unione italiana giunta esecutiva sig. amm. 013-04/2016...

1

UNIONE ITALIANA Talijanska unija - Italijanska Unija

Via – Ulica – Uljarska 1/IV 51000 FIUME – RIJEKA – REKA (HR)

Tel. +385/(0)51/338-285(911); Fax. 212-876 E-Mail: [email protected]

www.unione-italiana.eu ID Skype: unione.italiana.fiume

GIUNTA ESECUTIVA Sig. Amm. 013-04/2016-15/23

N° Pr. 2170-67-02-16-5 Ai sensi dell’articolo 43 dello Statuto dell’Unione Italiana e degli articoli 4, 19 e 26 del “Regolamento di procedura della Giunta Esecutiva dell’Unione Italiana”, la Giunta Esecutiva dell’Unione Italiana nel corso della sua XXV Sessione ordinaria, tenutasi a Levade-Gradigne, il 1 luglio 2016, dopo aver esaminato il “Catalogo sulle procedure amministrative e finanziarie dell’Unione Italiana con sede a Fiume – Mapa procesa”, predisposto dalla Ditta Q-Fact Consult doo di Fiume, d’intesa con l’Unione Italiana, su proposta del Presidente della Giunta Esecutiva, ha approvato la seguente:

CONCLUSIONE 1 luglio 2016, N° 270,

“Approvazione del Catalogo sulle procedure amministrative e finanziarie dell’Unione Italiana con sede a Fiume – Mapa procesa”

1. Si approva il “Catalogo sulle procedure amministrative e finanziarie dell’Unione Italiana con sede a Fiume – Mapa procesa”, predisposto dalla Ditta Q-Fact Consult doo di Fiume, d’intesa con l’Unione Italiana, che costituisce parte integrante della presente Conclusione.

2. La presente Conclusione entra in vigore il giorno della sua approvazione e unitamente al “Catalogo sulle procedure amministrative e finanziarie dell’Unione Italiana con sede a Fiume – Mapa procesa”, sarà pubblicata sul sito dell’Unione Italiana www.unione-italiana.eu.

Il Presidente Maurizio Tremul

Levade-Gradigne, 1 luglio 2016 Recapitare:

- Al Presidente dell’Unione Italiana, On. Furio Radin. - Al Presidente dell’Assemblea dell’Unione Italiana, Sig. Roberto Palisca. - Ai membri della Giunta Esecutiva dell’UI. - Al Segretario Generale dell’Ufficio dell’Assemblea e della Giunta Esecutiva dell’UI, dott.ssa Christiana Babić. - Alla Direttrice dei Servizi Amministrativi dell’UI, Sig.ra Orietta Marot. - Al Segretario della GE, Sig. Marin Corva. - All’Ufficio dell’Assemblea e della Giunta Esecutiva. - Archivio.

2

MOTIVAZIONE

Nell’intento di regolamentare ulteriormente le procedure burocratiche, amministrative e finanziarie dell’Unione Italiana, la Società di consulenza esterna dell’Unione Italiana, la Ditta Q-Fact Consult doo di Fiume, d’intesa con i Servizi Amministrativi dell’Unione Italiana, ha predisposto il “Catalogo sulle procedure amministrative e finanziarie dell’Unione Italiana con sede a Fiume – Mapa procesa”, in allegato.

UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA

01‐1

VLASNIK PROCESA Predsjednik Izvršnog odbora

NAZIV PROCESA

Proces isplate sredstava udrugama građana

CILJ PROCESA Zadovoljenje potreba za donacijama/ financiranjem udruga građana uz kontrolu namjenskog korištenja isplaćenih sredstava

GLAVNI RIZICI Nenamjenski utrošak doniranih sredstava

Nedovoljna sredstva za isplatu

Nedostavljanje izvješća o utrošku sredstava

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Zahtjev udruge/ organizacije/ ustanove za donacijom

Ugovor o donaciji

Financijski plan‐ dozvoljava li odljev sredstava

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje zahtjeva

Evidentiranje zahtjeva

Odobrenje zahtjeva

Izrada Ugovora o donaciji

Ovjeravanje ugovora o donaciji

Isplata sredstava prema Ugovoru o donaciji ili plaćanje računa

IZLAZ:

Isplaćena donacija udruzi građana

Izvješće o namjenski utrošenim sredstvima

Račun

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces, programska/informatička podrška

ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o udrugama NN 74/14, Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14

Ime i prezime Funkcija Datum Potpis

Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:

DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK

Kada je riječ o donacijama financijeri su:

1. UPT 2. Ostali financijeri (MAE, RH, ostali…)

Kada je finacijer UPT:

Odobravanje financijskog

plana na skupštini u

kojemu su definirani

iznosi donacija.

Skupština Do kraja godine za iduću godinu

ZapisnikFinancijski plan

Zahtjevi se zaprimaju od

pojedinih udruga/

zajednica putem pošte ili

osobno

Administrativni referent

Svakodnevno

Zahtjev za donacijom (samo za UPT)

Evidentiranje zahtjeva‐na svaki zaprimljeni zahtjev stavlja se prijemni štambilj, dodjeljuje se klasifikacijska oznaka koja se unosi u računalo. Upis u urudžbeni zapisnik sa datumom zaprimanja


Nakon kontrole zahtjeva

Zahtjev sa prijamnim štambiljom Urudžbeni zapisnik

Predaja zahtjeva na obradu


Isti dan

U slučaju kada je

financijer UPT šalju se

zahtjevi

Do 30 dana od dana primitka

Zahtjev

Kada financijer nije UPT: Izrada Ugovora o donaciji/ financiranju

Stručni suradnik

Po odluci Ugovor o donaciji

Ukoliko donaciju prima

fizička osoba, za to se

donosi Odluka

Predsjednik Izvršnog odbora

Nakon obrade zahtjeva

Odluka o donaciji fizičkim osobama

Odluka Izvršnog odbora (za financiranje zajednica Talijana) se radi na osnovu dobivenog predračuna ili programa za određenu aktivnost a tek po uplati sredstava se pravdaju troškovi sa računima te se radi zahtjev prema UPT ako je financijer UPT.

Ovjeravanje ugovora o

donaciji/ financiranju


Ovjereni ugovor

Isplata sredstva/ plaćanje

računa prema ovjerenom

ugovoru

Računovodstvo Unione Italiana

Nakon ovjere ugovora

Izvadak sa žiro računa, Plaćeni račun, Ugovor

Isplata sredstava za donacije: ZT i ostale institucije dostavljaju dopis –zahtjev sa računima naslovljeni na instituciju u privitku zahtjeva kao i potvrde o uplatama te izjavu da taj iznos nije zatražen od nekog drugog financijera Samo kada je financijer UPT donacija ide preko zahtjeva, a za sve ostale financijere pravdaju se sredstva slanjem preslika dokumentacije tromjesečno ili na kraju godine (RH,R Slovenija, Istarska županija). Sredstva po projektima MAE kontrolira talijanski revizor u prostorijama Unione Italiana. Provođenje kontroleutroška sredstava (neovisno o financijeru)

Stručni suradnik

Izvještaj o utrošenim sredstvima


01‐2

VLASNIK PROCESA Administrativni referent, Glavni tajnik

NAZIV PROCESA

Proces naplate potraživanja

CILJ PROCESA

Ažurno praćenja procesa naplate potraživanja i pravovremeno naplaćena potraživanja.

GLAVNI RIZICI

Nemogućnost naplate

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Izvod poslovnog računa

Lista obveznika plaćanja

AKTIVNOSTI:

Knjiženje uplata i zatvaranje po zaduženjima

Usklađenje zatvaranja uplata sa zaduženjima

Izrada rekapitulacije otvorenih stavki potraživanja od kupaca

Provjera naplaćenih potraživanja

Izrada opomene pred ovrhu

Upis dostava opomena u knjigu izlazne pošte

Prosljeđivanje informacija o nenaplaćenim potraživanjima

Praćenje naplate utuženih potraživanja

Arhiviranje dokumentacije

IZLAZ: Rekapitulacija otvorenih stavki potraživanja od kupaca

Izrađena opomena pred ovrhu

Dostavljena opomena stranici

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA

Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces, programska/informatička podrška

ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR

Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14, Ovršni zakon NN 112/12


Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:

DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI

DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK

Praćenje kartice potraživanja od kupaca.

Računovodstveni servis

Mjesečno

Kartica kupaca (po ročnosti)

Kontrolira se ispravnost i točnost podataka na način da se provjerava da li je ispravno korisnik zadužen.


Mjesečno

Knjiženje uplata te zatvaranje istih po zaduženjima.


Dnevno Temeljnica, knjiga izlaznih računa, račun

Kontrolira se jesu li sve uplate prenesene.


Mjesečno

Provjeravanje stanja naplate i roka dospijeća pojedinih potraživanja.

Administrativni referent, Predsjednik Izvršnog odbora

Mjesečno

Izrada rekapitulacija otvorenih stavki potraživanja od kupaca.


Krajem mjeseca

Rekapitulacija otvorenih stavki

Razmatranje mogućih utuženja.

Predsjednik Izvršnog odbora Računovodstveni servis

Krajem mjeseca

Izdavanje opomena pred ovrhu radi naplate potraživanja: 2 x godišnje šalju se opomene pred ovrhu. U programu se zadaju periodi koji su sporni i izvlače opomene za osobe koje se u tom ispisu nalaze.


2x godišnje Opomena

Opomene se ispisuju u 1 primjerak, ovjeravaju se i kuvertiraju.


Opomena

Kuvertirane opomene predaju se na evidenciju u knjigu izlazne pošte.


Opomena

Opomene koje nisu uručene prekuvertiraju se i šalju ponovo. Dugovanja koja su podmirena, iste opomene se arhiviraju i predaju u arhivu.

Administrativni referent Računovodstveni servis

Opomena

Provjerava se plaćanje po opomenama.


Mjesečno

Ako obveze po opomeni nisu podmirene priprema se dokumentacija za utuženje.


Jednom godišnje

Dokumentacija za utuženje

Kontrolira se sva potrebna dokumentacija za tužbu i provodi postupak.

Administrativni referent Glavni tajnik Pravni servis

Praćenje naplate utuženih potraživanja, predavanje sve dokumentacije u vezi sa prigovorom, arhiviranje.


Parnični postupak, vođenje istog, praćenje predmeta do okončanja,arhiviranje.

Glavni tajnik Pravni servis

Evidentiran je problem pravovremene naplate potraživanja prema Sveučilištu u Trstu. Radi se o tome

da Ustanovi pojedine račune plaća navedeno Sveučilište. Prilikom dobivanja takvog ulaznog računa

knjiži se obveza i rashod, ali i potraživanje i prihod jer će im taj iznos biti naknadno uplaćen. Kada se

dogodi da račun dođe krajem godine i Sveučilište ne plati, postavlja se pitanje što sa zaračunatim

prihodima? Rješenje je korištenje vremenskih razgraničenja kroz odgođenu naplatu prihoda.


01‐3


NAZIV PROCESA

Proces plaćanja računa

SVRHA PROCESA Točno i pravovremeno podmirivanje financijskih obaveza

GLAVNI RIZICI Nemogućnost plaćanja računa

Dvostruko plaćanje računa

Nepostojanje evidencije plaćanja

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Otvorene stavke dobavljača

Knjiga ulaznih računa

AKTIVNOSTI:

Odabir računa za plaćanje prema roku dospijeća i raspoloživim financijskim resursima

Potpis računa za plaćanje

Evidentiranje plaćanja u knjizi ulaznih računa

IZLAZ: Izvršeno plaćanje računa

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Prostor za rad, programska / informatička podrška,informatička oprema, radnici uključeni u proces, raspoloživa financijska sredstva na žiro‐računu

ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14, Zakon o platnom prometu NN 136/12


Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:


Zaprimanje ulaznog

računa, stavljanje

prijemnog štambilja


Dnevno

Ulazni račun

Ručno unošenje računa u

knjigu ulaznih računa


Dnevno Knjiga URA

Određivanje financijera: Administrativni referent

Dnevno

1.UPT‐ izrada zahtjeva

prema financijeru


Nakon primanja URE

Zahtjev za plaćanjem

Plaćanje dobavljaču Administrativni referent

Odmah po evidentiranoj uplati financijera

Izvod Ulazni račun

2.Ostali financijeri ‐

plaćanje


Po primitku URE

Izvod Ulazni račun

Kontrola odabranih računa

da nisu već ranije plaćeni i

da li je ispravan žiro račun

za plaćanje


Prije plaćanja

Režijski troškovi plaćaju se bez obavještavanja predsjednika Izvršnog odbora. Ostali računi moraju biti odobreni (potpisom) od strane predsjednika Izvršnog odbora.Arhiviranje računa u

registrator


Nakon računovodstvene obrade računa

Plaćeni račun

Kontrola da li je usklađena

evidencija kod osobe koja

je izvršila plaćanje sa

računovodstvom


Jednom mjesečno


01‐4

VLASNIK PROCESA Pravni servis, Glavni tajnik

NAZIV PROCESA

Proces prisilne naplate

SVRHA PROCESA Pravovremeno postupanje za osiguranje potpune naplate prihoda i primitaka

GLAVNI RIZICI

Nepravovremeno utvrđivanje obveznika, pogrešno utvrđivanje obveznika

Neredovito praćenje naplate

Nemogućnosti naplate uslijed spornih i zastarjelih potraživanja

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Popis dužnika i otvorenih stavaka

AKTIVNOSTI:

Utvrđivanje ovršenika (obveznika plaćanja naknade)

Izrada prijedloga za pokretanje ovršnog postupka

Pokretanje ovršnog postupka

IZLAZ: Pravomoćno rješenje o naplati potraživanja



ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14, Ovršni zakon NN 112/12


Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:


Utvrđivanje ovršenika

Računovodstveni servis Glavni tajnik

Jednom godišnje

Izvod otvorenih stavki kupaca

Izrada prijedloga za

pokretanje ovršnog

postupka te

prikupljanje dokazne

dokumentacije

(ulazni računi)

Glavni tajnik Pravni servis

Odmah po utvrđenju

Prijedlog za pokretanje ovršnog postupka Dokazna dokumentacija

Pokretanje ovršnog

postupka (za to je

zadužen angažirani

odvjetnički ured)

Pravni servis Predmet ovršnog postupka

Provođenje ovrhe Pravni servis Rješenje o ovrsi

Arhiviranje

dokumentacije



01‐5

VLASNIK PROCESA Zakonski predstavnici Unione Italiana, Nadzorni organ

NAZIV PROCESA

Proces zaprimanje radova

SVRHA PROCESA Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje radova prema uvjetima iz ugovora te pravovremena izvješća nadzornog organa (situacije).

GLAVNI RIZICI Odstupanje od naručene kvalitete ili količine radova

Odstupanje od dogovorenog roka

Komunikacija s izvođačima radova

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Dokumentacija o izvršenim radovima

Ulazni račun

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje dokumentacije o izvršenim radovima

Provjera matematičkih, kvantitativnih i kvalitativnih parametara dokumentacije

Zaprimanje privremenih situacija

Potvrđivanje dokumentacije o izvršenim radovima

Prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje


IZLAZ: Potvrda o zaprimljenim radovima

Okončana situacija

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi

ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14, Zakon o obveznim odnosima NN 35/05 do 78/15


Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:

DIJAGRAM TIJEKA

OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK

Potpisuje se Ugovor o izvođenju radova

Zakonski predstavnici Unione Italiana

Nakon izrade Ugovora

Ugovor o izvođenju radova čiji su potpisnici: 1.Ministarstvo vanjskih poslova Republike Italije 2.Talijanska unija 3.Izvođač radova 4.Korisnik nekretnine na kojoj se radovi izvode

Za potrebe nadzora nad izvođenjem radova angažira se eksterni Nadzorni organ.

Predstavnik Nadzornog organa Zakonski predstavnici Unione Italiana

Prije početka izvođenja radova

Ugovor s arhitektonskim uredom potpisan od strane ovlaštenih osoba obiju strana

Nadzorni organ ovjerava privremene situacije i nadzire tijek izvođenja radova.

Nadzorni organ Tijekom izvođenja radova

Građevinski dnevnik Potpisane privremene situacije

Privremene situacije šalju se odgovornoj osobi na potpis i idu na računovodstveno postupanje (ukoliko se primjenjuje plaćanje po privremenim situacijama)

Zakonski predstavnici Unione Italiana

U slučaju problema u tijeku radova, organiziraju se radni sastanci

Nadzorni organ Izvođač radova Zakonski predstavnici Unione Italiana

Tijekom izvođenja radova

Zapisnici sa sastanka potpisani od strane svih sudionika

Dostava dokumentacije o izvršenom nadzoru radova i okončane situacije

Nadzorni organ Po izvršenju radova

Potpisana dokumentacija o izvršenom nadzoru

Potpisnici okončane situacije su ovlašteni arhitekti (Nadzorni organ) i Predsjednik izvršnog odbora. Dokumentacija se prosljeđuje na računovodstveno postupanje

Knjigovodstvo Po primitku okončanih (privremenih) situacija

Potpisane privremene i okončane situacije i ostala prateća dokumentacija

Nekretnina se stavlja u uporabu i počinje teći amortizacija

Knjigovodstveni servis

Po primitku okončane situacije

Analitičke kartice Temeljnice



Nakon obrade dokumentacije

Registratori

U slučaju da predsjednik Izvršnog odbora nije fizički u Rijeci u vrijeme kada je potrebno potpisati situacije zbog obračuna PDV‐a u knjigovodstveni servis šalje se kopija bez potpisa Predsjednika. Situacija/ račun potpisuje se naknadno.


01‐6

VLASNIK PROCESA Administrativni referent

NAZIV PROCESA

Proces zaprimanje roba

SVRHA PROCESA Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje roba prema uvjetima iz narudžbe (narudžbenice, ugovora, ponude)

GLAVNI RIZICI Odstupanje od naručene kvalitete ili količine robe

Odstupanje od dogovorenog roka

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Narudžbenica, ugovor, ulazni račun

AKTIVNOSTI:

Prijem robe

Kvalitativno i kvantitativno provjeravanje parametara iz narudžbe (narudžbenice, ugovora, ponude)

IZLAZ: Plaćeni ulazni račun

Dostavljena naručena roba

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi

ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14


Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:


Svaki član Izvršnog odbora ima svoga pomoćnika (administrativnog referenta) koji je odgovoran za naručivanje i zaprimanje robe u sektoru kojeg pokriva pojedini član Izvršnog odbora. Zaprimanje računa Administrativni

referent Svakodnevno

Ulazni račun

Provjera da li su na

ulaznom računu

navedeni svi zakonski

elementi računa


Odmah po prijmu

Ulazni račun

Pregledavanje robe na

način da se kvantitativno

i kvalitativno uspoređuje

roba sa računom,

narudžbenicom ili

ugovorom


Odmah po prijmu

Ulazni račun Narudžbenica Ugovor

Za svaki račun obavlja se

matematička kontrola

ispravnosti iznosa koji je

zaračunan


Odmah po prijmu

Ulazni račun

Raspodjela robe Administrativni referent

Odmah po prijmu

Potpisivanje ulaznog

računa čime se

potvrđuje kvantiteta i

kvaliteta zaprimljene

robe


Potpis ovlaštene osobe na ulaznom računu/ primci (osoba koja je zaprimila robu)

Odobrenje i ovjera

plaćanja ulaznog računa


Potpisan ulazni račun

Pristupa se plaćanju

korištenjem Internet

bankarstva

Administrativni

referent

Nakon

ovjerenog

ulaznog

računa

Bankovni izvod

Dokaz o

plaćanju putem

Internet

bankarstva

Račun ide na računovodstveno postupanje


Odmah po primitku


01‐7

VLASNIK PROCESA Administrativno osoblje

NAZIV PROCESA

Proces zaprimanja, otpreme i arhiviranja dokumenata

SVRHA PROCESA Točno i pravovremeno evidentiranje svih zaprimljenih dokumenata te njihova pravodobna obrada i otprema.

GLAVNI RIZICI Gubitak ili oštećenje dokumenata

Neadekvatno arhiviranje

Neadekvatno provođenje procesa zaprimanja

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Zaprimljeni dokumenti

AKTIVNOSTI:

Evidentiranje i obrada dokumenata

Otpremanje dokumenata

Arhiviranje i čuvanje dokumenata

IZLAZ: Arhivirana dokumentacija

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Zaposlenici potrebni za odvijanje procesa. Programska i informatička podrška.

ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Uredba o uredskom poslovanju (NN 38/87), Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97, 64/00)


Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:


Dokumenti se

zaprimaju

Administrativni referenti

Svakodnevno

Stavljanje prijemnog

štambilja,

dodjeljivanje

klasifikacijskog broja,

koji se i unosi u

računalo


Odmah po prijmu

Primljeni dokument ima pečat i klasifikacijski broj

Zaprimljeni

dokumenti idu

ovlaštenoj osobi na

potpis i nakon toga u

urudžbeni zapisnik

Svaki dokument potpisuju oba predsjednika

Odmah po prijmu

Urudžbeni zapisnik

Zaprimljeni

dokumenti se, ovisno

o sadržaju, upućuju

odgovornom osoblju

na obradu

Referent arhivist Odmah nakon urudžbiranja

Dokument sa urudžbenim brojem

Vrši se obrada

dokumenata

Osoblje kojem je dokument upućen na obradu

Obrađeni dokumenti

vraćaju se prema

naputku i otpremaju

putem pošte ili

internom dostavom


Nakon postupanja po dokumentu

Knjiga izlazne pošte

Dokumenti se razvrstavaju po vrstama i vremenu nastanka. Dokumenti nastali u tekućoj godini čuvaju se u registratorima. Protekom godine dana dokumenti se predaju u arhivi. Svaki član Izvršnog odbora ima svoga pomoćnika (administrativnog referenta) koji je odgovoran za primanje i obradu dokumenata u sektoru kojeg pokriva pojedini član Izvršnog odbora.


01‐8

VLASNIK PROCESA Tajnik, Predsjednik izvršnog odbora

NAZIV POSTUPKA

Proces odobrenja službenih putovanja

SVRHA POSTUPKA Ovom procedurom uređuje se način i postupak otvaranja putnih naloga, odobravanja službenih putovanja, načina izvješćivanja o izvršenom službenom putu, te obračuna i isplate naknada službenih putovanja. Putni nalog otvara se u sljedeće svrhe službenog putovanja: ∙ za poslovne sastanke izvan sjedišta u svojstvu predstavnika institucije, ∙ u svrhu odlaska na konferencije, znanstvene ili stručne skupove, gostovanja ∙ za potrebe edukacija i stručnog usavršavanja zaposlenika, ∙ za razne potrebe angažiranja vanjskih suradnika ∙ za ostale poslovne potrebe prema nalogu Predsjednika

GLAVNI RIZICI Nepravilno ispunjeni putni nalozi

Lažirani putni nalozi

Pogrešno obračunati troškovi unutar naloga

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Dokumenti kao dokaz za opravdanost putnog naloga

Putni nalog, Izvještaj sa službenog puta

Računi

AKTIVNOSTI: Obračun putnog naloga

IZLAZ: Isplata sredstava

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces isplate putnih naloga, programska/informatička podrška.

ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija 121/14


Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:

DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI

1.Zaposlenik ili vanjski suradnik obraća se tajniku s obrazloženjem svrhe službenog putovanja i donosi potrebne dokaze 2. Tajnik otvara putni nalog. U donjem središnjem dijelu putnog naloga dodjeljuje potpisni štambilj. Putni nalozi unaprijed se otvaraju za članove Skupštine (prije zasjedanja istih). Pripremaju se bianco putni nalozi sa ispunjenim općenitim podacima i takvi se uručuju članovima Skupštine prilikom njihovog dolaska. Neispunjen ili nepotpun putni nalog rezultira nemogućnosti isplate istog. Nepotpunim putnim nalogom smatra se onaj koji ne sadrži Izvještaj sa službenog putovanja niti račune sa istog, a za koje se traži refundacija. Putni nalozi koji ne nastaju zbog zasjedanja Skupštine odobravaju se nakon izvršenog putovanja. Također, nepotpuni putni nalozi biti će temelj da se troškovi istog ne isplate korisniku putnog naloga. 3. Tajnik utvrđuje poziciju unutar aktivnosti i izvor financiranja na potpisnom štambilju i tako pripremljeni putni nalog prosljeđuje odgovornoj osobi na odobrenje. 4. Odgovorna osoba odobrava službeni put svojim potpisom na putni nalog. 5. U slučaju plaćanja računa (predračuna za smještaj ili prijevoz prije samog puta), zaposlenik (ili tajnica) naznačuje na računu ili predračunu poveznicu s brojem putnog naloga. 6. Zaposlenik ili vanjski suradnik koji putuje od sjedišta Ustanove obvezan je putni nalog ponijeti sa sobom na službeni put, a po povratku sa službenog puta obvezan je ispuniti putni nalog, priložiti račune, napisati izvješće s puta, potpisati na liniji gdje piše „Podnositelj računa“ te predati nadležnoj tajnici. 7. Vanjskom suradniku, a kojem je odobren službeni put, ali treba iz drugog odredišta doputovati u sjedište Ustanove, otvara se original putnog naloga kod dolaska, ovjerava se pečatom i potpisom, te mu se original putnog naloga uručuje u trenutku kada prijavi svoj dolazak. Po povratku sa službenog puta, ispunjeni i kompletirani putni nalog dostavlja poštom na adresu Ustanove. 8. Tajnik prosljeđuje kompletirani putni nalog Službi za računovodstvene poslove na likvidaciju, a potom odgovornoj osobi na odobrenje plaćanja, koje potvrđuje svojim potpisom (Predsjednik izvršnog odbora). 9. Ispravan putni nalog s priloženom dokumentacijom te odobren od ovlaštenih potpisnika temelj je za isplatu. Služba će isplatiti razliku sredstava na tekući račun ili zatražiti povrat sredstava. 10. U slučaju da zaposlenik treba izvršiti povrat sredstava, iznos utvrđen obračunom putnog naloga (povrat neutrošenog dijela akontacije), obvezan je u roku od pet (5) dana vratiti na IBAN Ustanove te o istom obavijestiti Ustanovu. 11. U slučaju da se ne izvrši povrat duga u roku od pet (5) dana, gubi se pravo na isplate akontacije za naredna službena putovanja u istoj godini. 12. Ukoliko nije došlo do realizacije službenog puta, potrebno je potpisati i vratiti poništeni putni nalog tajnici, a potom odgovornoj osobi na ovjeru. Poništenje se vrši kosom crtom preko cijelog putnog naloga s natpisom „nerealiziran“. U slučaju prethodno primljene akontacije za službeni put, istu treba vratiti na žiro račun Ustanove te ju o istom obavijestiti. 13. Ukoliko je službeno putovanje izvršeno bez potraživanja odnosno prava za naknadu putnih troškova, putni nalog treba predati nadležnoj tajnici, koja isti kontrolira, daje odgovornoj osobi na ovjeru te prosljeđuje tajnici za arhivu. Na takvom putnom nalogu zaposlenik ili tajnica upisuje napomenu „Bez prava/potraživanja“.


Obračun i isplatu naknade za službena putovanja vrši služba računovodstva u roku od pet (5) dana od primitka ispravno popunjenog, kompletiranog, ovjerenog i odobrenog putnog naloga. Troškovi nastali tijekom službenog putovanja isplaćuju se na način i pod uvjetima koji su regulirani Zakonom i Pravilnikom o porezu na dohodak te posebnim odlukama. Naknada troškova prijevoza

1. Troškovi prijevoza ostvaruju se uporabom javnog prijevoza, korištenjem službenog vozila i korištenjem privatnog automobila u službene svrhe na udaljenosti od mjesta rada ili mjesta prebivališta/boravišta do mjesta upućenog putnim nalogom. 2. Troškovi javnog prijevoza obračunavaju se u visini stvarnih troškova. Vrsta javnog prijevoza koja je odobrena s obzirom na odredište putovanja i potrebno vrijeme dolaska na upućeno odredište, priznaje se prema cijeni prijevoznika čije su usluge prijevoza korištene. Putne karte kao dokaz prijevoza izvršenog javnim prijevozom, obvezno je priložiti putnom nalogu. 3. Vanjski suradnici koji primaju naknadu i koji su sami podmirili troškove prijevoza obvezno prilažu račun prijevoznika koji treba glasiti na Ustanovu. 4. Korištenjem službenog vozila na službenom putu, uz putni nalog na kojem se evidentira relacija, početni i završni broj kilometraže, prilažu se i troškovi cestarina, tunela i kupljenog goriva pri čemu račun za kupljeno gorivo treba glasiti na Ustanovu. 5. Kod službenog putovanja privatnim automobilom u službene svrhe, vrijednost kilometra obračunava se sukladno posebnoj odluci. Udaljenost se obračunava od mjesta rada ili mjesta prebivališta/boravišta do mjesta destinacije prema planeru putovanja Hrvatskog autokluba koristeći optimalnu vrstu rute na mrežnim stranicama dostupnim na http://map.hak.hr. Putnom nalogu obvezno je priložiti originalne isprave (račune za cestarine, tunelarine, mostarine, parking, ispis s interneta o korištenju ENC‐a i sl.) kojima se dokazuju nastali troškovi. 6. Ako osoba koristi ENC uređaj na putovanju, putnom nalogu treba priložiti ispis s interneta iz čega je vidljiv broj ENC kartice, datum i vrijeme ulaska i izlaska s autoceste, naziv ulazne i izlazne postaje te cijena izražena u kunama. Naknada troškova smještaja

1. Naknada troškova smještaja zaposlenicima isplaćuje se u visini stvarnih troškova (u trošak noćenja ulazi i trošak doručka). 2. Vanjski suradnici koji primaju naknadu i imaju pravo na troškove smještaja, a sami su platili račun, obvezno prilažu originalni račun izdavatelja usluge smještaja koji treba glasiti na Ustanovu te sadrži ime i prezime vanjskog suradnika. Naknada na ime dnevnica

1. Dnevnice za službena putovanja u zemlji, članicama EU i inozemstvu isplaćuju se za putovanja iz mjesta rada ili iz mjesta prebivališta/boravišta do mjesta destinacije u udaljenosti od najmanje 30 kilometara. 2. Dnevnicama se pokrivaju troškovi prehrane, pića i lokalnog prijevoza u mjestu u koje je osoba upućena na službeno putovanje. 3. Puna dnevnica obračunava se za putovanje koje traje više od 12 sati do 24 sata dnevno, odnosno pola dnevnice za putovanje koje traje više od 8, a manje od 12 sati.


01‐9

VLASNIK PROCESA Komisija za inventuru

NAZIV PROCESA

Proces provođenja inventure osnovnih sredstava i sitnog inventara

CILJ PROCESA

Točno i pravovremeno obavljanje popisa imovine

GLAVNI RIZICI

Nemogućnost provođenja inventure

Veliki viškovi i manjkovi

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Odluka o popisu

Popisne liste

AKTIVNOSTI:

Osnivanje i poziv inventurne komisije

Planiranje popisa

Prikupljanje kartica OSA i SI

Provođenje popisa imovine

IZLAZ:

Izvješće o inventurnom popisu

Potpisana popisna lista

Utvrđeni viškovi/ manjkovi




Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14


Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:

DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE POPRATNI

DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK Sastavljanje Odluke o popisu

Predsjednik IO Kraj godine Odluka

Osnivanje i poziv inventurne komisije

Predsjednik IO Kraj godine Odluka‐ sastav komisije

Plan popisa‐ utvrđivanje lokacija, datum provođenja inventure po pojedinim lokacijama, raspored zadataka.

Komisija Kraj godine

Prikupljanje kartica osnovnih sredstava i sitnog inventara (od računovodstvenog servisa)

NAPOMENA: Obratiti pozornost da se stavke iz kartice OSA ne nalaze u kartici SI i obrnuto kako bi se izbjeglo dupliranje imovine. Inventurne liste (popisne liste) trebale bi imati predviđene kolone s upisanim šiframa artikala i opisom, a polje za količinsko stanje bi trebalo ostati prazno, tj. biti predviđeno za unos od strane inventurne komisije. Nikako se ne preporuča dostaviti podatke o stanju koje je trenutno zabilježeno u sustavu. Inventurne liste bi trebale biti numerirane u cilju smanjenja mogućnosti otuđenja ili mijenjanja pojedinih listova. Unos u liste bi trebao biti organiziran na način da jedan ili više članova komisije broje, a drugi član komisije upisuje izbrojane količine u inventurnu listu. Komisija, vodeći se popisnom listom OSA i SI, upisuje količinu zatečene imovine.

Komisija Na datum utvrđen u Odluci

Popisna lista OSA i SI

Komisija izrađuje i potpisuje Izvješće o inventurnom popisu kojemu je prilog Popisna lista OSA i SI

Komisija Odmah po obavljenoj inventuri

Izvješće o inventurnom popisu

Potpisane popisne liste Komisija predaje u knjigovodstveni servis dalje na postupanje jer nikako ne smije biti ista osoba koja je inventuru provela i osoba koja stanje uspoređuje sa knjigovodstvenom vrijednosti OSA i SI.

Komisija Knjigovodstvo

Odmah po obavljenoj inventuri

Potpisana popisna lista od strane članova Komisije

Osoba u knjigovodstvenom servisu potpisuje primitak Popisne liste


Po primitku popisne liste

Popisna lista potpisana od strane: članova Komisije i osobe u knjigovodstvenom servisu koja je primila listu na računovodstveno postupanje

Izjednačavanje tj. usklađivanje knjigovodstvenog i stvarnog stanja


Po primitku popisne liste

Utvrđivanje inventurnih razlika (manjkovi, viškovi)


inventurni manjkovi – porezni aspekt: 1.manjkovi koji podliježu oporezivanju 2.manjkovi koji ne podliježu oporezivanju inventurni manjkovi – aspekt odgovornosti: 1.manjkovi za koje postoji odgovornost radnika odnosno odgovorne osobe koja je zadužena za imovinu koja nedostaje 2.manjkovi na teret pravne osobe tj. poduzeća Donošenje odluke o načinu evidencije inventurnih razlika

Predsjednik Odmah po dobivenim informacijama o inventurnim viškovima/ manjkovima

Odluka o viškovima/ manjkovima

NAPOMENA: UNIONE ITALIANA ima razne lokacije u RH i Sloveniji gdje su sjedišta ZT, škola i ostalih institucija talijanske nacionalne zajednice. Za te udaljene lokacije vrijedi slijedeća procedura: iz sjedišta se šalje dopis (koji je podupiruća dokumentacija prilikom kontrole funkcioniranja procesa) na te lokacije da potvrde stanje imovine i obveza. Sustav funkcionira na principu da ako u roku od 15 dana ne stigne nikakva potvrda, smatra se da se slažu s tim.


01‐10


NAZIV PROCESA

Proces stvaranja obveza (ugovornih i ostalih)

SVRHA PROCESA Točno, pravovremeno i opravdano stvaranje obveza.

GLAVNI RIZICI Nepotrebno stvaranje obveza prema dobavljačima

Neopravdano plaćanje predujmom

Stvaranje obveza neopravdano velikih iznosa

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Financijski plan, ponuda, narudžbenica

AKTIVNOSTI: Procjena eventualne obveze (ugovorne ili neugovorne), praćenje

financijskog plana, naručivanje

IZLAZ: Ugovorna obveza‐ ugovor, neugovorna obveza‐ narudžbenica, e‐

mail

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Prostor za rad, programska / informatička podrška,informatička oprema, radnici uključeni u proces, raspoloživa financijska sredstva na žiro‐računu



Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:


IZVRŠENJE POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK

Evidentiranje

potrebe za

nabavom roba/

radova/ usluga.

Zaposlenici Svakodnevno ‐

Ukoliko nabava

roba/ radova /

usluga ne

podrazumijeva

stvaranje

ugovorne obveze

odabranom

ponuditelju se

ispostavlja

narudžbenica.


Nakon evidentiranja potrebe za robom/ radovima/ uslugama

Narudžbenica / mail Ponuda Cjenik

Narudžbenica/ mail mora sadržavati slijedeće podatke:

1. Datum narudžbe 2. Naziv robe/ usluge/ radova 3. Količina 4. Napomena u kojoj je navedena ponuda na koju se narudžbenica

odnosi

Narudžbenice ne moraju biti izrađene isključivo na obrascima iz bloka narudžbenice. Mogu biti izrađene unutar Unije i biti poslane elektroničkom poštom no moraju sadržavati sve podatke prethodno nabrojane. Narudžbe vrše administrativni referenti/ pomoćnici članova Izvršnog odbora (svaki za svoj sektor) U slučaju

stvaranja

ugovorne

obveze: Izrada

prijedloga za

stvaranje

ugovorne obveze.

Administrativno osoblje

Dva dana nakon evidentiranja potrebe za nabavom

Prijedlog za stvaranje ugovorne obveze Ponuda Cjenik

Provjeriti da li je

stvaranje

predložene

ugovorne obveze

u skladu sa

važećim

financijskim

planom

organizacije.

Zakonski predstavnik Unije

Nakon prijedloga ugovorne obveze Prije pokretanja postupka ugovaranja i stvaranja ugovornih obveza

Financijski plan

Ocjenjivanje

opravdanosti i

potrebe za

preuzimanjem

ugovorne obveze.

Zakonski predstavnik Unije

Nakon provjere financijskog plana

Ako je iznos

predložene

obveze u skladu

sa financijskim

planom pristupa

se stvaranju

obveze.

Zakonski predstavnik Unije Administrativno osoblje

Nakon osiguranih financijskih sredstava

Pripremna ugovorna dokumentacija

Ukoliko preuzimanje ugovorne obveze podrazumijeva plaćanje predujmom postupa se na slijedeći način:

PLAĆANJE PREDUJMOM: Plaćanje predujmom (velikih nabavki npr. radovi) moguće je isključivo uz pristanak Predsjednika Unije i Predsjednika izvršnog odbora. Ukoliko je stvaranje obveze popraćeno ugovorom, u njemu obavezno mora biti naznačeno da se radi o plaćanju predujmom sa točno naznačenim iznosom predujma. Ukoliko se ugovor ne potpisuje već obveza nastaje temeljem narudžbenice i sl. mora postojati pisana odluka kojom Zakonski predstavnik Unije odobrava plaćanje predujmom. Također, u toj odluci isto mora biti naznačen iznos predujma. Ako se ugovaraju usluge ili radovi koji podrazumijevaju ugovornu obvezu, u tekst ugovora potrebno je unijeti odredbu o načinu kontrole i potvrde da su ugovorene usluge ili radovi u potpunosti i pravovremeno izvršeni. Najmanje jedan

primjerak svakog

potpisanog i

ovjerenog

ugovora dostavlja

se

Administrativno

m osoblju radi

evidentiranja

ugovora u knjizi

ugovora.


Nakon potpisivanja ugovora

Ugovor

Kada je primjenjivo, primljeni i prihvaćeni predračuni i ponude zamjenjuju ugovor ili narudžbenicu te u takvim slučajevima nije potrebno naknadno pisati narudžbenice.


01‐10

VLASNIK PROCESA Administrativni referent (pojedinog sektora)

NAZIV PROCESA

Proces nabave

SVRHA PROCESA

Jasno definiranje postupanja prilikom nabave, a u cilju ekonomičnog i pravodobnog zadovoljenja stvarnih potreba za robom, uslugama i radovima u skladu sa zakonskim i drugim propisima o nabavi uz učinkovito korištenje raspoloživih financijskih sredstava

GLAVNI RIZICI

nepravodobno i neekonomično zadovoljenje potreba za radovima, robama i uslugama

nabava radova, roba i usluga za koja nisu osigurana financijska sredstva

isporuke roba, usluga i radova koje nisu u skladu s ugovorenim uvjetima

prihvaćanje isporuke koja nije u skladu s ugovorom ili narudžbenicom

neodgovarajuća specifikacija potreba predmeta nabave

nemogućnost nabave potrebnih roba, usluga i radova

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Zahtjevi za nabavom roba, radova i usluga

AKTIVNOSTI:

Godišnje utvrđivanje potreba za nabavu radova, roba i usluga, izrada plana nabave, utvrđivanje postupaka i načina nabave, provođenja procesa nabave

IZLAZ: Isporuka naručene robe, usluga i radova sukladno ugovoru,

narudžbenici, zahtjevu


Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi.


Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14


Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:


Evidentiranje potrebe za

nabavom roba, radova ili

usluga

Administrativno

osoblje

Svakodnevn

o

Sve značajnije narudžbe I

izmjene narudžbi moraju

biti inicirane isključivo na

osnovi odgovarajućih

pisanih naloga.

Administrativni

referenti

(pojedinog sektora)

Narudžbe moraju biti evidentirane na propisanom obrascu narudžbenice npr. zahtjev za nabavu, zahtjevnica materijala, interna narudžba, trebovanje, mail Zahtjev za nabavu mogu

izdati organizacijske jedinice

kojima su potrebni

predmeti rada (roba, radovi,

usluge)

Administartivni

referenti

‐ Zahtjev za nabavu ‐ Mail ‐Zahtjevnica materijala ‐Interna narudžba

Izdavanje, prikupljanje i

obrada zahtjeva za nabavu


Prije donošenja odluke o nabavi

Zahtjev za nabavu

Zahtjev za nabavu/ mail mora sadržavati:

‐ podatke o vrsti proizvoda

‐ količinu potrebnih proizvoda,

‐ datum ispostavljanja zahtjeva za nabavu i podatke o onom tko ispostavlja zahtjev

‐ podatke o rokovima i mjestu ispostave (u slučaju značajnijih narudžbi) Članovi izvršnog odbora (svaki za svoj sektor) vrši preispitivanje nabave/ zahtjeva/

narudžbenica:

Je li zahtijevana vrsta i količina predmeta rada predviđena planom nabave, a ako nije na

koji će način biti pokriveni troškovi nabave?

Postoji li ekonomska opravdanost nabave, mogućnost korištenja rezerviranih zaliha, ili

mogućnost supstitucije raspoloživim sredstvima?

Sadrže li zahtjevi sve potrebne podatke, jesu li potpisani od strane ovlaštene osobe? Utvrđivanje izvora nabave i

potencijalnih dobavljača



Izrada i dostava upita

dobavljačima

Administartivno osoblje


Mail, dopis

Prikupljanje i ispitivanje

ponuda (ukoliko su se slali

upiti dobavljačima)



Ponude dobavljača

Donošenje odluke o nabavi

veće vrijednosti

Predsjednik

Izvršnog odbora

U slučaju većih

nabava: Ugovor

Slanje narudžbenice dobavljaču ili potpisivanje Ugovora (u slučaju značajnih nabavki)

Administrativno osoblje Zakonski predstavnik Unije

Nakon donošenja odluke o nabavi

NarudžbenicaZahtjev Ugovor Mail

Zaprimanje predmeta nabave


Svakodnevno

Dostavnica

Provođenje procesa zaprimanja roba, radova I usluga opisanih u Mapi procesa


Prilikom zaprimanja roba, radova i usluga

UNIONE ITALIANA KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02‐1

Verzija 1.1.

VLASNIK PROCESA Administrativni referent, računovodstveni servis

NAZIV PROCESA

Proces blagajničkog poslovanja‐ postupak gotovinskih isplata

SVRHA PROCESA Ispravno prikazana gotovinska sredstva, kontrole kao načini sprječavanja krađe

GLAVNI RIZICI

Propusti u vođenju blagajničkog dnevnika

Neispravan obračun isplata/uplata

Rizik netočnog prikaza stanja blagajne ‐krađa

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Zaprimljena gotovina

Zbirne uplatnice

AKTIVNOSTI:

Vršenje gotovinskih uplata i isplata

Knjiženje uplata i isplata

Vođenje blagajničkog dnevnika

Dnevni obračun blagajne

Polog gotovine

IZLAZ: Blagajnički dnevnik

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces blagajničkog poslovanja, programska/informatička podrška

ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14, Zakon o platnom prometu NN 136/12


Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:

POSTUPAK GOTOVINSKIH ISPLATA

DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI IZVRŠENJE

POPRATNI DOKUMENTI ODGOVORNOST ROK

Odnosi se na isključivo na

male materijalne troškove

Zaprimanje računa koji

zahtijeva gotovinsku isplatu

Podizanje potrebne

gotovine za određene svrhe

sa žiro računa i uplata u

blagajnu

Upis iznosa, svrhe isplate i

konta (troška ili obveza) u

program blagajne

Knjiženje isplate u

blagajnički dnevnik


Kada se ukaže potreba za gotovinom Odmah po gotovinskoj isplati

Ulazni račun Bankovni izvod Isplatnica iz banke Temeljnica Blagajnički dnevnik


Verzija 1.1.

VLASNIK PROCESA Računovodstveni servis

NAZIV PROCESA

Proces sastavljanja godišnjeg obračuna

SVRHA PROCESA Uspješno sastavljen godišnji obračun

GLAVNI RIZICI

Propusti u vođenju poslovnih knjiga

Rizik netočnog prikaza stanja –krađa

Neispravan obračun inventura

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Izvod otvorenih stavki

Knjigovodstvene isprave

Poslovne knjige

AKTIVNOSTI:

Knjiženje poslovnih promjena

Provjera knjigovodstvenog stanja

Izrada godišnjeg popisa inventure

Knjiženje viškova i manjkova

Konačni obračun PDV‐a

Obračun doprinosa

Obračun poreza na dobit

IZLAZ: Izrađen godišnji popis‐inventura

Odluka o rashodovanju

Izrada financijskog izvješća

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces godišnjeg obračuna, programska/informatička podrška


Zakon o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija NN 121/14, Zakon o porezu na dodanu vrijednost (NN 47/95), Pravilnik o Porezu na dodanu vrijednost, Zakon o obveznim odnosima (NN35/05)


Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:



Knjiženje poslovnih promjena tekuće godine. Usporedba stanja računa glavne knjige sa analitičkim evidencijama, zadnjim izvatkom žiro računa u tekućoj godini , te ispravnosti knjiženja u skladu sa Zakonom, važećim propisima i računovodstvenim standardima. Usuglašavanje otvorenih stavaka sa partnerima Na temelju odluke Predsjednika, povjerenstvo za popis obavlja popis imovine i obveza. Unos podataka iz inventurnih lista u računalo , knjiženje inventura , izračun viškova i manjkova. Sastavljanje zapisnika o izvršenom popisu imovine i obveza , sa prijedlogom za rashodovanje neupotrebljive imovine, te zaključkom o utvrđenim viškovima i manjkovima. Knjiženje viškova i manjkova na osnovu odluka Predsjednika.

Referent za računovodstvo Referent za računovodstvo Referent za računovodstvo Povjerenstvo za popis Referent za računovodstvo Referent za računovodstvo Referent za računovodstvo

Dnevno Krajem godine Krajem godine

Glavna knjiga, Dnevnik Pomoćne knjige Izvod otvorenih stavaka, Zapis o usklađenosti Obrazac za inventuru skladišta, osnovnih sredstava, sitnog inventara Inventurna lista, Zapisnik o višku, Zapisnik o manjku Zapisi o izvršenom Popisu Odluka o knjiženju viška, Odluka o knjiženju manjka


Verzija 1.1.

VLASNIK PROCESA Knjigovodstveni servis

NAZIV PROCESA

Proces usklađivanja analitičke evidencije i glavne knjige

CILJ PROCESA Pravovremeno obavljeno usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige

GLAVNI RIZICI Propusti u vođenju poslovnih knjiga

Nepravovremeno zaprimanje ulaze dokumentacije

Neispravna pohrana dokumentacije

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Knjigovodstveni podaci

Poslovne knjige

AKTIVNOSTI:

Provjera podataka o kupcima

Provjera analitičke evidencije dugotrajne imovine

Provjera evidencije blagajne

Provjera evidencije sitnog inventara

Provjera evidencije potraživanja

Provjera stanja glavne knjige

Usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige

IZLAZ: Izvještaj o obavljenom usklađivanju


Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige, programska/informatička podrška



Izradio:

Kontrolirao:

Odobrio:



Provjeravaju se podaci o pojedinim kupcima/ dobavljačima (prikaz otvorenih stavki, dugovno i potražno stanje na računima kupaca) Provjeravaju se podaci u razdoblju usklađenja sa glavnom knjigom Kontrola svih podataka Pregledava se analitička evidencija dugotrajne imovine Pregledava se analitička evidencija blagajne Pregledava se analitička evidencija sitnog inventara Pregledava se analitička evidencija potraživanja Kontrolira se provjera analitičkih evidencija prema pojedinim grupama računa računskog plana Provjerava se stanje u glavnoj knjizi na dan usklađenja Vrši se usklađivanje stanja glavne knjige sa analitičkim evidencijama usporedbom stanja Kontrolira se usklađivanje Nakon obavljenog usklađivanja i kontrole pristupa se izradi izvješća o kontroli usklađivanja

Računovodstveni referent Računovodstveni referent Predsjednik Unije Računovodstveni referent Računovodstveni referent Računovodstveni referent Računovodstveni referent Računovodstveni referent Računovodstveni referent Računovodstveni referent Predsjednik Računovodstveni referent

Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom Mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Jednom mjesečno Kvartalno

Analitičke evidencije Analitičke evidencije Analitičke evidencije Analitičke evidencije Analitičke evidencije Glavna knjiga Izvješće o obavljenom usklađivanju

unione italiana giunta esecutiva sig. amm. 013-04/2016...

Documents