universidad de guayaquil facultad de ciencias...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA AUTORIZADA

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA

OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO

TEMA:

“DISEÑO DE UN CONTROL INTERNO A LA COMPAÑÍA SUMINISTROS VITERI

C.A DE GUAYAQUIL”

AUTORES:

CATAGUA PINCAY MARITZA ANABEL

POZO SUÁREZ YADIRA MARTHA

TUTOR DE TESIS:

ING. LENIN ERNESTO CHAGERBEN SALINAS, MAE

GUAYAQUIL, ABRIL, 2018

ii



ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA

Unidad de Titulación

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO: “DISEÑO DE UN CONTROL INTERNO A LA COMPAÑÍA SUMINISTROS

VITERI C.A DE GUAYAQUIL”

AUTORES:

CATAGUA PINCAY MARITZA ANABEL

POZO SUÀREZ YADIRA MARTHA

TUTOR: ING. LENIN ERNESTO CHAGERBEN SALINAS, MAE

REVISORES: CPA. RUIZ MEZA ROSA ELVIRA, MCA

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas

CARRERA: CONTADURIA PUBLICA AUTORIZADA

GRADO OBTENIDO:

FECHA DE PUBLICACIÓN: ABRIL, 2018 N° DE PÁGS.: 86

ÁREAS TEMÁTICAS:

PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS: Administración, control interno, procesos, planeación

RESUMEN/ABSTRACT : Suministros Viteri C.A. no cuenta con un sistema de control interno que le permita el desarrollo de todas sus

actividades de manera adecuada, encontrando falencias en todas las áreas cuyo efecto se ve reflejado en el manejo

interno de la compañía y atención al cliente, además no cuenta con una estructura organizacional, también se ha

detectado deficiencias en la segregación de funciones y de un manual de procedimientos donde se detalle las

actividades a realizar en cada puesto de trabajo de acuerdo al perfil profesional. Todos los procesos y actividades

son realizados de una manera empírica, debido a la inexistencia de un manual de procedimientos que evalúe todas

las gestiones y permitan detectar las debilidades inherentes a la comercialización de los productos ofrecidos. En

virtud a lo antes mencionado este proyecto investigativo tiene como finalidad mejorar los procesos administrativos

y financieros que se desarrollan en las distintas áreas de la empresa, por ejemplo: beneficiará a la administración

porque contara con un mejor equipo humano y con ello clientes satisfechos por los servicios brindados; el

departamento de ventas al tener clientes satisfechos recibirá referidos que a futuro serán parte de la cartera de

clientes de la empresa; el departamento de compras se beneficiara al tener propuestas de nuevos proveedores

obteniendo productos a menor costo y así mayor rentabilidad y el departamento contable llevara de una manera

correcta todos los registros diarios de la empresa evitando retrasos en informes, declaraciones etc.

N° DE REGISTRO: N° DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL:

ADJUNTO PDF SI ( ) NO ( )

CONTACTO CON AUTORES: CATAGUA PINCAY MARITZA ANABEL

POZO SUAREZ YADIRA MARTHA

Teléfono: 0968040936

0982284283

E-mail: [email protected]

[email protected]

CONTACTO CON LA

INSTITUCIÓN

Nombre: Ab. Elizabeth Coronel

Teléfono:

E-mail:

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

iii





Guayaquil, 11 de abril de 2018

CERTIFICADO DEL TUTOR

Ha sido nombrado el ING. LENIN ERNESTO CHAGERBEN SALINAS, MAE, tutor del

trabajo de titulación “DISEÑO DE UN CONTROL INTERNO A LA COMPAÑÍA

SUMINISTROS VITERI C.A DE GUAYAQUIL”, certifico que el presente trabajo de

titulación, elaborado por MARITZA ANABEL CATAGUA PINCAY, con C.I. Nº

1312096801, y YADIRA MARTHA POZO SUAREZ, con C.I. Nº 0924649312, con mi

respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de CONTADOR

PUBLICO AUTORIZADO, en la Carrera Contaduría Pública Autorizada/Facultad de Ciencias

Administrativas, ha sido REVISADO Y APROBADO en todas sus partes, encontrándose apto

para su sustentación.

--------------------------------------------------------------

Ing. Lenin Ernesto Chagerben Salinas, MAE

C.I. Nº 0921773982

iv





LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO

COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACÁDEMICOS

Yo, MARITZA ANABEL CATAGUA PINCAY con C.I. Nº. 1312096801, y YADIRA

MARTHA POZO SUAREZ con C.I. Nº. 0924649312, certifico que los contenidos

desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “DISEÑO DE UN CONTROL

INTERNO A LA COMPAÑÍA SUMINISTROS VITERI C.A DE GUAYAQUIL” son de

mi absoluta propiedad y responsabilidad y según el Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE

LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E

INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el

uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de

Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente.

--------------------------------------------------------------

MARITZA ANABEL CATAGUA PINCAY

C.I. Nº. 1312096801

--------------------------------------------------------------

YADIRA MARTHA POZO SUAREZ

C.I. Nº. 0924649312

* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,

CREATIVIDAD E IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares

de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el

caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos

superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos

públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como

trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos,

sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales

corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible

y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.

v





CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD

Habiendo sido nombrado Ing. Lenin Ernesto Chagerben Salinas, MAE, tutor del trabajo de

titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Catagua Pincay

Maritza Anabel, con C.I. Nº.1312096801, y Pozo Suarez Yadira Martha, con C.I.

Nº.0924649312, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención

del título de Contador Público Autorizado.

Se informa que el trabajo de titulación “Diseño de un control interno a la compañía

Suministros VITERI C.A de Guayaquil”, ha sido orientado durante todo el periodo de

ejecución en el programa antiplagio URKUND quedando el 7% de coincidencia.

--------------------------------------------------------------

Ing. Lenin Ernesto Chagerben Salinas, MAE

C.I. Nº 0921773982

vi

Dedicatoria

A Dios porque sin él nada de esto habría sido posible, me ha guiado y bendecido siempre.

A mis padres, Mercedes, Carmen y Beato quienes han sido mis pilares fundamentales desde

siempre, gracias a sus sabios consejos, paciencia y amor es que soy quien soy, les debo mucho

más que mi vida, los amos con mi alma.

A mis hijos Dylan y Eidan un pilar fundamental en mi vida mis ganas de luchar mis ganas

de todo los amo mis amores, mi esfuerzo es por ustedes.

A mis hermanos, Franklin, Fabián, y María por haberme soportado todo el tiempo en el cual

lo único que hacía era hablar de la tesis y cuando creía que ya no podía más, siempre estuvieron

allí alentándome, los quiero demasiado.

A mis tíos, tías y demás familiares porque con su ejemplo de perseverancia, logré las fuerzas

que necesité para alcanzar mi propósito, ser una C.P.A.

A mi esposo Luis, que siempre estuvo pendiente para que no desmayara en este intento.

A mis amigos, Paul, Carlita, Melissa y Yadira, más que buenos amigos casi hermanos, nunca

dudaron en ayudarme en lo que les fue posible, los llevo en mi corazón.

Por último pero no por ello menos importante, a mi papá Cipriano Catagua, quien desde el

cielo estoy segura que está muy orgulloso de mí, lo logré papa tu jamás perdiste la fe y

paciencia en mi creías todo que yo era fuerte, su tenacidad y lucha insaciable por luchar por lo

que quería conseguir, fueron de gran ejemplo a seguir, hoy más que nunca le voy a echar de

menos.

Catagua Pincay Maritza Anabel

vii

Dedicatoria

A: Dios por darme la vida, por mantenerme con salud y darme la sabiduría necesaria para

poder cumplir con esta etapa tan importante que es la culminación de mi formación profesional.

A mi madre, Herminia Suarez porque gracias a su amor, esfuerzo, dedicación, sacrificio,

siempre me apoyo y me inculco valores, enseñándome que no hay que perder las esperanzas y

siempre hay que vencer obstáculos para conseguir las metas propuestas.

A mi padre, Saturnino Pozo que a pesar de no tenerlo a mi lado sé que está muy orgulloso

de mi y siempre me está cuidando y guiando desde el cielo.

A mis hermanos Joel, Arelis, Nelly y demás familiares por su apoyo incondicional.

A mi esposo Omar Rodríguez, quien con su cariño, amor siempre estuvo ahí , gracias a su

apoyo constante y sus palabras de aliento cuando ya quería rendirme, enseñándome que todo

tiene solución, que no hay que desfallecer ni abandonar nuestros sueños y siempre hay una luz

al final del camino.

Y a mi amiga y compañera Maritza Catagua porque gracias a su apoyo y aporte pudimos

cumplir con esta meta tan importante.

Pozo Suarez Yadira Martha

viii

Agradecimiento

A: Dios por guiarme y darme fuerzas en todo mi camino para superar obstáculos y

bendecirme cumpliendo una meta más en mi vida.

Por esto agradezco a nuestro Tutor, Ing. Lenin Ernesto Chagerben Salinas, MAE, mi

compañera, amiga y hermana Yadira Pozo, a mi familia, a mis padres especialmente a mi mamá

Sra. Mercedes Catagua Pincay y Carmen Pincay Pincay, hermanos, tíos, gracias a todos,

quienes a lo largo de este tiempo han puesto su amor, paciencia y tolerancia hacia a mí, su

apoyo incondicional y su ayuda han sido parte fundamental de mi vida.

A mis hijos Dylan Adrián y Eidan Jariel Flores Catagua gracias a mis amores por su tiempo,

los amos, Dios los bendiga.

A todas las personas que colaboraron con nosotras para la elaboración de este proyecto.

Además agradezco a la universidad por los años de brindarme conocimientos.

Catagua Pincay Maritza Anabel

A: Dios por tenerme con vida, darme salud, fortaleza, responsabilidad y sabiduría para poder

culminar con una etapa más de mi vida.

A mi madre Herminia Suárez por apoyarme en todo momento, por su amor, dedicación y

esfuerzo para que sea una persona de bien y darme consejos que ayudaron a mantenerme en

pie y no desfallecer; a mis hermanos Arelis, Joel, Nelly que siempre me aconsejan y apoyan en

todo momento.

A mi esposo Omar Rodríguez quien con su amor incondicional, valor y entrega ha sido una

persona muy importante en mi vida, ha sido mi soporte, mi guía, mi consejero, gracias por

apoyarme día a día y estar conmigo en momentos difíciles, sobre todo a no bajar los brazos, a

no rendirme y enseñarme que todo es posible siempre que uno se lo proponga.

Al Ing. Rolando Navarro Medina, nuestro tutor de tesis quien aporto con sus conocimientos

siendo una guía para la realización de este proyecto.

Al Gerente de la empresa Suministros Viteri C.A. por abrirnos las puertas y darnos toda la

información necesaria para la ejecución de nuestro trabajo de investigación.

A todas las personas que nos supieron colaborar en la elaboración de este proyecto.


ix



ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA


“DISEÑO DE UN CONTROL INTERNO A LA COMPAÑÍA SUMINISTROS VITERI

C.A DE GUAYAQUIL.”

Autor: Catagua Pincay Maritza Anabel y

Pozo Suárez Yadira Martha

Tutor: Ing. Lenin Ernesto Chagerben Salinas, MAE

Resumen

Suministros Viteri C.A. no cuenta con un sistema de control interno que le permita

desarrollar todas sus actividades de manera adecuada, encontrando falencias en todas las

áreas cuyo efecto se ve reflejado en el manejo interno de la compañía y atención al cliente,

además no cuenta con una estructura organizacional, también se ha detentado deficiencias en

la segregación de funciones, manuales de procedimientos donde se detalle las actividades a

realizar en cada puesto de trabajo según el perfil profesional.

Este proyecto tiene como finalidad mejorar los procesos administrativos y financieros de

las distintas áreas de la empresa, detectando las debilidades inherentes a la comercialización

de los productos ofrecidos a clientes, beneficiando a la administración ya contaran con un

mejor equipo humano y con ello clientes satisfechos por los servicios brindados. Palabras Claves: Administración, control Interno, procesos, planeación.

x



ESCUELA CONTADURIA PÚBLICA


“DESIGN OF INTERNAL CONTROL TO THE COMPANY SUMINISTROS

VITERI C.A OF GUAYAQUIL”

Author: Catagua Pincay Maritza Anabel y


Advisor: Ing. Lenin Ernesto Chagerben Salinas, MAE

Abstract

Suministros Viteri C.A. doesn’t have an internal control system that allows to develop

properly all activities, finding shortcomings in all areas whose effect is reflected in the

internal management of the company and customer support doesn’t have an organizational

structure, deficiencies in the segregation of functions manual of procedures that clearly

details the activities to be performed in each job per the professional profile

The purpose of this project is to improve the administrative and financial processes of the

different areas of the company, detecting the inherent weaknesses in the marketing of the

products offered to customers, benefiting the administration and having a better human team

and with it satisfied customers the services provided.

Keywords: Administration, internal control, processes, planning.

xi

Índice general

Contenido

Caratula ...............................................................................................................................................................i

Repositorio ........................................................................................................................................................ ii

Certificacion del tutor ....................................................................................................................................... iii

Licencia gratuita instransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines no academicos .... iv

Certificado del sistema antiplagio ....................................................................................................................... v

Dedicatoria ........................................................................................................................................................ vi

Agradecimiento .............................................................................................................................................. viii

Resumen............................................................................................................................................................ ix

Abstract .............................................................................................................................................................. x

Indice general ..................................................................................................................................................... x

Índices de tablas ............................................................................................................................................... xv

Índice de figuras ............................................................................................................................................. xvii

Introducción ..................................................................................................................................................... 1

Capítulo 1 ........................................................................................................................................................... 3

1. El problema ................................................................................................................................................ 3

1.1. Planteamiento del problema............................................................................................................ 3

1.2. Formulación y sistematización de la investigación ......................................................................... 5

1.2.1. Formulación del problema .................................................................................................... 5

1.2.2. Sistematización del problema ............................................................................................... 5

1.3. Objetivos de la investigación ........................................................................................................... 6

1.3.1. Objetivo general .................................................................................................................... 6

1.3.2. Objetivos específicos.............................................................................................................. 6

1.4. Justificación ..................................................................................................................................... 6

1.4.1. Justificación teórica ............................................................................................................... 6

1.4.2. Justificación práctica ............................................................................................................ 6

1.4.3. Justificación metodológica .................................................................................................... 7

1.5. Delimitación de la investigación ...................................................................................................... 8

1.6. Hipótesis ........................................................................................................................................... 8

xii

1.6.1. Variable independiente ......................................................................................................... 8

1.6.2. Variable dependiente ............................................................................................................ 9

1.6.3. Operacionalización de las variables .................................................................................... 10

Capitulo 2 ......................................................................................................................................................... 11

2. Marco referencial ...................................................................................................................................... 11

2.1. Antecedentes de la investigación ................................................................................................... 11

2.2. Marco teórico ................................................................................................................................. 12

2.2.1. Antecedentes y origen del control interno .......................................................................... 12

2.2.2. Base conceptual del Control Interno .................................................................................. 14

2.2.2.1. Concepto ....................................................................................................................... 14

2.2.2.2. Análisis .......................................................................................................................... 14

2.2.2.3. Elementos ...................................................................................................................... 15

2.2.2.4. Principios ...................................................................................................................... 16

2.2.2.5. Objetivos ....................................................................................................................... 16

2.2.2.6. Importancia .................................................................................................................. 16

2.2.2.7. Vigilancia ...................................................................................................................... 18

2.2.2.8. Componentes del control interno ................................................................................. 19

2.2.2.9. Sinergia e interrelación entre los componentes ........................................................... 21

2.2.2.10. Relación entre las categorías de objetivos .................................................................... 22

2.2.2.11. Estructura conceptual del control interno ................................................................... 22

2.2.2.12. Roles y responsabilidades ............................................................................................. 24

2.2.2.13. Perspectiva profesional ................................................................................................. 26

2.3. Marco contextual ........................................................................................................................... 29

2.3.1. Historia de la empresa......................................................................................................... 29

2.3.2. Filosofía................................................................................................................................ 30

2.3.3. Misión .................................................................................................................................. 30

2.3.4. Visión ................................................................................................................................... 30

2.3.5. Objetivos .............................................................................................................................. 30

2.3.5.1. Objetivo General .......................................................................................................... 30

2.3.5.2. Normas para área de compras y ventas: ...................................................................... 31

2.3.6. Productos y servicios ........................................................................................................... 31

2.3.7. Características internas ...................................................................................................... 33

2.3.7.1. Según su actividad ........................................................................................................ 33

2.3.8. Principales clientes .............................................................................................................. 34

xiii

2.3.9. Nómina de accionistas ......................................................................................................... 34

2.4. Marco conceptual .......................................................................................................................... 35

2.4.1. Ahorro / Inversión ............................................................................................................... 35

2.4.2. Análisis FODA ..................................................................................................................... 35

2.4.3. Ambiente laboral ................................................................................................................. 35

2.4.4. Auditoría interna ................................................................................................................. 35

2.4.5. Colusión ............................................................................................................................... 35

2.4.6. Control interno .................................................................................................................... 36

2.4.7. COSO ................................................................................................................................... 36

2.4.8. Cultura organizacional ....................................................................................................... 36

2.4.9. Empresa en marcha............................................................................................................. 36

2.4.10. Maximizar ........................................................................................................................... 36

2.4.11. Minimizar ............................................................................................................................ 36

2.4.12. Planeación ............................................................................................................................ 37

2.4.13. Planeación estratégica ......................................................................................................... 37

2.4.14. Procedimiento ...................................................................................................................... 37

2.4.15. Proceso ................................................................................................................................. 37

2.4.16. Riesgo ................................................................................................................................... 37

2.4.17. Situación .............................................................................................................................. 37

2.4.18. Venta .................................................................................................................................... 37

2.4.19. Finanzas ............................................................................................................................... 38

2.4.20. Tributos ............................................................................................................................... 38

2.5. Marco legal .................................................................................................................................... 38

Capitulo 3 ......................................................................................................................................................... 39

3. Marco metodológico ................................................................................................................................. 39

3.1. Diseño de la investigación .............................................................................................................. 39

3.2. Tipo de la investigación ................................................................................................................. 39

3.3. Población y muestra ...................................................................................................................... 40

3.3.1. Población: ............................................................................................................................ 40

3.3.2. Muestra: .............................................................................................................................. 40

xiv

Suministros Viteri C.A “Sumiviteri” ................................................................................................................. 41

3.4. Técnicas e instrumentos de investigación ..................................................................................... 41

3.4.1. Resultados de las encuestas realizadas ............................................................................... 42

3.5. Análisis global de los resultados obtenidos de la encuesta ........................................................... 53

Capitulo 4 ......................................................................................................................................................... 54

4. La propuesta ............................................................................................................................................. 54

4.1. Título de la propuesta .................................................................................................................... 54

4.2. Justificación de la propuesta ......................................................................................................... 54

4.3. Objetivos de la propuesta .............................................................................................................. 55

4.3.1. Objetivo general .................................................................................................................. 55

4.3.2. Objetivos específicos............................................................................................................ 55

4.4. Importancia de la propuesta ....................................................................................................... 555

4.5. Evaluación de los posibles riesgos ................................................................................................. 56

4.6. Desarrollo de la propuesta ............................................................................................................ 58

4.6.1. Flujograma de compra de productos, materiales. .............................................................. 60

4.6.2. Flujograma de ventas .......................................................................................................... 62

4.6.3. Flujograma de arqueo y recaudacion de caja .................................................................... 64

4.6.4. Flujograma conciliación bancaria ...................................................................................... 66

4.6.5. Flujograma declaración de impuestos ................................................................................ 68

4.6.6. Flujograma de selección y contratación del personal de la Compañía .............................. 71

4.6.7. Flujograma de notificación de entrada al IESS ................................................................. 73

4.6.8. Flujograma inducción al personal ...................................................................................... 75

4.6.9. Flujograma capacitación ..................................................................................................... 77

4.6.10. Flujograma pago de sueldos................................................................................................ 79

Ventajas de la aplicación de un control interno en el área ............................................................................... 810

Conclusiones .................................................................................................................................................... 81

Recomendaciones ............................................................................................................................................. 82

5. Bibliografía............................................................................................................................................... 83

Anexos ........................................................................................................................................................... 865

Anexo I Carta de Autorización de la Compañía Suministros Viteri C.A “SUMIVITERI” ................................. 86

xv

Índices de tablas

Tabla 1. Clasificación de la empresa ....................................................................................... 34

Tabla 2. Nómina de empleados ................................................................................................ 40

Tabla 3. Población ................................................................................................................... 41

Tabla 4. Conocimiento del control interno en la empresa Suministros Viteri C.A ................. 43

Tabla 5. Necesidad del control interno en la empresa Suministros Viteri C.A ....................... 44

Tabla 6. Falta de un control interno en la empresa Suministros Viteri C.A ............................ 45

Tabla 7. Conocimiento de un manual de organización ............................................................ 46

Tabla 8. Beneficios de la aplicación de un manual de organización ....................................... 47

Tabla 9. Apreciación del personal sobre aplicación de leyes varias. ....................................... 48

Tabla 10. Constancia de aplicación de controles ..................................................................... 49

Tabla 11. Confianza con la implementación del control interno ............................................. 50

Tabla 12. Área vulnerable y débil de la empresa ..................................................................... 51

Tabla 13. Trabajar bajo los lineamientos de un sistema de control interno ............................. 52

Tabla 14. Administración general ............................................................................................ 56

Tabla 15. Departamento de compras ....................................................................................... 57

Tabla 16. Departamento de ventas ........................................................................................... 57

Tabla 17. Departamento contable ............................................................................................ 57

Tabla 18. Descripción de actividades del área de compra ....................................................... 59

Tabla 19. Descripción de actividades del área de ventas ......................................................... 61

Tabla 20. Descripción de actividades del arqueo de caja ........................................................ 63

Tabla 21. Descripción de actividades de la conciliación bancaria ........................................... 65

Tabla 22. Descripción de actividades de la declaración de impuestos .................................... 67

xvi

Tabla 23. Descripción de actividades de selección y contratación .......................................... 69

Tabla 24. Descripción de actividades del ingreso de los nuevos personal .............................. 72

Tabla 25. Descripción de actividades para la inducción al nuevo personal ............................. 74

Tabla 26. Descripción de actividades de capacitación al personal .......................................... 76

Tabla 27. Descripción de actividades para el pago de sueldo .................................................. 78

xvii

Índice de figuras

Figura 1. Nómina accionistas SUMINISTROS VITERI C.A. “SUMIVITERI” .................... 34

Figura 2. Conocimiento del control interno en la empresa Suministros Viteri C.A ............... 43

Figura 3. Necesidad del control interno en la empresa Suministros Viteri C.A ..................... 44

Figura 4. Falta de un control interno en la empresa Suministros Viteri C.A .......................... 45

Figura 5. Conocimiento de un manual de organización ......................................................... 46

Figura 6. Beneficios de la aplicación de un manual de organización ..................................... 47

Figura 7. Apreciación del personal sobre aplicación de leyes varias. .................................... 48

Figura 8. Constancia de aplicación de controles ..................................................................... 49

Figura 9. Confianza con la implementación del control interno ............................................. 50

Figura 10. Área vulnerable y débil de la empresa .................................................................. 51

Figura 11. Trabajar bajo los lineamientos de un sistema de control interno. ......................... 52

1

Introducción

En nuestro país las empresas se enfrentan al desafío de acomodarse a las exigencias que

plantea un nuevo orden comercial las cuales si no realizan un control interno con eficacia y

múltiples aspectos contables se verían seriamente afectados en su margen de utilidad.

El control interno sirve de apoyo a la gerencia como una base para la organización, dirección

y ejecución de las políticas y planes, promoviendo la eficiencia en las operaciones contables y

administrativas para obtener mayores beneficios.

Toda empresa al momento de implementar un sistema de control interno debe elaborar un

manual de procedimiento en el cual debe incluir todas las actividades y establecer

responsabilidades de los funcionarios para el cumplimiento de los objetivos.

El nivel competitivo del mercado actual, la globalización, la variación de los intereses de

los clientes, el cambio de aplicación de normas contables y varios factores externos exigen que

las compañías efectúen cambios significativos tanto en la parte administrativa como la

operativa con el fin de fortalecer su estructura organizacional para alcanzar sus objetivos

mediante la optimización de sus recursos logrando así un mejoramiento continuo.

Debido a esto, la presente investigación tiene como finalidad implementar un sistema de

control interno para la compañía Suministros Viteri C.A., el mismo que servirá como

herramienta para la adecuada administración siguiendo procesos, lineamientos que ayuden al

buen manejo de la empresa.

La presente investigación está divida en cuatro capítulos, cuyo contenido es el siguiente:

El capítulo 1 indica el problema que tiene la compañía Suministros Viteri C.A., los

diferentes objetivos que nos vamos a plantear.

En el capítulo 2 abarca aspectos teóricos, conceptos, componentes, clasificación, métodos

referentes al tema de investigación.

En el capítulo 3 se realizara un diagnóstico de la empresa a través de encuestas, entrevistas

2

a todos los que conforman la compañía, los cuales sus resultados serán analizados e

interpretados.

El capítulo 4 se propone la implementación de un sistema de control interno para la empresa

en el cual mediante cuadros y diagramas de flujos se detallara cada una de las funciones que

debe seguir y cumplir cada miembro de la entidad y así poder determinar las conclusiones y

recomendaciones que debe seguir la compañía.

3

Capítulo 1

1. El problema

1.1. Planteamiento del problema

Según (Oman, 1996) algunos definen la globalización como el crecimiento significativo

de la producción en países con salarios bajos, que venden sus bienes y servicios en países con

salarios altos, como consecuencia de la reubicación de la capacidad de producción de estos

últimos en los primeros. En un sentido más amplio para otros puede significar el

sobresaliente crecimiento de la porción del mundo que adquiere importancia económica pero

que no pertenece a la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE).

Para los que, si pertenecen, esto plantea nuevas y significativas oportunidades, así como

nuevos competidores.

En los actuales momentos vivimos en un mundo globalizado donde el Control Interno se

ha convertido en una herramienta de gestión muy importante ya que esta permite conseguir

las metas evitando consigo errores y desconciertos que se puedan presentar a lo largo del

proceso empresarial.

El control interno necesita de una adecuada administración, el accionar ético de los

directivos de la empresa y de las condiciones económicas adecuadas en las que desenvuelva,

un control interno por más que este bien concebido y con todas las condiciones previstas,

proporciona solo razonablemente la vigilancia de la información.

La contabilidad solía ser básica y se la utilizaba para el registro de las operaciones de la

organización, el crecimiento acelerado de las empresas llevado en gran parte por las

utilidades que generaban, debido a esto a medida que pasaba el tiempo tuvieron que ir

implementando normas y procedimientos que controlen los diferentes procesos que se

realizaban.

En 1985, en los Estados Unidos de América se crea un grupo de trabajo por la Treadway

Commission, denominado Comision Nacional de Informes Financieros Fraudulentos, bajo las

4

siglas COSO (Committee of Sponsoring Organization)

Comité de Organizaciones Patrocinadores de la Comision Treadwey con el objetivo de dar

respuestas constituyeron las siguientes organizaciones: Asociación Norteamericana de

Contabilidad (AAA); Instituto Norteamericano de Contadores Públicos Asociados (AICPA);

Instituto Ejecutivo Financiero (FEI); Instituto de Auditores Internos (IIA); Instituto de

Contabilidad Gerencial (IMA) para identificar las necesidades de fortalecer los Controles

internos de las organizaciones tantos públicos como privados.

En nuestro país a más de la aplicación de Los Principios de Contabilidad Generalmente

Aceptados (P.C.G.A), las empresas deben implementar un control más rígido más eficiente

porque el ambiente de control de una compañía juega un papel muy importante para que

pueda lograr sus metas y objetivos, sobre todo con un diseño adecuado que permita

diagnosticar, evaluar y mejorar la eficiencia y productividad de los recursos, humanos y

económicos en pos de enfrentar la crisis laboral que estamos pasando actualmente.

Por lo tanto, implementaremos un control interno que nos permita medir y corregir con el

desempeño de las actividades de esta compañía.

Suministros Viteri C.A. en la actualidad desempeña sus actividades de forma espontánea,

basándose en operaciones que realizan diariamente y cumpliendo con las indicaciones que

realiza la gerencia; en los últimos años la compañía sufrió un cambio drástico de personal

tanto administrativo, financiero y de ventas generando un sobre cargo de actividades y

responsabilidades en las áreas que desempeñan los empleados.

Dentro de la situación antes mencionada también deben considerarse los siguientes puntos:

El cambio radical de estrategia de ventas solo por vía telefónica a la directa con el

cliente que mantenían sin la capacitación adecuada al nuevo personal.

La carencia de un plan de negocio adecuada y la inexistencia de una cultura

administrativa y organizacional afecto el buen manejo de la empresa llevándola a la

5

disminución de sus ingresos.

El personal no se encuentra debidamente capacitado para cumplir con los objetivos

que plantea la compañía.

Actualmente la compañía carece de un eficiente sistema de control interno lo cual dificulta

el giro óptimo del negocio traducido en pérdidas de oportunidades, registro inadecuado y

lento accionar de rotación de mercadería.

La ausencia de un control interno conlleva a maximizar riesgos que se relacionan con la

presentación de información financiera por el desconocimiento que tienen en la

administración y en las diferentes áreas, Por lo tanto, analizando la manera de llevar a cabo

las actividades de la empresa nos vimos en la obligatoriedad de implementar un sistema de

control Interno más eficiente.

1.2. Formulación y sistematización de la investigación

1.2.1. Formulación del problema

¿Cuáles son los factores que le imposibilitan a la empresa a tener un buen control interno

en su organización que les permita medir y corregir oportunamente con el desempeño de sus

actividades para alcanzar sus objetivos planteados?

1.2.2. Sistematización del problema

¿Qué normas internas, externas y estrategias se deben desarrollar para la aplicación de

un buen control interno?

¿Qué efectos provoca la ausencia de un control interno en la administración de la

compañía?

¿Cuáles son las principales causas por las que, la compañía no tiene un control

interno?

¿Se debe elaborar un flujograma donde se indiquen las principales funciones que

deben desarrollar cada uno de los directivos y personal administrativo?

6

1.3. Objetivos de la investigación

1.3.1. Objetivo general

Diseñar normas para un control interno a la compañía SUMINISTROS VITERI C.A. de la

ciudad de Guayaquil, con directrices bien definidas que establezcan una correcta ejecución.

1.3.2. Objetivos específicos

1. Investigar los procesos y procedimientos contables, financieros y de gestión que se

siguen para el desarrollo cada una de las actividades dentro de la empresa.

2. Elaborar un organigrama funcional en el mismo que se establece y delimita

responsabilidades para cada uno de los funcionarios de la compañía.

3. Establecer procesos adecuados de información y comunicación que orienten las

acciones de coordinación con las demás áreas.

1.4. Justificación

1.4.1. Justificación teórica

Un control interno efectivo consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de todos

los actos y resultados tanto de la administración de la empresa como todos los miembros que

la conforman, debido a esto la presente investigación se realiza para mejorar la

administración y las funciones de cada departamento de la compañía Suministros Viteri C.A

“Sumiviteri” lo que beneficiará a la misma y aquellas empresas con dificultades similares,

permitiendo guiar al dueño, accionistas y a el personal de dicha compañía a tomar las

decisiones oportunas y adecuadas, para que su negocio continúe en marcha con la

rentabilidad deseada detectando a tiempo las debilidades que poseen y de esta manera

minimizar el riesgo de pérdidas.

1.4.2. Justificación práctica

Al implementar un control interno se facilitaría el aprendizaje al personal proporcionando

la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas,

7

fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución pues son una fuente en las cuales se

trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado para lograr la realización de las

tareas que se les han encomendado, convirtiéndose en una herramienta indispensable para

toda empresa u organización ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una

manera clara y sencilla, logrando su desarrollo en un medio más exigente, estratégico y con

mayor control para contrarrestar, minimizar y prevenir los diferentes riesgos financieros.

1.4.3. Justificación metodológica

Basado en la metodología de investigación utilizaremos los siguientes métodos:

Cuantitativo.- Este método nos permite probar relaciones simples y lineales, buscando

establecer “patrones de comportamiento y probar teorías” usando el análisis estadístico y la

medición numérica, permitiendo reducir la subjetividad y facilitar las operaciones de

agregación y comparación de los elementos que integran nuestro objeto de estudio, cuya

ventaja principal es la importancia que otorga a la validez externa a través de la

generalización de los resultados obtenidos en otras muestras u organizaciones.

Cualitativo.- Debido a los datos arrojados al momento de la investigación, este método

tiene como objetivo acceder al campo de lo real, con la intención de comprender la realidad

más que “validar algunas hipótesis”, permitiéndonos estudiar profundamente el objeto de

investigación, comprendiendo el ¿por qué? y el ¿cómo? de los eventos en situaciones

concretas, tiene un carácter exploratorio, y su justificación de implementarlo hace referencia

a los diversos problemas que ha pasado la Compañía Suministros Viteri C.A proponiendo

nuevos conceptos y herramientas de gestión comprendiendo de manera más amplia los

fenómenos organizacionales o formulando nuevas teorías o modelos.

También es de carácter analítico, explicativo, prospectivo, utilizando el método inductivo,

descriptivo, deductivo basado en el análisis, realizando entrevistas al personal relacionado

con esta temática, consultas y la búsqueda de información real por medios libros o de páginas

8

web donde se especifique la información relevante a nuestra investigación y a través de la

verificación sistemática en el sitio mismo de los acontecimientos en las áreas

correspondientes, para establecer cualitativa y cuantitativamente la problemática de las

causas y efectos relacionadas a la baja rentabilidad; y de índole exploratoria porque en base a

los estudios realizados se podrán determinar los diferentes puntos específicos tomando en

cuenta el sector afectado.

1.5. Delimitación de la investigación

Esta investigación se la realizara en la Compañía Suministros Viteri C.A “Sumiviteri”

empresa comercial dedicada a la venta de suministros de oficina, útiles escolares y brindar

asesoría contable y tributaria, domiciliada en la provincia del Guayas en la ciudad de

Guayaquil parroquia Rocafuerte ubicada en la Av. Pedro Carbo 1024 y Colón, en el edificio

Condominio Pedro Carbo, 3er Piso Of. 5, la cual se desarrollará en el periodo determinado

por la Universidad de Guayaquil, con el objeto de recolectar la información de las debilidades

de la empresa y así implementar de la manera más adecuada un control interno.

En el cual se desarrollará una estructura conceptual para la administración de riesgos

empresariales y plantear la formulación y seguimiento de un proceso básico para poder

identificar, evaluar, medir, reportar amenazas, debilidades y oportunidades que afecten el

logro de las metas y objetivos de la empresa.

1.6. Hipótesis

La aplicación de un control interno en la compañía Suministros Viteri C.A. de la ciudad de

Guayaquil favorecerá al desarrollo, permitiendo mitigar los riesgos identificados durante el

proceso de la organización.

1.6.1. Variable independiente

La aplicación del control interno en la Compañía Suministros Viteri C.A.

9

1.6.2. Variable dependiente

Favorecerá al desarrollo, permitiendo mitigar los riesgos identificados durante el proceso de

la organización.

10

1.6.3. Operacionalización de las variables

HIPOTESIS VARIABLES DEFINICION

CONCEPTUAL

DEFINICION

OPERATIVA

DIMENSION

ES INDICADORES

ITEMS O

PREGUNTAS

INSTRUMEN

TOS TECNICA

Hipótesis

General

El diseño de un

control interno en

la compañía

Suministros Viteri

C.A. de la ciudad

de Guayaquil que

favorecerá el

desarrollo y el

proceso de la

organización.

Variable

independiente

La aplicación

del control

interno.

Se refiere a los

métodos y prácticas

de cualquier clase,

por medio de los

cuales se coordinan

y operan los

registros y

comprobantes de

contabilidad y los

procedimientos que

afectan sus usos, de

manera que la

administración de

un negocio obtiene

de la función

contable la utilidad

máxima para su

objeto de

información,

protección y control

Plan

Organizacional

Políticas

empresariales

Desarrollo de

la cultura

investigativa

en los

procesos de

organización.

De las políticas en

el

desenvolvimiento

empresarial

¿Para emprender

las mejoras se

realiza con

anticipación el

estudio y

evaluación del

control interno?

Encuestas,

entrevistas

Cuestionario

del Control

Interno

Fomentar la

cultura

investigativa

en las áreas

relacionadas.

¿Los resultados

de la evaluación

del control interno

han contribuido

en el

desenvolvimiento

de las actividades

de la empresa?

Encuestas,

entrevistas

Cuestionario

del Control

Interno

Variable

dependiente

Favorecerá al

desarrollo y

proceso de la

organización.

Comprende los

procesos

coherentes,

integradores y

armónicos donde

todos los entes

tantos públicos

como privados

alcanzaran

objetivos dentro de

la organización

Planificación

proceso

Eficiencia

Evaluación de

resultados

Encuestas,

entrevistas

Cuestionario

del Control

Interno

11

Capítulo 2

2. Marco referencial

2.1. Antecedentes de la investigación

A continuación, citare algunos trabajos de investigación que contribuyeron a este proyecto

investigativo.

Según Segovia Villavicencio (2011), en su trabajo de investigacion titulado “Diseño e

implementación de un sistema de control interno para la compañía Datugourmet CIA. LTDA. ”,

planteo como objetivo general, diseñar e implementar un sistema de control interno para

disminuir riesgos y proporcionar a la administración una herramienta para la toma de decisiones;

llegando a la conclusión que “La falta de segregación de funciones entre los diferentes

departamentos de esta genera duplicidad de funciones y en ciertos casos, el desempeño

inadecuado de las mismas. El capital humano es el recurso principal para la aplicación de un

sistema de control interno debido a que depende principalmente el nivel de compromiso del

personal para desempeñar las actividades asignadas de manera eficiente y eficaz, relacionándose

con la presente investigación

Según Alvarado Veletanga y Tuquiñahui Paute (2011), en su trabajo de investigación titulado

“Propuesta de implementación de un sistema de control interno basado en el modelo coso,

aplicado a la empresa Electro Instalaciones en la ciudad de Cuenca” concluyeron que “Control

Interno es un plan de organización en el cual se utilizan métodos y procedimientos que en forma

coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y

confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional,

promueve la eficiencia en las operaciones y provoca adherencia a las políticas escritas por la

administración”

Según Cisneros Reino & Orellana Sari (2011), en su trabajo de investigación titulado

12

“Propuesta de diseño e implementación de un sistema de control interno y de gestión basado en

el modelo coso en la agencia de viajes Turisa Cuenca”, planteo como objetivo general que “ Al

identificar los factores que inciden en el Control Interno de la Agencia Turisa Cuenca para

mejorar su eficiencia tanto operativa como contable y a su vez constituirse en una fortaleza para

la misma basándose en el Modelo Coso”, concluyendo que “El Control Interno se ha convertido

en un objetivo estratégico dentro de las empresas, es por ello que se realizan muchos esfuerzos

para establecerlo y mantenerlo conforme las necesidades de las organizaciones. Además el

modelo Coso es una herramienta que permite evaluar el control y mejorarlo para reducir riesgos

a los que la empresa está inmersa en el mundo competitivo de hoy”.

Este proyecto tiene como objeto entender el verdadero motivo por el cual se debe aplicar un

control interno en las empresas.

Las causas por la cual la empresa no ha implementado un buen control interno se encuentran

en la misma organización por falta de conocimientos del personal administrativo, contable,

financiero en si toda la gerencia.

2.2. Marco teórico

2.2.1. Antecedentes y origen del control interno

En la antigüedad, el Control interno fue ejercido en las organizaciones por los primeros

gobernantes jefes y religiosos quienes lo utilizaban dado la necesidad de dirigir y supervisar las

actividades.

En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, observamos la contabilidad de partida

simple. En la edad media aparecieron los libros de contabilidad para controlar las operaciones de

los negocios, en Valencia en donde en 1494, el Franciscano Fray Lucas Paccioli o Pacciolo,

mejor conocido como Lucas di Borgo, escribió un libro sobre la contabilidad de partida doble

13

(Gonzalez, Maria Elena;, 2002).

En la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las operaciones que por su

magnitud eran realizadas por maquinas manejadas por varias personas. Se piensa que el origen

del control interno surge con la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero que

fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer

sistemas adecuados para la protección de sus intereses. De manera general, podemos afirmar que

la consecuencia del crecimiento económico de los negocios, implico una mayor complejidad en

la organización y por tanto en su administración (Gonzalez, Maria Elena;, 2002).

También se dice que el control interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad

de accionar y disminuir significativamente los riesgos en los cuales se ven afectados las distintas

organizaciones ya sean estos públicos o privados con o sin fines de lucro.

Las diferentes normas y reglamentos ya sean estas laborales, ecológicas, contables, bancarias,

societarias, bursátiles entre otras provenientes de organismos estatales y municipales obligan a

los administradores de las diferentes organizaciones a estar alerta ante los diferentes riesgos que

la falta de cumplimiento de las mismas afectarían a sus patrimonios, sumándose a estos la

necesidad de cumplir con las normas internas como son los de seguridad y control interno, así

como también la verificación de que se cumplan las políticas de las diversas áreas y sectores de

la empresa.

Desde la década de los 80 se comenzaron a ejecutar una serie de acciones en diversos países

desarrollados con el fin de dar respuesta a un conjunto de inquietudes sobre la diversidad de

conceptos e interpretaciones que existían en el ámbito internacional ajustados al entorno

empresarial característicos de los países capitalistas (Gonzalez, Maria Elena;, 2002).

Esta justificación es aparente ya que el objetivo real consistía en poder brindar mayor

14

seguridad a los accionistas o dueños de las empresas y corporaciones asi alcanzar una mayor

exactitud y transparencia en la información financiera.

2.2.2. Base conceptual del Control Interno

2.2.2.1. Concepto

“Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos

coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para obtener información

confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su

política administrativa”.

2.2.2.2. Análisis

Citado por (Perdomo, 1995, pág. 3), señala los siguientes aspectos:

1o) Plan de Organización. Es decir, el control interno es un programa que precisa el desarrollo

de actividades y el establecimiento de relaciones de conducta entre personas y lugares de

trabajo en forma eficiente.

2o) La contabilidad. Que tendrá por objeto registrar técnicamente todas las operaciones y

además, presentar periódicamente información verídica y confiable, al efecto se implantará

un sistema de registro y de contabilidad apropiada y práctica que permita registrar,

clasificar, resumir y presentar todas las operaciones que lleve a cabo la empresa.

3o) Funciones de empleados. Distribución en forma debida de las labores que realizan los

funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de revisión.

4o) Procedimientos coordinados. Procedimientos contables, estadísticos físicos,

administrativos, etc. armonizado entre sí para la mejor consecución de los objetivos

establecidos por la empresa.

5o) Empresa pública, privada o mixta. Empresa pública u organismo social integrado por

15

elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la

prestación de servicios a la colectividad.

Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos,

materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la de obtener utilidades.

Empresa mixta u organismo social integrado por elementos humanos, técnicos,

materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la de prestar servicios a la

colectividad y obtener utilidades.

6o) Información confiable. Es la de obtener información oportuna, confiable y segura que

coadyuve a la toma acertada de decisiones.

7o) Salvaguardar sus bienes. Es la de proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades,

activos, etc., de la empresa, dificultando y, tratar de evitar los malos manejos, fraudes, robos, etc.

8o) Promover la eficiencia de operaciones. Es la de promover y fomentar la eficiencia de todas

las operaciones de la empresa.

9o) Adhesión a su política administrativa. Es facilitar que las reglas establecidas por la

administración, se cumplan eficientemente.

2.2.2.3. Elementos

“Los elementos del control son seis:

1. Organización

2. Catálogo de cuentas

3. Sistema de contabilidad

4. Estados financieros

5. Presupuestos y pronósticos

6. Entrenamiento de personal

16

2.2.2.4. Principios

Los principios del control interno son cinco:

1. Separación de funciones de operación, custodia y registro.

2. Dualidad o plurilateral de personas en cada operación; es decir, en cada operación de la

empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.

3. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad.

4. El trabajo de empleados será de complemento y no de revisión de contabilidad.

5. La función de registro de operaciones será exclusivo del departamento

2.2.2.5. Objetivos

Los objetivos del control interno son:

a) Prevenir fraudes

b) Descubrir robos y malversaciones

c) Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y oportuna

d) Localizar errores administrativos, contables y financieros

e) Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la empresa.

f) Promover la eficiencia del personal

g) Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, etc.

h) Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación (pruebas) y

estimación de las cuentas sujetas a auditoria, etc.

2.2.2.6. Importancia

Todas las empresas públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales o

financieras, deben de contar con instrumentos de control administrativo, tales como un buen

sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas eficiente y práctico, deben contar

17

además con un sistema de control interno, para confiar en los conceptos, cifras, informes y

reportes de los estados financieros.

Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de vista de

la integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la empresa, tales como el efectivo

en caja y bancos, mercancías, cuentas y documentos por cobrar, equipos de oficina, reparto,

maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y práctico de control interno, dificulta la colusión

de empleados, fraudes, robos, etc.”

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones se ha

incrementado en los últimos años, debido a que resulta práctico medir la eficiencia y

productividad al momento de implementarlos en especial si se centran

en las ideas y actividades básicas para mantenerse en el mercado, cabe recalcar que las

empresas que aplica controles internos en todas sus operaciones conocerán la situación real de la

empresa y de esta manera podrán tomar las medidas necesarias en caso de que se presente algún

inconveniente, por consiguiente el control interno comprende un plan de organización de todos

los procedimientos coherentes a las necesidades del negocio para proteger y resguardar sus

activos y verificar la exactitud de sus datos contables.

Dentro de este orden podemos indicar lo siguiente:

(Catacora F, 1996, pág. 238) expresa: “es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un

sistema contable, el grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de las

operaciones reflejadas en los estados financieros.

Una debilidad importante de un control interno poco confiable, representa un aspecto negativo

dentro del sistema contable”

Según lo antes mencionado podemos decir que si un departamento no aplica los controles

18

internos adecuados puede correr el riesgo de tener desvariaciones en sus operaciones y por ende

las decisiones tomadas no serían las más adecuadas pudiendo llevar a una crisis operativa

perjudicando los resultados de sus actividades.

También podemos mencionar que estos controles se establecen para prever o reducir el riesgo

de perdidas; sea cual sea la aplicación se requiere implementarlo para la mejora organizativa

existiendo la posibilidad del surgimiento de situaciones inesperadas para esto es necesario aplicar

un control preventivo siendo estos los encargados de ejecutarse al inicio de un proceso o gestión

administrativa, adicionalmente si se cuenta con controles de detección la eficacia de este tipo de

control dependerá del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la

ejecución del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier procedimiento de control es

necesario definir objetivos a cumplir.

(Poch R, 1992, pág. 17) expresa “el control aplicado de la gestión tiene por meta la mejora de

los resultados ligados a los objetivos”

(Leonard W, 1990, pág. 33) indica “los controles es en realidad una tarea de comprobación

para estar seguro de que todo se encuentre en orden”.

Cabe resaltar que si los controles se aplican de una forma ordenada y adecuada existirá una

interrelación buena y positiva lo cual llevaría a un control más efectivo dando la seguridad de

que las funciones se cumplan de acuerdo a las expectativas planteadas, además señalaría las

fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas necesarias.

2.2.2.7. Vigilancia

Para la obtención de la maxima eficiencia del sistema de control interno, es necesario su

vigilancia periodica y metodica, por parte de:

a) Gerente general

19

b) Contralor

c) Comisarios o Consejo de vigilancia

d) Auditores internos

e) Auditores externos, etc.

Es común en todas las empresas la tendencia humana de apartarse de las reglas establecidas,

generalmente, en aquellas donde se sigue procedimientos monótonos y de rutina, de ahí que

resulte útil, práctico y conveniente su vigilancia y revisión periódica y metódica, para que el

sistema de control interno no decaiga ni pierda eficiencia.

2.2.2.8. Componentes del control interno

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, derivadios de la manera

como la administracion realiza los negocios, y estan integrados al proceso de administracion.

Aunque los componentes se aplican a todas las entidades, las compañias pequeñas y medianas

pueden implementarlos de forma diferente a como los implementan las grandes. Sus controles

puden ser menos formales y menos estructurados, no obstante lo cual una compañía pequeña

pueda tener un control interno efectivo.

Los componentes de control interno son:

2.2.2.8.1. Ambiente de control

El ambiente de control da el tono de una organización, influenciando la conciencia de control

de sus empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno,

proporcionando disciplinas y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la

integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la entidad, la filosofía y el estilo de

operación de la administración; la manera como la administración asigna autoridad y

responsabilidad, y como organiza y desarrolla a su gente y la atención y dirección proporcionada

20

por la junta de directores.

2.2.2.8.2. Valoración de riesgos

Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los cuales deben

valorarse. Una condición previa a la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos,

enlazados de distintos niveles inconsistentes internamente. La valoración de riesgos es la

identificación y el análisis de los riegos relevantes para la consecución de los objetivos,

constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar los riesgos. Dado que la

economía, la industria, las regulaciones y las condiciones de operación continuaran cambiando,

se requieren mecanismo para identificar y tratar los riesgos especiales asociados con el cambio.

2.2.2.8.3. Actividad de control

Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan asegurar que las

directivas administrativas se lleven a cabo, ayudan a asegurar que se tomen las acciones

necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las

actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas

las funciones. Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones,

verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operacional, seguridad de activos y

segregación de funciones.

2.2.2.8.4. Información y comunicación

Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y en un

tiempo que les permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de

información producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con

el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente con

los datos generados internamente, sino también la información sobre eventos, actividades y

21

condiciones externas necesarias para la toma de decisiones, informe de los negocios y reportes

externos.

La comunicación efectiva también debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a

lo largo y hacia arriba de la organización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro de

parte de la alta gerencia de que las responsabilidades de control deben de tomarse seriamente.

Deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lo mismo que la manera como

las actividades individuales se relaciona con el trabajo de otros. Deben tener un medio de

comunicar la información significativa. También necesitan como comunicarse efectivamente con

las partes externas, tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas.

2.2.2.8.5. Monitoreo

Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la calidad del

desempeño del sistema en el tiempo. Es realizado por medio de actividades de monitoreo

ongoing (continuo), evaluaciones separadas (independientes) o combinación de las dos. El

monitoreo ongoing ocurre en el curso de operaciones. Incluye actividades regulares de

administración y supervisión y otras acciones personales realizadas en el cumplimiento de sus

obligaciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá primeramente

de la valoración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo ongoing. Las

deficiencias del control interno deberán reportarse a lo largo de la organización, informando a la

alta gerencia y a la junta solamente los asuntos serios.

2.2.2.9. Sinergia e interrelación entre los componentes

Existe sinergia e interrelación entre esos componentes, formando un sistema integrado que

reacciona dinámicamente a las condiciones.

Los sistemas de control interno están entremezclados con las actividades de operación de la

22

entidad y existen por razones fundamentales de negocios.

El control interno es más efectivo cuando los controles se construyen en la infraestructura de

la entidad y son parte de la empresa.

Construir los controles apoya la calidad y la iniciativa de empoderamiento, evita costos

innecesarios y permite respuestas rápidas a las condiciones cambiantes.

2.2.2.10. Relación entre las categorías de objetivos

Existe una relación directa entre las tres categorías de objetivos, los cuales se esfuerza

conseguir la entidad, y los componentes que representan lo requerido para conseguir los

objetivos, todos los componentes son relevantes para cada categoría de objetivos.

2.2.2.11. Estructura conceptual del control interno

La definición de control interno – que es el concepto fundamental subyacente; realizado por la

gente, que proporciona seguridad razonable-junto con la categorización de objetivos,

componentes y criterios para efectividad, así como las discusiones asociadas, constituyen esta

estructura conceptual del control interno.

¿Qué puede hacer el control interno?

El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeño,

rentabilidad y a prevenir la pérdida de recursos.

Puede ayudar a asegurar que la información financiera sea confiable, y asegurar que la

empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando perdida de reputación y otras

consecuencias.

En suma, puede ayudar a una entidad a cumplir sus metas: evitando peligros no reconocidos y

sorpresas a lo largo del camino.

¿Qué no puede hacer el control interno?

23

Infortunadamente, algunas personas tienen expectativas mayores e ideales. Consideran que:

El control interno puede asegurar el éxito de una entidad, esto es, el cumplimiento de los

objetivos básicos del negocio, o cuando menos, la supervivencia.

Solamente puede ayudar a que la entidad logre sus objetivos. Puede proporcionar información

administrativa sobre el progreso de la entidad, o hacia su consecución.

Pero no puede cambiar una administración ineficiente por una buena y transformarlas en

políticas o programas de gobierno, las acciones de competidores o las condiciones económicas

pueden ir más allá del control administrativo.

El control interno puede asegurar la confiabilidad de la información financiera y el

cumplimiento de las leyes y regulaciones.

Esta convicción también es equivocada.

Es un sistema de control, no importa que tan bien haya sido concebido y operado, puede

solamente proveer seguridad razonable – no absoluta - a la administración y a la junta directiva

mirando la consecución de los objetivos de una entidad.

La probabilidad de conseguirlos está afectada por limitaciones inherentes a todos los sistemas

de control interno, por ejemplo:

Los juicios en la toma de decisiones pueden ser defectuosos, y pueden ocurrir fallas por suplir

errores o equivocaciones.

Adicionalmente, los controles pueden estar circunscritos a dos o más personas, y la

administración tiene la capacidad de desbordar el sistema.

Otro factor de limitación es aquel que el diseño de un sistema de control interno puede reflejar

estrechez de recursos, y los beneficios de los controles se deben considerar con relación a sus

costos.

24

Entonces, aunque el control interno pueda ayudar a una entidad con seguir sus objetivos, no es

la panacea.

2.2.2.12. Roles y responsabilidades

Cada quien en una organización es responsable del control interno:

2.2.2.12.1. Administración

El director ejecutivo jefe es el responsable último y debe asumir la propiedad del sistema.

Más que cualquier otro individuo, el director ejecutivo da el “tono por lo alto”, el cual afecta la

integridad y la ética, así como los otros factores de un ambiente de control positivo. En una

compañía grande, el director ejecutivo cumple este deber proporcionando liderazgo y dirección a

los administradores principales y revisando la manera como ellos están controlando el negocio.

Los administradores principales, por su parte, asignan responsabilidades por el

establecimiento de políticas y procedimientos de control interno más específicos al personal

responsable de las funciones de las unidades.

En una entidad pequeña, la influencia del director ejecutivo, a menudo un administrador –

propietario, usualmente es más directa.

En cualquier caso, es una responsabilidad que se traslada en cascada, un administrador es

efectivamente un director ejecutivo en su esfera de responsabilidad.

Tienen significado particular los directores financieros y su personal vinculado, cuyas

actividades de control cubren a lo ancho, hacia arriba y hacia abajo, las unidades de operación y

otras dependencias de la empresa.

2.2.2.12.2. Junta de directores.

La administración es responsabilidad de la junta de directores lo cual proporciona gobierno,

guía y supervisión reguladora.

25

Lo miembros de una junta efectiva son objetivos, competentes e inquisitivos.

También tiene un conocimiento de las actividades y del ambiente de la entidad, y aportan el

tiempo necesario para cumplir plenamente sus responsabilidades como junta.

La administración puede estar en una posición de desbordar los controles e ignorar o exigir las

comunicaciones de los subordinados, estableciendo una administración deshonesta que

intencionalmente falsifica los resultados por cubrir sus huellas.

Una junta de directores fuerte, activo, particularmente cuando esta acoplada con canales de

comunicación, hacia arriba, efectivos y con funciones financieras, legales y la auditoria interna

competentes, a menudo es más capaz de identificar y corregir los problemas.

2.2.2.12.3. Auditores internos

Juegan un papel importante en la evaluación de la efectividad de los sistemas de control, y

contribuyen a la efectividad ongoing (continua).

A causa de su posición organizacional y su autoridad en una entidad, la función de auditoria

interna juega a menudo un papel de monitoreo significativo.

2.2.2.12.4. Otro personal

El control interno es, en algún grado, responsabilidad de cada quien en una organización y por

consiguiente debe ser parte explícita o implícita de la descripción del trabajo de cada uno.

Virtualmente todos los empleados producen información que se usa en el sistema de control

interno o realizan otras acciones necesarias para efectuar el control.

También, todo el personal debe ser responsable por la comunicación hacia arriba de los

problemas en las operaciones, el no cumplimiento con el código de conducta, y de otras

violaciones de las políticas y acciones ilegales.

26

2.2.2.12.5. Partes externas

A menudo, un número de partes externas contribuye a la consecución de los objetos de una

entidad.

Los auditores externos ofrecen un punto de vista independiente y objetivo, contribuyen

directamente mediante la auditoria de estados financieros e indirectamente proporcionando

información útil para la administración y para la junta, en orden a cumplir su responsabilidad.

Otros proporcionan información para uso de la entidad, la cual afecta el control interno, sobre

legisladores y reguladores, clientes y otros que realizan negocios con la empresa, analistas

financieros, expertos que realizan calificaciones y medios de comunicación.

Las partes externas, sin embargo, no son responsables puesto que no constituyen parte del

sistema de control interno de la entidad.

2.2.2.13. Perspectiva profesional

Uno de los primeros estudios que se conocieron sobre el control interno fue publicado en

Estados Unidos en 1949 bajo el título Internal Control-Elements of a Coordinated System and Its

Importance to Management and the Independent Public Accountant [Control interno-Elementos

del sistema coordinado y su importancia para la administración y para el contador público

independiente].

Contiene la primera definición que la profesión contable hizo sobre el control interno y lo

precisa de la siguiente manera:

“El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas

coordinados que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud

y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficacia operacional y fomentar la

adherencia a las políticas prescritas”.

27

Esta es una definición amplia, elaborada por el Commitee on Working Procedures (Comité

sobre procedimientos de trabajo) del American Institute of Certified Public Accountantas

(AICPA), reconoce que el sistema de control interno se extiende más allá de aquellos asuntos

que se relacionan directamente con la función de los departamentos de contabilidad y finanzas

para incluir control presupuestal, costos estándar, reportes periódicos relacionados con las

operaciones y análisis estadísticos.

Igualmente reconoce la importancia de la difusión de los mismos, así como los programas de

entrenamiento diseñados para ayudarle al personal a que cumpla sus responsabilidades, junto con

un personal de auditoria interna que le provee seguridad adicional a la administración respecto de

lo adecuado de estos procedimientos y la extensión en la cual están siendo llevados a cabo de

manera efectiva.

Durante mucho tiempo esta fue la definición más generalmente aceptada de control interno, si

bien una posterior definición elaborada por El AICPA dividió al control interno en dos

componentes: control administrativo y control contable.

El control administrativo: incluye, pero no se limita a, el plan de la organización y los

procedimientos y registros relacionados con los procesos de decisión que se refieren a la

autorización de las transacciones por parte de la administración. Tales autorizaciones han sido

definidas como una función administrativa asociada directamente con la responsabilidad por el

logro de los objetivos de la organización, y como un punto de partida para el establecimiento del

control contable de las transacciones.

El control contable: comprende el plan de la organización y los procedimientos y los registros

relacionados con la salvaguardia de los activos y con la confiabilidad de los estados financieros,

diseñados para proveer seguridad razonable de que:

28

1) Las transacciones se ejecutan de acuerdo con autorizaciones generales o especificas dadas

por la administración.

2) Las transacciones se registran en cuanto es necesario para permitir la preparación de estados

financieros en conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o

cualquier otro criterio aplicable a tales estados financieros y para mantener la accountability

por los activos.

3) El acceso a los activos se permite solamente de acuerdo con autorización dada por la

administración; y

4) La accountability registrada por los activos se compara con los activos existentes, a

intervalos razonables, tomando las acciones apropiadas en relación a cualquier diferencia.

Esta fue la definición clásica que perduro hasta los años 90. Tuvo amplia aceptación y

difusión, con los matices propios de cada aplicación. Sin embargo, generaba confusión debido

principalmente a la limitación existente en su alcance (nivel operacional, centrado solamente en

la función contable), lo que dejaba por fuera muchos elementos.

Se encuentra adicionalmente una definición “paralela” a la laborada por el AICPA, que de

alguna manera le es complemento. Fue elaborada por The Institut of Internal Auditors:

Control interno son las acciones tomadas por la administración para planear, organizar, y

dirigir el desempeño de acciones suficientes que provean seguridad razonable de que estarán

logrando los siguientes objetivos:

Logro de los objetivos y metas establecidos para las operaciones y para los programas.

Uso económico y eficiente de los recursos.

Salvaguarda de los activos.

Confiabilidad e integridad de la información.

29

Cumplimiento con políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.

2.3.Marco contextual

2.3.1. Historia de la empresa

La compañía anónima Suministros Viteri C.A “SumiviterI” fue constituida mediante escritura

pública otorgada ante el Notario Titular Trigésimo Dr. PIERO GASTON AYCART

VINCENZINI, del cantón Guayaquil, el día veintiocho de Junio del año dos mil, que mediante

RESOLUCION No. 00-G-IJ-0003675 de la Superintendencia de Compañías queda aprobada la

constitución de dicha compañía con domicilio en el Cantón de Guayaquil, con un capital

autorizado de un mil seiscientos dólares de los Estados Unidos de América, y un capital suscrito

de ochocientos dólares de los Estados Unidos de América, dividido en ochocientas acciones de

un dólar.

Inscrita la escritura en el Registro Mercantil del Cantón Guayaquil, el veinte de Julio del dos

mil, la misma que contiene la Constitución de la compañía denomina Suministros Viteri C.A

“Sumiviteri”, de fojas 56.892 a 56.905, Numero 16.014 del Registro Mercantil y anotada bajo el

número 20.274 del Repertorio.

Suministros Viteri C.A “Sumiviteri” según escritura pública tiene como Objeto Social

1. Dedicarse a la comercialización de útiles y suministros de oficina etc., artículos de bazar,

productos de vidriería y cristal y demás complementos de oficina.

2. Realizar a través de terceros el transporte por vías terrestre, aéreo, fluvial o marítimo de

toda clase de mercadería en general: y

3. Podrá prestar servicios contables, financieros, investigaciones de mercadeo y de

comercialización interna.

Y es así como esta compañía empieza a realizar sus actividades comerciales en junio 28 del

30

2000 en el edificio Condominio Pedro en las calles Pedro Carbo 1024 y Colon Piso 3 Ofic. 5 de

la provincia del Guayas en la ciudad de Guayaquil en la parroquia Carbo (Concepcion).

2.3.2. Filosofía

La filosofía de la empresa es crecer junto a sus clientes creando fuentes de trabajo en la

ciudad de Guayaquil y en un futuro fuera de ella siempre buscando la satisfacción de ellos

ofreciendo productos de buena calidad y un servicio confiable guiado por nuestra ética

profesional.

2.3.3. Misión

Comercializar y entregar suministros y útiles de oficina, para cumplir a cabalidad con las

necesidades de nuestros clientes, a través de un buen servicio con un eficiente grupo humano,

responsable y capacitado, además brindar el servicio de asesoría contable y tributaria de manera

rápida y efectiva, con la mirada en el éxito de ellos y sus clientes.

2.3.4. Visión

Ser una empresa consolidada en el mercado ecuatoriano, comprometida permanentemente con

clientes y colaboradores en total satisfacción de servirlos en el mercado de suministros y útiles

de oficina y una gama amplia de útiles escolares y ser una de las empresas más grande del país

en el servicio de brindar asesoría en el área contable y tributaría, con reconocimiento

internacional.

2.3.5. Objetivos

2.3.5.1. Objetivo General

Comprar y vender suministros, y útiles de oficina y útiles escolares de buena calidad a precios

competitivos que satisfagan las necesidades del cliente, con la finalidad que prefieran nuestros

productos y así alcanzar las metas establecidas.

31

2.3.5.2. Normas para área de compras y ventas:

Área de Compras

Adquirir mercadería de excelente calidad a diferentes proveedores, a bajos costos, así

tener una amplia gama de marcas reconocidas en el mercado para poder atraer la atención

de los clientes.

Área de Ventas

Comercializar y distribuir útiles y suministros de oficina etc., artículos de bazar,

productos de vidriería y cristal y demás complementos de oficina de buena calidad.

Brindar un buen servicio contable y tributario que satisfaga las expectativas del cliente y

a su vez la de ellos.

2.3.6. Productos y servicios

Suministros Viteri C.A “SumiviterI” es una empresa que se dedica a la compra y venta de

suministros y útiles de oficina creada en la ciudad de Guayaquil – Ecuador, en el año 2000 por el

Ing. Com. Antonio Arnaldo Viteri Pérez.

Desde su constitución hasta abril del 2010 únicamente se dedicaba a la compra y venta de

materiales y suministros de oficina, actividad que se realizaba en la Av. Pedro Carbo 1024 y

Colón en el Condominio Pedro Carbo Piso 3 Of. 5, ventas que se realizaban por líneas

telefónicas y entrega a domicilio de las mercaderías, se inició con 2 socios Srta. Ana María

Pincay Murillo y el Sr. Antonio Viteri Guamanquispe a su vez el realizaba la gestión de entrega

de la mercadería y la Srta. Ana María la compra y venta.

Así con el transcurso del tiempo, tras años de esfuerzo, dedicación y responsabilidad se llegó

alcanzar grandes logros, al ver y analizar las ventas se toma la decisión de hacer de este negocio

más amplio y es así que partir del mes de mayo del 2010 después del cambio de gerente general,

32

asignándose al Sr. Pablo Catagua Pincay dejando también y acordando mediante Asamblea

deciden cambiarse de local con vista al público en las calles 10 de Agosto y Av. Malecón Edif.

VALRA 80 planta baja local 5 y 6.

En este nuevo local se analiza por primera vez la implementación de dar servicios de asesoría

contable y tributaria por la gran acogida de nuevos clientes así creando nuevas fuentes de trabajo

para asistentes contables, vendedoras, mensajeros y asistente de limpieza

En la actualidad es amplia la lista de clientes a las que se les brinda el servicio de asesoría

contable y tributaria.

Entre los productos que se ofrecen podemos citar los siguientes:

Resmas de hojas A4 75grs XEROX y COPYLASER

Archivadores T/O L/G AZ-PLUS NORMA

Carpetas manilas

Sobre manilas ideal F1






Esferos bic P/F azul, negro, rojo

Cartuchos de impresoras

Topo tipo de cartulinas

Notas de venta

Comprobantes de egreso

33

Comprobantes de ingreso

Papeleras

Perforadoras todo tamaño

Grapadoras todo tamaño

Marcadores acrílicos

Marcadores permanentes

Borradores de pizarra

2.3.7. Características internas

2.3.7.1. Según su actividad

Para (Gudiño Davila, & Coral Delgado, 1991) las empresas de acuerdo a su actividad se

clasifican en:

Empresas comerciales: Son las empresas que se dedican a la compra y venta de productos;

colocan en los mercados los productos naturales, semielaborados y terminados a mayor

precio del comprado, obteniendo así una ganancia.

Empresas Industriales: Son las empresas dedicadas a transformar la materia prima en

productos terminados o semielaborados.

Empresas de Servicios: Son las empresas que buscan prestar un servicio para satisfacer las

necesidades de la comunidad, ya sea salud, educación, transporte, recreación, servicios

públicos, seguros, y otros servicios (Gudiño Davila, & Coral Delgado, 1991).

De acuerdo a lo definido anteriormente se puede indicar que Suminstros Viteri C.A

“Sumiviteri” pertenece al grupo comercial y de servicios ya que es una empresa dedicada a la

comercialización de suministros y útiles de oficina y de servicios ya que brinda asesoría contable

y tributaria.

34

Tabla 1

Clasificación de la empresa

Suministros Viteri C.A “Sumiviteri”

Empresa Comercial Empresa de Servicios

Venta de suministros de oficina

Venta de útiles escolares

Copias

Asesoría contable y tributaria

Elaboración de balances financieros

Anexo transaccional simplificado ATS

Datos obtenidos de Suministros Viteri C.A. “Sumiviteri”. (Fuente: Elaboración propia)

2.3.8. Principales clientes

Nuestra nómina de clientes es muy amplia, entre los cuales están:

Personas naturales no obligadas a llevar contabilidad

Personas naturales obligadas a llevar contabilidad

Personas jurídicas

2.3.9. Nómina de accionistas

Figura 1 Nómina accionistas SUMINISTROS VITERI C.A. “SUMIVITERI” (Fuente: Elaboración propia)

ANA PINCAY MURILLO; 1; 0%

ANTONIO VITERI G.; 799; 100%

ANA PINCAY MURILLO

ANTONIO VITERI G.

35

2.4. Marco conceptual

En la realización de la investigación se tomaron en consideración algunas referencias para la

comprensión de algunos conceptos que son esenciales para el desarrollo de nuestra tesis.

2.4.1. Ahorro / Inversión

Son medidas tendientes a incentivar los instrumentos de ahorro o las decisiones de inversión

productiva, tales como reinversión de utilidades o el establecimiento de nuevas actividades

productivas.

2.4.2. Análisis FODA

Es una metodología de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, analizando sus

características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y

Oportunidades) en una matriz cuadrada

2.4.3. Ambiente laboral

El ambiente laboral es propio de la empresa producido y sentido por el individuo de acuerdo

con las condiciones que se encuentran en la intersección de los trabajadores.

2.4.4. Auditoría interna

Es una actividad independiente y objetiva de supervisión y consultoría diseñada para agregar

valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus

objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de

los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

2.4.5. Colusión

Una colusión es un pacto que acuerdan dos o más personas u organizaciones con el fin de

perjudicar a un tercero

https://es.wikipedia.org/wiki/Entorno_empresarial

https://es.wikipedia.org/wiki/Matriz_cuadrada

https://es.wikipedia.org/wiki/Pacto

36

2.4.6. Control interno

Se refiere a los métodos y prácticas de cualquier clase, por medio de los cuales se coordinan y

operan los registros y comprobantes de contabilidad y los procedimientos que afectan su uso, de

manera que la administración de un negocio obtiene de la función contable la utilidad máxima

para su objeto de información, protección y control.

2.4.7. COSO

Son las siglas de Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

(Comite de Patrocinadores de la Comisión Treadway), que patrocino el informe de investigación

de los Estados Unidos titulado Control Interno – Marco Integrado. El denominado “INFORME

COSO” sobre control interno, publicado en EE.UU. en 1992.

2.4.8. Cultura organizacional

Conjunto de hábitos y creencias establecidos mediante normas, valores, actitudes y

expectativas compartidos por todos los miembros de la organización.

2.4.9. Empresa en marcha

La entidad normalmente es considerada como un negocio o empresa en marcha, es decir,

como una operación que continuará en el futuro previsible. Se supone que la entidad no tiene

intención ni necesidad de liquidarse o de reducir sustancialmente la escala de sus operaciones.

2.4.10. Maximizar

Es un término que refiere a la búsqueda del máximo rendimiento. La maximización consiste

en aprovechar o explotar todo lo posible ciertos recursos o funciones.

2.4.11. Minimizar

Minimizar es un verbo que refiere a reducir algo lo más posible o a quitarle su importancia.

http://definicion.de/funcion/

http://definicion.de/verbo/

http://definicion.de/importancia/

37

2.4.12. Planeación

Función administrativa que define objetivos y decide sobre los recursos y tareas necesarios

para alcanzarlos de manera adecuada.

2.4.13. Planeación estratégica

La realizan los directivos de una empresa, para analizar factores internos y externos y su

repercusión en los objetivos de la compañía.

2.4.14. Procedimiento

Forma específica para llevar a cabo una serie de actividades.

2.4.15. Proceso

Conjunto de actividades, procedimientos relacionados que interactúan o tienen un fin común

(Calidad 2014)

2.4.16. Riesgo

El riesgo se define, así como un incidente por la ocurrencia de un conjunto particular de

circunstancias que, de ocurrir, podría afectar negativamente a la organización, tales como la

exposición a la perdida financiera, perdida de reputación, falta de entrega de una política o

programa de economía, eficiencia.

2.4.17. Situación

Conjunto de aspectos del ambiente, que incluye a quien toma la decisión. Muchos de ellos

están fuera de su control, conocimiento o comprensión y afectan la elección.

2.4.18. Venta

Es la acción y efecto de vender (traspasar la propiedad de algo a otra persona tras el pago de un

precio convenido). El término se usa tanto para nombrar a la operación en sí misma como a la

cantidad de cosas que se venden.

http://definicion.de/persona/

http://definicion.de/operacion/

38

2.4.19. Finanzas

Conjunto de actividades relacionadas con cuestiones bancarias y bursátiles o con grandes

negocios mercantiles.

2.4.20. Tributos

Además de ser medios para recaudar ingresos públicos, servirán como instrumento de política

económica general, estimulando la inversión, la reinversión, el ahorro y su destino hacia los fines

productivos y de desarrollo nacional; atenderán a las exigencias de estabilidad y progreso

sociales y procurarán una mejor distribución de la renta nacional.

Facultad reglamentaria de la municipalidad. - El gobierno municipal tendrá la facultad

reglamentaria cuando la ley se lo conceda.

2.5. Marco legal

La Constitución de la República del Ecuador en su art. 211 indica:

La Contraloría General del Estado es un organismo técnico encargado del control de la

utilización de recursos; de la misma manera debe regirse por la Superintendencia de Compañías

que es el organismo técnico, con autonomía administrativa y económica que vigila y controla la

organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías y otras

entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por la ley.

Toda compañía como tal debe regirse a leyes y reglamentos establecidos para su correcta

función como son:

Ley de Compañías

Ley de régimen Tributario Interno

Normas Internacionales de Información Financiera

Normas Internacionales de Auditoria y Aseguramiento

39

Capítulo 3

3. Marco metodológico

3.1. Diseño de la investigación

Debido a la procedencia del contexto se va a desarrollar una investigación aplicada y de campo.

Utilizando los conocimientos en la práctica para realizar una propuesta de solución al problema y

se desarrollara en el mismo contexto que se está aplicando el problema. Además, es de tipo

transversal debido a que se recolectan datos en un solo momento, en un tiempo único, para

describir variables y analizar su incidencia e interrelación en un momento dado.

De acuerdo a la profundidad del tema de investigación se aplicará una investigación de tipo

descriptiva y explicativa, utilizando el diseño de investigación no experimental.

3.2. Tipo de la investigación

Nosotras como investigadoras trabajamos en el ambiente natural en que conviven las personas y

las fuentes consultadas, de las que obtendremos los datos más relevantes a ser analizados;

aplicaremos el método descriptivo donde buscamos saber quién, dónde, cuándo, cómo y por

qué, se dan ciertos problemas en la empresa, describiendo los eventos, situaciones

representativas del porque no hay un control interno dentro de la empresa; a su vez el enfoque de

la investigación será de tipo cuantitativo porque se van recopilar datos, probar hipótesis en base

de una revisión numérica y llevará a un análisis estadístico para establecer patrones de

comportamiento, además las causas y efectos que permitirán interpretar los resultados partiendo

del estudio de los objetivos teniendo el proceso un carácter secuencial, deductivo y probatorio.

La selección de la muestra se realizará de manera probabilística debido a que todos los elementos

de la población tienen la misma posibilidad de ser elegidos, ya que nuestro diseño de

investigación es no experimental.

40

3.3. Población y muestra

3.3.1. Población:

Para el desarrollo de la presente investigación se necesitó realizar un estudio de la totalidad de

los colaboradores de la Empresa Suministros Viteri C.A. “SumiviterI” involucrada y relacionada

directa o indirectamente con el proceso operacional.

3.3.2. Muestra:

En vista de que la población es pequeña se tomara toda para nuestro estudio denominándose

muestreo censal ya que representa el total de la población.

Tabla 2. Nómina de empleados

Nómina de empleados


Nómina del personal y sus respectivas funciones

No. Apellidos y nombres Cargo

1 Catagua Pincay Pablo Cipriano Gerente general

2 Jiménez Quinto Katherine Carla Jefe de departamento de contabilidad

3 Vergara Melgar Hailys Del Rocio Asistente contable

4 Jama Catagua Víctor Alexis Asistente contable

5 Nieves Burbano Bianca Irina Asistente contable

6 Tarira Pin Karen Estefanía Asistente contable

7 Bedor Vera Jennifer Monserrate Jefe departamento de compras

8 Cortez Hernández Luis Antonio Auxiliar de compras

9 Catagua Pincay José Luis Auxiliar de compras

10 Ruiz Rugel José Ismael Jefe de bodega

11 Pozo Suarez Joel Henry Auxiliar de bodega

41

12 Suarez Anchundia Melissa Jefe departamento de ventas

13 Chiquito Lucas Luis Fernando Atención al cliente (vendedor)

14 Catagua Apolinario Miriam Lissette Atención al cliente (vendedora)

15 Zambrano Jiménez Mayra Stephanie Cajera

16 Flores Catagua Dylan Adrián Cajero

17 Pincay Pincay Carmen Martina Cocinero

18 Delgado Candelario Reyes Elibano Asistente de limpieza

19 Franco Catagua Mauricio Fabián Mensajero

Datos obtenidos de Suministros Viteri C.A. “Sumiviteri” (Fuente: Elaboración propia)

La población de la compañía está compuesta de 19 personas que conforman la totalidad de

Suministros Viteri C.A; y la muestra para el análisis de nuestro estudio está conformada por la

totalidad de la población.

Tabla 3. Población

Población

Fuente: Nómina de Suministros Viteri C.A. “Sumiviteri”

3.4. Técnicas e instrumentos de investigación

En función de las características del tema en la presente tesis se aplicarán encuestas al total


Áreas Colaboradores por Áreas

Contabilidad 5

Ventas 5

Compras 5

Administración 1

Otros 3

TOTAL POBLACIÓN 19

42

del personal de la empresa, se realizará una entrevista a un colaborador representativo con un

mayor grado de conocimiento de la problemática de la compañía.

3.4.1. Resultados de las encuestas realizadas

Resultados de las encuestas para implementación de manuales de procedimientos para la

empresa Suministros Viteri C.A

Objetivos: Recolectar y analizar criterios del personal colaborador de la empresa en relación a

la implementación del control interno.

Instrucciones:

Marque con una X la respuesta que usted considere adecuada.

No hay límite de tiempo

Solo una respuesta por pregunta

Las respuestas de la encuesta no afectaran su relación laboral

Los resultados obtenidos serán de uso educativo

43

1. ¿Conoce que es un control interno?

Tabla 4.

Conocimiento del control interno en la empresa Suministros Viteri C.A

Figura 1. Conocimiento del control interno en la empresa Suministros Viteri C.A (Fuente: Elaboración propia)

Interpretación

El 42% de los encuestados tienen conocimientos de contabilidad o administración lo que

implica que será de fácil aplicación el sistema de control interno, el desconocimiento no es parte

relevante o una variable que afecte al estudio de esta tesis.

SI42%

NO47%

ALGO11%

SI NO ALGO

Áreas SI NO ALGO TOTAL

Contabilidad 2 3 5

Ventas 2 3 5

Compras 2 1 2 5

Administración 1 1

Otros 1 2 3

TOTAL 8 9 2 19

PORCENTAJE 42% 47% 11% 100%

44

2. ¿Cree que es necesario implementar un sistema de control interno en la empresa?

Tabla 5.

Necesidad del control interno en la empresa Suministros Viteri C.A

Figura 3 Necesidad del control interno en la empresa Suministros Viteri C.A (Fuente: Elaboración propia)

Interpretación

El 47% de los encuestados cree en la necesidad de implementar un sistema de control interno

para mejorar la operatividad de la empresa y así alcanzar lograr sus objetivos.

SI47%

NO16%

TAL VEZ37%

SI NO TAL VEZ

Áreas SI NO TAL VEZ TOTAL

Contabilidad 3 2 5

Ventas 2 1 2 5

Compras 2 1 2 5

Administración 1 1

Otros 1 1 1 3

TOTAL 9 3 7 19

PORCENTAJE 47% 16% 37% 100%

45

3. ¿Considera que existe deficiencia en el control interno de la empresa Suministros Viteri C.A?

Tabla 6.

Falta de un control interno en la empresa Suministros Viteri C.A

Figura 4. Falta de un control interno en la empresa Suministros Viteri C.A (Fuente: Elaboración Propia)

Interpretación

Un 63% de los encuestados ha detectado deficiencia en la empresa no se especifica una área

determinada.

63%11%

26%

SI

NO

TAL VEZ


Contabilidad 3 2 5

Ventas 3 1 1 5

Compras 3 1 1 5

Administración 1 1

Otros 2 1 3

TOTAL 12 2 5 19

PORCENTAJE 63% 11% 26% 100%

46

4. ¿Conoce que es un manual de organización?

Tabla 7.

Conocimiento de un manual de organización

Figura 5. Conocimiento de un manual de organización (Fuente: Elaboración propia)

Interpretación

Los conocimientos de la mayoría del personal de Suministros Viteri son alto en un 69% del

total de la población por lo que aseguramos una implementación eficaz.

SI69%

NO5%

ALGO26%

SI NO ALGO

Áreas SI NO ALGO TOTAL

Contabilidad 3 2 5

Ventas 4 1 5

Compras 3 1 1 5

Administración 1 1

Otros 2 1 3

TOTAL 13 1 5 19

PORCENTAJE 69% 5% 26% 100%

47

5. ¿Cree que la elaboración y aplicación de los manuales de procedimientos mejoraría el

desarrollo y ejecución de los procesos en la empresa?

Tabla 8.

Beneficios de la aplicación de un manual de organización

Figura 6. Beneficios de la aplicación de un manual de organización (Fuente: Elaboración propia)

Interpretación

El 68% cree en los beneficios que traería consigo la aplicación de un manual de procedimiento.

SI68%

NO11%

ALGO21%

SI NO ALGO


Contabilidad 4 1 5

Ventas 4 1 5

Compras 3 1 1 5

Administración 1 1

Otros 1 1 1 3

TOTAL 13 2 4 19

PORCENTAJE 68% 11% 21% 100%

48

6. ¿Considera que se están aplicando correctamente los procesos y normas contables, laborales,

tributarias dentro de la ejecución de las actividades de la empresa?

Tabla 9.

Apreciación del personal sobre aplicación de leyes varias.

Figura 7. Apreciación del personal sobre aplicación de leyes varias. (Fuente: Elaboración propia)

Interpretación

Para nuestra apreciación aun alcanzando un 53% de los encuestados que está conforme con la

aplicación de leyes no todos están conforme alcanzaron el 31% y un 16% no está de acuerdo en su

totalidad.

53%

16%

31%

SI

NO

TAL VEZ


Contabilidad 4 1 5

Ventas 3 2 5

Compras 3 1 1 5

Administración 1 1

Otros 2 1 3

TOTAL 10 3 6 19

PORCENTAJE 53% 16% 31% 100%

49

7. ¿Con que frecuencia cree que deberían supervisar como están los controles dentro de la

empresa?

Tabla 1.

Constancia de aplicación de controles

Interpretación

Los encuestados creen que sería bueno que haya una supervisión de los controles

MENSUALES en un 42% coinciden.

Áreas Sem. Quinc. Mens. Bimest. Trismest. Semest. Anual Total

Contabilidad 2 3 5

Ventas 2 3 5

Compras 2 2 1 5

Administración 1 1

Otros 1 2 3

TOTAL 8 7 4 19

PORCENTAJE 42% 37% 21% 100%

42%

37%

21%

MENS.

BIMEST.

TRIMEST.

Figura 8. Constancia de aplicación de controles. (Fuente: Elaboración propia)

50

8. ¿Considera que implementando un buen sistema de control interno lograríamos la coordinación

de las áreas y estas se traducirían en un ingreso económico?

Tabla 2.

Confianza con la implementación del control interno

Figura 9. Confianza con la implementación del control interno. (Fuente: Elaboración propia)

Interpretación

El 58% de las personas encuestadas cree y tiene la confianza que si se implementa un buen

control interno eso ayudaría a generar una estabilidad económica en la empresa.

58%

10%

32%

SI

NO

TAL VEZ


Contabilidad 4 1 5

Ventas 3 2 5

Compras 3 1 1 5

Administración 1 1

Otros 1 1 1 3

TOTAL 11 2 6 19

PORCENTAJE 58% 10% 32% 100%

51

9. ¿En la estructura de la empresa, que área considera vulnerable y débil?

Tabla 12.

Área vulnerable y débil de la empresa

Figura 10. Área vulnerable y débil de la empresa. (Fuente: Elaboración propia)

Interpretación

El 53%, coinciden que el área vulnerable y débil es compras y el 37% el de Ventas.

5%

37%

53%

5%

CONTAB VTAS COMPR ADMI

Áreas Contab. Vtas Compr Admi Otros Total

Contabilidad 2 3 5

Ventas 2 3 5

Compras 1 2 2 5

Administración 1 1

Otros 1 1 1 3

TOTAL 1 7 10 1 19

PORCENTAJE 5% 37% 53% 5% 100%

52

10. ¿Está dispuesto a trabajar bajo los lineamientos de un manual de procedimientos

implementado en un sistema de control interno?

Tabla 13.

Trabajar bajo los lineamientos de un sistema de control interno

Figura 11. Trabajar bajo los lineamientos de un sistema de control interno. (Fuente: Elaboración propia)

Interpretación

El 79% de los colaborados de Suministros Viteri C.A están comprometidos a trabajar bajo los

lineamientos de un sistema de control interno y el 5% no está de acuerdo es allí donde vamos a

trabajar para saber por qué no está de acuerdo.

SI79%

NO5%

TAL VEZ16%

SI NO TAL VEZ


Contabilidad 5 5

Ventas 4 1 5

Compras 4 1 5

Administración 1 1

Otros 1 1 1 3

TOTAL 15 1 3 19

PORCENTAJE 79% 5% 16% 100%

53

3.5. Análisis global de los resultados obtenidos de la encuesta

Los datos obtenidos de la presente investigación en forma general son el reflejo de la

situación de la empresa Suministros Viteri C.A por lo tanto bajo nuestra apreciación y conforme

a la encuesta esta requiere de la implementación de un sistema de control interno que les permita

direccionarse a sus objetivos y alcanzar sus metas, permitiendo salvaguardar sus activos y

cumplir eficazmente con sus operaciones a través de procesos definidos claramente.

54

Capítulo 4

4. La propuesta

4.1. Título de la propuesta

Diseño de un control interno a la compañía Suministros Viteri C.A de Guayaquil.

4.2. Justificación de la propuesta

El control interno como un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y

el resto de personal que conforman la empresa, el mismo consta de cinco componentes los cuales

al ser aplicados ayudan a que la empresa tenga un control adecuado.

Estos elementos forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las

circunstancias cambiantes del entorno y dichos componentes representan lo que se necesita para

lograr los objetivos organizacionales, estos componentes son: Ambiente de control, actividades

de control, valoración de riesgos, información - comunicación y monitoreo; los cuales al ser

aplicados ayudan a mantener un desempeño adecuado en los procesos diarios que existen en la

empresa brindando un alto nivel de confianza.

Suministros Viteri C.A. en la actualidad no cuenta con un control interno adecuado; todas las

actividades que se realizan por cada uno de sus colaboradores se han ido manejando de una

manera empírica llevando consigo la probabilidad de un riesgo superior.

Es de gran importancia que la administración general de Suministros Viteri C.A brinde los

lineamientos adecuados para que cada una de las áreas que la conforman realice sus actividades

de una manera correcta siguiendo los parámetros establecidos; de igual manera la gerencia debe

ser la encargada de realizar todos los correctivos necesarios cuando la empresa lo amerite

realizando evaluaciones y supervisión a todos sus colaboradores y brindándoles la información

necesaria sobre cada una de las funciones que desempeñaran siempre y cuando con la

55

capacitación adecuada , todo esto encaminado a conseguir los objetivos de la empresa.

Por lo tanto la propuesta de implementar un control interno que tenga como punto de partida

la gerencia y la administración es porque deben tener un alto nivel de confianza para controlar de

una manera adecuada a las demás áreas que la conforman; dicha propuesta tendrá como base

controles internos ya existentes, los cuales serán restructurados y en caso de falencias se crearan

nuevos controles, de esta manera se proporcionará una seguridad razonable a todos los procesos

y actividades brindando una visión moderna de su estructura y desempeño.

4.3. Objetivos de la propuesta

4.3.1. Objetivo general

Diseñar normas para un sistema de control interno en la compañía SUMINISTROS VITERI

C.A. de la ciudad de Guayaquil, con directrices bien definidas que establezcan una correcta

ejecución.

4.3.2. Objetivos específicos

1. Investigar los procesos y procedimientos contables, financieros y de gestión que se

siguen para el desarrollo de cada una de las actividades dentro de la empresa.

2. Elaborar un organigrama funcional en el mismo que se establece y delimita

responsabilidades para cada uno de los funcionarios de la compañía.

3. Establecer procesos adecuados de información y comunicación que orienten las acciones

de coordinación con las demás áreas.

4.4. Importancia de la propuesta

La implementación de un sistema de control interno ayudará a la realización de todas las

tareas diarias dentro del marco de actividades de la empresa de una manera más eficiente y con

el debido control adecuado

56

Un manual dotara a la gerencia y administración una herramienta que permitirá brindar todos

los controles necesarios para que sus actividades sean realizadas de una manera eficaz

permitiendo que dichos procesos brinden una seguridad razonable disminuyendo el nivel de

riesgos en posibles errores y fraudes.

4.5. Evaluación de los posibles riesgos

Los resultados obtenidos en los cuestionarios demostraron que existen riesgos en todas las

áreas haciendo que muchos de sus procesos tengan un nivel de confianza baja. Entre los posibles

riesgos que encontramos tenemos los siguientes:

Tabla 3. Administración general

Administración general

Debilidades Riesgos

No cuentan con manuales de

control que ayuden a manejar

correctamente al personal.

Actividades realizadas

ineficientemente que afecte el

desenvolvimiento dentro de la

empresa

No posee un código de ética

Comportamiento inadecuado por parte

de los colaboradores, dentro del

ambiente laboral

No cuentan con un sistema

contable para la actividad de

asesoría y tributación que

permita tener una base de datos.

Mal manejo de la cuentas ocasionaría

perdida esenciales para la compañía

No existe departamento de

Talento Humano.

Desconocimiento de las funciones y

obligaciones en cada una de las áreas

de la compañía

No evalúan constantemente a

todo el personal.

Personal mal capacitado

57

Tabla 4. Departamento de compras

Departamento de compras

Debilidades Riesgos

Carecen de un control

operacional Pérdida de proveedores, mercadería.

Proceso inadecuado de

inventario.

Pérdidas para la empresa,

desabastecimiento de mercadería y

faltantes.

Tabla 5. Departamento de ventas

Departamento de ventas

Debilidades Riesgos

No disponen de personas

capacitadas.

Bajo desempeño de actividades,

pérdida de clientes.

Mal sistema de facturación. Pérdida de dinero, clientes

insatisfechos.

Falta de control de la mercadería

existente.

Pérdida, deterioro y productos

caducados.

Tabla 6. Departamento contable

Departamento contable

Debilidades Riesgos

Carencia de un reglamento específico

para esta área.

Las actividades no se realizan de una

manera eficiente.

Carencia de fondo de caja chica

Carencia de control en todos los

gastos menores por parte de la

administración.

No hay respaldo de la información

contable.

Perdida, de información financiera

esencial para la empresa.

58

No se ha realizado una auditoria

Desconocimiento de las

irregularidades y errores que puedan

existir en la información contable

como en la administración

Limitación de análisis de toda la

información contable que se genera

Decisiones no adecuadas y

correctivos no oportunos

4.6. Desarrollo de la propuesta

SUMINISTROS VITERI C.A

PROCEDIMIENTO

ÁREA DE COMPRAS

ÁREA RESPONSABLE: ADMINISTRACIÓN GENERAL

PROPÓSITO

Que cada colaborador del área conozca correctamente sus operaciones, actividades y

responsabilidades, en un periodo determinado.

ALCANCE

Arrancamos con la verificación del inventario físico por parte de la administración hasta la

cancelación pertinente de dicha factura a sus respectivos proveedores en un periodo determinado.

POLÍTICAS

• Revisar el Inventario físico de toda la mercadería existente de la compañía de manera mensual.

• Se haga reposición de productos después de 5 días de la revisión del inventario.

• El ingreso de los productos a la bodega se hará con la respectiva revisión de la factura.

• Inmediatamente será agregado al inventario.

• Verificación que se esté pagando al proveedor en el plazo pactado.

59

Tabla 7.

Descripción de actividades del área de compra

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC. TRABAJO N° DE DCTOS

Jefe de compras

Verificar el inventario físico

de los productos y mantener

actualizado el registro.

Kardex Original

Ingreso de bodega Copia

Jefe de bodega

Revisar si el inventario

existente de productos y

materiales es igual o menor al

punto de re-orden

Reporte de ventas.

Históricos de

transacciones

Original

Copia

Auxiliar de

compra

Verificar la secuencia y pre

numeración de las órdenes de

pedido

Orden de pedido Original

Jefe de bodega

Realizar y comunicar al

proveedor la orden de pedido

de productos


Jefe de compras

Solicitar envío de la factura

correspondiente a la orden de

pedido


Jefe de compras

Receptar factura y el ingreso

del pedido conforme a la

orden de pedido


Jefe de compras

Verificar los productos y

mercadería este conforme a lo

solicitado en la orden de

pedido

Factura Original

Orden de pedido Copia

Asistente contable

2

Ingresar la factura de manera

manual al reporte de compras

del mes correspondiente

Factura Original

Asistente contable

2

Elaborar cheque para el pago

de la factura correspondiente

Factura Original

Cheque

Gerente general Firma del cheque para pago al

proveedor Cheque Original

Jefe de depart. de

compras

Pagar y entregar cheque en la

fecha indicada al proveedor Cheque Original

60

4.6.1. Flujograma de compra de productos, materiales.

SI

NO

INICIO

Inventario mensual

Materiales, productos, útiles.

Punto de re-Orden

Verificar la secuencia y pre numeración de

las órdenes de pedido

Comunicar al proveedor

Pedido de productos, materiales y útiles

Factura por parte

del proveedor Recepción de factura

Verificar factura con orden de pedido

Ingreso factura manual.

Reporte de compras

Elaboración de cheque Firma del cheque FIN

61


PROCEDIMIENTO

ÁREA DE VENTAS


PROPÓSITO

Establecer procedimientos que permitan el correcto manejo y funcionamiento de las ventas.

ALCANCE

Empieza con el ingreso del cliente hasta la facturación de los productos que ofrece Suministros

Viteri C.A.

POLÍTICAS

• Revisar el stock de la mercadería existente de la compañía de manera mensual.

• Consultar si el cliente requiere factura con datos o consumidos final.

• Pedir autorización a la administración dependiendo de la forma de pago.

• Imprimir dos ejemplares, original-cliente, copia-empresa.

• Correcta segregación de funciones.

Tabla 8.

Descripción de actividades del área de ventas

Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC.

TRABAJO Nº DOC

1 Vendedor •Revisa el stock de la mercadería. Reporte Original

2 Vendedor •Atiende los diferentes requerimientos del

cliente

3 Vendedor •Consulta si el cliente desea con datos la

factura o a consumidor final.

Sistema de

facturación

Original/

copia

4 Asistente/Jefe

dep. contable

•Verifica que la factura otorgada por el

sistema sea correcta

Factura Original/

copia

5 Vendedor •Genera la factura para el cliente.

Factura

Original/

copia

6 Vendedor

•Cobro: efectivo, t/c, ch.

•Pide autorización según forma de pago.

Factura Original

7 Jefe dep.

Contable

•Comprueba que la cantidad vendida es

igual al que registra el inventario.

62

4.6.2. Flujograma de ventas

INICIO

FIN

Ingreso de clientes al

establecimiento

Stock de mercadería

Comprueba cantidad vendida

sea igual al registro de inventario

Autorización: t/c, ch

Revisar que los datos sean correctos

Cobro: t/c, ch., efectivo

Entrega de mercadería

Verificar valores

Impresión

Verificar la factura con el sistema

Datos de la factura

63


PROCEDIMIENTO

ARQUEO DE CAJA – RECAUDACIÓN


PROPÓSITO

Determinar que el dinero recaudado sea igual a los expuestos en la facturación.

Evitar la pérdida del efectivo.

ALCANCE

Empieza desde la recaudación del dinero hasta el respectivo depósito.

POLÍTICAS

• Realizar el arqueo de caja diario.

• Revisar los comprobantes de ventas, que este todo el físico secuencialmente incluyendo los

anulados.

• No utilizar el dinero de las ventas diarias para gastos administrativos o de cualquier índole, debido

a la existencia de un fondo de caja chica.

• Los faltantes deben ser notificados al empleado y estar de manera escrita con firma de ambas partes

los mismos siendo descontados en el respectivo rol de pagos.

• Debe existir la correcta segregación de funciones

Tabla 9.

Descripción de actividades del arqueo de caja

Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC. TRABAJO Nº DOC

1 Vendedor •Informar el término de

turno.

2 Administrador

•Solicitar los

comprobantes de venta y

el dinero recaudado.

Comprobante de venta Copia

3 Administrador

•Verificar la secuencia de

los comprobantes y sumar

los respectivos valores.


4 Administrador

•Sumar los billetes y

monedas separando

según la denominación.

5 Administrador

•Verificar que la suma de

los valores impresos sea

igual al recaudado.


64

4.6.3. Flujograma de arqueo y recaudación de caja

NO

SI SI

NO

Comprobantes de venta-

Dinero

Comprobantes de venta-

Dinero

INICIO

FIN

Informar el término de

turno

Solicitar documentos de venta y

recaudación

Acuerdo entre las

partes

Verificación de secuencia y

suma de valores

Cobro de faltante

Reconteo: dinero y

comprobantes

Suma de acuerdo a la denominación

Comprobantes de ventas

65


PROCEDIMIENTO

CONCILIACIÓN BANCARIA

ÁREA RESPONSABLE:ADMINISTRACIÓN GENERAL

PROPÓSITO

Conseguir mantener un control previo, específico y continuo para la supervisión de las cuentas

bancarias de Suministros Viteri C.A

ALCANCE

Este proceso inicia desde el ingreso de cheques emitidos al libro bancos hasta su respectiva

conciliación

POLÍTICAS

•Todos los cheques emitidos deben ser ingresados inmediatamente.

•Solicitar los respectivos estados de cuenta mensualmente.

• Ingresar notas de débito y crédito cotejando sus saldos.

•Segregación de funciones, es decir que las actividades no podrán ser realizadas sin la supervisión

y autorización respectiva.

Tabla 10.

Descripción de actividades de la conciliación bancaria

Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC. TRABAJO Nº

DOC

1 Asistente contable

•Ingresar diariamente

los cheques emitidos al

libro bancos. Cheques

Original

•Receptar los estados de

cuenta mensualmente. Estados de cuenta

2 Jefe. dep. contable

•Revisar los depósitos

cheques que figuran

en los estados de cuenta.

•Comparar saldos

Estados de cuenta.

Libro Bancos.

Estados de cuenta.

Original

66

4.6.4. Flujograma conciliación bancaria

NO

SI

INICIO

FIN

Ingreso de ch. Emitidos al Libro

Bancos

Recepción de estados de cuenta

Ingreso N/D-N/Cal Libro

Bancos

Revisión de depósitos y ch en

estados de cuenta

Comparación de saldos

Consolidación de saldos

67


PROCEDIMIENTO

DECLARACIÓN DE IMPUESTOS

ÀREA RESPONSABLE:ADMINISTRACIÓN GENERAL

PROPÓSITO

Adquirir un sistema contable y verificar que toda la información financiera este de acuerdo con las

normas y políticas de la empresa y del Servicio de Rentas Internas SRI

ALCANCE

Recopilación de toda la información proporcionada por departamentos hasta el pago de

impuestos causados por la misma.

POLÍTICAS •Todas las transacciones, ya sean compras, ventas, inventario, etc deben ser ingresadas al sistema

contable.

•Eficiencia y eficacia al momento de ingresar las transacciones diarias a fin de evitar

Inconvenientes futuros.

•El registro de facturas deben ser registradas el mismo mes que fueron emitidas.

•Realizar la declaración de impuestos: formulario 104 Iva al valor agregado mensual y 103

Retenciones en la Fuente, con fecha máxima a las impuestas por el SRI de esta manera evitar cobro

de multas e intereses.

•Segregación de funciones y la respectiva supervisión y control de sus jefes inmediatos.

Tabla 11.

Descripción de actividades de la declaración de impuestos


TRABAJO Nº DOC

1 Auxiliar contable •Exportar a excel los datos respectivos del

sistema contable del mes a declarar

Archivo de

excel Original

2 Jefe de

contabilidad

•Revisar los datos exportados.

•Verificar la veracidad de la información

generada.

Archivo de

excel Original

3 Auxiliar contable •Generar desde el sistema un archivo en XML. Archivo XML Original

4 Jefe de

contabilidad

•Ingreso a la pág. de SRI

en la pestaña servicios en línea.

•Ingreso del respectivo usuario y contraseña de

SUMINISTROS VITERI

•Ingresar al Link de, general

•Ingresar a la opción declaraciones

•Subir el archivo en XML del mes a declarar

•Realizar el respectivo pago ya sea efectivo,

cheque o débito bancario

Página web de

SRI Original

68

4.6.5. Flujograma declaración de impuestos

Si

INICIO

FIN

Exportar a Excel los respectivos datos del sistema

contable

Revisión de datos exportados a Excel

Verificar la información

Generar desde el sistema un archivo en

XML

Ingreso a la pág. del SRI

Ingreso a servicios en línea

Digitar usuario y clave

Ingresar a la pestaña general

Ingresar a declaración

Subir el archivo XML

Pago efectivo, ch, débito bancario

Llamar al encargado del sistema

Realizar los ajustes necesarios

69


PROCEDIMIENTO

SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL


PROPÓSITO

•Desarrollar un método para planear exhaustivamente todas las actividades y contratación

del personal.

•Diseñar una guía para la implementación de un eficiente plan de selección y contratación

de personal.

ALCANCE

Inicia desde la publicación de requerimiento de personal hasta su respectivo archivo de

documentación del personal contratado.

POLÍTICAS

•Solicitar las carpetas con la documentación requerida.

•Verificar que la información presentada por los aspirantes sea verdadera.

•Realizar evaluaciones técnicas y psicométricas de acuerdo al puesto solicitado.

•Receptar las carpetas hasta 72 horas de la publicación del anuncio

Tabla 12.

Descripción de actividades de selección y contratación


1

Jefe del área que

requiere al

personal

nuevo

•Informar que se requiere

personal.

2 Jefe de

contabilidad

•Verificar si hay los

recursos económicos necesarios

para la contratación.

•Realiza de detalle que se va

evaluar.

•Diseña las pruebas que se van a

realizar los postulantes

Tabla de evaluación

pruebas

Original/

copia

70

3 Auxiliar contable

•Elabora la convocatoria.

•Publicación de la. Convocatoria

•Entrega solicitud de empleo.

•Recepción de la documentación

requerida.

•Entrevista inicial

Convocatoria/

solicitud de empleo/

curriculum/

entrevista

Original/

copia

4 Jefe de

contabilidad

•Selecciona, informa como se

llevara a cabo el proceso y la

fecha de las pruebas.

•Aplica las pruebas técnicas y

psicométricas.

•Selecciona los mejores

resultados.

•Realiza la segunda

entrevista.

•Analiza los resultados

obtenidos.

•Envía el informe al jefe

del área solicitante.

Entrevista

Informe

•Recibe la decisión del personal a

contratar.

•Integra e informa al personal

contratado.

•Informa la fecha de

presentación.

•Archiva la documentación

del personal contratado.

71

4.6.6. Flujograma de selección y contratación del personal de la Compañía

INICIO

FIN

Informar requerimiento personal

Verificar recursos para contratar personal

Pruebas Convocatoria Publicación

Entrega de solicitud de empleo

Documentación requerida

Entrevista inicial

Decisión fina Recepción decisión final del área

Envío de informe de entrevistas al

área que requiere personal

Selección de postulantes y

entrega de fechas

Segunda entrevista

Documentos para evaluación

Convocatoria

Aplicación de pruebas de

conocimiento

Aplicación de pruebas de

conocimiento

Convocatoria aspirantes

seleccionados

Integración decisión final

Comunicar al nuevo personal

Archivo de documentación del

nuevo personal

72


PROCEDIMIENTO

INGRESO DEL NUEVO PERSONAL AL IESS


PROPÓSITO

•Establecer procedimientos que permitan dar seguimiento a las actividades de ingreso al IESS.

•Diseñar una guía para el correcto registro al IESS.

ALCANCE

Inicia desde la solicitud para su respectivo registro hasta la notificación del correcto registro del

IESS.

POLÍTICAS

•Presentar la identificación del nuevo personal

•Se podrá realizar el aviso de entrada hasta 15 días posteriores al ingreso del nuevo personal.

•Hacer firmar al empleador y empleado el respectivo aviso.

Tabla 13.

Descripción de actividades del ingreso de los nuevos personal


1 Auxiliar contable

•Solicitar los documentos

para el registro.

•Verificar que los

documentos sean válidos.

•Ingresar a la página del

IESS

•Ir a link empleadores.

•Ingresar la cédula y clave

del empleador.

•Seleccionar aviso de

entrada

•Registrar el número de

cédula del afiliado.

•Llenar los datos

requeridos:

fecha de ingreso, relación

de trabajo, código de

actividad sectorial, cargo,

sueldo, dirección.

•Validar y enviar

Cédula y papeleta

de votación

Original y

copia

73

4.6.7. Flujograma de notificación de entrada al IESS

SI

NO

SI

NO

SI

INICIO

FIN

Solicitar documentos para el registro

Acercarse a las oficinas del IESS

Cédula de identidad Documentos válidos

Ingresar a la página de IESS

Empleadores: número de cédula y

clave Aviso de entrada

Registro de datos afiliado Cédula válida

Registro de datos requeridos

Fecha de ingreso, relación de trabajo, código de actividad

sectorial, cargo, sueldo, dirección

Enviar registro

Información correcta

Verificar información

74


PROCEDIMIENTO

INDUCCIÓN AL NUEVO PERSONAL


PROPÓSITO

•Diseñar una metodología para la inducción eficaz del personal contratado.

•Establecer procedimientos que ayuden a dar seguimiento a las actividades de inducción del

personal.

ALCANCE

•Empieza desde la revisión de la base de datos del personal hasta el archivo de asistencia a la

capacitación.

POLÍTICAS

•Informar a los nuevos colaboradores sobre la filosofía de la empresa.

•Asegurarse de conocer todos los procesos y actividades que sean del nuevo personal.

•Informar cuales son las obligaciones, responsabilidades y derechos del nuevo personal.

•Asistencia obligatoria para el nuevo personal.

Tabla 14.

Descripción de actividades para la inducción al nuevo personal


TRABAJO Nº DOC

1 Auxiliar contable •Revisa en la base de datos las

personas que son nuevas Original

2 Auxiliar/

Jefe de contabilidad

•Programar junto con la

administración un taller

de inducción determinando fecha y

hora

Taller de

inducción Original

3 Auxiliar contable

•Prepara el material que será usado en

el taller con información referente a la

empresa:

reglamentos, políticas

•Convocar al personal nuevo al taller

Reglamento

interno

manual de

procedimientos

código de ética

Original/

copias

4 Jefe de contabilidad

•Desarrollar el taller con toda la

información necesaria y resolver

las dudas del nuevo personal

5 Auxiliar contable

•Registro de asistencia

•Entregar copias que

contengan las políticas,

reglamentos y funciones

archivar el registro de asistencia

Registro de

asistencia

Documentos

Original/

copias

75

4.6.8. Flujograma inducción al personal

INICIO

FIN

Revisar la base de datos, nuevos empleados

Base de datos empleados

Programar taller de inducción

Preparar material

Reglamento interno, políticas, códigos, manuales

Convocar al personal nuevo

Desarrollo de taller con información necesaria

Registro de asistencia

Entregar material a empleados

Reglamento interno, políticas, códigos, manuales

Archivar registro de asistencia

76


PROCEDIMIENTO

CAPACITACIÓN AL PERSONAL


PROPÓSITO

Describir las actividades y parámetros que se utilizan para capacitar al nuevo personal

contratado logrando eficiencia.

ALCANCE

Empieza determinando las necesidades observadas en las diferentes áreas hasta la entrega de

certificado de aprobación.

POLÍTICAS

•Asistencia obligatoria.

•Firmar los registros de asistencia.

•Realizar un presupuesto económico para la capacitación.

•Dictada por profesionales en las respectivas ramas que permitan obtener una

capacitación eficiente viéndose reflejadas en las actividades diarias de los colaboradores

.

Tabla 15.

Descripción de actividades de capacitación al personal

Nº RESPONSABL

E ACTIVIDAD

DOC.

TRABAJO Nº DOC

1 Auxiliar contable •Determina las necesidades de

capacitación. Informe Original

2 Jefe de

contabilidad

•Recopila la información

obtenida.

•Analiza

3 Auxiliar/Jefe •Realizan el programa de capacitación

según los análisis. Programa Original

4 Jefe de

contabilidad

•Estima los costos

•Presenta a la administración el

programa de capacitación y el presupuesto para su análisis y aprobación.

Programa/

Presupuesto

Original/

copias

5 Gerencia •Analiza y autoriza

6 Auxiliar contable

•Determina la fecha de la

capacitación

•Convoca al personal

•Controla la asistencia

Registro de

asistencia Original

7 Jefe de

contabilidad •Supervisa

8 Auxiliar contable •Entrega los certificados de aprobación.

•Archiva Certificados

Original/

copias

77

4.6.9. Flujograma capacitación

No

SI

INICIO

FIN

FIN

Determinación necesidades de

capacitación

Determinar Fecha y convocar al personal

Presentar a gerencia para su análisis y aprobación

Solicitar informe a las áreas de la empresa

Control de asistencia y cumplimiento del programa

Analizar la información, realizar el programa de

capacitación, costos

Entrega de certificados, archivo de copias

Se aprueba

Control de asistencia

Certificado

78


PROCEDIMIENTO

PAGO DE SUELDOS


PROPÓSITO

Diseñar una guía para el pago eficiente del personal.

ALCANCE

Inicia por la verificación de la asistencia hasta el pago de roles de los mismos.

POLÍTICAS

•Asistencia mensual de cada uno de los empleados la cual será revisada al momento de realizar

los roles de pagos.

•Los memos u oficios ya sean por multas u horas extras deben ser entregadas a la persona

encargada para los respectivos cálculos.

•Entrega de un original y copia donde sustente el respectivo pago

Tabla 16.

Descripción de actividades para el pago de sueldo

N

º Responsable Actividad Doc. Trabajo Nº Doc

1 Auxiliar

contable •Revisar la asistencia

Reporte de

asistencia Original

2 Jefe de

contabilidad

•Solicita la documentación de

descuentos y horas extras

•Realiza los roles individuales y

generales.

•Revisa que sean los correctos.

Memos/oficios Original

3 Auxiliar

contable

•Imprime los roles generales e

individuales.

•Realiza los respectivos

comprobantes contables

que sustenten la salida

de dinero.

•Emitir los respectivos

cheques o depósitos.

Rol individual/

Rol general

Original/

copia

4 Jefe de

contabilidad

•Verifica que los valores sean los

correctos.

Cheques/

rol general/

rol individual

Original

5

Gerente general/

Jefe de

contabilidad

•Firma de los cheques y roles.

Cheques/

rol general/

rol individual

Original

6 Jefe de •Entrega de los cheques y roles. Cheques/ Origina/

79

contabilidad rol general/

rol individual

copia

7 Empleados •Firma de documentos. Rol individual/

rol general

Origina/

copia

4.6.10. Flujograma pago de sueldos

INICIO

FIN

Revisión de

asistencia

Solicitar documentación de descuentos y

horas

Entrega de ch, rol a los empleados

Emitir ch con los valores

respectivos

Firma de documentos por parte de los

empleados

Realizar roles individuales y

generales

Realizar comprobant

es de egresos

Firma de los cheques por parte de la

gerencia

Verificar valores

Impresión de roles

Revisar que los roles sea correctos

Oficios memos firmados por los

empleados

Cheque

Chequee Rol individual Rol general

80

Ventajas de la aplicación de un control interno en el área

El control interno proveerá amplios beneficios a la compañía los cuales podemos

mencionar los siguientes.

Proporcionará a todos los miembros de la compañía una mayor confianza respecto

al cumplimiento de sus objetivos planteados brindando una retroalimentación sobre

qué tan eficaz es la operación de recursos ayudando a reducir los riesgos asociados

con la realización de dichos objetivos.

A diseñar el sistema de control interno se fortalecerá las actividades que ya viene

realizando la compañía, reforzando los sistemas y la gestión administrativa

convirtiéndose en una herramienta útil y no solo será un procedimiento formal.

Mejorará el desempeño de la ejecución de los recursos de la compañía mediante la

rendición de cuentas en las cuales intervendrán todo aquello que tenga que ver

directamente con el uso de recursos, como son los procesos de compras, logística,

almacenaje entre otros

Facilitará la implementación del control interno en todos los ámbitos de la entidad,

cuando se comience por los sistemas administrativos más usuales y se identifiquen

los beneficios, tales como mejora de eficacia, eficiencia, economía y rendición de

cuentas, de esta manera será más fácil ampliar mecanismos de control hacia otros

ámbitos de la entidad que no necesariamente están vinculados los gastos.

La compañía contara con un mejor equipo humano debido al seguimiento de

funciones y procedimientos y de esta manera se alcanzara la satisfacción de

clientes por los servicios brindados; además el departamento de ventas al tener

clientes satisfechos recibirá referidos que a futuro serán parte de la cartera de

clientes propia de la empresa.

81

Conclusiones

Suministros Viteri C.A. no posee un sistema de control interno que permita el buen

manejo de una asesoría contable, actividades ineficientes del personal por falta de un

código de ética y capacitación constante, esto se pudo identificar con todo el estudio

realizado.

Al no poseer niveles jerárquicos dentro de sus áreas encontramos comportamientos

inadecuados y actividades inconclusas por parte de los colaboradores, teniendo como

resultado perdidas económicas para la empresa, obviamente por la falta de un control.

La falta de una planificación de labores o tareas diarias en ocasiones origina caos

laboral e incomodidad a los demás colaboradores.

Actualmente no disponen de un organigrama estructural, manual de funciones y

reglamentos.

No poseen un programa contable que les permita llevar un registro diario de todas las

operaciones realizadas.

No existe una normativa o políticas estipuladas respecto a la ejecución de procesos.

El factor humano es el principal recurso para que la implementación de un sistema de

control interno tenga resultados favorables.

Los principales beneficiarios serán los clientes quienes podrán recibir una atención

más ágil, además beneficiara a los trabajadores asegurando sus puestos de trabajos y

dueños porque aumentara la rentabilidad.

En fin nuestra conclusión en general es que esta entidad decida considerar los costos y

beneficios relativos con este diseño de implementar un control interno a su compañía

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Recomendaciones

Supervisar cada una de las actividades que realice el colaborador según las normas

y reglamentos establecidos por la empresa

Implementar el sistema de control interno propuesto con el fin de obtener una

herramienta que permita el correcto desempeño de todas las actividades.

Capacitar al personal con la finalidad de aportar al crecimiento profesional dando

como resultado el crecimiento empresarial.

Planificar evaluaciones periódicas que permitan identificar y corregir falencias.

Planificar evaluaciones periódicas a los controles implementados con la

participación de los funcionarios de la compañía permitiendo identificar posibles

riesgos.

Diagnosticar el funcionamiento y cumplimiento de los controles planteados para

medir los resultados.

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Anexos

Anexo I Carta de Autorización de la Compañía Suministros Viteri C.A

“SUMIVITERI”

universidad de guayaquil facultad de ciencias...

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