Une approche documentaire de la diffusion sur Internet

Journée WebÉducation

Martin Sévigny / Irosoft / 14 mai 2009

sevigny@irosoft.com

http://www.irosoft.com

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Rappel du programme

En lien direct avec la conférence précédente, nous allons terminer la journée par une exploration des impacts de la diffusion sur Internet des documents numériques.

L'objectif est de voir comment un intranet documentaire peut se transformer - en tout ou en partie - en un outil de diffusion sur Internet, en tenant compte des besoins en sécurité, authenticité, confidentialité, interopérabilité, etc.

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Plan de la présentation

Diffusion sur Internet Concepts Impacts généraux

Impacts sur les documents Impacts sur la gestion documentaire Stratégies

Bilan de la journée

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Diffusion sur Internet

Principaux concepts Un réseau étendu, avec un grand nombre potentiel d’utilisateurs Des technologies de base identiques, mais des caractéristiques

techniques très variées Un phénomène social, pas seulement un outil

Modes, tendances Objet de discussions, de pouvoir

En bref… Une apparente continuité par rapport à intranet… … mais les petites différences peuvent avoir des impacts majeurs

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Diffusion sur Internet

Principaux impacts Démographiques

Nombre d’utilisateurs potentiels très élevé Diversité culturelle Diversité des niveaux de connaissance

Technologiques Grande diversité des dispositifs de consultation Diversité des vitesses d’accès Diversité des logiciels, en particulier les navigateurs Internet

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Diffusion sur Internet

Principaux impacts D’utilisation

Utilisateurs finaux Agrégateurs, intermédiaires Utilisateurs humains, utilisateurs informatiques

De visibilité Impacts médiatiques Phénomènes sociaux

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Impacts sur les documents

Est-ce le bon document? Diffuser la bonne (dernière?) version Ne pas introduire d’erreurs (voir la question des formats) Donner confiance à l’utilisateur concernant l’origine et

l’authenticité du document Quel format utiliser

Le format peut-il être lu par la vaste majorité des utilisateurs, peu importe leur nature?

Dans certains cas, le format peut-il être modifié par les utilisateurs concernés?

Dois-je prévoir une conversion? Si oui est-elle fiable? Dois-je la faire à la demande ou prévoir une conversion préalable?

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Impacts sur les documents

Ais-je les bonnes métadonnées? Est-ce que le profil de métadonnées du document prévoit les

propriétés pertinentes à la diffusion sur Internet? Est-ce que mon document a des valeurs correctes pour ces

propriétés? Est-ce que tous les usages potentiels de ces propriétés ont été

considérés? Recherche sur le site Recherche sur des moteurs de recherche publics Affichage des propriétés Navigation

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Impacts sur la gestion documentaire

Technologies Est-ce que mon outil est capable de gérer l’augmentation du

nombre d’utilisateurs? Faire notamment attention aux pics d’audience, par exemple suite

à une forte exposition médiatique Est-ce que mon outil supporte la grande diversité des logiciels

utilisés par les différents utilisateurs? Est-ce que mon outil est « ouvert » sur l’extérieur?

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Impacts sur la gestion documentaire

Gestion des droits d’accès Est-ce que je peux distinguer une diffusion « interne » d’une

diffusion « externe »? Est-ce pertinent? Est-ce suffisant? Est-ce que j’ai prévu un utilisateur anonyme? Est-ce que je peux avoir des utilisateurs nommés externes dans

mon annuaire? Dans mon outil? Est-ce que je peux faire confiance à ces accès externes?

Est-ce que je peux faire confiance à mon outil de gestion documentaire pour bien gérer les accès maintenant que j’ai ouvert (un peu) sur l’extérieur?

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Impacts sur la gestion documentaire

Organisation des documents Est-ce que le mode d’organisation des documents sur l’intranet

correspond à celui que je souhaite utiliser sur Internet? Est-ce que les règles imposées par la gestion intégrée des

documents doivent avoir une réalité pour les utilisateurs externes sur Internet?

Est-ce que l’utilisateur final a besoin de comprendre le fonctionnement interne de mon organisme pour accéder aux informations?

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Impacts sur la gestion documentaire

Organisation des documents – exemple interne

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Impacts sur la gestion documentaire

Organisation des documents – exemple externe

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Stratégies

Faire une bonne gestion documentaire Ne pas négliger les besoins internes, fonctionnels de

l’organisation Une saine gestion documentaire en interne peut aisément se

transformer en qualité sur un site Internet

Agir en amont Concevoir les profils de métadonnées en tenant compte des

besoins de diffusion sur Internet Appliquer consciencieusement les bonnes métadonnées aux

bons documents, en tenant compte des besoins de diffusion sur Internet

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Stratégies

Prévoir les impacts technologiques Séparation des applications internes et externes?

Prévoir des liens tout de même… Planifier la montée en charge

Temps CPU Bande passante

Prévoir des interfaces utilisateurs différentes

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Stratégies

Récapitulatif des principaux ingrédients Des documents correctement décrits Un logiciel ouvert de gestion intégrée des documents sur

intranet Des règles de transposition de l’intranet vers Internet

Règles d’extraction: quels documents dois-je publier à qui? Règles de navigation: comment organiser et naviguer les

documents extraits? Une vue informatique de l’intranet transposé vers Internet Un outil de gestion de sites Internet qui peut exploiter cette vue

informatique parmi d’autres informations et services

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Bilan de la journée

Questions? Commentaires? Prochaines étapes?