверенности;подпись доверителя;гербовая печать Управления делами.Выдача доверенности с правом передоверия не допускается.

В исключительных случаях решение о выдаче доверенности с правом передоверия принимается начальником Управления делами.

Учет доверенностей на представление интересов Управления делами осуществляет Отдел документационного обеспечения.

Учет доверенностей на получение товарно-материальных ценностей Управления делами осуществляет отдел бухгалтерского учета и отчетности Финансово-экономического управления (далее - отдел бухгалтерского учета и отчетности).

Факт выдачи и возврата доверенности фиксируется в Журнале учета доверенностей (далее – Журнал).

63

Журнал ведется в соответствии с формой (Приложении 13).Регистрационный номер доверенности состоит из буквенного индекса «Д», порядкового номера, косой черты и индекса Управления делами, индекса структурного подразделения, подготовившего доверенность, разделенных между собой знаком дефиса.

Срок хранения журнала составляет пять лет.Основанием для внесения записи в Журнал являются подписание

начальником Управления делами или уполномоченным лицом представленного проекта доверенности.

Журнал должен быть прошит, скреплен печатью. Все листы журнала должны быть пронумерованы.

Оригиналы возвращенных доверенностей хранятся в Отделе документационного обеспечения и в отделе бухгалтерского учета и отчетности.

В случае прекращения доверенности на оригинале возвращенной доверенности в правом верхнем углу делается отметка «Прекращена» с указанием даты прекращения.

Доверенность прекращается вследствие:истечения срока доверенности;отмены доверенности начальником Управления делами

или уполномоченным лицом;возникновения иных обстоятельств, которые в соответствии с Гражданским

кодексом Российской Федерации влекут прекращение доверенности.Контроль за соблюдением сроков действия доверенностей на представление

интересов, а также доверенностей на получение товарно - материальных ценностей осуществляют соответственно Отдел документационного обеспечения и отдел бухгалтерского учета и отчетности.

В случае увольнения сотрудник, имеющий на руках доверенность на представление интересов, обязан вернуть ее в Отдел документационного обеспечения и (или) имеющий на руках доверенность на получение товарно – материальных ценностей в отдел бухгалтерского учета и отчетности.

Доверенности регистрируются Отделом документационного обеспечения Организационного управления в системе «МСЭД».

Регистрационный номер состоит из буквенного индекса «Д», знака дефис и порядкового номера, присеваемого ей в пределах календарного года, косой черты, индексом Управления делами и индекса структурного подразделения, подготовившего доверенность, разделенных между собой знаком дефис.

62. Протокол составляется на основании записей или стенограмм, сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

64

Материалы к совещанию (заседанию) готовятся стуктурным подразделением, в компетенцию которого входит вопрос, планируемый для рассмотрения, и представляются в Организационное управление не подзнее чем за день до даты совещания (заседания).

Протокол совещания (заседания) готовиться Организационным управлением. Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня совещания (заседания).

Установить другой срок подготовки протокола и оформления протокола может начальник (заместители начальника) Управления делами, который вел совещание, непосредствненно в день совещания (заседания).

В Управлении делами протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. В отдельных случаях на основе рукописных или аудиозаписей, которые велись на заседании (совещании), составляется стенографический протокол, который близко к тексту передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и оформляются в соответствии с общими правилами оформления основного текста документа.

Протокол содержит следующие реквизиты:наименование государственного органа: указывается полное наименование

государственного органа, проводившего совещание (заседание);наименование вида документа: «П Р О Т О К О Л», которое отделяется

от предыдущего реквизита тремя пустыми строками, печатается прописными буквами стандартным шрифтом размером 16 пт полужирного начертания вразрядку и выравнивается по центру;

вид заседания (совещания): отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается стандартным шрифтом полужирного начертанияс одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания): указывается (при необходимости) и печатается через две пустых строки после реквизита «Вид заседания (совещания)», отделяется от него двойной чертой (верхняя граница абзаца, состоящая из двойной линии с верхним полем размером в 6 пт) и выравнивается по центру;

дата и номер протокола: пишутся на одной строке; дата оформляется словесно – цифровым способом и выравнивается по левому краю; номер протокола обозначается арабскими цифрами и выравнивается по правому краю, может включать буквенные индексы. Дата и номер протокола отделяются

65

от предыдущего реквизита двумя пустыми строками. Датой протокола является дата заседания;

основная часть (текст) протокола;подписи председательствующего на заседании (совещании) и секретаря

или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания).Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной

и основной.В вводной части оформляются следующие реквизиты:инициалы, фамилии председателя (председательствующего);инициалы, фамилия секретаря или должностного лица, ответственного

за проведение заседания (совещания);список присутствующих на заседании (совещании) лиц

и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Слово «Присутствовали» печатается без отступа от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через одинарный межстрочный интервал, наименования должностей могут указываться обобщенно. Каждая последующий запись отделяется от предыдущей одной пустой строкой.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных

органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).повестка дня, содержащая перечень рассматриваемых вопросов,

перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Если повестка заседания (совещания) формируетсядо проведения мероприятия и является самостоятельным документом, она прилагается к протоколу, и докладчики в водной части протокола не указываются. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются без отступа от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

66

СЛУШАЛИ: (указывается название вопроса, докладчики или структурное подразделение, подготовившее документ к рассмотрению);

ВЫСТУПИЛИ: (указываются участники обсуждения вопроса, кроме председательствующего);

РЕШИЛИ:Основное содержание докладов и выступлений включается в текст

протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов (в этом случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается»). Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За – ..., против – ..., воздержалось – ...».

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Обязательно указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пунктыи подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.

Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ или его заверенная копия должны прилагаться к протоколу.

В качестве исполнителя может быть указан один или несколько руководителей структурных подразделений Управления делами, подведомственных организаций. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения поручения.

Протокол оформляет секретарь заседания (совещания) или должностное лицо, ответственное за проведение заседания (совещания). Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председательствующего на заседании (совещании) и секретаря или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания). Подписи оформляются в соответствии с требованиями Правил к оформлению реквизита «Подпись должностного лица».

Протоколы регистрируются Отделом документационного обеспечения в системе «МСЭД».

67

Регистрационный номер состоит из буквенного индекса «ПС», знака дефис и порядкового номера, присеваемого ему в пределах календарного года, косой черты, индексом Управления делами и индекса структурного подразделения, подготовившего протокол, разделенных между собой знаком дефис.

Протоколы могут издаваться в краткой форме.Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть

краткого протокола оформляется так же, как и в случае полного протокола.В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствиис повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель организации (подразделения), готовивший заседание (совещание). Копии протоколовв бумажном виде могут заверяться печатью.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые могут заверяться печатью.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Разделы (реквизиты), не содержащие текст, могут опускаться.

В этом случае наименование вида документа будет оформлено как «Выписка из протокола».

Например:

Управление делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области

П Р О Т О К О Л

заседания Рабочей группы по реорганизации государственного унитарного предприятия Московской области "Автохозяйство" в государственное

бюджетное учреждение Московской области "Автохозяйство"

68

г. Красногорск, Дом Правительства Московской области, каб. 613

13 апреля 2016 года № ___

Вводная часть Председатель:Должность И.О. Фамилия

Присутствовали:Должность И.О. Фамилия

Должность И.О. Фамилия

______________________________________________________________Основная часть

СЛУШАЛИ: (указывается название вопроса, докладчики или структурное подразделение, подготовившее документ к рассмотрению);

ВЫСТУПИЛИ: (указываются участники обсуждения вопроса, кроме председательствующего);

РЕШИЛИ:

Подпись:

Подпись:

63. Вызов на совещание. Созыв на совещание осуществляется начальником Управления делами. В отсутствие начальника Управления делами правом созыва совещания обладает также исполняющий обязанности начальника Управления делами.

Инициировать созыв совещания может руководитель любого структурного подразделения Управления делами, представив свои предложения заместителю начальника Управления делами, координирующему и контролирующему данное структурное подразделение.

Вызов на совещание оформляется в виде внутренного документа (если состав приглашенных входят только сотрудники Управления делами) или в виде исходящего письма (если в качестве участников совещания приглашены лица, не являющиеся сотрудниками Управления делами).

69

Координацию процесса подготовки совещаний осуществляет начальник Организационного управления Управления делами.

Проект вызова на совещание готовит должностное лицо структурного подразделения Управления делами, инициировавшее проведение совещание, либо должностное лицо структурного подразделения, назначенное ответственным за подготовку и проведение совещания (Приложение 14).

Ответственное структурное подразделение не позднее чем за один рабочий день до даты проведения совещания передает начальнику Организационного управления:

вызов на совещание;повестку совещания с указанием докладчиков по вопросам;справочную информацию по теме (с приложением визуализации и графиков

при необходимости);список лиц, приглашенных на совещание, согласованный с руководителем

ответственного структурного подразделения (список составляется в алфавитном порядке, при этом фамилия, имя, отчество и занимаемая должность пишется полностью в именительном падеже с указанием номера рабочего телефона).

Лица, приглашенные для участия в совещании не позднее, чем за два рабочих дня до даты проведения совещания должны быть уведомлены о повестке предстоящего совещания и ознакомлены с материалами по всем основным вопросам, выносимым на рассмотрение.

Оповещение лиц, приглашенных на совещание, осуществляется структурным подразделением Управления делами, ответственным за подготовку совещания.

Совещание проходит под руководством начальника Управления делами или лица, назначенного ответственным, начальником Управления делами (далее – руководитель совещания).

Вопросы на совещании рассматриваются в соответствии с повесткой совещания. На совещании могут быть рассмотрены и другие вопросы по решению руководителя совещания.

На совещании время для докладов устанавливается руководителем совещания, как правило, в пределах 10 минут, для содокладов – 5 минут, для выступления в прениях – 3 - 5 минут.

Вызов на совешание регистрируются Отделом документационного обеспечения Организационного управления в системе «МСЭД» как исходящее письмо и/или в виде служебной записки.

64. Служебные записки в Управлении делами готовятся:как ответы о выполнении поручений начальника Управления делами

и его заместителей;

70

как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов Губернатора Московской области, Правительства Московской области (при оформлении внутреннего согласования, контрактов, договоров, соглашений;

как инициативные.Служебная записка (форма внутренней переписки) – документ, содержащий

оперативную справочную и управленческую информацию, связаннуюс исполнением полномочий конкретных должностных лиц.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Пояснительная записка – документ, разъясняющий содержание представленных на рассмотрение руководителю или вышестоящему органу документов.

Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение причины какого-либо действия, факта, события. Объяснительные записки по личному составу оформляются рукописным способом, подписываются составителем (автором) и хранятся в личном деле.

Аналитические, докладные, служебные, пояснительные записки оформляются, как правило, в форме электронных документов в системе МСЭД.

При оформлении аналитических, докладных, служебных и пояснительных записок используются следующие реквизиты:

адресат (должностное лицо государственного органа); вид документа;дата документа;регистрационный номер;заголовок к тексту (краткое содержание документа), если текст превышает

4–5 строк;текст документа;подпись (должностного лица – автора документа);отметка об исполнителе.Наименование вида документа (аналитическая, докладная, служебная,

пояснительная записка) печатается стандартным шрифтом прописными буквами без абзацного отступа, отделяется от предыдущего реквизита документа двумя пустыми строками.

Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается с прописной буквы стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом без абзацного отступа, точка в конце заголовкане ставится.

71

В служебных записках, как правило, используются фразы этикетного характера в начале записки перед текстом.

Текст отделяется от заголовка двумя пустыми строками, а при наличии этикетной фразы отделяется от нее одной пустой строкой и печатаетсяс использованием стандартного шрифта с абзацным отступом.

Текст аналитической, докладной или служебной записки может состоятьиз двух частей. В первой части, как правило, обстоятельно излагается информация о событиях, фактах, сложившейся ситуации, послуживших поводом к написанию записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Аналитические, докладные и служебные записки подписываются руководителем структурного подразделения Управления делами.

65. Докладная записка – это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами.

Докладные записки должны регистрироваться в Отделе документационного обеспечения и передаваться строго по внутреннему реестру. Второй экземпляр с визами исполнителя остается в подразделении.

Записки, составляемые сотрудниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

66. Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение.

Заявление содержит следующие реквизиты:адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);данные об авторе заявления (инициалы и фамилия, должность), фамилия

указывается в родительном падеже, перед фамилией предлог «от» не пишется;наименование вида документа (заявление);

72

текст;отметку о наличии приложения (если оно есть);подпись;дату.Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения

(«прошу рассмотреть...», «прошу перевести...»). Форма изложения заявления свободная. Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.

Заявление может иметь приложение (например, к заявлению о приемена работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление передается (направляется) должностному лицу для принятия решения. Решение руководителя формулируется в резолюции. Заявлениес резолюцией руководителя служит основанием для издания соответствующего распорядительного документа.

Заявления, составляемые сотрудниками, могут быть оформлены печатным способом, за исключением заявлений финансового характера и заявлений, касающихся приема на работу, увольнения с работы или перевода на другую должность, которые оформляются рукописным способом.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается собственноручно сотрудником.

67. Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

68. План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки, а также определяющий конкретных исполнителей.

Обязательными реквизитами планов являются:

73

наименование (содержание) работы или мероприятия;исполнитель;срок исполнения;отметка об исполнении.Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными

лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

69. Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

70. Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа,

на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дату.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению руководителем государственного органа.

71. Договоры, соглашения, контракты, заключаемые Управлением делами, готовятся и оформляются структурными подразделениями в рамках их компетенции и в соответствии с законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Московской области.

Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение стороноб установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

74

Порядок согласования, подписания. Подготовленный проект договора (соглашения, контракта) с сопроводительным письмом (служебной запиской) направляется на согласование в МСЭД путем создания в блоке «Согласование» «Внутренние документы», выбрав вид документа «Служебная записка».

Формирование листа согласования в МСЭД осуществляется в порядке, установленном пунктом 47 настоящей Инструкции.

Регистрация осуществляется на основании сопроводительного письма, которому присваевается номер служебной записки, состоящей из буквенного индекса «СЗ», знака дефис, порядкого номера в пределах календарного года, косой черты, индекса Управления делами и индекса структурного подразделения, подготовившего проект, разделенных между собой знаком дефис, например: Сз-24/04-02-01.

Документ подлежит регистации только в случае предоставления в Отдел документационного обеспечения оригинала документа.

IV. Организация документооборота

1. Принципы организации документооборота

72. Движение документов с момента их создания или получениядо завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков:

входящие – документы, поступающие из сторонних организаций;исходящие – документы, отправляемые в другие организации;внутренние – документы, разрабатываемые в структурных подразделениях

Управления делами и не направляемые за его пределы.73. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих

принципов:организация предварительного рассмотрения входящих документов;распределение документов по документопотокам;однократность регистрации документов;централизация операций по приему и отправке документов;регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию

документов.74. Все документы, поступающие в Управление делами через Управление

документооборота Администрации Губернатора Московской области, по МСЭД, по электронной почте на официальный адрес Управления делами, по факсимильной связи, а также передаваемые нарочно непосредственно

75

сотрудникам Управления делами, обрабатываются в Отделе документационного обеспечения.

Конверты (пакеты) с документами вскрываются, при этом проверяется правильность адресации и соответствие вложений, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах, проверяется комплектность вложений.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в Отделе документационного обеспечения, второй приобщается к поступившему материалу, третий отсылается отправителю.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в Управление документооборота Администрации Губернатора Московской области или пересылается по принадлежности.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам, поступившим от граждан и государственных органов (правоохранительных, судебных, контрольных, надзорных, антимонопольных, таможенных, налоговых и др.).

Конверты сохраняются и прилагаются к документам также в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя; когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа.

В Управлении делами все поступившие документы распределяются на документы, подлежащие регистрации и документы, не подлежащие регистрации.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы,не требующие исполнения и не содержащие информации, используемойв справочных целях. Учет документов, не подлежащих регистрации ведется в Журнале учета документов не подлежащих регистрации.

Учитываются без регистрации:конверты с пометкой «Лично», не подлежащие вскрытию;приглашения на различные мероприятия, в том числе пригласительные

билеты на семинары, конференции, симпозиумы и подобные мероприятия; научные труды.Не учитываются и не регистрируются: поздравительные и благодарственные письма, открытки, телеграммы,

соболезнования;печатные издания (книги, газеты, журналы, сборники, альманахи,

бюллетени, каталоги и тому подобное);коммерческие предложения, поступившие без сопроводительных писем;рекламные проспекты, каталоги и другие рекламные материалы,

прейскуранты цен на товары и услуги;

76

ведомственные статистические отчеты, техническая литература, информационные справочники, сводки и бюллетени, тематические и специальные сборники и обзоры;

документы на иностранных языках без перевода;счета организаций;месячные и квартальные бухгалтерские отчеты;первичные документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные,

сметы и др.);формы статистической отчетности;унифицированные формы и бланки документов;акты;договоры (соглашения), дополнительные соглашения и приложения к ним.Если на документ, не подлежащий регистрации, наложена резолюция

руководителя (собственноручно), то такой документ должен быть зарегистрирован.

Нерегистрируемые документы направляются непосредственно адресату.Поступающие пакеты (конверты) с пометкой «лично» не вскрываются

и учитываются как нерегистрируемая почта. При этом в базу данных заносятся реквизиты, указанные на пакете, и информация о способе доставки и дате получения. Пакет передается адресату лично под роспись.

Если при вскрытии конверта адресат обнаружил корреспонденцию не личного, а служебного характера, он возвращает её в Отдел документационного обеспечения для регистрации в установленном порядке.

Документы рекламно – информационного характера, поступившие по факсу или электронной почте, направляются адресату без регистрации. Факсограммы и электронные сообщения, требующие решения, оформляются на бумажном носителе формата А4 и регистрируются в Отделе документационного обеспечения в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для регистрации входящих документов.

2. Порядок рассмотрения, подготовки, регистрациии отправки документов

75. Входящие документы, поступающие в Управление делами регистрируются Отделом документационного обеспечения в МСЭД.

Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в систему МСЭД. Регистрационный номер очередному документу присваивается системой МСЭД автоматически в соответствии с выбранной номенклатурой.

77

Отметка о поступлении документа в Управление делами проставляется в правом нижнем углу первого листа основного документа в виде штампа с указанием регистрационного номера и даты регистрации документа.

Входящий регистрационный номер документа состоит из буквенного индекса «Вх» или «От», знака «дефис» и порядкового номера в пределах календарного года.

Например: Вх-123 или От-124Если в поступившем документе содержится ссылка на номер документа,

ранее зарегистрированный в Управлении делами, работник, осуществляющий регистрацию, оформляет в системе МСЭД связку этих документов.

При поступлении в Управление делами подлинника документа, копия которого была получена ранее по факсу или электронной почте, на документе дублируется входящий номер, присвоенный ранее полученной копии. В электронную регистрационную карточку в МСЭД в поле «Примечание» вносится информация о поступлении подлинника документа с указанием даты. Подлинник передается исполнителю под роспись в реестре.

Регистрационный штамп может быть распечатан из системы МСЭДна лицевой стороне первого листа документа. Регистрационный штамп также может быть распечатан на специальной клейкой этикетке и наклеен на свободное поле лицевой стороны первого листа документа.

Регистрация полученных документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем получения.

При большом объеме поступающих документов в первую очередь обрабатываются и регистрируются наиболее важные и срочные документы.

К наиболее важным документам относятся документы, поступившие с поручениями Губернатора Московской области, письма Вице-губернаторов Московской области, заместителей председателя Правительства Московской области.

Документы с пометками «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и телеграммы обрабатываются регистрируются незамедлительно.

Если входящий документ поступил в бумажной форме или по факсу,то для получения электронного образа документа он должен быть отсканирован. Если входящий документ поступил по электронным каналам: электронной почте или системе МЭДО в виде электронного файла, то сканировать документне требуется.

Документ сканируется после присвоения ему регистрационного номера, затем к РК прикрепляется электронный образ (скан-образ) документа с приложениями (при их наличии).

78

Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам следующие документы:

содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования»;

содержащие персональные данные о работниках государственных органови других гражданах, в том числе кадровые документы и наградные материалы;

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, в том числе судебные решения (в последнем случае сканируется только первая страница документа);

документы, имеющие в своем составе объемные сшитые приложения (брошюры, книги, газеты, журналы и так далее) объемом свыше 50 листов;

документы, оформленные на листах формата, превышающего А4;несшитые (несброшюрованные) документы или приложения к ним очень

большого объема2;документы, оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 30 г/м2

или более 200 г/м2).Входящий документ, независимо от того, в какой форме он поступил

(бумажной или электронной), подлежит регистрации только в том случае, если его качество позволяет однозначно и безошибочно прочитать текст документа и понять его содержание.

На качество документа влияют следующие факторы:контрастность (соотношение яркости текста/фона документа);четкость текста;«разворот» текста относительно вертикальной оси (максимальный угол

отклонения левого края текста от вертикали не должен превышать 2 градусов);дефекты изображения («наползание» строк; темные или светлые пятна

и тому подобное);«обрезание» текста по одному или нескольким краям;наличие черных полей по краям документа, возникающих

при сканировании документа (максимальная ширина черного поля не должна превышать 2 мм).

Если на регистрацию поступил документ неудовлетворительного качества,то сотрудник Отдела документационного обеспечения, имеет право отказать в регистрации данного документа с указанием причины отказа.

2Максимальный объем документа (в листах) при сканировании определяется техническими ограничениями МСЭД (максимальный размер прикрепляемого к РК файла с электронным образом документа не должен превышать 120 Мб).

79

Если документ содержит пометки «Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно», или из текста документа следует, что он содержит срочное поручение или сообщение, требующее немедленной передачи, то сотрудник Отдела документационного обеспечения должен зарегистрировать документ, невзирая на его неудовлетворительное качество, и сделать соответствующее направление.

При сканировании бумажного документа удовлетворительного качества сотрудник Отдела документационного обеспечения должен добиться получения электронного образа этого документа также удовлетворительного качества.

При сканировании бумажного документа необходимо руководствоваться следующими правилами:

сканировать страницы документа в правильной последовательности;не сканировать повторяющиеся страницы;не сканировать пустые (чистые) страницы;не сканировать оборотную сторону последнего листа документа, в нижней

части которой указаны ФИО и телефон исполнителя документа;при необходимости изменить ориентацию (повернуть) страницы

скан – образа документа для удобства чтения.Служебные документы, полученные работниками Управления делами

лично, в обязательном порядке передаются в Отдел документационного обеспечения для регистрации.

76. Рассмотрение документов. После регистрации в МСЭД документы, адресованные начальнику Управления делами, предварительно рассматриваются сотрудниками Отдела документационного обеспечения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

требующие обязательного рассмотрения начальником Управления делами;направляемые непосредственно, заместителям начальника Управления

делами (в соответствии с координируемыми и контролируемыми ими направлениями деятельности).

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения является направление документа соответствующему должностному лицу.

Документы, адресованные начальнику Управления делами, подписанные должностными лицами в ранге ниже руководителя центрального исполнительного органа государственной власти Московской области, государственного органа Московской области, руководителя организации,

80

предприятия, учреждения, рассматриваются его заместителями. В случае необходимости принятия управленческого решения по вопросу, содержащемуся в тексте данного обращения, заместитель начальника Управления делами, рассматривающий обращение, готовит доклад начальнику Управления делами на предмет принятия решения и на основании этого решения готовит ответ заявителю. При этом в текст ответного письма следует указать: «По решению начальника Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области …».

Документ, поступивший не по принадлежности (содержащий вопросы, не входящие в компетенцию должностного лица или структурного подразделения) возвращается в срок, не превышающий трех дней, в Отдел документационного обеспечения в виде направления документа «Для передачи по принадлежности». Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления заместителю начальника Управления делами или руководителю структурного подразделения, если срок его исполнения более 10 дней, и в течение одного рабочего дня при сроке его исполнения менее 10 дней.

В случае если поступивший документ не требует исполнения (направлен для сведения или учета в работе), начальник Управления делами, его заместители, руководители структурных подразделений ставят в системе МСЭД отметку об исполнении или создают к документу резолюцию для соответствующих сотрудников с указанием о направлении документа в дело.

77. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.

Ответственность за составление и оформление документа в соответствиис настоящей Инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами возлагается на руководителя самостоятельного структурного подразделения, подготовитшего документ.

Исходящие документы оформляются на соответствующих бланкахи подписываются:

Начальником Управления делами;

Первыми заместителями начальника Управления делами;

Заместителями начальника Управления делами.

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки. Документ

81

представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Проекты документов в обязательном порядке визируются (согласовываются) в МСЭД согласно пункту 47 настоящей Инструкции.

Сотрудник Отдела документационного обеспечения проверяет наличие оригиналов документов, послуживших основанием для написания письма, наличие указаний по исполнению документа начальника Управления делами, его заместителей, правильность и полноту выполнения указаний по исполнению документа, наличие виз руководителей структурных подразделений исполнителей и соисполнителей, заместителей начальника Управления делами, правильность оформления проекта письма, наличие приложений.

Неправильно или не полностью оформленные и содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки, повторного согласования и представления на подпись начальнику Управления делами или его заместителю.

Все исходящие документы Управления делами подлежат обязательной регистрации в соответствии с настоящей Инструкцией. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом Управления делами и на отправку не принимается.

78. Регистрация исходящих документов. Отдел документационного обеспечения осуществляет проверку правильности оформления документов, подписанных уполномоченными должностными лицами Управления делами, комплектности документови соответствия количества экземпляров документов спискам рассылки. Документы оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции возвращаются исполнителю.

Регистрация исходящих документов производится в системе МСЭД. Регистрационный номер и дата регистрации присваиваются в системе МСЭД автоматически в соответствии с выбранной номенклатурой и переносятся (надпечатываются) на бланк исходящего документа зарегистрировавшим его сотрудником Отдела документационного обеспечения.

Регистрационный номер исходящего документ состоит из буквенного индекса «Исх», знака «дефис», порядкового номера в пределах календарного года, косой черты, индекса Управления делами и индекса структурного подразделения, являющегося исполнителем письма, разделенных между собой знаком дефис, например: Исх- 987/04-01-01.

Регистрация исходящих документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем их подписания (утверждения).

82

79. Внутренние документы (аналитические, докладные, служебные, пояснительные записки) готовятся, оформляются и исполняются (используются)в пределах Управления делами с помощью системы МСЭД.

Объяснительные записки по личному составу не создаются в электронной форме и хранятся в личном деле работника Управления делами.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовкии оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.

Регистрационный номер внутреннему документу присваивается в МСЭД после подписания исполнителем. Он состоит из буквенного индекса « Сз», знака «дефис», порядкового номера в пределах календарного года, косой черты, индекса Управления делами и индекса структурного подразделения, являющегося исполнителем, разделенных между собой знаком дефис, например: Сз- 987/04-01-01.

80. Регистрацию и отправку документов в Управлении делами осуществляют сотрудники Отдела документационного обеспечения.

Документы отправляются почтовой, фельдъегерской связью, с помощью средств электрической связи, по системе МЭДО, а также нарочными.

Фельдъегерской связью или по системе МЭДО отправка документов осуществляется через Управление документооборота Администрации Губернатора Московской области и только адресатам, включенным в перечень федеральных органов исполнительной власти.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а такжео необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителев случае отправки документа по системе МЭДО, факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель.

На отправку принимаются документы, имеющие дату текущего дня(за исключением копий документов) либо дату предыдущего дня. Документы, зарегистрированные два или более дней назад, к отправке не принимаются.

Отдел документационного обеспечения проверяет правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметки об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаютсяи возвращаются исполнителю.

Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного руководителем структурного подразделения) списка рассылки. Копия списка рассылки, при необходимости, направляется всем указанным адресатам.

83

Документы с пометками «Вручить немедленно», «Весьма срочно» и «Срочно» отправляются адресатам незамедлительно.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, отправленные нарочным (работником структурного подразделения Управления делами), передаются организациям-адресатам под роспись.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляетсяпо указанию должностного лица, подписавшего документ, начальника Организационного управления.

Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанныес деятельностью Управления делами, к отправке не принимаются.

Корреспонденция, отправляемая почтовой связью, оформляетсяв соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

При отправке документа почтой Отдел документационного обеспечения осуществляет передачу документа по реестру в Управление документооборота Администрации Губернатора Московской области для сортировки и вложения документа в конверт с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передачу документа на отправку в Отделение почтовой связи.

На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, Отделением почтовой связи выдаются квитанции о получении корреспонденции.

Передачу факсограмм осуществляют сотрудники структурных подразделений Управления делами.

V. Работа исполнителя с документами

81. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) начальника Управления делами, его заместителей, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц.

Руководители самостоятельных структурных подразделений Управления делами обеспечивают оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до исполнителей (как правило в день поступления), контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса и сохранность документов.

84

При рассмотрении документов руководители самостоятельных структурных подразделений выделяют документы, требующие срочного исполнения. Документы с пометкой «Срочно» направляются на исполнение незамедлительно.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству Управления делами или руководителям структурных подразделений, подготовку к отправке адресату (адресатам).

При наличии нескольких исполнителей исполнитель, назначенный в резолюции руководства Управления делами ответственным, несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество оформления документа и сроки исполнения документа, установленные в резолюции.

Все остальные исполнители (соисполнители) несут ответственностьза полноту и достоверность представления ответственному исполнителю материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее) в установленные руководством Управления делами или руководителем структурного подразделения сроки.

При подготовке и оформлении документов исполнитель обязан:в ответном письме указать ссылку на номер и дату документа, на который

дается ответ;проверить полноту оформления документа (правильность указания адресата

и почтового адреса, наличие подписи, виз, приложений, а также фамилии и номера телефона исполнителя);

на письмах, отправляемых в несколько адресов на бумажном носителе, отметить адрес того адресата, кому посылается данный экземпляр письма;

при отправке документа более чем в четыре адреса составить список его рассылки.

Исполнитель определяет вид доставки документа, необходимое количество экземпляров документа (при направлении документа в бумажной форме), тиражирует его (при необходимости) и передает документ в Отдел документационного обеспечения для отправки.

При временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь и др.) или в случае увольнения, перемещения, перевода по службе сотрудники Управления делами обязаны передать все находящиеся у них документы на бумажном носителе, а также перенаправить находящиеся у них на рассмотрении в МСЭД электронные документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения или руководителя самостоятельного структурного подразделения Управления делами.

85

После завершения работы над документом исполнитель обязан проставить отметку об исполнении документа в МСЭД, кратко изложив в форме справки результаты выполнения поручения, например: «Направлен ответ, исх. № и дата», «Учтено при подготовке обобщенного доклада», «Дан устный ответ», «Решено (указывается, что решено)» и так далее и направить документ в дело в соответствии с номенклатурой дел.

VI. Контроль исполнения документов

1. Организация контроля

82. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов или поручений.

Контроль исполнения подразумевает под собой постановку на контроль, корректировку срока, снятие с контроля, направление исполненного документав дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю исполнения подлежат правовые акты (если правовой акт предусматривает поручения), План мероприятий Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области по основным направлениям деятельности, служебные и информационные документы, обращения граждан и организаций с соответствующими резолюциями руководителей, а также поручения по итогам оперативных совещаний, зафиксированные в протоколах, имеющие конкретные сроки выполнения или конечные результаты.

Контроль исполнения поручений и правовых актов Управления делами, сроков рассмотрения обращений граждан, обобщение и анализ информации о ходе и результатах исполнения поручений и правовых актов Управления делами осуществляет Отдел документационного обеспечения.

Организация контроля за исполнением документов или поручений предусматривает:

получение информации о ходе исполнения документов или поручений;обобщение и анализ поступающей информации, связанной с исполнением

документа или поручения;обсуждение на совещаниях хода исполнения документа или поручения;постановку, снятие с контроля, корректировку срока во МСЭД

в соответствии с решением руководителя, давшего поручение;исполнители документов или поручений обеспечивают предоставление

информации о ходе исполнения документов или поручений заведующему Отделом документационного обеспечения.

86

Начальник Организационного управления еженедельно представляет начальнику Управления делами справку о состоянии исполнения контрольных поручений.

В целях оперативного информирования руководства о состоянии исполнения всех видов документов, поручений, предварительный контрольза сроками подготовки и рассмотрения проектов документов, а также анализ исполнительской дисциплины (контроль исполнения) организуютсяс использованием системы МСЭД.

Документы или поручения ставятся на контроль решением: руководителя структурного подразделения и его заместителем, руководителем структурного позразделения и его заместителями, руководства Управления делами.

Организация контрольной деятельности начинается с момента регистрации документа или поручения во МСЭД.

Руководители самостоятельных структурных подразделений Управления делами обеспечивают исполнение контрольных поручений и несут личную ответственность за неисполнение поручений или их некачественное исполнение.

Ответственный исполнитель после получения поручения незамедлительно организует работу по его исполнению, определяет порядок подготовки и согласования материалов, представляемых руководителю, давшему поручение, а также координирует и контролирует работу по исполнению поручения.

В случае наличия в поручении соисполнителей, проекты доклада и ответа готовит ответственный исполнитель. Соисполнители представляют ответственному исполнителю доклад по своим вопросам и передают его ответственному исполнителю в срок, позволяющий подготовить итоговый проект доклада и ответа. Допускается визирование соисполнителями проекта доклада и ответа, подготовленного ответственным исполнителем.

Представленные для доклада начальнику Управления делами некачественно подготовленные или оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции документы незамедлительно после обнаружения указанных нарушений возвращаются Отделом документационного обеспечения исполнителю на доработку.

2. Сроки исполнения документов

83. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции на документ. Сроки исполнения документа или поручения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или поручения или резолюции на документ.

Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

87

с конкретной датой исполнения – в указанный срок;имеющие пометку «Незамедлительно» – в течение одного рабочего дня;имеющие пометку «Весьма срочно» – в течение 2 дней;имеющие пометку «Срочно» – в течение 3 дней;имеющие пометку «Оперативно» – в течение 10 дней;по запросам депутатов Московской областной Думы – не позднее чем через

15 дней со дня получения;сроки исполнения протокольных поручений определяются, как правило,

в протоколе и исчисляются с даты проведения совещания. Срок исполнения документа, если он не определен в тексте документа или

резолюции должностного лица, устанавливается в 30 календарных дней(до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты утверждения резолюции.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то данное поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Срок согласования в МСЭД проектов ответов на контрольные поручения не должен превышать одного рабочего дня.

Сроки рассмотрения обращений граждан и организаций определены законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.

Срок рассмотрения Управлением делами поступивших на согласованние проектов нормативных правовых актов (постановления, распоряжения Правительства Московской области, Губернатора Московской области не должен превышать 8 рабочих дней со дня регистрации проекта документа в Управлении делами. Срок повторного рассмотрения проекта документа не должен превышать 3 рабочих дней со дня его регистрации в Управлении делами.

Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа или поручения, руководитель или должностное лицо, на которого возложено его исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя давшего поручение руководителя мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Решение о продлении срока исполнения документа (поручения) принимается руководителем, давшим это поручение.

О дате изменения срока сообщается исполнителю.Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

88

Ответственный исполнитель до истечения срока исполнения поручения представляет руководителю, давшему поручение, доклад, содержащий информацию о результатах исполнения поручения.

К докладу прилагаются (при наличии) разработанные во исполнение поручения проекты писем, правовых актов, иные материалы.

Документ считается исполненным в срок если контрольная дата исполнения документа совпадает с датой исходящего письма (ответа), датой служебной записки, доклада.

Изменение срока исполнения указанного в постановлении Правительства Московской области, постановлений и распоряжений, поручений Губернатора Московской области осуществляется путем направления письма на имя Губернатора Московской области и получении соответствующей резолюции.

3. Снятие с контроля

84. Снятие с контроля документа или поручения осуществляется по решению руководителя, давшего поручение, заведующим Отделом документационного обеспечения. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Исполнение контрольных документов не может считаться законченным на основании документа, в котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных вопросов. В этом случае документ повторно ставится на контроль до полного осуществления намеченных мер.

Если Отдел документационного обеспечения устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, он вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

89

VII. Требования к изготовлению, учету, использованиюи хранению печатей и штампов

85. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными актами, а также удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

86. Диаметр большой круглой гербовой печати составляет 38-42 мм, малой гербовой печати 25-29 мм, металлической гербовой печати 21-23 мм. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 x 50 мм до 70 x 100 мм.

87. В Управлении делами используются круглые гербовые и негербовые печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера используются мастичные (резиновые) штампы.

Порядок воспроизведения герба Московской области на печатях регламентируется Законом Московской области 183/2005-ОЗ «О гербе Московской области».

В Управлении делами имеется одна гербовая мастичная печать.Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения

деятельности Управления делами, производится с разрешения начальника Управления делами, и определяются приказом Управления делами.

88. В Управлении делами печати и штампы учитываются в журнале в Управлении материального обеспечения и выдаются руководителям самостоятельных структурных подразделений Управления делами, ответственным за дальнейшее использование и хранение печати или штампа, под роспись.

Журнал имеет следующие реквизиты:дата получения;наименование штампа/печати;оттиск штампа/печати;место хранения;получатель печати /наименование подразделения, должность, фамилия и

инициалы получившего/;подпись о получении;примечание (отметки о возврате, передаче, уничтожении).Журнал учета и выдачи печатей и штампов включается в номенклатуру дел

Управления материального обеспечения.

90

89. Все печати и штампы хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.

90. Общий контроль за правильностью учета печатей и штампов в Управлении делами осуществляют должностные лица, назначенные начальником Управления делами.

91. Об утере печати или штампа в Управлении делами незамедлительно ставятся в известность начальник Управления делами.

92. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат уничтожению, о чем в Журнале учета и выдачи печатей и

штампов делаются соответствующие отметки. Уничтожение печатей и штампов оформляется актом. Акт оформляется по мере необходимости в двух экземплярах (один экземпляр остается в структурном подразделении, второй сдается в Управление материального обеспечения) структурным подразделением, инициирующим списание печатей и штампов. В состав комиссии по списанию включаются: руководитель структурного подразделения, инициирующего списание печатей и штампов, заведующий Отделом документационного обеспечения, начальник Организационного управления, начальник Финансово – экономического управления, начальник Управления материального обеспечения. Подписывает акт руководитель структурного подразделения, инициирующего списание, утверждает акт заместитель начальника Управления делами, координирующий и контролирующий данное структурное подразделение.

Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения, а металлических - путем спиливания.

93. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Управлении делами возлагаются на руководителей самостоятельных структурных подразделений и начальника Управления делами.

VIII. Документальный фонд

94. Управление делами формирует свой документальный фондиз образующихся в процессе его деятельности документов независимо от формы представления (на бумажном носителе или в форме электронных документов).

Формирование документального фонда осуществляется Сектором организационного обеспечения и архива путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Управления делами.

91

1. Составление номенклатуры дел

95. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел Управления делами (Приложение 15) составляется Сектором организационного обеспечения и архива на основе номенклатуры дел структурных подразделений Управления делами при методической помощи Главного архивного управления Московской области. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в Сектор организационного обеспечения и архива. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Сектора организационного обеспечения и архива, второй - используется в качестве рабочего.

Названиями разделов номенклатуры дел государственных органов являются названия структурных подразделений, которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой.

В государственных органах номенклатуру дел составляют службы делопроизводства при взаимодействии с соответствующими структурными подразделениями и архивами государственных органов.

96. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,

включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное

содержание и состав документов дела.97. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов

номенклатуры дел устанавливается единый для всех структурных подразделений

92

и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, правовые акты и распорядительные документы Администрации Губернатора Московской области и Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области, планово-отчетная и аналитическая документация, переписка, регистрационно - контрольные формы, номенклатура дел. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последниене перечисляются.

Например:

«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности».

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню

(типовому или ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

98. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

99. Утвержденная номенклатура дел хранится в электронном виде для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1-го января следующего года. Номенклатура дел согласовывается с Экспертно - проверочной комиссией (ЭПК) Главного архивного управления Московской области не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры Управления делами разрабатывается новая номенклатура дел.

93

2. Формирование дел

100. Формирование дел – группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формированием дел в структурных подразделениях Управления делами занимаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Контроль за формированием дел осуществляется Сектором протокола и архива.

101. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

102. Документы внутри дела располагаются в хронологической, тематической последовательности или их сочетании. Правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, правила, утвержденные правовыми актами и распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений о командировках и отпусках.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке.Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются

в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.Переписка группируется, как правило, за период календарного года

и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ – ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

94

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

3. Оформление дел

103. Оформление дела – подготовка дела к хранению.Дела оформляются при их заведении и по завершении года. Оформление

дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива соответствующего государственного органа.

При заведении дел оформляются обложки дел по установленной форме с указанием наименования государственного органа, наименования его структурного подразделения, индекса дела, заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденной номенклатуре дел.

104. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела;нумерацию листов в деле;составление листа-заверителя дела (Приложение 16);составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела

(Приложение 17);подшивку или переплет дела;внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса,

заголовка дела, даты, проставление номера тома и количества листов и др.). На обложке предусмотрены места для проставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела. По согласованию с архивом организации на обложке дела карандашом проставляется номер описи и дела.

105. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме заверительногои внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела

95

вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись «имеются документы за ... годы». При обозначении точной календарной даты (к протоколам, постановлениям, распоряжениям) указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.

4. Составление описей дел

106. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи (Приложения 18, 19). На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются. Описи дел в структурных подразделениях Управления делами составляются сотрудником, ответственным за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством Сектора организационного обеспечения и архива.

Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит архив государственного органа и по которой передаются дела в один из государственных архивов Московской области.

107. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой

систематизации на основе номенклатуры дел;каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером

(если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи сквозной за несколько лет; порядок присвоения номеров описям подразделений устанавливается архивом организации;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

96

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т.п.

108. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. В случае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску. Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником Управления делами, и передается в архив.

При просмотре дел проверяются соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи; правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела.

В конце описи делается итоговая запись о количестве дел.

5. Хранение и использование документовв структурных подразделениях

109. С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

Руководители структурных подразделений обеспечивают сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в закрытых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

110. С целью предотвращения износа подлинников правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования – совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.

97

111. Выдача дел и копий документов, хранящихся в Секторе организационного обеспечения и архива, сотрудникам Управления делами осуществляется по журналу регистрации выданных документов на основании запроса.

112. Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса.

6. Порядок передачи документов на хранение в архив

113. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится:при составлении номенклатуры дел;при формировании дел и проверке правильности отнесения документов

к делам;при подготовке дел к последующему хранению.Для организации и проведения экспертизы ценности документов

в Управлении делами создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), которая осуществляет свою деятельность на основании положения, утвержденного начальником Управления делами и согласованного с Главным архивным управлением Московской области. Данное положение разрабатывается на основании приказа Росархива от 19.01.1995 N 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

114. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и номенклатуры дел

98

путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», в которых выявлены документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородными оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

115. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению (Приложение 20).

116. Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу Администрации Губернатора Московской области, Правительства Московской области и Управления делами, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в ГКУ МО «Центральный государственный архив Московской области» в Управлении делами создается архив. Функции ведения архива возлагаются на Сектор организационного обеспечения и архива. Деятельность архива регламентирована Основными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, положением об Отделе протокола Организационного управления, положением об архиве.

117. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу передаются в архив по утвержденному графику. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив Управления делами, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

118. Прием каждого дела в архив производится по описям в присутствии сотрудников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы-картотеки на документы с целью их оперативного поиска.

99

При реорганизации Управления делами архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам. При реорганизации государственных учреждений (предприятий) Московской области, находящихся в ведомственном подчинении Управления делами, условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с Главным архивным управлением Московской области.

При ликвидации Управления делами документы, включенные в состав Архивного фонда Московской области, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный архив.

Порядок эвакуации документов в государственных органах при возникновении чрезвычайной ситуации определяется специальными инструкциями государственных органов.

IX. Особенности обращения с документами,изданиями и машинными носителями информации, содержащими служебную

информацию ограниченного доступа

119. Порядок обращения с документами, изданиями (книгами, журналами, брошюрами) и другими материальными носителями информации3, содержащими информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами, а также государственными органами, являющимися обладателями информации, определяется настоящей Инструкцией.

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования»на документах, изданиях и машинных носителях информации, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, определяется исполнителеми должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к разряду служебной информации ограниченного доступа, несут ответственность за обоснованность принятого решения.

При получении открытого документа, имеющего приложения с грифом ограничения доступа к нему, он учитывается как документ с грифом «Для служебного пользования». 3 Фото-, кино-, видео- и аудиоматериалы, машинные носители информации и др.

100

Прием, учет (регистрация) и отправка документов, изданий и машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются Отделом документационного обеспечения.

Вся поступающая корреспонденция с пометкой «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками Отдела документационного обеспечения, которым поручена работа с указанными документами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется отдельным номером.

При поступлении поврежденного пакета или документа, либо при обнаружении признаков несанкционированного вскрытия пакета и (или) несоответствия вложенных документов описи или приложению составляется акт (Приложение 21), который прилагается к поступившим документам, а копия акта высылается отправителю документа.

В случаях, когда повреждения пакета дают возможность ознакомитьсяс содержанием вложенного в него документа, об этом немедленно сообщается заместителю начальника Управления делами, координирующему и контролирующему Организационное управление, а пакет с документом сохраняетсяв неприкосновенности до принятия им решения.

Ошибочно поступившие документы и издания с пометкой «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.

Регистрация документов, а также сопроводительных писем к изданиямс пометкой «Для служебного пользования» производится в соответствиис требованиями правил к регистрации документов с тем отличием, что в МСЭДв РК документа заполняются все необходимые реквизиты и ставится пометка «ДСП», но при этом электронный образ документа (скан-образ) к РКне прикрепляется. При регистрации документа с пометкой «Для служебного пользования» в МСЭД автоматически добавляет к регистрационному номеру документа пометку «ДСП».

После регистрации входящие документы с пометкой «Для служебного пользования» представляются начальнику Управления делами или его заместителям.

Решение руководства по представленному документу фиксируетсяв резолюции. Резолюция по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ, предписываемые действия, порядок и сроки исполнения, подпись и дату. Ответственным за исполнение документа является лицо, которое указано в резолюции первым, если иное не оговорено особо.

101

Оригинал входящего документа с пометкой «Для служебного пользования» передается на исполнение ответственному исполнителю, дополнительно размноженные по количеству соисполнителей документы – сотрудникам структурных подразделений под роспись в реестре передачи документов (Приложение 22) и учитываются в журналах учета входящих документов с пометкой «Для служебного пользования», которые ведутся в структурных подразделениях (Приложение 23).

Дополнительно размноженные документы с пометкой «Для служебного пользования» подлежат обязательному учету.

Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

Дела с пометкой «Для служебного пользования» подлежат полному оформлению.

Документы с пометкой «Для служебного пользования», не подлежащие подшивке в дела (инструкции, документы большого формата, сброшюрованные, чертежно-графические и так далее), переводятся на учет документов длительного хранения и подлежат инвентарному учету.

Инвентарный учет ведется по журналу инвентарного учета документовс пометкой «Для служебного пользования» в структурных подразделениях (Приложение 24).

120. Исходящие документы с пометкой «Для служебного пользования» регистрируются в МСЭД Отделом документационного обеспечения, учитываются в журнале учета исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования» (Приложение 25), после чего под роспись в реестре передачи документов передаются на отправку в Управление документооборота Администрации Губернатора Московской области или службу делопроизводства органа государственной власти Московской области, государственного бюджетного учреждения Московской области, явяющегося получателями данного документа.

Документ с пометкой «Для служебного пользования» должен иметь все необходимые реквизиты (Приложение 26):

пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляютсяв правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам;

на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа проставляется количество отпечатанных экземпляров,

102

список рассылки, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, дата печатания документа.

При отправке документа с пометкой «Для служебного пользования» с сопроводительным письмом после слова «Приложение» в письме указываются наименование каждого приложения (если это не оговоренов тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер, количество прилагаемых экземпляров и листов.

Если у отправителя не остается копий пересылаемых приложений,то в сопроводительном письме указывается: «только в адрес».

Документы с пометкой «Для служебного пользования» могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если назначение этих документов не требует пояснений. При направлении документов без сопроводительного письмана пакетах, в которые вложены такие документы, проставляются регистрационные номера всех документов с указанием номеров экземпляров.

При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается исполнителем или руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Документы с пометкой «Для служебного пользования» пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, нарочным, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении адресату Управлением документооборота Администрации Губернатора Московской области.

Отправка документов с пометкой «Для служебного пользования» средствами факсимильной связи и по иным открытым каналам электронной передачи данных запрещается.

Внутренние документы с пометкой «Для служебного пользования» регистрируются Отделом документационного обеспечения в МСЭД и в журнале учета внутренних документовс пометкой «Для служебного пользования» (Приложение 27).

Внутренний документ с пометкой «Для служебного пользования» регистрируется в системе МСЭД, к регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП». Регистрационный номер и дата регистрации вручную проставляются в левом верхнем углу документа (на каждом экземпляре документа).

Учет исходящих, входящих, внутренних документов с пометкой «Для служебного пользования» в Управлении делами осуществляется

103

по журналам учета документов с пометкой «Для служебного пользования», включенным в номенклатуру дел структурных подразделений.

В журналах отражаются данные о прохождении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения. Листы журналов нумеруются, на оборотной стороне последнего листа делается заверительная надпись о количестве листов в журнале.

Уничтожение дел, документов, изданий с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту о выделении дел и документов к уничтожению (Приложение 28). В МСЭД и журналах учета документов с пометкой «Для служебного пользования» в структурных подразделениях об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Уничтожение документов с пометкой «Для служебного пользования» производится путем измельчения с использованием специального оборудования,а машинных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного доступа – путем стирания и (или) полного форматирования носителя информации, обеспечивающего невозможность восстановления информации.

При временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь и др.) или в случае увольнения, перемещения, перевода по службе сотрудника Управления делами, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», его обязанности возлагаются на другого сотрудника, назначенного руководителем структурного подразделения. Передача документов в данных случаях производится по акту приема-передачи, который утверждается соответствующим руководителем.

Проверка наличия документов, дел, изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом Управления делами. В состав таких комиссий обязательно включаются сотрудники Организационного управления, ответственные за учет и хранение материалов с пометкой «Для служебного пользования».

В Секторе протокола и архива, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах

и изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметкии информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Машинные носители информации (дискеты, флэш-накопители, жесткие магнитные диски, CD-ROM, DVD-ROM и так далее), содержащие служебную

104

информацию ограниченного доступа, учитываются Отделе информационного обеспечения Организационного управления в журналах учета машинных носителей информации (Приложение 29) с проставлением в удобном для просмотра месте учетных реквизитов (учетный номер, дата регистрации, пометка «Для служебного пользования» и так далее).

Машинные носители информации с пометкой «Для служебного пользования» передаются другим исполнителям под роспись в журнале учета машинных носителей информации и уничтожаются по акту.

Порядок рассылки, передачи, проверки наличия машинных носителей информации, уничтожения, проведения расследований по фактам утраты машинных носителей информации, снятия пометки «Для служебного пользования»с машинных носителей информации и так далее является таким же, как и для документов с пометкой «Для служебного пользования».

121. Контроль за порядком обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, осуществляет Отдел документационного обеспечения.

X. Шаблонные фразы для подготовки писем

122. Все речевые действия в общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения.

Структура письма может выглядеть следующим образом:Просим...Также просим...А также просим...Сообщаем...Одновременно сообщаем...Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект

необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение. Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

Во-первых... Прежде всего...Во-вторых... Затем...

105

В-третьих... В заключение...Переходя к следующему вопросу...Что касается вопроса о...Учитывая все вышеизложенное...Исходя из вышеизложенного...Подводя итоги, необходимо подчеркнуть...Дополнительно сообщаем…..Стандартные выражения, указывающие на причину:По причине...В связи с...Ввиду несоответствия...Ввиду задержки получения груза...Вследствие...Учитывая, что...При ссылках:На Вашe письмо от...В соответствии с...Ссылаясь на Ваш запрос от...В ответ на Ваше письмо (запрос)...На основании...Согласно постановлению правительства...Согласно Вашей просьбе...Согласно протоколу...Указание на цель:В целях выполнения распоряжения…, скорейшего решения вопроса...Для согласования вопросов...Для согласования вопросов участия...Во избежание конфликтных ситуаций...Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом

контекста и речевой ситуации.Сочетаемость слов:контроль - возлагается,цена - устанавливается (снижается, поднимается),задолженность - погашается,сделка - заключается,рекламация (претензия) - предъявляется (удовлетворяется),платеж - производится,счет - выставляется (оплачивается),вопрос - поднимается (решается),

106

скидки - предоставляются (предусматриваются),оплата - производится,возможность - предоставляется,договоренность - достигается,кредит - выделяется и т. п.Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность - успешной,вклад - значительным,позиции - конструктивными (прочными),доводы - вескими,необходимость - настоятельной,спектр (услуг) - широким,скидки - значительными / незначительными,предложение - конструктивным,разногласия - существенными / несущественными,рентабельность - высокой / низкой,расчеты - предварительными или окончательными и т. п.

Приложение 1к Инструкции

НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ ГУБЕРНАТОРА

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВАМОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

бульвар Строителей, д. 1, г. Красногорск,Московская область, 143407

тел. (498) 602-32-27 факс (498) 602-29-46

e-mail: [email protected]

________________ № ____________________на №_____________ от ___________________

000001*

2


УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ

ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ


тел. (498) 602-32-27 факс (498) 602-29-46


________________ № ____________________на №_____________ от ___________________

000035*

3


ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ НАЧАЛЬНИКА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ

ГУБЕРНАТОРАГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВАМОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ


тел. (498) 602-32-27 факс (498) 602-29-46


________________ № ____________________на №_____________ от ___________________

000035*

4


ЗАМЕСТИТЕЛЬ НАЧАЛЬНИКА УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ

ГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВАМОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ


тел. (498) 602-32-27 факс (498) 602-29-46


________________ № ___________________на №_____________ от __________________

000032*

5




ПРИКАЗ

__________________№ _________________


000055*

6




РАСПОРЯЖЕНИЕ

_______________№ _______________


000051*

7


ЖУРНАЛучета гербовых бланков

Управление делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области

(структурное подразделение)

Начат: «_____» ______________201__ г.

Окончен: «_____» ______________201__ г.

Датавыдачи №№ бланков

Ф.И.О.должностного

лица, получившего

бланки

Подпись

Примечание(информация о дате получения нового тиража бланков, о

возврате и уничтожении

испорченных бланков, дата акта об

уничтожении, № исходящего документа)

8


УТВЕРЖДАЮнаименование должностируководителя

____________________________________ _________________ (подпись) (расшифровка подписи)«___» ________________ 20__ г. (дата)

АКТ № ____

__________________________(место составления)

на списание с учета и уничтожение гербовых номерных бланков в Управлении делами Губернатора Московской области и

Правительства Московской области

В соответствии с требованиями пункта _____ "Инструкции по делопроизводству в Управлении делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области", утвержденной приказом Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области от ____ №______, комиссия в составе: ______________________ отобрала подлежащие списанию с учета и уничтожению устаревшие и испорченные гербовые номерные бланки:

№п/п

Наименованиегербовых номерных бланков Кол-во №№ бланков

1.Итого

Всего подлежит списанию с учета ____ (число прописью) гербовых номерных бланков.

Наименование должности ответственного лица Подпись Расшифровка подписи

Дата

Члены комиссии

9

________________________________ _________ ________________(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Документы измельчены и уничтожены

__________________ _________ ________________(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Дата

10


Образец оформления листа согласования

(на бумажном носителе)

Проект представил:

Должность руководителя (подпись, дата) И.О. Фамилия

Проект согласовали: (подпись, дата) И.О. Фамилия



Юридический отдел (подпись, дата) И.О. Фамилия

Исполнитель:

Должность (подпись, дата) И.О. Фамилия

(телефон)

11


Образец оформления продолжения листа согласования


Продолжение листа согласования

к проекту _____________________________________________________________(заголовок документа)

Проект согласовал(и):




Исполнитель:

Должность (подпись, дата) И.О. Фамилия

(телефон)

12


Образец оформления дополнительного листа согласования


Дополнительный лист согласования

к проекту _____________________________________________________________(заголовок документа)

Наименование органа государственной власти (министерство, комитет, главное управление и так

далее)

Должность, инициалы, фамилия

руководителя, с которым согласован

документ

Дата согласования, номер документа, содержащего визу, подтверждающую

согласование

Например:Министерство имущественных отношенийМосковской области

Руководитель Управления

Письмо от 20.04.2015№ 95 (без замечаний)или:Письмо от 20.04.2015№ 95 (с замечаниями)Замечания учтены.или:Письмо от 20.04.2015№ 95 (с замечаниями)Замечания не учтены.

Исполнитель:Должность (подпись, дата) И.О. Фамилия(телефон)

13


ЖУРНАЛрегистрации

____________________________________________________________________(наименование вида правового акта)

на 200___ год

Начат: «_____» ______________201__ г.

Окончен: «_____» ______________201__ г.

№ п/п Название правового акта Дата

регистрацииДата

рассылки

14


УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ЖУРНАЛУЧЕТА ДОВЕРЕННОСТЕЙ

Начат: «_____» ______________201__ г.

Окончен: «_____» ______________201__ г.

Левая сторона№№

п/п

№

Доверенности

Дата

выдачи доверенности

Ф.И.О., должность,

представителя по доверенности

Куда представляется доверенности

15

Правая сторона

Состав полномочий

Срок действия доверенности

Дата и подпись

о получении доверенности

Документ

о прекращении доверенности

Возврат доверенности

(кто принял, дата, подпись)

Примечание

16


Вызов на совещание

Руководителям структурных подразделенийУправления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области

Текст вызова на совещание (дата, время и место проведения совещания, основная тема).

Перечень вопросов, предлагаемых к рассмотрению (докладчики).

Приложение: 1. Список лиц, приглашенных на совещание на 1 л. в 1 экз.; 2. Материалы к совещанию (справочная информация по

обсуждаемой теме) на 8 л. в 1 экз.

Начальник Управления деламиГубернатора Московской области иПравительства Московской области Ф.И.О

«___» _________________2016 г.

17


УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ГУБЕРНАТОРАМОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

УТВЕРЖДАЮНаименование должности руководителя__________________________________(подпись) (расшифровка подписи)__________________________________(дата)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На __________ год

Индекс дела Заголовок дела Количество дел Срок хранения

и № статьи по перечню


1 2 3 4 5Название раздела

Начальник Организационного управленияУправления делами Губернатора Московской области и ПравительстваМосковской области ____________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи)

Виза начальника сектора организационного Обеспечения и архива Организационного Управления Управления делами Губернатора Московской области и ПравительстваМосковской области

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол Экспертной комиссииУправления деламиГубернатора Московской областии Правительства Московской области

Протокол ЭПК Главного архивногоМосковской области

от ________ № _________ от _____ № _________

18

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году.

По срокам хранения Всего В том числе:переходящих с отметкой ЭПК

1 2 3 4ПостоянногоВременного (свыше 10 лет)Временного (до 10 лет включительно)ИТОГО

Начальник Организационного управленияУправления делами Губернатора Московской области и ПравительстваМосковской области ____________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи)

Итоговые сведения переданы в Государственное казенное учреждение Московской области «Центральный государственный архив Московской области».

Наименование должности лица, передавшего сведения ___________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи)

Дата

19


от__________№_________

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______

В деле подшито и пронумеровано _____________________________________________ листов (цифрами и прописью)

с № ______________________________ по № ______________________________, в том числе:литерные номера листов ___________________________________________________________пропущенные номера листов _______________________________________________________+ листов внутренней описи ________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов1 2

______________________________ ________________ ________________________________(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи) составившего заверительную надпись)

____________ (дата)

20


ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ______

№ п/п Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номера листов дела Примечание

1 2 3 4 5 6

Итого _________________________________________________________ документов. (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи ________________________________________ (цифрами и прописью)

______________________________ ______________ ___________________________(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи) составившего внутреннюю (инициалы, фамилия) опись документов дела)

____________ (дата)

21


Наименование структурного подразделения ОПИСЬ № дел постоянного хранения

№ п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количество

листов Примечание

1 2 3 4 5 6Название раздела

В данную опись внесено _______________________________________________________ дел (цифрами и прописью)с № _______________________________ по № _____________________________, в том числелитерные номера: _________________________________________________________________пропущенные номера: _____________________________________________________________

Наименование должностируководителя структурного подразделения ____________ _________________________

(подпись) (расшифровка подписи) СОГЛАСОВАНОНачальник Организационного управленияУправления делами Губернатора Московской области и ПравительстваМосковской области ____________ _____________________ ____________ (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

Передал _________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью)и ____________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам. (цифрами и прописью)

Наименование должности работникаструктурного подразделения ____________ _____________________ ____________ (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

Принял _________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью)и _____________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам. (цифрами и прописью)Наименование должности работника архива ___________ _______________________ _______ (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ГУБЕРНАТОРАМОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВАМОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

22


Наименование структурного подразделения ОПИСЬ № дел по личному составу

№ п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количество

листов Примечание

1 2 3 4 5 6Название раздела

В данную опись внесено _______________________________________________________ дел (цифрами и прописью)с № _______________________________ по № _____________________________, в том числелитерные номера: _________________________________________________________________пропущенные номера: _____________________________________________________________

Наименование должностируководителя структурного подразделения ____________ _________________________

(подпись) (расшифровка подписи) СОГЛАСОВАНОНачальник Организационного управленияУправления делами Губернатора Московской области и ПравительстваМосковской области ____________ _____________________ ____________

(подпись) (расшифровка подписи) (дата)

Передал _________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью)и ____________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам. (цифрами и прописью)

Наименование должности работникаструктурного подразделения ____________ _____________________ ____________ (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

Принял _________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью)и ____________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам. (цифрами и прописью)Наименование должности работника архива ___________ _______________________ _______ (подпись) (расшифровка подписи) (дата)

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ГУБЕРНАТОРАМОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВАМОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

23


УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ ГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

АКТ УТВЕРЖДАЮ ___________ № ____________ Наименование должности о выделении к уничтожению руководителя архивных документов, ________ ____________________ не подлежащих хранению (подпись) (расшифровка подписи) ______________________ (дата)

На основании ____________________________________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _________________________________________________________________________________

(название фонда)(

№ п/п

Заголовокдела

(групповойзаголовок

документов)

Годы Номер описи Номер ед. хр. по описи

Количество ед. хр.

Сроки хранения и

номера статей

по перечню


1 2 3 4 5 6 7 8

Итого ___________________________________________________ ед. хр. за ________________ годы. (цифрами и прописью)Описи дел постоянного хранения за ____________________ годы утверждены ЭПК Главного архивного управления Московской области (протокол от ________ № ______).

Наименование должности лица,ответственного за архив _____________ ______________________________________ (подпись) (расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНОПротокол Экспертной комиссии Управления деламиГубернатора Московской области иПравительства Московской областиот ________________ № __________

Документы в количестве _________________________________________________________________ед. хр.: - на бумажном носителе весом ____________________________________________ кг сданы на уничтожение ___________________________________________________________________________________________________ (способ уничтожения)

Наименование должности работника,сдавшего документы _____________ ____________________________________ (подпись) (расшифровка подписи)Дата

Изменения в учетные документы внесены.

24

Наименование должности работника,архива, внесшего изменения в учетные документы _____________ ____________________________________ (подпись) (расшифровка подписи)Дата

25


Образец формы акта об обнаружении повреждений почтового отправления (отсутствии вложений в почтовом отправлении: документов с пометкой«Для служебного пользования», приложений к документам с пометкой

«Для служебного пользования»)

______________________________________________________________________________________________________(полное наименование структурного подразделения)

АКТ

(населенный пункт) «____»______________ 201__ г.

Сотрудники____________________________________________________ Московской области

(наименование государственного органа)

________________________________________________________________________(должность, фамилия, инициалы)

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________при осмотре поступившего в ______________________________________________ ________________________________________________________________________


Московской области документа с пометкой «Для служебного пользования»________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(указывается дата поступления, вид почтового отправления (письмо, бандероль, и т.п.)

от ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(указывается адрес, название организации отправителя, Ф.И.О. руководителя)

с исходящим регистрационным №_______ от «____» _________________ 20___ г.обнаружили:

26

________________________________________________________________________(отсутствие самого документа или материала, признаки несанкционированного вскрытия почтового отправления,

отсутствие документов, указанных в описи, повреждения документа, конверта, печатей)

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Настоящий акт составлен в 2 (двух) экземплярах.

Подписи:




27


Образец формы реестра передачи документов с пометкой «Для служебного пользования»

РЕЕСТРпередачи документов с пометкой «Для служебного пользования»

в _______________________________________________________________________(наименование структурного подразделения)

_____________________________________________________ Московской ___________________________________________________области


№ п/п Наименование документа

Кому передан документ (фамилия

и инициалы)

Дата передачи

документа

Дата возврата документа Примечание

123

28


Образец формы журнала учета входящих документов с пометкой «Для служебного пользования»

ЖУРНАЛучета входящих документов с пометкой «Для служебного пользования»

в _______________________________________________________________________(наименование структурного подразделения)

_____________________________________________________ Московской ___________________________________________________области


Начат: «_____» ______________201__ г.

Окончен: «_____» ______________201__ г.

Левая страница:

№ п/п Дата поступления и номер документа

Откуда поступил, дата и исходящий номер

Наименование или краткое содержание документа

123

Правая страница:

Номерэкземп-

ляра

Кол-волистов

Кому выдан документ (фамилия и инициалы)

Роспись за получение

документа, дата

Роспись за возврат документа, дата

Местонахож-дение

документа (номер дела)


123

29


Образец формы журнала инвентарного учета документов с пометкой «Для служебного пользования» длительного пользования

ЖУРНАЛинвентарного учета документов с пометкой «Для служебного пользования»

длительного пользования

в_____________________________________________________ Московской _______________________________________________________________области


Начат: «_____» ______________201__ г.

Окончен: «_____» ______________201__ г.


№ п/п

Дата регистрации Наименование документа

Откуда поступил документ

Входящий номер сопроводительного

письма и дата

Кол-во экземпляров

Кол-во листов в

документе


Размножение ОтправкаНомер акта обуничтожении документа и

дата

ПримечаниеРешение руководителя (фамилия и инициалы,

должность) на изготовление копий, дата

Кол-воэкземпляров

Номер исходящего документа и

дата

Кому отправлен Номерэкземпляра

30


Образец формы журнала учета исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования»

ЖУРНАЛучета исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования»

в ____________________________________________________ Московской _______________________________________________________________области


Начат: «_____» ______________201__ г.

Окончен: «_____» ______________201__ г.


№ п/п Дата регистрации документа Регистрационный номер Наименование или краткое содержание

документа

123


Кол-во экземпляров и

листов экземпляра

Местонахождение документа (номер дела) Примечание

31


Образец оформления реквизитов документа с пометкой «Для служебного пользования»

Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляютсяв правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Для служебного пользования

Экз. № ______

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документав левом нижнем углу проставляется количество отпечатанных экземпляров, список рассылки, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, дата печатания документа.

Отп. 1 экз. – в адрес

Копия экз. № 1/1 – в дело

Исп. и отп. Иванов И.И.

8 498 602-00-33

27.03.2015

Отп. 1 экз. – в дело

Копия экз. № 1/1 – в адрес 1

Копия экз. № 1/1 – в адрес 2


8 498 602-00-33

27.03.2015

Отп. 1 экз. – в дело

Копия экз. № 1/1–1/75 – согласно списку рассылки

32


8 498 602-00-33

27.03.2015

33


Образец формы журнала учета внутренних документов с пометкой «Для служебного пользования»

ЖУРНАЛучета внутренних документов с пометкой «Для служебного пользования»

в ____________________________________________________ Московской _______________________________________________________________области


Начат: «_____» ______________201__ г.

Окончен: «_____» ______________201__ г.


№ п/п Дата регистрации документа Регистрационный номер Наименование или краткое содержание

документа

123


Кол-во экземпляров и

листов экземпляра

Местонахождение документа (номер дела) Примечание

34


Образец формы акта о выделении к уничтожению документов с пометкой «Для служебного пользования», не подлежащих хранению

АКТо выделении к уничтожению документов с пометкой

«Для служебного пользования», не подлежащих хранению

На основании _________________________________________________________________________________(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы:

№п/п

Заголовок дела или групповой заголовок

документов

Дата дела или крайние

даты дела

Номера описей

(номенкла- тур) за

201___ год

Индекс дела (тома, части) пономенклатуре

или номер дела по описи

Количество дел (томов,

частей)

Сроки хранения дела (тома, части и номера статей

по перечню)


1 2 3 4 5 6 7 8

Всего подлежит уничтожению ________________________________________ дел и документов.(цифрами и прописью)

______________________________________________________________________________________________________

(подписи, фамилии и инициалы лиц, составивших акт)СОГЛАСОВАНОПротокол ЭПКот_______________ №_______

Председатель ЭПК____________________________(подпись, фамилия и инициалы)

Включенные в акт дела и документы сверены с записями в протоколе ЭПК, акте и в учетных формах______________________________ ______________________________(подписи, фамилии и инициалы, дата)Дела и документы полностью уничтожены путем __________________________________________________________

________________________________________________________________(подписи, фамилии и инициалы, дата)

Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журналах учета документов и в описях документов дел произведены.

________________________________________________________________(подписи, фамилии и инициалы, дата)


Образец формы журнала учета машинных носителей информации

ЖУРНАЛучета машинных носителей информации

в ______________________________________________________________________(наименование структурного подразделения)

___________________________________________________ Московской области(наименование государственного органа)

Начат: «_____» ______________201__ г.

Окончен: «_____» ______________201__ г.

Первая и последующие страницы:

№ п/п

Дата, регистрационный номер машинного

носителя информации,

пометка

Тип машинного носителя

информации

Место хранения

машинного носителя

информации

Расписка в получении (фамилия и инициалы

исполнителя, подпись), дата

Расписка в обратном приеме

(фамилия и инициалы,

подпись), дата


123

СОДЕРЖАНИЕ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

I. Общие положения …………………………………………………... 1

II. Бланки документов…………………………………………………... 3

1. Порядок разработки и утверждения………………………………… 3

2. Требования к изготовлению бланков……………………………….. 3

3.Общие требования к учету, использованию и хранению гербовых бланков…………………………………………………………………

6

4.Учет, хранение и уничтожение гербовых бланков в структурных подразделениях Управления делами ………………………………..

7

III.Общие правила оформления документов. Состав и оформление реквизитов. Состав документов Управления делами ……………...

8

1. Общие правила оформления документов…………………………… 8

2. Состав и оформление реквизитов…………………………………… 12

3. Состав документов Управления делами…………………………….. 39

Входящие документы………………………………………………… 39

Исходящие документы………………………………………………. 40Подготовка ответов на поручение Губернатора Московской области…………………………………………………………………

41

Подготовка писем в адрес руководителей центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, руководителей государственных бюджетных учреждений и предприятий Московской области, находящихся в ведомственном подчинении Управления делами, а также другим юридическим лицам…………………………………………………………………...

44

Формирование листа согласования………………………………….. 44

Организационные документы……………………………………….. 45

Положения, правила, инструкции…………………………………… 45

Должностной регламент, должностная инструкция……………….. 47

Распорядительные документы………………………………………. 47

Распоряжение…………………………………………………………. 47

Приказ…………………………………………………………………. 47

Подготовка проектов распорядительных документов……………... 48

Оформление проектов распорядительных документов……………. 48

2

Регистрация, рассылка и хранение распорядительных документов 53

Правила внесения изменений в правовые акты…………………….. 54

Обращения граждан…………………………………………………... 60

Ответы на обращения граждан……………………………………… 61

Внутренние документы………………………………………………. 61

Доверенность…………………………………………………………. 61

Протокол………………………………………………………………. 63

Вызов на совещание………………………………………………….. 68

Служебные записки…………………………………………………... 69

Докладные записки…………………………………………………… 71

Заявление……………………………………………………………… 71

Стенограмма………………………………………………………….. 72

План…………………………………………………………………… 72

Отчет…………………………………………………………………… 73

Акт…………………………………………………………………….. 73

Договоры, соглашения, контракты………………………………….. 73

IV. Организация документооборота…………………………………….. 74

Принципы организации документооборота………………………… 74Порядок рассмотрения, подготовки, регистрации и отправки документов…………………………………………………………….

76

V. Работа исполнителя с документами………………………………… 83

Контроль исполнения документов………………………………..…. 85

Цель и организация контроля………………………………………... 85

Сроки исполнения документов………………………………………. 86

Снятие с контроля…………………………………………………….. 88

VII.Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов документов…………………………………………………

89

VIII. Документальный фонд Управления делами………………………... 90

Составление номенклатуры дел……………………………………... 91

Формирование дел……………………………………………………. 93

3

Оформление дел………………………………………………………. 94

Составление описей дел……………………………………………… 95Хранение и использование документов в структурных подразделениях ……………………………………………………….

96

Порядок передачи документов на хранение в архив……………….. 97

IX.Особенности обращения с документами, изданиями и машинными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного доступа……………………………….

99

Порядок обращения с документами, содержащими информацию ограниченного доступа

99

X. Шаблонные фразы для подготовки писем…………………………. 104

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………… 107

ud.mosreg.ru · web viewИнструкция по делопроизводству в...

Documents